Передача бухгалтерии на аутсорсинг

Содержание

Бухгалтерский аутсорсинг или штатный специалист: что лучше и дешевле?

Каждый вариант — самостоятельное ведение учета, штатный бухгалтер и бухгалтерский аутсорсинг — имеет как плюсы, так и минусы. Но минусы, как правило, возникают только в одном случае — когда ваши ожидания не совпадают с результатом, который вы хотите получить. Чтобы такой ситуации не возникало, стоит разобраться в особенностях каждого варианта.

Сразу стоит отметить, что маленьким фирмам бухгалтерскую работу можно отдавать на аутсорс. Что касается среднего бизнеса и крупного, то без отдельно выделенного человека им не обойтись. Если у небольшой компании в среднем 300 операций проходит в месяц, то в крупной столько операций проходит в день. Поэтому им нужен человек, который будет держать руку на пульсе и решать проблемы здесь и сейчас.

Сам себе бухгалтер

Обычно такую роль выбирают себе предприниматели со статусом ИП. Они понимают, что обороты у их бизнеса будут небольшие, и хорошо оценивают свои возможности. Например, ИП на УСН 6% без работников заниматься учетом несложно: информация об уплате налога и сдаче отчетности есть на всех специализированных сайтах, в том числе на официальном сайте ФНС.

В целом у небольших предпринимателей есть три возможности, как заниматься бухгалтерией самостоятельности, без помощи отдельного специалиста:

1. Воспользоваться бухгалтерским сервисом

Подобные онлайн-сервисы специально создавались для людей, которые не разбираются в бухгалтерии. Электронные бухгалтеры готовят отчетность, считают налоги и помогают с выставлением счетов и других необходимых документов. Сейчас на рынке их достаточно много. Внимательно изучайте возможности каждого, чтобы сделать правильный выбор.

Поможем справиться с любой бухгалтерской рутиной в несколько кликов

Узнать больше

2. Выбрать бухгалтерское сопровождение от банка

Ведение бухгалтерии сейчас берет на себя множество банков, но при условии, что вы откроете у них счет. Обратите внимание на Эльба.Банк с предложением «Банк + бухгалтерия за 0 рублей в месяц». В зависимости от потребностей бизнеса разработано несколько тарифных планов с различными опциями.

Попробуйте — новым клиентам 3 месяца без абонентской платы. Расчетный счет в Контур.Банке со встроенной бухгалтерией и отчетностью. Корпоративная карта и электронная подпись — бесплатно. До 5 % на остаток.

Узнать больше

3. Вести расчеты вручную

Олдскульный вариант в виде расчетов в Excel и на калькуляторе подходит тем, кто хорошо разбирается в механизме подсчета налогов, готов отслеживать сроки сдачи отчетности и не боится ошибиться при заполнении декларации. В отличие от ведения бухгалтерии онлайн, которое подразумевает в том числе напоминания о сроках сдачи отчетности и различные подсказки, в этом случае вам придется надеяться только на свою память.

В поисках бухгалтера

Многие предприниматели вообще не хотят работать с цифрами и браться за расчеты. Кроме того, некоторые из них изначально рассчитывают на большие обороты и планируют нанимать много сотрудников. В их случае лучше сразу привлечь к работе бухгалтера, который поддержит это развитие и будет разбираться в тонкостях бизнеса и отслеживать законодательные изменения, связанные с системами налогообложения.

Таким предпринимателям неважно, сколько стоит делегирование бухгалтерской функции, главное для них — самим не заниматься бухгалтерией. Закрыть эту потребность они могут двумя способами:

  • нанять бухгалтера в штат или привлечь удаленного бухгалтера;
  • воспользоваться аутсорсингом бухгалтерских услуг.

Как нанять бухгалтера

Искать бухгалтера — это примерно то же самое, что выбирать ноутбук. Обычно ориентируешься на несколько внешних параметров, не особо погружаясь в детали. Если не особо разбираешься во внутренних процессах, то выберешь скорее самый дешевый вариант. Но такой подход неверный.

Некоторые домысливают те параметры, которые хотят увидеть в специалисте. Например, предприниматели могут обращать внимание на возраст человека: немолодой — значит опытный или молодой — значит прогрессивный.

Тем не менее есть перечень основных обязанностей бухгалтера, которые могут варьироваться в зависимости от специфики бизнеса.

  • ведение бухгалтерского учета в соответствии с российским законодательством;
  • оформление всех хозяйственных операций в бухгалтерских документах;
  • ведение кассовых операций, контроль за кассовой дисциплиной;
  • расчет и начисление заработной платы, пособий, отпускных, командировочных, больничных, удержаний;
  • расчет и уплата страховых взносов;
  • составление и отправка финансовой отчетности;
  • составление и отправка налоговой отчетности, а также отчетности по сотрудникам и страховым взносам, уплаченным в фонды;
  • предоставление наиболее полной информации о финансовом состоянии, результатах деятельности и движения денежных средств компании;
  • выбор учетной политики предприятия, формы учета, технологии обработки данных, выбор бухгалтерских программ и сервисов;
  • иногда — кадровый учет, финансовый анализ и предложение методов более эффективного использования ресурсов, а также взаиморасчеты с контрагентами.

Иногда компании проще привлечь удаленного сотрудника. Но здесь возникает сложность в выборе специалиста, особенно если цены, казалось бы, за одну и ту же услугу заметно разнятся. Когда на рынке несколько бухгалтеров предлагают ведение учета за разную цену, важно в каждом отдельном случае уточнять, что именно входит в услугу.

О чем нужно договориться с удаленным бухгалтером на начальном этапе

Об объеме работы

Важно обговорить, что он будет делать, какие операции осуществлять. Будет ли он в случае возникновения каких-либо проблем общаться с налоговой? Понесет ли ответственность за свою работу? Или вам нужен бухгалтер, который будет помогать только консультациями?

Ошибка предпринимателей № 1
Зачастую предприниматели не обговаривают объем услуг, который собираются спрашивать с бухгалтера. Не все заключают соответствующий договор, чтобы зафиксировать обязанности и ответственность исполнителя и заказчика. Для этого достаточно использовать даже шаблонный договор о бухгалтерских услугах. Даже переписка буде имеет юридическое значение в случае возникновения проблем.

О порядке ведения учета

Поинтересуйтесь у бухгалтера, где будет вестись учет? Будет ли у вас доступ к учетной системе? Передаст ли бухгалтер базу клиенту или оставит себе?

Ошибка предпринимателей № 2
Делегируя ведение бухгалтерского учета, некоторые предприниматели никогда не видят и не знают, как ведутся дела, какая отчетность сдается. Еще реже они задумываются о том, что будет в случае расторжения договора с бухгалтером.

О бухгалтерских ИТ-программах

В каком сервисе будет работать бухгалтер? Сможете ли вы контролировать его работу? Как вы будете передавать первичные документы?

Ошибка предпринимателей № 3
Предприниматель не сразу может сообразить, что для контроля удаленного бухгалтера ему нужно работать с ним в одном бухгалтерском сервисе. Кроме того, он может забыть заранее обговорить удобный формат передачи первичных документов — проще всего делать это через бухгалтерский сервис с электронным документооборотом.

Порядочный бухгалтер всегда на начальном этапе сотрудничества предупредит, что и как правильно делать с точки зрения законодательства. Поэтому важно, чтобы предприниматель доверял своему бухгалтеру и рассказывал ему о своих планах. Например, если вы планируете выдавать заработную плату, то бухгалтер должен объяснить, что сначала необходимо оформить трудовой договор и подготовить соответствующие документы. Он посчитает, столько будет уходить на страховые взносы и в какие сроки нужно их уплачивать. Наконец, он предупредит об ответственности за задержку зарплаты.

Ищете бухгалтера? Найдем специалиста под специфику бизнеса и бюджет.

Узнать больше

Есть такая поговорка: хороший бухгалтер стоит дорого, а плохой еще дороже. Она как раз о том, что ориентироваться только на цену при выборе специалиста не стоит. Возможно, опытный бухгалтер обойдется вам дороже, но зато вам не придется платить штрафы за его ошибки.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

На начальных этапах развития бизнеса часто имеет смысл обратиться в фирму, которая предоставляет бухгалтерские услуги на аутсорсе. Поскольку у малого бизнеса небольшие обороты, бухгалтер может подключаться к работе раз в неделю или даже раз в месяц. Ему не нужно вовлекаться в процесс с утра до вечера каждый день, поэтому вариант с аутсорсингом в этом случае подходит лучше всего.

Однако стоит сразу учесть специфику бухгалтерского аутсорсинга:

  • Вы приобретаете не конкретного удаленного бухгалтера, а услугу. Это может быть услуга по составлению платежек, услуга по ведению учета и т.д.
  • Аутсорсинговые компании обычно строго ограничивают перечень обязательств, которые выполняют по договору. Дополнительные услуги оплачиваются отдельно.
  • Чаще всего работа выстаивается таким образом, что всю информацию предоставляет сам клиент: бухгалтер на аутсорсе не звонит контрагентам и не выпрашивает у них документы, он связывается с директором и просит первичные документы у него. Директор должен представить всю информацию, чтобы у аутсорсинговой компании появилось основание вести учет. Если же директор хочет, чтобы эту работу за него делала аутсорсинговая фирма, то ему скорее всего придется платить дополнительные деньги.
  • Аутсорсинговые компании несут ответственность по договору за все свои ошибки, что является несомненным плюсом по сравнению со штатным бухгалтером, с которого довольно сложно взыскать какие-то неустойки. Более того, если сотрудник, совершивший ошибку, внезапно уволится, то со всеми его проблемами придется разбираться предпринимателю — находить другого бухгалтера, вникать в тонкости учета.
  • Как правило, аутосорсинговые фирмы прописывают меру ответственности. Более того, многие из них даже страхуют свою ответственность. В любом случае внимательно читайте договор об оказании услуг, который вы заключаете с фирмой, на наличие пунктов об ответственности бухгалтера, о замене бухгалтера, о неразглашении информации.
  • Аутсорсеры обеспечивают бесперебойную работу: им не нужен отпуск, больничный и все то, что требуется по закону штатному бухгалтеру.

26 января 2018 года Росфинмониторинг опубликовал информационное сообщение «О необходимости подключения лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность в сфере оказания бухгалтерских услуг, к личному кабинету на официальном сайте Федеральной службы по финансовому мониторингу».

В документе ведомство напоминает о том, что нормы Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ обязывают бухгалтеров информировать компетентные органы о подозрительных сделках своих клиентов. Сведения нужно передавать на сайте Росфинмониторинга после регистрации личного кабинета.

Таким образом, Росфинмониторинг обязывает аутсорсинговые фирмы контролировать всех клиентов, доступ к данным которых они имеют. Если они заподозрят, что их клиент причастен к экстремистской деятельности или терроризму или отмывает доходы, то они должны об этом сообщить в Росфинмониторинг, не уведомляя клиента.

Информационное сообщение наделало много шума. Оказалось, что далеко не все аутсорсинговые компании рады такому нововведению. В большинстве своем они и раньше отказывались работать с фирмами, которые ведут отмывочную деятельность, потому что беспокоятся о своей репутации.

Штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсинговой фирмы не обязан регистрироваться на сайте Росфинмониторинга и передавать какую-либо информацию.

Аутсорсинговая компания, как правило, стоит намного меньше, чем трудоустройство бухгалтера в штат. Но штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсингой фирмы — это всецело ваш человек, которого можно нагрузить дополнительными функциями.

Большие организации иногда совмещают два формата: штатный бухгалтер + аутсорсинговая бухгалтерия. Им нужен профессионал, который может дать оценку деятельности штатного бухгалтера, с этой целью они покупают на аутсорсе функцию главного бухгалтера. Таким образом, все механические операции (получение документов, внесение этих документов в систему и др.) делает штатный бухгалтер, а сведением информации и проверкой занимается главный бухгалтер на аутсорсе.

Такой подход позволяет компании экономить. Бухгалтер в штате получает хорошую зарплату, а за дополнительную услугу главбуха компания платит порядка 15 000 руб. в месяц. Если бы компания брала на эту должность отдельного человека, то затраты были бы гораздо больше. Передавая на аутсорс только эту важную часть работы, компания в итоге получает не только главбуха, но и юридическую ответственность за его работу.

Татьяна Евдокимова, ведущий эксперт в области бухгалтерии в СКБ Контур

>Бухгалтерский аутсорсинг: плюсы, минусы, советы по выбору компании

Что такое аутсорсинг бухгалтерии

Этот термин активно используется на рынке в последние десять лет. Аутсорсинг – серьезный вид оптимизации. От традиционных услуг внештатного бухгалтера он отличается тем, что компания-подрядчик включается в бизнес-процессы заказчика. Фактически речь идет о полноценном подразделении фирмы, которое является отдельным юрлицом. Создавать эту группу нет необходимости, ее можно просто нанять.

Преимущества больших компаний перед работающими дома бухгалтерами-«одиночками» очевидны. Возможности физического лица, пусть даже профессионала с большим опытом, нельзя сравнивать с ресурсами целой организации. То есть речь идет не просто о сдаче отчетности раз в квартал, но и о соблюдении внутренних регламентов и стандартов, ежедневном сопровождении работы предприятия, консультировании, выстраивании от имени компании отношений с налоговиками.

Попробовать аутсорсинг бесплатно

Многие предприниматели всерьез воспринимают лишь одну причину перехода на услуги аутсорсинга бухгалтерского обслуживания – экономию денег. Но это не совсем правильно. Для малого бизнеса содержать квалифицированных специалистов дорого, но непрофессионалы в этой области обходятся еще дороже. Поэтому обратившись к компании по аутсорсингу бухучета, можно серьезно повысить качество этой работы.

Ключевые причины, по которым ИП и ООО выбирают аутсорсинг, а не просто бухгалтера на «удаленке»:

  • Удобство и гарантия качества финансовой отчетности;
  • Оптимизация бизнес-процессов (возможность сосредоточиться на развитиии бизнеса);
  • Снижение рисков, ведущих к штрафным санкциям или приостановке деятельности организации;
  • Экономия на расходах (аренда офиса, зарплата).

Сопровождение предприятия должно основываться на принципах взаимоуважения, ответственного партнерства и профессионализма.

Комментарий эксперта

Ольга Данилова, старший бухгалтер-эксперт сервиса Главбух Ассистент

Услуги по ведению бухгалтерии на аутсорсинге в среднем обойдутся вам в 7 000 рублей в месяц. Как это работает на примере Главбух Ассистент. Вы пишете нашему ассистенту в интернет-чат о задаче, которую нужно решить и загружаете документы в сервис. Дальше ассистент передает их профильным специалистам: по обработке первички, по налогам, по кадрам. Эти сотрудники ведут весь учет, готовят бухгалтерскую и налоговую отчетность, отвечают на вопросы.

Бухгалтерский аутсорсинг в России развивается, интерес к его возможностям увеличивается. По данным рейтингового агентства «Эксперт РА», с 2014 года число фирм, которые воспользовались услугами по ведению отчетности, растет на 5-10 процентов ежегодно.

6 советов по выбору подрядчика для ведения бухгалтерии на аутсорсинге

Руководствуясь этой инструкцией, вы легко подберете надежного партнера, который поможет с бухгалтерскими документами.

Совет 1. Определите целесообразность перехода на аутсорсинг. Не поленитесь потратить время на анализ эффективности работы вашей бухгалтерии. Сравните стоимость подготовки и сдачи отчетности на аутсорсинге. Если качество работы бухгалтерии низкое, а разница в тратах – незначительная, лучше обратиться к внешней компании.

Совет 2. Долгосрочные отношения с партнерами свидетельствуют о том, что исполнитель оказывает услуги высокого качества. Обратите внимание на портфолио – кто уже является клиентом компании.

Совет 3. Проверьте, чтобы у компании была вот такая страховка. Это убережет вас от финансовых затрат, если проверяющие органы выпишут штраф.

Совет 4. Компания, присутствующая на рынке на протяжении длительного периода, более опытная и надежная. Выбирайте проверенные временем компании с бухгалтерами-профессионалами.

Совет 5. Сарафанное радио – самый надежный источник информации. Поговорите с теми, кто уже пользовался услугами компании или работал с ней раньше. Они дадут организации, ведущей бухгалтерию на аутсорсинге, объективную характеристику.

Совет 6. Попросите предварительный вариант договора с аутсорсером и внимательно его изучите. Предложите включить пункты, которые по вашему мнению отсутствуют. Это позволит избежать разногласий с подрядчиком. Дополнительно можно запросить документы, подтверждающие высокую квалификацию сотрудников и их опыт в данной сфере.

Совет 7. Хороший признак для компании — гибкая система ценообразования. Это говорит о том, что вам не будут навязывать дополнительные услуги. Во сколько аутсорсинг обойдется вашей компании, . Идеальный вариант – обсудить стоимость, способы расчета и возможные скидки перед подписанием договора.

Совет 8. Изучите ограничения, узнайте каких клиентов компания не принимает на обслуживание.

Плюсы и минусы вывода бухучета на аутсорсинг

Как любое молодое явление на рынке бизнес-услуг, аутсорсинг имеет преимущества и недостатки. Прежде чем принять решение о переводе своей компании на новые принципы работы с финансовой отчетностью, взвесьте плюсы и минусы такого подхода.

Достоинства Недостатки
Экономия времени на трудоемких бизнес-процессах Сложности с вовлеченностью в бизнес-процессы из-за автономности подразделения, занимающегося бухучетом удаленно
Снижение расходов (аренда помещения, покупка лицензированных программ, оборудования, зарплата и обучение) Потребуется время на поиск надежного подрядчика и выстраивание с ним взаимодействия
Получение услуг высокого качества Трудно оценить объем работ на долгосрочную перспективу
Отсутствие необходимости самостоятельно искать информацию об изменениях в законодательстве Несовершенство законодательного регулирования сферы аутсорсинга (в российских законах отстуствуют нормы, прямо регулирующие отношения сторон по договору аутсорсинга понятие «аутсорсинг» также законодательно не закреплено)
Сопровождение судебных споров с налоговой службой Внешней компании сложно учитывать специфику отношений своего клиента с инвесторами
Ответственность компании-исполнителя за результат и работу своих экспертов
Снижается риск утечки конфиденциальной информации по сравнению с удаленным бухгалтером

Функционал аутсорсинга бухгалтерских услуг

Заключив договор с фирмой-подрядчиком, вы вправе рассчитывать на комплексное обслуживание – качественное ведение бухгалтерии, подготовку отчетности, консультирование и помощь в налаживании отношений с налоговыми органами. Все эти услуги предоставляют, например, .

Итак, какие функции берет на себя компания-подрядчик?

1. Систематизация первичного бухгалтерского документооборота

К нему относят: счета-фактуры, выписки из банковских счетов, квитанции, ордера, акты выполненных работ, платежные поручения и прочее. Правильная подготовка и хранение документов считается важнейшей функцией бухгалтерского аутсорсинга. Это позволяет избежать проблем в случае налоговых проверок.

2. Анализ и автоматизация проверки финансовой информации

Речь идет о формировании регистров (таблиц), в которые вносятся и тщательно перепроверяются операционные данные, отраженные в первичной документации. Цель аутсорсера – добиться максимальной автоматизации регистров, чтобы дальнейшая работа с ними не доставляла проблем. Для этого применяют специализированные компьютерные программы. Отчеты должны обновляться вслед за изменениями в законодательстве.

3. Защита информации бухучета

Получая от заказчика данные о финансовом положении компания для бухгалтерского сопровождения, подрядчик берет на себя обязательства о неразглашении. Кроме заказчика потребовать документы может только налоговая служба или правоохранительные органы.

4. Заполнение бухгалтерской отчетности и отправка документов в ФНС

Передавая эту функцию на аутсорсинг вы гарантированно избежите претензий со стороны налоговиков за срыв сроков подачи документов, если сами не станете причиной задержки

5. Контроль за работой команды бухгалтеров и юристов

Владельцам компании-нанимателя больше не нужно заботиться о том, чтобы исполнители делали все точно в срок и с высоким качеством. Текучка кадров в бухгалтерии также не грозит.

Читайте также подробную статью про увольнение главного бухгалтера.

Мифы об аутсорсинге бухгалтерского учета

Несмотря на то, что аутсорсинг бухгалтерских услуг пользуется спросом у представителей малого и среднего бизнеса, эта сфера по-прежнему окутана мифами. Они формируют превратное представление об этом сервисе и создают психологические барьеры для перехода на новую систему.

Миф 1. Опасность утечки конфиденциальной информации

Вероятность того, что конфиденциальные данные предадут огласке в случае с надежной компанией, невелика. Любая уважающая себя фирма печется о своей репутации. Такие инциденты будут стоить ей клиентов, а значит выльются в потерю прибыли. Кроме того, солидные компании застрахованы от ошибок и рисков нанесения репутационного ущерба, дают соответствующие финансовые гарантии. Наказать бухгалтера-«ипэшника» гораздо сложнее. Даже если вы докажете его вину, взыскать большие суммы с физлица, вероятнее всего, не получится. Если подходить к выбору партнера с умом, то риски разглашения финансовых данных можно исключить если не на 100 процентов, то на 99,9.

Для этого необходимо:

  • Внимательно изучить нормативную базу исполнителя, касающуюся неразглашения информации (должностные инструкции, положения о конфиденциальности, уровень защиты корпоративной сети);
  • Включить в договор с компанией-аутсорсером бухгалтерской отчетности пункт, в котором подробно прописан вопрос о защите коммерческой тайны и выплате компенсации за ее разглашение (скорее всего, такой пункт уже будет присутствовать).

Миф 2. Несовершенство законодательства в сфере аутсорсинга

В российском законодательстве, в том числе в Гражданском кодексе РФ и общероссийском классификаторе видов экономической деятельности (ОКВЭД), нет четкой формулировки аутсорсинга. Отношения между заказчиком и исполнителем оформляются с помощью договора возмездного оказания услуг или договора подряда.

Как избежать рисков:

  • В договоре с компанией-аутсорсером бухгалтерских услуг нужно четко сформулировать цели, задачи, условия сотрудничества, процедуру деятельности;
  • Создать организационные регламенты.

Читайте также полезную статью о восстановлении бухгалтерского учета.

Миф 3. Недостаточный профессионализм при аутсорсинге бухучета

На первом этапе формирования рынка услуг бухгалтерского сопровождения, действительно, доминировали юридические и консалтинговые фирмы. Для них бухучет был не основным, а дополнительным заработком. Такая «непрофильность» порождала низкое качество. Негативный имидж аутсорсу также добавили частные бухгалтеры, профессионализм которых никем не гарантируется.

Как избежать рисков:

  • Обратите внимание на имидж компании. Как долго она присутствует на рынке? Есть ли свои программы обучения для бухгалтеров? Какой перечень услуг она оказывает? На рынке есть компании с нестандартной историей. Например, аутсорсинговый сервис Главбух Ассистент создали на базе известного журнала Главбух. Учет ведут высококвалифицированные эксперты-бухгалтеры, мнению которых бухгалтеры по всей России доверяют уже много лет.
  • При составлении договора с подрядчиком на бухгалтерское обслуживание пропишите подробно обязанности и ответственность за их неисполнение.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

Эта статья предназначена для руководителей, которые уже решили передать бухгалтерию своей компании на аутсорсинг, или только оценивают перспективы такого подхода. В ней мы подробно расскажем о том, кто в случае аутсорсинга бухучета будет нести ответственность за допущенные ошибки и некачественно выполненную работу.

Передача бухучета на аутсорсинг дает компании значительные преимущества. Такой шаг позволяет ощутимо сократить расходы на содержание бухгалтерии, обеспечить профессиональный подход к организации и ведению бухучета, снять с повестки дня проблему своевременной подготовки и сдачи отчетности.

Однако многих руководителей терзают сомнения по поводу ошибок, которые может допустить аутсорсер, и расходов, к которым эти ошибки могут привести. Попросту говоря, руководителей волнует, кто за эти ошибки будет платить. Давайте разберемся в этом вопросе.

За что несет ответственность заказчик

Заказчик несет юридическую ответственность за следующие моменты:

  • Законность хозяйственной деятельности
    Это значит, что ваш бизнес и способ его ведения должен быть полностью законными. Конечно, соблюдать закон или нарушать – это ваш личный выбор. Но добросовестная аутсорсинговая компания не станет браться за бухгалтерские дела компании, если есть сомнения в законности ее деятельности. А что касается недобросовестных аутсорсеров, то в этом случае повышается риск, что они вас в какой-то момент подведут
  • Организация ведения бухгалтерского, налогового и кадрового учета
    По закону, это полностью ваша зона ответственности. Даже, если ошибки были допущены аутсорсером, отвечаете за них перед контролирующими органами вы. Однако если договор с аутсорсером составлен правильно, то аутсорсер отвечает перед вами
  • Исполнение обязанностей налогоплательщика
    Аутсорсер не несет никакой ответственности за то, платите ли вы налоги или нет
  • Организация хранения документов
    Ваша компания – ваша документация.Даже если она храниться у аутсорсера, вы несете за нее ответственность. Конечно, хранить ее в чужом офисе иногда гораздо удобнее. Но в таком случае необходимо получить от «хранителей» четкие гарантии, что с вашими документами ничего не случится. А если случится, то, каким образом потеря будет вам компенсирована – например, кто будет оплачивать восстановление документации.

Что говорит закон

Ответственность за законность хозяйственной деятельности, организацию учета и исполнение функций налогоплательщика возлагается на руководителя экономического субъекта на следующем основании:

  • Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»(вступил в силу с 1 января 2013 года)
  • Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности вРоссийской Федерации Утверждено Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 г. N 34н
  • Налоговый кодекс Российской Федерации, глава 15. Общие положения обответственности за совершение налоговых правонарушений.

За что несет ответственность исполнитель при полном аутсорсинге

Полный аутсорсинг – это, когда вы целиком и полностью передаете бухучет своей компании сторонней организации. Оказание таких услуг обычно делится на три этапа: первичная обработка информации, аналитика, расчет налоговых обязательств. Именно верный расчет налоговых обязательств можно считать основным результатом оказания услуг по аутсорсингу.

На каждом из этих этапов исполнитель несет фактическую ответственность за:

  1. ошибки и сроки, то есть за ошибочное выполнение, невыполнение или несвоевременное выполнение закрепленных за ним функций
  2. недостоверность, то есть за недостоверное отражение фактов хозяйственной жизни на счетах бухгалтерского учета (в случае неверной квалификации смысла данного факта)
  3. нарушение сроков сдачи отчетности в контролирующие органы
  4. нарушение сроков предоставления документов, то есть за несвоевременное предоставление в органы ФНС документов в рамках камеральных налоговых проверок
  5. сохранность документации – первичной, бухгалтерской, налоговой и отчетной,которая находится у исполнителя по условиям договора.

Поэтому если аутсорсер нанес вам своими действиями материальный ущерб, он обязан этот ущерб компенсировать. Компенсации подлежат все санкции – штрафы, пени, которые возникли у вас по вине исполнителя.

Например, аутсорсер допустил ошибку во время обработки первичных документов. Это привело к ошибке в отчетности. Ошибка повлекла за собой штрафные санкции. Эти потери исполнитель вам и должен возместить.

Одним словом, если ваша бухгалтерия полностью отдана на аутсорсинг, и вам неожиданно позвонили с претензиями из налоговой, то вы имеете полное право тут же позвонить с претензиями в свою аутсорсинговую компанию.

За что исполнитель несет ответственность при частичном аутсорсинге

Аутсорсинг отдельных участков бухгалтерии или процессинговый аутсорсинг – это, когда часть бухучета ведете вы сами, а часть передаете сторонней организации. Обычно компании передают сдачу отчетности, начисление зарплат, обработку первичной документации.

В этом случае, если вам позвонили из налоговой с претензиями, то сразу переадресовать эти претензии исполнителю не получится. Сначала надо разобраться по чьей вине возникла проблема.

Дело в том, что при обслуживании в рамках процессингового аутсорсинга в обязанности исполнителя не входит аналитическая функция. Он не обязан проверять законность и правильность оформления ваших хозяйственных операций, осуществлять квалификацию фактов хозяйственной жизни вашей компании, сопоставлять экономический смысл этих фактов с первичными учетными документами.

Например, вы поручили аутсорсеру подготовку и сдачу отечности. Обработкой первички вы занимаетесь самостоятельно. В отчетности обнаружилась ошибка. Когда вы начали разбираться в ситуации, то поняли, что причиной ошибки в отчетах послужила ошибка при обработке первичной документации. Исполнитель тут не при чем. Он, можно сказать, воспринимал предоставленную вами информацию за чистую монету. А, повторимся, проверять эту информацию в его обязанности не входило.

Другое дело, если при абсолютно правильных исходных данных аутсорсер что-то напутал в отчете или нарушил сроки его сдачи. Тогда вы имеете все основания призвать его к ответственности.

Если же исполнитель все-таки оказался виновен, то он, как и в случае полного аутсорсинга, должен компенсировать вам весь материальный ущерб.

Может ли аутсорсер отказаться нести ответственность

Исполнитель, дорожащий своей профессиональной репутацией, обязательно предпримет все меры, чтобы не нанести ущерба заказчику. Но, к сожалению, как и в любой другой сфере деятельности, в аутсорсинге не исключены случаи недобросовестности.

Как правило, виновный исполнитель добровольно соглашается на компенсацию штрафных санкций заказчику. Если этого не происходит, то эти суммы заказчик может взыскать в порядке гражданского судопроизводства.

Не исключены спорные ситуации, когда каждая сторона отстаивает свою правоту. В таких случаях вопрос тоже решается в судебном порядке.

В качестве заключения

При аутсорсинге вы несете ответственность де-юре, а исполнитель – де-факто. Это значит, что в случае возникновения претензий в, допустим, налоговой или трудовой инспекции, ее представитель будет разговаривать с вами. Отправить инспектора разбираться с аутсорсером напрямую не получится. Конечно, он может представлять ваши интересы в контролирующих органах, но с претензиями придется разбираться только непосредственно руководителю компании. Однако после этого неприятного разговора, вы можете вызвать аутсорсера на ковер и спросить с него по всей строгости заключенного между вами договора.

Договор – очень важный момент. В нем должны быть отражены все тонкости ваших взаимоотношений с исполнителем. Максимально конкретно пропишите в договоре все услуги и степень ответственности за их исполнение. Это поможет вам избежать ситуации, когда никто ни в чем не виноват.

Ответственность бухгалтерской фирмы за ведение учета.

Аутсорсинг бухучета имеет ряд неоспоримых преимуществ. Во-первых, он позволяет значительно снизить затраты на организацию, ведение учета, содержание непродуктивного персонала. Во-вторых, обеспечивает профессиональный подход к решению актуальных учетных задач. В-третьих, аутсорсинг бухгалтерии снимает с повестки дня вопрос подготовки, сдачи отчетов.

Но, как и в любой другой деятельности, здесь не обходится без рисков. Руководители компаний, передавая бухучет на аутсорсинг, опасаются ошибок, которые может совершить исполнитель, и, конечно, связанных с ними расходов. Давайте разберемся в вопросе ответственности аутсорсера и в том, кому и за что придется платить в случае возникновения учетной ошибки.

Ответственность аутсорсера при абонентском обслуживании

Ответственность бухгалтерской фирмы может быть разной. Определяется она прежде всего форматом обслуживания и объемом оказываемых услуг.

При полном аутсорсинге (сопровождении бухучета, абонентском бухгалтерском обслуживании) оказание услуг осуществляется в три этапа. Первый предусматривает первичную обработку информации о финансово-хозяйственных операциях компании-заказчика. Второй этап является аналитическим. Третий включает расчет налоговых обязательств. Фактически последний этап определяет качество аутсорсинговых услуг.

На каждом из указанных выше этапов бухгалтерская фирма несет ответственность за:

  • соблюдение сроков реализации функций (несвоевременное выполнение, невыполнение, ошибочное выполнение взятых на себя обязательств);

  • правильность отражения фактов хозяйственной деятельности компании-заказчика в учете;
  • соблюдение сроков представления отчетности в контролирующие организации;
  • сохранность полученной документации (бухгалтерской первички, налоговых документов, писем и предписаний от ФНС и т.п.).

Согласно условиям типового договора с аутсорсером, если его действия или бездействие нанесли компании-заказчику ущерб, этот ущерб должен быть компенсирован. Иными словами, за ошибки в учете, отчетности, нарушение правил коммуникации с контролирующими структурами юридически и материально отвечает исполнитель. Компенсируются все без исключения санкции (пени, штрафы), если они возникли по вине бухгалтерской фирмы.

Рассмотрим ситуацию на примере. Компания передает бухучет на аутсорсинг. Аутсорсер, обрабатывая первичку, допускает ошибку. Эта ошибка отражается в отчетности. Налоговая при проведении камеральной проверки выявляет ошибку, выставляет налогоплательщику штраф. Расходы по его погашению ложатся на бухгалтерскую компанию. Заказчик не несет дополнительных расходов.

Что делать, если вам позвонили из налоговой с претензиями на предмет достоверности, полноты данных в отчетах, несдачи деклараций или несвоевременной их сдачи? Переадресовывайте претензии аутсорсеру. Бухгалтерская компания, по условиям договора, обязана дать объяснения и компенсировать все санкции.

Ответственность аутсорсера при заказе отдельных услуг

Частичный аутсорсинг сегодня тоже широко распространен. Передавая на внешнее управление отдельные участки бухучета, необходимо четко понимать, за что и как будет нести ответственность исполнитель.

Чаще всего бухгалтерской компании передаются:

  • обработка первички;

  • начисление зарплаты и расчет зарплатных налогов;
  • составление, сдача отчетности.

Если у налоговой возникают претензии к налогоплательщику, последнему необходимо разобраться в том, по чьей вине возникли ошибки в учете. Если они касаются участков, переданных на внешнее управление, претензии переадресовываются аутсорсеру.

Следует отметить, что процессинговый (частичный) аутсорсинг учета не включает аналитическую функцию. То есть в обязанности исполнителя не входит проверка законности, правильности оформления финансово-хозяйственных операций и отражения их в учете. Также аутсорсер не уполномочен квалифицировать факты хозяйственной жизни организации. Он не сопоставляет экономический смысл таких фактов с учетной первичкой.

Приведем простой пример. Компания передала на аутсорсинг сдачу отчетности. При этом она оставила за собой функцию обработки первичной документации. В сданной отчетности обнаружилась ошибка. И эта ошибка возникла по причине неправильной обработки первичных данных. Проверка этой информации в функции исполнителя не входила. Соответственно, ответственность за ошибку ложится на заказчика бухгалтерских услуг, то есть на самого налогоплательщика.

Другой пример на тему процессингового аутсорсинга. Налоговая предъявляет претензии к качеству отчета. При детальном рассмотрении ситуации выясняется, что первичные данные были правильными. А при составлении отчета аутсорсер допустил ошибку. Здесь ответственность – за исполнителем. Он обязан компенсировать все санкции, примененные налоговиками к налогоплательщику (заказчику бухгалтерской услуги).

Отказ исполнителя от ответственности

Каждого заказчика бухгалтерских услуг волнует вопрос: может ли исполнитель отказаться нести ответственность за ошибки в учете? Практика показывает, что такие случаи – большая редкость. Конечно, если речь идет о секторе профессионального бухгалтерского аутсорсинга и компаниях, которые дорожат своей репутацией.

Но от возникновения спорных ситуаций не застрахован никто. Что делать, если исполнитель не признает своей вины, а вы считаете, что он однозначно должен компенсировать санкции налоговой? Начните разрешение спора в претензионном порядке. Если претензия не удовлетворена, обращайтесь в суд.

Несколько слов об ответственности заказчика

Передача бухучета на аутсорсинг не отменяет юридической ответственности заказчика как налогоплательщика, работодателя. Выделяют 4 зоны такой ответственности. Прежде всего, это обеспечение законности хозяйственной деятельности. То есть оформление бизнеса и способ его ведения должны соответствовать требованиям действующего законодательства. Если в законности деятельности заказчика бухгалтерских услуг у аутсорсера возникают сомнения, он имеет полное право отказать в процессинговом или абонентском обслуживании.

Также заказчик несет ответственность за организацию бухучета, налогового и кадрового учета. В практической плоскости это означает, что отвечать перед контролирующими структурами будет налогоплательщик, работодатель. Но если функции организации и/или ведения учетов переданы сторонней организации и с ней заключен грамотный договор, то аутсорсер несет ответственность перед заказчиком.

Третья зона ответственности заказчика бухгалтерских услуг – исполнение обязательств налогоплательщика. Аутсорсер может рассчитать, исчислить налоги. Но он не несет ответственности за то, уплачивает их заказчик услуг или нет.

Еще одна зона ответственности – хранение документов. Если функция передается на аутсорсинг, важно получить соответствующие гарантии от компании-исполнителя.

Как оформить подпись главбуха, если бухучет отдан сторонней организации на аутсорсинг?

Юлия Тарасова, юрист корпоративного департамента LEVINE Bridge law firm

Отсутствие штатного бухгалтера и передача полномочий по бухгалтерскому учету сторонней организации – довольно распространенная ситуация. В связи с этим на практике часто возникает вопрос, как правильно оформлять документы, чтобы за главного бухгалтера организации документы могло подписывать третье лицо – представитель аутсорсинговой компании.

Здесь есть ряд нюансов, на которые, несомненно, стоит обратить внимание. Это позволит избежать привлечения к ответственности за нарушение правил учета доходов и расходов организации (из-за подписания первичных документов не уполномоченными должным образом лицами и последующего возможного признания необоснованными и неподтвержденными расходов организации по данным первичным документам налоговыми органами). Ведь согласно положениям ст. 120 НК РФ штраф, налагаемый на организацию за данное нарушение, может составить от 10 000 до 40 000 рублей и выше, в зависимости от конкретного вида нарушения. Кроме того, должностное лицо организации (в частности, директор) может быть привлечено по ст. 15.11 КоАП РФ (штраф в размере от 5 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 до 2 лет).

Поскольку гражданское и трудовое законодательство специальных норм об аутсорсинге не содержит, к таким правоотношениям применяются нормы о возмездном оказании услуг. Согласно п. 1, 4 ст. 185 Гражданского кодекса РФ, правомочия, равносильные доверенности, будут распространяться и на случай, когда полномочия представителя содержатся в договоре (в том числе между представителем и представляемым). Таким образом, чтобы подписант от сторонней организации стал уполномоченным, для большинства случаев необходимо в договоре об оказании услуг по бухгалтерскому учету четко прописать:

  1. чьи полномочия передаются сторонней организации (в нашем случае – главного бухгалтера);
  2. какое физическое лицо – представитель сторонней организации – вправе подписывать документы за главного бухгалтера (Ф.И.О., паспортные данные, должность в сторонней организации);
  3. право на подписание каких конкретно документов передано по договору к уполномоченному лицу сторонней организации (перечислить все необходимые документы).

Четко прописав в договоре эти аспекты, в дальнейшем при подписании документов уполномоченным лицом в реквизите подписи должность нужно указать так: «Главный бухгалтер (согласно договору от________№ __)», где в пропущенных графах необходимо обозначить реквизиты договора об оказании услуг по бухгалтерскому учету.

Вместе с тем, существуют исключения, распространяющиеся на сферу налоговых отношений, а также отношений, связанных с начислением и уплатой страховых взносов. Так, для подписания документов за главного бухгалтера в этих сферах подписанту от сторонней организации будет необходимо дополнительно оформить доверенность в соответствии с действующим законодательством РФ1.

В этом случае должность в реквизите подписи на документах будет выглядеть следующим образом: «Главный бухгалтер (по доверенности от________№ __)», где в пропущенных графах необходимо обозначить реквизиты выданной от организации – заказчика услуг доверенности.

Отдельно стоит обратить внимание читателей на случаи неправильного употребления реквизитов подписи главного бухгалтера при передаче его полномочий сторонней организации: так, использование словосочетаний «и.о. главного бухгалтера», «врио главного бухгалтера», «за главного бухгалтера» не является оправданным с точки зрения действующего законодательства. Дело в том, что нормы законов не содержат таких понятий, а в общепринятом значении они связываются лишь с временной передачей полномочий одного сотрудника другому внутри организации (на случай больничных, отпусков, внутреннего совместительства и т.п.).

Таким образом, порядок наделения полномочиями подписания документов за главного бухгалтера представителя аутсорсинговой компании зависит от категории того или иного подписываемого документа (документы по кадровому учету; документы, связанные с налоговыми обязательствами; документы по начислению и уплате страховых взносов и т.д.)

Заключение трудового договора — не единственная возможность привлечения рабочей силы. Работники могут работать по договорам гражданско-правового характера, а также привлекаться по договорам аутсорсинга и аутстаффинга (аренда персонала).

Гражданское законодательство предполагает возможность привлечения поставщиком товаров, работ, услуг третьих лиц для исполнения обязательств по договору.

Прежде всего, отметим, что с 1 января 2016 г. использование заемного труда в России запрещено (п.1 ст. 56.1 ТК РФ в редакции Федерального закона №116-ФЗ от 05.05.2014 г.).

Иными словами запрещен заемный труд, осуществляемый работником по распоряжению работодателя в интересах, под управлением и контролем физического лица или юридического лица, не являющихся работодателем данного работника (Решение АС Забайкальского края от 11.05.2017 г. № А78-13781/2016).

Согласно ст.779 ГК РФ по договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги.

В силу ст.781 ГК РФ заказчик обязан оплатить оказанные ему услуги в сроки и в порядке, которые указаны в договоре возмездного оказания услуг.

На этом основании договоры аутсорсинга не отвечают признакам заемного труда и могут по-прежнему использоваться и после 1 января 2016 г.

Важно! Весь вопрос в том, насколько выгодно сегодня использование аутсорса по сравнению с содержанием штатной бухгалтерии?

Можно ли передать на аутсорсинг банкротящуюся компанию?

На практике бытует мнение, что передача на аутсорсинг бухгалтерского учета компании-банкрота невозможна.

Но, как отмечают суды, передача на аутсорсинг ведения бухгалтерского учета, статистического учета и отчетности не может свидетельствовать ненадлежащем исполнении внешним управляющим своих обязанностей, поскольку в соответствии с п.1 ст.20.3 Закона о банкротстве, арбитражный управляющий в деле о банкротстве имеет право привлекать для обеспечения возложенных на него обязанностей в деле о банкротстве на договорной основе иных лиц (Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.01.2017 г. №А60-11220/2015).

Расчет экономии

Для того, чтобы оценить экономический эффект от перевода бухгалтерии на аутсорсинг, приведем среднестатистические затраты на содержание бухгалтерской службы.

Пример.

Возьмем за основу среднее предприятия железнодорожной отрасли, общая численность работников составляет 2,5 тыс. человек, из них численность бухгалтерской службы – 23 человека. На предприятии действует коллективный договор, в рамках которого сотрудникам полагается ряд выплат, сверх установленных законодательством РФ.

Важно! При рассмотрении вопроса перевода данной компании на аутсорсинг, был сделан расчет, включающий себя и обследование функциональных обязанностей бухгалтеров, а также утвержден регламент взаимодействия компании-аутсорса и заказчика, в котором прописаны функции, которые отдаются на аутсорсинг.

Результатом такого взаимодействия стала экономия почти 60% фактических затрат на бухгалтерскую службу. Стоимость договора специализированной компании составила 400 тыс.рублей в месяц.

Плюсы аутсорсинга

Таким образом, преимущества компании-заказчика (клиента) заключаются в следующем:

1) клиент избавлен от необходимости поиска квалифицированных бухгалтеров для исполнения поставленной задачи;

2) клиент избавлен от выплаты пособий по временной нетрудоспособности, отпускных, различного рода компенсационных выплат и необходимости выплат в соответствии с коллективным договором;

3) договор аутсорсинга может заключаться на определенный временной период, что, безусловно, является преимуществом перед штатным бухгалтером. А в случае сворачивания бизнеса работодатель вынужден проводить сокращение персонала, выплачивая выходные пособия и сохраняемый средний заработок на период трудоустройства.

Кроме финансовой составляющей, необходимо грамотно провести процедуру сокращения, ведь в компании могут трудиться работники, обладающие иммунитетом от сокращения. И в этой ситуации у компании полностью отсутствуют риски, связанные с возможным наложением штрафов за нарушение трудового законодательства;

4) клиент избавлен от необходимости следить за изменениями бухгалтерского и налогового законодательства, направления бухгалтера на специализированные курсы;

5)компания-аутсорсер, как правило, оказывает сопутствующие услуги, связанные с консультированием и методологической поддержкой работников компании;

6) клиент избавлен от необходимости расчета налогов и сборов, взаимодействия с контролирующими органами;

7) клиент не увеличивает численность работников, что позволяет ему применять специальный налоговый режим. Напомним, что средняя численность работников компании, применяющий «упрощенный» режим, не должна превышать 100 человек;

8) клиент избавлен от текучести кадров. В случае увольнения бухгалтера компания-исполнитель в кратчайшие сроки подберет заказчику достойную замену.

Воспользуйтесь услугами специалистов «РосКо»по ведению бухгалтерского учета

«РосКо» — это надежный партнер, который предлагает оказание услуг по ведению бухгалтерского учета с очевидными выгодами:

  • гарантия качества услуг по ведению бух. учета организаций благодаря профессиональной команде. Мы всегда учитываем специфику и особенности конкретного бизнеса при планировании работы;
  • оперативное решение сложных задач в области ведения бухгалтерского учета. Стремление повышать свою квалификацию, приобретать новые знания и расширять практический опыт позволяют нам браться за любые дела;
  • экономия на оплате труда штатного бухгалтера, покупке ПО, организации рабочего места и т. д.

Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Е.В. ДЕМЯХИНА

ПЕРЕДАЧА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НА АУТСОРСИНГ

Рассмотрены основные понятия аутсорсинга и Рассмотрены общие центры обслуживания как особенности его применения в области ведения инструмент повышения эффективности крупной бухгалтерского учета в России и за рубежом. компании.

Аутсорсинг, аутсорсер, использование чужих ресурсов, договор бухгалтерского аутсорсинга, акт сдачи-приемки услуг, общие центры обслуживания, центры бухгалтерского учета, расчетно-учетные центры.

В условиях конкуренции развитие бизнеса зависит от эффективного управления активами, в том числе путем максимальной концентрации ресурсов на профильной деятельности организации. Однако, как правило, любая организация «отягощена» непрофильными, но не менее важными для ее функционирования службами: IT, бухгалтерия, юридический отдел и т.д. Как не распыляться на все и в то же время успешно существовать и развиваться? Одним из способов такой оптимизации является выведение непрофильных бизнес-функций на аутсор-синг (от англ. outsourcing — использование чужих ресурсов) .

Концепция аутсорсинга как принцип новой стратегии управления была создана в 1963 г. компанией «Electronic Data System», специализирующейся и поныне на аутсорсинге информационных технологий, или IT-аутсорсинге. Однако объектом научных исследований аутсорсинг стал лишь в 80-90-х гг. прошлого века. Появившись в американской экономической литературе, термин «аутсорсинг» прочно обосновался в лексике большинства бизнесменов из промышленно развитых государств.

Под аутсорсингом понимается передача на договорной основе непрофильных функций субъекта внешним исполнителям, специализирующимся в конкретной области и обладающим знаниями, опытом, техническим оснащением. Фирма, берущая на себя «чужие» функции, называется аутсорсинговой, или аутсорсером.

По своей экономической сути аутсорсинг представляет собой инструмент, который позволяет эффективно распределять внутренние и внешние ресурсы, а также средства компании для успешного разрешения целей и задач, стоящих перед современным бизнесом в условиях динамической неопределенности .

Сейчас в международной практике передача внутренних функций на контрактной основе внешнему исполнителю имеет широкое распространение в различных областях деятельности и, по мнению экспертов из американского Института аутсорсинга (Outsourcing Institute), продолжает эффективно и быстро развиваться, особенно в сфере финансов и бухгалтерского учета. По данным американского журнала «Fortune» не менее 90% предприятий стран с развитой экономикой используют аутсорсинг как минимум одного своего бизнес-процесса .

С конца XX в. аутсорсинг стал применяться в России и за относительно короткое время успел достаточно прочно войти в практику российского бизнеса. Все больше и больше предприятий в Российской Федерации применяют в своей практике аутсорсин-

говые схемы. Некоторые вынужденно, поскольку иначе просто не выжить, другие же вполне логично приходят к аутсорсингу как к более эффективному, экономичному и прогрессивному способу построения и ведения бизнеса. Рынок российского аутсорсинга представлен услугами в области информационных технологий, рекламы и дизайна, транспортных услуг, маркетинговых исследований, подбора кадров, бухгалтерских функций, аудита, юридического обслуживания, финансовых услуг, управления недвижимостью, охраны.

Иностранные компании и совместные предприятия активно используют аутсорсинг и в России. Причиной такой активности, во-первых, служит то, что аутсорсинг для иностранцев привычен и удобен. Во-вторых, они не всегда ориентируются во всех тонкостях нашего законодательства и обычаях делового оборота, поэтому готовы решать эту проблему путем делегирования функций российским специалистам соответствующей профильной квалификации.

Так, например, представительство «Adidas» передало на аутсорсинг расчет зарплаты (1500 сотрудников 50 магазинов), «Hewlett Packard» — расчет зарплаты, обслуживание командировок (заказ билетов, бронирование гостиниц), содержание и обслуживание парка корпоративных автомобилей, доставку грузов. Компания «Dell» передала разработку программного обеспечения российской компании «Luxoft» .

Понятие «аутсорсинг» в российском законодательстве отсутствует. Анализ действующего россий-ского законодательства в области бухгалтерского и налогового учета показал, что идентичное аутсорсингу понятие в нем есть и освещено оно достаточно широко.

Пункт 2 ст. 6 ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает, что руководитель предприятия в зависимости от наличия объема работ имеет право «передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту», то есть даётся разрешение на заключение договоров бухгалтерского аутсорсинга.

Налоговый кодекс, в свою очередь, в подп. 36 п. 1 ст. 264 включает в число прочих расходов, связанных с производством и реализацией, «расходы на услуги по ведению бухгалтерского учета, оказываемые сторонними организациями или индивиду альными пред -принимателями», то есть Налоговый кодекс РФ подтверждает право налогоплательщиков заниматься бухгалтерией не самостоятельно, а посредством аутсорсинга.

Согласно ст.421 ГК РФ, которая предоставляет свободу заключения договора, стороны могут заключить как предусмотренный, так и не предусмотренный законом и иными правовыми актами договор, кроме того, они имеют право на составление смешанного договора. В большинстве случаев оформление отношений между организациями относительно передачи функций на аутсорсинг осуществляется на основе договора возмездного оказания услуг и регламентируется гл.39 ГК РФ.

Следует отметить, что отсутствие специального правового регулирования института аутсорсинга подразумевает необходимость детальной проработки договора со всех точек зрения, включая гражданско-правовую, административную и налоговую. В противном случае предприятие рискует столкнуться с рядом негативных последствий, которые могут оказать влияние и на жизненно важные функции.

Типовой договор аутсорсинга, как правило, содержит следующие разделы: предмет договора, права и обязанности аутсорсера, права и обязанности заказчика, порядок исполнения и срок действия договора, порядок оплаты, ответственность сторон, порядок рассмотрения споров и иные условия, а также юридические адреса и реквизиты сторон.

Во избежание каких-либо разногласий и неблагоприятных последствий следует включить в договор все существенные условия, уделив особое внимание следующим.

Во-первых, необходимо максимально корректно сформулировать предмет договора, исключив тем самым неоднозначность его толкования, а также четко определить требования заказчика к аутсорсеру относительно специфики предоставляемой услуги, в частности указать квалификацию и опыт привлеченных специалистов.

Во-вторых, в договоре должно быть прописано, имущество какой из сторон будет вовлечено аутсорсинговой компанией в исполнение своих договорных обязанностей.

В-третьих, стоит отметить такой момент, как обес-печение конфиденциальности, заключающейся в неразглашении коммерческих тайн заказчика, в том числе личных данных о его сотрудниках и клиентах. В данном случае важную роль играет выбор надежного, заслуживающего доверия аутсорсера, закрепление в договоре порядка доступа, работы с конфиденциальной информацией и соответствующих гарантий.

Повышенного внимания заслуживают и меры ответственности за выполненную работу, которые могут быть предусмотрены в виде штрафных санкций или возмещения ущерба заказчику. Немаловажным условием успешного аутсорсинга является постоянный контроль за качеством оказываемых услуг со стороны предприятия заказчика. Грамотное составление договора с учетом всех вышеперечисленных аспектов будет являться залогом положительного эффекта от применения аутсорсинга .

Если предприятие приняло решение о переводе ряда функций на аутсорсинг, то для получения ощутимого положительного эффекта необходимо спланировать и организовать процесс управления аутсорсингом в следующей последовательности действий:

1) определить вспомогательную функцию, передаваемую аутсорсинговой компании;

2) исследовать и проанализировать рынок аутсорсеров;

3) выбрать поставщика услуг;

4) описать бизнес-процесс и определить требования к процессам, передаваемым внешнему подрядчику;

5) заключить договор с аутсорсером, фиксирующий все требования к осуществляемой деятельности;

6) организовать периодическую процедуру контроля за качеством выполняемых аутсорсинговой компанией процессов .

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

На сегодняшний день все больше российских организаций используют бухгалтерский аутсорсинг. Фирмы-аутсорсеры предлагают широкий спектр услуг: по восстановлению и ведению бухгалтерского и налогового учета, оптимизации налоговых платежей, составлению промежуточной и годовой отчетности, ведению дел с налоговыми органами. Основным юридическим документом, фиксирующим отношения сторон при оказании услуг по ведению бухгалтерского и налогового учета, является договор.

Доходами от обычных видов деятельности аутсорсинговой бухгалтерской службы являются выручка и поступления, связанные с оказанием бухгалтерских услуг и услуг, сопутствующих бухгалтерским.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации для обобщения информации о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельное -ти организации, а также для определения финансово -го результата по ним используется счет 90 «Продажи». По назначению счет 90 «Продажи» является активно-пассивным и финансово-результатным. К счету 90 могут быть открыты следующие субсчета:

1) «Выручка»;

2) «Себестоимость продаж»;

3) «Налог на добавленную стоимость»;

4) «Прибыль/убыток от продаж».

В соответствии сп. 5 ст. 38 НК РФ услуга — это деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности. Реализацией услуги признается документально подтвержденный факт признания заказчиком ее оказания. Отражение в бухгалтерском учете выручки от реализации осуществляется на основании акта сдачи-приемки услуг, в котором указывается перечень услуг, оказанных заказчику. Вместе с актом заказчику выдается счет-фактура. В общем виде передача результата работ от исполнителя заказчику в бухгалтерском учете отражается соответствующими учетными записями (см. таблицу).

В случае заключения договора на оказание бухгалтерских услуг с абонентско-консультационным обслуживанием заказчик принимает услуги поэтапно, например, ежемесячно. Тогда в конце каждого месяца составляется акт сдачи-приемки услуг и счет-фактура, на основании которых бухгалтерская служба отражает в бухгалтерском учете выручку от реализации.

Доходы и расходы, возникающие в связи с оказанием аутсорсинговой организацией услуг, подлежат отражению в составе финансовой отчетности, в

частности, в форме №2 «Отчет о прибылях и убытках» с разбивкой по видам доходов и расходов.

Учет затрат на оказание бухгалтерских услуг в соответствии с системой внутреннего регулирования будет осуществляться на основании рекомендаций методики калькулирования себестоимости бухгалтерских услуг .

Практика бухгалтерского аутсорсинга за рубежом распространена очень широко. В отличие от России, где бухгалтерский аутсорсинг используют преимущественно мелкие и средние фирмы, за рубежом не только небольшие, но зачастую и довольно крупные компании не содержат штатных бухгалтеров. Целесообразность такого подхода продиктована устройством национальных учетных систем. В большинстве из них бухгалтерия (ее еще называют «финансовой» в отличие от управленческой) решает проблемы взаимоотношений компании с государством, банками, акционерами, поставщиками, покупателями и прочими контрагентами. Организация бухгалтерии в той или иной степени регламентируется государством (иногда и группой государств посредством межправительственных структур). Работники финансовой бухгалтерии занимаются определением финансового и имущественного положения компании, оценкой статей актива и пассива баланса, размеров прибыли, направлениями ее использования, представлением информации для опубликования в открытых источниках.

Аутсорсинг обслуживающих функций в зарубежных корпорациях пошел по пути создания так называемых общих центров обслуживания (SSC-Shared Service Center). Первые из них появились в США во второй половине XX в., а их бурное развитие пришлось на 70-80 гг., когда они получили распространение в Западной Европе.

В настоящее время эта модель очень популярна среди транснациональных корпораций. По данным

Так, например, ОАО «НК СИДАНКО» в качестве российского опыта использовало наработки НК «ЮКОС», которая одной из первых пошла по пути передачи бухгалтерских функций на аутсорсинг. Реорганизация учета проводилась в рамках изменения общей модели управления холдингом. Компания поставила целью централизовать оперативное управление важнейшими бизнес-функциями, позволив руководству дочерних обществ сконцентрироваться на производственных вопросах. Учет был организован на базе автоматизированной системы управления «Галактика». Применяется принцип однократного оперативного ввода информации: данные об опера-

статистики более 75% компаний, занесенных американским журналом «Fortune» в список 500 крупнейших предприятий мира, используют технологию SSC. Для компаний нефтяной отрасли эта цифра оценивается в 90%, самые крупные из приверженцев этой технологии — англо-голландский концерн «Royal Dutch Shell»), американские нефтяные компании «Continental Oil Company» и «Exxon-Mobile», британская «British Petroleum». При этом наибольшее рас -пространение имеют центры бухгалтерского учета.

Модель SSC представляет собой обобщенную концепцию, реальное ее воплощение очень индивидуально для каждой компании. Общий центр обслуживания — это модель функционирования группы компаний (филиалов, подразделений), предполагающих передачу их рутинных, непрофильных и однотипных функций и бизнес-процессов специализированному и самостоятельному центру, который может обслуживать одну или несколько корпораций.

Для России общие центры обслуживания представляют собой инновационный путь управления бизнесом и пока не имеют широкого распространения чаще всего по причине традиционности и консервативности подходов, из-за нежелания (в некоторых случаях невозможности) сделать свой бизнес прозрачным и наличия законодательных барьеров. Успешный зарубежный опыт SSC (общих центров обслуживания) требует серьезной доработки отечественного законодательства, в частности, законодательства об электронно-цифровой подписи. Российские предприятия «привязаны» к «живой» подписи бухгалтера. Особенности национального налогового законодательства вынуждают территориально распределенные холдинги выстраивать свою структуру децентрализованно, в соответствии со структурой государственных фискальных органов, деятельность которых носит региональный характер.

циях ежедневно заносятся бэк-офисом в модуль оперативного учета и одновременно отображаются в бухгалтерском модуле, где увязываются с соответствующими бухгалтерскими проводками. В единое информационное пространство также входят казначейство, налоговый департамент, службы логистики, таможенный, административный департаменты и т.д. Филиальная системарасчетно-учетных центров (РУЦ) построена по региональному принципу — филиалы Ижевский (Удмуртия), Саратовский (Поволжье) и Сибирский. Каждый РУЦ (филиал) отвечает за ведение учета всех дочерних предприятий компании в своем регионе. Директор центра является главным

Содержание операций Дебет Кредит Первичный документ

1. Отражена сумма выручки, подлежащая получению от заказчика за оказанные ему услуги 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» 90 «Продажи», субсчет «Выручка» Акт приемки-сдачи услуг

2. Отражена сумма НДС, подлежащая получению от заказчика в составе выручки 90, субсчет «НДС» 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС» Счет-фактура

3. Списана себестоимость услуг, оказанных заказчику 90, субсчет «Себестоимость продаж» 20 «Основное производство» Акт приемки-сдачи услуг

бухгалтером самой крупной из них, а его заместители — главными бухгалтерами остальных обслуживаемых предприятий. По аналогии с бухгалтериями были реструктурированы юридические службы, отделы информационных технологий, управления персоналом, службы безопасности и РЯ-отделы дочерних обществ.

Одна из проблем, с которой столкнулась команда проекта централизации и успешно решила её, состояла в следующем. Трейдеры холдинга, отвечающие за покупку у дочерних организаций нефти и нефтепродуктов и их реализацию, находятся в головном офисе. Дочерние предприятия занимаются добычей, переработкой нефти и продажей нефтепродуктов через автозаправочные станции. При централизованном учете планировалось ввод в сш-тему оперативных данных закрепить за трейдерами непосредственно в процессе их работы с клиентами. Однако продавцы оказались не готовы фиксировать все операции в учетной системе по определенной процедуре в режиме реального времени. Для решения этой проблемы был создан департамент оперативного учета. Этот, по сути, бэк-офис взял на себя всю работу по вводу первичной учетной информации и формированию оперативных отчетов для трейдеров, функции которых свелись к заключению договоров и непосредственному общению с контрагентами.

Система ценообразования на услуги учетного центра в данном холдинге заключается в следующем: региональные учетные центры, как и остальные подразделения компании, работают в рамках годовых бюджетов с разбивкой по месяцам. Учетный центр заключает контракты с дочерним акционерным обществом своего региона на комплекс услуг по ведению учета и подготовке отчетности. Ежемесячно головной офис выставляет счета каждому дочернему акционерному обществу за услуги регионального центра на сумму фактических расходов, которые понес региональный учетный центр. Расходы складываются из заработной платы работников, командировочных расходов, затрат на поддержание в рабочем состоянии компьютерных программ и прочих административных расходов. Кроме того, в счета включаются определенные доли расходов департамента головного офиса, управляющего региональными центрами и устанавливающего корпоративную политику в области учета. Дочернее общество перечисляет плату за услуги регионального учетного центра непосредственно на счет головного офиса «СИДАНКО». В свою очередь, головной офис ежемесячно финансирует региональный учетный центр в соответствии с бюджетом. Прибыль в бюджет регионального учетного центра не закладывается. Таким образом, компании удается совмещать аутсорсинговые подрядные отношения с механизмом перерас-пределения затрат по центрам ответственности для целей управленческого учета.

В результате создания централизованной службы (с региональной филиальной структурой) компании «СИДАНКО» удалось сократить численность персонала бухгалтерий примерно на 15 % .

В заключение хотелось бы отметить, что успешный аутсорсинг — это умелое использование знаний,

опыта, технологий и оборудования внешних исполнителей плюс совместная работа в единой команде с заказчиком. Решение о том, использовать услуги аутсорсеров или нет, конечно, принимает заказчик исходя из специфики своего бизнеса.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

ЛИТЕРАТУРА

1. Аникин БА., Рудая ИЛ. Аутсорсинг и аутстаф-финг: высокие технологии менеджмента: Уч. пос. М.: ИНФРА-М, 2009.

2. Беляева Н. Финансовый аутсорсинг// Финансовая газета. 2007. Региональный выпуск № 43.

3. Клементс С., Доннеллан М. Аутсорсинг бизнес-процессов. Советы финансового директора. М.: Вершина, 2006.

4. Кизим А.А., Гуров О.В., Андрианова-Ушакова А.А. Особенности перехода российских промышленных предприятий на аутсорсинг. Специфика правовой среды// Экономический анализ. Теория и практика. 2008. №18.

5. Клименко Т. Договоры бухгалтерского и налогового аутсорсинга// Финансовая газета. 2008. №13.

6. Михайлов ДМ. Аутсорсинг. Новая система организации бизнеса. М.: КНОРУС, 2006.

7. Сафарова Е.Ю. Аутсорсинг учетных процессов. М.: Книжный мир, 2009.

8. Филина Ф.Н. Аутсорсинг бизнес-процессов: проблемы и решения. М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2008.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *