Что такое электронный документооборот и для чего он нужен

Электронный документооборот (ЭДО) помогает контрагентам обмениваться документами через интернет. Печатать и подписывать бумаги вручную не нужно: документы отправляют в электронном виде. Некоторые компании делают это по имейл, но удобнее подключиться к системе электронного документооборота, которую организуют компании-операторы. Список доверенных операторов, организующих ЭДО, есть на сайте ФНС. Один из таких операторов — СКБ Контур. Система, которая помогает обмениваться документами, — Диадок.

Есть две основные причины подключиться к системе ЭДО, а не использовать для документооборота почту.

— Юридическая значимость Не все документы, отправленные по электронной почте, будут иметь юридическую силу. Например, обмениваться юридически значимыми счетами-фактурами можно только через оператора электронного документооборота. В системе ЭДО контрагенты подписывают документы квалифицированным сертификатом электронной подписи (КЭП), который по значимости приравнивается к собственноручной подписи. Получить электронную подпись можно в нашем Удостоверяющем Центре: менеджер Диадока расскажет, как это сделать и поможет с выпуском. Документы с КЭП представляют в госорганы и предъявляют в суды. — Безопасность Пересылка по имейл не обеспечивает конфиденциальность данных. Злоумышленники могут взломать почту или перехватить письмо. В системе ЭДО это невозможно: данные защищены шифрованием. Изменить документ, подписанный квалифицированным сертификатом электронной подписи, тоже не получится: отправитель об этом узнает.

Преимущества электронного документооборота

Что смогут компании с системой ЭДО?

Ускорить бизнес-процессы ЭДО не перестраивает бизнес-процессы, а оптимизирует их. Он ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Согласовать, подписать и отправить документы можно за несколько секунд. При этом привычная схема работы в компании не меняется. Сотрудники, которые раньше работали с бумагами, продолжают это делать, но только в электронном формате. Сделать документооборот прозрачным При работе по старинке отправитель не знает, что происходит с бумажным документом. Курьер может потерять его, адресат — забыть поставить подпись. С ЭДО документооборот становится прозрачным. Например, в Диадоке вы можете отследить статус исходящего файла. Отправитель всегда знает, на какой стадии документ: получен, согласовывается или уже подписан. Все действия контрагентов сервис фиксирует в отдельном протоколе. Его можно скачать или распечатать. Сократить затраты В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов. В среднем на пересылку пакета документов компания тратит 40–50 рублей. С ЭДО отправка обходится в 5–7 раз дешевле, а получение бесплатное. Калькулятор экономии с Диадоком подсчитает, сколько вы сэкономите на бумаге, печати и доставке. Упростить взаимодействие с госорганами 63-ФЗ признает документы с электронной подписью юридически значимыми. Их можно представлять в суды и госорганы. Например, налоговая принимает декларации и книги покупки и продаж, если на них стоит КЭП. Освободить время сотрудников для более серьезных задач В корпорациях работники могут тратить до половины рабочего дня на подписание и отправку бумажных договоров, актов, УПД и счетов-фактур. Когда документооборот переведен в электронный вид, эти операции занимают минуты. Сотрудники не отвлекаются на организацию бизнес-процессов и могут взять на себя более значимые задачи, которые помогают компании наращивать обороты и масштабироваться. Перевести архив в электронный вид По закону хранить документы нужно не меньше пяти лет. Одни компании выделяют под хранение стеллаж, другие — целый кабинет или этаж. Есть те, кто отдает архив на аутсорс. Для электронных документов это не нужно: они хранятся на серверах компании-оператора. Срок хранения файлов в Диадоке не ограничен, а доступ к документам есть даже у пользователей, отказавшихся от документооборота в системе. Снизить количество ошибок в документах Система ЭДО проверяет документы перед подписанием. Это помогает избегать критических ошибок. Например, Диадок смотрит на:

• срок действия сертификата электронной подписи и его легитимность,
• соответствие документов формату, установленному нормативно-правовым актом.

Если Диадок обнаружит ошибки, он сообщит об этом пользователю. Если их нет, сразу отправит документ контрагенту.

Есть ли недостатки у ЭДО?

Некоторые компании не переходят на электронный документооборот, потому что их руководители видят в нем свои недостатки. Разберем некоторые заблуждения относительно ЭДО на примере Диадока.

ЭДО — это слишком сложно

На фоне привычного бумажного документооборота ЭДО выглядит сложной технологией. Но в действительности работать с ним даже проще. Например, сервис Диадок похож на электронную почту, работающую в браузере. В нем есть папки с «Входящими», «Исходящими», «Удаленными» файлами. Но вместо обычных писем — юридически значимые документы.

Пользователи, которые не хотят работать в браузере, могут внедрить Диадок в свою учетную систему. Это удобно: вести учет и обмениваться документами можно в одном сервисе, не перемещаясь между вкладками. Интегрировать ЭДО можно в любую систему с помощью модуля для 1С, Диадок.Коннектора, API Диадока и решения для SAP. Если важна мобильность, можно использовать приложение для смартфона: есть версии для iOS и Android.

К ЭДО долго подключаться

Перспектива подключения сервиса ЭДО может напугать. Кажется, что придется долго согласовывать условия с компанией-оператором, подписывать договор, становиться на учет в налоговую. На самом деле все проще. Для подключения к Диадоку достаточно принять условия лицензионного соглашения и оплатить тариф, для этого не надо даже ехать в офис. Эксперты Контура сами уведомят налоговую о новом пользователе. Вам остается только войти в сервис по сертификату КЭП или логину.

На ЭДО нужно переводить контрагентов

Основной недостаток электронного документооборота — его не получится использовать в одиночку. Обмениваться электронными документами предстоит с контрагентами, которые тоже должны внедрить ЭДО. Но активация партнеров — задача не только абонента, но и оператора. Диадок решает эту задачу с помощью:

• отдельного сервиса, который проверяет, кто из партнеров уже перешел на ЭДО. Доступна массовая проверка: загружаете файл со списком ИНН и узнаете, с кем можно наладить электронный документооборот прямо сейчас;
• бесплатного инструмента «Приглашение в сервис». Он поможет оповестить контрагентов о том, что вы перешли на новый формат работы. Компания, которая ответила на приглашение согласием, сразу появится в списке активных контрагентов.

К тому же эксперты Диадока помогают с привлечением контрагентов. Они могут написать приглашения к обмену электронными документами от имени вашей компании, организовать рассылку допсоглашений о переходе на ЭДО, провести обучающие вебинары. По данным специалистов из отдела активации, примерно треть организаций отказывается от бумажного документооборота в пользу ЭДО после переговоров.

Госорганы не примут электронные документы

Закон РФ уравнивает документы с электронной и собственноручной подписью. Представить в суд или ФНС можно не только файлы в электронном виде, но и их бумажные копии со штампом ЭДО. Если нагрянет выездная налоговая проверка, инспектор будет просматривать документы с компьютера налогоплательщика. Это закреплено в рекомендациях ФНС.

Надежнее хранить документы в бумажном виде, чем в электронном

Кажется, что бумажный архив надежнее, потому что он всегда под рукой. Но в действительности сберечь бумаги сложнее, чем электронные файлы. Папка с документами может затеряться, сотрудник — выкинуть по ошибке важную бумагу, курьер — не передать акт получателю. С электронными файлами этого не произойдет.

Достать нужный документ из Диадока можно в любой момент. Для надежности сервис хранит три копии одного файла на разных серверах. Это гарантирует, что данные не потеряются.

Подводим итоги

Несколько лет назад электронный документооборот казался сложной технологией, на внедрение которой нужно затратить много финансовых и человеческих ресурсов. Но со временем стало понятно: ЭДО проще, быстрее и удобнее, чем бумажное делопроизводство.

Компании повсеместно переходят на ЭДО. Каждый новый пользователь ЭДО приводит с собой контрагентов. Так запускается волна новых подключений. Операторы электронного документооборота отмечают: трафик растет. Так, в первом квартале 2020 года количество переданных и полученных через Диадок документов выросло на 29 % в сравнении с аналогичным периодом за прошлый год. Есть основания полагать, что в ближайшие годы электронный документ станет таким же привычным, как бумажный.

Если пока не внедрили ЭДО, свяжитесь с нами. Мы ответим на волнующие вас вопросы и подскажем, с чего начать переход на электронный документооборот.

Для телекоммуникационной компании данная функция может быть полезна, если ее персонал вынужден обрабатывать большое количество входящих документов, например, актов выполненных работ от других компаний, предоставляющих услуги, либо накладных от поставщиков материалов.

Создание внутренних документов

Основными типами внутренних документов являются:

• Приказы и распоряжения
• Служебные записки
• Регламенты
• Технические документы
• Внутренние документы подразделений компании (отчеты, докладные записки и т.д.)

Если простые внутренние документы могут создаваться простым заполнением шаблона, то такие документы как приказы и распоряжения имеют более сложный алгоритм создания. Типовая схема создания приказа выглядит следующим образом:

Один из Топ-менеджеров компании поручает ответственному создать проект приказа. Ответственный за создание проекта приказа назначает исполнителя, который и занимается его разработкой. После того, как проект приказа разработан и ответственный признал его соответствующим заданию, проект приказа отправляется на согласование по определенному маршруту.

Служебные записки являются наиболее часто используемым типом внутренних документов. Для служебных записок заполняется специальная форма, в которой есть все необходимые реквизиты:

Особенностью документооборота телекоммуникационной компании в части внутренних документов является большое количество технических документов, которые система должна позволять создавать, хранить, искать и использовать при создании других документов.

Технические документы могут создаваться в различных специализированных программах. Для удобства последующей работы с ними, при регистрации в СЭДО должны указываться значения ключевых реквизитов, которые могут использоваться для быстрого поиска.

Но не всегда возможно заранее определить все реквизиты, которые могут понадобиться для структурирования документов и их быстрого поиска. В этом случае, СЭДО позволяет производить полнотекстовый поиск по самим хранящимся электронным документам. Разумеется, если хранится скан документа, то вместе с ним должен храниться, например, документ MS Word, содержащий текст бумажного документа.

Маршрутизация документов и контроль исполнения

Документы могут проходить различные процессы согласования, утверждения, ознакомления и т.д. Совокупность точек, через которые проходит документ, называется маршрутом, а определение маршрута – маршрутизацией документа.

Маршрут документа может зависеть от его типа и значений реквизитов. Например, договоры с поставщиками обычно проходят согласование по одному маршруту. Но если сумма поставки оказывается выше чем один миллион, в согласовании принимает участие генеральный директор. Или если поставка касается строительства линии связи, то в согласовании может участвовать руководитель данного направления.

Типовыми маршрутами движения документов в СЭДО являются:

• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору.
• Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины.
• Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору для ознакомления с результатами согласования.
• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору для ознакомления с результатом утверждения.
• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, заверения печатью организации и отправки корреспонденту.
• Ознакомление: нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
• Поручение: с помощью этого маршрута можно раздавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.

Возвращаясь к заявкам на подключение услуг и техническую поддержку, которые наиболее часто используются в телекоммуникационной компании, можно отметить, что типовой маршрут прохождения первой из них следующий:

Маршрут прохождения заявок на техподдержку следующий:

В СЭДО описывается маршрут прохождения документа. На каждом этапе исполнители обязаны выполнить определенное действие и его результат занести в СЭДО. В зависимости от результата, движение по маршруту может быть продолжено, либо прекращено. Например, если на этапе определения технической возможности ответ оказался отрицательным, то дальнейшее движение заявки по маршруту не имеет смысла.

Движение документа по маршруту должно осуществляться в соответствии с регламентом. Для каждой точки маршрута устанавливаются нормативы по времени и определяется состав должностных лиц, которые отвечают за определенные стадии. Также определяются условия, при которых идет переключение на другие ветви маршрута.

Например, процесс согласования договора аренды оборудования может иметь следующий вид:

Задачи, которые ставятся исполнителям на этапах прохождения документа по маршруту исключают возможность забыть о необходимости произвести определенные действия. Рабочее место согласующего выглядит следующим образом:

Контроль исполнения так же легко реализуется на основе данных выполнения поставленных в СЭДО задач.

Поддержка бумажного документооборота

В соответствие с положением о документообороте или инструкцией по делопроизводству организации в программе настраивается номенклатура дел, которая в дальнейшем используется для создания новых дел (томов) и списания в дело исполненных документов. Каждое дело (том) символизирует собой бумажную папку, в которую подшивается документ в традиционном бумажном делопроизводстве. Если дело закрыто, то программа запрещает списание в него документов.

Для каждого дела (тома) заводится карточка, в которой можно указать индекс, категорию, срок хранения, перечень номеров статей, отметки ЭПК.

Номенклатура дел утверждается руководителем организации и ведется сотрудником, ответственным за нормативно-справочную информацию. Текущая номенклатура дел может быть автоматически перенесена на следующий год.

Особенностью поддержки бумажного документооборота в телекоммуникационной компании является необходимость хранения и обработки большого объема документации по используемому оборудованию.

Электронный документооборот с покупателями и поставщиками

Одна из особенностей документооборота телекоммуникационной компании состоит в большом объеме документов по оказанным услугам, которые компания предоставляет своим клиентам. Такая же ситуация может существовать и с документами поставщиков.

В настоящее время большинство организаций при ведении хозяйственной деятельности и заключении договоров обмениваются документами большей частью на бумажных носителях.

Это замедляет сам процесс обмена, увеличивает затраты на доставку документов, приобретение расходных материалов и хранение архивов, а также прибавляет работы сотрудникам всех контрагентов. Кроме того, документы на бумажных носителях легко теряются, а чернила с годами могут выцвести так, что текст невозможно будет разобрать.

Избежать всех этих проблем поможет переход на обмен электронными документами. С правовой точки зрения такая возможность у организаций существует давно.

Правовые основы обмена электронными документами

В 2002 году был принят Федеральный закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон № 1-ФЗ об ЭЦП), который приравнял документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью, к документам на бумаге, подписанным сторонами договора (утратил силу с 1 июля 2013 года). Именно этот закон позволил участникам гражданско-правовых отношений обмениваться электронными договорами, актами, накладными и иными документами и установил условия, при выполнении которых эти документы равнозначны аналогичным на бумажных носителях.

С 8 апреля 2011 года действует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ об ЭП), который определил порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами.

Совместным приказом Минфина России и ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ утвержден порядок представления по требованию налогового органа документов в электронном виде. Однако в настоящее время форматы, по которым должен осуществляться такой обмен между налоговым органом и налогоплательщиком пока не утверждены.

Для того чтобы налогоплательщики могли представлять документы в налоговые органы в электронном виде, ФНС России приказом от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ утвердила форматы первичных документов — ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг). Эти форматы носят рекомендованный характер, и стороны договора могут не использовать их при обмене между собой. Однако в этом случае они не смогут воспользоваться правом представления в электронном виде документов по требованию инспекции.

Со 2 сентября 2010 года действует абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ, предоставляющий налогоплательщикам возможность выставлять счета-фактуры в электронном виде. Форма счетов-фактур, в том числе корректировочных, правила их заполнения, утверждены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138 (действует с 23.05.2012) утверждены электронные форматы счета-фактуры, журнала полученных и выставленных счетов-фактур и книг продаж и покупок (в том числе форматы дополнительных листов книг). Также приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ утверждены форматы представления документов, используемых при обмене счетами-фактурами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде утвержден приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н.

Понятие электронной подписи

Электронная подпись (ЭП) – это электронная информация, которая присоединяется к электронному документу и используется для определения лица, подписывающего этот документ, т.е. это своего рода электронная печать.

Именно электронная подпись может сделать электронный документ равнозначный документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, т.е. придать ему юридическую силу.

Понятие электронной подписи ввел Закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ). Согласно этому закону ЭП может быть двух видов – простая и усиленная. Усиленная электронная подпись делится на неквалифицированную и квалифицированную.

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит, полученный в результате криптографического преобразования информации, защищающий документ от подделки и позволяющий определить его создателя. Документ, подписанный ЭЦП, признается равнозначным документу, подписанному собственноручно.

Обмен первичными документами

Современное законодательство регламентирует обмен как электронными счетами-фактурами, так и другими видами документов.

Для обмена электронными документами, подписанными электронной подписью назначается третья сторона, называемаяОператор электронного документооборота. Роль Оператора электронного документооборота определена в приказе Минфина России от 25.04.2011 №50н: «…Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (далее — Оператор электронного документооборота)…».

То есть оператор играет роль посредника в обмене электронными документами между контрагентами и хранит все проходящие через него документы в специализированной базе данных. Такая организация обмена позволяет не только сделать электронный документооборот между контрагентами юридически правомерным, но и обеспечивает необходимую надежность.

Для включения контрагентов в электронный обмен документами заполняется специальное соглашение.

После заполнения соглашения и его подтверждения необходимо установить параметры электронной подписи и типы документов, которые могут быть подписаны и отправлены контрагенту.

Через оператора ЭДО могут передаваться следующие виды электронных документов:

Первичные и учетные бухгалтерские документы: договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, накладные, счета-фактуры, приходные ордера и т.п. Организационные документы: приказы, распоряжения, регламенты, доверенности.

Сопроводительные документы: информационные письма, отчеты, приказы, регламенты, рекламные и другие материалы. Возможные типы электронных документов: txt, doc, docx, xls, xlsx, csv, xml, pdf, rtf, htm, html. Список документов и типов не окончательный и может быть изменен по запросу.

Взаимодействие с ФНС

Если вас кто-то пытается убедить, что ФНС РФ получит доступ к вашим документам при подключении к оператору, он сильно заблуждается. Операторы электронного документооборота не представляют документы в государственные органы, по законодательству РФ у них нет таких обязательств.

С появлением электронного документооборота порядок истребования документов не изменился, то есть инспекторы ФНС РФ, как и прежде, могут получить документы только от налогоплательщика после направления ему требования.

Порядок истребования электронных документов утвержден Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 N MMB-7-2/168@. В указанном нормативно-правовом акте также содержатся нормы, регулирующие порядок представления документов в налоговые органы в электронном виде.

То есть, с подключением к системе электронного документооборота отпадает еще и необходимость делать огромное количество копий первичных документов при запросе налоговой инспекции. Можно просто передать документы в инспекцию в электронном виде.

Бесшовная интеграция ЭДО и учетной системы

На тех предприятиях, где используется учетная система, построенная на платформе «1С: предприятие 8» проблем интеграции с внешней системой ЭДО нет. Акты, счета-фактуры и другие бухгалтерские документы сразу после создания могут быть подписаны электронной подписью и отправлены оператору ЭДО.

Прямо из журнала документов или из открытого документа появляется возможность сформировать электронный документ для отправки, подписать его и отправить.

При отправке исходящих документов, прямо в журналах документов показывается статус:

Входящие документы могут быть приняты от оператора и автоматически сохранены в учетной системе.

Материалы сайта http://its.1c.ru/

Материалы сайта http://its.1c.ru/

Внимание

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. .

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Согласно определению, представленному в п. 3.1 «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст), электронный документ — это документ, информация которого представлена в электронной форме.

При этом для электронного документа характерны:

• аутентичность — свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному;
• достоверность — свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;
• целостность — состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения;
• пригодность для использования — свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что электронный документ — это любой документ, который представлен в электронном виде, в том числе это может быть скан-образ документа, файл, набранный в текстовом редакторе, и т.п.

При этом электронные документы могут быть формализованными, т.е. составленными в таком виде, который позволяет с помощью программных средств распознавать их содержимое, и неформализованными (например, скан-копия).

В рамках обмена электронными документами стороны могут использовать как формализованные документы, так и неформализованные. Исключение составляют случаи, когда законодательством утвержден обязательный формат для обмена конкретным документом (например, формат счета-фактуры). Но если документ неформализованный, его принятие и распознавание возможно только с участием человека.

Для того, чтобы обмениваться документами в электронном виде без участия человека в распознавании текста этих документов, необходимо все документы составлять в формализованном виде, т.е. в том формате, который могут использовать программные средства всех участников обмена.

Внедрение ЭДО дает возможность:

• контролировать сроки действия договоров;
• ускорить согласование документов;
• создать единую базу данных;
• отказаться от бумажных носителей.

Выбрать систему автоматизации…
Электронный документооборот может сократить время на обработку и создание документов, что увеличит производительность труда работников.

Услуги консалтинговой компании могут помочь:

• повысить производительность бизнес-процессов;
• оптимизировать расходы;
• повысить прибыль.

Критерии удачного выбора консалтинговой компании: репутация, опыт, надежность.
Как выбрать консалтинговое агентство?
Внедрение электронного документооборота — непростая и ответственная задача.
Где можно заказать внедрение ЭДО?
Требуется оптимизировать работу нескольких отделов? Комплексная система автоматизации бизнеса -— хороший помощник в решении сложных задач.
Узнать больше…

Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни? Какие программы существуют для облегчения труда офисных работников и почему некоторые сотрудники сопротивляются внедрению инноваций?

Понятийный аппарат и виды электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».

Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.

Первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР в аппарате ЦК КПСС. В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и представлял собой одно рабочее место секретаря, занимавшегося вводом в систему регистрационно-контрольных карточек, ведением журналов учета документов, составлением отчетов и поиском по регистрационным карточкам.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:

• однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
• параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
• непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
• единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
• результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
• эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:

• производственный ЭДО;
• управленческий ЭДО;
• архивное дело;
• кадровый ЭДО;
• бухгалтерский ЭДО;
• складской ЭДО;
• технологический ЭДО;
• секретный и конфиденциальный ЭДО.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.

Функции и эффективность ЭДО

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

• создание электронной версии документа;
• создание атрибутной карточки документа;
• формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
• поиск карточек документов;
• формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
• сохранение документов в различных форматах;
• создание маршрутов документа и управление его движением;
• ведение журналов, классификаторов и справочников;
• регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
• рассылка напоминаний и уведомлений;
• согласование документов;
• формирование отчетов о движении и исполнении документов.

Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

• сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
• ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
• экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

• рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
• снижение рисков потери документов;
• увеличение скорости согласования и утверждения документов;
• повышение корпоративной культуры.

Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Требования к системам электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

1. СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.
2. СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
3. СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.
4. СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.
5. СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.

Наиболее востребованными функциями СЭД являются:

1. Хранение и поиск документов.
2. Поддержка делопроизводства.
3. Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.
4. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
5. Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

Виды СЭД

Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (см. рис.).

Рис. Диаграмма востребованности различных СЭД в российских компаниях

Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу

Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.

1. Зрелость СЭД, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании.
2. Соответствие стандарту отрасли организации.
3. Соответствие целям и задачам компании.
4. Уровень технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время установки и в процессе эксплуатации.
5. Возможность изменения СЭД в случае расширения деятельности организации.
6. Доступность документации по администрированию или изменению настроек СЭД.
7. Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании.
8. Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе.
9. Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки.

Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота.

Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:

• провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально соответствующих требованиям;
• оценить стоимость владения той или иной программой;
• изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант;
• ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком;
• изучить демонстрационные видеоматериалы;
• установить демо-версию программы;
• изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые важные с точки зрения деятельности компании.

После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии.

Внедрение электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота в организации — не такая простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу. Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.

• Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением ЭДО, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели.
• Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет.
• Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.
• Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы.

Важно
Не стоит пытаться подстроить все процессы документооборота предприятия под внедряемую систему, так же как и полностью переделывать систему под бизнес-процессы заказчика. Очень важно соблюсти золотую середину, применив передовые практики, уже имеющийся регламент работы компании и ее традиции.

Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным.

Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.

1. Разработка технического задания.
2. Выбор IT-решения.
3. Описание бизнес-процессов.
4. Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
5. Внедрение электронного документооборота.
6. Тестирование программы.
7. Запуск СЭД в эксплуатацию.
8. Контроль использования системы.

В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.

Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы. К основным рискам можно отнести следующие:

• консервативность сотрудников;
• недостаточная компьютерная грамотность работников;
• отсутствие регламентов на основные процессы;
• слабое техническое оснащение;
• отсутствие четкого управления проектом.

Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.

В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии. Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка.

Электронный документооборот в рамках внедрения комплексной системы автоматизации бизнеса

Как правильно организовать и запустить в работу систему электронного документооборота, нам рассказал Денис Селезнев, руководитель практики «Автоматизация: 1Ф» компании КСК групп — крупнейшего консалтингового холдинга, занимающегося разработкой и инсталляцией собственной уникальной программы автоматизации бизнеса «Первая Форма»:

«Некоторые компании, особенно небольшие, считают, что автоматизация бизнес-процессов в фирме в целях экономии средств вполне может проводиться по частям — сначала бухгалтерия, потом делопроизводство, потом все остальное. На самом деле такая мнимая экономия может впоследствии обернуться большими неудобствами и необходимостью дополнительных расходов. Представьте себе, что компания развивается, перед ней встает задача объединения всех разрозненных программ в общую систему, но нередко оказывается, что это невозможно или почти невозможно. Разные программы автоматизации не способны работать в едином режиме и приходится начинать процесс автоматизации с самого начала.

Гораздо выгоднее, проще и удобнее сразу установить комплексную систему, охватывающую все бизнес-процессы в фирме и имеющую возможность расширения в случае появления новых бизнес-процессов. КСК групп предлагает своим клиентам уникальную разработку — комплексную систему «Первая Форма». Среди ее преимуществ — быстрота внедрения, приспособляемость системы под различные бизнес-задачи, простота, мобильность и экономичность. Следует отметить, что «Первая Форма» имеет закрепленную стоимость и не потребует от заказчика дополнительных затрат в процессе эксплуатации. Мы также гарантируем высококачественную техническую поддержку и обучение персонала».

P.S. КСК групп работает на рынке бизнес-консалтинга более 20-ти лет. Компания оказывает услуги по аудиту, строительному, управленческому и юридическому консалтингу, комплексной автоматизации бизнес-процессов и оценке активов.