Оплата корпоратива за счет организации

Содержание

Во многих организациях уже давно стало традицией проведение корпоративов для сотрудников. Как известно, общение в неформальной обстановке способствует налаживанию в коллективе благоприятного микроклимата и развитию корпоративного духа. Проведение корпоративов связано с расходами, иногда весьма значительными. При этом контролирующие органы придерживаются мнения, что организация и проведение всевозможных развлекательных мероприятий не являются издержками, связанными с деятельностью, направленной на получение дохода, такие расходы не признаются экономически оправданными и их нельзя учитывать при исчислении налога на прибыль.

Однако независимо от признания расходов в целях налогообложения затраты на проведение корпоративных мероприятий необходимо отразить в бухгалтерском учете. Кроме того, на практике зачастую возникают вопросы о том, надо ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы в связи с участием работников организации в развлекательных мероприятиях. Именно эти вопросы мы рассмотрели в представленной статье.

ООО «Консалтинговое бюро «Эврика!» 📌 РекламаВсе оттенки белого или как выжить бизнесу после черного Приглашаем Вас на семинар от практикующего адвоката Натальи Скобкиной Узнать больше

Как отражаются расходы на проведение корпоратива в бухгалтерском учете?

Начнем с того, что основанием для бухгалтерских записей служат первичные документы. Перед началом корпоратива необходимо издать приказ по организации, в котором указываются наименование мероприятия, его обоснование, дата, место проведения, ответственное за его проведение лицо. Также утверждаются список сотрудников, принимающих участие в корпоративе, программа мероприятия, смета расходов.

Отражение расходов в бухучете будет зависеть от формы организации мероприятия. На практике для организации корпоративов чаще всего привлекаются сторонние специализированные компании, индивидуальные предприниматели или ведущие – физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимате­лями.

Расходы, связанные с проведением корпоративных мероприятий, отражаются по дебету счета 91/2 «Прочие расходы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

Следует отметить, что затраты, связанные с проведением корпоратива, не учитываются в целях налогообложения прибыли, но отражаются в бухгалтерском учете в составе расходов в полном объеме. В связи с этим возникают постоянная разница и, соответственно, постоянное налоговое обязательство (п. 4, 7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций», утвержденного Приказом Минфина РФ от 19.11.2002 № 114н).

При этом в ст. 270 НК РФ не содержится положений, не позволяющих учитывать при налогообложении прибыли страховые взносы, начисленные на выплаты и вознаграждения, которые не признаются расходами в целях применения гл. 25 НК РФ. Таким образом, расходы в виде страховых взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование, в том числе начисленных на выплаты, не принимаемые в состав расходов по налогу на прибыль организаций, учитываются в составе прочих расходов на основании пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ. Соответствующие разъяснения приведены, в частности, в Письме Минфина РФ от 20.03.2013 № 03-04-06/8592.

Пример 1.

Организация корпоративного мероприятия была поручена специализированной фирме. Стоимость услуг составила 177 000 руб. (согласно представленным документам фирма применяет УСНО и не является плательщиком НДС).

В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие записи:

Дебет Кредит Сумма, руб.
Стоимость услуг по проведению корпоративного мероприятия отражена в составе прочих расходов 91/2 60 177 000
Оплачены услуги по проведению корпоратива 60 51 177 000
Отражено ПНО

(177 000 руб. х 20%)

99 68 35 400

Пример 2

Изменим условия примера 1. Предположим, что фирма – организатор мероприятия является плательщиком НДС. В данном случае стоимость услуг составит 177 000 руб., в том числе НДС – 27 000 руб.

Бухгалтеру необходимо составить следующие корреспонденции счетов:

Дебет Кредит Сумма, руб.
Стоимость услуг по проведению корпоратива отражена в составе прочих расходов 91/2 60 150 000
Отражена сумма НДС, предъявленная организатором мероприятия 19 60 27 000
Сумма «входного» НДС списана в состав прочих расходов 91/2 19 27 000
Оплачены услуги по проведению корпоратива 60 51 177 000
Отражено ПНО

(177 000 руб. х 20%)

99 68 35 400

Пример 3

Для проведения корпоративного мероприятия были привлечены сторонние артисты, сумма вознаграждения которым составила 45 000 руб.

В бухгалтерском учете будут составлены следующие проводки:

Дебет Кредит Сумма, руб.
Начислено вознаграждение физическим лицам, привлеченным к организации корпоратива 91/2 76 45 000
Удержан НДФЛ с суммы вознаграждения

(45 000 руб. х 13%)

76 68 5 850
Выплачено вознаграждение исполнителям из кассы

(45 000 — 5 850) руб.

76 50 39 150
Перечислены страховые взносы с суммы вознаграждения

(45 000 руб. х (22% + 5,1%))

60 51 12 195
Отражено ПНО

(45 000 руб. х 20%)

99 68 9 000

Возникают ли у сотрудников,

участвующих в корпоративных мероприятиях, доходы, подлежащие обложению НДФЛ?

В соответствии со ст. 41 НК РФ доходом налогоплательщика – физического лица является экономическая выгода в денежной или натуральной форме при условии, что ее можно оценить и определить по правилам гл. 23 НК РФ. К доходам, полученным в натуральной форме, относится оплата организацией за работника товаров (работ, услуг), иного имущества. В частности, это оплата питания, отдыха, обучения в интересах работника (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). В налоговую базу включается стоимость таких товаров (работ, услуг), имущества, определяемая по правилам ст. 105.3 НК РФ.

Вопрос

В соответствии с коллективным договором работодатель финансирует организацию и проведение корпоративных мероприятий. В ходе мероприятия планируются развлекательная программа и шведский стол. Возникает ли у сотрудников организации доход, облагаемый НДФЛ, если организация оплачивает корпоративные мероприятия для работников?

Минфин в Письме от 30.04.2013 № 03-04-05/6-333 отметил, что при проведении организацией корпоративных мероприятий ее сотрудники могут получать доходы в натуральной форме, как это установлено ст. 211 НК РФ, а организация, проводящая такие мероприятия, должна выполнять функции налогового агента, предусмотренные ст. 226 НК РФ.

В этих целях организация должна принимать все возможные меры по оценке и учету экономической выгоды (дохода), получаемой сотрудниками.

Вместе с тем, если при проведении корпоративного мероприятия отсутствует возможность персонифицировать и оценить экономическую выгоду, полученную сотрудником, дохода, подлежащего обложению НДФЛ, не возникает.

Ранее аналогичные выводы были сделаны Минфином в письмах от 30.01.2013 № 03-04-06/6-29, от 06.03.2013 № 03-04-06/6715, от 15.04.2008 № 03-04-06-01/86. Такого же мнения придерживаются арбитры в постановлениях ФАС СЗО от 21.02.2008 № А56-30516/2006, ФАС МО от 23.09.2009 № КА-А40/8528-09.

Вопрос

Каков порядок обложения НДФЛ доходов работников организации – участников корпоративно-спортивного мероприятия в виде стоимости проезда к месту проведения мероприятия и проживания в месте его проведения?

Обратимся к Письму Минфина РФ от 21.06.2013 №  03-04-06/ 23587 .Специалисты финансового ведомства напомнили, что при определении налоговой базы в соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме. При получении налогоплательщиком от организаций дохода в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг) налоговая база определяется в соответствии с п. 1 ст. 211 НК РФ как стоимость этих товаров (работ, услуг).

Кроме того, Минфин привел некоторые нормы трудового законодательства, в том числе ст. 168 ТК РФ, согласно которой работодатель обязан возместить ряд расходов работников, связанных со служебными командировками. При этом согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Поскольку участие в корпоративно-спортивных мероприятиях не связано с производственной деятельностью работников и выполнением ими служебных поручений, указанные поездки не могут считаться командировками, а расходы, связанные с участием работников организации в данных мероприятиях, – командировочными расходами.

Таким образом, оплата организацией проезда сотрудников к месту проведения корпоративно-спортивных мероприятий и проживания в месте их проведения является доходом сотрудников, полученным в натуральной форме, поэтому сумма такой оплаты подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке.

Обратите внимание

Если в ходе корпоративного мероприятия проводится розыгрыш призов, с сумм выигрышей в лотереях и конкурсах, которые превышают 4 000 руб., необходимо удержать НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ). В соответствии с п. 4 и 5 ст. 226 НК РФ удержание у налогоплательщика начисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику, при фактической выплате указанных денежных средств налогоплательщику.

Надо ли начислять страховые взносы с суммы расходов работодателя на организацию корпоратива?

Объект обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством определен в п. 1 ст. 7 Федерального закона № 212-ФЗ. В соответствии с положениями названного закона страховыми взносами во внебюджетные фонды облагаются выплаты и вознаграждения, начисленные страхователем в пользу физических лиц:

– в рамках трудовых отношений;

– по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг;

– по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства (в пользу авторов произведений);

– по издательским лицензионным договорам и лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Как и в случае с НДФЛ, в целях начисления страховых взносов форма выплаты (денежная или натуральная) значения не имеет. На основании п. 6 ст. 8 Федерального закона № 212-ФЗ при расчете базы для начисления страховых взносов выплаты и иные вознаграждения в натуральной форме, то есть в виде товаров, работ или услуг, учитываются как стоимость этих товаров, работ, услуг на день их выплаты. Исчисление базы производится исходя из цен (с учетом НДС и акцизов), указанных сторонами договора, или исходя из государственных регулируемых розничных цен.

К сведению

В соответствии с ч. 3 ст. 8 Федерального закона № 212-ФЗ база для начисления страховых взносов рассчитывается по каждому работнику в отдельности.

Итак, в связи с тем, что выплаты и вознаграждения, в том числе в натуральной форме, производимые страхователем в пользу работников в рамках трудовых отношений, признаются объектом обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды, надо ли облагать страховыми взносами расходы работодателя на организацию корпоративного праздника? Одно время контролирующие органы считали, что на такие расходы взносы начислять надо. Однако в ходе судебных разбирательств арбитры пришли к противоположному выводу.

Так, в Решении Арбитражного суда Воронежской области от 29.02.2012 № А14-13077/2011 судьи отметили, что расходы организации на проведение корпоративного мероприятия не являются выплатами, которые образуют подлежащую определению материальную выгоду у каждого конкретного работника.

Кроме того, при рассмотрении дела в кассационной инстанции арбитры подчеркнули, что в соответствии с трудовым законодательством заработной платой признаются вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой им работы, а также компенсационные и стимулирующие выплаты (ст. 129 ТК РФ). При этом компенсационные выплаты определены как денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ (ст. 164 ТК РФ), а поощрения предусмотрены за добросовестное исполнение трудовых обязанностей (ст. 191 ТК РФ).

Что касается корпоративных мероприятий, то они проводятся организацией как для всего коллектива (вне какой-либо связи с исполнением работниками трудовых обязанностей), так и для приглашенных лиц. Из этого следует, что факт участия сотрудников в таких мероприятиях не свидетельствует о выплате им вознаграждения стимулирующего или компенсационного характера. То есть в данном случае не применяются положения ст. 7 Федерального закона № 212-ФЗ.

Следует отметить, что доводы судей были поддержаны ВАС, который в Определении от 26.11.2012 № ВАС-16165/12 отказал в пересмотре дела в порядке надзора.

Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Учет расходов на проведение корпоративного Нового года

8 Декабря, 2016 Бухгалтерские вести, № 45 (декабрь 2016) Наталья Кандаурова, менеджер проекта Интеркомп
При подготовке к празднованию Нового года в компании перед сотрудниками HR стоит задача организовать корпоратив так, чтобы все прошло весело и запомнилось надолго. Перед бухгалтерами же стоит другая задача – как правильно и с минимальными рисками отразить в учете все расходы на проведенное мероприятие.

Наталья Кандаурова,
менеджер проекта
Интеркомп Затраты на проведение новогоднего корпоратива напрямую относятся к затратам, связанным с оплатой отдыха сотрудников, проведением для них культурно-зрелищных и иных аналогичных мероприятий. Они никак не связаны с производственной деятельностью компании, поэтому признаются экономически не обоснованными и не учитываются в налоговом учете (п. 1 ст. 252, п. 29, 49, ст. 270 НК РФ). Этой же позиции придерживается и Минфин РФ (Письма от 11.09.06 №03-03-04/2/206 и от 20.12.05 №03-03-04/1/430).

Новый год и НДС

При проведении корпоративного мероприятия компания несет расходы с выделенным НДС в первичных документах, например, за аренду помещения или организацию праздника. Можно ли принять к вычету такой НДС? Позиция контролирующих ведомств в данном случае однозначна. Принимать входной НДС к вычету по расходам на проведение корпоративного Нового года нельзя.
Применение вычета предусмотрено только по расходам, которые связаны с выполнением операций, облагаемых НДС, в том числе с реализацией (п. 2 ст. 171 НК РФ). Расходы на новогодний корпоратив не связаны с производством и реализацией товаров (работ, услуг) и, соответственно, не учитываются в целях расчета налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ). Таким образом, наличие расходов, не учтенных при расчете налога на прибыль, означает, что они не связаны с выполнением операций, облагаемых НДС.
Платить НДС также не нужно. Объектом обложения НДС признаются операции по реализации товаров (работ, услуг), а также передача имущественных прав (подп.1 п.1 ст. 146 НК РФ). На корпоративном празднике не ведут персонифицированный учет расходов. В связи с этим на основании подп.1 п. 1 ст. 146 и п.3 ст.39 Налогового кодекса РФ объекта налогообложения НДС и права на вычет налога не возникает (Письмо Минфина РФ от 06.03.15 №03-07-11/12142).

Новый год и НДФЛ

При организации новогоднего праздника доходом сотрудников может быть признана экономическая выгода, полученная ими в натуральной форме. Чтобы правильно рассчитать налог, доход нужно оценить и обеспечить индивидуальный учет доходов сотрудников.
Проведение новогоднего корпоратива обычно включает в себя банкет (питание), концертную программу, различные конкурсы. Участвуя в этих мероприятиях, сотрудники получают доходы в натуральной форме. Следовательно, для расчета НДФЛ нужно учитывать не только расходы на проведение праздника, но и степень участия в нем каждого сотрудника. А сделать это практически невозможно. Таким образом, у компании отсутствует возможность персонифицировать экономическую выгоду и определить размер дохода, полученного каждым конкретным сотрудником. А значит, и нет оснований для удержания НДФЛ (Письма Минфина РФ от 14.08.13 №03-04-06/33039, от 3.04.13 №03-04-05/6-333, от 13.05.11 №03-04-06/6-107, от 15.04.08 №03-04-06-01/86).
Если же компания приглашает сотрудников своих филиалов из других городов и регионов для празднования корпоративного Нового года, то с компенсации расходов на их проезд и проживание НДФЛ нужно удержать (Письма Минфина РФ от 14.08.13 №03-04-06/33039, от 21.06.13 №03-04-06/23587). Участие в корпоративных мероприятиях не связано с производственной деятельностью сотрудников и не требует от них выполнять служебные поручения, а значит, признать эти расходы командировочными нельзя (п. 3 ст. 217 НК РФ). Такие расходы можно легко выделить и персонифицировать для расчета НДФЛ.

Новый год и страховые взносы

Ситуация с начислением страховых взносов аналогична начислению НДФЛ сотрудникам, участвующим в праздновании Нового года в компании и получающим экономическую выгоду от этого. Так как нет персонального учета сумм, потраченных на каждого конкретного сотрудника, то и нет возможности определить базу для расчета и начисления страховых взносов (ч. 1 ст. 7 Закона от 24.07.09 №212-ФЗ). С этим согласны Минтруд России (Письмо от 24.05.13 №14-1-1061) и арбитражные суды (Определение ВАС РФ от 26.11.12 №ВАС-16165/12, Постановление ФАС Центрального округа от 21.09.12 №А14-13077/2011).

Подарки сотрудникам

Часто на корпоративных мероприятиях сотрудники получают памятные подарки по случаю празднования Нового года. Однако это расценивается как безвозмездная передача им права собственности на подаренное имущество (Письма Минфина РФ от 22.01.09 №03-07-11/16 и от 10.04.06 №03-04-11/64). Стоимость имущества, передаваемого безвозмездно, нельзя учесть при расчете налога на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ).
Включить в расходы для целей расчета налога на прибыль можно лишь подарок, выданный сотруднику за его производственные результаты. Тогда его можно считать стимулирующей выплатой и списать как расходы на оплату труда. При этом такие поощрения должны быть предусмотрены в трудовом договоре или локальном акте, например, в коллективном договоре, Правилах трудового распорядка и т. д. (ст. 135, 191 ТК РФ, п. 2 ст. 255, п. 21 ст. 270 НК РФ). Важно прописать, что сотрудник получает подарки именно за трудовые показатели. Также должен быть составлен приказ о награждении сотрудника. В нем нужно обозначить конкретные показатели, за которые был выдан подарок.
Подарки сотрудникам признаются безвозмездной передачей права собственности. Эта операция считается безвозмездной реализацией, а значит, и облагается НДС (п. 1 ст. 146 НК РФ). Такое же мнение у налоговиков и судов (Письмо УФНС РФ по г. Москве от 19.08.13 №13-11/083321@; Постановление ФАС Центрального округа от 22.05.13 №А14-10046/2012).
Входной НДС, уплаченный компанией, когда она приобретала подарки, можно принять к вычету (Письмо Минфина РФ от 19.10.10 №03-03-06/1/653).
На подарки, полученные сотрудниками (в том числе детские подарки), стоимостью, превышающей с начала года 4000 руб. на человека, нужно начислить НДФЛ (п. 1 ст. 210, п. 28 ст. 217 НК РФ).
Безопасным решением будет и начисление страховых взносов на выданные подарки сотрудникам. Дело в том, что раньше при наличии письменного договора дарения можно было не начислять страховые взносы (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 05.03.10 №473-19). По действующей редакции ФЗ от 24.07.09 №212-ФЗ похожих разъяснений нет. Исключение составляют подарки детям сотрудников, так как с ними не установлены трудовые отношения и не возникает расчетной базы для взносов.

Бухгалтерский учет расходов на корпоративный Новый год

Согласно п. 11 ПБУ 10/99 расходы на корпоративный Новый год в бухгалтерском учете относятся к прочим расходам.
Если учредители готовы оплатить корпоратив, то расходы на новогодний праздник проводятся за счет прибыли прошлых лет и на основании решения учредителей компании. Учет нужно вести на счете 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)». При необходимости, например, для раскрытия информации по направлениям использования чистой прибыли, к данному счету можно открыть субсчет «Использование чистой прибыли».
Если решения учредителей нет, учет расходов на новогодний корпоратив отражается по дебету счета 91, субсчет «Прочие расходы» (п. 11 ПБУ 10/99). Так как затраты на новогодний корпоратив не учитываются для целей налогообложения прибыли, возникает постоянная разница (п. 4 ПБУ 18/02). В бухгалтерском учете отражается соответствующее ей постоянное налоговое обязательство (п. 7 ПБУ 18/02).
Рассмотрим пример отражения расходов на проведение корпоративного Нового года в бухгалтерском учете.

Способы оформления новогоднего корпоратива для тех, кто готов рисковать

Некоторые компании ищут способы, хотя и рискованные, чтобы отразить расходы на проведение новогоднего вечера в затратах компании в целях расчета налога на прибыль. Рассмотрим их в таблице.


Новости

Конкурсная комиссия Минского городского комитета природных ресурсов и охраны окружающей среды приглашает Вас принять участие в переговорах по определению подрядной организации для заключения договора на выполнение работ на объекте «Текущий ремонт входной группы и окраска наружных стен административного здания, расположенного по адресу: г.Минск, Плеханова 18а».
Способ проведения переговоров: без предварительного квалификационного отбора участников и без проведения процедуры улучшения предложений для переговоров.
Сведения об организаторе переговоров: Минский городской комитет природных ресурсов и охраны окружающей среды, место нахождения: г.Минск. Плеханова 18а;
банковские реквизиты: УНП 100557406, р/сч 3604900810050, открыт в филиале 511. ОАО «АСБ «Беларусбанк» г. Минск. Ул. Долгобродская, 1 , МФО 153001815;
Контактные телефоны: 3468862, 3468846 (приемная), адрес электронной почты: finanspriroda@mail.ru
Предмет заказа: Текущий ремонт входной группы и окраска наружных стен административного здания, расположенного по адресу: г.Минск, Плеханова 18а.
Цена заказа (приблизительная): 6 000 белорусских рублей. Источник финансирования – республиканский бюджет.
Сроки выполнения заказа: 30 июня 2017 года.
Порядок получения документации для переговоров: документация для переговоров предоставляется в печатной форме в день письменного или устного обращения представителя участника.
Дата и время начала подачи предложений для переговоров:
03.05.2017, 09-00 часов.
Дата и время окончания подачи предложений для переговоров:
06.05.2017, 9 часов 50 мин.
Место подачи предложений для переговоров:
220026, г. Минск, ул. Плеханова 18а , каб.300.
Порядок подачи предложений для переговоров участниками:
для участия в переговорах участник вправе подать только одно предложение, которое должно соответствовать требованиям предмета заказа. Предложение оформляется в печатной форме и предоставляется в запечатанном конверте посредством направления по почте либо нарочным с пометкой «Предложение для переговоров – «Текущий ремонт входной группы и окраска наружных стен административного здания, расположенного по адресу: г.Минск, Плеханова 18а «.
Место, дата и время проведения процедуры скрытия конвертов с предложениями для переговоров:
конверты с конкурсными предложениями, поступившими до истечения окончательного срока их представления, вскрывает конкурсная комиссия в 10.00 часов 06 мая 2017 года по адресу: г.Минск, ул.Плеханова, 18а, каб.301, в порядке их регистрации. Предложения рассматриваются на заседании конкурсной комиссии сравнением поступивших предложений.
Дата и место переговоров и подведение их итогов:
06.05.2017 года по адресу: г.Минск, ул. Плеханова, 18а, каб. 301.
Совокупность критериев, указанных в документации для переговоров, в соответствии с которыми определяется победитель торгов:
наименьшая стоимость предложения, срок выполнения работ.
Срок заключения соответствующего договора с победителем переговоров:
по результатам проведения процедуры переговоров с участником заключается договор в срок не позднее десяти календарных дней после утверждения протокола о проведении переговоров.
Иные необходимые данные, содержащие более подробные условия для переговоров, представлены в документации для переговоров, дефектном акте, техническом задании.
Организатор переговоров имеет право на отказ от проведения переговоров в любой срок без возмещения участникам убытков.

Письмо о встрече для переговоров

Сложно представить, какую роль в ведении бизнеса играют контакты. Посредником между контрагентами может стать письмо о встрече для переговоров. Этот документ информирует партнера о том, что имеется готовность к переговорам. Унифицированного образца для бумаги не существует. Однако, исходя из общепринятых норм составления деловых писем, можно ориентироваться на приведенный образец и готовый бланк для заполнения.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма о встрече для переговоров .docСкачать образец письма о встрече для переговоров .doc

Требования

Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:

  • Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
  • Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
  • Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
  • Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
  • Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.

Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.

  • При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
  • Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
  • Контролирующим организациям проще вести свою работу.

Схема составления

Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.

Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:

  • Данные организации.
  • Номер и дату документа.
  • Наименование адресата.
  • Обращение.
  • Представление.
  • Аргументацию обращения.
  • Назначение встречи.
  • Цель.
  • Подпись.

Реквизиты

Данные организации могут содержаться как в шапке письма, так и отдельно (могут печататься в самой верхней части листа). Но дать адресату знать, каким образом можно связаться с отправителем, надо обязательно. Если письмо составляется в электронном виде, то это могут быть просто телефоны в конце письма.

Номер и дата

Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации. Именно подобного типа записи являются прямым доказательством самого факта существования переписки организаций.

Дата в верхней либо нижней части письма – это дата его подписания. Без подписи листок с текстом не имеет юридической силы.

Данные адресата

Наименование адресата должно быть в правом верхнем углу. В практике деловых взаимоотношений встречались ситуации, когда письма были отосланы по ошибке другому адресату. Для страховки от подобных случаев тот, кто пишет письмо, должен указывать в деловой переписке всю информацию, которая ему известна о адресате, даже если это только ФИО, телефон, адрес сайта и электронной почты. В идеале должны стоять адресные и прочие данные.

Обращение

Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении. Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.

Представление

Этикет требует, чтобы тот, кто обращается к кому-либо, представился сам. Это может выглядеть так: «Меня зовут Иванов Иван Иванович, я менеджер компании «Юность»». Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться.

Но это правило действует только в том случае, если раньше переписка между этими работниками организаций (или частным лицом и организацией) не велась.

>Причина

У любого письменного обращения должна быть цель. В письме о встрече для переговоров должны быть четко описаны причины, которые побудили одну из сторон пойти на контакт.

Назначение встречи

Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи. Назначение даты – это щекотливый момент. Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:

  • Назначить конкретную дату.
  • Назначить дату, но с оговоркой, что ее можно скорректировать по совместной договоренности либо по желанию адресата.
  • Поставить временные рамки, в которые удобно было бы встретиться. Например, со 12.00 вторника до 18. 00 четверга. Даты при этом все же необходимо указывать.
  • Оставить дату и время встречи на усмотрение второй стороны.

Последний вариант является самым вежливым, но менее надежным. Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.

Дополнительные части

В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:

  • Благодарность за возможность пригласить на встречу.
  • Кто еще приглашен принять участие во встрече.
  • Как действовать, если у адресата нет возможности явиться для переговоров в указанное время. Например, послать письмо, внести предложения и пр.
  • Контактное лицо (если этой информации не было в начале).

В принципе, письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме. Главное, чтобы все требования, которые предъявляются к нему, были соблюдены.

Оплата расходов через подотчетников: как правильно применять КВР

Dmytro Zinkevych / Shutterstock.com

Порядок применения КВР не зависит от способа оплаты расходов. Не важно, как оплачены обязательства – через подотчетное лицо или безналично с лицевого счета учреждения. Главное, чтобы экономическое содержание расходов соответствовало описанию кода КВР. Причем через подотчетников можно оплачивать любые обязательства, в том числе закупки.

Например, оплаченный наличными консульский сбор надо отнести на КВР 853, а оплаченную через подотчетника госпошлину – на КВР 852 (письмо Минфина России от 20 октября 2017 г. № 02-05-10/68965). И не забывайте, что при компенсации контрагенту на основании исполнительного документа суммы уплаченной им госпошлины надо применять КВР 831.

Другой пример. Оплата нотариальных и банковских услуг, а также оргвзносов за участие в конференциях может быть квалифицирована в качестве закупки (письма Минфина России от 18 ноября 2016 г. № 02-05-10/68539, Минэкономразвития России от 12 августа 2016 г. № Д28и-2094). Следовательно, такие расходы можно оплачивать наличными по КВР 244.

О других актуальных вопросах применения КВР и КОСГУ читайте в «Энциклопедии решений. Госсектор: учет, отчетность, финконтроль» интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Правда, в части командировочных расходов есть один важный нюанс. Если вы оплачиваете безналично с лицевого счета учреждения по КВР 244 гостиницу или авиабилеты для командированного сотрудника, никаких претензий со стороны проверяющих не будет. Просто не забудьте полученные билеты учесть в составе денежных документов (п. 169 Инструкции). Нет особых рисков и в том случае, если какой-нибудь ответственный сотрудник купит авиабилеты за наличные по КВР 244, а потом из фондовой кассы эти билеты будут выданы командированному сотруднику (п. 170 Инструкции).

А вот выдавать аванс или компенсировать перерасход по КВР 244 непосредственно командированному сотруднику мы не рекомендуем. И в данном случае не важно, выдадите вы наличные или перечислите деньги на его банковскую карту. Ревизоры все равно могут квалифицировать нарушение (решение Новосибирского областного суда от 02 августа 2016 г. по делу № 7-664/2016, постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 24 июня 2014 г. № 02АП-4207/14). В таких ситуациях проверяющие будут вести речь о том, что сотрудник получил компенсационную выплату согласно ст. 168 Трудового кодекса. А такие выплаты подлежат оплате по группе КВР 100. Конечно, есть такой вариант: выдать командированному сотруднику доверенность на осуществление расходов от имени организации. В этом случае в отчетных документах (например, в счетах гостиниц) в качестве плательщика будет указано учреждение. Но и такой вариант оформления документов, как показывает практика, не всегда спасает от разногласий с ревизорами. Хотя Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ и Федеральный закон от 18 июля 2011 г. № 223-ФЗ не запрещают проводить закупку для обеспечения командировки непосредственно через командированного сотрудника.

Данная статья будет полезна и работнику, и бухгалтеру или руководителю предприятия.

Ниже подробно рассказано о том, какие документы понадобятся для оформления командировки за счет принимающей стороны, как правильно оформить эти документы, как рассчитать сумму выплат.

Нормативная база

Служебной командировкой считается поездка работника по указанию руководства для выполнения поставленных производственных задач за пределами места постоянной работы на определенный срок (подробнее в ст. 166 Трудового кодекса).

Трудовой кодекс РФ

Поездка не будет считаться командировкой, если:

  • проходит в рамках одного дня;
  • имеет регулярный характер.

Первый документ, который составляют для отправки сотрудника в командировку, – это соответствующий приказ.

Такой порядок оформления предписан третьим пунктом Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Постановление Правительства РФ от 29 декабря 2019 года №1595 отменяет обязательную выдачу командировочного удостоверения и фиксацию служебного задания в приказе.

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595

Статьи Трудового кодекса 167-168 закрепляют право работника получить от компании возмещение всех расходов, связанных с поездкой, а именно:

  • проезд до места назначения;
  • аренда жилья;
  • другие потребности, связанные с пребыванием в командировке (кроме затрат на еду).

Питание в отъезде не признается расходом компании (письмо Минфина России от 9 октября 2019 г. №03-03-06/57885).

Письмо Минфина 03-03-06-57885

Также работнику начисляют суточные.

Расходы на командировку и суточные не облагают страховыми взносами (ПФР, ФСС, ФОМС – п. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 г. №212-ФЗ) и с них не высчитывают НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК), если они не превышают лимит.

Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ

Когда требуется оформить командировку за счет принимающей стороны?

Если принимающая сторона берет на себя все расходы, связанные с прибытием и проживанием посланного к ней работника, то в договоре между компаниями указывают, что данные затраты берет на себя предприятие, куда направлен сотрудник.

Это необходимо сделать, чтобы на предприятии производился в дальнейшем правильный учет расходов.

Оформление командировки за счет принимающей компании не освобождает компанию, где работает командированный, от выплаты суточных.

Как в табеле отметить командировку? Читайте об этом на нашем сайте.

Что делать, если закончилась трудовая книжка? Узнайте .

Оформление командировки за счет принимающей стороны

Для оформления командировки за счет принимающий стороны в первую очередь нужны такие документы:

  • договор между компаниями;
  • приказ о командировке.

Согласие принимающей стороны взять на себя расходы, связанные с приездом работника другой компании, прописывается в договоре между предприятиями.

Выглядеть соответствующий пункт может подобным образом – компания-заказчик по данному договору компенсирует компании-исполнителю такие издержки:

  • Затраты на проезд к месту выполнения и обратно представителей исполнителя. Затраты на проезд включают: оплату железнодорожных билетов в обе стороны до места выполнения, оплату проезда до вокзала с целью приезда и отъезда.
  • Затраты представителей исполнителя на проживание на месте выполнения условий договора: оплату проживания в гостинице «Мир» в стандартном одноместном номере.

То есть, в договоре подробно и конкретно указывается, какой транспорт оплачивается, где размещаются прибывшие работники.

Приказ о командировке оформляют согласно изменениям 2019 года без упоминания о командировочном задании, вместо этого указывают цель командировки.

Приказ должен иметь такие ключевые пункты:

  • ФИО и должность направляемого работника;
  • место назначение и срок поездки;
  • цель командировки.

Приказ подписывает руководитель (заменяющее его согласно должностной инструкции лицо) и командируемый сотрудник.

Пример приказа:

Расчет суточных выплат

Для расчета суточных необходимо выполнить такие пункты:

  • Определить количество фактических отработанных дней за 12 месяцев предшествующих командировке (или меньше 12, если сотрудник не проработал год в данной компании), исключая дни больничных, отпусков, простоя.
  • Определить заработок за данные 12 месяцев. В него не входят отпускные, больничные, материальная помощь.
  • Вычислить средний заработок за день.
  • Определить количество дней, проведенных в командировке. Постановление Правительства РФ от 29 июля 2019 года № 771, гласит, что время, которое сотрудник был в командировке, определяют из предоставленных проездных документов. Дни простоя по вине принимающей стороны оплачивают как рабочие.

Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771

Рассмотрим конкретный пример.

Данные по работнику приведены в таблице:

Месяц Заработок за месяц, руб. Количество отработанных за месяц дней
Июль 2000 14
Август 1000 10
Сентябрь 7000 14
Октябрь 6500 15
Ноябрь 3000 14
Декабрь 7500 14
Январь 8000 18
Февраль 4000 10
Март 5000 14
Апрель 6000 14
Май 7000 14
Июнь 3000 9

Кроме того, у работника был отпуск 14 дней и 7 дней больничного. Июль и август работал совместителем. После чего уволен, а с сентября принят в штат. Получил 2000 рублей отпускных. Командировка длилась с 17 по 25 июля, то есть 9 дней, но в это время было 2 выходных, во время которых сотрудник не привлекался к работе. То есть рабочих дней было 7.

Сумму отработанных дней считают за 10 месяцев, так как первые два были отработаны совместителем с последующим увольнением.

Если бы в штат работника приняли без увольнения, считали бы дни за 12 месяцев.

14+15+14+14+18+10+14+14+14+9-14 (отпуск)-7 (больничный)=115 дней.

Заработок за год также считают без первых двух месяцев:

7000+6500+3000+7500+8000+4000+5000+6000+7000+3000-2000 (отпускные)=57000 рублей.

Сумма командировочных:

57000 (заработок за 10 месяцев)/115 (отработанные за 10 месяцев дни)*7 (длительность командировки)=3470 рублей.

В случае, когда суточные выплаты значительно меньше среднего заработка за месяц, можно производить доплату, предусмотренную коллективным или трудовым договором, нормативным актом предприятия.

Суточные за день командировки на территории России не должны быть больше 500 рублей, за границей – 2500 рублей.

Жилье и транспорт в командировке

Расходы на жилье возмещаются в размере не более 550 рублей в сутки, если работник предоставляет документы, подтверждающие оплату жилья.

При отсутствии документов выплачивают 12 рублей в сутки.

Проезд к месту командировки оплачивают в фактическом размере, возмещают затраты на обязательное личное страхование пассажиров, плату за постельное белье в поезде, оформление проездных документов.

Затраты на транспорт оплачивают таким образом:

Вид транспорта Максимальная оплачиваемая предприятием комфортабельность Расчет стоимости без подтверждающих документов проводят согласно данных о цене билетов таких категорий
железнодорожный купе в скором фирменном поезде плацкартный вагон пассажирского поезда
морской каюта пятой группы каюта десятой группы
речной каюта второй категории каюта третий категории
воздушный экономкласс экономкласс
автомобильный средства общего пользования (исключая такси) автобус общего типа

Если командируемый отправился на своем личном транспорте, то пишут служебную записку в произвольной форме, к ней прилагают путевой лист, чеки и квитанции.

Уплата налогов

Все расходы на командировки и суточные не облагают страховыми взносами (ПФР, ФСС, ФОМС – п. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 г. №212-ФЗ).

Также с их суммы не удерживают НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК), если:

  • суточные за командировку на территорию России не превышали 700 рублей в день;
  • суточные за командировку вне приделов России не превышали 2500 рублей в день.

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, удерживают НДФЛ из полученной суммы суточных, которые зашли за лимит, с последующей выплаты сотруднику денежного дохода.

В письме Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5 указано, что удерживают НДФЛ после утверждения руководством авансового отчета.

Как осуществляется оплата командировки в выходные и праздничные дни? Читайте в нашей статье.

Каков срок хранения журнала выбывающих в командировки? Узнайте .

Что собой представляет аккордно-премиальная оплата труда? Смотрите .

Авансовый отчет и проводка в бухгалтерии

Работник сдает авансовый отчет на предприятие, где он работает, в течение трех дней после возвращения из командировки, по форме № АО-1.

Авансовый отчет-ao-1

За получение отчета бухгалтер оставляет расписку.

К авансовому отчету командируемый должен приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы. Список сдаваемых документов работник должен перечислить на оборотной стороне авансового отчета.

Бухгалтер анализирует авансовый отчет в срок, определенный правилами документооборота предприятия. После отчет утверждает руководитель компании.

После этого средства или услуги, приобретенные в командировке, принимаются к учету проводкой:

Д 10 (08, 20, 26, 44) — К 71 — Приняты к учету товары (работы, услуги), приобретенные согласно отчету

При оформлении командировки за счет принимающей стороны следует помнить, что все условия оплаты издержек на проезд и проживание сотрудников оговаривают в договоре максимально подробно, авансовый отчет работник сдает на предприятие, где он работает на постоянной основе.

Такой вид командировки не освобождает предприятие от уплаты суточных своему штатному специалисту.

Следует помнить о недавних изменениях в порядке оформления командировки, внесенных в 2019 году, которые отменили необходимость выдачи командировочных удостоверений и фиксации служебного задания в приказе.

Опишите, почему вы пишете жалобу на этот ответ

Жалоба Отмена

По мнению чиновников, высказываемому в частных разъяснениях, ни ст. 168 ТК РФ, ни Положение о служебных командировках не содержат положений, которые препятствовали бы оплате командировочных расходов сотрудников за счет принимающей стороны. Таким образом, возмещение командировочных расходов возможно за счет принимающей стороны по договору между работодателем и принимающей стороной. Заключение договора не обязательно, но рекомендуем его заключить.

Если между работодателем и принимающей стороной заключен договор, в котором предусмотрена оплата расходов на командировку за счет принимающей стороны, то указанные в договоре расходы работодатель работнику не возмещает. При этом за работодателем сохранятся обязанность по оформлению командировки и выплате работнику командировочных расходов, не возмещаемых принимающей стороной, а также по выплате работнику суточных (ст. 168 Трудового кодекса РФ, Письмо Минфина России от 29.10.2009 N 03-04-06-01/274).

Суточные выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (абз. 3 п. 11 Положения о командировках).

Обязательность наличия оправдательного документа на сумму дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места жительства (суточных), законодательными и нормативными актами не установлена. Организация вправе закрепить внутренним локальным актом, что рассматриваемые расходы оформляются путем составления документа, который может быть назван, например, расчетом размера суточных, или же сумма суточных может быть просто указана в авансовом отчете в размере, рассчитанном командированным работником (форма N АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55)).

Расходы, произведенные работником во время командировки, которые возмещает сотруднику Ваша организация, подтверждаются соответствующими первичными документами: билетами, квитанциями, кассовыми чеками, путевыми листами и т.д.

В Письме Минфина России от 26.05.2015 N 03-03-06/30062 чиновники не поясняют, как документально подтвердить обоснованность расходов на командировку. В более раннем Письме Минфина России от 22.03.2006 N 03-03-04/1/271 указано, что для учета расходов на командировку в целях налога на прибыль организации в целях подтверждения необходимо подтвердить:

— производственный характер командировки (приказ, служебное задание);

— продолжительность нахождения работника вне места постоянного жительства (командировочное удостоверение, ксерокопии страниц загранпаспорта, проездные документы);

— расчет размера суточных (например, справка бухгалтера);

— получение работником денежных средств (расходный кассовый ордер).

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы, произведенные им в связи с командировкой (п. 26 Положения о командировках). Если оправдательные документы составлены на иностранных языках, они должны иметь перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, Письмо Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202, Постановление Шестого арбитражного апелляционного суда от 07.12.2011 N 06АП-5190/2011, оставлено в силе Постановлением ФАС Дальневосточного округа от 20.03.2012 N Ф03-912/2012).

В данном случае подтверждающими документами для признания суточных в целях исчисления налога на прибыль будут являться приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и авансовый отчет с приложенными к нему оправдательными документами, в копии страниц с загранпаспорта с отметками о пересечении границы РФ. Авиабилеты и посадочные талоны сотрудник может Вам не предоставлять, т.к. эти расходы ВЫ ему не возмещаете.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *