Отпуск авансом в графике отпусков

Вопрос: Нужно ли включать в график отпусков работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», декабрь 2016 г.)

Нужно ли включать в график отпусков работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком?

Если отпуск по уходу за ребенком не закончится в году, на который составляется график отпусков, включать работницу, находящуюся в таком отпуске, в график не нужно.

Однако включение в график женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, зависит от времени нахождения в данном отпуске. Если он только начался, то включать женщину в график смысла нет: в следующем году она продолжит находиться в отпуске по уходу за ребенком и отпуск ежегодный ей предоставляться не будет.

Если же такой отпуск заканчивается в следующем календарном году, то нужно запланировать ежегодный отпуск сотрудницы с учетом стажа работы и права на отпуск, установленного ст. 260 ТК РФ.

Дополнительно отметим, что законодательством не запрещено вносить в график отпусков сведения о женщинах, находящихся в отпуске по беременности и родам.

Правовое обоснование:

В силу ст. 123 ТК РФ и Указаний по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», график отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Следовательно, график должен содержать информацию об отпусках работников, которые имеют право на такой отдых и которым он должен быть предоставлен. Включать в график сведения о работниках, которым отпуск не предоставляется, нормативными актами не установлена.

В соответствии со ст. 260 ТК РФ перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком женщине по ее желанию предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы у данного работодателя.

Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», декабрь 2016 г.

График отпусков для декретниц

Каждая девушка, работающая или имеющая статус безработной, имеет право получать социальные выплаты по беременности и родам или по уходу за ребенком до достижения им определенного возраста. На предприятиях, где трудится будущая мама, довольно часто в кадровой службе или у любого другого лица, ответственного за составление графика отпусков, возникают вопросы, стоит ли включать декретниц в данный документ и, если да, то каким образом отмечать декретный отпуск.

Нужно ли включать в график отпусков декретниц?

Любая сотрудница, планирующая уходить в длительный отпуск в связи с беременностью или по уходу за малышом, должна предоставлять начальству определенные документы, подтверждающие ее право на пользование данной возможности. Соответственно, в графике отпусков сотрудников необходимо отмечать время, которое мама проведет в отпуске. Не имеет значения, трудится ли человек в организации полный рабочий день или занята на гибком графике по трудовому договору, любые изменения в рабочем расписании должны указываться в отчетном графике, дабы ей правильно насчитывалась зарплата и необходимые социальные выплаты.

Подробнее об отпусках читайте здесь:

  • Поощряем работника дополнительным отпуском
  • В каких случаях работодатель обязан продлить ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника
  • Нужно ли продлевать отпуск с последующим увольнением на время болезни

Некоторые кадровые специалисты считают, что раз девушка не появляется на предприятии в течение нескольких лет (хоть и по законной причине), ее можно не включать в график. Данное мнение ошибочно, и такой отчетный документ может быть признан недействительным, так как отсутствуют сведения о сотруднице, фактически числящейся в штате.

Составляем график отпусков для декретниц

Отмечать период декретного отпуска можно в обычном графике учета рабочего времени, для данных нужд нет необходимости создавать отдельный документ. Количество дней такого отпуска установлено в Трудовом Кодексе Российской Федерации и может разниться, в зависимости от того, наблюдаются ли проблемы с беременностью. В большинстве случаев количество дней декретного отпуска равняется 140 дням, если ребенок один и проблем для здоровья мамы не наблюдается. Если же присутствует определенный риск или женщина рожает более одного ребенка, длительность отпуска увеличивается.

Готовый документ подписывается кадровым специалистом и утверждается непосредственным директором предприятия. После, сотрудница ознакамливается с документом и, в случае возникновения каких-либо разногласий, решает вопросы с руководством. Согласно Закону, утверждать график отпусков с учетом декретниц можно лишь с согласия всех сотрудников и вносить какие-либо изменения допускается с условием уведомления работников о необходимых корректировках.

Возможные спорные вопросы при составлении графика отпусков декретниц

Чаще всего проблемы возникают с количеством дней отпуска, полагающихся уходящей в декретный отпуск работнице. Основанием для утверждения длительности отдыха служит больничный лист, выданный специальной комиссией или лечащим врачом, предоставляемый руководителю предприятия подчиненной. Если в документе указано, что женщина должна находиться в декретном отпуске 156 дней (16 дней к стандартному количеству прибавляются с учетом каких-либо проблем со здоровьем), работодатель не вправе установить меньшее количество дней отдыха.

На период декретного отпуска, проставленного в графике, за сотрудницей сохраняется рабочее место, и лицо имеет право выйти из декрета досрочно. Начальник же обязан подготовить для решившей возобновить трудовую деятельность особы все необходимые условия и оградить от выполнения тяжелых физических нагрузок в течение рабочего дня.

Как в графике отпусков отметить ежегодный отпуск декретниц?

Следует начать с того, что любая сотрудница, даже пребывающая в декретном отпуске, не имеет права использовать одновременно два вида отпуска. Другими словами, для получения права использовать неотгулянные дни ежегодного отпуска декретница обязана досрочно прервать декретный отпуск и, соответственно, перестать получать пособие по уходу за ребенком.

Отметка в графике для таких сотрудниц проставляется привычным образом: период непосредственного отдыха по причине беременности обозначается буквой Р, отпуск по уходу за малышом до достижения им 3-летнего возраста отмечается буквами ОЖ, а ежегодный отпуск — ОТ.

Ни один работодатель не вправе требовать от работницы досрочно прерывать декретный отпуск для того, чтобы закрыть задолженность по неотгулянным дням ежегодного отпуска. В таких случаях выдается материальная компенсация, а в графике будет проставлен все тот же отдых в связи с беременностью или по уходу за новорожденным.

Статьи и консультации 2019 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru

График отпусков: включение отпусков за прошлые периоды в график

05.11.2019

Как правильно отразить в графике отпусков на будущий год неотгулянные своевременно ежегодные отпуска за прошлые периоды?

Они отражаются в обычном порядке, но в графе «Примечания» рекомендуется обозначит за какой период какие дни отпуска предоставляются.

Приведем примеры.

График отпусков (включение отпусков за прошлые периоды в график, фрагмент). Образцы

Примечание

Приведен образец формы графика, разработанного на основании унифицированной формы N Т-7 с некоторыми корректировками, в частности, с уточнением «шапки» граф 6 и 7 — «даты начала и окончания отпуска».

Напомним, что Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» была утверждена унифицированная форма графика отпусков – форма № Т-7.

Частью 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который вступил в силу с 01.01.2013, было установлено, что впредь формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, а формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Руководствуясь данным положением, после 01.01.2013 рядовые работодатели негосударственного сектора перешли на «свои» формы графика отпусков. Однако данные формы по общему правилу повторили старую добрую форму № Т-7.

В мелочах некоторые корректируют форму, добавляют графу для подписей работников, ознакомившихся с графиком, уточняют графы 6, 7, 9 (некоторые указывают в этих графах даты начала и окончания отпусков, а некоторые – только даты начала, из традиционной «шапки» не было понятно, какой вариант «правильнее»).

Рекомендуем:

  • Книга «ЕЖЕГОДНЫЕ ОТПУСКА ОТ А ДО Я» (с образцами документов на простые и сложные случаи)
  • Всё о графике отпусков (доступ свободный)
  • Не ознакомили работников с графиком отпусков? Штраф! Позиция ГИТ (доступ свободный)
  • Изменение и дополнение графика отпусков в связи с принятием новых работников (доступ — 25 руб., подписчикам журнала «Кадровик-практик» — бесплатно)
  • Типичная ошибка в графике отпусков, связанная со «льготниками» (доступ свободный)
  • Включение в график отпусков «сокращаемых» работников (доступ — 25 руб., подписчикам журнала «Кадровик-практик» — бесплатно)
  • Перенесение отпуска в графике отпусков (доступ свободный)
  • Если не уведомляете работников об отпуске вовремя, то опасайтесь от них этих ловушек (доступ свободный)
  • Работа во время «больничного» (доступно только подписчикам журнала «Кадровик-практик»)
  • Детям многодетной работницы исполняется 12 в году, на который принимаем график отпусков. Учитывать льготу? (доступ свободный)

>Нужно ли включать остатки отпусков за прошлые периоды в график отпусков?> Вопрос

Нужно ли включать остатки отпусков за прошлые периоды в график отпусков? Каким образом можно отправить отгуливать все накопившиеся дни?

Ответ на вопрос:

Если в 2018 году Вы планируете предоставить отпуска прошлых лет, то их нужно включить в график отпусков на 2018 год. В примечании можно указать, что это отпуск, перенесенный с такого-то года. Согласуйте даты предоставления перенесенного отпуска (отпуска прошлых лет) с работником – это требование ст. 124 ТК РФ.

С момента утверждения график отпусков становится обязательным как для работника, так и для работодателя. Если работодатель (1) включил отпуск работника в график отпусков; (2) ознакомил работника с графиком; (3) уведомил о дате начала отпуска и (4) за 3 дня до начала отпуска выплатил отпускные, то работник обязан уйти в отпуск. Неподчинение приказу руководителя о предоставлении отпуска и нарушение в связи с этим графика отпусков можно квалифицировать как дисциплинарный проступок, если у работника не было уважительной причины (например, заболел до начала отпуска). При этом работодатель вправе на период отпуска ограничить доступ работника на территорию работодателя, в том числе заблокировать его пропуск, обязать непосредственного руководителя не допускать отпускников до работы.

Включение в график отпусков неиспользованных своевременно отпусков прошлых лет – фактически единственная возможность заставить работника использовать отпуск.

Об иных способах погасить задолженность по отпускам см. http://www.1kadry.ru/#/document/161/73273/ и http://www.1kadry.ru/#/document/131/86469/

Подробности в материалах Системы Кадры:

1 Ситуация: Нужно ли в графике отпусков указывать информацию о неиспользованных отпусках за прошлые годы

Это возможно, однако обязанности нет, поэтому на практике каждый работодатель решает вопрос по своему усмотрению.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяют ежегодно в соответствии с графиком отпусков, который является обязательным для сотрудника и работодателя (ст. 123 ТК РФ). В исключительных случаях, когда предоставление отпуска сотруднику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия сотрудника перенос отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который его предоставляют (ст. 124 ТК РФ).

Чтобы не допустить нарушения трудового законодательства, неиспользованный за прошлый год отпуск для наглядности можно включить в график отпусков на текущий год. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письме от 1 марта 2007 г. № 473-6-0. В письме говорится, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут быть предоставлены либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между сотрудником и работодателем (т. е. без включения указанных дней в текущий график).

Если организация решит отразить неиспользованную часть прошлогоднего отпуска сотрудника в текущем графике, то оформление будет иметь следующий вид. Например, сотруднику положен основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней. В 2016 году он использовал только 21 день отпуска. В графике отпусков на 2017 год укажите сотруднику не 28 календарных дней отпуска, а 35 дней (28 дней + 7 дней). При этом в графе «Примечание» графика отпусков сделайте отметку о количестве добавленных дней, например «7 дней за 2016 год».

Такой порядок следует из раздела 1 указаний, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Период предоставления неиспользованных по графику дней отпуска нужно согласовать с сотрудником. Включать такие дни отпуска в график по своему усмотрению работодатель не вправе.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 07.11.2017

2.Ситуация: Можно ли привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за отказ уйти в отпуск по графику

Да, можно, при отсутствии уважительных причин для переноса отпуска.

Очередность предоставления сотрудникам ежегодных оплачиваемых отпусков устанавливает график отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Соблюдение графика является обязательным как для сотрудника, так и для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

В ситуации, когда объективные причины для переноса отпуска на другой срок отсутствуют, сотрудник обязан использовать отпуск в срок, который определен в графике. При этом работодатель обязан письменно известить сотрудника о предстоящем отпуске не позднее чем за две недели и выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 3 ст. 123, ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Отказ сотрудника от использования отпуска по графику при отсутствии уважительных причин может быть расценен как нарушение трудовой дисциплины, а значит, работодатель может привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности (ст. 192 ТК РФ).

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 07.11.2017

3. Ситуация: Может ли работодатель принудительно отправить в отпуск сотрудника, самостоятельно установив даты отдыха. У сотрудника накопились неиспользованные отпуска за предыдущие годы. В графике отпусков на текущий год они не отражены

Нет, не может.

Неиспользованные дни отпуска – это дни отпуска, перенесенные с предыдущих лет работы. Срок использования перенесенного отпуска в обязательном порядке устанавливают с учетом пожеланий сотрудника (ст. 124 ТК РФ). Поэтому, чтобы отправить работника в неиспользованный своевременно отпуск, работодатель должен оговорить с ним возможные даты отдыха.

Во избежание спорных ситуаций, даты переноса отпуска следует фиксировать сразу по факту переноса, а затем четко следовать установленной договоренности или оформлять новый перенос с учетом ограничений законодательства. В частности, запрещается непредставление отпуска в течение двух лет подряд (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

>Как взять отпуск авансом? Могут ли его предоставить в счет следующего года?

Понятие

Отпуск авансом — это дни отдыха, взятые сотрудником раньше момента, когда такое право у него возникло.

Понятное дело, что все дни должны быть отработаны.

В случае если сотрудник покидает организацию, выйдя из отпуска, отпускные за неотработанные дни удерживаются при расчете.

Трудовое законодательство (ст. 137 ТК) предусматривает для компаний такую возможность.

В каком случае могут предоставить?

Можно ли брать отпуск авансом? Хоть все двадцать восемь дней, но не менее двух недель — ст. 122 ТК. Обычно это согласовывают с начальством заранее. Все же именно согласие нанимателя в этом вопросе имеет первоочередное значение. За ним останется последнее слово, если сотрудник попросит предоставить ему отгулы «вперед».

Но есть категории работников, которым отказать в такой просьбе нельзя:

  • беременные;
  • усыновители детей до 3-месячного возраста;
  • работники возрастом до 18 лет.

Как отражается в графике отпусков?

Можно ли предоставить отпуск авансом за следующий год? Если отпуск отгулян авансом, что ставить в графике отпусков?

Если подчиненный уже взял в текущем году какую-то часть положенных дней для отдыха авансом, то это отображается при составлении графика на следующий год.

Например, ООО «Бета» составляется график на 2017 год, при этом менеджер Иванов помимо уже использованных двадцати восьми дней использовал десять в счет будущего отпуска.

Это никак не отображается в уже существующем графике, но при составлении расписания на следующий год вместо положенных двадцати восьми у Иванова будет стоять восемнадцать.

При этом в графе 10 нужно сделать запись: получил десять дней в 2016 году.

Какие документы необходимы?

  • заявление на отпуск (пишется заявление, ничем не отличающееся от стандартного,где работник указывает просьбу о предоставлении отпуска авансом).
  • приказ об отпуске (издается главой фирм от первого лица и представляется сотруднику под подпись).

Приказ содержит:

  • номер документа;
  • дату;
  • полное наименование фирмы;
  • кому предоставляется, должность, паспортная информация;
  • на какой период (количество дней и датированные границы);
  • подписи с расшифровками;
  • печать организации.

Как рассчитать выплаты?

Размер отпускных рассчитывается ровно так же, как и в традиционном случае.

Интерес представляет, скорее вопрос — как правильно вычислить неотработанные дни отпуска, предоставленные «вперед»?

Рассмотрим на конкретном примере.

Мария Петровна Сидорова устроилась в ООО «Бета» менеджером по продажам, а через 6 месяцев и 5 дней уволилась, не забыв использовать авансом 28 дней положенного отпуска за рабочий год (с 25 октября 2015 по 24.октября 2016) .

Увольнение произошло 30 апреля 2016 года.

По правилу сначала нужно округлить — отбрасываем пять дней от шести месяцев. Получается полгода — то есть Сидорова заработала право на очередной отпуск.

Сколько конкретно дней она заработала?

Для этого используем формулу : 2, 33* Z, где Z — количество месяцев. И получится…

2, 33*6= 13, 98.

По правилам, округлять следует в пользу сотрудника — то есть Сидорова имела право взять две недели. И еще две недели (28-14) были ею взяты но не отработаны.

При расчете суммы удержания, нужно помнить, что она не может превышать двадцати процентов от каждой заработной платы.

Имеет ли право работодатель отказать?

Да, имеет. Согласно Трудовому кодексу, мнение работодателя имеет приоритетное значение. А это касается и упомянутых льготных категорий. Более того, никакого наказания за отказ в этом вопросе для работодателя не предусмотрено.

Правда, если человек, относящийся к льготной категории трудящихся, будет на этом настаивать и обратится в трудовую инспекцию, она может выдвинуть предпринимателю предписание удовлетворить просьбу.

Именно поэтому , если беременная просит о таком отпуске, ей в заявлении нужно обязательно указать ссылки на законодательство и основание — медицинское заключение. А к документу приложить соответствующие справки из клиники.

Получается, что выход один — налаживать хорошие отношения с начальством. В конце концов, это правило работает всегда.

Отдых и последующее увольнение

Однозначного мнения на этот счет среди юристов нет до сих пор.

Перспектива стоит следующая — при расчете отпускные за неотработанные дни будут удержаны из зарплаты (ст. 137 ТК).

Это действие должно сопровождаться соответствующим приказом со стороны руководителя.

Удержание за неотработанный отдых недопустимо в случаях:

  • увольнение по инициативе босса;
  • срок договора истек;
  • сотрудника призвали для военной службы;
  • гражданин признан нетрудоспособным решением медико-социальной экспертизы;
  • соглашение сторон.

Иногда бывает и такое: сотрудник нагулялся авансом, уволился, а удерживать не из чего (или последней зарплаты недостаточно), либо же сумма переплаченного значительно выше двадцатипроцентной доли зарплаты, а человек отказывается ее возмещать. Тогда вариант может быть только один — добровольное согласие на возмещение или же работодателю предстоит «понять и простить».

А почему не обратиться в суд?

Во-первых статья 1109 ГК не предусматривает удержание зарплаты как неосновательного обогащения, если только причиной не явилась недобросовестность гражданина или неграмотность бухгалтера при расчете.

Во-вторых, советская норма, запрещающая судебное преследование сотрудника, у которого работодатель по каким-либо причинам не вычел по факту недостающую сумму, была отменена (Приказ Минздравсоцразвития №190 от 3 марта 2005 года) — но Минюст этот приказ во внимание не принял.

Так что получается, что при судебных разбирательствах расходы для предпринимателя гарантированы, а компенсация — очень сомнительна.

Исходя из этого совсем нетрудно понять нежелание коммерсантов давать отпуск авансом.

Если же гражданин знает, что ему полагаются льготы в этом плане, он может настоять, сославшись на трудовую инспекцию.

В то же время все слои трудящихся заинтересованы в том, чтобы иметь добрые отношения с начальством.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *