Е.Н. Попова, заместитель начальника общего отдела Минтруда России

• Целевое назначение, форма и содержание номенклатуры дел

• Требования к заполнению граф номенклатуры дел

• Порядок подготовки номенклатуры дел

Ежедневно во всех организациях создается большое количество разнообразных документов, имеющих как практическое, так и историческое значение. Как организовать работу с этим множеством документов, чтобы, с одной стороны, обеспечить эффективное решение практических задач, а с другой, оставить для потомков самое ценное и интересное, чтобы они могли представить полную и максимально объективную картину прошлого? Как формировать документы? Сколько хранить различные категории дел? Как и что отбирать на вечное хранение?

Ответы на эти вопросы начинаются с составления номенклатуры дел, занимающей важное место в системе делопроизводства и обеспечивающей преемственность работы с документами. Номенклатура дел лежит в основе правильной постановки делопроизводства любой организации, а обязательность ее ведения в федеральных органах исполнительной власти закреплена на правительственном уровне ― «Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.

Как известно, номенклатура дел ― это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения, который составляется в целях:

• правильного формирования документов,

• учета и сохранности дел,

• быстрого поиска документов в делопроизводстве.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации и ее структурных подразделений.

Номенклатура дел должна реально отражать состав документов в организации и служить основой и постановки делопроизводства, и последующей передачи документов на постоянное и долговременное хранение. Отсутствие в номенклатуре дел документов, отражающих все функции и направления работы организации, ― это свидетельство плохого документирования ее деятельности. Кроме того, за документами, не включенными в номенклатуру дел, отсутствует должный контроль сохранности, а это может привести к утрате документов, существенно обедняет архивный фонд организации и отрицательно сказывается на полноте его состава. Обеспечивая потребности текущего делопроизводства, номенклатура дел, таким образом, выполняет и еще одну важнейшую функцию ― формирование архивного фонда учреждения.

Форма номенклатуры дел, определяемая ее целевым назначением, предусматривает 5 граф:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения, статья перечня	Примечание

Рассмотрим конкретные требования к заполнению граф номенклатуры дел.

В графе 1 проставляется индекс каждого дела, который состоит из номеров структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре. Номера структурных подразделений, как правило, закрепляются в инструкции по делопроизводству. Индекс дела обозначается арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются друг от друга знаком тире. Например, 10-3-29, где 10 ― индекс департамента, 3 ― индекс отдела департамента, 29 ― порядковый номер дела; или 1-17, где 1― индекс отдела (или направления работы), 17 ― порядковый номер дела.

Для переходящих из предыдущего года дел индексы сохраняются. Как правило, к переходящим относятся малообъемные, копийные дела, например планово-отчетная документация отдела или копии нормативных документов, регламентирующих деятельность структурного подразделения (Положение об отделе, должностные инструкции (регламенты) сотрудников и т. п.). Дела же, состоящие из 2 томов, переходящими быть не могут.

В графу 2 включается полный заголовок дела. Заголовок дела в четкой обобщенной форме отражает основное содержание и состав документации дела.

Заголовок дела с перепиской содержит следующие обязательные элементы ― указание на адресата (адресатов) и конкретные вопросы (темы) переписки. Поэтому нельзя назвать дело «Переписка по основным вопросам»; правильный заголовок ― «Переписка с федеральными органами исполнительной власти по финансовым вопросам в области социального развития» или «Переписка с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации по вопросам трудовой миграции» и т. п.

Обобщающий термин «документы» в заголовке дела в обязательном порядке сопровождается перечислением их конкретных видов. Например, «Документы (предложения, заключения, справки и др.) по вопросам охраны труда».

Категорически не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (например, «Разное», «Общая переписка», «Входящие документы» и т. п.), а также применение сокращенного варианта написания заголовка (например, «То же», «Переписка» и т. п.).

Заголовком дела, состоящего из одного документа, является заголовок документа.

В номенклатуре дел уже на стадии делопроизводства закрепляется раздельное формирование дел с разными сроками хранения. Так, документирование работы коллегиальных, совещательных органов (комиссий, рабочих групп, координационных советов и т. п.) отражается в номенклатуре дел обязательно двумя делами:

• протоколы заседаний совещательного органа и документы к ним постоянного хранения,

• документы (проекты, приглашения, предложения и др.) по организации работы совещательного органа временного хранения.

Например:

	Протоколы заседаний Координационного совета по гендерным проблемам и документы к ним		Пост. Ст. 18 в
	Документы (проекты, приглашения, переписка и др.) по организации работы Координационного совета по гендерным проблемам		1 г. Ст. 20

или

	Протоколы селекторных совещаний о ходе проведения детской оздоровительной кампании и документы к ним		Пост. Ст. 18 г
	Документы (проекты, извещения, повестки и др.) по подготовке к проведению селекторных совещаний о ходе проведения детской оздоровительной кампании		1 г. Ст. 20

Графа 3 заполняется по окончании календарного года, на который была составлена номенклатура дел; в ней против каждого заголовка дела проставляется количество томов (частей). На основании данных этой графы осуществляется подсчет количества сформированных дел и составляется итоговая запись о количестве дел отдельно постоянного и временного срока хранения. В этой итоговой записи, данные которой служат основой для планирования работы по приему документов в архив организации, реализуется учетная функция номенклатуры дел.

2.Форма итоговой записи не регламентируется в нормативных документах. Предлагаем возможный вариант итоговой записи к номенклатуре дел:

3.Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году

По срокам	Всего		В том числе:
хранения				переходящих	с отметкой «ЭПК»
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
По личному составу
Временного (до 10 лет)
Итого

В графе 4 номенклатуры указывается срок хранения дела со ссылкой на статью нормативного документа, устанавливающего сроки хранения.

Сроки хранения документов определяются в типовых и отраслевых перечнях документов с указанием сроков хранения. Основными среди них являются: «Перечень типовых архивных управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010), «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2007).

При включении в номенклатуру дел, не предусмотренных соответствующими перечнями документов, сроки хранения определяются путем их оценки специалистами и членами экспертной комиссии организации по предложению соответствующего структурного подразделения, исходя из научно-исторической и практической ценности документов.

Дополнительная отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) к конкретному временному сроку хранения (например, «5 лет ЭПК») означает, что часть документов в этих делах может иметь научно-историческое значение и по результатам экспертизы ценности документов в установленном порядке должна включаться в состав архивного фонда организации.

Например, в деле переписки с вышестоящей организацией (срок хранения ― 5 л. ЭПК, ст. 33) наряду с оперативной перепиской может находиться аналитическая документация (справки, обзоры и т. п.), имеющая историческое значение.

Отметка «ДМН» (до минования надобности) в 4 графе номенклатуры дел обозначает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется непосредственно в организации или ее структурном подразделении, но не менее 1 года. Как правило, такой срок относится к копийной документации.

Например,

Приказы Росстата об утверждении форм федерального государственного статистического наблюдения. Копии

ДМН

Отметка «ДЗН» (до замены новыми) обозначает, что документы (как правило, положения, инструкции, регламенты и т. п.), сохраняются до истечения срока их действия и утверждения новых документов.

Например,

Положение об отделе, должностные регламенты сотрудников. Копии

ДЗН

Переходящее. Подлинники

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за окончанием их делопроизводства. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2016 г., начинается с 1 января 2017 г.

Графа 5 «Примечание» служит для указания следующих дополнительных сведений:

а) о месте хранения подлинников документов в случае, если в структурном подразделении формируется дело из их копий;

Например,

Государственные контракты, по реализации мероприятий Государственной программы «Доступная среда на 2011-2015 гг.». Копии

ДМН

Подлинники в Финансовом департаменте

б) о переходящих делах;

Например,

Документы (информации, справки, докладные записки и др.) по оперативной деятельности отдела

ДМН Ст. 474

Переходящее

в) о должностном лице, ответственном за формирование данного дела;

г) о ведении документов в электронном формате (отметка «ЭД» ― электронный документооборот);

Например,

Переписка с департаментами Министерства по вопросам организации деятельности учреждений медико-социальной экспертизы

5 л. Ст. 84

ЭД

Применение отметки «ЭД» связано с внедрением электронного документооборота. Так, для федеральных органов исполнительной власти в настоящее время является обязательным переход на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности. В этой связи в соответствии с рекомендациями Росархива (письмо Росархива от 29.04.2011 № 6/850-А) разрабатываются перечни документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности. Например, в Минтруде России такой перечень утвержден приказом от 23 мая 2013 г. № 212. Состав документов, определенных для существования только в виде электронных версий, может быть применим и для других организаций ― это документы временного срока хранения: проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутреннюю переписку; документы по регистрации, учету и контролю и др.

Номенклатура дел ― это систематизированный перечень документов, т. е. документы располагаются по определенной системе. Как правило, номенклатура дел строится по структурной схеме, т. е. разделами и подразделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, которые располагаются по порядку закрепленных за ними индексов. Вместе с тем в небольших организациях, не имеющих закрепленной структуры, разделами номенклатуры дел могут служить направления деятельности (например, организационная работа, финансирование, бухгалтерский учет, кадровое обеспечение и т. п.).

Внутри разделов и подразделов номенклатуры дел документы также располагаются в определенном порядке, в первую очередь ― по их значимости. Порядок расположения дел является единым для всех разделов номенклатуры дел. Общая схема расположения дел, принятая, например, в номенклатуре дел Минтруда России, начинается с законодательной и нормативной базы деятельности, потом располагаются переписка, протоколы и другие дела постоянного хранения, тематические подборки документов, специфическая документация (финансовая, статистическая и т. п.), в завершение ― планово-отчетная и делопроизводственная документация. Переписка, протоколы, статистика и другие однотипные документы формируются блоками в одном месте. Внутри этой общей схемы документы тоже располагаются в определенном порядке с учетом значимости и взаимосвязей документов. Например, блок переписки по значимости документов выстраивается следующим образом:

• с федеральными органами исполнительной власти,

• с подведомственными федеральными органами исполнительной власти,

• с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации,

• с подведомственными организациями,

• с прочими организациями.

В соответствии с нормативными требованиями номенклатура дел составляется ежегодно в 4-м квартале текущего года на следующий год на основании изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в деятельности каждого структурного подразделения организации. В крупных организациях со сложной структурой работу по подготовке номенклатуры дел целесообразно начинать еще раньше. Обычно подготовка номенклатуры дел начинается ещё в 3-м квартале предшествующего года (сентябрь), когда управление делами (служба ДОУ) направляет во все структурные подразделения письмо о подготовке номенклатуры дел с указанием срока представления проектов номенклатур дел департаментов и отделов. К письму прилагается форма номенклатуры дел, а также краткие указания по ее заполнению.

Разработанные в соответствии с вышеизложенными требованиями проекты номенклатур дел структурных подразделений представляются в архив организации. Проекты анализируются, при этом особое внимание уделяется полноте состава документов, включению в номенклатуру дел аналитической документации, документов коллегиальных и совещательных органов (комиссий, рабочих групп и др.), документов, отражающих новые направления деятельности (например, в номенклатуре дел Минтруда России на 2017 г. отражены такие новые направления работы, как обучение компьютерной грамотности пожилых людей, внедрение Перечня тяжелых работ, при выполнении которых запрещается применение труда женщин, и др.).

Отдельные ошибки устраняются в рабочем порядке. В случае если проект номенклатуры дел не соответствует предъявляемым требованиям и составлен с серьезными недостатками (нарушена систематизация дел, заголовки дел не содержат всех необходимых элементов, неправильно применяются статьи перечней и т. п.), готовится заключение с разъяснениями допущенных ошибок, а также исправленный вариант проекта номенклатуры дел, который направляется в структурное подразделение для согласования. Уточненные и доработанные проекты номенклатуры дел структурных подразделений включаются в сводную номенклатуру дел организации.

Номенклатура дел организации выносится на рассмотрение экспертной комиссии. Согласованная ЭК номенклатура дел на очередной год представляется в установленном порядке на утверждение руководителю организации. Выписка из утвержденной номенклатуры дел организации направляется в структурные подразделения для практического применения.

Номенклатура дел лежит в основе правильной и эффективной организации делопроизводства, поэтому стоит потратить время и силы на ее качественную подготовку.

Опубликовано 08.08.2016 08:54 Просмотров: 73891

В этой статье хотелось бы поговорить о двух очень популярных справочниках в конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0 — это «Номенклатура» и «Номенклатурные группы». Я постараюсь объяснить вам, чем они отличаются, на что влияет заполнение той или иной графы, и как в дальнейшем это заполнение отразится на учете.

Для начала определим, в чем заключаются отличия. Чтобы понять это, обратимся к плану счетов. Справочник «Номенклатура» является аналитическим разрезом для счетов 10, 21, 41, 43 и пр., т. е. там где мы непосредственно учитываем наши материалы, продукцию и товары, которые в дальнейшем будем продавать, списывать в производство или передавать в переработку.
Справочник «Номенклатурные группы» является аналитикой для 90х счетов, где отражается выручка и себестоимость нашей продукции, т. е. данный справочник является нашим видом деятельности, или группой товаров, если говорить обобщенно. Например, наше предприятие ООО «Печенька с вареньем» производит печенье трех видов: овсяное, с курагой и с изюмом, а также производит вафли двух сортов: с шоколадом и ванилью. Так вот виды нашей продукции: вафли и печенье — это и есть наши номенклатурные группы в том случае, если мы хотим отдельно видеть выручку и себестоимость по вафлям и по печенью. А сорта продукции: печенье овсяное, с курагой,с изюмом, вафли ванильные и вафли шоколадные — это элементы справочника «Номенклатура». В программе есть возможность привязать номенклатуру к номенклатурной группе, для этого в справочнике «Номенклатурная группа» нужно указать состав группы.

Сколько номенклатурных групп создавать, решает главный бухгалтер. Если предприятие небольшое, есть несколько видов деятельности, но выручка по многим непостоянна, а основную прибыль чаще приносит какой-то один вид, то можно завести одну номенклатурную группу, и видеть выручку и себестоимость по организации в целом.
Также не рекомендуется слишком «мельчить» справочник «Номенклатурные группы», чтобы в дальнейшем не запутаться самому и исключить моменты неправильного закрытия счетов в программе. Например, если в справочнике «Номенклатурные группы» много элементов, при этом выручка по некоторым из них бывает раз в полгода, а затраты, допустим, зарплата, списывается каждый месяц, тогда при настройке в учетной политике (затраты списываются с учетом выручки):

20й счет не будет закрываться без движений по счету 90.01.1 (при отсутствии выручки по каждой номенклатурной группе, по которой есть затраты).

Далее обсудим справочник «Номенклатура». Открыв справочник, мы видим группы номенклатуры — это папки, в которых содержатся элементы. Прежде всего, они нужны для того, чтобы справочник был более упорядоченным и удобным для работы. У элементов справочника есть реквизит: «Вид номенклатуры», значения которого можно посмотреть из списка, чаще всего именно эти два реквизита (принадлежность к группе и вид) влияют на автоматическое определение счетов учета номенклатуры.

Например, нам нужно реализовать свою продукцию, которая по ОСВ у нас стоит на 43 счете, а когда мы делаем документ «Реализация товаров и услуг» при выборе данной номенклатуры выпадает счет 10.01.

Можно, конечно, всё поправить «руками», но если количество товаров больше 30 или реализации забивает другой человек, отслеживать и поправлять довольно тяжело, поэтому лучше сразу верно настроить учет.
Все счета учета для номенклатуры в любых документах 1С: Бухгалтерии предприятия берутся из регистра сведений «Счета учета номенклатуры», попасть в который можно из справочника номенклатура (см. рисунок выше) или из самого элемента:

Мы видим, что наше Печенье имеет вид номенклатуры: «Материалы», а входит в группу «Продукция». Счета учета в программе можно задавать на группу, на вид продукции, на конкретную номенклатуру, склад, организацию (рассмотрим далее). В настоящее время, по умолчанию, в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 ред. 3.0 определение счета учета зависит от вида номенклатуры. Перейдя по ссылке «Правила определения счетов», мы видим, что для вида номенклатуры «Материалы» задан счет учета 10.01, соответственно, чтобы в реализации выбирался 43 счет, нужно или поменять отражение для вида номенклатуры «Материалы» или поменять вид элемента на нужный.

Чтобы посмотреть для какого вида номенклатуры используется 43 счет перейдем в список элементов справочника «Номенклатура» — Счета учета номенклатуры:

На рисунке видно, что если мы поменяем в элементе вид номенклатуры на «Продукция», автоматически в документах реализации будет ставиться 43 счет.
Далее подробно рассмотрим элементы регистра сведений «Счета учета номенклатуры». Как уже было сказано выше, счета учета можно задавать для многих параметров (склад, вид и группа номенклатуры, организация). Например, если указан только один параметр, то данные счета номенклатуры будут зависеть только от вида номенклатуры, как в нашем примере:

Если задано несколько параметров, то счет учета будут выбираться, если данные в документе (реализация, поступление и пр.) будут соответствовать всем условиям, т. е. будет выбрана конкретная организация и склад, а также группа номенклатуры:

Если стоит галочка «Определять счета автоматически», то счет доходов будет 90.01.1, а счет расходов — 90.02.1, её следуют убирать, если нужны счета для реализации товаров по ЕНВД (90.01.2 и 90.02.2) или счета 91.01 и 91.02.
Если у вас остались вопросы по работе с рассмотренными справочниками, то их можно задать в комментариях. В одной из следующих статей мы продолжим рассматривать данную тему и разберемся, как можно задать цены на номенклатуру.

Автор статьи: Наталья Ухова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

В основу научной классификации и номенклатуры органических соединений положены принципы теории химического строения А. М. Бутлерова.

Все органические соединения подразделяют на следующие основные ряды:

I. Ациклические соединения — с открытой цепью углеродных атомов (их называют также алифатическими соединениями, или соединениями жирного ряда):

1. Предельные (насыщенные).

2. Непредельные (ненасыщенные).

II. Циклические соединения — с замкнутой в кольцо цепью атомов.

1. Карбоциклические (изоциклические),— в кольцевую систему которых входят только углеродные атомы:

а) алициклические (предельные и непредельные), б) ароматические.

2. Гетероциклические соединения — в их кольцевую систему, кроме углеродных атомов, входят атомы других элементов — гетероатомы (кислород, азот, сера и т. д.).

В рядах ациклических и карбоциклических соединений основными классами являются углеводороды.

В основе гетероциклических соединений лежат гетероциклы, в которых атомы, образующие кольцо, соединены только с атомами водорода.

В предельных (насыщенных) углеводородах атомы углерода соединены друг с другом простыми (ординарными) связями С—С. В непредельных (ненасыщенных) углеводородах имеются одна или несколько пар углеродных атомов, соединенных кратными — двойными С = С или тройными С ≡ С связями.

Углеводороды с двойными или тройными связями могут быть образованы путем отнятия 2, 4, 6 и более атомов водорода от пар смежных углеродных атомов в предельных углеводородах; при этом получаются непредельные углеводороды, содержащие соответственно двойную, тройную, две двойные и т. д. связи. При отнятии же двух и более атомов водорода от несмежных углеродных атомов из предельных ациклических углеводородов могут быть получены циклические углеводороды.

Таким образом, все другие углеводороды можно рассматривать как производные предельных ациклических углеводородов.

Несколько кратных связей могут иметь различное взаимное расположение в углеродной цепи. Например, различают кумулированные С = С = С, сопряженные (или конъюгированные) С = С—С = С и изолированные (или уединенные) С = С—(СН2)п—С = С двойные связи.

Углеводороды различных классов образуют так называемые гомологические ряды, в которых каждый последующий углеводород отличается от предыдущего члена ряда на гомологическую разность СН2. Состав любого члена гомологического ряда выражается общей для данного ряда эмпирической формулой. Например, состав ациклических предельных углеводородов может быть представлен формулой СnН2n+2, непредельных — с одной двойной связью CnH2n, — с одной тройной или с двумя двойными связями СnН2n – 2 и т. д. Например:

Названия гомологических рядов углеводородов иногда производят от названий их простейших членов, например: углеводороды ряда метана, углеводороды ряда этилена (этиленовые углеводороды), углеводороды ряда ацетилена (ацетиленовые углеводороды).

При замещении в углеводородах того или иного гомологического ряда одного или нескольких атомов водорода отдельными атомами или группами (например, галогенами, группами —NO2, —ОН, —NH2 и т. д.) образуются гомологические ряды, соответственно, галогенпроизводных, нитросоединений, спиртов, аминов и т. д. Таким образом, все другие классы органических соединений того или иного ряда являются производными углеводородов.

Для наименования отдельных органических соединений широкое распространение получили тривиальные названия, рациональная, Женевская (1892 г.) и Льежская (1930 г.) номенклатуры. Среди них наиболее строгой с точки зрения единого принципа наименования органических соединений и однозначности их названий (особенно для ациклических соединений) является Женевская номенклатура. К сожалению, она в свое время не была разработана полностью и не может быть использована как единственная при наименовании очень многих сложных органических соединений.

В 1947 г. на совещании Международного союза чистой и прикладной химии (International Union of Pure and Applied Chemistry — сокращенно IUPAC), состоявшемся в Лондоне, было принято решение о пересмотре существовавших правил номенклатуры органических соединений и о выработке новых международных правил. Созданная комиссия выработала правила, которые в 1957 г. были опубликованы под названием Правила номенклатуры органических соединений IUPAC 1957.

В СССР А. П. Терентьевым с сотрудниками (1951 г.) была предложена систематическая номенклатура, основанная на строгом едином принципе и позволяющая однозначно называть любое органическое соединение. Однако эта номенклатура, вследствие довольно значительного отличия от обычных привычных химикам названий, не является общепринятой.

Ниже дана краткая характеристика различных номенклатурных систем.

Тривиальные названия не вытекают из каких-либо единых систематических принципов номенклатуры; они не выражают строения соединения и обычно отражают историю, происхождение веществ, выделение их из природных продуктов, путь синтеза и т. п. (например, рудничный газ, муравьиная кислота, винный спирт, бензол, ванилин, стрептоцид). Многие соединения названы по имени ученого, открывшего их (кетон Михлера, углеводород Чичибабина и т. п.). Однако и некоторые тривиальные названия приведены в известную систему. Так, в ряду метана все названия углеводородов, начиная от C5, являются систематическими — корни их производятся от греческих числительных, и все они имеют общее окончание -ан (пентан, гексан, гептан) и т. д.; названия же первых четырех представителей этого ряда (метан, этан, пропан, бутан) — тривиальные, так как корни их не образованы по какой-либо системе, однако и эти названия имеют общее для ряда метана окончание -ан. Такие названия по номенклатуре IUPAC обозначаются как полутривиальные или полусистематические (semi-trivial и semi-sistematic).

Рациональная и другие упомянутые номенклатуры построены на принципах научной систематики органических соединений: название соединения должно отражать его химическое строение.

По рациональной номенклатуре за основу наименования органического соединения обычно принимают название наиболее простого (чаще всего первого) члена данного гомологического ряда. Все остальные соединения рассматривают как производные этого простейшего гомолога, образованные замещением в нем атомов водорода углеводородными или иными радикалами, атомами или атомными группами.

По Женевской номенклатуре основой (корнем) названия органического соединения является название нормального углеводорода, содержащего то же число атомов углерода, что и наиболее длинная углеродная цепь в называемом соединении. Приставки (префиксы) и окончания (суффиксы) показывают наличие в этой главной цепи боковых цепей (углеводородных радикалов), функциональных групп, нефункциональных заместителей и кратных связей; при этом цифрами обозначают положение боковых цепей, групп или кратных связей в главной углеродной цепи, а греческими (иногда латинскими) числительными — число одинаковых замещающих групп или кратных связей.

Порядок перечисления в общем женевском названии соединения названий и обозначений всех этих групп и кратных связей определяется их условным старшинством по отношению друг к другу. Названия углеводородных радикалов помещают перед корнем слова (т. е. перед названием главной цепи), а обозначения кратных связей — после корня.

Функциональными группами в производных углеводородов называются группы атомов типа —А—Н, где А — атом или группа атомов кислорода, серы, азота (но не углерода); к функциональным группам относят и карбонильную группу = О. Символ углерода в квадратных скобках указывает, что углерод, несущий функцию, считается частью углеродного скелета. Различают кислород-(или серу-) содержащие и азотсодержащие функциональные группы, В общем названии соединения по Женевской номенклатуре обозначения кислород-(или серу-)содержащих функциональных групп ставятся в конце слова (после корня или обозначения кратной связи), а азотсодержащих — в начале слова (перед корнем или перед названиями радикалов).

К нефункциональным заместителям относят галогены, нитрозо-(—NO), нитро-(—NO2), азидо-(—N3) группы; они не содержат атомов водорода; их обозначения в женевском названии помещают перед названиями азотсодержащих функциональных групп или перед названиями радикалов, а если эти последние отсутствуют — перед корнем слова.

В общем названии соединения вначале указываются младшие, затем старшие группы.

Нумерация углеродных атомов в главной цепи соединения определяется также условным старшинством замещающих групп или кратных связей и их расположением по отношению к одному или другому концу этой цепи. При этом углеводородные радикалы являются старшими по отношению к кратным связям и к другим заместителям (при одинаковом положении двух радикалов по отношению к концам главной цепи старшим является радикал с меньшим числом углеродных атомов). Таким образом, в продуктах замещения углеводородов сохраняется нумерация, принятая для углеводородов.

Ниже приведена схема построения женевского названия сложного органического соединения ациклического ряда, предложенная А. П. Терентьевым (1951 г.).

Примечания.

1. Цифры II—VI обозначают уменьшение старшинства групп при определении начала нумерации цепи. Например, если есть углеводородные радикалы (II) и кратные связи (III) — начало нумерации цепи определяется более старшими группами — радикалами; кислородсодержащие группы (IV) старше азотсодержащих групп (V) и т. д.

2. Внутри разделов, обозначенных цифрами II—VI, начало нумерации определяется любой группой данного раздела, стоящей ближе к концу цепи. Если же группы данного раздела расположены симметрично, т. е. на равных расстояниях от концов цепи, начало нумерации определяет старшая группа. Возрастание старшинства в каждом разделе указано стрелками. Например, при симметричном расположении спиртовой и кетонной групп начало нумерации определяет старшая — кетонная группа.

3. В разделе IV каждая серусодержащая группа старше соответствующей кислородсодержащей группы.

По Льежской номенклатуре за основу названия, так же как и по Женевской номенклатуре, принимается самая длинная углеродная цепь, но допускаются и отклонения от этого правила: если боковые радикалы в этой самой длинной цепи оказываются сложными, за основу названия может быть выбрана и более короткая цепь так, чтобы боковые радикалы оказались более простыми.

Главная углеродная цепь, согласно Льежской номенклатуре, должна включать функциональную группу, даже если эта цепь и не является самой длинной; если функциональных групп несколько, главную цепь выбирают так, чтобы в ней оказалось наибольшее число функциональных групп. Аналогично в главную цепь включаются и кратные связи. В то же время карбоксильную группу по Льежской номенклатуре иногда рассматривают как замещающую функциональную группу, тогда как по Женевской номенклатуре углерод карбоксильной группы должен быть включен в счет атомов углерода цепи. Начало нумерации определяет прежде всего функциональная группа, затем двойные и тройные связи и в последнюю очередь атомы и радикалы, обозначаемые приставками (отличие от Женевской номенклатуры). При наличии нескольких функциональных групп начало нумерации определяет главная функция (например, в оксиальдегидах — альдегидная группа; в оксикислотах — карбоксильная группа).

Номенклатура IUPAC 1957. Новые правила, разработанные комиссией IUPAC по номенклатуре органических соединений в период с 1947 по 1957 гг., состоят из разделов: А. Номенклатура углеводородов (ациклических, циклических, терпенов); В. Номенклатура основных гетероциклических систем.

Правила IUPAC 1957 являются развитием и упорядочением в основном Льежской номенклатуры.

За основу ациклических соединений принимается обязательно самая длинная углеродная цепь, но при этом подробно разработана номенклатура боковых цепей — нормальных и разветвленных — и установлено старшинство радикалов при перечислении их в названии и при определении порядка нумерации атомов главной цепи или цикла. Официально введены наиболее употребительные тривиальные и полутривиальные названия многих соединений, принимаемых за основу, а также радикалов.

В 1963 г. опубликован предварительный текст продолжения правил IUPAC, раздел С, в который входит номенклатура соединений, содержащих функциональные группы, и номенклатура функциональных производных. Правила регламентируют выбор главной функции и предлагают ряд способов наименования для каждого типа соединений. См. International Union of Pure and Applied Chemistry. Tentative Rules for Nomenclature of Organic Chemistry, Section C. London Butterworths Scientific Publications, 1963.

Ниже приведены официальные тексты правил Женевской и Льежской номенклатур, а также правил IUPAC 1957.

Предварительно даны используемые в различных номенклатурных системах названия важнейших радикалов и атомных групп, сокращения, приставки и окончания, а также греческие (и некоторые латинские) числительные и буквы греческого алфавита.

Приведены некоторые дополнительные сведения о способах наименования органических соединений различных классов, которые используются в практике наряду с правилами указанных выше номенклатур, а также сведения о названиях по старой рациональной номенклатуре.

Тривиальные и систематические названия некоторых радикалов и атомных групп по различным номенклатурным системам

• Авторы
• Резюме
• Файлы
• Ключевые слова
• Литература

Золотухина Л.А. 1 Кабакова Т.И. 1 Михайлова С.А. 1 1 ГОУ ВПО «Пятигорская государственная фармацевтическая академия Росздрава», Пятигорск, Пятигорск Изучены особенности документооборота сетевых аптек. Дана характеристика используемых документов. Подчеркнуты роль и ответственность руководителя аптечной организации за составление, сохранность и правильное оформление документов. Проведена фотография рабочего дня фармацевтического персонала и выявлены затраты оперативного времени на работу с документами. Установлено, что затраты руководителя на работу с документами составляют 50,6 %, фармацевтов от 10 до 16 % сменного времени. Рассмотрены виды используемых и подлежащих хранению документов. Разработана индивидуальная номенклатура дел, состоящая из 32  наименований. 347 KB документооборот сетевые аптеки документы номенклатура дел 1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб.-практ. пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: КНОРУС, 2007. — 248 с. 2. Воллосович, Н.Е. Эффективный менеджмент: делопроизводство в аптеке // Новая аптека. — 2006. — №1. — С. 17-21. 3. Луганинов, С.Е. Фотография рабочего времени // Справочник экономиста. — 2007. — №1. — С. 8-20. 4. Общероссийский классификатор управленческой документации // Медицинская статистика и оргметодработа в учреждениях здравоохранения. — 2010. — №3. — С. 22-29. 5. Состав нормативно-справочной информации, применяемой в сфере здравоохранения, социального развития и трудовых отношений // Медицинская статистика и оргметодработа в учреждениях здравоохранения. — 2010. — №9. — С. 41-46.

Одним из основных ресурсов деятельности современных аптечных организаций является информация. Информационный массив, создающийся в процессе работы, состоит, прежде всего, из документов.

Персональную ответственность за составление, сохранность и правильное оформление документов в аптечной организации несет ее руководитель.

Сотрудники управленческого аппарата в аптечных организациях большую часть своего рабочего времени заняты составлением, оформлением, согласованием, обработкой документов, что занимает 60 %, а в отдельных случаях до 80 % их рабочего времени .

Совершенствование работы с документами является важнейшим направлением повышения производительности труда как руководителя, так и каждого сотрудника аптечной организации.

Для подготовки документов используют их различные унифицированные формы, которые разрабатывает, утверждает и вводит в действие Госстандарт России. В настоящее время действует Общероссийский классификатор управленческой документации № 299 (последняя редакция от 08.06.2009) .

В повседневной работе аптечных организаций создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности.

Комплекс документов, создаваемых в аптечной организации, определяется следующими факторами:

• кругом вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности;
• порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);
• объемом и характером внешних связей.

Деятельность аптечной организации требует оформления большего количества документов. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать.

В сфере здравоохранения, социального развития и трудовых отношений утвержден состав нормативно-справочной информации, включающий классификаторы, справочники и регистры, а также номенклатуру — систематизированный перечень материалов .

Простейшей классификацией документов является их группировка в дела. Для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения предназначена номенклатура дел.

Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Основное требование, предъявляемое к номенклатуре дел, — охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности аптечной организации.

Изучение характеристик комплекса документации аптечных организаций было проведено на базе сетевых аптек, входящих в структуру ООО «Ростов — Фарм» (ранее, до октября 2009 года, «Биотэк-Дон»).

Установлено, что аптеки выполняют фармацевтическую деятельность согласно выданным в установленном порядке лицензиям и осуществляют как безрецептурный, так и рецептурный отпуск лекарственных препаратов. Причем рецептурный отпуск связан с реализацией программ обеспечения населения необходимыми лекарственными препаратами по Ростовской области.

Аптеки, являющиеся структурными подразделениями ООО «Ростов-Фарм», относятся к IV категории по объему документооборота (до 10000 документов в год).

Существующая организация работы с документами может быть охарактеризована следующим образом:

• административное делопроизводство ведется централизованно заведующим аптекой;
• кадровое делопроизводство ведется отделом кадров ООО «Ростов-Фарм», но отдельные документы в виде копий хранятся в аптеках;
• специальное делопроизводство (на рабочих местах) ведет каждый сотрудник в соответствии со своими должностными обязанностями.

Поскольку аптеки являются сетевыми, структура документооборота имеет свои особенности. Так, руководитель аптеки не издает организационные и распорядительные документы, а пользуется документами, издаваемыми на уровне управления ООО «Ростов-Фарм». Также руководитель аптеки не ведет кадровое делопроизводство и не хранит трудовые книжки. В аптеке создаются отдельные виды справочно-информационных документов (акты приема-передачи рецептов на хранение в офис, служебные записки, отчеты и др.) и ведется делопроизводство на рабочих местах.

В обязанности руководителя аптеки входит организация текущего хранения организационных и распорядительных документов, поступающих из центрального офиса до момента их отмены или замены новыми, и организация их исполнения.

Из документации по кадрам в аптечных организациях хранятся копии дипломов специалистов, копии сертификатов специалистов и копия приказа о назначении руководителя аптеки.

Из группы организационных документов в аптеке хранятся копия Устава ООО «Биотэк-Дон» (в настоящее время «Ростов-Фарм»), копии документов по лицензированию, трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и др.

Из группы распорядительных документов в аптеке хранятся приказы, указания и распоряжения руководства ООО «Ростов-Фарм», Федеральные законы, приказы Минздравсоцразвития России и Ростовской области.

Также в аптеке хранится ряд справочно-информационных документов, в том числе информационные письма о фальсифицированных и забракованных лекарственных препаратах, акты проверок, документы по инвентаризации, отчетность аптеки по розничной торговле и по обеспечению необходимыми лекарственными препаратами.

Кроме перечисленных, в аптеке ведется ряд накопительных документов в форме журналов и книг.

В связи с тем, что был выявлен достаточно большой перечень документов, с которыми работает руководитель и другие сотрудники аптеки, проведено изучение структуры затрат рабочего времени фармацевтического персонала, в том числе затраты времени на работу с документами.

Повышение производительности и результативности труда лежит в плоскости рационального использования рабочего времени. Существуют различные инструменты, позволяющие оценить ситуацию по этому вопросу. Фотография рабочего времени по-прежнему остается одним из самых удобных и рациональных методов изучения затрат и потерь рабочего времени .

В процессе исследования была проведена фотография рабочего времени фармацевтического персонала. Фотография рабочего времени была индивидуальной, проводилась методом непосредственных наблюдений. Наблюдение не повторяли, так как основной задачей являлось определение структуры затрат рабочего времени, а не нормирование труда.

Непосредственное наблюдение и изменение затрат рабочего времени велось по текущему времени при помощи часов с секундной стрелкой, так как обычно требуется точность до 30 секунд. Результаты замеров заносились в наблюдательные листы.

В результате проведенных расчетов подготовительно-заключительное время (ПЗ) у заведующего аптекой составило 3,7 % от времени рабочего дня, оперативное время (ОП) -82,4 %, потери времени на личные нужды и отдых (ПЛ) составили 13,9 %, в том числе 11,1 % — регламентированный перерыв и 2,8 % — потери времени на личные нужды (рисунок).

Как показывают результаты, специфика работы руководителя аптеки позволяет выделить всего 3 вида затрат времени в отличие от приведенной в литературе общей классификации затрат.

　

Структура рабочего дня заведующего аптекой по одноименным затратам, %

Результаты фотографии рабочего времени также проанализированы нами с точки зрения классификации затрат рабочего времени руководителей. Данные представлены в таблице.

Результаты анализа по классификации затрат рабочего времени заведующего аптекой

В отличие от рисунка, где структура затрат рассчитана по отношению к общей продолжительности рабочего дня (540 минут), в таблице структура рассчитывалась по отношению к продолжительности рабочего времени (465 минут) без учета времени перерывов (75 минут).

Из данных таблицы следует, что максимальные затраты времени руководителя приходятся на работы внутри аптеки (80,6 %), на своей территории (93,5 %), на работу по анализу, планированию, учету и контролю (54,8 %), работа с посетителями и центральным офисом составляют 10,8 % и 20,4 % соответственно.

Значительный удельный вес приходится на работу с документами на бумажных носителях (32,3 %) и с документами в электронной форме (18,3 %). В целом, работа с документами составляет 50,6 % рабочего времени заведующего аптекой.

У фармацевтов работа с документами занимает от 10 до 16 % оперативного времени.

В процессе изучения состава документации, используемой в практике работы аптек ООО «Ростов-Фарм», был выявлен ее достаточно разнообразный состав, относящийся ко многим классификационным группам.

Наиболее многочисленные функции в сфере делопроизводства имеются у заведующего аптекой. Причем это работа не только по созданию документов, но и по их получению, отправке, оперативному хранению. На наш взгляд, большую роль в сокращении затрат рабочего времени руководителя может сыграть четко отлаженная система регистрации документов, а также правильная систематизация документов в дела на основе индивидуальной номенклатуры дел конкретной аптеки.

Как известно, номенклатура дел представляет собой систематизированный список (перечень) наименований дел с указанием сроков их хранения. Номенклатуры дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые .

Основываясь на общепринятых в делопроизводстве методиках, нами была разработана индивидуальная номенклатура дел для аптек, являющихся структурными подразделениями ООО «Ростов-Фарм».

Разработанная номенклатура дел включает 32 наименования с указанием сроков их хранения.

Таким образом, на основе изучения особенностей документооборота сетевых аптек охарактеризован комплекс используемых и рекомендуемых документов.

Рецензенты:

• Бат Н.М., д.фарм.н., профессор кафедры фармации ГОУ ВПО «Кубанский государственный медицинский университет Минздравсоцразвития России», г. Краснодар;
• Молчанов Г.И., д.фарм.н., профессор кафедры экономики и управления Пятигорского филиала Российского государственного торгово-экономического университета, г. Пятигорск.

Работа поступила в редакцию 05.08.2011.

Библиографическая ссылка

Золотухина Л.А., Кабакова Т.И., Михайлова С.А. АНАЛИЗ И ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В СОВРЕМЕННОЙ АПТЕКЕ // Фундаментальные исследования. – 2011. – № 10-3. – С. 608-610;
URL: http://www.fundamental-research.ru/ru/article/view?id=28927 (дата обращения: 29.09.2020). Предлагаем вашему вниманию журналы, издающиеся в издательстве «Академия Естествознания» (Высокий импакт-фактор РИНЦ, тематика журналов охватывает все научные направления) «Современные проблемы науки и образования» список ВАК ИФ РИНЦ = 0.791 «Фундаментальные исследования» список ВАК ИФ РИНЦ = 1.074 «Современные наукоемкие технологии» список ВАК ИФ РИНЦ = 0.909 «Успехи современного естествознания» список ВАК ИФ РИНЦ = 0.736 «Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований» ИФ РИНЦ = 0.570 «Международный журнал экспериментального образования» ИФ РИНЦ = 0.431 «Научное Обозрение. Биологические Науки» ИФ РИНЦ = 0.303 «Научное Обозрение. Медицинские Науки» ИФ РИНЦ = 0.380 «Научное Обозрение. Экономические Науки» ИФ РИНЦ = 0.600 «Научное Обозрение. Педагогические Науки» ИФ РИНЦ = 0.308 «European journal of natural history» ИФ РИНЦ = 1.369 Издание научной и учебно-методической литературы ISBN РИНЦ DOI

Латышева Н., начальник отдела обеспечения судопроизводства Архангельского областного суда.

Документооборот в суде подчиняется общим законам делопроизводства. Главное условие четкого, методически верно организованного движения документов в суде любой инстанции — это правильное составление номенклатуры дел. Судебные участки мировых судей, районные и городские, областные и иные равные ему суды в Российской Федерации работают на основе своей номенклатуры дел. Она отражает особенности судопроизводства в соответствии с действующим процессуальным законодательством, компетенцию и полномочия, внутренние вопросы организации работы аппарата суда по обеспечению его деятельности. От того, насколько грамотно и полно составлена номенклатура дел, зависит ее информативность и жизнеспособность, а также насколько зеркально она отражает реальные потребности судебного и иного, смежного документооборота. Работа над номенклатурой дел по своей сути не может иметь начального и конечного этапа — это процесс, который находится в постоянном движении и модернизации. Ежегодное подписание председателями судов, а также мировыми судьями судебных участков номенклатуры дел на год является лишь промежуточным закреплением достигнутых результатов по систематизации документооборота. Остановка в этом направлении организации судебного делопроизводства неизбежно приводит к потере важных сведений и появлению различного рода упущений в сравнительно-аналитической работе. В свою очередь, обмен опытом работы по учету номенклатурных единиц в суде позволяет перенять наиболее рациональные решения и предложить свои варианты номенклатурного структурирования.

В соответствии с утвержденной номенклатурой формируются все дела в суде, которые по своей форме являются журналами и нарядами, а по правилам делопроизводства — номенклатурными единицами. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, имеющихся в делопроизводстве суда, с указанием сроков их хранения, составленный согласно установленной форме.

При составлении номенклатуры дел в судах всех уровней необходимо руководствоваться: Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», действующим до настоящего времени Законом от 8 июля 1981 г. «О судоустройстве РСФСР», Законом Российской Федерации от 26 июня 1992 г. N 3132-1 «О статусе судей в Российской Федерации», Федеральным конституционным законом от 21 июля 1994 г. N 1-ФКЗ «О Конституционном Суде Российской Федерации», Федеральным конституционным законом от 28 апреля 1995 г. N 1-ФКЗ «Об арбитражных судах в Российской Федерации», Федеральным конституционным законом от 23 июня 1999 г. N 1-ФКЗ «О военных судах Российской Федерации», Федеральным законом от 17 декабря 1998 г. N 188-ФЗ «О мировых судьях в Российской Федерации», а также Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации». Основные правила работы архивов организаций утверждены Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы (ВНИИДАД Росархива), на основании решения коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Одним из специальных документов, на основе которого разрабатывается номенклатура дел суда, является Перечень документов, образующихся в деятельности федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения. Данный Перечень утвержден Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 1 июня 2007 г. N 70 (далее — Перечень). Полезную информацию для работника аппарата суда, ответственного за составление номенклатуры суда, несет в себе Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения 2000 г. издания.

Традиционно номенклатурная работа в суде ведется отделом судебного делопроизводства при помощи архивного подразделения, однако свою лепту в формирование номенклатуры дел вносят все подразделения суда. Одним из начальных этапов работы над утверждением номенклатуры дел суда на следующий год является разрешение вопроса о том, какой вид номенклатуры возможно использовать в качестве основы: типовую, примерную или индивидуальную.

Типовой номенклатурой дел устанавливается состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, такой вид номенклатуры является нормативным документом. Типовую номенклатуру дел, к примеру, целесообразно использовать на судебных участках мировых судей, организационное руководство которыми в настоящее время осуществляется специально созданным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Типовая номенклатура позволяет более рационально организовать делопроизводство на судебном участке, тем самым унифицировать его и облегчить взаимодействие между судебными участками и ответственной за обеспечение их деятельности структурой в виде отдела, управления или департамента как органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации.

Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве суда, с указанием их индексов и сроков хранения. Такой вид номенклатуры дел суда дает большую самостоятельность при ее подготовке, при этом не снижая уровень ответственности ее разработчиков за конечный результат работы.

Индивидуальная номенклатура дел, как правило, составляется на основе типовой и примерной номенклатуры применительно к особенности суда, отражая специфику судопроизводства, организации работы в коллегиях и отделах суда. На практике чаще всего выраженный индивидуальный характер носят номенклатуры дел в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов. Следует уточнить, что сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Условно организацию труда по разработке номенклатуры дел суда можно разбить на три взаимосвязанных этапа. Суть их заключается в следующем.

Первый этап работы по составлению номенклатуры дел состоит в определении круга вопросов и категорий служебных документов, которые по опыту прошлых лет, а также согласно произошедшим изменениям в законодательстве должны возникнуть в грядущем году. Безусловно, большую помощь в этой работе оказывает номенклатура дел текущего года.

Второй этап заключается в формулировании заголовков дел. Требования к заголовкам дел достаточно четко инструктивно очерчены: наименование документа должно коротко и ясно отражать содержание документов, которые будут формироваться в данном деле. Чтобы правильно отразить заголовки дел, необходимо учитывать основные признаки для заведения дел в делопроизводстве суда. Такими признаками являются: номинальный, вопросный, корреспондентский, географический, авторский, хронологический.

Номинальный признак является наиболее распространенным и объединяет в одно дело однотипные документы с одинаковым номиналом. Например: «Копии приговоров Архангельского областного суда», «Копии определений Верховного Суда Российской Федерации по делам областного суда» и т.д. По номинальному признаку заводятся дела с планами, отчетами, приказами и распоряжениями: «Полугодовые планы работы суда», «Годовые статистические отчеты о работе по рассмотрению уголовных кассационных дел» и т.п. При формулировании заголовков номинальный признак сочетается с другими признаками. К примеру, номинальный признак «приказы» может сочетаться с авторским, предполагая название такого документа делопроизводства, как «Приказы председателя областного суда по личному составу (прием, перевод, поощрение, премирование, увольнение)». Достаточно часто номинальный признак сочетается с вопросным: «Справки по итогам работы по проверке решений в порядке надзора» или «Приемо-сдаточные акты, составленные при смене заведующих канцеляриями суда, администратора, архивариуса».

В тех случаях, когда дело должно быть наполнено разнохарактерной документацией, являющейся приложением к одному обобщенному документу, номинальный признак может быть проигнорирован. Исключается необходимость номинального признака и в заголовках дел, включающих в себя переписку по различным вопросам. В таких случаях на первый план выступает вопросный признак, который позволяет объединять однородные по содержанию документы, касающиеся одного или двух каких-либо вопросов. Например: «Переписка с Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации по вопросам эксплуатации и содержания административного здания и сооружений суда», «Переписка с гражданами, организациями и учреждениями по поступившим от них запросам и заявлениям», «Документы (запросы, характеристики, справки) по формированию и подготовке резерва кадров на замещение вакантной должности судьи» и т.д. В представленных примерах очевидно сочетание номинального и вопросного признака, однако главным остается вопросный признак, так как именно он определяет состав документов и раскрывает их содержание.

По авторскому признаку объединяются и формируются в одно дело документы, исходящие от одного лица. Такой признак имеется в наряде «Приказы, инструкции и другие рекомендации Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации», «Правовые акты областного Собрания депутатов и администрации Архангельской области».

Корреспондентский признак объединяет переписку с определенными учреждениями или группой однородных учреждений. Примеров ведения подобных нарядов в судах широкое множество: «Переписка с районными (городскими) судами области и гражданами по вопросам кассационного производства по гражданским делам», «Переписка со страховой компанией о получении полисов по добровольному и обязательному медицинскому страхованию» и т.п. Корреспондентский признак позволяет объединить разнохарактерную информацию по «корреспондентам». Однако прежде чем использовать данный признак в методике формирования нарядов такого вида, необходимо внимательно оценить реальную потребность суда в его заведении. Очень часто корреспондентский признак сочетается с вопросным. Как одна из характерных особенностей ведения данной номенклатурной единицы — подшивка в него, наряду с перепиской с «корреспондентом» докладов, отчетов и т.п. документов, отражающих основную деятельность «учреждения-корреспондента», сроки хранения которых имеют более продолжительные временные измерения.

Корреспондентский признак близок по смыслу с географическим. На основе географического признака объединяются документы, содержание которых относится к деятельности государственных учреждений, расположенных на одной территории. Этот признак широко применяется в аппаратах, имеющих разветвленную сеть подведомственных структур. В судах второй, надзорной инстанции географический признак находит свое применение, способствуя быстрому поиску необходимого судебного документа. К примеру, в коллегиях областного или иного приравненного к нему суда вполне оправданно ведение наряда «Копии кассационных определений по гражданским (уголовным) делам» отдельно по каждому районному (городскому) суду. Территориальный признак применяется при формировании номенклатур дел в процессе укрупнения судов. К примеру, в соответствии со ст. 17 Федерального конституционного закона от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации» был принят Федеральный закон от 25 декабря 2008 г. N 285 «Об упразднении некоторых районных судов Архангельской области». Указанным правовым актом упразднено пять районных судов: Верхнетоемский, Каргопольский, Ленский, Мезенский, Шенкурский, с передачей относящихся к их ведению вопросов осуществления правосудия в юрисдикцию других судов области (в соответственном порядке): Красноборскому, Няндомскому, Вилегодскому, Лешуконскому, Виноградовскому. Данное объединение прямо отразится на номенклатуре дел тех судов, которые оказались укрупнены: их делопроизводство будет значительно ориентировано на применение территориального принципа.

Дела, заводимые по хронологическому принципу, формируются на основе документов, относящихся к определенному периоду времени. Характерной особенностью использования хронологического принципа является то, что он во всех случаях используется в сочетании с другими принципами, и в первую очередь с номинальным. Примеры организованных по хронологическому принципу документов чаще всего встречаются в бухгалтерской и кадровой документации суда. В судебном делопроизводстве на основе данного принципа образуются наряды, связанные со статистической отчетностью: «Годовые статистические отчеты о работе президиума областного суда по рассмотрению надзорных уголовных и гражданских дел (ф. N 8, 9)», «Полугодовые статистические отчеты о работе суда 1-й инстанции по рассмотрению уголовных дел (ф. N 14)» и т.д. Во время проверок судов, судебных участков мировых судей выявляются примеры объединения полугодовых и годовых отчетов суда в одном наряде. Объясняется такая практика незначительным объемом подшиваемой документации. Действительно, объем листов таких дел невелик. Но разные сроки хранения квартальной, полугодовой и годовой отчетности суда не позволяют объединять эти формы в единую номенклатурную единицу.

Таким образом, на втором этапе работы по подготовке номенклатуры дел суда необходимо полно и точно определить состав документов, которые будут образовывать данное дело. Анализируя наименование дел и составляя их заголовки, следует определить род и разновидность документов (копии судебных актов, отчеты, обобщения, сведения о качестве работы, протоколы, описи и т.д.), автора и корреспондента документа, а также вопрос, к которому относится содержание документов и их датирование. Все эти элементы частично или полностью входят в наименование дел. Действующими инструкциями по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, районных судах, судебных участках мировых судей предусмотрено безусловное ведение установленных наименований журналов и нарядов, учетно-статистических карточек, которые включаются в номенклатуру дел суда на очередной год.

Третий этап работы по составлению номенклатуры дел суда связан с вопросами ее систематизации, т.е. расположения наименований дел в определенной последовательности. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, основой для определения формы номенклатуры дел является ее структура (штатное расписание). Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры являются названия подразделений организации. Номенклатура дел каждого суда имеет свои особенности. К примеру, номенклатура дел Архангельского областного суда на 2009 г. состоит из 12 разделов: секретариат, судебная коллегия по уголовным делам (1-я инстанция), судебная коллегия по уголовным делам (2-я инстанция), судебная коллегия по гражданским делам (1-я инстанция), судебная коллегия по гражданским делам (2-я инстанция), судебная коллегия по гражданским делам (дела об административных правонарушениях), президиум, отдел кадров, финансово-хозяйственный отдел, архив, экспедиция, систематизация законодательства и библиотека, аналитическая группа, пресс-служба. Весь списочный состав глав номенклатуры Архангельского областного суда на 2009 г. включает в себя 357 номенклатурных единиц.

Год от года номенклатура дел претерпевает изменения: вводятся новые главы, подразделы и наименования дел по причинам изменений законодательства и нововведений в судебном делопроизводстве, теряют свою актуальность действующие прежде нормы, словом, она является систематизированным источником информации об организации работы суда. К примеру, номенклатура дел Архангельского областного суда в 1991 г., т.е. восемнадцать лет назад, состояла из 8 глав из 162 номенклатурных единиц, причем отдельная глава образовывала 7 дел, отражающих работу профсоюзного комитета суда. Содержание главы «Секретариат» включало в себя такие наименования, как «Списки народных заседателей и документы по учету работы с ними», «Журнал учета работы по пропаганде правовых знаний и правовому воспитанию граждан», «Журнал учета приема граждан председателем суда» и т.д. За 18 лет номенклатурный список суда увеличился в 2,2 раза. Возрастающий объем документации влечет за собой и пополнение количества дел и нарядов постоянного хранения. В ходе сравнительного анализа выявлена интересная закономерность: фактическое уменьшение процентного соотношения единиц постоянного срока хранения в общем делопроизводстве суда имеет место наряду с увеличением общего количества номенклатурных единиц, передаваемых по окончании года в архив на постоянное хранение.

Процент номенклатурных единиц постоянного срока хранения в общем объеме делопроизводства Архангельского областного суда в 1991, 2000, 2009 гг.

N п/п	Год действия номенклатуры	Общее количество номенклатурных единиц	Количество номенклатурных единиц постоянного срока хранения дел	Процент дел постоянного срока хранения от общего объема
1	2	3	4	5
1	1991 г.	162	37	22,8%
2	2000 г.	182	45	24,7%
3	2009 г.	357	64	17,9%

К примеру, если в 1991 г. учетно-статистические карточки хранились «до минования надобности», по Перечню 2000 г. — «5 лет», то в соответствии с Перечнем 2007 г. они хранятся в суде постоянно. Причем согласно п. 6.1 Инструкции по делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов <1>, в случае ведения автоматизированного учета в суде учетно-статистические карточки могут быть первоначально сформированы в электронном виде с последующим обязательным выводом на бумажный носитель. Следует отметить, что п. 3.12 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде <2> предусматривает, что при компьютерном ведении регистрации и учета дел объем учитываемых сведений может быть увеличен, но не должен быть меньше предусмотренного установленными формами, при этом в данной Инструкции не содержится указаний на их обязательную дальнейшую распечатку. Различные варианты ведения учетно-статистических карточек создают определенные противоречия в ведении судебного делопроизводства в представленных судах, но объединяет их одно — постоянный срок хранения данной номенклатурной единицы в суде. Таким образом, только одно номенклатурное наименование — «учетно-статистические карточки» в зависимости от объема дел в суде может включать в себя от нескольких десятков до сотен томов дел, ежегодно передаваемых в архив суда. Проблема с хранением этого весьма значительного объема документации может быть разрешена путем внесения изменений в указанные выше нормативные акты, а также в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования <3>. При этом следует исходить из предназначения учетно-статистических карточек как оперативной формы контроля за движением дела в течение отчетного года и формированием статистической и иной отчетности о работе суда. Потребность практики заключается в нормативном закреплении постоянного характера их хранения в электронном виде, с передачей в архивный сейф суда надлежащим образом подготовленных к постоянному хранению дисков или иных электронных носителей, содержащих данную учетную информацию. Эта идея базируется на следующих основаниях. Современный уровень судебного делопроизводства включает в себя достижения ГАС «Правосудие» и иных автоматизированных программ, в том числе авторских, вполне успешно работающих в течение последнего десятилетия во многих судах Российской Федерации. Кроме этого, суды в полной мере обеспечены компьютерной техникой, что является результатом реализации программ развития судебной системы и всеобъемлющей государственной поддержки. Технические возможности позволяют открыть доступ к учетно-статистическим карточкам за предыдущие годы с любого рабочего места в суде или ограничить его для определенного круга работников аппарата суда. Прямым подтверждением данных выводов является отсутствие запросов о выдаче учетно-статистических карточек из архива суда со стороны судей и работников аппарата суда. Указанные доводы позволяют отказаться от архаичного ведения и хранения учетно-статистических карточек на бумажных носителях, позволив при этом сократить государственные расходы.

<1> Инструкция по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утверждена Приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 г. N 161.
<2> Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде, утверждена Приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. N 36.
<3> Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утверждена Приказом N 157 Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 г.

Примером дублирования информации, которая, согласно номенклатуре дел суда, передается в архив на постоянное хранение, являются следующие «дубликаты»: наряд «Копии приговоров областного суда» или «Копии определений Верховного Суда Российской Федерации по делам областного суда» и уголовные дела по ст. ст. 176, 177 Перечня; наряд «Копии решений и определений по гражданским делам, рассмотренным 1-й инстанцией» или «Копии кассационных определений Верховного Суда Российской Федерации по делам областного суда» и гражданские дела — по ст. ст. 63, 64, 65, 68 и др. Перечня. Вполне очевидно, что оправданность такого рода режима накопления архивных фондов диктуется потребностью обеспечения сохранности указанных номенклатурных единиц. Но его границы должны быть очерчены созданием в ближайшие годы эффективно работающих электронных архивов судов и банков судебных решений. С другой стороны, наряды «Копии постановлений президиума областного суда об изменении или отмене приговоров районных судов», «Копии постановлений президиума областного суда об изменении или отмене решений районных судов и мировых судей» имеют 5-летний срок хранения на основании ст. ст. 221, 223 Перечня, в отличие от самих надзорных производств, которые согласно ст. ст. 250, 254 Перечня хранятся постоянно. Одним из направлений ликвидации данного противоречия в Перечне и как следствие — в номенклатуре дел суда может стать установление постоянного срока хранения для нарядов с копиями постановлений президиума с возвращением к действующему, до введения в действие Перечня 2007 г., 5-летнему сроку хранения для надзорных производств.

Дальнейшее развитие номенклатуры дел в судах можно прогнозировать, в частности, с принятием Федерального закона от 22 декабря 2008 г. N 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации», который вступит в силу с 1 июля 2010 г. Разработка плана подготовительных действий по его применению на основе имеющихся возможностей суда и анализа потребностей необходимых нововведений в судебном делопроизводстве уже начата и будет продолжаться в течение 2009 г. Результат этой деятельности прямо отразится на номенклатурном списке судов, который с 2010 г. будет пополнен делами, связанными с реализацией исполнения запросов пользователей информации о деятельности судов.

Описанные выше этапы работы над номенклатурой дел ведутся под руководством отдела обеспечения судопроизводства суда, а также лица, ответственного за архив суда. Проект номенклатуры уточняется и согласовывается на заседании экспертной комиссии суда (ЭК). Одобренный ЭК проект представляется для утверждения председателю суда. Сложившаяся практика утверждения номенклатуры дел на судебном участке мирового судьи исключает этап работы по подготовке проекта номенклатуры, так как она проводится органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, ответственным за организационное обеспечение деятельности мировой юстиции, основываясь на согласовании ЭК судебного участка и утверждении ее мировым судьей. Необходимо учитывать, что номенклатура дел суда должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет.

Номенклатура дел оформляется по установленной форме, одобренной решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Она оформляется на бланке суда (мирового судьи судебного участка) и должна быть представлена структурным подразделениям суда в последнем квартале текущего года, а введена в действие с 1 января следующего календарного года.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в суде цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера заголовка дел по номенклатуре в пределах структурного подразделения. В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Графа 3 заполняется по окончании года, в ней указывается количество дел (томов, частей). В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен Перечнем, срок их хранения устанавливается ЭК суда. Графа 5 «Примечание» содержит отметки о заведении дел, о переходящих номерах и т.п. К примеру, одним из новшеств последних лет является ведение регистрационных журналов суда в электронном виде, что отмечается в графе «Примечание».

Логическим завершением номенклатуры дел суда является итоговая запись. Она необходима для создания общей статистики по документообороту. Итоговая запись формируется по четырем подгруппам:

1. «постоянно» — в состав этой группы входят дела постоянного срока хранения;
2. «временно, свыше 10 лет» — по данной позиции суммируются все дела со сроками хранения от 10 до 75 лет хранения;
3. «временного, до 10 лет хранения включительно» — в нее включаются дела от 5 лет хранения включительно до 10 лет хранения включительно;
4. «временного, до 5 лет хранения». Согласно общим правилам архивного делопроизводства они не передаются в архив. В эту группу включаются дела со сроками хранения до 5 лет (не включая 5-й год), 3 года, 1 год, до минования надобности (ДМН), до замены новыми (ДЗН) и др.

Останавливаясь на вопросе внесения итоговой записи в номенклатуру уходящего года, следует учесть, что наиболее эффективным вариантом работы по подготовке номенклатуры дел суда на следующий год является составление итоговой сводной номенклатуры дел суда. Она позволяет оперативно проанализировать сведения о составе и количестве дел, заведенных в структурных подразделениях суда, а также количество реально заведенных томов дел. Данная аналитическая работа, в тех или иных формах, проводится во всех судах, так как в ином случае создание подлинно действующей номенклатуры дел суда не представляется возможным.

Номенклатура дел суда является локальным нормативным актом. Она может меняться в течение года, в чем-то дополняя или изменяя особенности текущего документооборота, но в любом случае функционально она призвана структурировать потоки судебных документов, не оставляя ни один из них без должного внимания.