Содержание
Покупка билета для сотрудника компании: налоговые последствия
Следует ли удерживать НДФЛ и облагать страховыми взносами стоимость билетов?
27.02.2019Российский налоговый портал
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Завьялов Кирилл
Ответ прошел контроль качества
Организация приобретает билеты и выдает их работнику, который является жителем другого региона. В трудовой договор с данным работником включен пункт об оплате проезда до места проживания 3 раза в месяц. Расходы на приобретение билетов работник не компенсирует. Место работы по договору и место жительства работника не совпадают.
Как отразить в бухгалтерском учете оплату билетов?
Включается ли в расходы в целях исчисления налога на прибыль стоимость билетов? Следует ли удерживать НДФЛ и облагать страховыми взносами стоимость билетов?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В бухгалтерском учете стоимость билетов учитывается в составе прочих расходов.
Если следовать разъяснениям уполномоченных органов, то стоимость билетов следует включить в налогооблагаемые НДФЛ доходы работника и обложить страховыми взносами.
Расходы могут быть учтены в целях налогообложения прибыли при условии, что они являются частью системы оплаты труда.
Обоснование вывода:
Бухгалтерский учет
В рассматриваемой ситуации поездки работника не связаны с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг. В этой связи затраты организации по приобретению билетов следует отнести к прочим расходам, то есть на счет 91 «Прочие доходы и расходы» (п.п. 4, 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации», План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).
Полагаем, что в Вашем случае в учете могут быть сделаны следующие записи:
Дебет 76 Кредит 51
— оплачены билеты для работника;
Дебет 50, субсчет «Денежные документы» Кредит 76
— билеты приняты к учету;
Дебет 73 Кредит 50, субсчет «Денежные документы»
— билеты выданы работнику;
Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 73
— в составе прочих учтены расходы на приобретение билетов.
НДФЛ
На основании п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.
Статьей 217 НК РФ установлен исчерпывающий перечень доходов, которые полностью или частично не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения). Это означает, что доходы, не поименованные в ст. 217 НК РФ, подлежат обложению НДФЛ.
В рассматриваемой ситуации иногородний работник получает от российской организации доход в виде оплаты организацией за него стоимости услуг по перевозке.
Данные доходы прямо в ст. 217 НК РФ не поименованы.
При этом на основании п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).
Однако в данном случае отъезд работника к месту жительства и обратно к месту работы нельзя назвать командировкой в понимании ст. 166 ТК РФ, служебной поездкой при разъездном характере работы (ст. 168.1 ТК РФ), а также переездом на работу в другую местность, когда трудовое законодательство обязывает работодателя возмещать расходы по проезду работнику.
Положениями ТК РФ не установлена обязанность работодателя оплачивать проезд работников от места работы к месту жительства и обратно.
По мнению специалистов финансового ведомства, оплата организацией проезда работников при условии того, что работники имеют возможность добираться до места работы самостоятельно, признается их доходом, полученным в натуральной форме (письмо Минфина России от 16.03.2017 N 03-04-06/15198).
Аналогичный вывод был сделан и в отношении оплаты работодателем проезда от места жительства до места работы и обратно сотрудникам, работающим вахтовым методом. Причем, как следует из обращения налогового агента, обязанность работодателя оплачивать указанный проезд работникам была установлена трудовым договором (письмо Минфина России от 26.02.2013 N 03-04-06/5379).
Разъяснениями уполномоченных органов и арбитражной практикой применительно к анализируемому случаю мы не располагаем. Однако логика приведенных выше писем Минфина России свидетельствует о том, что стоимость билетов, приобретенных работнику, может быть расценена как его доход в натуральной форме (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Если придерживаться данной позиции, то Ваша организация в качестве налогового агента должна исчислить сумму НДФЛ, удержать его из доходов работника и перечислить в бюджет (п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).
Поскольку Ваша организация самостоятельно оплачивает билеты для работника, то данный налогоплательщик получит доход в натуральной форме на дату оплаты организацией билетов (пп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). В этом случае НДФЛ необходимо удержать за счет любых доходов, которые организация будет выплачивать работнику в денежной форме (п. 4 ст. 226 НК РФ). Перечислить удержанный НДФЛ в бюджет необходимо будет не позднее рабочего дня, следующего за днем удержания налога.
Налог на прибыль
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные расходы при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Согласно ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
Установленный ст. 255 НК РФ перечень расходов на оплату труда не является закрытым. Так, в силу п. 25 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся также другие виды расходов, произведенных в пользу работника, при условии, что они предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором.
При этом на основании п. 26 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
Из уже упомянутого выше письма Минфина России от 16.03.2017 N 03-04-06/15198 следует, что расходы на оплату проезда к месту работы работников, предусмотренные трудовыми и (или) коллективными договорами, рассматриваются в законодательстве РФ о налогах и сборах в качестве расходов, уменьшающих размер налоговой базы по налогу на прибыль, только если они являются частью системы оплаты труда.
Учитывая изложенное, считаем, что в Вашем случае расходы на оплату проезда работника к месту жительства и обратно к месту работы могут быть учтены в расходах в целях налогообложения прибыли при условии, что они являются частью системы оплаты труда.
В пользу признания данных расходов также свидетельствует письмо Минфина России от 23.11.2011 N 03-03-06/1/773.
Страховые взносы
Подпункт 1 п. 1 ст. 420 НК РФ устанавливает, что объектом обложения страховыми взносами признаются, в частности, выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в пп. 2 п. 1 ст. 419 НК РФ) в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.
Перечень выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами, приведен в ст. 422 НК РФ. Данный перечень является исчерпывающим.
Так, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ предусматривает, что не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей (за некоторыми исключениями).
Вместе с тем выше мы пришли к выводу, что обязанность работодателя оплачивать проезд работника к месту жительства и к месту работы не установлена ТК РФ.
Таким образом, можно сделать вывод, что на стоимость билетов, приобретаемых для работника, требуется начислять страховые взносы.
Разъяснений уполномоченных органов непосредственно по рассматриваемому вопросу, данных после вступления в силу главы 34 НК РФ, нам обнаружить не удалось. В то же время, например, в письмах Минфина России от 12.01.2018 N 03-03-06/1/823 и п. 2 письма ФНС России от 17.10.2017 N ГД-4-11/20938@ разъясняется, что выплаты в виде сумм возмещения иногороднему работнику расходов по найму жилого помещения (или оплаты организацией за него арендной платы) подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке. При этом чиновники руководствуются тем, что положения пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ к указанным выплатам не применяются.
На наш взгляд, выводы, содержащиеся в указанных письмах чиновников, говорят в пользу исчисления страховых взносов со стоимости билетов.
Отметим, что в периоде действия Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ) судьи высказывали мнение, что компенсация плательщиком расходов на оплату проезда к месту работы и обратно лицам, проживающим в другом населенном пункте, не является объектом обложения страховыми взносами, так как не зависит от трудового вклада работника, сложности, количества и качества выполняемой им работы, трудового стажа, не является стимулирующей выплатой либо трудовым вознаграждением (смотрите, например, постановления Семнадцатого ААС от 14.12.2017 N 17АП-17157/17, АС Дальневосточного округа от 23.11.2015 N Ф03-4877/15 по делу N А59-92/2015, АС Уральского округа от 25.03.2015 N Ф09-1169/15 по делу N А07-14920/2014).
Однако, как указано в письмах ФНС России от 14.09.2017 N БС-4-11/18312, от 23.08.2017 N БС-4-11/16742@, сложившаяся судебная практика по делам с аналогичными фактическими обстоятельствами, принятая на основании норм Закона N 212-ФЗ, применению налоговыми органами в настоящее время не подлежит.
Подписка Разместить:
По делам компании работник может направляться в другую местность. Расходы на проезд к месту командировки и обратно относятся к командировочным расходам. Мы расскажем о том, как подтвердить указанные расходы без рисков для компании, а также рассмотрим особенности учета подобных затрат.
Расходы проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы относятся к командировочным расходам и уменьшают налогооблагаемую прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом не важно, каким видом общественного транспорта воспользуется сотрудник. Работник должен позаботиться о сохранении билета, ведь именно этот документ после поездки он приложит к авансовому отчету (п. 12 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Посадочный талон утерян. Какие риски?
Если сотрудник потерял посадочный талон, то компания может обратиться к перевозчику или его представителю и получить справку о перелете. Такие рекомендации дает Минфин РФ в своих Письмах от 18.05.15 № 03-03-06/2/28296, от 07.06.2013 № 03-03-07/21187.
При отсутствии такой справки расходы на проезд к месту командировки и (или) обратно, по мнению чиновников, нельзя учесть для целей налогообложения прибыли. Такие разъяснения можно увидеть в Письме Минфина РФ от 07.06.13 № 03-03-07/21187. На наш взгляд, отсутствие посадочного талона не может являться причиной, по которой расходы на оплату проезда работника в командировку исключаются из налоговой базы. Ведь документы, косвенно подтверждающие расходы, также могут приниматься в целях налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Например, счет гостиницы, подтверждающий проживание сотрудника в другом городе, свидетельствует о том, что перелет состоялся. Но чтобы подстраховаться и избежать возможных претензий налоговиков, советуем получить у перевозчика справку о перелете.
Чем еще чревата потеря сотрудником посадочного талона? Тем, что проверяющие из ПФР могут доначислить страховые взносы на сумму возмещения работнику стоимости перелета. На практике такие прецеденты уже случались, и подобные споры доходили даже до суда. Доказательством тому является Постановление ФАС Уральского округа от 17.06.14 № Ф09-3145/14. К счастью для компаний, суд не поддержал контролеров, указав, что при утрате посадочного талона расходы на авиаперелет в командировку в целях освобождения от уплаты страховых взносов можно подтвердить электронным билетом, авансовым отчетом и счетом из гостиницы.
Также может быть доначислен НДФЛ. Но и тут суды на стороне компаний, о чем свидетельствует, в частности, Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 09.11.2011 по делу № А81-1294/2011. Суд отметил, что непредставление посадочного талона, не меняет целевого назначения командировочных выплат. К тому же имелись дополнительные документы, подтверждающие нахождение работников в командировке.
Нет цены в распечатке электронного билета
Если в распечатке электронного билета отсутствует цена, то у компании могут возникнуть проблемы с включением затрат на приобретение билета в расходы, учитываемые при налогообложении прибыли. Как заявил Минфин РФ в Письме от 26.09.12 № 03-07-11/398, электронные билеты, в которых не проставлена цена, не являются документами, подтверждающими расходы налогоплательщика на проезд командированных сотрудников. Причем из этого письма следует, что даже факт наличия актов приема-передачи авиабилетов, содержащих в себе информацию о стоимости перелета, ситуацию не спасет.
Чиновники приводят следующие аргументы. Документом строгой отчетности, который применяется для расчетов в случае приобретения электронного авиабилета, является маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок). Это установлено пунктом 2 приказа Минтранса России от 08.11.06 № 134. Данный документ должен содержать обязательные реквизиты. В число таких реквизитов входят, например, тариф, итоговая стоимость перевозки и форма оплаты. При отсутствии любого из обязательных реквизитов маршрут/квитанция считается недействительной. А такой документ, как отмечают в Минфине, не может служить основанием для списания в расходы стоимости приобретенного авиабилета.
На наш взгляд, данная позиция небесспорна, ведь согласно статье 252 НК РФ документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (допустим, акт приема-передачи авиабилета), также могут приниматься во внимание.
Повышенная комфортность
А как быть с повышенными расходами на дорогостоящие билеты для топ-менеджеров компаний? Стоит отметить, что контролирующие органы не против включения в состав командировочных расходов затрат на билеты бизнес-класса и в вагонах повышенной комфортности при наличии соответствующих проездных билетов. (Письма Минфина России от 24.07.2008 № 03-03-06/2/93, от 21.04.2006 № 03-03-04/2/114, УФНС России по г. Москве в письме от 26.08.14 № 16-15/084374).
В стоимости билета может указываться отдельно стоимость питания. Минфин РФ в Письме от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976 поясняет, что эти затраты не учитываются при расчете налога на прибыль, поскольку они не отвечают условиям признания расходов, установленных в статье 252 НК РФ.
Стоимость платного сервисного обслуживания, включенная в цену билета на проезд в вагоне повышенной комфортности, не образует у командированного работника дохода, с которого нужно удержать НДФЛ. Такая позиция выражена в письме Минфина России от 02.07.15 № 03-04-06/38183.
Когда в служебную поездку отправляется руководство компании, то могут быть дополнительные расходы на пребывание в VIP-зале аэропорта или вокзала. Эти расходы фирма может учесть при налогообложении прибыли при условии, что данные расходы документально подтверждены и экономически обоснованы (Письма ФНС России от 05.06.2014 № ГД-4-3/10784, Минфина России от 25.10.2013 № 03-04-06/45215).
НДФЛ в данном случае не возникает. Так считает и Минфин РФ (Письма от 25.10.2013 № 03-04-06/45215, от 20.09.2013 № 03-04-06/39125, от 15.08.2013 № 03-04-06/33238).
А вот со страховыми взносами дела обстоят иначе. Согласно пункту 2 статьи 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ при оплате командировок страховые взносы можно не начислять на целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, а также на сборы за услуги аэропортов. Чиновники считают, что к таким расходам следует относить только обязательные платежи, взимаемые за услуги аэропорта. Расходы на оплату услуг зала повышенной комфортности не являются обязательными платежами, а потому не подпадают под действие статьи 9 Закона № 212-ФЗ (совместное Письмо ПФР № НП-30-26/9660, ФСС РФ № 17-03-10/08-2786П от 29.07.2014, Письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.10 № 2538-19). Причем арбитражные суды могут поддержать проверяющих, как это сделал, например, Арбитражный суд Дальневосточного округа в Постановлении от 07.08.15 № Ф03-3138/2015. Но есть судебные решения, вынесенные в пользу компаний (Постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.02.2015 № 11АП-613/2015 по делу № А65-24395/2014).
Такси до аэропорта или вокзала
Компания может оплатить командированному работнику проезд на такси до аэропорта, а также из аэропорта до гостиницы и обратно. Такие расходы компания может учесть при налогообложении прибыли, если они документально подтверждены и экономически обоснованны (Письма Минфина РФ от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33).
Фактическую оплату услуг такси необходимо подтвердить чеком ККТ или квитанцией в форме бланка строгой отчетности с реквизитами, предусмотренными в Приложении № 5 к Постановлению Правительства РФ от 14.02.2009 № 112.
А что по поводу начисления НДФЛ и страховых взносов?
Согласно подпункту 3 статьи 217 НК РФ не облагаются НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа. На основании этой нормы расходы на такси до аэропорта или вокзала в местах отправления, назначения или пересадок, являясь возмещением командировочных расходов работника, не облагаются НДФЛ. С данным выводом согласен и Минфин РФ в Письмах от 29.01.2015 № 03-04-06/3305, от 27.11.13 № 03-04-05/51373.
Расходы работника в командировке по оплате проезда на такси от аэропорта до гостиницы страховыми взносами не облагаются только в случае их экономического обоснования и документального подтверждения. Такие разъяснения даны в Письме Минэкономразвития России от 5 августа 2010 г. № 2519-19.
Вычет НДС
Суммы НДС, уплаченные в составе расходов на проезд, можно принимать к вычету, о чем прямо сказано в пункте 7 статьи 171 НК РФ. В большинстве случаев основанием для вычета НДС является счет-фактура. Но в отношении командировочных расходов вычет отражается на основании «иных документов» (абзац второй п. 1 ст. 172 НК РФ). И именно эти документы бухгалтеру нужно отражать в книге покупок. Что же это за «иные документы»?
Налоговый Кодекс РФ не дает никаких пояснений, но в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 приводится расширенная формулировка. Так, в пункте 18 раздела II Приложения № 4 к указанному постановлению сказано, что по командировочным расходам в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС. На этом основании чиновники и проверяющие на местах делают вывод, что если в билете (распечатке электронного билета) отсутствует отдельно указанная сумма НДС, то вычет налога невозможен. Такие разъяснения содержатся в Письмах Минфина РФ 30.07.2014 № 03-07-11/37594, от 10.01.2013 № 03-07-11/01, от 12.01.2011 № 03-07-11/07.
Если сумма НДС в бумажном билете или в распечатке электронного билета не указана отдельно, то есть один способ, который поможет не лишиться вычета НДС. Для этого нужно запросить у перевозчика или у посредника счет-фактуру, в котором будет фигурировать сумма НДС. В этом случае основанием для вычета будет являться данный счет-фактура. Правда, здесь следует заметить, что на практике иногда налоговики пытаются поставить под сомнение данный способ, но арбитражная практика в подобных случаях встает на сторону налогоплательщиков (Постановление ФАС Московского округа от 04.03.2011 № КА-А40/17007-10;2). К тому же сами чиновники в вышеупомянутом Письме № 03-07-11/3522 подтвердили, что вычет НДС по расходам на проезд может подтверждаться и счетом-фактурой. Поэтому если проверяющие начнут высказывать претензии, то можно сослаться на официальную позицию Минфина и на положительную арбитражную практику.
При отсутствии счета-фактуры и отсутствии в билете отдельно указанной суммы НДС всю сумму проезда с НДС нужно относить к прочим расходам (Письмо Минфина РФ от 10 января 2013 г. № 03-07-11/01).
При регистрации билетов в книге покупок могут возникнуть некоторые вопросы. Например, в электронном билете может отсутствовать какая-то информация (ИНН или КПП перевозчика). В этом случае необходимую информацию можно запросить у перевозчика, либо самим постараться найти с помощью интернета, либо просто оставить пустыми соответствующие графы книги покупок. Последнее не будет являться нарушением, ведь данной информации у бухгалтера просто-напросто нет.
Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».
Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.
Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.