По штатному расписанию

Содержание

Штатное расписание

Штатное расписание — нормативный организационно-распорядительный документ организации, с помощью которого оформляется структура, утверждается штатный состав и численность предприятия с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц.

Форма штатного расписания

Для составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер.

Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму N Т-3 в работе, так как эта форма она содержит все необходимые реквизиты.

Кто составляет штатное расписание

Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция.

Такими лицами могут быть руководитель организации, руководитель отдела кадров, главный бухгалтер.

Сведения, прописанные в штатном расписании

Штатное расписание содержит следующие сведения:

  • наименование структурных подразделений;

  • наименование должностей, специальностей, профессий;

  • количество штатных единиц;

  • размер оклада и (или) тарифной ставки;

  • наличие и размер надбавки;

  • прочие сведения.

Порядок внесения сведений в штатное расписание

В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

  • наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;

  • код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;

  • «Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;

  • дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;

  • в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;

  • в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате.

При этом заполняются следующие графы:

  • графа 1 «Наименование структурного подразделения»;

  • графа 2 «Код» предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;

  • графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Должности указываются в именительном падеже без сокращений;

  • в графе 4 «Количество штатных единиц» указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;

  • в графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;

  • графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;

  • графу 9 «Всего в месяц» возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;

  • графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.

Кто подписывает штатное расписание

Унифицированной формой N Т-3 предусмотрены следующие подписи:

— руководителя кадровой службы;

— главного бухгалтера.

Штатное расписание может быть подписано другими работниками.

В этом случае в форму вносятся дополнения, предусматривающие подписи других работников.

Штатное расписание может состоять из нескольких листов. В этом случае штатное расписание следует прошить его и пронумеровать.

Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке.

При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи.

Печать на штатном расписании проставлять не обязательно.

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.

При этом право на издание документов об утверждении штатного расписания должно быть закреплено в учредительных документах.

Сроки утверждения штатного расписания

Законом не установлены ни количество штатных расписаний, которое должно быть у работодателя, ни конкретные сроки или периоды его изменения.

Таким образом, работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно.

Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения (в виде дополнений), то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждается новое штатное расписание с целью удобства его применения в работе.

ЧТО ТАКОЕ штатное расписание ?

Штатное расписание — это документ организации, применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Штатное расписание – документ обезличенный. В нем указывают не конкретных сотрудников, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудников же назначают на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

Согласно раздела 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 расписание подписывает главный бухгалтер и руководитель кадровой службы (или сотрудник, ответственный за кадровый учет). Если штат большой и расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписаться как один раз (в конце документа), так и на каждом его листе. После этого штатное расписание должен утвердить руководитель организации приказом.

Технически, штатное расписание может составлять любая служба, на которую руководителем возложена эта обязанность. Как правило, это делает кадровая служба. Если организация небольшая, то кадровик или главный бухгалтер.

Срок действия

Какого-либо срока действия штатного расписания не установлено. После того как штатное расписание утверждено, в него по мере необходимости вносят изменения. Каждый год утверждать (пересматривать) штатное расписание организация не обязана, однако вправе это делать по своему усмотрению.

Ошибки при составлении штатного расписания

  • В штатном расписании не нужно указывать уральский коэффициент и прочие надбавки
    Чтобы заполнить штатное расписание правильно, необходимо отдельно указать сумму оклада и отдельно сумму (процент) надбавок. Оклад отражается в графе 5 формы Т-3, а различные надбавки (в том числе уральский коэффициент) — в графах 6–8. Если невозможно определить точную сумму в рублях, в указанных графах допустимо прописать процент или коэффициент (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).
  • Каждый год нужно утверждать новое штатное расписание
    Законодательство не обязывает работодателя обновлять штатное расписание ежегодно. У этого документа в принципе нет срока действия и периодичности утверждения.
  • Все должности в штатном расписании должны соответствовать утвержденному классификатору профессий
    Если должности в штатном расписании не соответствуют должностям, приведенным в Классификаторе, в большинстве случаев это не является нарушением.
  • В штатном расписании нужно указывать ФИО работников
    В штатном расписании не нужно указывать ФИО работников. Иначе при каждом увольнении придется менять документ. Кроме того, в унифицированной форме штатного расписания нет граф для внесения персональных данных.
  • В штатном расписании можно указывать «плавающие» оклады
    Иногда работодатель для равнозначных должностей устанавливает разные оклады или непосредственно в штатном расписании в графе 5 указывает так называемую «вилку» окладов (например, 20 000–30 000 рублей).
    Такой подход противоречит трудовому законодательству. Запрещается любая дискриминация работников при установлении условий оплаты труда (ст. 132ТК РФ). Работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности ( ст. 22 ТК РФ, письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

к меню

Кто обязан СОСТАВЛЯТЬ штатное расписание

В Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Однако нет и документов, отменяющих практику его составления. При этом есть веские аргументы в пользу оформления данного документа:

  • штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;
  • штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).

ТРУДОВОЙ КОДЕКС про штатное расписание

Статья 15. Трудовые отношения

Трудовые отношения — это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Статья 57. Содержание трудового договора
В трудовом договоре указываются:
………………………….
Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
……………………….
трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).
………………………..

Видим, что про штатное расписание в ТК РФ только две статьи. На первый взгляд, законодатель вроде бы и не обязывает иметь штатное расписание, но не просто так ведь разработана и утверждена унифицированная форма Т-3 «Штатное расписание».

Итак, ниже рассмотрим для чего нужно штатное расписание, как заполняется, как вводится в действие.

к меню

СОСТАВЛЯЕМ Штатное Расписание, Расстановка, ОБРАЗЕЦ скачать

Скачать форму Т-3 «Штатное РАСПИСАНИЕ образец» Примечание: Формат .doc 64 Кб

Штатная расстановка (штатный список, штатное замещение) отражает, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда. При необходимости в этот документ включают и другие данные, например сведения о стаже работы или иные характеристики сотрудников: инвалид, пенсионер, несовершеннолетний, совместитель и т. д.

Штатное замещение не относится к документам, обязательным для ведения в кадровой службе организации, но ее широко применяют на практике. Этот документ позволяет быстро сориентироваться и восстановить конкретные условия работы сотрудников в организации.

Унифицированной формы штатной расстановки в законодательстве нет, поэтому ее составляют в произвольной форме. За основу обычно берут штатное расписание по унифицированной форме № Т-3 и дополняют необходимыми графами и столбцами.

Скачать форму Т-3 «Штатное ЗАМЕЩЕНИЕ образец» Примечание: Формат .doc 64 Кб

Что понимается под «штатом» и «штатным расписанием»?

Штат — это состав работников организации, определяемый руководством на определенный период.
Различные источники дают различные определения понятию «штатное расписание», но, в принципе, суть их сводится к следующему: штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.

Чтобы обезопасить себя от претензий проверяющих, не устанавливайте в штатном расписании разную зарплату для должностей с одинаковыми по сложности трудовыми функциями.

Одинаковое наименование должностей подразумевает и одинаковые должностные обязанности. При этом нужно соблюсти принцип равной оплаты за труд равной ценности (ст. 22 и ч. 2 ст. 132 ТК РФ). В трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников можно закрепить различный уровень работ, разные права и обязанности, разный уровень ответственности. Однако лучше по-разному назовите должности, используя слова «старший», «младший», «ведущий» и т. п.

к меню

КТО должен составлять Штатное Расписание и вносить в него изменения?

В этом вопросе ясности нет до сих пор. В разных организациях функции по составлению штатного расписания выполняются разными структурными подразделениями. Возлагая на работников какого-либо структурного подразделения ответственность за формирование штатного расписания, руководство нередко отталкивается от размера организации. На сегодняшний день в России существуют как большие организации с численностью персонала свыше 500 человек, так и малые предприятия, численность которых не превышает 50 сотрудников. Есть также предприниматели без образования юридического лица, у которых работают наемные работники. Поскольку в большинстве малых предприятий и у индивидуальных предпринимателей нет ни отделов кадров, ни отделов организации и оплаты труда, то составлением штатного расписания занимаются сотрудники бухгалтерии, руководители или сами предприниматели. В средних предприятиях (от 100 человек), как правило, присутствует отдел кадров или служба персонала и, соответственно, функции составления и внесения изменений в штатное расписание передаются им (но нередки случаи, когда составлением и изменением штатного расписания опять же занимаются сотрудники бухгалтерии).

В крупных компаниях, имеющих в своем составе как отделы кадров или службы персонала, так и отделы организации и оплаты труда, разработкой штатного расписания занимаются названные подразделения.

Необходимо отметить, что формирование штатного расписания достаточно сложный процесс, состоящий из нескольких этапов и требующий привлечения не только специалистов службы персонала, но и экономистов.

к меню

С ЧЕГО начинается составление Штатного Расписания?

Прежде чем приступить к составлению штатного расписания, необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Организационная структура — это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

Однозначно обозначить, где лежит граница ответственности за составление штатного расписания проблематично, но разграничить некоторые этапы составления ШР, а заодно заполнить унифицированную форму № Т-3 — попробуем.

Заполнение унифицированной формы Т-3 «Штатное расписание» следует начинать с наименования организации — оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования. Для того, чтобы не возникало вопросов и спорных ситуаций, желательно закрепить правила заполнения реквизитов в локальном нормативном акте о документации и документообороте (положении, инструкции).

Далее проставляется номер документа. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например — «шр»).

Дата документа проставляется в специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.» Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на «____»_______ 20 года, т.е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.

Постановлением Госкомстата России, которым введена унифицированная форма № Т-3, предусмотрено утверждение штатного расписания приказом руководителя организации. Для этого в отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы.

к меню

Как назвать структурное подразделение?

Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения». Если речь идет о коммерческой организации то, как правило, в наименованиях структурных подразделений нет никаких ограничений, не считая требований к терминологии и общепринятым понятиям и определениям (нежелательно называть структурные подразделения мало понятными иностранными словами). Однако существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам по выходе на пенсию (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда). Поэтому задача правильного отражения в штатном расписании наименований структурных подразделений ложится на отдел кадров или отдел организации и оплаты труда.

Для облегчения работы в данном направлении существуют отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений, а также тарифно-квалификационные справочники, общероссийские классификаторы, Список № 1 производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях и Список № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.

Наименования подразделений указываются по группам:

  • руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, др.);
  • производственные подразделения;
  • вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Как правило, расположение наименований структурных подразделении в большинстве организаций соответствует этому порядку. Исключение составляют предприятия, основным бизнесом которых является торговля. В таких фирмах нет производственных подразделений, а существуют отделы продаж или коммерческие отделы, которые тесно связаны с логистическими подразделениями (последние в данном случае являются обслуживающими).

К вспомогательным подразделениям обычно относят отдел снабжения, ремонтные службы и т.д.

к меню

Что такое «код структурного подразделения»?

Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий). Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных. Например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений — отделы, в составе отделов — группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе департамента, соответственно, будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.

Как заполнять графу «Профессия (должность)»?

Данная графа заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее — ведущих и главных специалистов, потом должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем — рабочих.

к меню

Что такое «штатная единица»?

Штатная единица — это должностная или рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием предприятия. Как правило, количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью.

Как установить оклад (тарифную ставку)?

Под окладом (тарифной ставкой) в соответствии со статьей 129 Трудового кодекса РФ понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

Тарифные ставки — инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой. Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей.

Здесь необходимо отметить, что размер оклада или тарифной ставки в соответствии со статьей 133 Трудового кодекса РФ не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда МРОТ. Также нужно учитывать, что в размер минимального размера оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты.

При установлении должностных окладов или тарифных ставок необходимо помнить, что в штатном расписании можно отразить лишь размер оклада или тарифной ставки, поэтому учесть фонд оплаты труда полностью невозможно. Это обусловлено тем, что на предприятиях со сменным графиком работы оплата труда работников, получающих должностной оклад, увеличивается на размер доплат за работу в ночное время, а труд работников, заработная плата которых исчисляется из размера тарифной ставки, оплачивается в зависимости от числа проработанных часов в конкретном месяце и бывает различным. В большинстве организаций размер месячного фонда оплаты труда для отражения в штатном расписании рассчитывается из среднего числа рабочих часов и принимается условно равным 166 часам в месяц.

Для рабочих, труд которых оплачивается по сдельной системе, в ШР, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые, в зависимости от специфики организации, рассчитываются по определенным методикам.

При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами — Положением об оплате труда в организации, Положением о премировании и другими.

к меню

Что такое «надбавки и доплаты»?

В унифицированной форме № Т-3 есть несколько граф, объединенных общим названием «Надбавка». В действующем сегодня Трудовом кодексе РФ не содержатся четкие определения понятий «надбавки» и «доплаты».

Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективным договором или оговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.

Надбавки к заработной плате — это стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, которые стимулируют работников к достижению более высоких производственных показателей, повышению профессионального мастерства и производительности труда. Как правило, надбавки устанавливаются по результатам аттестации работников решением квалификационной или аттестационной комиссии.

До момента введения на законодательном уровне определений понятиям «надбавка» и «доплата» разграничить или систематизировать данный вид выплат затруднительно. Основное, что необходимо учитывать при формировании штатного расписания, — это две основные формы выплаты надбавок и доплат.

Первая форма — процентная — устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты).
Вторая форма выплат — это надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы. Такая выплата может оставаться постоянной даже при изменении размера оклада (ставки), если иное не предусмотрено коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом. При установлении в штатном расписании доплат или надбавок в соответствующей колонке делается пометка о том, в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата).

Один из наиболее часто задаваемых вопросов — как сделать так, чтобы работники, занимающие одинаковые должности, получали бы зарплату, соответствующую уровню их квалификации, и при этом соблюдались бы принципы равенства, заложенные в Трудовом кодексе РФ? У этой задачи решения могут быть разными — все зависит от профессионализма руководящего состава. При поиске собственного решения необходимо оценить существующую систему оплаты труда на предприятии. Но, в основном, эта проблема решается путем установления «стандартного» оклада для всех сотрудников, работающих по данной должности или профессии, а оплата труда более квалифицированных работников производится путем установления персональных надбавок на определенный период. При подтверждении работником своей квалификации приказом руководителя предприятия надбавка устанавливается на следующий период.

Что такое «месячный фонд заработной платы»?

Месячный фонд заработной платы — это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием и системой оплаты, действующими на предприятии, для выплаты работникам.

к меню

Когда в Штатное Расписание вносятся изменения?

Изменения в штатное расписание вносятся при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата — отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.

Можно ли вносить изменения в унифицированную форму № Т-3?

Изменения в штатное расписание вносятся также приказом (распоряжением) руководителя «О внесении изменений в штатное расписание». Изменения могут быть следующими:

  • переименование должности, специальности, профессии;
  • переименование структурного подразделения;
  • изменение тарифной ставки (оклада);
  • изменение количества штатных единиц (увеличение, уменьшение).

к меню

Внести изменения в штатное расписание можно двумя способами:

1. Изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание со следующим регистрационным номером утверждается приказом руководителя.

2. Если изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить приказом (распоряжением) «О внесении изменений в штатное расписание». В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:

  • реорганизация организации;
  • расширение или сокращение производственной основы организации;
  • проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
  • изменение законодательства;
  • увеличение численности рабочих и нагрузки на административно-управленческий персонал и так далее.

Как сказано в постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа); удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом компании.
Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

>Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих
(утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37)

к меню

ПРИКАЗ на ВВОД в действие Штатного Расписания

ООО «Гаспром»
ИНН 4301123456, КПП 430101001, ОКПО 98756423
полное наименование организации
ПРИКАЗ № 90
об утверждении штатного расписания
г. Москва 8.10.2015
В соответствии с разделом 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить штатное расписание от 8.10.2015 № 15 с численным составом в количестве 18 штатных единиц с месячным фондом оплаты труда 317 000 руб.
Приложение: штатное расписание на двух листах.
Директор ____________ А.В. Иванов
Согласовано:
Главный бухгалтер _________ А.С. Петрова
Начальник отдела кадров _________ Е.Э. Громова
С приказом ознакомлены:
Помощник бухгалтера ___________ В.Н.Зайцева
8.10.2015
Секретарь ____________ Е.В. Иванова
8.10.2015
………….. и т.д. все сотрудники знакомятся под роспись с приказом …..
Примечание: Бланк скачать:Образец Приказа штатное расписание ООО.docWord (48 кб)

Руководитель может уполномочить любое иное лицо на подписание приказов по штатному расписанию.

Главный бухгалтер и кадровый работник в обязательном порядке подписывают только само штатное расписание. В приказе их визы не обязательны. Они знакомятся с приказом так же, как и другие сотрудники.

к меню

ВОПРОСЫ-ОТВЕТЫ

В рамках встречной проверки затребовала штатное расписание образовательного учреждения.

  1. Правомерно ли при проверке контрагента требовать этот документ?
  2. Грозит ли какая-нибудь ответственность, если его не направить?

Инспекторы вправе затребовать штатное расписание самой образовательной организации.

Оно может им понадобиться, например, чтобы установить наличие отношений взаимозависимости или подконтрольности организации с иными налогоплательщиками (возможно, с контрагентами самой образовательной организации).

Поскольку данный документ запрашивается в рамках встречной проверки (то есть в соответствии со ст. 93.1 НК РФ), то в случае, если он не будет представлен, учебное заведение могут оштрафовать на 5000 руб. на основании статьи 129.1 НК РФ.

к меню



к меню

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

    Универсальную должностную инструкцию водителя составить невозможно. Ведь должностные обязанности водителя автобуса и «офисного» водителя разительно отличаются. Данный образец должностной инструкции водителя подойдет для организации, в которой водитель занимается «перевозкой» первого лица компании и других сотрудников.

    К списку должностных инструкций

    Должностная инструкция водителя

    УТВЕРЖДАЮ
    Генеральный директор
    Фамилия И.О. ________________
    «________»_____________ ____ г.

    1. Общие положения

    1.1. Водитель относится к категории технических исполнителей.
    1.2. Водитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
    1.3. Водитель подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
    1.4. На время отсутствия водителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
    1.5. На должность водителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: права категории В, стаж вождения от 2 лет.
    1.6. Водитель должен знать:
    — Правила дорожного движения, штрафные санкции за их нарушение;
    — основные технические характеристики и общее устройство автомобиля, назначение, устройство, принцип действия, работу и обслуживание агрегатов, механизмов и приборов автомобиля;
    — правила содержания автомобиля, ухода за кузовом и салоном, поддержания их в чистоте и благоприятном для длительной эксплуатации состоянии;
    — признаки, причины и опасные последствия неисправностей, возникающих в процессе эксплуатации автомобиля, способы их обнаружения и устранения;
    — порядок проведения технического обслуживания автомобилей.
    1.7. Водитель руководствуется в своей деятельности:
    — законодательными актами РФ;
    — Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
    — приказами и распоряжениями руководства;
    — настоящей должностной инструкцией.

    2. Должностные обязанности водителя

    Водитель выполняет следующие должностные обязанности:
    2.1. Обеспечивает своевременную подачу автомобиля.
    2.2. Обеспечивает технически исправное состояние закрепленного за водителем автомобиля.
    2.3. Принимает меры по сохранности автомобиля и имущества, находящегося в нем: не оставляет автомобиль без присмотра, в обязательном порядке ставит автомобиль на сигнализацию при любых случаях выхода из салона, блокирует во время движения и стоянки все двери автомобиля.
    2.4. Осуществляет вождение автомобиля, максимально обеспечивающее сохранность жизни и здоровья пассажиров и технически исправное состояние самого автомобиля.
    2.5. Следит за техническим состоянием автомобиля, выполняет самостоятельно необходимые работы по обеспечению его безопасной эксплуатации (согласно инструкции по эксплуатации).
    2.6. Своевременно проходит техническое обслуживание в сервисном центре и технический осмотр.
    2.7. Содержит двигатель, кузов и салон автомобиля в чистоте, защищает их предназначенными для этого соответствующими средствами ухода за теми или иными поверхностями.
    2.8. Не употребляет перед или в процессе работы алкоголь, психотропные, снотворные и другие средства, снижающие внимание, реакцию и работоспособность организма человека.
    2.9. Перед выездом четко прорабатывает маршрут следования, согласовывает его со старшим группы и непосредственным руководителем.
    2.10. Ведет путевые листы, отмечая маршруты следования, пройденный километраж, расход топлива.
    2.11. По окончании рабочего дня оставляет вверенный ему автомобиль на охраняемой стоянке/ гараже.
    2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

    3. Права водителя

    Водитель имеет право:
    3.1. Требовать от пассажиров соблюдения Правил дорожного движения (пристегиваться ремнем безопасности, осуществлять посадку и высадку в разрешенных для этого местах и т.д.).
    3.2. Получать информацию в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
    3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы, а также направленные на повышение безопасности и безаварийности эксплуатации автомобиля.
    3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
    3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

    4. Ответственность водителя

    Водитель несет ответственность:
    4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
    4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
    4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

    К списку должностных инструкций

    Как создать единый справочник кодов подразделений предприятия

    Каждой относительно крупной, то есть состоящей из нескольких подразделений, организации рано или поздно придется упорядочить свои документопотоки, создать массив необходимых инструкций, справочников, шаблонов и т.д. Один из первых шагов на этом тернистом пути – создание единого справочника кодов (или индексов) подразделений организации. Как его составить, читайте в статье.

    БЕЗ КОДА НЫНЧЕ НИКУДА

    Коды (индексы) подразделений организации присутствуют практически во всех сферах ее деятельности: от табельного учета до выпуска продукции.

    В делопроизводстве коды подразделений необходимы, например, для создания номенклатуры дел, ведения реестра руководящих документов (инструкций, положений, правил), для создания, периодического обновления и дополнения набора шаблонов часто используемых документов (так называемого альбома форм).

    Коды подразделений пригодятся также при внедрении электронного документооборота, даже в минимальном его исполнении.

    Кроме того, коды подразделений необходимы различным техническим службам для организации производства. Так, например, технологи используют коды для составления технологических маршрутов изготовления продукции, работники технического архива – для печатания и выдачи технической документации в соответствии с маршрутами, кадровики – для создания штатного расписания. Словом, кодирование подразделений – это нужная и важная работа.

    ЧТО МОЖНО УЗНАТЬ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ПО КОДУ?

    • подчиненность;

    • номер;

    • местонахождение;

    • выполняемые функции.

    С ЧЕГО НАЧАТЬ?

    Этап I: визуализируем организационную структуру

    Если утвержденной структуры в организации нет, можно исправить это упущение, и кадровая служба организации в этом поможет.

    Обратитесь к ним с просьбой предоставить рабочий вариант актуальной структуры, объясните, для чего это нужно. Кадровики, как правило, охотно откликаются, так как коды подразделений им самим нужны. При этом могут вас обрадовать, что уже используют простенькую кодировку (забегая вперед, скажу: не пропускайте это мимо ушей, постарайтесь вникнуть в систему индексации, обдумайте и позже предложите свои усовершенствования).

    Структура, предложенная отделом кадров, может выглядеть как в Примере 1.

    Из примера понятно, что каждое из подразделений имеет своего руководителя – начальника отдела. Группы подразделений образуют направления, во главе каждого стоит директор по соответствующему направлению.

    Для утверждения структуру лучше представить в виде блок-схемы, в которой будет четко видна подчиненность (см. Схему 1).

    Как видно из блок-схемы, директору подчиняются блоки: административный, коммерческий, логистики и транспорта, технический, производственный, эксплуатационный. Называться они могут по-разному: департаменты, управления, дирекции и т.д., но смысл не меняется – это группы подразделений, объединенные по своему функциональному назначению и подчиненные руководителю высшего звена, возглавляющему конкретное направление деятельности предприятия.

    Далее следует развернуть структуру каждого блока. Например, административный блок (см. Схему 2). Организационные структуры каждого из подразделений необходимо приложить к приказу об утверждении организационной структуры предприятия.

    Для чего это нужно? Закономерный вопрос, ведь у нас уже есть структура, описанная словесно «в столбик». Однако отрисовка блок-схем позволяет выявить ошибки в иерархической структуре и, следовательно, откорректировать связи между элементами и уровни подчинения.

    Этап II: утверждаем организационную структуру

    Структура организации утверждается приказом (Пример 2).

    Этап III: присваиваем коды

    • Основное правило кодировки. Присваивайте только цифровые коды! Избегайте косых черт, дефисов, букв и иных служебных символов и знаков препинания.

    Буквы являются источником ошибок и разночтений, косые черточки (слэши) могут стать препятствием при создании электронного архива, поскольку слэш в названии файла компьютер воспринимает как приказ создать вложенную папку.

    Также не получится создать каталог или файл, в названии которого будут содержаться символы и знаки препинания. Чтобы избежать подобных неприятностей, лучше использовать только арабские цифры.

    • Пример кодировки. Структура нашего предприятия имеет несколько вложений, а именно – 4 уровня. Это видно по нумерации, состоящей максимум из 4 цифр: «3.1.3.2. Склад № 2 импортных комплектующих» (см. Пример 1).

    Количество вложений на каждом уровне можно обозначить однозначным числом, однако лучше заложить для каждого уровня двузначное число, поскольку молодые успешные организации имеют свойство разрастаться, небольшие подразделения – увеличиваться и дробиться и т.д. Таким образом, полный код подразделения будет состоять из 8 цифр.

    Появление новых блоков или подразделений в организации отражается и в структуре. Например, ваше руководство решило создать представительство организации в другом регионе. В зависимости от функционала подразделения его нужно будет добавить либо отдельным блоком, либо отдельным подразделением в блок.

    Пример индексации подразделений гипотетической организации приведен в Таблице 1.

    ТАБЛИЦА 1

    Пример индексации подразделений

    Код подразделения Наименование подразделения
    1 2
    01* Административный блок
    01010000 Канцелярия
    01010100 Сектор документации
    01010200 Архив
    01010300 Экспедиция
    01020000 Бухгалтерия
    01020100 Сектор расчетов с персоналом
    01020200 Сектор материального учета
    01020300 Сектор налогообложения
    01020400 Сектор реализации
    01030000 Юридический отдел
    01030100 Сектор договорной работы
    01030200 Сектор претензионной работы
    01040000 Отдел управления персоналом
    01040100 Сектор найма и учета персонала
    01040200 Табельная
    01050000 Отдел технического контроля
    01050100 Сектор входного контроля
    01050200 Сектор контроля изготовления
    02 Коммерческий блок
    02010000 Отдел снабжения
    02010100 Сектор закупок по РФ
    02010200 Сектор зарубежных закупок
    02020000 Отдел продаж
    02030000 Отдел рекламы
    03 Блок логистики
    03010000 Отдел логистики
    03010100 Сектор грузоперевозок
    03010200 Сектор таможенного оформления
    03010300 Сектор транспортно-складских
    операций
    03010301 Склад № 1 (сбыта)
    03010302 Склад № 2 (импортных
    комплектующих)
    03010303 Склад № 3 (полуфабрикатов)
    03010304 Склад № 4 (ответственного
    хранения)
    03020000 Транспортный отдел
    03020100 Сектор внутренних перевозок
    03020200 Сектор внешних перевозок
    03020300 Сектор аренды автотранспорта
    04 Технический блок
    04010000 Отдел главного конструктора
    04020000 Отдел главного технолога
    04030000 Отдел компьютерного
    обеспечения
    05 Производственный блок
    05010000 Цех № 1
    05010100 Участок № 1
    05010200 Участок № 2
    05020000 Цех № 2
    05020100 Участок № 1
    05020200 Участок № 2
    05030000 Цех № 3
    05030100 Участок № 3
    05030200 Участок № 3
    06 Блок эксплуатации
    06010000 Отдел главного механика
    06020000 Отдел главного энергетика
    06030000 Цех № 4 (ремонтный)
    06030100 Участок № 1
    06030200 Участок № 2
    06040000 Хозяйственный отдел

    *Полный восьмизначный код подразделения можно сократить, убрав нули в начале и в конце, и оставить только значащие цифры. В этом случае в технологических маршрутах отдел логистики будет иметь код 301, а склад полуфабрикатов – 3010303.

    Этап IV: утверждаем справочник кодов

    Присвоенные коды подразделений необходимо утвердить приказом и выложить на общедоступном ресурсе организации (Пример 3).

    ПРИМЕНЯЕМ КОДЫ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

    При индексации дел в номенклатуре

    Для этого необходимо присвоить индексы различным видам документов, которые создаются в организации.

    Например:

    01 – приказы по основной деятельности;

    02 – распоряжения;

    03 – положения;

    04 – инструкции;

    05 – переписка;

    06 – служебные записки;

    Придерживаться этой системы следует при индексировании дел всех подразделений. Если 06 – код служебных записок, то используется он во всех подразделениях (Пример 4). Эта система подойдет организации, в которой принята децентрализованная или смешанная форма делопроизводства и служебные записки нумеруются валовым способом внутри сгенерировавших их подразделений.

    При индексации бланков в альбоме форм

    При индексации утвержденных форм в альбоме (если в организации он есть) каждому бланку присваивается уникальный номер, в котором присутствует и код подразделения, которое его разработало и применяет (например, 101 – канцелярия).

    Индекс располагается на самом документе в нижнем колонтитуле с указанием документа (приказа), на основании которого он был введен в действие (или изменен), и номера редакции документа. Например, так:

    При регистрации служебных записок

    Если в организации применяется децентрализованная или смешанная форма ведения делопроизводства, код подразделения можно использовать при нумерации исходящих служебных записок разных подразделений.

    Если исходящие служебные записки регистрируются в структурных подразделениях-инициаторах, номер служебной записки, например, из бухгалтерии может иметь вид 102-06-118, где 102-06 – индекс дела, состоящий из кода подразделения и кода вида документа, а 118 – порядковый номер регистрируемого документа с начала года.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

    Номер документа и код утвержденной формы документа не совпадают. Например, 102-06-118 – номер служебной записки, созданной в бухгалтерии, и 101-04011 – код шаблона служебной записки, являющийся приложением к инструкции по делопроизводству.

    СОЗДАЕМ СХЕМУ ЗАМЕЩЕНИЯ

    Когда в организации уже есть такие полезные разработки, как структура и справочник кодов подразделений организации, можно создать еще один очень полезный в работе документ – схему замещения руководителей структурных подразделений.

    Схема замещения – это документ, утвержденный приказом и содержащий перечень должностей и Ф.И.О. руководителей, специалистов организации и информацию о том, кто их замещает в первую, вторую и третью очередь.

    Схему замещения создают, чтобы не прерывать процесс управления. Подобные схемы можно разработать не только для руководящего звена, но и для рядовых сотрудников подразделений.

    Если в организации уже есть утвержденная схема замещения, споров, кто именно должен решать тот или иной вопрос в отсутствие одного из руководителей или сотрудников, никогда не возникает.

    ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ЗАМЕЩЕНИЯ

    1. Руководителей высшего звена замещают руководители того же уровня.

    2. Если у руководителя есть заместитель, именно он замещающее лицо первой очереди.

    3. Руководителей ранга начальника отдела могут замещать сотрудники этого отдела из разряда наиболее компетентных.

    4. Рядовых сотрудников замещают рядовые сотрудники.

    5. Замещаемый и замещающие сотрудники должны быть работниками одной организации.

    Разумеется, в зависимости от функционала сотрудников и структуры организации правила могут меняться.

    В составлении схемы замещения вам понадобится содействие руководителя организации, начальника отдела кадров и руководителей структурных подразделений, которые должны будут сами определиться с замещающими их работниками, предоставив их Ф.И.О. и должности.

    Обратите внимание на сотрудников, занимающих несколько руководящих должностей: для каждой из них нужно будет указать замещающее лицо (см. пп. 6–8 в Примере 5). Схема замещения утверждается приказом (Пример 6).

    Как видно из примера выше, директора направления не всегда замещает директор другого направления. Так, например, технического директора (п. 5 в Примере 5) имеют право замещать подчиняющиеся ему главный конструктор и главный технолог, поскольку они руководители, компетентные в этом направлении деятельности.

    Как работает схема замещения? Очень просто.

    Подобным образом можно утвердить замещающих лиц и для сотрудников, не относящихся к руководителям.

    ПЛЮСЫ ЗАМЕЩЕНИЯ

    • Исключается «безвластие», поскольку замещающий работник приступает к работе сразу, без ожидания указаний и выяснений «я или не я».

    • Замещающий работник точно знает, чьи должностные обязанности ему придется выполнять при замещении, поэтому постоянно будет в курсе дел на этом участке работы.

    • Невозможно «свалить» вину за промахи, допущенные при замещении, на кого-то другого.

    • При составлении графика отпусков точно известно, чьи отпуска не должны пересекаться.

    Структура предприятия, справочник кодов подразделений и схема замещения руководителей – документы, необходимые для слаженной работы предприятия. Подготовив их, вы проявите себя как компетентный работник, которому по силам сложные задачи, требующие знаний бизнес-процессов и внутреннего механизма функционирования всего предприятия.

    Эта статья предлагается к удалению. Пояснение причин и соответствующее обсуждение вы можете найти на странице Википедия:К удалению/4 ноября 2019.
    Пока процесс обсуждения не завершён, статью можно попытаться улучшить, однако следует воздерживаться от переименований или немотивированного удаления содержания, подробнее см. руководство к дальнейшему действию.
    Не снимайте пометку о выставлении на удаление до окончания обсуждения. Последнее изменение сделано участником Cherurbino (вклад, журналы) в 08:55, 4 ноября 2019 (UTC; около 38 дней назад).
    , история, журналы. Администраторам: удалить.

    Штатное расписание — нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

    Штатное расписание отражает существующее или планируемое разделение труда между работниками, описанное в должностных инструкциях.

    Штатное расписание имеет большое значение для эффективного использования работников. Оно дает возможность сравнивать подразделения по численности сотрудников, квалификации, уровню оплаты труда. Может быть использовано при анализе трудовой загрузки работников, объёма выполняемых работ, уточнении должностных инструкций, а также при оценке целесообразности существующей структуры организации.

    Оформление

    В докомпьютерную эпоху штатные расписания составлялись в виде машинописных документов, представлявших собой списки штатных единиц, систематизированные по подразделениям предприятия или организации. Обязательными элементами штатного расписания были: наименование должности, установленный по этой должности оклад, количество ставок (штатных единиц), предусмотренных по этой должности и окладу, а также суммарный фонд зарплаты, расходуемый по соответствующей строке.

    Пункт 47 совместного письма Госкомтруда СССР №75-АБ, Минфина СССР №89, ЦСУ СССР №10-80 от 27.04.1973 «Об Основных положениях по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве» возлагал на работников бухгалтерии «систематический контроль за соответствием фактических штатных должностей и должностных окладов инженерно-технических работников и служащих, установленных штатным расписанием и схемами должностных окладов».

    После перехода к современным информационным технологиям для штатного расписания была разработана унифицированная форма №Т-3. Информация в этом документе систематизирована по следующим полям:

    • «Наименование организации» — в полном соответствии с учредительными документами. При наличии и полного, и сокращённого наименования, допускается употребление любого из них.
    • «По ОКПО» — код организации из соответствующего классификатора.
    • «Номер документа». Штатные расписания могли иметь как сквозную нумерацию, так и по годам. При нумерации по годам штатному расписанию на начало следующего года присваивается номер 1. При сквозной нумерации — номер, следующий за номером штатного расписания на данный год. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, использовалась нумерация с литерным обозначением (например, «2-ШР»).
    • «Дата составления» в формате «дд. мм. гггг» (день, месяц, год) соответствовала дате утверждения штатного расписания, которая всегда предшествовала дате начала его действия.

    В унифицированной форме предусмотрена строка «Штатное расписание на период __________ с «___» ________ 20___ года». В этой графе нужно отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и с какой даты оно начинает действовать (то есть указывается дата вступления штатного расписания в действие).

    Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Для этого в строке «Утверждено приказом организации от «___» _________ 20 ___ г. № ____» проставляется дата и номер приказа «О введении в действие штатного расписания».

    В строке «Штат в количестве __________ единиц» указывает общее количество штатных должностей (единиц) организации. Строка заполняется на основании итогового количества штатных единиц из соответствующей графы таблицы.

    Структурное подразделение (колонки 1, 2)

    Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения». Она заполняется на основании разработанной и утверждённой организационной структуры предприятия.

    Государственные учреждения и организации, а также организации с вредными и (или) опасными условиями труда должны вводить наименования структурных подразделений, исходя из требований общероссийских и отраслевых классификаторов, а также тарифно-квалификационных справочников и других нормативных документов. Дело в том, что от наименования структурного подразделения в этих организациях может зависеть ряд льгот работникам при выходе на пенсию (для работников медицинских учреждений, предприятий с вредными и (или) опасными условиями труда и прочее).

    Коммерческие организации могут вводить любые названия структурных подразделений, которые считают целесообразными. Однако им следует соблюдать требования к терминологии и общепринятым понятиям и определениям. Нежелательно называть структурные подразделения малопонятными иностранными названиями.

    Вторая колонка унифицированной формы называется «Код структурного подразделения». Каждому структурному подразделению в организации присваивается код, который используется для ведения документооборота. Код также обозначает место структурного подразделения в иерархии организации.

    Код присваивается, начиная с самых крупных и заканчивая самыми маленькими подразделениями, например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений — отделы, в составе отделов — группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе этого департамента будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.

    Третья колонка штатного расписания называется «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации».

    В государственных учреждениях и организациях, а также в организациях с вредными и (или) опасными условиями труда должность заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационным справочником и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Кроме того, в государственных учреждениях и организациях каждой должности должен соответствовать разряд в соответствии с системой разрядов единой тарифной сетки (ЕТС) по оплате работников федеральных государственных учреждений. Разряды присваиваются в соответствии с Постановлением Правительства России от 14.10.1992 № 785 «О дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе единой тарифной сетки».

    Коммерческим организациям рекомендуется при обозначении должностей также пользоваться тарифно-квалификационным справочником и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Однако коммерческие организации, особенно работающие якобы в передовых сферах экономики (например, информационных технологиях, аутсорсинге и прочие) могут отступать от нормативных документов при обозначении должностей.

    Последовательность заполнения этой колонки по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учётом специфики организации. Как правило, сначала располагается должность руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее — ведущих и главных специалистов, затем должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть, как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, а затем рабочих.

    В четвёртой колонке «Количество штатных единиц» указывается количество должностных или рабочих единиц, предусмотренных штатным расписанием.

    Количество штатных единиц организации, финансируемой из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями.

    Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения, экономической целесообразностью.

    Должности, которые предусматривают не полную штатную единицу, заполняются с указанием долей, например: 0,25; 0,5; 0,75 и прочее.

    Вакантные должности обозначаются указанием количества вакантных штатных единиц со сноской внизу страницы, где указывается, что должность вакантна.

    В пятой колонке «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывают месячную заработную плату по должности в рублях.

    Существует множество способов оплаты труда в организациях: заработная плата по тарифной ставке или сетке, процент от выручки или прибыли, сдельная оплата труда, оплата по коэффициенту трудового участия или распределения и прочее. Однако самыми распространёнными являются два способа оплаты труда в организациях: оклад и тарифная ставка.

    Тарифная ставка — инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой (ЕТС).

    Оклад или должностной оклад — фиксированная сумма за выполнение трудовых обязанностей определённой сложности за единицу времени.

    Бюджетные организации при назначении оклада руководствуются Единой тарифной сеткой (ЕТС). Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей. Однако при установлении размера оклада или тарифной ставки они руководствуются ст. 133 ТК России, согласно которой месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ). (До 1 сентября 2007 года частью второй статьи 129 ТК России утверждалось, что в МРОТ не включаются компенсационные, стимулирующие и социальные выплаты (то есть любые надбавки, доплаты, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты), поэтому считалось, что оклад (тарифная ставка) не должны устанавливаться ниже МРОТ. Однако с 1 сентября 2007 года часть вторая статьи 129 ТК России утратила силу.) Согласно ст.133 ТК России минимальный размер оплаты труда устанавливается одновременно на всей территории Российской Федерации федеральным законом и не может быть ниже величины прожиточного минимума трудоспособного населения. С 1 января 2014 года МРОТ составляет 5 554 рублей.

    Для рабочих, труд которых оплачивается по сдельной системе, в штатном расписании, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые, в зависимости от специфики организации, рассчитываются по определённым методикам.

    При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами — Положением об оплате труда и премировании в организации и другими.

    В штатном расписании есть несколько колонок (6-8), объединённых общим названием «Надбавки». В них отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты и прочее), установленные действующим законодательством России (например, северные надбавки, надбавки за учёную степень и прочее), а также введённые по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

    В действующем сегодня Трудовом кодексе России не содержится чётких определений понятиям «надбавка» и «доплата».

    Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты, как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжёлых работах, на работах с вредными, опасным и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учётом мнения представительного органа работников, либо коллективным договором, или обговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.

    Надбавки к заработной плате — это стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, которые стимулируют работников к достижению более высоких производственных показателей, повышению профессионального мастерства и производительности труда. Как правило, надбавки устанавливаются по результатам аттестации работников решением квалификационной или аттестационной комиссии.

    До момента введения на законодательном уровне определения понятиям надбавки и доплаты разграничить или систематизировать данный вид выплат затруднительно. Основное, что необходимо учитывать при формировании штатного расписания — это две основные формы выплат надбавок и доплат.

    Первая форма — процентная, устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты).

    Вторая форма выплат — это надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы. Такая выплата может оставаться постоянной даже при изменении оклада (ставки), если иное не предусмотрено коллективным договором или локальным нормативным актом.

    При установлении в штатном расписании надбавок или доплат в соответствующей колонке делается пометка — в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата).

    При невозможности заполнения колонок 5-9 в рублёвом исчислении в связи с применением иных систем оплаты труда (например, бестарифной, смешанной и пр.) указанные колонки заполняют в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и прочее).

    Девятая колонка «Всего» рассчитывается сложением 5-8 колонок и умножением получившейся суммы на количество штатных единиц из колонки 4. Итоговая сумма по всем должностям будет являться месячным фондом заработной платы.

    Месячный фонд заработной платы — это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием для выплаты работникам.

    Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Если штатное расписание занимает несколько листов, страницы нумеруются, затем оно прошивается и скрепляется печатью, и подписью руководителя организации.

    Внесение изменений

    Изменения в штатное расписания вносятся приказом по основной деятельности «О внесении изменений в штатное расписание», который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

    Кроме случаев переименования структурных подразделений или должностей, изменения оклада, штатное расписание может изменяться во время реорганизации предприятия, при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата — отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса России.

    Работников, которых затронули изменения штатного расписания, необходимо ознакомить с приказом под подпись.

    > См. также

    • Штатная расстановка
    • Штатный список

    Примечания

    1. А.В. Илларионов и др., 2013, с. 144.
    2. Расчёты с рабочими и служащими. —
    3. Письмо Госкомтруда СССР №75-АБ, Минфина СССР №89, ЦСУ СССР №10-80 от 27.04.1973 «Об Основных положениях по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве»
    4. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 20.04.2007 N 54-ФЗ О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН «О МИНИМАЛЬНОМ РАЗМЕРЕ ОПЛАТЫ ТРУДА» И ДРУГИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ АКТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    Литература

    • А.В. Илларионов, Э.Ю. Клименко, С.И. Неизвестный. Самоучитель топ-менеджера. — М.: Альпина Паблишер, 2013. — 648 с. — ISBN 978-5-9614-2258-0.

    Разрабатываем форму и утверждаем штатное расписание

    Рассмотрим, нужно ли штатное расписание в организации и как его разработать; каков порядок утверждения собственной формы документа. Изучим сложные вопросы, например порядок утверждения штатного расписания, если в компании есть обособленные подразделения или числится всего один сотрудник.

    Штатное расписание: быть или не быть

    Для начала разберемся, является ли штатное расписание (ШР) первичным учетным документом и обязательно ли его наличие в организации.

    С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), согласно которому каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим лишь обязательные реквизиты. При этом право выбора форм первичных документов (унифицированные или самостоятельно разработанные) теперь принадлежит работодателю <1>.

    <1> Финансовое ведомство разъяснило, что налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы учетных документов. Исключение составляют документы, используемые в качестве первичных учетных, если они установлены уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами. Например, кассовые документы (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012, Письмо Минфина России от 20.08.2014 N 03-03-06/1/41598).

    К сведению. К фактам хозяйственной жизни относятся сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

    Мнения экспертов об обязательности штатного расписания разнятся. На наш взгляд, оно должно быть утверждено в организации. Такой вывод следует из толкования ст. ст. 15, 57, 66, 81 ТК РФ. Так, в ст. ст. 15 и 57 указывается на необходимость определения работником и работодателем и фиксации в трудовом договоре «трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием…)». При этом отсутствует оговорка «при его наличии», содержащаяся во многих статьях ТК РФ <2> и дающая право выбора, если это наличие (органа, документа, обстоятельства) не подтверждается.

    <2> См. ч. 2 ст. 8, ч. 6, 9 ст. 20, ч. 6 ст. 37, ч. 3 ст. 94 и другие статьи ТК РФ.

    Кроме того, в ст. 57 установлено, что работник и работодатель могут предусмотреть дополнительное условие об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте. Сведения о структурном подразделении как раз и содержатся в штатном расписании и впоследствии будут отражены в трудовой книжке работника (ст. 66 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек <3>).

    <3> Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

    При этом не нужно забывать и о таком основании увольнения, как «сокращение численности или штата работников» (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). При отсутствии штатного расписания практически невозможно доказать правомерность увольнения сотрудников по данному основанию, а также обоснованность выплаченных таким работникам денежных сумм ни трудинспекции, ни фискальным органам, ни суду.

    Вывод о необходимости штатного расписания подкрепляется также подзаконными актами <4> и сложившейся судебной практикой.

    <4> См., например, Методические указания о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденные Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 81, и Методические рекомендации по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования, утвержденные Постановлением Правления ПФР от 30.01.2002 N 11п.

    В любом случае его наличие минимизирует риски претензий со стороны фискально-надзорных и судебных органов. Поэтому работодателю следует утвердить штатное расписание.

    Утверждаем расписание

    Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда (Письмо Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1). То есть штатное расписание отражает события трудовых отношений, которые способны оказать влияние на финансовое положение организации и (или) движение денежных средств. По сути, организация (особенно вновь созданная) или иной работодатель не имеют права принимать работников при отсутствии штатного расписания.

    Ранее обязательной была унифицированная форма штатного расписания, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако с 2013 г. ее использование стало необязательным. И хотя многие организации по-прежнему применяют унифицированные формы, не стоит упускать возможность, предоставленную законодателем, и адаптировать ее под нужды конкретного работодателя.

    Выбираем способ

    Учитывая положения ст. 9 Закона N 402-ФЗ, прежде чем составить штатное расписание организации, необходимо утвердить его форму, как и формы других документов по учету труда и его оплате.

    Сделать это можно двумя способами:

    • утвердить отдельным приказом организации с приложением соответствующих форм (см. пример 1);
    • отразить в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета, какие формы первичных учетных документов (унифицированные или самостоятельно разработанные) используются для оформления фактов хозяйственной жизни (см. пример 2 ниже). При этом следует сделать указанные формы документов приложениями к учетной политике (см. пример 3 ниже).

    Пример 1. Приказ об утверждении и введении в действие форм первичных учетных документов по учету труда и его оплате.

    —————————————————————————¬
    ¦ Общество с ограниченной ответственностью «Логос» ¦
    ¦ ¦
    ¦ Приказ ¦
    ¦ ¦
    ¦ 25.12.2014 N 101 ¦
    ¦ ¦
    ¦ Москва ¦
    ¦ ¦
    ¦ Об утверждении и введении в действие ¦
    ¦ форм первичных документов по учету труда и его оплате ¦
    ¦ ¦
    ¦ В соответствии с ч. 2 и 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 ¦
    ¦ N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» ¦
    ¦ ¦
    ¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
    ¦ ¦
    ¦ 1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2015 формы первичных ¦
    ¦ учетных документов, обязательные для документального подтверждения ¦
    ¦ фактов хозяйственной жизни ООО «Логос» по учету труда и его оплате, ¦
    ¦ приведенные в приложениях к настоящему приказу. ¦
    ¦ 2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного ¦
    ¦ бухгалтера Оськину М.Н. ¦
    ¦ ¦
    ¦ Приложение: ¦
    ¦ 1. Штатное расписание — на 1 л. ¦
    ¦ 2. Приказ о приеме на работу — на 1 л. ¦
    ¦ <…> ¦
    ¦ ¦
    ¦ Генеральный директор Филичкин Э.В. Филичкин ¦
    ¦ ¦
    ¦ С приказом ознакомлена: ¦
    ¦ Главный бухгалтер Оськина М.Н. Оськина 26.12.2014 ¦
    L—————————————————————————

    Пример 2. Фрагмент учетной политики.

    —————————————————————————¬

    ¦ Приложение N 1 ¦
    ¦ к приказу от 29.12.2014 N 56/бу ¦
    ¦ ¦
    ¦ Учетная политика ООО «Трейд» ¦
    ¦ для целей бухгалтерского учета ¦
    ¦ ¦
    ¦ I. Организационная часть ¦
    ¦ ¦
    ¦ Основным видом деятельности организации, формирующим выручку и ¦
    ¦ себестоимость продаж, является оптовая торговля непродовольственными ¦
    ¦ товарами. ¦
    ¦ <…> ¦
    ¦ Для оформления фактов хозяйственной жизни используются ¦
    ¦ унифицированные формы первичных учетных документов. При отсутствии ¦
    ¦ унифицированных форм применяются формы документов, содержащие ¦
    ¦ обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от ¦
    ¦ 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». ¦
    ¦ <…> ¦
    L—————————————————————————

    Пример 3. Фрагмент приложения к учетной политике.

    —————————————————————————¬
    ¦ Приложение N 2 ¦
    ¦ к Учетной политике ООО «Трейд» ¦
    ¦ для целей бухгалтерского учета ¦
    ¦ ¦
    ¦ Разработанные формы документов ¦
    ¦ Выписка из штатного расписания ¦
    ¦ <… > ¦
    L—————————————————————————

    Следует отметить, что в силу обязательности учетной политики для большинства работодателей согласно ст. 8 Закона N 402-ФЗ второй способ закрепления применяемых форм первичных документов является более предпочтительным.

    Приказ об утверждении

    Итак, работодатель решил утвердить штатное расписание по самостоятельно разработанной форме. Для начала следует издать соответствующий приказ (см. пример 4).

    Пример 4. Приказ об утверждении штатного расписания.

    —————————————————————————¬
    ¦ Общество с ограниченной ответственностью «Радость» ¦
    ¦ ¦
    ¦ ПРИКАЗ ¦
    ¦ ¦
    ¦ 24.11.2014 N 29 ¦
    ¦ ¦
    ¦ Москва ¦
    ¦ ¦
    ¦ Об утверждении и введении в действие ¦
    ¦ штатного расписания ¦
    ¦ ¦
    ¦ В целях закрепления организационно-штатной структуры ООО «Радость» ¦
    ¦ ¦
    ¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
    ¦ ¦
    ¦ 1. Утвердить и ввести в действие с 01.12.2014 штатное расписание ¦
    ¦ согласно Приложению к настоящему приказу. ¦
    ¦ 2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ¦
    ¦ начальника отдела кадров Радиолову Л.У. ¦
    ¦ ¦
    ¦ Приложение: штатное расписание на 1 (Одном) листе. ¦
    ¦ ¦
    ¦ Генеральный директор Щукина Э.Б. Щукина ¦
    ¦ ¦
    ¦ С приказом ознакомлена: ¦
    ¦ Начальник отдела кадров Радиолова Л.У. Радиолова 24.11.2014 ¦
    L—————————————————————————

    Изменения

    Изменения в утвержденное и действующее штатное расписание также вносятся приказом — либо отражающим конкретные изменения (см. пример 5), либо утверждающим новую редакцию ШР (см. пример 6 ниже).

    Пример 5. Приказ об изменении штатного расписания.

    —————————————————————————¬
    ¦ Общество с ограниченной ответственностью «Технолекс» ¦
    ¦ (ООО «Технолекс») ¦
    ¦ ¦
    ¦ Приказ ¦
    ¦ ¦
    ¦ 21.11.2014 N 23/шр ¦
    ¦ ¦
    ¦ г. Новосибирск ¦
    ¦ ¦
    ¦ Об изменении штатного расписания ¦
    ¦ ¦
    ¦ В целях совершенствования организационно-штатной структуры ООО ¦
    ¦ «Технолекс» ¦
    ¦ ¦
    ¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
    ¦ ¦
    ¦ 1. Внести с 01.12.2014 в штатное расписание от 25.12.2012 N 3 ¦
    ¦ следующие изменения: создать патентный отдел штатной численностью 3 ¦
    ¦ единицы: ¦
    ¦ — начальник патентного отдела с окладом 35 000 руб. — 1 единица; ¦
    ¦ — патентовед с окладом 27 000 руб. — 1 единица; ¦
    ¦ — помощник патентоведа с окладом 20 000 руб. — 1 единица. ¦
    ¦ 2. Ознакомить с настоящим приказом главного бухгалтера Кумарь М.Н. ¦
    ¦ 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ¦
    ¦ начальника отдела кадров Авдееву К.В. ¦
    ¦ ¦
    ¦ Генеральный директор Петров К.В. Петров ¦
    ¦ ¦
    ¦ С приказом ознакомлены: ¦
    ¦ главный бухгалтер Кумарь М.Н. Кумарь 21.11.2014 ¦
    ¦ начальник отдела кадров Авдеева К.В. Авдеева 21.11.2014 ¦
    L—————————————————————————

    Пример 6. Приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции.

    —————————————————————————¬
    ¦ Общество с ограниченной ответственностью «Логос» ¦
    ¦ ¦
    ¦ Приказ ¦
    ¦ ¦
    ¦ 25.12.2014 N 102 ¦
    ¦ ¦
    ¦ Москва ¦
    ¦ ¦
    ¦ Об утверждении и введении в действие ¦
    ¦ штатного расписания в новой редакции ¦
    ¦ ¦
    ¦ В связи с изменением организационно-штатной структуры ООО «Логос» ¦
    ¦ ¦
    ¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
    ¦ ¦
    ¦ 1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2015 штатное расписание ¦
    ¦ согласно Приложению к настоящему приказу. ¦
    ¦ 2. Признать утратившим силу штатное расписание, утвержденное ¦
    ¦ приказом от 27.11.2011 N 2. ¦
    ¦ 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ¦
    ¦ заместителя генерального директора по кадровым вопросам Оськину М.Н. ¦
    ¦ ¦
    ¦ Приложение: штатное расписание — на 2 л. ¦
    ¦ ¦
    ¦ Генеральный директор Филичкин Э.В. Филичкин ¦
    ¦ ¦
    ¦ С приказом ознакомлена: ¦
    ¦ Заместитель генерального директора ¦
    ¦ по кадровым вопросам Оськина М.Н. Оськина 25.12.2014 ¦
    L—————————————————————————

    Как отметил Роструд в Письме от 22.03.2012 N 428-6-1, штатное расписание меняется, если переименовываются структурные подразделения или должности, меняются размеры окладов, сокращается численность или штат работников. Частоту и периодичность изменения штатного расписания определяет работодатель.

    Реквизиты

    Имейте в виду: самостоятельно разработанное штатное расписание должно содержать как сведения о приказе, утвердившем его форму, так и реквизиты документа, которым оно введено в действие (см. пример 7).

    Пример 7. Фрагмент штатного расписания.

    —————————————————————————¬
    ¦ Общество с ограниченной ответственностью «Логос» ¦
    ¦ ¦
    ¦ Приложение N 2 ¦
    ¦ к приказу ООО «Логос» ¦
    ¦ от 25.12.2013 N 101 ¦
    ¦ ¦
    ¦ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ N 2 ¦
    ¦ УТВЕРЖДЕНО ¦
    ¦ Введено в действие 01.01.2015 приказом ООО «Логос» ¦
    ¦ от 25.12.2014 N 102 ¦
    L—————————————————————————

    Кроме того, в разработанном организацией штатном расписании нет необходимости указывать период его действия (в отличие от унифицированной формы). Достаточно указать дату введения штатного расписания в действие.

    Вновь созданные организации

    Штатное расписание составляется, даже если во вновь созданной организации работает только руководитель. Здесь возможны два варианта изложения штатных единиц:

    • либо указывается только руководитель (если пока нет определенности, а зачастую и ресурсов в необходимых кадрах, см. пример 8);
    • либо сразу фиксируются необходимые штат и численность работников.

    Пример 8. Образец штатного расписания с одной штатной единицей.

    Общество с ограниченной ответственностью «Новь»
    (ООО «Новь»)
    Приложение N 2
    к приказу ООО «Новь»
    от 03.11.2014 N 3
    ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ N 1
    УТВЕРЖДЕНО
    Введено в действие 03.11.2014 приказом ООО «Новь»
    от 03.11.2014 N 3

    Структурное подразделение

    Должность

    Количество штатных единиц

    Оклад, руб.

    Надбавка, руб.

    Всего в месяц, руб.

    Примечание

    Основное

    Директор

    35 000

    35 000

    Итого:

    35 000

    35 000

    Директор Белов А.Б. Белов

    Филиалы и представительства

    Отдельно следует сказать о штатном расписании организации, в которой имеются филиалы, представительства или иные обособленные подразделения.

    В новой форме штатного расписания можно предусмотреть выделение не только структурных, но и обособленных подразделений (пример 9).

    Пример 9. Фрагмент штатного расписания для компании, имеющей обособленные подразделения.

    Открытое акционерное общество «Макрофлекс»
    (ОАО «Макрофлекс»)
    Приложение N 2
    к приказу ОАО «Макрофлекс»
    от 27.11.2014 N 101/КД
    ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ N 4
    УТВЕРЖДЕНО
    Введено в действие 01.12.2014 приказом ОАО «Макрофлекс»
    от 27.11.2014 N 101/КД

    Структурное подразделение

    Должность

    Количество штатных единиц

    Оклад, руб.

    Надбавка, руб.

    Всего в месяц, руб.

    Примечание

    Код 01. Аппарат управления

    Администрация

    Президент

    100 000

    100 000

    <…> <…> <…> <…> <…> <…>

    Код 02. Филиал в г. Казани

    Дирекция

    Директор

    50 000

    50 000

    <…> <…> <…> <…> <…> <…>

    Если штатное расписание составляется подразделением самостоятельно (причем такое право должно быть предусмотрено в уставе организации, положении о подразделении и доверенности руководителя подразделения), то целесообразно предусмотреть процедуру согласования, а в самом штатном расписании указать реквизиты согласования (пример 10).

    Пример 10. Фрагмент штатного расписания, утвержденного обособленным подразделением.

    —————————————————————————¬
    ¦ Открытое акционерное общество «Макрофлекс» ¦
    ¦ (ОАО «Макрофлекс») ¦
    ¦ ¦
    ¦ Приложение N 2 ¦
    ¦ к приказу ОАО «Макрофлекс» ¦
    ¦ от 01.10.2014 N 96/КД ¦
    ¦ ¦
    ¦ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ N 4 ¦
    ¦ ¦
    ¦ СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО ¦
    ¦ Президент ОАО «Макрофлекс» приказом директора филиала ¦
    ¦ Иванов Иванов В.В. от 24.11.2014 N 56/КД-Ф-К ¦
    ¦ 27.11.2014 ¦
    ¦ ¦
    ¦ Введено в действие 01.12.2014 ¦
    L—————————————————————————

    Заполнение отдельных граф

    Особо нужно сказать о заполнении граф «Оклад» и т.п.: сумма оклада должна быть одна, не допускается указание так называемой «вилки», поскольку согласно ст. 22 ТК РФ оплата должна быть равной за равный труд.

    Примечание. О правилах заполнения таких граф штатного расписания, как «Должность», «Количество штатных единиц», «Тарифная ставка (оклад) и пр.», «Надбавка», можно прочитать в статье «Штатное расписание в вопросах и ответах» на с. 46 журнала N 7, 2009.

    При необходимости отражения по одинаковым должностям разных зарплат (а не окладов) рекомендуем либо установить для должности категории или разряды, либо регулировать это установлением надбавок (доплат) в зависимости от квалификации работников. Данной позиции придерживается и Роструд (Письмо от 27.04.2011 N 1111-6-1).

    Поэтому работодатель при разработке формы штатного расписания для целей установления персональных надбавок и доплат работникам может изложить информацию в графе «Надбавки, доплаты» так, как показано в примере 11.

    Пример 11. Образец оформления графы «Надбавки, доплаты» в штатном расписании.

    Структурное подразделение

    Должность

    Количество штатных единиц

    Оклад, руб.

    Надбавки, доплаты

    Всего в месяц, руб.

    Примечание

    Основание

    Сумма, руб.

    Если в организации заработная плата работников состоит из окладов (либо из окладов и нерегулярно выплачиваемых премий), то графу «Надбавки, доплаты» можно исключить. И наоборот: если работодатель применяет в качестве стимулирования труда работников регулярные премии, то можно добавить графу «Премии», также для удобства выделив подграфы «Основание» и «Сумма, руб.» (см. пример 12).

    Пример 12. Образец оформления граф «Премия», «На руки» в штатном расписании.

    Структурное подразделение

    Должность

    Количество штатных единиц

    Оклад, руб.

    Премии

    Всего в месяц, руб.

    На руки

    Основание

    Сумма, руб.

    Для ряда работодателей в связи с необходимостью соблюдения ст. ст. 133 и 133.1 ТК РФ нелишним будет добавить графы «К выплате» или «На руки» (пример 12).

    Выписка из штатного расписания

    Следует помнить, что согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению документы, связанные с его работой, в том числе выписки из документов (ст. 88 ТК РФ). Поэтому считаем целесообразным также утвердить форму выписки из штатного расписания (унифицированной формы нет).

    Пример 13. Выписка из штатного расписания.

    Открытое акционерное общество «Макрофлекс»
    Приложение N 3
    к приказу ОАО «Макрофлекс»
    от 27.11.2014 N 101/КД
    ВЫПИСКА
    из штатного расписания N 4
    УТВЕРЖДЕНО
    Введено в действие 01.12.2014 приказом от 27.11.2014 N 102/КД

    Структурное подразделение

    Должность

    Количество штатных единиц

    Оклад, руб.

    Надбавка, руб.

    Всего в месяц, руб.

    Примечание

    Основание

    Сумма, руб.

    Код 01. Аппарат управления

    Юридический отдел

    Юрисконсульт

    35 000

    За знание иностранных языков

    15 000

    50 000

    Главный бухгалтер Белова Ю.Б. Белова
    Начальник отдела кадров Петрова Г.М. Петрова
    Верно
    Специалист по кадрам Кириллова Е.П. Кириллова
    17.12.2014
    ——————¬
    ¦ Печать ¦
    ¦ОАО «Макрофлекс»¦
    L——————

    Штатная расстановка

    Примечание. См. статью «Ответственность работодателя за нарушения Закона о персональных данных» на с. 49 журнала N 2, 2012.

    Штатное расписание — документ плановый и обезличенный. Поэтому не стоит его «утяжелять» информацией. Ведь этот документ может быть представлен в фискальные или судебные органы, которым не следует знать «лишнюю» информацию. Для фиксации фактического положения расстановки кадров (поименно) и оплаты труда (с учетом «плавающих» премий) целесообразно использовать штатную расстановку. Документ может быть в бумажном или электронном виде и содержать любую информацию о работниках, необходимую работодателю (см. пример 14).

    Пример 14. Штатная расстановка.

    Общество с ограниченной ответственностью «СпортИнвест» (ООО «СпортИнвест») Штатная расстановка на 03.11.2014

    Структурное подразделение

    Должность

    Коли чество штатных единиц

    Фамилия И.О.

    Оклад (руб.)

    Надбавки, доплаты

    Премии

    Итого (гр. 6 + гр. 8 + гр. 10)

    Дополнительная информация

    Основание

    Сумма (руб.)

    Основание

    Сумма (руб.)

    наименование

    код

    Дирекция

    Генеральный директор

    Авакумов А.В.

    60 000

    55 000

    Секретарь

    Белкина Н.А.

    30 000

    За знание иностранных языков

    32 000

    Отпуск по беременности и родам до 25.12.2014

    Системный администратор

    0,75

    Волгин И.Л.

    21 330

    15 997,50

    Работник по основному месту работы

    <…>

    Бухгалтерия

    Бухгалтер

    Громова К.Т.

    25 000

    Увеличение объема работы (ДС до 04.06.2010)

    30 550

    Бухгалтер

    Древко О.К.

    25 000

    24 850

    Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет (11.12.2014 — выход на работу)

    Бухгалтер

    Еремина Е.М.

    25 000

    Расширение зоны обслуживания (ДС до 08.12.2014)

    32 850

    <…>

    Отдел продаж

    Менеджер

    Желудь У.А.

    30 000

    За превышение плана продаж

    5000 — 30 000

    35 000 — 60 000

    <…>

    Начальник отдела

    Зорин И.А.

    35 000

    За превышение плана продаж

    5000 — 30 000

    40 000 — 70 000

    Отдел доставки

    Специалист

    0,5

    Ильин Б.Б.

    15 000

    Совместитель внешний

    Начальник отдела

    Клаус В.В.

    25 000

    25 000

    Отдел маркетинга

    Специалист

    Ломов Я.Р.

    24 400

    24 400

    Ребенок до 3 лет (д. р. 06.02.2012)

    Специалист

    Мишин Т.А.

    24 400

    24 400

    Начальник отдела

    ВАКАНСИЯ

    <…>

    Мнение. Мария Колганова, доцент кафедры предпринимательского и трудового права Государственного университета управления

    В теории права одной из основных черт трудоправового отношения всегда считалось включение нового сотрудника в штат организации. Важность этого действия связана с юридическим закреплением работника внутри организации. Включение сотрудника в штат организации «закрывает» имевшуюся ранее вакансию, определяет его место в системе организации и управления трудовыми процессами внутри компании, предопределяет главную составляющую величины его заработка (должностного оклада, оклада, тарифной ставки), закрепляет и делает правомерным дифференциацию корректировки оплаты труда за счет надбавок, доплат, КТУ и других выплат, позволяющих, в соответствии с утвержденными в организации системами оплаты труда, персонифицировать заработки персонала.

    Примечание. См. статью «Как организовать работу с персональными данными в кадровых подразделениях» на с. 40 журнала N 3, 2012.

    С серьезными проблемами в этих вопросах сталкиваются те компании, которые предоставляют персонал третьим лицам. Такие организации (частные агентства занятости) формально могут соответствовать требованию о наличии штатного расписания, но с юридической точки зрения оно создается в реальной организации и под реальные рабочие места, а не под гражданский договор с посредником.

    Примечание. См. статью «10 ошибок, которые не стоит допускать при оформлении документов, связанных с персональными данными» на с. 52 журнала N 3, 2012.

    Компании, передающие рабочую силу, нанятую под договор о предоставлении персонала, не создают реальные рабочие места, не вкладывают средства в производство и его модернизацию. В случае банкротства организации-посредника ее имущество (часто арендуемое) не может являться гарантом возмещения недополученного работниками заработка. А следовательно, нет смысла рассматривать созданные в них штатные расписания как серьезные организационно-финансовые документы.

    Примечание. О «заемном» труде читайте на с. 70.

    Не меньше проблем возникает у таких компаний и в связи с оформлением кадровой документации. Если посредник оформляет принимаемого работника к себе на работу, то реальное выполнение трудовых функций во вредных или опасных условиях труда у реального производственника не будет засчитываться в его льготный стаж, дающий право на пенсию, так как в офисе компании-посредника, оформляющей работника в соответствии с ее штатным расписанием к реальному работодателю, таких вредных условий труда нет. Ни одна структура ПФР не признает работу по штатному расписанию фирмы-посредника как работу во вредных или опасных условиях, дающих право на пенсионные льготы. Это объясняется тем, что в трудовой книжке работника, которая в соответствии со ст. 66 ТК РФ является основным документом о его трудовой деятельности и трудовом стаже, в соответствии со штатным расписанием посредника сделана запись о трудоустройстве.

    В заключение хочется отметить, что требования к документам, изложенные в Законе N 402-ФЗ, в ряде случаев отличаются от требований трудового законодательства (которые, по сути, жестче). Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих рекомендуем в качестве основы при разработке формы штатного расписания брать унифицированную форму N Т-3. Целесообразно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». И наконец, поскольку штатное расписание содержит персональные данные работников, его хранение, обработка, уничтожение должны осуществляться в соответствии с требованиями законодательства РФ о защите персональных данных.

    Ю.Титова

    Юрист,

    преподаватель,

    эксперт журнала

    «Кадровая служба

    и управление персоналом предприятия»

    Штатное расписание — что это такое, как составить и изменить + форма и образец

    Здравствуйте! Вы когда-нибудь слышали о таком документе, как «Штатное расписание организации»? А ведь это документ, на основании которого начисляется заработная плата, а также принимают и увольняют сотрудников. Сейчас мы постараемся подробно рассказать о том, какие функции выполняет ШР и как правильно его составлять.

    Что такое «Штатное расписание»

    Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия. Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.

    А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

    Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок.

    Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях. Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.
    Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств. Например, из-за вынужденного сокращения штата сотрудников, был уволен рабочий и он подал на бывших руководителей в суд. В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.

    Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.

    • Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания
    • Скачать Штатное расписание форма N Т-3

    Функции штатного расписания

    Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций. Основными, из которых, являются:

    • Возможность организации рабочего времени персонала;
    • Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам;
    • Официальное оформление вновь принятых сотрудников;
    • Оставление правил внутреннего распорядка дня;
    • Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.

    Штатное расписание – обязательный документ

    На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.

    Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР. Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.

    Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.

    На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.

    Какой срок действия штатного расписания

    Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января. При составлении ШР, указывается дата его действия. Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать.

    Сколько и где хранится штатное расписание

    На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.

    Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания. Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).

    Кто составляет

    Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.

    Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.

    >Сколько копий ШР должно быть на производстве

    При составлении ШР, делается одна его копия. Таким образом, оригинал и копия должны храниться в отделе кадров и бухгалтерии.

    Изменение штатного расписания

    Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения. Делается это в нескольких случаях:

    1. Если происходит реорганизация фирмы;
    2. Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;
    3. Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
    4. В случае изменения штатных единиц;
    5. Изменения должности в штатном расписании;
    6. Изменения оклада в штатном расписании.

    Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ.

    При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников.

    Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.

    При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.

    Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен. Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.

    Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца. Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.

    Есть ли обязательная форма штатного расписания

    Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную форму Т-3. Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.

    Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.

    В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.

    Структура штатного расписания организации

    ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ.

    Первая часть документов содержит следующую информацию:

    • Наименование организации, согласно учредительным документам;
    • Код ОКПО;
    • Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
    • Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
    • Общий штат сотрудников.

    Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже.

    В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

    Как составить штатное расписание

    Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы.

    1 графа. Наименование структурного подразделения. Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.;

    2 графа. Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.);

    3 графа. Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам;

    4 графа. Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию. Эта величина может быть как целой, так и дробной. Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки;

    5 графа. Величина оклада, тарифной ставки или бонусов. Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым;

    6, 7, 8 графа. Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию;

    9 графа. Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности;

    10 графа. Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда;

    После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке. Таким образом, мы узнаем количество штатных единиц в штатном расписании и месячный фонд оплаты труда.

    Утверждение штатного расписания

    Согласно правилам утверждения штатного расписания, после составления и проверки всех данных, ШР подписывает руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. После чего руководитель предприятия издает приказ о введении данного документа в действие.

    ШР – это не обязательный, но очень важный документ любой организации. На его основании можно уволить сотрудника или принять нового. Помимо этого, с его помощью начисляется заработная плата сотрудникам предприятия.

    Данный документ не строго регламентирован, поэтому его можно «подгонять» под каждую организацию и переделывать в случае необходимости. Это палочка-выручалочка руководителя в период проверок государственных органов.

    >Все о штатном расписании: что это такое, зачем его составлять и кто должен оформлять этот документ?

    О чем оно информирует?

    Штатное расписание – это обобщенная в одном документе информация о числе единиц штата всех должностей, об окладах и надбавках.

    Как оформлять документ?

    Госкомстатом России с этой целью предложена форма Т-3. Она рекомендательна, то есть на деле учреждение вправе применять отличный от упомянутой формы вариант исполнения.

    Остановимся подробнее на внешнем виде документа, оформленного по унифицированной форме.

    В этом случае штатное расписание представляет собой журнал, содержащий информацию в табличном виде (УФ Т-3).

    Количество страниц в нем зависит от численности работников и структурной организации штата. То есть документ может состоять как из одной страницы, так и нескольких.

    В последнем случае все они (страницы) должны быть пронумерованы и подписаны уполномоченными на то сотрудниками, а сам журнал прошит.

    Зачем составлять штатное расписание?

    Наличие его в учреждении в интересах самого руководства организации. Поскольку расписание штата позволяет упорядочить кадровую деятельность, а также, в случае возникшей необходимости, отстоять свои интересы в ходе судебных разбирательств.

    К основным «плюсам» наличия у компании грамотно оформленного документа относятся следующие аспекты:

    1. позволяет проанализировать структуру организации систему оплаты трудовой деятельности сотрудников;
    2. отражает наличие или отсутствие вакантных должностей;
    3. позволяет аргументировать увольнения сотрудников, если возникла необходимость в сокращении численности штата (т. е. наглядно демонстрирует невозможность перевода их на альтернативные должности);
    4. зачастую позволяет избежать спорных ситуаций при проверках уполномоченных органов.

    Обязана ли фирма иметь расписание штата?

    Вокруг этого всегда много споров. Полемика вызвана отсутствием четко законодательно оформленного обоснования обязанности всех без исключения организаций иметь в наличии данный документ, в то время как некоторые документы и проверяющие инстанции считают его необходимым.

    СПРАВКА! Только учреждения муниципального образования ФЗ от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязует составлять штатное расписание в обязательном порядке.

    Соответственно организации иных форм собственности теоретически могут осуществлять свою деятельность без данного внутреннего норматива.

    Однако стоит помнить о трактовке его отсутствия, а именно:

    • нарушение статей 15 и 57 Трудового кодекса РФ;
    • нарушение статьи 5.27 Кодекса РФ об административных нарушениях, что может привести к наложению штрафных санкций (которые можно попробовать оспорить в судебном порядке).

    Однако имеют место ситуации, когда фирма попросту не может иметь в наличии штатное расписание.

    А именно в случае, если ее учредителем и одновременно единственным работником является индивидуальный.

    Сам с собой заключить трудовой договор он не может (об этом гласит статья 20 Трудового кодекса), а также не имеет фиксированной заработной платы, а лишь получает доходы от своей коммерческой деятельности.

    В то время как штатное расписание подразумевает наличие договора с указанием профессии и тарифной ставки.

    Кто отвечает за составление?

    Который из сотрудников должен составлять штатное расписание, остается на усмотрение руководства учреждения. По большей части к этому привлекается персонал отдела кадрового управления, финансового или же юридического подразделений.

    Кроме того, часто расписание составляет непосредственный руководитель или иной уполномоченный на это работник.

    Желательно оформить личную ответственность сотрудника за составление списка штата. Реализовать это можно одним из способов: составлением персонифицированного приказа или указанием соответствующего пункта в трудовом договоре.

    Каким образом утверждается расписание?

    Итоговое согласование с последующим утверждением осуществляется старшими сотрудниками финансового и кадрового обеспечения путем публикации отдельного приказа.

    Учитывая, что начисление зарплаты должно осуществляться ежемесячно, нужно вводить в делопроизводство документ с первого дня месяца.

    Кто вправе проверять расписание?

    Его запрашивают следующие компетентные органы:

    1. Инспекция труда.
    2. Налоговая инспекция.
    3. Фонд социального страхования.
    4. Пенсионный фонд.

    Инструкция по заполнению

    1. Сначала указываются реквизиты учреждения:
      • наименование и номер данного документа;
      • дата составления;
      • наименование компании (строго как в свидетельстве о регистрации);
      • код по ОКПО;
      • должность, фамилия с инициалами, подпись сотрудника, составлявшего документ.
    2. После указываются сведения о распоряжении, которое утверждает данный документ.
    3. Далее следует таблица, состоящая из десяти столбцов. Рассмотрим правила внесения них информации.
      • Графа 1 «Наименование».

        Указываются подразделения, составляющих структуру организации.

        СПРАВКА! Для удобства наиболее рационально перечислять подразделения, поделенные на группы по иерархическому принципу.

      • Графа 2 «Код».

        Каждому из указанных подразделений присваивается, как правило, цифровой код.

        Для большей наглядности отражения структуры фирмы можно использовать многоуровневые значения кодов.

      • Графа 3 «Должность, разряд, класс квалификации».

        Здесь отражаются названия всех имеющихся должностей и информация об уровне мастерства. При заполнении таблицы рекомендуется сверяться с актуальными редакциями принятых в России классификаторов профессий (ЕТКС, ЕКС, ОКПДТР).

        Нередко в этих справочных формах нет интересующей специальности вследствие их давнего обновления, поэтому между кадровой документацией учреждения и этими классификаторами разногласия вполне допустимы (кроме случаев, когда за осуществление трудовой деятельности в конкретной должности работнику положены различные льготы или компенсации).

      • Графа 4 «Количество штатных единиц».

        Информирует о числе рабочих мест для каждой должности в отдельности.

        ВАЖНО! При наличии неполной единицы штата в ячейку вносится долевое выражение (десятичная дробь).

        Кроме того, данная графа позволяет создать кадровый резерв на случай расширения штата, потому как трудоустроить сотрудника возможно исключительно при наличии вакантной должности. Это стоит предвидеть заранее, указав данные с запасом.

      • Графа 5 «Оклад».

        Содержит информация о должностных ставках. Это должно быть регламентировано различного рода внутренними актами. В таблице указывается только цифра, без валюты.

        Статья 133 ТК РФ запрещает устанавливать величину оклада ниже МРОТ.

        Между работниками кадровых служб по-прежнему не угасают споры: допустима ли зарплатная «вилка»? Так принято называть ситуацию, когда сотрудникам на одной должности установлен разный оклад (к примеру из-за различий в квалификации или объеме работы).

        Мнение «за» мотивировано ст. 132 ТК РФ, которая как раз и позволяет такую разницу окладов. Однако на деле проще для одной должности назначить фиксированный оклад, а итоговый размер зарплаты для каждого сотрудника регулировать посредством надбавок.

      • Графы 6 – 8 «Надбавки».

        Здесь отражаются суммы дополнительных стимулирующих и иных выплат. Некоторые надбавки положены сотрудникам законодательно (северные, за секретность и т.д.), другие же вводятся по решению руководства компании (за квалификацию, высокую производительность и пр.).

        Согласно другой классификации, дополнительные выплаты могут быть двух разновидностей:

        1. фиксированная сумма (от оклада не зависит, их изменения не взаимосвязаны);
        2. часть оклада (подлежит к смене одновременно с ним).
      • Графа 9 «Всего, руб.».Отражает количество денежных средств, начисляемых в расчете на все рабочие единицы каждой должности (все оклады и надбавки) по прошествии календарного месяца.
      • Графа 10 «Примечание».

        Отведена для внесения дополнительных, не подходящих по смыслу и содержанию к перечисленному выше, но вместе с тем важных сведений о штате сотрудников.

      • Строка «Итого».

        Она завершает форму и содержит суммированные данные по вертикалям. Здесь отражено общее для учреждения число штатных единиц, также итоговая сумма всех окладов и надбавок. То есть здесь отражена величина месячного фонда заработной платы компании.

    Бланк штатного расписания

    Образец заполнения штатного расписания

    Процедура грамотного составления документа вовсе не сложна, а его наличие позволяет с уверенностью смотреть в будущее.

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *