Отмена командировочного удостоверения

Содержание

Отмена командировочных удостоверений: постановление Правительства РФ

Да, командировочные удостоверения сейчас оформлять не обязательно. Их отменили с 2016 года постановлением Правительства РФ. Поясним суть отмены.

С какого момента отменены удостоверения

С 08.01.2015 по общему правилу составление командировочного удостоверения больше не требуется (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). Изменения были направлены на упрощение кадрового делопроизводства и сокращение оформляемой бухгалтерией первичной документации.

Сейчас, поскольку командировочные удостоверения были отменены, документами, подтверждающими срок пребывания работника в служебной командировке, являются проездные документы, которые работник обязан передать работодателю по возвращении из командировки (например, проездные документы).

Если у работника нет и проездных документов, и документов, подтверждающих проживание в гостинице или ином жилом помещении, срок пребывания в командировке определяется на основании служебной записки и (или) иного документа, в котором организация, куда был командирован сотрудник, подтвердила сроки его прибытия и убытия.

Постановление об отмене командировочных удостоверений

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 “О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации”:

ИЗМЕНЕНИЯ, КОТОРЫЕ ВНОСЯТСЯ В АКТЫ ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 1. В постановлении Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г. N 812 “О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 2, ст. 187; 2008, N 14, ст. 1413; 2014, N 50, ст. 7095):

а) в пункте 3 слова “без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы” исключить;

б) абзац первый пункта 6 изложить в следующей редакции: “6. При направлении работника в служебную командировку на территории государств – участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).”.

2. В Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 42, ст. 4821; 2013, N 20, ст. 2504):

а) абзац второй пункта 3 изложить в следующей редакции: “Работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.”;

б) пункт 6 признать утратившим силу;

в) пункт 7 изложить в следующей редакции: “7. Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).”;

г) пункт 15 признать утратившим силу;

д) абзац первый пункта 19 изложить в следующей редакции:

“19. При направлении работника в командировку на территории государств – участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).”;

е) в пункте 26:в абзаце втором слова “командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом,” исключить;

абзац третий признать утратившим силу.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

>Когда отменили командировочные удостоверения в России

Отмена командировочного удостоверения

Отмена командировочных удостоверений в 2015 году подразумевает, что теперь при направлении работника в служебную командировку работодатель не обязан его оформлять. Речь идет не только об отмене командировочного удостоверения – отменена и обязанность составлять служебное задание и отчет командированного сотрудника о выполненной работе. С 08.01.2015 вступили в силу поправки, внесенные Постановлением № 1595.Согласно п. 3 Постановления № 1595 работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. То есть перед тем, как направить сотрудника в командировку, нужно издать соответствующий приказ, который должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).В силу новых правил фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным билетам, представляемым по возвращении из командировки.

— Командировка оформление 2015

Если же работник направляется в командировку на личном транспорте, то фактический срок пребывания в месте командирования работник должен указать в служебной записке.

Она представляется одновременно с документами, подтверждающими использование названного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.

Такими подтверждающими документами могут быть путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.

Унифицированная форма приказа не содержит места для указания служебного задания. То есть в приказе невозможно отразить цель командировки, а следовательно, нет основания для выплаты суточных сотруднику.

Поэтому взамен существующей формы приказа лучше разработать и утвердить собственную форму с указанием цели командирования, чтобы у налоговой инспекции не возникало сомнений в необходимости поездки сотрудника и выплаты ему суточных.

Хотя сейчас составлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не требуется, все же их наличие поможет осуществлять внутренний контроль выполнения сотрудниками обязанностей, а также упростит расчет выплат по итогам командировки.

Поэтому воспользоваться можно как унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, так и самостоятельно разработанными бланками. Можно руководствоваться ранее действовавшими правилами.

Наличие этих документов будет не лишним при возникновении споров с проверяющими органами.

Срок командирования, указанный в приказе о направлении сотрудника в командировку, является примерным. Поэтому если сотрудник вернулся раньше или задержался, то достаточно издать приказ об изменении срока.

Отмена командировочных удостоверений 2015

Для заграничных поездок правила остались прежними. Командировочные удостоверения работникам при выезде из России и так были не нужны, поскольку в загранпаспорт ставятся отметки о пересечении границы. А при поездках в страны СНГ, если печать на границе не будет поставлена, подтверждением поездки будут билеты.

Согласно Письму ФНС РФ от 05.02.

2014 № ГД-4-3/1897 для целей налогообложения документами, подтверждающими расходы на билеты в электронной форме, являются маршрут/квитанция электронного документа на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по приведенному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде. Другими словами, электронный билет РЖД нужно распечатать. А к авиабилету необходимо приложить еще и посадочные талоны.

Итак, по возвращении из командировки работник в течение трех дней обязан представить авансовый отчет, к которому прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд и об иных связанных с командировкой расходах. Отчет о выполненной работе теперь тоже составлять не нужно.

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ». Пункт 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Ю. Н. Калмыкова
эксперт журнала «Руководитель бюджетной организации»

Командировочные удостоверения отменили – как оформить командировку с 2015 года

В конце прошлого года было утверждено постановление Правительства РФ № 1595 от 29.12.14г.

, которое внесло изменения в аналогичные нормативные акты об особенностях отправления сотрудника в служебную командировку, а также в постановление о порядке и начислении выплат в иностранной денежной единице при служебных поездках.

Так согласно новому постановлению сотрудникам российских предприятий больше не должны выдавать командировочные удостоверения. Сделано это для того, чтобы упростить работу бухгалтеров и других сотрудников, которые работают с документами.

Новое постановление Правительства РФ № 1595, которое упразднило командировочные удостоверения, начало действовать с 8 января 2015 г. Ранее же командировочные удостоверения были обязательными для работников. А если, например, данный документ был неправильно оформлен, то налоговые органы расходы могли не принять.

Согласно же утвержденному нормативному акту упоминание о «командировочных удостоверениях» из старых документов были упразднены.

По правилам, раньше в командировочных ставились специальные метки о прибытии и отбытии сотрудника, а делать их могли только принимающие организации или гостиницы.

При командировках в страны с визовым режимом отметки при пересечении границы указывали на дни отъезда и приезда, удостоверения при этом не использовались.

В соответствии с изменениями теперь оплата командировок должна осуществляться на основе других документов, например, проездных документов (билетов), где указаны дни отъезда и прибытия обратно.

А если командировка проходит на личном авто сотрудника, то он должен уведомить об этом служебной запиской.

К ней должны прилагаться путевые листы, квитанции, чеки с заправочных станций, за проезд по платной дороге и прочие документы для подтверждения слов работника.

Таким образом, мы видим, что необходимость в составлении служебного задания и отчета о проделанной работе больше нет. Однако специалисты советуют полностью не отвергать подобные документы, но об этом мы скажем чуть позже.

Правильное оформление командировок в 2015 году

Отмена командировочных удостоверений не повлияла на то, что при направлении сотрудника в командировку на предприятии должно быть оформлено много внутренних отчетов. Просто заказать билеты, забронировать номер в гостинице будет недостаточно.

Кроме чеков, квитанций, выплат суточных, список нужных документов достаточно внушительный.

Если что-либо упустить и не знать, как должна быть оформлена командировка, какие документы оформлять, будут проблемы со списанием расходов, а со стороны налоговых органов возможны претензии.

Итак, перечень необходимых документов в 2105 году для оформления командировки:

  • приказ о назначении командировки;
  • отметка в журнале об учете командированных сотрудников;
  • отметка в табеле об учете рабочего времени;
  • если сотрудник использует личный автомобиль, необходима служебная записка.

Оформление приказа

Сегодня, как и до того, как произошла отмена командировочных удостоверений в 2015 году, при назначении работнику командировки и оформлении документов используются унифицированные формы из постановления Госкомстата №1 от 2004 года. Эти формы необходимо дорабатывать с учетом потребностей предприятия, хотя «первичка» может быть разработана и самостоятельно.

С учетом того, что необходимость в оформлении служебного задания отсутствует, как правильно оформить командировку? Первым необходимым для оформления командировки документом является приказ о командировании сотрудника. Это форма № Т-9а. В ней необходимо исключить упоминание о служебном задании. Заполнению подлежат строки ФИО, занимаемая сотрудником должность, место прибытия и срок командировки.

Учет командированных сотрудников и табель рабочего времени

Согласно ст. 167 ТК РФ за дни командировки должен быть оплачен средний заработок. Поэтому бухгалтер, ведущий расчет заработной платы, должен знать, какое количество дней сотрудника на рабочем месте не было. Факт отбытия в командировку должен быть зафиксирован в специальных документах.

Таковым является журнал учета направленных в командировку сотрудников. Вид документа был установлен Минздравом РФ в 2009 году, до того, как были командировочные удостоверения отменены.

Планируется, что в скором времени Минздрав утвердит новую форму, а пока используем эту. Заполняется она достаточно просто: ФИО сотрудника, название организации, куда человек командируется, город прибытия.

Графа об удостоверении должна содержать прочерки, т.к. теперь удостоверение не оформляется.

Учет рабочего времени в табеле также должен содержать отметки о днях командировки. Этому соответствуют формы Т-12 и Т-13. Напротив фамилии и соответствующих дней должен стоять код «К». Количество отработанных часов указанию не подлежит.

Если, будучи в командировке, человек был привлечен к работе в выходной по главному месту работы день, то в табеле это показывается кодами «К» и «РВ».

Если работодателем было дано указание о продолжительности в выходной день работы, то в табеле нужно указать количество часов, что были отработаны в такой день. Т.е. также было и до того, как командировочные удостоверения отменили.

Согласно ст. 153 ТК РФ работа в такие дни оплачивается по двойным тарифам.

Документы о подтверждении расхода на командировку

Как оформить командировку сотруднику? По возвращении работника из командировки совместно с бухгалтером составляется авансовый отчет о сумме, что была израсходована в командировке. Начиная с 8 января этого года, авансовые отчеты должны заполняться в обязательном порядке.

Это требование присутствует в порядке направления в служебные командировки работников. Соответствует этому форма АО-1, где должно быть указано, сколько средств было израсходовано за дни служебной командировки. К отчету прилагаются подтверждающие расходы документы.

Далее эти данные можно отражать в бухгалтерском и налоговом учете.

Внимание бухгалтеру, как оформить командировку относительно суточных средств! При поездке по России суточные в 700 рублей и суточные для загранкомандировок размером 2500 рублей обложению НДФЛ не подлежат. Если они оплачиваются выше указанных сумм, то разница облагается НДФЛ.

Подтверждение расходов в 2015 году

То, что командировочные удостоверения отменены, вовсе не значит, что документы для подтверждения расходов и действительного временного пребывания человека в командировке не требуются. Срок нахождения сотрудника в месте командирования видно по датам проездных документов, которые он предоставляет по возвращении.

Если человек передвигается на собственном транспорте, то все даты должны указываться в служебной записке. Составляется она в произвольной форме и предоставляется ответственному бухгалтеру вместе со всеми документами о подтверждении использования указанного транспорта к месту назначения и/или обратно.

То есть служебная записка сдается вместе с авансовым отчетом.

Если человек командирован в другую страну, как оформить командировку. Время пребывания за границей определяется по печатям в паспорте. Ксерокопии этих страниц должны быть приложены к авансовому отчету. Если государство, куда отправлен человек, является участником Содружества Независимых государств, то даты пересечения границ будут определены по проездным документам.

Подытожим:

Оформлять командировочное удостоверение законом не запрещено. Но теперь оно пригодно лишь для внутреннего контроля. Срок служебной поездки таким образом подтвердить больше нельзя. Следовательно, удостоверение не дает право освобождать командировочные расходы от НДФЛ и взносов. На время служебной командировки за работником сохранен средний заработок, но не заработная плата.

См. также:

С 8 января 2015 года отменены командировочные удостоверения и служебные задания для направления в командировку

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ»

Теперь направление работника в служебную командировку на территорию иностранного государства производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя, представителя нанимателя (руководителя государственного органа или его аппарата либо лица, замещающего государственную должность РФ) или уполномоченного им лица.

При направлении работника в служебную командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам).

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

По возвращении из командировки работник представляет работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и производит окончательный расчет (к авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду, включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей, и об иных расходах, связанных с командировкой). Отчет о выполненной работе в командировке не представляется.

Работодатели больше не обязаны оформлять командированным сотрудникам ни служебное задание, ни командировочное удостоверение. Заодно отменено и оформление отчета сотрудника о выполненной работе.

Все эти меры по упрощению документооборота содержатся в постановлении Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Этим документом с 8 января 2015 года изменен ранее действовавший порядок оформления документов при командировках (утв. постановлением Правительства от 13.10 2008 № 749).

Работник направляется в командировку на основании решения работодателя, на определенный срок. Подтвердить фактическое время пребывания в командировке теперь можно проездным документом, который работник представит после возвращения. Если же в командировку сотрудник отправился на личном транспорте (автомобиле, мотоцикле), то фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Она также представляется после возвращения работника, вместе с оправдательными документами: путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и пр. Все эти документы подтверждают использование названного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

Не беремся судить, почему отменено именно командировочное удостоверение. Это не такой уж сложный документ, как правило, никаких затруднений с его оформлением у бухгалтеров не возникало. А вот в налоговом учете, напротив, командировочному удостоверению отводилась роль если не первой скрипки, то далеко не последняя. Чтобы расходы учесть, их нужно документально подтвердить. Конечно, ст. 252 НК РФ позволяет использовать для того и документы, лишь косвенно подтверждающие расходы, в частности, приказ о командировке (унифицированная форма № Т-9 утв. постановлением Госкомстата России от 05.01ю.2004 № 1) и проездные документы. Но если изучить разъяснения Минфина, то ситуация видится немного иначе.

Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является авансовый отчет. Дата его утверждения руководителем организации является датой признания расходов на командировку (подп. 5 п. 7 ст. 252 НК РФ). Неотъемлемыми приложениями к авансовому отчету являются такие документы:

ООО «Консалтинговое бюро «Эврика!» 📌 РекламаВсе оттенки белого или как выжить бизнесу после черного Приглашаем Вас на семинар от практикующего адвоката Натальи Скобкиной Узнать больше

  • командировочное удостоверение (по форме № Т-10), утв. постановлением Госкомстата № 1)
  • о найме жилого помещения;
  • о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей;
  • об иных расходах, связанных с командировкой.

Прочие документы, в частности, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы № Т-9, Т-9а), как и служебное задание, не являются обязательными для подтверждения расходов. Их наличие обуславливается внутренним документооборотом организации. Такая позиция финансового ведомства отражена, к примеру, в письме от 14.09.2009 № 03-03-05/169.

Конечно, Минфин в своих разъяснениях ссылается на правила, закрепленные постановлением Правительства от 13.10 2008 № 749, теперь уже измененными. Но вот никаких новых разъяснений о порядке подтверждения расходов в налоговом учете чиновники пока не дали. И не совсем понятно, как именно теперь нужно подтвердить деловой характер поездки, чтобы выполнялись критерии признания расходов из ст. 252 НК РФ.

Понятно, что ни одна компания не желает спорить с налоговой инспекций (при том, что командировочные расходы нередко становятся предметом спора). И не жаждет оплачивать командировки работников из чистой прибыли. Поэтому разумно не спешить отказываться от оформления командировочных удостоверений. Их отменили, но не запретили. Закрепите в локальном нормативном акте обязательное составление командировочного удостоверения – это будет обоснованно, рационально, да и вам спокойнее.

>Командировочные удостоверения больше не нужны

Командировочное удостоверение – 2015. Что изменилось?

» Назад

18.03.2015 23:38

Особенности направления работников в командировку регламентируются Постановлением Правительства №749 от 13 октября 2008 года. Этот документ определяет, какие документы должны составлять работодатели и сотрудники при направлении в командировку и возвращении из нее, а также выплату суточных и других расходов во время командировки.

C 8 января 2015 года вступили в силу важные изменения, они упрощают документооборот, связанный с направлением работников в служебные командировки. Эти изменения: 1) не предусматривают составления служебного задания; 2) не требуют отчета о выполненной работе; 3) отменяют командировочное удостоверение в 2015 году.

Теперь работник направляется в командировку на основании приказа руководителя, а время его фактического пребывания в командировке определяется на основании предоставленных им проездных документов.

Отмена командировочного удостоверения и командировки за границу

В данном случае важен факт пересечения границы. Если сотрудник направляется в командировку в дальнее зарубежье, то факт пересечения границы устанавливается по отметкам в паспорте.

Если командировка осуществляется в страны СНГ, где при пересечении границы не ставятся отметки в паспорте, то факт пересечения границы можно увидеть в проездных документах сотрудника.

Документы для оформления командировки с 8 января 2015 года

  • Приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9, в котором необходимо указать сроки командировки и ее цель.
  • Журнал учета сотрудников, выбывающих в командировки. Теперь вместо номера командировочного удостоверения ставится номер и дата приказа о направлении работника в командировку.
  • Табель учета рабочего времени.
  • Авансовый отчет. По возвращении из командировки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней заполнить авансовый отчет. К нему надо приложить проездные документы и другие бумаги, которые подтверждают расходы в командировке. Если сотрудник отправлялся в командировку на личном транспорте, то он должен приложить к авансовому отчету служебную записку и документы, подтверждающие использование этого транспорта (расходы на ГСМ).
  • Служебная записка от сотрудника, заполненная в произвольной форме, в том случае если он едет к месту командировки и обратно на личном транспорте. В ней указывается фактический срок пребывания в командировке, также к ней прилагаются документы, подтверждающие использование личного транспорта и то, что на него были расходы (путевые листы, чеки, счета и т. д.). Служебная записка прикладывается к авансовому отчету.

Можно ли продолжать оформлять командировочные удостоверения?

Если работодатель хочет, чтобы его сотрудники по-прежнему оформляли командировочные удостоверения, то он имеет на это право.

Если в положении об оплате командировочных расходов содержатся требования по определенному документообороту и туда не вносились изменения, действующие с 8 января 2015 года и предусматривающие отмену командировочных удостоверений, то работники будут обязаны по-прежнему проставлять отметки в командировочное удостоверение – до тех пор, пока в соответствующий приказ руководителя не будут внесены изменения.

Если же работодатель поддерживает инициативу о минимизации документооборота, то он может внести изменения в свой приказ или даже издать новый приказ о документообороте при направлении работников в командировку, оговорив, на основании каких документов сотрудники будут направляться в командировку. При этом не стоит забывать о том, что даже при наличии командировочного удостоверения проездные документы имеют большое значение.

Часто работодатели утверждают «Положение о командировках». В случае отказа от использования командировочных удостоверений необходимо внести соответствующие изменения в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Что для этого потребуется сделать:

  • убрать упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
  • указать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
  • зафиксировать, что в случае поездки сотрудника в командировку на личном транспорте, по возвращении он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.

Нет документов, подтверждающих проезд и проживание в период командировки. Что делать?

Бывают ситуации, когда у работника вообще нет документов, подтверждающих проезд и проживание в период командировки. Но при этом у него есть командировочное удостоверение с необходимыми отметками.

С одной стороны, это может служить для налоговой доказательством того, что командировка действительно была. С другой стороны, в такой ситуации компания все равно будет сильно рисковать.

И это стоит иметь в виду.

В случае потери проездных документов работодателю лучше запросить подтверждение поездки у транспортной организации.

В командировку на служебном транспорте: особенности оформления

Правила не уточняют, как подтверждать дни нахождения сотрудника в командировке, если он едет в командировку на служебном транспорте, а также, как подтвердить, что он был в командировке, если у него вообще нет документов на проезд.

Работодатели сами определяют размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, в локальных нормативных актах или коллективных договорах, если иное не предусмотрено нормативно-правовыми актами РФ (ст.168 ТК РФ).

Это значит, что во всех остальных случаях (за исключением тех, когда работник едет в командировку, у него есть билеты или он едет в командировку на личном транспорте) работодатель вправе сам устанавливать, как будет определяться время нахождения работника в командировке и на основании каких документов это будет осуществляться.

Если работник отправляется в командировку на служебном транспорте и сам при этом находится за рулем, подтверждать факт его нахождения в командировке будет служебная записка с приложением путевого листа.

Если в командировку на служебном автобусе с водителем за рулем отправляются несколько сотрудников, можно написать в приказе руководителя, что работники отправляются в командировку на служебном автобусе.

В этом случае в приложении об оплате командировочных расходов можно оговорить, что при возвращении из командировки работники обязаны составить служебную записку. В служебной записке сотрудники зафиксируют работодателю, на каком автобусе они отправлялись в командировку, когда выехали и когда вернулись.

Служебная записка и путевой лист будут служить подтверждением количества дней нахождения работников в командировке. Такой документооборот следует оговорить в локальном нормативном акте.

Работник остается в командировке на выходные или направляется в командировку раньше

Время нахождения в командировке определяется на основании оформляемых документов. В Постановлении №749 есть п.19, который предусматривает выплату суточных за время задержки в пути, но только в том случае, если работник представит документы, подтверждающие факт вынужденной задержки.

В распоряжении руководителя о направлении работника в командировку должны быть четко указаны даты нахождения работника в командировке, а от работника должна быть служебная записка, в которой он просит приобрести билет на более позднюю дату или раннюю дату. При этом необходимо получить одобрение руководителя. На основании распоряжения руководителя дни командировки будут оплачиваться в соответствии с приказом. Лишние дни оплачиваться не будут.

В данном случае необходимо помнить о письме Минфина от 30 июля 2014 года №03-04-06/37503 по НДФЛ и налогу на прибыль. Если работник задержался в командировке, например, на выходные, то обратный билет можно учесть в расходах по налогу на прибыль и он не будет являться доходом работника на облагаемый НДФЛ. Соответственно, начислять страховые взносы не нужно.

Степан Добродумов

Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены

Нужно ли командировочное удостоверение

Постоянно оформляя и подписывая ворох бумаг в рамках трудовых правоотношений с нанимателем, да и в других сферах личной и трудовой жизни, каждый из нас давно вынес для себя вывод о бесполезности и формальности большинства из них.

Тем не менее все эти бумаги обязательны — этого требует законодательство в целях «подстраховки» от тех или иных непредвиденных неприятных ситуаций. Существуют, однако, и необязательные документы, которые напротив, имеют гораздо более глубокий смысл.

Среди них — командировочное удостоверение.

Место командировочного удостоверения в процедуре командирования

Командирование — достаточно сложный и относительно длительный процесс, который состоит не только из оформления документов, но и предварительной проверки возможности направления работника в поездку, получения его согласия при необходимости, выплаты аванса денежных средств на дорогу и пр. Каждый из этих процедурных моментов — обязательное требование трудового законодательства, прямо предусмотренное целым рядом норм (Главой 24 ТК и Положением о командировании №749 от 13.10.2008 г.).

Командировкой в соответствии с ТК считается поездка сотрудника в населённый пункт, отличный от того, где в соответствии с трудовым соглашением находится место его труда, по указанию нанимателя для выполнения связанных с должностными функциями заданий. Правовым основанием для командирования является изданный нанимателем распорядительный документ — приказ.

Процесс документального оформления командирования ни одним из отмеченных законодательных актов чётко не регламентирован.

Не содержится в них и прямого требования об оформлении командировочного удостоверения, так же как и служебного задания, отчёта о его выполнении и пр. Все эти момент отнесены на усмотрение нанимателя, который в соответствии со ст.

22 ТК вправе отразить чёткий порядок и условия процедуры в собственных локальных НПА (к примеру, создать положение о командировании).

Для чего всё же нужно командировочное удостоверение

Несмотря на то что командировочное удостоверение незаслуженно «обесценено» законодателем, этот документ имеет сразу несколько практически важных аспектов:

  1. Подтверждение личности командированного, уточнение пункта назначения и цели поездки для контрагентов в месте командирования. Другими словами, приехав по месту назначения, работник предъявляет рассматриваемый документ, а принимающая сторона тем самым получает подтверждение цели его визита.
  2. Подтверждение факта поездки для отправившей сотрудника стороны. На основании одного лишь приказа и отсутствия работника на месте в день командировки сложно судить о том, действительно ли он посетил пункт назначения, ведь в некоторых случаях задание можно выполнить и дистанционно. Командировочное удостоверение же содержит отметки о прибытии и выбытии, заверенные подписью и печатью принимающей стороны.
  3. В пути к месту назначения и обратно работник может предъявить командировочное удостоверение представителю любого госоргана или предприятия, чем подтвердит факт своего служебного путешествия, его маршрут и цель.

Следует помнить, что командировочное удостоверение может служить подтверждающим документом и вообще действительно только при предъявлении паспорта или другого подтверждающего личность документа.

Какие моменты должны быть учтены в положении о командировании, как в локальном НПА организации

Для того чтобы в компании существовал чёткий механизм командирования, максимально продуманный и адаптированный к производственным реалиям, рекомендуется разработать и утвердить локальное положение в служебные поездки. Этот документ может предусматривать множество аспектов, подробно регламентировать все этапы командирования, а применительно к командировочному документу:

  • закреплять его форму;
  • устанавливать отделы и должности, ответственные за подготовку документа, проставление отметок о прибытии и выбытии;
  • содержать правила ведения журнала регистрации удостоверений;
  • определять должности, уполномоченные подписывать документ;
  • устанавливать порядок проплаты расходов по командировке;
  • регламентировать порядок и сроки хранения документа.

Как правило, за оформление документов в организации отвечает кадровик. Подписывает командировочные удостоверения руководитель организации.

Оформление командировочного удостоверения

Положением Госкомстата №1 от 05.01.2004г. утверждена две унифицированная форма для командировочного удостоверения — Т-10.

С 2013 года эта форма не является обязательной к применению — каждый наниматель вправе разработать собственную, более удобную для применения.

Общие правила заполнения и обращения командировочного удостоверения в организации таковы:

  1. Удостоверение заполняется и подписывается у руководителя работником, на которого возложены функции по оформлению командирования, после издания приказа о командировании.
  2. На подпись руководителя, как правило, проставляется круглая печать организации (условие зависит от избранной формы удостоверения, порядка, установленного локальным НПА о командировках).
  3. Удостоверение может быть зарегистрировано в специальном журнале регистрации подобных документов, если таковой ведётся на предприятии.
  4. Перед выдачей удостоверения работнику ответственное лицо проставляет отметку о выбытии, заверяя её собственной подписью и печатью структурного подразделения (если таковая имеется).
  5. Удостоверение выдаётся командированному сотруднику под роспись в журнале регистрации.
  6. Работник по прибытии в пункт назначения и при убытии из него обращается к ответственному лицу принимающей организации за проставлением аналогичных отметок в удостоверении.
  7. Прибыв в командировавшую его организацию, сотрудник вновь приходит к выдавшему удостоверение лицу, которое проставляет финальную отметку.
  8. Форма удостоверения может предусматривать подпись начальника структурного подразделения, в котором работает командированный работник, который должен оценить, выполнено ли служебное задание.
  9. Командированный сдаёт удостоверение в бухгалтерию для начисления выплат.

Оплаченные командировочные удостоверения хранятся среди первичных учётных документов бухгалтерии в соответствии с установленными правилами их хранения, сдачи в архив и уничтожения. Согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 срок хранения командировочного удостоверения в организации составляет 5 лет.

Правила заполнения формы Т-10

Бланк формы Т-10 может быть заполнен как от руки, так и напечатан при помощи компьютерной техники. Однако важно помнить о том, что заполняется он исключительно на основании соответствующего приказа — именно оттуда берутся все данные.

Если сведения о цели поездки (пункте назначения, дате поездки), обозначенные в удостоверении, не соответствуют указанным в приказе, такая командировка не может быть оплачена бухгалтерией.

Заполнению подлежат следующие графы лицевой стороны бланка Т-10:

  • название компании — можно указать как полное, так и сокращённое, однако, оно должно полностью соответствовать наименованию, определённому уставными документами;
  • номер регистрации удостоверения и дата его оформления — в соответствии с журналом регистрации командировок;
  • табельный номер сотрудника — в соответствии с данными бухгалтерского учёта;
  • Ф. И. О. командированного — полностью, без сокращений;
  • название структурного подразделения, в котором трудится командированный;
  • наименование его должности;
  • пункт назначения — наименование компании, её адрес;
  • цель командирования — указывается в точном соответствии с приказом;
  • дата начала и окончания командировки (временные границ указываются без учёта времени нахождения в пути);
  • реквизиты подтверждающего личность документа (паспорта, служебного удостоверения и пр.);
  • подпись руководителя организации или другого уполномоченного лица, печать компании.

Оборотная сторона бланка представляет собой отметки о выбытии и прибытии. Каждая отметка включает в себя:

  • наименование населённого пункта (ничего другого здесь указывать не надо);
  • дату;
  • должность, Ф. И. О. и подпись лица, уполномоченного отмечать командировочные удостоверения в том или ином пункте назначения.

На каждой отметке проставляется печать структурного подразделения или организации. Отметки заполняются в хронологическом порядке слева направо сверху вниз.

Правила изменения и отмены командировочного удостоверения

Так как командировочное удостоверение выписывается на основании приказа, то и все изменения прежде всего должны быть внесены в приказ. Далее, в зависимости от ситуации, может быть либо выписано новое удостоверение, либо исправлено старое.

Изменения в приказ о командировании могут быть внесены другим, новым приказом, где будет указано, какие слова следует читать по-новому.

Исправления в удостоверение вносятся путём зачёркивания неверных сведений и дописывания новых с обязательным совершением «заверительной» надписи – «Исправленному с … на … верить». Надпись заверяется подписью должностного лица и печатью организации.

Отменить командировку можно только издав специальный приказ. Оформленное же удостоверение подлежит уничтожению.

Как подтвердить фактический срок командировки?

Для выплаты суточных работнику необходимо определить продолжительность его командировки. В пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (в ред. Постановления № 1595) указаны два способа определения фактических сроков командировки:

  • на основании проездных документов;
  • на основании служебной записки, если поездка осуществлялась на личном, служебном транспорте или автомобиле, используемом по доверенности.

Поэтому в случае использования автомобиля работник указывает даты в служебной записке, которую составляет по возвращении на работу.

Даты, указанные в служебной записке, необходимо подтвердить с помощью путевых или маршрутных листов, кассовых чеков, счетов, квитанций и других документов, подтверждающих, что сотрудник ехал именно по этому маршруту.

Отметим, что факт использования автомобиля необходимо закрепить в решении руководителя. Об этом также говорится в пункте 7 Постановления № 749.

Как определить срок командировки, если сотрудник добирался на попутке или пользовался услугами сторонней организации? Эти ситуации не упомянуты в пункте 7 Постановления № 749, тем не менее на практике они возможны. Четких правил здесь нет, но мы можем дать свои рекомендации.

Как и прежде, в 2015 году основанием для направления работника в командировку является соответствующий приказ руководителя организации, в котором указывается начальная и конечная даты командировки, включая время нахождения работника в пути.

Этот документ можно использовать в качестве подтверждения длительности командировки в совокупности с другими бумагами в зависимости от конкретной ситуации.

Услуги транспортной компании. Акт об оказании услуг (другой документ в соответствии с договором), служебная записка с подтверждающими документам.

Попутный транспорт. Служебная записка с подтверждающими документам.

пример оформления служебной запискиЯ, Серебряков Андрей Иванович, находился в соответствии с приказом директора от 16 января 2015 года №11 в командировке в г. Воронеже с 19 по 22 января 2015 в организации ООО «Закат» и ООО «Полдень».Добирался до Воронежа на личном автомобиле Ford Focus г/н С047НВ.В подтверждение поездки прилагаю следующие документы:

Отмена командировочных удостоверений: как теперь подтверждать расходы на командировки и освобождение выплат от НДФЛ и взносов

Служебная командировка влечет для работодателя много расходов, которые нужно возместить работнику. Для осуществления и учета выплат бухгалтерия должна располагать подтверждающими документами. Ранее к ним относились командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении.

Однако с 8 января 2015 года при направлении работника в служебную командировку работодатель не обязан оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, а работнику отчет о выполнении задания. В итоге получилось, что остался лишь один обязательный документ — приказ о направлении работника в командировку.

В этом приказе просто нужно оговорить цель командировки и ее срок.

Фактический срок нахождения работника в командировке теперь определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении. Так, к примеру, если работник летит в командировку на самолете, то дата начала и окончания деловой поездки подтверждаются авиабилетами.

Если же работник отправился в командировку на личном транспорте, то по возвращении ему потребуется составить служебную записку и указать в ней даты убытия и прибытия. К ней также нужно будет приложить подтверждающие документы (например, кассовые чеки на бензин, квитанции об оплате парковки и др.).

Если работник потеряет проездные документы, работодателю потребуется дополнительно запросить у транспортной организации подтверждение поездки. Определять срок нахождения в командировке по командировочному удостоверению больше нельзя.

Трудовой кодекс (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) обязывает работодателя возместить командированному работнику среди прочего:

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилья;
  • суточные.

Если с 8 января 2015 года отказаться от оформления командировочных удостоверений и служебных заданий, то проблем с «освобождением» обозначенных командировочных расходов от НДФЛ и страховых взносов не возникнет. Также можно будет признать и расходы при расчете налога на прибыль. Поясним подробнее.

Командировочные расходы не облагаются НДФЛ при условии их документального подтверждения (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Но если подтверждающие документы отсутствуют, то НДФЛ требуется начислить.

Такой подход высказывался, например, в письме Минфина России от 05.02.10 № 03-03-05/18 (см.

«Минфин разъяснил, какими документами можно подтвердить расходы по проезду к месту командировки, если проездной билет утерян»).

Вместе с этим прямого требования о наличии командировочного удостоверения для освобождения командировочных расходов от НДФЛ в Налоговом кодексе нет.

Поэтому ещё до отмены командировочных удостоверений судьи приходили к выводу, что отсутствие удостоверения не является основанием для доначисления налога (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.11.10 № 09АП-27072/2010).

Следовательно, если отказаться от командировочных удостоверений сейчас, после их отмены, то рисков в отношении НДФЛ тем более не возникнет.

Командировочные расходы, в частности, суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд и наем жилого помещения не облагаются страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). То есть одним из условий освобождения от взносов тоже является документальное подтверждение.

Заметим, что прежде (до 8 января 2015 года) командировочное удостоверение являлось приложением к авансовому отчету (п. 26 «Положения о командировках», утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

И в случае отсутствия этого приложения чиновники настаивали на том, что страховые взносы следует начислять (письмо Роструда от 07.10.13 № 17-4/1647; см.

«В Минтруде напомнили, какие документы нужно оформить при командировке, чтобы не платить с выплат командированному работнику страховые взносы»).

Однако теперь командировочное удостоверение отменено. Поэтому если его не приложить его к авансовому отчету, то никакого нарушения не будет. Соответственно, не будет и оснований для доначисления взносов.

По общему правилу, расходы организации, связанные с направлением работника в служебную командировку, в целях расчета налога на прибыль признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Для целей налогообложения прибыли расходами признаются документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документально подтвержденными считаются затраты, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Как и в ситуации со страховыми взносами, официальные органы прежде считали: если не приложить к авансовому отчету командировочное удостоверение, то затраты нельзя включать в состав расходов (например, письмо ФНС России от 25.11.09 № МН-22-3/890). Но поскольку теперь командировочное удостоверение отменено, то такой подход в принципе невозможен.

Также затраты на командировку должны быть экономически обоснованы и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). А если цель командировки (которая указана в приказе) связана с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, то расходы на такую командировку должны признаваться экономически обоснованными.

Причем, налоговики и раньше высказывались, что производственный характер командировки подтверждается не только командировочным удостоверением, но и приказом о направлении в командировку, поскольку эти документы, по сути, имеют одно и тоже назначение (письмо УФНС РФ по г. Москве от 28.03.06 № 20-12/25181).

То есть и в этой части проблем быть не должно.

Работодатель, в принципе, может продолжить оформлять командировочные удостоверения и служебные задания (к примеру, для своих внутренних целей и учета). Запрета на это нет.

Однако в этом случае командировочное удостоверение больше не будет являться документом, подтверждающим деловую поездку.

И его нельзя будет считать документом, который сам по себе, без других документов (приказ, билеты), подтверждает расходы на командировку и дает право на освобождение выплат командированному работнику от НДФЛ и взносов.

По общему правилу, порядок и размер возмещения командировочных расходов определяются внутренними документами работодателя или коллективным договором (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Поэтому довольно часто в этих целях работодатели утверждают «Положение о командировках».

Если компания решит отказаться от использования командировочных удостоверений, то соответствующие изменения нужно будет внести в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Для этого, в частности, потребуется:

  • исключить упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
  • прописать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
  • закрепить, что в случае поездки работника на личном транспорте, по возвращении из командировки он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.

Также заметим, что информация о выбытии работника в служебную командировку отражается в специальном журнале (п. 1 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв.

приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н). В этом журнале есть специальная графа, в которой прежде указывали дату и номер командировочного удостоверения. Однако теперь это можно не делать (например, можно ставить прочерк или вообще ничего не писать).

И нарушения в этом не будет.

Поделиться:

  • Предыдущая записьКак отражать торговый сбор в декларации по УСН за 2015 год
  • Следующая записьОпубликованы новые коды видов операций по НДС

Нет комментариев × Рекомендуем посмотреть

Обновление: 15 ноября 2016 г.

В 2015 году в трудовое законодательство были внесены существенные изменения, касающиеся порядка оформления документов при направлении работника в служебную командировку. Изменения были направлены на упрощение кадрового делопроизводства и сокращение оформляемой бухгалтерией первичной документации. Изменения коснулись, в том числе, и такого всем известного документа, как командировочное удостоверение. Установленное ранее действовавшим законодательством и существовавшее в течение длительного времени требование о необходимости выдачи работнику командировочного удостоверения было отменено.

С 08.01.2015 по общему правилу составление командировочного удостоверения больше не требуется (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). С учетом этого на вопрос о том, нужно ли командировочное удостоверение в 2016 году, следует ответить отрицательно.

Случаи, когда командировочное удостоверение необходимо

Необходимо отметить, что работодатель в локальных нормативных актах, действующих на предприятии, может предусмотреть необходимость оформления командировочного удостоверения (ст. ст. 8, 22 Трудового кодекса РФ). В такой ситуации при направлении работника в командировку командировочное удостоверение должно оформляться согласно установленному работодателем порядку, несмотря на то, что командировочное удостоверение отменили на законодательном уровне. Правда, в данном случае неясно, как должен будет действовать работник, направленный в командировку, в случае отказа организации, в которую командирован работник, от проставления отметки в командировочном удостоверении о сроке прибытия и убытия сотрудника со ссылкой на то, что законодательно командировочное удостоверение отменили.

Как оформить командировку в 2019 году: инструкция с образцами документов

Работа хозяйственного субъекта не может ограничиваться какими-то территориальными рамками. Периодически по заданию руководства сотрудники компании отправляются со служебными заданиями в командировки. Так как такая поездка связана с выполнением поставленных задач, а также требует определенного финансирования, необходимо знать, как происходит правильное оформление командировки.

Кого нельзя направить в командировку

В обычной ситуации, руководство может направлять сотрудников хозяйствующего субъекта, не спрашивая их согласие на это, так как командировка является выполнением ими своих трудовых функций.

Однако, существуют категории граждан, для которых служебная командировка либо вообще запрещена, либо требует получения от них письменного согласия.

Существует запрет на оформление командировки для таких граждан:

  • Женщин, с которыми заключен трудовой контракт, ожидающих появления ребенка.
  • Сотрудников предприятия, которые являются несовершеннолетними. Однако, для этих работников, если они работают на предприятии на творческих профессиях (актеры, певцы, писателей, журналистов), и занимающихся профессиональным спортом, ограничение не действует.
  • Сотрудников, работающих в компании по ученическому договору.

Определенные категории граждан можно оправлять командировки, но у них предварительно в обязательном порядке необходимо запросить в письменной форме их согласие на это.

К ним относятся:

  • Женщин, работающих по трудовому контракту, у которых есть малолетние дети. К ним приравниваются также сотрудники, являющимися единственным родителем ребенка до трех лет.
  • Работающих на предприятии одиноких работников, у которых детям не исполнилось пять лет.
  • Работающим в фирме людям, имеющим детей инвалидов.
  • Сотрудники компании, которые занимаются медицинским уходом за членами своей семьи.
  • Сотрудникам с группой инвалидности, если ожидаемая служебная поездка нарушает их программу восстановления.

Важно! Специалистам кадровой службы нужно помнить, что перед командировкой этих категорий работников , запрос на их согласие обязательно должен быть получен в процессе оформления служебной поездки. При этом получить их согласие недостаточно, в документе также должна присутствовать информация, что они знают о своем праве на отказ от командировки.

Много проблем может возникнуть когда предполагается командировка внутреннего совместителя. Ведь запрета на его отправку в служебную поездку не существует. Вопросы возникают каким образом следует отражать время в командировке на втором его месте работе в фирме.

Положения закона запрещают в этот период оформлять ему отпуск за свой счет или же ежегодный оплачиваемый. В этих случаях рекомендуется предоставлять такому сотруднику дополнительный оплачиваемый отпуск к ежегодному.

Длительность служебных поездок

Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.

Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.

Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.

Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.

В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.

Часто возникает вопрос при определении командировки у работников, работа которых требует постоянных разъездов для выполнения ими своих трудовых функций.

Внимание! В этом случае следует исходить из понятия самой командировки, и не путать ее с работой, которая в соответствии с оформленным трудовым контрактом носит разъездной характер. Следует также различать служебную поездку и перевод на работу в другую местность.

Документы для командировки

Обязательные

С внесением изменений в оформление командировок, в настоящее время только два документа имеют статус обязательных к использованию:

  • Приказ или распоряжение работодателя — основной бланк, который определяет направление, длительность командировки и т. д. Обычно приказ на командировку оформляется по форме Т-9 или на фирменном бланке. организации.
  • Авансовый отчет — документ, которым работник подтверждает произведенные им расходы во время поездки с прикреплением оправдательных документов. Составляется по форме АО-1.

Дополнительные документы

Для оформления этих документов необходимо упоминание в локальных актах компании:

  • Командировочное удостоверение — содержит отметки печатей от принимающих компаний. Можно использовать единый бланк, который будет включать в себя удостоверение, служебное задание, авансовый отчет.
  • Служебное задание — содержит сведения о работе, которую нужно выполнить во время поездки. Может оформляться по форме Т-10а.
  • Отчет о выполнении задания — документ, который составляется работником при возвращении из поездки. Включает в себя объяснения о проделанной работе во время поездки.
  • Журнал работников, уезжающих в командировку — служит для фиксации работников, которые едут в поездки;
  • Служебная записка — необходима для оплаты расходов, если работник использует личный транспорт.

Внимание! Закрепить применение данных документов можно, например, в положении о командировках сотрудников.

Как оформить командировку сотрудника в 2019 году: инструкция для бухгалтера

Шаг 1. Составить приказ на командировку

Для того, чтобы сделать приказ на командировку, можно применять стандартные бланки Т-9, Т-9а, либо сделать это на фирменном бланке компании в свободном стиле.

Раньше для составления приказа использовалось служебное задание, которые указывалось как основание. Теперь же в ту графу записываются данные о распоряжении руководителя, служебной записке, либо вообще данное поле остается пустым.

Работник, на которого составлен приказ, знакомится с ним и ставит свою подпись.

Внимание! Если для командировки используется свой транспорт, то это нужно включить в имеющийся приказ, либо выпустить дополнительное распоряжение.

Шаг 2. Выдать деньги подотчет

При отправлении в служебную командировку работнику необходимо в кассе получить денежные средства на оплату билетов, найма жилья и прочих расходов, а также суточные по каждому дню нахождения в поездке.

Размер, в пределах которых оплачиваются эти расходы, должен быть установлен в локальном акте.

Основанием для получения средств работником является приказ на командировку. Также сотрудник сам может оформить служебную записку на предполагаемую сумму расходов, но она должна быть подписана руководителем.

При поездке внутри страны денежные средства в рублях могут выдаваться из кассы, либо перечисляться на банковскую карту.

Внимание! Если требуется оформление командировки за границу, то суточные за дни, когда работник будет находиться в России выдаются в рублях, а за дни пребывания на территории иностранного государства — в его валюте.

Шаг 3. Составить командировочное удостоверение (если нужно)

Если данный шаг указан в локальных нормативных актах, то когда выполняется оформление командировки нужно составить командировочное удостоверение. В зависимости от того, какой бланк применяется в компании, он также может включать в себя отчет о произведенной работе, расчет суточных, задание работнику на поездку.

Необходимость составлять журнал отбывающих в командировку также отменена. Фирмы могут продолжать его использовать по своему усмотрению. Но предварительно им необходимо закрепить форму журнала.

Как правило, в журнал включаются следующие сведения:

  • Личные данные о работнике;
  • Наименование компании, в которую он отбывает;
  • Название населенного пункта;
  • Даты отбытия и прибытия;
  • Отметка о получении отчета бухгалтерией.

Внимание! В командировочном удостоверении есть место для проставления печатей принимающей стороны. Но их наличие теперь не является обязательным в документе, так как документ не является обязательным.

Шаг 4. Оформить и сдать авансовый отчет

В срок трех дней с факта возвращения из поездки, работнику нужно написать и отдать в бухгалтерию авансовый отчет на бланке АО-1. Если это указано во внутренних актах фирмы, то вместе с авансовым отчетом также необходимо оформить и отдать отчет о проделанной работе.

Это оформляется в произвольном виде, на форме, которая создана в компании, либо для отчета используется графа 12 в бланке служебное задание на командировку Т-10а, если его создавали, когда производили оформление командировки.

К авансовому прикрепляются документы, при помощи которых работник может подтвердить произведенные расходы, они включают:

  • Документы, по каким производился найм помещения для проживания в поездке — счет из гостиницы, квитанция, которые содержат число дней проживания и стоимость за один день, либо договор о найме частного дома либо квартиры.
  • Документы, по каким можно подтвердить проезд к месту командировки и обратно — билеты, посадочные талоны, чеки, квитанции на получение постели и т. д.
  • Документы, подтверждающие найм такси — чеки, билеты, бланки.
  • Служебная записка с расшифровкой расходов, если работник использовал личный транспорт — путевой лист, чеки с заправочных станций и т. д.
  • Служебная записка, когда работник не может предоставить документы, подтверждающие проживание либо проезд;
  • Документы, подтверждающие другие расходы (например, квитанция на услуги связи).

Внимание! При передаче авансового отчета в бухгалтерию, бухгалтер делает отметку на отрывном корешке и передает его работнику. Это необходимо для подтверждения факта передачи сотрудником документов в бухгалтерию.

Шаг 5. Вернуть в кассу неиспользованные суммы (если они остались)

Если по возвращении из поездки у сотрудника остались денежные средства, он должен вернуть их в кассу в срок 3 дней с момента оформления им авансового отчета. Для этой операции предусмотрен приходный кассовый ордер.

По закону, работодатель имеет право удержать эту сумму из зарплаты работника, но только в том случае, если еще не прошел месяц с момента завершения срока для добровольного возврата. Когда месяц прошел, то произвести удержание возможно только путем оформления судебного решения.

Работник также может добровольно согласиться на удержание долга из зарплаты. Для этого ему необходимо написать заявление. На основании этого документа создается приказ на удержание. Нужно помнить, что сумма удержанных средств не может превышать 20% от начисленной за этот месяц зарплаты.

Шаг 6. Компенсировать перерасход средств работником (если необходимо)

Может возникнуть ситуация, что работник во время поездки израсходовал больше денежных средств, чем ему выдавалось. В этом случае нужно, в первую очередь, выполнить проверку его авансового отчета. Если траты были обоснованы, то они подлежат компенсации путем выдачи денежных средств из кассы по расходному кассовому ордеру.

Чтобы определить обоснованность перерасхода, необходимо изучить:

  • Были ли затраты произведены по неотложным причинам;
  • Есть ли документы на данные затраты, и оформлены ли они верно;
  • Правильность написания авансового отчета.

Внимание! Произвести выдачу излишних сумм нужно в срок трех дней с факта передачи отчета. Иначе у работника есть право обратиться в суд, чтобы произвести взыскание с работодателя не только данных сумм, но и процентов за их использование.

Если организация не имеет возможности погасить всю сумму целиком, то желательно оформит график погашения, который должен быть подписан обеими сторонами.

Можно ли отправить сотрудника в выходной день

Иногда поездка подразумевает, что выполнение обязанностей на новом месте работник должен начать с понедельника. Для этого, ему нужно отправиться в командировку в выходной.

Этот момент должен обязательно согласовываться с самим сотрудником — чтобы выполнить оформление командировки в выходной день, необходимо будет издать приказ, что командировка начнется в выходной, а работник должен дать на это письменное согласие. В таком приказе обязательно необходимо указать режим работы для данного дня — этот шаг нужен для того, чтобы исключить споры об оплате таких дней.

Например, если поезд отправляется за несколько часов до полуночи, то в приказе нужно указать, что оплате подлежат только данные часы. В противном случае работодателю необходимо будет компенсировать весь день. А это придется делать либо в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением дополнительного дня на отдых.

Можно продлить или перенести служебную поездку?

В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.

Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.

Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.

Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.

Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.

Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.

Можно ли совместить отпуск с командировкой?

Закон определяет, что ежегодный оплачиваемый отпуск — это такой период, во время которого сотрудник полностью освобожден от исполнения своих обязанностей. И если у работодателя возникает необходимость произвести оформление командировки в тот период, когда работник на отдыхе, нужно произвести отзыв его из отпуска.

Во время выполнения этой процедуры нужно учитывать, что по ТК существуют типы работников, которых отзывать категорически нельзя. Кроме этого, в обязательном порядке сотрудник должен подписать письменное согласие на отзыв.

Если все же возникла необходимость отозвать работника с целью отправления в поездку, нужно выполнить следующее:

  • Оформить приказ, который произведет отзыв работника из отпуска;
  • На приказе работник должен дать письменное согласие путем проставления в графе слов «Не возражаю».
  • Оформить приказ о направлении в командировку.
  • Выдать суточные и другие средства на покрытие расходов.

Также нужно учесть, что отзыв из отпуска требует обязательного внесения поправок в график отпусков. Поэтому, важно с работником сразу обсудить, в какое время он возьмет оставшиеся не использованные дни. Если он желает уйти в ежегодный отпуск сразу при возвращении из поездки, это нужно будет оформить снова.

Внимание! Еще один важный момент, о котором нельзя забывать — пересчет отпускных. Это можно не выполнять, если работник хочет взять дни отдыха сразу при возвращении, и эти дни входят в текущий месяц. Иначе лишнюю сумму нужно будет вернуть в кассу, либо зачесть ее в счет суточных либо будущих отпускных.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *