Положение о договорной работе

Содержание

1. Общие положения

Настоящее Положение — Порядок ведения договорной работы (Далее — Положение) разработано в целях определения порядка организации и осуществления Договорной работы на предприятии и применяется в отношении Договоров, соглашений, контрактов, приложений к ним (далее — договоров).

Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Положение содержит нормы, обязательные для исполнения всеми работниками Предприятия.

Право толкования Положения‚ в том числе используемых в нем терминов и определений, право разъяснения порядка применения Положения принадлежит юридической службе Предприятия (юрисконсульту).

1.1. Термины, определения

1.1.1. Для целей Положения термины и определения имеют значения, изложенные в настоящем разделе или далее по тексту Положения.

1.1.2. Виза — надпись «Согласовано» и подпись, проставляемая в Листе согласования договора.

1.1.3. Визовый экземпляр — предназначенный для согласования экземпляр проекта договора.

1.1.4. Виды договоров — группы договоров в соответствии с частью второй Гражданского кодекса РФ (купля-продажа, поставка, аренда, аренда недвижимости, возмездное оказание услуг и T. п.).

1.1.5. Договорная работа — комплекс мероприятий по подготовке, оформлению, заключению договоров, а также по их изменению, дополнению, исполнению, прекращению, и т. д.

1.1.6. Документы по исполнению договора — документы, подтверждающие исполнение обязательств из договора, первичные учетные документы, иные документы, связанные с исполнением обязательств из договора (накладные, акты, платежные поручения, чеки, акты сверки расчетов, акты зачета и другие подобные документы).

1.1.7. Досье договора — совокупность документов и материалов, относящихся к договору.

1.1.8. Ответственное подразделение — подразделение Предприятия, на которое возлагается обязанность подготовки, заключения договора и организации исполнения договорных обязательств.

1.1.9. Ответственный руководитель — руководитель Ответственного подразделения.

1.1.10. Ответственный исполнитель — работник Ответственного подразделения, непосредственно на которого возложены обязанности по подготовке, заключению договора и организации исполнения договорных обязательств.

1.1.11. Парафирование — подписание Уполномоченным лицомкаждой страницы договора, подтверждающее соответствие текста Чистовогоэкземпляра выработанному в результате согласования Визовому экземпляру илистандартной (типовой) форме договора.

1.1.12. Приложения — любые приложения к договору (спецификации, графики, протоколы разногласий, протоколы согласований, любые иные документы к договору, определяющие его условия, а также любые иные возможные приложения). Все Приложения являются неотъемлемой частью договора.

1.1.13. Лист согласования — документ, содержащий результат процедуры согласования договора, в том числе визы уполномоченных лиц и их замечания.

1.1.14. Уполномоченное лицо работник Предприятия, уполномоченный в установленном порядке рассматривать и согласовывать проекты договоров и фиксировать установленные Положением факты.

1.1.15. Чистовой экземпляр — предназначенный для подписания экземпляр проекта договора.

1.1.16. Термины и определения, значение которых прямо не определено для целей Положения, используются в его тексте в значении, закрепленном в законодательстве и иных внутренних документах Предприятия.

1.2. Общие требования к Договорной работе

1.2. 1. Заключение договора может быть инициировано:

  • Ответственным исполнителем по своему направлению деятельности;
  • Ответственным руководителем по направлению деятельности возглавляемого подразделения;
  • Генеральным директором.

1.2.2. B случае, если Предприятие впервые вступает с контрагентом резидентом РФ в договорные отношения, Ответственный исполнитель обязан перед направлением проекта договора на согласование запросить у контрагента следующие учредительные и иные документы:

  • Устав;
  • Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя;
  • Свидетельство о постановке на налоговый учет;
  • Копию лицензии, если деятельность, которую осуществляет контрагент, подлежит лицензированию в соответствии с требованиями действующего законодательства;
  • Копии документов, подтверждающие полномочия Руководителя контрагента (решение или протокол о назначении единоличного исполнительного органа);
  • Копию доверенности, подтверждающей полномочия представителя контрагента на заключение договора;
  • правоустанавливающие документы на объект недвижимости (в случае заключения договора аренды недвижимого имущества).

Вышеуказанные документы должны быть представлены в виде копий, заверенных контрагентом (печатью, подписью), либо скан-копий.

1.2.3. B случае, если Предприятие впервые вступает с контрагентом нерезидентом РФ в Договорные отношения, Ответственный исполнитель обязан перед заключением договора запросить у контрагента следующие документы:

  • Копия документа, подтверждающего регистрацию юридического лица в установленном законодательством порядке (выписка из торгового реестра юридических лиц);
  • Копия документа, подтверждающего наличие у юридического лица статуса налогоплательщика;
  • Копия учредительного документа юридического лица (Устава);
  • Копия документа, подтверждающего возможность осуществления юридическим лицом определенного вида Деятельности (лицензии), если деятельность подлежит лицензированию в соответствии с требованиями законодательства страны происхождения;
  • Копия документа, подтверждающего полномочия лица,подписывающего договор.

Вышеуказанные документы должны быть представлены в виде копий, заверенных контрагентом (печатью, подписью), либо скан-копий.

1.2.4. При наличии информации о несоответствии фактических данных данным, заявленным контрагентом (фактически руководит компанией другое лицо вместо указанного в представленных документах, различие между юридическим и фактическим адресом и т. д.),

Ответственный исполнитель обязан связаться с контрагентом и уточнить несоответствующие данные, получив полный пакет подтверждающих документов.

1.2.5. При перезаключении договоров или заключении новых договоров с контрагентами, по которым ранее уже были представлены документы, указанные в подпунктах 1 2.2 — 1 2.3, документы запрашиваются повторно, если:

предыдущий пакет обязательных документов был представлен в прошедшем календарном году (в случае заключения нового договора через полгода и более);

изменился руководитель организации (Для юридических лиц). В этом случае необходимо запросить у контрагента перед согласованием договора копию документа, подтверждающего полномочия руководителя.

2. Подготовка договоров

2. 1. Общие требования к договорам

2.1.1. Договором признается соглашение двух и более лиц (юридических и физических) об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей.

2.1.2. Договоры должны заключаться в письменной форме, как правило, путем составления одного документа, подписанного сторонами.

Возможно заключение договора путем обмена документами посредством почтовой, факсовой, электронной или иной связи при условии, что:

выбранный способ связи позволяет достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору;

не позднее 14 дней с даты заключения договора указанным выше способом стороны переоформят договор путем составления единого документа, подписанного сторонами.

2.1.3. Проект договора с Приложениями должен содержать все существенные условия договора.

Существенными являются условия о предмете договора, а также условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для гражданско-правового договора, включение которых в договор является обязательным:

  • предмет, отражающий суть устанавливаемых правоотношений между контрагентами;
  • цена договора или порядок ее определения (может отражаться непосредственно в тексте договора, либо в соответствующем Приложении к договору с обязательным отражением его как неотъемлемой части данного договора);
  • сроки выполнения сторонами своих обязательств по договору;
  • порядок расчетов;
  • права и обязанности сторон;
  • ответственность за неисполнение обязательств;
  • порядок урегулирования и разрешения споров;
  • юридические адреса, почтовые реквизиты, сведения о банковских счетах, номера факсов и контактных телефонов, адрес электронной почты (при наличии такового).

2.1.4. Использование смешанных или не поименованных в ГК РФ договоров допускается в исключительных случаях. Ответственные подразделения обязаны приложить все возможные усилия для заключения несмешанных и поименованных в ГК РФ договоров.

2.1.5. Проект договора с Приложениями Должен содержать, как правило, следующее:

  • дату (место для проставления даты) заключения договора;
  • место заключения договора;
  • полное наименование сторон — юридических лиц: указание на организационно-правовую форму и собственно наименование юридического лица в соответствии с учредительными документами;
  • фамилию, имя, отчество, паспортные данные, дату рождения стороны договора физического лица (для индивидуального предпринимателя дату и номер свидетельства о регистрации);
  • дату и номер лицензии, наименование выдавшего органа, если сторона по договору осуществляет лицензируемый вид деятельности;
  • должность, фамилию, имя, отчество лиц, подписывающих договор;
  • наименование, дату, номер документа, подтверждающего полномочия лиц, подписывающих договор;
  • место нахождения (адрес регистрации);
  • дату и номер лицензии, наименование выдавшего органа, если сторона по договору осуществляет лицензируемый вид деятельности;
  • должность, фамилию, имя, отчество лиц, подписывающих договор;
  • наименование, дату, номер документа, подтверждающего полномочия лиц, подписывающих договор;
  • место нахождения (адрес регистрации) сторон договора,фактический адрес (при необходимости — адрес для почтовых отправлений);
  • ОГРН, ИНН., КПП коды ОКПО, ОКВЭД сторон Договора;
  • банковские реквизиты для расчетов по договору: полное наименование банка, местонахождение банка, номер корреспондентского, расчетного счетов, БИК, SWIFT банка-корреспондента (для осуществления платежей в валюте,отличной от российских рублей);
  • номера телефонов, факсов, адреса электронной почты сторон договора, данные других средств связи, использование которых возможно для целей исполнения договора;
  • начало и окончание срока действия договора;
  • предмет договора в соответствии с ГК РФ или четкое определение отношений, если договор не поименован в ГК РФ или является смешанным;
  • сроки передачи товаров, выполнения работ, оказания услуг;
  • цену или порядок определения цены, порядок ее изменения,распределение расходов по исполнению договора между сторонами. Цена товара или услуги указывается без НДС, НДС указывается отдельной строкой;
  • порядок оплаты;
  • иные права и обязанности сторон;
  • меры ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору;
  • порядок рассмотрения споров с указанием места и судебного органа, в том числе необходимость соблюдения и порядок до судебного претензионного рассмотрения споров;
  • указание о применимом праве при заключении договора с лицом –резидентом другого государства;
  • указание на количество экземпляров договора;
  • место для подписей и печатей сторон.
  • В зависимости от вида договора и иных обстоятельств в договоре могут быть предусмотрены любые другие необходимые условия.
  • Все Приложения должны содержать ссылку на договор с указанием его реквизитов.

2.1.6. Текст договора должен быть последовательным, логичным, структурированным.

2.1.7. Условия договора должны быть сформулированы таким образом, чтобы обеспечить возможность контроля исполнения любых обязательств Предприятия и контрагента.

2.1.8. В проекте договора обязательно должны содержаться ссылки на:

Приложения, если часть условий Договора согласована в Приложениях;

сделки, обеспечивающие исполнение обязательств по Договору (залог, поручительство, страхование, банковская гарантия и др.), если таковые заключены или будут заключены;

другие договоры или правоустанавливающие акты (акты органов государственной власти или местного самоуправления, решения судебных органов), если договор заключается во исполнение таких документов или связан с ними.

2.1.9. Договоры должны соответствовать всем требованиям законодательства.

2.2. Формы Договоров

2.2.1. В целях оптимизации договорной работы на Предприятии могут разрабатываться, утверждаться и применяться стандартные (типовые) формы договоров.

Типовая форма договора не может быть изменена при подготовке с ее использованием проекта договора. В случае изменения типовой формы договора, она перестает быть таковой с соответствующим изменением порядка согласования проекта договора.

2.2.2. Типовые формы договоров разрабатываются по указанию Генерального директора. Типовая форма договора согласовывается с юрисконсультом, с руководителями всех дирекций, которые могут быть включены B состав согласующих подразделений по проектам договоров, подготавливаемых с использованием этой формы, утверждается приказом Генерального директора и включается в Перечень типовых договоров Предприятия.

Если в типовой форме Договора меняются какие-либо условия, она подлежит согласованию в общем порядке, установленном настоящим Положением.

Под изменением условий типовой формы договора понимаются любыеотступления от формы или содержания такого договора, в том числе изменениеусловий или включение в договор новых условий, а также любые замены илиисключения слов и пунктов в тексте договора.

2.3. Подготовка проекта договора

2.3.1. Проект договора готовится Ответственным исполнителем.

2.3.2. Проект договора должен быть подготовлен с использованием типовой формы договора согласно Перечня типовых договоров Предприятия. При согласовании проекта договора, подготовленного с использованием типовой формы, Ответственный руководитель должен в Листе согласования договора помимо Визы проставить следующую надпись: «Подтверждено использование типовой формы договора».

2.3.3. При отсутствии необходимой типовой формы, проект договора должен быть подготовлен с использованием любых общедоступных форм договоров.

2.3.4. Если в процессе разработки проекта договора без использования типовых форм возникают вопросы, требующие специальных юридических знаний, например вопросы толкования норм права, Ответственный руководитель может обратиться в юридическую службу с запросом об оказании содействия в формулировке соответствующих условий договора с соблюдением установленного порядка взаимодействия.

2.3.5. После разработки проекта договора без использования типовых форм, Ответственный руководитель может обратиться в юридическую службу с запросом о предварительном согласовании разработанного проекта договора с соблюдением установленного порядка взаимодействия.

2.3.6. Ответственный руководитель обязан приложить все возможные усилия для заключения договора по используемой на Предприятии типовой форме.

2.3.7. Проект договора Предприятия, возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, согласовывается в порядке, установленном Положением для согласования договоров. Если редакция контрагента принимается, протокол разногласий подписывается Генеральным директором и один экземпляр направляется контрагенту. Если предложения контрагента отклоняются, то Ответственный исполнитель направляет контрагенту протокол согласования разногласий или сообщение об отклонении предложений контрагента и отказе от заключения договора на условиях, предложенных контрагентом.

2.3.8. При необходимости заключения договора по форме контрагента Ответственный исполнитель представляет на согласование проект договора контрагента.

2.3.9. Если проект договора контрагента вызывает возражения, Ответственный руководитель обязан приложить все возможные усилия для согласования с контрагентом и включения в проект (текст) договора, подготовленного по форме контрагента, условий, отвечающих интересам Предприятия. Если возражения на проект договора контрагента оформляются протоколом разногласий, в договор вносится ссылка на наличие протокола разногласий.

2.3.10. Все условия проекта договора должны быть согласованы с контрагентом до направления его на согласование Уполномоченным лицам Предприятия.

2.3.11. Перед направлением проекта Договора на согласование в иные согласующие подразделения Ответственный исполнитель должен:

определить перечень согласующих подразделений;

подготовить Лист согласования договора, заполнив форму Листа согласования (Приложение А) в соответствии с требованиями Положения;

направить Визовый экземпляр договора с Листом согласования Ответственному руководителю (данное направление означает согласование проекта договора Ответственным исполнителем).

2.3.12. После согласования договора Ответственным руководителем, Ответственный исполнитель направляет проект договора на согласование иным Уполномоченным лицам.

2.4. Согласование проекта договора

2.4.1. Согласование проекта договора — процедура проверки и удостоверения согласующими подразделениями соответствия условий проекта договора законодательству, Положению, интересам Предприятия.

2.4.2. Согласование осуществляется путем проставления Визы в Листе согласования договора.

2.4.3. Договоры должны быть согласованы, в зависимости от вида договора, с указанными в форме Листа согласования (Приложение А) специалистами и руководителями.

Согласование проекта договора от имени подразделений Предприятия осуществляют следующие Уполномоченные лица:

  • Ответственный руководитель;
  • Руководитель дирекции, курирующей предмет договора;
  • Юрисконсульт;
  • Директор по экономике и финансам;
  • при необходимости — иное заинтересованное подразделение(Уполномоченное лицо).

По указанию Генерального директора или юрисконсульта в состав согласующих подразделений может быть включено любое подразделение Предприятия.

2.4.4. Срок согласования проекта договора в одном согласующем подразделении – не более двух рабочих дней. Ответственный исполнитель и Уполномоченные лица обязаны принимать необходимые меры к ускорению процедуры согласования проекта договора.

2.4.5. При отсутствии замечаний к проекту договора Уполномоченное лицо проставляет Визу в Листе согласования договора.

2.4.6. При наличии замечаний к проекту договора Уполномоченное лицо обязано вместо Визы изложить свои замечания в Листе согласования или приложить их к нему.

Если замечания существенным образом изменяют текст условий проекта договора, Уполномоченное лицо обязано изложить соответствующий вариант условий проекта договора.

2.4.7. После рассмотрения проекта договора всеми согласующими подразделениями, Ответственный исполнитель должен обобщить замечания всех согласующих подразделений, согласовать их с контрагентом, внести в проект договора и получить Визы Уполномоченных лиц, внесших замечания.

2.4.8. Необходимость повторного согласования проекта договора с иными согласующими подразделениями, кроме подразделения, замечания которого внесены в проект договора, определяется Ответственным руководителем в зависимости от характера замечаний и их влияния на условия проекта договора.

2.4.9. Ответственный руководитель обязан принять все разумные меры, направленные на согласование с контрагентом условий договора в целях устранения замечаний согласующих подразделений.

При наличии неустраненных замечаний какого-либо согласующего подразделения договор может быть представлен на подпись Генеральному директору, если Ответственный руководитель считает необходимым заключение договора с имеющимися замечаниями. В этом случае к Листу согласования договора должны быть приложены неустраненные замечания.

2.4.10. Если договор необходимо заключить при наличии замечаний согласующих подразделений, Ответственный руководитель должен в Листе согласования договора проставить следующую надпись: «Рекомендую к подписанию при наличии замечаний (указывается наименование подразделения, замечания которого не сняты)».

Одновременно в Листе согласования договора Ответственный руководитель должен указать причины, по которым необходимо подписать проект договора при наличии замечаний.

Ответственный руководитель обязан проявить разумность и добросовестность при определении необходимости заключения договора при наличии замечаний согласующих подразделений.

2.4.11. Повторное согласование проекта договора осуществляется путем повторного направления Листа согласования договора с приложением замечаний, измененного и предыдущего Визовых экземпляров.

2.4.12. После завершения процедуры согласования проекта договора и, если контрагент подписывает договор первым, подписания им Чистовых экземпляров, Ответственный исполнитель направляет Генеральному директору:

Лист согласования договора;

подписанные контрагентом Чистовые экземпляры.

2.5. Сфера ответственности согласующих подразделений

2.5.1. Сфера ответственности согласующих подразделений определяется положениями о соответствующих подразделениях, Положением, иными внутренним документами Предприятия.

2.5.2. При согласовании проектов договоров согласующие подразделения осуществляют следующие функции:

  • Ответственное подразделение и руководитель дирекции,курирующей предмет договора:
  • проверка соответствия условий договора интересам Предприятия;
  • проверка статуса контрагента как юридического или физического лица, в том числе индивидуального предпринимателя;
  • проверка наличия полномочий контрагента на распоряжение предметом договора;
  • проверка наличия необходимых полномочий у лица,подписывающего договор от имени контрагента;
  • проверка наличия у контрагента лицензий и других разрешительных документов;
  • проверка условий договора на предмет возможности осуществления контроля за исполнением любых обязательств Предприятия и контрагента;
  • проверка соответствия договора утвержденному бюджету доходов и расходов Предприятия.

Дирекция по экономике и финансам:

  • контроль соответствия договора утвержденному бюджету доходов и расходов Предприятия;
  • проверка: соответствия порядка оплаты экономическим интересам Предприятия;
  • наличия расходов по договору в бюджете движения денежных средств Предприятия;
  • оценка рисков по договорам займа, размещения денежных средств Компании в банках и иных кредитных организациях, при приобретении или авалировании векселей третьих лиц, по договорам поручительства за третьих лиц;
  • по договорам с расчетами в иностранной валюте проверка соответствия проекта договора валютному законодательству;
  • проверка соответствия условий договора налоговому законодательству, оценка налоговых последствий заключения и исполнения договора, включая проверку условий договора с точки зрения влияния на формирование налогооблагаемой базы;
  • проверка условий договора, касающихся порядка и сроков представления Документов по исполнению договора.

Юридическая служба:

  • проверка соответствия проекта договора законодательству;
  • проверка соответствия проекта договора внутренним документам Предприятия;
  • контроль за соблюдением установленного Положением порядка осуществления Договорной работы.

2.6. Заключение договора

2.6.1. Право подписи договоров принадлежит Генеральному директору Предприятия.

Право подписи договора может быть предоставлено иному сотруднику Предприятия на основании доверенности, выданной Генеральным директором.

2.6.2. Распечатку Чистовых экземпляров и прилагаемых к ним документов, парафирование Чистовых экземпляров осуществляет Ответственное подразделение.

Чтобы избежать замены страниц договора Ответственный руководитель визирует каждую страницу договора. Страницы должны быть пронумерованы и скреплены степлером.

Подписи и печати сторон договора запрещается размещать на отдельном листе (странице).

2.6.3. На подпись вместе со всеми Чистовыми экземплярами договора представляются (направляются) в бумажном виде:

Лист согласования договора;

Неустраненные замечания согласующих подразделений, при их наличии.

2.6.4. После подписания договора и простановки печати Предприятия необходимое количество Чистовых экземпляров направляется Ответственным исполнителем контрагенту.

В случае, если представитель контрагента подписывает договор по доверенности, заверенная контрагентом копия доверенности должна быть приложена к договору.

2.6.5. Все оригиналы договоров должны быть переданы Ответственным исполнителем в подразделение, ответственное за их хранение, на следующий день после подписания договора сторонами.

2.6.6. Копии Договоров и Приложений к ним в электронной форме (за исключением документов, содержащих конфиденциальную информацию) размещаются в сетевой папке «Договорная деятельность».

3. Исполнение и контроль за исполнением договоров

3.1. Если иное не установлено или не вытекает из существа договоров, исполнение и контроль за исполнением Договорных обязательств осуществляет Ответственное подразделение.

3.2. Ответственное подразделение осуществляет следующие мероприятия:

проверка качества и своевременности исполнения сторонами обязательств по договору, в том числе контроль за своевременным проведением расчетов и предоставлением соответствующих документов в бухгалтерию Предприятия для отражения операций в бухгалтерском учете;

контроль сроков действия договоров, при необходимости осуществление процедуры изменения сроков действия договоров;

оформление и направление контрагентам писем, уведомлений, дополнительных соглашений и других документов к договору;

осуществление необходимых для оформления отношений по договору действий, таких как приемка исполненного по договору, составление актов, выставление и получение счетов и т.д.;

учет исполнения обязательств контрагента и Предприятия;

оформление и направление в подразделения Предприятия и контрагенту Документов по исполнению договоров;

обмен иной информацией по договору с подразделениями Предприятия и контрагентом;

претензионная работа в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательств по договору.

3.3. Ответственный исполнитель обязан проверить правильность оформления всех документов по договорам. В случае — выявления недостатков, документы возвращаются Ответственным исполнителем представившему их лицу для оформления в надлежащем порядке.

3.4. В случае предъявления к контрагентам судебных исков, связанных с нарушениями договорных обязательств, Ответственный исполнитель представляет в юридическую службу документы, подтверждающие факт нарушения договора, в том числе расчеты сумм задолженности, убытков, штрафов, справки, акты и другие необходимые Документы.

4. Учет документов, связанных с Договорной работой

4.1. Ответственные подразделения осуществляют учет заключенных договоров.

4.2. Ответственный исполнитель обязан вести Досье договора по каждому договору.

Досье договора должно содержать все документы и информацию по договору, как прямо предусмотренные Положением, так и иные, необходимые для надлежащего осуществления Договорной работы‚ в том числе (при их наличии):

  • копию устава контрагента;
  • копию свидетельства о регистрации контрагента;
  • копию свидетельства о постановке контрагента на налоговый учет;
  • копии документов, подтверждающих полномочия лица,подписывающего договор от имени контрагента;
  • копии лицензий контрагента;
  • контактную информацию контрагента;
  • копию договора, дополнительных соглашений, приложений к договору, протоколов разногласий, протоколов согласования разногласий;
  • копии Документов по исполнению договоров;
  • оригиналы или копии писем контрагента и Предприятия по договору;
  • копии Документов, оформляющих корпоративные решения, решения государственных органов, связанные с заключением договора;
  • оригиналы или копии иных документов по договору.

5. Ответственность

5.1. Ответственность за организацию Договорной работы в Ответственном подразделении несет Ответственный руководитель.

5.2. Ответственность за осуществление договорной работы несет Ответственный исполнитель.

5.3. Уполномоченное лицо, рассмотревшее в пределах своей компетенции проект договора и согласовавшее его, несет ответственность за соответствие условий проекта договора законодательству и интересам Предприятия.

5.4. Иные основания ответственности работников Предприятия, связанной с несоблюдением настоящего Положения, предусмотрены законодательством, Положением, другими внутренним документами Предприятия.

6. Заключительные положения

6.1. Положение утверждается и вводится в действие приказом Генерального директора Предприятия.

Внесение изменений и дополнений в Положение осуществляется в таком же порядке.

6.2. Руководители подразделений Предприятия обязаны ознакомить с настоящим Положением всех работников, осуществляющих Договорную работу, под роспись.

6.3. Правом разработки изменений и дополнений в Положение, а также разработки его новой редакции обладает юридическая служба (юрисконсульт).

Другие подразделения Предприятия вправе обращаться с предложениями о разработке изменений и дополнений в Положение в юридическую службу в порядке, предусмотренном внутренними документами Предприятия.

6.4. Со дня введения в действие Положения все распорядительные документы, локальные нормативные акты и иные внутренние документы Предприятия, регулирующие порядок осуществления Договорной работы и принятые до введения в действие Положения, применяются в части, непротиворечащей Положению.

Приказ №_от «_» _2015 г. Положение о договорной работе в Муниципальном бюджетном дошкольном образовательном учреждение детском саду №50 I. Общие положения. 1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок подготовки, заключения, изменения, выполнения и прекращения (в том числе, путем расторжения) договоров (далее – договорная работа), совершаемых Муниципальным бюджетным

УТВЕРЖДАЮ
Заведующий МБДОУ

детским садом № 50
_____________

Приказ №___от «__» ______2015 г.

Положение

о договорной работе в Муниципальном бюджетном дошкольном образовательном учреждение детском саду №50

I. Общие положения.

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок подготовки, заключения, изменения, выполнения и прекращения (в том числе, путем расторжения) договоров (далее – договорная работа), совершаемых Муниципальным бюджетным дошкольным образовательным учреждением детским садом №50 (далее – МБДОУ), а равно подписание документов, подтверждающих исполнение обязательств по заключенным договорам. Оформление и осуществление хозяйственных операций с контрагентами Образовательных учреждений производится исключительно на основании заключенных и зарегистрированных договоров.

Настоящее Положение не распространяется на договоры, регулируемые трудовым законодательством.

1.2. Под договором в контексте настоящего Положения понимается любой письменный документ (договор, соглашение, контракт, договорное письмо, протокол о намерениях и т.п., а равно любые изменения и дополнения к ним) со всеми приложениями к нему, подписываемый двумя и более лицами – сторонами по договору, которым оформляются действия МБДОУ, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.

1.3. Настоящее Положение является обязательным для всех структурных подразделений, должностных лиц и работников МБДОУ, Управления образования Администрации Одинцовского муниципального района Московской области (далее – Управления образования), Муниципального бюджетного учреждения «Хозяйственно-эксплуатационная служба системы образования» (далее – МБУ «ХЭС СО»), Муниципального казенного учреждения «Централизованная бухгалтерия муниципальных учреждений Одинцовского муниципального района Московской области» (далее – МКУ «ЦБ»), участвующих в договорной работе Образовательных учреждений.

1.4. Настоящее Положение составлено на основании Гражданского кодекса РФ, Федерального закона от 01.01.2001 года «Об образовании в Российской Федерации», Федерального закона от 01.01.2001г. «О контрактной системе и в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», Федерального закона от 01.01.2001г. «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», Закона Московской области /2009-ОЗ «Об образовании», Постановления Администрации Одинцовского муниципального района «Об утверждении новой редакции Положения об Управлении образования Администрации Одинцовского муниципального района Московской области и о признании утратившим силу Постановления Администрации Одинцовского муниципального района Московской области «, приказа Управления образования «Об утверждении порядка согласования договоров муниципальных образовательных учреждений».

II. Организация договорной работы.

2.1. Организация работы по подготовке, заключению, изменению, выполнению и прекращению (в том числе, путем расторжения) конкретных договоров производится по решению руководителя Образовательного учреждения.

2.2. Непосредственную работу по проекту договора (его подготовка (в том числе сбор необходимых документов, материалов и информации), составление, контроль за прохождением согласований, учет и анализ замечаний, урегулирование разногласий с контрагентом по тексту договора, изменению условий договора, его прекращение (в том числе, путем расторжения) организуют работники Образовательного учреждения, в должностные обязанности которых входит деятельность, являющаяся предметом договора (далее – Исполнитель).

2.3. При осуществлении договорной работы Исполнитель должен собрать (либо обеспечить сбор с помощью иных компетентных специалистов) информацию о контрагенте, предоставляемых им товарах, услугах, и, в случае необходимости, обеспечить проведение переговоров с контрагентом о предмете и условиях договора.

2.3.1. Получение информации о контрагенте предусматривает обязательное выяснение и получение следующих сведений:

  1. о деловой репутации контрагента, о качестве товаров (работ, услуг), приобретение которых у контрагента предусматривается договором;
  2. о правовом статусе контрагента, что должно быть подтверждено заверенными контрагентом копиями соответствующих документов о государственной регистрации контрагента-юридического лица (либо предпринимателя) и его постановке на налоговый учет с присвоением идентификационного номера, кода причины постановки на налоговый учет;
  3. о полномочиях лица, подписывающего договор от имени контрагента, что должно быть подтверждено копией действующего устава или выпиской из устава о полномочиях руководителя и копией решения о назначении на должность (если договор подписывает единоличный исполнительный орган контрагента) либо оригиналом или заверенной копией доверенности (если представитель действует на основании доверенности);
  4. о полномочиях контрагента по исполнению принимаемых им на себя обязанностей (разрешение на выполнение предусмотренной договором деятельности, решение уполномоченного органа контрагента по распоряжению объектами гражданских прав и т.п.);
  5. о наличии договорных отношений контрагента с Образовательным учреждением в предшествующий период, а при наличии таковых – о надлежащем или не надлежащем исполнении (справочно).

Все копии документов, представляемые контрагентом, должны быть им заверены в установленном порядке (дата заверения копии, подпись заверяющего лица с указанием должности и ФИО, печать).

Согласование договора.

2.4. Проекты всех договоров должны быть согласованы следующими работниками (в порядке очередности):

  • Исполнителем ();
  • Начальником отдела технического надзора МБУ «ХЭС СО»/его заместителем (исполняющим обязанности) (по необходимости – при наличии в договоре Актов разграничения эксплуатационной ответственности либо других документов, требующих специальных знаний в области технологии, строительства и т.д.);
  • Начальником проектно-сметного отдела МБУ «ХЭС СО»/его заместителем (исполняющим обязанности) (по необходимости – при наличии сметы);
  • Начальником отдела нормативно-правового обеспечения МБУ «ХЭС СО»/его заместителем (исполняющим обязанности) (по необходимости – перечень договоров, согласуемых начальником отдела нормативно-правового обеспечения МБУ «ХЭС СО», установлен в п.2.10.2. настоящего Положения);
  • Работником планово-аналитического отдела Управления образования, курирующим Образовательное учреждение (проставление кода бюджетной классификации для контрактов (договоров), заключенных в рамках выделенных целевых субсидий и проверка наличия средств в плане финансово-хозяйственной деятельности Образовательного учреждения на текущий финансовый год);
  • Работником МКУ «ЦБ», курирующим Образовательное учреждение, (проверка правильности условий договора о расчетах (сроки расчетов, средства платежа, порядок проведения расчетов), правильного указания банковских реквизитов Образовательного учреждения, наличия всех необходимых для расчетов реквизитов контрагента по договору, соответствия условий договора требованиям бухгалтерского и налогового учета).

2.5. Согласование осуществляется путем проставления визы согласующего лица на договоре (указывается должность визирующего, подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы) и дата).

2.6. Ответственность работников, осуществляющих согласование договора:

  • согласование Исполнителем означает принятие ответственности за целесообразность заключения договора, выбор контрагента с учетом наличия альтернативы по поставкам, необходимых Образовательному учреждению товаров, работ, услуг, грамотное (без грамматических ошибок) составление текста договора, за условия договора о предмете договора, количестве, качестве и ассортименте товаров (работ, услуг), сроках и порядке исполнения обязательств сторонами договора, сдаче-приемке товаров (работ, услуг), формах и размере ответственности за нарушение обязательств.

Исполнитель отвечает за:

— выработку наиболее выгодной для Образовательного учреждения деловой концепции договора, согласование условий договора с работниками, указанными в п.2.4. настоящего Положения;

— своевременное заключение, изменение, расторжение договора;

— обеспечение надлежащего исполнения договора;

— своевременное и полное предоставление документов, необходимых для оформления договора и защиты интересов Образовательного учреждения, в том числе для предъявления претензий и исков к контрагентам, не выполнившим договорные обязательства;

— за своевременное и полное предоставление документов, необходимых для проведения расчетов по обязательствам, принятым в договоре.

  • согласование начальником отдела нормативно-правового обеспечения МБУ «ХЭС СО»/его заместителем (исполняющим обязанности) означает принятие ответственности за соответствие условий договора требованиям действующего законодательства к договорам данного вида.

Отдел нормативно-правового обеспечения МБУ «ХЭС СО» в процессе договорной работы осуществляет:

— правовое редактирование договоров;

— проверку наличия в договоре условий, направленных на снижение правовых и материальных рисков Образовательного учреждения;

— оказание помощи работникам Образовательных учреждений в составлении проектов договоров и протоколов разногласий по ним, а также дополнительных соглашений к договорам;

— проведение, при необходимости, переговоров о предмете и условиях договора с контрагентом;

— предоставление заключений, консультаций, иного правового сопровождения по договорам;

— оформление исков, отзывов и других документов, связанных со спорами по заключению, исполнению и расторжению договоров.

  • согласование начальником отдела технического надзора МБУ «ХЭС СО»/его заместителем (исполняющим обязанности) означает принятие ответственности за соответствие действующим СНиП наличествующих в договоре Актов разграничения эксплуатационной ответственности либо других документов или условий договора, требующих специальных знаний в области технологии, строительства и т.д., а также за соблюдение интересов Образовательных учреждений в данных документах и/или условиях договора;
  • согласование начальником проектно-сметного отдела МБУ «ХЭС СО»/его заместителем означает принятие ответственности за соответствие сметы действующим расценкам, утвержденным в соответствии с законодательством РФ;
  • согласование работником планово-аналитического отдела Управления образования (исполняющим обязанности), курирующим Образовательное учреждение, означает принятие ответственности за правильное проставление кода бюджетной классификации для контрактов (договоров, заключенных в рамках выделенных целевых субсидий и проверка наличия средств в плане финансово-хозяйственной деятельности Образовательного учреждения на текущий финансовый год);
  • согласование работником МКУ «ЦБ», курирующим Образовательное учреждение/его заместителем (исполняющим обязанности) означает принятие ответственности за правильность условий договора о расчетах (сроки расчетов, средства платежа, порядок проведения расчетов), правильное указание банковских реквизитов Образовательного учреждения, наличие всех необходимых для расчетов реквизитов контрагента по договору, за соответствие условий договора требованиям бухгалтерского и налогового учета;

2.6.1. Все руководители и специалисты, участвующие в согласовании договора, отвечают в пределах своей компетенции за максимальный учет интересов Образовательного учреждения за счет оптимизации условий договора, особенно с точки зрения расчетов и ответственности сторон договора.

2.7. На согласование представляется проект договора со всеми приложениями к нему в одном экземпляре на бумажном и электронном носителях.

2.7.1. На согласование проект договора со всеми приложениями к нему в одном экземпляре на бумажном и электронном носителях может быть представлен только руководителем Образовательного учреждения, заместителем руководителя Образовательного учреждения по административно-хозяйствено работе, заместителем руководителя Образовательного учреждения по безопасности.

2.8. В случае если при согласовании проекта договора у работника возникли замечания по конкретным условиям и/или пунктам договора, он должен письменно или в электронной форме (при направлении на проверку проекта договора по электронной почте) изложить эти замечания Исполнителю для последующего их внесения в проект договора.

2.9. Передача проекта договора контрагенту для подписи осуществляется Исполнителем с внесением всех сделанных замечаний.

2.10. Согласование проекта договора каждым работником (за исключением отдела нормативно-правого обеспечения МБУ «ХЭС СО») должно производиться в течение 3-х (трех) рабочих дней, с регистрацией поступления и передачи. Согласование проекта договора отделом нормативно-правового обеспечения МБУ «ХЭС СО» осуществляется в течение 5 (пяти) дней, с регистрацией поступления и передачи.

2.10.1. При согласовании в отделе нормативно-правового обеспечения МБУ «ХЭС СО» проекты договоров проходят обязательную регистрацию в журнале «Входящая корреспонденция». Срок проверки проекта договора: один проект договора в течение пяти рабочих дней. При внесении правок в проект договора срок проверки составляет 2 дня с момента передачи исправленного проекта договора в отдел нормативно-правового обеспечения МБУ «ХЭС СО». При согласовании проекта договора (либо внесении в него изменений, правок) Исполнителем в журнале «Входящая корреспонденция» делается отметка о получении проекта договора на руки с расшифровкой подписи, должностью и датой получения документа. Для ускорения работы по проверке проектов договоров возможно направление текста проекта договора для согласования на адрес электронной почты.

2.10.2. Перечень проектов договоров, подлежащих обязательному согласованию в отделе нормативно-правового обеспечения МБУ «ХЭС СО»:

а) Проекты договоров аренды зданий, помещений Образовательных учреждений, на оказание коммунальных услуг, услуг по содержанию помещений и прилегающих земельных участков.

б) Проекты договоров на выполнение подрядных работ, работ по текущему ремонту зданий, инженерной инфраструктуры Образовательных учреждений.

в) Проекты договоров на оказание услуг связи, Интернет, почтовые услуги.

г) Проекты договоров на оказание услуг по охране, пожарной безопасности, санитарной и эпидемиологической безопасности, техническому обслуживанию охранной, пожарной сигнализации и технологического оборудования.

д) Проекты договоров на оказание услуг по ремонту оборудования, инвентаря, оргтехники, мебели Образовательных учреждений.

е) Проекты договоров суммой свыше 400 тысяч рублей на оказание услуг по поставке продуктов питания в Образовательные учреждения и организации питания в Образовательных учреждениях.

ж) Проекты договоров суммой свыше 400 тысяч рублей на поставку (закупку) товаров.

з) Проекты договоров на поставку (закупку) программного обеспечения, связанные с приобретением ограниченных исключительных прав на его использование.

2.10.3. Проекты договоров и муниципальных контрактов суммой свыше 400 тысяч рублей подлежат согласованию до начала размещения на официальном сайте котировочной, аукционной или конкурсной документации подготовленной в соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001г. «О контрактной системе и в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», Федеральным законом от 01.01.2001г. «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Не направляются на проверку в отдел нормативно-правового обеспечения МБУ «ХЭС СО» договоры, уже размещенные и зарегистрированные на сайте в соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001г. «О контрактной системе и в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», Федеральным законом от 01.01.2001г. «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Подобные договоры принимаются к оплате без согласования и проверки их начальником отдела нормативно-правового обеспечения МБУ «ХЭС СО».

2.11. Контроль за прохождением согласования проекта договора и его сроками осуществляет Исполнитель через работников, осуществляющих согласование договора.

2.12. При наличии замечаний к проекту договора Исполнитель приводит проект договора в соответствие с поданными замечаниями, после чего в течение 3 (трех) рабочих дней Исполнитель согласовывает исправленный проект договора в окончательном варианте (с приложением первоначального текста проекта договора и замечаний к нему) со всеми согласующими работниками.

2.13. Исполнитель, осуществляющий подготовку договора, обязан согласовать условия и текст проекта договора с контрагентом (при необходимости правовой консультации – с привлечением работников отдела нормативно-правового обеспечения МБУ «ХЭС СО»).

2.13.1. Согласование проекта договора с контрагентом может осуществляться как путем проведения Исполнителем личных встреч с представителями контрагента, так и путем направления проекта договора с сопроводительным письмом почтовой или факсимильной или иной связью.

2.13.2. Организацию и проведение переговоров с контрагентами осуществляет Исполнитель.

При необходимости к участию в переговорах по обсуждению условий проекта договора Исполнитель вправе привлекать соответствующих работников МБУ «ХЭС СО», Управления образования и МКУ «ЦБ», в функциональные обязанности которых входят отдельные обсуждаемые на переговорах условия договора.

Заключение договора.

2.14. Согласованный договор (со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров) представляется на подпись руководителю Образовательного учреждения (далее – уполномоченное лицо).

2.14.1. Если договор (включая приложения) составлен на 2-х и более листах, то на подпись уполномоченному лицу каждый экземпляр договора должен представляться в прошитом виде.

2.14.2. Если по объективным причинам оформление договора в прошитом виде невозможно, то подпись уполномоченного лица должна проставляться на каждом листе документа внизу страницы под текстом.

2.15. Подписание договора производится уполномоченным на заключение договора лицом Образовательного учреждения в соответствии с его компетенцией и/или выданной действующей доверенностью.

2.16. Руководители Образовательных учреждений, подписавшие договор без соблюдения обязательной процедуры его согласования с указанными в настоящем Положении работниками, несут, в соответствии с действующим законодательством, персональную ответственность за убытки, понесенные Образовательным учреждением вследствие заключения такого договора.

2.17. Дата договора проставляется в верхней части первой страницы договора непосредственно под наименованием договора справа либо слева от него.

Дата договора проставляется Исполнителем и должна соответствовать дате подписания договора уполномоченным лицом Образовательного учреждения.

Если представленный к заключению договор подготовлен контрагентом и на нем уже проставлена дата договора, Исполнитель проставляет дату подписания договора уполномоченным лицом Образовательного учреждения. Дата подписания договора уполномоченным лицом Образовательного учреждения проставляется на последней странице договора рядом с подписью уполномоченного лица Образовательного учреждения.

2.18. Подписанные уполномоченным лицом Образовательного учреждения экземпляры договора в установленном порядке скрепляются основной печатью Образовательного учреждения.

III. Особенности работы с типовыми договорами

3.1. Типовые договоры оформляются в отношении однородных правовых отношений, осуществляемых Образовательными учреждениями с контрагентами на неизменных общих условиях, исключение может составлять цена договора, ассортимент, количество товара, относящиеся к предмету договора, а также сроки исполнения.

3.2. Форма типового договора в отношении однородных правовых отношений разрабатывается отделом нормативно-правового обеспечения МБУ «ХЭС СО» (при необходимости – согласовывается со специалистами в соответствии с п.2.4. настоящего Положения), утверждается приказом начальника Управления образования.

3.3. Договоры, заключаемые с использованием типовой формы, проходят согласование в части тех существенных условий, которые являются переменными, например: количество товара, цена товара, сроки поставки и другие переменные условия. Определение проекта договора как «типового договора» осуществляется начальником отдела нормативно-правового обеспечения МБУ «ХЭС СО».

3.4. Согласование переменных условий осуществляется в порядке, предусмотренном настоящим Положением.

IV. Регистрация и хранение договоров.

4.1. Все проекты договоров, предоставляемые Образовательными учреждениями на согласование в соответствии с п.2.10.2. настоящего Положения, подлежат регистрации в отделе нормативно-правового обеспечения МБУ «ХЭС СО» (Книга регистрации договоров и Реестр договоров в электронном виде).

4.2. Регистрация заключается в присвоении каждому договору (в полном количестве его экземпляров) и проставлении на нем соответствующего идентификационного номера, а также внесении регистрационной записи в журнал «Входящая корреспонденция». .

4.3. Реестр договоров в электронном виде ведется отделом нормативно-правового обеспечении МБУ «ХЭС СО» и содержит следующие реквизиты: номер по порядку, дата договора (а также дата его подписания Образовательным учреждением, если эти даты отличаются), идентификационный номер договора, наименование контрагента, предмет договора, цена договора, срок действия договора, ссылку на текст договора в электронном виде (если имеется), дата принятия на проверку, дата выдачи на руки Исполнителю, примечания.

4.4. После регистрации и согласования проекта договора оригинальный визовой экземпляр передается в МКУ «ЦБ» на учетное хранение..

4.5. Ответственность за направление и своевременность возврата экземпляра договора Образовательного учреждения несет Исполнитель.

4.6. Ввод в Реестр договоров в электронном виде заключенного Образовательным учреждением договора осуществляется отделом нормативно-правового обеспечения МБУ «ХЭС СО» после регистрации договора, при представлении проекта договора на согласование и заключается в заполнении данных, указанных в п.4.3. настоящего Положения.

4.7. Выдача копии находящегося на хранении договора осуществляется МКУ «ЦБ» по запросу Исполнителя, либо работника, указанного в п.2.4. настоящего Положения. Выдача оригинала договора осуществляется на основании письменного запроса Исполнителя, либо вышеуказанных работников.

4.8. Договоры находятся в МКУ «ЦБ» на учетном хранении в течение пяти лет с даты прекращения срока их действия.

5. Учет и контроль исполнения обязательств по договорам

5.1. Исполнитель ведет оперативный учет и контроль исполнения обязательств по договору контрагентом и Образовательным учреждением.

5.2. Оперативный учет и контроль исполнения включают в себя:

— проверку качества и своевременности исполнения обязательств сторонами договора, в том числе своевременности проведения расчетов;

— проверка соответствия исполнения обязательств условиям договора;

— недопущение проведения хозяйственных операций, не предусмотренных договором,

— контроль срока действия договора и, при необходимости, осуществление процедуры продления договора на новый срок;

— составление проектов писем, дополнительных соглашений по договору и представление их на подпись уполномоченному лицу Образовательного учреждения;

— осуществление действий и оформление необходимых документов об исполнении сторонами обязательств по договору, например: актов сдачи-приемки, заявок на оплату и т.п., их визирование и представление на подпись уполномоченному лицу Образовательного учреждения;

— своевременное информирование и передача в отдел нормативно-правового обеспечения МБУ «ХЭС СО» необходимых документов с целью принятия мер по защите интересов Образовательного учреждения по договору в случае нарушения договора контрагентом или третьими лицами.

Положение о договорной работе компании. Образец

Заполненный образец

Утверждено
генеральным директором ООО «Приоритет»
(приказ от 13 мая 2013 г. № 2)

ПОЛОЖЕНИЕ
о договорной работе ООО «Приоритет»

Раздел I. Общие положения

Настоящее Положение о договорной работе (далее – Положение) разработано в соответствии с действующим законодательством России и направлено на урегулирование отношений внутри ООО «Приоритет» по поводу процедуры рассмотрения и согласования гражданско-правовых договоров с его участием.

Настоящее Положение определяет требования к форме и содержанию пакета документов, запрашиваемых от контрагентов ООО «Приоритет» для заключения с ними договоров, а также процедуру согласования и рассмотрения договоров структурными подразделениями ООО «Приоритет».

Действие настоящего Положения распространяется на все без исключения обособленные и структурные подразделения ООО «Приоритет» – как существующие на момент его утверждения, так и все те, которые будут созданы в будущем. Настоящее Положение обязательно к исполнению для всех сотрудников ООО «Приоритет», в круг служебных обязанностей которых относится процедура согласования и рассмотрения договоров.

Термины

Договор – сам текст договора, а также все относящиеся к нему соглашения, приложения, спецификации и т. п.

Исполнитель – должностное лицо ООО «Приоритет» (начальник соответствующего отдела или его заместитель), ответственное за проведение переговоров с контрагентом, обсуждение с ним условий сотрудничества, процедуру рассмотрения, согласования и заключения гражданско-правового договора. Перечень всех ответственных лиц и групп подведомственных им договоров определяет по своему усмотрению генеральный директор ООО «Приоритет».

Контрагент – юридическое или физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, а также иностранные участники делового оборота, с которыми заключается договор.

Структурное подразделение – управление, служба, отдел ООО «Приоритет», к ведению которых относится разрешение определенных служебных задач.

Раздел II. Перечень документов, представляемых контрагентами для заключения договоров

Настоящий раздел устанавливает требования к форме и составу документов, представляемых контрагентами ООО «Приоритет» для заключения с ними гражданско-правовых договоров.

Исключение составляют те договоры, общая сумма по которым составляет 50 000 руб. и менее – по ним представление документов от контрагентов ООО «Приоритет» не является обязательным.

Подраздел 1. Общие требования к представляемым документам

1.1. Документы от контрагентов должны представляться в юридический отдел ООО «Приоритет» одновременно с передачей договора на рассмотрение либо после его одобрения, согласования всех необходимых условий с представителями контрагентов. В случае непредставления документов переданный в юридический отдел на рассмотрение договор подлежит возврату обратно исполнителю без визы начальника юридического отдела.

1.2. Весь пакет документов на каждого контрагента после подписания договора приобщается к экземпляру договора ООО «Приоритет» и передается на хранение в бухгалтерию. Срок хранения таких документов равен сроку хранения самого договора.

1.3. Каждый документ из соответствующего перечня представляется в юридический отдел в одном экземпляре, в том числе когда на рассмотрение передаются сразу несколько хозяйственных договоров с одним и тем же контрагентом.

1.4. Вся содержащаяся в документах информация должна быть указана четко, ясно и разборчиво, без каких-либо зачеркиваний, исправлений, помарок и подчисток, а также без использования корректирующей жидкости.

1.5. Если иное не оговорено в настоящем разделе, каждый документ может представляться в оригинале, в виде нотариально заверенной копии либо в виде копии, заверенной подписью исполнительного органа контрагента (директор, генеральный директор, президент и т. п.) или лица, имеющего полномочия от имени контрагента свидетельствовать своей подписью достоверность копий его документов. В последнем случае в обязательном порядке также представляется оригинал доверенности от контрагента на такое лицо, в которой должны содержаться полномочия по заверению копий документов.

1.6. Подпись лица, свидетельствующего от имени контрагента достоверность копий его документов, в обязательном порядке должна быть скреплена печатью контрагента.

1.7. Если документ состоит из двух и более страниц, каждая из них должна быть заверена в порядке, предусмотренном пунктами 1.5 и 1.6 настоящего подраздела, либо все страницы должны быть прошиты, пронумерованы, заверены подписью уполномоченного контрагентом лица и скреплены его печатью.

Подраздел 2. Пакет документов от контрагента – физического лица,
не являющегося индивидуальным предпринимателем

– Заверенная им копия страниц его паспорта с фотографией и сведениями об органе, выдавшем паспорт, о дате и месте его рождения, о регистрации по месту жительства.

– Заверенные им копии документов, содержащих сведения о банковском счете, включая номер счета, фирменное наименование кредитной организации, в которой счет открыт, место ее нахождения и банковский идентификационный код (БИК). Указанные документы могут не представляться в случае отсутствия у физического лица банковских счетов, а также в случае, если по условиям заключаемого договора все расчеты проводятся в наличном порядке.

Подраздел 3. Пакет документов от контрагента – физического лица,
являющегося индивидуальным предпринимателем

– Заверенная им копия страниц его паспорта с фотографией и сведениями об органе, выдавшем паспорт, о дате и месте его рождения, о регистрации по месту жительства.

– Заверенная им копия свидетельства о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей.

– Заверенная им копия свидетельства о постановке индивидуального предпринимателя на учет в налоговом органе.

– Выписка из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей по состоянию на дату не ранее чем один календарный месяц до представления договора с ним на рассмотрение в юридический отдел.

– Заверенные им копии документов, содержащих сведения о банковском счете индивидуального предпринимателя, включая номер счета, фирменное наименование кредитной организации, в которой счет открыт, место ее нахождения и банковский идентификационный код (БИК). Указанные документы могут не представляться в случае отсутствия у физического лица – индивидуального предпринимателя банковских счетов и если общая сумма по договору не превышает 100 000 руб. 00 коп. или иную величину, определяемую Банком России, в случае ее изменения после принятия настоящего Положения.

Подраздел 4. Пакет документов от контрагента – хозяйственного общества,
государственного или муниципального унитарного предприятия (ГУП, МУП), а также
некоммерческой организации (некоммерческие партнерства, учреждения (частные и
автономные), фонды, ассоциации, союзы и др.)

– Устав в последней редакции со всеми изменениями и дополнениями (все листы, включая последний, с отметкой налоговой инспекции о проведенной регистрации).

– Свидетельство о государственной регистрации юридического лица либо о внесении сведений в Единый государственный реестр юридических лиц о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 года.

– Свидетельство о постановке юридического лица на учет в налоговом органе;информационное письмо из Госкомстата России о присвоенных юридическому лицу кодах статистики.

– Выписка из ЕГРЮЛ по состоянию на дату не ранее чем один календарный месяц до представления хозяйственного договора на рассмотрение в юридический отдел.

– Документ о назначении единоличного исполнительного органа юридического лица (генерального директора, директора, президента и др.) – протокол, решение. В случае если в юридическом лице образован совет директоров и по уставу такого юридического лица образование и прекращение полномочий единоличного исполнительного органа отнесены к его компетенции, требуется протокол заседания совета директоров о назначении или, соответственно, о продлении полномочий единоличного исполнительного органа юридического лица и решение или протокол высшего органа управления юридического лица (общего собрания или единственного участника (акционера) об избрании совета директоров в том составе, который назначал или продлял полномочия единоличного исполнительного органа юридического лица.

Подраздел 5. Пакет документов
от контрагента, являющегося нерезидентом России

– Заверенная подписью руководителя контрагента и скрепленная его печатью копия выписки из торгового реестра либо иного документа, выданного компетентным государственным органом страны места нахождения такой организации, подтверждающего факт ее государственной регистрации (создания).

– Заверенные подписью руководителя контрагента и скрепленные его печатью копии документов, подтверждающих полномочия лица, подписывающего от имени такой организации хозяйственный договор с ООО «Приоритет».

Подраздел 6. Дополнительные требования

6.1. В случае если от имени контрагента договор с ООО «Приоритет» заключает не исполнительный орган (директор, генеральный директор, президент и др.), а его представитель, полномочия которого основаны на доверенности, от такого контрагента-организации должна быть в обязательном порядке затребована оригинальная доверенность с правом подписания договора. Равным образом и в иных случаях, когда контрагент компании подписывает договор не сам, а действуя через представителя, от него также истребуется доверенность.

6.2. В случае если заключаемый контрагентом с ООО «Приоритет» договор для первого является сделкой, в совершении которой имеется заинтересованность в соответствии с действующим законодательством России, в обязательном порядке представляется протокол или решение о ее одобрении.

6.3. В случае когда заключаемый ООО «Приоритет» хозяйственный договор отвечает признакам крупной сделки в соответствии с действующим законодательством России, то есть общая сумма по ней составляет 25 и более процентов от суммарной стоимости активов контрагента, определяемой по данным его бухгалтерской отчетности на предполагаемую дату совершения сделки, – в указанном случае представляется протокол или решение о ее одобрении. В случае если совершаемая сделка – заключаемый договор – одновременно является крупной сделкой и сделкой, в совершении которой имеется заинтересованность, – тогда только документ об одобрении сделки, в совершении которой имеется заинтересованность.

6.4. По усмотрению юридического отдела от контрагента может также запрашиваться справка или любой иной документ о том, что совершаемая контрагентом сделка для него и его органов управления не является крупной, а также такой, в совершении которой имеется заинтересованность.

6.5. В каждом конкретном случае с учетом организационно-правовой формы контрагента, специфики его деятельности или иных подобных причин, а также при совершении ООО «Приоритет» сделок, которые подлежат согласованию с уполномоченными органами государственной власти России (например, приобретение активов, требующее согласования с антимонопольным органом), юридический отдел вправе запрашивать дополнительные документы, не охваченные прилагаемым перечнем.

Раздел III. Договорный процесс

Подраздел 1. Цель, задачи и принципы осуществления договорной работы

1.1. Целью договорной работы является заключение ООО «Приоритет» контрактов на максимально выгодных для него условиях, исключение или минимизация возможных экономических, правовых и иных рисков, связанных с их исполнением.

1.2. Задачами проведения договорной работы являются следующие.

– защита прав и законных интересов ООО «Приоритет»;

– создание единого порядка подготовки и оформления договоров;

– организация регистрации и учета договоров для оперативного доступа к ним в случае необходимости;

– организация разработки типовых договоров, внесения изменений в действующие договоры для оптимизации и ускорения договорного процесса ООО «Приоритет»;– обобщение и анализ состояния договорной работы, принятие комплекса мер по ее совершенствованию и повышению эффективности.

1.3. При рассмотрении договора юридический отдел оценивает его действительность и соответствие законодательству России, наличие в договоре существенных условий, необходимых для признания его заключенным. Юридический отдел там, где это целесообразно, должен предлагать свои разработанные договорные образцы и модели, уже прошедшие процедуру утверждения в ООО «Приоритет».

1.4. При согласовании договора юридическому отделу надлежит иметь в виду, что все нормы действующего законодательства России, носящие диспозитивный характер и могущие в связи с этим быть изменены по соглашению сторон либо вовсе исключены для применения, должны в обязательном порядке быть сформулированы в любом договоре в пользу ООО «Приоритет». При согласовании договора юридический отдел должен руководствоваться имущественными интересами ООО «Приоритет».

1.5. Каждый гражданско-правовой договор, представленный на рассмотрение, юридический отдел должен тщательно вычитывать, исключая из него все те условия, которые могут привести к ущемлению прав и законных интересов ООО «Приоритет», а также настаивать на включении в договор всех тех условий и положений, которые максимально полно и должным образом смогут обеспечить надлежащую правовую защиту ООО «Приоритет».

1.6. Юридический отдел должен регулярно осуществлять мониторинг действующего законодательства России и практики его применения по вопросам договорной работы и договорной дисциплины, вовремя отслеживать перспективные формы правовой защиты, гарантий и обязательств, включаемых в договор, и сообщать о них генеральному директору ООО «Приоритет» с обоснованием значимости для компании. После принятия таких условий генеральным директором ООО «Приоритет» они включаются в договоры.

Подраздел 2. Процедура рассмотрения и согласования договоров

2.1. Исполнитель после рассмотрения со своей стороны направленного ему контрагентом договора, если у него корректив по такому договору не будет, передает его на рассмотрение в юридический отдел для проведения юридической экспертизы договора и прилагаемого к нему пакета документов. На начальной стадии исполнитель в случае необходимости также может организовывать проведение переговоров с представителями контрагента для разрешения спорных вопросов, обсуждения наиболее оптимальных условий сотрудничества. Для участия в проведении переговоров он приглашает сотрудника юридического отдела компании.

2.2. Каждый договор, за исключением трудовых договоров, стороной по которому является ООО «Приоритет», независимо от того, кто его подписывает, в обязательном порядке подлежит рассмотрению и утверждению юридическим отделом. Трудовые договоры составляются и проходят утверждение в отделе по работе с персоналом. Исключение составляют случаи, когда компании необходимо заключить с физическим лицом для выполнения определенной работы гражданско-правовой договор, в этом случае его составляет юридический отдел.

2.3. Для предварительного рассмотрения договор может быть передан в юридический отдел по электронной почте. Конечный, утвержденный вариант распечатывается.

2.4. При принятии договора на рассмотрение сотрудники юридического отдела вносят его в книгу учета договоров. Исполнитель по договору обязан расписаться в такой книге, а также на штампе о движении и согласовании договора, проставляемом на оборотной стороне последней страницы договора. Отсутствие подписи исполнителя по договору в книге учета договоров или отсутствие в ней информации по договору освобождает юридический отдел от ответственности в случае нарушения сроков согласования и рассмотрения такого договора.

2.5. Юридический отдел ведет книгу учета договоров с участием компании, в которой в обязательном порядке указывается следующая информация: дата поступления договора на рассмотрение и дата его возврата исполнителю, наименование контрагента компании и вид договора в соответствии с действующим законодательством России. Юридическим отделом в электронной форме также ведется реестр договоров, в котором указываются реестровый номер договора, его вид, наименование контрагента компании, цена и срок по договору, фамилия исполнителя по нему. После подписания договора со стороны компании ему присваивается реестровый номер, который указывается на титульном листе договора, на всех приложениях к нему, а также на оборотной стороне договора, на штампе о его согласовании и движении.

2.6. Сотрудники юридического отдела при рассмотрении и согласовании условий договора не связаны соображениями экономической целесообразности и необходимости его подписания для компании, а обязаны руководствоваться лишь требованиями действующего законодательства России. В случае несоответствия договора требованиям действующего законодательства России, а также во всех случаях ущемления прав и охраняемых законом интересов компании начальник юридического отдела имеет право такой договор не визировать. Во всех случаях, когда он его не визирует, к договору в обязательном порядке должны быть приложены оформленные в письменном виде замечания или служебная записка генеральному директору ООО «Приоритет» с указанием мотивов, по которым начальник юридического отдела отказывается проставлять свою визу.

2.7. Виза начальника юридического отдела на договоре означает принятие им на себя ответственности по вопросу соответствия договора требованиям действующего гражданского законодательства России и не может означать его ответственность за исполнение договора как со стороны компании, так и со стороны ее соответствующего контрагента.

2.8. При рассмотрении любого договора юридический отдел не обязан уточнять и проверять, исследовать коммерческие условия договора, согласованные исполнителем с представителями контрагента, как то: цена, сроки и иные подобные условия. За соответствие и непротиворечие данных условий действительной воле ООО «Приоритет» отвечает исполнитель по договору.

2.9. При рассмотрении и согласовании условий любого договора юридический отдел обязан проверять правосубъектность контрагента ООО «Приоритет» и полномочия лица, подписывающего договор от его имении в соответствии с разделом I настоящего Положения.

2.10. Юридический отдел рассматривает каждый представленный договор и при отсутствии замечаний к нему начальник отдела его визирует, после чего договор передается исполнителю, о чем в книге учета договора делается соответствующая запись. При наличии замечаний юридический отдел готовит в письменной форме замечания к договору и передает их исполнителю вместе с договором. Исполнитель передает замечания представителям контрагента. Юридический отдел также вправе, но не обязан без передачи договора с замечаниями исполнителю самостоятельно согласовывать его условия с представителями контрагента. Взаимодействие с представителями контрагента по вопросам согласования и заключения договоров является прямой обязанностью исполнителя.

2.11. Срок рассмотрения типовых договоров, разработанных и используемых ООО «Приоритет» в своей повседневной деятельности, не должен превышать двух дней с момента их поступления на рассмотрение в юридический отдел, а для всех остальных – четырех дней. Срок рассмотрения договора приостанавливается в случае непредставления со стороны контрагента необходимых документов. В указанный срок, кроме того, не засчитывается время, в течение которого представители контрагента знакомятся с замечаниями юридического отдела ООО «Приоритет», а также готовят на них ответ. Обо всех случаях задержки по срокам рассмотрения и согласования договоров юридический отдел не реже одного раза в две недели ставит в известность генерального директора ООО «Приоритет».

2.12. В случае необходимости проект договора должен быть согласован с другими заинтересованными структурными подразделениями ООО «Приоритет» в зависимости от вида и содержания договора. В частности, проект договора, содержащий условия о передаче контрагенту по договору сведений, являющихся коммерческой тайной, проект договора, заключаемого с иностранными юридическими и физическими лицами, а также с контрагентами, которые ранее не состояли в договорных отношениях с ООО «Приоритет», должны быть согласованы со службой безопасности ООО «Приоритет».

2.13. Юридическому отделу разрешается в рабочем порядке конкретизировать, уточнять или дополнять те или иные условия договора во всех тех случаях, когда это прямо или косвенно служит интересам ООО «Приоритет».

2.14. Начальник юридического отдела несет ответственность при наличии своей визы на договоре за соответствие его положений действующему на момент его визирования законодательству России.

2.15. После рассмотрения договора юридическим отделом он передается исполнителю для дальнейшего согласования с заинтересованными структурными подразделениями ООО «Приоритет». Договор должен быть передан либо с визой начальника юридического отдела, либо с его замечаниями по тексту, оформленными в виде служебной записки на имя генерального директора ООО «Приоритет».

2.16. Окончательное решение по неурегулированным разногласиям в связи с рассмотрением любого договора принимает генеральный директор ООО «Приоритет» или лицо, уполномоченное им на подписание договора. В случае необходимости по указанию генерального директора ООО «Приоритет» юридический отдел по спорному договору составляет протокол разногласий.

2.17. Контроль за надлежащим исполнением заключенного договора осуществляет исполнитель, который в числе прочего отслеживает образование у контрагента перед компанией дебиторской задолженности с целью оперативной передачи информации о должниках в юридический отдел для проведения претензионно-исковой работы.

2.18. Юридический отдел самостоятельно разрабатывает формы типовых договоров с участием ООО «Приоритет» и передает их для использования в работе исполнителям только после предварительного согласия генерального директора ООО «Приоритет». Для этого начальником юридического отдела со всеми заинтересованными структурными подразделениями ООО «Приоритет» согласовывается данная форма, а затем на имя генерального директора ООО «Приоритет» направляется служебная записка с приложением таких форм. После одобрения генеральным директором той или иной формы договора, ее утверждения она запускается в работу.

Полезный образец: положение о договорной работе

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

Какие задачи выполняет положение о договорной работе

Подготовка и заключение договора – длительный процесс, который подразумевает выполнение множества задач. Чтобы персонал компании действовал эффективно и знал, что делать в той или иной ситуации, вводят положение о договорной работе. В этом локальном акте фиксируют правила и порядок работы с договорами. Например, что следует делать на этапе предварительных переговоров, в ходе заключения сделки или при контроле ее исполнения. Чтобы составить положение о договорной работе в своей организации, воспользуйтесь образцом 2019 года.

Скачайте образец положения о договорной работе на предприятииИнформация о файле

Задача положения о порядке ведения договорной работы – закрепить понятный и эффективный механизм взаимодействия руководства, отделов и специалистов компании. Это один из инструментов управления бизнес-процессом. Поскольку у каждой компании свои бизнес-процессы и своя специфика, разрабатывать документ следует с учетом этих особенностей и под нужды конкретной организации.

Привычные пункты в договорах, от которых пора отказаться

Положение о договорной работе – это положение, в котором закрепляют единые правила о том, что персонал компании должен делать:

  • на этапе подготовки договора,
  • при заключении соглашения,
  • при необходимости внести изменения в текст,
  • во время исполнения обязательств по договору,
  • на стадии расторжения.

Порядок действий, который установят в положении по договорной работе, является обязательным для всех сотрудников, которых ознакомили с документом.

Составьте положение об организации договорной работы, чтобы:

  • систематизировать такую работу,
  • скоординировать действия подразделений и специалистов компании,
  • распределить сферы ответственности сотрудников на разных этапах работы,
  • обеспечить необходимый контроль.

Прокачайте свои навыки с помощью экспертов Системы Юрист

  • Какие документы нужно запросить у контрагента перед тем, как подписывать с ним договор
  • Как убедить менеджеров запрашивать документы у контрагента и передавать их юристу
  • Как убедить контрагента представить необходимые документы

В положении о договорной работе перечислите функции подразделений ООО и укажите ответственных

В локальном акте, как правило, описывают:

  • какой стратегии компания придерживается в договорной работе;
  • какие отделы и подразделения компании, а также должностные лица участвуют в работе, какие функции исполняют и в каком порядке взаимодействуют;
  • кто отвечает за необходимые действия на том или ином этапе;
  • в каком порядке доводят решения руководства до исполнителей;
  • в какой последовательности и кто рассматривает документы, относящиеся к договору и т. д.

Обычно положение о порядке ведения договорной работы оформляют в виде единого документа. Однако это может быть группа документов, каждый из которых посвящен отдельному этапу и регламентирует действия части персонала.

После того, как документ подготовят, его нужно принять и ввести. Издают приказ об утверждении положения по договорной работе. Это делает единоличный исполнительный орган (руководитель компании) или иной орган управления, если у него есть такие полномочия. К приказу нужно приложить лист ознакомления с ним и текстом самого положения. В листе ознакомления с положением о договорной работе ставят свои подписи все сотрудники, которым документ адресован. Это лица, которые участвуют в договорном процессе:

  • исполнители, отвечающие за рассмотрение договора;
  • начальник финансового управления;
  • начальник юридического отдела;
  • главный бухгалтер.

Содержание положения о договорной работе руководители структурных подразделений доводят до сведения сотрудников своего отдела.

Какие разделы должны быть в положении о договорной работе

Документ включает в себя разделы и подразделы с пояснениями:

  1. Как вести преддоговорную работу. Здесь указывают, кто занимается поиском контрагентов, какие документы нужно проверить перед сделкой и как проверяют будущего контрагента. Также отмечают, в каком порядке контрагенту передают аналогичную информацию о компании.
  2. Как учитывать входящую и исходящую документацию в процессе работы с договором.
  3. Как заключают договор, а также по какому алгоритму согласуют текст основного документа и дополнительных (протоколов разногласий, дополнительных соглашений и т. д.).
  4. В каком порядке заявляют о разногласиях и оформляют, что нужно сделать для урегулирования разногласий.
  5. Как внести изменения в договор или расторгнуть его.
  6. Как контролировать исполнение договора и соблюдение условий соглашения.
  7. Как работать с документами, которые подтверждают исполнение обязательств.
  8. Какие требования компания предъявляет к регистрации, учету и хранению договора и других документов, которые имеют отношение к сделке.
  9. Как вести претензионно-исковую работу.

Образец положения о договорной работе, который мы приложили к этой статье, содержит три раздела:

  1. Общие положения.
  2. Перечень документов, представляемых контрагентами для заключения договоров.
  3. Договорный процесс.

Рассмотрим на этом примере, что должен содержать каждый раздел.

Раздел I. Общие положения

Положение о договорной работе описывает внутреннюю процедуру рассмотрения и согласования гражданско-правовых договоров с участием компании.

Укажите, что:

  1. Действие положения распространяется на все без исключения обособленные и структурные подразделения – как существующие на момент его утверждения, так и те, которые будут созданы в будущем.
  2. Исполнять положение о договорной работе должны все сотрудники компании, в круг служебных обязанностей которых входит процедура согласования и рассмотрения договоров.

Также дайте определения терминов, которые используются в положении:

  • договор,
  • исполнитель,
  • контрагент,
  • структурное подразделение.

Раздел II. Перечень документов, представляемых контрагентами для заключения договоров

Работа с каждым договором компании начинается с запроса у контрагента документов для заключения с ним договора. Но сперва проверьте контрагента по всем открытым источникам данных (займет 1 минуту).

В начале раздела можно прописать исключения, при которых пакет документов от контрагента не запрашивается и заключение юридического отдела по проверке контрагента не нужно.

Можно установить нижнюю границу по сумме договора, при которой предоставление документов необязательно. Это поможет ускорить процесс рассмотрения не столь значительных контрактов, поскольку требование к контрагентам о представлении полного пакета учредительных документов, а также документов в подтверждение полномочий руководителя по договору вместо реальной пользы только усложнит хозяйственную деятельность компании. Например, если речь идет о подряде на уборку снега с территории предприятия зимой при цене в 10 000 руб. в месяц.

Исключение можно также предусмотреть для договоров, которые на момент представления их на рассмотрение уже фактически исполнены контрагентом: перечислены денежные средства, поставлена продукция, выполнены работы и т. д. Это касается договоров, заключаемых в процессе обычной хозяйственной деятельности.

Если договор является крупной сделкой или сделкой с заинтересованностью, то вне зависимости от факта его исполнения соответствующий пакет документов следует запрашивать, поскольку существует риск его оспаривания со стороны владельцев компании-контрагента.

Сервис проверит контрагента по государственным реестрам – ЕГРЮЛ и ЕГРИП, Росстата, картотеке арбитражных дел, базе исполнительных производств ФССП России, сервисам налоговой службы и другим. Сформирует досье компании и выписку из ЕГРЮЛ с подписью ФНС.

Проверить контрагента

Памятки для сотрудников юридических отделов

Все платные и бесплатные сервисы по проверке контрагента >>

Как самостоятельно и бесплатно проверить контрагента. 15 ключевых источников >>

Пропишите общие требования к представляемым документам

В этом подразделе нужно прописать, что менеджеры представляют документы для заключения договора от контрагентов в юридический отдел вместе с договором, который должны завизировать юристы.

Укажите место и сроки хранения документов от контрагентов. Как правило компании хранят их вместе с договорами. Уточните, что в документах не должно быть без каких-либо зачеркиваний, исправлений, помарок и подчисток.

Разъясните, в каком виде запрашивать документы у контрагентов

По усмотрению руководителя компании документы от контрагентов можно запрашивать в виде:

  • оригинала;
  • нотариально заверенной копии;
  • копии, заверенной подписью;
  • простых, незаверенных копий.

В шаблоне положения о договорной работе, который мы приложили к этой статье, используются такая формулировка:

«1.5. Если иное не оговорено в настоящем разделе, каждый документ может представляться в оригинале, в виде нотариально заверенной копии либо в виде копии, заверенной подписью исполнительного органа контрагента (директор, генеральный директор, президент и т. п.) или лица, имеющего полномочия от имени контрагента свидетельствовать своей подписью достоверность копий его документов. В последнем случае в обязательном порядке также представляется оригинал доверенности от контрагента на такое лицо, в которой должны содержаться полномочия по заверению копий документов.

1.6. Подпись лица, свидетельствующего от имени контрагента достоверность копий его документов, в обязательном порядке должна быть скреплена печатью контрагента».

Сделайте список документов для каждого типа контрагентов

В отдельных подразделах положения о договорной работе установите, какие документы должен предоставить контрагент, если он:

  • физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем;
  • физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем;
  • юридическое лицо;
  • иностранная компания.

Еще на эту тему

  • Какие документы запросить при заключении договора с иностранной компанией
  • Как заключить договор: оферта, акцепт, протокол разногласий, подписание единого документа

Раздел III. Договорный процесс

В этом разделе нужно прописать цель, задачи и принципы осуществления договорной работы и процедуру рассмотрения и согласования договоров.

Разработайте процедуру согласования договоров

Важные моменты процедуры согласования договоров, которые нужно пропписать в положении о договорной работе:

  1. Формат, в котором предоставляется договор. Например, для предварительного рассмотрения договор может быть передан в юридический отдел по электронной почте. Конечный, утвержденный вариант распечатывается.
  2. Прядок внесения договоров в книгу учета договоров и правила ведения книги учета договоров юридическим отделом.
  3. Кто несет ответственность за проверку правосубъектности контрагента и полномочий лиц, подписывающих договор. Как правило, это обязанность юристов, но некоторые компании возлагают ответственность на подразделение, которое работает с контрагентом.
  4. Правила визирования договоров начальником юридического отдела и порядок исправления договора по замечаниям, которые сделали юристы.
  5. Сроки рассмотрения договоров юридическим отделом. Имеет смысл установить разные сроки для типовых договоров, разработанных и используемых компанией и договоров, шаблон которыз предлагает контрагент.
  6. Порядок согласования договора с другими заинтересованными отделами. Например, проекты договоров, содержащих условия о передаче контрагенту по договору сведений, являющихся коммерческой тайной, должна визировать служба безопасности компании.
  7. Как поступать с договорами, по которым не было принято общее решение (юристы не могут одобрить, а контрагент отказывается менять текст).
  8. Правила, по которым юристы разрабатывают шаблоны типовых договоров, утверждают их и передают в работу сотрудникам.

Советуем прочитать

  • Чем должна и чем не должна заниматься юридическая служба

Перечислите в положении о договорной работе ответственность и обязанности юристов ООО

Важные правила работы юридического отдела, которые нужно закрепить в положении о договорной работе:

  1. Юристы отдела при рассмотрении и согласовании условий договора не связаны соображениями экономической целесообразности и необходимости подписания договора для компании, а обязаны руководствоваться лишь требованиями действующего законодательства. В случае несоответствия договора требованиям действующего законодательства начальник юридического отдела имеет право такой договор не визировать.
  2. Виза начальника юридического отдела на договоре означает принятие им на себя ответственности за соответствие договора требованиям действующего гражданского законодательства России и не может означать его ответственность за исполнение договора как со стороны компании, так и со стороны ее соответствующего контрагента.
  3. При рассмотрении любого договора юридический отдел не обязан уточнять и проверять, исследовать коммерческие условия договора, согласованные исполнителем с представителямиконтрагента, как то: цена, сроки и иные подобные условия. За соответствие и условий договора действительной воле компании отвечает исполнитель по договору. Контроль за надлежащим исполнением заключенного договора осуществляет исполнитель, который в числе прочего отслеживает образование у контрагента перед компанией дебиторскойзадолженности с целью оперативной передачи информации о должниках в юридический отдел для проведения претензионно-исковой работы.

Используйте наши рекомендации, чтобы с помощью шаблона составить положение о договорной работе.

Смотрите видеолекцию из курса Высшей школы юриста

«Положение о договорной работе». Лекция входит в модуль «Договорная работа» (50 часов) из курса «Эффективная юридическая работа Практический курс для юриста компании» (250 часов)

Прослушайте курс видеолекций по договорной работе в Высшей школе юриста. Систематизируйте свои знания и получите документальное подтверждение: диплом государственного образца.

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Попробуйте бесплатный доступ на 3 дня >>

Приложение к приказу ______________

от ___ ____________ ____ г.

№ _____

style=»text-align: center;»> ПОЛОЖЕНИЕ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ
в _______________________
(наименование компании)

Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.1. Положение о договорной работе (далее – Положение) в ________________________________ (наименование компании) разработан в целях определения порядка организации и осуществления Договорной работы в Компании.

1.1.2. Задачи Положения в сфере Договорной работы:

  • разграничение компетенции между подразделениями Компании;
  • определение порядка и форм взаимодействия между подразделениями Компании;
  • определение ответственности за нарушение порядка осуществления Договорной работы.

1.1.3. Действие Положения распространяется на любые договоры, за исключениями, установленными Положением и иными внутренним документами Компании.

Действие Положения не распространяется на трудовые договоры и другие соглашения, подпадающие под действие трудового законодательства.

На договоры, заключаемые в рамках проектов, действие Положения распространяется, если иное не установлено решением об открытии проекта.

1.1.4. Положение является локальным нормативным актом и содержит нормы трудового права, обязательные для исполнения всеми сотрудниками Компании.

1.1.5. На основании Положения или в соответствии с ним могут быть разработаны и утверждены иные локальные нормативные акты, в том числе субположения, инструкции и др.

1.1.6. Право толкования положений Положения, в том числе используемых в нем терминов и определений, право разъяснения порядка применения Положения принадлежит исключительно правовому подразделению.

1.2. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ

1.2.1. Для целей Положения термины и определения имеют значения, изложенные в настоящем разделе или далее по тексту Положения.

1.2.2. База данных договоров – база данных Договоров Компании в электронной форме.

1.2.3. Бухгалтерия – структурное подразделение Компании, осуществляющее ведение бухгалтерского учета.

1.2.4. Виза – надпись «СОГЛАСОВАНО», проставляемая в Результате согласования договора.

1.2.5. Визовый экземпляр — предназначенный для согласования экземпляр проекта договора в электронном виде (в редактируемом формате (Microsoft Word, Excel и т. д.) или в виде отсканированной копии при отсутствии документа в редактируемом формате).

1.2.6. Виды договоров – группы договоров в соответствии с частью второй Гражданского кодекса РФ (купля-продажа, поставка, розничная купля-продажа, аренда, аренда недвижимости, возмездное оказание услуг и т. п.).

1.2.7. Договор – аналогично действующему законодательству.

1.2.8. Договорная работа – комплекс мероприятий по заключению Договоров, в том числе по их изменению и дополнению, а также по исполнению, прекращению Договоров, их учету, хранению и т. д.

1.2.9. Документы по исполнению договора – документы, подтверждающие исполнение обязательств из договора, первичные учетные документы, иные документы, связанные с исполнение обязательств из договора: товарные, товарно-транспортные накладные, акты сдачи-приемки, акты о выполнении работ, оказании услуг, акты экспертизы или проверки товара по количеству, качеству, комплектности, таможенные декларации, платежные поручения, чеки, акты сверки расчетов, акты зачета и другие подобные документы.

1.2.10. Досье договора – совокупность документов и материалов, относящихся к договору.

1.2.11. Запрос согласования договора – электронное сообщение, содержащее уведомление о необходимости согласования договора, с вложением в него Визового экземпляра (Приложение № 1).

1.2.12. Компания – _______________________________________ (наименование компании).

1.2.13. Ответственное подразделение — подразделение Компании, на которое в соответствии с внутренними документами Компании возлагается обязанность подготовки, заключения договора и организации исполнения договорных обязательств.

1.2.14. Ответственный руководитель – руководитель Ответственного подразделения.

1.2.15. Ответственный исполнитель — сотрудник Ответственного подразделения, непосредственно на которого возложены обязанности по подготовке, заключению договора и организации исполнения договорных обязательств.

1.2.16. Параметры безопасности — критерии, по которым осуществляется проверка контрагентов Компании (Приложение № 2).

1.2.17. Парафирование – подписание Уполномоченным лицом каждой страницы договора, подтверждающее соответствие текста Чистового экземпляра выработанному в результате согласования Визовому экземпляру или стандартной форме договора.

1.2.18. Приложения – любые приложения к договору (приложения, спецификации, графики, протоколы разногласий, протоколы согласований, любые иные документы к договору об изменении (дополнении) его условий, а также любые иные возможные приложения). Все Приложения являются неотъемлемой частью договора.

1.2.19. Результат согласования договора – электронное сообщение, содержащее результат процедуры согласования договора, в том числе:

  • полный исходный текст Запроса согласования договора, включая Визовый экземпляр;
  • Визу или замечания.

1.2.20. Уполномоченное лицо – сотрудник Компании, уполномоченный в установленном внутренними документами порядке рассматривать и согласовывать проекты договоров и фиксировать установленные Положением факты.

1.2.21. Чистовой экземпляр – предназначенный для подписания экземпляр проекта договора в бумажном виде.

1.2.22. Электронная карточка договора – элемент Базы данных договоров, обобщающий информацию о конкретном договоре.

1.2.23. Все термины и определения, предусмотренные настоящим разделом, могут использоваться как в единственном, так и во множественном числе без ущерба для их значения.

1.2.24. Термины и определения, значение которых прямо не определено для целей Положения, используются в его тексте в значении, закрепленном в законодательстве и иных внутренних документах Компании.

1.2.25. . . . . . . . . . . . . …. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ

1.3.1. Заключение договора может быть инициировано:

  • руководителем подразделения Компании не ниже _____________________;
  • Ответственным руководителем по направлению деятельности возглавляемого подразделения.

1.3.2. Предварительно контрагент по Договору определяется Ответственным руководителем до момента направления договора на согласование.

Окончательно контрагент по договору определяется лицом, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании, до момента подписания договора.

Ответственный руководитель может согласовать контрагента по Договору с лицом, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании, в любое время до момента подписания Договора.

1.3.3. Перед направлением проекта договора на согласование должна быть осуществлена проверка контрагента по Параметрам безопасности, для чего Ответственным исполнителем в Блок безопасности представляется следующая информация о контрагенте:

  • полное и сокращенное наименование;
  • ОГРН;
  • ИНН;
  • место нахождения (юридический адрес), фактический и почтовый адреса;
  • Ф. И. О. руководителя, главного бухгалтера.

При наличии, Ответственным исполнителем по электронной почте или в бумажном виде представляются документы, перечисленные в абзацах 3-10 пункта 4.1.3 Положения.

1.3.4. Проверка контрагента по Параметрам безопасности должна быть проведена Блоком безопасности в следующие сроки:

  • для контрагентов, находящихся в г. __________ – 3 рабочих дня;
  • для контрагентов, находящихся вне г. __________ – 7 рабочих дней.

1.3.5. С контрагентом, в отношении которого выявлены безусловные Параметры безопасности, договор не может быть заключен.

1.3.6. С контрагентом, в отношении которого выявлены условные Параметры безопасности, договор может быть заключен под личную ответственность лица, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании.

1.3.7. Ответственный исполнитель обязан . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . …

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.8. Если договор необходимо заключить при наличии условного Параметра безопасности, Ответственный руководитель должен в Результате согласования договора проставить следующую надпись: «РЕКОМЕНДУЮ ПОДПИСАТЬ ДОГОВОР ПРИ НАЛИЧИИ УСЛОВНОГО ПАРАМЕТРА БЕЗОПАСНОСТИ».

Наличие указанной в настоящем пункте надписи в Результате согласования договора означает наличие рекомендации Ответственного руководителя заключить договор при наличии условного Параметра безопасности.

Ответственный руководитель и лицо, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании, обязано проявить разумность и добросовестность при определении необходимости заключения договора при наличии условного Параметра безопасности.

1.3.9. Запрещается направление на согласование проекта договора:

  • по которому не определен контрагент;
  • в отношении которого не предусмотрены соответствующие расходы в бюджете доходов и расходов и бюджете движения денежных средств, за исключением случаев, предусмотренных процессом бюджетирования (сверхлимитные расходы, расходы из резерва и прочее);
  • с лицом, которое не прошло проверку по Параметрам безопасности, за исключением договоров с:

— органами государственной власти и местного самоуправления;

— контрагентов, с которыми у Компании на момент заключения Договора существуют заключенные и не исполненные полностью Договоры, если со стороны данного контрагента отсутствуют случаи неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору (проверка таких контрагентов должна быть осуществлена в течение 7 рабочих дней с момента направления на согласование проекта Договора).

1.3.10. Любой обмен информацией (документами) внутри Компании при осуществлении Договорной работы, в том числе при: проверке контрагента по Параметрам безопасности; согласовании проектов договоров; рекомендации к подписанию при наличии замечаний или условных Параметров безопасности и т. д., осуществляется при помощи электронной почты, если иное не предусмотрено Положением или не вытекает из существа информации (документа).

1.3.11. Договорная работа в Компании должна осуществляться с учетом . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.12. Ответственные подразделения обязаны планировать и осуществлять Договорную работу с учетом обстоятельств, предусмотренных Положением, и других объективных обстоятельств.

Договорная работа только для непосвященных кажется легкой и быстрой. На самом деле она подразумевает учет огромного числа деталей, четкого соблюдения плана, а также недюжинную усидчивость, внимательность и ответственность.

Мелкие ошибки способны повлечь за собой возникновение брешей в экономической и юридической безопасности предприятия, следствием которых являются штрафы и долгие судебные разбирательства.

Для защиты финансово-экономических и правовых интересов предприятия надо уделять большое внимание технологиям договорной работы, которым и посвящена вся эта статья. Естественно, все тонкости я, как автор, затронуть не смогу, но попробую помочь компаниям организовать договорную работу на предприятии – так, чтобы она работала максимально слаженно и эффективно.

Перво-наперво, надо уяснить, что договорная работа не ограничивается лишь составлением контракта и проверкой соблюдения всех прописанных в нем условий. На самом деле такая работа подразумевает целый комплекс процедур:

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

Договор должен содержать следующие разделы (статьи):

  • Преамбула (место заключения договора, дата заключения, полные и официальные наименования партнеров, их юридический статус и полномочия лиц, представляющих стороны).
  • Предмет договора (контракта).
  • Количество и качество предмета договора (товара, услуги).
  • Цена и общая стоимость.
  • Порядок расчетов.
  • Базисные условия и сроки поставки/приемки (договоры поставки товаров).
  • Порядок перехода права собственности и возможных рисков (договоры поставки товаров).
  • Предоставляемые в рамках настоящего договора документы (например, накладные, счета-фактуры и т.д.).
  • Упаковка и маркировка (в случаях поставки товаров, сырья, оборудования и т.д.).
  • Транспортные условия (в случаях поставки товаров, сырья, оборудования и т.д.).
  • Обстоятельства непреодолимой силы («форс-мажор»).
  • Санкции за нарушения условий договора.
  • Порядок направления, рассмотрения претензий, рекламаций.
  • Арбитраж и применимое право.
  • Лицензии, гарантийные сроки и обслуживание, страхование (в случаи необходимости).
  • Прочие условия и другие дополнительные разделы.
  • Адреса, банковские и прочие реквизиты сторон.

Если возникли разногласия при согласовании условий договора?

Перед заключением контракта стороны проходят стадию обсуждения и согласования условий. Крупные компании, как правило, имеют утвержденные типовые формы договоров. Такие компании очень редко соглашаются на изменение «тела» своего документа.

Если же все-таки необходимо изменить условия в унифицированном договоре, то стороны подписывают протокол согласования разногласий, в котором отражаются варианты изложения тех или иных пунктов, а третьим вариантом стороны указывают согласованный вариант. Подписание такого документа значительно ускоряет процесс согласования всех условий договора, а значит, приводит к скорейшему его подписанию и исполнению по нему сторонами своих обязательств.

Срок действия договора – что писать?

В большинстве случаев договор действует до последнего календарного дня года. Это в большей степени связанно с налоговой отчетностью. Особо хочется отметить, что по договорам оказания услуг акт предоставляется в месяце предшествующем отчетному. Датой составления акта будет являться последний день месяца (например, «30» июня 2011 года).

Договоры аренды недвижимого имущества в большинстве своем заключаются менее чем на год. Если, например, указать срок с 01.01.2011 г. по 31.12.2011 года, некоторые судебные органы признают такой договор незаключенным в силу не соблюдения правил о его государственной регистрации. Ведь договор аренды сроком более чем на один год подлежит обязательной государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации. Чтобы избежать споров, стоит прописать в договоре срок, равный 11 месяцам и менее.

Не стоит забывать также о том, что существует еще ряд договоров, которые считаются заключенными с момента их государственной регистрации (например, договор купли-продажи (дарения) недвижимого имущества, передачи исключительных прав (на объекты интеллектуальной собственности, товарные знаки и т.п.), аренды, заключенные сроком более чем на один год и т. д.).

Проверка сторон

При подготовке договора, и уж тем боле на стадии выбора контрагента, необходимо запросить документы, дающие юристу компании оценить риски, а также больше узнать о потенциальном контрагенте с точки зрения его надежности. Вашему вниманию мы предлагаем их примерный перечень:

1. Документы, предоставляемые юридическим лицом:

· копии учредительных документов;

· копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица;

· копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель);

· копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями;

· копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов;

· копия свидетельства о постановке на налоговый учет;

· документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты;

· заверенные печатью организации и подписью ее руководителя копии лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д. (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

2. Документы, предоставляемые контрагентом — физическим лицом:

· копия паспорта;

· копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства;

· копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц — индивидуальных предпринимателей);

· банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк);

· копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ.

Обращаю ваше внимание:когда договор со стороны контрагента подписывает не генеральный директор компании, то необходимо запросить доверенность или иной распорядительный документ, подтверждающий полномочия доверенного лица. Как показывает практика судебных споров, очень часто одна сторона при неисполнении своих договорных обязательств ссылается на то, что сделка была заключена неуполномоченным лицом, а, следовательно, является недействительной. Суд может принять сторону истца только тогда, когда будет доказано, что ответственные лица компании знали о совершенной сделке и ничего не предприняли для ее расторжения, а, наоборот, на протяжении определённого времени исполняли такой договор.

Экспертиза и визирование договора

После того, как все параметры договора будут проверены и согласованы, документ передается на экспертизу и визирование. Во время экспертизы уполномоченные лица проверяют договор на наличие в нем рисков различного рода и в случае отсутствия замечаний подписывают специальный «Лист визирования».

Если должностные лица отказались визировать договор, то оформляется обоснованное заключение на специальном «Листе замечаний». Документ признается не прошедшим экспертизу и отправляется на доработку. После устранения замечаний проект повторно представляется на визирование.

После того как «Лист визирования» будет подписан, договор передается противоположной стороне (контрагенту). При необходимости менеджер или юрист компании осуществляет регистрацию документа в исполнительных органах государственной власти.

Приведу несколько примеров того, каким может быть порядок согласования некоторых видов договоров:

Ситуация Визирующие лица
Если заключается договор на обучение… Начальник кадровой службы, руководитель юридического департамента, финансовый директор, главный бухгалтер.
Если осуществляется поставка оборудования… Главный инженер, руководитель департамента логистики, руководитель юридического департамента финансовый директор, главный бухгалтер.
Если осуществляется поставка готовой продукции (товаров)… Руководитель службы качества, начальник юридической службы, финансовый директор, главный бухгалтер.

Группировка, хранение и выдача договоров

Каждый специалист составляет реестр договоров и под свои потребности, и потребности различных отделов компании.

Обязательная информация, прописываемая в реестре Желательная информация, прописываемая в реестре

· регистрационный номер;

· дополнительный номер (номер контрагента);

· вид договора;

· дата (место) заключения;

· наименование контрагента;

· предмет договора;

· цена договора;

· ответственное подразделение (ответственный исполнитель);

· наличие приложений;

· кто подписал договор.

· каким документом подтверждены полномочия лица подписавшего договор со стороны контрагента (срок действия такого документа, если он есть);

· порядок расчетов (указывая при этом периодичность, сроки поступления оплаты и т.п.);

· особые условия (условия о конфиденциальности);

· порядок рассмотрение споров (например, третейский суд);

· сроки рассмотрения претензий;

· порядок их направления;

· срок действия;

· размер штрафных санкций;

· наличие дополнительных соглашений их предмет;

· реквизиты контрагента.

Обращаю ваше внимание: значительно облегчит работу разделение реестра на две части. В одной можно отмечать договоры, по которым ваша компания выступает в качестве заказчика, в другой – в качестве исполнителя. Можно разделять все договоры предприятия на несколько групп:

· договоры купли-продажи (в том числе и купля-продажа недвижимости);

· договоры на выполнение работ;

· договоры на оказание услуг;

· прочие договоры (договоры залога, мены, поручительства и т.д.).

В текущей работе юристов, консультантов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров можно использовать копии договоров. Если кому-то из сотрудников понадобятся оригиналы контракта, то они могут быть выдаваться исключительно под подпись. Также под подпись (сотрудника, принявшего договор) осуществляется возврат подлинника договора.

Настоятельно рекомендую не реже двух раз в год проводить ревизию имеющихся договоров и по ее итогам составлять заключения (например, об отсутствующих приложениях к договорам или о договорах, завершивших свое действие). Если будут обнаружены документы с истекшим сроком действия, то их надо будет передать по описи в архив.

положение о ведении договорной работы

ОАО «Дмитрий -Z-«
ПОЛОЖЕНИЕ
02.12.2009
г. Жлобин УТВЕРЖДЕНО
Приказ от 02.12.2009 № 130
О порядке ведения договорной
работы в ОАО «Дмитрий –Z-«
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее положение устанавливает общий порядок организации и ведения договорной работы в ОАО «Дмитрий -Z-» (далее – Общество).
1.2. Организация и ведение договорной работы в Обществе подразумевает порядок подготовки, согласования, подписания, учета, хранения и контроля за выполнением договоров.
1.3 Основными задачами договорной работы являются:
совершенствование и повышение эффективности договорной работы, укрепление договорной дисциплины, защита законных интересов и прав Общества;
своевременное заключение договоров и надлежащее их исполнение в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь и настоящим положением.
1.4. Настоящее положение распространяется на гражданско–правовые и хозяйственные договоры (контракты, соглашения), заключаемые от имени Общества (в том числе на дополнительные соглашения).
1.5. Методическое руководство договорной работой осуществляется юрисконсультом Общества.
2. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОГОВОРОВ
2.1. При проведении договорной работы необходимо руководствоваться действующим законодательством Республики Беларусь.
2.2. Договоры заключаются в простой письменной, либо в случаях предусмотренных законодательством, нотариальной форме, что означает невозможность заключения договора в устной форме.
2.3. Подготовка и оформление договоров производится в следующей последовательности:
составление проекта договора;
согласование проекта договора;
подписание договора;
регистрация договора;
направление договора на подпись контрагенту.
2.4. В случаях, когда инициатором заключения договора выступает контрагент, проект договора проходит следующие стадии:
определение исполнителя договора;
согласование проекта договора;
подписание договора;
регистрация договора;
направление подписанного договора контрагенту.
2.5. Проект договора должен содержать следующие условия:
место и дата заключения договора;
преамбула (вводная часть), стороны договора;
предмет договора;
сумма (цена) договора или способов ее определения;
срок действия договора;
срок и порядок расчетов;
ответственность сторон;
другие условия, которые являются существенными по данному договору.
Договор, кроме этого, должен содержать точное наименование, а также сведения о юридическом адресе сторон по договору и их банковские реквизиты.
2.6. Часть перечисленных условий могут содержать в отдельных приложениях (спецификациях) к договору.
3. ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ И ПОДПИСАНИЕ ДОГОВОРА
3.1. Для всех структурных подразделений (специалистов), устанавливается следующий порядок согласования договоров:
проект договора предварительно согласовывается исполнителем со структурным подразделением (специалистом) по принадлежности предмета договора;
проект договора представляется юрисконсульту. Вместе с проектом договора необходимо представлять все приложения, указанные в тексте договора, а также документы, на которые в проекте делается соответствующая ссылка;
юрисконсульт подготавливает заключение по представленному проекту договора и направляет его исполнителю, либо при отсутствии замечаний, согласовывает проект;
при отрицательном заключении согласующей инстанции проект договора направляется исполнителю на доработку;
после согласования проекта договора со всеми необходимыми структурными подразделениями (специалистами), исполнитель представляет его на подпись руководителю.
3.2. Для подписания договора исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц, в соответствии с их компетенцией, в нижеследующем порядке, при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются:
исполнитель договора;
структурные подразделения по принадлежности к предмету договора;
главный бухгалтер;
юрисконсульт.
3.3. При согласовании договора визы ставятся на обратной стороне последнего листа экземпляра договора, остающегося в Обществе. Виза обязательно включает в себя личную подпись должностного лица, фамилию, дату. Виза должна быть проставлена разборчиво. В случае если проставление виз на обратной стороне последнего листа договора не представляется возможным, визы ставятся на отдельном листе согласования, который прикрепляется к договору и подшивается вместе с ним при дальнейшем его учете и хранении.
3.4. Договор визируется на каждом листе юрисконсультом.
3.5. При подписании договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документа. В том случае, если представитель действует по доверенности, следует проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя организации и ее печать, какого числа она выдана (если дата не указана, то доверенность вообще недействительна), срок ее действия, объем полномочий по доверенности. При этом копия доверенности прилагается к договору.
3.6. Проект договора, разработанный соответствующим структурным подразделением (специалистом) и возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, должен быть рассмотрен юрисконсультом совместно с соответствующим подразделением (специалистом) в течение 3-х рабочих дней.
3.7. Если представленные разногласия принимаются, протокол разногласия визируется в порядке установленном настоящим положением, подписывается руководителем и один экземпляр высылается контрагенту.
3.8. Если предложения отклоняются, то соответствующее структурное подразделение (специалист) возвращает контрагенту один экземпляр договора с неподписанным протоколом разногласий.
3.9. Если подготовленный контрагентом договор вызывает возражения у соответствующего структурного подразделения (специалиста) или у юрисконсульта, протокол разногласий готовится соответствующим структурным подразделением (специалистом) или юрисконсультом, у которого возникли замечания (предложения) по договору.
4. КОНТРОЛЬ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ ДОГОВОРОВ
Контроль за выполнением договорных обязательств осуществляет соответствующее структурное подразделение, которое одновременно принимает необходимые меры к стороне по договору невыполняющей договорные обязательства и представляет необходимые материалы юрисконсульту для предъявления иска.
5. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ДОГОВОРОВ
5.1. Надлежащий учет договоров является одним из важных элементов системы мер по предотвращению нарушений договорных обязательств. Он должен обеспечивать создание документальной базы для анализа причин и условий невыполнения или ненадлежащего выполнения договорных обязательств, способствовать правильному рассмотрению и своевременному предъявлению исков, обеспечивать достоверность отчетных данных о выполнении договоров.
5.2. Учет договоров осуществляется юрисконсультом и в структурных подразделениях, которые осуществляют контроль за исполнением договоров путем ведения специальных журналов. Договоры регистрируются в журнале после подписания руководителем.
5.3. Договоры хранятся в течение всего периода их действия со всеми документами в отдельных папках у юрисконсульта и в соответствующих структурных подразделениях, а после его окончания — в порядке, установленном законодательством.
Юрисконсульт Д. В. Зеньков

Положение о порядке заключения, исполнения, изменения и расторжения договоров

«УТВЕРЖДАЮ» ____________________________________ (наименование должности руководителя организации, учреждения) _________ / _________________ / (подпись) (расшифровка подписи) «___» ______________ 20____ г.

I. ОБЩИЕ УСЛОВИЯ

1. Настоящее Положение с целью повышения эффективности договорной работы, а также уровня защищенности интересов субъекта предпринимательской деятельности регулирует отношения, складывающиеся при заключении, исполнении, изменении и расторжении договоров между __________________________________ (наименование организации, учреждения) (далее «______________________»), с одной стороны, и субъектами предпринимательской деятельности, а также физическими лицами, с другой стороны, направленные на оформление в надлежащем форме взаимного волеизъявления двух или более сторон, устанавливающего, изменяющего или прекращающего их права и обязанности.

II. СУБЪЕКТНЫЙ СОСТАВ И ЕГО ФУНКЦИИ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ПРЕДДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ

2. Обеспечением преддоговорной работы занимается юридическая служба ________________________________ совместно с соответствующими структурными подразделениями ______________________________________.

3. Функции юридической службы:

а) обеспечивает преддоговорную работу, предусмотренную разделами III — V данного Положения, в виде составления проектов всех предусмотренных в указанных разделах документов, совершения иных действий, направленных на реализацию преддоговорной работы.

Подготовленные юридической службой типовые варианты соответствующих договоров предоставляются ею для ознакомления и внесения предложений, замечаний в соответствующие структурные подразделения ____________________, деятельность которых связана со сферой применения данных договоров.

После рассмотрения юридической службой данных предложений и т.д. на предмет их законности, отсутствия с их введением отрицательных последствий для _______________ и их целесообразности, типовой вариант договора вводится юридической службой ______________________ в стадию его заключения;

б) в случае совершения действий, предусмотренных п. а) ст. 3 настоящего Положения, другими структурными подразделениями __________________________, результатом которых явилось составление проектов соответствующих документов, данные документы могут быть поданы на подпись соответствующим должностным лицам лишь после визирования их в юридической службе ________________________ на предмет отсутствия нарушений действующего законодательства Республики Беларусь и отрицательных в будущем для ________________________ последствий, а при наличии таких нарушений и последствий — после их устранения и визирования юридической службой;

в) проводит, предусмотренную п.п. а), б) ст. 3 данного Положения работу в отношении проектов договоров, поступивших в ____________________________ от потенциальных контрагентов.

4. Для реализации своих функций по обеспечению преддоговорной работы специалисты юридической службы имеют право требовать предоставления всех необходимых документов у соответствующих должностных лиц, которые обязаны их предоставлять.

5. Заключению договоров обязательно должна предшествовать работа по изучению правовых оснований полномочий, уставной, производственной, инвестиционной и иной деятельности потенциальных контрагентов _______________ по заключению с ними различных договоров, их финансового положения и платежеспособности, а также экономической целесообразности заключения между ____________________________ и его потенциальным контрагентом именно данного договора. Эту работу проводят юридическая служба и те структурные подразделения ___________________________, сфера деятельности которых связана с участием в тех или иных гражданско- , хозяйственно- , финансово- и иных правоотношений.

Данные структурные подразделения _____________________________ обязаны предоставлять в течение 24 часов с момента получения информации о намерении заключить тот или иной договор юридической службе __________________________ все имеющиеся у них документы, содержащие информацию о контрагенте с целью вынесения письменного решения о возможности и экономической целесообразности заключения с ним соответствующего договора.

6. Без наличия данного письменного решения юридической службы работа по заключению соответствующего договора начата быть не может. Данное решение выносится в течение 24 часов с момента предоставления юридической службе необходимой информации, указанной в п. 5 настоящего Положения.

III. СОДЕРЖАНИЕ ПРОЕКТОВ ДОГОВОРОВ

7. При подготовке проекта договора в его тексте обязательно указываются следующие сведения:

— полное наименование сторон, заключающих договор;

— предмет договора;

— права и обязанности (т. е. полномочия) сторон;

— цена договора;

— порядок расчетов по договору;

— срок действия договора;

— порядок исполнения договорных обязательств;

— порядок изменения, расторжения и прекращения договора;

— ответственность сторон;

— юридические адреса и реквизиты сторон.

В проект договора могут включаться и другие необходимые условия, исходя из юридической природы соответствующих правоотношений сторон.

IV. ПОРЯДОК И СРОКИ ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРОВ

8. Порядок заключения гражданско-правовых, хозяйственных договоров регламентируется, как правило, специализированными для каждого из видов договоров нормативными актами, регулирующими соответствующие правоотношения.

(Например: порядок заключения договоров поставки регулируется Положением о поставках товаров в Республике Беларусь, Законом о поставках товаров для государственных нужд).

9. Общий порядок заключения гражданско-правовых, хозяйственных договоров применяется в тех случаях, когда специальным нормативным актом не предусмотрен специальный порядок:

1) когда нет специального нормативного акта, который регулирует те или иные гражданско-правовые, хозяйственные отношения;

2) когда специализированный акт есть, но в нем процедура заключения договора не установлена.

Общий порядок регулируется Гражданским кодексом Республики Беларусь (глава 28);

разногласия, возникающие между ________________________ и субъектами предпринимательской деятельности при заключении хозяйственных договоров, рассматриваются руководителями или заместителями руководителей __________________________________, субъекта предпринимательской деятельности либо уполномоченными ими лицами.

При наличии возражений по условиям хозяйственного договора _________________________, субъект предпринимательской деятельности, получившие проект договора, составляют протокол разногласий, о чем делается оговорка в договоре, и в 20-дневный срок направляют другой стороне два экземпляра протокола разногласий вместе с подписанным договором. ____________________________, субъект предпринимательской деятельности, получившие протокол разногласий, обязаны в течение 20 дней рассмотреть его, принять меры к урегулированию разногласий с другой стороной, включить в договор все принятые предложения, а те разногласия, которые остались неурегулированными, передать в этот же срок на разрешение хозяйственного суда.

Если _______________________________________, субъект предпринимательской деятельности, получившие протокол разногласий по условиям договора, основанного на государственном заказе, не передадут оставшиеся неурегулированными разногласия на разрешение хозяйственного суда в указанный срок, то предложения другой стороны считаются принятыми.

В иных случаях хозяйственный договор считается не заключенным.

Общий порядок заключения гражданско-правовых договоров между ______________ и физическими лицами регламентирован Гражданским кодексом Республики Беларусь, заключение трудовых договоров (контрактов) регулируется соответствующими статьями Трудового кодекса Республики Беларусь.

10. Когда для заключения основного договора требуется наличие договора, обеспечивающего выполнение обязательства по основному договору, юридическая служба дает письменное заключение по поводу выбора наиболее оптимального в данном конкретном случае способа обеспечения выполнения обязательства по основному договору, которое является обязательным для заключения основного договора.

V. ПОРЯДОК ИЗМЕНЕНИЯ И РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРОВ

11. Общее правило: изменение и расторжение договора может иметь место: либо по соглашению сторон, либо по решению юрисдикционного органа.

12 Односторонний отказ от исполнения договора, одностороннее изменение условий договора допускается лишь в случаях, специально предусмотренных законом.

13. Порядок решения вопросов о расторжении и изменении гражданско-правовых, хозяйственных договоров регламентируется нормативным актом, регламентирующим соответствующие правоотношения.

14. Если же специальный нормативный акт не устанавливает соответствующий порядок, применяется общий порядок изменения и расторжения хозяйственного договора, предусмотренный Гражданским кодексом Республики Беларусь.

15. ________________________, субъект предпринимательской деятельности, считающие необходимым изменить или расторгнуть договор, направляют предложения об этом другой стороне по договору.

16. _________________________, субъект предпринимательской деятельности, получившие предложение об изменении или расторжении договора, должны ответить на него не позднее 20 дней после получения предложения. Если __________________________________, субъект предпринимательской деятельности не достигли соглашения относительно изменения или расторжения договора, а также в случае неполучения ответа в установленный срок, с учетом времени почтового пробега, заинтересованная сторона вправе передать спор на рассмотрение хозяйственного суда.

17. Расторжение договоров, если оно произведено по согласию сторон, представляет собой специальную сделку, результаты которой могут быть зафиксированы путем обмена письмами, телеграммами.

18. В случае изменения договора, должен быть выработан специальный документ — дополнительное соглашение к договору. Такой документ подписывается обеими сторонами и составляется тогда, когда разногласия урегулированы путем непосредственных переговоров представителей сторон.

VI. СРОКИ, ПОРЯДОК И ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРОВ

19. Данный раздел Положения регулируется гражданским Кодексом Республики Беларусь.

VII. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СОТРУДНИКОВ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ

20. Если в результате неисполнения сотрудником __________________________ норм данного Положения __________________________________ будет причинен вред, данный сотрудник будет нести материальную ответственность в порядке и размерах, предусмотренных его трудовым договором (контрактом) и действующим законодательством Республики Беларусь (не исключая при этом применения к конкретному виновному лицу мер дисциплинарной ответственности).

21. Вне зависимости от причинения вреда _____________________ в результате неисполнения сотрудником _________________________________ норм данного Положения начальник юридического отдела ______________________ может обратиться с ходатайством к руководству ______________________ о применении к данному сотруднику _____________________________________ мер экономического воздействия (не исключая при этом применения к конкретному виновному лицу мер дисциплинарной ответственности).

VIII. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОГОВОРОВ

22. Текущий контроль за выполнением договоров осуществляют те структурные подразделения _________________________________, которые участвовали в их заключении и действие договоров распространяется на сферу деятельности данных структурных подразделений ___________________________.

23. Осуществляя текущий контроль, подразделения __________________________ обязаны не реже одного раза в месяц с момента заключения договора предоставлять в юридический отдел информацию и документы (переписку и т. д.), свидетельствующие о положении дел, связанных с исполнением соответствующих договоров.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *