Образец штатной расстановки

Содержание

Вопрос 1. Делаем перенос данных на апрель, а в документ «Начальная задолженность по зарплате» загрузилась задолженность за март. Почему?

Скорее всего зарплата за март у Вас выплачивается уже в апреле и даже, если в ЗУП 2.5 на момент переноса данных уже был отражен факт выплаты мартовской зарплаты в апреле документом Зарплата к выплате, то в ЗУП 3 всё равно загрузится задолженность, которая присутствовала на 01 апреля. Эта задолженность за март, поэтому в документе Начальная задолженность по зарплате и указывается месяц март.

В ЗУП 3 в этом случае следует ещё раз отразить факт выплаты зарплаты за март документом Ведомость…

Вопрос 2. После выполнения начального переноса обнаружили, что по некоторым сотрудникам неверно перенеслись остатки отпусков. Как скорректировать?

Если выполнялся «рекомендованный» перенос данных, то остатки отпусков можно скорректировать в документе Начальная штатная расстановка (Главное – Данные на начало эксплуатации).

Если же имел место «полный» перенос, то следует воспользоваться документом Ввод остатков отпусков (Главное – Остатки отпусков). Документ по умолчанию недоступен в меню программы, его следует вывести через настройки навигации в разделе Главное.

При ручном заполнении (корректировке) остатков стоит также учитывать, что в ЗУП 3 остаток отпусков вводится в разрезе рабочих лет и в разрезе видов отпусков.

Вопрос 3. Как выбрать вариант переноса данных?

Выбор варианта переноса выполняется на шаге Настройки загрузки данных из информационной базы после шага, на котором выбиралась нужная информационная база ЗУП 2.5. Выбор варианта выполняется в отдельном окне, которое открывается по ссылке Настройка.

Здесь присутствует два варианта переноса:

  • так называемый «рекомендованный» перенос – переключатель в положении Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты (этот вариант также называется «новый перенос», «перенос остатков»);
  • так называемый «полный» перенос — переключатель в положение Использовать начисления предыдущей программы (для этого варианта также можно встретить название «старый перенос»).

Подробное сравнение этих двух вариантов переноса данных (что и куда переносится) можно изучить в публикации Порядок перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1, выбор и сравнение вариантов переноса данных.

Вопрос 4. После переноса данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3 обнаружили, что по некоторым сотрудникам требуется корректировка в сведениях для расчета среднего. Где скорректировать эти данные?

При начальном переносе из ЗУП 2.5 сведения для расчета среднего загружаются в документ Перенос данных (Администрирование – Перенос данных):

  • Документы с кодом ЗП_СЗО – в этих документах содержатся данные для расчета общего среднего заработка (для отпусков, командировок и т.п.);
  • Документы с кодом ЗП_СЗФСС– сюда загружаются сведения для расчета пособий, рассчитываемых по среднему заработку (больничные, отпуск по уходу за ребенком и т.п.)

За каждый месяц создается отдельный документ, поэтому сначала необходимо вычислить месяц, в котором следует скорректировать данные и сделать это в соответствующем документе.

Дело в том, что в ЗУП 3 при формировании отчета Анализ НДФЛ по месяцам за январь, показывается тот НДФЛ, который удержан за январь, т.е. в отчете мы видим удержанный и перечисленный в феврале НДФЛ за январь. В то время, как в ЗУП 2.5 в отчете Анализ начисленных налогов и взносов удержанный и перечисленный НДФЛ отбирается по дате перечисления, т.е., чтобы увидеть НДФЛ удержанный и перечисленный в феврале за январь, следует сформировать отчет за февраль.

При этом исчисленный НДФЛ попадает в отчеты одинаково – по дате получения дохода.

Вопрос 6. В ЗУП 2.5 были настройки параметров учета. После переноса в ЗУП 3 необходимо проверить эти настройки. Где их найти в ЗУП 3?

В ЗУП 3 аналогичный настройки располагаются в разных местах программы:

  • Настройки расчета зарплаты: Настройка – Расчет зарплаты;
  • Настройки кадрового учета: Настройки – Кадровый учет;
  • Настройки учетной политики: Настройки – Организации – вкладка Учетная политика и другие настройки.

Так же стоит иметь в виду, что кроме проверки настроек, которые были в 2.5, требуется просмотреть и при необходимости установить те параметры, которых не было в ЗУП 2.5. Функционал ЗУП 3 более разнообразный, чем функционал ЗУП 2.5, поэтому и перечень настроек гораздо шире.

Вопрос 7. Почему при переносе данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3 не загрузились кадровые документы?

Вероятно, имел место «рекомендованный» перенос данных. При таком варианте переноса кадровые документы не загружаются, а загружается срез кадровой информации по работающим сотрудникам на дату переноса. Эти данные загружаются в документ Начальная штатная расстановка (Главное – Данные на начало эксплуатации).

Загрузка кадровых документов (всей кадровой истории) происходит при выполнении «полного» варианта переноса данных. Более подробно про разницу между этими двумя вариантами переноса данных можно почитать в публикации Порядок перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1, выбор и сравнение вариантов переноса данных

Вопрос 8. Для чего в ЗУП 3 при выполнении рекомендованного переноса создается документ Периоды, оплаченные до начала эксплуатации?

Этот документ регистрирует факт отсутствия сотрудника в периоде, учет по которому ведется уже в ЗУП 3, но который был оплачен в прошлом периоде, т.е. в ЗУП 2.5.

Например, в ЗУП 2.5 сотруднику в марте был зарегистрирован и рассчитан отпуск на период с 19.03.2018 по 15.04.2018.

Затем выполнен «рекомендованный» перенос на 01.04.2018. В результате на период с 01.04.2018 по 15.04.2018 документом Периоды, оплаченные до начала эксплуатации зарегистрирован факт отсутствия сотрудника в связи с нахождением в отпуске. Это отсутствие будет учтено при расчете зарплаты за апрель.

Вопрос 9. Почему при одном варианте переноса указывается месяц начала эксплуатации, а при другом год, с которого переносятся сведения?

Месяц начала эксплуатации указывается при так называемом «рекомендованном» переносе (устанавливается флажок Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты). Именно на эту дату переносится срез кадровой информации по работающим сотрудникам, начальная задолженность по зарплате и некоторая другая информация.

При «полном» варианте переноса (флажок Использовать начисления предыдущей программы) действительно следует указать год. Именно с этого года будут перенесены сведения о выполненных расчетах с сотрудниками (о начислениях, удержаниях и выплатах).

И в том, и в другом случае сведения для расчета среднего заработка будут переносится за период необходимый для корректного расчета среднего: для общего среднего заработка за 1,5 года, для пособий, рассчитываемых по среднему заработку за 3 года). Более подробно про разницу между этими двумя вариантами переноса данных можно почитать в публикации Порядок перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1, выбор и сравнение вариантов переноса данных.

Вопрос 10. Хотелось бы проверить перенесенные сведения по взносам по каждому сотруднику, но в отчете Анализ взносов в фонды данные представлены по видам начисления. Как получить информацию по сотрудникам?

Если итоговые суммы отчетов не сходятся и требуется вычислить физическое лицо и месяц, в котором содержатся ошибочные сведения, то необходимо немного донастроить отчеты Анализ взносов в фонды (ЗУП 3) и Анализ начисленных налогов и взносов (ЗУП 2.5). Для более удобной сверки сведений в отчете ЗУП 2.5 в настройках структуры отчета можно добавить группировку по физическим лицам.

А в отчете в ЗУП 3 можно также добавить группировку по сотрудникам и ещё группировку по месяцу получения дохода, чтобы привести отчет к тому виду, в котором представлены данные в ЗУП 2.5.

Вопрос 11. В ЗУП 2.5 был очень удобный отчет Расчетная ведомость. После перехода на ЗУП 3 хочется сверить расчет именно по этому отчету. Подскажите, где его можно найти?

Аналогичный отчет в ЗУП 3 имеет несколько иное название – Полный свод начислений, удержаний и выплат (Зарплата – Отчеты по зарплате).

Стоит заметить, что в этом отчете есть возможность более детальной расшифровки. Например, если требуется расшифровать начисления по какому-то виду начисления с детализацией до конкретного сотрудника, то следует двойным щелчком мыши нажать на ячейку с суммой, которую хотим расшифровать, и в открывшемся контекстном меню выбрать расшифровку по сотруднику.

Вопрос 12. Как после переноса данных в ЗУП 3 изменить занимаемые сотрудником позиции? Хотим навести порядок с расстановкой сотрудников.

Если выполнялся «рекомендованный» перенос данных, то скорректировать расстановку сотрудников можно в документе Начальная штатная расстановка (Главное – Данные на начало эксплуатации). Этот документ как раз и определяет занимаемые сотрудником позиции на дату начала эксплуатации в ЗУП 3.

При «полном» переносе документ Начальная штатная расстановка не создается. Переносится вся кадровая история в документы Прием на работу, Кадровый перевод и Увольнение и на основании этих документов определяется текущая расстановка сотрудников на момент переноса данных. Поэтому, если требуется её изменить, то в данном случае следует воспользоваться документом Кадровый перевод.

Однако стоит иметь в виду, что при начальном переносе в Штатное расписание загружаются только те позиции, которые были заняты работающими сотрудниками на момент переноса данных. Поэтому, если Вы хотите переводить сотрудников на какие-то новые позиции, то их необходимо предварительно создать в штатном расписании.

Вопрос 13. По некоторым сотрудникам после переноса из ЗУП 2.5 необходимо исправить номер и дату трудовых договоров для личной карточки Т-2. Куда перенеслась эта информация в ЗУП 3?

В случае «рекомендованного» переноса информация для заполнения личной карточки Т-2 загружается в документ Перенос данных (Администрирование – перенос данных) со следующими кодами:

  • ТДК – сведения о трудовых договорах;
  • РОтп – реестр отпуск;
  • РКД – реестр кадровых приказов (приемы, переводы).

В случае «полного» переноса сведения для заполнения в личной карточки Т-2 берутся непосредственно из перенесенных в ЗУП 3 кадровых документов. Поэтому скорректировать номер и дату трудового договора необходимо в соответствующем документе Прием на работу на вкладке Трудовой договор.

Вопрос 14. После выполнения переноса обнаружил большое количество документов Перенос данных с различными кодами. Как в них разобраться?

В документ Перенос данных (Администрирование – перенос данных) загружается довольно существенная часть информации при переносе. Документ с определенным типом данных имеет свой буквенный код. Предусмотрены следующие условные обозначения:

  • РКД, РОтп – реестр кадровых приказов для карточки Т-2;
  • ТДК — сведения о трудовых договорах;
  • ЗП_ СЗО, ЗП_СЗФСС -исходные данные для расчета среднего заработка (сведения о годовых премиях загружаются в документ с кодом ЗП_ГП);
  • ИЛ – расчеты по удержаниям по исполнительным документам;
  • НДФЛ – данные налогового учета по НДФЛ;
  • ПСС – пособия по социальному страхованию, для отражения в 4-ФСС;
  • СВ – данные учета по страховым взносам;
  • ДнСост – сведения об отсутствиях сотрудников;
  • РВ – рабочее время, зарегистрированное документом «Табель»;
  • ОСО – данные для расчета остатков отпусков;
  • ЗП – данные о начислениях и удержаниях;
  • НЗП – данные о начислениях и удержаниях по сотрудникам, исходные данные для отчетов по зарплате;
  • ЗС — расчеты по займам сотрудникам;
  • ВЗ – данные по взаиморасчетам с сотрудниками (начислено, выплачено);

Так же стоит учитывать, что данные за разные месяцы переносятся в отдельные документы, поэтому документы с одним и тем же кодом повторяются. Обращайте внимание на месяц документа, а не только на код.

Вопрос 15. После переноса данных в ЗУП 3 не могу найти документ для регистрации работы сотрудника в выходной и праздничный день. В ЗУП 2.5 мы рассчитывали подобные начисления. В каком разделе меню он находится?

Если в перенесенных данных нет сведений о расчете подобных начислений (например, имел место «рекомендованный» перенос, при котором детальные данные о начислениях в разрезе видов расчета не переносятся), то в ЗУП 3 возможность использования этого документа необходимо задать в явном виде в настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Прочие начисления). Установить флажок Работа в праздничные и выходные дни.

После этого станет доступен документ Работа в выходные и праздники (Зарплата — Учет времени).

Вопрос 16. При расчете доплаты за ночные часы неправильно рассчитывается стоимость часа (не так, как в 2.5). В чем может быть причина?

Вероятнее всего причина в настройках способа пересчета месячного оклада в часовую тарифную ставку. В ЗУП 2.5 он указывался в Настройках параметров учета.

В ЗУП 3 следует проверить соответствие способа тому, который был указан в ЗУП 2.5. В ЗУП 3 эта настройка находится в настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты).

Вопрос 17. В ЗУП 3 зарегистрировал перечисление НДФЛ в бюджет одноименным документам (также мы делали в ЗУП 2.5). При формировании отчета Анализ НДФЛ по месяцам обнаружил, что перечисленный НДФЛ задвоился. Почему так произошло?

Дело в том, что в ЗУП 3 по умолчанию факт перечисление НДФЛ в бюджет регистрируется документом Ведомость… В нем автоматически устанавливается флажок Налог перечислен вместе с зарплатой.

В том случае, если факт перечисления отражен документом Ведомость…, вводить отдельный документ Перечисление НДФЛ в бюджет не требуется.

Вопрос 18. В документе Ведомость в кассу в ЗУП 3 присутствует колонка НДФЛ к перечислению. Скажите пожалуйста здесь регистрируется удержанный или перечисленный НДФЛ?

В эту колонку загружается сумма исчисленного, но ещё не удержанного НДФЛ. При проведении документа на основании данных в этой колонке регистрируется сумма удержанного НДФЛ, а также сумма перечисленного НДФЛ, если не убирать флажок Налог перечислен вместе с зарплатой, который установлен по умолчанию.

Вопрос 19. Почему после «рекомендованного» переноса из ЗУП 2.5 в ЗУП 3 не рассчитываются начисления для сотрудников, работающих по тарифным разрядам?

При выполнении «рекомендованного» переноса вид расчета, по которому выполнялись начисления этим сотрудникам, в ЗУП 3 загрузится, и он будет назначен сотруднику в плановом порядке, однако при этом не установится ни тариф, ни разряд.

В ЗУП 3, чтобы появилась возможность указывать разряд необходимо в настройках расчета зарплаты установить флажок Используются тарифные группы. После этого следует описать тарифную группу (справочник Тарифные группы), указав разряды и их тарифы.

Затем, чтобы в документе Начальная штатная расстановка появилась возможность указать разряд, требуется для соответствующей позиции штатного расписания выбрать тарифную группу.

Далее следует установить сотруднику основной вид начисления, для которого автоматически подгрузится соответствующий тариф. В рассматриваемом случае выберем предопределенный вид начисления Оплата по часовому тарифу, который имеет показатель ТарифнаяСтавкаЧасовая. Значение этого показателя заполнится автоматически на основании тарифа выбранного разряда.

Штатная расстановка не является обязательным документом для организаций, за ее отсутствие работодатели ответственность не несут. Но многие кадровые сотрудники, оценив всю пользу от применения данного документа, продолжают его оформлять. Что собой представляет штатная расстановка? Для каких целей составляется этот документ? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Штатная расстановка

Штатная расстановка, образец заполнения которой можно найти ниже, представляет собой кадровый документ, составленный на основе штатного расписания. В ней указано, какие из утвержденных в штатном расписании должностей уже заняты. Возле каждой занятой должности прописано Ф.И.О. сотрудника и его оклад. Также из документа можно узнать, какие должности пока еще остаются свободными.

Унифицированной формы штатной расстановки и официальных требований по ее заполнению не существует. Каждая организация может самостоятельно разработать ее и утвердить внутренним приказом. За основу обычно берут унифицированную форму № Т-3 штатного расписания (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) и дополняют ее необходимыми сведениями, позволяющими значительно упростить отслеживание кадровых передвижений.

Какие сведения содержит документ:

  • Перечень структурных подразделений.

  • Перечень штатных единиц с пофамильным списком сотрудников.

  • Размер тарифной ставки (оклада) каждого.

  • Дополнительные сведения или примечания.

Какие задачи помогает решить штатная расстановка

Главная цель составления документа – отслеживание вакантных должностей и определение потребности организации в персонале. Кроме того, использование штатной расстановки помогает решить следующие задачи:

  • отследить «текучесть» кадров;

  • определить наличие вакантных мест;

  • установить количество пенсионеров и инвалидов в штате;

  • проанализировать «вилку» окладов и т.д.

В компаниях с большим количеством работников и постоянной «текучкой» составление штатной расстановки будет особо актуальным. Если какая-либо должность освобождается – сотрудник отдела кадров при помощи данного документа сможет без труда подыскать подходящую кандидатуру на вакантное место из числа действующих сотрудников.

Штатная расстановка и штатное расписание: в чем отличие?

Назначение этих документов разное. Штатное расписание применяется для утверждения числа сотрудников в соответствии с имеющимся объемом работы. В документе указывают должности, необходимое количество работников и размер тарифной ставки. Штатное расписание обязательно к ведению в организации и имеет утвержденную форму.

Штатная расстановка носит исключительно информационный характер, содержащиеся в ней сведения используются не только для отслеживания текучести, но и для упрощения составления плановой отчетности. Помимо перечня должностей и тарифных окладов в расстановке фиксируются Ф.И.О. лиц, занимающих конкретную должность, и дополнительные сведения о них. Документ не имеет утвержденной формы и составляется в произвольном порядке.

Ведение документа

Составить штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии несложно. Сотруднику отдела кадров необходимо внести в нее основные сведения о нанятом персонале на требуемую дату. Чем подробнее будет составлен документ – тем удобнее им пользоваться.

Надо ли утверждать штатную расстановку и кто должен это делать? Документ, в отличие от штатного расписания, утверждения приказом руководства не требует, поскольку он лишь отражает расстановку кадров на определенный момент.

Штатную расстановку, как правило, заполняют сотрудники отдела кадров. Именно они располагают сведениями о приеме и перемещении трудовых ресурсов внутри организации. Скачать образец штатной расстановки можно в конце этой статьи.

Как заполнить штатную расстановку

Документ представляет собой бланк в виде таблицы. Некоторые графы совпадают со штатным расписанием. Работодатель может добавлять и удалять графы по своему усмотрению. Документ заполняют следующим образом:

  • В графе «Структурное подразделение» указывают наименование подразделения (к примеру, отдел продаж, цех, финансовый отдел и т.д.) и его код.

  • В графе «Должность» перечисляют наименования всех должностей, которые предусмотрены штатным расписанием в конкретном отделе.

  • Возле каждой из приведенных должностей указывают оклад (тарифную ставку), надбавки и т.п.

  • В графе «Ф.И.О.» перечисляют сотрудников, занимающих соответствующую должность. Благодаря этому можно увидеть, какие должности в компании уже заняты, а по каким есть вакансии.

  • Графа «Примечание» предназначена для отображения нюансов по оплате, отметки о пребывании сотрудницы в декретном отпуске, указание на работу по совместительству и пр.

  • Внизу приводится общее число штатных единиц, сколько из них занято, и сколько есть на данный момент свободных вакансий.

Штатную расстановку можно заполнять как в электронном, так и в рукописном виде.

Существуют определенные документы предприятия, которые непосредственно используются как экономическими, так и кадровыми службами предприятия — это штатное расписание и штатная расстановка. О том, чем различаются данные документы и с какой целью составляются, поговорим в нашей статье.

Что говорит закон?

Значения терминов

Одной из обязательных процедур в хозяйственной деятельности любого предприятия является составление штатного расписания, в котором находят отражение нормативные показатели, касающиеся кадровых расстановок:

  • иерархическая структура подразделений;
  • перечень должностей и профессий, необходимых для успешной работы штатного состава;
  • планируемое количество сотрудников;
  • конкретное указание величины оплаты труда, как отдельно по каждой должности, так и по предприятию в целом.

В штатной расстановке кроме вышеперечисленного, заполняются сведения о том, какие должности заняты работниками, а какие вакантны.

В ТК РФ рекомендовано утверждать штатным расписанием предприятия необходимые должности и специальности.

Трудовой кодекс РФ

Существуют унифицированные наименования должностей, которые закреплены в классификаторах:

  • Общероссийский и общеотраслевой справочники профессий;
  • Единое квалификационно-тарифное руководство по работам и профессиям (ЕТКС).

Регламент использования справочников профессий определен в Постановлении Министерства Труда РФ, содержащем подробные разъяснения.

Постановление Минтруда РФ от 9 февраля 2004 г. N 9

Законодательно установленного термина «штатная расстановка» не существует.

Отличия штатного расписания и штатной расстановки

Расписание

Должностные инструкции, содержащие полный перечень производственных обязанностей сотрудника, служат основанием для составления штатного расписания.

В этом нормативном документе находит отражение планируемое распределение перечня работ между сотрудниками предприятия.

Пример:

В ООО «Хлеб» открылся кондитерский цех по производству сладкой мучной продукции. В соответствии с технологическим процессом, экономист фирмы сделал расчет необходимого количества сотрудников нового подразделения. Приказом по ООО «Хлеб» были внесены изменения в Штатное расписание Общества. В состав штата организации были дополнительно включены следующие сотрудники: старший кондитер, повар-кондитер, подсобный кухонный работник.

В соответствии с учредительными документами, в штатном расписании определяется и закрепляется структура, численность и штатный состав предприятия:

  • структурные подразделения,
  • должности, необходимые для производственной деятельности организации,
  • количество штатных единиц персонала,
  • утвержденные оклады, применяемые надбавки, итоговая величина ФОТ.

Имеет обобщенный и обезличенный характер, т.к. не отражает фактическое размещение сотрудников на рабочих местах предприятия.

Документ имеет унифицированную форму (Т-3), которая применима для организаций с любой формой собственности.

Обязательными для заполнения являются все строки и графы документа. При отсутствии данных пустая строчка подлежит прочеркиванию.

Не допускается сокращение названий должностей, наименования профессий и специальностей заполняются в соответствии с данными ЕТКС.

Кроме того, во избежание в будущем проблем с оформлением пенсий, необходимо заполнять трудовые книжки в полном соответствии с действующим штатным расписанием.

Составление нормативного документа является непосредственной обязанностью сотрудников отдела труда и заработной платы или планово-экономического отделения. Затем штатное расписание проходит согласование на уровне руководящего звена организации.

На заключительной стадии приказом по предприятию утверждается штатное расписание.

На крупных предприятиях документ разрабатывается отдельно для каждого филиала или подразделения. Если штатное расписание издается в целом по организации, то в структурные отделения направляются выписки из документа.

Бланк может быть заполнен любым способом:

  • ручным;
  • машинописным.

Количество экземпляров зависит от числа причастных лиц, чаще всего требуется три образца.

Срок хранения составляет три года с даты утверждения.

О том, как проходит сокращение совместителей в связи с сокращением штата, читайте на нашем сайте.

Что положено при сокращении работника-пенсионера? Узнайте .

Утвержденная форма штатного расписания предоставляет руководству организации возможность законного укомплектования штата фирмы сотрудниками.

Отдел кадров проводит целевой набор рабочих и служащих на свободные места, создает потенциал для карьерного роста сотрудников, участвует в организации учебного процесса для повышения квалификационного уровня работников.

Пример:

Расстановка

Сотрудники отдела кадров дополняют таблицу штатного расписания добавочными графами, в которых заполняют конкретные данные на сотрудников предприятия, включая фамилию, имя, отчество и размер установленного оклада.

Созданная таким образом новая форма внутреннего документа имеет несколько названий:

  • штатная расстановка;
  • штатный список;
  • штатная книга;
  • замещение должностей.

Используется в рабочем порядке для составления различных отчетов по труду.

Описание

Унифицированной формы бланка замещения должностей нет. Предприятие самостоятельно разрабатывает документ кадрового характера для внутреннего пользования, включая все необходимые реквизиты и информацию.

Локальным нормативным актом (нормы и нормативы делопроизводства кадровой службы) утверждается форма бланка.

Документ заполняется любым методом:

  • рукописным;
  • электронным.

Бланк имеет динамичный характер, систематически изменяется и дополняется новыми сведениями в соответствии с приказами о приеме, увольнениями или перемещениями сотрудников.

Для утверждения штатного списка нет необходимости издавать приказ.

Срок хранения бланка расстановки более продолжительный, чем штатного расписания, и составляет 75 лет.

Штатная расстановка включает в себя следующие сведения:

  • перечень подразделений организации;
  • названия должностей;
  • количество штатных единиц;
  • оклады и тарифы в разрезе профессий;
  • величина надбавок и доплат;
  • фамилия и инициалы сотрудников, работающих на определенных рабочих местах или замещающих должности;
  • регистрационные данные приказов (назначение, прием, перевод).

Зачем составляется выписка из штатного расписания? Узнайте из нашей статьи.

Про введение новой должности в штатное расписание читайте .

Типовой приказ об утверждении штатного расписания вы найдете .

Штатное замещение облегчает работу кадровой службы организации.

Предоставляет возможность оперативного наблюдения за наличием свободных кадровых вакансий, контроля заполнения вакантных мест при приеме на работу совместителей при условии, что одна ставка делится между несколькими работниками.

Пример:

Соломенцов К.К. написал заявление на прием в ООО «Снег» с целью работы по совместительству на должность электрика на ½ ставки. Сотрудник отдела кадров Первушина М.И., пользуясь штатным списком, определила, что на должности электрика работают два сотрудника по ½ ставки. Вакантных мест нет. Соломенцову К.К. было отказано в приеме на работу.

Образец документа:

Разница

В сводной таблице собраны отличия между штатным расписанием и штатной расстановкой:

Штатное расписание Штатная расстановка
Имеет унифицированную форму Т-3 Разрабатывается на предприятии самостоятельно
Нормативный обязательный документ Понятие законодательно не определено, заполнение носит добровольный характер
Информация обезличена Содержит сведения о сотрудниках, работающих на определенных рабочих местах
Срок хранения 3 года Хранится 75 лет
Заключает в себе плановые показатели Содержит фактические реальные величины
Является законным основанием для приема сотрудников Содержит оперативную информацию

При всем своем различии эти два документа имеют одно общее качество – непосредственно касаются трудовой деятельности всех штатных сотрудников организации.

Что такое штатная расстановка?

В силу закона каждая компания ведет ряд обязательных и вспомогательных документов на локальном уровне, которые позволяют не только эффективно использовать трудовые ресурсы, но и анализировать их приток либо отток.

Одним из таких документов является штатная расстановка, которая дает возможность в режиме единственной формы отследить множество нюансов кадровых процессов.

Что это такое?

Расстановка, или список, как ее еще называют, представляет собой таблицу, в основе которой лежит штатное расписание, но с дополнительными сведениями, позволяющими упростить анализ кадровых передвижений.

В частности, в расстановке отражаются следующие данные:

  • количество штатных единиц с одновременным по фамильным списком работников;
  • размер окладов и надбавок;
  • дополнительные сведения, к примеру, совместительство либо же принадлежность сотрудника к льготной категории;
  • сведения о приеме, переводе либо увольнении.

То есть всего в одном формуляре содержатся все сведения о кадровых ресурсах компании, начиная от фактической численности тружеников и заканчивая вилкой окладов, не говоря уже о фиксации инвалидов либо несовершеннолетних, а также мамочек в декрете и других категорий, специфика труда которых имеет некоторые отличия.

Нормативная база

Законом форма штатной расстановки, как и правил ее ведения, не установлено, что не означает полное отсутствие регламентации.

Так, п.98-99 Приказ Ростехнадзора от 30.05.2008 N 372 содержат разъяснения по правилам создания и ведения оговоренного документа, включающим основные подразделы и перечень необходимых сведений, а также лицам, которые могут быть уполномочены на оформление расстановки.

Также упоминание о штатной справке содержится в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, издаваемых в процессе хозяйственной деятельности того или иного предприятия.

То есть прямого указания на ведение оговоренного документа закон не содержит, но компания вправе утвердить порядок оформления расстановки самостоятельно, исходя из потребности в упорядочении кадровых сведений либо же на основании отраслевых нормативных актов, если таковые были созданы.

Для чего нужна?

Как правило, штатное расписание содержит только наименование должности с количеством единиц, в то время как расстановка изначально формируется с фамилиями сотрудников, что позволяет внести в таблицу множество данных и таким образом решить определенные задачи.

В частности:

  • рассчитать наличие вакантных мест;
  • отследить текучесть кадров;
  • определить должности по совмещению;
  • установить количество инвалидов либо пенсионеров в штате, что актуально при отчете начальству либо тому же пенсионному фонду.

Также расстановка позволяет увидеть вилку окладов, что очень удобно, если на предприятии к должностям подвязаны разряды либо классы, а также надбавки и доплаты за те иные достижения либо же условия труда.

И конечно, в таблицу можно ввести данные об отпусках, учитывая, что у некоторых категорий сотрудников может быть их несколько, к примеру, за ненормированный труд и опасные условия труда.

То есть на основании штатного списка можно с легкостью в оперативном порядке представить множество данных, начиная от фактической численности сотрудников, до вакантных должностей и оканчивая льготными категориями и размером заработка, не говоря уже о составлении отчетности в налоговую, пенсионный фонд либо центр занятости в сжатые сроки.

Обязательный ли документ?

Несмотря на то, что Приказ Минкультуры №558 в своем перечне типовой документации содержит такое наименование документа, как штатная расстановка, ведение указанного документа не является обязательным, и кадровые работники могут его и не создавать.

Однако если требования по ведению штатного списка содержатся в отраслевых приказах, что актуально для Ростехнадзора РФ, список необходимо будет ввести в перечень обязательной кадровой документации.

Правила заполнения трудовых книжек представлены на нашем сайте.

Легитимен ли трудовой договор в электронной форме? Узнайте .

Чем отличается от штатного расписания?

И штатное расписание, и расстановка штата относятся к кадровой документации, которая, несмотря на схожие черты, а также использование однотипных данных, все-таки имеет некоторые различия, как в самой форме, так и в порядке составления и ведения.

Основные моменты

Основные отличия в двух документах заключаются в следующем:

Расписание Расстановка
Обязательно к ведению в компании Не обязательна
Содержит количественное наименование должностей Расшифровывается пофамильно с привязкой к каждой должности
Имеет утвержденную форму Т-3 Составляется в произвольном порядке
Отражает только утвержденные законом данные Имеет дополнительные графы для отражения личных сведений сотрудников, а также данных о кадровом перемещении

Цели составления

Несмотря на то, что и расписание, и штатная расстановка организации имеют схожие черты, оба документа имеют разное назначение:

  • Расписание предназначено для утверждения количества работников в соответствии с имеющимся объемом работы, а также распределения их в соответствии с разработанной структурной иерархией.
  • Расстановка носит всего лишь информационный характер для упрощения составления плановой отчетности, не говоря уже об отслеживании текучести кадров либо наличии льготных категорий в штате.

Различия на примерах

Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата № 1 и имеет 10 стандартных граф, отражающих основные сведения — от наименования должности до размера оклада.

Покадровый же список может иметь на несколько граф более, где указаны, к примеру, фамилии тружеников, номера приказов о переводе либо предоставлении декретного отпуска, а также сведения о занятии должности в режиме совместительства двумя сотрудниками одновременно.

Штатная расстановка в 2019 году

В большинстве случаев покадровый список оформляется на основании штатного расписания, но с учетом некоторых нюансов, заключающихся в дополнительных подразделах, предназначенных для внесения некоторых сведений указанных выше.

Как выглядит форма?

Покадровый список представляет из себя формуляр в виде таблицы, в основе которого лежит стандартное штатное расписание с несколькими дополнительными графами, введенными как в середине таблицы, так и в конце:

  • Пофамильный список сотрудников приводится сразу же после графы 4, отражающей количество штатных единиц для того чтобы наглядно было видно, кто занимает какую должность и какой квалификацией располагает.
  • После примечания, в котором обычно указываются некоторые нюансы по оплате (к примеру, размер почасовой оплаты), вводится еще одна графа, где отражается уже пребывание работника в декретном отпуске либо же занятие определенной должности в режиме совместительства.
  • Затем следуют сведения о принадлежности к льготной категории и размере отпусков.
  • Последним подразделом целесообразно ввести сведения о дате приема работника либо его переводе для того, чтобы было удобно рассчитать общий стаж работы на предприятии либо право на тот же ежегодный отпуск.

Графы можно заполнять как в электронном так и рукописном виде, дополняя необходимыми сведениями по мере необходимости.

Что такое бестарифная система оплаты труда? Узнайте из статьи.

Как оформить приказ о переносе отпуска на другой срок? Смотрите .

Может ли начальник не отпустить в отпуск? Читайте .

Как и кем заполняется?

Как правило, покадровый список ведется для обобщения сведений о сотрудниках имеющихся в штате, поэтому заполнение расстановки в основном осуществляет инспектор кадров, который и располагает всеми сведениями о приеме и передвижении трудовых ресурсов компании.

Заполненный образец 2019

Конечно, имея навыки работы с компьютером, составить таблицу для внесения кадровых данных не сложно, но затратно по времени, поэтому образец скачать бесплатно можно на нашем сайте в качестве основы, которую можно затем оптимизировать под специфику определенного предприятия.

Штатная расстановка (пример)

Типовой бланк (excel)

Бланк excel скачать можно ниже, учитывая, что документы в табличном виде создавать и в последующим с ним работать целесообразнее именно с помощью указанной программы.

Штатная расстановка (бланк)

Кто подписывает?

Учитывая, что расстановка не является обязательной к ведению и заполняется только для удобства в кадровой работе, подписывает указанный документ работник, который его собственно и ведет.

Однако если оформление покадрового списка регламентировано отраслевыми приказами и, следовательно, является обязательным, помимо ответственного за ведение расстановки, должна присутствовать и подпись главного бухгалтера.

Как и чем утверждается?

Штатное расписание вступает в силу только после утверждения указанного документа приказом по предприятию. Соответственно для того чтобы и расстановка обрела законную силу, аналогичный приказ должен быть издан уже и для покадрового списка.

Приказ (образец)

С образцом приказа можно ознакомиться ниже.

Приказ об утверждении штатной расстановки

Кто ведет?

Как правило, с покадровой расстановкой работает отдел по трудовым ресурсам, который может состоять из нескольких сотрудников. Именно поэтому при издании приказа об утверждении штатного списка целесообразнее сразу оговорить и ответственное лицо по ведению указанного документа.

Сроки хранения

В рамках Приказа Минкультуры №558 стандартное штатное расписание хранится на предприятии согласно п.71 не менее 3-х лет. А вот срок хранения расстановки в силу п.74 составляет 75 лет, учитывая, что указанный документ содержит личные данные сотрудников предприятия.

Штатное замещение: образец заполнения и важные нюансы процедуры

Рабочая деятельность в организации наполнена разного рода бюрократическими нюансами. Ведение некоторых документов обязательно и определено на законодательном уровне, в то время как другие бумаги представители компаний могут ввести исключительно по своему желанию. Одной из последних считается штатное замещение, используемое для формирования списка сотрудников организации и удобного слежения за ее кадровым составом.

Подробней именно об этом документе, принципах его оформления и особенностях данной процедуры пойдет речь сегодня. Также ниже можно найти образец для заполнения штатного замещения, который без проблем используется для ведения списка работников любого российского предприятия.

Для чего используется штатное замещение

Штатное замещение или штатная расстановка – один из многочисленных документов, используемых в системе кадрового учета предприятия.

На законодательном уровне необходимость его ведения не утверждена, однако многие организации все-таки предпочитают иметь этот документ в своем наличии и систематически используют таковой в процессе деятельности. Связано подобное положение дел с рядом преимуществ, получаемых любым предприятием при ведении штатного замещения.

В общем случае этот документ содержит:

Кадровые документы

  • штатное расписание труда
  • перечень сотрудников и занятых ими должностей
  • точную зарплату каждого работника

Использование таких списков позволяет кадровикам организации всегда иметь понимание относительно кадровой ситуации. Однажды составив и своевременно корректируя документ, представители отдела кадров без проблем могут отслеживать текучку сотрудников и грамотно реагировать на нее.

Помимо этого, отраженные в расстановке сведения нередко требуются госструктурам, поэтому при наличии соответствующей необходимости и самого документа руководителю предприятия не потребуется внепланово заниматься сбором сведений о кадровом составе. В общем, юридической подоплеки в ведении штатного замещения нет, но вот с точки зрения общего предназначения для организации эта бумага будет более чем полезна.

Порядок ведения документа

Из рассмотренной ранее информации, можно сделать следующие выводы:

  1. Штатное замещение – это удобный инструмент кадрового учета.
  2. Законодательство РФ не обязывает вести данный документ, поэтому руководители организации или представители отдела кадров сами должны определить соответствующую необходимость.

Порядок ведения расстановки ничем не отличается от принципов использования хозяйственной документации в компаниях России. Так как законодатель не предъявляет существенных требований ни к содержанию, ни к общему виду замещения, организации вправе собственнолично определять формат документа. Единственное, что следует учитывать при ведении штатной расстановки – это нормы и правила делопроизводства, принятые в РФ.

При оформлении замещений и их использовании российские кадровики часто используют форму Т-3.

Составление документа

В обычном варианте она применяется для ведения штатного расписания труда на предприятии, но при необходимости составления замещения слегка модернизируется. В частности, в табличную структуру документа включают несколько столбцов для отражения сведений о сотрудниках, их категориях, зарплаты и другой информации.

Следует отметить, что рекомендации по оформлению штатного замещения законодательством РФ все же предусмотрены. В частности, подобные сведения можно найти в Приказах:

  • Ростехнадзора под номером 372 от 30.05.2008 года
  • и Минкультуры России под номером 558 от 25.08.2010 года

Имеющиеся в законодательных актах рекомендации не обязательны к соблюдению и могут учитываться организациями по желанию. В любом случае, прямых указаний по оформлению и ведению штатного замещения законодатель не предусмотрел.

Образец и содержание расстановки

Как было упомянуто ранее, в качестве бланка штатной расстановки используется форма Т-3, предназначенная для ведения расписания труда в российских организациях. Путем простой модернизации данная форма превращается в замещение и становится заметно расширенней в плане содержания. В общем случае в документе отражают:

  • его номер в организации
  • дату составления
  • кодовые сведения о сотрудниках
  • все виды их возможных зарплат (за полный, сокращенный рабочий день и т.п.)
  • расписание труда
  • информацию об ответственном лице за ведение расстановки и его подпись (как правило, им является начальник отдела кадров)

Все сведения в штатном замещении отражают в виде таблицы для удобства их восприятия. При необходимости в организации могут расширить содержание документа, добавив к отмеченным пунктам что-то еще. Нередко в расстановках также указывают категории всех сотрудников и информацию об их отпуске.

Скачать заполненную форму расстановки можно здесь:

Скачать бланк заполнения штатного замещения удастся тут:

Сроки и другие особенности хранения штатного замещения

В процессе ведения штатной расстановки организации ответственные за это лица вправе всячески корректировать и видоизменять документ. Главное – чтобы это делалось в рамке его структуры, а она оставалась неизменной. Проще говоря, кадровики могут вычеркивать из замещения уволенных сотрудников, менять их зарплату и осуществлять подобные действия, но при изменении табличной структуры документа необходимо провести его полную замену.

Как и любая хозяйственная документация, штатная расстановка имеет свой срок хранения. Определен он в отмеченном ранее Приказе и составляет целых 75 лет. По истечению данного периода времени документ должен быть уничтожен и при необходимости заменен.

Если же в процессе деятельности предприятие вело штатное замещение, но позже отказалось от него, то сразу избавляться от документа не стоит. По закону расстановку нужно поместить в архив и продержать там положенный срок. Естественно, проверять соблюдение подобных норм никто не будет, но для реализации законодательных формальностей все же отказываться от них не стоит.

Непосредственно за хранение документа ответственно лицо, которое отражено в нем в качестве такового. Зачастую им является начальник отдела кадров, однако при необходимости в соответствующую графу можно вписать любого представителя отдела кадров или же руководителя организации. На законодательном уровне полномочия и требования к ответственному за хранение замещения лицу не определены, поэтому в этом плане следует полагаться исключительно на нормативно-правовые акты самого предприятия.

На этом наиболее важные сведения по резюмированному вопросу подошли к концу. Как видите, штатное замещение – довольно-таки многофункциональный и полезный документ. Стоит ли его вести или нет? Вопрос сложный. Пожалуй, представители любой организации должны ответить на него сами. Надеемся, представленный материал был полезен всем читателям нашего ресурса.

Штатное расписание — это документ, фиксирующий структуру, должностной (профессиональный) состав и штатную численность организации. Для него Госкомстатом РФ была разработана и утверждена унифицированная форма № Т-3, которая в настоящее время не является обязательной к применению: организации должны утвердить свои формы данного документа.

Как показала практика, форма № Т-3 является весьма удобной, и даже если какая-то организация утверждает свою форму, она очень похожа на унифицированную.

Какие сведения включает в себя штатное расписание?

  • Наименование организации и документа;
  • номер документа, дату составления и период действия;
  • наименование и код структурного подразделения;
  • должность (специальность, профессия) с указанием разряда, класса, категории или квалификации в случае наличия;
  • количество штатных единиц по каждой должности (специальности, профессии);
  • тарифная ставка (оклад) по каждой должности (специальности, профессии);
  • надбавки, положенные по должности (специальности, профессии);
  • подписи должностных лиц.

Все про то, как составлять кадровые документы, научитесь в онлайн-курсе «Клерка».

Курс начинается 1 сентября. Стоит 7450 руб. Тем, кто заплатит до 1 сентября, даем скидку 15 % (вы заплатите 6332,5 руб.).

Хочу купить за 6332,5 вместо 7450 руб.

Оплатив курс, вы можете начать учиться и после 1 сентября, в удобном для вас темпе. Смотрите видео, читайте конспекты, проходите тесты и итоговое задание, а в конце получите именной сертификат от Центра обучения «Клерка».

Таким образом, в штатном расписании мы можем увидеть, какие структурные подразделения существуют в данной организации, какие должности (профессии) и в каком количестве закреплены за каждым подразделением, кто кому подчиняется, так как перечень структурных подразделений и должностей выстраивается в иерархической последовательности.

В нижней строке указываются итоговые суммы по оплате труда, но при желании вы можете добавить строки с промежуточными итогами под каждым структурным подразделением, чтобы увидеть фонд оплаты труда отдельно по каждому подразделению.

Можно увидеть структуру фонда оплаты труда: окладную часть, сумму по каждой надбавке и итоговые суммы по каждой должности (профессии).

То есть штатное расписание — это план. Но, как мы знаем, к каждому плану в пару полагается факт Планировать — это, конечно, хорошо, но жизнь вносит свои коррективы.

Есть надбавки, которые устанавливаются не к должностям, а конкретному человеку, например, у рабочих может быть надбавка за работу с личным клеймом, у педагогов — за квалификационную категорию, за педагогический стаж и т.д. Как их учесть?

Как определить, есть ли вакансии в организации и сколько их?

Какова в связи с этим экономия фонда оплаты труда?

На эти вопросы помогает ответить штатная расстановка — удобный инструмент, отражающий фактическое состояние штатного состава организации.

В штатной расстановке к уже названным выше прибавляются сведения:

  • фамилия и инициалы работника, замещающего позицию в штатном расписании;
  • количество штатных единиц, замещаемых работником (например, по плану в штатном расписании утверждена 1 шт.ед. по должности «инспектор по кадрам», а по факту принят совместитель на 0,5 шт.ед.);
  • надбавки и доплаты, установленные конкретному работнику, с учётом количества шт.ед., которые он замещает.

Пример

Штатное расписание

Штатная расстановка

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше>Штатная расстановка: образец заполнения

Скачайте документ по теме:

Штатная расстановкаИспользуйте готовый образец

Как заполнять штатную расстановку: образец

Штатная расстановка помогает отследить вакантные должности, определить потребность компании в дополнительных специалистах, обеспечивает возможность заполнить штатные единицы имеющимися в организации кадрами, принять новых сотрудников, в том числе и совместителей. Это важно для организаций, в которых высокая текучесть кадров.

Штатная расстановка (по-другому штатное замещение или штатный список) содержит следующие виды информации:

  1. Какие конкретно единицы заняты в штатном расписании.
  2. Ф. И. О. работающих сотрудников.
  3. Их табельные номера.
  4. Условия оплаты труда.
  5. Перечень других данных.

К перечню других данных относятся сведения о стаже работы, а также иных характеристик работающих сотрудников, например, инвалид, несовершеннолетний, работающий пенсионер, совместитель и так далее. Штатная расстановка не относится к документам, которые нужно в обязательном порядке вести в кадровой службе. Однако на практике такой документ применяют достаточно часто, так как в случае необходимости он позволяет быстро сориентироваться, восстановить конкретные условия труда всех сотрудников, работающих в компании.

Читайте в журнале «Кадровое дело»:

  • Штатное расписание и штатная расстановка: как вместо двух документов вести один удобный файл

Заполнение документа поручают кадровику, или назначают ответственного сотрудника, который будет этим заниматься. Штатная расстановка: образец не имеет унифицированной формы. Список чаще всего оформляют на унифицированном бланке штатного расписания по форме № Т-3, утвержденного Постановлением Госкомстата.

В таблицу, предназначенную для заполнения штатного списка, по каждой должности заполняют соответствующие графы.

Штатная расстановка сотрудников может содержать:

  • наименования отделов или структурных подразделений, к которым относится соответствующая должность;
  • название штатной должности (или специальности, профессии) с внесением сведений об уровне квалификации (или о разряде, о классе, о категории);
  • данные работника, который занимает соответствующую должность;
  • общее количество утвержденных штатных единиц по должности;
  • сведения о тарифной ставке (или окладе);
  • размер доплат или надбавок, если они начисляются к тарифной ставке;
  • общую сумму заработной платы, которую рассчитывают методами сложения соответствующих значений из граф, непосредственно касающихся оплаты труда.

Таким образом, штатная расстановка: образец заполнения по унифицированной форме штатки может содержать дополнительные графы или столбцы с указанием Ф.И.О. сотрудника для внесения дополнительной информации.

Необходимо учитывать, что работодатель вправе самостоятельно устанавливать, оформлять ему или нет штатную расстановку. Для заполнения можно применять бумажные, электронные носители информации.

Образец штатной расстановки

Скачать образец вы сможете в начале статьи.

? Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как составить штатную расстановку. Из статьи вы узнаете о порядке и способах заполнения документа, о том, какую форму использовать, каким способом внести изменения в случае необходимости.

Штатная расстановка: сроки хранения

Если в организации принято решение вести штатную расстановку, необходимо учитывать пункт 74 Перечня типовых управленческих архивных документов, в котором указан срок хранения документа (приказ Минкультуры России от 25.08.2010№558). Закон обязывает хранить штатную расстановку 75 лет.

Штатная расстановка: бланк excel (скачать) чаще всего на практике применяется в организациях. Список обычно ведут в электронном виде без утверждения, распечатки и подписания руководителем. Срок хранения таких электронных кадровых документов не регламентирован законодательством.

Как составить штатную расстановку сотрудников

Унифицированной формы штатной расстановки на законодательном уровне нет. Это значит, что составляют документ работодатель вправе в произвольной форме. За основу можно взять бланк штатного расписания унифицированной формы №Т-3, который утвержден постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года под №1. Форму рационально дополнить соответствующими графами и/или столбцами.

Если в организации изменилась фактическая ситуация, например, определенные вакансии закрыты, открыты, появились новые специалисты, произошли какие-то кадровые передвижения — увольнения, сокращения, переводы, в список вносят необходимые изменения.

Чем штатное расписание отличается от штатной расстановки

Рассмотрим, чем отличается штатная расстановка от штатного расписания. Штатное расписание является документом обезличенным. В нем не указывают конкретных сотрудников, не вносят сведения по каждому работнику, а только вписывают определенное количество должностей в компании. В штатное расписание включают все должности и единицы сотрудников, которые работают по трудовым договорам, вакансии, которые предстоит закрыть в самое ближайшее время.

Штатная расстановка отражает данные сотрудника, занимающего конкретную должность, а также содержит специальную информацию по конкретному работнику.

Вывод

Штатная расстановка помогает отследить вакантные должности, определить потребность компании в дополнительных специалистах, обеспечивает возможность заполнить штатные единицы имеющимися в организации кадрами, принять новых сотрудников, в том числе и совместителей.

Штатная расстановка отражает данные сотрудника, занимающего конкретную должность, а также содержит специальную информацию по конкретному работнику.

Альтернативы для пяти вредных привычек кадровика, как обрести счастье на работе, кадровые нарушения за которые накажут по уголовной статье и многое другое. Читайте об этом в свежем номере журнала.

>Есть ли отличия между понятиями «штатное расписание» и «штатная расстановка»?

  • Штатное расписание – документ организационно-распорядительного характера, применяемый для фиксирования структуры организации, ее штатного состава и численности.
  • Штатная расстановка фиксирует занятые штатные единицы с указанием ФИО сотрудников и вакантные должности, которые есть в организации.

Где в законе о них говорится?

Оба рассматриваемых документа зафиксированы в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций.

Перечень документов со сроками их хранения утвержден Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года № 558.

Штатное расписание также упоминается в Трудовом кодексе Российской Федерации в статьях 15 и 57, связанных с трудовыми отношениями и трудовым договором.

Штатное расписание Штатная расстановка
Оформление и работа с документом
Наличие унифицированной формы Постановление Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» устанавливает форму Т-3 для оформления штатного расписания.

Хотя с 01.01.2013 года эта форма обязательной не является, большинство специалистов рекомендуют использовать именно ее для оформления документа

Унифицированной формы не существует. Обычно документ делают на основе формы Т-3, добавляя столбцы с ФИО сотрудником и конкретизируя информацию по окладам.
Утверждение документа Приказ руководителя организации либо уполномоченного лица Не обязательно. Документ можно вести только в электронном виде для более удобной работы с кадрами и формирования кадровых отчетов.

Однако, если штатная расстановка входит в фиксированный локальными актами по документообороту список документов организации, то утверждать ее будет необходимо.

Внесение изменений Приказ руководителя организации либо уполномоченного лица. В ряде случаев (сокращение штата, изменение окладов, переименование должностей) приказ о внесении изменений необходимо оформить не менее чем за два месяца до вступления изменений в силу. По необходимости. В случае официального ведения документа потребуется приказ.
Период действия Может быть утверждено на любой срок, но обычно его делают на год. До приема/увольнения сотрудника. При любом изменении в кадровом составе штатная расстановка должна быть изменена.
Хранение документа Постоянно 75 лет при условии официального ведения
Особенности содержания
Наименование должности и количество штатных единиц Указывают общее количество единиц по каждой должности. Например, должность «уборщик служебных помещений», ей соответствует 3 штатные единицы.

Наименование должности в штатном расписании должно соответствовать наименованию должности в квалификационном справочнике.

Показывают распределение должностей по конкретным работникам с указанием их ФИО. Например,

Иванова Мария Сергеевна, уборщик служебных помещений, 1 шт.ед.

Петрова Галина Яновна, уборщик служебных помещений, 1/2 шт.ед.

Если по определенной должности работник отсутствует, то указывают вакансию.

Тарифная ставка В рублях указывается месячная заработная плата по тарифной ставке или окладу по каждой должности. Вносится информация по окладу/тарифной ставке каждого сотрудника.
Надбавки По всем должностям указываются надбавки стимулирующего или компенсационного характера, регламентированные либо законодательством РФ, либо системой оплаты организации, закрепленной соответствующими документами. По каждому сотруднику указывается его индивидуальный перечень надбавок. У разных сотрудников, даже имеющих одинаковые должности, надбавки могут быть разными.
  • Как правильно выбрать и в чем отличие?

    Законодательно обязанность работодателя оформлять штатное расписание или штатную расстановку напрямую не прописана. Однако, в статье 57 Трудового кодекса указано, что в трудовой договор обязательно вносится информация о трудовой функции – работе по должности в соответствии со штатным расписанием.

    Поэтому, если сотрудник принимается на определенную должность, то у работодателя должно присутствовать утвержденное штатное расписание. В противном случае происходит нарушение трудового законодательства и работодатель может быть привлечен к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.

    Кроме того, в случае отсутствия штатного расписания работодатель не сможет подтвердить правомерность своих действий при сокращении работников.

    Отсутствие в документообороте организации штатной расстановки нарушением не является и никаких негативных последствий не несет.

    Штатное расписание является необходимым документом для организации и к его оформлению и хранению необходимо относиться ответственно. Штатная расстановка вводится по желанию и является удобным инструментом для работы с кадровым составом организации.

    Многие сталкиваются с составлением такого документа, как штатная расстановка. Возникает актуальный вопрос, что он из себя представляет и чем отличается от расписания. Чтобы ответить на него, необходимо в отдельном порядке рассмотреть оба документа, а также составить сравнительный анализ. На основании полученных данных будет также решен вопрос и о необходимости составления данного норматива.

    Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания?

    Штатное расписание и расстановка имеют схожие объекты регулирования. Они нацелены на упорядочение структурной организации в компании. Именно на основе данных нормативов можно судить о наличии тех или иных должностей, подразделений и отделов.

    Нередко работодатели задаются вопросом, как вместо двух документов ввести один удобный файл. В отличие от расстановки, расписание имеет законодательно утвержденную форму Т-3. Заполняется она в соответствии с образцом. Поэтому включение в нее положений из другого акта не совсем верно.

    То есть на практике объединение данных нормативов в один не может быть осуществлено несмотря на схожие аспекты регулирования. Поэтому необходимо рассмотреть оба документа по-отдельности и выявить, чем каждый из них удобен и отличается от другого.

    Расстановка кадров по штатному расписанию

    Штатное расписание — это один из основных нормативов, который по законодательству должен присутствовать в любой организации. Он включает в себя следующие положения:

    • структуризация всех должностей, отделов и подразделений компании;
    • список всех вакансий с указанием количественного значения;
    • указание на уровень заработной платы по каждой из должностей.

    В последний пункт включаются все надбавки и премии, предусмотренные для вакансии. Все они формируют итоговую сумму.

    Образец данного документа утвержден законодательством и имеет форму Т-3. Все имеющиеся графы должны быть заполнены в обязательном порядке. Если определенных данных не имеется, то необходимо проставить прочерк.

    Такой образец актуален для любой организации, как государственной, так и частной. Наименование должностей приводится в соответствии с установленным перечнем. Однако если компания частная и вакансия не предусматривает компенсаций и льгот, ее название может составляться произвольно. Главное, чтобы оно соответствовало наименованию в трудовом договоре с сотрудником и записи в трудовой книжке.

    Составление штатной расстановки

    Штатная расстановка не является обязательным для составления документом. Оформляется он в зависимости от необходимости по усмотрению работодателя или отдела кадров. Название данного норматива также может отличаться.

    Основное назначение такого документа — это оптимизация внутреннего использования утвержденного расписания. Преимущество составления такого списка заключается в наглядности, а также в возможности оперативно менять и вносить информацию. Это обусловлено тем, что вступление данного образца в силу не требует издания отдельного приказа.

    В итоге такой документ становится рабочей версией расписания. В него вносятся сведения не только по структурной организации компании, но и личные данные сотрудников — имена, даты начала работы и реквизиты приказов, дополнительная информация. Такой норматив также удобен в тех случаях, когда одна должность разделена по совместительству. К примеру два электрика работают на полставки каждый на одной вакансии. Расстановка содержит личную информацию по каждому из них.

    Составляется такой образец исходя из производственной необходимости. Поэтому форма его заполнения и оформления является свободной. Однако для того, чтобы он мог использоваться как юридический документ, следует сохранять общий порядок составления подобных нормативов.

    Сравнение штатного расписания и штатной расстановки

    Основные отличия штатного расписания и расстановки можно рассмотреть по следующим аспектам:

    • образец составления — первый вариант имеет определенную законодательством форму Т-3, в то время как во втором случае документ составляется в произвольном порядке;
    • обязательность — форма Т-3 является обязательной для заполнения в любом учреждении;
    • сведения — расписание указывает на общие сведения по кадровым вопросом, в то время как расстановка их персонифицирует и уточняет;
    • показатели, которые содержатся в обязательном нормативе, являются утвержденной структурой предприятия, в документе произвольного характера отображаются обычно реальные данные;
    • срок хранения основного норматива составляет 3 года, необязательного — 75 лет.

    Также отличием является законность документа. В случае со штатным расписанием на его основе сотрудники могут приниматься на работу. Расстановка же регулируют актуальную информацию, она может меняться в любое время и не требует оформления дополнительных бумаг.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *