Несоблюдение нанимателем обязанностей по ведению делопроизводства в организации влечет за собой применение мер административной ответственности в порядке, установленном законодательством.

В компетенцию специалиста по кадрам входят составление и своевременное представление различной отчетности и подготовка нормативных и распорядительных документов в соответствии с номенклатурой дел в организации. Мы рассмотрим изменения в законодательстве и нормативных документах, которые произошли в последнее время и касаются именно отчетов, которые нужно готовить сейчас.

1. Обновить журналы, списки работников, у которых заканчиваются контракты или подходит время оформления пенсии, начать новую нумерацию и регистрацию в соответствующих журналах приказов и иных распорядительных актов.

Распорядительные документы, издаваемые в организациях, подразделяют на 3 вида:

– по основной деятельности;

– по личному составу;

– по административно-хозяйственным вопросам.

Постановления и решения – на 2: по основной деятельности и по личному составу (п. 98 Инструкции по делопроизводству).

Нумерация всех распорядительных документов ведется по календарному году, т.е. первый приказ по кадрам, например, в январе 2015 г. в организации будет иметь номер 1-к, по основной деятельности – № 1 и т.д.

2. Утвердить приказом руководителя до 5 января 2015 г. график отпусков и довести его до сведения работников организации под роспись.

3. Утвердить штатное расписание и номенклатуру дел организации.

Штатное расписание в организации может утверждаться по мере необходимости, если происходят изменения в нем, но целесообразно утверждать его, как и номенклатуру дел организации, в начале года.

4. Сдать отчет о вакансиях в организации.

В органы по труду, занятости и социальной защите населения по месту размещения организации подаются сведения о вакансиях, которые имеются в штатном расписании организации на начало года (ст. 21 Закона о занятости)

5. Представить отчетность по воинскому учету.

О приеме и увольнении всех военнообязанных в недельный срок сообщается в военные комиссариаты. Специалист по кадрам или работник, ответственный за работу по воинскому учету, участвует в сверке учетно-воинских документов по графику, установленному военным комиссариатом (пп. 119, 131 Инструкции о порядке организации и ведения воинского учета военнообязанных, утвержденной постановлением Минобороны РБ от 31.05.2011 № 58, с изменениями).

6. Сдать табель использования рабочего времени.

Табель использования рабочего времени необходимо сдавать в бухгалтерию для начисления заработной платы в первый рабочий день месяца, следующий за расчетным. С учетом выходных дней в 2015 г. это 5 января, 2 февраля, 2 марта, 1 апреля, 4 мая и т.д.

7. Подготовить и представить отчеты в Фонд социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты РБ (далее – ФСЗН).

В январе специалисту по кадрам необходимо представить в органы ФСЗН отчет исходной формы ПУ-2 по работникам, принятым на работу и уволенным из организации в течение IV квартала 2014 г., а по застрахованным лицам, подлежащим профессиональному пенсионному страхованию, принятым или уволенным в IV квартале, – до 10 января 2015 г.

В настоящее время произошли некоторые изменения в порядке сдачи документов персонифицированного учета (ДПУ). В новых инструкциях дополнены и конкретизированы основные требования по заполнению анкеты застрахованного лица по форме ПУ-1, сведений о приеме и увольнении по форме ПУ-2, индивидуальных сведений по форме ПУ-3 и индивидуальных сведений на профессиональное пенсионное страхование по форме ПУ-6. Утверждены также порядок формирования документов персонифицированного учета для передачи их в орган ФСЗН и основные требования при приеме документов.

Справочно:
постановлением правления ФСЗН от 19.06.2014 № 7 утверждены и вступили в силу с 25 июня 2014 г.:
– Инструкция о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета (с приложениями 1–3; далее – Инструкция о заполнении ДПУ);
– Инструкция о порядке передачи-приема документов персонифицированного учета (далее – Инструкция о передаче-приеме ДПУ).

Например, уточнен порядок заполнения в форме ПУ-2 (тип формы исходная) дат приема и увольнения при снятии нанимателя с учета в органах ФСЗН плательщика взносов и для некоторых других категорий застрахованных лиц.

Конкретизировано, что форма ПУ-2 (тип формы исходная) заполняется:

– по застрахованным лицам – на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и увольнении, а при снятии с учета в органах ФСЗН плательщика взносов в реквизите «Дата увольнения с работы» заполняется дата приказа (распоряжения) об увольнении либо дата снятия с учета плательщика;

– физическим лицам, являющимся собственником имущества (участником, членом, учредителем) юридического лица и выполняющим функции его руководителя, в реквизитах «Дата приема на работу» и «Дата увольнения с работы» указываются дата государственной регистрации юридического лица и дата его ликвидации (п. 10 Инструкции о заполнении ДПУ).

Утвержден порядок представления формы ПУ-2 по внутренним совместителям: в форме ПУ-2 следует указывать одну дату приема на работу (более раннюю) и одну дату увольнения с работы (более позднюю) (п. 10 Инструкции о заполнении ДПУ). Эта норма применима в случае приема или увольнения с работы у данного работодателя (по основному месту работы и по совместительству), если у работника нет перерывов в работе.

Произошли изменения в приложении 1 к Инструкции о заполнении ДПУ. Так, исключен код категории застрахованного лица 06 «Не работающие по найму, получающие премии и иные выплаты».

Инструкция о передаче-приеме ДПУ предписывает плательщикам страховых взносов представлять в ФСЗН сведения ПУ в виде электронных документов, заверенных электронной цифровой подписью, или отправлять их с помощью Интернета путем обращения на корпоративный портал ФСЗН. Пачки ДПУ физических лиц, самостоятельно уплачивающих страховые взносы, могут представляться в электронном формате вместе с оригиналом на бумажном носителе.

Пояснительная записка к пачкам ДПУ, содержащим формы ПУ-3, ранее заполнялась только на бумажном носителе и представлялась плательщиком взносов в орган ФСЗН. Теперь такой порядок представления установлен только для пояснительной записки, не подписанной электронной цифровой подписью (часть четвертая п. 5 Инструкции о передачеприеме ДПУ).

8. Представить отчеты в Белгосстрах.

С 6 октября 2014 г. вступило в силу постановление № 159, которым утверждены форма государственной статистической отчетности1-страхование (Белгосстрах) «Отчет о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее – отчет формы 1-страхование) и указания по ее заполнению.

Для всех страхователей установлена годовая периодичность представления отчета формы 1-страхование и вводится этот отчет в действие начиная с отчета за 2014 г. Срок его представления – 25 января. Поскольку в 2015 г. 25 января выпадает на воскресенье, то крайний срок представления указанного отчета за 2014 г. – 26 января 2015 г. (подп. 1.1 и 1.2 п. 1 постановления № 159).

ЭТО ВАЖНО! Государственная статистическая отчетность 4-страхование (Белгосстрах) «Отчет о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», утвержденная постановлением Белстата от 13.09.2011 № 258 (далее – отчет формы 4-страхование), ранее представлялась за квартал и за год. Срок подачи отчета формы 4-страхование (Белгосстрах) за III квартал 2014 г. в подразделения Белгосстраха наступает в январе, но со вступлением в силу постановления № 159 представлять данный отчет уже не нужно.

В случае принятия решения о ликвидации страхователя или его реорганизации (кроме преобразования) либо проведения в отношении него процедуры экономической несостоятельности (банкротства), а также при ликвидации обособленного подразделения, при прекращении деятельности представительства иностранной организации до окончания отчетного года отчет формы 1-страхование необходимо представить не позднее 15 рабочих дней со дня принятия такого решения за период с начала года по месяц, предшествующий месяцу принятия соответствующего решения. В такой же срок представляется отчет при принятии решения об отмене наделения обособленного подразделения юридического лица правом на уплату страховых взносов (п. 4 Указаний по заполнению государственной статистической отчетности 1-страхование (Белгосстрах) «Отчет о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваниях», утвержденных постановлением № 159; далее – Указания).

Установлено, что отчет формы 1-страхование не представляют страхователи, у которых в отчетном периоде отсутствовали выплаты для начисления страховых взносов в Белгосстрах (часть третья п. 1 Указаний).
Сумма страховых взносов, подлежащая уплате страхователем в отношении каждого застрахованного лица, с 1 июля 2014 г. должна быть не менее суммы этих взносов, исчисленной из размера 60 % средней заработной платы рабочих и служащих в Республике Беларусь за месяц, предшествующий месяцу их начисления, пропорционально отработанному времени (п. 6 Положения № 1297).

9. Сдать государственную статистическую отчетность.

Форма отчетности 6-т «Отчет о численности, составе и профессиональном обучении кадров» сдается 1 раз в 2 года до 25 января.

Форма отчетности 12-т (труд) – «Отчет по труду» месячной периодичности представляется 12-го числа следующего месяца после отчетного периода, т.е. за предыдущий месяц. Напоминаем, что 12 апреля, 12 июля, 12 сентября и 12 декабря в 2015 г. приходятся на выходные дни и сдавать эту отчетность необходимо 10 апреля, 10 июля, 11 сентября и 11 декабря 2015 г.

Годовая форма отчетности 1-т (фонд времени) «Отчет об использовании календарного фонда времени» сдается до 12 января 2015 г.

Годовая форма 1-т (травматизм) «Отчет о численности потерпевших при несчастных случаях на производстве» – до 15 января.

Годовая форма 1-т (сводная) «Отчет по труду» – до 20 марта 2015 г.

С 26 ноября 2014 г. вступило в силу постановление Белстата от 03.11.2014 № 190, утвердившее форму государственной статистической отчетности 4-аренда (Госкомимущество) «Отчет об использовании зданий, сооружений, изолированных помещений, находящихся в государственной собственности» и указания по ее заполнению.

Со 2 декабря 2014 г. вступило в силу постановление Белстата от 10.11.2014 № 193, которым утверждена форма государственной статистической отчетности 4-у «Отчет о видах экономической деятельности организации» и указания по ее заполнению.

Справочно:
информация о выплаченных пособиях и осуществленных доплатах представляется по формам, установленным приложениями 1 и 2 к приказу Белгосстраха от 18.09.2014 № 255 (далее – Приказ № 255). Ее представление предусмотрено в течение 3 рабочих дней со дня подачи статистической отчетности. При наличии средств электронной цифровой подписи указанную информацию представляют в электронном виде с использованием специализированного программного обеспечения (п. 14 Положения о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 10.10.2003 № 1297 (далее – Положение № 1297); абз. 19 п. 323 Положения о страховой деятельности в Республике Беларусь, утвержденного Указом Президента РБ от 25.08.2006 № 530; п. 2 Приказа № 255).

Документы:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (с изменениями и дополнениями) (далее − Инструкция по делопроизводству).

Закон РБ от 15.06.2006 № 125-3 «О занятости населения Республики Беларусь».

постановление Белстата от 12.09.2014 № 159 «Об утверждении формы государственной статистической отчетности 1-страхование (Белгосстрах) «Отчет о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее – постановление № 159).

Форма 7-травматизм — это годовой отчет о произошедших на предприятии несчастных случаях и профзаболеваниях. Воспользуйтесь пошаговой инструкцией по оформлению и сдаче отчета.

Кто должен сдавать форму 7 (травматизм) и в какие сроки

Сведения о травматизме на производстве и профзаболеваниях (форма 7т (травматизм) за 2020 год) подаются в территориальное подразделение Росстата по месту нахождения организации или ИП раз в год — не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

Но этот отчет является обязательным не для всех. Его не надо готовить микропредприятиям, домашним хозяйствам, а также:

• финансовым и страховым компаниям;
• учреждениям, занимающимся госуправлением и обеспечением военной безопасности;
• образовательным организациям;
• учреждениям социального обеспечения;
• экстерриториальным организациям.

Форма 7-травматизм 2020: бланк

За 2020 год надо отчитываться в соответствии с требованиями приказа Росстата от 21.06.2017 № 417. В документе представлен и бланк, и указания по заполнению отчета.

Посмотрите внимательно, как выглядит форма отчета 7 травматизм за 2020 год. По сравнению с прежним отчетом, изменений не слишком много, тем не менее, бланк (форма 7-травматизм), утвержденный приказом Росстата от 19.06.2013 № 216, считается утратившим силу, поэтому пользоваться им нельзя.

Общие требования по заполнению

Традиционно Росстат предлагает заполнять бумажный или электронный вариант отчета. Если вы подаете сведения на бумаге, то запрещены любые исправления и помарки. Почерк должен быть разборчивым, пользоваться можно только черными или синими чернилами.

Необходимую информацию о случаях травматизма на производстве берут из актов о несчастных случаях (форма Н-1, утвержденная и заполняемая в соответствии с постановлением Минтруда от 24.10.2002 № 73). О суммах, израсходованных на охрану труда, отчитываются по бухгалтерским данным. Если данных нет, ставят 0.

Пошаговая инструкция

Как вы уже успели рассмотреть, отчет состоит из нескольких частей:

• титульный лист;
• таблица для заполнения;
• раздел «Справочно»;
• сведения о лице, ответственном за предоставление сведений.

Разберем, какие есть особенности заполнения каждой части. Ниже представлен образец заполнения формы 7 на травматизм.

Шаг 1. Титульный лист

В этом разделе респонденту надо «представиться», указать адрес места нахождения, уточнить, за какой год он отчитывается. В самом отчете последовательность заполнения такая:

1. Указать отчетный год.

2. Вписать полное и краткое наименование хозяйствующего субъекта, который отчитывается, адрес, где он находится. Важно, чтобы присутствовал индекс, а сам адрес совпадал с фактическим местом нахождения организации. Если юридический и фактический адреса не совпадают, пишите тот, по которому находится компания.

3. Переходим к табличной части. С самого начала надо указать код отчитывающей организации ОКПО (графа 2). Если вы его не знаете, ищите по наименованию на сайте Росстата уведомление о присвоении кода.

При наличии обособленного подразделения отдельно должны отчитаться и головной офис, и филиал. Причем филиал указывает свой идентификационный код. Подавать сведения необходимо по месту фактического ведения бизнеса каждого обособленного подразделения.

Посмотрите внимательно на графы 3 и 4. Они не заполняются ни при каких условиях.

Шаг 2. Таблица

При наличии несчастных случаев в течение 2020 года в этом разделе появляются конкретные цифры. Причем заполнять надо только свободные клетки — графу 4. В графе 3 указываются единицы изменения — «чел» (означает количество человек), «чел. дн» (человеко-дней), «тыс. руб.» (тысяч рублей).

Обратите внимание на следующие моменты:

1. Если смертельный исход наступил в 2020 году, но сам несчастный случай произошел ранее, то учитывать его в отчете по строке 01 не надо.
2. При расчете числа дней временной нетрудоспособности необходимо суммировать сведения по всем выданным работникам в прошлом году больничным. Если травма зафиксирована в 2018 году, а больничный закончился в 2020, то сведения необходимо отразить только в строке 09.
3. Строка 10 заполняется, если были случаи, что пострадавших переводили с основной работы на другую в соответствии с медицинским заключением, но больничный таким работникам не выдавался. Соответственно, в строке 11 указывают количество женщин, попавших в такие ситуации.

Шаг 3. Раздел «Справочно»

Здесь чиновники хотят увидеть, сколько работников всего на предприятии, чтобы определить, насколько высок уровень травматизма. Кроме того, необходимо отчитаться, имеется ли в организации медпункт. Раздел с полями 14, 15 и 16 надо заполнять в обязательном порядке. Это требование приказа Росстата от 21.06.2017 № 417.

Отметьте для себя, что в графу 15 не включают:

• женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам;
• работников, которые отправлены в отпуск по уходу за ребенком;
• лица, которые выполняют работу по гражданско-правовым договорам.

Что касается графы 16, то ее надо заполнить, если в организации есть врачи, способные при необходимости оказать первую медицинскую помощь.

Шаг 4. Контактные данные

Самое сложное позади. Остается только подписать документ, указать дату заполнения и оставить контакты: телефон, e-mail (при наличии).

Шаг 5. Проверка корректности данных

Прежде чем отправить отчет, проверьте его правильность. Сначала по собственным документам, потом с помощью подсказки от Росстата — логических соотношений, которые даны в конце указаний по заполнению.

Каким образом сдавать

Если вы заполнили бумажный отчет, то можете отнести его лично в территориальное подразделение Росстата либо отправить по почте.

При подготовке электронного отчета отправляйте его по телекоммуникационным каналам связи, например, через своего оператора или с помощью web-сбора. О других способах отчетности в электронном варианте узнайте на специальной странице Росстата.

Ответственность

Напомним, за отказ предоставлять необходимые статистические данные, за нарушение порядка, предусмотренного для отчетности, за направление недостоверных сведений респонденту грозит ответственность в соответствии с п. 1 ст. 13.19 КоАП РФ. Штраф по нему для должностных лиц (руководитель или назначенное ответственное лицо) — от 10 000 до 20 000 рублей, а для юридических — от 20 000 до 70 000 рублей.

Изменения 2020 года

В соответствии с приказом Росстата от 10.08.2018 № 493, вместе с отчетом по форме 7-травматизм раз в три года нужно сдавать приложение «Сведения о распределении числа пострадавших при несчастных случаях на производстве по основным видам происшествий и причинам несчастных случаев». Подавать такое приложение предстоит в 2020 году (за 2020 год). Срок не зависит от даты открытия организации.