Порядок хранения технотронных документов

Хранение документов – часть офисно-кабинетной жизни. Архив (каким бы он ни был) находится в точке баланса лишь до определенного времени. И, как правило, этот момент остается либо не замеченным, либо намеренно упущенным. Дальше «по плану» – красная кнопка вызова «что делать с документами?». Коммерческий директор компании «Делис Архив» Александр Фукс рассказывает нашим читателям о том, как действовать в экстренной ситуации, когда вопрос хранения документов требует безотлагательного решения.

Квадратный дефицит

С проблемой нехватки архивных площадей рано или поздно сталкивается любая организация. Но каждая переживает дефицит квадратных метров по-своему. Кто-то, зная о «дырах» в архивах, переходит к состоянию боевой готовности: проводит архивную обработку, уничтожение документов с истекшими сроками хранения и пр. И хотя эти типовые архивные мероприятия не решают проблему на корню, они помогают значительно улучшить «пищеварение» архива, например, в части поиска документов и удобной работы с ними. Архивные истории клиентов «Делис Архив» показывают, что чаще всего руководство занимает не активную, а выжидательную позицию, полагаясь на то, что аренда не подорожает, сотрудники потерпят или деньги на архив найдутся «завтра». В итоге вместо запланированного «завтра» наступает неожиданное «сегодня». Сегодня – последний день сдачи отчетности. Сегодня контрагенты ждут затерявшиеся документы. Сегодня вам сообщают о том, что нужно в судебном порядке освободить помещения.

СЛУЧАЙ ИЗ АРБИТРАЖНОЙ ПРАКТИКИ. КОМНАТА № 29

В 2011 году Арбитражный суд г. Москвы рассмотрел дело в отношении Министерства промышленности и торговли РФ, которому были предъявлены требования освободить занимаемые под архив помещения и выплатить сумму в размере почти полутора миллионов рублей. Истцом по делу проходило ОАО «Научно-исследовательский тракторный институт НАТИ», на территории которого (ул. Верхняя, 34, стр. 1, пом. III, комната 29) хранились архивные документы по личному составу министерств и ведомств СССР и РФ с 1939 по 1997 годы.

Как владелец земельного участка и всех расположенных на нем зданий и сооружений, ОАО «НАТИ» заявило о том, что Министерство промышленности и торговли РФ без каких-либо законных оснований занимает помещение площадью 108,2 кв. м для хранения архива и документации. Ни договор аренды, ни другой договор на пользование и владение данным помещением между сторонами заключен не был. В результате этого истец понес убытки в виде упущенной выгоды, то есть неполученных доходов от невозможности сдачи данного помещения в аренду. По оценкам экспертов, за три года компания не получила 1 424 993 руб. 76 коп.

Наряду с Министерством энергетики РФ, Министерство промышленности и торговли РФ (ответчик) являлось правопреемником Министерства промышленности и энергетики РФ. Согласно Указу Президента РФ от 17.03.1994 года № 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ», вновь образовавшееся ведомство было обязано обеспечить сохранность переданных архивных документов. В 2005 году из-за высокой нагрузки на федеральные архивы Правительство РФ приняло распоряжение № 857-р, которым обязало федеральные органы исполнительной власти (в частности, ранее действовавшее Министерство промышленности и энергетики РФ) обеспечить хранение, учет и использование архивных документов.

По заявлению ответчика, архив находился в спорных помещениях по договоренности между должностными лицами министерства и ОАО «НАТИ», которое еще с 1990-х годов являлось подведомственным учреждением Министерству промышленности, науки и технологий РФ (правопредшественник Министерства промышленности и энергетики РФ). С 2008 по 2011 годы, в период акционирования НАТИ, его руководство не обращалось к министерству с требованием освободить помещение с целью его сдачи в аренду другой организации.

Поскольку на протяжении многих лет архивные дела с согласия истца хранились на территории НАТИ (в комнате № 29), суд отказал истцу в удовлетворении требования о взыскания с Министерства промышленности и торговли РФ суммы 1 424 993 руб. 76 коп. Но постановил освободить помещения и обеспечить дальнейшую сохранность документов архива. В 2012 году Федеральный арбитражный суд Московского округа, куда истец обратился с кассационной жалобой, оставил решение без изменений.

Скорая архивная помощь

Несмотря на то, что министерству удалось избежать денежного наказания, личное дело в отношении ведомственного архива можно считать проигранным: огромный массив документов оказался под угрозой сохранности своей целостности. Если бы министерство приняло своевременные меры в период акционирования бывшего подведомственного ему учреждения (например, заключило договор аренды), незапланированного переезда документов удалось бы избежать. Но даже в такой ситуации, когда нет пути назад, документы можно спасти силами профессиональных архивных компаний, которые предлагают услуги внеофисного хранения документов.

Стоит сказать, что сама идея внеофисного центра хранения документов появилась как экстренная помощь для госаппарата США при президенте Рузвельте. В конце 1940-х годов из-за резкого разрастания бюрократической машины и увеличения общей экономической активности внеофисное хранение стало самостоятельным видом деятельности. Работник Национальных архивов США Эммет Лихи в поиске методов эффективного управления документами предложил концепцию высокоплотного хранения в центрах хранения документации (records centers), которая позволяла сократить площади, необходимые для хранения архивных документов.

Профессиональные архивные хранилища обеспечивают
сохранность каждого документа. Они принимают на хранение
кадровые, бухгалтерские, медицинские и др. виды документов

Сегодня внеофисное хранение документов, благодаря вмешательству среднего и крупного бизнеса, из государственного инструмента превратилось в почти универсальный способ решения проблемы дефицита площадей. К нему прибегают и органы государственной власти, и общественные организации, и частные компании. Например, в числе клиентов «Делис Архив» есть Министерство иностранных дел, Минрегионразвития, Росздравнадзор, Красный Крест, Мосэнерго и др. И это лишь мизерная часть того архивного спроса, который обслуживают менеджеры «Делис Архив» и специалисты других архивных компаний.

Одним из наиболее популярных способов внеофисного хранения остается хранение в обезличенных коробах в общем хранилище архивной компании. Наибольшую конфиденциальность, но при этом и большие издержки обеспечивает аренда архивного сейфа, куда обычно помещаются наиболее важные документы. Третья альтернатива – хранение в обособленном архиве – предназначена исключительно для хранения документов одной компании-заказчика, то есть к ним будет иметь доступ только один клиент. В «Делис Архив» также существует специальное решение для малого бизнеса: на хранение принимается небольшой объем документов: до 20 архивных коробов или 100 папок «Корона».

Каждый из этих способов предполагает наличие у архивной компании высокотехнологичного хранилища, которое обеспечивает необходимый уровень защиты и комфортности работы с документами. Для учета документов используется система штрихкодирования, позволяющая быстро найти документ и доставить (или отправить) его оригинал (или копию) в офис. В наших центрах хранения предусмотрена еще и возможность оперативной обработки документов (сканирования, копирования и пр.) в специальной аудит-комнате. Такую роскошь не сможет себе позволить ни один архив-середнячок.

* * *

Внеофисное хранение – одна из первых, но не единственных услуг в наборе скорого спасения архива. Не следует забывать о последующем качестве обслуживания и дополнительных оздоравливающих процедурах. Качество обслуживания должно упираться не только в вежливость персонала и скорость его работы, но и соблюдение в работе профессионального архивохранилища законодательных требований. Архивные работники могут выделить документы с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с порядком и сроками, установленными в архивном законе и специальных перечнях (определить сроки хранения онлайн). Уничтожение документов способно стать тем лекарем, который избавит архив от ненужных бумаг, потенциального компромата и переплаты за хранение. В свою очередь спланированное, структурированное и организованное хранение вне территории компании обеспечит ровное и комфортное течение офисно-кабинетной жизни.

Электронные формы первичных документов, а также архив файлов отчетности, представленной в электронном виде, должны храниться на электронных носителях информации в форме, позволяющей осуществить проверку их целостности на этих носителях.

Согласно п. 44.1 НКУ для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Обращаем внимание, что налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных п. 44.1 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение не менее 1095 дней (2555 дней — для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со ст. 39 НКУ) со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредставления — с предусмотренного КУ предельного срока представления такой отчетности.

При ликвидации налогоплательщика документы, определенные п. 44.1 НКУ, за период деятельности налогоплательщика не менее 1095 дней (2555 дней — для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со ст. 39 НКУ), предшествующие дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

Если документы, указанные в п. 44.1 НКУ, связанные с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и / или решения дела судом, но не менее сроков, предусмотренных п. 44.3 НКУ.

Наряду с этим, сроки хранения типовых документов, создаваемых в ходе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, определенные приказом Минюста от 12.04.2012 г.. №578 / 5 с изменениями и дополнениями.

Таким образом, налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных п. 44.1 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение определенных законодательством сроков, но не менее определен ст. 44 НКУ.

Согласно ст. 13 Закона Украины от 22.05.2003 г. №851-IV «Об электронных документах и ​​электронном документообороте» (далее — Закон №851) субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях.

Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.

При невозможности хранения электронных документов на электронных носителях информации в течение срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге, субъекты электронного документооборота должны принимать меры по дублированию документов на нескольких электронных носителях информации и осуществлять их периодическое копирование в соответствии с порядком учета и копирования документов, установленного законодательством. Если невозможно выполнить указанные требования, электронные документы должны храниться в виде копии документа на бумаге (в случае отсутствия оригинала этого документа на бумаге). При копировании электронного документа с электронного носителя информации обязательно осуществляется проверка целостности данных на этом носителе.

При хранении электронных документов обязательно соблюдение следующих требований:

  • информация, содержащаяся в электронных документах, должна быть доступной для дальнейшего использования;
  • должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;
  • при наличии должна храниться информация, которая позволяет установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения.

Субъекты электронного документооборота могут обеспечивать соблюдение требований по хранению электронных документов путем использования услуг посредника, в том числе архивного учреждения, если такое учреждение соблюдает требования этой статьи. Создание архивов электронных документов, представление электронных документов в архивные учреждения Украины и их хранение в этих учреждениях осуществляется в порядке, определенном законодательством (ч. 5 ст. 13 Закона №851).

Частью 3 ст. 8 Закона Украины от 16.07.1999 г. №996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» установлено, что ответственность, в частности, за сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием, или владелец в соответствии с законодательством и учредительными документами.

Таким образом, электронные формы первичных документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (кроме единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование), а также архив файлов отчетности, представленной контролирующим органам в электронном виде, должны храниться плательщиками налога на электронных носителях информации в форме, позволяющей осуществить проверку их целостности на этих носителях, в течение срока, установленного законодательством для хранения соответствующих документов на бумаге.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *