Общее понятие путевого листа

Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевой лист на месяц нельзя.

О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы оформляете путевые листы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Общие сведения о журнале учета движения путевых листов

Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.

Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную. Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом. Ее применение также можно прописать в учетной политике.

О том, как оформляют такой приказ, читайте .

Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.

Подробнее о сроках хранения путевого листа читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)».

Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов

Журнал учета движения, регистрации и выдачи путевых листов состоит из двух частей:

1. Титульный лист, на котором прописывается наименование организации или ИП, код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
2. Табличная часть, в которой указываются:

• номер путевого листа и дата его выдачи;
• данные водителя и его табельный номер;
• гаражный номер автомобиля;
• подписи лиц, ответственных за ведение журнала:
• водителя — о получении путевого листа;
• диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) — о получении документов от водителя;
• бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету.

Также при необходимости делается примечание.

В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Ведение журнала возлагается на сотрудника, назначенного приказом руководителя, либо на сотрудника, в трудовом договоре которого прописаны обязанности по ведению журнала учета путевых листов.

Обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета могут быть переданы другому юрлицу или ИП на основании договора оказания услуг. В таком случае обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета возлагаются на сотрудников привлеченного контрагента.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили подборку всех форм, связанных с использованием транспорта. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к образцам документов.

Скачать образец журнала учета движения путевых листов (форма 8)

Многие организации при заполнении журнала путевых листов сталкиваются с определенными трудностями. Для удобства читателей мы подготовили образец заполнения журнала путевых листов, который вы можете скачать, перейдя по ссылке.

Скачать образец заполнения журнала путевых листов

Итоги

Журнал учета путевых листов обязателен к заполнению для организаций и ИП, использующих в своей работе транспортные средства. Это один из документов, с помощью которых подтверждаются расходы на топливо, учитываемые при определении налоговой базы по уплачиваемому с доходов налогу. Помимо этого, журнал служит источником сведений для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

При работе автомобиля на линии различают техническую и эксплуатационную скорости.
Величина технической скорости зависит от технического состояНИЯ автомобиля, состояния И профиля дороги, интенсивности движеНИЯ И мастерства водителя,
Эксплуатационная скорость — это средняя скорость движения автомобиля за время нахождения его в наряде (на линии):
На величину эксплуатационной скорости влияет продолжительность простоев автомобиля под погрузкой и разгрузкой. В связи с этим необходимо добиваться полной механизации погрузочно-разгрузочных работ. На величину эксплуатационной скорости большое влияние оказывает также расстояние перевозок. Чем оно больше, тем меньше общее время, затрачиваемое на погрузочно-разгрузочные работы, так как количество погрузок и разгрузок в течение смены уменьшится и эксплуатационная скорость увеличится.
Коэффициент использования пробега (КИПр) определяет степень использования пробега автомобиля с грузом.
При работе автомобиля на линии различают пробеги: общий, с грузом, холостой и нулевой.
Общий пробег — это расстояние в километрах, проходимое автомобилем в течение рабочего дня.
Пробег с грузом является производительным пробегом.
Холостой пробег — это пробег автомобиля без груза между пунктами разгрузки и погрузки.
Нулевой пробег — это пробег автомобиля от парка до пункта погрузки и с последнего пункта разгрузки до парка, а также проезды на заправку топливом.
Величина коэффициента использования пробега зависит от размещения пунктов погрузки и разгрузки, характера грузопотоков и организации диспетчерской службы на линии. Водители-новаторы добиваются сокращения непроизводительных пробегов за счет перевозки попутных грузов. Например, при перевозке сахарной свеклы с поля на сахарный завод они используют обратные рейсы для перевозки на поля минеральных удобрений.