Письмо о предоставлении информации

Содержание

Письмо о предоставлении информации

Скачайте образцы писем:

Письмо-запрос в медицинскую организацию о подлинности листка нетрудоспособностиИнформация о файлеЗапрос в Росстат о статистической отчетности в организацииИнформация о файлеПисьмо-коммерческий запросИнформация о файле

Когда пишется письмо о предоставлении информации

Ситуация, когда для принятия каких-либо управленческих решений требуется дополнительная информация не такая уж редкая. Решением вопроса, конечно, может стать устный запрос или обращение по телефону. Но такой ответ не имеет юридической силы, даже если в его достоверности никаких сомнений нет. В таких случаях необходимо составить письмо о предоставлении информации, на которое адресат по закону обязан предоставить официальный ответ в установленные сроки.

Письмо о предоставлении информации или письмо-запрос — распространенный вид деловой переписки, содержащие соответствующую просьбу, а в некоторых случаях, указание. С просьбой о предоставлении недостающих сведений компания может обратиться к деловым партнерам, контрагентам, сторонним предприятиям. Часто адресатом запроса являются государственные органы и профильные структуры. Указание о направлении в его адрес запрашиваемых данных может быть дано в случае обращения головного предприятия в нижестоящую организации, дочернюю фирму, обособленное подразделение.

Запрос в ПФР, чтобы узнать заработок сотрудника у предыдущих работодателей

И письмо-запрос, и письмо-ответ являются документами, обладающими юридической значимостью. Для того, чтобы это условие было соблюдено, такие письма составляются и оформляются в строгом соответствии с действующими государственными регламентами. Регламентами устанавливаются не только требования к оформлению и наличию обязательных реквизитов, но и к текстовому содержанию письма о предоставлении информации.

Какую информацию можно предоставить по запросу

Конечно, информация ограниченного доступа, содержащая государственную, коммерческую или служебную тайну не будет предоставлена третьим лицам, не имеющим прав на такие сведения. Не подлежит распространению личная информация, персональные данные. Компания может направить письмо о предоставлении информации в государственные органы и получить, например:

  • сведения из Единого Государственного Реестра Юридических Лиц (ЕГРБЛ);
  • информацию о дисквалифицированных по решению суда лицах;
  • сведения о владельцах объектов недвижимости, в том числе земельных участках и строениях;
  • сведения из информационной системы обеспечения градостроительной деятельности и пр.

В случае общения с партнерами , контрагентами и иными коммерческими структурами, компания может запросить и получить информацию:

  • об ассортименте и стоимости выпускаемых или поставляемых продукции и услуг;
  • о технических характеристиках продукции, ее наличии;
  • способах и сроках доставки товаров и продукции.

Кроме того, письмо о предоставлении информации может содержать просьбу о направлении в адрес предприятия каких-либо документов или их заверенных копий, а также, например, образцов продукции.

Скачайте образцы писем-запросов:

Письмо-запрос сотруднику о предоставлении копии документовИнформация о файлеПисьмо-запрос партнерам о возможности поставки продукцииИнформация о файле

Структура письма о предоставлении информации

Унифицированный образец письма-запроса о предоставлении информации не утвержден, поскольку каждая конкретная ситуация уникальна. Его общий вид должен соответствовать тому, в котором обычно оформляется деловая переписка. Естественно, раз это официальный запрос, такое письмо должно содержать все необходимые для этого типа документов реквизиты, полный перечень которых приведен в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Узнайте все нюансы стандарта ГОСТ-2016

Все изменения, введенные ГОСТ-2016Информация о файле

Структура письма о предоставлении информации состоит из нескольких смысловых блоков:

  1. Заголовок письма, в кратком виде отражающий суть вопроса: «О предоставлении информации по договору…», «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления аналитической информации»;

  2. Обращение, оно необходимо, если письмо направляется в адрес партнеров, другой стороны договора, контрагентам;

  3. Вводная часть, содержащая пояснение, по какой причине компании требуется предоставить запрашиваемые сведения;

  4. Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить;

  5. Выражение благодарности за предоставление информации и надежды на дальнейшее плодотворное и взаимовыгодное сотрудничество;

  6. Подпись ответственного лица — руководителя компании, с расшифровкой.

В некоторых случаях, например при обращении в государственные органы, из образца письма запроса о предоставлении информации можно исключить пункты 2 и 5 — обращение и выражение благодарности.

Образец письма-запроса в поликлинику о подлинности листка нетрудоспособности

Как оформить письмо о предоставлении информации

Оформление такого письма, как и оформление всех документов, составляющих деловую переписку компании, производится по однотипному образцу, установленному ГОСТ Р 7.0.97-2016.

. Согласно этому регламенту, письмо о предоставлении информации должно содержать следующие основные реквизиты:

  • полное и краткое название компании в соответствии с тем, которое упоминается в уставных документах;
  • коды и регистрационные номера компании по ОКПО, ОГРН, КПП, ее идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
  • справочная информация о предприятии: ее почтовый и электронный адрес, банковские реквизиты, номера контактных телефонов;
  • дата и место составления письма-запроса;
  • исходящий регистрационный номер, присваиваемый в соответствии с действующей в компании номенклатурой дел;
  • информация об адресате: наименование предприятия, должность, фамилия и инициалы руководителя, почтовый адрес с указанием почтового индекса;
  • краткий заголовок письма-запроса;
  • подпись руководителя предприятия и ее расшифровка;
  • информация о исполнителе документа с указанием его контактного телефона;
  • отметка о том, что письмо исполнено, ответ на него получен и оно может быть подшито в дело;
  • идентификатор электронного варианта документа, место его хранения.

Как правило, для составления писем-запросов используются официальные бланки предприятий. Некоторые из обязательных реквизитов на таких бланках уже отпечатаны типографским способом и их заполнение не требуется.

Но, кроме обязательных реквизитов, при написании официального запроса о предоставлении информации, образец должен быть оформлен по установленным правилам. Так размер верхнего и нижнего поля должен быть равен не менее 20 мм, правого поля — не менее 10 мм, а левого — не менее 30 мм.

Стоит отдельно остановится на стилистике написания письма о предоставлении информации. Кроме общих требований к использованию общепринятых «канцелярских» оборотов и штампов, сухому, лаконичному и последовательному изложению сути проблемы, к содержанию письма-запроса предъявляются особые требования. Они, в основном, касаются обоснования необходимости предоставления запрашиваемых сведений.

Наличие ссылок на организационно-правовые документы, договоры, правовые акты и нормы закона в обосновании — необходимое условие при составлении официального запроса о предоставлении информации. Образец такого письма-запроса компания может разработать самостоятельно, особенно, если подобные письма составляют значительную часть той деловой переписки, которая ведется на предприятии. Но, кроме ссылок, обоснование должно содержать логичное объяснение необходимости запроса сведений, то есть, хорошим тоном будет еще и указать цель, с которой информация запрашивается.

Обычный срок исполнения писем, в том числе, писем о предоставлении информации, составляет один месяц. Если запрашиваемые сведения необходимы срочно, не будет нарушением высказать просьбу о предоставлении ответа, по возможности, в самые краткие сроки. В некоторых случаях можно написать, например: «Настоятельно просим Вас дат ответ в течение пяти дней».

Конструктор деловых писемИспользуйте, чтобы упростить работу с текстами

При составлении таких писем следует с уважением относиться к рабочему времени адресата и излагать запрос кратко и четко. Вы можете использовать образец письма-запроса. Но использование образца информационного письма о предоставлении информации не исключает необходимости вежливого обращения. Не забывайте использовать приветствие и стандартную фразу «С уважением» в конце своего сообщения.

Образец письма запроса о предоставлении информации

Итог:

Письмо о предоставлении информации содержит соответствующую просьбу, а в некоторых случаях, указание. С просьбой о предоставлении недостающих сведений компания может обратиться к деловым партнерам, контрагентам, сторонним предприятиям. Часто адресатом запроса являются государственные органы и профильные структуры. Чтобы написать письмо правильно, придерживайтесь установленной структуры и правил ГОСТ-2016.

>Как правильно написать запрос о предоставлении информации? Предоставляем образец документа

Основные вопросы

Как лаконично и с соблюдением правил делового этикета составить запрос на предоставление информации? Когда вам вправе отказать в раскрытии сведений? Как обжаловать отказ в предоставлении информации?

Как правильно написать?

Важно! В переписке следует четко придерживаться официального стиля. Лирические отступления и все, что вы хотели бы сказать о работе государственных органов, затруднят понимание сути вашей проблемы.

Запрос пишется в произвольной форме, но обязательно должен содержать следующие пункты:

  1. В шапке запроса указывается полное наименование учреждения-получателя. Допустимо как обращение к конкретному специалисту, так и общие формулировки: «в юридический отдел», «в управление делами» и т.д.

    Обязательно указание реквизитов для обратной связи – фамилия, имя отчество, адрес и контактный телефон гражданина, либо наименование и данные организации, от имени которой осуществляется запрос.

  2. В основной части запроса необходимо четко сформулировать вопросы, на которые вы хотите получить ответ. Не следует прибегать к общим фразам и писать «прошу предоставить информацию о вашей деятельности за такой-то период».

    Если вы запрашиваете сведения по различной тематике, запрос разбивается на подпункты, каждый из которых пронумеровывается.

Закон об обеспечении доступа к сведениям

Гражданин имеет право обратиться как с письменным запросом, так и устным или по электронной почте.

Внимание! Стандарты раскрытия информации прописаны в ФЗ от 09.02.2009 №8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

С запросами о предоставлении информации вправе обращаться граждане, юридические лица, объединения граждан, например, некоммерческие организации, а также средства массовой информации.

Письменный запрос регистрируют в течение трех дней, устный – в день обращения. Если адресат установит, что запрашиваемая информация вне его компетенции, он в течение семи дней с момента получения запроса обязан дать аргументированный ответ (ч. 7 с.18 ФЗ «Об обеспечении доступа к информации»).

Ответ по существу направляют в течение тридцати дней с момента регистрации обращения. Если подготовка требует большего времени, допустимо продление срока до сорока пяти дней. Но с обязательным уведомлением об этом гражданина в течение семи дней с момента получения запроса (ч.6 ст. 18).

В предоставлении информации могут отказать в следующих случаях:

  • Если она уже была опубликована в СМИ или сети Интернет.
  • Запрашиваемая информация относится к категории ограниченного доступа.
  • Вам ранее уже давали ответ на данный вопрос.
  • В запросе просят дать правовую оценку действий государственного или муниципального органа или провести какую-то другую аналитическую работу.

Справка! «Информационные» нарушения регулируются ст. 5.39 КоАП. Например, речь идет о предоставлении заведомо ложных сведений, нарушении сроков ответа или полном молчании в ответ на запрос.

При возникновении таких ситуаций можно обратиться к вышестоящему руководству организации. Если и это не помогло, составляется обращение в прокуратуру.

Пример

Допустим, вы стали жертвой агрессивной маркетинговой кампании, при которой вам звонят на личный номер мобильного телефона и навязывают какую-либо услугу, например, приглашают пройти медицинское обследование.

Образец обращения в Роскомнадзор:

В управление Роскомнадзора по N-ской области, Петрову Петру Петровичу

От Иванова Ивана Ивановича, N-ская область, город N, улица Ленина, д. 5, кв. 3.

Уважаемый Петр Петрович!

Сообщаю вам о звонках на личный мобильный телефон представителями компании «Медицинские услуги». В ходе этих звонков меня настойчиво склоняли пройти медицинское обследование в данной клинике. Прошу ответить на следующие вопросы:

  1. Правомерно ли осуществлять звонки на личные мобильные номера граждан без их письменного согласия на обработку персональных данных, в частности, номера телефона, и без их согласия на предоставление такого рода рекламы?
  2. Правомерны ли действия сотрудников ООО «Медицинские услуги», которые во время звонков по мобильным телефонам граждан с предложением медицинских услуг не предупреждают людей о наличии возможных противопоказаний?
  3. Имеют ли право сотрудники компании, не имеющей лицензии на ведение кредитно-финансовой деятельности, заключать с гражданами кредитные договоры, чтобы те могли оплатить услуги этой компании?

С уважением, Иванов Иван Иванович.

Куда и каким образом обращаться?

Обращаться можно письменно, устно или отправив письмо по электронной почте, разберем детали.

  • Наиболее удобен третий путь. Ответ на запрос придет сразу на два адреса – вашей электронной почты, а затем в письменном виде почтой России.
  • При устном обращении требуйте принять телефонограмму и записывайте должность и фамилию того, кто с вами разговаривал.
  • Письменный запрос лучше отправлять заказным письмом.

Право на получение информации — одно из основных, гарантированных Конституцией. Не бойтесь отстаивать его и требовать ответа.

Письмо-запрос. Правила написания

Образец

Посмотреть пример письма-запроса

Как правило, такие письма содержат официальный запрос на предоставление информации, разъясняющей характеристики товара, или спецификацию услуги, а также уточняющей условия будущих сделок и операций.

То есть, цель письма-запроса — получить недостающую информацию, и не только общего плана — описание товара, а, например, данные о сроках поставок, о ценах, системе бонусов, акциях, о доставке, специальных условиях продажи и т.д.
Стиль написания запроса официальный, лаконичный, максимально информативный.

Полезные документы для скачивания

Письмо-напоминание (образец)Скачать в .doc Коммерческое письмо (образец)Скачать в .doc Письмо-требование (образец)Скачать в .doc

Как написать письмо-запрос правильно

Как всякий документ деловой переписки, письмо-запрос составляется на фирменном бланке предприятия, и содержит:

  • наименование организации-адресата, должность и ФИО ответственного лица, на имя которого отправляется письмо;
  • номер письма (исходящий/входящий) и дата его получения/отправления;
  • заголовок письма — запрос о…; желателен, но не обязателен;
  • обращение к адресату, желательно, по имени-отчеству;
  • основная часть, в которой описывается причина оформления официального письма
  • или его цель, а также суть запроса — чего конкретно вы хотите от адресата; стандартные фразы для этого: «В ответ на ваше коммерческое предложение…», «Для согласования спорных моментов просим вас…», «В связи с … просим предоставить информацию о…» и т.п.;
  • если на письмо необходим ответ в определённые сроки, их обязательно указывают, как и номера телефонов или адрес, электронную почту, с помощью которых можно ответить;
  • заключительная вежливая фраза, выражающая, например, надежду на дальнейшее сотрудничество;
  • заверяющие письмо должность, подпись отправителя и её расшифровка (ФИО).

Согласно правилам документооборота, письмо-запрос, как и письмо-жалоба или письмо-требование, требует ответа.

>Как правильно составить ответ на запрос о предоставлении информации, образец письма

Положительно Отрицательно

Когда требуется?

Условно, можно выделить несколько наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость в составлении письма-ответа:

  • В адрес государственных органов (например, при поступлении запроса от налоговой о предоставлении финансовой отчетности предприятия, отдельной информации о деятельности хозяйствующего субъекта и т.д.).
  • В адрес поставщиков (например, если поставщик письменно запросил уточненный список материалов, на которые оформляется заказ).
  • В адрес покупателей (например, при поступлении запроса о возможности осуществления поставки товара на определенную дату).
  • В адрес судебных органов (например, запрос судом конкретных доказательных документов).
  • В банковское учреждение (например, если банк запросил справку о деловой репутации из другого банка, обслуживающего организацию).
  • В адрес физического лица (например, в ответ на запрос информации о возможности устроиться на определенную должность в данную организацию) и др.

Какие виды существуют и каковы их особенности?

Все разновидности данного документа можно условно разделить на два вида:

  1. Положительный ответ на запрос информации – выражает согласие организации предоставить информацию, которая изначально запрашивалась.
  2. Отрицательный ответ – означает мотивированный отказ в предоставлении данных или отклонение предложения.

Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании.

Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос. В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации.

При составлении отрицательного ответа на запрос информации, в обязательном порядке необходимо аргументированно указать причину отказа в представлении данных или отклонения предложения.

ВАЖНО. Также в отрицательном письме рекомендуется указать, при каких условиях организация, направившая запрос, сможет получить запрашиваемую информацию.

Как правильно оформить?

Порядок составления ответа на запрос информации можно представить в виде пошаговой инструкции:

  1. Составление шапки документа. В левом верхнем углу необходимо указать полные реквизиты организации, от которой направляется ответ (наименование, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, контактный телефон, факс).
    В правом верхнем углу указывается имя должностного лица организации, в которую направляется документ. Как правило, документы составляются на имя генерального директора предприятия.
  2. Необходимо проставить номер и дату регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции. По желанию можно также кратко указать тему письма. Однако данное требование не является обязательным.
  3. Далее необходимо выразить обращение к представителю организации, в которую будет направлен ответ на запрос. Пример: «Уважаемый Иван Сергеевич!».
  4. Составление «тела» документа. Содержание ответа будет отличаться в зависимости от его вида. При положительном ответе указывается:
    • реквизиты ранее направленного запроса (номер и дата регистрации), а также его основная суть (буквально пару слов);
    • информация по запросу.

    В случае отрицательного письма указываются:

    • реквизиты и содержание запроса (по аналогии с положительным письмом);
    • причина отклонения просьбы;
    • констатация отказа.
  5. Приложения. Указываются в случае, если была запрошена какая-либо документации, которую предприятие готово представить.
  6. Ставится подпись генерального директора организации или его представителя, а также печать юридического лица.

Важно! В левом нижнем углу документа необходимо указать фамилию и номер телефона исполнителя документа (на случай возникновения вопросов со стороны адресата).

Как ответить?

Положительно

ООО «Силуэт» Генеральному директору

г. Москва, ул. Ленина, д. 54 ООО «Стиль»

тел. (095) 967-32-45, факс. (095) 957-23-11 Шинкарюк Е.С.

ОКПО 2885678, ОГРН 1023678954746

ИНН/КПП 77894364/773553

13.12.17 № _46__

На № 01-19/678 от 10.12.17

Уважаемый Евгений Сергеевич!

В ответ на Ваш запрос от 10 декабря 2017 года № 01-19/678 о представлении расценок на новую коллекцию «Жемчужина», направляем в Ваш адрес уточненный прайс-лист (копия прилагается). Также рады сообщить Вам о том, что мы готовы предоставить скидки на отдельные наименования единиц коллекции (размер скидки зависит от объема закупок).

Приложение на __5__ л.

С уважением,

Генеральный директор ООО «Силуэт» Иванов П. Д.

  • Отрицательно

    ООО «Эксим» Петровой Е. П.

    г. Москва, ул. Забелина, д. 36 г. Москва, ул. Ленина, д. 41. Кв. № 9

    тел. (095) 987-11-32, факс. (095) 934-56-51

    ОКПО 267459, ОГРН 103526384949

    ИНН/КПП 7746475/7748576

    11.10.17 № _33__

    На № 01-19/412 от 05.10.17

    Уважаемая Елена Павловна!

    В ответ на Ваш запрос от 11 октября 2017 года № 01-19/412 о возможности устроиться в нашу компанию на должность главного бухгалтера, сообщаю, что ООО «Эксим» отказывает Вам в заключении трудового договора в связи с несоответствием требованиям, предъявляемым к должности главного бухгалтера, а именно:

    • опыт работы в аналогичной должности не менее 5 лет;
    • ведение бухгалтерского учета в коммерческой организации.

    Указанные требования отражены в должностной инструкции главного бухгалтера № 21, утвержденной приказом генерального директора ООО «Эксим» от 15.01.10 г. № 45 «Об утверждении должностных инструкций».

    С уважением,

    Генеральный директор ООО «Эксим» Голубев А.Ю.

    Подводя итог, следует отметить, что письмо — ответ на запрос информации должно соответствовать основным требованиям, предъявляемым к деловой переписке (деловой стиль изложения, краткость, точность, отсутствие размытых фраз). Кроме того, оно должно составляться на фирменном бланке организации (при его наличии).

    Ответ на официальное письмо: образец

    Скачайте полезные документы:

    Запрос в медицинскую организацию о подлинности листка нетрудоспособностиОбразец от эксперта Сопроводительное письмо, содержащее просьбуИспользуйте в работе Письмо-извещение об отказе в работеПолезный образец

    Когда нужно дать ответ на официальное письмо

    Не вся входящая корреспонденция, которая поступает в организацию, требует письменного ответа. Так, например, не нужен ответ на информационное письмо, а также на гарантийные и рекламные письма. Уже на этапе приема и первичной обработки входящие письма сортируют, чтобы оперативно ознакомить с ними руководителя. Он отписывает письма, требующие ответа, исполнителям.

    Ответ на письмо нужен, если в нем содержится:

    • распоряжение;
    • просьба;
    • запрос;
    • приглашение.

    Обратите внимание! Просьбу или распоряжение также могут содержать сопроводительные письма.

    Письмо-распоряжение

    Такие письма отправляют, как правило, вышестоящие и головные организации, отраслевые министерства и ведомства, контрольно-надзорные органы и органы исполнительной власти.

    Ответ на письмо, в котором содержится распоряжение, нужно подготовить к сроку, который указан во входящем документе. Письмо-распоряжение после вводной части может содержать фразы: «В связи с вышесказанным предлагаю…», «С учетом этого до …. 2019 года необходимо подготовить и направить в наш адрес ….», «Во исполнение положений закона …. в срок до … 2019 года обеспечить…».

    Письмо-просьба

    Это письмо содержит просьбу, направленную адресату. Как правило цель документа — получить определенную информацию, товары или услуги, в которых нуждается автор письма. Данную категорию входящей документации оформляют на бланке письма. Оно содержит такие фразы: «Просим Вас уведомить о…», «Просим Вас сообщить…», «Просим принять меры…» и т.д.

    В некоторых случаях деловая бумага может содержать не прямую просьбу, а пожелание. Например, «Надеемся на рассмотрение обращения…». В таком случае документ должен содержать само обращение или описание ситуации, которая требует принять определенные меры.

    Письмо-просьба: образец

    Бывают и ситуации, когда одно письмо-просьба содержит в несколько прошений. В таком случае правила оформления требуют, чтобы каждая из них была описана в отдельном абзаце. При этом каждый последующий абзац, содержащий прошение, следует начинать со слов «Также просим Вас принять меры…», «Попутно просим Вас обратить внимание…», «Одновременно просим Вас рассмотреть…» и т.д.

    Письмо-ответ на запрос необходимо отправить в обязательном порядке. Несмотря на то, что письма-просьбы и письма-запросы очень похожи по стилю и содержанию, запрос имеет одну отличительную особенность — обоснование документа.

    Письмо-запрос: образец

    Посмотреть образец в журнале

    Письма-запросы относятся к служебным письмам, которые направляют адресату с целью получить определенную информацию, документы и деловые бумаги. У этого документа есть обоснование, которое указывает автор запроса. В качестве обоснования он может указать отсылку к государственному документу, нормативному акту или закону, в соответствии с которым автор вправе ознакомиться с информацией или деловыми бумагами. Также обоснованием может служить отсылка и к организационно-правовым документам, которые позволяют ознакомиться с определенной информацией. И именно по причине наличия законного обоснования, письмо-ответ на запрос должно быть подготовлено и отправлено в обязательном порядке. Ниже мы приведем пример ответа на письмо-запрос.

    Письма-приглашения

    Хоть приглашения на различные мероприятия и не требуют, чтобы адресат отправлял письмо-ответ, во многих случаях подобную необходимость диктует деловой этикет. При этом ответное сообщение желательно оформить как можно раньше. Если такой возможности нет, предупредить о решении можно позвонив приглашающей стороне.

    Как написать и оформить ответ на входящее письмо: образец

    Срок исполнения ответа на письмо зависит от содержания исходного документа. Когда речь идет о распоряжении, просьбе или запросе, в исходном документе обычно устанавливают либо конкретную дату, либо период, в который нужно представлен ответ. Письмо-приглашение обычно срочного ответа не требует, но правила делового этикета устанавливают, что сообщить о согласии или отказе адресат должен хотя бы за неделю до даты начала мероприятия, в котором его пригласили участвовать.

    Содержание ответа на официальное письмо зависит и от формы исходного послания. Если это распоряжение вышестоящей организации, можно ответить только положительно. Ответ оформляют в форме доклада об исполнении с приложением, если это оговорено, подтверждающих документов.

    Когда требуется составить письмо ответ, образцы и примеры можно скачать в интернете. Но использовать их, просто переписав содержание, нельзя. Необходимо учитывать не только смысл, но и стиль исходного документа. Правила деловой переписки требуют, чтобы ответ был составлен в том же стиле, что и запрос.

    Ответ на письмо, которое оформили в форме запроса или просьбы, может быть как положительным, так и отрицательным.

    Положительное письмо-ответ, образец

    Оформление ответа на письмо стандартное, в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Положением о делопроизводстве, утвержденным в организации. При этом во вступительной части необходимо дать ссылку на регистрационный исходящий номер исходного документа, присвоенный ему в организации-отправителе. Это облегчит получателю вашего письма поиск исходника и позволит быстрее вспомнить суть направленного вам запроса или просьбы.

    Письмо ответ, содержащее положительное решение по поводу конкретной просьбы или запроса, оформляют в том же стиле, что и сам запрос. По сути, оно должно быть написано с использованием тех же формулировок и в том же стиле. В документе следует упомянуть о том, что просьбу рассмотрели и на основании чего приняли положительное решение. Можно указать сроки, в течение которых запрос удовлетворен. Можно прикрепить к письму определенные деловые бумаги, если это нужно. В письме следует указать перечень прикрепленных документов, их количество, название, число экземпляров.

    Положительное письмо-ответ на запрос: образец

    Отрицательный ответ на письмо официальное: образец

    Если нет возможности удовлетворить просьбу или запрос, как можно корректнее сообщите об отказе. При этом, как и в варианте с положительным ответом, отказ нужно писать в том же стиле, что и запрос. Отрицательный ответ должен содержать объективные причины отказа.

    В случае, если есть предпосылки для принятия положительного решения, можно указать в ответе условия, которые для этого требуются. Недопустимо оформлять отрицательный ответ на письмо в грубом тоне. Уместным будет выражение искреннего сожаления о невозможности удовлетворить просьбу. Подобные меры позволяют сохранить деловые отношения.

    Образец отрицательного письма-ответа на запрос

    Реквизиты письма-ответа

    В ответе на официальное письмо не принято указывать разновидность письма. Для его оформления используется стандартный бланк с определенным набором реквизитов. Бланк письма содержит два реквизита, которые не используют в других видах бланков:

    1. справочные данные об организации;
    2. ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.

    Наличие этих реквизитов – основной признак официального письма. Кроме этого, в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, в письме-ответе должны быть заполнены следующие обязательные реквизиты:

    • наименование организации;
    • код организации;
    • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
    • идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;
    • дата;
    • регистрационный номер;
    • адресат;
    • заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4);
    • подпись;
    • сведения об исполнителе.

    О новых Методических рекомендациях Росархива к ГОСТ-2016 читайте в журнале «Справочник секретаря».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *