Личное дело сотрудников

Личные дела в обязательном порядке ведутся только на государственных служащих (Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609), остальные же организации или индивидуальные предприниматели могут вести их по желанию. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. Это связано с тем, что наличие личного дела упрощает доступ к необходимой информации о работниках и помогает систематизировать все данные об их трудовой деятельности.

Напомним, что дело представляет собой документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст).

Поскольку порядок ведения личных дел сотрудников для организаций и предпринимателей никак не регламентирован, то будет целесообразно разработать и утвердить положение о порядке формирования и ведения личных дел. В нем можно отразить состав личных дел, порядок его формирования и ведения, круг сотрудников, на которых необходимо вести дела, режим хранения и порядок доступа к делам и т. д.

Состав личного дела сотрудника

В личное дело помещаются как оригиналы документов, так и копии. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. В личное дело следует помещать документы, которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения. Сроки хранения документов установлены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Однако на практике в делах хранятся практически все документы, относящиеся к сотруднику, так как это удобно.

Документы, включаемые в личное дело, можно условно разбить на три группы. Во-первых, документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу. К ним относятся:

  • анкета;
  • резюме;
  • рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы (при наличии);
  • копии паспорта, СНИЛС, ИНН (если имеется), документов об образовании, документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости или факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию);
  • заявление о приеме на работу;
  • медицинские справки (при трудоустройстве несовершеннолетних и иных лиц в случаях, предусмотренных ТК РФ);
  • трудовой договор;
  • личная карточка по форме Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1);
  • копия приказа о приеме на работу и т. д.

Во-вторых, документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников. В данный перечень могут входить:

  • копии свидетельства о браке (разводе), свидетельств о рождении детей, водительских удостоверений;
  • договор (его копия) о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
  • должностные инструкции;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении и т. п.;
  • справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);
  • копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);
  • соглашение о неразглашении информации (если сотрудник имеет доступ к конфиденциальной информации);
  • аттестационные листы;
  • докладные, объяснительные записки, служебные записки, заявления о предоставлении отпуска работнику;
  • различные акты и уведомления;
  • копии документов о повышении квалификации и т. д.

В-третьих, документы о прекращении трудовой деятельности, например:

  • заявление работника об увольнении;
  • копия приказа об увольнении.

Стоит отметить, что в личное дело можно поместить копию трудовой книжки, но не саму книжку. Напомним, что трудовые и вкладыши к ним хранятся как документы строгой отчетности, то есть в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение, и выдаются лицу, ответственному за их ведение, только по его заявке.

Формирование и ведение личного дела

Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.

Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:

  • наименование организации;
  • структурное подразделение, в котором сотрудник работает;
  • номер личного дела;
  • заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника;
  • дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу);
  • дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
  • количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче лчного дела в архив);
  • срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).

Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:

  • личная карточка по форме Т-2;
  • анкета;
  • резюме;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия приказа о приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.

Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями. Бланк внутренней описи приведен в приложении 10 к Правилам и должен содержать:

  • номер и заголовок (Ф. И. О. работника) личного дела, к которому она составляется;
  • графу «порядковый номер документа»;
  • графу «индекс документа» (заполняется при наличии);
  • графу «дата документа»;
  • графу «заголовок документа»;
  • графу «дата включения документа в личное дело»;
  • графу «примечание», в которой обычно отражается изменение состава документов дела (изъятия, замена копиями и т. д.).

Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Хранение личного дела

Все личные дела содержат персональные данные работника. Напомним, что под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физлицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Работодатель обязан соблюдать все требования по защите персональных данных, предусмотренные главой 14 ТК РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Обратите внимание

Лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).

Так, руководитель организации обязан назначить соответствующим приказом лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел. При этом лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Личные дела в обязательном порядке должны храниться в месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизироваться личные дела в месте хранения могут в алфавитном порядке, по номерам либо по структурным подразделениям организации.

Обратите внимание, что лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. в п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).

Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право:

  • на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
  • свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
  • определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
  • доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору;
  • требование об исключении или исправлении неверных (неполных) персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований законодательства. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
  • требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные (неполные) персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
  • обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Закрытие личного дела

Если сотрудник увольняется, то личное дело закрывается в день его увольнения. Закрытое личное дело необходимо полностью оформить. Для этого следует проверить наличие всех документов и их расположение в папке (документы должны располагаться в хронологическом порядке), а также нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов самой описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Листы описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

На отдельном листе составляется лист-заверитель (форма приведена в приложении 9 к Правилам). В нем указываются:

  • цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела;
  • количество листов внутренней описи;
  • особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов);
  • наличие в личном деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии личного дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Далее личное дело подшивается. При этом в конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале дела внутренняя опись. Если данные документы к делу не были подшиты, то опись приклеивается к внутренней стороне лицевой обложки личного дела, а лист-заверитель приклеивается поверх описи за верхнюю часть листа.

Далее на титульном листе личного дела указывается дата его закрытия, то есть дата издания приказа об увольнении и срок его хранения. Исчисляется срок хранения с 1 января года, следующего за годом закрытия личного дела. Согласно статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ срок хранения может составлять как 50 лет (если личное дело создано после 2003 года), так и 75 лет (если личное дело создано до 2003 года). Обратите внимание, если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения (например, у приказа о приеме на работу он составляет 75 лет, а у приказа об увольнении – 50 лет), то все дело храним по старшему сроку.

При наличии невостребованных личных документов работника (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается к его личному делу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Личные дела передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Изольда Светличная, юрист

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.

Подключить бератор

Добавить в «Нужное»

Обновление: 29 июля 2020 г.

Обязанность составлять личные дела сотрудников существует лишь в отношении гражданских служащих (Закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ). В коммерческих организациях бухгалтерия или отдел кадров ведут личные дела сотрудников по собственной инициативе. Именно поэтому порядок ведения, хранения и оформления личных дел сотрудников устанавливается не на законодательном уровне, а локальным нормативным документом работодателя. При этом должны быть соблюдены требования ТК и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ). В ЛНА необходимо прописать:

  • требования к оформлению личных дел сотрудников;
  • требования к содержанию личных дел;
  • требования к ведению личных дел;
  • требования к хранению личных дел сотрудников;
  • должности лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел сотрудников.

Вам может быть интересен Обзор: «Роспотребнадзор дал рекомендации по профилактике коронавируса среди работников»

Личное дело сотрудника: образец оформления 2020

При оформлении личного дела сотрудника можно руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, а также Правилами организации хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила N 526). В частности, на обложке личного дела следует указать (Приложение N 28 к пп. 4.19, 4.24 Правил N 526):

  • наименование организации;
  • наименование структурного подразделения;
  • индекс дела;
  • архивный шифр дела;
  • номер дела;
  • заголовок дела.

Что можно включить в личное дело сотрудника? Как правило, в личном деле хранят копии документов, которые работник предъявил при приеме на работу и которые необходимы для подтверждения различных сведений о работнике (указываемых в отчетности или необходимых для предоставления работнику льгот и гарантий).

При заключении трудового договора человек предъявляет работодателю (ст. 65 ТК РФ):

  • паспорт (его данные требуются, в частности, при заполнении Расчета по страховым взносам и справки 2-НДФЛ);
  • трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (так называемая ЭТК). Исключение составляет ситуация, когда человек впервые принимается на работу. Сведения из трудовой книжки необходимы, к примеру, для исчисления стажа;
  • СНИЛС (номер СНИЛС отражается в ежемесячной форме СЗВ-М);
  • документы воинского учета для военнообязанных и для лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании и/или квалификации или о наличии специальных знаний, если работа требует специальных знаний;
  • справка об отсутствии судимости и об отсутствии административных наказаний за потребление наркотических средств для определенных должностей.

Это общий список документов. В зависимости от специфики работы ТК или иные нормативные правовые акты могут устанавливать обязанность работника предъявить работодателю дополнительные документы для заключения трудового договора.

Кроме того, в процессе работы от работника могут поступать иные документы, которыми дополняется личное дело сотрудника, например, копия свидетельства о рождении ребенка (для подтверждения вычетов по НДФЛ на детей), копия справки об инвалидности (для предоставления определенных льгот) и т.д.

Сотрудник, отвечающий за ведение личных дел работников, должен снять копии с нужных документов, предъявленных работником, и хранить их в личном деле. Имеет смысл оформить внутреннюю опись документов, хранящихся в личном деле (п. 4.30 Правил N 526). По мере поступления в дело новых документов опись будет дополняться.

Личное дело сотрудника – обработка персональных данных?

Поскольку вышеперечисленные документы содержат персональные данные работника, то хранение копий документов подпадает под понятие «обработка персональных данных» (ст. 3 Закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ). А такое хранение документов в личном деле сотрудника допустимо при соблюдении двух условий:

  • получено согласие работника на обработку персональных данных. То есть необходимо получить подпись работника на таком согласии;
  • при хранении преследуются конкретные заранее определенные законные цели для обработки персональных данных. В данном случае можно сослаться на нормы ст. 86 ТК РФ, которая гласит, что обработка персональных данных может осуществляться в следующих целях: обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействие работникам в трудоустройстве, контроль за количеством и качеством выполняемой работы (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г., утв. Рострудом).

Хранение личных дел сотрудников

Личные дела работников хранятся в бухгалтерии или в кадровой службе в сейфах или закрывающихся металлических шкафах. После увольнения работника личное дело передается в архив организации.

Анкета работника для личного дела (образец)

Для удобства можно заполнить на каждого работника анкету и вложить ее в личное дело. В анкете отражаются сведения, необходимые для ведения кадрового учета по работнику.

Образец анкеты работника для личного дела можно посмотреть в системе Консультантплюс.

Личное дело сотрудника, кто должен его вести и что туда входит

Начнем с того, что ведение личных дел для коммерческих предприятий совсем не обязательно, для них это дело добровольное. В отличии от государственных предприятий, на которых личные дела должны вестись в обязательном порядке.

Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если же речь идёт об учащемся, то сведения о его обучении).

Так как для коммерческих предприятий ведение личных дел необязательно, их кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

  • руководители и их заместители;
  • ведущие специалисты;
  • материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);
  • работники с перспективой повышения в должности и др.

Но на практике уже давно доказано, что ведение личных дел на всех сотрудников, не зависимо от должности, помогает предприятию систематизировать кадровую информацию и получать сведения о работе и документах работников в короткие сроки.

Порядок формирования личного дела работника начинается в момент принятия сотрудника на работу и продолжается до его ухода из компании. После чего личное дело помещается в архив. Личное дело каждого сотрудника удобнее располагать в отдельной папке или в отдельном файле в общей папке.

При формировании личного дела работника следует помнить о некоторых моментах:

Связанный курс

1С: Зарплата и управление персоналом (полный курс)

  • в личном деле не должны храниться документы временного хранения вместе с документами для постоянного хранения;
  • лучше исключить из личного дела оригиналы документов постоянного хранения, заменив их копиями;
  • каждый документ должен быть представлен в одном экземпляре;
  • одно дело не должно превышать по толщине 4 см;
  • приложения к документам должны находиться в одной папке с документами.

Не стоит забывать, что есть Федеральный закон «О персональных данных», который запрещает включать в дело и подвергать обработке такие данные о сотруднике, как политические и религиозные взгляды, информацию о частной жизни без его письменного согласия на это. А так же, важно знать, что вся личная информация физического лица может быть использована только в целях трудоустройства или продвижения работника по службе, обеспечения его безопасности и сохранности его имущества.

Состав личного дела не регламентирован законодательством, поэтому перечень документов, входящих в личное дело, определяется инструкцией по кадровому делопроизводству компании.

При оформлении трудоустройства сотрудников, работники кадровой службы включают в личное дело копии документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, документы об образовании) и резюме, далее к ним присоединяется вся остальная необходимая информация.

Вот примерный перечень документов, которые стоит включать в личные дела работников:

  • заполненная анкета компании;
  • копия паспорта (разворот с личными данными, пропиской, семейным положением);
  • копия ИНН;
  • копия СНИЛС;
  • копия военного билета (для военнообязанных);
  • диплом или иные документы об образовании;
  • фотография (цветная или черно-белая);
  • характеристика с прошлого места работы;
  • заявление работника о приёме на работу (если его написание является обязательным на предприятии);
  • копия приказа о приёме сотрудника на работу;
  • копия трудового договора и должностной инструкции;
  • опись документов в личном деле;
  • иные документы;
  • копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.

Для упорядочивания сведений о сотруднике, в личное дело вкладывается опись личного дела с перечнем всех документов (номер документа, его наименование).

Располагаться документы должны в хронологическом порядке: самыми первыми будут документы, принятые к учёту при найме работника, дальше – документы, появляющиеся по мере его работы (приказы, заявления, справки).

Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.

Личное дело должно быть оформлено так:

  • на титульном листе личного дела пишется ФИО сотрудника и дата начала личного дела;
  • если личные дела находятся в файлах в общей папке, то располагать их удобнее по алфавиту, чтобы облегчить дальнейшую работу;
  • количеством страниц в личном деле не должно быть больше 250.

Журнал регистрации личных дел служит для учёта личных дел работников компании. Единой учётной формы для ведения журнала не предусмотрено, его можно изготовить самостоятельно (распечатать шаблон из интернета) либо купить в магазине. Содержимое граф журнала также может меняться в зависимости от нужд предприятия и его сферы деятельности.

В журнале содержится информация о личных делах, которые когда-либо были заведены в компании. В графы заносятся номера личных дел, дата заведения, ФИО работника и иные необходимые данные. Закрытие личного дела сопровождается пометкой в журнале, где указывается дата и причина закрытия. Если в личное дело нужно внести дополнительную информацию о сотруднике, можно использовать графу «Примечания».

Хранение личных дел должно быть организованно, в первую очередь, для сохранности документов, содержащих конфиденциальные сведения о сотрудниках и для удобства поиска личных дел. Поэтому для хранения личных дел следует выделить отдельный шкаф, запирающийся на замок.

Располагать папки с документами следует вертикально, наружу корешками. Доступ к хранилищу личных дел должен быть ограничен сотрудниками кадровой службы. Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами:

  • с помощью нумерации;
  • в алфавитном порядке;
  • по структурным подразделениям компании.

При большом количестве личных дел их можно хранить в нарядах, по алфавиту. Личные дела сотрудников будут рассортированы по фамилиям в алфавитном порядке. В начале каждого наряда должна быть опись содержащихся в нём личных дел.

Личные дела уволенных работников хранятся в архиве, но копии документов можно выдать на руки работникам в последний день их нахождения на рабочем месте. Таким образом, компания больше не будет ответственна за сохранение личных данных сотрудника и уменьшит размер архива. Срок хранения личных дел работников обычно не превышает 75 лет, для руководителей он может быть увеличен.

/ «Бухгалтерская энциклопедия «Профироста»
@2017
10.05.2017

Информацию на странице ищут по запросам: Курсы бухгалтеров в Красноярск, Бухгалтерские курсы в Красноярске, Курсы бухгалтеров для начинающих, Курсы 1С:Бухгалтерия, Дистанционное обучение, Обучение бухгалтеров, Обучение курсы Зарплата и кадры, Повышение квалификации бухгалтеров, Бухгалтерский учет для начинающих
Бухгалтерские услуги, Декларация НДС, Декларация на прибыль, Ведение бухгалтерского учета, Отчетность в налоговую, Бухгалтерские услуги Красноярск, Внутренний аудит, Отчетность ОСН, Отчетность в статистике, Отчетность в Пенсионный Фонд, Бухгалтерское обслуживание, Аутсорсинг, Отчетность ЕНВД, Ведение бухгалтерии, Бухгалтерское сопровождение, Оказание бухгалтерских услуг, Помощь бухгалтеру, Отчетность через интернет, Составление деклараций, Нужен бухгалтер, Учетная политика, Регистрация ИП и ООО, Налоги ИП, 3-НДФЛ, Организация учета

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 7

Личные дела сотрудников: ведение, оформление, учет

В предыдущей статье мы рассказали о некоторых сложностях, возникающих при формировании личных дел сотрудников и о путях их преодоления. В данном материале мы поговорим об общих принципах формирования личных дел на основе существующих требований нормативных документов.

Особенности ведения и учета личных дел в делопроизводстве

Личные дела относятся к группе дел, которую формирует на предприятии кадровая служба.

В предыдущей статье мы уже говорили о том, что кадровики предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников. Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.

Скажу еще раз о специфике этого вида документов. Она заключается в том, что эта группа дел формируется несколько лет, в течение которых сотрудник работает на предприятии. Согласно п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (далее по тексту — Основные правила) из-за этой своей особенности личные дела не могут считаться завершенными по окончании календарного года, в отличие от основных документов общего делопроизводства. Иначе говоря, личные дела являются переходящими. Согласно п. 3.5.3 Основных правил «личные дела… формируются в течение всего периода работы данного лица в организации». Исключение может составлять случай, когда сотрудник уволился с предприятия в том же году, в котором поступил в данную организацию на работу.

Следует отметить, что это обстоятельство влияет и на организацию учета личных дел по номенклатуре дел предприятия. Об этом говорится в абз. 17 п. 3.4.9 Основных правил, который обращает внимание на необходимость перемещения личных дел сотрудников, не завершенных делопроизводством (т.е. продолжающих работать), из номенклатуры дел завершенного года в номенклатуру дел организации следующего года (как правило, под тем же индексом). При этом согласно последнему абзацу того же пункта Основных правил в графе 5 мы можем сделать отметку о том, что данные дела являются переходящими. Образец фрагмента номенклатуры дел предприятия с отметкой о переходящих делах см. в примере 1.

Пример 1.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во
ед. хр.

Сроки хранения
и N N статей
по перечню

Примечание

Личное дело
директора
предприятия

Постоянно
ст. 337 а

Переходящее

Личные дела
сотрудников
предприятия

75 лет ЭПК
ст. 337 б

Переходящие

Сроки хранения дел в примере 1 взяты из Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее по тексту — Типовой перечень). Предприятие также может использовать в работе по составлению номенклатуры дел типовые перечни документов, действующие для соответствующих ведомств. Однако сроки хранения не должны быть меньше сроков, указанных в Типовом перечне, т.е. приведенных в данном примере.

Фактическое завершение личного дела в делопроизводстве предприятия наступает в момент увольнения из него конкретного сотрудника.

Формируем личное дело

При поступлении на работу сотрудник заполняет бланки документов: личный листок по учету кадров (см. пример 2) и автобиографию. После подписи и даты под своими личными данными личный листок по учету кадров и автобиография становятся документами и формируются как индивидуальное личное дело. Одновременно в личное дело помещаются копии документов об образовании сотрудника и другие бумаги, которые кадровая служба сочтет нужным с него запросить, например, характеристики, рекомендательные письма и т.п. (автор данной статьи не будет вдаваться в законность требований таких документов с точки зрения трудового законодательства, т.к. цель нашей статьи иная). По мере оформления внутренних документов предприятия на сотрудника, поступившего на работу, в личное дело помещается личное заявление сотрудника о приеме на работу, трудовой договор, копия или второй экземпляр приказа о приеме на работу.

Пример 2.

Личный листок

по учету кадров

Конвертов ┌────────────┐

1. Фамилия ———————————— │ Место │

Александр Андреевич │ для │

имя ——— отчество ——— │фотокарточки│

муж. 12.08.1962 │ │

2. Пол —- 3. Год, число и месяц рождения ——— │ │

г. Москва │ │

4. Место рождения ——— │ │

русский │ │

5. Национальность ——- │ │

высшее │ │

6. Образование —— └────────────┘

Название
учебного
заведения и его
местонахождение

Факультет
или
отделение

Форма
обучения
(дневная,
вечерняя,
заочная)

Год
поступления

Год
окончания
или ухода

Если не
окончил,
то с какого
курса ушел

Какую
специальность
получил
в результате
окончания
учебного
заведения,
указать N
диплома или
удостоверения

Московский
государственный
педагогический
институт

Русский
язык и
литература

Дневная

Учитель
русского
языка и
литературы.
Диплом
N ФХ 3589651

7. Какими иностранными языками и языками народов СНГ владеете

немецким, читаю и перевожу со словарем

(читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться,

владеете свободно)

не имею

8. Ученая степень, ученое звание не имею ———————

не имею

9. Какие имеете научные труды и изобретения ———————-

В процессе работы сотрудника на предприятии его личное дело, естественно, дополняется различными документами о повышении квалификации (копиями дипломов, свидетельств, сертификатов и т.п.), документами, подтверждающими переводы (заявлениями, дополнительными соглашениями к трудовому договору, копиями или вторыми экземплярами приказов и т.п.), приказами о наложении взысканий или о поощрениях и иными необходимыми в таких случаях документами. Каждый из таких документов по мере возникновения помещается в личное дело.

Завершается личное дело документами об увольнении сотрудника из предприятия: заявлением об увольнении, соглашением сторон, копией или вторым экземпляром приказа об увольнении и пр.

В течение периода работы сотрудника на предприятии кадровая служба учитывает каждый документ личного дела во внутренней описи (см. пример 3), а также ведет учет дополнительных сведений о данном сотруднике в добавление к личному листку по учету кадров, помещая эти две учетные формы в начале дела.

Пример 3.

Внутренняя опись

документов дела N —

Итого 7 (семь) документов.

Количество листов внутренней описи 1 (один).

Главный специалист отдела кадров

ОАО «Созвездие» И.Н. Морозова

Вкратце мы расскажем о том, как сделать внутреннюю опись. Она составляется в соответствии с Приложением 10 к Основным правилам. В начале указываются документы, которые сотрудник заполняет при приеме на работу; далее описываются документы об образовании сотрудника; затем — документы о его приеме на работу, перемещениях и т.п. Завершается опись документами об увольнении сотрудника предприятия. В соответствующих графах описи заполняются сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках, номерах листов дела, необходимых примечаниях. Если с первыми тремя реквизитами кадровики в основном более или менее справляются, то с заголовком документа — не всегда: то его укажут не полностью, то вообще указывается какое-то иное, близкое по смыслу наименование, например, «анкета» вместо «личный листок по учету кадров», «трудовое соглашение» вместо «трудовой договор» и т.п. Поэтому при составлении внутренней описи каждый реквизит всегда необходимо сверять с тем, как выглядит он на самом документе. В конце внутренней описи пишется количество внесенных в нее документов и количество листов описи. Внутренняя опись заверяется подписью составителя с указанием его должности, инициалов и фамилии и даты составления.

После увольнения сотрудника с предприятия его личное дело становится законченным и, как правило, в соответствии со сроками, определяемыми законодательством, передается в архив предприятия либо, при отсутствии архива, находится в кадровой службе организации до его передачи на государственное хранение.

Есть ли на предприятии архив или его нет, ясно одно: в соответствии с уже известной нам ст. 337 Типового перечня срок хранения личного дела либо является постоянным (для первого лица организации), либо составляет 75 лет с отметкой ЭПК после его завершения делопроизводством. Согласно действующим правилам архивного дела отметка ЭПК означает, что часть документов дела из-за своей значимости может быть отнесена к документам, подлежащим постоянному хранению. По истечении сроков хранения, по решению экспертной комиссии предприятия или соответствующего государственного архива, отдельные документы (а возможно, и целые дела) могут быть оставлены на постоянное хранение. С этой целью документы дела должны быть переформированы и внесены в другую опись — опись дел постоянного хранения. Уничтожение дел с отметкой «ЭПК» разрешается только по отдельно составленному для них акту. Более подробную информацию по данному вопросу можно получить в п. 2.8 Указаний по применению типового перечня, а также в абз. 2 и 3 п. 2.3.3 Основных правил.

Личные дела подлежат полному оформлению.

Подготовка личных дел к передаче

на архивное хранение (оформление)

Располагаем документы в правильной последовательности!

Начиная подготовку личных дел к их передаче на архивное хранение, мы вновь встречаемся с некими проблемами, обусловленными их спецификой. Обычно в процессе делопроизводства документы личного дела располагаются внутри него в обратной временной хронологии, т.е. в начале дела оказываются размещенными документы об увольнении; за ними — документы о переводах сотрудника, приказы о поощрениях и взысканиях и пр.; за ними — документы о приеме на работу и, наконец, документы, которые сотрудник заполняет и передает при его поступлении на предприятие: личный листок по учету кадров, автобиография, копии документов об образовании и т.п. Два документа, которые ведутся кадровой службой, — внутренняя опись и дополнение к личному листку по учету кадров — чаще всего помещаются в начале дела для удобства их ведения. Но мне встречались и другие варианты.

Очень жаль, что порядок систематизации этих форм внутри личного дела нигде не регламентирован, в то время как архивист должен руководствоваться правилами. Перед сдачей в архив документы необходимо переформировать в прямой временной хронологии. В то же время некоторые архивисты высказывают диаметрально противоположную точку зрения, согласно которой расположение документов внутри личного дела задом наперед вполне можно считать окончательным. Объясняют это такие специалисты опять же спецификой личного дела. Автору данной статьи всегда было удивительно, как вообще может существовать такое мнение? На какие нормативно-правовые акты оно опирается? На мой взгляд, данная точка зрения просто бездоказательна. Ведь у архивиста есть правила, которыми он руководствуется. В них, т.е. в том же п. 3.6.3 Основных правил, определено, что понимается под полным оформлением дела. Это — «подшивка или переплет дела; нумерация листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела)». В абз. 7 п. 3.5.5 Основных правил говорится о способе систематизации листов в личном деле: «Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления». Правда, на практике я не встречался с тем, чтобы кадровик сразу же располагал документы в прямом хронологическом порядке. Ведь для этого при поступлении каждого нового документа старые документы ему пришлось бы вынимать и располагать в новой последовательности. Но нигде не сказано, что документы, входящие в состав личного дела, могут поступать в архив расположенные так же, как они бывают сформированы изначально.

Таким образом, руководствуясь Основными правилами, при подготовке личных дел к их передаче на архивное хранение документы каждого дела необходимо систематизировать по хронологии их дат. Для личного листка по учету кадров и автобиографии датой будет дата их заполнения. Эти документы необходимо расположить в начале дела. Далее следует расположить копии документов об образовании сотрудника. Для удобства желательно сосредоточить вместе с такими документами и копии тех документов об образовании, которые сотрудник получил в период работы на данном предприятии. Правда, здесь возникает вопрос о правомерности такой систематизации. Кроме того, в таком случае дата одного из документов об образовании обычно вообще не укладывается в хронологические рамки (крайние даты) самого личного дела. Ведь чаще всего сначала человек заканчивает учебное заведение, а потом поступает на работу. Соответственно, дата диплома всегда будет более ранней, чем дата заполнения личного листка по учету кадров и автобиографии. Поэтому здесь мы руководствуемся иным п. 3.5.4. Основных правил: «Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы». После данных документов в дело могут быть сформированы документы о дополнительном образовании сотрудника, повышении его квалификации, которые были получены сотрудником в течение работы на конкретном предприятии.

После копий документов об образовании сотрудника будут располагаться документы о поступлении на работу:

— направление на работу (при его наличии; этот вид документа чаще всего встречался в кадровом делопроизводстве в советское время и использовался для приема молодых специалистов; недавно эта форма снова напомнила о себе, начав иногда встречаться);

— резюме, характеристики, рекомендательные письма (при их наличии);

— заявление сотрудника о приеме на работу;

— трудовой договор;

— копия или второй экземпляр приказа о приеме сотрудника на работу (приказ самого предприятия может быть издан на основании приказа вышестоящего ведомства, если конкретное предприятие находится в его подчинении; в этом случае, при наличии такого приказа, сначала формируются копия или экземпляр приказа вышестоящего ведомства, а затем — приказа предприятия);

— типовая или индивидуальная должностная инструкция.

Далее в прямом хронологическом порядке располагаются документы, которые заводятся делопроизводством кадровой службы предприятия в течение трудовой деятельности его сотрудника. Это могут быть:

— документы, связанные с переводом:

— заявление о переводе,

— дополнительное соглашение к трудовому договору,

— копия или второй экземпляр приказа о переводе,

— типовая или индивидуальная должностная инструкция;

— копии (вторые экземпляры) приказов:

— о поощрениях,

— наложении дисциплинарных взысканий,

— совмещении должностей и профессий и т.д.

Завершают личное дело:

— заявление об увольнении либо иное основание для увольнения (его копия);

— копия (второй экземпляр) приказа об увольнении.

Нумеруем листы!

При завершении формирования личного дела для передачи его на архивное хранение необходимо пронумеровать его листы. В соответствии с п. 3.6.8 Основных правил нумерация осуществляется простым карандашом или нумератором в правом верхнем углу каждого документа. Заканчивая нумерацию листов, следует иметь в виду, что листов в деле должно быть не меньше их количества, указанного во внутренней описи. Но на практике возможны следующие варианты:

— количество листов может совпадать с их количеством, указанным во внутренней описи;

— количество листов может быть больше их количества, указанного во внутренней описи. Это может происходить оттого, что некоторые документы не были в свое время указаны во внутренней описи личного дела кадровой службой предприятия при ведении личного дела. Как правило, это происходит случайно, из-за обычной невнимательности кадровиков.

В случае если фактическое количество листов меньше их количества, указанного во внутренней описи, автор данной статьи считает, что такое дело архивист принимать в архив не должен. В таком случае дело срочно возвращается кадровой службе предприятия для принятия соответствующих мер (например, изъятия кадровой службой прежней внутренней описи и составлению взамен нее другой; составления соответствующего акта за подписью должностных лиц и т.п.). Разрешение такой ситуации может выглядеть следующим образом.

1. Личное дело возвращается в кадровую службу, о чем извещается ее руководитель.

2. Сотрудник кадровой службы, которому поручено проведение расследования с целью установления причин недостачи документов, изыскивает все возможные способы к их розыску (в отделах, в других делах и т.п.). Далее возможны следующие варианты:

1. Документы обнаружены. В этом случае сотрудник ставит в известность своего руководителя и по его поручению передает дело в число отобранных и проверенных с целью продолжения дальнейшей работы с ним.

2. Документы не обнаружены, либо обнаружена только их часть. Сотрудник докладывает об этом своему руководителю, который действует по своему усмотрению (докладывает об этом вышестоящему руководству, выявляет и наказывает сотрудника, по вине которого произошла недостача и т.п.). Так, осуществляется служебное расследование, для которого распорядительным документом создается комиссия. По факту недостачи документов (документа) составляется и оформляется акт, один из экземпляров которого формируется в личное дело. На мой взгляд, при этом желательно составить и новую внутреннюю опись документов данного личного дела, причем прежнюю опись также необходимо оставить в деле. Таким образом, личное дело передается для завершения работы с ним на архивное хранение, а на данный случай целесообразно было бы обратить внимание в предисловии к годовой описи.

Делаем переплет и оформляем обложку!

По завершении нумерации личного дела осуществляется его переплет и оформление обложки дела или титульного листа в соответствии с Приложением 11 к Основным правилам.

Личные дела уволенных сотрудников на предприятии могут учитываться двумя способами:

— каждое по отдельности;

— по комплексам дел.

Под комплексом личных дел понимается объединение нескольких личных дел сотрудников по алфавиту фамилий, имен и отчеств внутри года их увольнения с учетом допустимого объема одного дела (не более 250 листов). С этой целью имеющийся объем личных дел сотрудников предприятия, уволенных в данном году, необходимо систематизировать по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников. Затем осуществляется деление на тома в пределах существующего алфавита фамилий. При наличии нескольких томов комплексов личных дел заполняется реквизит «Том».

Образец заголовка отдельного личного дела сотрудника, используемого для обложки дела и в сдаточной описи, см. в примере 4; заголовка комплекса личных дел сотрудников, используемых для обложки дела и в сдаточной описи, см. в примере 5.

Пример 4. Личное дело Иванова Петра Михайловича, уволенного в 2005 г.

Пример 5. Личные дела сотрудников, уволенных в 2005 г. Лит. А-Я.

Если сотрудник в период работы на предприятии изменил фамилию, его личное дело учитывается по последней фамилии такого сотрудника, а прежняя (прежние — их, кстати, может быть несколько) — заключается в скобки. Заголовок личного дела в случае изменения фамилии сотрудника, используемый для обложки дела и в сдаточной описи, см. в примере 6.

Пример 6. Личное дело Синицыной (Ветровой) Елены Сергеевны, уволенной в 2005 г.

Делаем сдаточную опись!

И, естественно, для передачи в архив личных дел необходимо составить сдаточную опись. Сдаточная опись составляется по форме, указанной в Приложениях N N 12 — 13 Основных правил. В идеале сдаточная опись за определенный календарный год включает все дела данной категории, которые отложились в процессе деятельности структурного подразделения в данном году. В первой графе указываются порядковые номера дел; во второй — индексы дел по номенклатуре; в третьей — заголовки дел (по номенклатуре) с обязательным их уточнением по документам (номера приказов, литеры фамилий и т.п.); в четвертой — крайние даты (проставляются по документам дел); в пятой — указывается количество листов дел; в шестой — сроки хранения (из номенклатуры дел); в седьмой — необходимые примечания. Сдаточная опись должна быть оформлена передающей и принимающей сторонами и утверждена руководителем структурного подразделения предприятия, являющимся источником комплектования архива.

Пример 7.

ОАО «Созвездие»

Отдел кадров

Утверждаю

Начальник отдела кадров ОАО «Созвездие»

_________________________ В.П. Соколова

Опись N 02л/с-2005

В данную опись внесено 5 (пять) ед. хр. с N 1 по N 5

Главный специалист отдела кадров И.Н. Морозова

Передал: 5 (пять) ед. хр.

Главный специалист отдела кадров И.Н. Морозова

Трудовым законодательством не предусмотрен перечень документов, подлежащих хранению в личном деле сотрудника. Поскольку ведение личных дел для лиц, не являющихся государственными служащими, не предусмотрено законодательством Республики Казахстан, состав личного дела должен предусматриваться Инструкцией по кадровому делопроизводству, утвержденной работодателем.

В соответствии с п. 1 ст. 32 Трудового кодекса Республики Казахстан (далее – Кодекс) для заключения трудового договора необходимы следующие документы:

1) удостоверение личности или паспорт (свидетельство о рождении для лиц, не достигших шестнадцатилетнего возраста).

Оралманы представляют удостоверение оралмана, выданное местными исполнительными органами;

2) вид на жительство или удостоверение лица без гражданства (для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан) либо удостоверение беженца;

3) документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков;

4) документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж);

5) документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование в соответствии с настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан).

При этом, согласно п. 7 ст. 32 Кодекса в случае согласия работника на хранение подлинников документов у работодателя либо временного их оставления для выполнения установленных законодательством Республики Казахстан процедур работодатель выдает работнику письменное обязательство о возврате документов.

В соответствии с п. 69 Правил воинского учета военнообязанных и призывников, утвержденных Приказом Министра обороны Республики Казахстан от 24 января 2017 года № 28, ведение воинского учета военнообязанных и призывников юридическими лицами осуществляется по личным карточкам по форме, согласно приложению 27 к Правилам.

Таким образом, наряду с копиями документов, указанных в п. 1 ст. 32 Кодекса в личном деле сотрудника необходимо вести личную карточку.

В личном деле целесообразно хранить копии приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение). Возможно (но не обязательно) также хранение в личном деле любых приказов, касающихся сотрудника (о наложении административного взыскания, о предоставлении отпусков и т.д.).

Таким образом, с учетом вышеизложенного в личном деле сотрудника должны находиться следующие документы:

1.Личный листок по учету кадров;

2.Копия удостоверения личности/вида на жительство или удостоверение оралмана;

3.Копии документов об образовании, сертификатов;

4.Копия трудового договора;

5.Копия трудовой книжки;

6.Копии приказов по личному составу;

7.Справки о состоянии здоровья – при необходимости;

8.Внутренняя опись документов дела.

Вместе с тем, порядок оформления личных дел регламентируется Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144 «Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *