Содержание
Должностные инструкции
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность помощника директора по общим вопросам.
1.2. Помощник директора по общим вопросам назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.
1.3. Помощник директора по общим вопросам подчиняется непосредственно генеральному директору общества.
1.4. Помощник директора по общим вопросам должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся административно-хозяйственного обслуживания; структуру предприятия, учреждения, организации и перспективы ее развития; средства связи, вычислительной и организационной техники; порядок и сроки составления отчетности; средства механизации ручного труда; порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги; основы экономики, организации труда, производства и управления; законодательство о труде; Правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
1.6. В период временного отсутствия помощника директора по общим вопросам его обязанности возлагаются на офис-менеджера.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Помощник директора по общим вопросам:
2.1. Осуществляет и контролирует выполнение мероприятий, обеспечивающих рациональное использование автомобильного транспорта организации, а также:
· Организует работу по приему, обработке, отправлению по назначению поступающих грузов, документов и корреспонденции, обеспечению их сохранности и своевременной доставки адресатам.
· Осуществляет контроль за наличием необходимых видов транспорта, организацией правильной транспортировки.
· Принимает меры по выполнению плана перевозок, сменного задания водителями автомобилей
· Заполняет, выдает и принимает путевые листы и товарно-транспортные накладные.
· Осуществляет регистрацию путевой документации и учет работы транспортных средств.
· Контролирует правильность записей показаний спидометра и получения горюче-смазочных материалов (ГСМ).
· Выявляет в путевых листах записи о допущенных водителями нарушениях правил дорожного движения и докладывает о них руководству.
· Сопоставляет полученные данные о работе транспортных средств со сменно-суточными заданиями, выявляет отклонения и причины их возникновения.
· Контролирует соблюдение водителями транспортных средств дорожно-транспортной дисциплины, ведет учет работы транспортных средств.
· Извещает грузополучателей о времени прибытия грузов в их адрес.
2.2. Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты здания в котором расположены офисные помещения общества, а также контроль за исправностью оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции и др.).
2.2. Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов и составлении смет хозяйственных расходов.
2.3. Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных работ.
2.5. Решает вопросы по приобретению и хранению канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных товаров, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения, а также ведет учет их расходования и составление установленной отчетности.
2.6. Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.
2.7. Руководит работами по благоустройству территории офиса, а так же следит за состоянием и своевременным ремонтом мебели.
2.8. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.
3. ПРАВА
Помощник директора по общим вопросам имеет право:
3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
3.2. Контролировать выполнение заданий и работу, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненной ему службы и работников.
3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к деятельности помощника директора по общим вопросам.
3.4. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию помощника директора по общим вопросам.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Помощник директора по общим вопросам несет ответственность за:
4.1. Результаты и эффективность производственной деятельности.
4.2. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей, а также за результаты работы.
4.3. Недостоверную информацию о состоянии выполняемой работы.
4.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора общества.
4.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарным и другим правилам, создающим угрозу деятельности общества, его работникам.
4.6. Необеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины работниками отдела.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы помощника директора по общим вопросам определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в обществе.
5.2. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности отдела помощник директора по общим вопросам распоряжается транспортом в общем порядке.
Главная / Работодателю / Подбор личного ассистента (Personal assistant)
«Некоторые люди могут великолепно делать одну вещь, как Микеланджело.
Другие создают вещи, такие как полупроводники или строят 747 самолетов
— этот тип работы требует легионы людей.
Для того чтобы дела шли как надо, вы должны найти неординарных людей»
Стив Джобс, основатель компании Apple.
Личный помощник — это особый сотрудник внутри компании, основная задача которого сопровождать и делать максимально комфортной трудовую деятельность своего руководителя.
Личный помощник руководителя (Секретарь-референт) — офисный работник с широким кругом обязанностей от приёма телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь).
От современного секретаря-референта обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.
Личный помощник руководителя — это одна из тех должностей, которые связаны с большим количеством переработок и работы вне рабочего времени. Секретари-референты, а также водители и работники некоторых других специальностей вынуждены приспосабливаться к рабочему графику своего начальства и большинство своего времени находиться в состоянии готовности.
Главным рабочим качеством секретаря считается исполнительность.
Слово секретарь происходит от латинского слова секрет. В Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Первоначально они были мужчинами. При царских особах секретари могли сосредотачивать в своих руках значительную власть, что выразилось в появлении таких должностей как генеральный секретарь и государственный секретарь (статс-секретарь).
Начиная с 1880-х (с изобретением печатной машинки) профессия секретаря начала приобретать женское лицо, и к концу Первой мировой войны практически не осталось мужчин секретарей-референтов.
Образ Личного помощника руководителя в коллективном сознании ассоциируются с умением варить кофе и печатать на персональном компьютере или отвечать на телефонные звонки. В фильмах и анекдотах особенно подчеркиваются сексуальные отношения («интим») секретарши и начальника. Нельзя считать это только мифом, поскольку Фёдор Достоевский женился именно на своём секретаре («стенографистке») Анне Сниткиной, также широкую огласку получили отношения Билла Клинтона с Моникой Левински.
Личный помощник – это, в первую очередь, сильная нервная система, отличный организатор с высокий уровнем работоспособности, активным реагированием на различные ситуации, гибким подходом к решению задач, стрессоустойивостью и хорошими коммуникативными навыками.
Стандартные функциональные обязанности личного помощника включают в себя:
— планирование рабочего дня руководителя,
— планирование, организация и протоколирование встреч, совещаний, переговоров и т. д.;
— взаимодействие со всеми подразделениями компании (передача и контроль исполнения поручений и заданий руководителя);
— ведение деловой переписки и переговоров в рамках своих компетенций;
— делопроизводство (приказы, распоряжения и т. д.);
— прием, учет и распределение документов и корреспонденции;
— информационная поддержка руководителя;
— выполнение поручений (заказ и покупка презентов и сувениров для партнеров, клиентов, поздравления сотрудников и т. д.);
— тревел-поддержка (организация деловых поездок, командировок);
— чай/кофе руководителю и его гостям.
Дополнительные обязанности — личные поручения от своего руководителя:
— организация отдыха семьи руководителя;
— заказ подарков, билетов в театр, цветов для друзей и семьи;
— поиск необходимых покупок для отдыха и досуга руководителя и т. д.
Требования к кандидатам складываются из задач, которые предстоит выполнять сотруднику, личного виденья руководителем «своего» помощника и общепринятых квалификационных компетенций:
— высшее образование;
— отличное знание ПК, MS Office, возможно, какие-либо дополнительные программы/базы данных;
— от 2-3х лет в должности личного помощника или секретаря референта с выполнением конкретных задач;
— хорошая/высокая скорость печати, четкая дикция, грамотная устная и письменная речь, навыки ведения деловой переписки, делового общения;
— определенные личностные характеристики;
— определенная степень владения иностранным языком.
Важно, чтобы между руководителем и личным помощником были установлены определенные профессиональные отношения: 100%-ное доверие со стороны руководителя и 100%-ное понимание личным помощником требований своего руководителя («хватает на лету», «понимает без слов»), его стиля работы, подачи информации, делегировании задач и поручений. Это очень тонкая и субъективная грань оценки друг друга. Если подобное взаимопонимание складывается, дальнейшее профессиональное взаимодействие практически на 100% будет успешным и продолжительным.
Поэтому в свою очередь нужно ответственно подходить к ситуации поиска и оценки кандидатов на должность. В собеседовании/интервью можно использовать case-методики, элементы стресс-интервью, проективные и ситуационные вопросы, чтобы оценить как личностные особенности и потенциал, так и профессиональные навыки кандидатов. Отдельное внимание стоит уделить причинам увольнения с предыдущих мест работы и причинам выбора данной профессии – эта информация подкрепляет оценку кандидата по его мотивации в работе, стабильности, надежности и т.д.
Допустимо проведение/использование письменных методик оценки, но не более двух-трех тестирований: тесты на IQ, внимательность, грамотность, наличие навыков ведения деловой переписки, ранжирование по степени важности задач и т. д.
Стоимость подбора специалиста по направлению «Секретари/Административный персонал» составляет 12–15% годового дохода подбираемого кандидата.
Важно понимать, какой именно административный персонал вам нужен.
Бизнес-ассистент – «правая рука» владельца компании, генерального директора. В его задачи входит планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, ведение проектов и решение организационных вопросов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.
Работа бизнес-ассистента предполагает не просто исполнение технических функций, но и самостоятельное решение отдельных задач. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Поэтому ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя.
Личный помощник ведет административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.
Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем и сделать его работу максимальной комфортной.
Персональный ассистент выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни. В его задачи может входить организация отдыха, семейного праздника, подбор меню для детей руководителя и т.п.
Секретарь — функционал специалиста достаточно простой – встреча гостей, чай/ кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции
Секретарь-помощник — совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании и отвечает за жизнеобеспечение работы офиса. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи – встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию.
Секретарь на ресепшенвыполняет в основном технические задачи – встречает гостей, подает чай/ кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные и наличие определенных личных качеств – клиентоориентированности, доброжелательности,
Секретарь-референт — это промежуточная позиция между секретарем и личным помощником. Он отвечает за документационное обеспечение, сопровождает руководителя на переговорах, ведет протоколирование встреч и совещаний, выполняет отдельные поручения руководителя. Сейчас секретари-референты постепенно уходят с рынка – их функции выполняет помощник руководителя.
Администратор встречает гостей, проводит анкетирование, следит за порядком в переговорной, контролирует график приема/ посещений, принимает звонки. Его ключевая задача – обеспечить комфортное нахождение клиента в офисе. Основные требования к кандидатам на данную позицию – приятный внешний вид, стрессоустойчивость, клиентоориентированность.
Офис-менеджер отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию.
Делопроизводитель отвечает за документооборот, составляет письма, распоряжения и прочую деловую документацию, ведет архивы компании.
Типовой образец
Утверждаю
___________________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-
правовая форма) ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)
» » ____________ 20__г.
м.п.
Должностная инструкция
помощника директора
по основным вопросам деятельности
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
» » ____________ 20__г. N__________
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Помощник директора относится к категории технических
исполнителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом
директора предприятия.
1.2. На должность помощника директора назначается лицо, имеющее
высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу
работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по
специальности не менее _________ лет.
1.3. Помощник директора непосредственно подчиняется руководителю
________________________________________________________________________.
(предприятия, организации, структурного подразделения)
1.4. Во время отсутствия помощника директора (отпуск, болезнь и пр.)
его обязанности выполняет заместитель, назначаемый в установленном
порядке и несущий полную ответственность за надлежащее исполнение
возложенных на него обязанностей.
1.5. В своей деятельности помощник директора руководствуется:
— нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
— методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
— уставом предприятия;
— правилами трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями директора предприятия
(непосредственного руководителя);
— настоящей должностной инструкцией.
1.6. Помощник директора должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие
материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и
ведения делопроизводства;
— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
— организацию делопроизводства;
— методы оформления и обработки документов;
— архивное дело;
— машинопись;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
— основы этики и эстетики;
— правила делового общения;
— основы организации труда и управления;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— основные положения административного права и законодательства
о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
II. Функции
На помощника директора возлагаются следующие функции:
2.1. Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
2.2. Ведение делопроизводства, учета поручений, требующих контроля
за их исполнением.
2.3. Участие в разработке мероприятий по рационализации
документооборота.
2.4. Организация приема посетителей.
III. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций помощник директора
предприятия обязан:
3.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
3.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя
корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в
структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в
процессе работы либо подготовки ответов.
3.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с
применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и
представления информации при подготовке и принятии решений.
3.4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителю
предприятия.
3.5. Готовить документы и материалы, необходимые для работы
руководителя.
3.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением
структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов,
поступивших на исполнение, проверять правильность оформления
подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись,
обеспечивать качественное их редактирование.
3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя,
записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его
сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по
приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также
телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию,
полученную по каналам связи.
3.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие
документы, готовить ответы авторам писем.
3.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний,
проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение
участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация),
вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
3.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия
изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков
выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на
контроль.
3.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.
3.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми
средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями,
создавать условия, способствующие его эффективной работе.
3.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы,
необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных.
3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности
рассмотрения просьб и предложений работников.
3.15. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,
обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
3.16. Копировать документы на персональном ксероксе.
3.17. _____________________________________________________________.
IV. Права
Помощник директора имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными
настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений,
специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих
должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.
V. Ответственность
Помощник директора несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)
Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)
кадровой службы _________________________
(подпись)
» » _____________ 20__г.
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)
» » ________________ 20__г.
С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
_________________________
Пять лет назад, получив диплом психолога, я особо работу не искала, делала это очень расслабленно. Просто подумала, что могла бы работать ассистентом, и отправила резюме без особого энтузиазма. Сначала у меня была встреча с эйчаром, потом с руководителем отдела персонала, и только после этого с будущим начальником. Я вышла из офиса, и мне тут же позвонили и попросили прислать документы.
На собеседовании не понять, сработаетесь вы или нет, — это станет ясно только через недели две. Нужно, чтобы ассистент не раздражал руководителя, чтобы они подходили друг другу по характеру. Мне кажется, что обязательно нужно совпасть по энергетике. Есть люди-вампиры, а есть доноры: одни забирают энергию, а другие отдают. Потом еще будет испытательный срок три месяца, чтобы притереться друг к другу.
В тебя могут кинуть чем-то, послать матом, а ты все равно делаешь свою работу.
Обычно важна внешность ассистента, но не менее важно и поведение. Тут каждый руководитель ищет помощника, который ему ближе: кому-то нужен строгий и серьезный, а кому-то — чтобы шутил. Например, я слышала, что у выходцев из силовых структур ассистентами работают только мужчины. Там просто психологически не выдержит женщина: в тебя могут кинуть чем-то, послать матом, а ты все равно делаешь свою работу.
Чтобы работать ассистентом, никакой специальной квалификации не требуется. Обычно просто ищут человека с высшим образованием. Студентам такая работа точно не подойдет, никто не будет отпускать тебя на сессии. Мой диплом психолога не особенно помогает мне в работе: я же не буду раскладывать человека по гештальту или разбирать, почему он себя девиантно ведет.
Работа для молодых
Сначала я устраивалась на позицию личного ассистента, а сейчас в другой компании работаю бизнес-ассистентом вице-президента фирмы. Здесь уже требуется английский, навыки ведения деловой переписки, опыт планирования.
Сейчас у руководителей всех крупных компаний обязательно есть личный помощник, а иногда даже два — персональный ассистент составляет график и занимается личными поручениями, а секретарь ведет документооборот. У нас в компании большой секретариат, все общаются и помогают друг другу. В основном личными помощниками работают люди лет до 27. Обычно те, кто засиделся на этой должности дольше, сидят, пока их не уволят. Лучшее время для построения карьеры они провели на этой работе, и потом найти что-то другое будет сложно.
А вот на некоторых больших предприятиях, с которыми мы работали, секретари — это взрослые женщины лет 45. Там структура еще осталась со времен СССР и все очень долго делается — ты не можешь просто позвонить секретарю и договориться о встрече ваших начальников.
Начальнику нужна помощь
За все время у меня было три начальника. Мне повезло: ни разу я не слышала ни одного грубого слова, никто не повышал на меня голос. Сначала у меня был руководитель — заместитель генерального директора одной крупной компании. Это очень легкий, позитивный человек, но при этом требовательный и уважаемый. Потом у меня была начальница. Это настоящая отличница: требовала все делать четко, даже больше, чем нужно, очень пристальное внимание уделяла мелочам и постоянно боялась, вдруг что-то не понравится вышестоящему руководству. С ней было тяжелее всех. Сейчас у меня довольно молодой руководитель, ему меньше 40 лет, веселый и спокойный человек, интересуется техникой.
Со временем между начальником и помощником устанавливаются доверительные отношения. Я знаю, что он может поделиться со мной чем-то, что не рассказывает дома. Несколько раз по поручениям я встречалась с его женой и сестрой, знаю его детей. Мы очень много времени проводим вместе, поэтому со временем возникает чувство ответственности, относишься к руководителю практически как к родному.
Как-то я по просьбе руководителя читала книгу «Не работайте с мудаками», а потом пересказывала ему, выделяя самое интересное.
Я могу утром по дороге на работу купить себе кофе и позвонить ему, чтобы узнать, не взять ли что-то заодно и ему. Я без проблем выполняю и личные поручения: если нужно купить какой-то специальный спортивный снаряд, отправить его семью в отпуск или сходить за сигаретами. Как-то я по просьбе руководителя читала книгу «Не работайте с мудаками», а потом пересказывала ему, выделяя самое интересное. Иногда бывают специфичные просьбы. Однажды надо было найти очень необычную одежду, которая не продается в магазинах, — пришлось искать компанию, которая может ее сшить на заказ очень быстро. Одежда, скажем так, непростая, потому нужно было еще занести ее в кабинет с таким видом, будто ты вообще не понимаешь, что это и для чего (о том, что это был за костюм, героиня сообщить отказалась. — Прим. ред.).
Ближе к боссу
Многие относятся к ассистентам с пренебрежением, думают: «Это какая-то секретарша!» На самом деле помощник решает многое. Я максимально приближенный к руководителю человек, веду его календарь. Как бы громко это ни звучало, от меня зависит, попадет человек на встречу в этот день или нет. Поэтому мне иногда приносят букеты и разные вкусности, чтобы установить хорошие отношения.
У меня в руках оказываются контракты на миллиарды, и любой мой косяк создаст цепную реакцию других косяков.
Помимо календаря, на мне еще куча обязанностей: планировать командировки, самой выезжать на рабочие мероприятия, вести протокол на совещаниях, писать деловые письма. Документооборот тоже на мне, хоть сейчас он и переходит в электронный вид, чтобы бумажка не ходила по кабинетам по несколько дней. Ты живешь в постоянном стрессе, потому что вся ответственность на тебе. Руководитель может быть на совещании, а к тебе попадают поручения, письма. У меня в руках оказываются контракты на миллиарды, и любой мой косяк создаст цепную реакцию других косяков.
Не раз случалось, что мне нужно было купить билеты на самолет, но их раскупили. Тут, конечно, шло в ход все: и предложение заплатить больше, и давление тем, что мы являемся корпоративными клиентами. Со временем к таким задачам начинаешь относиться как к обыденности. К начальнику приезжают очень высокопоставленные люди. Бывает, что им нужен какой-то определенный сыр, а его нигде нет. Тут подключаешь просто все возможные ресурсы и достаешь из-под земли.
Без выходных и отпусков
Даже когда я была в отпуске за границей, мне позвонил руководитель и попросил сначала найти контакты нужного ему человека, а потом соединить с ним. И я, находясь за тысячи километров от офиса, все равно продолжала работать. У ассистента нет графика с девяти до шести. Были дни, когда я могла приехать в семь утра на работу, потому что в восемь руководитель уходит на совещание — ему нужно подготовить документы и сварить кофе. При этом уходить из офиса я могу в 11 вечера. Такой график очень тяжело совмещать с личной жизнью. Ты можешь договориться с кем-то на семь вечера, а потом узнать, что в компании срочная встреча в это же время.
На больничном я была один раз — просто упала в обморок от переутомления и на следующий день не смогла выйти на работу.
С родителями я не живу уже достаточно давно, поэтому не знаю, что бы они сказали про такую работу. У меня был молодой человек, который ко всему этому относился довольно равнодушно. Деньги я зарабатываю, не прошу ничего у него, а задерживаюсь я или нет — не важно. Никакой ревности у него тоже не было. Какое-то время мы жили с его родителями, и только они переживали, что я поздно возвращаюсь и устаю.
На больничном я была один раз — просто упала в обморок от переутомления и на следующий день не смогла выйти на работу. А так насморк или температура — не важно, все равно едешь в офис. Конечно, тебя никто не заставляет работать из-под палки. Тут как раз срабатывает то, что у вас с руководителем уже другие отношения и ты просто не можешь его подвести.
Я медитирую, пишу аффирмации (позитивные утверждения, которые нужно повторять несколько раз. — Прим. ред.), умею абстрагироваться от работы. Главное, если даже сделала что-то не так, понимать, что претензии тут не к тебе как личности, а просто к твоей ошибке.
Вакансия с подвохом
Есть и ассистенты с «дополнительными обязанностями». Такие вакансии обычно можно вычислить уже по описанию: подозрительно большая зарплата, предложение снять жилье, заграничные поездки с боссом. Сама фраза «выполнять личные поручения» еще ничего не значит — это может быть покупка продуктов и сигарет, а вовсе не совместный отдых на Ибице. Иногда, получив твое резюме и фото, неприличное предложение отправляют отдельным письмом. Спрос на таких специалистов есть, и предложение тоже.
Иногда даже приходится нанимать двух помощниц: одна ведет календарь и разгребает горы бумаг, а другая — для красоты.
Есть даже специальные агентства, которые подбирают только подобных ассистенток: это совсем молодые девушки, до 21 года, но они не выполняют серьезных поручений по работе, а делают что-то для галочки. Иногда даже приходится нанимать двух помощниц: одна ведет календарь и разгребает горы бумаг, а другая — для красоты.
У меня был случай, когда я только персональным ассистентом генерального директора. Через месяц он сказал мне, что хотел бы, чтобы я утром готовила ему яичницу и гладила рубашки. Я сопровождала его везде: на всех совещаниях, встречах, обедах — и сказал он мне это как раз во время еды, будто в этом нет ничего особенного. Тут же, конечно, предложил повысить зарплату, снять квартиру, оплатить фитнес и просто давать деньги. Я отказалась, объяснила, что у меня есть молодой человек. А через неделю руководитель сам мне сказал, что мы с ним не сработаемся и мне лучше уволиться.
Доход
Зарплата ассистента делится на две части: официальную, которую выплачивает компания, и благодарность от руководителя. Премия от начальника всегда разная, на его усмотрение. Я сама не могу понять, от чего это зависит, наверное, от настроения. Не было такого, что в одном месяце было много работы, потому и бонус больше, а в другом все относительно расслабленно, и тогда денег меньше. В среднем у меня выходит около 150 тысяч рублей.
Иногда получаю хорошие подарки: телефон, на праздники неплохие денежные суммы. Как-то на эти деньги я отметила день рождения в одном из дорогих и известных заведений Москвы.
Расходы
Когда мы с парнем расстались, я стала снимать квартиру за 26 тысяч рублей. На еду уходит никак не меньше 20 тысяч, а иногда и все 30. Я очень ответственно отношусь к питанию, потому что знаю, что потом это скажется на здоровье, а лечиться будет еще дороже. Не хожу в фастфуд, покупаю органические продукты, могу взять правильные десерты, а они стоят рублей по 300. Иногда руководитель дает деньги, чтобы я купила или заказала еду для него, тогда могу еще что-то взять себе.
Иногда меня забирает водитель, иногда я добираюсь до работы сама — как на общественном транспорте, так и на такси. На это уходит не больше 5 тысяч. Кстати, иногда руководитель отправляет меня в торговый центр что-то купить, и я тогда предлагаю водителю поехать в тот, который побольше, чтобы заодно самой пройтись там по магазинам.
Около 15 тысяч я трачу на уход за собой: косметолог, парикмахер, ногти. На одежду трачу очень много, за один поход в магазин могу с легкостью набрать барахла на 20 тысяч, а если это обувь или верхняя одежда, то еще больше. Просто приходит в голову: «Мне нужна эта майка!» — и я ее тут же беру. Потом это все складируется дома. Недавно я отдала девять огромных мешков с обувью, одеждой, сумками — и все новое, с этикетками. В интернете ничего не заказываю, мне надо пощупать, посмотреть. Сумки я покупаю либо Michael Kors, либо Furla, а одежду могу взять и в масс-маркете: Zara, Mango.
У меня очень много знакомых в сфере развлечений, так что за походы в клубы и бары мне приходится платить очень редко. Иногда хожу в кино. Фитнес у меня корпоративный, на него уходит 30 тысяч в год. Я долго занималась танцами профессионально, потому иногда еще беру индивидуальные уроки, хожу на pole dance.
Я покупаю бумажные книги, читать электронные не могу. Они сейчас дорогие, по 800–1 000 рублей каждая, а я читаю быстро. Если мне нравится произведение, то за пару дней могу прочитать от начала до конца, используя для этого любую свободную минуту. Обычно, когда прихожу в магазин, я беру не одну, а сразу две-три книги.
Могу отложить немного денег, но не считаю, что нужно обязательно копить на черный день — тогда он у тебя и настанет. А вот копить на отдых намного приятнее. Иногда бывало такое, что я получала деньги и тут же тратила их на тур. В отпуск я обычно хожу, когда сам руководитель отдыхает. Но иногда можно попросить коллег подменить тебя на несколько дней.