Идя на собеседование, вы чувствуете, что проходите тест без определенных правильных и неправильных ответов.

Поэтому самое лучшее, что вы можете сделать, это выяснить общие вопросы интервью и найти ответы на вопросы рекрутеров. Эта статья послужит в качестве вашей шпаргалки для этого. Итак, вы можете перейти к следующему интервью, хорошо подготовленным.

Как вы ответите на самые распространенные вопросы собеседования? Вы готовы? (Графический источник)

Как отвечать на вопросы о собеседовании

Вот некоторые из наиболее распространенных вопросов и ответов на собеседовании, которые вам нужно будет подготовить, это о вас. Полезно знать ваши сильные стороны и почему вы должны быть наняты для этой должности.

Расскажите мне о себе

Один из наиболее распространенных вопросов интервью в книге. Это такой дружелюбный и приветливый вопрос, но на самом деле рекрутер просто хочет посмотреть, как вы представляете свое лучшее «я».

Это не предложение читать ваше резюме. Мишель Мави, директор отдела внутреннего подбора персонала Atrium, добавляет:

«Поскольку это широкий и открытый вопрос, кандидаты склонны к бродяжничеству. Они говорят о своей профессиональной жизни в общих чертах и в конечном итоге перефразируют свое резюме «.

Расскажите историю, но убедитесь, что она имеет четкое начало, середину и конец.

• Начало: краткое резюме вашей карьеры.
• Середина: список из трех пунктов с вашими высшими навыками и достижениями, которые также имеют отношение к роли.
• Конец: закончите свою историю на высокой ноте с кратким объяснением того, почему вы хотите сделать ход.

Почему мы должны нанять вас?

Этот вопрос звучит примерно так: «Мы получили заявки от большого числа хорошо подготовленных кандидатов. Так почему мы должны нанять вас?

Будьте осторожны с этим. Это ловушка! Не позволяйте этому разрушить ваше доверие. Они взяли у вас интервью, так что это означает, что вы один из тех «хорошо квалифицированных кандидатов».

Расценивайте этот вопрос как возможность поделиться историей успеха. Расскажите, как вы решили одну из своих текущих задач для предыдущего работодателя, или как вы объясняете, как ваши навыки соответствуют их должностному описанию T.

В чем ваша самая большая сила?

Расскажите о себе, показывая силу номер один, которую ценят компании. Вы должны были получить эту информацию во время исследования компании.

Пример ответа от Michelle Riklan, сертифицированного профессионального писателя и тренера по карьере.

«Я люблю общаться с людьми. Я узнал, как обращаться с разными клиентами за пять лет работы с клиентами. В то время как другие представители по продажам уклоняются от неубедительных руководств, я считаю, что это вызов для моей игры «.

Бонусный совет: Начните со слабости, если вас попросили рассказать про свои сильные и слабые стороны. Таким образом, ваш ответ заканчивается на положительной ноте.

Как люди описывают вас?

Это еще один из тех вопросов собеседования, которые вы не должны принимать за чистую монету. Интервьюер не хочет, чтобы вы говорили о том, что ваши друзья думают о вас.

Этот вопрос — ваш шанс отличиться от других кандидатов.

Хорошие коммуникативные навыки распространены, но как вы себя чувствуете? Скажите интервьюеру, как ваши навыки слушания помогли вам совершить сделку или умиротворить разгневанного клиента.

Трудолюбие — еще один обыденный навык. Но большинство абитуриентов рассказывают только о том, как песок окупился в их карьере. Выделяйтесь из массы, рассказывая, как вы помогли облегчить рабочую нагрузку вашего товарища по команде или босса.

Как вы справляетесь со стрессом?

Кандидаты часто с легкостью отвечают на этот вопрос так: «Я ем стресс на завтрак» или «Я преуспеваю под давлением». Хотя эти ответы звучат правильно, они не отвечают на вопрос.

Расскажите интервьюеру, что именно вы делаете. Вы медитируете, набиваете рот шоколадом или тренируетесь? Ваш выбранный метод не имеет значения. Интервьюер только подтверждает, что у вас есть здоровый способ борьбы со стрессом.

Что заставляет вас вставать по утрам?

Этот вопрос говорит интервьюеру, если у вас есть всеобъемлющий план в жизни.

Джим Шабир, управляющий директор Bootcamp Media, привел следующий пример:

«Я просыпаюсь каждое утро с обновленной целью, будь то в моей личной или трудовой жизни. Однажды моя цель могла бы улучшить дизайн нашего сайта, на следующий день, который может измениться на улучшение нашей маркетинговой последовательности. Меньшие цели сводятся воедино, чтобы обеспечить нашим клиентам выгодное соотношение цены и качества «.

• Постановка целей Как ставить цели без места для оправданий Дэвид Мастерс

Что вы любите делать в свободное время?

Ваш ответ показывает, являетесь ли вы трудоголиком или имеете здоровый баланс между работой и личной жизнью. Правильный ответ показывает как преданность работе, так и другие увлечения, которые освежают ум и тело в выходные дни.

Тратить слишком много времени на работу вредно и непродуктивно; Поэтому многие работодатели предпочитают нанимать тех, кто знает, когда их отключать.

Эван Харрис (Evan Harris), руководитель отдела HR для HD Equity Partners, говорит: «Важно показать, что у вас есть другие интересы вне работы. И это также показывает, хорошо ли вы подходите для существующей корпоративной культуры компании «.

В этом разделе у нас есть более общие вопросы и ответы на собеседования. Они специфичны для вашей квалификации, такой как ваше обучение, навыки и сравнение с другими кандидатами, которые проходят собеседование на эту должность.

Какого рода обучение или квалификация у вас есть?

Этот вопрос часто задают, когда интервьюер сомневается, что вы отвечаете их минимальным требованиям.

Как ответить на этот вопрос, если у вас нет образовательной квалификации, но есть много практического опыта работы:

«Хотя у меня нет формального школьного обучения для этой работы, я более чем восполнил это за свои X лет работы в этой области. Я быстро обучаюсь, и я готов пройти больше тренировок, если мне предложили работу «.

Если вы новичок, но у вас мало опыта:

«Я только что закончил X-месячную стажировку в (название компании), которая дала мне опыт работы в (задание, связанное с работой 1) и (работа, связанная с задачей 2). Я также закончил (диплом) по (название школы), где я узнал о (индустрии). «

Узнайте, как получить необходимое обучение в вашей работе:

• Карьера Как убедить своего босса заплатить за обучение (со скриптами и шаблоном электронной почты) Чарли Мендоса

Что вы можете сделать для нас, что другие кандидаты бы не смогли?

Не сравнивайте себя непосредственно с другими кандидатами. Нет никакого способа узнать наверняка, лучше ли вы, чем они. Вместо этого подытожите свои основные сильные стороны и то, как это соответствует требованиям позиции.

Много кандидатов, скорее всего, будут опрошены на открытую позицию. (Графический источник)

Поделитесь хорошим сочетанием трех-четырех мягких и связанных с работой навыков, а затем резервных доказательств ваших основных навыков. Включая:

• Специализированные навыки, которые выделяют вас
• Знания отрасли, накопленные за многие годы работы
• Отраслевые контакты — идеальный пункт продаж для продаж и руководящих должностей
• Рост или сбережения, полученные за прошлые работы
• Специальные курсы или сертифицированные курсы, которые вы закончили

Как отвечать на вопросы интервью о вашей карьере

Теперь давайте рассмотрим наиболее распространенные вопросы и ответы на интервью о вашей карьере. Вам нужно иметь хорошие ответы на вопросы, которые могут возникнуть о вашей зарплате, почему вы оставили свою последнюю работу и каковы ваши карьерные цели.

Какова была ваша зарплата в вашей последней работе?

Это сложный вопрос. С одной стороны, вы хотите быть честными и выяснить, оплачивает ли ваша работа в пределах вашего целевого диапазона заработной платы. С другой стороны, вы не хотите, чтобы вас слишком рано удаляли из пула кандидатов.

Попробуйте эту двухэтапную стратегию

Во-первых, отклоните вопрос и скажите, что вы больше озабочены поиском правильной работы.

«Сейчас я больше озабочен тем, чтобы найти подходящую работу. Если я смогу помочь вам вырастить эту компанию, изучая новые навыки в этой роли, я уверен, что мы сможем договориться

Если интервьюер настаивает, дайте им ваш диапазон окладов, а также информацию о других предложений, если такие есть. Это делает вас более ценным кандидатом, и это отличный способ воспользоваться преимуществами компаний, не желающих терять талант перед своими конкурентами.

«Моя зарплата колеблется от 55 000 до 60 000 долларов, но сейчас я веду переговоры с компанией, которая оплачивает (должность) 58 000 долларов».

Во второй части этого предложения вы не утверждаете, что у вас есть предложение о работе. Вместо этого вы просто говорите, что интервью прошло хорошо, и что их компания утверждает, что она платит 58 тысяч долларов. Узнайте, как договориться о зарплате на работе:

• Карьера Как договориться о зарплате по электронной почте (с убийственными советами + примеры) Чарли Мендоса

Почему вы хотите оставить свое текущее место работы?

Интервьюер хочет знать, являетесь ли вы работающим бункером или если вы были уволены в своей последней роли.

Вы будете выглядеть лучше, если ваш ответ не заставит вас выглядеть отчаянно, что вы покидаете свою нынешнюю роль в поиске новых задач, вместо того, чтобы нуждаться в зарплате. Впрочем, не порочьте вашего последнего работодателя.

Как отвечать на вопросы Интервью о вашей последней роли:

«Я доволен своей нынешней ролью. Но поскольку я хочу расти, я всегда держу свой взгляд на новые вызовы и возможности. Кажется, эта роль соответствует этим критериям «.

Если вас уволили, будьте честны. Интервьюеры знают, что это происходит, и в большинстве случаев это не ваша вина. Расскажите им, что вы узнали из-за этого, и как вы с нетерпением ожидаете работы с новой командой.

Черри Палмер, бывший советник по вопросам карьеры в Департаменте труда и дипломированный тренер карьеры предложил этот сценарий,

«Из-за сложной экономики моя компания была вынуждена уволить 10% своей рабочей силы, и я был одним из тех, кто пострадал».

Когда вы можете начать?

Это не значит, что вы получили работу, поэтому не будьте слишком самоуверенны.

Интервьюеры часто задают этот вопрос, потому что должность, на которую они нанимаются, должна быть заполнена не позднее определенной даты.

Если вы в настоящее время работаете, будьте честны и говорите, если вашему работодателю требуется двухнедельное уведомление или уведомление за 30 дней.

Расскажите мне о своей карьере. Как вы сюда попали и куда вы собираетесь идти дальше?

Кристи Хопкинс (Christy Hopkins), консультант по персоналу Fit Small Business, говорит: «Кандидаты должны быть готовы объяснить, почему они поменяли компании, изменили роли или у них есть пробелы в работе».

В идеале ваш ответ должен составить ясный рассказ, который подчеркивает ваш рост от одной роли к другой, заканчивая тем, что вы планируете делать дальше.

Если вы переехали из-за склоки работодателя или плохого начальника, пропустите это. Сосредоточьтесь на том, что вы узнали в своей роли, даже если этот урок состоял лишь в разрешении разногласий с вашим боссом.

Где вы видите себя через пять лет?

Будьте честны, этот вопрос заключается не только в том, чтобы проверить вашу лояльность по отношению к потенциальному работодателю. Интервьюер также хочет знать, есть ли у вас реалистичные карьерные цели с учетом вашего текущего набора навыков и производительности.

Если вы говорите, что хотите стать региональным директором через пять лет, но не имеете многообещающих достижений или инициативу взять курс лидерства, это ключ к тому, что вы, скорее всего, уйдете в отставку, если не продвинетесь в течение года или двух.

Прежде чем ответить на вопрос, подумайте о том, на какой путь вы претендуете. Какое реалистичное время для людей, находящихся в таком положении, получить повышение?

Как отвечать на вопросы собеседований о вашем пятилетнем плане карьеры:

«Я взволнован этой ролью графического дизайнера в компании ABC, потому что через пять лет мне бы хотелось иметь впечатляющий портфель от разных клиентов. Я знаю, что я могу это сделать, если буду работать здесь. Я также с нетерпением жду возможности взять на себя больше ответственности и даже взять на себя инициативу в некоторых новых дизайнерских проектах «.

Что такое работа вашей мечты?

Когда вас спрашивают о пятилетних планах, многие кандидаты быстро говорят о своих целях, чтобы получить повышение в компании, с которой они проходят интервью. Этот вопрос показывает, правда это или нет.

Интервьюер пытается выяснить, является ли эта работа частью ваших профессиональных целей или просто способ оплаты счетов. В конце концов, ваша страсть к работе влияет на вашу производительность и лояльность к компании.

Для некоторых претендентов роль, к которой они обращаются, нередко не является их мечтой, а является краеугольным камнем к ней. Если это так, то вот как вы можете ответить на этот вопрос:

«Я упомянул свой опыт с . Моя работа мечты, безусловно, будет об использовании и совершенствовании этих навыков «.

Почему вы заинтересованы в этой работе?

Общие ответы на этот вопрос о том, как работа соответствует карьерным целям кандидата. Хорошо, что у вас есть план, но интервьюеры больше заинтересованы в том, как бы вы повысили ценность компании.

Сара Доузелль (Sarah Dowzell), главный операционный директор Natural HR, говорит: «Всегда интересно посмотреть, будут ли ответы сосредоточены только на самой роли или распространятся на информацию и исследования, которые кандидат сделал в нашей компании».

Подготовьте свой ответ к целям организации, и как вы собираетесь помочь им достичь этих целей, как только станете частью команды. Если сможете, поделитесь примерами того, как вы способствовали достижению целей последнего работодателя.

Другие вопросы

Есть ряд дополнительных общих вопросов и ответов на собеседования, которые вам нужно будет подготовить, что может варьироваться. У нас есть несколько примеров ниже. И вам также нужно быть готовым задать свои вопросы на интервью.

Что вы думаете о работе в группе?

Интервьюер хочет знать, сможете ли вы ладить со своими потенциальными товарищами по команде. Поделитесь примером того, как вы работаете и преуспеваете в групповом урегулировании. Объясните, как у ваших товарищей по команде были разные навыки и личности, и как эти различия дополняли работу друг друга.

Как вы узнали об открытии вакансии?

Кандидаты часто узнают о вакансиях через доски объявлений или ярмарки вакансий. Это нормально. Но это также показывает, что у вас нет настоящей страсти к компании. Вы обратились только лишь потому, что у них есть вакансия в вашей целевой роли, но вы ничего не знаете о них.

Можно признать, что вы нашли работу в Интернете. Только не останавливайтесь. Скажите интервьюеру, что вы изучили ценности, продукты и проекты компании. И это сделало работу в компании более интересной для вас.

Есть ли у вас какие-либо вопросы ко мне?

Завершение интервью, не задавая никаких вопросов, свидетельствует об отсутствии подлинного интереса к этой работе. Но задавать вопросы, на которые можно ответить, читая веб-сайт компании, еще хуже. Это показывает, насколько мало вы подготовились к интервью.

Вместо этого подготовьте пару вопросов, чтобы попросить интервьюера в конце вашего обсуждения. Это в стороне от рутины «какой следующий шаг?» Вопросы, конечно.

• Поиск работы Какие вопросы вы должны задавать в собеседовании? Чарли Мендоса

Дело не в тебе

Ты получаешь интервью, но на самом деле это не о тебе. Речь идет о компании, для которой вы хотите работать — о своих потребностях, целях и задачах. Расскажите о своем опыте, но всегда привязывайте его к работе.

Дополнительную информацию о собеседованиях можно найти в следующих руководствах:

• Интервью Как подготовить наилучшие ответы на любые вопросы интервью Чарли Мендоса
• Интервью Как подготовиться к внутреннему интервью: 8 советов, как получить продвижение Чарли Мендоса

Кроме того, если вы хотите подать заявку на новые рабочие места, ознакомьтесь с нашим исчерпывающим руководством по созданию прекрасного резюме или перейдите на Envato Market, чтобы просмотреть наши профессиональные шаблоны резюме. Таким образом, вы сможете всегда быть на высоте при отправке своих приложений.

Суть методики «телефонное интервью»

Телефонное интервью — это индивидуальный опрос, производящийся по телефону. При помощи подобного метода маркетинговых исследований собирают данные не только относительно физических лиц (например, потребителей продукции или жителей определенных населенных пунктов), но и относительно юридических лиц (руководителей предприятий).

Чтобы провести такой опрос, необходима база телефонных номеров (если речь идет о юридических лицах) или перечень случайных номеров, которые сгенерированы специальным программным обеспечением (если дело касается физических лиц).

Преимущества телефонного интервью:

• возможность быстрого осуществления, а также охвата масштабной выборки за короткое время;
• относительная дешевизна: телефонное интервью относится к наиболее выгодным методам исследований;
• возможность опросить недоступные для личной беседы сегменты населения;
• простота контроль качества работы интервьюеров.

Недостатки телефонного интервью:

• по телефону сложно определить, действительно ли респондент понимает смысл вопроса и насколько искренни его ответы;
• невозможно использовать для работы различные наглядные материалы: например, образцы, пробные экземпляры, карточки с вариантами ответов и т. д.;
• ограниченность во времени: телефонное интервью редко продолжается более 15 минут;
• возможность отказа респондентов от ответов на некоторые вопросы, носящие интимный или деликатный характер;
• затруднение сбора информации по обширному перечню вопросов.

Для проведения телефонного опроса необходим крупный населенный пункт с достаточным уровнем телефонизации, иначе выборку нельзя будет считать репрезентативной.

Содержание работ при использовании методики «телефонного интервью»:

• создание опросника;
• разработка выборки;
• обучение интервьюеров;
• непосредственно полевое исследование и контроль интервьюеров;
• обработка полученной информации и логическая чистка массива;
• создание диаграмм, таблиц, распределений;
• выполнение аналитического описания полученных результатов опроса.

Телефонный опрос физических лиц

Для проведения телефонного интервью проводится опрос потребителей, при этом применяют формализованную анкету. Интервьюеры пользуются либо базами номеров домашних телефонов, либо перечнем сгенерированных по случайному принципу номеров, при создании которого учитывается емкость каждой АТС. Что касается выбора респондента в семье, то он является случайным. Если набранный номер не отвечает (или респондент не имеет возможности беседовать), попытка повторяется несколько раз.

Метод телефонного интервью эффективен для проведения социально-политических исследований.

Телефонный опрос юридических лиц

Этот метод позволяет получить оперативные данные по вопросам, ответы на которые дают в различных компаниях сотрудники, находящиеся на «проходных» должностях (помощники, секретари и т. д.). Однако телефонное интервью с юридическими лицами не позволяет добыть достоверную информацию о доходах предприятия, его клиентах и т. п.

Начальный этап включает в себя создание списка телефонных номеров юридических лиц. Из составленного списка выбираются те, кто отвечают определенным параметрам.

Мы постоянно слышим, что время – самый ценный ресурс на планете. Возможно, это и не так, но времени постоянно не хватает, а значит, и ценится оно больше всего. Поэтому люди постоянно ищут способы экономии времени (вот если бы его можно бы было копить и хранить в специальном банке!). Вечное «ничего не успеваю» особенно актуально, когда речь идет о работе. Не успевать означает задерживаться по вечерам, работать в выходные дни и просто постоянно нервничать по поводу не выполненных вовремя дел. А от этого страдает вся остальная жизнь. Поэтому постараемся помочь вам оптимизировать рабочие процессы.

По оптимизации работы сотрудников, различных служб, предприятий написано огромное количество статей. Вы даже можете пойти на специальный семинар. Я думаю, что нарисовать четкую схему, которой мог бы следовать любой секретарь, личный помощник или офис-менеджер, невозможно. Стиль, ритм и правила работы каждой из нас полностью зависят от начальников, специфики деятельности компаний, в которых мы работаем, и даже корпоративных традиций.

Поэтому схему каждый будет выстраивать сам. А мы поможем советами – очень разными, но действенными, проверенными на практике мной и коллегами.

Чем мы можем пользоваться в работе? Нашим собственным опытом, советами коллег, достижениями современных компьютерных технологий, различными офисными приспособлениями и многим другим. Даже наше любопытство может сыграть отличную роль.

Итак, наша цель – экономия времени. Каким образом избежать завалов, дедлайнов и работы до глубокой ночи? Конечно, полностью застраховаться от этого у секретаря вряд ли получится, но к этому стоит стремиться.

Принцип первый: не делайте чужую работу

Пожалуй, одна из главных проблем в работе секретаря – это извечная необходимость всем и каждому помогать. Нет, конечно же, секретарь и есть помощник. Наша работа состоит в помощи другим: в зависимости от специализации вы можете помогать одному или нескольким начальникам, отделу или даже целой компании. И здесь очень важно понимать: ваши обязанности (как правило, они прописаны в должностной инструкции) – это и есть та самая помощь. Даже если вы работаете персональным ассистентом, очень часто приходится откликаться на просьбы сотрудников, посетителей, клиентов, звонящих по телефону. Отказывать в просьбе, если вы можете помочь, невежливо и недальновидно. Никогда не знаешь, в какой момент и чья помощь может понадобиться. Но здесь кроется подвох: к сожалению, многие люди любят перекладывать на других свою работу. Порой бывает очень сложно провести границу: где вы выполняете свои непосредственные обязанности и помогаете сотрудникам, а где на вас переложили чужие.

Простой пример: в отделе стоит факс, которым пользуются сотрудники. В приемной секретаря управляющего директора также имеется факс – для внутреннего пользования. В случае поломки факса в отделе к вам будут обращаться с просьбой передать факс, и, конечно, вы не откажете. Но, увы, и после починки аппарата многие сотрудники будут продолжать носить письма и документы, отправлять которые у вас нет возможности, потому что если тратить на это свое время, вы не будете успевать выполнять основные обязанности.

Поэтому секретарю необходимо четко проводить границы, уметь говорить «нет» и расставлять приоритеты, как ни банально это звучит.

Даже при сломанном в отделе факсе важнее соединить шефа с нужным человеком, чем отправлять письмо одного из сотрудников.

Почему такое происходит? Не только потому, что все не хотят работать. Просто многие сотрудники искренне полагают, что секретарь все дни проводит в ожидании различных просьб от них, а в перерывах между выполнением просьб скучает. Ваша задача – объяснить, что это не так. Возможно, это покажется резким и у кого-то вызовет обиду. Что ж, важно понимать, что в этом нет ничего страшного. Страшно будет не выполнить свои непосредственные обязанности и тем самым действительно подвести начальника или коллег.

Принцип второй: планируйте время

В обязанности большинства секретарей входит планирование рабочего дня руководителя. Можно применять этот же метод для вашей работы. Например, возразить: каким образом секретарю планировать свой день, если постоянно отвлекают и ситуация на работе подчас меняется с космической скоростью? Но ведь когда мы составляем расписание шефа, всегда приходится учитывать вероятность изменений, многие из которых происходят в самый последний момент. Той же схемой можно пользоваться и при планировании собственного рабочего дня: закладывайте дополнительное время на непредвиденные обстоятельства, составляйте расписание так, чтобы можно было поменять дела местами. И всегда привязывайте свой рабочий график к графику шефа. Например, если вы знаете, что завтра с 10.00 до 12.00 у него выездное совещание и он не будет к вам обращаться, можно наметить себе выполнение дел, до которых никак не доходят руки. Да, к вам могут прийти сотрудники или имеются срочные дела. Но если шеф занят, это делает вас более свободной, чем обычно, так как не нужно постоянно отвлекаться на его просьбы.

Принцип третий: владейте информацией

Причем не только владейте, но и управляйте ею. Регулярно проверяйте актуальность данных, если узнали что-то новое – запишите, сохраните в файл, распечатайте в специальную папку. Постоянно проверяйте и обновляйте данные в телефонной книжке, контакты в Outlook, базы внутренних и внешних телефонных номеров. Здесь может быть два варианта упорядочивания информации:

· вносите соответствующие изменения сразу, как только о них узнаете;

· выделяете себе для этого определенное время (например, один час каждую пятницу).

Если вы выберете второй вариант, лучше завести специальную папку для хранения новых визиток, факсов с уведомлением о смене телефонных номеров и листочков из блокнота, где в спешке записаны важные номера.

Наш совет. Если изменилась ваша контактная информация, постарайтесь оперативно сообщить новые данные всем, с кем регулярно работаете.

Принцип четвертый: используйте современные достижения

Невероятное счастье, что мы больше не используем печатные машинки, что компьютеры не просто вошли в нашу жизнь, а действительно стали способны сделать ее удобнее и легче. Пользуйтесь возможностями, которые вам дают современные программы.

Например, программа Outlook позволяет создавать контакты, списки рассылки, вести календарь и создавать архивные папки. Последнее очень важно. Если вы создадите архивные папки, в которых можно хранить письма по различным темам, то сэкономите себе не только время, но и нервы. Допустим, если вы сохранили запрос в папке «Запросы», то при необходимости будет, во-первых, очень легко его найти, во-вторых, доказать, что вы действительно его отправляли. Кроме того, так можно сохранять подтверждения от гостиниц, электронные билеты и другие важные документы. Конечно, в случае необходимости можно обратиться в авиакомпанию или агентство, выписавшее электронный билет: они хранят их в течение года. Однако вы потратите много времени и будете зависеть от работы другого человека (у которого много своих дел). К тому же билет может понадобиться вам гораздо позже, чем через год.

Из опыта автора. Для себя я установила лимит хранения билетов в архивной папке – три года. Не так давно мне пришлось оформлять начальнику визу в США. В процессе оформления необходимо заполнить анкету, где нужно указать точные даты предыдущих приездов за последние несколько лет. Два с половиной года назад начальник ездил в США, но, конечно, ни он, ни я не помнили точных дат. К сожалению, отметки в паспорте о пересечении границы были поставлены так нечетко, что даты невозможно было разобрать. Помогли, естественно, билеты. Я просто нашла в архивной папке по фамилии начальника билеты за нужный период и таким образом установила даты.

Помните о том, что в Word и Outlook можно включить проверку орфографии, что значительно сэкономит ваше время. Осваивайте новые программы и лучше узнавайте старые. Например, в Excel сумму можно считать автоматически – при ведении расчетов в этой программе калькулятор уже не нужен.

Помимо стандартных офисных программ, можно пользоваться и различными помогающими программами, такими как Punto Switcher. Эта программа не только автоматически меняет раскладку, но и помогает запоминать горячие клавиши, использовать автозамену и многое другое. А программа DeskStickers позволяет легко создавать цветные стикеры на рабочем столе. Многим это нравится, потому что позволяет не забывать о различных мелких делах (ведь блокнот у вас не всегда перед глазами, а обычные бумажные стикеры часто отклеиваются).

На заметку. Сохраняйте полезные сайты в «Избранное». Вы также можете подписаться на рассылки профессиональных сайтов, чтобы узнавать о предстоящих семинарах, конференциях, различных новостях.

Если вы проявите любопытство, поспрашиваете коллег, то легко сможете найти среди многообразия современных программ ту самую, которая сделает вашу работу удобнее, а жизнь легче.

Принцип пятый: все в порядке

Помните выражение «Порядок на столе – порядок в голове»? Всегда держите в порядке рабочий стол (желательно заниматься раскладыванием вещей по местам каждый день в конце рабочего дня). Порядок на столе не только позволит легко найти все нужное и держать важные предметы под рукой, но и произведет хорошее впечатление на начальника, коллег и гостей.

Чистота и порядок должны царить не только на рабочем столе, но и в компьютере, шкафах, ящиках тумбочек. Регулярно выбрасывайте сломанные или ненужные вещи. Придумайте удобную для вас систему организации и хранения документов. Кто-то любит подвесные папки, кто-то хранит все документы в регистраторах в шкафу. Самое главное – чтобы вам было удобно.

Как правило, секретарь хранит у себя канцелярские и хозяйственные товары. Регулярно наводите в них порядок. Таким образом вы будете знать, чего у вас нет, что нужно заказать, что скоро закончится, а чего хватит на год и не стоит тратить на это корпоративные деньги и свое драгоценное время.

Принцип шестой: используйте профессиональные навыки

■ Слепая печать. Сейчас к секретарю редко предъявляют такое требование, как владение слепой печатью. Без этого навыка можно устроиться на работу и успешно справляться со своими обязанностями. И все же секретарю это умение необходимо – прежде всего, для экономии нервов и в качестве заботы о своем здоровье.

■ Скоростное чтение. Через секретаря или личного помощника идет весь документооборот компании. Мы просматриваем тома документов, прежде чем отнести их на подпись руководителю. Дело не только в том, что начальник может спросить вас о содержании документа, но и в том, что невнимательные сотрудники частенько указывают неверные даты, ошибаются в инициалах, оформляют документы не по правилам. На проверку подчас приходится тратить довольно много времени, документы бывают срочные, и сотрудник, их принесший, очень нервничает по поводу того, что вы еще и читаете документ.

В настоящее время существует множество курсов и программ, обучающих скоростному чтению (его еще называют чтением «по диагонали»). Нам это вполне подходит: зачастую не нужно знать детальное содержание документа, достаточно понимать, о чем он, и отметить правильность заполнения ключевых граф.

Принцип седьмой: применяйте шаблоны

Мы каждый день создаем огромное количество различных документов: писем, заявок, приказов, служебных записок. Создайте шаблон для каждого вида документов (или несколько различных шаблонов, если требуется). Например, если в организации введен пропускной режим, создайте шаблон заявки на временный пропуск для гостя – в случае необходимости нужно будет заменить только Ф.И.О. и дату. Естественно, у секретаря должны быть образцы заявлений на отпуск, приказов, согласований и других документов, необходимых для работы. Лучше всего сгруппировать шаблоны по темам, чтобы в случае необходимости не тратить время на поиски.

Принцип восьмой: сохранить и преумножить

Ни для кого не секрет, что мы храним документы в соответствии с государственным стандартом делопроизводства и сдачи в архив. Документы делятся на документы постоянного и временного хранения. Первые мы убираем в архивные боксы и сдаем в архив (или помещаем в специально отведенный шкаф, если архива в организации нет), а вторые можно уничтожить по истечении срока хранения. А дальше зачастую начинается жуткая неразбериха. Некоторые ненужные документы могут годами пылиться в папках на полках, другие (нужные) отправляются в мусорную корзину, потом вы не можете найти позапрошлогодний запрос или прошлогоднюю претензию. Прежде всего необходимо узнать сроки хранения тех документов, с которыми вы работаете. Если в ваши обязанности не входит ведение кадрового делопроизводства, то не стоит забивать себе голову информацией о том, какой срок хранения имеют приказы о приеме на работу. Дальнейшие действия будут зависеть уже от специфики работы в конкретной компании или отделе. Если вы работаете в компании достаточно долго, то уже имели возможность узнать, какие именно документы и сколько нужно хранить в приемной. Если же вы только устроились на работу, постарайтесь выяснить этот момент у предшественницы или сотрудников.

Маленькие хитрости. Конечно, у каждой из нас есть свои маленькие хитрости, позволяющие сэкономить время и наиболее удобно организовать работу в приемной.

Например, многие любят приходить на работу пораньше. Полчаса до начала официального рабочего дня – время весьма продуктивное. Можно не спеша привести себя в порядок, свежим взглядом окинуть приемную, проверить списки намеченных дел, расписание шефа, выпить чашку кофе, почитать новости или что-то интересное в Интернете. Каждая из нас по-своему входит в рабочий ритм. Если вы влетаете в приемную в 9.00 и тут же начинаете отвечать на звонки, заваривая чай и одновременно снимая пальто, и чувствуете себя при этом прекрасно – не нужно ничего менять. Но если подобное начало дня вас раздражает, может, стоит начинать свой день немного раньше?

Хозяйственные мелочи. Позаботьтесь о том, чтобы у вас всегда были под рукой нитки и иголки (можно купить красивый набор), антистатик, необходимые лекарства, запасная пара колготок (которые имеют обыкновение рваться в самый неподходящий момент, когда нет времени бежать в магазин).

И еще несколько советов

● Перед уходом приводите рабочее место в порядок. Утром на это может не быть времени.

● Не откладывайте выполнение задания (даже самого неприятного) на последний момент. В последний момент всегда возникает аврал и совершенно нет возможности работать.

● Заботьтесь о себе. Уходите на обеденный перерыв с рабочего места (даже если обед на офисной кухне занимает у вас десять минут), гуляйте, делайте что-то, не связанное с работой. В приемной в это время лучше не сидеть, иначе можно провести весь перерыв за объяснением всем остальным, что у вас время обеда. Кроме того, делайте перерывы в работе с компьютером (например, можно полить цветы).

● Проявляйте любопытство. К сожалению, мы часто теряем множество удивительных возможностей экономии времени. Одна моя коллега живет недалеко от станции пригородных поездов и всегда рассматривала эту станцию как возможность уехать на природу (которую она ни разу не использовала). Только через два года соседства ей неожиданно открылась истина: электричка идет еще и в обратную сторону, то есть в центр города, где моя коллега и работает. Дорога на работу теперь занимает двадцать пять минут, пробок не бывает, очередей на входе в вагон – тоже. Секретарю очень важно проявлять любопытство, постоянно смотреть по сторонам, интересоваться происходящим вокруг.

Если вы столкнулись с какой-либо задачей впервые, не бойтесь просить о помощи. Можно обратиться к коллегам на работе, сотрудникам, друзьям, задать вопрос на форуме. То, что для вас в новинку, кто-то где-то когда-то уже делал, и этот человек может помочь. И сами сможете помочь кому-то советом, сэкономить чье-то время и почувствовать себя умницей и отличным специалистом.