Новая трудовая книжка

Содержание

Трудовые книжки старого и нового образца

Обновление: 16 декабря 2016 г.

Трудовая книжка – это документ, который подтверждает факт трудовой деятельности работника и его стаж. Этот документ был введен еще в СССР в 1938 году. Применяется он и сейчас. Однако с 1938 года трудовая книжка старого образца несколько видоизменилась. На сегодняшний день применяется бланк, утвержденный в 2003 году. Рассмотрим трансформацию этого документа во времени более подробно.

Трудовая книжка

В трудовой книжке (а также во вкладыше в нее) работодателями фиксируются сведения, касающиеся трудовой деятельности каждого работника. В частности, в этом документе отражаются наименования организаций (или ФИО индивидуальных предпринимателей), в которых работал гражданин, основания его увольнений, поощрения и прочие важные события.

Форма этого документа, а также порядок включения в него сведений регулируются законодательством РФ.

Порядок ведения трудовой книжки установлен двумя нормативными правовыми актами:

  • Правилами от 16 апреля 2003 года (далее – Правила);
  • Инструкцией от 10 октября 2003 года (далее – Инструкция).

Действующая в настоящее время трудовая книжка (нового образца) утверждена Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 года N 117н.

История изменений документа

Первая трудовая книжка появилась в 1938 году. В ней не было предусмотрено проставление печатей или подписей кадрового работника. Ее заполнение осуществлялось начиная с 1939 года для советских трудящихся. Сведения записывались в документ на двух языках: русском и языке республики.

В 1973 году был утвержден новый бланк трудовой книжки. Этот бланк был защищен водяными знаками. Ее выдача начала осуществляться со следующего, 1974 года. На последней странице появилась надпись «Гознак».

Применяемый в настоящее время бланк был утвержден в 2003 году. В нем усилена защита от подделок. К примеру, надпись на обложке светится в ультрафиолете, имеющийся шов предотвращает возможность замены листов и т.д.

С какого года применяется трудовая книжка нового образца?

Действующий в настоящее время бланк трудовой книжки применяется начиная с 2004 года. Его обложка имеет серый цвет. Основная защита страниц действующего бланка – это водяные знаки «ТК». Шов в действующем бланке не позволяет незаметно нарушить его целостность.

Нужно учитывать, что трудовые книжки, заведенные на работников до даты введения нового бланка, не утратили своей силы и их не нужно менять. Ведение же новых бланков начиная с 2004 года коснулось работников, на которых работодатель только заводил трудовую книжку. Использование для этого старых бланков влечет их недействительность.

Содержание трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой небольшой по размерам многостраничный документ.

Как уже отмечалось выше, трудовая книжка установленного образца является основным документом учета стажа и трудовой деятельности. Она содержит три раздела:

  • основные сведения о работнике (титульный лист, или обложка);
  • сведения о трудоустройстве, переводах и увольнении (с указанием оснований);
  • сведения о поощрениях со стороны работодателей.

Выписка трудовой книжки на работника платная (это правило касается и вкладыша в книжку). Работодателю предоставлено право определять самостоятельно, будет ли он взимать такую плату или нет. Если же бланк испорчен по вине работодателя, то за выписку последующего бланка плата не взимается.

Трудовая книжка – один из основных документов каждого работающего гражданина нашей страны. В этой небольшой брошюре хранится самая важная информация о трудовой деятельности человека за всю его жизнь.

Трудовая книжка нового образца

Трудовая книжка нового образца введена c начала 2004 года.

Основные отличия новой формы трудовой книжки от старой:

  • Уменьшились размеры. Теперь формат трудовой совпадает с форматом паспорта;
  • Увеличилось количество страниц. Было 40 – стало 46;
  • Цвет обложки. Серый вместо голубого или зеленого для основного документа, для вкладыша обложка осталась голубой;
  • Качество материала. Повысилось качество как обложечной бумаги, так и внутренних листов;
  • Изменились способы печати и увеличилось число используемых красок;
  • Усовершенствовались способы защиты. Технологическая, полиграфическая и физико-химическая, плюс использование специальных красок.

Как трудовая книжка нового образца, так и трудовая старого имеют неявные свойства зашиты, известные только сотрудникам Гознака. Так они отличают оригинальные документы от подделок.

Голограмма на трудовой книжке

В 2008 году Гознак опубликовал разъяснительное письмо о введении и способах применения вспомогательного средства защиты трудовой книжки от подделок. Оно не является обязательным. Это полупрозрачный серебристый кружок с изображением герба нашей страны. Голографический элемент наклеивается работодателем на страницу с наиболее важной, на его взгляд, информацией, которая не подлежит исправлению. Чаще всего это место документа с печатями или подписями. При попытке отклеить голографическую защиту, наклейка вместе с кусочком страницы самоуничтожается.

Трудовая книжка старого образца

То, что трудовая книжка установленного образца является законодательно утвержденным документом не означает, что старые трудовые подлежат обязательной замене. Если у работника имеется трудовая книжка старого образца, оформленная до 2004 года, сотрудники отдела кадров обязаны продолжить вести ее. Если страницы в трудовой закончились, можно вложить вкладыш, но уже только нового формата.

С момента появления трудовой книжки в жизни работающих граждан нашей страны, этот документ претерпел немало изменений. В некоторый период отечественной истории книжка была упразднена и заменена на трудовые списки. Но вскоре вновь реабилитировалась и осталась с нами до настоящего времени.

Как появилась трудовая книжка

Чтобы узнать о том, с какого года трудовая книжка нового образца приняла привычный сегодняшний вид, можно проследить за её историей.

Основные этапы становления трудовой:

  • В восьмидесятые годы восемнадцатого века во Франции впервые появились трудовые книжки в целях борьбы с бродяжничеством;
  • В России трудовые книжки появились в первый раз сразу после Революции;
  • В июне 1974 года узаконена инструкция по заполнению трудовых книжек;
  • В 2006, 2012, а теперь и в 2017 государственные органы власти предпринимают попытки упразднить трудовые книжки.

Как трудовая книжка старого образца, так и трудовая нового формата требуют не только точного и правильного заполнения, но и ответственности за хранение от сотрудников кадрового делопроизводства.

Можно встретить много вариантов основного документа трудящегося, но книжка нового образца заметно выделяется среди них современными способами защиты от фальсификации. О разновидностях бланков и их заполнении и поговорим.

Трудовая книжка с голограммой

Утвержденный в 2003 году формуляр значительно изменился в сравнении со своими предшественниками. Стала меньше – размер (88×125 мм) совпадает с форматом гражданского паспорта. Обложка серого цвета, с золотым гербом Российской Федерации.

Для печати внутренних страниц используется специальная бумага с водяными знаками «ТК» в три тона и химической защитой: видимые невооруженным глазом волокна имеют чередующееся свечение в УФ-излучении.

Применяют специальные краски. Для номера – магнитная, для остального текста – изменяющаяся в ультрафиолете.

Внутренние страницы оттиснены офсетным методом в пять красок и две графические не раппортные сетки. Одна из них создается по технологии ирисовой (радужной) печати – тип полиграфии, использующийся для банкнот и ценных бумаг: при такой технологии наблюдается цветовой переход на линиях гильоширной сетки.

В книжке образца 2003 года 46 страниц. Они пронумерованы, на каждой стоит уникальный серийный знак. Листы сшиты специальными нитками. На титуле три полосы с микротекстом. На нечетных страницах имеется элемент, видимый в инфракрасном излучении зеленым цветом.

Кроме этих общеизвестных признаков защиты бланка книжки от подделки, есть еще и секретные, по которым представители Гознака подтверждают подлинность в случае необходимости.

Новые трудовые книжки – о введении дополнительных мер защиты

В 2008 году было издано постановление о том, что требуется еще и голограмма.

Этот элемент не является обязательным: он предусмотрен в качестве дополнительной меры. Защищает интересы работодателя, поэтому вопрос о том, куда его клеить, владельца трудовой волновать не должен.

Устройство голографического элемента таково, что при попытке его снятия происходит разрушение страницы и информации на ней. Часто его наклеивают на печать и подпись работодателя – на титульном листе.

Основные изменения коснулись способов защиты, в то же время заполнение трудовой книжки практически не отличается от предыдущих вариантов, что поможет избежать путаницы.

Новый образец к 2017 году

В персональный документ каждого официально трудоустроенного гражданина занесены данные об образовании и специальности, предыдущих местах работы и причинах увольнения, награждениях и взысканиях. Его заводят в первой организации и заполняют в течение всей жизни, отображая информацию о рабочем пути, стаже.

Министерство здравоохранения и соцразвития в 2011 году выдвинуло предложение отказа от бумажного формата и постепенного (к 2017 году) перехода на электронную систему документооборота, уже ставшую привычной для многих стран. Инициатива госчиновников вызвала массу недовольства и удивления среди работников и чиновников Пенсионного и Страхового фондов.

У граждан есть основания опасаться последствий инициативы законодателей. И как внедряются нововведения все знают, и не слишком позитивный опыт других стран при переходе с бумаги на «цифру» имеется, да и работоспособного населения в нашей стране значительно больше, чем, к примеру, в Италии, которая отказалась от бумажных документов по учету стажа в 2001 году. Однако пока формуляр еще никто не отменил.

191819231939197320032017?

  • В советском государстве трудовые книжки появились в результате законодательного акта 1918 года – Приложения к 80 статье Кодекса закона о труде. Этот документ являлся полноценным удостоверением личности.
  • В 1923 году – отмена, в 1926 – трудовые списки.
  • В январе 1938 – введение заново. Эти бланки имеют хождение и сейчас, потому что их выдавали вплоть до 1974 года.
  • При использовании бланков, не имевших защиты в виде водяных знаков и серийного номера, возникали сложности, и в 1973 году ввели новый образец и инструкция по заполнению и ведению.
  • Следующее изменение стандарта трудовой книжки произошло в 2003 году.

Рабочая книжка любого гражданина является одним из основных наиболее важных документов. Каждая запись, которая фиксируется в трудовой, обязательно должна быть достоверна и подтверждена. Появление данного документа в России означало, что любой работник имеет права, а также ответственность и обязанности. Старого вида книжки ушли в прошлое, когда ввели трудовые книжки нового образца.

Трудовые книжки старого образца

Старые образцы трудовых – это книжки, которые были выпущены в середине семидесятых годов. Особых отличий от современных документов по внешнему виду нет. Но их можно было легко подделать, потому что надежной защиты в виде сложного государственного знака не было. Трудовую можно было купить фактически в любом месте.

Также старый образец имел несколько другие особенности заполнения, чем современный. В нем существовали страницы, которые сейчас за ненадобностью убрали или объединили с другими. К примеру, страница, в которую вносились сведения о поощрениях. На смену пришли изменения, которые произошли в связи с изменившимся законодательством. С какого года и при каких обстоятельствах были введены трудовые книжки нового образца?

Когда ввели трудовую книжку нового образца, каковы ее особенности?

Современные рабочие книжки с новыми Правилами и Инструкцией были введены в начале 2004 года.

Основными новшествами, связанными с трудовой, являются:

  • наличие активной защиты}
  • требование строгого отчета}
  • наличие специальных мест распространения}
  • технологические новшества.

Прежде всего, акцент изменения таких документов был сделан на защиту от различного рода фальсификаций. Подделать книжку работника невероятно сложно, так как благодаря современным технологиям изготовление ее происходит из специального материала. Здесь присутствуют:

  • химическая блокировка (защита)}
  • водяной знак}
  • специальные швы (для отсутствия возможности удаления страниц и других нарушений)}
  • микроскопические волоски (ультрафиолет)}
  • специальная надпись (ультрафиолет).

В новой трудовой количество страниц составляет сорок четыре. При всем этом приобрести книжку можно только в организациях, которые по закону уполномочены на данный вид деятельности (распространение).

Содержание и порядок заполнения трудовой книжки нового образца

С введением новых трудовых, содержание и порядок заполнения тоже сильно изменились.

Содержание книжки предусматривает:

  • титульник}
  • сведения о работе}
  • сведения о награждениях.

Главная страница (титульник) заполняется личными данными работника:

  • фамилия}
  • имя}
  • отчество}
  • дата рождения}
  • образование}
  • профессия, специальность.

Эта информация фиксируется, когда происходит первичное и основное оформление книжки. Другие страницы заполняются в ходе трудовой деятельности сотрудника.

  • прием на работу}
  • увольнение}
  • награждения.

Трудовая книжка сотрудника заполняется от руки. Это должен делать руководитель компании, работник кадров, другое лицо, уполномоченное на эти действия. Любая информация, которая была записана в данный документ, должна быть утверждена подписью этого человека и печатью организации. Главные условия для записи в трудовой:

  • каждая запись имеет свое место (графу)}
  • нумерация надписей в документе идет поочередно в любом случае}
  • запись наименования компании является обязательной}
  • при фиксировании какой-либо информации в книжке обязательно должно быть указание на документ, свидетельствующий о ее достоверности.

Порядок дополнения и исправления записей в новой трудовой

Дополнение данных в книжке сотрудника происходит по-разному, в зависимости от страницы. Так, на главной странице (титульном листе) можно дописывать информацию об образовании, профессии и специальности. Это делается путем написания новой записи через запятую после старой.

Когда пропущена или не учтена информация на других страницах, то первая запись, которая является неполной, должна быть признана недействительной, и только после этого пишутся новые достоверные и полные данные. Осуществляя все эти действия, уполномоченное лицо обязано ссылаться на Правила и Инструкции, диктующие условия их заполнения и ведения.

Исправление любой записи производится в организации, где допустили ошибку. На титульном листе могут исправляться только личные данные человека (ФИО). Это осуществляется путем зачеркивания одной чертой полностью записи, а рядом пишутся новые данные. После зачеркивания ранее сделанная надпись должна быть видна. На обороте обложки пишется ссылка на документ, указывающий на смену личных данных (номер и дата).

Если ошибка на титульнике произошла при оформлении книжки в самом начале, то уполномоченное лицо должно составить соответствующий акт о списании данного документа, на основании которого трудовая уничтожается. Актовый документ подшивается в специальное дело. Расходы на новую трудовую покрывает работодатель.

Он обычно делает исключение только в одном случае – когда ошибка была допущена на главной странице, но ее сразу не заметили. При этом специалист довольно давно работает в организации. Тогда одной чертой аккуратно зачеркивается неверная надпись полностью (нельзя производить зачеркивание отдельных символов), после этого пишутся правильные данные.

Ошибка, допущенная на других страницах, должна быть исправлена путем присвоения записи статуса недействительного. Такая запись фиксируется следующим порядковым номером после неверных данных. Затем ставится следующий порядковый номер и пишется достоверная и правильная информация.

Любая информация в современной книжке должна подтверждаться соответствующим документом. Обязательно пишется его номер и дата. Также для утверждения записей необходимо поставить подпись заполняющего и печать организации.

Подводя итог, можно сказать, что книжки нового образца намного эффективнее, чем предыдущие. Этот документ сегодня требует строгого контроля ведения, так как записи, сделанные в нем, важны для владельца и руководителя.

>Переход на электронные трудовые книжки. Интервью с экспертом

Чем обусловлен переход на электронные трудовые книжки?

— Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Старт активной работе в этом направлении дал Указ Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

​К сожалению, нередко на практике работодатели безответственно ведут трудовые книжки, пренебрегают требованиями нормативных правовых актов. Из-за потери данных Пенсионный фонд России вынужден отказывать людям в назначении пенсии.

Предполагается, что хранение информации о трудовой деятельности работников в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений. Плюс исключит расходы работодателей на приобретение бланков трудовых книжек и их хранение.

На дату выхода интервью пакет законопроектов о переходе на электронные трудовые книжки Госдума рассмотрела и одобрила в первом чтении.

Какой переходный период установлен по отказу от бумажных трудовых книжек?

Стоит ли работодателям беспокоиться о сроках?

— Вопрос перехода на электронные трудовые книжки очень активно обсуждается в СМИ и профессиональных сообществах. Появляется много недостоверных сведений, домыслов о том, что работодатели не успеют подготовиться к изменениям.

Первое, что нужно понять, — никуда спешить в 2019 году не нужно. Переход на электронное формирование сведений будет плавным. В 2020 году параллельно с ведением бумажных трудовых книжек мы начнем сдавать новую персонифицированную отчетность, которая будет содержать сведения о трудовом стаже работников.

Если законопроект примут, работодатель будет обязан вести бумажные трудовые книжки лишь тех работников, которые до 1 января 2021 года подадут ему соответствующие письменные заявления. Остальным трудовые книжки будут выданы на руки, и работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение.

На работников, которые впервые поступят на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут. Сведения о трудовой деятельности таких работников будут вести только в электронном виде.

Какие подготовительные мероприятия необходимо осуществить работодателям?

Какие документы изменить или скорректировать?

— Главное в 2020 году — проинформировать работников об изменениях в законодательстве, желательно в письменной форме. Важно донести, что уже с 2020 года работодатели будут направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности. Сведения о трудовой деятельности в электронном виде будут храниться только с персонального согласия человека.

Скорее всего, работодателям потребуется проанализировать существующие локальные нормативные акты и актуализировать тексты по вопросам ведения трудовых книжек.

Что полезно знать работодателям о технической стороне вопроса?

Нужно ли специальное программное обеспечение?

— Благодаря названию проекта «Электронная трудовая книжка — 2020» может возникнуть ложное понимание, что это некий носитель в электронном виде. Но это не так.

Для хранения сведений о трудовой деятельности работников будут использоваться информационные системы Пенсионного фонда. А это значит, что работодателям не нужно приобретать и устанавливать специальное программное обеспечение. Для сдачи отчетности они смогут использовать привычные средства телекоммуникационной связи, например Контур.Бухгалтерию.

Как информация будет переноситься с бумажных носителей на электронные?

— Такой перенос информации не запланирован. Это повлекло бы дополнительную нагрузку как на работодателей, так и на Пенсионный фонд.

Те работники, которые не напишут заявление о сохранении бумажного оформления трудовых книжек, получат их на руки. Всю ответственность за сохранность сведений с этого момента они возьмут на себя.

Кому должны написать заявление те, кто захотят сохранить бумажный документ? Работодателю?

— Да, в этом случае работодатели будут дублировать всю информацию и в электронном виде.

Помните, что именно работодатель обязан будет проинформировать работников, которые пожелают сохранить внесение записей в бумажную трудовую книжку, о необходимости написать заявление до 1 января 2021 года.

Однако я советую работодателям не спешить с оповещением в 2019 году. Дело в том, что к 2020 году законодатели могут уточнить требования к содержанию такого информирования.

Если перенос данных из бумажных носителей в электронные не предусмотрен, нужно ли работнику самому что-то предпринимать, чтобы перенести данные о своем трудовом стаже в электронный формат?

Кадровое делопроизводство Повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе Посмотреть программу

— Возможно, после рассмотрения законопроекта в Государственной Думе этот вопрос будет решен. Сейчас запланировано, что все данные будут предоставляться через отчетность, поэтому будем ждать нормативные правовые акты, которые утвердят соответствующие формы.

Созданы ли какие-то вспомогательные памятки, которые помогут осуществить переход?

— На сайте Пенсионного фонда России в разделе «Электронная трудовая книжка» представлена актуальная информация по теме.

В чем польза от внедрения электронных трудовых книжек?

— В практике встречаются случаи массовой утраты документов вследствие пожара, кражи сейфа. И процесс их восстановления всегда очень сложный и трудоемкий. К тому же сейчас есть ряд ненужной и лишней отчетности между лицом, ведущим трудовые книжки, и бухгалтерией.

Переход на цифровые носители решит эти проблемы:

  • сократятся издержки на приобретение и хранение трудовых книжек;
  • не нужно будет нести ответственность за их сохранность и тратить время на бумажное оформление;
  • работодателям будет проще взаимодействовать с дистанционными работниками.

Но все же бумажная трудовая книжка является неким сдерживающим дисциплинарным механизмом. Для некоторых работников важно сохранить именно в ней хорошую историю записей.

Понятно, что после перехода на электронное формирование сведений туда тоже будет попадать информация об увольнениях, например по дисциплинарному основанию. Но ряд российских работников думает так: нет документа, нет проблем.

Какие сложности переход добавит работодателям?

— Работодатели, работники которых пожелают оставить бумажные версии трудовых книжек, будут обязаны дублировать из них информацию в отчетность в территориальные отделения ПФ РФ.

Как изменится отчетность в связи с введением электронных трудовых книжек?

— Планируется, что с 1 января 2020 года у работодателей появится новый вид персонифицированной отчетности. Срок и периодичность подачи сведений — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем.

С 1 января 2021 года при приеме на работу и увольнении работника страхователю нужно будет также представлять сведения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, распоряжения.

Сейчас подготовлены проекты форм СЗИ-ТД и СЗВ-ТД для представления сведений о трудовой деятельности работников. Окончательный их вариант мы увидим только после появления соответствующих нормативных правовых актов.

Что можно сказать об информационной безопасности проекта? Кто будет защищать персональные данные?

— Эта обязанность ложится на Пенсионный фонд. Его представители говорят, что многолетний опыт работы Фонда указывает на то, что информационные системы надежно защищены. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Кто будет иметь доступ к сведениям о трудовой деятельности работников?

— Для получения сведений из электронной трудовой книжки работникам необходимо будет зайти в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо будет зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если работник уже зарегистрирован на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР нужно использовать свои логин и пароль.

Информацию о трудовой деятельности можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • у работодателя (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).

Работодатель может получать эту информацию от нового сотрудника в распечатанном виде либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель должен будет перенести данные в свою систему кадрового учета. При увольнении сотрудника работодатель будет обязан выдать ему документ, подтверждающий сведения о трудовом стаже.

Также доступ к информации будут иметь работники многофункциональных центров, конечно же, с согласия граждан. Речь идет об оформлении услуг, когда необходимы данные о периодах трудовой деятельности.

Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях?

— В рамках законопроекта № 748744-7 в разделе индивидуального лицевого счета «Сведения о трудовой деятельности» планируется указывать данные о месте работы, характере выполняемой работы и ее периодах. Это регистрационный номер, наименование страхователя, сведения о его переименованиях. Информация о приеме работника, наименование должности, специальности, профессии, переводы на другую работу, увольнения и основания прекращения трудового договора.

Предполагается указание реквизитов приказов, распоряжений, иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений.

Внесение информации о награждениях не предусмотрено.

Что нужно знать об ответственности за нарушения?

— Напомню, что обязанность по информированию работников об изменениях в части применения трудовых книжек лежит на работодателе.

В Государственную Думу внесен проект Федерального закона № 748758-7, направленный на внесение изменений в Кодекс об административных правонарушениях. Планируется ввести административную ответственность для работодателя, который представит в информационную систему ПФ РФ неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности работника или же нарушит сроки подачи данных.

Какие перспективы открывает переход на электронные трудовые книжки?

— Повысится достоверность и сохранность сведений о трудовой деятельности работников. Появятся дополнительные возможности взаимодействовать дистанционно. Это касается и вопросов трудоустройства, и оформления пенсий по данным лицевого счета. И, конечно же, обрабатывать данные о трудовой деятельности работников станет удобнее.

5. Что представляет собой трудовая книжка? Для чего она нужна работнику? Каков порядок ее ведения?

Трудовая книжка – это основной документ работника, который подтверждает у него наличие стажа работы, дающего право на пенсию.

Порядок заполнения, ведения, хранения и выдачи трудовых книжек регулируется ст. 66 ТК, постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», которыми установлены следующие правила.

Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

Индивидуальные предприниматели не могут вести трудовые книжки лиц, работающих у них по трудовому договору. Их трудовой стаж подтверждается справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы, а также справками об уплате страховых взносов в ПФР (см. письмо Минтруда России от 4 февраля 1997 г. № 28-6 «О вопросах регулирования труда лиц, работающих у граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица»).

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

На практике неоднократно вставал вопрос о том, как быть работнику, поступающему на новую работу, если его трудовая книжка утеряна. Ведь при заключении трудового договора он обязан предъявить свою трудовую книжку, если только не принимается на работу впервые. Законом от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ ст. 65 ТК дополнена частью пятой, в которой данный вопрос урегулирован. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Законом о воинской обязанности и военной службе, а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчиты-вается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, атакже об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение.

Таким образом, если принадлежность трудовой книжки определенному лицу или факт трудовой деятельности лица в определенный период можно доказать только свидетельскими показаниями, ему необходимо обратиться в суд с заявлением об установлении соответственно факта принадлежности трудовой книжки, в которой сделана неверная запись, или об установлении факта трудовой деятельности. Такие споры получили широкое распространение в последнее время. Это связано с тем, что ранее работодатели не очень внимательно подходили к вопросу о заполнении трудовых книжек работников, допуская ошибки при указании их данных, поскольку данный вопрос был недостаточно урегулирован законодателем.

Ошибки при заполнении трудовых книжек выявляются, как правило, при обращении граждан за назначением пенсии, а многие организации, где они работали в период перестройки, были ликвидированы и не имеют правопреемников, в связи с чем установить факт принадлежности трудовой книжки можно только в судебном порядке, так как ПФР не обладает такими полномочиями.

Дела об установлении фактов относятся к категории дел особого производства. Процессуальная особенность заключается в том, что по таким делам отсутствуют такие стороны, как истец и ответчик, а имеются заявитель и заинтересованное лицо, например ПФР.

Значимыми обстоятельствами по делам такой категории являются:

1) наличие неправильной записи в данных заявителя (например, фамилии) в трудовой книжке;

2) принадлежность трудовой книжки заявителю;

3) невозможность установить в ином порядке факт принадлежности трудовой книжки заявителю.

Обязанность доказывания этих обстоятельств возлагается на заявителя.

Заинтересованному лицу (в данном случае – ПФР) необходимо доказывать обстоятельства, которыми оно обосновывает свою позицию.

Образецзаявленияобустановлениифактапринадлежно-сти трудовой книжки приведен в приложении 10.

Пример.

Гражданка Фалелеева обратилась с заявлением в суд, мотивируя его тем, что в 1976 г. ей по месту работы в связи с изменением фамилии при регистрации брака в трудовую книжку на основании свидетельства о заключении брака от 26 апреля 1976 г. было внесено изменение фамилии В. на Фалялеева. При обращении в Управление ПФР для назначения пенсии ей было отказано в назначении пенсии из-за несоответствия фамилии Фалялеева, указанной в трудовой книжке, ее настоящей фамилии Фалелеева, указанной в паспорте и свидетельстве о заключении брака.

В судебном заседании Фалелеева поддержала свое заявление и пояснила, что указанная трудовая книжка была ей оформлена 17 июня 1972 г. в связи с началом трудовой деятельности на ее девичью фамилию В.

В 1976 г. в связи с изменением ее фамилии при регистрации брака на Фалелееву в трудовую книжку была внесена соответствующая запись. Однако при указании ее фамилии была допущена ошибка, а именно: ее фамилия была указана как Фалилеева. При исправлении работником, ответственным за ведение трудовой книжки, неверно указанной в ее фамилии в трудовой книжке буквы «и» на букву «е» ее фамилия стала читаться как Фалялеева. Для назначения пенсии она обратилась в Управление ПФР в 2003 г. Однако в назначении пенсии ей было отказано из-за несоответствия фамилии Фалялеева, указанной в трудовой книжке, ее настоящей фамилии Фалелеева, указанной в паспорте и свидетельстве о заключении брака.

Представитель заинтересованного лица – Управления ПФР – С. против установления данного факта не возражал и пояснил, что по существующим правилам в представляемых в Управление ПФР документах для начисления трудовой пенсии не должно быть разночтений в фамилии, имени, отчестве заявителя.

Заслушав объяснения сторон, показания свидетелей, исследовав письменные материалы дела, суд пришел к выводу о необходимости удовлетворения заявления Фалелеевой на основании следующего.

Свидетели В. и Ф. дали в целом аналогичные друг другу показания о том, что знают заявительницу с рождения, так как являются ее близкими родственниками. Они поддерживают отношения с Фалелеевой, им известно, что она носила девичью фамилию В. до регистрации брака в 1976 г. Свою трудовую деятельность она начала ранее, в 1972 г. При регистрации брака заявительнице была присвоена фамилия Фалелеева. Заявительница всю жизнь прожила и проработала в Республике Кир-гизстан и переехала оттуда в Россию в 1992 г. в связи с тем, что колхоз, в котором она работала, обанкротился, а трудоустроиться она не смогла.

Согласно представленной Фалелеевой копии трудовой книжки от 17 июня 1972 г. ее фамилия в данном документе была первоначально указана как В., а затем в связи с регистрацией брака указана ее новая фамилия какФалялеева.

Из копии свидетельства о заключении брака, выданного в Киргизской ССР, следует, что В. вступила в брак 26 апреля 1976 г. и ей была присвоена фамилия Фалелеева.

Из копии свидетельства о рождении видно, что В. родилась 7 ноября 1953 г. в Киргизской ССР.

Из копии паспорта, выданного РОВД Саратовской области 23 сентября 2002 г., следует, что у заявительницы 1953 г. р. фамилия указана как Фалелеева.

Из справки администрации усматривается, что Фалелеева зарегистрирована и проживает в селе К. Саратовской области.

Учитывая изложенное, суд считает, что нашел подтверждение факт принадлежности Фалелеевой трудовой книжки от 17 июня 1972 г. на имя Фалялеевой, поскольку видно, что все остальные данные в трудовой книжке совпадают с данными заявительницы: трудовая книжка первоначально выписывалась В. 1953 г. р., которая изменила фамилию в связи с регистрацией брака в 1976 г. Заявительница согласно представленным документам действительно родилась в 1953 г. и ее девичья фамилия была В. В 1976 г. она вышла замуж, и ее фамилия была изменена на Фалелееву.

Установление указанного факта имеет для заявительницы юридическое значение, так как позволяет ей реализовать право на назначение пенсии. Установить указанный факт в ином, внесудебном порядке Фалелеева возможности не имеет, поскольку ошибочная запись в ее трудовой книжке была внесена на территории другой страны, предприятие, на котором она работала, в настоящее время не существует и правопреемников не имеет.

В соответствии с ч.1 ст. 264 ГПК суд устанавливает факты, от которых зависит возникновение, изменение или прекращение личных или имущественных прав граждан, организаций. Согласно ст. 265 ГПК суд устанавливает факты, имеющие юридическое значение, только при невозможности получения заявителем в ином порядке надлежащих документов, удостоверяющих эти факты.

Суд своим решением удовлетворил требования заявительницы в полном объеме.

И работнику, и работодателю необходимо обращать внимание на то, что в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

Запись об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками ТК или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК или иного федерального закона.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

В случае, если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК (увольнения в случае прогула, т. е. отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены)) или п. 4 части первой ст. 83 ТК (осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу), и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК (в случае истечения срочного трудового договора в период беременности женщины).

По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в организациях ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Работодатель несет ответственность за сохранность трудовых книжек. В организации приказом работодателя должно назначаться специально уполномоченное лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Нарушение указанных правил заполнения трудовых книжек приводит к нарушению прав работников и порождает необходимость обращения за защитой своих прав в суд.

Энциклопедия Сервиса бесплатных юридических консультаций » Трудовые споры » Трудовой договор » Трудовая книжка

Многие недооценивают важность этого документа, а между тем он также ценен как, например, паспорт и без трудовой книжки порой бывает просто невозможно устроиться на хорошее место работы.

Что такое трудовая книжка

В нашем государстве любой гражданин, достигший возраста 14-ти лет, может начать официальную трудовую деятельность. И с этого момента у него появляется такой официальный персональный документ как трудовая книжка. В ней фиксируется вся «трудовая биография» человека.

Многие недооценивают важность этого документа, а между тем он также ценен как, например, паспорт и без трудовой книжки порой бывает просто невозможно устроиться на хорошее место работы.

Сама книжка представляет собой брошюру-бланк установленного образца и для того, чтобы содержащаяся в ней информация имела юридическую силу, она должна быть оформлена должным образом.

Как оформляются и ведутся трудовые книжки

Трудовая книжка может быть оформлена только в организации, индивидуальные предприниматели сами о себе делать в ней какие-либо записи не могут, но им позволено вносить данные о лице, работающем у них по трудовому договору.

Бланк трудовой книжки находится в свободной продаже, но чаще ее выдают на первом месте работы после оформления трудового договора. Работодатель обязан оформить этот документ уже спустя 5 дней с момента начала трудовой деятельности лица.

Каждая запись должна быть внесена только на основании соответствующего приказа и не позднее семи дней от даты его подписания.

Все записи делает уполномоченное лицо, закрепленное приказом и после совершения очередной отметки с книжкой должны ознакомить сотрудника – владельца трудовой книжки.

По общим правилам, все записи вносятся на русском языке, ручкой черного, синего или фиолетового цвета. Сокращения не допускаются. Более подробно правила ведения трудовых книжек изложены в специальной Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 №69.

Структура трудовой книжки

Трудовая книжка имеет следующую структуру:

  • обложка с надписью «Трудовая книжка».
  • Титульный лист, где отражены персональные сведения владельца, а также указаны индивидуальные серия и номер документа.
  • Два раздела – «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Первый раздел содержат графы: номер по порядку, дата внесения записи, данные о приеме на работу, сведения о квалификации, данные об увольнении с указанием причин. Указываются и документы, на основании которых вносятся соответствующие записи.

Недействительность записи в трудовой книжке

В любом документе могут быть ошибки. Случаются они и при внесении записи в трудовую книжку. Если запись неточна или неправильна, просто зачеркнуть ее нельзя, а необходимо признать недействительной и для этого существует определенная процедура.

После последней отметки в трудовой книжке, под следующим порядковым номером и с указанием даты, в третьей графе, вносятся сведения о том, что запись под таким-то номером недействительна.

После этой фразы записываются сведения в правильной формулировке, а в четвертой графе – номер приказа или распоряжения, на основании которого была внесена правильная запись.

Такие изменения могут быть внесены как по месту работы, где была произведена ошибочная запись, так и работодателем на новом месте, но при предоставлении официального документа от нанимателя, допустившего неточность.

Как заполняются сведения о работнике

На титульном листе заполняются такие личные данные работника как фамилия, имя отчество, дата рождения, которые записываются только с предъявленного паспорта и указываются полностью, без сокращений. Кроме того, на основании документа из образовательного учреждения в трудовую книжку вносятся сведения об образовании и специальности работника.

В том числе допустимо внесение сведений о неоконченном образовании соответствующего уровня.

Сделать это можно после предъявления соответствующих документов (например, справки из ВУЗа или студенческого билета).

Также необходимо отразить такие сведения о трудовой деятельности работника, как о приеме его на службу, переводе, присвоении квалификации, увольнении, получении еще одной профессии, службе в армии, прохождении курсов, работе по совместительству.

После записи основной информации, в нижней части страницы владелец трудовой книжки ставит свою подпись. Аналогичные действия проделывает лицо, заполняющее документ, скрепив свою подпись печатью.

Порядок изменения записи в трудовой книжке

Если необходимо изменить анкетные данные работника, то делается это согласно вышеназванной Инструкции, следующим образом. Запись должна быть аккуратно зачеркнута одной чертой и поверх нее либо снизу, где позволяет свободное место, записываются новые данные. При этом на внутренней стороне обложки книжки в обязательном порядке отмечается пояснение с указанием документов, на основании которых были внесены изменения.

Если необходимо внести дополнительные сведения об образовании (например, работник со средним образованием во время трудовой деятельности закончил ВУЗ и получил образование высшее), то Инструкция указывает – просто добавить эти сведения к уже имеющимся через запятую. Делать ссылку на подтверждающий этот факт документ закон не обязывает, но и не запрещает.

Заполнение сведений о работе

Сведения о работе отражаются в специальном разделе трудовой книжки. При заполнении сведений о работе полное название предприятия, в котором трудится лицо, указывается в виде заголовка, при этом в первой графе записывается порядковый номер, а во второй – дата приема на работу.

Кроме того, в данном разделе вносятся также сведения о должности, специальности, профессии, а также в четвертой графе указан номер приказа и дата его подписания, на основании которого лицо принято на работу.

Если гражданин работает по совместительству, то трудовую ведет та организация, где он ведет свою основную деятельность и именно эта запись является первоочередной. А запись о совмещенной работе вносится следующей под очередным номером.

При изменении названия организации об этом также необходимо внести запись с указанием соответствующего приказа или распоряжения и даты смены названия. Период отбывания наказания в виде исправительных работ в непрерывный трудовой стаж не засчитывается. В этом случае также делается отметка, которая должна гласить, что начиная с даты отбытия этого вида наказания и по дату его окончания этот срок в непрерывный стаж не засчитывается.

Порядок внесения сведений о награждении

Принцип внесения информации в этом разделе — «Сведения о награждениях» — аналогичен предыдущему разделу. То есть, сначала в виде заголовка пишется полное название организации, затем в соответствующих графах указываются порядковый номер записи, дата награждения, кем, чем и за какие заслуги награжден работник. В последней графе записывается номер приказа о награждении и дата его подписания.

После увольнения все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у одного работодателя, заверяются его печатью. Такое же правило относится и к сведениям о вознаграждениях.

В настоящее время награждения и поощрения объединены в один раздел трудовой книжки, тогда как в документе старого образца их различали. Нет определенного правила, какие виды поощрений вносить в книжку нельзя. Поэтому, помимо государственных наград, званий, знаков, дипломов, владелец трудовой может потребовать внести запись о любом поощрении, вплоть до почетной грамоты и благодарности.

Запись об увольнении и основания

При увольнении работника есть два варианта формулировки записи об этом: «Уволен (в связи, за и т.д.)» и «Трудовой договор расторгнут или прекращен (в виду, в связи и т.д.)». Если работник увольняется по собственному желанию, то формулировка такой записи стандартна и делается она со ссылкой на пункт 3 части первой статьи 77 Трудового Кодекса РФ. Когда же увольнение происходит по другим общим основаниям, то формулировки могут быть различны. В любом случае, запись делается со ссылкой на соответствующие пункт и часть статьи 77 ТК РФ.

Для увольнения работника может быть множество оснований. К наиболее распространенным можно отнести увольнение в связи с истечением срока трудового договора, по соглашению сторон, в порядке перевода по просьбе работника и т.п. Запись делается в день увольнения сотрудника.

Дубликат трудовой книжки

Если книжка закончилась и в ней больше не осталось места для внесения информации, то выдается специальный вкладыш. Сам по себе он недействителен и имеет юридическую силу и значение только с трудовой.

В случаях утери трудовой книжки, негодного состояния документа или наличии неверных данных, законом предусмотрена выдача дубликата.

Дубликат должен содержать информацию, полностью соответствующую той, что содержалась в первичном документе.

Оформляется дубликат трудовой книжки в настоящем месте работы лица, но собрать документы с предыдущих мест трудовой деятельности (а без них внесение сведений в дубликат и подсчет общего трудового стажа невозможны), к сожалению, задача только самого работника единолично.

Организация по закону должна оказать содействие в этом вопросе, но на практике бегает по предыдущим местам работы в поисках необходимых справок только сам человек, которому необходимо оформить дубликат документа.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *