Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: — составление проекта документа исполнителем; — проверка правильности оформления проекта документа секретарем; — согласование проекта документа; — подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение); — регистрация документа; — отправка документа адресату; — подшивка второго экземпляра (копии) в дело. Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ООО «ДИН» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется визой. После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные: — порядковый номер документа, включающий номер дела; — адресат (корреспондент); — краткое содержание или заголовок; — отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов); — исполнитель; — примечание. После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Заключение.

«Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления»46 называется документооборотом. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональное обработка документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы;

• исходящие (отправляемые) документы;

• внутренние документы.

Каждый из документом ото ков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

• прием и первичная обработка документов;

• предварительное рассмотрение и распределение документов;

• регистрация;

• контроль за исполнением;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов и отправка.

Несмотря на то, что документооборот в каждой компании имеет свои особенности, всё же для всех организаций прослеживается общая схема в обращении с документами. Первичная обработка документов чаще всего является отправным этапом в сложном процессе документооборота.

Первичная обработка входящей документации

Первичной обработке документов подвергаются, прежде всего, бумаги приходящие в компанию извне. В небольших фирмах первичной обработкой документов занимается секретарь, а в более крупных организациях существует специальный экспедиционный отдел. Первичная обработка документов предполагает централизованную проверку всей входящей документации.

Проверка входящих бумажных и электронных документов

При этом проверяется не только бумажная документация, доставленная по почте, с курьером или непосредственно клиентами и партнёрами организациями, но и электронные и факсимильные документы.

Этапы первичной обработки

Первейшим этапом первичной обработки документов является их проверка на правильность доставки. В случае если документы пришли не по адресу, они незамедлительно отправляются адресату или отправителю – это стандартное правило делового этикета. После проверки правильности доставки, всю входящую документацию проверяют на предмет физических повреждений, не нарушена ли целостность конвертов, после тщательно изучают, в полном ли объёме был доставлен документ, не потерялись ли при транспортировке какие-либо его части, на месте ли все страницы и заявленные приложения. Конечным этапом первичной обработки документов является знакомство секретаря или другого ответственного работника с содержанием документа и принятие решения, кому из сотрудников организации этот документ будет отправлен далее.

Технология первичной обработки документов

Технология первичной обработки документов предполагает вскрытие всех конвертов кроме конвертов с пометой «личное». После чего большинство вскрытых конвертов уничтожается. Не уничтожаются конверты, полученные от физических лиц, т.к. чаще всего адрес отправителя указывается именно на конверте и только на нём. Также не уничтожаются конверты от всех документов (особенно финансовых), доставка была просрочена. Конечно же, абсолютное большинство «просроченных» документов доставляется почтой, и именно почтовый штамп будет служить ключевым доказательством того факта, что отправитель вовремя отправил бумаги.

Регистрация документов

Немаловажной составляющей процесса первичной обработки документов является регистрация документа и постановка специальной отметки. Не стоит забывать о том, что регистрировать и отмечать необходимо не только документы представляющие ценность для организации и её сотрудников, но и рекламные письма, приглашения и т.п. Это необходимо делать для того, чтобы объём работы секретаря или экспедиционного отдела был правильно учтён.

Узнать о действующих ценах, скидках и специальных предложениях по архивным услугам можно по телефону: 8(495)226-16-67 или по почте: info@archivexpert.ru

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТЭКОНОМИКИ, УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВА

КОНРОЛЬНАЯ РАБОТА

По предмету: ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ

Тема: «Прохождение и порядок исполнения входящих документов»

Выполнила:

студентка Горбунов И.Г.

группы ФК-407

Проверил:

Москва 2011

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………………3

Понятие документооборота…………………………………………………4

Прохождение и порядок исполнения входящих документов……………..5

Прохождение исходящих документов…………………………………….10

Учет объема документооборота…………………………………………….12

Приложение…………………………………………………………………15

Введение

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией (ОРД), а документооборот уровня структурного подразделения — специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (хотя в него может входить и ОРД).

В крупных организациях обычно существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Оно может называться по-разному: управление делами, общий отдел и т. п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию возлагаются, например, на секретаря руководителя организации. Для определенности далее структурное подразделение, ответственное за обеспечение централизованного документооборота, будет именоваться канцелярией.

С точки зрения работников канцелярии выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

1. Входящие документы, поступившие в канцелярию из. внешних организаций

2. Исходящие документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений для отправки во внешние организации

3. Внутренние документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений организации или от руководителя для рассылки внутри предприятия.

1. Понятие документооборота

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);

каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Иначе говоря, основная задача организации документооборота — прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов

Для обработки входящих документов регламентированы следующие основные процедуры (рис. 1):

• экспедиционная обработка;

• регистрация;

• рассмотрение руководством и выдача резолюции;

• ознакомление в структурном подразделении или исполнение;

• контроль исполнения.

Контроль исполнения осуществляется сотрудниками канцелярии или секретарем организации и включает:

• постановку документов, ход исполнения которых надлежит отслеживать, на контроль;

• отслеживание хода исполнение и формирование отчетов для руководства;

• снятие исполненных документов с контроля.

Рис. 1. Порядок обработки входящих документов

Документопоток входящих документов составляют:

документы вышестоящих организаций, органов власти;

документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

прием входящих документов;

первоначальная(экспедиционная) обработка;

предварительное рассмотрение и распределение;

регистрация;

рассмотрение документов руководством;

исполнение резолюций;

отправка ответных документов.

Изобразим графически типичный путь прохождения (оперограмму) документа (на примере письма), поступившего в организацию.

Оперограмма будет иной, если, например, входящее письмо будет направляться непосредственно в структурное подразделение, минуя руководителя организации.

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.

Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.

Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.

Отметка при поступлении документа проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.

В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений.

Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

В малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя.

Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в канцелярию.

Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью — отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружены избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или исполнителю, проставляется условное обозначение (код) структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.

Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях.

Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.

Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке.

Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей, и т. п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (или секретарь-референт).

1. Гибкая структура базы данных

Наши программы можно адаптировать согласно условиям любого бизнеса. Интерфейс позволяет создавать нужное вам количество таблиц, полей, списков и отчетов, а также вести вычисления в автоматическом режиме.

2. Удобная система поиска

Вне зависимости от сложности базы вы легко сможете находить в ней нужные данные. Доступна функция поиска информации по любым критериям. Вы можете сортировать данные по указанным параметрам и менять последовательность введенной информации.

3. Настраиваемый интерфейс

Вы можете настраивать внешний вид программы так, чтобы вам и вашим сотрудникам было удобно с ней работать. Для этой цели доступен конструктор форм, набор скриптов и триггеров, гибкие фильтры и формулы.

4. Генерация документов по шаблонам

Программы позволят вам сэкономить время на заполнении типовых документов. Вам будет достаточно ввести изменяющиеся данные, а типовой документ будет сгенерирован по шаблону. В типовой документ может входить текст, рисунки, таблицы и закладки.

5. Напоминание задач

Важные записи в таблицах базы данных могут быть выделены цветом, показаны во всплывающих уведомлениях, либо отправлены в email или SMS-сообщениях.

6. Удобная система хранения данных

К каждой записи в базе данных можно прикладывать фотографии, рисунки, графики, записи телефонных переговоров и документы различных типов. Таким образом, всю информацию о клиенте или сделке можно хранить в одном месте.

7. Многопользовательский режим

Доступ к базе данных получают все сотрудники вашей компании, это позволяет сделать командное взаимодействие более эффективным. При необходимости к отдельным разделам и функциям системы можно открыть доступ только ограниченному кругу сотрудников.

9. Стандартные форматы базы данных

Для работы с нашими программами можно использовать файлы баз данных двух форматов: Microsoft Access или Microsoft SQL Server. Это классические программы, которые обладают высокой надежностью и широким спектром возможностей. Возможна интеграция этих программ с любыми базами данных, настройка согласно индивидуальным потребностям.

10. Техподдержка производителя и официальная лицензия

Все программы, доступные для скачивания на нашем сайте, являются официальными лицензиями. Вы можете обратиться в техподдержку разработчика по любым вопросам. В течение первого года после покупки лицензии вы можете бесплатно скачивать обновления программы.

Доставка корреспонденции в организации обычно осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи или курьером. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение.

Обработка входящих документопотоков включает следующие основные этапы:

• 1) первичная обработка поступивших документов;
• 2) регистрация поступающих документов;
• 3) предварительное рассмотрение документов;
• 4) проставление резолюции на документе;

• 5) перенос резолюции в регистрационную форму;
• 6) передача документов исполнителю (сортировка корреспонденции). Организация работы с поступающими документами обязательно закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Пример

• 4.1. Прием и обработка поступающих в Общество документов производится в централизованном порядке канцелярией.
• 4.2. Прием входящих документов, доставленных нарочно, курьерской или фельдъегерской службой, осуществляется делопроизводителем канцелярии под роспись с указанием даты и времени приема документов.
• 4.3. Способ доставки документа, дата получения и подпись делопроизводителя, принявшего документ, указываются на обороте последнего листа входящего документа.

Корреспонденция обычно принимается специально выделенным должностным лицом (лицами): работником службы делопроизводства (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных подразделений.

Обработку поступающей корреспонденции еще называют экспедиционной обработкой, так как она может производиться в специальном структурном подразделении — экспедиции. Обычно экспедиция как структурное подразделение образуется при большом объеме документооборота.

Порядок и срочность экспедиционной обработки документов зависит от их содержания, а не от вида почтового отправления. Так, телеграммы и телефонограммы, не требующие, исходя из их содержания, срочного исполнения, следует обрабатывать вместе с остальной корреспонденцией.

Практика

При необходимости срочного исполнения любого документа, в том числе телеграммы, письма и др., службе делопроизводства должно быть вменено в обязанность знакомить предполагаемого исполнителя с их содержанием до прохождения документом всех стадий обработки. Установлен в ГСДОУ и срок ответов на такую корреспонденцию — двое суток.

Прием входящих документов, доставленных нарочным, курьерской или фельдъегерской службой, осуществляется под роспись с указанием даты и времени приема документов.

Способ доставки документа, дата получения и подпись работника, принявшего документ, могут указываться на обороте последнего листа входящего документа.

Желательно, чтобы в организации был централизованный учет всей поступающей корреспонденции. Поэтому входящие документы, полученные работниками структурных подразделений из различных источников, подлежат обязательной передаче со всеми приложениями в службу делопроизводства на регистрацию в день получения, а срочные — незамедлительно. На оборотной стороне последнего листа такого документа получивший его работник оформляет запись, в которой указывает дату и способ получения документа, количество листов и заверяет запись своей подписью с расшифровкой.

Внимание!

Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату.

Первичная обработка поступивших документов (входящих потоков)

включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на вскрываемые и не вскрываемые, на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

При обработке не вскрывается корреспонденция, имеющая отметку «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям (профсоюзным, студенческим и др.). В организации может быть составлен перечень документов, которые не будут вскрываться службой делопроизводства.

Вскрывается корреспонденция с помощью специального ножа для резки бумаги или конвертовскрывающей машины.

Конвертовскрывающие машины бывают ручные и полуавтоматические. Вскрытие конвертов заключается в обрезании кромки конверта шириной 0,5—0,8 мм. Для этого в ручных конвертовскрывающих устройствах за режущей кромкой ножа имеется упор, до которого доводится кромка конверта. Упор можно убирать, что позволяет использовать эти устройства для обычной резки бумаги. В полуавтоматических конвертовскрывателях применяют дисковые ножи с электрическим приводом. Перед вскрытием конверты необходимо устанавливать на вибросталкиватель листов для смещения корреспонденции с целью исключения повреждений ее при обрезке.

После извлечения документа из конверта проверяется правильность его адресования (ошибочно поступающие документы пересылаются по принадлежности), проверяется наличие, комплектность и целостность документа и всех приложений. При некомплектности или повреждении документа на нижнем поле последнего листа делается соответствующая отметка и информируется корреспондент.

При отсутствии или недостаче приложений на документе проставляется отметка «Получено без приложений». Запросы о предоставлении отсутствующих или недостающих документов направляются отправителям, с приложением акта о факте недостачи (недовложении) документов. Один экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам. Форма такого акта не унифицирована и составляется организацией самостоятельно. Примерная форма акта представлена в приложении 2 к учебнику.

При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожаются, исключения делаются только в следующих случаях:

• — в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
• — в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
• — если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) отметки «лично» не было;
• — при желании взыскать с корреспондента доплату почтовой службе.

Ситуации, которые могут возникнуть при приеме корреспонденции, и алгоритм их решения рассмотрены в табл. 4.1.

Таблица 4.1

Алгоритм действий при получении корреспонденции

Ситуация	Алгоритм решения
Курьер принес письмо, адресованное в другую организацию	Не принимать письмо и вернуть письмо курьеру
Курьер принес письмо с неполным комплектом документов	Не принимать письмо, составить в трех экземплярах акт и зафиксировать, какие вложения отсутствовали в полученной корреспонденции
Курьер принес письмо, которое было повреждено по дороге (вскрыто, порвано, залито водой и т.п.)	Не принимать письмо, составить в грех экземплярах акт и зафиксировать, какие вложения отсутствовали в полученной корреспонденции
По почте доставлено письмо, адресованное в другую организацию	Связаться с организацией-отправителем и узнать дальнейший алгоритм действий
По почте доставлено письмо с повреждениями	Составить акт в присутствии почтальона
По почте доставлен конверт с пометкой «Лично»	Письмо не вскрывать и передать непосредственно адресату
Курьер принес письмо с грифом «Конфиденциально», » Коммерческая тайна» или др.	Письмо не вскрывать и передать в подразделение, которое ведет работу с конфиденциальными документами, или сотруднику, отвечающему за их обработку

На поступающих регистрируемых документах проставляется отметка (штампом, нумератором или от руки), включающая порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости количество листов.

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп может ставиться на конвертах и упаковке пакетов; при регистрации эти штампы должны быть продублированы и на документах, содержащихся в этих упаковках.

Если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), то после проставления регистрационного штампа документ сканируется и прикрепляется к регистрационной карточке в СЭД. Приложение к поступающему документу не сканируется в случае, когда является книгой, брошюрой, фотографическим материалом, скреплено внутри по смысловым частям, прошито и скреплено печатью или имеет большой объем (например, более 100 листов).

При поступлении документа в организации, использующие корпоративную СЭД, такой документ не распечатывается, штамп на нем не проставляется, информация о входящем номере фиксируется СЭД на электронном документе автоматически в виде записи на нижнем поле первого листа.

В этом случае документ сразу направляется в электронном виде на рассмотрение и может, при необходимости, распечатываться только для подшивки копии в дело.

Правило!

Обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции после окончания предыдущего рабочего дня, а также документов, поступивших в нерабочие дни.

В каждой организации должен иметься перечень документов, не регистрируемых службой делопроизводства. К нерегистрируемым относятся документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях. Их перечень включается в инструкцию по делопроизводству (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т.п.). Эти документы имеют самый короткий маршрут в организации, поскольку они сразу передаются в соответствующие подразделения.

Практика

Отдельную часть поступивших документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т.п. Бухгалтерский документооборот отличается от общего и регламентируется не инструкцией по делопроизводству, а учетной политикой компании, в которой не указано про функции службы делопроизводства в процессе обработки бухгалтерской корреспонденции.

Поступившая бухгалтерская документация должна быть передана в бухгалтерию без регистрации. Учет и сохранность таких документов должен организовать главный бухгалтер силами своих подчиненных.

Регистрации обычно не подлежат:

• — пригласительные билеты;
• — приглашения на семинары, обучение;
• — приглашения на мероприятия (направленные в организацию по листу рассылки и не имеющие обращения к конкретному должностному лицу);
• — поздравительные письма, поздравительные телеграммы, открытки;
• — периодические издания (газеты, журналы, книги);
• — тематические и специальные бюллетени, каталоги, сборники (без сопроводительного письма);
• — рекламные материалы;
• — бухгалтерские, финансовые документы (без сопроводительного письма);
• — обращения граждан, не содержащие информации об отправителе (фамилии и инициалов), а также обратного адреса.

Сортировкой называют распределение корреспонденции по получателям и исполнителям. При сортировке документы раскладываются по ячейкам сортировочного устройства. Номер каждой ячейки должен соответствовать номеру корреспондента или получателя (структурного подразделения).

Нерегистрируемые документы раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, в котором каждому подразделению организации соответствует своя ячейка. При отсутствии такого шкафа могут использоваться папки с названиями подразделений.

Документы, предназначенные для передачи в подразделения, раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, как и нерегистрируемые документы.

Если в организации принята централизованная форма делопроизводства, при которой все документы регистрируются в службе делопроизводства, то экспедиционная обработка этого массива документов завершается их передачей на предварительное рассмотрение и регистрацию.

Если в организации применяется смешанная форма организации делопроизводства, при которой документы регистрируются в службе делопроизводства и в подразделениях, то экспедиционная обработка завершается сортировкой документов на две группы:

• — документы, поступающие на рассмотрение руководства (они передаются на предварительное рассмотрение и регистрацию в службу делопроизводства),
• — документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения на регистрацию и рассмотрение.

Внимание!

Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией.

Прием и отправка электронных документов также осуществляются службой делопроизводства.

При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителю, направлении их в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении их вместе с другими электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

Предварительное рассмотрение документов. Распределение поступающих документов по адресатам начинается в экспедиции после окончания их первичной обработки. В результате формируются следующие группы документов:

• — документы, адресованные руководству организации;
• — документы, адресованные в структурные подразделения;
• — документы, адресованные руководителям структурных подразделений;
• — предложения, заявления, жалобы граждан, в том числе адресованные в структурные подразделения.

Перед тем как направить документы исполнителям или руководителю для оформления поручения недостаточно только знакомства с заголовком документа и адресатом, требуется ознакомиться с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является предварительное рассмотрение (см. гл. 3 учебника). Оно может производиться в службе делопроизводства на основе делегирования руководителем прав начальнику службы и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки — для обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям. При этом учитывается:

• — важность содержания:
• — вид документа (закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.);
• — сложность и новизна поставленных вопросов;
• — авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
• — реальная срочность исполнения документа.

На данном этапе задачей является определение наиболее рационального и короткого маршрута движения каждого документа до соответствующего специалиста, что позволяет оперативно и компетентно решать поставленные в документах вопросы и освобождает руководителей от излишнего потока документов.

Порядок рассмотрения поступивших извне запросов и подготовки ответов определяется внутренними инструкциями, принятыми в организации.

Например, если в качестве адресата указан отдел кадров, а вопросы, затронутые в документе, входят в компетенцию юриста организации, то при предварительном рассмотрении документ будет направлен юристу. Адресат не вправе указывать, какой сотрудник организации должен рассмотреть их письмо. Это право принадлежит исключительно руководителю организации, получившей документ.

Сотрудник, ответственный за предварительное рассмотрение документов, знакомится с содержанием поступивших документов и распределяет их по руководителям, структурным подразделениям и специалистам в зависимости от характера затронутых вопросов. Руководителю организации и заместителям направляются наиболее важные документы по принципиальным вопросам деятельности организации или относящиеся к компетенции нескольких руководителей и специалистов. Предложения, заявления и жалобы граждан направляются тому должностному лицу, в компетенцию которого входит право окончательного решения затронутого в письме вопроса.

Документы, не требующие принятия решения на уровне руководства организации, распределяются по структурным подразделениям.

Предварительное рассмотрение документов — одна из технологических операций в делопроизводственном цикле и должна завершаться документированной отметкой.

Такая отметка имеет силу резолюции руководителя.

Отметка о предварительном рассмотрении поступивших документов в настоящее время является дополнительным реквизитом, правила ее оформления не установлены стандартом ГОСТ Р 6.30-2003.

Отметка должна отражать результат предварительного рассмотрения, т.е. содержать фамилию руководителя, должностного лица, специалиста или наименование структурного подразделения (в именительном или дательном падеже), которым документ направляется на исполнение. Отметка должна быть датирована и подписана сотрудником службы делопроизводства:

Петрову П. П./П. П. Петров Старший инспектор Службы ДОУ подпись И. А. Иванова 24.12.2016

Отметка о предварительном рассмотрении документа может проставляться от руки или специальным штампом с датором на нижнем поле поступившего документа или на левом поле документа рядом с заголовком к тексту.

В регистрационно-контрольной карточке или «входной» форме поступившего документа при внесении сведений в систему электронного документооборота необходимо предусмотреть дополнительные поля, в которых фиксируются атрибуты отметки о предварительном рассмотрении (вид поступившего документа, вопрос, исполнитель/дублер, а в случае необходимости и коды/индексы этих полей по классификатору). Необходимо предусмотреть также подписание и датирование отметки сотрудником службы делопроизводства (может применяться датор/счетчик и простая электронная подпись, поддерживаемая системой электронного документооборота).

Предварительное рассмотрение документов осуществляет служба делопроизводства, и условиями эффективности этой процедуры являются и квалификация сотрудников службы, и наличие соответствующих полномочий формировать документопотоки и маршрутизировать документы.

Полномочия по предварительному рассмотрению документов, классификатор для предварительного рассмотрения, а иногда — форма отметки и место ее проставления, как правило, устанавливаются приказом руководителя организации.

Подобная регламентация введения операции предварительного рассмотрения документов необходима для того, чтобы перевести взаимодействие руководителей, сотрудников и подразделений в процессе исполнения документов на уровень нормативно установленной технологии и исключить субъективизм и излишние эмоции. Поэтому в приказе устанавливается четкий организационный порядок в предварительном рассмотрении документов, который является основой организации и маршрутизации доку- ментопотоков поступающих и отправляемых документов.