Личное дело сотрудника титульный лист, образец

В соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2004 № 79, порядок ведения личных дел работников предусматривается для государственных учреждений и распространяется на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Все юрлица и ИП имеют возможность их не вести или вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела (ЛД) позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями.

О чем речь

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку). Особого регламента по ведению нет (есть только для гос. и муниципальных служащих). Но если компания решила вести персональные дела, придется утвердить соответствующее положение о ведении личных дел работников и регламентировать этот процесс на уровне предприятия. В этом внутреннем нормативном акте определяется:

  • какие бумаги будут храниться (состав) и с какой целью;
  • порядок ведения;
  • перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
  • порядок доступа к информации;
  • сроки и режим хранения;
  • особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Кроме того, в компании назначается сотрудник, который отвечает за этот процесс.

Какие документы должны быть

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. В ЛД попадают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Отвечая на вопрос, какие документы входят в состав личного дела работника в 2019, отметим, что они делятся на:

  • формируемые в момент устройства человека на работу;
  • возникающие в процессе работы в фирме;
  • документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу входят:

  • резюме, составленное соискателем для вакансии;
  • бланк анкеты работника для личного дела (используется произвольная форма);
  • заявление о приеме на работу;
  • характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
  • копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
  • справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
  • трудовой договор (оригинал работодателя);
  • приказ о приеме на работу.

Во второй группе будут персональные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:

  • копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
  • объяснительные записки;
  • служебные записки;
  • различные акты и уведомления.

Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

На что обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, что должно быть в личном деле сотрудника в 2019 году и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Если спросить кадровиков про хранение копии паспорта в личном деле работника, то многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в персональном деле обязательно присутствует копия паспорта, или вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение признается законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций — уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек.

Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности — в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах.

Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически есть возможность в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой.

Правила ведения и сроки хранения

В ЛД обычно помещают документы, которые имеют разный срок хранения. Кадровики должны ориентироваться на приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, которым и установлены все сроки хранения документов. Следует помнить, что многие кадровые документы хранятся длительное время (свыше 10 лет), и если они включены в ЛД, то срок хранения личных дел работников не меньше этого срока. Обычно такие документы в составе ЛД приходится хранить не менее 50 лет (статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Порядок ведения ЛД определяется на уровне фирмы. Обычно все бумаги вкладывают в него в хронологическом порядке. А чтобы ничего не потерялось, вшивают опись, которую ведут все время, заполняется справка о составе документов, входящих в личное дело работника. Бланк описи разрабатывается самостоятельно или используется образец для государственных учреждений.

Как оформить титульный лист

Первым в ЛД всегда заполняют титульный лист. Бланк титульного листа личного дела содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций», одобренном решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Он является рекомендованным, поэтому при желании его разрабатывают самостоятельно.

На титульном листе пишут название компании и Ф.И.О. сотрудника. После заполнения титульного листа в папку вкладывают все остальные документы.

Все заведенные персональные дела необходимо регистрировать в специальном учетном журнале (это не дань графоманству, это удобно для поиска). Форма этого учетного документа никакими НПА не утверждена, поэтому работодатель разрабатывает ее самостоятельно. Журнал прошивается и пронумеровывается, а в его графы заносятся все номера ЛД, даты их заведения, заголовки и даты закрытия.

Расходы, связанные с организованным набором рабочих, не принятых предприятием или стройкой из-за отсутствия или неправильного оформления личных документов рабочих (паспорта, воинского документа), а также расходы по возврату этих рабочих по месту их жительства, предприятия и стройки яе оплачивают.  

П Оформление личных документов  
Работа 1. Оформление личных документов 199  
Однако, несмотря на крайне большое разнообразие хозяйственных операций и соответствующее разнообразие реквизитов, содержащихся в различных документах, в каждом из них имеются общие реквизиты, обязательные для оформления любой операции. Такими обязательными реквизитами всех документов являются 1) название документа (накладная, платежная ведомость и т. д.) 2) дата составления документа 3) содержание хозяйственной операции, ее количественное и денежное выражение—краткое, но ясное изложение существа операции (например, в счетах — платежных требованиях, предъявляемых нефтеперерабатывающими заводами покупателям, указываются наименование сданных нефтепродуктов, их количество, цена и общая сумма платежа по счету со ссылкой на акт сдачи-приемки) 6) наименование должностей лиц, ответственных за операцию и правильность ее оформления в документе и их личные подписи. Остальные реквизиты определяются характером документируемых операций.  
Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты наименование документа (формы), код формы дату составления наименование организации, от имени которой составлен документ содержание хозяйственной операции измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровка (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).  
К действиям, которые дают администрации основание для утраты доверия к работнику могут быть, в частности, отнесены использование вверенного работнику для обслуживания имущества в личных целях, обмеривание, обвешивание, обсчет, получение платы за услуги без оформления соответствующих документов, нарушение правил продажи спиртных напитков или выдачи наркотических средств и т.п.  
В пособии освещается весь комплекс необходимых сведений по подготовке и оформлению важнейших видов управленческой документации — приказов по основной деятельности и личному составу организации. Излагаются требования к оформлению других распорядительных документов распоряжений, указаний, постановлений, решений. Особое внимание уделено оформлению реквизитов распорядительных документов, составлению бланков согласно требованиям ГОСТ Р 6.30.-97. Приводятся многочисленные иллюстрации, тщательно отработанные образцы и примеры оформления реальных документов.  
Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные записки рассматриваются руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа — специальный аппарат (секретариат коллегии).  
Как правило, одним из факторов профессионализма в той или иной сфере деятельности являются знания и умения в области соответствующей системы документации. Но наиболее широко используемой группой документов являются организационно-распорядительные документы, с составлением, оформлением и обработкой которых сталкивается буквально каждый работник (например документы по личному составу, приказы, справки, протоколы и т. п.), поэтому мы особенно выделяем унифицированную систему организационно-распорядительной документации, которая устанавливает требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно-распорядительных задач.  
Мы уже говорили о том, что в отечественных стандартах советских и постсоветских времен на составление организационно-распорядительной документации, включая последний по времени ГОСТ Р 6.30-97, не предусмотрен, в отличие от международной практики, реквизит (т. е. неотъемлемый элемент документа) — формула вежливого обращения, или вступительное обращение. Авторы отечественных стандартов исходили, вероятно, из соображений экономии места на бланке и из нежелательности внесения личного момента в официальные документы. Что же делать сейчас, когда многие государственные организации, например министерства, требуют от отечественных корреспондентов точного соблюдения требований отечественного стандарта по оформлению служебных документов, но корреспондент считает, что личное обращение будет способствовать формированию позитивной установки при восприятии его письма И какая форма вежливого обращения уместна  
Должностные обязанности. Осуществляет операции по заключению договоров имущественного и личного страхования. Изучает региональные условия и спрос на определенные страховые услуги. Анализирует состав регионального контингента потенциальных клиентов, обслуживает физических и юридических лиц, представляющих учреждения, организации и предприятия различных форм собственности. Проводит аргументированные беседы с потенциальными и постоянными клиентами с целью заинтересовать их в заключении или продлении договоров страхования (жизни и здоровья, движимого и недвижимого имущества, предпринимательской и коммерческой деятельности и др.). В процессе работы с клиентами ведет наблюдение, оценивает особенности восприятия, памяти, внимания, мотивацию поведения и обеспечивает взаимопонимание при заключении договоров на страховые услуги. Устанавливает критерии и степень риска при заключении договоров на страховые услуги, учитывая состояние здоровья, возраст, пол, образование, стаж трудовой деятельности, уровень материального обеспечения и другие субъективные качества, характеризующие клиента. Заключает и оформляет страховые договоры, регулирует отношения между страхователем и страховщиком, обеспечивает их выполнение, осуществляет приемку страховых взносов. Обеспечивает правильность исчисления страховых взносов, оформления страховых документов и их сохранность. Способствует формированию заинтересованности и спроса на оказываемые страховые услуги, учитывая необходимость усиления материальной и моральной поддержки различных слоев населения, а также нарастание риска, связанного с конкуренцией, банкротством, безработицей и другими происходящими в современных условиях социально-экономическими процессами. Оказывает помощь клиентам в получении исчерпывающей информации об условиях страхования. Проводит работу по выявлению и учету потенциальных страхователей и объектов страхования, дает оценку стоимости объектов страхования. В течение срока действия заключенных договоров поддерживает связь с физическими и юридическими лицами, вступившими в договорные отношения на страховые услуги. В случае причинения ущерба застрахованному осуществляет оценку и определяет его размер с учетом критериев и степени риска. Рассматривает поступающие от клиентов жалобы и претензии по спорным вопросам исчисления и уплаты страховых взносов, выплат страхового возмещения при наступлении страхового случая в соответствии с условиями договора. Устанавливает причины нарушений страховых договоров и принимает меры по их предупреждению и устранению. Исследует неосвоенные виды страховых услуг и перспективы их развития с целью применения в своей практике и при создании страховых органов и служб. Своевременно и в соответствии с ус-  
Оформление личного дела на служащего. Подшивка в папку-скоросшиватель личного листка по учету кадров, заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к служебной деятельности работника. Составление описи документов, находящихся в личном деле. Нумерация, регистрация (форма № 3, приложение 2) и помещение личного дела в сейф. Составление отчета о приеме на работу. Ознакомление работника с правилами трудового распорядка. Заполнение контрольного листка по технике безопасности.  
При проверке первичных документов по форме определяют соблюдение нормативно-правовых актов в процессе отражения хозяйственных операций в документах. В соответствии с требованиями Федерального закона О бухгалтерском учете первичные документы, в том числе на бумажных и машиночитаемых носителях информации, должны содержать следующие обязательные реквизиты наименование документа (формы) код формы дату составления содержание хозяйственных операций измерители хозяйственных операций (в натуральном и денежном выражении) наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления личные подписи и их расшифровки. С учетом характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.  
Формы и реквизиты документов. Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их количество в документах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Некоторые реквизиты являются основными (обязательными) для каждого документа. Они определяют содержание отражаемых операций и придают документу доказательную силу. К таким реквизитам относят наименование документа, дату составления наименование организации, от имени которой составлен документ содержание хозяйственной операции измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления личные подписи указанных лиц. Перечень должностей лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.  
РАСЧЕТЫ С РАБОЧИМИ И СЛУЖАЩИМИ ПО ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ производятся бухгалтерией предприятия, учреждения, организации. Точность и своевременность расчетов обеспечиваются правильно поставленным учетом выработки, личного состава и рабочего времени, строгим соблюдением трудового законодательства, рациональной организацией труда счетного аппарата. Заработная плата исчисляется на основании первичных документов, подтверждающих проработанное время, выработку, условия расчета и пр. сведения. В бухгалтерии тщательно проверяют правильность оформления этих документов и производят их счетную обработку. Для определения общей суммы заработной платы каждого работника, удержаний из заработной платы, а также суммы, подлежащей выдаче на руки, составляется особый документ. Заработная плата выдается в большинстве организаций два раза в месяц (в нек-рых— 1 раз в месяц) в установленные сроки при сдельной оплате труда за работу в первой половине месяца выплачивается аванс, к-рый засчитывается при окончательном расчете за данный месяц. Как правило, заработная плата выдается по ведомостям. Если выплата данному лицу не совпадает с днем общей выплаты (напр., при увольнении, уходе в отпуск и т.д.), то она оформляется расходными кассовыми ордерами.  

В первичных документах обязательно указывают наименование документа (формы), код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении), наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.  
Основным ключевым признаком этих файлов является кодовое обозначение производственных запасов (номенклатурные номера). Эти файлы создаются в разрезе центров хранения (складов, цеховых кладовых) и использования (участков, бригад, производств и т.п.). Для каждого вида производственных запасов на магнитных дисках выделяется определенное количество секторов (зон), где размещается справочная информация — кодовое обозначение, наименование, цена, единица измерения, норма запасов на складе, к которым относится данный вид производственных запасов, код позиции отчетности по формам 1 -СН, 4-СН и т. д.— и некоторая другая информация (по личному усмотрению бухгалтера — пользователя микроЭВМ), а также информация, необходимая для выписки или оформления первичных документов по приходу и расходу ценностей. Затем размещаются записи по дви-  
К такому минимуму относятся наименование документа (формы) код формы дата составления содержание хозяйственной операции измерители хозяйственной операции (в денежном и натуральном выражении) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления личные подписи и их расшифровки. При этом предприятие должно знать, что данный состав показателей форм первичного учета позволяет ему иметь необходимые сведения о своем имуществе и контролировать его в количественном и стоимостном выражении.  
Несколько иной набор реквизитов перечислен в «Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации», утвержденном приказом Минфина в 1995 г. Первичные документы для придания им юридической силы должны иметь «следующие обязательные реквизиты наименования документов (формы), код формы дату составления содержание хозяйственной операции измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки».  
Все расходы по О. н. р. с. покрываются либо предприятиями, для к-рых он проводится, либо за счет гос. бюджета. Предприятия возмещают местным органам переселения и организованного набора рабочих все фактич. расходы по выплатам единовременного пособия и суточных, оплате проезда и провоза багажа самих рабочих и переезжающих с ними членов семьи, а также накладные расходы по установленным нормам. Указанные расходы возмещаются на основании актов-списков прибывших рабочих, составляемых представителем отдела, сопровождавшим рабочих к месту работы, и представителем предприятия. Предприятие вправе отказаться от приема рабочих и оплаты соответствующих расходов лишь при отсутствии личных документов (паспорт, военный билет) или неправильном их оформлении, а также в том случае, когда рабочие прибыли без справки о мед. освидетельствовании и являются нетрудоспособными.  
Документы должны иметь юридическую силу, т.е. содержать ряд обязательных реквизитов наименование документа дату содержание операции ее количественные и стоимостные измерители наименование должностных лиц, ответственных за совершение и правильность оформления личные подписи этих лиц и их расшифровка.  
Для этой цели менеджер может использовать Мастера создания Web-страниц, что позволяет осуществить дизайн прекрасно оформленных личных Web-страниц менеджера в сети Internet, используя пошаговые инструкции. В состав таких офисных средств входят библиотеки шаблонов для создания Web-страниц, панели инструментов Web, стандартные функции просмотра ресурсов Internet. Это позволяет быстро возвращаться назад к закрытой странице, перемещаться между документами, страницами или отдельными частями документов Internet.  
Анкета является основным документом личного дела, пред ставляющим собой перечень вопросов о биографических данных сотрудника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Анкета заполняется от руки самим сотрудником при оформлении на службу. На все вопросы анкеты он должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений, помарок и соблюдая строгое соответствие с теми записями, которые содержатся в его личных документах. Отрицательные ответы в графах анкеты записываются без повторения вопроса (например, «ученая степень» — «не имею»).  
Характеристика работ. Прием на склад, взвешивание, хранение и выдача со склада различных материальных ценностей топлива, сырья, полуфабрикатов, готовой продукции, деталей, инструментов, вещей и т.д. Проверка соответствия принимаемых ценностей сопроводительным документам. Перемещение материальных ценностей к местам хранения вручную или при помощи шта-белеров и других механизмов с раскладкой (сортировкой) их по видам, качеству, назначению и другим признакам. Организация хранения материалов и продукции с целью предотвращения их порчи и потерь. Прием личного автотранспорта на временную сохранность от населения с оформлением соответствующих документов. Руководство работой по погрузке, выгрузке грузов и размещению их внутри склада. Комплектование партий материальных ценностей по заявкам потребителей. Составление дефектных ведомостей на неисправные инструменты, приборы и т.д., актов на их ремонт и списание, а также на недостачу и порчу материалов. Учет наличия на складе хранящихся материальных ценностей и ведение отчетной документации по их движению. Участие в проведении инвентаризаций. Обеспечение сохранности материальных ценностей.  

Обязательными личные дела являются исключительно для государственных компаний, ведомств и учреждений. Здесь существует жесткий регламент ведения личных дел, прописанный в президентском указе от 01.06.1998 № 640

Законодательные требования

Согласно документу, дело сотрудника — это подборка исчерпывающих сведений о работнике и этапах его карьеры. Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность.

Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме работников кадровой службы, могут правоохранительные органы. Однако доступ к документам даже они получают только по предварительному запросу. После ознакомления дела должны вернуться обратно.

Для частных предприятий ведение личных дел штатных работников обязанностью не является. Поэтому заводятся такие документы по личной инициативе руководителя. В то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации.

Какие меры необходимо принять

  1. Составить внутренний регламент ведения личных дел.
  2. Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.
  3. Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.

Формирование документации

Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ. На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве.

Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.

В личном деле сотрудника хранятся:

  • заявление о приеме на вакантную должность;
  • резюме;
  • ксерокопии индивидуального номера налогоплательщика, паспорта, пенсионного;
  • ксерокопии дипломов о высшем или среднеспециальном образовании;
  • рекомендации предыдущих работодателей;
  • все внутренние документы компании, относящиеся к данному сотруднику;
  • трудовой договор и приложения к нему;
  • данные аттестации;
  • должностные инструкции.

Не стоит вкладывать в папку бумаги с небольшим сроком хранения. Так как личные дела могут храниться в архивах до 75 лет, многие документы просто устареют.

Каждый листок в деле должен быть в хронологическом порядке прошит, а также пронумерован и описан. Сама опись размещается на обложке или на последней странице и содержит:

  • перечень документов в личное дело сотрудника;
  • данные конкретного сотрудника;
  • нумерацию папок;
  • номенклатурные индексы;
  • время составления;
  • полный перечень бумаг;
  • подпись кадрового работника;
  • печать.

Образец внутренней описи документов

Скачать

Порядок ведения

Любые данные в документы вносит только официально уполномоченный кадровик. В его распоряжении должна быть специальная книга по учету документов. Без отдельно оформленного приказа руководства никто не имеет права заменять кадрового работника и знакомиться с содержанием дел. Все дополнения и изменения подкрепляются соответствующими бумагами.

Журнал учета личных дел, образец

Скачать

Чтобы обезопасить содержимое личных дел от утечки конфиденциальной информации, папки с документами хранятся в специальных металлических сейфах с надежной системой безопасности.

Как только сотрудника увольняют, его личное дело отправляется в архив. Срок хранения данных бывших работников зависит от статуса предприятия и составляет от года до 10 лет.

Выдача папок с личными данными

Важно знать, что в отличие от трудовой книжки, личное дело никогда не выдается на руки. Примерно раз-два в год сотрудник может ознакомиться с содержимым своего дела в присутствии кадровика, но не больше. После ознакомления работник подписывает лист ознакомления, который затем также подшивается в папку.

Лист ознакомления с материалами личного дела, бланк

Скачать

Помещено в тему: Образцы документов

Обложку дела лучше сразу оформлять правильно. Ведь все равно приходится тратить время на ее оформление при заведении дела. Зато потом гораздо проще, а главное быстрее будет подготовить документы к сдаче в архив или провести их уничтожение. Обложка дела имеет установленную форму и во всех нормативно-методических документах она изображается как это показано здесь на картинке.

В текущем делопроизводстве при оформлении обложек дел выделенные красным цветом элементы в приведенной форме вообще не нужны. Так что представьте, что их вообще не существует, когда оформляете обложку при заведении дела (далее обязательно будет образец).

Когда необходимы выделенные элементы обложки? Только при оформлении дел в случае их последующей передачи в государственный или муниципальный архив. Это шифр дела, коды организации и архива, куда поступят ваши документы. У нас в городе, например, при проведении обработки дел на обложке оставляется пустое место, затем во время передачи дел на госхранение заполняется при помощи штампов.

Не хочу долго утомлять вас теорией. Просто посмотрите, как правильно оформляется обложка дела на представленном образце. Вам необходимо использовать все приведенные элементы, они все являются обязательными.

Обложка дела – образец оформления переписки

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «БУГОРОК»

(ООО «Бугорок»)

ДЕЛО № 05-24 ТОМ № 1

Переписка с отделениями пенсионного фонда по индивидуальному (персонифицированному) учету и назначению пенсий

18 января 2012 г.
26 июня 2012 г.

На 242 листах
Хранить 5 лет
ст. 906

Обложка личного дела – образец надеюсь также вам будет полезен.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПРИЛИВ»

(ОАО «Прилив»)

ЛИЧНОЕ ДЕЛО № 05-28

Карапузов Максим Андреевич

06 апреля 2007 г.
17 августа 2012 г.

На 44 листах
Хранить 75 лет ЭПК
ст. 656 б

При оформлении обложки дела не пропускайте наименование структурного подразделения. Если дело передается в другой отдел, то ниже указывается новый, старый берется в скобки.

Индекс дела, заголовок, номер статьи и срок хранения уточняйте по номенклатуре дел. Крайние даты – обычно это даты самого раннего и позднего документов. Кстати, крайними датами личного дела будут даты регистрации приказа о приеме и приказа об увольнении, хотя в деле будут документы с более ранней датой.

Очень удобно, когда корешок обложки также содержит информацию, чтобы с легкостью можно было понять какая именно папка вам нужна из множества рядом находящихся на полке. Точной формы для оформления корешков не существует. Правила по делопроизводству говорят только о необходимости указания цифрового обозначения дела. Я так понимаю, здесь речь идет об указании индекса дела по номенклатуре.

Поэтому в зависимости от обстоятельств (размера самого корешка, достаточного вам для работы объема информации о деле и т.д.) в текущем делопроизводстве корешок папки можно оформить по следующей примерной форме:

05-08

Том 1

Приказы о командировках

2012 год

Думаю, что теперь вполне достаточно информации для правильного оформления обложки дела.

Евгения Полоса

К записи 123 комментария

Надежда | 18 08 2016

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно вносятся изменения на титульном листе в личном деле работника?

admin | 21 08 2016

Здравствуйте! Если изменений немного, то можно просто исправить данные путем зачеркивания. При большом количестве исправлений лучше оформить новый титульный лист.

Ольга | 20 10 2016

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста.

«Крайние даты» — вы имеете ввиду Дату первого документа который в папку вложили?

У меня вопрос в связи с тем, по номенклатуре папку завели в 2014 году, а документы вложили туда 2015 года. Вот и вопрос: НА ТИТУЛЬНОМ ЛИСТЕ ПИСАТЬ ДАТУ ТОГО ДОКУМЕНТА, КОТОРЫЙ В ПАПКУ ВЛОЖЕН ИЛИ ДАТУ ЗАВЕДЕНИЯ ПО НОМЕНКЛАТУРЕ? СПАСИБО!

admin | 24 10 2016

Здравствуйте! На обложке дела указываются крайние даты документов дела: дата первого и последнего документа по времени создания. Может быть такая ситуация, что в дело, заведенное в 2014 году, вложен документ 2015 года, это должно быть отражено на обложке дела.

Светлана | 10 01 2017

Добрый день. Подскажите, пожалуйста, какая разница между «архивный шифр» и «архивный шифр дела». Какие данные куда вносятся. На разных сайтах, разная информация и ничего не понятно.

admin | 12 01 2017

Здравствуйте! Архивный шифр состоит из номера фонда, который присваивается организации архивным учреждением, номера описи и номера дела. При упорядочении дел в организации на каждом деле проставляется архивный номер или номер дела. Полностью архивный шифр (номер фонда, номер описи, номер дела) проставляется на делах при передаче дел в государственный или муниципальный архив. По сути, архивный шифр и архивный шифр дела – это одно и то же.

Давид | 21 02 2017

А не могли бы Вы подсказать, что за номер дела 02-54 стоит у Вас в образце. Откуда он взялся?

Спасибо.

admin | 21 02 2017

Это просто цифры для примера. Могут быть любыми. Здесь такие …

Маргарита | 18 04 2019

Пример состоит из двух частей:

02 — индекс подразделения (отдела, группы) учреждения, организации. Все зависит от того как разработана Ваша номенклатура дел. В принципе, она должна соответствовать штатному расписанию учреждения, организации. Например, отдел (группа) кадров, бухгалтерия и т.д.

56 — номер по порядку дела согласно номенклатуре.

Вера | 10 05 2017

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, обложка дела постоянного хранения должна быть подписана «от руки» или можно использовать редактор Word, распечатать ее и приклеить? На предыдущей работе, когда я сдавала дела в муниципальный архив, обязательное требование было — подписывать обложки «от руки». Но наша организация не является источником комплектования муниципального архива.

admin | 15 05 2017

Здравствуйте! При оформлении дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения не допускаются наклейки на обложку дела, т.к. при длительном хранении наклейки не сохраняются. Поэтому обложка оформляется «от руки». Если есть возможность распечатать саму обложку (без наклейки) – используйте редактор Word.

Светлана | 23 05 2017

Здравствуйте! При оформлении обложки журнала по охране труда, где ставить литеры в соответствии с номенклатурой дел?

admin | 26 05 2017

Здравствуйте! Индекс дела по номенклатуре указывается на обложке дела после наименования структурного подразделения, слева.

Алена | 23 10 2018

Здравствуйте! На обложке дела указываются крайние даты. В делах с актами о несчастных случаях связанных с производством какую дату правильно указать где «Начато» дату утверждения или дату когда несчастный случай фактически произошел?

admin | 26 10 2018

Здравствуйте! Указывается дата самого раннего и дата самого позднего документа.

Наталья | 08 11 2018

Здравствуйте! Подскажите, если номенклатурное дело переходящее (3 года) и оно было переименовано во 2-й год, то на обложке должно быть новое название или сначала старое, а потом новое? В этом случае сдача дела в архив производится по его названию при открытии или по названию переименованному?

admin | 12 11 2018

Здравствуйте! Новое название дела пишется после (ниже) старого, старое название заключается в скобки.

Светлана | 01 03 2019

Здравствуйте! Допускается ли в документах постоянного срока хранения, конкретно производственных приказах, при архивно-технической обработке оставлять/подшивать копии документов, являющиеся приложением к приказу. Следует ли уже при оформлении приказов в реквизите Приложение писать: Копия письма Минэнерго от 00.00.0000 № 000.

Спасибо, вопрос очень принципиальный, потому как прикладывают акты проверок, приказы вышестоящих организаций и т.п. Иными словами, допускается ли в документы постоянного СХ подшивать копии?

admin | 04 03 2019

Здравствуйте! Вы путаете два понятия – приложение к приказу и основание для издания приказа. Приложением к приказу является документ, утвержденный этим приказом. Например, если инструкция по делопроизводству утверждена приказом, на ней в правом верхнем углу стоит отметка: «Приложение №1 к приказу…» — это приложение. Приказ или письмо вышестоящей организации не может являться приложением к приказу, это основание для издания приказа. Такие документы должны формироваться в отдельные дела. В деле с приказами по основной деятельности формируются подлинники приказов и приложения к ним, тоже подлинники.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *