Передача денежных средств

Содержание

>
Акт приема-передачи денежных средств (Приложение к Договору займа)

    Ситуация, при которой применим Акт приема-передачи денежных средств (Приложение к Договору займа):

    Стороны заключили Договор займа, согласно которому Заимодавец выдает Заемщику в собственность деньги или вещи, обладающие родовыми признаками, а Заёмщик обязуется вернуть заем в том же количестве и качестве, уплатив проценты за пользование, если уплата процентов предусмотрена Договором. Факт передачи денежных средств от Займодавца Заемщику подтверждается путём подписания Сторонами Акта приема-передачи денежных средств.

    Стороны Акта приема-передачи денежных средств к Договору займа:

  • Займодавец – лицо (физическое или юридическое лицо, или индивидуальный предприниматель), которое обязуется передать деньги в собственность другой стороне;
  • Заемщик – лицо (физическое или юридическое лицо, или индивидуальный предприниматель), которое обязуется принять и своевременно возвратить другой стороне такую же сумму денег.

Содержание Акта приема-передачи денежных средств к Договору займа:

  • наименование Сторон Договора и его реквизиты;
  • дата составления Акта;
  • передаваемая Заёмщику денежная сумма.

Акт приема-передачи денежных средств составляется в двух экземплярах, подписывается Сторонами Договора займа и скрепляется печатями (при наличии), после чего становится неотъемлемой частью Договора займа.

Акт приема-передачи денежных средств к Договору займа регулируется:

  • главой 42 Гражданского кодекса РФ.

Организация наличных расчетов в автономном учреждении

Гусев А., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Несмотря на то, что электронные платежные системы играют важную роль в модернизации и развитии экономики России, для некоторых учреждений в силу специфики их деятельности или местоположения остается актуальным вопрос о грамотной организации наличного денежного обращения.

В настоящее время при осуществлении наличного денежного обращения учреждения образования обязаны руководствоваться Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание № 3210-У). Заметим, что данный документ по своему духу является достаточно либеральным и не содержит требования об обязательности наличия в любой организации специально оборудованного помещения кассы, как это было установлено, например, Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40 (далее – Порядок № 40).

Организация работы по ведению кассовых операций

Кассовые операции должны осуществляться в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем автономного учреждения или иным уполномоченным лицом из числа работников учреждения, с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под подпись (п. 4 Указания № 3210-У). Кроме того, кассовые операции может проводить и руководитель учреждения.

Ответственность за сохранность денег и других ценностей, находящихся в кассе учреждения, несет кассир. Оформление его на работу осуществляется после издания приказа руководителя учреждения. Необходимо отметить, что, в отличие от Порядка № 40, Указание № 3210-У не содержит требования о письменном ознакомлении с ним кассира, а также о заключении с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности. Вместе с тем в соответствии со ст. 244 ТК РФ с лицами, непосредственно связанными с обслуживанием денежных или товарных ценностей, работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности. Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также их типовые формы утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности». К названному перечню лиц относятся, в частности, и кассиры. Договором о полной материальной ответственности должна быть предусмотрена ответственность кассира за сохранность ценностей и правильное оформление кассовых документов. Его составляют в двух экземплярах:

  • один экземпляр остается у кассира;

  • второй – передают в кадровую службу или бухгалтерию.

Со стороны учреждения договор подписывает руководитель или уполномоченный им работник.

Согласно п. 4.4 Указания № 3210-У кассир должен быть снабжен:

  • печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции;

  • образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. При этом в случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются. Необходимо отметить, что снабжать кассира указанным штампом и образцами подписей надо исключительно в случае оформления кассовых документов на бумажном носителе.

Напомним, что автономные учреждения могут вести кассовые операции с применением программно-технических средств. При этом нужно учитывать, что программно-технические средства, конструкция которых предусматривает прием банкнот ЦБ РФ, должны иметь функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот ЦБ РФ, перечень которых установлен нормативным актом ЦБ РФ.

Исходя из положений п. 7 Указания № 3210-У руководителю учреждения необходимо определить мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег. Данные мероприятия могут быть зафиксированы в отдельном приказе. Для образца можно воспользоваться положениями Приказа Ростехнадзора от 29.07.2014 № 335 «О мероприятиях по обеспечению сохранности наличных денежных средств в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору».

Определяем лимит остатка наличных денег

Автономные учреждения, как и любые другие организации, имеют право хранить в кассе наличные деньги исключительно в пределах установленного распорядительным документом учреждения лимита остатка наличных денег.

Накопление наличных денег в кассе сверх предусмотренного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплаты заработной платы, стипендий, осуществления выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на осуществление указанных выплат, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.

При наличии у учреждения обособленных подразделений лимит остатка наличных денег определяется с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим подразделениям.

Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется данному подразделению в порядке, определенном учреждением.

Лимит остатка наличных денег должен быть рассчитан учреждением самостоятельно. Для определения такого лимита учреждение должно учесть объем поступлений наличности за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное учреждение – ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги). При отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги учреждение должно учитывать объем выдач наличных денег (вновь созданное учреждение – ожидаемый объем выдач наличных), за исключением сумм, предназначенных для выплат заработка, стипендий и других выплат работникам. Формулы расчета лимита приведены в приложении к Указанию № 3210-У.

Рассмотрим пример расчета лимита остатка наличных денег в случае, если учреждение не имеет поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

Пример.

Автономное учреждение не имеет поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Для расчета лимита остатка наличных денег в кассе на 2018 год взят расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег с 1 по 28 февраля 2018 года (19 рабочих дней). Объем выдачи наличных денег (за исключением сумм, предназначенных для выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам) за расчетный период составил 550 000 руб. Период между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег – 5 рабочих дней.

Рассчитаем сумму лимита остатка наличных денег: 550 000 руб. / 19 раб. дн. х 5 раб. дн. = 144 737 руб.

В соответствии с п. 3 Указания № 3210-У уполномоченный представитель учреждения сдает наличные деньги в банк или организацию, входящую в систему ЦБ РФ, осуществляющую перевозку, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка, для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

Уполномоченный представитель обособленного подразделения может в порядке, установленном юридическим лицом, сдавать наличные в кассу юридического лица, или в банк, или в организацию, входящую в систему ЦБ РФ, для зачисления их сумм на банковский счет учреждения.

Обратите внимание.

Несмотря на то, что сумму лимита остатка наличных денег в кассе учреждение устанавливает самостоятельно, несоблюдение лимита продолжает признаваться административным правонарушением. Напомним, что превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения – одно из грубейших нарушений кассовой дисциплины, которое в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц – в размере от 4 000 до 5 000 руб.;
  • на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.

Ведение кассовой книги

Поступающие в кассу и выдаваемые из нее наличные деньги должны учитываться в кассовой книге (ф. 0504514). Записи в ней должны производиться по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. Согласно внесенным изменениям вести кассовую книгу теперь может не только кассир, но и другие уполномоченные лица учреждения.Напомним, что кассовые документы учреждения могут оформляться:

  • главным бухгалтером;

  • бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета;

  • руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Необходимо отметить, что кассовые документы должны быть подписаны главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем он и подписывает эти документы (п. 4.3 Указания № 3210-У). Здесь хотелось бы обратить внимание читателей на следующее. Согласно п. 8 Инструкции № 157н документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя учреждения и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц. Таким образом, в данном случае Порядок ведения кассовых операций противоречит положениям Инструкции № 157н. Чтобы избежать негативных последствий, которые могут возникнуть при проверке, по мнению автора, учреждению целесо­образно руководствоваться требованиями Инструкции № 157н.

Кроме того, уточнено, что в конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и заверяет записи в кассовой книге подписью.

Нельзя оставить без внимания вопросы внесения исправлений в первичные документы. По общему правилу принятие к бухгалтерскому учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, надписью «Исправленному верить» («Исправлено») и датой внесения исправлений.

Прием и выдача наличных денег

В силу п. 5 Указания № 3210-У прием наличных денег производится по приходным кассовым ордерам. При получении такого ордера кассиру необходимо убедиться в наличии подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – в наличии подписи руководителя), при оформлении приходного кассового ордера на бумажном носителе – проверить его соответствие образцу, соответствие суммы денег, проставленной цифрами, сумме, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Наличные деньги должны приниматься полистным, поштучным пересчетом таким образом, чтобы вноситель наличных мог наблюдать за действиями кассира.

После приема наличных кассир сверяет сумму, прописанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых денег. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в ордере, кассир подписывает его, проставляет на квитанции к этому ордеру, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему названную квитанцию. При оформлении приходного кассового ордера в электронном виде квитанция к нему может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты.

При несоответствии вносимой суммы сумме, отраженной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает вносителю довнести недостающую сумму наличных или возвращает излишне вносимую сумму. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных. При этом кассиру необходимо перечеркнуть приходный кассовый ордер (в случае оформления этого документа в электронном виде – проставить отметку о необходимости его переоформления) и передать (направить) главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) для переоформления ордера на фактически вносимую сумму наличных денег.

Согласно п. 6 Указания № 3210-У выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам. Выдача наличных для выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам осуществляется по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям.

При получении расходного кассового ордера (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – наличие подписи руководителя) и при оформлении указанных документов на бумажном носителе – ее соответствие образцу, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по такому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в ордере.

В соответствии с п. 6.2 Указания № 3210-У при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных, подлежащую выдаче, и передает ордер получателю денег для проставления подписи. В случае оформления такого ордера в электронном виде получатель наличных денег может проставить электронную подпись.

Напомним, что документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Согласно п. 214 Инструкции № 157н выдача наличных денег под отчет должна производиться исключительно при условии полного отчета по ранее выданному авансу. Отметим, что полный отчет подотчетного лица предполагает представление авансового отчета с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, а также возврат неизрасходованного аванса в кассу учреждения. Аналогичная норма содержалась и в абз. 3 п. 6.3 Указания № 3210-У, однако с 19 июня 2017 года оттуда она была исключена.Вместе с тем, поскольку аналогичное положение Инструкции № 157н продолжает действовать (п. 214), учреждениям, по нашему мнению, целесообразно руководствоваться положениями данного пункта.

Пунктом 6.3 Указания № 3210-У установлено, что наличные деньги на расходы, связанные с осуществлением деятельности учреждения, должны выдаваться работнику под отчет на основании:

1) либо письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. Указанное заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Аналогичные требования установлены п. 213 Инструкции № 157н, согласно которому денежные средства выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается. Наличие заявления подотчетного лица на выдачу подотчетных сумм (в том числе на служебную командировку) не ставится законодательством в зависимость от каких-либо условий. Следовательно, деньги под отчет должны выдаваться исключительно на основании письменного заявления получателя;

2) либо распорядительного документа автономного учреждения (например, приказа). Такой распорядительный документ должен оформляться на каждую выдачу наличных денег с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) подотчетного лица, суммы наличных денег и срока, на который они выдаются, и должен содержать подпись руководителя, дату и регистрационный номер документа. При подготовке распорядительного документа автономное учреждение должно руководствоваться перечнем документов, отнесенных к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, включенной в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОК 011-93) (Письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642). Необходимо отметить, что, как и в случае с наличием задолженности, руководствоваться все-таки нужно требованиями п. 213 Инструкции № 157н и писать заявление надо.

Соблюдаем предельный размер расчетов наличными деньгами

В силу п. 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 000 руб. по официальному курсу ЦБ РФ на дату проведения наличных расчетов.

Наличные расчеты осуществляются в размере, не превышающем предельный размер наличных расчетов, при исполнении гражданско-правовых обязательств, предусмотренных договором, заключенным между участниками наличных расчетов, и (или) вытекающих из него и исполняемых как в период действия договора, так и после окончания срока его действия.

Без учета предельного размера наличных расчетов осуществляется расходование поступивших в кассы наличных денег в валюте РФ за проданные товары, выполненные работы и (или) оказанные услуги, а также наличных денег, полученных в качестве страховых премий на следующие цели:

  • выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;

  • выдачу работникам под отчет.

Расчеты с населением

При осуществлении автономным учреждением наличных расчетов с населением за проданные товары, оказанные услуги, выполненные работы нужно обратить внимание на соблюдение положений Федерального закона № 54-ФЗ. Из данного документа следует, что ККТ применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Федеральным законом № 54-ФЗ (п. 1 ст. 1.2 данного закона). При осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленный абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты).

Отметим также Письмо Минфина РФ от 28.04.2017 № 03-01-15/26324, в котором указано, что Федеральным законом № 54-ФЗ не предусмотрено особых условий (исключений) в отношении применения ККТ для пользователя (продавца) при оплате покупателем товара посредством платежного поручения через кредитную организацию.

Обратите внимание: Организации, выполняющие работы, оказывающие услуги населению, вправе не применять ККТ при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности в порядке, установленном Федеральным законом № 54-ФЗ (в редакции, действовавшей до дня вступления в силу Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ), до 1 июля 2018 года.

Напомним, что выдача учреждением БСО осуществляется до 1 июля 2018 года в порядке, установленном Положением № 359 и Федеральным законом № 54-ФЗ (в редакции, действовавшей до вступления в силу Федерального закона № 290-ФЗ). БСО должны быть изготовлены типографским способом или сформированы с использованием автоматизированных систем. Изготовленный типографским способом бланк документа должен содержать сведения об изготовителе бланка документа (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов. Реквизиты, которые должен содержать БСО, указаны в п. 3 Положения № 359.

В силу п. 2 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ учреждения могут не применять ККТ при оказании, в частности, следующих услуг:

  • по обеспечению питанием обучающихся и работников образовательных организаций, реализующих основные общеобразовательные программы, во время учебных занятий;

  • по присмотру и уходу за детьми, больными, престарелыми и инвалидами.

Также могут не применять ККТ:

  • аптечные организации, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах, расположенных в сельских населенных пунктах, и обособленные подразделения медицинских организаций, имеющих лицензию на фармацевтическую деятельность (амбулатории, фельдшерские и фельдшерско-акушерские пункты, центры (отделения) общей врачебной (семейной) практики), расположенные в сельских населенных пунктах, в которых отсутствуют аптечные организации (п. 5 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ);

  • организации, осуществляющие расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне отдаленных или труднодоступных местностей, утвержденном органом государственной власти субъекта РФ, при условии выдачи покупателю (клиенту) по его требованию документа, подтверждающего факт осуществления расчета между организацией и покупателем (клиентом), содержащего наименование документа, его порядковый номер, реквизиты, установленные абз. 4 – 12 п. 1 ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ, и подписанного лицом, выдавшим этот документ.

Продолжаем изучение нового порядка ведения кассовых операций. Коснувшись общих положений документа и основных принципов ведения кассовых операций, мы подробно остановились на установлении лимита остатка наличных денег в кассе. Сегодня рассмотрим порядок приема и выдачи наличных денег, уделив особое внимание внесенным изменениям.

Организация ведения кассовых операций

С 1 января 2012 года на территории РФ действуетПоложение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное ЦБ РФ 12.10.2011 № 373‑П (далее – Положение о кассовых операциях).Новый документ принят взамен хорошо известного бухгалтерам Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 №40.

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

Кассовые операции у юридического лица или индивидуального предпринимателя могут вестись отдельным работником – кассиром, для которого установлены соответствующие должностные права и обязанности (с ними кассир должен ознакомиться под роспись), либо производиться руководителем. При наличии в организации нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира.

Непосредственное оформление кассовых документов может осуществляться главным бухгалтером, бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром) или руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера). Полномочия бухгалтера или другого работника, оформляющего кассовые операции, должны быть определены руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа – приказа.

ООО «Консалтинговое бюро «Эврика!» 📌 РекламаВсе оттенки белого или как выжить бизнесу после черного Приглашаем Вас на семинар от практикующего адвоката Натальи Скобкиной Узнать больше

Кассир снабжается печатью или штампом, которые содержат реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. В случае ведения кассовых операций руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

Документальное оформление кассовых операций

Как и прежде, кассовые операции оформляются кассовыми документами, унифицированные формы которых утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88. Цифровые коды форм документов, приведенные в Положении о кассовых операциях, соответствуют Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011‑93, утвержденному Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 №299. По учету кассовых операций применяются следующие документы:

– приходный кассовый ордер (форма КО-1), код 0310001 (далее – ПКО);

– расходный кассовый ордер (форма КО-2), код 0310002 (далее – РКО);

– журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), код 0310003;

– кассовая книга (форма КО-4), код 0310004;

– книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5), код 0310005.

Юридическое лицо и индивидуальный предприниматель обязаны обеспечить наличие кассовых документов, других документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в РФ.

К сведению:

Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 №125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 №558, срок хранения первичных учетных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей, а именно кассовых документов и книг, авансовых отчетов, составляет пять лет при условии проведения проверки.

Кассовые операции могут вестись как вручную, так и с применением программно-технических комплексов, в том числе оснащенных функцией приема наличных денег, принадлежащих или не принадлежащих на праве собственности юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю.

Обратите внимание: Внесение исправлений в кассовые документы не допускается.

ПКО и РКО, кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение. ПКО и РКО, оформляемые с применением технических средств, распечатываются на бумажном носителе.

В случае ведения кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств) с применением технических средств необходимо обеспечить сохранность содержащихся в указанных документах данных на электронном носителе информации и исключить возможность их несанкционированного изменения.

Если в организации несколько касс, операции по передаче наличных денег между кассирами и старшим кассиром в течение рабочего дня отражаются последним в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Контроль за ведением такой книги осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель. Записи в ней осуществляются в момент передачи наличных денег. Этот документ может вестись как вручную, так и с применением технических средств. Если книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств ведется с применением технических средств, по усмотрению руководителя каждая операция по передаче наличных денег в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами может осуществляться с распечатыванием или без распечатывания на бумажном носителе листа данной книги. При распечатывании на бумажном носителе на нем проставляются подписи старшего кассира и кассиров, а в случае, когда лист на бумажном носителе не распечатывается, подписи старшего кассира и кассиров проставляются с использованием электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи в порядке, установленном руководителем.

Порядок приема наличных денег

Поступление денежных средств в кассу, в том числе от работников, оформляется ПКО, который подписывается главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем, кассиром. В кассовых документах указывается основание для их оформления и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости (код 0301009), платежные ведомости (код 0301011), заявления, счета, другие документы).

Обратите внимание: В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем ПКО и РКО подписываются руководителем.

Действия кассира при приеме наличных денег следующие:

– при получении ПКО кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии – наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в ПКО;

– кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом деньги пересчитываются таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира;

– после приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денег. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в ПКО, кассир ставит подпись в ПКО и в квитанции к ПКО, проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение приема наличных денег вносителю наличных денег выдается квитанция к ПКО;

– если сумма вносимых наличных денег не соответствует сумме, указанной в ПКО, кассир предлагает вносителю довнести недостающую сумму или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Кассир перечеркивает ПКО и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю для оформления ПКО на фактически вносимую сумму наличных денег.

Обратите внимание: Прием остатка наличных денег, полученных под отчет, проводится кассиром по ПКО.

Если кассовые операции ведутся с применением ККТ, по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, оформляется ПКО на общую сумму принятых наличных денег, за исключением сумм наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).

Платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом), помимо ПКО, оформленного на основании контрольной ленты, оформляется ПКО на общую сумму наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).

Обратите внимание: Прием юридическим лицом сдаваемых наличных денег от уполномоченного представителя обособленного подразделения в порядке, определенном юридическим лицом, осуществляется по ПКО.

Порядок выдачи наличных денег

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя, проводится указанными лицами по РКО, который подписывается руководителем, а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем, кассиром.

Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат проводится по РКО, расчетно-платежным ведомостям (код 0301009), платежным ведомостям (код 0301011).

Обратите внимание:

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства РФ либо при предъявлении доверенности и документа, удостоверяющего личность.

Действия кассира при выдаче наличных денег следующие:

– получив РКО (расчетно-платежную ведомость, платежную ведомость), кассир проверяет наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера – наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся образцам, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;

– кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО, и соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в РКО, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность;

– кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает РКО получателю наличных денег, который указывает получаемую сумму наличных денег (рубли – прописью, копейки – цифрами) и подписывает РКО;

– кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает ему наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в РКО;

– получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги;

– после выдачи наличных денег по РКО кассир подписывает его.

Обратите внимание:

Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по их сумме, если получатель не пересчитал их под наблюдением кассира.

Выдача наличных денег по доверенности. При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в РКО, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа. В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись «по доверенности». Доверенность прилагается к РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

В случае выдачи наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном руководителем. Заверенная копия доверенности прилагается к РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

Выдача наличных денег под отчет. Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя, работнику под отчет РКО оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Обратите внимание: Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Выдача наличных денег уполномоченному представителю обособленного подразделения. Порядок выдачи юридическим лицом по РКО необходимых для совершения кассовых операций наличных денег уполномоченному представителю обособленного подразделения определяется юридическим лицом.

Выдача заработной платы. Предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других выплат (далее – выплата заработной платы) сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).

Старший кассир выдает необходимую для выплат заработной платы сумму наличных денег согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) кассирам, проводящим выдачу наличных денег, под роспись в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств или по РКО на срок, установленный в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, кассир в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

Реестр депонированных сумм содержит:

– наименование (фирменное наименование) юридического лица или фамилию, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя;

– дату оформления реестра депонированных сумм;

– период возникновения депонированных сумм наличных денег;

– номер расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости);

– фамилию, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги, табельный номер работника (при наличии) и сумму невыплаченных наличных денег;

– итоговую сумму по реестру депонированных сумм;

– подпись и расшифровку подписи кассира.

Реестр депонированных сумм может содержать дополнительные реквизиты.

Нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года.

После оформления реестра депонированных сумм кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость), реестр депонированных сумм и передает их для сверки соответствия записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю.

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) оформляется РКО, номер и дату которого кассир проставляет на последней странице расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

При оформлении реестра депонированных сумм руководителем соответствие записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) заверяется им самим.

Порядок ведения кассовой книги

Для учета поступающих в кассу наличных денег, за исключением наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом), и выдаваемых из кассы, юридическое лицо и индивидуальный предприниматель ведут кассовую книгу. Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.

Платежный агент, банковский платежный агент (субагент), помимо кассовой книги, указанной выше, ведет кассовую книгу для учета наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).

Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому ПКО и РКО, оформленному на полученные (выданные) наличные деньги. На конец рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными ПКО и РКО и выводит сумму остатка наличных денег и проставляет подпись в кассовой книге. После этого главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель) сверяет записи в кассовой книге с данными кассовых документов и подписывает. Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не вносились, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции.

Кассовая книга обособленного подразделения. Обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу.

В случае оформления кассовой книги на бумажном носителе обособленное подразделение передает отрывной второй экземпляр листа кассовой книги, а в случае оформления кассовой книги с применением технических средств – распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги.

Передача обособленным подразделением листа кассовой книги юридическому лицу может осуществляться в электронном виде в соответствии с законодательством РФ. В этом случае передача листа кассовой книги на бумажном носителе осуществляется согласно правилам документооборота, утвержденным юридическим лицом.

Способы ведения кассовой книги. Кассовая книга может вестись вручную на бумажном носители и с применением технических средств.

Если кассовая книга ведется вручную, ее листы до начала ведения брошюруются и пронумеровываются, на последней странице делается заверительная надпись о количестве листов кассовой книги, книга подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера – только руководителем и скрепляется оттиском печати юридического лица, оттиском печати (при наличии) индивидуального предпринимателя.

Если кассовая книга ведется с применением технических средств, она распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах за этот день. Нумерация листов кассовой книги осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.

Затем распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год. Если объем кассовых операций небольшой, листы кассовой книги, как правило, сшиваются помесячно.

Листы кассовой книги обособленного подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому обособленному подразделению.

После того как кассовая книга будет сброшюрована, на ней делаются заверительные надписи и ставятся подписи и печати, как при ведении в бумажном варианте.

Порядок ведения книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств аналогичен порядку ведения кассовой книги.

В заключение хотелось бы отметить следующее. Принципиальных изменений в порядке оформления кассовых операций не произошло, но отдельные положения теперь представлены в новой редакции.

Наиболее существенным новшеством после разрешения устанавливать лимит остатка кассы самим хозяйствующим субъектам является то, что мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранения, транспортировки, порядка и сроков проведения проверки ревизии кассы теперь определяются юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем самостоятельно. В новом документе отсутствуют требования к помещению кассы, которые на предприятиях, особенно малого бизнеса, как правило, не выполнялись.

Положением о кассовых операциях более четко урегулирован порядок взаимоотношения головной организации и ее обособленных подразделений в том, что касается ведения кассовых операций.

Кроме этого, увеличен максимальный срок выдачи наличных денег на выплату заработной платы, стипендий до пяти дней, а не трех, как это было ранее.

Положением о кассовых операциях подробно регламентирован порядок оформления реестра депонированных сумм при выдаче заработной платы: он составляется в произвольной форме, но с указанием обязательных реквизитов.

Особое внимание хотелось бы обратить на порядок выдачи наличных денег по доверенности. Если раньше нужна была доверенность на каждое получение наличных денег и она оставалась как приложение к РКО или ведомости, теперь можно сделать одну доверенность не только на несколько получений наличных денег у одного предприятия, но и у разных хозяйствующих субъектов. К РКО (платежной ведомости) разрешено прикладывать копию доверенности, порядок заверения которой определяется руководителем хозяйствующего субъекта.

При этом остались незыблемыми положения о том, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег, что является наиболее широко распространенным нарушением кассовой дисциплины.

От редакции:

Когда номер готовился к печати, вышел Административный регламент исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей, утвержденный Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 №133н (зарегистрирован в Минюсте 16.01.2012 № 22906). Об этом документе мы расскажем в следующем номере.

____________________________

См. статью Е. П. Зобовой «Новый подход к кассовым операциям: устанавливаем лимит кассы», № 1, 2012.

Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

>Акт передачи кассы при смене кассира

Данный документ создается во время смены кассира или тогда,когда необходимо на недлительный срок отдать кассу иному человеку.

На что стоит обратить внимание?

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Во время смены ответственного человека, который работает на кассе, нужно оформить специальный акт инвентаризации кассы и документ о приеме-передаче финансов иному лицу. Примеры заполнения таких документов можно найти и скачать у нас.

Как оформляется акт передачи кассы при смене кассира?

Этот процесс происходит в свободной форме. Формируется специальная инстанция из 3 человек. Во время приема-передачи осуществляется пересчитывание финансов, данный факт фиксируется в акте.

Акт приема-передачи кассы при смене кассира. Заполняем документ

Необходимо обратить свое внимание на следующее при заполнение документа: (нажмите для раскрытия)

  • Акт должен иметь данные – наименование компании.
  • Наименование документации – акта.
  • Данные о комиссии – инициалы, должности.
  • Финансы, которые находятся в кассе.
  • Наличность по бухучету.
  • Данные по излишкам.
  • Данные по недостаче.
  • Номерной знак последних ордеров.
  • Заверение от кассиров и комиссии.

При этом следует обратить внимание, что должно быть пара копий акта: для кассиров и бухгалтерского отдела.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Акт передачи суммы займа (или: части суммы займа) (приложение к договору процентного займа)

Похожие документы

  • Акт передачи средств компенсационного фонда (приложение к договору доверительного управления средствами компенсационного фонда саморегулируемой организации арбитражных управляющих)
  • Акт передачи средств пенсионных накоплений (приложение к типовому договору доверительного управления средствами пенсионных накоплений между Пенсионным фондом Российской Федерации и управляющей компанией)
  • Акт передачи средств (приложение к типовому договору доверительного управления средствами выплатного резерва (средствами пенсионных накоплений застрахованных лиц, которым установлена срочная пенсионная выплата) между Пенсионным фондом Российской Федерации и государственной управляющей компанией средствами выплатного резерва)
  • Акт передачи помещения для монтажа оборудования (приложение к агентскому договору на распространение услуг связи оператора)
  • Акт передачи оборудования в собственность арендатора (приложение к договору аренды оборудования с последующим выкупом)
  • Акт передачи нематериальных активов в качестве оплаты акций, распределяемых среди учредителей акционерного общества при его учреждении (приложение к договору об учреждении акционерного общества)
  • Акт передачи накоплений для жилищного обеспечения военнослужащих (приложение к типовому договору доверительного управления накоплениями для жилищного обеспечения военнослужащих)
  • Акт передачи материальных активов в качестве оплаты акций, распределяемых среди учредителей акционерного общества при его учреждении (приложение к договору об учреждении акционерного общества)
  • Акт передачи материальных активов в качестве оплаты акций, распределяемых среди учредителей акционерного общества при его учреждении (приложение к договору об учреждении акционерного общества). Вариант 2
  • Акт передачи лесных насаждений (приложение к договору купли-продажи лесных насаждений)
  • Акт передачи жилого помещения по договору найма (приложение к договору найма жилого помещения на территории городского округа Дзержинский Московской области)
  • Акт передачи жилого помещения по договору аренды жилого помещения (квартиры), относящегося к государственной и муниципальной собственности, для использования в целях предоставления в безвозмездное пользование выпускнику детского дома или школы-интерната
  • Акт передачи жилого помещения (приложение к договору краткосрочного найма жилого помещения территории Люберецкого района Московской области)
  • Акт передачи жилого помещения арендатору (приложение к договору аренды жилого помещения)
  • Акт передачи движимого и недвижимого имущества (приложение к договору передачи движимого и недвижимого имущества частной общеобразовательной организации при ее учреждении)

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *