Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Зачем нужна номенклатура дел

Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), номенклатура дел — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения. Образец номенклатура дел организации 2019 года мы приведем ниже.

Основные задачи документа:

• классификация и учет;
• облегчение поиска необходимых бумаг;
• помощь при передаче дел и составлении описей;
• системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.

Для кого обязательна

В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

• государственные и муниципальные;
• негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
• негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2019 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по 5.27 КоАП РФ.

Виды

Номенклатура дел бывает трех видов:

• типовая (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
• примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
• индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.

Порядок формирования и утверждения

Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.

Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

• документы о создании организации (положение, устав);
• документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
• штатное расписание;
• номенклатуру дел предыдущих лет;
• регистрационную форму организации;
• типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

• разрабатывается подразделением организации;
• подписывается начальником подразделения;
• утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Структура документа

Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в Приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:

1. Индекс.
2. Наименование.
3. Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
4. Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, со ссылкой на нормативный акт, которым этот срок установлен.
5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.

Порядок заполнения формы

То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2019 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.

Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:

• к структуре образовательной программы;
• условиям реализации;
• результатам освоения программы.

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование.

Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

• 01 — структуры образовательных программ;
• 02 — ход реализации образовательных программ;
• 03 — результаты освоения образовательных программ.

Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

• 01-01;
• 01-02;
• 01-03.

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

• 01-01/… начинаем с единицы и до конца года;
• 01-02/…;
• 01-03/….

Номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.

Образец номенклатуры дел на 2019 год

Определение сроков хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

• временному до 10 лет;
• временному от 10 лет;
• постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

• основным является «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558;
• сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182.

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2019 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в КоАП РФ. Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.

Где хранится

У каждого экземпляра свое место хранения:

• первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
• второй применяют в работе;
• третий является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
• четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
• остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Сводная номенклатура дел, образец

Передача документов в архив

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Экспертиза ценности документов

Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.

Номенклатура дел – как формируется, примерный образец

В любой компании, которая работает не первый год, имеется архив.
Номенклатура дел представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации.
В конце года туда отправляются

• личные дела сотрудников, которые были уволены,
• приказы и распоряжения,
• бухгалтерская документация,
• выполненные договора

и многие другие документы, обеспечить сохранность которых организация обязана в соответствии со сроками хранения этих документов.

Однако если в организации нет утвержденной номенклатуры дел все эти документы будет сложно назвать архивом.

И в первую очередь, потому что архив подразумевает хранение, а также оперативный поиск документов в случае необходимости.

Поэтому без утвержденного классификатора, который будет един для организации и ее отделов здесь не обойтись

Так что такое номенклатура дел в организации?

Этот документ представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации. В номенклатуре, оформленной на бланке организации, указываются наименования открытых дел и сроки их хранения.

Приказ№ 273 номенклатуры товаров и услуг.
Индексы цен и дефлятор ВВП: для чего рассчитываются?

Функциональное назначение номенклатуры дел

Такой многофункциональный документ как номенклатура дел может быть необходим при разных ситуациях:

1. Номенклатура дел позволяет сгруппировать документы в дела в необходимом порядке, что обеспечит в случае необходимость их оперативный поиск.
2. Применяется в процессе регистрации входящей, а также исходящей документации. Номера и индексы указываются в соответствии с принятой нумерацией в номенклатуре дел.
3. Служит основным документом при передаче дел в архивное хранение.
4. Является учетным документом дел, имеющих временные сроки хранения: не потребуется дополнительно составлять опись дел.
5. Используется в архивном деле, где является основным документом, необходимом для составления описей к делам и постоянного, и временного времени хранения.

Составление номенклатуры дел: образец заполнения

В первом столбце будут указаны индексы входящих в номенклатуру дел.

Индексы выбираются произвольно в зависимости от принятых в организации цифровых обозначений отделов или структурных подразделений компании, а также будут состоять из номера дела.

Нумерация выполняется арабскими цифрами. К примеру, 04-05 — будет означать: «04» — индекс отдела, «05» — номер входящего в номенклатуру дела.

Желательно придерживаться одинаковой нумерации для однотипных документах в разных структурных подразделениях

Например, «Приказы по основному виду деятельности» могут иметь обозначение: 03-02, 04-02, 05-02 и так далее.

Столбец второй будет содержать заголовки дел, структура расположения которых в пределах одного раздела будет зависеть от степени важности документов.

Так, обычно первыми располагаются организационно-распорядительная документация. Это могут быть приказы по основному виду деятельности.

При этом приказы, распоряжения главной организации желательно располагать вначале, перед документацией структурных подразделений.

Заголовок должен быть лаконичным и четким, в обобщенной форме содержать основное содержание дела.

Не допустимы в названиях дел сложные обороты, вводные слова, расплывчатые фразы, вроде «Различные документы».

IRR – норма доходности – что это за показатель?
Утеря трудовой книжки – как нужно действовать бухгалтеру?
Оплачиваемый отпуск: порядок предоставления: https://buhguru.com/buhgalteria/poryadok-predostavleniya-ezhegodnykh-op.html

Третий столбец будет содержать количество дел, частей или томов. Данные в этот столбец вносятся в конце года, в процессе подготовке дела к сдаче в архив.

Четвертый столбец включает в себя информацию о времени хранения документации, нумерации статьи по перечню, а также ссылку на правовой документ, который регламентирует эти сроки.

В пятый столбец заносятся заметки о заведении дела, передачи его в другую организацию или структурное подразделение, сведения об уничтожении и так далее.

После составления номенклатуры потребуется ее утверждение у генерального директора. Ввести документ в действие можно издав соответствующий приказ.

Составляется номенклатура дел ежегодно.

В конце календарного года ее следует корректировать: вводить по необходимости новые дела или исключать старые

Также в конце года производится итоговая запись. В ней содержится информация о количестве единиц хранения, по отдельности временного и постоянного срока хранения.

Если для небольших коммерческих организаций номенклатура дел является рациональным способом упорядочивания текущего делопроизводства, то для муниципальных и государственных организаций, нотариусов, акционерных обществ наличие номенклатуры дел — это обязательное и непременное нормативное требование.

Тем не менее, организациям по возможности не следует пренебрегать составлением номенклатуры. Ведь это весьма полезный документ в организации, так как позволит значительно рационализировать и упорядочить работу с документацией.

Примерный вариант номенклатуры дел организации

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Номенклатура дел бухгалтерии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Номенклатура дел бухгалтерии

Номенклатура дел — это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения. В большинстве случаев разработка номенклатуры дел предприятия (или сводной номенклатуры дел) осуществляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, в том числе бухгалтерской службы (иного подразделения, выполняющего ее функции).

Номенклатура дел разрабатывается и вводится в действие с момента функционирования предприятия (соответствующего структурного подразделения).

Номенклатуры дел вновь образованных в составе предприятия структурных подразделений подлежат разработке в течение месяца, исчисляемого с даты внесения соответствующих изменений в штатное расписание предприятия.

Функциональное назначение номенклатуры дел.

Подготовка проекта номенклатуры дел бухгалтерии организуется начальником группы бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства и архивом предприятия, а непосредственным исполнителем (разработчиком) проекта обычно является один из специалистов, например документовед.

Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерии.

Для предварительного определения перечня документов, образующихся в деятельности бухгалтерии предприятия, а также сроков их хранения следует руководствоваться:

положением бухгалтерии;

соответствующими разделами типовых и примерных перечней документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения;

номенклатурами дел бухгалтерии за предшествующие 3 — 5 лет;

описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах.

В отсутствие таковых могут использоваться типовые (примерные) номенклатуры дел аналогичных подразделений, в том числе тех, на основе которых производится формирование бухгалтерской службы.

Сведения из перечисленных (и иных соответствующих) документов, необходимые для разработки проекта номенклатуры дел, фиксируются исполнителями в виде выписок, справок и т.п. Накопленные таким образом сведения подлежат систематизации. Итогом систематизации является примерный перечень документов бухгалтерии, который в дальнейшем уточняется с учетом особенностей документирования бухгалтерской деятельности в условиях конкретного предприятия. В процессе изучения указанных особенностей принимаются во внимание:

содержание деятельности бухгалтерии, а также специфика ее документирования; сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота ; сведения об организационной структуре и штатной численности бухгалтерской службы; сведения о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами бухгалтерии.

При разработке номенклатуры дел впервые соответствующие сведения определяются расчетным методом.

На основе полученных сведений производится: уточнение перечня документов; их предварительное распределение между делами; предварительное определение заголовков дел; распределение дел между разделами номенклатуры.

При предварительном определении заголовков дел необходимо помнить о следующем :

1. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание дела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную, видовую хронологическую или иную принадлежность.

2. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности :

название вида дела (документы, книга и т.д.) или разновидности документов (акты, распоряжения, справки, заявления и т.д.);

название предприятия или структурного подразделения (участка документирования в составе подразделения) (сведения об авторе (разработчике) документа);

название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа);

краткое содержание документов, помещаемых в дело;

название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в дело;

дата (период), к которой относятся документы, помещаемые в дело, сведения, указывающие на копийность документов.

Состав элементов может изменяться в зависимости от функционального назначения, вида и других характеристик документов, помещаемых в соответствующие дела.

После того как сформулированы заголовки для всех дел бухгалтерии, необходимо произвести их упорядочение (в составе разделов). Так, дела бухгалтерии обычно распределяются по разделам в следующей примерной последовательности: документы по общим вопросам организации бухгалтерской деятельности; документы по организации бухгалтерского учета; документы по организации бухгалтерской отчетности;

документы по организации расчетов предприятия с юридическими и физическими лицами; прочие документы, образующиеся в деятельности бухгалтерии.

Предварительное определение сроков хранения дел бухгалтерии производится с целью обеспечения регулярного контроля за их соблюдением, а также для своевременного изменения режима хранения дел (документов) — например, с временного на постоянный. При определении сроков хранения используются сведения из соответствующего раздела типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в ходе деятельности предприятий, а в отсутствие такового — из типовой (примерной) номенклатуры дел.

Присвоение делам индексов производится с целью обеспечения их безошибочной и оперативной идентификации, что, в свою очередь, способствует организации поиска документов в составе соответствующих дел. Поясним, что индекс дела — это его условное обозначение (как правило, состоящее из определенной комбинации буквенно-цифровых символов). Например, разделу учетных документов в составе номенклатуры дел бухгалтерской службы присвоен условный номер 02, а открывает этот раздел план счетов. Следовательно, делу с планом счетов будет присвоен индекс 02-01.

Отметим также, что дела по вопросам (направлениям) деятельности, не разрешенным в течение истекающего календарного года, относятся к категории т.н. переходящих дел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарного года с прежним индексом.

Предварительный вариант номенклатуры дел подлежит проверке. Такая проверка, в частности, предусматривает:

уточнение состава дел в пределах каждого раздела и по номенклатуре в целом; уточнение заголовков и индексов дел;

включение в номенклатуру резервных индексов, предназначенных для дел, необходимость в формировании которых по тем или иным причинам возникает в течение календарного года; уточнение сроков хранения дел.

Оформление проекта номенклатуры дел целесообразно производить на основе бланка установленного образца. Соответствует Приложению 20 к Типовой инструкции по делопроизводству (2005 г.).

В заголовочной части номенклатуры дел указываются (см. бланк) наименования предприятия и структурного подразделения, дата и номер документа, место его составления, а также период действия (календарный год).

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
Название раздела

Графы в составе табличной части документа заполняются следующим образом:

в графе 1 — указываются индексы каждого дела, в том числе дел временных органов предприятия, а также предусмотренные для дел, заводимых в течение календарного года ;

в графе 2 — указываются заголовки дел;

в графе 3 («Количество дел (единиц хранения)») при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. Соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года;

в графе 4 — указываются срок хранения дела, а также номера статей по соответствующему перечню, на основании которых установлен срок хранения;

в графе 5 («Примечание») при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. В дальнейшем — в течение всего срока действия номенклатуры дел — в данной графе указываются:

отметки («в электронном виде») — о делах, состоящих из электронных документов и баз данных;

названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел; отметки о заведении дел, о переходящих делах, а также о выделении дел к уничтожению; сведения о лицах, ответственных за формирование дел;

отметки о передаче дел другим предприятиям (организациям, учреждениям) для продолжения.

Кроме того, по окончании календарного года в нижней части номенклатуры дел оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно — постоянного и временного хранения.

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

Полностью оформленный проект согласовывается со службой делопроизводства и архивом предприятия, после чего подписывается руководителем бухгалтерии. Номенклатура дел бухгалтерии (вместе с номенклатурами дел других подразделений предприятия) используется для разработки сводной номенклатуры дел.

После утверждения сводной номенклатуры дел выписка из нее (раздел, включающий номенклатуру дел бухгалтерии) передается в группу бухгалтерского делопроизводства для применения в практической деятельности. Впоследствии номенклатура дел бухгалтерии подлежит регулярному уточнению.

Наименование организации ЗАО «Романтик»

Наименование структурного подразделения

Бухгалтерия

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_________№___________

На ___2015___ год

бухгалтерия номенклатура индекс

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
02 — Бугхалтерия
	Переписка о финансово-хозяйственной деятельности		5 лет, ст. 152
	Годовые статистические отчеты по основным видам деятельности		Пост., ст. 199б
	Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы		5 лет, ст. 135в
	Годовые бухгалтерские отчеты и балансы		Пост., ст. 135б
	Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции		5 лет, ст. 150т
	Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов		5 лет, ст. 150
	Счета-фактуры и накладные по учету товарно-материальных ценностей		5 лет, ст.150
	Авансовые отчеты		5 лет, ст.150
	Кассовая книга		5 лет, ст. 193д
	Договоры о материальной ответственности		5 лет, ст. 189	После увольнения материально ответственного лица
	Образцы подписей материально ответственных лиц		До минования надобности, ст. 190
	Расчетные ведомости по заработной плате		75 лет, ст. 155
	Накладные и акты от поставщиков		5 лет, ст. 150
	Материальные отчеты		5 лет, ст. 150
	Договоры поставки		5 лет ЭПК, ст. 391
	Акты о приеме выполненных работ по услугам		5 лет, ст. 188
	Акты о приеме выполненных работ по объектам		5 лет, ст. 188т
	Договоры аренды помещений		Пост., ст. 424
	Договоры на оказание услуг		5 лет, ст. 186	После истечения срока действия договора

Главный бухгалтер

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Руководитель архива

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в		году
в	ЗАО «Романтик»
	(название организации)

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Зав. канцелярией
		(подпись, дата)		(расшифровка подписи)

Итоговые сведения переданы в архив

Зав. канцелярией
		(подпись, дата)		(расшифровка подписи)

Размещено на Allbest.ru

…

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

Сроки хранения документов по номенклатуре дел имеют разную продолжительность и устанавливаются специальными перечнями. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы придется хранить в компании постоянно, а от каких периодически можно избавляться.

Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

Структура номенклатуры дел компании

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Сроки хранения бухгалтерской документации

Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить

Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне

Как определить срок хранения документа, если его наименование отсутствует в типовом и ведомственных перечнях

Итоги

Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.

ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).

Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.

ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. Основой для определения сроков служит Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Структура номенклатуры дел компании

Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

• подразделение организационных вопросов (канцелярия);
• кадровое подразделение;
• департамент труда и заработной платы;
• отдел экономического планирования, статистики и финансов;
• департамент бухгалтерского учета и отчетности;
• департамент налогового учета и декларирования;
• отдел охраны труда;
• производственно-технический отдел (ПТО);
• другие подразделения.

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 558. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
01. Канцелярия
	Устав ООО «Вираж»		Постоянно ст. 50
	Коллективный договор ООО «Вираж»		Постоянно ст. 576
	Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж»		1 год ст. 773	После замены новыми
	Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности		Постоянно ст. 19
	Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности		5 лет ст. 19
	Протоколы совещаний у руководителя		Постоянно ст. 18″е»	Протоколы оперативных совещаний — 5 лет
	Годовой отчет по основным вопросам деятельности ООО «Вираж»		Постоянно	Постоянно
	Перечень телефонов и адресов сотрудников ООО «Вираж»		1 год ст. 785	После замены новыми
	Номенклатура дел		Постоянно ст. 200″а»
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.

После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.

Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
02. Кадры
	Штатное расписание		Постоянно ст. 71
	Личные дела работников		75 лет ст. 656 «б»
	Графики предоставления отпусков		1 год ст. 693
	Списки работников организации		75 лет ст. 685 «г»
	Списки лиц, подлежащих воинскому учету		3 года ст. 685
	Списки работников, ушедших на пенсию		5 лет ст. 685
	Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины		3 года ст. 694
	Журнал регистрации трудовых договоров		75 лет ст. 695 «б»
	Документы (доклады, отчеты, справки, и др.) о состоянии и проверке работы с кадрами		Постоянно ст. 648
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.

Например:

• о виде и содержании штатного расписания можно узнать из материала «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)»;
• о сроках утверждения графика отпусков и наказании за его отсутствие говорится в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышает 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.

Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
03. Труд и заработная плата
	Положение об оплате труда и премировании		Постоянно ст. 411 «а»
	Лицевые счета по заработной плате работников		75 лет ст. 413
	Заявления о выплате материальной помощи		5 лет ст. 415
	Расчетные ведомости на выдачу заработной платы работникам ООО «Вираж»		5 лет ст. 412
	Листки нетрудоспособности сотрудников		5 лет ст. 896
	Исполнительные листы работников ООО «Вираж»		Пока есть надобность ст. 416	Не менее 5 лет
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.

Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте. Например:

• образец заполнения расчетного листка сотрудника компании доступен для просмотра в материале «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист»;
• узнать подробности об оформлении ведомости на выплату зарплаты можно из материала .

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 4–5 лет:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
04. Налоговый учет и декларирование
	Учетная политика по налоговому учету ООО «Вираж»		5 лет ст. 360
	Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, о регистрации в Фонде социального страхования		постоянно ст. 381
	Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения		5 лет ст. 398
	Счета-фактуры		4 года ст. 368
	Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц		5 лет ст. 394	При условии проведения проверки (ревизии)
	Декларации по НДС, имуществу, налогу на прибыли, транспортному и земельному налогу		5 лет ст. 392
	Реестры расчета земельного налога ООО «Вираж»		5 лет ст. 389
	Акты сверок об уплате налогов с ИФНС		5 лет ст. 385
	Сведения о доходах физических лиц		5 лет ст. 396
	Книги покупок и продаж ООО «Вираж»		4 года ст. 459 «у»
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.

Подробности о заполнении исправленного счета-фактуры вы можете узнать из материала «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?».

Практический пример заполнения корректировочного счета-фактуры содержится в статье «Образец заполнения корректировочного счета-фактуры (2017)».

Правильно заполнить декларацию по НДС поможет статья «Какой порядок заполнения декларации по НДС (пример, инструкция, правила)».

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.

Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).

Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.

Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материале «Как и на какой срок можно осуществить перенос убытков на будущее?».

Сроки хранения бухгалтерской документации

Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал (согласно перечню) 5 лет:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
05. Бухгалтерский учет и отчетность
	Учетная политика по бухгалтерскому учету ООО «Вираж»		5 лет ст. 360
	Годовой бухгалтерский отчет организации		Постоянно ст. 351 «б»
	Квартальные бухгалтерские отчеты организации		5 лет ст. 351 «в»
	Документы (протоколы, акты, расчеты) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств		Постоянно ст. 429
	Документы (протоколы, акты, ведомости) об инвентаризации имущества и товарно-материальных ценностей		Постоянно ст. 427	О товарно-материальных ценностях — 5 лет При условии проведения проверки (ревизии)
	Документы (копии отчетов, заявления, списки, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи		5 лет ст. 415
	Первичные бухгалтерские документы (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, накладные и авансовые отчеты)		5 лет ст. 362
	Договоры о материальной ответственности материально-ответственных лиц		5 лет ст. 457	После увольнения материально-ответственного лица
	Оборотные ведомости по учету материалов, инвентаря, оборудования		5 лет ст. 361	При условии проведения проверки (ревизии)
	Кассовая книга ООО «Вираж»		5 лет ст. 362
	Главная книга ООО «Вираж»		5 лет ст. 361
	Карточки учета основных средств		5 лет ст. 459 «д»	После ликвидации основных средств
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

С подробным перечнем унифицированных документов вы можете ознакомиться в материале «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».

Подробности о каждом из указанных документов описаны в отдельных статьях, размещенных на нашем сайте.

Например, о нюансах оформления товарной накладной вы можете узнать из материала «Унифицированная форма Торг-12 — бланк и образец».

Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения

После отражения в номенклатуре фирмы сроков хранения документов бухгалтерского и налогового назначения Мария приступила к совсем неизвестному ей разделу — делам отдела охраны труда. Все обозначенные в номенклатуре заголовки дел присутствовали в типовом перечне, утвержденном приказом № 558, поэтому проставить сроки их хранения было просто:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
06. Охрана труда
	Инструкции по технике безопасности и охране труда		3 года ст. 27 «б», 28 «б»	После замены новыми
	Протоколы аттестации по технике безопасности		5 лет ст. 625
	Акты, предписания по технике безопасности, документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении		5 лет ст. 603
	Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности		5 лет ст. 624
	Журнал регистрации вводного инструктажа		10 лет ст. 626 «б»
	Журнал инструктажа по пожарной безопасности		3 года ст. 870
	Журнал регистрации выдачи инструкций по охране труда работникам		2 года ст. 259 «б»
	Журнал учета медицинского осмотра водителей		3 года ст. 914
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Как видно из номенклатуры, отдел охраны труда оформлял разнообразные журналы, хранить которые надлежало от 2 (например, журнал выдачи инструкции по ОТ) до 10 лет (журнал регистрации вводного инструктажа). Но основная масса документации этого отдела подлежала хранению в пределах 5-летнего срока.

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить

Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по компании ООО «Вираж» перечнем предписано было хранить постоянно. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
07. Планирование, статистика и финансы
	Планы экономического и социального развития ООО «Вираж»		Постоянно ст. 270
	Бизнес-планы ООО «Вираж», документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним		Постоянно ст. 271
	Годовые планы ООО «Вираж» по основным направлениям деятельности		Постоянно ст. 285
	Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности		Пока не исчезнет надобность ст. 288
	Индивидуальные планы работников		1 год ст. 291
	Документы (таблицы, справки, расчеты) сводных статистических отчетов		5 лет ст. 473
	Индивидуальные отчеты сотрудников		1 год ст. 476
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне

Раздел номенклатуры по делам, формируемым или используемым в производственно-техническом отделе (ПТО), включал заголовки дел, совсем не знакомых Марии. И в типовом перечне, утвержденном приказом № 558, документов с подобными названиями она не обнаружила. Поскольку срок хранения в графу 4 номенклатуры внести в любом случае необходимо, за помощью Мария обратилась к своему непосредственному руководителю, поручившему ей это задание.

От него Мария узнала, что сроки хранения документов фирмы определяются на основе типового перечня, утвержденного приказом № 558, а также ведомственных перечней. К примеру, периоды хранения документов ПТО необходимо определять по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

Согласно указанному перечню Мария проставила в номенклатуре соответствующие сроки хранения документации ПТО:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
08. ПТО
	Технологические карты		Постоянно ст. 141
	Технологические правила и предписания		До замены новыми ст. 143
	Технические условия технологического процесса		До ликвидации организации ст. 145
	Технологический паспорт		Пока существует надобность ст. 197
	Карта наладки инструмента		До замены новыми ст. 213
—	—	—	—	—
	Резерв
	Резерв

Изучив вышеуказанный перечень, Мария задала еще один вопрос своему руководителю: как определить периоды, в течение которых документы ПТО подлежат хранению, если они не указаны и в этом перечне? Ответ на это вопрос вы узнаете из следующего раздела.

Как определить срок хранения документа, если его наименование отсутствует в типовом и ведомственных перечнях

В деятельности компании возможны ситуации, когда название дела по номенклатуре невозможно найти ни в одном нормативном документе, регламентирующем сроки хранения документов. В этом случае самостоятельно устанавливать сроки хранения для такой документации компания не вправе.

ВАЖНО! В соответствии с Основными правилами работы архивов в случае, если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, он устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией организации.

Аналогичный порядок предусмотрен и в п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Таким образом, Мария еще раз убедилась в том, что вопрос соблюдения сроков хранения документов является важным, а обеспечение сохранности документации — ответственной процедурой для каждой организации. В том числе для ООО «Вираж».

В последующем, когда испытательный срок закончился и девушка приступила к выполнению своих основных обязанностей в департаменте бухгалтерского учета и отчетности, она с надлежащей ответственностью относилась к оформлению дел в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой, не допуская при этом, чтобы в одно дело помещались бумаги с постоянным и временными сроками.

Итоги

Сроки хранения устанавливаются типовым или ведомственными перечнями с целью обеспечения сохранности важных документов.

Период хранения документов устанавливается в промежутке от 1 года до 75 лет, в зависимости от значимости. Отдельные виды документации подлежат хранению на постоянной основе.

Если в одном деле сгруппированы документы временного хранения с разными сроками (1 год, 3 года, 5 лет и т. д. — что означает различную степень их значимости), то срок хранения дела по номенклатуре устанавливается по наиболее ценной документации, то есть более длительный.

Запрещено сокращать установленные перечнем сроки хранения и самовольно устанавливать их для документов, по которым отсутствует информация о сроках хранения в типовых и ведомственных перечнях. Для определения сроков хранения по такой документации необходимо обращаться к специалистам Росархива.