Мероприятия по устранению потерь рабочего времени

Анализ причин потерь рабочего времени

Прежде чем приступить к разработке мероприятий по устранение помех в работе менеджера по персоналу, их следует определить. Проанализируем виды помех рабочего времени и пути их устранения.

Таблица 5

Причины потерь рабочего времени

Виды помех

Продолжительность, мин

Возможные причины потерь времени

Меры по устранению

неисправность техники (компьютерных программ)

На предприятии требуется регулярно обновлять компьютерную программу

Разработка правил по технике безопасности

Обычные дела

Отсутствие планирования, отсутствие самодисциплины

Урегулирование целей и стремление к их достижению

Спонтанные деловые контакты

Производственная необходимость. Непрогнозируемые визиты

Введение графика работы с клиентами, персоналом

Анализ использования рабочего времени, свидетельствует, что на предприятии существуют внутрисменные потери времени, которые никто не отслеживает. Всего внутрисменные потери времени составили 60 минут в неделю. В идеальном варианте таких потерь быть не должно. Разработка графика работы с клиентами, персоналом, четкое разграничение должностных обязанности, регламентация обеденного перерыва позволят снизить внутрисменные потери рабочего времени.

Далее сформулируем мероприятия по устранению выше перечисленных помех.

Таблица 6

План мероприятий по улучшению использования рабочего времени

Раздел плана мероприятий

Мероприятия по улучшению использования рабочего времени

Меры по улучшению

Вид контроля

немедленно

в течение периода времени

Планирование рабочего времени

Разработка должностных инструкций

Четкое разграничение должностных обязанностей

текущий контроль в ходе выполнения работ

Планирование рабочего дня

нормирование рабочих процессов

предварительный контроль за ходом работ

Улучшение охраны труда и отдыха

Инструкции по технике безопасности

разработка инструкций

предварительный контроль за безопасностью труда

Факторы помех

Посетители

график работы АУП с клиентами

текущий контроль

Анализ сложившейся на предприятии ситуации позволяет сделать следующие выводы. Менеджер по персоналу нередко выполняет функции, которые не предусмотрены его должностными обязанностями. В результате, сокращается время на выполнение собственных должностных обязанностей, снижается качество выполненных работ. Следует немедленно разработать должностные инструкции, ознакомить с ними работников предприятия.

Еще недостатком является отсутствие четко определенного времени обеденного перерыва. Нередко сотрудникам приходится ждать менеджера по персоналу. В следствие возникает время нерегламентированных перерывов в работе. Следует разработать график работы с клиентами и персоналом.

Также необходимо изучение каждого случая нарушения трудовой дисциплины, используя для этого не только административные меры, но и формы как морального, так и материального воздействия на нарушителей.

Страница
16

Из произведённого анализа видно, что для повышения рациональности своей деятельности, мне необходимо перераспределить 5,732% своего рабочего времени.

Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени

В общем случае к причинам, мешающим рациональному использованию рабочего времени можно отнести следующие:

· Медлительность в действиях;

· Отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;

· Повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;

· Распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них о конца;

· Психологическая доброжелательность и готовность всегда прийти на помощь коллеге, что приводит к выполнению работы другого сотрудника и отставание в выполнении собственных функций;

· Психологическая скромность, которая может вызвать затруднения в выполнении обязанностей и невозможность обратиться за помощью к коллегам или начальнику, а затем и увеличение длительности выполнения работ;

· Психологическая несовместимость внутри трудового коллектива и прочие факторы.

В данном случае анализ использования рабочего времени позволил выявить потери и непроизводительные затраты рабочего времени, недостатки сложившейся организации труда. Это дает возможность обосновать конкретные мероприятия и предложения по их устранению, что, в свою очередь, позволит не только добиться сокращения затрат, но и повысит эффективность труда в целом. Объясняется это тем, что наличие потерь – это не просто не занятое работой время, это неосуществимые идеи и замыслы, обеспечивающие эффективность деятельности.

Следовательно, необходимо выявить причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени. Это могут быть как внутренние, так и внешние помехи, которые мешают эффективно трудиться или нарушают запланированный трудовой процесс.

Таблица 9

Факторы помех

Виды помех, занятия

Продолжительность, мин

Возможные причины потерь времени

Меры по устранению

1. Нерациональное планирование.

Выполнение в большей степени второстепенных задач, забывая про главные

Завести себе ежедневник; составить распорядок дел.

2. Работа при сложных условиях

Телевизор работает на полной громкости

Убавить звук; выключить

Ориентация на проблему

Ориентация на имеющиеся возможности.

Возникновение сбоев в работе компьютера, а также потеря информации

Установка Антивируса и новой операционной системы

3. Обычные дела и «текучка».

Отсутствие самоконтроля и самодисциплины

Ставить цели и стремиться к их достижению

Прерывание ра­боты телефонными звонками, играми и разговорами по ICQ

Стараться говорить только по делу, а все остальное, когда будешь свободен

4. Потраченное зря время

Время, потраченное в очередях на распечатывание, магазинах

Купить себе принтер; листы; стараться сократить пребывание в магазине.

Проектные предложения. Пути улучшения организации труда

Раньше, в стабильных условиях, господствовала т.н. «рациональная организация» (главными теоретиками которой были Ф.Тэйлор и М.Вебер).

Она предусматривала порядок, установленный четко разработанными правилами. Рационалистическое направление имело и имеет широкое распространение. Оно прошло путь от улучшения трудовых операций путём хронометража, до внедрения ЭВМ, промышленных роботов и целевых программ.

Рациональное управление основывается на ряде принципов, главные из которых:

— чёткая структура управления: кто за что отвечает, кому подчиняется, с кем и по каким вопросам взаимодействует;

— известные и соблюдаемые правила работы;

-система контроля за этими правилами с применением соответствующих стимулов и санкций к подчинённым.

-оценка деятельности на основании этих принципов.

Существуют определённые правила, которые соблюдаются при организации процесса «мозгового штурма».

1. Не критиковать и не одергивать говорящего.

2. Никогда не называть высказанную идею нереальной или абсурдной.

3. Необходимо стараться набирать как можно большее количество идей, не обращая внимания на их качество. «Мозговой штурм» создает предпосылки для творческого мышления, поэтому, чем больше предложений, тем лучше.

4. Следует всячески приветствовать творческие порывы. Каждый участник может развить идеи, высказанные другими.

5. Все предложения должны обязательно фиксироваться.

Рассмотрев главные подходы к управлению производственной организацией, перейдем к проектным предложениям.

Полученные в результате исследования данные и проведенный их анализ позволили сделать выводы о том, как используется мое рабочее время и определить основные причины, мешающие рационально использовать его.

В таблице 9 были предложены меры по устранению помех, препятствующих эффективной деятельности. На основе этих предложения следует составить план организационно-технических мероприятия по улучшению использования рабочего времени.

Таблица 10

План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени

Раздел плана мероприятий

Мероприятия по улучшению использования рабочего времени

Меры по улучшению не нужны, так как .

Меры по улучшению нужны

Вид контроля

немедленно (какие)

в течение года (какие)

Планирование рабочего времени

Составление плана дня в письменной форме с точным указанием времени

Научиться правильно грамотно и рационально составлять свой рабочий план дня

Совершенствование навыков планирования на основании сравнения с практикой

Промежуточный, Итоговый

Последовательное планирование рабочего дня

Телевизор работает на полной громкости

Убавить звук

Постараться устроить свое рабочее место вдали от звуковых приборов

Возникновение сбоев в работе компьютера, а также потеря информации

Установка Антивируса

Прерывание ра­боты телефонными звонками, играми и разговорами по ICQ

Прерывать разговор при первой же необходимости

Ставить цели и стремиться к их достижению

Отсутствие самодисциплины

Ставить цели и стремиться к их достижению

Время, потраченное в очередях на распечатывание, магазинах

Зависит не от нас

Перейти на страницу номер:

Обсудить с коллегами выходные, выпить кофе, почитать последние новости, ответить друзьям в социальных сетях — типичное утро в большинстве офисов. По статистике , на чаепития, перекуры, беседы 34% российских работников тратят почти 30 минут! Среднестатистический служащий 25% проводит на рабочем месте впустую, а компании несут миллионные убытки. Помимо необоснованных перерывов в список можно внести:

  • Опоздания. В ходе опроса выяснилось, что это нарушение допускает сам работодатель. 26% признались, что никаких взысканий не будет при опоздании от 30 до 60 минут.
  • Прогулы. И здесь все не так однозначно, исследование показало, что каждый десятый офисный сотрудник в России не выходил на работу хотя бы раз, симулируя болезнь.
  • Безответственное отношение. Здесь мы говорим о тех, кто создает видимость занятости и работы, но не приносит фактической пользы.

Не стоит забывать и о факторах, не зависящих от персонала: поломка или настройка оборудования, вынужденный ремонт и т.д. Есть понятие «нормируемые потери”, как правило, они предусмотрены внутренними нормативными актами. Это вынужденная мера, но крайне необходимая, когда речь идет о:

  • техническом обслуживании (компьютеров, серверов, высокотехнологичного оборудования);
  • дополнительных перерывах на вредном, опасном производстве (предусмотренных ТК РФ);
  • перераспределении обязанностей (при пересмотре штатного расписания, реорганизации).

Фиксируем причины дефицита времени

Дефицит времени неминуемо ведет к снижению эффективности, отдельных штатных единиц/отдела/предприятия. Если руководство не видит объективных причин, и на первый взгляд все идет по плану, стоит обратиться к процедуре хронометража. Сейчас все больше компаний доверяют анализу рабочего процесса программами учета, таким как CrocoTime — эта система позволит точно определить причины отклонений, благодаря широким возможностям:

  • система покажет, сколько времени персонал работал за компьютером и без него;
  • руководитель в любой момент может обратиться к статистике, где будут зафиксированы все сайты и программы, к которым обращался персонал в течение рабочего дня;
  • любое отвлечение будет отмечено в отчете;
  • опоздания и прогулы фиксируются автоматически.

Анализ данных позволит:

  • выявить нарушителей дисциплины;
  • определить сотрудников, которые не справляются (по разным причинам) со своими обязанностями;
  • понять, кто перерабатывает или наоборот, делится своей работой;
    найти отделы, в которых рабочие процессы налажены неправильно;
  • планировать работу отдельных штатных единиц/отделов/компании;
  • сбалансировать загруженность сотрудников.

CrocoTime не следит, а позволяет организовать деликатный мониторинг за рабочими процессами. Программа учитывает интересы и работодателя, и сотрудников — помогая анализировать, планировать, исключать ошибки. Контроль не должен перерастать в паранойю, нельзя давить на сотрудников и принимать жесткие (но, к сожалению, все еще популярные) меры воздействия, желая исправить положение дел. Важно принимать командные решения и смело прощаться с теми, кто не разделяет целей. Работать над корпоративной культурой и помнить: время — ресурс, ценность которого поможет оценить CrocoTime.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *