Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить

Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем. Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу. С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Для чего издается данный приказ

Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.

Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.

Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным.

Можно ли обойтись без ответственного

Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.

В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.

Является ли приказ обязательным для каждой организации

Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками. При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.

В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников.

Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила. Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.

Внимание! При этом оформлять документ необходимо даже в том случае, когда руководитель — единственный работник компании, а потому автоматически принимает обязанность по оформлению книжек. В этой ситуации он оформляет приказ, в котором указывает, что принимает данные функции на себя.

Кого назначить ответственным

Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.

Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.

Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.

Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.

Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.

бухпроффи

Важно! При изменении ответственного лица, все имеющиеся трудовые должны быть переданы по акту приема-передачи. При этом в документе нужно указывать не просто количество документов, а перечислить их владельцев пофамильно.

Скачать образец приказа

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец скачать в формате Word.

Как правильно составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Для такого рода распоряжения закон не определяет какой-то обязательной формы. Ответственное лицо для его составления может использовать фирменный бланк компании, либо оформить документ самостоятельно. Но в последнем случае необходимо обеспечить наличие на распоряжении обязательных к применению реквизитов.

Так, в верхней части документа нужно указать название организации, место ее расположения, регистрационные коды, банковские реквизиты.

Следующим этапом посередине листа записывается название документа «Приказ». Очень часто на следующей строке дается его краткое содержание – например, «О назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками.

Кроме этого, на документе должны быть проставлены его дата составления, порядковый номер и место оформления (город). Под указанным номером данный приказ в дальнейшем регистрируется в журнале распоряжений по предприятию.

Приказ начинается с вводной части. В ней необходимо указать, во исполнение каких законодательных актов он выпускается.

Обычно это включает:

1. п. 45 Правил ведения трудовых книжек;
2. Постановление №225, которым приняты Правила.

Дальше идет слово «Приказываю», после чего попунктно перечисляются распоряжения:

• Назначение работника, с указанием его должности, который будет отвечать за работу с трудовыми книжками;
• Назначение сотрудника, с указанием должности и доплаты, который будет исполнять данные обязанности при отсутствии первого сотрудника на своем месте (например, во время отпуска либо болезни);
• Кто будет контролировать выполнение данного распоряжения.

Документ подписывает руководитель организации.

Внимание! После этого перечисляются сотрудники, упомянутые в тексте документа. Каждый из них должен в подтверждение знакомства с документом проставить свою подпись.

Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является его трудовая книжка (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. Данные Правила предусматривают, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них лежит на работодателе. Иными словами, работодатель отвечает за организацию работы с трудовыми книжками. А вот за непосредственное ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек ответственность несет специально уполномоченное лицо, которое назначается приказом (распоряжением) работодателя (п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

О том, как составить такой приказ, расскажем в нашей консультации.

Составляем приказ об ответственном за трудовые книжки

Приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек в организации, составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О., должность лица, назначаемого ответственным за трудовые книжки, дата, с которой такая ответственность на работника возлагается.

Приказ может предусматривать назначение ответственного лица как по всей организации в целом, так и по определенным ее структурным подразделениям. Кроме того, в приказе можно сразу предусмотреть указание как основного ответственного лица, так и лица, которое будет выполнять такие обязанности в отсутствие основного работника.

Конкретные обязанности, а также правила работы с трудовыми книжками в приказе не приводятся. Их можно предусмотреть в трудовом договоре с работником, должностной инструкции или ином локальном нормативном акте (к примеру, в Положении о ведении и хранении трудовых книжек в организации). Хотя даже отсылки на Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225 будет достаточно, ведь установленные им правила являются обязательными к применению, а потому в дублировании во внутренних документах организации не нуждаются.

С приказом о назначении лица, ответственного за трудовые книжки, необходимо ознакомить такое лицо под роспись.

Приведем для приказа о назначении ответственного за трудовые книжки образец его заполнения.

Пред. / След. Скачать форму приказа о назначении лица, ответственного за трудовые книжки в организации, можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

• Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
• Я не подписчик, но хочу им стать
• Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Если работодатель в лице своего ответственного лица допустит утерю трудовой книжки работника, законодательство предусматривает следующие виды административных наказаний (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для должностного лица работодателя – предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для работодателя-ИП – штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для работодателя-организации – от 30 000 до 50 000 рублей.

При этом работодатель за свой счет будет обязан изготовить дубликат утерянной трудовой книжки.

К аналогичной ответственности могут быть привлечены работодатель и его должностные лица за нарушения в оформлении записей в трудовой книжке, если, например, работник пожалуется на допущенные нарушения в трудинспекцию.

К слову, исправление ошибочных записей в трудовой книжке производится в порядке, установленном Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Ответственный за ведение трудовой книжки

Из данной статьи вы узнаете:

• какова ответственность за неправильное хранение, учет, выдачу или ведение трудовых книжек;
• назначение ответственного за ведение трудовых книжек;
• примеры приказов о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

За ведение и учет трудовых книжек на любом предприятии принято назначать ответственного сотрудника, в роли которого могут выступать кадровые специалисты, бухгалтера или сами директора учреждений, если на предприятии трудится небольшое количество граждан. Соответственно, при возникновении неточностей и ошибок в трудовых книжках вся ответственность падает на определенное лицо, по вине которого и была допущена оплошность.

Ответственность за неправильное хранение, учет, выдачу или ведение трудовых книжек

Согласно ст.192 Трудового Кодекса Российской Федерации, за неправильный учет, ведение или выдачу трудовых книжек на ответственное лицо возлагается дисциплинарное наказание. В качестве дисциплинарных взысканий на практике применяются следующие наказания:

• устное замечание, если нарушение несущественное и не привело к плачевным для сотрудника-владельца трудовой книжки последствиям;
• выговор с занесение в трудовую книжку и личное дело;
• увольнение с предприятия с возможной материальной компенсацией ущерба, нанесенного предприятию или сотруднику-владельцу документа.

При вынесении дисциплинарного взыскания непосредственный руководитель должен учитывать как тяжесть оплошности, так и поведение провинившегося подчиненного. Применять сразу же категоричные решения (увольнение), если нарушение несущественное, запрещается, а сам факт совершенной ошибки должен быть подкреплен соответствующими доказательствами.

Подробнее об ответственном за ведение трудовой книжки читайте здесь:

• Нужно ли ежегодно переиздавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек
• Обязан ли сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, возмещать стоимость бланка трудовой книжки, испорченного им при заполнении

При совершении ошибки незначительного характера работодатель имеет право убрать с сотрудника ответственность за ведение и учет трудовых книжек, и переложить ее на другого. Увольнение же может применяться лишь в том случае, когда человек неоднократно в течение одного года нарушал Законодательство и порядки, прописанные в локальных актах предприятия, без уважительных причин.

Дисциплинарное взыскание, как и назначение ответственного за ведение и учет трудовых книжек работника, оформляется посредством подписания определенного приказа, составляемого руководителем предприятия на отдельно взятого подчиненного.

Назначение ответственного за ведение трудовых книжек

Ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник назначается приказом руководителя предприятия, в котором указываются его фамилия, имя, отчество и должность. В приказе так же уточняется, какая именно ответственность возлагается на человека за допущение определенной ошибки в процессе обслуживания трудовых книжек коллег.

Сам сотрудник, на которого упала ответственность за ведение трудовых книжек, обязан четко следовать порядкам, прописанным в Законодательстве, и хранить трудовые книги в соответствующих условиях. Если же он не согласен с тем фактом, что работодатель выбрал именно данного сотрудника на роль ответственного за документы лица, то все уточнения необходимо обговаривать заранее и до составления приказа.

Примеры приказов о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Приказ о назначении ответственного за ведение и учет трудовых книжек сотрудника должен содержать следующую информацию:

• в шапке документа указывается цель написания бланка (назначение ответственного за учет и хранение книжек);
• в содержании, ссылаясь на порядки, прописанные в Трудовом Кодексе РФ, указать непосредственного ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек работника;
• далее, прописать того, кто сможет выполнять обязанности ответственного за трудовые книжки лица, если тот отправился в отпуск, временно утратил трудоспособность или отсутствует на рабочем месте по другим уважительным причинам;
• назначить ответственного за контроль соблюдения приказа.

В нижней части документа необходимо указать инициалы непосредственного директора, напротив которых руководитель ставит подпись. Так же, в обязательном порядке, с приказом должен быть ознакомлен сам сотрудник, который становится ответственным за содержание трудовых книжек. Если он, по каким-либо причинам, имеет возражения по поводу назначения, то их необходимо обсуждать заранее, так как сам приказ руководителя является важным бланком, и его соблюдать обязаны все работники организации без исключения.

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю. Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов. Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек .docСкачать образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек .doc

Зачем нужен приказ

Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности. Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке. Особенно это актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала, а значит и большой поток кадровой документации.

Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров.

В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.

Кто пишет приказ

Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.

Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

Особенности документа

В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа.

Для начала общая информация. На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.

Приказ допустимо создавать на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы) или на обычном листе любого удобного формата (лучше А4). Писать приказ можно от руки (но чтоб написано все было четко, разборчиво, без помарок и исправлений) или набирать на компьютере.

При формировании приказа учитывайте несколько простых правил:

1. Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование – оно всегда пишется в начале документа и начинается со слов «В связи с…». Обоснование дает представление об обстоятельствах, послуживших поводом к составлению приказа.
2. В бланк также вносится и основание – т.е. даются ссылки на разделы, статьи и пункты закона, имеющие прямое отношение к содержанию документа.
3. Приказ всегда пишется в единственном экземпляре, который подписывается директором (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя), а также всеми упомянутыми в нем сотрудниками – подписи последних будут свидетельствовать о том, что они ознакомились с приказом и согласны его выполнить. Все автографы должны быть только «живыми», отпечатанные (т.е факсимильные) подписи для заверения приказа использовать запрещено.

Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политике
фирмы. После составления приказ надо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов.

Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.

Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

«Шапка» документа должна включать в себя:

• название документа(с обозначением сути);
• его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
• наименование предприятия;
• дату и место (населенный пункт) составления приказа.

Далее идет основная часть. Здесь необходимо:

• дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
• назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).

При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.

Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225.

Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).

Хранение документа

После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем сотрудников, бланк нужно вложить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. Ну а после того, как приказ перестанет быть действительным, его можно отдать в архив компании, а затем по истечении срока хранения уничтожить в порядке, установленном законом.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: как составить, образец

Закон устанавливает, что пока сотрудник исполняет свои обязанности, его трудовая книжка должна храниться в кадровой службе работодателя. Этот документ относится к бланкам строгой отчетности, а потому очень важно организовать по всем правилам фиксацию их поступления, хранения и выдачи назад сотрудникам. Такой работой занимается определенный человек, которого закрепляет приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Все трудовые книжки, которые работники передают на хранение своему работодателю, должны храниться в специально оборудованном месте, защищенном от посторонних лиц. За порчу данных документов либо потерю руководитель и ответственное лицо призываются к ответственности.

Его сохранность очень важна, поскольку именно в нем фиксируется информация о трудовых периодах, используемая при назначении пенсии по старости.

Руководитель должен обеспечить условия для исполнения данного требования. А поскольку он должен ежедневно заниматься управлением предприятием, он может выбрать должностное лицо. Оно на основании письменного приказа будет назначено ответственным за работу с трудовыми.

С назначением такого лица ответственность с директора за исполнение закона не снимается. Но данное лицо будет отвечать за использование и перемещение книжек внутри субъекта бизнеса — работник будет обязан принимать книжки у поступающих на работу, вести их учет, вносить необходимые записи, выдавать книжки при увольнении работников из компании.

Внимание: если он не будет исполнять свои обязанности, либо это будет происходить не в полной мере, то ответственное лицо будет отвечать перед руководством в пределах обязанностей, определенных приказом.

Является ли приказ обязательным

Закон устанавливает, что руководитель должен взять на себя ведение трудовых книжек организации, либо определить стороннее лицо. Это указано в Правилах ведения трудовых книжек.

Если работник не был назначен, но и сам руководитель не исполняет данные обязанности, это является нарушением. По этой причине согласно КОАП может налагаться денежный штраф, сумма которого может достигать 50 тысяч рублей. Наказание налагается не на конкретное лицо, а в целом на организацию.

Кроме этого, назначать ответственное лицо должен субъект бизнеса любой формы — как организация, так и предприниматель, у которого есть привлеченные со стороны работники.

Как правило, предприниматель сам занимается внесением записей в трудовые книжки. В компании закон данную обязанность закрепляет за руководителем, а тот может своим письменным распоряжением определить, что будет ответственный за трудовые книжки.

Но в любой из выбранных ситуаций руководитель должен однозначно письменно закрепить, кто будет заниматься трудовыми книжками. Обычно этот шаг осуществляется при помощи издания распоряжения.

Важно: таким образом, оформлять приказ необходимо в любой ситуации, даже если директор — единственный сотрудник компании и он должен на себя возложить эту обязанность. Он издает приказ, в котором указывает, что принимает на себя функции ведения трудовых книжек.

Кого можно назначить ответственным

Как правило, в крупных компаниях есть отдельная кадровая служба, и из числа ее работников выбирает один или несколько специалистов, которые будут заниматься трудовыми книжками. В небольшой организации этого отдела может не быть. Поэтому. Директор может выбрать такое лицо из бухгалтерии, секретаря, либо иное должностное лицо. Свой выбор он обязательно закрепляет путем оформления приказа.

В случае, когда поручить оформление трудовых книжек в компании некому, то ответственным лицом считается непосредственно директор.

Закон закрепляет, что администрация фирмы должна организовать работу с трудовыми книжками. Поскольку должен издаваться приказ, то такие функции должен выполнять именно внутренний работник компании. При этом даже если кадровый учет передан на сторону по договору аутсорсинга, то все равно для работы с трудовыми необходимо выбрать сотрудника из штата организации.

Внимание: если по какой-либо причине изменяется ответственное лицо, то передача должна производиться по специальному акту. В нем желательно записывать не просто число документов, а пофамильно — кому они принадлежат.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец скачать

Файлы для скачивания:

Скачать образец приказа.

Действующие нормативные акты не закрепляют обязательной для соблюдения формы распоряжения для назначения ответственного на предприятии лица. Для этой цели может применяться фирменный бланк, на котором текст распоряжения располагается в свободной форме.

Допускается для данного приказа не использовать фирменный бланк организации, тогда нужно учитывать при составлении такого приказа, что он обязательно должен включать все необходимые для этого реквизиты.

В верхних строках приказа отражается наименование хозяйствующего субъекта, а также его адрес, коды присвоенные организации в момент постановки на учет в соответствующих органах. Возможно указание банковских реквизитов.

Далее отражается наименование распоряжения «ПРИКАЗ», за которым желательно вписывать его заголовок, отражающий в краткой форме содержание этого документа. Это может быть к примеру, «О назначении лица, ответственного за работу с трудовыми книжками».

Приказ обязательно должен содержать номер документа (под ним документ в дальнейшем используется), дату его составления, а также указание места, где распоряжение было подготовлено. Как правило, вписывается наименование населенного пункта.

Дальше следует вводная часть распоряжения, в которой необходимо отразить ссылку к нормативно-правовому акту.

Здесь можно указывать следующие реквизиты документов:

• п. 45 Правил ведения трудовых книжек;
• Постановление №225.

После этого проставляется слово «Приказываю», за которым следует перечисление распоряжений руководства компании:

1. Назначить сотрудника компании в качестве ответственного лица с отражением его полных личных данных, а также занимаемой должности.
2. Указание лица, которое при отсутствии ответственного сотрудника , возьмет на себя исполнение этих обязанностей. Здесь также следует фиксировать полные его Ф.И.О., а также занимаемую в компании должность.
3. Назначение ответственного лица, в обязанности которого вменяется осуществление контроля за исполнением данного распоряжения руководителя компании.

Составленный приказ подлежит обязательному визированию директором компании.

Далее все работники, упоминание которых производилось в распоряжении, должны подтвердить свое ознакомление с содержанием этого документа, путем проставления своих подписей. Здесь же расшифровываются их Ф.И.О. и указывается дата данного события.

Метки: Приказ