Учет документов на иностранном языке

Отправляя сотрудников в командировку за границу или ведя дела с иностранными партнерами, компании приходится иметь дело с документами, составленными на иностранном языке. Разумеется, учет такой первички имеет свои особенности. Участники форума www.buhgalteria.ru озадачились вопросами: как их учитывать, нужно ли переводить такие документы и всегда ли нужно обращаться к профессиональным специалистам? Попробуем разобраться, как быть в таких ситуациях.

С первым вопросом к участникам форума обратилась «Наталья Сергеева»:

«Наталья Сергеева»: «Отправили сотрудника в заграничную командировку. К авансовому документу были приложены авиабилеты, составленные на английском языке. Разъясните, пожалуйста, нужно ли переводить данный документ. Ведь авансовый отчет составлен на русском языке, и нарушения законодательства в таком случае нет. Или я ошибаюсь?»

На помощь первым пришел, как всегда, гуру форума www.buhgalteria.ru «Олег»:

«Олег»: «Нет, перевод документов на русский язык необходим в любом случае».

«Инна Евгеньевна» подсказала:

«Инна Евгеньевна»: «Государственным языком на территории Российской Федерации признается русский язык. Данное право закреплено в ст. 68 Конституции РФ, следовательно, документы переводить придется».

Дополнила ответ еще одна постоянная участница форума «Тамара Петровна»:

«Тамара Петровна»: «Официальное делопроизводство в госорганах, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке (п. 1 ст. 16 Закона РФ от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»)».

«Олег»: «Ко всему прочему п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н) определено, что бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в валюте Российской Федерации — в рублях.

Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и отчетности также осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Таким образом, документы, прикладываемые к авансовому отчету (если они составлены на иностранном языке), обязательно должны иметь перевод на русский язык».

К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы. К ним относят:

• авиа- и железнодорожные билеты — подтверждают расходы на проезд;
• счета гостиниц — подтверждают расходы на проживание;
• чеки, квитанции;
• другие документы, подтверждающие произведенные расходы.

При заграничных командировках к авансовому отчету прилагаются ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (подтверждающие время пребывания работника в загранкомандировке).

Таким образом, расходы на загранкомандировки производственного характера, подтвержденные приказами (распоряжениями) о направлении работников в командировки, командировочными удостоверениями, служебными заданиями для направления в командировки и отчетами об их выполнении, авансовыми отчетами, авиабилетами, счетами турфирм, в которых расшифрована стоимость каждой оказанной услуги, и актами выполненных работ, подписанными с турфирмами, ксерокопиями страниц загранпаспортов с отметками о пересечении границы, могут быть приняты в качестве обоснованных. А следовательно, документы по ним принимаются в качестве первички для целей налогового учета (Письмо Минфина России от 12 мая 2008 г. N 03-03-06/2/47).

Что касается авиабилетов и иных перевозочных документов на английском или ином иностранном языке, в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов для целей налогообложения прибыли организаций. Не требуется перевода иной информации, не имеющей существенного значения для подтверждения произведенных расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа, иной информации). Такое решение высказали чиновники Минфина России в Письме от 22 марта 2010 г. N 03-03-06/1/168.

«Наталья Сергеева»: «Спасибо».

С другим вопросом к профессионалам обратилась «Лена»:

«Лена»: «Сотрудники привезли из заграничной командировки документы, составленные на английском языке. Может ли физическое лицо, не являющееся профессиональным переводчиком, но владеющее данным языком, перевести такие документы на русский язык?»

«Олег» помог разобраться:

«Олег»: «Эти документы могут быть переведены как обычным специалистом вашей компании, так и профессионалом-переводчиком».

«Тамара Петровна»: «Все верно. Перевести такие документы можно доверить как специалисту-переводчику, так и сотруднику компании. Данную позицию подтверждают Письма Минфина России (от 22 марта 2010 г. N 03-03-06/1/168, от 3 ноября 2009 г. N 03-03-06/1/725).

К примеру, в Письме от 22 марта 2010 г. N 03-03-06/1/168 указано, что перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей».

Дополнила «Жанна»:

«Жанна»: «Этой же позиции придерживаются и чиновники ФНС России в своих Письмах, например, от 26 апреля 2010 г. N ШС-37-3/656@, от 25 февраля 2009 г. N 16-15/01636».

Советы участников форума верные. Документы могут быть переведены как переводчиком, так и специалистом компании. Однако рекомендуем указать в приказе или ином документе круг лиц, имеющих право на перевод.

«Лена»: «Спасибо за подробные ответы».

С очередным вопросом столкнулась «Наталья Сергеева»:

«Наталья Сергеева»: «А если в нашей компании документы на иностранном языке составлены по типовой форме?»

Своим советом решил поделиться «Антон»:

«Антон»: «При наличии у налогоплательщика первичных документов, составленных на иностранном языке по типовой форме, считаем, что достаточно однократно осуществить перевод на русский язык постоянных показателей типовой формы. В последующем же налогоплательщик осуществляет при необходимости перевод изменяющихся показателей первичного документа (Письмо Минфина России от 3 ноября 2009 г. N 03-03-06/1/725)».

«Наталья Сергеева»: «Спасибо большое!»

С новым вопросом обратилась «Настя»:

«Настя»: «Помогите с проводками. Наша компания обратилась к услугам переводчика, чтобы перевести документы с китайского языка на русский. Оплачивались услуги через подотчетное лицо».

«Олег»: «Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50-1 «Касса организации»

• расчеты с подотчетными лицами;

Дебет 26 (20, 44) «Основное производство» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

• отражена стоимость услуг переводчика;

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

• отражена сумма НДС;

Дебет 50-1 «Касса организации» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

• отражена сумма, возвращенная подотчетным лицом;

Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам» Кредит 19 «НДС по приобретенным ценностям»

• принята к вычету сумма НДС».

«Настя»: «С бухгалтерским учетом все понятно, а как быть с налоговым?»

Опять на помощь пришла «Тамара Петровна»:

«Тамара Петровна»: «Суммы НДС можно принять к вычету при наличии счетов-фактур (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). Что касается налога на прибыль, то затраты на услуги переводчика можно включить в облагаемую базу по налогу на прибыль, в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ)».

«Настя»: «Спасибо за ответы».

«Ольга Пономарева»: «Можно ли учесть в расходах по налогу на прибыль затраты на перевод документов и нотариальное удостоверение таких бумаг?»

«Олег»: «Да, можно. Нашел Письмо Минфина России, подтверждающее эту точку зрения (от 4 сентября 2006 г. N 03-03-04/1/644). В нем чиновники отмечают, что затраты организации на перевод и нотариальное удостоверение документов по взаимоотношениям с иностранными контрагентами могут быть учтены при налогообложении прибыли в составе внереализационных расходов согласно пп. 10 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса».

«Наталья Сергеева»: «Выходит, что авиабилеты, которые перевели на русский язык, тоже нужно заверять у нотариуса?»

«Олег»: «Этого делать не обязательно, нет нормы закона, которая бы указывала, что это делать необходимо. Чиновники лишь отмечают, что для того, чтобы признать подобные расходы в целях налогообложения прибыли, они должны иметь перевод, а не нотариальное удостоверение».

На форуме появился новый вопрос от «Нади»:

«Надя»: «Я училась за границей (на платной основе). Решила подать документы на налоговый вычет по НДФЛ. Какие необходимо представить документы? И как быть, если они составлены на английском языке?»

«Олег»: «Копию договора с учебным заведением, платежные квитанции. А также все документы должны быть подтверждены и заверены у нотариуса».

Олег прав. Напомним: для того чтобы получить налоговый вычет, в налоговую инспекцию необходимо представить пакет подтверждающих документов, а именно:

• копию лицензии или иного документа, который подтверждает статус учебного учреждения;
• документы, подтверждающие фактически произведенные расходы (копии квитанций, выписки с расчетного счета);
• договор, заключенный с образовательным учреждением;
• справку по форме 2-НДФЛ;
• налоговую декларацию по утвержденной форме;
• заявление на налоговый вычет.

Если налогоплательщик осуществляет вычет за свое обучение, то необходимо помнить, что в том налоговом периоде, за который предоставляется вычет, он должен иметь доход, облагаемый по ставке 13 процентов (п. 3 ст. 210 НК РФ).

При этом социальный налоговый вычет по расходам на обучение предоставляется налогоплательщикам независимо от того, где территориально расположено образовательное учреждение — на территории РФ или за рубежом.

Вместе с тем налогоплательщикам следует учитывать требование налогового законодательства о наличии у образовательного учреждения лицензии либо о подтверждении его статуса иным документом.

Поэтому статус иностранного образовательного учреждения должен подтверждаться соответствующими документами, предусмотренными законодательством этого иностранного государства.

Следует иметь в виду, что ко всем подтверждающим документам должны прилагаться нотариально заверенные переводы на русский язык. Данную точку зрения также подтверждает Письмо УФНС России по г. Москве от 6 августа 2010 г. N 20-14/4/083175@.

В отсутствие у налогоплательщика документов, являющихся основанием для предоставления социального налогового вычета, установленного пп. 2 п. 1 ст. 219 Налогового кодекса, социальный налоговый вычет не предоставляется.

Однако в Письме УФНС России по г. Москве от 18 марта 2011 г. N 20-14/4/25235@ указано, что нотариального заверения копий таких документов Налоговым кодексом не предусмотрено.

Ю.Л.Терновка

Редактор-эксперт

>Налог на прибыль: перевод документов на иностранном языке

О переводе на русский язык «командировочных» документов

В опубликованном письме рассмотрена интересная ситуация. Общество отправляет сотрудника в командировку в иностранное государство. Разумеется, документы, прикладываемые к авансовому отчету, составлены на иностранном языке. Может ли лицо, владеющее данным языком, перевести такие документы самостоятельно, не прибегая к помощи переводчика? И подлежат ли они учету в целях налогообложения прибыли?

Обязателен ли перевод?

Государственным языком на территории РФ признается русский язык (ст. 68 КРФ). Поэтому официальное делопроизводство в госорганах, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке (п. 1 ст. 16 Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»).

Кроме того, пунктом 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н) определено, что бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в валюте Российской Федерации — в рублях.

Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и отчетности также осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Следовательно, прикладываемые документы к авансовому отчету (если они составлены на иностранном языке) обязательно должны иметь перевод на русский язык.

Отметим, что действующее законодательство практически не содержит норм, которые определяют, как вести учет документов, составленных на иностранном языке, и как их следует переводить. Поэтому полагаем, что перевод можно осуществить как на самом документе, так и на его ксерокопии.

Кто переводит?

Перевод таких документов можно доверить специалисту-переводчику или сотруднику компании. Данную позицию подтверждают письма Минфина России (от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168, от 03.11.2009 № 03-03-06/1/725).

Так, в письме от Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168 указано, что перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей.

Аналогичной позиции придерживается также ФНС России в выпускаемых письмах от 26.04.2010 № ШС-37-3/656, 25.02.2009 № 16-15/01636.

При наличии у налогоплательщика первичных документов, составленных на иностранном языке по типовой форме, считаем, что достаточно один раз осуществить перевод на русский язык постоянных показателей типовой формы. В последующем же налогоплательщик осуществляет при необходимости перевод изменяющихся показателей первичного документа (письмо Минфина России от 03.11.2009 № 03-03-06/1/725).

Налоговый учет

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы организации на командировки, в частности, на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Напомним, что при направлении сотрудника в командировку должны быть составлены следующие документы:

1) приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам № Т-9 и № Т-9а;

2) командировочное удостоверение, так как фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Суточные выплачиваются только за дни пребывания в командировке, количество которых определяется на основании отметок в командировочном удостоверении (форма № Т-10);

3) служебное задание для направления сотрудника в командировку;

4) отчет об его выполнении по форме № Т-10а;

5) авансовый отчет по форме № АО-1.

К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы. К ним относят:

▪ авиа- и железнодорожные билеты (подтверждают расходы на проезд);

▪ счета гостиниц (подтверждают расходы на проживание);

▪ чеки, квитанции;

▪ другие документы, подтверждающие произведенные расходы.

При заграничных командировках к авансовому отчету прилагаются ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (подтверждающие время пребывания работника в загранкомандировке).

Таким образом, расходы на загранкомандировки производственного характера, подтвержденные приказами (распоряжениями) о направлении работников в командировки, командировочными удостоверениями, служебными заданиями для направления в командировки и отчетами об их выполнении, авансовыми отчетами, авиабилетами, счетами турфирм, в которых расшифрована стоимость каждой оказанной услуги, и актами выполненных работ, подписанными с турфирмами, ксерокопиями страниц загранпаспортов с отметками о пересечении границы, могут быть приняты в качестве первичных документов для целей налогового учета (письмо Минфина России от 12.05.2008 № 03-03-06/2/47). И следовательно, учтены в облагаемой базе по налогу на прибыль.

Однако полагаем, для того чтобы принять к учету документы, переведенные сотрудником компании, а не переводчиком, следует указать в приказе или ином документе круг лиц, имеющих на это право.

Для выписки авиабилетов и иных перевозочных документов на английском или ином иностранном языке в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов для целей налогообложения прибыли организаций. Перевода иной информации, не имеющей существенного значения для подтверждения произведенных расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа, иной информации) не требуется. Такое решение высказали специалисты финансового министерства в письме от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168.

О переводе на русский язык первичных учетных документов для целей налогообложения

Л. И. Баянова

Журнал «Налог на прибыль: учет доходов и расходов» № 10/2017

Если документ составлен на иностранном языке, какие требования к его переводу на русский язык должны быть соблюдены, чтобы он смог подтвердить понесенные расходы? Нужно ли переводить документ дословно? Кто должен осуществлять перевод – специализированная компания или это может сделать сотрудник организации?

Как известно, в силу п. 1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ или обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены эти расходы.

Если документ составлен на иностранном языке, какие требования к его переводу на русский язык должны быть соблюдены, чтобы он смог подтвердить понесенные расходы? Должен ли документ быть переведен дословно? Кто должен осуществлять перевод – специализированная компания или это может сделать сотрудник организации?

Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляются на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Это подчеркивают и контролирующие органы: первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык, поскольку согласно действующему законодательству на территории Российской Федерации официальное делопроизводство ведется на русском языке как государственном (см. Письмо ФНС России от 11.07.2012 № ЕД-4-3/11376@ вместе с Письмом Минфина России от 26.06.2012 № 03-08-13).

По данному вопросу см. также Постановление ФАС ДВО от 20.03.2012 № Ф03-912/2012 по делу № А04-4017/2010, где говорится о необходимости построчного перевода составленных на японском языке документов, подтверждающих командировочные расходы.

Как указал ФАС ДВО в Постановлении от 01.07.2011 № Ф03-2632/2011 по делу № А04-4017/2010, именно на налогоплательщике лежит обязанность переводить на русский язык представленные оправдательные документы на иностранном языке, если налоговый орган приостановит проведение выездной налоговой проверки для осуществления такого перевода.

При этом следует учитывать недавнее мнение Минфина, высказанное в Письме от 18.05.2017 № 03-01-15/30422, что фирменное наименование товара может не переводиться на русский язык, поскольку при переводе могут быть нарушены права лицензионного правообладателя. Однако тут должно быть соблюдено условие – из совокупных документов (счетов-фактур, накладных, актов приема-передачи товара, приходных ордеров) можно установить факт несения расходов. В письме финансовое ведомство сослалось на пример из арбитражной практики – Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.08.2006 № 17АП-7/06АК по делу № А50-7727/2006-А7.

Отдельного внимания заслуживает Письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168, где говорится следующее. В случае выписки авиабилетов и иных перевозочных документов на английском или ином (кроме русского) языке в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов для целей налогообложения прибыли. Не требуется перевод иной информации, не имеющей существенного значения для подтверждения произведенных расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа).

Обратите внимание:

Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена данная функция в рамках исполнения должностных обязанностей, в том числе от руки, при этом перевод обеспечивает организация-налогоплательщик (Письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168).

Утверждено Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.

Заграничная командировка: нужно ли переводить документы на русский язык?

Цитата:Очевидно, что если налогоплательщик не желает идти на конфликт с инспекцией, то лучше все же иметь под рукой перевод документов, составленных на иностранном языке. Тем более что при наличии в штате переводчика эту задачу вполне можно поручить ему. Дело в том, что действующим законодательством не регламентируется порядок перевода «первички» на русский язык. В связи с этим, считают в Минфине, сделать его может как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации. К такому выводу пришли эксперты Минфина России в Письмах от 3 ноября 2009 г. N 03-03-06/1/725 и от 20 марта 2006 г. N 03-02-07/1-66. Не отказались от своей точки зрения финансисты и в Письме от 20 апреля 2012 г. N 03-03-06/1/202.
К сведению! В Письме от 24 марта 2010 г. N 03-03-07/6 специалисты Минфина России указали, что, если речь идет об авиабилетах, налогоплательщик вполне может ограничиться при переводе лишь теми данными, которые необходимы, чтобы засвидетельствовать понесенные расходы (Ф.И.О. пассажира, направление, N рейса, дата вылета, стоимость). Перевод иной информации, не имеющей существенного значения для подтверждения произведенных расходов (условий применения тарифа, правил авиаперевозки, иных сведений), не требуется. Между тем из содержания Письма ФНС России от 7 июня 2011 г. N ЕД-4-3/8983@ следует, что, поскольку текст вносимой в авиабилет информации носит формализованный (закодированный) характер, в общем случае электронный авиабилет в целях определения величины базы по налогу на прибыль дополнительного перевода не требует.
В отсутствие работника, обладающего необходимыми знаниями иностранных языков, конечно, придется потратиться на услуги сторонней компании или эксперта-лингвиста. Однако соответствующие расходы по крайней мере могут быть учтены в целях налогообложения прибыли на основании пп. 14 п. 1 ст. 264 Кодекса (Письмо УФНС России по г. Москве от 26 мая 2008 г. N 20-12/050126).
Но какой бы вариант не избрал налогоплательщик, ему желательно иметь копию диплома или иного документа, свидетельствующего о профессиональном владении переводчиком тем или иным иностранным языком.

Заграничная служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, за пределами Российской Федерации.

Правила направления сотрудников компаний в служебные командировки на территорию как РФ, так и иностранных государств закреплены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, для коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ).

Какие расходы на загранкомандировки можно учесть при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль? На какую дату осуществляется перерасчет в рубли затрат, понесенных в иностранной валюте? От чего зависит размер суточных и как правильно его определить? Обо всем этом вы узнаете из данного материала.

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

Состав расходов при командировках за рубеж

Согласно Положению работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 3, 4).

Командированным работникам возмещаются (п. 11 Положения):

– расходы на проезд и наем жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

При направлении сотрудника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются (п. 23 Положения):

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

Все перечисленные расходы учитываются при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

ООО «Консалтинговое бюро «Эврика!» 📌 РекламаВсе оттенки белого или как выжить бизнесу после черного Приглашаем Вас на семинар от практикующего адвоката Натальи Скобкиной Узнать больше

В соответствии с п. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических затратах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Если прилагаемые к авансовому отчету оправдательные документы составлены на иностранном языке, они должны быть переведены на русский язык. Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации (Письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03‑03‑06/1/202).

Выдача денежных средств под отчет

Отметим, что 19.08.2017 вступило в силу Указание Банка России от 19.06.2017 № 4416‑У (далее – Указание № 4416‑У), которым внесены поправки в порядок ведения кассовых операций, утвержденный Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210‑У (далее – Порядок).

В соответствии с Указанием № 4416‑У упрощен порядок выдачи денежных средств подотчетным лицам (внесены изменения в абз. 1 п. 6.3 Порядка). Если раньше для выдачи наличных денег расходный кассовый ордер оформлялся по заявлению подотчетного лица, то с указанной даты деньги выдаются на основании либо указанного заявления либо распорядительного документа юридического лица. Эти документы составляются в произвольной форме и содержат запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

По поводу оформления распорядительного документа ЦБ РФ в Письме от 13.10.2017 № 29‑1‑1‑ОЭ/24158 разъяснил, что, во‑первых, при его подготовке юридическое лицо может руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, а во‑вторых, в распорядительном документе могут указываться несколько работников с отражением по каждому подотчетному лицу суммы наличных денег и срока, на который они выдаются.

Согласно Указанию № 4416‑У утратил силу абз. 3 п. 6.3 Порядка, в силу которого выдача наличных денег под отчет должна была проводиться при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Таким образом, начиная с 19.08.2017 для выдачи подотчетных сумм не обязательно требовать у лица отчета за предыдущие средства и возврата неизрасходованных.

Обратите внимание

Сегодня многие организации расчеты с подотчетными лицами ведут посредством пластиковых карт. Причем Минфин не возражает, если при этом используются не только корпоративные пластиковые карты, но и личные банковские карты работников.

Минфин и Федеральное казначейство в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц – сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных расходов (см. Письмо Минфина России № 02‑03‑10/37209 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

Исходя из ст. 8 Закона о бухучете при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует преду­смотреть положения, регулирующие порядок расчетов с подотчетными лицами.

Кроме того, в платежном поручении надо указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету нужно приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой (см. Письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03‑11‑11/42288).

Включаем расходы в расчет облагаемой базы

Расходы на проезд к месту командировки и обратно

В настоящее время сотрудники большинства организаций, отправляясь в командировку, приобретают билеты в электронном виде, оплачивая их посредством пластиковых карт (корпоративных или личных). Формы этих билетов установлены приказами Минтранса России № 134 (для авиабилетов) и № 322 (для железнодорожных билетов).

Документом, подтверждающим для целей налогообложения прибыли произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета, может служить контрольный купон электронного билета (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по Интернету.

При этом с учетом того, что необходимую информацию о состоявшейся поездке к месту командирования и обратно (в том числе время отправления, стоимость проезда и другие реквизиты) содержит посадочный талон, он может быть принят в качестве документа, служащего основанием для возмещения расходов на проезд, связанных с направлением работника в служебную командировку (Письмо Минфина России от 14.04.2014 № 03‑03‑07/16777).

Если приобретен электронный авиабилет, то оправдательным документом, подтверждающим расходы на его покупку для целей налогообложения, является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, с отметкой аэропорта о досмотре (Письмо Минфина России от 06.06.2017 № 03‑03‑06/1/35214). В случае невозможности получения такого штампа (например, ввиду технических особенностей оснащения аэропорта вылета за границей) организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (Письмо Минфина Россииот 09.10.2017 № 03‑03‑06/1/65743).

В случае подтверждения расходов на приобретение авиабилета вышеуказанными документами для целей налогообложения прибыли дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется (Письмо Минфина России от 29.01.2014 № 03‑03‑07/3271).

В случае проезда сотрудника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется этим сотрудником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. 7 Положения).

Расходы на такси

В соответствии с п. 22 Положения расходы на проезд при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в том же порядке, который изложен в п. 12 данного положения при направлении в командировку в пределах территории РФ. Согласно этой норме расходы на проезд к месту командировки и обратно (а также проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах) включают:

– затраты на проезд транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

– оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

В связи с тем, что в данной норме речь идет о транспорте общего пользования, возникает вопрос: может ли организация учитывать расходы на возмещение работнику затрат по оплате услуг такси в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль?

Официальная позиция Минфина заключается в следующем: расходы на проезд работника на такси до вокзала (аэропорта) и от вокзала (аэропорта) учитываются для целей налогообложения при условии их экономической обоснованности и оформления документами, соответствующими требованиям, установленным действующим законодательством. Такое мнение Минфин высказал в письмах от 11.07.2012 № 03‑03‑07/33, от 04.10.2011 № 03‑03‑06/1/621, от 22.05.2009 № 03‑03‑06/1/339.

Расходы на наем жилого помещения

Согласно п. 21 Положения расходы на наем жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, которые определяются в соответствии со ст. 168 ТК РФ.

Подлежат возмещению расходы работника на основании квитанций или счетов за проживание в гостинице, в том числе на территории иностранного государства. Указанные расходы также учитываются в составе прочих расходов в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

При этом, если работниками организации, прибывшими из заграничной командировки, представляются счета за проживание в гостинице, в которых отдельной строкой выделен НДС, то эта сумма «заграничного» налога может быть включена в расходы для целей налогообложения (см. Письмо Минфина России от 30.01.2012 № 03‑03‑06/1/37).

Если расходы на наем жилого помещения командированным работником документально не подтверждены, то организация не вправе на указанные затраты уменьшить базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 28.04.2010 № 03‑03‑06/4/51).

Суточные во время загранкомандировок

Правила расчета суточных во время зарубежной командировки приведены в п. 17, 18 и 20 Положения.

Согласно этим нормам за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

– при проезде по территории РФ – в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок в пределах территории РФ;

– при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, которые установлены для командировок на территории иностранных государств.

День пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются:

– в иностранной валюте – при следовании работника с территории РФ;

– в рублях – при следовании на территорию РФ.

Необходимость подтверждения расходования суточных конкретными чеками, квитанциями или другими расходными документами отсутствует и из требований налогового законодательства не вытекает (письма Минфина России от 24.11.2009 № 03‑03‑06/1/770 и ФНС России от 03.12.2009 № 3‑2‑09/362).

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Если сотрудник выехал в командировку на территорию иностранного государства и в тот же день вернулся, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

Итак, в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте можно установить любой размер суточных, а также дифференцировать этот размер в зависимости от страны, в которую командируется работник.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт такой задержки (п. 19 Положения).

Пример 1

Заместитель директора Иванов И. И. (г. Москва) направлен в зарубежную командировку. Сначала он должен был посетить Италию, потом Хорватию и возвратиться в Москву.

Согласно коллективному договору суточные в организации установлены для командировок в Италию – 120 евро, Хорватию – 80 евро.

27 октября 2017 года в 23.00 Иванов вылетел в Италию и прибыл туда 28 октября. Пересечение границы РФ 27 октября подтверждается отметкой в заграничном паспорте.

29 октября он выехал из Италии и прибыл в Хорватию.

31 октября вернулся в Москву, о чем имеется отметка в загранпаспорте.

1 ноября Иванов И. И. представил авансовый отчет, который в этот же день был утвержден.

Размер суточных, которые подлежат выплате данному работнику, составит:

– за 27 октября (день пересечения государственной границы РФ при следовании работника с территории РФ) – 120 евро;

– за 28 октября (день пребывания в Италии) – 120 евро;

– за 29 октября (день прибытия в Хорватию) – 80 евро;

– за 30 октября (день пребывания в Хорватии) – 80 евро.

Итого размер суточных, которые причитаются работнику в евро, составил 400 евро (120 + 120 + 80 + 80).

На какую дату пересчитываются в рубли валютные расходы

Если аванс выдан в валюте

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных затрат, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). При этом выдача аванса может осуществляться наличными деньгами как в рублях, так и в валюте (п. 10 Положения).

В силу п. 16 Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом № 173‑ФЗ.

Согласно пп. 9 п. 1 ст. 9 указанного закона разрешается производить в валюте операции при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операции при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

Выдача юридическому лицу наличной иностранной валюты осуществляется с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение (п. 2.1 Указания Банка России № 2054‑У).

Случается, что поступление денег в кассу организации с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командированному работнику происходят в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы имеют место и при возврате части неизрасходованной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса.

На какую дату берется курс иностранной валюты к рублю для целей принятия расходов в налоговом учете?

Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налого­обложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату их признания (п. 10 ст. 272 НК РФ). Для расходов на командировки это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Отметим, что в бухгалтерском учете датой совершения операции для расходов организации в иностранной валюте, связанных с зарубежными командировками, будет день утверждения авансового отчета (п. 3 ПБУ 3/2006 и приложение к данному ПБУ). Таким образом, при признании в расходах затрат на загранкомандировки в иностранной валюте разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Пример 2

Организация направила своего работника в зарубежную командировку с 18 по 23 сентября 2017 года.

18 сентября 2017 года с валютного счета была снята сумма в размере 1 000 евро. В этот же день деньги были выданы работнику под отчет.

Работник вернулся из командировки 23 сентября, а 25 сентября представил авансовый отчет на сумму 900 евро и сдал неизрасходованную валюту в размере 100 евро.

Курс евро к рублю, установленный Банком России, составил:

– 18.09.2017 – 68,5801 руб./евро;

– 25.09.2017 – 69,0737 руб./евро.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Получены в банке валютные средства для выдачи под отчет (1 000 евро x 68,5801 руб./евро)			68 580,1
Выдана валюта командированному работнику под отчет (1 000 евро x 68,5801 руб./евро)			68 580,1
Отражена сумма командировочных расходов (900 евро x 69,0737 руб./евро)			62 166,33
Возвращена в кассу неизрасходованная сумма аванса подотчетным лицом (100 евро x 69,0737 руб./евро)			6 907,37
Отражена положительная курсовая разница от пересчета валюты (1000 евро x (69,0737 — 68,5801) руб./евро)			493,6

В налоговом учете организации будут отражены:

– прочие расходы, связанные с производством и реализацией, – 62 166,33 руб.;

– внереализационные доходы – 493,6 руб.

Если аванс выдан в рублях

Организации, не имеющие валютного счета, направляя сотрудников в заграничную командировку, выдают им авансы в рублях с тем, чтобы они самостоятельно приобрели валюту.

В банке сотруднику должны выдать документ, подтверждающий проведение операции с наличной иностранной валютой в соответствии с положениями Инструкции № 136‑И.

В связи с тем, что конвертация валюты производится от имени физлица, организация не отражает операции по покупке валюты.

Командированный сотрудник на территории иностранного государства понесет расходы, связанные с командировкой, потратив всю или часть валюты, что должно быть подтверждено документально.

Работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, в данном случае – ту сумму в рублях, которая была потрачена для приобретения израсходованного количества валюты.

Порядок отражения в учете командировочных расходов зависит от того, может ли сотрудник документально подтвердить факт приобретения валюты (письма Минфина России от 21.01.2016 № 03‑03‑06/1/2059, от 03.09.2015 № 03‑03‑07/50836).

Если сотрудник представил справку о покупке валюты, то организация будет компенсировать работнику сумму его фактических затрат, то есть сумму по курсу, указанному в документах, подтверждающих покупку валюты или продажу неизрасходованного остатка в валюте. Расходы при этом согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ будут учитываться на дату утверждения авансового отчета.

Если сотрудник не представил справку о покупке валюты, то пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи подотчетных сумм (письма Минфина России от 21.01.2016 № 03‑03‑06/1/2059, от 03.09.2015 № 03‑03‑07/50836).

Пример 3

Организация направила своего сотрудника в зарубежную командировку с 18 по 23 сентября 2017 года включительно.

15 сентября из кассы под отчет работнику был выдан аванс в размере 70 000 руб., который он израсходовал на приобретение 1 000 евро в обменном пункте по курсу 70 руб./евро.

В командировке работник потратил 900 евро, что подтверждено соответствующими документами.

По возвращении из командировки он обменял остаток в размере 100 евро в обменном пункте по курсу 68 руб./евро, получив 6 800 руб.

25 сентября работник представил авансовый отчет (который был утвержден в этот же день), остаток в рублях вернул в кассу.

Покупка и продажа иностранной валюты подтверждены справкой банка.

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие проводки:

Департамент общего аудита по вопросу перевода иностранных документов и учета чеков ККМ

Ответ

По вопросу построчного перевода документов непрофессиональным переводчиком отметим следующее

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ одним из основных требований для учета расходов в целях налога на прибыль является их документальное подтверждение.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Согласно пункту 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.98 №34н) документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Официальная позиция контролирующих органов заключается в том, что перевод может быть выполнен как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации.

Так, в письме Минфина РФ от 20.03.06 № 03-02-07/1-66 было отмечено:

«…Действующим законодательством Российской Федерации не регламентируется порядок перевода первичных учетных документов с иностранного на русский язык.

Полагаем, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации.

Считаем, что организация вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык…».

Аналогичный вывод был сделан в письмах Минфина РФ от 14.09.09 № 03-03-05/170, от 22.03.10 № 03-03-06/1/168, от 26.03.10 № 03-08-05/1:

«…Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей, в том числе и от руки».

При этом, в письме от 26.03.2010 № 03-08-05/1 Минфин РФ также отметил:

«…Следовательно, документы, подтверждающие понесенные организацией расходы, составленные на иностранном языке и переведенные на русский профессиональным переводчиком (компетентным сотрудником организации), могут быть приняты к налоговому учету в качестве первичных документов, если они оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации либо согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы…»

Со ссылкой на вышеуказанное письмо Минфина РФ от 20.03.06 № 03-02-07/1-66 УФНС по г. Москве выразило аналогичную позицию:

— в письме от 09.10.06 № 20-12/89132.1:

«…Согласно письму Минфина России от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66 перевод с иностранного языка на русский может сделать как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации. Организация вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык…»;

— в письме от 26.05.08 № 20-12/050126:

«…Перевод с иностранного языка на русский может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации. При этом организация вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык, закрепив обязанность работника по осуществлению переводов в его должностных инструкциях. Об этом сказано в Письме Минфина России от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66.

Следовательно, документы, подтверждающие понесенные организацией расходы, составленные на иностранном языке и переведенные на русский профессиональным переводчиком (компетентным сотрудником организации), могут быть приняты к налоговому учету в качестве первичных документов, если они оформлены в соответствии с законодательством РФ либо согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы…».

В письме от 03.11.09 № 03-03-06/1/725 Минфин РФ сделал следующий вывод:

«…в случае наличия у налогоплательщика первичных документов, составленных на иностранном языке по типовой форме, считаем, что достаточно однократно осуществить перевод на русский язык постоянных показателей типовой формы. В последующем же налогоплательщик осуществляет при необходимости перевод изменяющихся показателей первичного документа.

Также обращаем внимание на то, что действующим законодательством Российской Федерации не регламентируется порядок перевода первичных учетных документов с иностранного на русский язык.

Полагаем, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации…»

В письме от 20.04.12 № 03-03-06/1/202 на вопрос, может ли физлицо, владеющее данным языком, переводить документы на русский язык для целей учета расходов при исчислении налога на прибыль, в случае если у него отсутствует диплом, подтверждающий знание данного языка, Минфин РФ указал следующее:

«…Таким образом, для отражения таких первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете необходимо иметь построчный перевод на русский язык первичных документов, составленных на иностранном языке.

С учетом вышеизложенного документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык.

Полагаем, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации…».

Таким образом, учитывая официальную позицию контролирующих органов, Организация вправе поручить своему сотруднику построчный перевод документов, составленных на иностранном языке.

По вопросу кассовых чеков отметим следующее

Как было отмечено нами выше, расходы должны быть документально подтверждены.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа.

Как следует из вопроса, кассовый чек выдается сотруднику организации при осуществлении им покупки товарно-материальных ценностей для нужд Организации. В дальнейшем чек прикладывается к авансовому отчету.

Согласно пункту 2 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, кассовый чек – первичный учетный документ, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами контрольно-кассовой техники, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.

Таким образом, кассовый чек является подтверждением осуществления расчетов между сотрудником организации и продавцом товарно-материальных ценностей, но не является первичным документом, поскольку может не содержать всех обязательных реквизитов, установленных Законом № 402-ФЗ, в частности «наименование должности» и «подпись» лиц, совершивших операцию.

Аналогичная точка зрения по данному вопросу изложена в письме ФНС РФ от 25.06.13 № ЕД-4-3/11515@ (О подтверждении расходов налогоплательщика кассовыми чеками ККМ для целей налога на прибыль):

«В соответствии с законодательством о бухгалтерском учете все хозяйственные операции (факты хозяйственной жизни) оформляются первичными учетными документами.

Требования наличия обязательных реквизитов в первичных учетных документах установлены законами о бухгалтерском учете (до 01.01.2013 — Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», с 01.01.2013 — Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Пунктом 1 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» установлено, что организации (за исключением кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели, применяющие контрольно-кассовую технику (за исключением контрольно-кассовой техники в составе платежных терминалов, применяемых платежными агентами и банковскими платежными агентами, субагентами, и банкоматов, применяемых банковскими платежными агентами), обязаны выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки.

Перечень обязательных реквизитов кассового чека ККМ определен Положением по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.1993 N 745 (далее — Положение по применению ККМ). Данный перечень не содержит всех реквизитов первичного учетного документа в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете. В частности, в кассовом чеке ККМ отсутствуют такие реквизиты, как «наименование должности» и «подпись» лиц, совершивших хозяйственную операцию.

Кроме того, согласно п. 2 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 23.07.2007 N 470, кассовый чек — первичный учетный документ, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами контрольно-кассовой техники, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов. При осуществлении вышеуказанных расчетов кассовый чек ККМ выдается не организации, а физическому лицу — сотруднику этой организации. Оприходование организацией товарно-материальных ценностей, приобретенных для нее сотрудником, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности, авансового отчета, товарных чеков, а также документов, подтверждающих факт оплаты, — чеков ККМ, квитанции к приходному кассовому ордеру.

Учитывая изложенное, налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы кассовым чеком, однако для учета расходов в целях налогообложения наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью организации, направленной на получение доходов».

С учетом вышеизложенного, по нашему мнению, Организация вправе прикладывать к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие, что работник понес расходы в интересах организации. При этом из указанных документов должно следовать, что приобретенные товарно-материальные ценности необходимы для нужд организации.

Таким образом, в случае если чек ККМ содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные Законом № 402-ФЗ, на наш взгляд, он может являться таким первичным документом.

В случае если в чеке отсутствует какой-либо из обязательных реквизитов, то для учета расходов в целях налогообложения необходимо приложить документ, содержащий обязательные реквизиты (например, товарный чек или товарная накладная).

Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Положение о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями утв. Постановлением Правительства РФ от 23.07.07 № 470

Назад в раздел

Перевод чека для бухгалтерии

Самая популярная категория документов для финансового перевода — это чеки, инвойсы, счета и другие отчетные документы для бухгалтерии. Перевод таких документов не является сложным для переводчика, но отнимает много времени и выматывает своей однотипностью.

Сотрудники крупных фирм, в особенности связанных с журналистской деятельностью, а также компаний, имеющих выход на международный рынок товаров и услуг, довольно часто совершают служебные командировки по всему миру. Отчеты о поездках они предоставляют в бухгалтерию в виде чеков, инвойсов и квитанций на разных языках. Для осуществления финансовой отчетности бухгалтерии необходим перевод всех этих документов на русский язык. И бюро переводов «Flarus» всегда радо оказать помощь в данном вопросе.

В нашем бюро такие переводы оцениваются по принципу «один чек — одна страница». Если чек содержит надписи на нескольких языках, имеет дополнительные товарные листы и пояснения, могут быть исключения из правил.

Традиционный расчет стоимости перевода по знакам в тексте выглядит издевательством, т.к. в кипе из 100 чеков может оказаться текста на пару стандартных страниц, а работы для переводчика будет на несколько дней. Согласитесь, это не совсем адекватная оценка стоимости перевода финансовых документов.

Перевод отчетности, чеков, счетов-фактур, инвойсов представляет собой монотонный и длительный процесс, зачастую требующий индивидуального подхода не только к определенному заказу, но и к каждому документу в заказе.

Однажды мы получили претензию от клиента, которому перевели партию чеков за такси, которым он пользовался в командировке только за то, что указали в назначении платежа «оплата такси», а не «оплата кэба» (дело было в Великобритании). Выяснилось, что таким образом бухгалтерия клиента не сочла это представительскими расходами…

Говоря о переводе финансовых документов, необходимо отметить наиболее трудные для переводчиков моменты:

• Отсканированные копии иной раз помятых или сложенных чеков отнюдь не способствуют увеличению скорости перевода.
• В странах с двумя официальными языками двуязычность чеков встречается почти повсеместно, но бывают случаи и с чеками, например, из Германии, когда почти весь счет представлен на английском языке, а где-нибудь в середине документа неожиданно появляется недублируемый немецкий текст. В чеке из Польши почему-то может встретиться словенский язык, а в квитанции из Норвегии – шведский.
• Сложность с расшифровкой аббревиатур. Мы не говорим здесь о, пожалуй, самом частотном употреблении – НДС, VAT, TVA, BTW, ALV, ПДВ и подобных сокращениях «налога на добавленную стоимость» во многих других языках. Аббревиатуры экономят место на чеке – это понятно. Но перевести их порой бывает не просто сложно, а даже невозможно, не зная реалий того города, края или страны, откуда был привезен этот счет.
• В чеках часто встречаются надписи, сделанные от руки. Рукописные строчки, иной раз, совершенно не поддаются расшифровке.
• Иногда, десятки, а то и сотни чеков, присланных на перевод, носят ни о чем не говорящее название «Скан». Это сильно замедляет процесс расчета стоимости перевода.

Мы всегда рады помочь вашей фирме перевести чеки из командировок сотрудников. Наши редакторы по переводу юридической и финансовой документации разработали и составили подборку шаблонных финансовых документов, которые будут полезны тем, кто имеет дело с заключением и ведением договоров с иностранными компаниями и вынужден часто прибегать к услугам переводчиков.

Мы будем признательны, если вы примете во внимание перечисленные выше трудности, связанные с переводом чеков, по возможности сможете облегчить нашу работу корректными названиями файлов, а также принять в расчет трудоемкость процесса перевода финансовой отчетности.

Чеки для авансового отчета

Сотрудник, получивший от компании аванс на хозяйственные расходы или командировку в виде наличных денег или безналичного перевода, становится подотчетным лицом. Это значит, что в установленный срок с момента совершения трат или возвращения из поездки он обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, составленный должным образом.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ ОНЛАЙН

Так как авансовый отчет обосновывает понесенные сотрудником расходы, к нему обязательно должны прикладываться первичные документы, которые могут их подтвердить. Подтверждающие документы необходимы для того, чтобы бухгалтер мог приобщить эти траты к общехозяйственным и уменьшить налогооблагаемую базу. К этим документам предъявляются достаточно строгие требования, выполнение которых регулярно проверяют контролирующие органы.

Список приложений к авансовому отчету

В качестве первичных документов, которые можно приложить к отчету для подтверждения расходов, подходят:

• кассовый чек;
• квитанция ПКО (приходный кассовый ордер);
• БСО (бланк строгой отчетности);
• накладная;
• пассажирские билеты;
• посадочные талоны авиабилетов;
• счет-фактура;
• расписка о приобретении товаров/услуг у физического лица, не являющегося ИП;
• справка о продаже/покупке иностранной валюты.

К отчету можно прикладывать эти документы на иностранном языке, но в этом случае потребуется сделать их перевод на русский язык, а конкретно – перевести ту часть, в которой указана значимая для авансового отчета информация: полные сведения о продавце/поставщике услуг, перечисление потребленных товаров/услуг, их стоимость, итоговая сумма, дата.

Чеки для авансового отчета: какие можно принимать?

При покупке товара или оказании услуги подотчетному лицу на руки выдается документ – чек ККТ (контрольно-кассовой техники). Он может быть кассовым или товарным. Для авансового отчета важно, чтобы в этом чеке содержалась следующая информация:

• наименование продавца/поставщика услуги;
• ИНН;
• заводской номер чека;
• порядковый номер чека;
• дата, время приобретения товара/получения услуги;
• стоимость по позициям и итоговая сумма.

Все эти требования к чекам прописаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом фиксированной формы для составления товарного чека нет – продавец или поставщик услуги вправе самостоятельно составлять этот документ, ориентируясь на требования законодательства к его содержанию.

Для полноты информации подотчетному лицу желательно предоставлять в бухгалтерию кассовый и товарный чеки вместе, однако возможны ситуации, когда предъявить можно только один из них. Например, только товарный чек без кассового выдают своим покупателям предприятия и индивидуальные предприниматели, работающие по системе ЕНВД (единый налог на вменённый доход) и патентной системе налогообложения. В случае, если подотчетный сотрудник приобретал товар или услугу в такой организации, он может использовать товарный чек вместо кассового. Важно, чтобы в нем указывались все необходимые реквизиты, в том числе сведения о том, кто выписал товарный чек, с подписью ответственного лица. Если услугу или товар реализует организация, на товарном чеке в обязательном порядке проставляется и печать. Для индивидуальных предпринимателей это требование не действует.

Кассовый чек также можно предоставить без товарного. Однако возможна ситуация, когда в документе не прописывается наименование товара или услуги — в этом случае использовать кассовый чек как полноценное подтверждение уже невозможно – нужно прикладывать товарный чек с расшифровкой позиций или накладную, где также построчно будут прописаны полученные товары или услуги.

Первичные документы могут предоставляться в бумажном или электронном виде. В первом случае важно сделать их копии, так как кассовая лента со временем постепенно выцветает, а нанесенная на нее информация становится нечитаемой. Использовать такой документ при проверках контролирующих органов невозможно. У электронного подтверждающего документа есть немаловажное преимущество – он содержит весь объем необходимой информации согласно требованиям законодательства, бессрочно хранится и может быть распечатан в любой момент.

Чеки для авансового отчета: есть ли альтернатива?

Если чек не может быть предоставлен подотчетным лицом (например, при покупке товаров у физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями), в качестве замены подойдут:

• расписка;
• бланк строгой отчетности (БСО).

Эти документы должны содержать имя, отчество и фамилию продавца, ИНН, а также дату и сумму сделки. В расписке указывается сотрудник, получившей товар или услугу, либо наименование организации, если он действует по доверенности. В бланке строгой отчетности могут быть указаны только ФИО, так как эта форма оформляется при оказании услуг населению. В этом случае прописывается наименование товара или услуги и ФИО подотчетного сотрудника, а в своем отчете он обосновывает принадлежность трат организации.

Оптимизация работы с чеками

Существуют бизнес-приложения, делающие работу с любыми подтверждающими документами максимально простой и комфортной. Приложение Hamilton Авансовый отчет удобно как для подотчетных лиц, так и для руководителей компании. Первые получают возможность создавать авансовый отчет в режиме онлайн, мгновенно прикрепляя к нему фото или сканы всех подтверждающих документов. Вторые могут легко контролировать и утверждать все расходы подотчетных сотрудников.

При этом авансовый отчет и все приложения к нему хранятся в электронном архиве, что позволяет руководителю или бухгалтеру просмотреть их в любой момент. Потерять или забыть нужный документ в таком случае просто невозможно. Приложение гибко настраивается под локальные бизнес-практики и особенности учетной политики компании, а также работает с уже существующими программными комплексами и сложными ERP-системами.

В результате процесс обработки авансовой отчетности становится оптимальным, экономически выгодным для компании и отнимает минимум рабочего времени у всех вовлеченных в бизнес-процесс сотрудников.