Отсутствие первичных документов

Содержание

Правовые последствия, которые несет неправильное оформление первичных документов

Яковлева Александра, бухгалтер Acsour

При неправильном оформлении первичных документов на организацию могут быть наложены штрафные санкции.

Первичные документы.

Требования к оформлению первичных документов раскрыты в ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ.

Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ » Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет». Документы следует составлять в соответствии с альбомами унифицированных форм первичной документации, утвержденными Росстатом по согласованию с Минфином России и Минэкономики России. Если же форма документа не предусмотрена альбомами, необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

При отсутствии первичных документов, отсутствии или ненадлежащем оформлении одного или нескольких обязательных реквизитов доходы или расходы организации не могут быть приняты к учету. Согласно Письму Минфина РФ от 24.08.2005 N 03-02-07/1-224 при камеральной или выездной налоговой проверке налоговые органы вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика необходимые для проверки документы. Обнаружение ошибок при проверке приводит к привлечению организации и ответственных за организацию и ведение бухгалтерского учета лиц к налоговой, административной или уголовной ответственности.

Ответственность за неправильное оформление первичных документов.

Ответственность может возникнуть при:

  • грубых нарушениях правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения;
  • неуплате или неполной уплате налога (сбора);
  • неуплате или неполной уплате налогоплательщиком сумм налога;
  • невыполнении налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов.

Согласно п. 3 ст. 120 НК РФ » Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика».

Таблица 1. Штрафные санкции.

Вид правонарушения

Штраф

Основание

Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета (в одном налоговом периоде)

10000 руб.

п. 1 ст. 120 НК РФ

Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета (в течение более одного налогового периода)

30000 руб.

п. 2 ст. 120 НК РФ

Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, если оно повлекло занижение налоговой базы

20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40000 руб.

п. 3 ст. 120 НК РФ

Неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия)

20% от неуплаченной суммы налога (сбора)

п. 1 ст. 122 НК РФ

Умышленная неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия)

40% от неуплаченной суммы налога (сбора)

п. 3 ст. 122 НК РФ

Неуплата или неполная уплата налогоплательщиком сумм налога в результате применения в целях налогообложения в контролируемых сделках коммерческих и (или) финансовых условий, не сопоставимых с коммерческими и (или) финансовыми условиями сделок между лицами, не являющимися взаимозависимыми

40% от неуплаченной суммы налога (сбора), но не менее 30000 руб.

п. 1 ст. 129.3 НК РФ

Невыполнение налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов

20% от суммы, подлежащей удержанию или перечислению

ст. 123 НК РФ

Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля

200 руб. за каждый не предоставленный документ

п. 1 ст. 126 НК РФ

Отказ в предоставлении налоговому органу сведений, либо предоставление документов с заведомо недостоверными сведениями, необходимых для осуществления налогового контроля

10 000 руб.

п. 2 ст. 126 НК РФ

Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля

Наложение на должностное лицо административного штрафа в размере от 300 руб. до 500 руб.

ст. 15.06 КоАП РФ

Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности*, а равно порядка и сроков хранения учетных документов

Наложение на должностное лицо административного штрафа в размере от 2000 руб. до 3000 руб.

ст. 15.11 КоАП РФ

* Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается: искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов; искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов. (ст. 15/11 КоАП РФ)

Стоит также отметить, что, согласно п. 8 ст. 23 НК РФ «налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов». Однако согласно п. 4 ст. 89 НК РФ «в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки».

В тоже время в ст. 17 ФЗ указано: «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет».

Таким образом, документы, относящееся к исчислению налога необходимо хранить в течение четырех лет, а первичные учетные документы – не менее пяти лет.

Чтобы избежать штрафных санкций в соответствии со ст. 120 НК РФ в случае утраты первичных документов следует незамедлительно оформить подтверждение утраты. Для этого согласно Письму Управления Министерства РФ по налогам и сборам от 13.09.2002 г. №26-13/43411 необходимо назначить комиссию по расследованию пропажи, гибели документов. При получении подтверждения нужно уведомить налоговый орган. Затем провести инвентаризацию для обоснования отражения убытков и приступить к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение сроков, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов.

В законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не говорится о том, что бухгалтерский учет ведется на основании первичных документов. Их, как и раньше, необходимо составлять, но теперь в связи с каждым фактом хозяйственной жизни. Закон не требует при оформлении «первички» пользоваться исключительно унифицированными формами документов. Можно их разрабатывать самостоятельно, но при этом соблюдать требование об обязательных реквизитах. Это (часть 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи этих лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

И, разумеется, первичный документ просто должен быть.

Отсутствие первичного документа

Если вы не оформили необходимый первичный документ, и это обнаружилось во время налоговой проверки, вас могут оштрафовать.

Так, статья 120 Налогового кодекса РФ «отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета или налогового учета» квалифицирует как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Размер штрафа за такое нарушение – 10 000 рублей. Если же такие нарушения совершены неоднократно в разных налоговых периодах, штраф возрастает до 30 000 рублей.

Если же такое нарушение повлекло за собой «занижение налоговой базы», штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Имейте ввиду

С 1 января 2014 года действие статьи 120 Налогового кодекса распространяется не только на фирмы, но и на предпринимателей.

Существует и другая опасность. Статья 252 Налогового кодекса РФ в качестве расходов понимает обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Если же документ, подтверждающий произведенные организацией затраты (например, акт приемки-сдачи выполненных работ), не оформлен или составлен с серьезными нарушениями, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения.

В результате с вас взыщут сумму заниженного налога, а также пени.

Кроме того, инспекция может предъявить штраф по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)» Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (сбора), а деяния, совершенные умышленно, влекут взыскание штрафа в размере 40%.

Однако здесь надо указать на существенный момент: предъявить требования об уплате штрафов за одно и то же нарушение одновременно по статьям 120 и 122 Налогового кодекса налоговая инспекция не вправе (определение Конституционного Суда РФ от 18 января 2001 г. № б-О).

Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог из-за грубого нарушения правил учета, вас оштрафуют по пункту 3 статьи 120. Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог по другой причине, вас оштрафуют по статье 122.

Если же налоговая инспекция за одно и то же нарушение предъявила вам штрафы одновременно по двум вышеуказанным статьям, не спешите с этим соглашаться.

Доказать свою правоту в арбитражном суде в такой ситуации налоговикам вряд ли удастся.

Между тем многие налоговые инспекторы на местах по-своему трактовали и другие положения налогового законодательства. Так, например, если организация составила документ в произвольной форме по операции, для которой предусмотрен типовой бланк, налоговики могли классифицировать это как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Такой же вывод проверяющие могли сделать и в том случае, если организация не заполнила все обязательные реквизиты типового бланка.

Заполнены не все реквизиты

Как свидетельствует арбитражная практика, в подобных случаях суды часто занимают сторону налогоплательщиков.

ПРИМЕР

ООО перечислило иностранному партнеру денежные средства в оплату консультационных услуг.

Однако акт, подтверждающий оказание услуг, не содержал всех необходимых реквизитов. Во время выездной проверки работники налоговой инспекции расценили это как нарушение Федерального закона «О бухгалтерском учете» и исключили сумму, уплаченную иностранному партнеру, из состава себестоимости.

Как следствие, было принято решение доначислить налог, а также взыскать с предприятия пени и штраф.

Предприятие с решением инспекции не согласилось и обратилось в арбитражный суд.

Изучив материалы дела, суд встал на сторону предприятия. Он, в частности, указал, что «незначительные недостатки в оформлении первичных документов… не свидетельствуют об отсутствии хозяйственной операции, а также об отсутствии у предприятия расходов по оплате консультационных услуг».

Из-за отмены обязательного использования унифицированных форм первичных документов у компаний должно сократиться количество споров с проверяющими. Контролеры больше не смогут «снимать» расходы по причине ненадлежаще оформленных документов, так как самого требования об использовании типовых форм документов с 1 января 2013 года не существует (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Первичный документ на мнимую сделку

Учитывая, что с 1 января 2014 года к бухгалтерскому учету нельзя принимать документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Чиновники определили круг ответственности за оформление таких документов в учете.

Так, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни, признается лицо, составившее первичный документ. Этот субъект (гражданин или фирма) должен обеспечить своевременную передачу оформленного документа в бухгалтерию для регистрации в учете, а также гарантировать достоверность его данных.

Что касается лиц, на которых возложено ведение бухгалтерского учета (например: бухгалтер, руководитель) или с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (например: аутсорсинговая фирма), то они не несут ответственности за соответствие составленной другими лицами «первички» и свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Некачественный документ от партнера

А вот другой пример. Он показывает, что если недооформленный документ вы получили от своего партнера, то это вовсе не означает, что штрафные санкции могут быть предъявлены и вашему предприятию.

ПРИМЕР

Налоговая инспекция провела выездную проверку, в результате которой было принято решение о привлечении компании к ответственности. Основанием для такого решения стало, в частности, отсутствие товарно-транспортных накладных по форме 1-Т. Однако суд с точкой зрения налоговиков не согласился, указав, что факт оприходования обществом купленного товара подтвержден товарными накладными по форме ТОРГ-12. В ответ на это налоговая инспекция привела еще один довод: в товарных накладных (ТОРГ-12) нет ссылки на номер и дату транспортной накладной. Но и с этим аргументом арбитры не согласились, подчеркнув, что «отсутствие ссылки на номер и дату транспортной накладной, при фактическом принятии на учет товара, подтверждении свидетелями факта поставки товара силами поставщика, не свидетельствует об отсутствии поставки товара» (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22 сентября 2010 г. по делу № А27-391/2010 (определением ВАС РФ от 21.01.2011 № ВАС-67/11 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

Административная ответственность

За те же нарушения мировой судья по инициативе налоговиков может наложить на руководителя или главного бухгалтера организации административный штраф от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание: этот штраф налагают только в том случае, если нарушение правил бухгалтерского или налогового учета привело:

· к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 20%;

· к искажению любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 20%.

Некоторые юристы считают, что такие действия налоговиков неправомерны, поскольку позволяют повторно привлекать к ответственности за одно и то же правонарушение.

К сожалению, это не так. Дело в том, что за грубые нарушения в оформлении документов по статье 120 Налогового кодекса к ответственности привлекается организация, а по пункту 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ – ее должностные лица.

Такую ситуацию прямо допускает пункт 4 статьи 108 Налогового кодекса, согласно которому «привлечение организации к ответственности за совершение налогового правонарушения не освобождает ее должностных лиц при наличии соответствующих оснований от административной, уголовной или иной ответственности, предусмотренной законами Российской Федерации».

Должностные лица освобождаются от административной ответственности за подобные нарушения, если они:

  • подали уточненную налоговую декларацию (расчет) и уплатили недоимку и пени, предусмотренные пунктами 3, 4 и 6 статьи 81 Налогового кодекса;
  • исправили ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности.

Лучшее решение для бухгалтера

Бератор «Практическая энциклопедия бухгалтера» — это электронное издание, которое найдет лучшее решение для любой бухгалтерской задачи. По каждой конкретной теме есть все необходимое: подробный алгоритм действий и проводки, примеры из практики реальных компаний и образцы заполнения документов — e.berator.ru

>Первичные документы: за что оштрафует ФНС

Первичные документы: за что оштрафует ФНС

Каждая операция в учете должна быть подтверждена первичным документом. Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Если контролирующие органы обнаружат при проверке ошибки или неточности в первичке, компанию могут оштрафовать. На что обратить внимание при работе с первичными документами, как защитить себя от штрафов и претензий налоговиков, расскажем в данной статье.

Как должен выглядеть первичный документ, можно узнать из Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Именно в этом документе перечислены обязательные реквизиты любого первичного документа.

В учете организация может использовать унифицированные либо самостоятельно разработанные формы первичной документации. Если компания использует не унифицированные формы, порядок их применения нужно закрепить в учетной политике.

Контролирующие органы при проверках тщательно изучают все первичные документы. Если в них обнаружат ошибки или нестыковки, компании может грозить штраф. Помимо санкций, ФНС может потребовать исключить из расходов компании операцию, проведенную по первичному документу с ошибками.

Можно выделить несколько опасных моментов, на которые обращает внимание ФНС:

  1. Отсутствие первичного документа
  2. Повреждения в документах
  3. Нечитаемый документ
  4. Отсутствие в документах обязательных реквизитов
  5. Неправомерное внесение исправлений

Отсутствие первичного документа

Если операция отражена в учете компании, а подтверждающий совершение операции документ отсутствует, ФНС может посчитать сделку фиктивной.

Важно отслеживать весь документооборот компании и своевременно запрашивать оригиналы документов от контрагентов.

На практике некоторые компании сначала обмениваются сканами подписанных документов, а впоследствии заменяют сканы оригиналами. Это удобно, когда организации находятся далеко друг от друга и получить оригиналы в момент совершения сделки не представляется возможным. Порядок подписания документов и получения их оригиналов можно закрепить в договоре. Тогда контрагент будет обязан отправлять подписанные документы в оговоренные в договоре сроки.

Обнаружив отсутствие первичного документа, ФНС может оштрафовать организацию по ст. 120 НК РФ:

  • на 10 000 рублей при разовом нарушении;
  • на 30 000 рублей при повторяющемся нарушении;
  • на 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей при занижении налоговой базы.

Кроме того, должностное лицо ждет административный штраф (ст. 15.11 КоАП РФ).

ФНС может убрать расходы из налогооблагаемой базы, если они не подтверждены документально (ст. 252 НК РФ). Например, если в учете компании отражены услуги на ремонт компьютера, но нет подписанного двумя сторонами акта оказанных услуг, ФНС вправе исключить сумму услуг из расходов. В таком случае налоговый инспектор доначислит компании налог, и придется сдавать уточненную декларацию по налогу на прибыль.

Если документы утеряны из-за форс-мажорных обстоятельств или стихийных бедствий, их нужно постараться восстановить.

Повреждения в документах

Изначально документ может соответствовать всем требованиям законодательства. Но его можно случайно повредить, например, при подшивке в архив. Бухгалтеру следует внимательно прокалывать и сшивать документы, чтобы не нарушить реквизиты документа.

Важно сохранить в первичке обязательные реквизиты. Но даже при повреждении некоторых реквизитов ФНС может принять документ. Если на основании первичного документа возможно идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, остальные ошибки проверяющие органы сочтут несущественными (письмо ФНС РФ от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@). Получается, если бухгалтер по неосторожности пробил документ дыроколом в месте указания номера и номер документа определить невозможно, это не помешает идентифицировать участников сделки, а значит, на основании такого документа можно учесть расходы.

В случае серьезных повреждений первички безопаснее запросить дубликаты документов у контрагентов.

Нечитаемый документ

В первичном документе должны быть читаемы все реквизиты. Если документ нечитаем, можно считать, что его и вовсе нет.

Причинами невозможности прочесть данные в документе может стать неисправный принтер (закончились чернила), выгорание документа на солнце, выцветание с течением времени.

Очень часто из-за особенностей бумаги выцветают кассовые чеки. Решение проблемы здесь одно: снимать с каждого чека ксерокопию и заверять ее подписью ответственного лица и печатью организации.

Нечитаемые документы могут стать причиной того, что ФНС расходы по такому документу исключит из налогооблагаемой базы. Своевременно снятые копии помогут отстоять право компании на учет расходов (письмо Минфина России от 17.09.2008 № 03-03-07/22). При этом оригинал чека нужно также хранить.

Если контрагент представил нечитаемый документ, попросите его заменить.

Отсутствие в документах обязательных реквизитов

Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ предусмотрено всего 7 обязательных реквизитов, которые должны быть в первичных документах.

Наибольшее внимание налоговые инспекторы обращают на подписи ответственных лиц, наименование операции и наименование организации, составившей документ.

Отсутствие подписи покупателя в товарной накладной может свидетельствовать о том, что товар не отгружен. А факсимильные подписи в первичке с большой вероятностью обернутся претензией со стороны налоговиков.

Почему нельзя применять факсимиле

ФНС скорее всего не признает расходы компании, если в товарных чеках нет перечня купленных товарно-материальных ценностей. Например, сомнение вызовет формулировка «Запчасти на сумму 2 300 рублей». Такие чеки лучше сразу заменить у продавца, попросив уточнить конкретные наименования запчастей. Помимо того, что первичные документы с дефектами в реквизитах могут стать причиной исключения сумм из расходов компании, налоговики могут доначислить НДФЛ подотчетному лицу, которое предоставило чек с нарушениями (определение Верховного Суда РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450).

Почему ФНС включает подотчетные суммы в облагаемый доход

Иногда суды встают на сторону налогоплательщика и разрешают учесть товары, которые указаны в чеке обобщенным названием (постановление ФАС Поволжского округа от 03.02.2006 № А55-14012/05-32). Чтобы не тратить время на суды, безопаснее принимать к учету чеки, заполненные согласно требованиям законодательства. Это касается и других первичных документов.

Последствия отсутствия у организации документов, необходимых для исчисления налогов

Как быть, если в силу разных причин бухгалтерские документы и регистры налогового учета организацией утрачены? Этот вопрос особенно актуален, если предстоит налоговая проверка того периода, к которому относятся утраченные документы.

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны в соответствии с требованиями пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ храниться в течение четырех лет. Это максимальный период, который может быть охвачен налоговой проверкой. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Документы бухгалтерского учета и отчетности организаций согласно п. 1 ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» должны храниться не менее пяти лет. Конкретные сроки хранения отдельных бухгалтерских документов перечислены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Федеральной архивной службой России 06.10.2000). Порядок хранения некоторых документов (например, трудовых книжек) определен другими нормативными актами, в частности Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Основным нормативным актом, регламентирующим порядок хранения документов в организациях, является действующее до настоящего времени Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105). В таблице указаны сроки хранения документов.

Первичный документ Срок хранения, лет
Первичные документы, зафиксировавшие факт
хозяйственной деятельности (в том числе кассовые,
банковские документы, ордера, счета-фактуры,
накладные, авансовые отчеты и т.д.)
5
Документы (акты, письма) о взаиморасчетах
и перерасчетах
5
Переписка по финансово-хозяйственной деятельности
организации (о приеме-сдаче материально-
производственных запасов, наложении штрафов
и т.д.)
5
Лицевые счета работников 75
Трудовые книжки 50
Положения о премировании 5
Расчетно-платежные ведомости, доверенности
на получение денежных сумм и ТМЦ
5
Сведения, справки о совокупном доходе работников
за год и уплате налогов
5
Гарантийные письма 5
Переписка о выдаче и возврате ссуд 5 лет после погашения
ссуды
Документы о выплате пособий, оплате больничных
листов
5
Исполнительные листы Пока не минует
надобность, но не
менее 5 лет
Документы о дебиторской и кредиторской
задолженности, недостачах
5
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных
учетных документов
До замены новым
Оборотные ведомости 5
Свидетельства о постановке на учет в налоговых
органах
5 лет после снятия
с учета
Документы об амортизационных начислениях 5
Документы о расходах на приобретение оборудования
производственного и жилого фонда
5

Сохранность первичных документов бухгалтерского учета и отчетности, оформление и передачу их в архив должен обеспечивать главный бухгалтер организации.

Налоговые проверки при отсутствии документов налогового и бухгалтерского учета

Нередко причиной утраты документов становится пожар. И в случае проведения налоговой проверки организация не имеет возможности предъявить проверяющим часть или вообще все бухгалтерские документы.

ФАС Западно-Сибирского округа (Постановление от 28.07.2004 N Ф04-5156/2004(А03-3208-31)) рассматривал такую ситуацию: у организации пожаром была уничтожена бухгалтерская документация (факт пожара и уничтожения документов подтвержден справкой пожарной части). При проведении налоговой проверки налогоплательщик заблаговременно уведомил налоговый орган о невозможности представления утраченных документов. Кроме того, налогоплательщик предложил истребовать документы от своих поставщиков. Однако налоговый орган этого не сделал. В этой ситуации суд пришел к выводу, что отсутствие по объективным причинам в момент проведения налоговой проверки документов (счетов-фактур и документов, подтверждающих фактическую уплату НДС) не может свидетельствовать об отсутствии у налогоплательщика права на применение налоговых вычетов по НДС в соответствующих налоговых периодах.

Попробуем взглянуть на такую ситуацию глазами налогового инспектора, который формально подходит к проверке и не имеет возможности подтвердить правильность расчета налога по причине отсутствия документов. При отсутствии части документов у налогоплательщика налоговый орган должен применить такие методы налогового контроля: выемку документов, встречные проверки, определение подлежащих уплате сумм налогов расчетным путем.

Рассмотрим каждый метод подробнее.

Выемка документов. Порядок ее проведения установлен ст. 94 НК РФ. Выемка осуществляется на основании мотивированного постановления должностного лица, осуществляющего выездную налоговую проверку, с обязательным составлением протокола, в присутствии понятых и самого налогоплательщика (его должностного лица или представителя). Перед началом выемки налогоплательщику предлагается добровольно представить изымаемые документы, в случае отказа выемка проводится принудительно. Если налогоплательщик отказался открыть шкаф или сейф с документами, должностные лица налоговых органов вправе взломать их самостоятельно или с привлечением специалиста. Следует отметить, что если налогоплательщик откроет шкаф или сейф с документами, но откажется указать, где именно находятся документы, подлежащие выемке, в протоколе указывается, что налогоплательщик отказался от выдачи документов.

Встречные проверки. В ходе таких проверок налоговые органы получают информацию от контрагентов проверяемого налогоплательщика, что обычно осуществляется путем направления им запроса о представлении необходимых документов. Встречные проверки могут проводиться в виде полноценных налоговых проверок. Эти проверки позволяют сверить данные, отраженные в учете каждой стороны сделки, а также восполнить отсутствующую информацию.

Расчетный метод. Использование этого метода позволяет определить сумму налогов лишь приблизительно.

Применяется расчетный метод при:

  • непредставлении налогоплательщиком в течение более двух месяцев налоговому органу необходимых для расчета налогов документов;
  • отсутствии у налогоплательщика учета доходов и расходов;
  • учете объектов налогообложения или ведении учета с нарушением установленного порядка, что привело к невозможности исчислить налоги;
  • отказе налогоплательщика допустить должностных лиц налогового органа к осмотру (обследованию) производственных, складских, торговых и иных помещений и территорий, используемых налогоплательщиком для извлечения дохода либо связанных с содержанием объектов налогообложения.

В акте проверки налоговым органом должны быть указано не менее одного из этих четырех оснований для применения расчетного метода; приведены доказательства, подтверждающие наличие этих оснований.

Данные, на базе которых налоговым органом произведен расчет, и методика расчета должны обязательно указываться в акте проверки. Налоговые инспекторы могут выполнить расчеты на основании данных по аналогичному налогоплательщику.

Примечание. Если непосредственно во время проведения налоговой проверки у проверяемой организации отсутствуют какие-либо первичные документы, то она может принести или восстановить их во время налоговой проверки или после нее и зафиксированные в них хозяйственные операции будут считаться подтвержденными.

Обоснованность и правильность применения налоговыми органами расчетного метода нередко становится предметом рассмотрения в судах. В некоторых случаях суды соглашаются с мнением налоговых органов. Так, например, ФАС Западно-Сибирского округа (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 16.08.2006 N Ф04-5110/2006(25293-А70-40)) указал, что налогоплательщик, не предпринявший мер к восстановлению утраченных документов, подтверждающих обоснованность понесенных расходов, несет риск неблагоприятных последствий своего бездействия: неподтвержденные затраты не учитываются при налогообложении прибыли. При этом, по мнению того же суда, если имеются документы, подтверждающие хотя бы часть понесенных затрат, оснований для определения суммы налогов расчетным путем нет.

Если по имеющимся в наличии данным учета налогоплательщика, утратившего документы, можно рассчитать сумму его выручки, то сначала проверяющему нужно определить расчетный коэффициент. Он исчисляется путем деления облагаемого дохода аналогичной организации на ее выручку. Затем выручка проверяемой организации умножается на расчетный коэффициент, и таким образом определяется налогооблагаемая база.

Рассмотрим на примере практической ситуации, как налог исчисляется с применением расчетного метода.

Ситуация 1: в результате затопления помещений, принадлежащих хозяйственному обществу «Заря», была утрачена часть финансовых документов. Однако сохранились документы, по которым можно подтвердить сумму выручки. Выручка составляла 180 000 000 руб.

Другая организация — общество с ограниченной ответственностью «Восток» осуществляет аналогичные хозяйственные операции и обладает схожим имуществом, поэтому при определении значения расчетного коэффициента использованы ее данные. За аналогичный период выручка «Востока» составляет 230 000 000 руб. До уплаты налога на прибыль налоговая база составляла 74 000 000 руб. Следовательно, расчетный коэффициент будет исчислен так: 74 000 000 : 230 000 000 = 0,32. С учетом округления коэффициент равен 0,3.

Налогооблагаемая база общества «Заря», рассчитанная с помощью расчетного коэффициента, составит 54 000 000 руб. (180 000 000 x 0,3). Следовательно, «Заря» должна уплатить в бюджет налог на прибыль в сумме 12 960 000 руб.

Если сумму выручки организации исчислить невозможно, то налоговые органы сначала определяют расчетный коэффициент. Он исчисляется путем деления налогооблагаемой базы аналогичной организации на численность ее штата. После этого рассчитывают налоговую базу проверяемой организации, умножив численность ее персонала, занятого в производстве, на полученный коэффициент.

Ситуация 2: в результате затопления офиса хозяйственного общества «Заря» была утрачена значительная часть финансовых документов. Определить сумму выручки не представляется возможным. Численность сотрудников организации составляет 38 человек.

Данные другого юридического лица — ООО «Восток» взяты для расчета как данные аналогичного налогоплательщика. Численность работников этой организации — 44 человека, налоговая база по налогу на прибыль — 74 000 000 руб.

Расчетный коэффициент будет исчислен так: 74 000 000 : 44 = 1 681 818 руб/чел. Таким образом, налогооблагаемая база «Зари» составит 63 909 084 руб. (1 681 818 x 38). Таким образом, «Заря» должна уплатить налог на прибыль в сумме 15 338 180 руб. (63 909 084 x 0,24).

Установленные указанным образом суммы сравниваются с фактически уплаченными в бюджет суммами. По результатам сравнения принимается решение о необходимости доплаты в бюджет налогов. Если сумма налога, определенная расчетным путем, окажется меньше фактически перечисленной, то это превышение не учитывается как переплата и в этом случае размер налоговых обязательств определяется исходя из фактически уплаченных сумм налогов.

Если налогоплательщик не согласен с результатами, полученными при применении расчетного метода определения налоговой базы, он может попытаться доказать в суде, что налоговые органы применили неверный подход или неправильную методику при расчете налогов таким способом.

Рассмотрим, какие аргументы выдвигали налогоплательщики в спорах с налоговыми органами, уже рассмотренных арбитражными судами:

  • налоговыми органами необоснованно осуществлен выбор аналогичного налогоплательщика. Такую претензию налогоплательщика рассматривал ФАС Дальневосточного округа (Постановление от 30.06.2004 N Ф03-А59/04-2/1476). Суд признал правоту налогоплательщика;
  • применение чрезмерно ограниченного числа критериев для сравнения организаций (например, использовался только показатель среднесписочной численности работников). Требования налогоплательщика, несогласного с определением суммы налогов расчетным путем, были изучены ФАС Северо-Западного округа (Постановление от 24.12.2002 N А05-5351/02-314/14). Суд признал, что налоговый орган имел право исчислить сумму налога расчетным путем, но в качестве критерия избрал только численность работников. В связи с чем суд счел аналогичность организаций недоказанной, а налоги — начисленными необоснованно;
  • организация, рассматриваемая налоговиками как аналогичная, на самом деле существенно отличается от налогоплательщика по основным показателям. Возражения налогоплательщика, приводящего такие доводы, были рассмотрены ФАС Западно-Сибирского округа (Постановление от 19.04.2004 N Ф04/2025-417/А03-2004). Суд согласился с доводами организации и признал, что налоговым органом сумма налогов и пеней определена необоснованно.

Иногда организации, наоборот, предъявляют претензии к налоговикам в том, что те не применили расчетный метод для определения суммы налогов. Суды при этом поддерживают налогоплательщиков. Так, ФАС Восточно-Сибирского округа (Постановление от 01.09.2005 N А19-4140/05-15-Ф02-4364/05-С1) отказал налоговому органу в удовлетворении требований в части взыскания налога, пени и штрафов, указав на то, что налоговый орган имел право рассчитать налог расчетным методом, но этим правом не воспользовался.

Санкции за отсутствие документов

При отсутствии документов, подтверждающих правильность расчета налогов, могут применяться следующие санкции:

  • штраф в соответствии со ст. 120 НК РФ за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, выразившееся в отсутствии первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета.

Размер штрафа составляет 5000 руб. — если нарушение допускалось в течение одного налогового периода; 15 000 руб. — если нарушение допускалось в течение более одного налогового периода; 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. — если в результате нарушения была занижена налоговая база;

  • штраф в соответствии со ст. 122 НК РФ за неуплату или неполную уплату сумм налога в результате занижения налоговой базы в размере 20% от неуплаченных сумм налога, а если будет доказан умышленный характер нарушения — в размере 40% от неуплаченных сумм налога;
  • штраф по ст. 126 НК РФ за непредставление в установленный срок в налоговые органы документов в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Кроме того, при выявлении факта неуплаты или неполной уплаты налога с налогоплательщика будут взысканы суммы неуплаченного налога и пени.

Следует заметить, что за утрату бухгалтерских документов предусмотрена также ответственность должностных лиц. За нарушение сроков и порядка хранения документов генерального директора и бухгалтера (любое другое ответственное лицо) могут оштрафовать на 2000 — 3000 руб. (в соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ). Привлечение должностных лиц организации к уголовной ответственности за утрату бухгалтерских документов осуществляется при умышленном уничтожении документов с целью уклонения от уплаты налогов на основании ст. 199 УК РФ.

Наиболее благоприятная для налогоплательщиков арбитражная практика сложилась относительно применения в рассматриваемом случае санкций по ст. 126 НК РФ. В случаях утраты документов суды нередко указывали, что исходя из содержания данной статьи, а также ст. 93 НК РФ, регламентирующей порядок истребования документов у налогоплательщика, ответственность по ст. 126 наступает, только когда соответствующие документы имеются у налогоплательщика в наличии. Если же документы на момент истребования отсутствовали, то в действиях налогоплательщика отсутствует состав правонарушения, предусмотренного ст. 126 НК РФ, тем более что отсутствие документов у налогоплательщика образует самостоятельный состав правонарушения, предусмотренный ст. 120 НК РФ. К такому выводу, например, пришел ФАС Северо-Западного округа (Постановления от 16.02.2004 N А05-7163/03-13, от 04.11.2003 N А42-3207/03-20).

Иная ситуация наблюдается в отношении применения штрафа по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. В данном случае с формальной точки зрения факт нарушения очевиден: у организации отсутствуют первичные и другие документы. Однако при грамотной аргументации организация имеет шансы убедить суд в отсутствии своей вины в совершении данного налогового правонарушения. Речь идет о применении ст. ст. 109 и 111 НК РФ. В соответствии со ст. 109 НК РФ лицо не может быть привлечено к ответственности при отсутствии вины в совершении налогового правонарушения.

Обстоятельствами, исключающими вину лица в совершении налогового правонарушения, признается совершение деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, вследствие стихийного бедствия или других чрезвычайных и непреодолимых обстоятельств (указанные обстоятельства устанавливаются наличием общеизвестных фактов, публикаций в средствах массовой информации и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания).

Утрата документов не по вине организации не образует состава правонарушения, ответственность за которое предусмотрена ст. 120 НК РФ, если налоговым органом не будет доказано, что это произошло по вине налогоплательщика.

К такому выводу пришли ФАС Северо-Западного округа (Постановления от 14.09.2004 N А13-180/04-14, от 04.08.2004 N А13-4401/03-11), ФАС Восточно-Сибирского округа (Постановления от 17.08.2004 N А33-17993/03-С3-Ф02-3180/04-С1, от 17.12.2003 N А10-2522/03-3-Ф02-4401/03-С1), ФАС Западно-Сибирского округа (Постановления от 22.08.2005 N Ф04-5321/2005(14045-А27-15), от 03.03.2003 N А26-4170/02-26).

Организация может также попытаться убедить суд в том, что утеря документов не по ее вине (в результате пожара, затопления, кражи, стихийного бедствия) является смягчающим обстоятельством в соответствии с пп. 3 п. 1 ст. 112 НК РФ, в этом случае размер штрафа подлежит уменьшению не менее чем в 2 раза.

Отметим, что отсутствие мер по восстановлению документов обычно трактуется судами как противоправное бездействие, которое ведет к налоговому правонарушению по неосторожности. В частности, к такому выводу пришли ФАС Восточно-Сибирского округа (Постановление от 28.07.2003 N А33-20597/02-С3н-Ф02-2227/03-С1), ФАС Северо-Кавказского округа (Постановление от 24.05.2005 N Ф08-1523/2005-911А), ФАС Центрального округа (Постановление от 30.05.2005 N А64-1904/04-10).

В.А.Липатова

За те же нарушения мировой судья по инициативе налоговиков может наложить на руководителя или главного бухгалтера организации административный штраф от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание: этот штраф налагают только в том случае, если нарушение правил бухгалтерского или налогового учета привело:

· к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 20%;

· к искажению любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 20%.

Некоторые юристы считают, что такие действия налоговиков неправомерны, поскольку позволяют повторно привлекать к ответственности за одно и то же правонарушение.

К сожалению, это не так. Дело в том, что за грубые нарушения в оформлении документов по статье 120 Налогового кодекса к ответственности привлекается организация, а по пункту 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ – ее должностные лица.

Такую ситуацию прямо допускает пункт 4 статьи 108 Налогового кодекса, согласно которому «привлечение организации к ответственности за совершение налогового правонарушения не освобождает ее должностных лиц при наличии соответствующих оснований от административной, уголовной или иной ответственности, предусмотренной законами Российской Федерации».

Должностные лица освобождаются от административной ответственности за подобные нарушения, если они:

  • подали уточненную налоговую декларацию (расчет) и уплатили недоимку и пени, предусмотренные пунктами 3, 4 и 6 статьи 81 Налогового кодекса;
  • исправили ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности.

Лучшее решение для бухгалтера

Бератор «Практическая энциклопедия бухгалтера» — это электронное издание, которое найдет лучшее решение для любой бухгалтерской задачи. По каждой конкретной теме есть все необходимое: подробный алгоритм действий и проводки, примеры из практики реальных компаний и образцы заполнения документов — e.berator.ru

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Первичные документы: последствия отсутствия

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», март 2019.

Анна Воронцова, адвокат, руководитель направления договорного права и гражданско-правовых споров Ростовской областной коллегии адвокатов «Советник».

Наибольшие дискуссии вызывают, как правило, вопросы гражданско-правовых последствий отсутствия первичных учетных документов. Чем же чревато в гражданско-правовой плоскости отсутствие у организации либо непредоставление контрагенту первичного учетного документа?

П. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Эта же норма гласит: «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок».

При этом под фактом хозяйственной жизни следует понимать сделку, событие, операцию, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», именуемая «Первичные учетные документы» и целиком посвященная этому вопросу, также определяет обязательные реквизиты первичного учетного документа, время его составления, а также порядок определения его формы.

Последствия отсутствия необходимых первичных учетных документов ведет к возможности возникновения следующих последствий:

  • гражданско-правовые;
  • административные;
  • налоговые.

В данном случае будет уместным говорить также о возможной дисциплинарной (по усмотрению хозяйствующего субъекта) и уголовной ответственности сотрудников хозяйствующего субъекта.

Рассмотрим подробнее гражданско-правовые последствия.

1. Не предоставление контрагенту первичного учетного документа может повлечь применение штрафа, если подобное условие согласовано в договоре/соглашении, заключенном между сторонами. Сейчас очень распространена практика включения в договор условий, в соответствии с которыми не предоставление/несвоевременное предоставление первичных учетных документов влечет применение к нарушителю штрафа.

2. Если в результате не предоставления вами первичных учетных документов контрагент потерпит убытки, возможно возложение этих убытков на вас. Условиями взыскания убытков в этом случае будут несколько факторов, один из которых – правильно составленный договор с включением в него, частности, соответствующих заверений об обстоятельствах.

3. Отсутствие у вас первичного учетного документа, подтверждающего взаимоотношения с контрагентом, затруднит, а во многих случаях с большой долей вероятности не позволит взыскать с него задолженность, возникшую в результате таких взаимоотношений.

В определенных случаях (при взыскании задолженности по договорам подрядного типа, например) на помощь могут прийти и другие доказательства (например, проведение экспертизы по определению факта и качества выполнения работ). В других взаимоотношениях подтвердить возникновение задолженности зачастую становится невозможным (например, по договору поставки индивидуально-неопределенных вещей).

Судебная практика складывается таким образом, что суды указывают на необходимость документирования участниками гражданского оборота фактов своей хозяйственной жизни и отказывают в удовлетворении требований о взыскании задолженности на основании косвенных доказательств (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа по делу № А53-3848/2017 от 19.01.2018).

4. Отсутствие у вас первичных документов (противоречие их другим документам) может повлечь сомнение в реальности соответствующих отношений (произведенной поставки, оказанных услуг и т.п.), признание соответствующей сделки мнимой или притворной (например, Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 26.09.2018 по делу № А33-9990/2017, Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 19.09.2017 № Ф09-4868/17 по делу № А60-44638/2015). Указанное в свою очередь может привести к крайне негативным налоговым последствиям.

Отдельно хочется остановиться и на возможных последствиях отсутствия «правильной реакции» на предоставленные контрагентом документы, а именно мотивированного отказа от подписания, например, акта выполненных работ или акта оказанных услуг. Достаточно популярным сейчас является включение в договоры (особенно актуально это для договоров подрядного типа) условия о том, что непредоставление в течение определенного срока с момента предоставления акта мотивированного отказа от принятия работ/оказания услуг, означает, что работы выполнены (вариант: услуги оказаны), а акт считается подписанным. Мы, разумеется, рекомендуем включение такой формулировки в договор, если вы исполнитель, и не рекомендуем, если вы заказчик.

Однако вне зависимости от вашей роли в договоре следует всегда учитывать в работе, что такие формулировки действительно «работают», и суды будут признавать отсутствие мотивированного отказа свидетельством того, что работы выполнены (услуги оказаны) при отсутствии веских доказательств обратного. Даже просто наличие в договоре срока на предоставление мотивированного отказа от акта при отсутствии дальнейшей расшифровки о признании акта подписанным с большой долей вероятности повлечет аналогичные последствия.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

В соответствии со ст.17 Закона о бухгалтерском учете организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

В настоящее время для хранения первичных документов используются сроки, установленные Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., а также Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденным Главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. (в ред. изменений и дополнений).

В частности, сроки хранения в отношении отдельных первичных документов определены следующие:

  • первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, акты о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета — фактуры, накладные, авансовые отчеты и др., включая унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г.) — 5 лет (в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения) (п.150 Перечня);
  • документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями — 5 лет (п.151 Перечня);
  • лицевые счета работников — 75 лет (п.153 Перечня);
  • документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат — 5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) (п.155 Перечня);
  • доверенности на получение денежных сумм и товарно — материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности — 5 лет (в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения) (п.155 Перечня);
  • документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, оценке стоимости имущества организации — постоянно (п.166 Перечня);
  • документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях — 5 лет (п.167 Перечня).

Согласно же требованиям пп.8 п.1 ст.23 НК РФ хранение документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы и произведенные расходы и уплаченные налоги должно быть обеспечено в течение четырех лет. Учитывая то обстоятельство, что данный срок, по мнению автора, должен исчисляться после налогового периода, то можно считать, что и в рамках налогового законодательства минимальный срок хранения первичных учетных документов определен в пять лет.

Правила хранения первичных учетных документов, передачи их на архивное хранение, изъятия (выемки)

При хранении первичных учетных документов организации руководствуются также Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 (далее по тексту — Положение о документообороте), ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28.

Во всех случаях ответственность за сохранность первичных учетных документов несет главный бухгалтер организации.

В соответствии с разд.6 Положения о документообороте до передачи на архивное хранение в самой организации или в соответствующих архивах первичные документы должны храниться в бухгалтерии организации в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки же строгой отчетности хранятся в сейфах или металлических шкафах.

До формирования дел первичные учетные документы для целей их сохранения рекомендуется хранить подшитыми в специальных тематических папках. Отработанные (проведенные по учету) документы, относящиеся к определенному учетному регистру, должны быть скомплектованы в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках.

Ежемесячно по итогам оформления регистров учета документы рекомендуется зашивать в тематические дела, хранящиеся в вышеприведенном порядке.

Выдача первичных документов из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению руководителя организации или главного бухгалтера.

В отдельных случаях первичные учетные документы могут быть изъяты уполномоченными на то органами. Так, в соответствии с п.8 ст.9 Закона о бухгалтерском учете первичные документы могут быть изъяты органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Работники налоговых органов при изъятии (выемке) первичных документов, в частности, руководствуются ст.ст.93 — 94 НК РФ и Инструкцией Минфина РСФСР от 26 июля 1991 г. N 16/176 «О порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан».

При проведении изъятия (выемки) главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.п.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Во всех случаях изъятие (выемка) документов должно быть оформлено протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему уполномоченному должностному лицу организации.

Порядок расследования причин пропажи (утраты, гибели) первичных учетных документов и документального оформления

В случае пропажи (утраты, гибели) первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п.6.8 Положения о документообороте должен назначить своим приказом комиссию по расследованию причин пропажи (утраты, гибели).

Для участия в работе комиссии могут приглашаться представители следственных органов или государственного пожарного надзора. При этом если соответствующие должностные лица привлечены не будут или органы МВД или пожарные службы не будут поставлены в известность, то в последующем организации будет нелегко разрешить проблему причин пропажи или гибели документов.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации и согласуется (представляется на рассмотрение) с представителями уполномоченных органов.

После установления причин утраты или гибели документов в известность должны быть поставлены в том числе и налоговые органы.

Если организация обоснует причину потери документов, то с налоговыми органами может быть решен вопрос о непроведении проверок за период, за который утрачены оправдательные документы, а объекты налогообложения могут быть определены согласно представленной организацией отчетности.

В противном случае перед организацией встанет проблема восстановления документов. Такое восстановление может быть произведено через испрашивание у банков, продавцов, клиентов и других хозяйствующих субъектов, с которыми организация имела отношения в ревизуемый период, копий документов.

Ответственность за отсутствие первичных учетных документов

Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение той или иной хозяйственной операции, согласно ст.120 НК РФ отнесено к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, за которые к организации могут быть применены следующие санкции:

  • если нарушение совершено в течение одного налогового периода — штраф в размере пяти тысяч рублей (п.1 ст.120 НК РФ);
  • если нарушения совершены в течение более одного налогового периода — штраф в размере пятнадцати тысяч рублей (п.2 ст.120 НК РФ);
  • если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы — штраф в размере десяти процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее пятнадцати тысяч рублей (п.3 ст.120 НК РФ).

При этом следует учитывать, что Определением Конституционного Суда РФ от 18 января 2001 г. N 6-О ответственность согласно п.п.1 и 3 ст.120 НК РФ не может применяться одновременно.

К налоговой ответственности организации могут быть привлечены в том числе и в том случае, когда ими документы были переданы третьим лицам (например, юридическим консультациям) (см. Письмо Департамента налоговой политики Минфина России от 18 марта 1999 г. N 04-02-05/6).

В бухгалтерском учете суммы налоговых санкций, наложенных на организации за отсутствие первичных учетных документов, отражаются по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

По фактам наложения на организацию налоговых санкций руководитель организации вправе назначать административные расследования с выявлением обстоятельств утраты (уничтожения, гибели) первичных учетных документов и установлением виновных лиц.

По результатам расследования виновные лица могут быть привлечены к материальной ответственности. При этом к ограниченной материальной ответственности в размере среднемесячного заработка виновное лицо (зачастую это непосредственно главный бухгалтер или бухгалтер, ответственный за хранение документов) может быть привлечено распоряжением руководителя (ст.122, п.3 ст.124 КЗоТ РФ). К ответственности, превышающей среднемесячную заработную плату, виновное лицо может быть привлечено только по решению суда на основании мотивированного иска организации (ст.122 КЗоТ РФ).

Если организация является государственной или муниципальной, то к возмещению штрафных санкций в связи с привлечением ее к налоговой ответственности, может быть привлечен и сам ее руководитель. В этом случае расследование проводится вышестоящей организацией, и для производства удержаний необходим приказ (распоряжение) именно вышестоящей организации. Если ущерб в связи с привлечением к налоговой ответственности составляет свыше среднемесячного заработка руководителя, вышестоящая организация также должна обратиться с иском в суд. В ряде случаев для привлечения должностных лиц к ответственности заявление в суд направляет прокурор (см. ст.122 КЗоТ РФ).

Отдельная ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности первичных учетных документов установлена также ст.21 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации от 7 июля 1993 г. N 5341-1, согласно которой должностные лица и граждане несут уголовную, административную и иную установленную законодательством Российской Федерации и республик в составе Российской Федерации за нарушение законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Так, в соответствии с Распоряжением мэра Москвы от 19 октября 1993 г. N 595-РМ «Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосгорархив» за нарушение действующего законодательства по архивному делу» за утрату дел постоянного и долговременного хранения (гибель документов вследствие грубого нарушения правил их хранения, незаконное уничтожение документов) на организацию налагается штраф в размере до 70 минимальных размеров оплаты труда. Такой же штраф налагается за нанесение документам постоянного долговременного хранения неисправимых повреждений в результате повреждения документов огнем, плесенью, затопления помещений и т.п.).

Напоминаем, что 1 июля 2002 г. вступает в силу Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, принятый Федеральным законом 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ.

В соответствии со ст.15.11 «грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и предоставления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати до тридцати минимальных размеров оплаты труда».

При этом «под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается:

  • искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов;
  • искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов».

ГлавнаяКонсультацииПервичные документы и ответственность за их отсутствие

Заказать услугу

asdasda

Первичные документы и ответственность за их отсутствие

Вопрос: Какая роль первичных документов и ответственность за их отсутствие?

Ответ: В соответствии с п.1 ст.1 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ): «Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций». Согласно п. 1 ст. 9 Закон № 129-ФЗ: «Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет». Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации (ст. 6 Закона № 129-ФЗ, ст.6 Приказа Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

Общие требования к оформлению документов установлены Законом № 129-ФЗ и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.

Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Исправления в других документах должны быть заверены подписями тех же лиц, которые уже расписывались в них, и печатью организации. При этом надо указать дату внесения исправлений.

Если организация покупает или продает имущество, заключив предварительно с контрагентом договор, данные в первичных документах (стоимость товаров, суммы налогов, наименования и т.п.) должны соответствовать данным договора. В случаях, когда какие-то условия договора изменяются (например, снижена или повышена цена товаров (услуг)), нужно заключить соответствующее дополнительное соглашение к договору.

В случае если какой-либо первичный документ не был оформлен, и это обнаружилось при проведении налоговой проверки, на организацию может быть наложен штраф на сумму 5000 руб. Если аналогичные нарушения будут выявлены и в других налоговых периодах, сумма штрафа может возрасти до 15 000 руб. (п. п. 1 и 2 ст. 120 НК РФ).

На практике часто бухгалтер принимает к учету документы, оформленные с нарушением требований законодательства (например, не все реквизиты в документе заполнены) или составляет в произвольной форме документ, для которого предусмотрена типовая форма. Представитель налоговых органов при проведении проверки, безусловно, обратит на это внимание. Такие документы налоговые органы могут признать недействительными. Следовательно, будут признаны недействительными все бухгалтерские записи и неправильным расчет налогов с применением сумм, указанных в этом документе. В этом случае штрафы могут быть наложены и на предприятие, и на должностных лиц (п. 4 ст. 108 НК РФ).

Виды налоговых правонарушений, связанных, в том числе, и с неправильным оформлением или отсутствием первичной документации, и предусмотренная законодательством ответственность за них приведены в таблице 1.

Таблица 1

Ситуация (вид
правонарушения)

Штраф, который
взыскивается
с
организации

Основание

Административный
штраф
(накладывается
на должностное
лицо)

Основание для
административного
штрафа

Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров
бухгалтерского учета (в одном налоговом периоде)

5000 руб.

Пункт 1
ст. 120
НК РФ

От 20 до
30 МРОТ.
Штраф
накладывается за
грубое нарушение
правил ведения
бухгалтерского
учета и
представления
бухгалтерской
отчетности. Под
грубым
нарушением в
данном случае
понимается
искажение сумм
начисленных
налогов и сборов
не менее чем на
10 процентов или
искажение любой
статьи (строки)
формы
бухгалтерской
отчетности не
менее чем на
10 процентов

Статья 15.11
КоАП РФ

Отсутствие первичных
документов, или счетов-фактур, или регистров
бухгалтерского учета
(в течение более чем одного налогового периода)

15 000 руб.

Пункт 2
ст. 120
НК РФ

Отсутствие первичных
документов, или счетов-фактур, или регистров
бухгалтерского учета, если оно повлекло занижение
налоговой базы

10% от суммы
неуплаченного
налога, но не
менее
15 000 руб.

Пункт 3
ст. 120
НК РФ

Неуплата или неполная уплата сумм налога в
результате занижения
налоговой базы, иного
неправильного исчисления
налога или других
неправомерных
действий (бездействия)

20% от
неуплаченных
сумм налога

Пункт 1
ст. 122
НК РФ

СЕРГИЕНКО Л.О.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *