Печать для документов

С 7 апреля 2015 года хозяйственные общества не обязаны иметь круглую печать. В соответствии с п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) наличие печати для ООО является правом, а не обязанностью. Аналогичные нормы содержатся и в Федеральном законе от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО).

Вместе с тем в настоящее время печати активно используются в современной предпринимательской деятельности, без них, пожалуй, сложно представить документооборот юридического лица или ИП. Более того, помимо основной печати в бизнес-практике применяются и другие печати, которые различаются по своему назначению, их условно называют «дополнительные» или «вспомогательные». К ним относится и печать «для документов». Насколько ее использование оправдано? Какие документы можно заверять этой печатью? Постараемся ответить на эти вопросы.

Вообще, в гражданском законодательстве понятие «печать для документов» отсутствует, не раскрывает законодатель и сам термин «печать».

Легальное определение печати мы находим в п. 2.1 ГОСТ Р 51511-2001, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст (далее — ГОСТ Р 51511-2001), в соответствии с которым под печатью понимается устройство, содержащее клише печати, для нанесения оттисков на бумагу.

Согласно п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Таким образом, понятие и правовой статус любой печати, в том числе печати «для документов», определены: это инструмент, позволяющий удостоверить подпись уполномоченного лица на документе.

Данный вывод закреплен в п. 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, согласно которому печать — устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

С одной стороны, иметь такую печать очень удобно бухгалтеру, кадровику, юристу организации, так как она всегда под рукой и ей можно заверить подпись на документе, когда нет доступа к основной печати (например, руководитель увез ее с собой на переговоры в другой город).

С другой стороны, возникает вопрос, является ли такое заверение легитимным и не заставит ли оно сомневаться контрагента организации в добросовестности ее действий. Во-первых, сомнения вытекают из анализа норм Законов об ООО и АО, из буквального толкования которых следует, что организация вправе иметь только одну печать (п. 5 ст. 2 Закона об ООО, п. 7 ст. 2 Закона об АО). Вместе с тем печать «для документов» достаточно широко используется в сфере предпринимательства. Этому, несомненно, способствует устойчиво сложившаяся судебная практика в отношении данной категории печатей (Постановления Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.06.2018 N 12АП-3901/2018 по делу N А12-33980/2017, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 11.12.2017 N 15АП-18702/2017 по делу N А53-14906/2017).

Так, довод апеллянта о том, что «штамп для документов», которым были заверены акты выполненных работ, необоснованно признан судом первой инстанции «печатью организации», был отклонен и арбитражным судом апелляционной инстанции, поскольку, как указал суд, «наличие оттиска печати (штампа с данными ответчика) на акте выполненных работ порождает юридический факт, с наличием которого у лица возникают определенные права и обязанности, поскольку печать и штамп являются средством индивидуализации юридического лица и находятся в распоряжении самого общества, доступ к ней имеют только уполномоченные лица. Соответственно, печать удостоверяет подлинность подписи, а также тот факт, что соответствующий документ исходит от индивидуально-определенной организации» (Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 22.06.2016 по делу N А45-22782/2015 (Постановлением Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 11.10.2016 N Ф04-4272/2016 по делу N А45-22782/2015 данное Постановление оставлено без изменения)).

Указанное Постановление содержит очень важные выводы, позволяющие определить статус печати «для документов»: такого рода печать (или еще ее можно назвать «штампом», тем самым отличая ее от основной печати) также может служить доказательством подлинности подписи должностных лиц на документах, так как, находясь в ведении конкретного юридического лица, в ограниченном доступе, также является средством его индивидуализации.

Говоря о внешнем виде печати «для документов», следует указать, что законодатель не установил императивные требования к тому, как она должна выглядеть. ГОСТ Р 51511-2001 вводит стандарты только в отношении печати с воспроизведением государственного герба РФ. И все-таки обязательные требования к данному виду печати можно определить, если руководствоваться назначением любой печати как средства идентификации конкретного юридического лица.

Как уже писалось выше, печать удостоверяет подпись руководителя или иного уполномоченного лица на документе. Сомнительно, что все контрагенты юридического лица досконально знают подпись его руководителя. В этом случае любая печать служит гарантом того, что документ исходит от данной организации. В связи с этим печать «для документов», как и другие печати, должна содержать следующие реквизиты: полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы, местонахождение, ОГРН, ИНН. Печать «для документов» обязательно будет включать в себя дополнительную надпись «для документов». Причем форма и размер такой печати могут быть любыми.

Таким образом, можно сделать следующие выводы относительно понятия и назначения печати «для документов»:

1. С 07.04.2015 организации получили право иметь печать или отказаться от нее. Если печать у юридического лица имеется, то это нужно зафиксировать в уставе.
2. Основная печать у организации может быть только одна. Все остальные печати правильнее называть штампами, поскольку, несмотря на схожесть понятий, различия между ними, безусловно, существуют. Спорный вывод — см. выше.
3. Печать «для документов» тоже относится к разряду штампов. Внешнее отличие этой печати от основной — это дополнительная надпись «для документов», все остальные атрибуты, например реквизиты организации, штамп может также содержать. Поскольку законодатель отменил требования к форме основной печати (теперь она не обязательно должна быть круглой), следует вывод, что форма этих двух печатей может быть любой.

Правовой статус основной печати и печати «для документов» тоже сходен: обе используются для удостоверения подписи руководителя или иного уполномоченного лица на документах. Выбор печати зависит от статуса документа, так как законом может быть установлено его заверение только основной печатью. Отсюда возникает вопрос, какие еще виды документов можно заверять этой печатью, чтобы впоследствии суд не признал их ненадлежащими доказательствами. Для ответа следует исходить от противного, то есть определить перечень документов, на которых обязательным является проставление основной печати.

Печать «для документов» и доверенность

Вопросы удостоверения полномочий представителя юридического лица заслуживают особого внимания, поскольку руководитель физически не имеет возможности постоянно лично участвовать во всех судебных заседаниях, подавать документы в различные государственные органы, не обладает он и должной компетентностью во всех вопросах, с которыми ежедневно сталкивается организация (юридические, финансовые и т.п.). Как правило, представитель действует по доверенности, выдаваемой руководителем и предоставляющей ему определенные полномочия.

Согласно п. 4 ст. 185.1 ГК РФ доверенность от имени юридического лица необходимо заверять исключительно подписью руководителя или иного уполномоченного лица, проставление печати данной статьей не предусмотрено.

Вместе с тем и ГПК РФ, и АПК РФ указывают на то, что доверенность от имени организации должна быть подписана не только руководителем или уполномоченным лицом, но и скреплена печатью организации, то есть основной печатью (п. 3 ст. 53 ГПК РФ, п. 5 ст. 61 АПК РФ). Однако оба Кодекса делают оговорку: проставление печати обязательно только при ее наличии (не забываем, что с апреля 2015 года печать уже не является обязательным атрибутом документооборота хозяйственных обществ).

Тем самым норма КАС РФ с ее императивным требованием заверять доверенность печатью не соотносится с другими нормами корпоративного законодательства (п. 6 ст. 57 КАС РФ).

Таким образом, если уставом организации предусмотрено наличие основной печати, то заверение ею доверенности на ведение дел в судах обязательно (см. ответ на вопрос 10 Обзора судебной практики Верховного Суда РФ N 2 (2015) (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26.06.2015)). Если печать в организации отсутствует, то достаточно проставить на доверенности подпись, печать «для документов» также будет лишним атрибутом, хотя ее использование и не запрещено. Что касается других видов доверенностей, выдаваемых организацией, например, на получение корреспонденции для организации, в этом случае юридическое лицо вправе само определять, проставлять на них печать или нет. Представляется, что печать «для документов» будет смотреться на таких доверенностях нелепо, скорее, в силу сложившейся практики подготовки документов в организациях, обычаев делового оборота.

Документы первичного учета и отчетности и печать «для документов»

Что касается документов, направляемых в налоговые органы, то согласно последним разъяснениям Минфина РФ, требования к ним в части проставления печати сходны с требованиями, предъявляемыми к доверенностям на представление интересов в суде. Если юридическое лицо имеет печать, вся отчетная документация должна содержать оттиск печати этой организации. Если устав хозяйственного общества не предусматривает наличие печати, заверения ею документов, представляемых в налоговый орган, не требуется (Письмо Минфина России от 16.02.2016 N 03-02-07/1/8575). Печать «для документов» в данном случае может вызвать по меньшей мере недоумение налоговых работников.

Вопрос о проставлении печати «для документов» на так называемой «первичке» остается дискуссионным. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» вообще не относит печать к обязательным реквизитам. Вместе с тем если юридическое лицо имеет основную печать и использует в своей деятельности формы первичных документов, где предусмотрен оттиск печати, то проставление ее считается необходимым, в противном случае контролирующие органы могут предъявить к бухгалтеру организации претензии.

Однако следует отметить, что даже в этом случае юрист может предъявлять в суд первичные учетные документы, заверенные печатью «для документов». Как показывает анализ судебных актов, суд принимает такие документы в качестве надлежащих доказательств, особенно если использование печати «для документов» является сложившейся в организации практикой (Постановления Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.01.2016 N 18АП-15644/2015, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 06.04.2016 N 17АП-17165/2015-ГК (Постановлением Арбитражного суда Уральского округа от 04.07.2016 N Ф09-6037/16 по делу N А60-33106/2015 данное Постановление оставлено без изменения; Определением Верховного Суда РФ от 01.11.2016 N 309-ЭС16-14035 по делу N А60-33106/2015 отказано в передаче кассационной жалобы для пересмотра в порядке кассационного производства данного Постановления)).

Даже заверять основной печатью записи в трудовой книжке необходимо теперь только при ее наличии (Приказ Минтруда России от 31.10.2016 N 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», Приказ Минтруда России от 31.10.2016 N 588н «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69»).

Гражданско-правовой договор и печать «для документов»

Следующий вопрос, очень важный для практикующих юристов, это использование печати «для документов» на договоре. По общему правилу в заверении договора печатью необходимости нет вообще. Другое дело, если само соглашение обязывает стороны заверить печатью организации договор. Этот вывод следует из п. 1 ст. 160 ГК РФ и подтверждается судебной практикой (Постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 08.05.2018 N 05АП-1357/2018 по делу N А24-6011/2017).

Однако в действительности в большинстве случаев договоры скрепляются «круглыми» печатями. Это тоже обычай делового оборота. Проставление на договоре печати говорит о важности документа, о серьезности намерений сторон, об их добросовестности. Оттиск печати служит для второй стороны дополнительной гарантией надлежащего исполнения контрагентом условий договора.

Кроме этого, поскольку важные договоры, как правило, подписывает руководитель, то заверение его подписи именно «круглой» печатью контрагент может рассматривать как единственно надлежащее. Аргумент здесь простой: основная печать находится в ведении руководителя, печать «для документов» теоретически может находиться в каком угодно подразделении организации, например в отделе кадров, который к подписанию договоров не имеет никакого отношения. Если договор заверен печатью «для документов», партнер вправе усомнится в подлинности документа, а также в том, что воля контрагента действительно направлена на исполнение договорных обязательств.

Конечно, можно рискнуть и, сославшись на ст. ст. 160, 434 ГК РФ, отказаться заверять договор «круглой» печатью. Однако в таком случае нужно быть готовым, что контрагент не станет сотрудничать с несговорчивым бизнес-партнером.

Приказы организации и печать «для документов»

Проставление основной печати на приказах руководителя законодательством не предусмотрено. Это связано с тем, что приказ является внутренним организационно-распорядительным документом. Даже унифицированные формы по учету кадров и рабочего времени не содержат требований о проставлении в числе реквизитов «круглой» печати. Так, унифицированная форма приказа (распоряжения) о приеме на работу, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, не предусматривает заверение данного документа печатью. Кадровые приказы допускается вести и в произвольной форме. Именно поэтому заверение подписи руководителя печатью «для документов» представляется возможным. Правилами документооборота в организации могут быть предусмотрены специальные правила заверения любых внутренних документов, в том числе приказов.

Часто у сотрудников кадровых служб возникает вопрос, каким образом заверять копии приказов. Так, согласно ст. 68 ТК РФ по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

«ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) предусматривает, что документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»). Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Подводя итог сказанному, можно сделать следующие заключительные выводы:

1. Ключевой момент в вопросе использования дополнительной печати «для документов» — предусматривает ли устав организации основную печать. Тогда в ряде случаев проставление «круглой» печати необходимо.
2. Коммерческие организации вправе совсем отказаться от использования основной печати, что тем не менее не запрещает им изготавливать печати различных видов и назначений. К таким печатям и относится печать «для документов». Подводя итог сказанному, можно сделать вывод, что, поскольку действующее корпоративное законодательство отдает решение вопроса о применении основной печати на усмотрение юридического лица, возможная сфера использования печати «для документов» расширяется.
3. Для придания данному виду печати официального статуса руководителю рекомендуется издать приказ, определяющий перечень документов, которые будут заверяться такой печатью. Такие приказы положительно воспринимаются судами (Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 26.06.2017 N Ф03-2156/2017 по делу N А73-10284/2015).
4. При разработке этого перечня нельзя забывать о сложившейся в бизнес-кругах практике, поскольку, например, проставление печати «для документов» на договоре может вызвать у контрагента сомнения в добросовестности партнера, что в свою очередь негативно скажется на бизнесе. Тем не менее печать «для документов» на акте выполненных работ, составленном в произвольной форме, скорее всего, отрицательной реакции у контрагента не вызовет.

Источник: http://urist7.ru/grazhdanskoe-pravo/zaklyuchenie-dogovora/pechat-dlya-dokumentov.html

Оттиск печати: на каких документах ставить?

Елена ШИРИМОВА,
юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»

Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах – каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?

К нам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати. «Нужна ли печать на трудовом договоре?» – спрашивает предприниматель из Самары. «Где найти перечень документов, на которых обязательно ставить оттиск печати?» – интересуется московский менеджер по персоналу. «Я случайно поставила в трудовой книжке работника печать другой организации. Что же теперь делать?» – сетует кадровик из Ставрополя. Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы.

Знакомьтесь: печать

Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.

* Государственный стандарт РФ «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей. Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п. Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации.
Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые.
Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.

Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес

Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании. Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации.
Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым. Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.

Штампы, датеры, факсимиле
Штамп – это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например «Оплачено», «Выдан вкладыш».
Датер – штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно.
Факсимиле – это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует. На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя – там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях – вполне допустимо.

Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, – договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т. п.
Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы – круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные. Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности (справки, пропуска, копии и т. п.).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены

Где расположить оттиск печати?

Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.

На некоторых документах стоит специальная отметка «М. П.» (место печати). Если она есть – одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы «М. П.» присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.

Для чего нужна печать?

Печать придает документу юридическую силу – она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать. На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр. 33.

Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.

Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно

На каких документах какие печати ставить

ДОКУМЕНТ ВИД ПЕЧАТИ Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, договоры о полной материальной ответственности, гражданско-правовые договоры Приравненная к гербовой Акты (списания, экспертизы, приема-передачи дел и т.п.) Приравненная к гербовой Командировочные удостоверения Печать отдела кадров или приравненная к гербовой Справки и характеристики с места работы Печать отдела кадров, бухгалтерии (если это справка о зарплате), структурного подразделения, где работает сотрудник Представления и ходатайства (о награждении орденами, медалями, премиями) Печать структурного подразделения, где работает сотрудник Грамоты и свидетельства, выдаваемые работникам Приравненная к гербовой Служебные удостоверения Приравненная к гербовой Архивные копии и архивные справки Приравненная к гербовой Доверенности (на получение материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и суде и т.п.) Приравненная к гербовой Гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.п.) Приравненная к гербовой Штатные расписания, инструкции, правила, положения и другие локальные акты организации Приравненная к гербовой Трудовые книжки Приравненная к гербовой или печать отдела кадров

Заверяем документы по правилам

Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными. Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство.
Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне. Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать. Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда – простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).

Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет – самостоятельным документом или дополнением к уставу. В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ. Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.

В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей

Печать в трудовой книжке

Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника. Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах – Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно. Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них):

• при первичном оформлении книжки – на титульном листе;
• при изменении анкетных данных сотрудника – на внутренней стороне обложки;
• при увольнении – после записи об увольнении в разделе «Сведения о работе».

* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. No 225.
** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69.

Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп – если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами «Выдан вкладыш».

Лариса САНКИНА,
доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета:

– К сожалению, ни один из нормативных актов, регламентирующих работу с трудовой книжкой, не говорит о том, как аннулировать неверно поставленную печать (например, печать другой организации). А между тем такая ошибка может вызвать вопросы у органов Пенсионного фонда при назначении работнику пенсии. Полагаем, что исправить ее можно в том же порядке, что и неправильную запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки. После последней записи поставьте следующий порядковый номер и напишите, что печать такой-то организации поставлена ошибочно. Например: «Печать открытого акционерного общества «Глория» поставлена ошибочно». Затем поставьте рядом с этой печатью правильную.
Не исключено, что сотруднику с такой отметкой в трудовой книжке все-таки придется подтверждать период работы в вашей организации копиями приказов. Поэтому выдайте сотруднику необходимые копии, когда он будет увольняться.

Источник: https://www.eos.ru/eos_delopr/eos_delopr_intesting/107/14158/

Для чего ставится печать на письме или другом документе

Прежде, чем выяснять вопрос, нужна ли печать на письмах,сначала необходимо уяснить, что она собой представляет. Это специальное приспособление с плоским основанием, выполненным из твердой резины. На слое резины вырезано зеркальное изображение оттиска печати предприятия или организации. Если этот слой покрыть специальным красящим веществом и прижать печать к листу бумаги, на нем появится ее точное отображение. Такие клише печатей являются, в некоторых случаях, обязательными реквизитами документов и ставятся на подпись лица, подписавшего документ, с целью подтверждения подлинности этой подписи и документа в целом.

Обратите внимание: Основные технические требования и описания формы и размеров печатей, а также правила размещения на них текста приведены в ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденном постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст.

Требования на уровне государственных, установлены только в отношении тех печатей, на которых имеется изображение герба РФ и, в том числе, гербов субъектов Федерации, муниципальных и сельских образований. В отношении печатей коммерческих структур таких общих для исполнения регламентов не существует. Поэтому если предприятие активно использует печать на исходящих письмах и других деловых документах для заверения подписей, целесообразно разработать локальный нормативный акт, которым будут регламентироваться такие вопросы, как:

• какие типы печатей используются в организации;
• порядок и правила использования оттисков разного типа печатей;
• как они хранятся и кто отвечает за их сохранность;
• порядок обновления печатей и их утилизации и т.д.

Какую ставят печать на письмах и документах

С учетом положений ГОСТ Р 51511-2001, все печать можно подразделить на три типа:

гербовые;

приравненные к гербовым;

простые.

К гербовым относятся все печати, на которых изображен герб Российской Федерации. Такие клише могут использовать только органы государственной власти, а также организации и учреждения, имеющие статус государственных или имеющие полномочия представлять государство. Государственные полномочия, например, имеют частные нотариальные конторы.

Приравненная к гербовой печать на письме может стоять в том случае, когда его отправителем является коммерческая организация. На оттисках таких клише модно увидеть фирменный логотип компании, ее эмблему или просто название. Если у частного предпринимателя имеется своя печать, она также имеет статус приравненной к гербовой. В этом случае вместо наименования предприятия по ее центру расположены фамилия, имя и отчество бизнесмена.

Гербовые и приравненные к ним печати на письмах и документах обязательно должны иметь круглую форму и содержать такие реквизиты организации, компании или ИП, как:

• индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);
• номер свидетельства о государственной регистрации.

Обратите внимание: Недавно правительство инициировало принятие закона, которым отменяется обязательное наличие круглой, приравненной к гербовой печати, которая раньше была необходима всем юридическим лицам. Теперь, если предприятие такое клише в своей деятельности не использует, ему есть смысл оформить подтверждающее письмо об отсутствии печати, чтобы облегчить взаимодействие с банками и иными государственными структурами.

К простым относятся те печати, которыми пользуются отдельные структурные подразделения предприятий, а также те, что предназначены только для какого-либо одного вида документов. Их форма может быть любой — квадратной, круглой треугольной. Такие печати на официальных письмах и документах не ставятся — используют их для заверения копий, справок, пропусков и пр.

В таблице представлены некоторые виды документов и виды печатей, которые ставятся на них.

Наименование документа	Вид печати
Трудовые и гражданско-правовые договоры, соглашения к ним, договоры подряда	Приравненная к гербовой
Справки с места работы, в том числе о заработной плате, и характеристики	Простая печать (отдела кадров, бухгалтерии или структурного подразделения
Гарантийные и иные письма, в которых фиксируются факты, связанные с движением денежных средств	Приравненная к гербовой
Локальные нормативные акты работодателя	Приравненная к гербовой
Ходатайство о награждении сотрудника, грамоты и дипломы	Простая печать (структурного подразделения)
Трудовые книжки	Приравненная к гербовой

Нужна ли печать на официальном письме

Ранее, когда бланки организаций и предприятий изготавливались исключительно типографским способом и каждый из них имел свой регистрационный номер, действовало правило, согласно которому печать на письме, отпечатанном на бланке, не ставилась. За исключением писем, имеющих финансовое содержание, конечно. Но в настоящее время почти на всех предприятиях с целью экономии времени и средств бланки формируются в обычных текстовых редакторах, установленных на любом компьютере и распечатываются тут же на принтере. Особой сложности в том, чтобы подделать любой бланк нет.

Обратите внимание: Если письмо без печати и отпечатано на бланке, но имеются сомнения в его подлинности, необходимо связаться с организацией-отправителем по контактным телефонам указанным в шапке бланка и уточнить, отправляли ли они такой документ.

Имеет смысл составить локальный нормативный акт, которым будет регламентироваться порядок использования печатей на предприятии и будет четко прописано, какие письма нужно заверять печатью. Этим документом будет определен перечень деловых бумаг, в обязательном порядке требующих заверения, а также установлены правила в каких случаях и на каких документах будет ставится гербовая или приравненная к ней печать, а на каких — простая.

Какие типы документов обязательно заверяются штампом

Обязательного проставления основной печати требует не вся документация. Типы бумаг, которые должны быть заверены, зависят от вида деятельности предприятия.

Первичные

Бумаги обобщенного типа относятся к первичной документации: они подтверждают акт проведения какой-либо юридической сделки. Все документы, относящиеся к первичным, проходят бухгалтерский учет.

При любых обстоятельствах сделки обязательна простановка штампов на документы, отпечатанные в соответствии с общепринятым нормативом. Если внутри организации используют документы с индивидуальной разработкой структуры, проставление печати на них остается на усмотрение руководителя.

Приказы

Они относятся к внутренней документации: приказы нельзя использовать за пределами организации. Если работнику требуется копия документа для личного использования, штамп ставится только на копии. Оригинал документа заверяется только подписью.

Фирменные бланки

Проставление штампа зависит от типа бланка. Если он относится к документам, подлежащим отчетности, на него обязательно ставят оттиск. Как правило, это доверенности и гарантийные письма, уполномочивающие физическое или юридическое лицо представлять интересы компании.

Если бланк выпущен на специальной бумаге с символикой организации, их не требуется заверять дополнительно.

Другие виды документации

Помимо основной документации, заверять необходимо договоры, акты и справки. Существует отдельный регламент на заверение трудовых книжек. При приеме на работу штамп ставится на титульную сторону первой страницы.

Любые изменения в анкетных данных (смена фамилии, адреса) заверяются проставлением второй печати на обратную сторону страницы. При увольнении рядом с соответствующей записью также проставляется печать организации.

Основные формы оттисков

Поскольку формальной классификации нет, в зависимости от типа организации выделяют четыре основных вида типичных оттисков:

1. Простой. Включает основную информацию: наименование компании, форму деятельности, адрес.
2. С микротекстом. Имеет сложную окантовку. Она проходит по краю печати в два слоя. Внешний включает текст мелким шрифтом, чаще всего там указывается реестровый номер. Внутренний содержит информацию о самом предприятии.
3. С окантовкой. Изготовление печатей по индивидуальному заказу позволяет выбирать разные типы оформления. Орнамент проходит между внешним и внутренним слоем, не затрагивая надписи.
4. Для ИП. Содержит информацию о предпринимателе: ФИО и реквизиты.

Выбор внешнего вида печати – ответственность руководителя. Узор на штампе должен быть лаконичным и понятным, а шрифт – четким и легко читаемым.

Дополнительно о приеме товара от поставщика, оформлении документов и круглой печати — ниже на видео.

Источник: http://znaydelo.ru/biznes/registraciya/pechat-dlya-dokumentov.html

>Нужно ли ставить печать на первичном документе

Хуже не будет #3 IP/Host: 83.234.46.

Нужно ли ставить печать на первичном документе

Командировочные удостоверения, в которых не проставлена печать организации, в которую работники отправлены в командировку, однажды были признаны судом оформленными ненадлежащим образом и вследствие этого не подтверждающими командировочные расходы <12;

• акте о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73). Печатью заверяется подпись руководителя организации, утвердившего акт, или уполномоченного им на это лица.

В остальных унифицированных формах первичных кадровых документов (приказах, табелях учета рабочего времени, расчетно-платежных ведомостях) печать ставить не нужно.

<6 Пункт 1 ст. 172, п. 1 ст. 252, п. 3 ст. 346.5, п. 2 ст. 346.16 НК РФ. <7 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132. <8 Пункт 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». <9 Постановления ФАС СКО от 20.03.2007 N Ф08-1197/2007-5080А; Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.03.2007 по делу N А42-3793/2006. <10 Постановление ФАС УО от 29.01.2008 N Ф09-9195/07-С2. <11 Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. <12 Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.12.2007 N 09АП-16734/2007-АК.

Когда можно использовать дополнительные печати

В подразделениях печати хранятся в надежно запирающихся шкафах.

Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише. Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах.

Регистрационно-учетные формы печатей, а также заверенные службой ДОУ листы с их оттисками включаются в номенклатуру дел организации.

На основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации составляется перечень наименований документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), и перечни наименований документов по каждому структурному подразделению, заверяемых печатью соответствующего подразделения. В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа.
Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении.

Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено.

Это, во-первых, Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г. Москвы, которые утверждены Распоряжением мэра Москвы от 25 августа 1998 г. N 843-РМ. Во-вторых, Закон г. Москвы от 30 июня 2004 г.
N 44 «Об учете печатей». И наконец, Положение по ведению городского реестра печатей, утвержденное Приказом Московской регистрационной палаты от 18 июня 2003 г. N 61.

Согласно этим документам фирмы и предприниматели должны регистрировать свои оттиски в Московском городском реестре печатей. При этом на оттиске обязательно должны быть:

• полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы (ООО, ОАО, ЗАО и т.п.);
• местонахождение фирмы;
• номер в городском реестре печатей;
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН).

И поэтому нередко налоговые инспекторы не признают действительным документ, заверенный печатью, на которой нет, например, регистрационного номера (ОГРН).

Однако фирмы могут безбоязненно игнорировать требования своих властей относительно реквизитов и регистрации оттисков.

ВниманиеДело в том, что ни в Налоговом кодексе РФ, ни в Кодексе РФ об административных правонарушениях не предусмотрена ответственность за то, что печать не внесена в реестр. Да и в самих ИМНС, когда ставят налогоплательщика на учет, не спрашивают, зарегистрирована ли его печать. Банки тоже не интересуются регистрацией оттисков в городском реестре, когда открывают фирмам счета.

Ну а у инспекторов других регионов, где местные власти не установили особых требований к печатям, вообще нет оснований предъявлять претензии к тому, что на печати нет ИНН или ОГРН фирмы.

Если же проверяющий придрался к отсутствию ИНН, сославшись на Письмо МНС России от 21 мая 2001 г.

Нужно ли ставить печать на первичном документе бух учет

ИнфоРяд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями N 1 к ГОСТ Р 51511-2001).

Кроме того, в организации могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей.

Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.

Инструкция может иметь следующие разделы:

— перечень печатей, используемых в организации;

— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;

— порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа «печать».

В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.

Перечень печатей включает:

— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати <*;

<* Разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается. В ГОСТ Р 51511-2001 (с изм.

>Нужно ли ставить на первичном документе печать

Хотя, в наше время и печать сделать (подделать) нет проблем, поэтому даже наличие печати не является гарантией подлинности документа.

>Какие письма нужно заверять печатью

Требования к оформлению документов».

Варианты действий после 7 апреля 2015 г.

В связи с вступлением в силу Закона № 82-ФЗ у юридических лиц есть два варианта действий: отказаться от использования печати либо продолжать использовать ее. Какие шаги необходимо предпринять юридическому лицу и в том, и другом случае? Систематизируем алгоритм действий юридических лиц в табл. 2.

Таблица 2. Алгоритм действий юридических лиц после 7 апреля 2015 г.

Варианты

Алгоритм действий

АО и ООО отказались от печати

Для действующих предприятий: 1) внести в установленном порядке изменения в устав организации (при наличии упоминания о круглой печати организации), заполнив заявление по форме P13001; 2) не вносить никаких изменений (при отсутствии упоминания о круглой печати организации) Для вновь созданных предприятий сведения о печати не указывать в уставе организации

АО и ООО продолжают использовать печать

Для действующих предприятий: 1) внести в установленном порядке изменения в устав организации (при отсутствии упоминания о круглой печати организации); 2) не вносить никаких изменений (при наличии упоминания о круглой печати организации) Для вновь созданных предприятий сведения о наличии печати внести в устав организации

Следует отметить, что наиболее защищенными от подделок являются электронная подпись, голографические печати, специальные бланки. Для признания электронного документа равнозначным бумажному документу, на котором проставлена подпись, заверенная печатью, используется усиленная электронная подпись (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 6.04.11 г.

Так, в ГК РФ вообще нет норм, регулирующих вопросы изготовления, учета и использования печатей. В то же время в законах, посвященных конкретным организационно-правовым формам юридических лиц, все же есть упоминания о необходимости иметь печать. Например, как акционерное, так и общество с ограниченной ответственностью обязаны иметь круглую печать.

Она должна содержать полное фирменное наименование общества на русском языке и указание на место его нахождения (ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Подобные требования содержатся и в федеральных законах от 14.11.02 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях», от 12.01.96 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях». Поэтому унитарные предприятия и некоммерческие организации также должны обзавестись печатью.

При этом отметим, что количество печатей, принадлежащих одному лицу, законом не ограничено. Также не запрещается наносить на печать и более полную информацию об организации.

Я считаю, что ставить печать нужно. Я не юрист, в юриспруденции не силён, просто хочу высказать своё мнение.

Когда-то, в давние докомпьютерные времена, когда бланки организации заказывали в типографии, и доступ к ним имел ограниченный круг людей, одного факта, что письмо было на бланке организации, было достаточно, чтобы считать его официальным документом. Сегодня же любой человек может на компьютере сделать любой бланк любой организации, поэтому чтобы документ был официальным, одного бланка недостаточно, нужна ещё печать.

В силу прямого указания статьи 185 Гражданского кодекса доверенность от имени юридического лица должна быть заверена печатью этой организации. А вот на «гражданских» договорах печать не обязательна — в ГК РФ такого требования нет. Подтверждает это и судебная практика (постановления Федерального арбитражного суда Московского округа от 26.02.04 по делу № КА-А40/799-04 и от 15.02.02 по делу № КГ-А40/384-02). Первичные Обязательные для первичного учетного документа реквизиты перечислены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Оттиск печати в данном перечне не назван. В то же время в законе говорится, что первичные документы составляются по официально утвержденным унифицированным формам. Из этого следует, что первичный документ, на котором нет печати, будет недействительным только в одном случае — если в унифицированной форме предусмотрено заверение печатью. Например, в унифицированной форме товарной накладной (№ ТОРГ-12) предусмотрено место для печати грузополучателя. То есть без печати покупателя такой документ будет считаться составленным с нарушениями. Налоговые Ситуация с печатью на налоговых документах во многом схожа с первичными. Печать нужна только в том случае, если это прямо предусмотрено НК РФ или формой документа. Причем если речь идет о налоге на прибыль, то надо помнить о правилах статьи 252 Налогового кодекса РФ. В ней, в частности, говорится, что расходы, принимаемые в уменьшение базы, должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

В большинстве случаев в качестве подтверждающих документов выступает «первичка». Это значит, что в тех случаях, когда реквизит «М. П.» предусмотрен унифицированной формой первичного документа, при отсутствии оттиска печати документ считается оформленным с нарушением законодательства. И не может подтверждать произведенные расходы. Гражданское законодательство не обязывает все организации иметь печать.

Сведения о наличии печати общество отражает в уставе.

В то же время продолжают действовать подзаконные акты, которые предусматривают проставление печати в документах. Например, такое требование есть в пунктах 2.2, 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Официальные разъяснения насчет того, обязательна печать или нет, противоречивы. Рекомендуем продолжать использовать печать. Делайте так, пока не внесут изменения в подзаконные акты.

** Оформлять служебное задание и командировочное удостоверение для сотрудника, а также требовать от него отчет не обязательно c 8 января 2015 года (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г.

N 1 2002 г.) «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» в пункте 3.5 предполагается изготовление гербовой печати для данного юридического лица «не в единственном экземпляре».

— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.

Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.

Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме:

Должность работника, который проставляет оттиск

Должность работника, который проставляет оттиск

Основу инструкции составляет перечень документов, заверяемых гербовой печатью. В ней могут быть указаны:

— штатное расписание;

— образцы подписей на открытие счетов и др.

Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя организации.

Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя.

Ирина Стародубцева, аудитор-эксперт RosCo — Consulting & audit

Федеральным законом от 6.04.15 г. № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» (далее — Закон № 82-ФЗ) внесены изменения в части обязательности печати для юридических лиц. Закон № 82-ФЗ вступил в силу 7 апреля 2015 г. (за исключением отдельных положений). Проанализируем последствия отмены круглой печати для юридических лиц.

Принятому Закону № 82-ФЗ предшествовали дебаты относительно степени защиты документа без печати, поскольку подписи должностных лиц легко подделать.

Как отметил премьер-министр РФ Дмитрий Медведев, «…круглая печать — это наследие прошлого, и сейчас она не имеет того значения, которое придавалось ей в дореволюционный и постсоветский период и советский период.

При современном развитии техники наличие печати не гарантирует подлинности документа, использовать круглую печать не запрещается, но допускается использование и других способов идентификации, таких как электронная подпись, специальные бланки компаний, голографические печати» (http://ria.ru/politics/).

Отмена печати призвана облегчить процедуру регистрации юридических лиц.

Перед тем как рассмотреть последствия отмены круглой печати, давайте проанализируем степень значимости печатей у организаций. В практике хозяйствующих субъектов документ без печати не воспринимался как юридически значимый документ. Однако так ли это на самом деле? Функция печати состоит в заверении подлинности подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на других документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (п.

3.25 ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Финансовые документы

Материальные документы по видам операций

Материальные документы по видам имущества

Кадровые документы

Налоговые документы

Бухгалтерская отчетность

• в коммерческих организациях на инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3), сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-19), акте инвентаризации наличных денежных средств (форма ИНВ-15);

• в государственных (муниципальных) учреждениях на инвентаризационной описи (сличительной ведомости) по объектам нефинансовых активов (форма 0504087), ведомости расхождений по результатам инвентаризации (форма 0504092)

Прочие документы (приказы, распоряжения, штатное расписание (форма Т-3), личная карточка сотрудника (форма Т-2), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а)*, табель учета рабочего времени (в коммерческих организациях – форма Т-13, в государственных (муниципальных) учреждениях – либо форма Т-13, либо форма 0504421), расчетно-платежная ведомость (в коммерческих организациях – форма Т-49, в государственных (муниципальных) учреждениях – форма 0504401), лицевые счета (формы Т-54, Т-54а) и т. д.)

* 7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ. Статьями 2 и 6 данного Закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать.

Источник: http://nordconsulting.ru/nuzhno-li-stavit-pechat-na-pervichnom-dokumente