Нет путевого листа

Порядок заполнения путевых листов

Журнал «Бухгалтерские Вести» (Ст-Пб) №3 январь 2007 В случае неправильного заполнения путевых листов затраты организации на приобретение горюче-смазочных материалов могут быть не признаны при проведении налоговой проверки.

Журнал «Бухгалтерские Вести» (Ст-Пб) №3 январь 2007

В случае неправильного заполнения путевых листов затраты организации на приобретение горюче-смазочных материалов могут быть не признаны при проведении налоговой проверки.

В бухгалтерском учете согласно п. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Закона №129-ФЗ) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Унифицированные формы путевых листов

Путевые листы являются документами первичного учета, подтверждающими произведенные расходы на горюче-смазочные материалы (далее ГСМ).

В случае неправильного заполнения путевых листов, затраты организации на приобретение ГСМ, принимаемые в качестве материальных расходов согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ), либо в качестве расходов на содержание служебного транспорта в соответствии с подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, могут быть не признаны налоговыми органами при проведении выездной налоговой проверки.

Унифицированные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата от 28.11.97 №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее Постановление Госкомстата от 28.11.78 №78).

Всего, для юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность, связанную с эксплуатацией строительных машин или автомобильного транспорта утверждено восемь унифицированных форм путевых листов.

По учету работы строительных машин и механизмов:

  • путевой лист строительной машины (форма №ЭСМ-2)

По учету работ в автомобильном транспорте:

  • путевой лист легкового автомобиля (форма №3);
  • путевой лист специального автомобиля (форма №3спец);
  • путевой лист легкового такси (форма №4);
  • путевой лист грузового автомобиля (форма №4-С);
  • путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-П);
  • путевой лист автобуса (форма №6);
  • путевой лист автобуса необщего пользования (форма №6 спец).

Для индивидуальных предпринимателей, эксплуатирующих автотранспортные средства на правах собственности, аренды (или других законных основаниях), при осуществлении ими перевозочной деятельности на коммерческой основе, а также за собственный счет для производственных целей Приказом Минтранса РФ от 30.06.00 №68 «О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте» (с изменениями от 22.09.03) утверждены следующие формы путевых листов:

  • путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПГ-1);
  • путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя (форма №ПА-1);
  • путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПЛ-1).

Путевой лист легкового автомобиля

Рассмотрим порядок заполнения путевого листа на примере одной из наиболее распространенных форм путевых листов, применяемых в организации – «Путевой лист легкового автомобиля (форма №3).

Путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.

Выписывается путевой лист в одном экземпляре диспетчером либо другим лицом, уполномоченным руководителем организации.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 №78 (далее Указания по применению и заполнению форм), путевой лист легкового автомобиля выдается только на один день или смену. Следующий путевой лист выдается с учетом сдачи водителем путевого листа за предыдущий день работы. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Вместе с тем, Минфин России в своих Письмах от 20.09.05 №03-03-04/1/214, от 20.02.06 №03-03-04/1/129, от 16.03.06 №03-03-04/2/77 и от 07.04.06 №03-03-04/1/327 разъяснил, что унифицированная форма №3 «Путевой лист легкового автомобиля» носит обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут самостоятельно разработать форму путевого листа или иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде ГСМ, в котором должны быть отражены все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона №129-ФЗ.

Самостоятельно разработанную форму путевого листа, необходимо зафиксировать в учетной политике, в соответствии с требованиями п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», на это указывает и Письмо УФНС РФ по г. Москве от 13.11.06 №20-12/100253.

В Письме Минфина РФ от 16.03.06 №03-03-04/2/77 было отмечено, что в том случае, если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного водителем времени, расхода ГСМ, то путевой лист, составленный с такой периодичностью с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение ГСМ, может подтверждать вышеуказанные расходы налогоплательщика.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм при заполнении путевого листа обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Выдача водителю и сдача им обработанных путевых листов в бухгалтерию фиксируется в специальном журнале учета движения путевых листов (форма № 8) утвержденном Постановлением Госкомстата от 28.11.97 №78.

Диспетчер, либо уполномоченное руководителем организации лицо в соответствующих графах указывает:

  • наименование, адрес и номер телефона организации;
  • марку и государственный номерной знак автомобиля;
  • Ф.И.О. водителя, номер водительского удостоверения и его класс.

При осуществлении организацией лицензируемых видов перевозок в строке «Лицензионная карточка» заполняются соответствующие данные. В случае отсутствия лицензируемых видов перевозок строка прочеркивается.

В разделе «Задание водителю» диспетчером указывается в распоряжение какого подразделения поступает автомобиль и адрес места следования.

В графах «Время выезда из гаража» и «Время возвращения в гараж» указывается соответствующее время, причем эти данные заверяются подписью диспетчера.

В графах «Показания спидометра» и «Показание спидометра при возвращении в гараж» механиком организации указывается количество пройденных километров по данным спидометра, соответственно на момент выезда из гаража и при возвращении автомобиля в гараж. Количество пройденных километров по показаниям спидометра при возвращении в гараж должно соответствовать показаниям спидометра при выезде из гаража в следующий день (смену) работы автомобиля.

Механик организации при выезде автомобиля из гаража и его приемке при возвращении в гараж ставит в путевом листе свою подпись.

В случае отсутствия в штате организации механика, технический осмотр автомобиля при выезде и возвращении в гараж может осуществлять лицо, уполномоченное руководителем организации имеющее соответствующую квалификацию.

Водитель, в строке «Автомобиль в технически исправном состоянии принял» должен заверить прием автомобиля своей подписью. Также водитель указывает в путевом листе в соответствующей строке отметки связанные с опозданием, временем ожидания, простоя в пути, заезда в гараж и прочие. При возвращении в гараж и сдаче автомобиля водитель также ставит свою подпись, заверяя данные, указанные в путевом листе.

В разделе «Движение горючего» необходимо указать:

  • остаток топлива при выезде и возвращении;
  • расход топлива по норме и фактически;
  • количество топлива выданного по заправочному листу.

Нормативный расход топлива определяется исходя из норм расхода топлива утвержденных приказом руководителя организации.

При расчете норм расхода топлива следует руководствоваться Руководящим документом Р3112194-0366-03 «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденным Минтрансом РФ 29.04.03 (далее Руководящий документ Минтранса РФ). В случае отсутствия определенной марки, модели в Руководящем документе Минтранса РФ, необходимо руководствоваться характеристиками расхода топлива автомобиля указанными производителем данной марки, модели.

Согласно Руководящему документу Минтранса РФ норма расхода топлива может повышаться или уменьшаться в зависимости от условий эксплуатации автомобиля (времени года, срока эксплуатации автомобиля, использования кондиционера, населенного пункта и прочего).

Расчет нормативного расхода топлива за день (смену)

Нормативный расход топлива, л

=

Пробег автомобиля за день (смену), км

Х

Норма расхода топлива на 100 км. пробега, литр.

Пример 1

Рассмотрим на примере автомобиля ВАЗ-21099 расчет нормативного расхода топлива за день (смену). День эксплуатации автомобиля возьмем за 15 января 2007 года. Пробег за рабочий день (смену) составил 150 км.

В соответствии с Руководящим документом Минтранса РФ базовый расход топлива для автомобиля ВАЗ-21099 составляет 7,7 л на 100 км пробега. С учетом эксплуатации автомобиля в зимний период, а также в городе Москве (численность более 3 млн человек) базовый расход топлива увеличивается соответственно на 10% и 25%.

При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

Отсюда:

  • Норма расхода топлива на 100 км пробега = 7,7 л + (7,7 л х (0,10 + 0,25) = 10,4 л
  • Нормативный расход топлива = 150 км х 10,4 л : 100 = 15,6 л

Расчет фактического расхода топлива за день (смену)

Фактический расход топлива, л

=

Остаток топлива при выезде, л

+

Количество топлива дополнительно заправленного, л

Остаток топлива при возвращении, л

Пример 2

Остаток топлива при выезде – 5 л.

Количество топлива дополнительно заправленного – 21 л.

Остаток топлива при возвращении – 11 л.

  • Фактический расход топлива = 5 л. + 21 л. – 11 л. = 15 л.

На оборотной стороне путевого листа в соответствующих графах заполняются:

  • место отправления и место назначения;
  • время выезда и время возвращения автомобиля;
  • количество пройденных километров по соответствующим маршрутам.

Следует отметить, что как в унифицированной форме, так и в самостоятельно разработанной форме путевого листа информация о конкретном месте следования автомобиля является обязательной. В противном случае, путевой лист, не содержащий информацию о месте следования автомобиля, не является подтверждением произведенных налогоплательщиком расходов на приобретение ГСМ. Данная позиция изложена в Письме Минфина РФ от 20.02.06 №03-03-04/1/129, а также в Письме УФНС РФ по г. Москве от 13.11.06 №20-12/100253.

В разделе «Результат работы автомобиля за смену» в графе «всего в наряде» указывается количество часов работы автомобиля за день (смену), в графе «пройдено» — пробег автомобиля за разницей между показаниями спидометра при выезде из гаража и показаниями спидометра при возвращении в гараж за день (смену).

Раздел «Расчет заработной платы» заполняется бухгалтером организации в случае сдельной или повременной системы оплаты труда водителя.

Если водителю установлена сдельная система оплаты труда, то сумма начисленной заработной платы отражается в графе «за километраж».

Если водителю установлена повременная система оплаты труда, то сумма начисленной заработной платы отражается в графе «за часы».

В строке «Расчет произвел» бухгалтер указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку подписи.

Предрейсовый медицинский осмотр

Необходимо отметить, что в соответствии со ст. 213 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) работники, занятые на работах, связанных с движением транспорта, проходят обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические (для лиц в возрасте до 21 года — ежегодные) медицинские осмотры (обследования) для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы и предупреждения профессиональных заболеваний. В соответствии с медицинскими рекомендациями указанные работники проходят внеочередные медицинские осмотры (обследования).

Перечень работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 16.08.04 №83. В данный перечень Приказом Минздравсоцразвития РФ от 16.05.05 №338 были дополнительно внесены работы по непосредственному управлению транспортным средством.

Статьей 20 Федерального закона от 10.12.95 №196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» на работодателей возложена обязанность организовывать и проводить с привлечением работников органов здравоохранения предрейсовые медицинские осмотры водителей.

Предусмотренные ст. 213 ТК РФ медицинские осмотры (обследования) осуществляются за счет работодателя, это указано в Письме Минфина от 14.07.06 №11-08-15.

Отсюда следует, что все юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые эксплуатируют транспортные средства (независимо от их общего количества), обязаны организовывать за счет собственных средств проведение предрейсовых медицинских осмотров водителей.

Методические рекомендации по проведению предрейсовых медицинских осмотров водителей приводятся в Письме Минздрава России от 21.08.03 №2510/9468-03-32.

Предрейсовый медицинский осмотр проводится перед началом рабочей смены водителей. Для его осуществления работодателем должно быть выделено специальное помещение. Организация предрейсового медицинского осмотра водителей находится под контролем работодателя и методическим руководством лечебно-профилактического учреждения.

Водители автотранспортных средств должны явиться на предрейсовый медицинский осмотр с путевым листом.

Результаты проведенного предрейсового медицинского осмотра в обязательном порядке заносятся в журнал. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью организации или учреждения здравоохранения. В журнале записываются фамилия, имя, отчество, возраст, место работы водителя, дата и время проведения осмотра, заключение, принятые меры, фамилия и инициалы медицинского работника.

Невыполнение обязанностей по организации предрейсового медицинского осмотра водителей может повлечь за собой применение к работодателям и их должностным лицам мер административной или уголовной ответственности.

Учитывая, что организация и проведение предрейсовых осмотров водителей относятся к мероприятиям по охране труда, невыполнение этих мероприятий влечет ответственность должностных лиц работодателя согласно ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) в виде штрафа от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ), на юридических лиц — от 300 до 500 МРОТ.

Нарушение правил охраны труда, которое повлекло причинение тяжкого вреда здоровью человека или смерть человека, является уголовно наказуемым преступлением (ст. 143 Уголовного кодекса РФ).

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля (форма №3)

Место для штампа Типовая межотраслевая форма №3

организации Утверждена постановлением Госкомстата России

от 28.11.97 №78

Л

ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ __________ № ___________

серия

«_15_» _____января______2007_ г.

Код

Форма по ОКУД

Организация

ООО «Торгснаб», г. Москва, пр. Мира, д. 10, тел. (495) 322-22-33

по ОКПО

наименование, адрес, номер телефона

Марка автомобиля

ВАЗ-21099

Государственный номерной знак

А 101 ВБ 77

Гаражный номер

Водитель

Сидоров Александр Васильевич

Табельный номер

фамилия, имя, отчество

Удостоверение № ___________________________500327__________________ Класс __________В__________

Лицензионная карточка стандартная, ограниченная

ненужное зачеркнуть

Регистрационный № ____________________ Серия ______________________ № ______________________________

Задание водителю Автомобиль технически исправен

ООО «Торгснаб»

Показания спидометра, км

В распоряжение _______________________________________________

наименованиеВыезд разрешен

администрация

Механик

Петров

Петров Д.К.

организация подпись расшифровка подписи

Сидоров

г. Москва, ул. Земляной Вал, д.23

Автомобиль в технически
исправном состоянии принял

Сидоров А.В.

Адрес подачи ________________________________________________ Водитель _____________ ________________________

подпись расшифровка подписи

Горючее

марка

код

Время выезда из гаража, ч. мин

АИ-92

10 ч. 00 мин.

Кузнецов

Движение горючего

Кузнецов А.Д.

Диспетчер –нарядчик _______________ ________________________

подпись расшифровка подписи

количество,

л

Выдано:

Время возвращения в гараж, ч. мин

18 ч. 00 мин.

по заправочному

Диспетчер-нарядчик

Кузнецов

Кузнецов А.Д.

листу №

подпись расшифровка подписи Остаток : при выезде

при возвращении

Опоздания, ожидания, простои, заезды в гараж и прочие Расход: по норме

15,6

отметки

фактически

Обед с 13:00 до 14:00

Экономия

0,6

Перерасход

Автомобиль сдал Автомобиль принял. Показания спи-

Сидоров А.В.

Сидоров

водитель _____________ _______________________ дометра при возвращении в гараж, км

подпись расшифровка подписи

Петров

Петров Д.К.

М.П. Механик _____________ __________________________

подпись расшифровка подписи

Оборотная сторона формы №3

Номер
по по-
рядку

Код заказчика

Место

Время

Пройдено, км

Подпись лица, пользовавшегося автомобилем

отправления

назначения

выезда

возвращения

Ч

мин

ч

мин

пр Мира, д. 10

ул. Земляной Вал, д. 23

Сидоров

ул. Земляной Вал, д. 23

Ул. Шухова,

д. 5

Сидоров

Ул. Шухова, д. 5

Пр. Мира, д.10

Сидоров

Результат работы автомобиля за смену: Расчет заработной платы:

всего в наряде, ч

за километраж, руб. коп

пройдено, км

за часы, руб. коп

397 руб. 74 коп.

Итого, руб. коп

397 руб. 74 коп.

Тихонова С.П.

Тихонова С.П.

Главный бухгалтер

Расчет произвел _________________________ ___________________________ _________________________________________

должность подпись расшифровка подписи

В статье использованы документы:

  • Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.00 №117-ФЗ (принят ГД ФС РФ 19.07.00).
  • Федеральный закон от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (принят ГД ФС РФ 23.02.96). В ред. от 03.11.06.
  • Постановление Госкомстата РФ от 28.11.97 №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
  • Приказ Минтранса РФ от 30.06.00 №68 «О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте». В ред. от 22.09.03.
  • «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Р 3112194-0366-03)» (утв. Минтрансом РФ 29.04.03).
  • Приказ Минздравсоцразвития РФ от 16.08.04 №83 «Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и порядка проведения этих осмотров (обследований)». В ред. от 16.05.05.

Федеральный закон от 10.12.95 №196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (принят ГД ФС РФ от 15.11.95). В ред. от 18.12.06.

Составляем путевые листы по-новому: инструкция для бухгалтера

Новые правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.01.2017 № 17, который, в свою очередь, внес поправки в Приказ Минтранса РФ от 18.09.2017 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее Приказ № 152). Все изменения распространяются на путевые листы, оформленные после 25.02.2017.

Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Рассмотрим утвержденные изменения подробнее.

Изменение № 1

В заголовочной части путевого листа организации и индивидуальные предприниматели теперь вправе не проставлять свою печать или штамп (п. 12 разд. III Приказа Минтранса РФ № 152).

Изменение № 2

Организации и ИП на путевом листе в дополнение к отметке о медосмотре должны сделать отметку о предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства (с указанием даты и времени проведения). Такая отметка проставляется или контролером технического состояния автотранспортных средств, или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта и заверяется его подписью с указанием фамилии и инициалов (п. 16.1 разд. III Приказа Минтранса РФ № 152).

Используйте актуальную форму путевого листа в программе «Путевые листы и учет ГСМ»

Обязательные реквизиты путевого листа

Обязательные реквизиты путевого листа не изменились.

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нем необходимо указать следующие реквизиты (п. 3 разд. II Приказа № 152):

  • наименование и номер;
  • сведения о сроке действия;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

В сведения о сроке действия нужно включить дату (число, месяц, год), в течение которой можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней, но не более чем на месяц (п. 10 разд. III Приказа Минтранса РФ № 152) — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

В строке о собственнике транспортного средства нужно указать:

  • для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;
  • для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.

В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:

  • тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
  • модель транспортного средства (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
  • государственный регистрационный знак транспортного средства;
  • показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
  • дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда обратно.

Информация о водителе должна содержать:

  • фамилию, имя, отчество водителя;
  • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

С 15 декабря 2017 года снова изменился порядок заполнения путевых листов. Соответствующие поправки внесены Приказом Минтранса РФ от 07.11.17 № 476. В соответствии с этими поправками путевом листе обязательно указывать:

  • ОГРИП — индивидуальным предпринимателям, ОГРН — организациям;
  • день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства (если обязательный досмотр установлен законом).

Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Закон № 402-ФЗ). Данный закон, так же как и Приказ Минтранса № 152, к обязательным реквизитам относит «Наименование документа».

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  • подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе. Нужна ли отметка врача в таком случае, узнаете из статьи Норматива.

Дополнительные реквизиты путевого листа

Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 8 разд. II Приказа № 152).

Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:

  • нормативный расход топлива;
  • экономия топлива в сравнении с нормативным расходом;
  • перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом.

Перечисленные реквизиты содержатся в унифицированной форме путевого листа.

Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.

Кроме всех перечисленных выше реквизитов, в путевом листе нужно указать дату и время показаний одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде обратно. Дата и время проставляются уполномоченными лицами, назначенными решением руководителя предприятия/ИП, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда ИП совмещает обязанности руководителя и водителя.

Также необходимо поставить штамп и подпись медицинского работника, проводившего соответствующий медицинский осмотр водителя, с указанием фамилии, имени и отчества (п. 16 разд. III Приказа № 152).

Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь

Узнать больше

Форма путевого листа и порядок учета

Формы первичных учетных документов в коммерческой организации определяются руководителем. Формы первичных учетных документов организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Применение разработанной в организации формы путевого листа необходимо утвердить учетной политикой. Требования к формированию учетной политики закреплены Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) — учетная политика формируется главным бухгалтером или иным лицом, ведущим бухгалтерский учет в организации, на основе данного ПБУ и утверждается руководителем организации.

Организациям следует разработать форму путевого листа с учетом изложенных требований и утвердить ее применение учетной политикой.

Следует обратить внимание на то, что в соответствии с п. 17 Приказа Минтранса № 152 собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

Ниже предлагаем вам пример заполнения путевого листа.

Нормы расхода топлива

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций „Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте“».

В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.

На основании указанных Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

Следует отметить, что НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Вместе с тем применение данных норм позволит организациям подтвердить экономическую оправданность произведенных расходов в случае разногласий с налоговым органом (ст. 252 НК РФ).

Игорь Гомзиков, аудитор БКГ «Информаудитсервис»

Путевые листы нужно заполнять верно

Н. Савина, журнал «Учет в бюджетных учреждениях» № 2/2008

В правилах заполнения путевых листов — документов, с которыми в работе сталкивается каждое второе учреждение, — не все однозначно. Периодически при их оформлении и учете у бухгалтера возникает много вопросов, на которые в действующих нормативных актах нет ответа. Наш материал поможет разобраться в ситуации и избежать возможных ошибок.

Что такое путевой лист?

Для начала определимся, что путевой лист — это основной первичный документ для учета пробега, списания топлива, маршрута автомобиля и работы водителя, который должен выдаваться ему ежедневно (при необходимости). Унифицированная форма этого документа утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Требование о наличии путевого листа содержится в пункте 59 Инструкции по бюджетному учету и подпункте 5.4 пункта 5 приказа Минтранса России от 9 марта 1995 г. № 27. Кроме этого в пункте 2.1.1 Правил дорожного движения, которые утверждены постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090, сказано, что водитель в установленных случаях должен иметь при себе путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а также страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности.

За отсутствие у водителя путевого листа его могут оштрафовать по статье 12.3 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Следует обратить внимание, что форма применяемого путевого листа зависит от типа транспортного средства.

Например, для легковых автомобилей применяют форму 0345001, а для грузовых — формы путевого листа 0345004 и 0345005.

Порядок оформления

Путевой лист выписывает диспетчер или другой работник, уполномоченный на это руководителем учреждения.

Как правило, рассматриваемый документ выписывают только на один день (смену) работы водителя. Следующий путевой лист выдают при условии, что водитель сдал документ за предыдущий день работы. Если работник направлен в командировку и выполняет работу более одних суток, путевой лист можно выписать на необходимое количество дней. Выписывают путевые листы в одном экземпляре и хранят пять лет.

Отметим, что данные, связанные с работой автомобиля (например, данные о времени простоя), в путевой лист заносит водитель и заверяет своей подписью. Ответственность за правильное заполнение документа несут руководитель учреждения, а также те лица, которые отвечают за эксплуатацию автомобиля и участвуют в оформлении этого документа.

Заполняем реквизиты

В рассматриваемом документе должны быть указаны его порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать учреждения, на балансе которого числится автомобиль. Непременно указывают марку и государственный регистрационный номер автомобиля. Если на автомобиле осуществляют лицензируемые виды перевозок, то по строке «Лицензионная карточка» делается соответствующая отметка. Если автомобиль используется только для управленческих нужд, в указанной строке ставят прочерк.

На оборотной стороне путевого листа указывают маршрут следования автомобиля: пункт назначения, время выезда и возвращения, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для списания стоимости израсходованного бензина, а также заработной платы водителя автомобиля в расходы по смете на содержание учреждения.

Не забудьте, если в документе не указана информация о маршруте следования, то, по мнению специалистов главного финансового ведомства, это не позволяет подтвердить факт использования автомобиля для нужд учреждения (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129). На том, что каждый пункт следования должен быть отмечен в путевом листе, настаивают и в Росстате (письмо от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257).

Графу «Код заказчика» заполняют, если автомобиль используется для обслуживания сторонних заказчиков.

В разделе «Результат работы автомобиля за смену» бухгалтер делает начисление зарплаты водителю. Если зарплату начисляют по повременной системе оплаты труда, то указывают количество отработанных часов. Сумма начисленной зарплаты указывается в строке «За часы, руб., коп.». Если же зарплату водителю начисляют по сдельной системе оплаты труда в зависимости от пройденных километров пробега, то сумму зарплаты вписывают в строку «За километраж, руб., коп.». Начисление заработной платы водителю бухгалтер подтверждает своей подписью. Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля мы привели в приложении 1 на стр. 1, стр. 2.

Нужен ли медосмотр водителей?

Каждое учреждение, которое эксплуатирует транспортные средства, обязано проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей. Такая обязанность возложена на них в соответствии с пунктом 1 статьи 20 и статьей 23 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Отметим, что Минздрав России совместно с Минтрансом России утвердили Методические рекомендации «Об организации проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств» (см. письмо Минздрава России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32). Этот документ регламентирует порядок проведения медосмотров водителей и в первую очередь должен помочь учреждению правильно организовать этот процесс.

На путевой лист ставится штамп, в котором указываются дата и точное время прохождения медицинского осмотра, фамилия, инициалы и подпись медицинского работника, проводившего обследование. Штамп ставят только при отсутствии симптомов заболевания, нахождения водителя в нетрезвом состоянии и т. п.

Предрейсовые медосмотры может проводить только персонал, имеющий соответствующий сертификат, а также медицинские учреждения при наличии лицензии. Эта позиция также подтверждается и судебной практикой (постановление ФАС Уральского округа от 1 августа 2005 г. № Ф09-3196/05-С7).

Напомним, что отсутствие штампа о прохождении предрейсового осмотра может быть квалифицировано как нарушение законодательства об охране труда. В этом случае должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 1000 руб. до 5000 руб. (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Вносим исправления

Поскольку путевой лист признается первичным учетным документом, при внесении в него исправлений следует руководствоваться пунктом 4 Инструкции № 25н и пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Вносить изменения в первичные учетные документы можно, но лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Это должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали соответствующие документы, с указанием даты внесения исправлений. Поэтому исправление (например, нормы расхода бензина) должно быть подтверждено подписью водителя и механика (или иного уполномоченного лица).

Регистрация путевых листов

Работник, выдавший водителю путевой лист, регистрирует его в журнале учета путевых листов по форме 0345008, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Номер и дата выдачи документа должны соответствовать дате его регистрации в этом журнале. В каждой строке журнала последовательно записывают номер путевого листа, дату его выдачи, данные водителя, а также ставят свои подписи водитель и диспетчер с указанием даты приема диспетчером путевого листа от водителя. Пример заполнения этого регистра учета приведен в приложении 2.

Путевые листы — основание для списания ГСМ

Списание ГСМ бухгалтерия производит ежемесячно. Следует помнить: чтобы отразить в бухгалтерском и налоговом учете такие затраты, учреждение должно их документально подтвердить.

Так, по мнению финансистов, для целей налогового учета расходы на покупку бензина для служебных легковых автомобилей должны удовлетворять требованиям, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, и могут быть подтверждены именно путевыми листами и кассовыми чеками на покупку топлива. В частности, такая позиция высказана в письме Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640.

После того как бухгалтер получил путевые листы, он проверяет правильность их оформления и производит списание израсходованного водителем бензина (п. 59 Инструкции № 25н). Для расчета затрат на ГСМ необходимо, чтобы в путевом листе был определен фактический пробег автомобиля и расход топлива.

Имейте в виду: во время проверок, при отсутствии в документе необходимой информации (а то и вовсе самого документа) контролеры признают расходы неподтвержденными.

Дополнительно отметим, что если учреждение выплачивает своему работнику компенсацию за использование им личного автомобиля для служебных поездок, то обоснованность расходов также подтверждают путевыми листами. На этом настаивает Минфин России в письме от 16 ноября 2006 г. № 03-03-02/275.

Актуальные вопросы по правилам выписки путевых листов

Пожалуй, каждый бухгалтер, который учитывает путевые листы, задавался вопросами: можно ли выписывать этот документ на срок больше одного дня и можно ли использовать нетиповую его форму и т. д.? Ответим и на них.

Срок действия документа

Первичные документы следует составлять таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

По мнению Росстата, высказанному в письме от 3 февраля 2005 г. № ИУ-03-22/257, путевой лист выписывают только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Однако в письме от 3 февраля 2006 г. № 03-03-04/2/23 Минфин России высказал следующую позицию. Путевой лист можно выписывать и на более длительный срок, например, на неделю или даже на месяц. Правда, и в этом случае он должен обеспечивать учет отработанного времени и расхода горюче-смазочных материалов. И документ также будет подтверждать расходы учреждения (в том числе и как налогоплательщика) на ГСМ. Не забудьте, приняв подобное решение, утвердить его в учетной политике.

Есть прецеденты, когда судьи поддерживали организации, которые составляли путевые листы один раз в месяц (постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 апреля 2004 г. № А56-22408/03).

Обратим внимание, что все эти разъяснения были сделаны в отношении путевых листов, которые подтверждали обоснованность учета расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль. Поэтому проверяющие органы могут сослаться на положения Инструкции № 25н, согласно которым бюджетные учреждения обязаны применять унифицированные формы первичных учетных документов. Перечень форм документов класса 03 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) включает и формы путевых листов, предусмотренных для заполнения на один день.

Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами все-таки рекомендуем составлять путевой лист ежедневно.

Об использовании произвольной формы

В письмах Минфина России от 7 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/327, от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77 указано, что путевые листы установленной формы обязаны составлять только автотранспортные предприятия. Остальные организации (учреждения) могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего расходы на ГСМ, в котором должны быть отражены все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Однако в пункте 59 Инструкции № 25н установлены для списания ГСМ конкретные унифицированные формы (утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78), которые должны использовать именно бюджетные учреждения.

Состав комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств, и носит обязательный характер для автотранспортных учреждений.

Поэтому рекомендуем не отступать от требований Инструкции № 25н и использовать унифицированные формы путевых листов. Если необходимо дополнить форму новыми реквизитами, не забудьте отразить это в учетной политике учреждения.

Показания спидометра

Механик или иной работник, назначенный руководителем, ежедневно проверяет и фиксирует показания спидометра транспортного средства в путевом листе (в графах «Показания спидометра» и «Показания спидометра при возвращении в гараж»). Разумеется, показания спидометра в путевом листе на начало дня должны совпадать с показаниями на конец предыдущего дня работы автомобиля. На основании данных этих граф определяют нормативное количество израсходованного горючего исходя из фактического пробега автомобиля и норм расхода топлива, утвержденных приказом руководителя.

Медосмотр — допуск к работе водителя

Перед выездом каждый водитель должен пройти медосмотр. Только после этого водителя допускают к работе. У водителя не должно быть:
— жалоб на состояние здоровья;
— объективных признаков заболеваний;
— нарушений функционального состояния организма;
— признаков употребления спиртных напитков, наркотических и других психотропных веществ;
— нарушений режима труда и отдыха.

Результаты такого осмотра в обязательном порядке вносят в специальный журнал.

>Показания спидометра в путевом листе

Вопрос

Обязательны ли показания спидометра «арендованного легкового автомобиля с экипажем» в путевом листе, разработанным и утвержденным в коммерческой организации для ФНС, чтобы не сняли расходы по ГСМ с организации?

Ответ

Показания спидометра в путевом листе не указываются. В путевом листе обязательно указываются показания одометра, в том числе и на арендованный транспорт (Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152, Письмо УФНС РФ по г. Москве от 23.10.2006 № 20-12/92786).

Подробно об этом см. материалы в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

Ситуация: Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

«Организация может использовать:

  • унифицированные формы;
  • самостоятельно разработанные путевые листы (см., например, упрощенную форму путевого листа легкового автомобиля).

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице. Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано*.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом*.

По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний одометра с данными в путевом листе. Результат такой проверки оформите актом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра – запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Это предусмотрено пунктами 8, 9, 16 и 17 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Подробнее о том, кто может проводить медосмотр водителя, см. Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника.

Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию оштрафуют.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности одометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания одометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания одометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным одометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.

Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243.

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152)».

(Статья отредактирована с учетом изменений, вступивших в силу 01 марта 2019 года)

Как заполняется путевой лист легкового автомобиля? Серьёзный вопрос, если вспомнить, что на основании путевого листа:

  • компания учитывает затраты на ГСМ и, соответственно, уменьшает налог на прибыль;
  • начисляется зарплата водителю.

Ну и самое, наверное, мотивирующее — если у водителя нет при себе путевого листа (или же есть, но заполнен неправильно), то при остановке и проверке сотрудником ГИБДД это приведет к штрафу (ч.2 ст. 12.3 КоАП) или же спровоцирует более серьезную проверку на предприятии.

Унифицированная форма путевого листа, утвержденная Положением Госкомстата от 28.11.1997 № 78, сейчас не обязательна, можно разработать свою, только учесть при этом все обязательные требования Приказа Минтранса № 152 от 18.09.2018. Но проще и целесообразнее использовать все-таки унифицированную форму — как показывает практика, в этом случае меньше вопросов и претензий со стороны проверяющих работников.

Ниже вы увидите пример заполнения путевого листа с подробными пояснениями.

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля

Серия. Может быть, может нет — зависит от вашей внутренней системы нумерации путевых листов или если они заказывались в типографии. В примере есть — Д-I.

Номер. Укажите порядковый номер путевого листа согласно внутренней системе нумерации, в примере 63.

Срок действия. Путевой лист выдается строго на один рейс или на одну смену, если на нее приходится несколько рейсов (до 01 марта 2019 года путевые листы можно было делать на период до 1 месяца). В примере срок действия — один день: 10 октября 2018 года.

Организация. Если собственник — компания, то нужно вписать наименование, организационно-правовую форму, местонахождение с точностью до этажа и офиса, номер телефона и основной госрегистрационный номер юр. лица (номер, который присваивается компании при регистрации, состоит из 13-ти цифр). Пример: ООО “Старт”, г. Тюмень, ул. Баумана 29, 5 этаж, офис 506; +7 932 321-31-27; 1177232004817 .

Код ОКПО. Это общероссийский классификатор предприятий и организаций. Впишите код, присвоенный вашей организации. Например, 07651234.

Как в путевом листе заполнять марку автомобиля, государственный номерной знак, водителя, удостоверение, гаражный и табельный номера

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля

Марка автомобиля. Например, Ford Focus 1.6 (Форд Фокус).

Государственный номерной знак. Например, m2820ax/72rus.

Гаражный номер. Если в организации несколько автомобилей и им присвоены гаражные номера – тогда указывается такой номер и в путевом листе. Можно указать вместо этого инвентарный номер, или оставить без заполнения, не является обязательным реквизитом.

Водитель. Здесь указывается ФИО, например, Иванов Иван Иванович.

Табельный номер. Это табельный номер сотрудника, присвоенный ему организацией.

Удостоверение №. Это номер водительского удостоверения водителя, например, 72 МА 567 890.

Класс. Это класс водителя, если на предприятии установлена классность. Можно вместо класса указать категорию.

Предрейсовый осмотр, послерейсовый осмотр. Работодатель обязан организовать предрейсовый и послерейсловый медицинский осмотр водителя. Это можно сделать, приняв на работу медицинского работника на неполную ставку и оборудовав кабинет для осмотров, или с помощью аутсорсинга. Медработник в путевом листе отмечает дату и время проведения осмотра, заверяет свой подписью, указывая фамилию и инициалы.

Что писать в задании водителю

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля

В распоряжении. Здесь нужно указать, из какой организации выезжает автомобиль.

Адрес подачи. Адрес, откуда выезжает авто.

Время выезда из гаража, часов, минут. Нужно указать дату и время.

Диспетчер-нарядчик. ФИО и подпись диспетчера-нарядчика, подтверждающие выезд и возвращение авто в гараж.

Время возвращения в гараж. Указывается время, когда авто вернулось в гараж. Указываются дата и время.

Опоздания, ожидания, простои в пути, заезды в гараж и прочие отметки. Указывается, если соответствующие опоздания, ожидания и т. д. были. Также нужно указать время обеда водителя.

Автомобиль сдал. Водитель. Подпись и расшифровка. Всё понятно.

Ниже место печати.

Как заполнять колонку «состояние автомобиля»

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля

Предрейсовый контроль. Необходимо написать «Автомобиль прошёл предрейсовый (или предсменный) контроль технического состояния», указать дату и время.

Контролёр технического состояния автотранспортных средств. Здесь контролёр ставит свою подпись и расшифровывает её.

Показания одометра. Пишется, какое число показывает одометр (в примере 20 150) и дата, когда снимались показания одометра (в примере 10.10.2018; 8:59).

Механик и выезд разрешаю. Здесь всё ясно.

Автомобиль в технически исправном состоянии принял. Водитель. Тоже понятно — водитель подписывается и расшифровывают свою подпись.

Горючее марка, код. Марка горючего, например, бензин АИ95. Код указывается согласно классификатору ОКПД, в примере — 19.20.21.100 — бензин автомобильный.

Движение горючего

Выдано по заправочному листу №. Указывается количество горючего, выданного организацией, если у неё есть свои запасы. Могут также указываться данные о количестве заправленного топлива на АЗС. Например, 38л. Если горючее выдается по заправочному листу – нужно указать его номер.

Остаток при выезде. Количество горючего, которое было в баке при выезде авто на линию, например, 8.

Остаток при возвращении. Количество горючего, которое было в баке по возвращении, например, 11.

Расход по норме. Нужно брать цифры из Методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (распоряжение Минтранса от 14 марта 2008 года №АМ-23-р). Мы для примера взяли Ford Focus 1.6. Согласно Методическим рекомендациям на 100 км он расходует 16,6 л бензина.

Расход фактический. Пишем, сколько было израсходовано на самом деле. Допустим, израсходовали чуть больше — 17 л.

Экономия. Это поле заполняется, если расход топлива по факту меньше, чем по норме. В нашем случае реальный расход больше, чем по норме, поэтому не заполняем это поле.

Перерасход. По аналогии с экономией: заполняем, если фактический расход больше, чем по норме. В нашем примере авто «съело» 0,4 л больше, чем полагалось по норме.

Автомобиль принял. Показания одометра при возвращении в гараж. Показание одометра при возвращении в гараж, км. В нашем примере показание одометра будет 20 344.

Механик. Подпись расшифровка подписи. Тут всё понятно.

Как правильно заполнять обратную сторону путевого листа

Обратная сторона путевого листа — это таблица, где отражаются конкретные поездки авто. Допустим, наше авто совершало поездки весь день и у него было 7 мест назначения.

Сначала рассмотрим таблицу

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля

Номер по порядку. Тут указываются номера поездок. В нашем примере их 7.

Код заказчика — заполняется, если поездка осуществляется по заказу сторонней организации – оказываются услуги перевозки. В таком случае берется код из реестра заказчиков, для идентификации клиента.

Место отправления и место назначения. Указываем адрес, откуда авто выехало. У нас это «г. Тюмень, Ул. Республики, 65». Местом назначения для той поездки будет «г. Тюмень, Республики, 37».

При этом место назначения предыдущей поездки является местом отправления для следующей поездки.

Время выезда и возвращения. Тут всё понятно. Указываем время, когда авто выехало из места отправления и прибыло в место назначения. Первая поездка была совершена всего за 5 минут, т.к. расстояние — всего 300 метров.

Пройдено, км. Первая поездка оказалась длиной всего в 0,3 км.

Подпись лица, пользовавшегося автомобилем.

Результат работы автомобиля за смену и расчёт заработной платы

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля

Всего в наряде, ч. В нашем случае это 9 часов.

Пройдено, км. 184 км.

Расчёт заработной платы.

За километраж, руб. км. Заполняется, если водителю начисляется зарплата, исходя из пройденного расстояния. Но у нас, например, повременная оплата.

За часы, руб. коп. Пусть будет 2 356 руб. 50 коп.

Итого, руб. коп. 2 356 руб. 50 коп.

Расчёт произвёл, должность, подпись, расшифровка подписи. Думаем, тут не должно возникнуть вопросов.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *