Правила проверки первичных бухгалтерских документов

1. Порядок проведения проверок первичной бухгалтерской документации.

Виды проверок первичных бухгалтерских документов: формальная, по существу, арифметическая.

2. Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах.

Порядок проведения таксировки, контировки первичных бухгалтерских документов

3. Принципы и признаки группировки первичных бухгалтерских документов.

Формирование регистров бухгалтерского учета с использованием первичных бухгалтерских документов. Правила и сроки хранения первичных бухгалтерских документов.

1. Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны подвергаться проверке работниками бухгалтерии. Бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации до записи данных в учетные регистры, проводится в три этапа.

На первом этапе проводится проверка документа по существу. Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа.

Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учету и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.

На практике между руководителем организации и главным бухгалтером организации нередки случаи возникновения разногласий по поводу осуществления той или иной хозяйственной операции. В случае возникновения разногласий первичные учетные документы по таким операциям могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.

На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.

На третьем, заключительном этапе, проводится:

• -группировка документов — процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;
• -арифметическая проверка, состоящая в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;
• -таксировка, заключающаяся в переводе натуральных и трудовых измерителей с обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;
• -контировка — процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.

Документы, прошедшие проверку и принятые к учету, рекомендуется помечать отметкой, исключающей их повторное использование и формирование повторных бухгалтерских записей. Если первичные документы обрабатываются вручную, на документе проставляется дата записи в учетный регистр, при обработке документа с применением вычислительной техники на документе ставится оттиск штампа контролера, ответственного за обработку документа.

Обратите внимание! Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также служащие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному погашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Многие унифицированные формы первичной учетной документации предусматривают наличие на документах печати, которая заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.

2. Причины возникновения ошибок в бухгалтерском учете разные. Иногда бухгалтеры ошибаются в арифметических расчетах, неправильно переносят данные из первичных документов в учетные регистры либо применяют неверную корреспонденцию счетов. Это ошибки технического характера. Но бывают ошибки и более серьезные. Они возникают вследствие незнания либо неправильного применения норм бухгалтерского законодательства. Выявить их намного сложнее, чем технические ошибки. Здесь мало быть только внимательным, надо еще хорошо знать и понимать правила бухучета.

Какой бы характер ни носили допущенные ошибки, они, как правило, приводят к искажению финансового результата в бухгалтерском учете, неправильному формированию налоговой базы и неверно исчисленной сумме налогов. Поэтому бухгалтер, обнаружив ошибку в бухгалтерском или налоговом учете, должен ее исправить. Если ошибка будет выявлена во время налоговой проверки, то за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета организации грозит ответственность по статье 120 НК РФ, а должностные лица (директор или главный бухгалтер) могут быть привлечены к административной ответственности по статье 15.11 КоАП РФ.

Следует помнить, что исправления не разрешается вносить только в кассовые и банковские документы. Если в них обнаружена ошибка, бухгалтер оформляет их заново.

В остальные первичные документы исправления вносятся по согласованию с участниками хозяйственных операций. Исправления подтверждаются подписями тех же лиц, которые подписывали данные документы в момент составления. Кроме того, в документах необходимо указывать дату внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: неправильный текст (сумма) зачеркивается, а над ним указывается верный. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочесть исправленное.

Сведения о хозяйственных операциях, содержащиеся в первичных документах, систематизируются путем составления бухгалтерских проводок и формирования регистров бухгалтерского учета. Бухгалтер, обнаружив ошибки в бухгалтерской проводке, прежде всего, должен решить вопрос о дате внесения исправления в бухучет. Эта дата зависит от того, в какой момент обнаружена ошибка — до или после утверждения бухгалтерской отчетности за год, к которому относится ошибка.

Бухгалтер должен твердо знать, что никакие изменения в бухгалтерскую отчетность после ее утверждения в установленном порядке не вносятся и уточненные формы бухгалтерской отчетности не составляются. Исправления делаются путем внесения корректировочных записей в бухучет.

Существует несколько способов внесения корректировок в бухгалтерский учет.

• 1) способ дополнительной записи (проводки).
• 2) метод «красного сторно» и др.

Способ дополнительной записи (проводки) применяется, если при отражении в учете использовалась правильная корреспонденция счетов, однако сумма хозяйственной операции была ошибочно занижена. В этом случае для исправления ошибки выполняют такую же проводку, но только на недостающую сумму.

Метод «красное сторно» универсален. Чаще всего его применяют при исправлении неправильной корреспонденции счетов или при завышении суммы хозяйственной операции. Смысл сторнирования заключается в следующем. Ошибочная проводка полностью дублируется, но с отрицательной суммой. В результате первоначальная проводка аннулируется и делается правильная проводка на нужную сумму.

Таблица 1

Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете

Период, в котором совершена ошибка	Момент обнаружения ошибки	Порядок исправления ошибки
Текущий отчетный год	До окончания отчетного года	Исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда была обнаружена ошибка
Предыдущий отчетный год	После завершения отчетного года, но до утверждения годовой бухгалтерской отчетности	Исправления производятся записями декабря того года, за который подготавливается годовая бухгалтерская отчетность
Предыдущий отчетный год	После завершения отчетного года, за который годовая отчетность уже утверждена	Исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год не вносятся. Корректировочные записи производятся в бухучете за текущий год (в момент обнаружения ошибки)

Пример 1

Бухгалтер ООО «Феникс» 14 сентября 2013 года обнаружил, что стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, оказанных ЗАО «Автосервис» в апреле того же года, отражена в бухгалтерском учете в сумме 5000 руб. вместо 6000 руб. (без учета НДС). То есть сумма хозяйственной операции ошибочно занижена на 1000 руб.

Для исправления ошибки 14 сентября в бухгалтерском учете была сделана проводка:

Дебет 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 1000 руб. — учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, ошибочно не учтенная в апреле 2013 года.

Пример 2

В июне 2013 года ООО «Стемп» были приобретены товары на сумму 25 000 руб. (без учета НДС). Бухгалтер ошибочно оприходовал их на счете 10 «Материалы» на сумму 35 000 руб. В августе при продаже этих товаров ошибку обнаружили. Для ее исправления в августе в бухгалтерском учете были сделаны проводки:

Дебет 10 «Материалы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками» — 35 000 руб. — сторнирована ошибочная проводка за июнь 2004 года;

Дебет 41 «Товары» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками»- 25 000 руб. — отражена стоимость товаров, приобретенных в июне 2013 года (корректировочная запись).

Для каждого случая исправления ошибочных записей должна составляться бухгалтерская справка. Она служит оправдательным документом (обоснованием) для корректировочной проводки, в ней есть подпись ответственного лица, внесшего исправления, и дата внесения корректировок.

Унифицированной формы справки бухгалтера нет. Поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в качестве приложения к учетной политике по бухучету.

Организация ООО «Феникс»

Бухгалтерская справка №9 от 14 сентября 2013 года

Согласно акту приемки-сдачи услуг от 20 апреля 2013 года № 13, полученному от ЗАО «Автосервис», стоимость оказанных услуг по текущему ремонту автомобиля составила 6000 рублей (без НДС).

Данная операция отражена в бухгалтерском учете 20 апреля 2013 года следующим образом:

Дебет 25 Кредит 60 — 1000 руб. — учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля.

При этом бухгалтер допустил техническую ошибку, занизив стоимость работ на 1000 рублей (одну тысячу рублей).

Для исправления допущенной ошибки 14 сентября 2013 года в бухгалтерском учете произведена дополнительная запись на счетах бухгалтерского учета на сумму 1000 рублей (одна тысяча рублей).

Дебет 25 Кредит 60 — 1000 руб. — учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, ошибочно не учтенная в апреле 2013 года.

Главный бухгалтер Потапова И.М.Потапова

Таксировка — это определение денежной оценки хозяйственных операций зафиксированных в документе. Для проведения таксировки в документах проставляются цены, определяют суммы. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.

Контировка — это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением корреспонденции счетов исходя из содержания хозяйственных операций. После проставления корреспонденции счетов документы используются для записи операции по счетам в учетные регистры. От правильности указанных корреспондирующих счетов зависит правильное отражение операций в бухгалтерском учете и получение достоверной информации о хозяйственной деятельности предприятия.

3. Третьим этапом бухгалтерской обработки и подготовки первичных документов является их группировка и подсчет данных. Данный этап необходим для формирования сводной информации за определенный временной период внутри отчетного месяца по данным первичных документов: смену, день, пятидневку, декаду. Документы группируются по определенным признакам (по содержанию хозяйственной операции, по датам, по материально ответственным лицам и др.). По каждой группе первичных документов подсчитывают итоговые данные.

Подсчитанные данные используют для составления сводных документов: группировочных и накопительных ведомостей, а также ведомостей, содержащих установленную совокупность учетных показателей, для оперативного контроля и принятия управленческих решений.

По исчисленным данным в сводных и накопительных документах, а также непосредственно в самих первичных документах составляют бухгалтерские проводки.

Рисунок 1 Составление бухгалтерских проводок

Для удобства составления бухгалтерских проводок в первичных, сводных и накопительных документах предусматриваются специальные графы для указания дебетуемого и кредитуемого счетов, а также суммы по отдельной хозяйственной операции или их совокупности. Возможно составление бухгалтерских проводок на основании записей в учетные регистры аналитического и синтетического учетов либо в регистры, совмещающие записи в аналитическом и синтетическом разрезах.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, при использовании электронных вычислительных машин — оттиск соответствующего штампа.

Бумаги, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:

• -документы налогового учета и отчетности;
• -документы бухгалтерского учета и отчетности.

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры. Сюда же можно отнести и бумаги, служащие основанием для расчетов по НДС (счета-фактуры, книги покупок и продаж). Документы бухучета (отчетности) делятся на три основные группы:

• -формы бухгалтерской отчетности;
• -регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера и т. п.);
• -первичные документы, фиксирующие факт хозяйственных операций.

Кроме того, к бухгалтерским документам относятся и иные бумаги, не включенные в указанные группы (доверенности на получение денег и ценностей, бухгалтерские справки, переписка о дебиторской и кредиторской задолженности, лицевые счета работников и т. п.)

Рассмотрим, в течение какого срока следует хранить те или иные бухгалтерские (налоговые) документы.

Требования законодательства

Согласно статье 29 ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ) требует в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (в том числе бумаг, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату и удержание налогов).

Как видно, сроки, установленные бухгалтерским и налоговым законодательством, не совпадают. Кроме того, период хранения каждого конкретного документа нужно определять в соответствии с Перечнем, утвержденным приказом Росархива от 6 октября 2000 г. (далее — Перечень).

Однако, не все сроки, установленные в нем, соответствуют требованиям законодательства. Например, срок, предусмотренный для хранения месячной бухгалтерской отчетности, составляет не менее одного года (ст. 135 Перечня).

Чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных законодательством, надо хранить документы:

• -не менее пяти лет, если Перечнем установлены меньшие сроки хранения;
• -в течение сроков, установленных Перечнем, если он предусматривает период хранения, превышающий пять лет.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов

За организацию хранения учетных документов, регистров учета и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель учреждения, а их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер.

За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность — штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб.

Согласно статье 170 Перечня, годовую налоговую отчетность следует хранить постоянно. Квартальные отчеты по налогам хранят пять лет, а при отсутствии годовых (например, по налогу на добавленную стоимость) — постоянно. Срок хранения ежемесячных налоговых деклараций (расчетов) составляет пять лет. Сводные годовые и годовые отчеты об исполнении сметы расходов также хранят постоянно (ст. 140 Перечня). Квартальные — в течение пяти лет, а при отсутствии годовых — постоянно.

К документам постоянного хранения относятся и сводная годовая, и годовая бухгалтерская отчетности (ст. 135 Перечня). Квартальную и месячную отчетности положено хранить пять лет, а при отсутствии годовых (квартальных) отчетов — постоянно.

Обратите внимание: учреждения, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, могут хранить документы постоянного срока не менее 10 лет (п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня). Исключение из данного порядка составляет, в частности, сводная годовая бухгалтерская отчетность. Ее положено хранить до момента ликвидации организации.

Срок хранения первичных документов и прочих регистров бухгалтерского учета составляет пять лет, в частности, для:

• -бухгалтерских учетных регистров (главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости и т. п.);
• -«первички», служащей основанием для бухгалтерских проводок (накладные, акты, кассовые и банковские документы и т. п.).

Отметим также: пятилетний срок хранения установлен и для счетов-фактур. Основание — пункт 150 Перечня.

Лицевые счета работников положено хранить в течение 75 лет (п. 153 Перечня). Срок хранения расчетно-платежных ведомостей на выдачу зарплаты составляет пять лет (п. 155 Перечня). Однако при отсутствии лицевых счетов такие ведомости следует хранить в течение 75 лет.

По общему правилу началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором они закончены делопроизводством (п. 2.9 Указаний по применению Перечня).

Однако, для ряда документов срок хранения начинает исчисляться в порядке, отличном от общего.

Так, например, исключение из общего правила составляют книга покупок и книга продаж. Начало срока их хранения (пять лет) определяют с даты последней записи (а не с 1 января следующего года). Об этом сказано в пунктах 15 и 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914.

Особый порядок исчисления сроков предусмотрен и в самом Перечне. В частности, пятилетний период хранения начинает течь:

• -для договоров (на оказание аудиторских услуг, кредитных, хозяйственных, имущественного страхования) — с момента истечения срока действия;
• — для договора о материальной ответственности — с момента увольнения материально ответственного лица;
• -для свидетельств о постановке на учет в налоговой инспекции — с момента снятия организации с налогового учета.

Для хранения бухгалтерских документов учреждение должно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. В частности, бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Документы с грифом «коммерческая тайна» держат в сейфах. Остальные бумаги хранят в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Чтобы обеспечить условия для хранения документов бухгалтерии, учреждение может организовать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В архив передают документы постоянного (вечного) и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги (срок хранения до 10 лет включительно) хранят в бухгалтерии до их уничтожения. Основание — пункты 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Уничтожению документов с истекшим сроком хранения предшествует их экспертиза, на которой выделяют документы постоянного, временного хранения и подлежащие уничтожению. Указанные мероприятия в учреждении осуществляет экспертная комиссия, назначенная приказом руководителя.

Уничтожить документы можно двумя способами.

• 1. Воспользовавшись услугами специализированной организации. В указанной ситуации передача документов на уничтожение оформляется приемосдаточным актом или накладной, где указываются дата их передачи, количество сдаваемых дел и их вес. Передача бумаг на утилизацию должна проходить под контролем работника, ответственного за обеспечение сохранности документов.
• 2. Уничтожить документы самостоятельно. К примеру, путем сожжения либо воспользовавшись уничтожителем бумаг. В этом случае факт уничтожения устаревших документов должна зафиксировать экспертная комиссия, составив соответствующий акт. В связи с отсутствием унифицированной формы указанного акта он составляется в произвольной форме (пример в приложении).

Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Государственный технический университет»

Акт об уничтожении документов

Экспертная комиссия в составе:

председателя комиссии — заместителя руководителя учреждения Третьяковой Т.Я., членов комиссии:

• — главного бухгалтера Ивановой Г.М.;
• — главного специалиста отдела учета Петровой И.А.;
• — ведущего бухгалтера отдела учета Сидоровой М.Е.

составила настоящий акт об уничтожении документов, перечень которых утвержден актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, от 25 декабря 2009 г. № 64.

Документы подлежат уничтожению в связи с истечением сроков их хранения по состоянию на 1 января 2010 года.

Указанные документы были уничтожены путем сожжения в присутствии членов комиссии.

5.4 Документооборот и его организация

Своевременное создание и получение первичных документов, передача их в установленном порядке и в сроки для отражения в учете производятся в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

Под документооборотом понимаетсядвижение документов от момента их оформления, оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетные регистры и до сдачи их на хранение в архив. Правильно организованный документооборот обеспечивает своевременность и полноту учета хозяйственных операций, а также не допускает дублирования учетных данных. Поэтому документооборот занимает особое место в плане организации бухгалтерского учета в организациях. Схема его приведена на рисунке 5.2.

Бухгалтерия

Выписка (получение) документов

Проверка документов:

— по форме;

— по существу;

-арифметичес- кая

Обработка документов:

— группировка;

— таксировка;

— контировка

Архив

Рисунок 5.2 – Схема документооборота

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот, продолжительность которого зависит от организации бухгалтерского учета, специфики работы, уровня научной организации труда, степени компьютеризации учетных работ, величины предприятия и т.д. Однако для всех документов наряду с этим существуют общие этапы движения. Этих этапов в документообороте можно выделить пять:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи их для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером. Все документы проверяются по существу, форме и правильности арифметических подсчетов и вычислений. Проверка по существу заключается в выяснении соответствия хозяйственных операций, оформленных документами, действующему законодательству, правилам выполнения этих операций, нормам, сметам, плановым заданиям, а также их хозяйственной целесообразности. Проверка документов по форме преследует цель установить полноту и правильность заполнения всех реквизитов, подлинность подписей, а также четкость и ясность оформления. Проверка арифметических подсчетов и вычислений состоит в выяснении правильности записи цен, итогов, сумм и других арифметических действий, произведенных при оформлении документов.

Документы, оформленные с нарушением установленного порядка, возвращаются для соответствующего дооформления. Проверенные и принятые бухгалтерией документы содержат лишь количественную характеристику хозяйственных операций. Для отражения в бухгалтерском учете количественные сведения, содержащиеся в документах, необходимо показать в денежном выражении. Для этого и производится таксировка документов.

Таксировка документов-это расценка операций по движению материальных ценностей в денежном выражении. Таксировка производится работниками бухгалтерии на основании действующих в организации ценников на материалы, инструменты, топливо, запасные части и т.д.

После таксировки документы отражаются в аналитическом и синтетическом учете;

4) обработка документов вручную или машинным способом.

Документы группируют по необходимым для бухгалтерского учета однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета (делают котировку) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетные регистры.

Группировкасводится к подбору однородных документов по содержанию хозяйственных операций, группам материалов, характеру. Например, в отдельные пачки группируются документы по приходу и расходу материалов, отгрузке продукции, расходные и приходные кассовые ордера и т.д., а внутри пачкипо местам хранения, источникам поступления, наименованиям ценностей, назначению расходов и т.д.

Итоги по группам или отдельным документам записываются в накопительные ведомости.

Группировка документов -подготовительный процесс для отражения хозяйственных операций в учетных регистрах. Порядок записи операций в учетные регистры зависит от формы бухгалтерского учета. При журнально-ордерной форме учета предусматривается совмещение хронологической и систематической регистрации хозяйственных операций, чем достигается большая наглядность учетных данных и сокращение работ по учету. Кроме того, широко применяется совместное отражение операций в аналитическом и синтетическом учете.

Контировка– это указание в первичном или сводном документе бухгалтерских счетов для последующей записи (проводки) по ним хозяйственной операции из документа.

По данным записей в учетных регистрах устанавливается корреспонденция счетов и отражаются операции по счетам синтетического учета. В дальнейшем бухгалтерия работает уже с этой обобщенной (синтезированной) информацией в регистрах. Сами первичные документы передаются для хранения в текущий архив бухгалтерии и служат для различного рода справок, уточнений и проверок в данном отчетном периоде.

В настоящее время таксировка, группировка и запись документов в учетные регистры осуществляются в организациях с помощью вычислительных машин. Бухгалтерия и другие отделы получают готовые сводки и отчетные формы, включая бухгалтерский баланс.

Документы после их отражения в бухгалтерском учете сдаются в архив;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров, форм отчетности.

Для хранения в архиве вся первичная документация группируется и накапливается на рабочих местах в бухгалтерии в специальных скоросшивателях (папках). Документы группируются по месяцам, видам операций, счетам и тем регистрам, в которые была занесена информация с первичных документов. Эти группировочные признаки (месяц, год, счет, регистр и т.п.) указываются на лицевой стороне скоросшивателя и на его корешке, что облегчает поиск необходимой документации. После того, как истечет отчетный год и исчезнет потребность в них первичные документы переплетаются в специальные книги и передаются из текущего архива бухгалтерии в архив организации для стационарного хранения.

Организация работы архива, порядок и сроки хранения документов определяются действующим законодательством по архивному делу. В каждой организации за создание и организацию работы текущего архива бухгалтерии несет ответственность главный бухгалтер, а архива организации – его руководитель.

Основные требования к организации архива – обеспечение сохранности документации и ограничение доступа к ним. Поэтому текущий архив в бухгалтерии организуется в отдельных помещениях или в помещениях бухгалтерии в виде отдельных металлических шкафов или стеллажей, запирающихся на замки. Книги или папки с документацией хранятся по месяцам и годам в строго определенном порядке. Выдача документов из архива осуществляется по разрешению главного бухгалтера, а изъятие – по разрешению руководителя в соответствии с действующим законодательством. При этом составляется протокол изъятия, копия которого остается в организации. В протоколе указывается, какие документы (номера, суммы и другие реквизиты) изъяты, кем и на каком основании. При необходимости с документов снимаются копии.

Документы, хранящиеся в архивах, имеют различные сроки хранения. Эти сроки устанавливаются законодательными актами (инструкциями) архивных органов, исходя из важности информации, сроков исковой давности и других фактов, определяющих потребность в хранении документа. Например, трехлетний срок хранения установлен для оправдательных документов, вспомогательных и контрольных ведомостей, журналов и книг, пятилетний срок – для актов ревизий и проверок, Главных книг и журналов и др., для лицевых счетов по расчетом с персоналом – 75 лет (минус возраст). Постоянное (бессрочное) хранение установлено для годовых бухгалтерских отчетов и балансов, пояснительных записок к ним, для протоколов по их рассмотрению и утверждению, для передаточных, разделительных и ликвидационных балансов и некоторых других документов. Списание документов из архива осуществляется комиссией, с участием работников архивных органов.

Порядок таксировки бухгалтерских документов

Первичные документы – это основной элемент бухгалтерского учета. Именно они являются основанием для осуществления операций и считаются их подтверждением. Рассмотрим примеры первички: акты, накладные, учетные карточки, выписки, расходно-приходные кассовые ордера. Все эти документы должны храниться в компании. Они проверяются в ходе налогового контроля.

Для чего нужна таксировка

Таксировка документов представляет собой установление стоимости хозяйственных операций из бухгалтерских бумаг. Это оценка ценностей, которые зафиксированы в документах. Для чего это нужно? Таксировка является составляющей проверки бухгалтерских бумаг. Ошибки в последних могут поставить под вопрос проведение той или иной операции.

Проверка выполняется в обязательном порядке при поступлении документов в бухгалтерский отдел. Если обнаружено, что бумага составлена неверно, она не принимается к учету. В ходе проверки документы рассматриваются с точки зрения всех аспектов. К бумагам предъявляются эти требования:

• Раскрытие проводимой операции, наличие всех сведений, необходимых для учета.
• Соответствие законодательным и локальным нормативным актам.
• Наличие всех требуемых реквизитов: даты, наименования, содержания операции, ее стоимости и прочее.
• Отсутствие помарок и ошибок.
• Правильность проведенных расчетов и выведенных итогов.

Бухгалтер должен проверить, соответствует ли информация, изложенная в первичке, локальным и законодательным актам. К примеру, во внутреннем акте фирмы прописан определенный размер суточных. Их размер в первичных документах должен соответствовать локальным положениям.

Сама таксировка нужна для достижения этих целей:

• Выявление недочетов.
• Начисление зарплат, премий.
• Исчисление издержек при исполнении трудовой деятельности.
• Списание расходов.
• Определение себестоимости.
• Установление расценок.

Если бухгалтер обнаружит ошибку, документ не принимается к учету. Он отправляется на переоформление. Специалист также может обнаружить поддельный документ. В этом случае нужно оставить бумагу в бухгалтерии. Требуется выяснить все обстоятельства подделки, а затем привлечь виновных к ответственности.

Особенности таксировки

Таксировка бухгалтерских бумаг представляет собой определение стоимости операций в бумагах, в которых содержатся только натуральные значения. Специалисту нужно установить стоимость операции, когда прописано количественное значение. Говоря простым языком, бухгалтеру нужно умножить число продукции, работ и услуг на их стоимость.

Таксировка обычно актуальна в том случае, если бухгалтерские документы заполняются комплексным методом: от руки и через компьютер. Под таксировкой понимается также автоматическое установление стоимости продукции. Происходит это следующим образом:

1. Занесение количественных сведений в бухгалтерскую программу.
2. ПК автоматически находит их цену.
3. Автоматически производится умножение.

ВАЖНО! Как правило, в бухгалтерских документах прописываются натуральные значения. Их необходимо перевести в денежный показатель.

К СВЕДЕНИЮ! Рассматриваемый метод актуален для различных документов. К примеру, это может быть путевый лист. В нем есть раздел с соответствующим наименованием. Заполняется он бухгалтером по информации из предыдущих разделов. На основании исчисленных данных начисляется зарплата водителю, а также списывается бензин, который был израсходован в ходе поездки. Также определяется стоимость транспортных услуг. В завершении проверки нужно поставить отметку о проведении таксировки, а также проставить подписи.

Кто должен проводить таксировку

Таксировка может осуществляться любым сотрудником фирмы. К примеру, это может быть бухгалтер, оператор. Если нужно обрабатывать большие объемы документов, в компанию принимается отдельный специалист – таксировщик. Рассмотрим его обязанности:

• Таксировка первички (наряды, приходный ордер и прочее).
• Определение итогов по каждой бумаге.
• Внедрение в работу современных технических инструментов.
• Работа с приходными и расходными бумагами.
• Умножение натуральных и количественных значений на цены и тарифы. В дальнейшем специалист определяет общую сумму разных бумаг.
• Изменение прейскурантов.

Таксировщик должен обладать рядом знаний и навыков. В частности, он должен знать сопутствующие инструкции и положения, нормативные акты, формы первички, порядок заполнения документов. Специалист должен уметь вести расчеты, знать основы закона о труде.

В работе специалист должен руководствоваться этими нормами:

• Законы.
• Устав фирмы.
• Распоряжения руководства.
• Должностная инструкция.
• Правила локального распорядка.

Подчиняться работник может или главному бухгалтеру, или директору фирмы, или начальнику отдела.

Рассмотрим права специалиста:

• Внесение предложений по улучшению работы с последующим их рассмотрением директором.
• Запрос у сотрудников и руководящего состава информации, которая необходима для осуществления работы.
• Ознакомление с бумагами, в которых прописаны права и обязанности таксировщика, критерии оценки правильности деятельности.
• Ознакомление с решениями управленческого состава, если они касаются деятельности специалиста.
• Требование обеспечить работу всеми необходимыми организационно-техническими инструментами.

Таксировщик будет нести ответственность при этих обстоятельствах:

• Несоблюдение установленных обязанностей.
• Совершение административных, уголовных правонарушений.
• Причинение фактического ущерба работодателю.

К СВЕДЕНИЮ! Инструкция специалиста может составляться в соответствии со стандартной инструкцией. Документ может дополняться в соответствии с пожеланиями работодателя. Однако дополнения не должны противоречить трудовому законодательству.

Таксировка на примере

Понятие таксировки раскрывается в конкретных направлениях деятельности. К примеру, это перевозки. Тариф за данную услугу устанавливается на основании протаксированной платы. Она представляет собой установление платы за перевозку пассажира.

Таксировка проводится на основании установленных тарифов за 1 километр или 1 тонну. Подразделяется она на эти виды:

• Предварительная таксировка документов, входящих в план текущих отправок.
• Таксировка корешков ведомостей в случае, если не проводились предварительные подсчеты.

При таксировке нужно оформить квитанцию дорожной ведомости. Последняя отправляется владельцу груза.

Рассмотрим еще один пример. Фирма занимается реализацией автомобиля. За месяц получилось продать 5 машин одной марки. Стоимость одной из них, согласно документам, составила 1 200 000 рублей. То есть совокупная прибыль от продажи равна 6 миллионам.

ТАКСИРОВКА ДОКУМЕНТОВ

Смотреть что такое «ТАКСИРОВКА ДОКУМЕНТОВ» в других словарях:

• таксировка документов — Определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документах. Многие поступающие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели. При таксировке в таких документах указывают цены и суммы. Т.д. является одним из… … Справочник технического переводчика

• ТАКСИРОВКА ДОКУМЕНТОВ — определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документах. Многие поступающие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели. При таксировке в таких документах указывают цены и суммы. Т.д. является одним из… … Большой бухгалтерский словарь

• ТАКСИРОВКА ДОКУМЕНТОВ — определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документах. Многие поступающие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели. При таксировке в таких документах указывают цены и суммы. Т.д. является одним из… … Большой экономический словарь

• ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ — подготовка документов для записи в соответствующие учетные регистры. Поступающие в бухгалтерию документы прежде всего проверяются с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций, соблюдение формы документов и наличия в них… … Большой бухгалтерский словарь

• Машиносчётная станция — (МСС) организация, выполняющая вычисления, связанные с обработкой статистической, бухгалтерской и планово экономической информации. Основное оборудование МСС состоит из счётно перфорационных комплектов: Перфораторов, контрольников,… … Большая советская энциклопедия

• Отчет материальный месячный — при небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты. В месячном материальном отчете отражаются данные (реквизиты), которые имеются в карточках… … Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия

В бухгалтерском учете значительное место занимают первичные документы, которые являются основанием для проведения операций и свидетельствуют о совершенных фактах хозяйственной деятельности. К таким документам относятся: накладные, акты, расходно-приходные кассовые ордера и ряд других документов. Первичные документы всегда хранятся в организации и могут быть затребованы при плановых и внеплановых налоговых проверках. Неправильным образом оформленные документы могут ставить под сомнение правомерность проведенной хозяйственной операции, таких как: снятие наличных, выдача денежных средств под отчет, оплата услуг и другие операции.

Поэтому проверка первичных документов является необходимой процедурой при поступлении их в бухгалтерию. Неправильно составленный документ не может приниматься к учету.

Когда первичная документация попадает в бухгалтерию, проводится проверка бухгалтерских документов с разных сторон. Первичка должна раскрывать содержание бухгалтерской операции и иметь все сведения, необходимые для дальнейшего учета. Первичные документы должны быть составлены по форме, установленной законом, или должны соответствовать образцам, утвержденным в компании. В документе заполняются все необходимые реквизиты: дата, название документа и компании, содержание произведенной операции, количество и стоимость, должности, ФИО ответственных лиц, их подписи. Не должно быть подчисток, помарок, если было исправление, то оно заверяется подписями сторон, не должно быть сомнений в подлинности подписей на документе.

Также надо выяснить, соответствует ли представленная в документе информация действующему законодательству и правилам, установленным в компании, например, при получении авансового отчета надо проверить размеры суточных, расходов на проживание и так далее. И очень важным моментом при проверке является контроль за правильностью указанных подсчетов и подведением итогов.

В случае выявления нарушений, документ не принимается к учету, а отправляется на переоформление. Если обнаружена подделка, то документ не возвращается, а остается в бухгалтерии до выяснения подробностей и привлечения виновных лиц к ответственности.

Таким образом, первичка проходит определенный цикл – приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов.

После положительной проверки документ подвергается обработке по следующим направлениям:

Таксировка бухгалтерских документов – это установление денежной стоимости хозяйственных операций в документах, где указаны только натуральные показатели, и требуется определить стоимость.

Группировка — объединение документов по определенным признакам за конкретный период. Например, операции по приходу и расходу из кассы денежных средств каждый день группируются и заносятся в отчет кассира.

Контировка (проставление корреспонденции счетов) — это проставление в документах счетов, с которыми корреспондируется данная хозяйственная операция. Контировка чаще всего проставляется на бланках первичных документов, где для этого отведены специальные графы, например, в приходно-кассовом ордере по форме КО-1. Правильное отражение корреспондирующего счета является важным моментом, так как помогает получить достоверную информацию о хозяйственной операции.

Означает выявление денежной стоимости хозяйственной операции, когда указан количественный показатель. Проще говоря, таксировка бухгалтерских документов – это умножение количества товара, работ, услуг на их цену. В хозяйственной деятельности данная процедура чаще всего используется, когда мы заполняем документ частично на компьютере, частично – письменно от руки. Также таксировкой можно назвать автоматическое определение стоимости товаров, когда мы заносим количественные данные в бухгалтерскую программу, и компьютер по имеющимся у него данным автоматически определяет их цену.

Таксировка может проводиться любым работником предприятия: бухгалтером, оператором или существует специальная должность — таксировщик. Таксировка используется в различных документах, например, в путевых листах, имеется раздел «Таксировка», он заполняется бухгалтером по данным предыдущих разделов. По исчисленным данным бухгалтер начисляет заработную плату водителю и списывает израсходованный бензин. В товарно-транспортной накладной в разделе «Таксировка» рассчитывается стоимость транспортных услуг. В инвентаризационной описи встречается таксировка, на последнем листе ставится отметка о проверке цен, таксировки и подсчитываются итоги. Далее проставляются подписи всех лиц, производящих проверку, в том числе членов инвентаризационной комиссии и ответственных за имущество лиц.

Порядок составления и обработки документов

Учетная обработка документов в бухгалтерии осуществляется следующим образом. Поступившие в бухгалтерию документы дол­жны быть всесторонне проверены с трех позиций:

1) по форме, т.е. в отношении правильности и полноты заполнения реквизитов. Эта проверка заключается в выяснении бухгалтером подлинности подписей лиц, составивших доку­мент; установлении наличия всех требуемых в форме доку­мента реквизитов, выявлении подчисток и неоговоренных или
неправильно сделанных исправлений и т.д.

2) проверить документ по существу. Это значит выяснить со­ответствие хозяйственных операций в документе действу­ющему законодательству, т.е. ее законность и хозяйствен­ную целесообразность. Например, при проверке авансового отчета по командировке надо знать порядок и нормы оплаты суточных, расходов по найму жилья, проезда и т.д.

3) подвергнуть арифметической проверке, т.е. проверить правиль­ность подсчетов, выведения итогов, вычисленных процентов.

Неправильно или неполно составленные документы возвраща­ются для выяснения, дополнительного оформления или пересос­тавления. В случае обнаружения подделки каких-либо реквизи­тов или других злоупотреблений, эти документы не возвращаются представившим их работникам, а оставляются в бухгалтерии для выяснения и привлечения виновных к ответственности. Все факты злоупотреблений и нарушений в оформлении документов глав­ный бухгалтер обязан доводить до сведения руководителя органи­зации.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подверга­ются обработке, которая состоит из следующих этапов:

• таксировки;

• группировки;

• контировки (проставлении корреспонденции счетов).

Таксировка – это определение денежной оценки хозяйствен­ных операций, зафиксированных в документе. Многие поступив­шие в бухгалтерию документы имеют только натуральные пока­затели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель. Например, количество * цену = сумма.

Группировка – предусматривает объединение документов по однородным признакам и за определенный период. Ее целью является подготовка сводных данных за какой либо период. На­пример, кассовые документы группируются за каждый день по при­ходу и расходу, что находит отражение в отчете кассира.

Контировка – это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением кор­респонденции счетов исходя из содержания хозяйственных опера­ций. После проставления корреспонденции счетов документы ис­пользуются для записи операций по счетам в учетные регистры. Например, в кассовых ордерах проставляется корреспондирующий счет со счетом 50 «Касса».

После составления бухгалтерской отчетности первичные доку­менты передаются на хранение.

Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

Поступившие в бухгалтерию документы подвергают­ся обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является провер­ка поступивших документов по существу, по форме, арифметически.

При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной хозяйственной операции.

Согласно действующему порядку ведения бухгалтер­ского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и уста­новленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей, к исполнению не должны приниматься. В случае поступ­ления таких документов в бухгалтерию главный бух­галтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные до­кументы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота от­ветственности за последствия таких операций и вклю­чения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтер­скую отчетность.

Документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «получено» или «опла­чено» с указанием даты.

Проверка документов по существу является продол­жением предварительного контроля, который предшеству­ет совершению операции. Предварительный контроль осуществляет бухгалтерия, он важен, так как большин­ство документов составляют материально ответственные лица, а не работники бухгалтерии.

Проверка по формепозволяет убедиться, что доку­мент составлен на бланке соответствующей формы, все реквизиты отражены.

Арифметическая проверка сводится к проверке пра­вильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировки документов.

После проверки бухгалтер обрабатывает документы, т. е. разносит по счетам суммы совершенных хозяйствен­ных операций.

10. Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

Проверка проводится по трем направлениям:

Формальная Проверка по существу .

Арифметическая

Расценка документов означает проставление в них денежных измерителей. Проставление расценки в документах носит название таксировки. После определения стоимостных показателей в документах на каждом из них проставляется корреспонденция счетов (контировка).

Обработанные документы систематизируются по видам операций и подшиваются в папки в хронологическом порядке, затем производится нумерация документов.

Все папки, которые находятся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. В списке дел указываются:

– индекс дела (номера папок);– наименование дела (заголовок);

– количество дел в папке– срок хранения и номер папки по перечню;

– примечание, указывающее, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов.

После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению один год

11. Учетные регистры бухгалтерского учета

Данные сгруппированных документов заносятся в специальные ведомости учета затрат (расходов) — учетные регистры.

. Внешний вид и материальная основа учетных регистров весьма разнообразны: книги, журналы, карточки, свободные листы, машинограммы, видеограммы, магнитные ленты, магнитные диски и дискеты, оперативная память ЭВМ и т.п.

Основанием для записи в учетные регистры являются первичные документы. Запись ведется по назначению регистров в хронологическом порядке, начиная с 1-го числа до окончания месяца. Переписываются все реквизиты первичных документов. В конце месяца производится подсчет по строкам и графам, а также проверка данных. В случае обнаружения ошибок производятся исправления методами красного сторно (для аналитического учета) или обратной записью (для синтетического учета).

Классификация учетных регистров:

• По видам бухгалтерских записей регистры делят на:

– хронологические — данные первичных документов регистрируют в порядке их поступления в бухгалтерию без разноски по счетам (кассовая книга, регистрационный журнал);

– систематические — производится группировка хозяйственных операций по однородным признакам на счетах синтетического и аналитического учета (регистры учета затрат по объектам калькуляции, Главная книга);

– комбинированные — сочетают хронологические и систематические записи (книга Журнал-Главная, журналы-ордера и ведомости).

• По объему и содержанию регистры делятся на:

– регистры синтетического учета — операции отражаются только в денежном измерении в обобщенном виде (оборотная ведомость);

– регистры аналитического учета — операции отражаются подробно, в том числе и в натуральном измерении.

• По форме построения регистры бывают:

– односторонние — все записи производятся на одной стороне листа– двусторонние — счет открывается на двух развернутых страницах книги (по дебету на левой странице, по кредиту — на правой);

– шахматные — по строкам расписываются счета по дебету, по столбцам — по кредиту;

– линейные — каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что позволяет разделить синтетический счет на ряд аналитических счетов.

• По внешнему виду регистры делятся на:

– бухгалтерские книги — скрепленные и сшитые в брошюру пронумерованные листы (кассовая книга, Главная книга);

– карточки — отдельные листы стандартного размера; совокупность карточек однородного назначения называется картотекой;

– свободные листы — таблицы со специальным графлением для синтетического и аналитического учета (ведомости, журналы-ордера);

– машинные носители информации — машинограммы.