>Как в командировке оплачивать выходные дни в 2018 году

Вопрос

Наш сотрудник отправляется в командировку из Москвы в Уфу. Период командировки — 4 суток со 1 июня (пятница) по 4 июня (понедельник) 2018. Деловые встречи, организующиеся в связи с производственной необходимостью, состоятся в пятницу 1 июня и в понедельник 4 июня. В выходные дни, приходящиеся на период командировки, работник не будет привлекаться для выполнения своих служебных обязанностей и обязанностей, связанных с выполнением производственного задания в командировке. То есть для него эти выходные дни фактически будут являться именно выходными, а не рабочими днями. Как правильно оплачивать: 1. Суточные (на мой взгляд, за все 4 дня нахождения в командировке). 2. Рабочие и выходные дни за период командировки (на мой взгляд: рабочие — из расчета среднего заработка, выходные — не оплачивать, т.к. они не связаны с выполнением производственного задания). 3. Как отмечать в табеле выходные дни 2 и 3 июня 2018 г? 4. Какой период указать в приказе на командировку — 4 дня с дополнительным пояснением о непривлечении работника к работе в выходные дни?

Ответ

1.Суточные сотрудникам выплачивайте:

за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни; за все дни нахождения в пути (включая дни отъезда и возвращения), в том числе за время вынужденной задержки. Такой порядок предусмотрен пунктом 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 № 749.

2.Работнику полагается оплата за выходной в командировке, если он:

• социально командирован для работы в выходной,
• привлечен к работе в выходной в командировке,
• выехал в командировку, вернулся из командировки либо находился в пути к месту командировки или обратно.

В вашем случае работник не привлекается к работе в выходные, поэтому вы не обязаны оплачивать работнику эти дни.

3.В табеле учета все дни нахождения работника в командировке, в том числе выходные, обозначайте буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Если бы работник трудился в выходной в командировке, то в табеле вы бы поставили дополнительно буквенный код «РВ» или цифровой код «03» (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

4.В приказе о командировке надо указывать все дни, в течение которых работник будет находиться в другом городе + дни в пути. То есть в вашем случае 4 дня.

Если работник, находясь в командировке, по заданию работодателя будет выполнять служебное поручение в выходной, то об этом должно быть указано в приказе о командировке. В обратной ситуации у компании нет обязанности пояснять в приказе, что работник не трудится в выходной, но вы можете добавить эту информацию, чтобы избежать споров.

Как отправить сотрудника в командировку, какие документы нужно оформить в 2018 году, особенности

Бизнес интересы субъекта хозяйствования могут выходить за пределы территории, на которой он расположен. Поэтому, для решения задач руководства в других городах сотрудники могут выезжать в командировки. Такая поездка требует финансирования понесенных в ней расходов, а также правильного оформления документально. Поэтому, ответственное лицо должно понимать, как происходит оформление командировки.

Что считается командировкой

Закон содержит четкое определение, что именно можно считать командировкой. Это поездка, во время которой выполняется служебное задание в другой компании. При этом принимающая сторона может располагаться как в регионе нахождения субъекта, так и в иной местности либо стране.

Не могут быть командировками поездки на курсы повышения квалификации, а также перевод работника временно в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, но при этом такой перевод не должен нести изменения условий трудового соглашения.

Однако поездка работника по заданию руководства из головного офиса в региональный и обратно будет являться командировкой.

Длительность поездки определяется руководством субъекта бизнеса и закрепляется в приказе на командировку либо служебном задании.

Внимание: в течение 3-х дней с момента возвращения из командировки, работник должен предоставить отчет о проделанной работе и подтверждающие расходы документы.

Кого нельзя направить в командировку

В обычных условиях руководство субъекта бизнеса имеет право не спрашивать желания сотрудника при направлении его в служебную поездку, поскольку она будет являться выполнением его прямых трудовых обязанностей.

Однако закон устанавливает несколько категорий, для кого командировки либо вообще запрещены, либо требуют предварительного получения письменного согласия.

Установлен запрет на отправление в командировку следующих работников:

• Женщина, которая ожидает появления ребенка;
• Работники, которые на момент поездки являются несовершеннолетними. Однако данный запрет не действует, если данные сотрудники имеют творческие профессии (актеры, журналисты, певцы, и т. д.), либо являются профессиональными спортсменами.
• Работники, которые выполняют трудовые обязанности на основе ученического договора.

Важно: данных сотрудников запрещено отправлять в служебные поездки, даже если они дают на это письменное согласие.

Для следующих работников требуется получения у них письменного согласия на направление в служебную поездку:

• Женщины, у которых есть маленькие дети. Также в эту категорию относятся единственные родители детей до трех лет;
• Одинокие работники, если их детям еще не исполнилось пять лет;
• Работники, у которых в семье есть дети с инвалидностью;
• Работники, кто занимается уходом за больными членами своей семьи;
• Работники, у которых есть инвалидность, и если их поездка в служебную командировку нарушит программу восстановления.

Для всех этих категорий перед оформлением документов на служебную поездку обязательно нужно получить письменное согласие на это. Кроме этого, в бланке должна быть указана информация о том, что данные работники знают об имеющимся у них праве отказаться от поездки.

Внимание: достаточно сложным случаем является служебная поездка внутреннего совместителя. Закон не содержит запрета на то, что таких работников запрещено отправлять в поездки. В то же время, нет определенности в том, как именно отмечать в табеле этого сотрудника на втором месте работы.

Закон запрещает на такой период оформлять ему отпуск без оплаты либо основной трудовой отпуск. Оптимальнее на указанный период по второму месту предоставить ему дополнительный оплачиваемый отпуск.

Длительность служебных поездок

Продолжительность служебной поездки устанавливается руководителем компании, который фиксирует данный срок в издавая приказ о направлении в командировку.

Решение о том, на какое количество дней должен уехать сотрудник определяются производственными целями, которые ставятся перед ним, а также предполагаемым сроком их исполнения.

Внимание: если действующими нормативными актами предполагается оформление служебного задания, то в нем также необходимо указать продолжительность поездки.

Поскольку иногда не получается учесть влияние всех факторов, то продолжительность командировки может быть как сокращена, так и увеличена. В этих случаях необходимо оформлять отдельное распоряжение от администрации фирмы.

Ранее действовали нормативные акты, которые устанавливали, что командировкой должна быть поездка более 1 дня и продолжительностью не выше 40 дней. В случае, если период поездки выходил за указанные рамки, то требовалось уже оформлять приказ на перевод работника.

Внимание: сейчас действующие документы не устанавливают ни минимальную длительность поездки, ни максимальную.

Иногда происходит путаница между понятием командировки, а также работниками, которые находятся в постоянных поездках для выполнения своих трудовых функций.

В этом случае необходимо понимать, что является командировкой, а что работой, которая на основании оформленного трудового соглашения имеет разъездной характер. Также необходимо отличать служебную командировку от перевода на работу в другую местность.

Документы для оформления командировки

Обязательные

В связи с тем, что были внесены изменения в законодательство, регламентирующее служебные командировки, сейчас только два документа имеют статус обязательных.

К ним относятся:

• Приказ на командировку — это основной документ, который закрепляет цели, направление поездки, длительность и т. д. Для него обычно используют бланк по форме Т-9, либо фирменный бланк компании.
• Авансовый отчет — это документ, которым работник подтверждает расходы во время командировки. Должен сдаваться с сопроводительными документами (квитанциями, чеками и т. д.). Используется стандартная форма АО-1.

Дополнительные

Эти документы можно не оформлять. Однако желание их использовать должно быть отражено во внутренних актах фирмы.

• Командировочное удостоверение — это бланк, на котором проставляются печати принимающих организаций. Иногда бланк удостоверения может включать в себя сразу служебное задание и авансовый отчет.
• Служебное задание — документ, в который вносится информация о работе на командировку. Может использоваться стандартный бланк Т-10а.
• Отчет о выполнении задания — это бланк, в котором работник должен подробно рассказать о проделанной работе во время поездки.
• Книга учета работников, отправляющихся в командировки;
• Служебная записка — ее необходимо составлять для выражения просьбы по оплате расходов, если работником применялся личный транспорт.

Как оформить командировку сотрудника в 2018 году

Шаг 1. Создать приказ на командировку

Для оформления распоряжения на отправления работника в командировку можно применять стандартные бланки Т-9, Т-9а, либо составлять распоряжение в свободной форме на фирменном бланке компании.

Ранее, основанием для оформления приказа выступало служебное задание. Этот документ нужно было вписать в качестве основания. Теперь в данной графе нужно указать реквизиты распоряжения директора, служебной записки, либо вообще оставить это поле незаполненным.

Работник, который упомянут в документе, должен ознакомиться с ним и проставить подтверждающую подпись.

Важно: если для выполнения поездки работник использует собственное транспортное средство, то данное обстоятельство необходимо указать в приказе, либо выпустить отдельное распоряжение.

Шаг 2. Выдать подотчетные деньги

Если работник отправляется в служебную поездку, то ему необходимо получить денежные средства для осуществления расходов — приобретения ГСМ, найма жилья, оплату билетов и т. д. Также ему положены суточные на каждый день командировки.

Предел затрат по каждому из указанных направлений должны быть закреплены в локальном акте по предприятию.

Основанием для того, чтобы работнику выдали необходимые средства, является приказ на командировку. Кроме этого, работник может оформить служебную записку, и в ней изложить предполагаемую сумму расходов. Однако для того, чтобы кассир выдан ее, на служебке должна стоять виза руководителя.

Если поездка осуществляется внутри страны, то подотчетные средства могут быть выданы из кассы наличными, либо перечислены на карту.

Внимание: если сотрудник отправляется за границу, то суточные за дни, когда он едет по территории России выдаются в рублях, а за дни нахождения в иностранном государстве — в валюте.

Шаг 3. Выдать командировочное удостоверение (если необходимо)

В локальных актах может быть указано, что при отправлении работника в командировку, ему обязательно должно быть выдано командировочное удостоверение.

Компания может применять для этих целей разные бланки, в том числе совмещенные с отчетом о проделанной работе, авансовым отчетом, заданием на командировку и т. д.

Также документ содержит место, где принимающие компании должны проставлять оттиски печатей. Но по новому закону они не считаются обязательными.

Внимание: также не обязательно теперь вести и журнал учета командированных работников. Но компании могут применять его по своему усмотрению, предварительно закрепив форму.

В журнал обычно заносятся следующие данные:

• Информация о работнике;
• Название компании, куда он направляется;
• Название города;
• Дни отъезда и приезда;
• Отметка о сдаче отчета о поездки в бухгалтерию.

Шаг 4. Оформить авансовый отчет

В течение 3-х дней с момента возвращения работника, ему нужно оформить и передать бухгалтеру отчет о произведенных расходах по форме АО-1.

Если данный шаг закреплен во внутренних документах, то вместе с авансовым отчетом может также подаваться отчет о выполненной работе.

Для такого документа может применяться произвольная форма, либо использоваться графа 12 в бланке служебного задания формы Т-10а.

Работник должен прикрепить к авансовому отчету документы, подтверждающие расходы в поездке:

• Документы, подтверждающие проживание работника — счет из гостиницы, квитанция о проживании с указанием количества дней и стоимости одного дня, договор на найм квартиры.
• Проездные документы до места выполнения задания и обратно — билеты, чеки, квитанции и т. д.
• Документы для подтверждения пользования услугами такси — чеки, билеты и т. д.
• Служебная записка, на которой работник расшифровывает понесенные расходы при передвижении личным транспортом. К ней также могут крепиться чеки с АЗС и т. д.
• Служебная записка с обоснованием того, что работник не может предоставить оправдательные документы по поездке;
• Иные оправдательные документы (например, чеки на сотовую связь).

Шаг 5. Возврат неиспользованной суммы в кассу (если она есть)

Если у сотрудника после его возвращения из поездки остались неизрасходованные средства, он должен возвратить из в кассу в срок 3-х дней с момента предоставления авансового отчета. Кассир при их получении должна выписать приходный ордер.

Закон определяет, что удержать данную сумму из зарплаты можно, но только в течение месяца с момента завершения срока добровольного возврата. Если же указанный месяц вышел, то взыскать с работника денежные средства можно только через судебное решение.

Внимание: работник может добровольно записать заявление об удержании данной суммы у него из зарплаты. На основании него должен быть выпущен соответствующий приказ. Однако размер удержанных средств не может превышать 20% от начисления зарплаты за указанный период.

Шаг 6. Компенсировать перерасход средств работником (если необходимо)

Все расходы работника в командировке планируются. Однако, учесть все моменты нельзя. И работнику в служебной поездке может потребовать больше средств, чем это первоначально было определено.

По возвращению из командировки это физлицо составляет авансовый отчет, в котором фиксирует, в том числе излишние расходы. Если он сможет доказать, что произведенные траты обоснованы, то перерасход следует компенсировать путем выдачи денег по расходнику или перечислением на карточку.

Для правильного принятия решения по обоснованности произведенных в командировке тратам, нужно учитывать следующие моменты:

• Эти затраты были осуществлены по неотложным причинам.
• Имеют ли произведенные затраты документальное подтверждение. При этом документы должны правильно быть составлены.
• Представленный руководству компании авансовый отчет правильно оформлен.

Суммы перерасхода по командировке должны компенсироваться в течение трех дней с момента представления авансового отчета.

В противном случае, сотрудник может обратиться в суд для защиты своих прав, и ему придется оплатить не только эти расходы, но и проценты за использование не вовремя выплаченных сумм.

Внимание: если у субъекта хозяйствования отсутствует возможность погасить сразу весь долг перед работником, следует составить график погашения. Его должны подписать обе стороны трудовых отношений.

Можно ли отправить сотрудника в выходной день

Обстоятельства могут сложиться так, что выполнять поставленные задачи работник должен будет с самого начала недели. Поэтому выехать в командировку ему необходимо в выходной день.

Руководство обязательно должно обсудить данный вопрос с направляемым в служебную поездку работником. О том, что срок командировки начнет отсчитываться с выходного дня, необходимо непременно зафиксировать в приказе. Также у сотрудника потребуется получить согласие на работу в выходной день.

Для избежания спорных ситуаций рекомендуется в приказе рассмотреть вопрос о режиме работе сотрудника компании, направляемого в служебную поездку, в период приходящийся на его выходной день. Этот момент нужно учесть с целью определения порядка оплаты труда сотрудника в это время.

К примеру, работник направляется в командировку в другую местность. Для этого ему необходимо выехать вечером в воскресенье на поезде. Если отразить, что работник отправляется в командировку в воскресенье вечером, то оплачиваться будут только эти несколько часов, а не весь день.

Важно: если работодатель проигнорирует данный факт, установит, что работнику следует отправиться в воскресенье, оплачивать необходимо будет весь день. Не стоит забывать, что работа в праздничные дни оплачивается в двойном размере, либо в одинарном с предоставлением на выбор работнику любого иного дня.

Можно продлить или перенести служебную поездку?

Действующие нормы не предусматривают запрета на продление служебной поездки работника. Также ее можно перенести на будущую поездку, когда все документы по ней уже подготовлены.

Тем не менее каким образом оформить данное, нормативные акты не определяют.

Продление служебной командировки должно происходить на основании издании я соответствующего распоряжения руководства, которое составляется в произвольной форме.

Он должен включать в своей содержания не только все необходимые реквизиты, но также и причину, по которой производится продление командировки и новые даты служебной поездки.

Внимание: коррективы нужно произвести со всеми ранее выписанными документами. В них нужно аккуратно зачеркнуть старую дату командировки одной чертой, и сверху указать новый срок. Все это надо произвести так, чтобы старую запись можно было прочитать.

На администрацию и ответственных работников возлагается обязанность произвести перерасчет выданных ранее суточных, и увеличить суммы средств по командировке из-за увеличения ее срока.

Если работник находится уже в командировке, то все эти средства нужно перечислить ему либо безналично, либо почтовым переводом или иным предусмотренным для этого способом.

Законодательство запрещается сотруднику использовать для этих целей свои личные средства. Это правило распространяется на случаи, даже когда по распоряжению администрации были возмещены эти расходы.

Внимание: для того чтобы перенести командировки на другие сроки, также нужно подготовить соответствующий приказ, в котором обязательно фиксируются новые даты поездки работника в командировку.

Соответствующие изменения нужно внести в ранее изданные документы, где старые даты поездки зачеркиваются, а новые даты указываются сверху. Производить перерасчет суточных и иных расходов сотрудника в командировке не надо, так осуществляется только перенос, длительность поездки остается прежней.

Можно ли совместить отпуск с командировкой?

Когда сотрудник трудится в компании на основании оформленного трудового соглашения, он имеет право оформить ежегодный оплачиваемый отпуск. В этот период он освобождается от выполнения своих трудовых функций.

Однако, когда возникает необходимость отправить в командировку конкретного работника, который находиться в отпуске, нужно прежде всего произвести его отзыв на работу.

Не стоит забывать, что положения нормативных актов устанавливают запрет на прерывания отпуска для определенных категорий граждан.

Для обычных сотрудников, которых не запрещено отзывать из их отпуска, требуется обязательно получить в письменном виде согласие на это.

При этом рекомендуется соблюдать следующий алгоритм действий:

• Издать распоряжение руководства, на основании которого производится отзыв работника из отпуска.
• Получить письменное согласие работника на отзыв из отпуска. Можно для этого использовать приказ, в котором сотруднику достаточно проставить только фразу «Не возражаю» и подписать этот документ.
• Оформляется приказ на командировку.
• Обеспечить финансирование предстоящей служебной поездки. Работнику необходимо выдать на основании его служебки, подписанной директором фирмы, суточные и иные средства для оплаты командировочных расходов.

Как только будет произведен отзыв сотрудника из отпуска, необходимо внести соответствующие коррективы в график отпусков, действующий в компании.

Также потребуется решить с работником вопрос, когда он хочет использовать оставшиеся от отпуска дни в дальнейшем. Возможно он захочет взять свои неотгуленные дни отпуска сразу по возвращению из служебной поездки.

Внимание: бухгалтерия должна произвести также перерасчет отпускных. Однако, это не надо делать, если работнику будут предоставлены дни отпуска сразу же после возвращения из служебной поездки, когда они относятся к текущему месяцу.

Получившиеся излишне выплаченные отпускные нужно будет по решению работка вернуть в кассу, зачесть в счет суточных или зачесть в счет будущих отпускных сумм.

Метки: Командировка

Командировочное удостоверение: обязательно ли, как правильно заполнить

Иногда возникает ситуация, когда работнику нужно отправиться в поездку в другой город либо страну для выполнения какого-либо задания. В число документов, которые могут оформляться на его месте работы, иногда входит командировочное удостоверение. Несмотря на то, что изменениями в законодательстве этот бланк теперь можно не составлять, но большое число организаций все равно продолжают это делать.

Командировочное удостоверение – обязательный документ или нет

До 2015 года закон устанавливал, что если оформлялась командировка сотрудника, то данный документ необходимо было составлять в обязательном порядке.

Командировочное удостоверение служило тогда основанием для определения сроков нахождения сотрудника в принимающей организации, и участвовало в расчете дней, исходя из которых выдавались суточные при командировках.

С 2015 года это бланк, а также некоторые другие были признаны необязательными. С этого времени удостоверение нужно было составлять только тогда, когда это обязательство было прямо прописано в учетной политике, либо иных внутренних локальных актах. Например, в Положении о командировках.

Если данный бланк не выдается, то сроки командировки необходимо подтверждать проездными билетами, чеками, счетами из гостиницы и прочими способами.

Внимание! Если производится оформление командировки, то главенствующую роль теперь в процессе играет приказ на командировку. Уже на его основании может быть заполнено командировочное удостоверение.

Для него разработана специальная унифицированная форма Т-10. Однако организации имеют право создать собственный бланк либо модифицировать стандартный. В него, к примеру, можно добавить поля для служебного задания, а также форму авансового отчета по поездке.

После того, как бланк полностью заполнен и проставлены печати, он передается работнику, отправляющемуся в поездку. Последний должен предъявлять ее только вместе с паспортом либо иным своим документом, при помощи которого он может подтвердить личность.

Также вместе с удостоверением может выдаваться служебное задание, но этот бланк тоже теперь является не обязательным. В задании проставляются вопросы, которые работник должен выполнить в течение поездки, после чего сам работник заполняет отчет об их исполнении.

Внимание! После возвращения сотрудника из командировки, ему нужно сделать авансовый отчет, прикрепив к нему все подтверждающие расходы документы, после чего сдать отчет и удостоверение в бухгалтерию на проверку.

Командировочное удостоверение в 2018 году бланк скачать

бланк командировочного удостоверенияв формате Word на 2018 год.

образец заполнения формы Т-10 в формате PDF.

Командировочное удостоверение: образец заполнения формы Т-10

Рассмотрим на примере как правильно оформляется форма командировочного удостоверения.

Лицевая сторона

Внесение данных начинается с записи полного либо сокращенного наименования компании. После этого в графе справа нужно проставить ее цифровой код по справочнику ОКПО.

Следующим этапом проставляется номер удостоверения по порядку, а также дата, в которую оно было составлено. Если это предусмотрено внутренними правилами, то под указанным номером документ необходимо внести в журнал учета командировок.

Далее, в бланк заносятся полные Ф.И.О. работника, его номер по табелю, название структурного подразделения и должности.

Затем на документе располагаются графы, в которые нужно занести информацию о принимающей организации. Как правило, в этой части проставляются название страны, города, а также организации, в которую осуществляется поездка.

Внимание! В том случае, когда наименования компании нет (например, работник едет в другой город с целью поиска потенциальных клиентов), то в этой графе можно проставить только город и страну.

Информация о цели поездки в командировку, количестве дней, а также датах ее начала и окончания переносится из приказа на командировку либо служебного задания.

Еще одна обязательная информация, какую должна содержать форма Т-10 — сведения о документе, который подтверждает личность командированного. Сюда относится его название, серия и номер, дата выдачи.

После того, как документ целиком оформлен, его должен подписать руководитель фирмы, а также необходимо проставить оттиск печати (если она используется).

Оборотная сторона

В нижней части бланка, либо на его оборотной стороне могут располагаться графы, где принимающая сторона ставит отметку о приезде и отъезде командированного работника.

При этом в нее обязательно вносятся название города, дата события (приезда либо отъезда), должность и расшифровка подписи. Если принимающей организацией используется печать, то внесенные сведения нужно заверить ею. Причем оттиск должен быть проставлен так, чтобы он был отлично виден и полностью читаем.

Внимание! Если работник имеет целью посетить несколько мест, то проставление отметок должно выполняться таким образом, чтобы благодаря последовательности проставления отметок в дальнейшем можно было легко отследить весь порядок отправлений и прибытий.

В документ разрешается вносить исправления. Чаще всего это может произойти из-за изменения сроков поездки. Но делать из необходимо аккуратно.

Так, предыдущая информация, которая считается неверной, прочеркивается один раз, для того, чтобы предыдущая запись легко читалась. После этого новые данные записываются выше. Внесенные изменения заверяются подписью ответственного за это лица и оттиском печати.

Может ли принимающая сторона отказаться ставить отметки?

Из-за того, что бланк командировочного удостоверения теперь не является обязательным, организация, которая принимает командированного работника, может отказаться поставить в нем отметки о прибытии и выбытии. Однако это не будет являться нарушением оформления документа.

Если на бланке не проставлены печати, то тогда для определения дат поездки необходимо использовать:

• Информацию из проездных документов;
• Штампы таможенников в загранпаспорте. По ним также будет определяться дата пересечения границы страны в обе стороны;
• Служебную записку.

Служебку необходимо также составлять, если работник во время поездки применял личный либо рабочий автомобиль. Однако для подтверждения дат командировки и выбранного маршрута нужно использовать путевой лист, квитанции с заправочных станций и прочие отчетные документы.

Сопутствующие документы

Командировочное удостоверение может оформляться вместе с такими сопутствующими документами:

• Служебное задание — по новым правилам это бланк составляется на усмотрение руководства. Субъекты бизнеса часто его используют, чтобы отразить для работников задачи, которые они должны решить в данной поездке.
• Отчет по проделанной работе — его следует применять, когда служебное задание не используется. В нем командируемый сотрудник описывает, что именно он делал в служебной поездке.
• Авансовый отчет (Форма АО1) — в нем работник, вернувшись из командировки отражает произведенные расходы. Все они указываются по предоставленным подтверждающим документам, которые идут в качестве приложения к авансовому отчету.
• Счета и квитанции, договор найма — они выдаются работнику во время командировки при найме жилья для подтверждения потраченных им сумм на гостиницы.
• Билеты, страховые полиса и т. д. – они используются в качестве подтверждения транспортных расходов командируемого. Сюда же можно включить посадочные талоны, квитанции за белье, чеки и квитанции за квитанции и т. д.
• Прочие документы, которыми подтверждаются произведенные работником иные расходы в командировке. Например, квитанции за хранение, квитанции за услуги связи.
• Служебная записка, составленная работником при возвращении с приложенными к ней чеками на топливо. Ее составляют в основном при использовании в поездке личного или служебного транспорта.
• Служебная записка, составляемая сотрудником на расходы, на которые у него отсутствует подтверждающие документы — на проезд, на проживание и т.д.

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Вопрос документального оформления командировочной поездки актуален для многих организаций. Никому не хочется сталкиваться с проблемами при проверках, а потому лучшим вариантом становится возможность сразу сделать все должным образом. Чтобы правильно оформить служебную поездку сотрудника, следует ознакомиться со всеми изменениями, актуальными на 2018 год.

Оформление командировки в 2018 году — изменения в законодательстве

На 2018 год основным изменением в законодательстве по оформлению командировки является изменение начисления страховых взносов с суточных. В данном вопросе предписывается определенный лимит, с которого удержание не осуществляется. Он устанавливается в следующих значениях:

• для поездок по России 700 рублей;
• для зарубежных поездок 2500 рублей.

Организация не ограничивается в начислении суточных командируемому сотруднику. Однако с разницы между установленным значением и выданными средствами удерживаются страховые взносы.

Более серьезные изменения в законодательстве по оформлению командировок были осуществлены в 2015 году. Постановление правительства под номером 749 значительно упростило документооборот. По новой схеме следующие документы являются необязательными для оформления:

Однако многие организации продолжают использовать данные образцы документации наряду с основными документами.

Командировка на один день

По внесенным изменениям служебной поездкой следует считать также и командирование в другое подразделение компании. Часто такие переезды требуют меньше одного дня. Оформляются они по стандартной процедуре с той лишь разницей, что суточные в данном случае не выплачиваются.

Для многих руководителей часто возникает вопрос, как оформить командировку в выходной день. Главным аспектом в данном отношении является согласование с работником. По законодательству работа в выходной или праздник оплачивается в двойном размере. Сотрудник может согласиться на обычную оплату, но взамен получить полноценный выходной в тот день, который ему удобен.

Командировка на личном транспорте

Отдельно следует рассмотреть вопрос, как оформить командировку на личном автомобиле. Возможность такой поездки допускается законодательством и может быть отражена в приказе о командировании. В документе руководитель указывает на использование личного транспорта с внесением его марки и регистрационного номера. Соответствующее разрешение также издается и в отдельном порядке.

В этой ситуации главным аспектом становится определение понесенных расходов. По возвращению из служебной поездки сотрудник в течение трех дней должен представить записку с указанием понесенных затрат. К ней прилагаются квитанции на стоянку и заправку личного автомобиля. Согласно предъявляемым данным и осуществляется возмещение убытков.

Налоговые службы нередко требуют оформление путевого листа в этом случае. Данный документ наглядно показывает текущую ситуацию. Однако обязательным он не является, вся представленная в нем информация может содержаться в докладной записке сотрудника.

Как оформить зарубежную командировку

Процедура оформления зарубежной командировки не сильно отличается от обычной. Главным аспектом становится большее количество документов, а также расходов, которые могут быть оформлены как командировочные:

• стоимость транспорта;
• аренда жилья по месту пребывания;
• суточные начисления;
• затраты на оформление визы и загранпаспорта;
• различные сборы и платежи, установленные законодательством других стран.

Для того, чтобы организация могла оформить возмещение всех затрат, они должны быть документально подтверждены. Билеты, квитанции, расписки, чеки — все затраты предъявляются сотрудником по возвращению в течение трех дней.

Инструкция для бухгалтера предписывает, что оформление суточных при этом осуществляется на основании копии страницы загранпаспорта, где отмечен въезд в страну.

Командировка во время отпуска — как оформить

По текущему законодательству работник может быть отозван из отпуска для командирования только со своего согласия. В данном вопросе имеется определенный порядок действий, которому необходимо придерживаться:

• сотруднику направляется образец уведомления с указанием причины, по которой осуществляется отзыв;
• в случае согласия работника, издается соответствующий приказ об отзыве из отпуска, указываются причины и прилагаются документы — служебная записка, согласие сотрудника;
• далее следует стандартная процедура оформления командировки.

При этом те дни, на которые работник был отозван из отпуска сохраняются за ним. Он может выйти в отпуск на данный срок в течение года или присоединить его к отпуску на следующий год.

Документы для оформления командировки в 2018 году

Согласно Постановлению 749 имеется перечень документов, которые обязательны для оформления командировки в 2018 году:

• приказ о направлении в служебную поездку, является основным документом, к нему прилагается также и служебная записка о необходимости командирования;
• служебная записка с разрешением использовать личный транспорт;
• проездные документы, подтверждающие сроки и время поездки;
• документы, включающие в себя информацию об аренде жилья;
• отчет сотрудника о растратах с включением квитанций и чеков.

Документальное оформление командировки по актуальным изменениям исключает необходимость заполнять образцы командировочного удостоверения и служебного задания. Однако многие компании по-прежнему включают данные документы в основной перечень.

Похожее

Большинство женщин в определенное время становятся мамами. И тогда актуальным становится вопрос относительно того, как…

Конституционный суд Российской Федерации внес постановление, в котором говорится, о том, что военнослужащего, в случае…

Командирование сотрудников всегда связано с текущей служебной необходимостью или прохождением обучения. При служебной поездке, перед…

При необходимости отправиться в другой город официально оформляется командировка. Для большинства работников она выглядит как…

Деловая командировка явление не редкое – каждый хоть раз ездил по делам фирмы в другой город или…

Когда-то в отношениях работника и работодателя наступает такой момент, что им необходимо разорвать рабочие отношения,…

Работа хозяйственного субъекта не может ограничиваться какими-то территориальными рамками. Периодически по заданию руководства сотрудники компании отправляются со служебными заданиями в командировки. Так как такая поездка связана с выполнением поставленных задач, а также требует определенного финансирования, необходимо знать, как происходит правильное оформление командировки.

Пошаговая инструкция по оформлению командировки в 2018 году

Расскажем, как провести оформление командировок в 2018 году, в том числе командировки на личном автомобиле, на один день или во время отпуска.

Порядок оформления командировки в 2018 году

ТК РФ в ст.166 определяет служебную командировку как поездку с целью исполнения поручения руководителя вне места постоянной работы сотрудника на определенный срок. Организация должна начислить заработную плату работнику за весь период нахождения в командировке, а также возместить связанные с ней дополнительные расходы (ст.168 ТК РФ). Основным нормативным актом, регламентирующим служебные поездки, является ПП РФ 749 от 13.10.2008 года. Для правильного оформления командировки в 2018 году составлена пошаговая инструкция, включающая следующие этапы:

1. Издание приказа руководителя с указанием ФИО и должности работника, пункта назначения, цели, срока поездки. Документ должен содержать сведения о том, за счет каких средств оплачиваются расходы. Приказ можно составить по форме Т-9 (0301022 по ОКУД) или воспользоваться собственной формой, разработанной на основании 402-ФЗ и закрепленной в учетной политике. В результате изменений в ПП РФ 749, вступивших в силу 08.01.2015 года, для оформления командировки в 2018 году следующие документы не являются обязательными: командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполненной работе. По решению руководителя формы можно оставить для внутреннего использования, закрепив порядок их выдачи и заполнения локальным нормативным актом.
2. Составление сотрудником заявления в произвольном виде на имя руководителя о выдаче аванса на служебную командировку. В нем указываются: необходимая сумма, срок выдачи, дата составления и подпись работника. Для обоснования расходов может быть приведен расчет. Указания Банка России 3210-У от 11.03.2014 года запрещают оформлять расходный кассовый ордер без заявления с резолюцией руководителя. Письмо Минфина от 25.08.2014 года № 03-11-11/42288 разъясняет, что заявление необходимо и в случае перевода подотчетных сумм на пластиковую карту работника. В нем дополнительно следует указать банковские реквизиты для перечисления.
3. Выплата аванса на командировочные расходы. На основании заявления формируется расходный ордер (0310002 по ОКУД) на выдачу налички из кассы или платежное поручение (0401060 по ОКУД) о перечислении денег на расчетный счет физического лица. В этих документах следует указать назначение расходов. Денежные средства выплачиваются за счет бюджета или приносящей доход деятельности в зависимости от целей поездки и указаний, содержащихся в приказе руководителя.
4. Ведение табеля учета рабочего времени по форме 0504421 на сотрудника с использованием кода «К», означающего нахождение в служебной командировке (приказ Минфина 52н).
5. Предоставление работником авансового отчета с приложением подтверждающих документов по окончании командировки. Указания 3210-У предписывают подотчетному лицу отчитаться об использовании полученных средств в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня окончания командировки или со дня выхода на работу. Для документального оформления служебной командировки должны быть сданы под расписку подлинники билетов, квитанций, счетов за гостиницу. Если расчеты производились банковской картой, следует предоставить выписку по счету.
6. Проверка отчета и окончательный расчет. Указания 3210-У дают право руководителю самостоятельно определять время на проверку авансовых отчетов. Этот срок должен быть закреплен в приказе, локальном нормативном акте или в учетной политике. За отведенное время бухгалтер проверяет соответствие предоставленных документов требованиям законодательства и производит расчет суммы к выплате за командировку, делает соответствующие проводки. В федеральных государственных учреждениях следует руководствоваться ПП 729 от 02.10.2002 года. Если выданный аванс превышает сумму по документам, работник должен внести остаток в кассу. Выдача перерасхода производится из кассы по расходному ордеру или платежным поручением на карту сотрудника.

Документы, на которые бухгалтеры зря тратят время, смотрите в статье журнала Учет в учреждении.

Оформление авансового отчета по командировке

Законом 52-ФЗ предусмотрена унифицированная форма авансового отчета 0504505. Документ заполняется вернувшимся из командировки сотрудником и лицом, ведущим бухучет. Ниже приведен образец авансового отчета, скачайте его.

Скачать бланк авансового отчета

На первой странице сотрудник заполняет следующие сведения:

• Наименование учреждения;
• ФИО;
• Должность;
• Подразделение;
• Назначение аванса;
• Дату предоставления отчета;
• Сумму полученного аванса;
• Фактические расходы на служебную командировку.

Бухгалтер проставляет бухгалтерские проводки, заполняет сведения о выдаче перерасхода и расписку для сотрудника. В правом верхнем углу указывает сумму к утверждению руководителем.

На второй странице сотрудник вносит в реестр все подтверждающие документы, подсчитывает общую сумму и подписывает отчет. Бухгалтер после проверки каждого документа делает отметку о принятии суммы к учету, считает итоги, перерасход или остаток и проставляет проводки. Дата авансового отчета – это день предоставления сотрудником в бухгалтерию. Дата утверждения начальником – это день окончания проверки в соответствии с установленными сроками.

Образец авансового отчета в 2018 году

Скачать образец заполнения авансового отчета в 2018 году

Оформление командировки на личном автомобиле

Если работник выезжает в служебную командировку на своем авто, он должен поставить в известность руководителя организации. Ст.188 ТК РФ предусматривает выплату компенсации при использовании личного имущества с позволения или ведома работодателя. Командировка на личном автомобиле в 2018 году в части оформления требует письменного разрешения руководства (приказ Минфина 33н от 10.03.2015 года). Можно включить его в приказ о командировании.

Особое внимание следует обратить на подтверждение расходов. В связи с отменой командировочных удостоверений сроки служебных поездок определяются по проездным документам. Автовладелец предоставляет путевые или маршрутные листы, чеки и счета АЗС. Приказ 33н рекомендует использовать для подтверждения гостиничные счета. Если их нет, следует предоставить служебную записку с указанием даты приезда и убытия, подтвержденную принимающей стороной. Это предусмотрено и в ПП 749.

В организации, разрешающей выезд сотрудников на личном транспорте, обязательно должно быть положение о порядке расчета и выплаты компенсации. На основании ПП 729 такую поездку можно оплатить по минимальной стоимости:

1. Если есть железнодорожное сообщение, – по цене плацкартного билета в пассажирском поезде.
2. При отсутствии железной дороги – по цене билета в автобусе общего типа.

Справку о стоимости следует брать на ж/д и автовокзалах по состоянию на даты поездки.

За что коллеги не любят бухгалтеров? Читайте в статье журнала Казенные учреждения.

Оформление командировки на 1 день

Служебная поездка, которую возможно осуществить за один день, считается местной командировкой, оформление которой производится по общим правилам. На основании п.11 ПП 749 суточные в этом случае не выплачиваются. Расходы по проезду возмещаются в общем порядке, в табеле проставляется соответствующий код, и оплата за день рассчитывается, исходя из среднего заработка. Работник имеет право на получение аванса. В письме от 17.05.2018 №03-15-06/33309 Минфин пояснил, как учитывать расходы по однодневной командировке.

Если было произведено оформление командировки на 1 день, а сотрудник прибыл в населенный пункт своей постоянной работы после 0 часов по местному времени, командировка продлевается, суточные выплачиваются за 2 дня. В случае опоздания общественного транспорта, нужно взять справку у перевозчика.

Оформление загранкомандировки

Если работник организации командирован за границу РФ, у него возникают дополнительные расходы еще на стадии подготовки. ПП 749 предусматривает компенсацию:

• Расходов на оформление визы для служебной командировки и загранпаспорта;
• Консульских сборов;
• Приобретения медицинской страховки;
• Оплаты за право въезда автотранспорта;
• Прочие платежи и сборы.

Выдачу суточных следует осуществлять на основании двух документов:

• При нахождении на территории РФ согласно ПП 729 от 02.10.2002 года;
• При нахождении на территории иностранных государств – в соответствии с Приложением 1 ПП 812 от 26.12.2005 года.

Для правильного определения размера выплат в дни пересечения границ, следует помнить, что размер суточных определяется в сумме, установленной для страны, куда следует командированный. Суточные должны быть выданы в иностранной валюте на основании Закона 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». Прямого запрета на выдачу наличной валюты через кассу физическому лицу он не содержит, но и прямого разрешения на эту операцию тоже нет. Лучше перечислить сумму с валютного счета на банковскую карту сотрудника, у которого открыт счет в той же валюте.

Возмещение расходов на проживание производится на основании приказа Минфина 64н от 02.08.2004 года. Он содержит предельные нормы оплаты временного жилья в различных странах. Если фактические расходы их превышают, возмещение производится в пределах разрешенных законом сумм. Если у государственного учреждения нет валютного счета, для выплаты командировочных расходов следует произвести конвертацию российских рублей в валюту. Расходы на комиссию относятся на прочие услуги.

Размер суточных при загранкомандировках в 2019 году — таблица.

Подтверждающие документы по загранкомандировке могут быть представлены на иностранном языке. Бухгалтерский и налоговый учет в РФ ведется на русском языке, поэтому к документам необходимо приложить построчные переводы. Минфин в письме от 22.03.2010 года №03-03-06/1/168 разъясняет, что выполнить перевод может по договору приглашенный переводчик или сотрудник организации, у которого эти обязанности записаны в должностной инструкции.

Оформление командировки в выходной день

Существует несколько вариантов, когда служебная командировка включает в себя выходные дни:

1. Сотрудник направлен в многодневную командировку, в общую продолжительность которой входят и нерабочие выходные дни. Оформление и оплата такой служебной поездки производится в общем порядке.
2. При командировании сотрудника предполагается, что ему придется выполнять задание именно в выходной день. В таком случае одновременно с приказом о командировке нужно издать приказ о привлечении к работе в выходные дни. Согласие сотрудника в этом случае обязательно. Оплата производится на основании ТК РФ. По выбору сотрудника выходной может быть оплачен в двойном размере или в одинарном, но тогда еще полагается неоплачиваемый отгул. Расчет производится в соответствии с Положением об оплате труда, действующим в организации.
3. Отъезд или возвращение из поездки приходится на выходной день. На этот случай конкретного указания в законодательстве нет. Можно предусмотреть локальным нормативным актом предоставление отгулов или другую компенсацию.

Оформление командировки во время очередного отпуска

Привлечение сотрудников к работе во время очередного отпуска не допускается. Если возникла необходимость срочной командировки, единственный выход – отзыв на основании ст.125 ТК РФ. Приступившего к работе сотрудника можно отправлять в командировку на общих основаниях. Оставшиеся дни отпуска могут быть предоставлены по желанию сотрудника в течение текущего года или присоединены к будущему отпуску.

А что делать, если сотрудник проводит отпуск по месту командировки, читайте в статье журнала Зарплата в учреждении.

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»

Составляющей частью командировочных расходов являются затраты на услуги проживания в гостинице. На стоимость этих услуг работник обязан представить подтверждающие документы. Это может быть и счет, и кассовый чек, а иногда просто квитанция к ПКО. Но какой именно документ удовлетворит налоговиков? И что делать, если, например, в счете указан завтрак? На эти и другие вопросы ответы найдете в статье.

Компания обязана возмещать сотруднику понесенные во время служебной командировки расходы по расходы по найму жилого помещения (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Но для этого сотрудник должен подтвердить свои расходы документом.

Гостиничный счет

Какой документ подтвердит оплату за проживание в гостинице, чтобы у компании при проверке не возникло претензий со стороны ИФНС? ООО «Консалтинговое бюро «Эврика!» 📌 Реклама Все оттенки белого или как выжить бизнесу после черного Приглашаем Вас на семинар от практикующего адвоката Натальи Скобкиной Узнать больше

Если гостиница не применяет контрольно-кассовую технику, то в этом случае она обязана оформлять бланк строгой отчетности, форму которого разрабатывает самостоятельно (Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440). При этом название данного документа может быть любое (квитанция, гостиничный чек, счет, ваучер и т.п.). Напомним, что до 1 декабря 2008 г. гостиницы в качестве бланка строгой отчетности использовали форму № 3-Г, утвержденную Приказом Минфина России от 13.12.1993 № 121. Но сейчас эта форма не применяется, и, как поясняют чиновники, данный документ не может использоваться в качестве БСО (Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-01-15/1-11, от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400).

В настоящее время каждая гостиница разрабатывает свой собственный бланк строгой отчетности. При этом она должна учитывать определенные требования, предъявляемые законодательством к оформлению БСО. Если не будет выполнено хотя бы одно требование, документ не может быть отнесен к БСО. Соответственно, у компании, чей сотрудник привезет из командировки такой документ, могут возникнуть проблемы с учетом расходов на проживание и с вычетом НДС по этим расходам. Какие это требования?

Платформа ОФД 📌 Реклама ОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

Во-первых, бланк строгой отчетности должен содержать обязательные реквизиты, перечень которых установлен в пункте 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). К таким реквизитам относятся, в частности, наименование документа, шестизначный номер и серия, наименование организации, оказывающей услуги, ее местонахождение и ИНН, печать.

Во-вторых, простой компьютер для формирования бланков строгой отчетности использован быть не может. Дело в том, что бланк документа должен изготавливаться типографским способом или формироваться с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать/фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет. Также при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка. Такие же выводы приводятся и в Письмах Минфина РФ от 5 мая 2014 г. № 03-01-15/20962, от 07.11.2008 № 03-01-15/11-353.

Если работник привез из командировки «гостиничный» счет, не удовлетворяющий данным требованиям, и компания учла при налогообложении прибыли расходы на проживание по такому счету, то при возникновении претензий со стороны ИФНС у нее есть шансы отстоять свои расходы в суде (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу № А52-3413/2009).

Второй вариант заключается в том, что гостиница применяет ККТ. Соответственно, БСО может уже не оформляться, а документом, подтверждающим оплату проживания, будет являться кассовый чек. Обычно к нему прилагается и документ (как правило, счет), в котором приведены полные данные о проживании конкретного лица.

А как быть, если командированный сотрудник вместо чека или БСО привез квитанцию к приходно-кассовому ордеру?

В такой ситуации у компании возможны проблемы при проверке. Налоговики могут признать такие расходы неправомерно учтенными при налогообложении прибыли, но в судебном порядке компания имеет шансы оспорить претензии ИФНС (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 10.02.2009 по делу № А56-27225/2007).

Кроме этого, вероятны доначисления НДФЛ и страховых взносов на суммы компенсации «гостиничных» расходов на основании квитанции к ПКО. На практике некоторые проверяющие считают, что компенсация гостиничных трат, подтвержденных такой квитанцией, образуют доход сотрудника. Одно такое дело рассмотрел ФАС Московского округа в Постановлении от 25.05.09 № КА-А40/4142-09. Правда, там речь шла о начислении ЕСН и НДФЛ. Суд не согласился с контролерами и признал доначисление неправомерным, указав, что расходы на проживание в гостинице подтверждают и иные документы. В данной ситуации к авансовым отчетам были приложены квитанции к приходно-кассовым ордерам, которые являются официальными документами, подтверждающими прием денег продавцом. Отсутствие чека ККТ, при наличии других оправдательных документов, не может являться безусловным свидетельством нецелевого использования подотчетными лицами денежных средств и получения ими выплат, облагаемых ЕСН и НДФЛ. Таким образом, сделал вывод ФАС, выданные сотрудникам под отчет денежные средства, не являлись их доходом, поскольку были использованы в интересах компании.

Аналогичный вывод содержится также в постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 13.04.09 № Ф04-1948/2009(4045-А75-49), ФАС Московского округа от 29.02.08 № КА-А40/14043-07.

Следует отметить, что 9 октября 2015 г. Постановлением Правительства РФ № 1085 утверждены новые Правила оказания гостиничных услуг. Примечательно то, что в них указана обязанность гостиницы по выдаче потребителю кассового чека или документа, оформленного на бланке строгой отчетности. Надеемся, что с выходом новых правил гостиницы станут ответственнее относиться к оформлению документов, и перестанут выдавать документы, не соответствующие законодательству.

Документы на проживание отсутствуют

А если сотрудник не привез из гостиницы ни чека, ни БСО, ни квитанции к ПКО? В случае утери работником документов можно запросить у гостиницы справку, подтверждающую факт проживания конкретного лица в этой гостинице. Специалисты из УФНС РФ по г. Москве не видят препятствий для учета «гостиничных» расходов на основании такой справки (Письмо от 26.08.14 № 16-15/084374). Правда, столичные налоговики уточняют, что справка из гостиницы должна содержать детализацию предоставленных услуг и подтверждать оплату проживания работника. А компания, в свою очередь, должна иметь иные документы, устанавливающие период нахождения командированного сотрудника в месте, где расположена гостиница.

Тем не менее, есть риски, что такой справкой не удовлетворятся налоговики на местах. Поэтому компании должны быть готовы к спорам с проверяющими. Мы считаем, что в суде фирма сможет оспорить возникшие претензии со стороны ИФНС, ведь документы, косвенно подтверждающие расходы, также должны приниматься во внимание (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Документы на гостиничные услуги могут отсутствовать и по другой причине. Компании, где служебные командировки, особенно в одну и ту же местность, достаточно часты, могут снимать под эти цели квартиры. В этом случае фирма сама оплачивает аренду квартиры, и работнику не возмещаются расходы на проживание. Встает вопрос: а может ли организация учитывать при налогообложении прибыли затраты на аренду квартир? Да, может. Но, как поясняют чиновники, только за период фактического проживания в ней работников (Письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, от 25.01.2006 № 03-03-04/1/58). С этим согласились и специалисты УФНС России по г. Москве в Письме от 16.04.2010 № 16-15/040653@.

То есть если договор найма квартиры заключен на полгода, а совокупный срок командировок всех сотрудников, которые по очереди проживают в ней, составляет 5,5 месяца, то арендную плату за оставшиеся полмесяца инспекторы посчитают необоснованным в налоговом плане расходом компании.

Завтрак в счете

Практически в каждой гостинице есть ресторан, кафе или столовая, где постояльцам может быть предложен завтрак. Так вот если стоимость питания будет указана в счете гостиницы отдельно, то имейте в виду, что эти затраты организации лучше не включать в «налоговые» расходы. Это следует из подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Там сказано, что к расходам могут быть отнесены затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами).

Примечательно то, что если при гостинице не ресторан или кафе, а столовая, то формально указанное ограничение можно проигнорировать. Это, конечно, рискованно, но одной организации удалось доказать правомерность учета в «прибыльных расходах» стоимости завтрака в столовой. Примером тому является Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 17.11.2010 по делу № А45-26455/2009. Поскольку налоговики не доказали, что услуги питания оказывались работникам в ресторане или баре, то суд посчитал правомерным признание расходов на завтрак в налоговом учете. И, соответственно, принятие НДС по стоимости «столовского» завтрака к вычету.

Еще в одном деле можно увидеть необычную трактовку расходов на обслуживание в барах и ресторанах. Девятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 03.08.2012 № 09АП-19562/2012 по делу № А40-112186/11-20-455 посчитал, что расходы на обслуживание в барах и ресторанах подразумевают оставление чаевых и иные формы обслуживания, но никак не расходы на питание. Соответственно, делает вывод суд, компания вправе признать в расходах стоимость питания командированного сотрудника в ресторане.

Но, к сожалению, проверяющие на местах не столь лояльны. Поэтому во избежание налоговых рисков фирма может не учитывать стоимость завтрака при налогообложении прибыли.

Помимо налога на прибыль риски возникают в части НДФЛ и страховых взносов. На практике проверяющие доначисляют их на стоимость завтрака, отраженную в гостиничном счете. Более того, имеются официальные разъяснения Минфина РФ – Письмо от 14.10.09 № 03-04-06-01/263. Там сказано, что если в счете отдельно выделена стоимость питания, то у сотрудника возникает доход в натуральной форме. Ведь компенсация стоимости питания не является возмещением расходов по найму жилого помещения, которое освобождается от налогообложения. Поэтому на стоимость питания необходимо начислить НДФЛ и ЕСН (на момент появления данного письма вместо страховых взносов компании уплачивали ЕСН).

Что же по данному вопросу говорит нам арбитражная практика? Позиция судов противоречивая. Например, в Постановлении ФАС Уральского округа от 28.04.2007 № Ф09-3004/07-С2 по делу № А71-6947/06 суд поддержал компанию. А в Постановлении ФАС Поволжского округа от 14.07.2009 по делу № А65-27027/2007 суд принял доводы ИФНС.

А что делать, если в гостиничном счете фигурирует завтрак, но его стоимость не указана отдельной суммой? Подобная ситуация встречается не так уж редко, и для компаний, учитывающих расходы на основании такого счета, чревата налоговыми рисками. На практике налоговики либо выделяют стоимость завтрака расчетным путем, либо вовсе исключают всю сумму из «прибыльных расходов». Ни тот, ни другой вариант не законен. И организация может оспорить действия налоговиков в суде. Например, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 14.03.2008 по делу № А56-17471/2007 признал незаконными действия налоговиков по исключению из «прибыльных расходов» стоимости завтрака, определенной расчетным путем.

Налоговики могут доначислить и НДФЛ со стоимости завтрака, найденного расчетным путем. Однако в суде компания сможет доказать отсутствие обязанности по исчислению и уплате этого налога (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 03.10.2008 по делу № А31-8961/2006-15).

А вот страховые взносы проверяющие вряд ли посмеют начислить, поскольку есть официальные разъяснения, согласно которым страховые взносы не начисляются на стоимость проживания командированного работника в гостинице, цена номера в которой включает стоимость завтрака (Письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Прочие услуги гостиниц

Помимо стоимости самого проживания, компании приходится иногда оплачивать ряд дополнительных услуг. Одной из таких услуг является бронирование номера. Как уже было отмечено ранее, согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (исключая обслуживание в барах, ресторанах и в номере, пользование рекреационно-оздоровительными объектами) также подлежат возмещению.

В финансовом ведомстве полагают, что бронирование номера является дополнительной услугой, которую оказывают предприятия гостиничного комплекса. А это значит, что расходы на бронирование для командированных работников номеров в гостиницах можно учесть при налогообложении прибыли. Разумеется, при условии, что такие расходы подтверждены документально (чеком ККТ или бланком строгой отчетности). Соответствующие разъяснения даны в Письме Минфина от 10.03.11 № 03-03-06/1/131.

Затраты на химчистку компания также сможет учесть при налогообложении прибыли. Но только, как утверждают чиновники, если сможет обосновать производственную направленность и экономическую обоснованность таких расходов (Письмо Минфина России от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308). Сделать это не составит труда, если целью служебной поездки является, допустим, встреча с людьми, деловые переговоры и т.п. мероприятия, при которых сотруднику важно хорошо выглядеть. Хотя раньше чиновники были против учета при налогообложении прибыли расходов на химчистку (Письмо Минфина РФ от 03.07.2006 № 03-03-04/2/170).

Лимит и его превышение

Некоторые компании в целях экономного расходования средств могут устанавливать лимит расходов на проживание в гостиницах свои сотрудников в период служебных командировок. Всвязи с чем возникает вопрос: если сотрудник превысил данный лимит, но при этом представил счет гостиницы на полную стоимость проживания, должна ли компания удержать с работника НДФЛ?

Нет, не должна. Дело в том, что не облагаются НДФЛ установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные, в частности, с возмещением командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). Абзацем десятым пункта 3 статьи 217 НК РФ предусмотрено, что в доход командированного работника не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения.

Таким образом, если имеется письменное заявление работника с указанием причин перерасхода и решение работодателя о возмещении полной стоимости платы за проживание, то от НДФЛ освобождается вся сумма документально подтвержденных расходов на проживание в командировке, даже если она превышает установленный в компании лимит. Такие разъяснения даны Минфином РФ в Письме от 04.07.12 № 03-04-06/6-204.

Кроме того, вся сумма компенсации расходов работника по найму помещения в месте командировки может быть учтена в целях налогообложения прибыли. Поясним почему. На основании статьи 168 Трудового кодекса РФ работодатель обязан возместить командированному работнику его расходы, в частности, по найму жилого помещения. Расходы на командировки, в частности, на наем жилого помещения, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом в НК РФ нет обязанности по определению лимита «гостиничных» расходов. Таким образом, всю сумму компенсации таких расходов можно учесть при налогообложении прибыли в полном размере. В вышеуказанном Письме Минфина РФ содержится такой же вывод.

Вычет НДС: условия

НДС, уплаченный в составе расходов на проживание в гостинице, организация может принять к вычету. Однако чиновники выдвигают условие: для вычета НДС необходимо, во-первых, наличие счета, оформленного на БСО, во-вторых, указание в счете суммы НДС (Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440). Такие выводы они делают на основании пункта 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Там, действительно, сказано, что по гостиничным услугам в книге покупок регистрируются БСО с выделенной суммой налога.

Если гостиница вместо БСО выдала счет-фактуру и кассовый чек, то вычет НДС также можно применить, о чем сказано в Письме Минфина РФ от 03.04.2013 № 03-07-11/10861. Но если счет за проживание оформлен на бланке свободной формы, вычет НДС невозможен, даже при наличии кассового чека с выделенной суммой налога. Так считают в Минфине России (Письмо от 23.12.09 № 03-07-11/323).

Таким образом, налоговики при проверке будут просматривать документы от гостиниц, в том числе и на предмет отдельного указания в них суммы НДС. Наличие в документе формулировки «в том числе НДС» не дает, по мнению фискалов, право на вычет. Хотя в суде компании могут доказать правомерность вычета в данной ситуации. Положительные примеры в арбитражной практике имеются (Постановление ФАС Уральского округа от 02.04.2008 № Ф09-2063/08-С2).

>Командировочные расходы по КВР и КОСГУ

В большинстве случаев командировочные расходы отражаются по КОСГУ 212 и КВР 112. Рассмотрим разные ситуации в учете.

Как оплачивать командировочные: КВР и КОСГУ

К командировочным расходам относится оплата:

• Проездных билетов (самолет, поезд и т.д.);
• Постельных принадлежностей (в поездах);
• Трансферных услуг, если вокзал или аэропорт находятся вне города, где работает сотрудник;
• Суточных расходов;
• Проживания в гостинице или на съемной квартире;
• Дополнительных расходов, связанных с выполнением поставленных задач и разрешенных руководителем.

Все расходы должны быть подтверждены документально. Распределяя затраты по видам расходов, бухгалтера должны руководствоваться таблицей соответствия КВР и КОСГУ. Это касается всех учреждений, внебюджетных фондов и госорганов.

Отнесение расходов на компенсацию проезда, проживания, суточных и других командировочных расходов для работников:

• казенного, бюджетного или автономного учреждения — КВР 112, КОСГУ 212;
• государственных (муниципальных) органов — КВР 122, КОСГУ 212;
• государственных внебюджетных фондов — КВР 142, КОСГУ 212.

Для военнослужащих и приравненных к ним лицам отнесите расходы на КВР 134, КОСГУ 212.

Если учреждение оплачивает проживание и проезд сотрудника по договору или контракту со сторонними организациями, расходы относите:

• КВР 244, КОСГУ 226 — проживание;
• КВР 244, КОСГУ 222 — проезд;
• КВР 853, КОСГУ 297 — консульские сборы;
• КВР 244, КОСГУ 227 — оплата страховки;
• КВР 244, КОСГУ 226 — оплата питания.

Рассмотрим случай, когда сотрудник отправился в командировку на личном автомобиле с разрешения руководителя или организции. Расходы сотрудника на эксплуатацию автомобиля отнесите на КВР 112 (122, 134, 142) и КОСГУ 226 (например, затраты на бензин). При этом обязательно нужны оправдательные документы (счет, квитанции, кассовые чеки и т.п.)

Если на ремонт машины и покупку запчастей был заключен гражданско-правовой договор со сторонней организацией, то расходы проведите как хозяйственные: КВР 244, КОСГУ 346 и 225.

КВР и КОСГУ для командировочных расходов зависят от того, кто их оплачивает: работник или само учреждение. В таблице приведен перечень частых расходов в командировках: за границей, на автомобиле, соревнованиях или практике. Для каждого случая определены КВР и КОСГУ. Воспользуйтесь шпаргалками:

Отражение проводок по командировочным расходам

Сотруднику для покрытия расходов во время служебной поездки выдаются авансом денежные средства. Факт выдачи наличных денег из кассы предприятия отображается бухгалтерской проводкой:

• Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 34 610.

Когда работник возвращается из командировки, то должен в течение 3-х дней отчитаться в бухгалтерии учреждения. Списание расходов по командировке зависит от того, какие цели были поставлены перед сотрудником:

если затраты связаны с основной деятельностью —

• Дт 0 109 хх 212 Кт 0 208 12 000;

если затраты не связаны с основной деятельностью —

• Дт 0 401 20 212 Кт 0 208 12 000.

Бывает так, что по авансовому отчету образуется задолженность. Это случается, если сотрудник перерасходовал средства или, наоборот, сэкономил и должен вернуть остаток аванса в кассу. Соответствующие проводки:

выплачивается долг сотруднику через кассу предприятия –

• Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 34 610;

удерживается долг из зарплаты –

• Дт 0 302 11 830 Кт 0 304 03 730;

работник возвращает авансовые средства в кассу –

• Дт 0 201 34 510 Кт 0 208 12 660.

Сумма расходов по командировке, указанная в авансовом отчете, отражается в проводках:

посуточные расходы, оплата за проезд, проживание –

• Дт 0 401 20 212 Кт 0 208 12 660.

Если оплата командировочных расходов производится организацией, а не работником, то используются проводки:

отражение услуг гостиницы, приобретение проездных билетов —