Номенклатура дел в бухгалтерии

Содержание

Для кого обязательна

В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

  • государственные и муниципальные;
  • негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
  • негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2019 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по 5.27 КоАП РФ.

Порядок формирования и утверждения

Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.

Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

  • документы о создании организации (положение, устав);
  • документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
  • штатное расписание;
  • номенклатуру дел предыдущих лет;
  • регистрационную форму организации;
  • типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

  • разрабатывается подразделением организации;
  • подписывается начальником подразделения;
  • утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Порядок заполнения формы

То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2019 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.

Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:

  • к структуре образовательной программы;
  • условиям реализации;
  • результатам освоения программы.

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование.

Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

  • 01 — структуры образовательных программ;
  • 02 — ход реализации образовательных программ;
  • 03 — результаты освоения образовательных программ.

Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

  • 01-01;
  • 01-02;
  • 01-03.

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

  • 01-01/… начинаем с единицы и до конца года;
  • 01-02/…;
  • 01-03/….

Номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.

Образец номенклатуры дел на 2019 год

Определение сроков хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

  • временному до 10 лет;
  • временному от 10 лет;
  • постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

  • основным является «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558;
  • сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182.

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2019 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в КоАП РФ. Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.

Где хранится

У каждого экземпляра свое место хранения:

  • первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
  • второй применяют в работе;
  • третий является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
  • четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
  • остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Сводная номенклатура дел, образец

Номенклатура дел бухгалтерии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Номенклатура дел бухгалтерии

Номенклатура дел — это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения. В большинстве случаев разработка номенклатуры дел предприятия (или сводной номенклатуры дел) осуществляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, в том числе бухгалтерской службы (иного подразделения, выполняющего ее функции).

Номенклатура дел разрабатывается и вводится в действие с момента функционирования предприятия (соответствующего структурного подразделения).

Номенклатуры дел вновь образованных в составе предприятия структурных подразделений подлежат разработке в течение месяца, исчисляемого с даты внесения соответствующих изменений в штатное расписание предприятия.

Функциональное назначение номенклатуры дел.

Подготовка проекта номенклатуры дел бухгалтерии организуется начальником группы бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства и архивом предприятия, а непосредственным исполнителем (разработчиком) проекта обычно является один из специалистов, например документовед.

Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерии.

Для предварительного определения перечня документов, образующихся в деятельности бухгалтерии предприятия, а также сроков их хранения следует руководствоваться:

положением бухгалтерии;

соответствующими разделами типовых и примерных перечней документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения;

номенклатурами дел бухгалтерии за предшествующие 3 — 5 лет;

описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах.

В отсутствие таковых могут использоваться типовые (примерные) номенклатуры дел аналогичных подразделений, в том числе тех, на основе которых производится формирование бухгалтерской службы.

Сведения из перечисленных (и иных соответствующих) документов, необходимые для разработки проекта номенклатуры дел, фиксируются исполнителями в виде выписок, справок и т.п. Накопленные таким образом сведения подлежат систематизации. Итогом систематизации является примерный перечень документов бухгалтерии, который в дальнейшем уточняется с учетом особенностей документирования бухгалтерской деятельности в условиях конкретного предприятия. В процессе изучения указанных особенностей принимаются во внимание:

содержание деятельности бухгалтерии, а также специфика ее документирования; сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота ; сведения об организационной структуре и штатной численности бухгалтерской службы; сведения о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами бухгалтерии.

При разработке номенклатуры дел впервые соответствующие сведения определяются расчетным методом.

На основе полученных сведений производится: уточнение перечня документов; их предварительное распределение между делами; предварительное определение заголовков дел; распределение дел между разделами номенклатуры.

При предварительном определении заголовков дел необходимо помнить о следующем :

1. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание дела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную, видовую хронологическую или иную принадлежность.

2. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности :

название вида дела (документы, книга и т.д.) или разновидности документов (акты, распоряжения, справки, заявления и т.д.);

название предприятия или структурного подразделения (участка документирования в составе подразделения) (сведения об авторе (разработчике) документа);

название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа);

краткое содержание документов, помещаемых в дело;

название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в дело;

дата (период), к которой относятся документы, помещаемые в дело, сведения, указывающие на копийность документов.

Состав элементов может изменяться в зависимости от функционального назначения, вида и других характеристик документов, помещаемых в соответствующие дела.

После того как сформулированы заголовки для всех дел бухгалтерии, необходимо произвести их упорядочение (в составе разделов). Так, дела бухгалтерии обычно распределяются по разделам в следующей примерной последовательности: документы по общим вопросам организации бухгалтерской деятельности; документы по организации бухгалтерского учета; документы по организации бухгалтерской отчетности;

документы по организации расчетов предприятия с юридическими и физическими лицами; прочие документы, образующиеся в деятельности бухгалтерии.

Предварительное определение сроков хранения дел бухгалтерии производится с целью обеспечения регулярного контроля за их соблюдением, а также для своевременного изменения режима хранения дел (документов) — например, с временного на постоянный. При определении сроков хранения используются сведения из соответствующего раздела типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в ходе деятельности предприятий, а в отсутствие такового — из типовой (примерной) номенклатуры дел.

Присвоение делам индексов производится с целью обеспечения их безошибочной и оперативной идентификации, что, в свою очередь, способствует организации поиска документов в составе соответствующих дел. Поясним, что индекс дела — это его условное обозначение (как правило, состоящее из определенной комбинации буквенно-цифровых символов). Например, разделу учетных документов в составе номенклатуры дел бухгалтерской службы присвоен условный номер 02, а открывает этот раздел план счетов. Следовательно, делу с планом счетов будет присвоен индекс 02-01.

Отметим также, что дела по вопросам (направлениям) деятельности, не разрешенным в течение истекающего календарного года, относятся к категории т.н. переходящих дел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарного года с прежним индексом.

Предварительный вариант номенклатуры дел подлежит проверке. Такая проверка, в частности, предусматривает:

уточнение состава дел в пределах каждого раздела и по номенклатуре в целом; уточнение заголовков и индексов дел;

включение в номенклатуру резервных индексов, предназначенных для дел, необходимость в формировании которых по тем или иным причинам возникает в течение календарного года; уточнение сроков хранения дел.

Оформление проекта номенклатуры дел целесообразно производить на основе бланка установленного образца. Соответствует Приложению 20 к Типовой инструкции по делопроизводству (2005 г.).

В заголовочной части номенклатуры дел указываются (см. бланк) наименования предприятия и структурного подразделения, дата и номер документа, место его составления, а также период действия (календарный год).

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Кол-во ед. хр.

Срок хранения и № статей по перечню

Примечание

Название раздела

Графы в составе табличной части документа заполняются следующим образом:

в графе 1 — указываются индексы каждого дела, в том числе дел временных органов предприятия, а также предусмотренные для дел, заводимых в течение календарного года ;

в графе 2 — указываются заголовки дел;

в графе 3 («Количество дел (единиц хранения)») при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. Соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года;

в графе 4 — указываются срок хранения дела, а также номера статей по соответствующему перечню, на основании которых установлен срок хранения;

в графе 5 («Примечание») при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. В дальнейшем — в течение всего срока действия номенклатуры дел — в данной графе указываются:

отметки («в электронном виде») — о делах, состоящих из электронных документов и баз данных;

названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел; отметки о заведении дел, о переходящих делах, а также о выделении дел к уничтожению; сведения о лицах, ответственных за формирование дел;

отметки о передаче дел другим предприятиям (организациям, учреждениям) для продолжения.

Кроме того, по окончании календарного года в нижней части номенклатуры дел оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно — постоянного и временного хранения.

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

Полностью оформленный проект согласовывается со службой делопроизводства и архивом предприятия, после чего подписывается руководителем бухгалтерии. Номенклатура дел бухгалтерии (вместе с номенклатурами дел других подразделений предприятия) используется для разработки сводной номенклатуры дел.

После утверждения сводной номенклатуры дел выписка из нее (раздел, включающий номенклатуру дел бухгалтерии) передается в группу бухгалтерского делопроизводства для применения в практической деятельности. Впоследствии номенклатура дел бухгалтерии подлежит регулярному уточнению.

Наименование организации ЗАО «Романтик»

Наименование структурного подразделения

Бухгалтерия

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_________№___________

На ___2015___ год

бухгалтерия номенклатура индекс

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во ед. хр.

Срок хранения и № статей по перечню

Примечание

02 — Бугхалтерия

Переписка о финансово-хозяйственной деятельности

5 лет, ст. 152

Годовые статистические отчеты по основным видам деятельности

Пост., ст. 199б

Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы

5 лет, ст. 135в

Годовые бухгалтерские отчеты и балансы

Пост., ст. 135б

Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции

5 лет, ст. 150т

Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов

5 лет, ст. 150

Счета-фактуры и накладные по учету товарно-материальных ценностей

5 лет, ст.150

Авансовые отчеты

5 лет, ст.150

Кассовая книга

5 лет, ст. 193д

Договоры о материальной ответственности

5 лет, ст. 189

После увольнения материально ответственного лица

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности, ст. 190

Расчетные ведомости по заработной плате

75 лет, ст. 155

Накладные и акты от поставщиков

5 лет, ст. 150

Материальные отчеты

5 лет, ст. 150

Договоры поставки

5 лет ЭПК, ст. 391

Акты о приеме выполненных работ по услугам

5 лет, ст. 188

Акты о приеме выполненных работ по объектам

5 лет, ст. 188т

Договоры аренды помещений

Пост., ст. 424

Договоры на оказание услуг

5 лет, ст. 186

После истечения срока действия договора

Главный бухгалтер

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Руководитель архива

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в

году

в

ЗАО «Романтик»

(название организации)

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой «ЭПК»

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

Итого

Зав. канцелярией

(подпись, дата)

(расшифровка подписи)

Итоговые сведения переданы в архив

Зав. канцелярией

(подпись, дата)

(расшифровка подписи)

Размещено на Allbest.ru

Источник: https://revolution.allbest.ru/audit/00669768_0.html

Обязанность по использованию номенклатуры

Составлять номенклатуру дел обязаны организации, передающие документы в госархив (п. 2 ст. 20 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002):

  • государственные и муниципальные;
  • негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
  • негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

У остальных юрлиц обязанности составлять номенклатуру нет. Но следует иметь в виду, что в случае ликвидации негосударственной организации ее документы сдаются в госархив (п. 10 ст. 23 закона № 125-ФЗ), и в этом случае номенклатура дел понадобится.

Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения (п. 1 ст. 17 закона № 125-ФЗ), т. е. формировать собственные архивы. Создать такой архив удобнее по действующим правилам, одобренным Росархивом. Наличие номенклатуры дел, составленной по этим правилам, не только поможет юрлицу в учете документов, работе с ними, хранении и уничтожении, но и облегчит передачу дел в другую организацию в случае реорганизации или в госархив при ликвидации.

Как ликвидировать организацию, читайте в наших статьях:

  • «Ликвидация акционерного общества — пошаговая инструкция»;
  • «Порядок закрытия ООО — пошаговая инструкция».

О составлении ликвидационного баланса читайте в статье «Ликвидационный баланс — пример нулевого баланса по новой форме».

Порядок формирования и утверждения номенклатуры

Номенклатура дел составляется каждым юрлицом индивидуально для себя. В тех организациях, которые должны использовать ее типовую форму, работа облегчается благодаря тому, что в свой документ переносятся названия дел и сроки из данных форм. Разработку обычно поручают собственному подразделению или сотруднику. Однако можно привлечь и стороннюю организацию или прибегнуть к помощи Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на всех документах, характеризующих особенности деятельности и структуры юрлица, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в деятельности организаций. В юрлицах, имеющих структурные подразделения (в т. ч. обособленные), ее разрабатывают сначала применительно к каждому подразделению, а потом сводят в единый регистр.

Перед утверждением номенклатуру дел согласовывают с сотрудником собственной архивной службы и экспертной комиссией (ЭК), на которую возлагаются функции по оценке значимости документов, а при сдаче в госархив — с его экспертно-проверочной комиссией (ЭПК). Согласованный документ утверждается руководителем организации и вводится в действие приказом по ней.

Впервые номенклатура дел разрабатывается в начале деятельности юрлица, а затем ее ежегодно пересматривают в конце года и начинают применять в уточенном варианте с начала нового (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). 1-м приказом о номенклатуре рекомендуется также утвердить порядок хранения текущих дел, который может быть разным.

Структура номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой таблицу, формы которой приведены в приложениях 7 (основной документ) и 8 (составляемый структурным подразделением) к Основным правилам работы архивов. Различия между этими формами заключаются в их наименованиях и наборе подписей.

Главная (табличная) часть документа состоит из 5 граф:

  • Индекс дела — его номер.
  • Заголовок дела — его наименование.
  • Количество единиц хранения — число папок в одном наименовании. При большом количестве документов их будет несколько, т. к. количество листов в одной папке не должно превышать 250, а ее толщина не может быть больше 4 см (п. 3.5.3 Основных правил работы архивов). Эту графу заполняют в конце года.
  • Срок хранения и номер статей по перечню — установленный перечнем типовых документов срок хранения со ссылкой на номер соответствующей статьи и необходимыми специальными пометками.
  • Примечание. Здесь может приводиться самая разная информация: о хранении в электронном виде, переходящих делах, уничтожении, передаче в другую организацию. Его заполняют по мере необходимости.

Разбивка номенклатуры на разделы обычно соответствует набору структурных подразделений (штатному расписанию), располагающихся в таблице в порядке убывания значимости. Небольшие фирмы могут составлять как единый список (без выделения разделов), так и делать группировку по обобщенным наименованиям подразделений.

Подробнее о штатном расписании читайте в статье «Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)».

Номенклатура дел составляется путем максимально полного охвата всех документов, с которыми имеет дело организация, с расчетом на преемственность в последующие годы и учетом того, что в текущем году в ней могут появиться изначально не предусмотренные дела. Для дополнительных дел в каждом разделе таблицы оставляют пустые строки.

Номенклатура структурного подразделения, вошедшая составной частью в основной документ, в течение года также используется в работе. Результаты ее заполнения отразятся в итоговых данных по основной таблице.

Особенности присвоения номеров и наименований делам

Номер (индекс) дела обычно состоит из 2 (их может быть больше или меньше в зависимости от структуры организации) разделенных дефисом цифровых (или буквенных) кодов (п. 3.4.9 Основных правил работы архивов), отражающих:

  • номер структурного подразделения (раздела);
  • номер дела.

Дела в каждом разделе располагают по степени их значимости, но с таким расчетом, чтобы папки со сходным содержанием в разных разделах имели один и тот же номер. Таким образом, первыми в списке в каждом разделе будут документы общего для организации характера, используемые этим подразделением, а в конце — документы только этого конкретного подразделения.

Наименование дела должно быть индивидуальным, очень конкретным и предельно кратким. Одинаковые наименования, различающиеся по регионам или названиям контрагентов, рекомендуется располагать в алфавитном порядке. Не лишним будет и дополнительный буквенный индекс в цифровом коде номера дела.

При большом объеме документов 1 дело может разделяться на несколько папок (их лучше пронумеровать) по периодам (помесячно, поквартально, по полугодиям) или иному признаку. Обычно дела формируются из оригиналов, но возможны и папки с копиями документов. В этом случае в заголовок рекомендуется включить слово «копии». Допускается уточнение заголовка в процессе работы с делом (п. 3.4.9 Основных правил работы архивов).

На обложке и корешке дела указывают его индекс, название организации, наименование дела и период времени, к которому относятся документы в нем. Папки с небольшим количеством листов могут включать документы за несколько лет. В этом случае они являются переходящими и сохраняют свой номер в следующем году.

Определение сроков хранения

Срок хранения — один из основных критериев для разделения документов по разным делам. Это позволяет еще в процессе формирования дел сортировать документы на подлежащие:

  • временному короткому (обычно до 10 лет) хранению;
  • временному длительному (обычно более 10 лет) хранению;
  • постоянному (вечному) хранению.

Если же в 1 дело попадают документы с разными сроками хранения, то срок устанавливается по наибольшему из них. Для определения сроков существуют утвержденные перечни.

Сроки хранения документов, сдаваемых в госархивы, определяют по типовым перечням, разработанным архивными учреждениями.

Ведомственными перечнями, составленными на основе типовых и дополненными сроками по часто требующимся документам ведомства, пользуются организации, относящиеся к определенной отрасли. Такая организация должна сначала применить ведомственный перечень, а потом уже типовой.

Прочие организации могут воспользоваться следующими типовыми перечнями:

  • управленческих архивных документов, образующихся в деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций (приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558);
  • архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций (приказ Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182 в редакции приказа Минкультуры РФ от 28.04.2011 № 412);
  • документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий (перечень Главархива СССР от 15.08.1988).

1-й по списку перечень является основным и подходит также для коммерческих фирм (решение ВАС РФ от 21.02.2012 № 14589/11).

Кроме того, акционерным обществам следует иметь в виду, что в отношении документов этих обществ существуют сроки хранения, установленные Положением о порядке и сроках хранения документов АО (постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Право определения сроков хранения не по перечню у организации отсутствует. Если в перечне срока нет, то для документов, не сдаваемых в госархив, его определяет ЭК (экспертная комиссия) юрлица, а по документам, предназначенным для госархивов, — ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) соответствующего архива.

ЭПК госархива привлекают также к определению сроков тех документов, которые в типовом перечне имеют отметку «ЭПК» (документы с такой отметкой в обязательном порядке должны быть согласованы с экспертно-проверочной комиссией госархива). Организациям, не сдающим документы в госархив, целесообразно занести эту отметку в разрабатываемую организацией номенклатуру дел. Туда же могут попасть иные дополнительные пометки, касающиеся сроков временного короткого хранения.

Срок хранения исчисляют с начала года, следующего за годом завершения текущей работы с документом.

Порядок работы с текущими делами и номенклатурой

Работа с делами заключается:

  • В оформлении папок по ним.
  • Пополнении папок документами в определенном порядке. Он может быть логическим (вместе комплектуются документы по 1 вопросу), хронологическим, алфавитным или нумерационным. Документ подшивается в дело со всеми приложениями к нему.
  • Оформлении описей по папкам документов постоянного и временного длительного хранения. При заполнении папок листы в них нумеруют, а в описях подводят итоги, занося в заключительную запись информацию о количестве документов и листов в папке и количестве листов описи.

Еще в начале работы с номенклатурой дел необходимо определить, где будут находиться дела, содержащие оригиналы документов. Это может быть:

  • одно из подразделений — в небольших фирмах;
  • каждое подразделение организации в отношении своего комплекта дел.

При выдаче из формируемой папки оригинала документа, необходимого для работы, на его место лицом, отвечающим за хранение текущих дел, вкладывается лист-заместитель (можно с копией выданного документа), в котором отражаются:

  • сведения о выданном документе;
  • дата выдачи;
  • фамилия получателя;
  • подписи выдавшего и получившего лиц.

Завершение работы с текущей номенклатурой

По окончании года сформированные дела проверяют на предмет правильности вложения в них документов по срокам хранения и их значимости. Затем в номенклатурах дел подразделений, а по их данным в общей номенклатуре оформляют итоговые записи по форме, приведенной в приложении 7 к Основным правилам работы архивов. Итоги разбивают на 3 группы в соответствии со сроками хранения и по каждой из групп указывают следующую информацию:

  • общее количество дел;
  • количество переходящих дел;
  • количество дел с пометкой «ЭПК».

Дела временного короткого хранения могут не сдаваться в архив юрлица и в этом случае до уничтожения хранятся в его структурных подразделениях (п. 3.3.2 Основных правил работы архивов). Если они сдаются в архив, их учет в архиве ведется по номенклатуре дел.

Дела временного длительного и постоянного хранения в течение 3 лет после завершения года их составления можно хранить в структурных подразделениях (п. 3.7.25 Основных правил работы архивов). Затем они подлежат сдаче в архив (организации или ведомственный) по описи, составляемой на основании номенклатуры дел, относящейся к соответствующему году. Дела, передаваемые в архив, должны быть оформлены с соблюдением определенных требований (п. 3.6 Основных правил работы архивов).

Выдача отдельных документов из дел, оформление которых завершено, не делается. В случае необходимости для работы выдают дело полностью. Вместо него в месте хранения остается карта-заместитель, в которой указывают те же сведения, что и в листе-заместителе, добавляя к ним срок, на который выдано дело, и отметку о возврате в место хранения.

Дела, подлежащие сдаче в госархивы, по истечении сроков, разрешающих хранение этих документов в организации (ст. 22 закона № 125-ФЗ), передаются в госархив.

Узнать, сколько нужно хранить документы, можно в материалах:

  • «Основные сроки хранения документов в организации (архив)»;
  • «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

Об уничтожении документов с истекшим сроком хранения читайте в материале «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Когда составляется номенклатура дел на 2018 год

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2018 год, составленная в 4-м квартале 2017-го, начинает заполняться с 01.01.2018.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

О видах номенклатуры читайте в статье «Как составить номенклатуру дел в организации?».

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Подробнее о штатном расписании читайте в материале «Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)».

Как оформлять заголовки дел

Рекомендации по оформлению заголовков дел содержатся в п. 3.4.9 Основных архивных правил. Указываются названия дел в графе 2 НДО.

Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов. Название должно быть четким и обобщающим.

Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией.

В зависимости от характерных особенностей сшитых в дело документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела. Если в дело сформированы документы, связанные с решением какого-либо одного вопроса, но не соблюдена последовательность делопроизводства, то в качестве элемента заголовка может употребляться слово «документы».

При этом далее (в конце самого заголовка) в скобках следует указать на основные разновидности сшитой документации. Пример: «Документы о проведении семинара (программа, список приглашенных, доклады, отчетность)».

Если в деле сшита документация, которая является приложением к какому-либо документу, например, к исковому заявлению, тогда в названии также может быть указано слово «документы». К примеру, «Документы к исковому заявлению о расторжении договора аренды».

О вопросах договоров аренды, повлекших за собой обращение в суд, читайте в материале «Судебная практика по договору аренды».

Заголовки в НДО могут в процессе наполнения документации уточняться.

Где взять образец номенклатуры дел

Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций.

Для того чтобы быстро сформировать индивидуальную НДО, кроме методических рекомендаций (примерная номенклатура) может понадобиться еще и заполненный образец этого регистра. На нашем сайте вы сможете скачать образец НДО.

Скачать образец номенклатуры дел

Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать. Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец.

Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство.

Источник: https://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/kak_sostavit_nomenklaturu_del_organizacii_obrazec/

ЧТО ТАКОЕ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА?

Номенклатура дел – это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года – с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений. Что касается коммерческих организаций, то в обязательном порядке ее должны разрабатывать только организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов. Для прочих номенклатура теоретически не обязательна.

Однако на практике любая организация рано или поздно приходит к необходимости ее создать: когда нужно избавиться от скопившихся за годы работы документов, установить сроки их хранения (иначе как понять, что можно уничтожать, а что нет?). А перечень дел и документов организации с указанием сроков хранения – это и есть номенклатура дел. Все это касается, конечно, тех организаций, которые растут и развиваются, а не топчутся годами на одном месте в ожидании штрафов от проверяющих органов.

При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами (первый носит нормативный характер, второй – рекомендательный):

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015);

• Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила).

СОБИРАЕМ ИНФОРМАЦИЮ О ДЕЛАХ И ДОКУМЕНТАХ

Когда номенклатура дел составляется впервые, что называется «с нуля», заниматься этим чаще всего приходится секретарю или отделу делопроизводства. Несмотря на то, что по Правилам 2015 и по рекомендации Основных правил делать это положено структурным подразделениям организации, такое поручение чаще всего получает именно секретарь. Возможно, это и объяснимо с точки зрения распределения обязанностей в коллективе (хоть и неверно), но без помощи коллег секретарь все равно не справится. Поучаствовать им так или иначе придется. На этом этапе задача составителя номенклатуры дел заключается в том, чтобы собрать информацию о делах и документах, которые образуются в деятельности каждого структурного подразделения.

Проще всего сделать это, разослав по отделам опросные листы. Минимум информации, которая нужна составителю, следующий:

• заголовки дел;

• вид носителя каждого дела (бумажный или электронный);

• сроки хранения дел (если подразделение знает, каким документом они установлены).

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель не

может владеть этой информацией в полном объеме. Особенно это касается сроков хранения, которые могут содержаться в узкоспециальных нормативных документах.

Опросный лист может иметь и расширенную форму. Так, не помешает выяснить, имеются ли скан-копии документов и как часто обращаются работники к их оригиналам. Это нужно для того, чтобы знать, как долго документ будет находиться в отделе после завершения в делопроизводстве. Некоторые дела могут быть переданы на хранение сразу после закрытия, но есть и такие, которые востребованы в течение многих лет.

Приведем в качестве примера фрагмент расширенной формы опросного листа (Пример 1).

2Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень).

УСТАНАВЛИВАЕМ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

■ По типовым перечням. Основными документами, устанавливающими сроки хранения дел, являются типовые перечни. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения – «номер один» среди них.

Для производственных предприятий, проектных, строительных, а также всех прочих организаций, ведущих научно-техническую деятельность, действует Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; в ред. от 28.04.2011).

Оба перечня имеют удобную, продуманную структуру.

■ По ведомственным перечням. Помимо типовых перечней, в России действуют перечни ведомственные, то есть относящиеся к определенному ведомству. Это, например:

• Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12);

• Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@; в ред. от 17.06.2015).

• Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФСИН России от 21.07.2014 № 373) и др.

Организации, работающие в обозначенной отрасли, используют «свой» перечень в обязательном порядке. Все остальные могут применять ведомственные перечни в справочных целях.

■ По отраслевым нормативным актам. Наконец, сроки хранения документов (как правило, узкоспециальных) могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах: законах, правилах, инструкциях.

Так, например, Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» (в ред. от 08.03.2015, с изм. от 03.07.2016) содержит специальную статью, которая так и называется – «Сроки хранения рекламных материалов» (ст. 2). А в отделах, занимающихся энергообеспечением предприятий, чтут Межотраслевые правила по охране труда (правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (утверждены постановлением Минтруда России от 05.01.2001 № 3, приказом Минэнерго России от 27.12.2000 № 163; в ред. от 20.02.2003), в которых тоже указаны сроки хранения для ряда документов.

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель совершенно не обязаны знать о существовании этих документов. Именно поэтому так важно при составлении номенклатуры дел взаимодействовать с коллегами из всех структурных подразделений своей организации.

■ По протоколам ЭК. Если срок хранения документа найти не удалось либо начальник одного из отделов выразил желание увеличить срок хранения дела относительно заявленного в перечне, срок устанавливается экспертной комиссией организации (Пример 2). Если нет комиссии – приказом генерального директора. В графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут в этом случае указаны данные протокола заседания ЭК или приказа.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же документа, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

К завершению этого этапа составитель получает заполненную форму номенклатуры дел.

УТОЧНЯЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ И УТВЕРЖДАЕМ ЕЕ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

Номенклатура дел действует в течение одного года. Пользоваться на протяжении многих лет одной и той же – большая ошибка. Даже если состав дел организации за это время не поменялся (что очень маловероятно), учесть дела, заведенные в течение одного года, при таком подходе не представляется возможным.

Поэтому в последние месяцы года, обычно в ноябре-декабре, номенклатура дел просматривается, в нее вносятся правки и изменения, после чего она вновь проходит процесс согласования и утверждается генеральным директором на следующий год.

Уточнение номенклатуры дел подразумевает:

• удаление из нее дел, которые не будут вестись в следующем году;

• внесение дел, заведенных в течение года;

• уточнение индексов подразделений, если проводились изменения организационной структуры предприятия.

Источником информации обо всех новых и закрытых делах являются структурные подразделения. Составитель номенклатуры должен подойти к начальнику или ответственному за делопроизводство работнику каждого из отделов в буквальном смысле с карандашом в руках и вместе с ним просмотреть состав дел. Конечно, коллеги сами в течение года должны делать в своей номенклатуре соответствующие отметки, но на практике такая сознательность встречается редко.

■ Удаляем закрытые дела. Удаление из номенклатуры закрытых дел означает, что в ее проекте на следующий год этих дел уже не будет. Ни в коем случае не нужно их вычеркивать из номенклатуры дел текущего года.

■ Вносим в номенклатуру вновь заведенные дела. Если в течение года в подразделении были заведены новые дела, то они вписываются от руки во все экземпляры номенклатуры дел в специально оставленные для этого строки. Для этих дел сразу же назначается срок хранения (см. Пример 4).

■ Отслеживаем индексацию дел в номенклатуре. При составлении проекта номенклатуры на следующий год каждое дело вносится в «свой» раздел уже в том порядке, который был установлен для расположения заголовков дел внутри раздела. Конечно, при этом нужно стремиться сохранить максимум индексов других дел.

Если из-за вновь заведенных приходится менять индексы других дел, следует помнить о так называемых переходящих делах. Это дела, которые не были завершены в делопроизводстве в прошедшем году и перейдут в новый. Лучший пример – судебные дела, которые могут быть переходящими на протяжении нескольких лет. Индексы переходящих дел нужно стремиться сохранить в первую очередь.

Например, если дело «Приказы по основной деятельности» (не переходящее) в 2016 г. имело индекс 01-08, а в 2017 г. из-за появления новых дел изменится на 01-10, это совершенно не страшно. А вот если дело «Инструкция по делопроизводству» (переходящее) с индексом 01-06 получит индекс 01-08, то об этом придется делать отметку и в графе «Примечание» новой номенклатуры, и на самом деле.

■ Уточняем индексы при изменении структуры организации. Больше всего хлопот будет у составителя номенклатуры, если за год в оргструктуру организации были внесены изменения. Это означает, что структура номенклатуры дел на следующий год тоже изменится: новое подразделение займет в ней место согласно логике оргструктуры организации. Из-за этого изменятся все следующие за ним индексы подразделений и входящих в них дел.

Как мы уже говорили выше, готовый проект номенклатуры дел на будущий год проходит стандартную процедуру согласования и утверждения. Таким образом, в первый день нового рабочего года организация уже будет работать по новой номенклатуре и одновременно начнет процесс закрытия «старой».

ЗАКРЫВАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

По завершении каждого календарного года, в январе, номенклатура дел за прошедший год закрывается. Закрытие предполагает:

• заполнение графы 3 «Количество дел»;

• подсчет количества дел по каждой категории;

• составление итоговой записи.

Графа 3 «Количество дел» заполняется от руки во всех экземплярах номенклатуры дел (Пример 5). Здесь указывается реальное количество единиц хранения каждого дела, заведенных за прошедший год. Единица хранения – это, как правило, один том дела, причем в одном томе содержится не более 250 листов. Источник этой информации – опять же структурные подразделения, каждое по своему разделу. Теперь предстоит посчитать отдельно количество дел постоянного хранения, дел временного хранения (до 10 лет и свыше 10 лет).

3Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”».

Кроме того, для составления итоговой записи предстоит выделить так называемые переходящие дела.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают сведения из итоговой записи в архивное учреждение, которому подведомственны. Об этом в конце итоговой записи делается отметка. Остальные организации могут убрать эти ненужные им строки из своей итоговой записи (Пример 6).

Источник: https://www.profiz.ru/sr/12_2016/rabota_s_nomenkl_del/

Для того чтобы быть уверенным, что все делается в соответствии с установленными правилами, бухгалтер должен иметь представление о номенклатуре дел, текущем хранении документов, формировании документов бухгалтерии в дела, экспертизе ценности документов, сроках их хранения, оформлении дел для передачи в архив организации, уничтожении документов, срок хранения которых истек.

В каждой бухгалтерии в процессе работы скапливается достаточно большое количество разнообразных документов. Это и подлинники, и копии. Бухгалтер часто обращается к этому массиву документов в поисках нужного для наведения различного рода справок.

Роль и значение номенклатуры дел в работе бухгалтерии

Чтобы быстро найти нужный документ, надо знать, в каком деле (в какой папке) он находится. Со временем бухгалтер все реже обращается к разным папкам, а некоторые просто стоят в шкафах и пылятся, их бухгалтер уже не открывает, т.к. документы, помещенные в них, не используются в текущей работе. Эти документы можно уничтожить. Но профессия бухгалтера требует трепетного отношения ко всем документам, скопившимся за время работы, и, предполагая, что они могут пригодиться, бухгалтер бережет их.

Для того чтобы не волноваться за сохранность документов, знать, когда и какие документы нужно уничтожить, а какие сохранить, каждый бухгалтер должен иметь представление о правилах систематизации документов, документировании процедуры их сохранности и уничтожения, т.е. знать правила документационного обеспечения управления (делопроизводства), установленные в структурных подразделениях российских организаций, включая бухгалтерию. Поэтому каждая организация обязана иметь номенклатуру дел.

Сначала разберемся в том, что это за документ, какое значение он имеет для организации работы с документами в бухгалтерии, какое отношение бухгалтер имеет к составлению номенклатуры дел, кто в организации несет ответственность за составление и оформление номенклатуры дел, как составляется и оформляется номенклатура дел бухгалтерии.

Официальное определение номенклатуры дел содержится в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Назначение номенклатуры дел для делопроизводства организации, всех ее структурных подразделений и, конечно, бухгалтерии:

  • обоснованно распределять документы в дела;
  • формировать дела;
  • обеспечить поиск документов и учет дел;
  • предварительно определять сроки хранения документов.

Справка. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

Ответственность и вся работа по составлению и оформлению номенклатуры дел возлагаются на службу документационного обеспечения управления (ДОУ). Если такая служба отсутствует, номенклатуру должен составлять секретарь руководителя или работник, на которого приказом руководителя организации возложена ответственность за ведение делопроизводства.

Если за составление номенклатуры дел отвечает служба ДОУ, какое отношение к ней имеет бухгалтерия? Зачем ей знать правила составления номенклатуры? Конечно, бухгалтерия является пользователем, но она принимает непосредственное участие на этапе подготовки номенклатуры, а как пользователь должна ориентироваться в общих правилах составления номенклатуры дел. Эти правила установлены Государственной системой документационного обеспечения управления (далее — ГСДОУ), Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основными правилами работы архивов организаций. В конкретной организации правила составления номенклатуры закреплены в инструкции по делопроизводству этой организации, где наряду с общегосударственными правилами учтены особенности работы с документами данной организации.

Прежде всего давайте уточним, что обязательно требуется от бухгалтерии при составлении номенклатуры.

Как все структурные подразделения, она должна передать в службу ДОУ заголовки дел, которые предполагает завести в следующем календарном году, т.к. никто лучше работников бухгалтерии не знает об их составе. Конечно, заголовки многих дел меняться не будут, но может появиться новое направление в переписке и т.д.

Если организация имеет структурные подразделения, номенклатура составляется для каждого из них, а затем они объединяются в сводную номенклатуру дел. В такой номенклатуре документы бухгалтерии будут помещены в разделе, который так и называется — «03. Бухгалтерия», где 03 — порядковый номер бухгалтерии в штатном расписании. Конечно, бухгалтерия может иметь и другой номер. Это зависит от последовательности расположения структурных подразделений в штатном расписании. Если организация небольшая и не имеет структурных подразделений, в номенклатуру дел включаются дела, в которых систематизируются документы, отражающие функции и задачи организации. Тогда документы бухгалтерии будут помещены в разделе «Бухгалтерский учет и отчетность».

После составления сводной номенклатуры дел все структурные подразделения, включая бухгалтерию, получают свои разделы в виде номенклатуры структурного подразделения. Ее прикрепляют на внутреннюю сторону шкафа, где хранятся дела, и активно используют для формирования дел и поиска документов для справок.

К сожалению, встречаются организации, не имеющие номенклатуры дел. В этом случае бухгалтер составляет номенклатуру для своих документов. Остановимся на правилах ее составления и оформления.

Примечание. В номенклатуру дел не включают печатные издания: справочники, сборники и т.д.

Составление и оформление номенклатуры дел

При составлении номенклатуры дел необходимо использовать:

  • Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 03.11.2006);
  • Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (ред. от 26.03.2007);
  • нормативно-методические документы, регламентирующие организацию делопроизводства в учреждениях Российской Федерации: ГСДОУ, Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основные правила работы архивов организаций;
  • организационные документы, отражающие функции, структуру организации и штатную численность (устав или положение об организации, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, штатное расписание);
  • номенклатуры дел за предыдущие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения документов, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки), справочные картотеки;
  • официальные (служебные) документы организации.

Номенклатура дел составляется на каждый календарный год. Работа по ее составлению начинается в последнем квартале текущего года, а с 1 января будущего года она вводится в действие.

Первоначально необходимо определить круг вопросов и документов, которые могут возникнуть в деятельности бухгалтерии в предстоящем году. При этом необходимо учитывать документы, не только создаваемые организацией, но и поступающие из других учреждений.

Сводная номенклатура дел хранится постоянно. Если она отсутствует, постоянно надо хранить номенклатуру дел бухгалтерии.

Номенклатура дел относится к организационно-распорядительным документам и поэтому оформляется на общем бланке организации в соответствии с требованиями к бланкам документов, установленными ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Справка. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Форма номенклатуры закреплена в Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Текст номенклатуры имеет табличную форму, состоящую из пяти граф:

  • Индекс дела;
  • Заголовок дела;
  • Количество томов (частей);
  • Срок хранения с указанием статьи по Перечню;
  • Примечание.

—————————————————————————¬
¦ Открытое акционерное общество ¦
¦ (ООО «ЭКО») ¦
¦ ¦
¦ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ ¦
¦ 25.12.2008 N 7 Директор ¦
¦ г. Ульяновск Сыров ¦
¦ на 2009 год Подпись —— Т.М. Сыров ¦
¦ 28.12.2008 ¦
¦ ¦
¦————————————————————————¬¦
¦¦ 03. Бухгалтерия <1> ¦¦
¦+——T———T—————-T——————T——————+¦
¦¦Индекс¦Заголовок¦Количество томов¦Срок хранения дела¦ Примечание ¦¦
¦¦ дела ¦ дела ¦ (частей) ¦ (тома, части) с ¦ ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ указанием статьи ¦ ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ по Перечню ¦ ¦¦
¦+——+———+—————-+——————+——————+¦
¦¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦¦
¦L——+———+—————-+——————+——————-¦
L————————————————————————— <1> Наименованием раздела служит наименование структурного подразделения. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

Графы номенклатуры дел имеют свои правила заполнения.

Составление и оформление заголовков дел

Во вторую графу номенклатуры дел вносят заголовки дел, заводимых организацией. Основная задача разработчиков номенклатуры дел состоит в том, чтобы составить заголовок дела, который четко в обобщенной форме отразит основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

  • название вида дела (переписка, журнал) или наименование вида документов (приказы, распоряжения, протоколы, договоры и т.д.);
  • название организации или структурного подразделения — автора документа (протоколы заседания общего собрания акционеров, распоряжения мэра Москвы передают в бухгалтерию , когда там фиксируются решения, связанные с ее деятельностью);
  • название организации, которой будут адресованы или получены документы, т.е. адресат или корреспондент документа (переписка с налоговой инспекцией);
  • краткое содержание документов дела (бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.), договоры с аудиторскими фирмами);
  • название местности (территории), с которой связано содержание документов дела (переписка с аудиторами Московской области);
  • даты, к которым относятся документы дела, чаще указывается период (например, годовые отчеты фабрики «Русский лен»);
  • указание на копийность дела. В делах могут помещаться копии документов, необходимые для быстрого наведения справок в организации или структурных подразделениях. В этом случае по установленным правилам пишется заголовок дела, в конце которого ставится точка, а затем пишется слово «копии». Например: «Годовые отчеты фабрики «Красный Октябрь». Копии».

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. Это означает, что какие-либо элементы могут отсутствовать.

В одно дело могут быть помещены документы по одному вопросу, не связанные последовательностью его решения или являющиеся приложением к какому-либо документу. В этом случае заголовок дела начинается с термина «документ». В конце заголовка в скобках обязательно указывают виды документов, помещенных в дело. Например: «Документы о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями (акты, сведения, переписка)».

В заголовках дел, предназначенных для документов одного вида, вид указывается во множественном числе. Например: «Приказы генерального директора», «Распоряжения главного бухгалтера».

В заголовках дел, содержащих переписку, элементы заголовка обязательно отражают, с кем и по какому вопросу она ведется.

Если переписка ведется с однородными корреспондентами, их не перечисляют, а указывают обобщенно. Например: «Переписка с аудиторскими фирмами».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, корреспонденты не перечисляются. Например: «Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности».

В случае если переписка ведется только с одним корреспондентом, в заголовке дела указывается только он. Например: «Переписка с префектурой Западного округа Москвы по вопросам строительства жилых домов».

В заголовках дел, в которых помещают плановую или отчетную документацию, следует указать период (год, квартал), за который составлены планы или отчеты. Например: «Годовые бухгалтерские отчеты и балансы», «Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы».

Нельзя употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки: «разные материалы», «общая переписка», «входящие документы», «исходящие документы», т.к. документы, размещенные в папках с такими заголовками, разыскать для осуществления информационно-справочной работы очень сложно.

Бухгалтер должен помнить, что распределение документов и их поиск будут затруднены, если в заголовках дел использовать вводные слова и сложные обороты.

Заголовки дел следует располагать в таком порядке:

  • дела, содержащие организационные документы (устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников бухгалтерии);
  • дела, содержащие распорядительные документы. Причем сначала располагают заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих организаций, а затем — распорядительные документы руководства организации;
  • дела плановой документации;
  • дела отчетной документации;
  • дела, заведенные по корреспондентскому или географическому признакам, вносят в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Нельзя формулировать заголовки дел таким образом, чтобы в одном деле объединялись документы различной ценности, с различными сроками хранения.

Нельзя заголовок дела сформулировать следующим образом: «Годовые отчеты дочерних предприятий фирмы «Атлант» и переписка о представлении отчетов», т.к. годовые отчеты хранятся постоянно, а переписка о представлении отчетности — до десяти лет и после окончания срока хранения должна быть уничтожена. Поэтому это дело должно быть разделено на два. Первое дело должно иметь заголовок «Годовые отчеты дочерних предприятий фирмы «Атлант», второе — «Переписка о представлении отчетов дочерними предприятиями».

Срок хранения дела

В четвертой графе номенклатуры дел указывают срок хранения каждого дела. Так как в номенклатуре дел устанавливаются сроки хранения документов, надо знать о наличии типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, а также перечней документов, подлежащих приему на государственное хранение, и уметь ими пользоваться.

Срок хранения документа зависит от его значимости.

Документы могут храниться:

  • постоянно;
  • долговременно (свыше 10 лет);
  • кратковременно (до 10 лет).

Документы, хранящиеся до 10 лет и свыше 10 лет, имеют конкретные сроки хранения: 75 лет, 15 лет, 10 лет, 5 лет, 3 года, 1 год.

Если соблюдается главное правило при составлении заголовков дел — не помещать в одно дело документы разных сроков хранения, проблем у бухгалтерии не будет. Но если в одно дело по каким-либо причинам попали документы разного срока хранения, оно будет храниться по большему сроку хранения. Например, если в деле есть документы со сроками хранения 3 года и 5 лет, тогда это дело будет храниться 5 лет.

Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документов с указанием этих сроков. Помимо этого, сроки хранения могут уточняться в процессе экспертизы ценности документов.

Для проставления нужного срока хранения в номенклатуре дел бухгалтер должен использовать Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень).

Справка. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.

В номенклатуре дел, проставляя срок хранения, в четвертой графе (как и в Перечне) можно поставить отметку «до минования надобности». Она означает, что документы этого дела имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией (членами экспертно-проверочной комиссии). Но этот срок не может быть менее 1 года.

Уменьшать срок хранения, установленный Перечнем, в номенклатуре дел запрещается. Повысить срок хранения разрешено, если необходимость в этом обусловлена специфическими особенностями деятельности организации.

Проставляя срок хранения документов, помещенных в дело по Перечню, необходимо выполнить обязательное правило — указать статью по Перечню, в которой установлен этот срок.

Согласование, подписание и утверждение номенклатуры дел

Номенклатура дел обязательно проходит процедуру согласования. Эта процедура будет различной для тех организаций, которые сдают документы на хранение в государственные архивы, и для тех, которые не сдают.

Если номенклатура дел составляется в государственной организации или негосударственной организации, заключившей договор с государственным архивом, она должна иметь гриф согласования экспертно-проверочной комиссии (далее — ЭПК) этого архивного учреждения. Согласование осуществляется протоколом заседания ЭПК. Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже чем один раз в 5 лет. Если же коренным образом меняются статус, функции и структура организации, номенклатура дел подлежит пересоставлению и обязательному согласованию с архивным учреждением независимо от последнего срока согласования.

В организации с любой формой собственности номенклатура дел визируется заведующим архивом (или лицом, его замещающим) и обязательно экспертной комиссией (далее — ЭК) организации.

Подписывает номенклатуру руководитель делопроизводственной службы (управляющий делами, начальник канцелярии, начальник общего отдела).

После того как проект номенклатуры дел согласован, подписан, он обязательно должен быть утвержден руководителем организации. Только в этом случае номенклатура дел обретет юридическую силу.

По окончании календарного года в конце номенклатуры составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (томов, частей), включенных в номенклатуру дел. Количество дел указывается в зависимости от категории срока хранения. Отдельно указывается число дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно). Помимо этого, указывается количество дел, переходящих на следующий год по каждой категории.

Итоговая запись подписывается ответственным за составление номенклатуры. Обязательно проставляется дата подписания.

После подписи и даты обязательно следует указать наименование должности лица, передавшего сведения, и дату передачи. Это лицо ставит личную подпись, и рядом дается ее расшифровка.

—————————————————————————¬
¦ Образец оформления итоговой записи о категориях и количестве дел, ¦
¦ заведенных в 2008 году в организации ¦
¦ ¦
¦—————————T——T—————————————¬¦
¦¦ По срокам хранения ¦Всего¦ В том числе ¦¦
¦¦ ¦ +——————T——————-+¦
¦¦ ¦ ¦ переходящих ¦ с отметкой ЭПК ¦¦
¦+—————————+——+——————+——————-+¦
¦¦Постоянного ¦ 11 ¦ 2 ¦ 3 ¦¦
¦+—————————+——+——————+——————-+¦
¦¦Временного (свыше 10 лет) ¦ 21 ¦ 8 ¦ 1 ¦¦
¦+—————————+——+——————+——————-+¦
¦¦Временного (до 10 лет ¦ 34 ¦ ¦ ¦¦
¦¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦+—————————+——+——————+——————-+¦
¦¦Итого ¦ 66 ¦ 10 ¦ 4 ¦¦
¦L—————————+——+——————+———————¦
¦ ¦
¦ Наименование должности руководителя ¦
¦ делопроизводственной службы ¦
¦ ¦
¦ Подпись Расшифровка ¦
¦ Дата ¦
¦ ¦
¦ Итоговые сведения переданы в архив ¦
¦ ¦
¦ Наименование должности лица, ¦
¦ передавшего сведения ¦
¦ ¦
¦ Подпись Расшифровка ¦
¦ Дата ¦
L—————————————————————————

В итоговой записи о категориях и количестве дел, заведенных в организациях, не передающих дела на государственное хранение, не содержится графа «с отметкой ЭПК», в ней указываются только переходящие дела.

Итоговая запись сводной номенклатуры дел организации должна составляться на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений, которые составляются и удостоверяются по аналогичной форме.

Подводя итог, можно сделать вывод, что номенклатура дел — это план группировки документов в дела в процессе текущего хранения документов. Этот план предусматривает, какие дела должны быть заведены для текущего хранения документов, сколько дел будет заведено, какие документы будут помещены в каждое дело, а также устанавливает сроки хранения дел.

Таким образом, все документы, поступающие в организацию и создаваемые в ней, будут распределяться в соответствии с заголовками дел, вынесенными на обложку. Номенклатура дел — это документ, обеспечивающий систематизированную группировку документов в дела. Бухгалтер без сомнений кладет конкретный документ в конкретное дело и в случае необходимости легко найдет его по индексу и заголовку.

Л.М.Вялова

К. и. н.,

Источник: https://WiseEconomist.ru/poleznoe/41415-nomenklatura-buxgalterii

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *