Компенсация телефонной связи сотруднику

Содержание

Компенсация расходов сотрудника на сотовую связь

Тарасов В. Д., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Для оперативного решения производственных вопросов любое учреждение может использовать сотовую связь. Учреждение может компенсировать сотрудникам затраты на такой вид связи или оно само может заключить договоры с поставщиком данных услуг. Рассмотрим особенности порядка компенсации расходов сотрудников на сотовую связь.

Вначале скажем несколько слов об особенностях заключения договоров на услуги связи самим учреждением. Их необходимо заключать в соответствии с законодательством о закупках:

– с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (для казенных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет субсидий);

– с Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (для автономных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет средств от приносящей доход деятельности, грантов в соответствии с положением о закупках).

Несколько слов о финансировании расходов на оплату услуг связи

Согласно пп. «д» п. 20 Положения № 640 затраты на приобретение услуг связи включаются в состав нормативных затрат на общехозяйственные нужды на оказание государственных услуг в рамках государственного задания. Следовательно, расходы на услуги связи могут полностью или частично покрываться за счет средств субсидии, предоставляемой учреждению на выполнение госзадания.

Отметим, если затраты на услуги связи финансируются за счет средств субсидии не в полном объеме, недостающую разницу учреждение покрывает с помощью собственных доходов, то есть за счет средств от приносящей доход деятельности.

Если сотрудники используют личные телефоны и сим-карты в служебных целях…

Статьей 164 ТК РФ предусмотрено, что компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами. Так, в силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику:

  • выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику;

  • возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, учреждение может компенсировать подтвержденные документами расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного лимита.

Документальное оформление использования сотовой связи

В любом учреждении, которое в ходе своей деятельности использует сотовую связь, должны быть следующие документы.

Документ

Приказ руководителя учреждения

Список должностей, работа по которым требует использования сотовой связи

Должностная инструкция работника

Обоснование использования сотовой связи

Трудовой договор или дополнительное соглашение к нему

Условия и порядок выплаты компенсации либо фиксированная сумма за использование сотрудником сотовой связи

Облагается ли компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

НДФЛ.

Пунктом 3 ст. 217 НК РФ определено, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Таким образом, компенсация, которая включает в себя возмещение расходов на сотовую связь, не подлежит обложению НДФЛ на основании вышеуказанного пункта ст. 217 НК РФ.

Обратите внимание, чтобы компенсация не облагалась НДФЛ, в учреждении должны быть следующие документы:

  • документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику (договор о приобретении телефона и сим-карты);

  • расчеты компенсаций;

  • документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя (счета оператора связи, их детализация с указанием номеров абонентов);

  • документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

Такие разъяснения приведены в Письме Минфина РФ от 20.04.2015 № 03-04-06/22274.

Страховые взносы.

В силу пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков, указанных в пп. 1 п. 1 ст. 149 НК РФ, все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

К сведению: аналогичная норма закреплена в пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ.

Итак, на основании вышеприведенных положений законодательства о страховых взносах и с учетом ст. 188 ТК РФ можно сделать вывод: страховые взносы на суммы компенсации за использование работником личного мобильного телефона при исполнении им трудовых обязанностей, а также на суммы расходов на оплату услуг сотовой связи, понесенных в производственных целях, не начисляются.

Налог на прибыль

Согласно пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ расходы учреждения, произведенные за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), не включаются в базу по налогу на прибыль.

Однако в рамках приносящей доход деятельности обоснованные и документально подтвержденные расходы учреждения могут учитываться при исчислении налога на прибыль. Итак, по пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов налогоплательщика могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, а также при условии включения данных о размерах и условиях осуществления соответствующих компенсационных выплат в трудовой договор.

Отметим, что обоснованность расходов при выплате компенсации за использование сотовой связи подтверждается следующими документами:

  • должностной инструкцией, в которой указывается, при исполнении каких трудовых обязанностей работник пользуется сотовой связью;

  • трудовым договором или другим письменным соглашением с работником, где зафиксированы размер и порядок выплаты компенсации;

  • копией договора работника с оператором связи, подтверждающей, что используемый в служебных целях телефонный номер зарегистрирован за работником;

  • копией счета оператора связи;

  • детализированным счетом расходов на связь от оператора связи.

Данные разъяснения представлены в письмах Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378, от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития РФ от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3), УФНС по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@.

Обратите внимание: учреждение вправе включить в расчет налога на прибыль расходы на услуги связи, произведенные сверх нормативных затрат, покрываемых за счет субсидий на выполнение государственного задания, при условии что данные расходы относятся и к деятельности, приносящей доход, и к уставной бюджетной деятельности, а также соответствуют критериям ст. 252 НК РФ. В этом случае такие расходы подлежат распределению в соответствии с п. 1 ст. 272 НК РФ (письма Минфина РФ от 08.12.2016 № 03-03-06/3/73328, от 30.12.2016 № 03-03-06/3/79616, от 03.11.2016 № 03-03-06/3/64622).

Бухгалтерский учет

Учреждение заключило договор с поставщиком услуг связи

Согласно Указаниям № 65н расходы учреждения на оплату услуг связи относятся на код вида расходов 244 и подстатью 221 «Услуги связи» ­КОСГУ. В бухгалтерском учете расчеты с поставщиками услуг связи отражаются на счете 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи». Основанием для принятия к учету расходов на услуги связи является подписанный сторонами договора акт оказанных услуг. Отметим, что бухгалтерские записи делаются в соответствии:

  • с Инструкцией № 183н – для автономных учреждений;

  • с Инструкцией № 174н – для бюджетных учреждений;

  • с Инструкцией № 162н – для казенных учреждений.

В бухгалтерском учете учреждению необходимо сделать следующие записи:

1) начислены расходы на оплату услуг связи:

Дебет счета 0 109 00 221 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
Кредит счета 0 302 21 730 «Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»

2) оплачены услуги связи:

Дебет счета 0 302 21 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»
Кредит счета 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»

Если организация перечисляет поставщику услуг связи авансовые платежи, при осуществлении бухгалтерских записей необходимо воспользоваться счетом 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи».

В этом случае в бухгалтерском учете учреждению нужно сделать следующие проводки:

1) перечислен аванс за услуги сотовой связи:

Дебет счета 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи»
Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»

2) отражены расходы на услуги связи в соответствии с полученным актом оказания услуг:

Дебет счета 0 109 00 221 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
Кредит счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»

3) зачтен ранее перечисленный аванс за услуги связи:

Дебет счета 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи»
Кредит счета 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи»

4) произведен окончательный расчет по услугам связи за месяц:

Дебет счета 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи»
Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»

На практике встречаются ситуации, когда по факту сотрудник превысил лимит расходов на сотовую связь, установленный в учреждении. В этом случае работник должен вернуть сверхлимитные расходы на сотовую связь. Однако следует помнить, что работодатель вправе произвести такое удержание только с письменного согласия работника (ст. 137 ТК РФ).

К сведению: по общему правилу размер всех удержаний из заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

Итак, при возмещении работником учреждению суммы расходов на услуги связи эта сумма признается доходом учреждения. Такие разъяснения даны в Письме Минфина РФ от 18.10.2012 № 02-06-10/4354. Учреждению необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:

1) отражен доход:

– в бюджетном учреждении (п. 93 Инструкции № 174н):

Дебет счета 2 205 31 560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг»
Кредит счета 2 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»

– в автономном учреждении (п. 112 Инструкции № 183н):

Дебет счета 2 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат»
Кредит счета 2 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»

2) удержана сумма из заработной платы работника:

– в бюджетном учреждении (п. 129 Инструкции № 174н):

Дебет счета 0 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит счета 0 304 03 730 «Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»

Дебет счета 2 304 03 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит счета 2 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»

– в автономном учреждении (п. 167 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»
Кредит счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»

Дебет счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»

В случае осуществления удержания из суммы оплаты труда, начисленной в рамках исполнения государственного задания, в бухгалтерском учете делаются записи:

а) в бюджетном учреждении (п. 146 Инструкции № 174н):

Дебет счета 4 304 06 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с прочими кредиторами»
Кредит счета 4 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»

Дебет счета 2 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»
Кредит счета 2 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»

б) в автономном учреждении (п. 173 – 175 Инструкции № 183н):

Дебет счета 4 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами»
Кредит счета 4 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»

Дебет счета 2 205 31 000 «Расчеты по доходам от оказания платных работ, услуг»
Кредит счета 2 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами»

в) в казенном учреждении (п. 78, 120 Инструкции № 162н):

– начислена сотрудникам плата за сверхлимитные услуги связи:

Дебет счета 1 205 31 560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»
Кредит счета 1 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»

– внесены сотрудником деньги в кассу учреждения:

Дебет счета 1 201 34 510 «Поступления средств учреждения в кассу»
Кредит счета 1 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»

Учреждение выплачивает сотруднику компенсацию за использование сотовой связи в служебных целях

Согласно Указаниям № 65н расходы на выплату компенсации за использование сотового телефона в служебных целях относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» ­КОСГУ. Учреждению необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:

1) начислена компенсация за использование работником личного мобильного телефона в служебных целях:

– в бюджетном учреждении (п. 128 Инструкции № 174н):

Дебет счета 0 109 00 212 «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»
Кредит счета 0 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»

– в автономном учреждении (п. 132 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 109 00 212 «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»
Кредит счета 0 302 12 000 «Расходы по прочим выплатам»

– в казенном учреждении (п. 78, 120 Инструкции № 162н):

Дебет счета 1 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам»
Кредит счета 1 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»

2) выплачена работнику компенсация за использование личного сотового телефона:

а) выдана из кассы учреждения:

– в бюджетном учреждении (п. 85 Инструкции № 174н):

Дебет счета 0 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»
Кредит счета 0 201 34 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»

– в автономном учреждении (п. 157 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам»
Кредит счета 0 201 34 000 «Касса»

– в казенном учреждении (п. 49 Инструкции № 162н):

Дебет счета 1 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»
Кредит счета 1 201 34 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»

б) перечислена с лицевого счета учреждения на банковскую карту работника:

– в бюджетном учреждении (п. 129 Инструкции № 174н):

Дебет счета 0 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»
Кредит счета 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (с использованием забалансового счета 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»)

– в автономном учреждении(п. 157 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам»
Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства» (с использованием забалансового счета 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»)

– в казенном учреждении (п. 102 Инструкции № 162н):

Дебет счета 1 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим операциям»
Кредит счета 1 304 05 212 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим выплатам»

* * *

В заключение еще раз обратим ваше внимание на нюансы, связанные с использованием мобильной связи сотрудниками учреждения.

1. Учреждение само вправе заключить договор с оператором сотовой связи и установить список лиц, которым необходим такой вид связи, а также установить определенный лимит.

2. Учреждение может заключить дополнительное соглашение об использовании личных телефонов сотрудников. В этом случае оно обязано компенсировать расходы на мобильную связь и износ личных телефонов сотрудников согласно ст. 188 ТК РФ.

3. Выплачиваемая компенсация не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

4. Ели расходы на мобильную связь произведены за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), согласно пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ они не включаются в базу по налогу на прибыль.

5. Если расходы на мобильную связь произведены в рамках приносящей доход деятельности, а также являются обоснованными и документально подтвержденными, они учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

6. Бухгалтерский учет таких расходов зависит от выбранного варианта использования сотовой связи (прямой договор с поставщиком или выплата компенсации сотрудникам).

На любом коммерческом предприятии используется мобильная связь, особенно если речь идет о разъездном характере работ – с сотрудниками созванивается начальство, сами работники перезванивают клиентам и так далее. Проблемы затрат на сотовую связь решаются на фирмах по-разному – где-то сотрудники получают телефон с SIM-картой на весь период осуществления трудовой деятельности, где-то служащие оплачивают связь самостоятельно, а затем им выплачивается компенсация мобильной связи.

Как работники предприятия могут быть обеспечены средствами связи

Наниматель на свое усмотрение обеспечивает своих служащих средствами сотовой связи одним из указанных ниже способов:

  1. Покупает мобильные телефоны, заключает договор с оператором связи и оформляет у него SIM-карты, а сотрудник использует аппарат в рамках утвержденных начальством лимитов.
  2. Компенсирует сотруднику, использующему личный телефон, затраты на оплату услуг сотового оператора. В затраты включается и амортизация личного имущества служащего.
  3. Предлагает сотруднику заключить договор аренды его личного телефона для нужд компании.

Условия использования в процессе работы личного телефона работника могут быть прописаны в трудовом договоре, там же можно указать и сумму компенсации. В должностной инструкции следует прописать правила, по которым сотрудник будет пользоваться корпоративной связью.

Читайте также статью ⇒ “Компенсация расходов сотруднику”.

Какими документами подтверждаются расходы на мобильную связь

Чтобы сотрудник мог гарантировать себе возмещение затрат на мобильную связь, необходимо позаботиться о том, чтобы в наличии были все перечисленные ниже документы. В противном случае, наниматель будет вправе отказать в выплате, и закон будет на его стороне. Из документов понадобятся следующие бумаги:

  • трудовой договор, в котором написано об обязанности нанимателя компенсировать расходы служащего на сотовую связь (или приложение к трудовому договору – так проще изменить условия осуществления выплат в будущем при изменении стоимости услуг мобильных операторов);
  • приказ начальства сотрудника об обязательном возмещении расходов сотрудника на мобильную связь;
  • договор с мобильным оператором о предоставлении услуг связи;
  • детализация звонков от обслуживающего мобильного оператора;
  • заявление работника о том, что он понес определенные затраты на мобильную связь в служебных целях;
  • отчет сотрудника обо всех звонках с мобильного телефона (необходимо указать сведения о собеседнике, времени совершения звонка, его продолжительности и стоимости).

Читайте также статью ⇒ “Компенсация бензина”.

Как работодатель подтверждает понесенные расходы на компенсацию мобильной связи сотрудникам

Не только сотрудник, но и наниматель обязан позаботиться о документах, которые помогли бы оправдать его расходы на выплату компенсаций за мобильную связь перед налоговой службой. Чтобы доказать, что он понес обоснованные убытки, работодателю следует:

  • составить локальный акт, в котором были бы перечислены все должности сотрудников, для работы которых необходима сотовая связь;
  • утвердить порядок пользования корпоративной сотовой связью.

И правила пользования связью, и локальный нормативный акт могут быть включены в коллективный договор как приложения к нему.

Читайте также статью ⇒ “Компенсация транспортных расходов”.

Как рассчитывается компенсация мобильной связи

Если сотрудник использует личный мобильный телефон в служебных целях и пользуется безлимитной услугой связи, наниматель выплачивает ему каждый месяц фиксированную сумму компенсации.

Безлимитные тарифы не являются выгодными для владельцев компаний, поскольку они предполагают совершение звонков исключительно внутри региона проживания пользователя услуг. Если же работодателю необходимо, чтобы сотрудник звонил клиентам или партнерам в другие города, придется нести дополнительные затраты. А потому нанимателям целесообразно выбирать тарифы с посекундной тарификацией и низкими расценками за междугороднее общение.

Наиболее распространенным способом возмещения расходов на сотовую связь является оплата фактически оплаченного времени общения по мобильному согласно тарифам оператора связи. Для этого наниматель требует от работника предоставлять ему по окончании каждого месяца отчет с детализацией совершенных служащим звонков и их стоимости.

Читайте также статью ⇒ “Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2019 году”.

В вопросах выплаты компенсации мобильной связи необходимо помнить о следующих моментах:

  1. Перед тем, как договориться об использовании личного мобильного телефона служащего и получении компенсации расходов, наниматель обязан потребовать от служащего предоставления документа, который бы доказывал, что он является владельцем телефона.
  2. С компенсационных сумм наниматель может не удерживать НДФЛ, если он заранее установит ограничения на пользование мобильной связью. В будущем разрешено увеличить лимиты.
  3. Если сотрудник превышает установленные работодателем пределы на пользование мобильной связью, он получает компенсацию только по затратам, которые укладываются в оговоренные границы – остальные затраты возмещаются из личных денег служащего. Если же, наоборот, сотрудник получил компенсацию в большем размере, чем это требовалось, остаток переносится на будущий месяц.

Читайте также статью ⇒ “Компенсация за найм жилья”.

Законодательные акты по теме

ст. 164 ТК РФ О возмещении затрат работника, которые возникли в процессе осуществления должностных обязанностей
ст. 188 ТК РФ Работодатель возмещает затраты сотрудника на использование его личного имущества, амортизацию, а также расходы на использование имущества
ст. 41, ст. 45 ТК РФ О включении вопросов компенсации мобильной связи в текст коллективного договора или иного локального акта предприятия

Типичные ошибки

Ошибка: Работник требует от руководителя возмещения его расходов на мобильную связь, тогда как их отношения оформлены в рамках гражданско-правового договора.

Комментарий: На компенсацию мобильной связи могут претендовать исключительно сотрудники, работающие по трудовому договору.

Ошибка: Сотрудник хочет подписать приложение к договору о получении компенсации за мобильную связь, в то время как он пользуется в служебных целях телефоном своей супруги.

Комментарий: Для заключения договора и получения компенсации мобильной связи необходимо будет предоставить работодателю документ, который свидетельствует о правах собственности сотрудника в отношении мобильного телефона.

Ответы на распространенные вопросы о том, как выплачивается компенсация мобильной связи

Вопрос №1: Облагается ли налогом на доходы физических лиц компенсация мобильной связи?

Ответ: Нет, компенсационные выплаты работникам не подлежат налогообложению по НДФЛ, но при условии, что наниматель установил лимит на переговоры по мобильному телефону.

Вопрос №2: Как контролировать, чтобы сотрудники не превышали установленные нанимателем лимиты на пользование мобильной связью и не полагали, что в случае их превышения нарушаются их права?

Ответ: Необходимо в должностной инструкции прописать правила пользования мобильной связью. Тогда, если лимиты будут превышены, и компенсация мобильной связи будет частично происходить из средств сотрудника, он не посчитает, что его права нарушены.

? Видео-советы.Как учесть компенсацию расходов на сотовую связь?

В видео раскрывается информация о том, как организация может компенсировать подтверждённые расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного ею лимита⇓

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Оплата мобильной связи работников: нужно ли облагать НДФЛ и взносами?

Цитата:Учет сотовой связи.
Очень часто мобильная связь необходима для успешного ведения бизнеса. Но есть и несколько существенных проблем: как разделить личные и служебные разговоры и, самое главное, как доказать налоговым инспекторам обоснованность совершения таких звонков?
В случае, когда работник будет использовать свой личный аппарат, компания сэкономит на покупке техники и сим-карты, ведь сотрудник будет использовать собственное имущество. Недостатки у такого подхода тоже есть. Во-первых, сотрудник может отказаться использовать свой телефон: все-таки большая часть людей предпочитает разделять работу и личную жизнь. Кроме этого, работника может не устроить размер компенсации за использование его аппарата в рабочих целях. Во-вторых, нужно понимать, что сотрудник в любом случае будет совершать платные звонки с корпоративного телефона в личных целях, и если при этом он будет использовать свой собственный аппарат и номер, то количество звонков может оказаться значительно больше. А при увольнении работника могут быть утеряны контакты с поставщиками и клиентами, что может привести к значительно большим потерям, чем стоимость мобильного телефона.
Если директор все-таки принимает решение не покупать собственные аппараты, то потери и риски можно сократить следующим образом: при найме нового сотрудника сообщить ему, что телефонные расходы фирма не возмещает, в этом случае не придется издавать приказов и вносить изменения в учет для отражения расходов. Правда, работники редко соглашаются с таким предложением. В другом варианте руководитель может оплачивать телефонные расходы персонала из своего кармана, неофициально. В этом случае так же не возникает бумажной волокиты и претензий от налоговых инспекций. Однако необходимо установить точный размер выплат, чтобы не оплачивать работнику его личные переговоры, но в тоже время полностью компенсировать его служебные расходы.
Учесть НДФЛ
Третий вариант – учесть все риски и оформить официально расходы на связь. В этом случае учитываются выплаты за аренду оборудования и стоимость телефонных разговоров. Согласно ТК при использовании сотрудником личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, кроме этого, возмещаются расходы, связанные с их использованием. О размере вознаграждения стороны договариваются заранее, финальные суммы фиксируются в письменном виде.
Напомним, согласно НК начислить НДФЛ необходимо на весь доход, полученный физическим лицом. При этом заработком признаются выгоды, полученные как в денежной, так и в натуральной формах. Обязанность по расчету и уплате налога лежит на работодателе.
При определении налоговой базы нужно учесть, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных с исполнением трудовых обязанностей. Однако не целиком, а только в пределах норм, предусмотренных нормативными актами. Такими документами могут быть распоряжения, выпущенные самой организацией. Если зафиксировать размер выплат, то облагать налогом на доходы физических лиц компенсацию не надо.
Не забудьте сформулировать экономическую обоснованность расходов на компенсацию за телефон, другими словами нельзя выплатить сотруднику 5000 рублей, если аппарат стоит 3000. Еще один документ необходимый для подтверждения расходов – это свидетельство права собственности работника на телефон, таковым может быть, например, кассовый чек или договор купли-продажи.
Кроме платы за пользование оборудованием, фирма оплачивает стоимость разговоров. Такие компенсации не подлежат обложению НДФЛ, так как данный вид трат производится в интересах компании, а не сотрудника.
Избежать начисления НДФЛ можно, только если бухгалтер подготовит следующий пакет документов:
•составит четкий перечень лиц, которые пользуются сотовой связью в служебных целях;
•подготовит обоснование лимита затрат сотрудника на связь;
•соберет все документы, подтверждающие оплату телефонных разговоров, которыми могут стать детализация счет за переговоры, кассовые чеки.
Налог на прибыль
В соответствии со статьей 252 НК расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. К перечисленным ранее документам (список лиц использующих мобильную связь, приказ о размере лимита расходов) контролеры могут запросить детализацию счета. Обратите внимание, при подготовке такого документа необходимо указать все телефонные номера, по которым совершались вызовы и стоимость каждого разговора.
На практике организации не всегда могут представить подробный отчет оператора сотовой связи или выбрать из него только рабочие звонки. Но если такой документ не предоставить инспекторам, то они могут сделать вывод, что расходы компании на оплату услуг сотовой связи являются экономически необоснованными и документально не подтвержденными.
Можно оспорить
Доказывать, что детализация счета – не обязательный документ для подтверждения расходов, чаще всего приходится в суде. Тут арбитры встают на сторону на
налогоплательщиков. В своих решениях они ссылаются на закон «О бухгалтерском учете», в которых сказано, что перечень документов для подтверждения расходов организации устанавливают самостоятельно. А НК не содержит требования об обязательности расшифровки произведенных переговоров, получении детализированных счетов и составлении отчета по каждому звонку.
Следовательно отсутствует необходимость представления подробных отчетов при наличии документов, подтверждающих затраты по оплате услуг связи. Если же инспекторы требуют от вас расшифровку переговоров, угрожая отказом в применении вычетов, помните, это им надо доказывать нарушения, а не предпринимателям собирать аргументы своей невиновности.
Собственность фирмы
Компания может пойти и другим путем, приобрести технику самостоятельно и уже потом передать телефон сотруднику. Как уже было отмечено выше, такое решение обернется для организации дополнительными тратами, тем более что не редки случаи, когда при увольнении работники «забывают» сдать аппарат. Дабы обезопасить себя от подобных рисков, можно назначить сотрудника, которому передан телефон материально ответственным за аппарат и номер.
Налоговые инспекторы могут засомневаться в таких тратах. Но если все расходы документально оформлены и экономически доказаны, придраться не к чему. А бумаги для обоснования все те же – приказы о сотрудниках, которым необходим сотовый телефон, ограничение лимита и подтверждение оплаты.
Сотрудник-болтун
Даже если уладить все споры с налоговой по вопросу применения расходов на сотовую связь, всегда есть риск, что сотрудник проговорит на сумму, превышающую установленный лимит. У компании есть два варианта решения этой проблемы. Либо удержать излишне потраченные средства из зарплаты работника, либо принять эти траты и полностью их оплатить.
При уменьшении заработка работника на сумму превышения лимита расходов на связь, необходимо учесть положение Трудового законодательства. В соответствии с ТК общий размер всех удержаний из зарплаты, не может превышать 20 процентов. Кроме этого, необходимо письменное согласие сотрудника на вычет из его заработной платы суммы расходов на сотовую связь.
При этом оплата за превышенный лимит связи будет учитываться в составе прочих расходов по налогу на прибыль только после возврата указанных затрат работником. Эта компенсация от сотрудника будет признаваться доходом от реализации.
Обратите внимание, инспекторы при изучении детализации вызовов (если вы таковой документ им все же предоставите) могут поинтересоваться — почему ваши работники используют служебный номер в нерабочее время? Подготовьте ответ заранее, а именно – укажите в распоряжении по сотовой связи, что сотрудники могут совершать вызовы по рабочим телефонам и в неслужебное время.
Сотовая связь – это не только разговоры, сотрудник может активно пользоваться мобильным Интернетом или переписываться по SMS. Такими расходами можно уменьшить налог на прибыль, но доказать экономическую обоснованность гораздо сложение. А вот телефонные конференции аргументировать получится, указав в учетной политике или распоряжении руководителя фирмы случаи, в которых применяется такой вид коммуникации.
Дата публикации: 25 Января 2012, 13:00

Налоговое законодательство позволяет без ограничений списывать услуги мобильной связи на расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организаций. Это привело к росту затрат по данной статье расходов у налогоплательщиков и, как следствие, к повышению внимания налоговых органов к налогообложению этих расходов. Несмотря на то, что Минфин России давно высказал свою позицию о порядке документального оформления и особенностях налогообложения расходов на мобильную связь, вопросы и разные точки зрения на этот счет все же остались. На практике существуют различные способы организации корпоративной мобильной связи и оплаты расходов на нее.

Налогоплательщиками применяются различные способы организации корпоративной мобильной связи:

— сотрудникам выдаются служебные телефоны со служебными телефонными номерами;

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

— сотрудникам выдаются служебные телефонные номера (sim-карты), используются личные телефоны;

— сотрудникам выдаются служебные телефоны, используются личные телефонные номера (sim-карты);

— сотрудниками используются личные телефоны и телефонные номера (sim-карты).

Налогоплательщиками применяются различные способы оплаты расходов на мобильную связь:

— банк оплачивает расходы на мобильную связь сотрудников;

— банк компенсирует расходы сотрудников, осуществленные со своих личных телефонов и/или номеров.

Налогоплательщиками применяются различные способы контроля над уровнем расходов:

— установление лимитов расходов на мобильную связь для каждого должностного лица внутренними распорядительными документами;

— выбор тарифов с предоплаченным количеством минут разговоров.

Каждый из этих способов имеет свои особенности документального оформления и налогообложения.

ООО «Консалтинговое бюро «Эврика!» 📌 РекламаВсе оттенки белого или как выжить бизнесу после черного Приглашаем Вас на семинар от практикующего адвоката Натальи Скобкиной Узнать больше

Начнем с общего документального оформления для всех способов. Именно по этому вопросу часто возникают споры с налоговыми органами.

Согласно подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль организаций расходы на услуги связи, носящие производственный характер, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом расходы должны отвечать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть они должны быть экономически оправданы и документально подтверждены.

Документальное подтверждение расходов обычно не вызывает вопросов у налогоплательщиков, поскольку налоговые органы давно научили их соблюдать установленные формы первичных учетных документов. Операторы мобильной связи не являются исключением. Они предоставляют все основные документы, оформленные в соответствии с российским законодательством.

Что же касается соблюдения условия об экономической оправданности расходов, то здесь возникают разногласия. Причем разногласия существуют не только между налоговыми органами и налогоплательщиками, но и между самими налогоплательщиками, которые по-разному подходят к этой проблеме. Несомненно одно — экономическую оправданность также необходимо подтверждать документально.

Попробуем разобраться в том, как можно в принципе подтвердить экономическую оправданность расходов на мобильную связь, а также рассмотрим сложившуюся практику.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ экономически оправданными расходами признаются затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, то есть затраты, непосредственно связанные с производственным процессом или процессом оказания услуг, а также управлением организацией и обеспечением ее жизнедеятельности.

На практике экономическая оправданность расходов на мобильную связь подтверждается следующими документами:

— издаются приказы, закрепляющие мобильные телефоны или телефонные номера (sim-карты) за конкретными сотрудниками;

— разрабатываются внутренние положения, регулирующие порядок пользования мобильной связью;

— запрашиваются детализированные счета у операторов связи;

— устанавливаются лимиты расходов на мобильную связь для сотрудников;

— берутся отчеты сотрудников о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на личные переговоры.

Существуют разные комбинации запросов этих документов, иногда включающие сразу все перечисленные документы.

По мнению Минфина России (например, Письмо Минфина России от 23.05.2005 № 03-03-01-04/1/275), для признания затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения налогоплательщикам необходимо иметь следующие документы:

— утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;

— договор с оператором на оказание услуг связи;

— детализированные счета оператора связи.

Критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения будет являться необходимость использования работником сотового телефона в служебных целях в соответствии с установленными в его должностной инструкции обязанностями.

Использование мобильной связи в служебных целях позволяет проверить только детализированный счет, который (единственный) может служить при необходимости источником для проверки осуществляемых сотрудниками переговоров.

На практике Минфин России и налоговые органы настаивают на получении организацией детализированного счета для признания расходов на оплату услуг сотовой связи при исчислении налога на прибыль как единственного и основного документа, подтверждающего факт переговоров сотрудника в служебных целях.

Судебная практика по данному вопросу складывается неоднозначно. Существуют судебные решения, поддерживающие позицию Минфина России и налоговых органов в требовании о предоставлении детализированных счетов оператора мобильной связи для подтверждения производственной направленности разговоров (например, постановления ФАС Московского округа от 16.07.2007 № КА-А40/5441-07, ФАС Дальневосточного округа от 22.12.2004 № Ф03-А24/04-2/3425, ФАС Уральского округа от 26.12.2005 № Ф09-2102/05-С2, ФАС Центрального округа от 31.07.2002 № А54-4371/01-С4).

В то же время существуют судебные решения, которые исходят из того, что поскольку налоговое законодательство не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов налогоплательщика на оплату услуг сотовой связи, то в качестве подтверждения производственного характера расходов могут быть представлены как детализированные счета услуг связи, так и иные документы (приказы, распоряжения, отчеты, должностные инструкции и т.п.). Такая позиция содержится в постановлениях ФАС Московского округа от 11.12.2007 № КА-А40/12690-07 по делу № А40-59/07-33-1, от 11.09.2007, 12.09.2007 № КА-А40/9219-07 по делу № А40-74416/ 07-20-409, ФАС Северо-Западного округа от 29.10.2007 по делу № А05-3408/2007, от 03.09.2007 по делу № А05-12981/2006-10.

Решения судов, принимающих сторону налогоплательщиков, базируются на документальном подтверждении расходов, при этом не учитывается экономическая оправданность расходов. Данная позиция представляется спорной, поскольку сам факт необходимости использования мобильной связи для выполнения служебных обязанностей не является гарантией того, что сотрудник не будет использовать служебный телефон и в личных целях. А контроль над этими переговорами возможен только при наличии детализированного счета оператора.

Так, стоимость услуг напрямую зависит от времени разговора, предоставляемого оператором. Сотрудники любой организации или банка могут использовать телефоны в личных целях, при этом доля личных разговоров может быть весьма существенной. Расходы в этой доле не могут быть отнесены на затраты, принимаемые для целей исчисления налога на прибыль.

С учетом того, что в настоящее время получение детализированного счета от оператора мобильной связи не является проблемой, представляется целесообразным всегда иметь в бухгалтерии такие счета. Кроме устранения налоговых рисков это позволит руководству банка постоянно контролировать расходы на связь. Исключение здесь, пожалуй, составляют случаи, когда в банке преднамеренно оплачиваются расходы сотрудников на мобильную связь независимо от того, в каких интересах (служебных или личных) ею пользуются. В этом случае, конечно, наличие детализации счета для налогоплательщика крайне нежелательно. Этот вариант мы рассматривать не будем.

Другим аргументом, который налогоплательщики приводят для оправдания отсутствия детализации счета, является «секретность» переговоров. Данное утверждение также крайне сомнительно и совсем не убедительно для налоговых органов. Проблему секретности всегда можно решить отдельной детализацией счета на телефонные номера высшего руководства, а также обособленным его хранением.

Внутренней распорядительной документацией банка могут быть установлены лимиты расходов на телефонные переговоры. Многие банки считают, что вместо детализации счета оператора достаточно установления лимита расходов сотрудников на переговоры. Это ошибочное мнение. Кроме того, на практике бухгалтеры часто путают лимиты расходов на связь и размеры компенсации за использование телефонов в служебных целях.

Лимиты устанавливаются для ограничения расходов на связь. Такие ограничения используются, когда телефонные номера (sim-карты) принадлежат банку и используется либо кредитная система оплаты услуг оператора, при которой банк оплачивает услуги по факту, либо система оплаты, при которой сотрудники самостоятельно пополняют лицевые счета и отчитываются в произведенных расходах перед бухгалтерией. Также подобные ограничения применяются при иных корпоративных тарифах, когда размер расходов на связь зависит от количества разговоров сотрудников.

Размер компенсации применяется для упорядочения расчетов с сотрудниками за использование ими личных телефонов в служебных целях. Устанавливается размер компенсации приказом руководителя. Наличие утвержденного размера компенсации также требуется для исключения налоговых рисков в части уплаты налога на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и единого социального налога (далее — ЕСН) с сумм компенсации. Так, по мнению Минфина России, денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается НДФЛ и ЕСН в пределах установленных организацией размеров (Письмо Минфина России от 02.03.2006 № 03-05-01-04/43).

Таким образом, в случае если сотрудники используют собственные мобильные телефоны в служебных целях, наличие утвержденного руководителем размера компенсации является обязательным для соблюдения требований налогового законодательства. Наличие лимитов расходов на мобильную связь обязательным не является. При этом лимит не подтверждает цели расходов, а лишь ограничивает их размер. Поэтому наличие утвержденных лимитов расходов в банке не является подтверждением экономической обоснованности фактически осуществленных расходов. Эта распорядительная документация носит исключительно управленческий характер, преследующий цель ограничения расходов банка.

Так, если затраты на связь в банке однозначно связаны с необходимостью управления или оказания услуг, но превысили установленные лимиты, это не мешает бухгалтерии в полном объеме включить их в прочие расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. При этом сотруднику могут урезать лимит расходов в следующем налоговом периоде или применить иные меры воздействия за несоблюдение регламента банка.

При этом, по мнению Минфина России, высказанному в ранее упомянутом Письме от 23.05.2005 № 03-03-01-04/1/275, если превышение установленного лимита подлежит возмещению банку сотрудником за счет собственных средств, то это возмещение учитывается для целей налогообложения в составе доходов от реализации, а само превышение в составе прочих расходов после возмещения данных затрат сотрудником. То есть наличие лимитов расходов на каждого сотрудника при оплате телефонных разговоров не является основанием признания этих расходов обоснованными.

Таким образом, наличие детализированной выписки по лицевым счетам сотрудников исключит вопросы об экономической обоснованности расходов на связь и позволит контролировать при необходимости разговоры сотрудников. Наличие же лимитов расходов на связь необходимо исключительно для управления расходами банка. В вопросе документального оформления расходов на мобильную связь банк должен решить для себя самостоятельно, стоят ли налоговые риски и судебные тяжбы одного дополнительного документа.

Теперь разберем особенности организации корпоративной мобильной связи на практике, а также рассмотрим документальное оформление и налогообложение каждого варианта.

1. Документальное оформление и налогообложение первого варианта организации корпоративной мобильной связи Первый вариант организации корпоративной мобильной связи состоит в том, что сотрудникам выдаются служебные телефоны со служебными телефонными номерами. Это cамый безопасный способ организации с позиции налоговых рисков. Имущество находится в собственности банка. Компенсационные выплаты в пользу сотрудников отсутствуют. Оплата может быть как по факту (кредитная система), так и авансовая. Расходы на связь может также оплачивать сам сотрудник. В этом случае банк возмещает расходы сотруднику.

Документальное оформление первого варианта организации корпоративной мобильной связи предполагает, что банк имеет:

— утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;

— документ с личной росписью сотрудника, подтверждающий получение сотрудником телефона и sim-карты;

— договор с оператором на оказание услуг связи;

— детализированные счета оператора связи;

— отчеты сотрудника о произведенных расходах (если услуги связи оплачивал сам сотрудник);

— отчеты сотрудника о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на личные переговоры.

Налогообложение первого варианта организации корпоративной мобильной связи состоит в следующем. Расходы в доле, приходящейся на служебные переговоры, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Расходы в доле, приходящейся на личные переговоры сотрудника, включаются в его совокупный доход и облагаются НДФЛ.

2. Документальное оформление и налогообложение второго варианта организации корпоративной мобильной связи Второй вариант организации корпоративной мобильной связи состоит в том, что сотрудникам выдаются служебные телефоны со служебными телефонными номерами или только служебные телефонные номера (sim-карты). Сотруднику установлен лимит расходов на мобильную связь. Сотрудник компенсирует расходы на связь сверх лимита за счет собственных средств. Оплата может быть как по факту (кредитная система), так и авансовая.

Расходы на связь может также оплачивать сам сотрудник. В этом случае банк возмещает расходы сотруднику в пределах лимита.

Документальное оформление второго варианта организации корпоративной мобильной связи предполагает, что банк имеет:

— утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;

— приказ на установление лимитов расходов на мобильную связь;

— документ с личной росписью сотрудника, подтверждающий получение сотрудником телефона и/или sim-карты;

— договор с оператором на оказание услуг связи;

— детализированные счета оператора связи;

— отчеты сотрудника о произведенных расходах (если услуги связи оплачивал сам сотрудник);

— отчеты сотрудника о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на личные переговоры.

Налогообложение второго варианта организации корпоративной мобильной связи состоит в следующем. Расходы в доле, приходящейся на служебные переговоры, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Расходы в доле, приходящейся на личные переговоры сотрудника, включаются в его совокупный доход и облагаются НДФЛ. Возмещение учитывается в составе доходов от реализации. Превышение лимита учитывается в составе прочих расходов после возмещения данных затрат сотрудником.

Если сотрудник сам оплачивает расходы, то возмещение этих расходов в пределах лимита учитывается в составе прочих расходов. Возмещение расходов сотрудника не облагается НДФЛ и ЕСН, так как в данном случае банк осуществляет расчеты с оператором через сотрудника. Расчеты с сотрудником осуществляются как с подотчетным лицом.

3. Документальное оформление и налогообложение третьего варианта организации корпоративной мобильной связи Третий вариант организации корпоративной мобильной связи состоит в том, что сотрудникам выдаются служебные телефонные номера (sim-карты). Сотрудники пользуются личными телефонами. Компенсация за использование личного имущества в служебных целях не выплачивается. Существуют налоговые риски признания пользования чужим имуществом безвозмездным. Данная позиция Минфина России изложена, например, в его Письме от 04.02.2008 № 03-03-06/1/77. Также на практике существуют случаи, когда отсутствие телефонов на балансе организации трактуется налоговыми органами как отсутствие экономической обоснованности расходов на мобильную связь. Данная позиция налоговых органов более чем спорная. Арбитражная практика в таких ситуациях складывается в пользу налогоплательщиков (например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 24.04.2007 № А56-33529/2006, ФАС Дальневосточного округа от 22.02.2006 № Ф03-А24/06-2/56 и ФАС Волго-Вятского округа от 02.02.2006 № А38-4091-12/222-2005).

Документальное оформление третьего варианта организации корпоративной мобильной связи предполагает, что банк имеет:

— утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;

— документ с личной росписью сотрудника, подтверждающий получение сотрудником телефонного номера (sim-карты);

— договор с оператором на оказание услуг связи;

— детализированные счета оператора связи;

— отчеты сотрудника о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на личные переговоры.

Налогообложение третьего варианта организации корпоративной мобильной связи состоит в следующем. Расходы в доле, приходящейся на служебные переговоры, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Расходы в доле, приходящейся на личные переговоры сотрудника, включаются в его совокупный доход и облагаются НДФЛ. Для исключения налоговых рисков в состав внереализационных доходов включается доход в виде безвозмездно полученного права пользования имуществом, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества. Если цена вопроса велика и банк готов отстаивать свою позицию в суде, то необходимо экономически обосновать эту позицию во внутренней распорядительной документации, а доход в виде права безвозмездного пользования имуществом не учитывать, при этом налоговые риски существенно возрастают.

4. Документальное оформление и налогообложение четвертого варианта организации корпоративной мобильной связи Четвертый вариант организации корпоративной мобильной связи состоит в том, что сотрудникам выдаются служебные телефонные номера (sim-карты). Сотрудники пользуются личными телефонами. Выплачивается компенсация или арендная плата за использование личного имущества в служебных целях.

Документальное оформление четвертого варианта организации корпоративной мобильной связи предполагает, что банк имеет:

— утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;

— соглашение об использовании имущества сотрудника в служебных целях или договор аренды имущества сотрудника;

— приказ об установлении размера компенсации за пользование личными мобильными телефонами в служебных целях;

— документ с личной росписью сотрудника, подтверждающий получение сотрудником sim-карты;

— договор с оператором на оказание услуг связи;

— детализированные счета оператора связи;

— отчеты сотрудника о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на личные переговоры.

Налогообложение четвертого варианта организации корпоративной мобильной связи состоит в следующем. Расходы в доле, приходящейся на служебные переговоры, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Компенсация относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Компенсация не облагается НДФЛ и ЕСН в пределах размеров, утвержденных руководителем (Письмо Минфина России от 02.03.2006 № 03-05-01-04/43). Расходы в доле, приходящейся на личные переговоры сотрудника, включаются в его совокупный доход и облагаются НДФЛ.

В случае заключения с сотрудником договора аренды телефона суммы арендной платы подлежат включению в совокупный доход сотрудника и облагаются НДФЛ. Согласно абз. 3 п. 1 ст. 236 НК РФ договоры, связанные с передачей в пользование имущества, не облагаются ЕСН.

5. Документальное оформление и налогообложение пятого варианта организации корпоративной мобильной связи Пятый вариант организации корпоративной мобильной связи состоит в том, что сотрудникам выдаются служебные телефоны. Сотрудники используют собственные телефонные номера (sim-карты). В данном случае использования личного имущества не возникает. Выплачивается компенсация расходов на переговоры в служебных целях.

Документальное оформление пятого варианта организации корпоративной мобильной связи предполагает, что банк имеет:

— утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;

— соглашение о компенсации расходов на переговоры в служебных целях;

— документ с личной росписью сотрудника, подтверждающий получение сотрудником телефона;

— приказ об установлении размера компенсации за пользование личными телефонными номерами в служебных целях;

— копию договора сотрудника с оператором на оказание услуг связи;

— детализированные счета оператора связи;

— отчеты сотрудника о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на переговоры в служебных целях.

Налогообложение пятого варианта организации корпоративной мобильной связи состоит в следующем. Компенсация расходов на служебные переговоры относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Компенсация не облагается НДФЛ и ЕСН в пределах размеров, утвержденных руководителем (Письмо Минфина России от 02.03.2006 № 03-05-01-04/43).

6. Документальное оформление и налогообложение шестого варианта организации корпоративной мобильной связи Шестой вариант организации корпоративной мобильной связи состоит в том, что сотрудниками используются личные телефоны и телефонные номера. Выплачивается компенсация или арендная плата за использование личного имущества в служебных целях, а также компенсируются расходы на переговоры в служебных целях.

Документальное оформление шестого варианта организации корпоративной мобильной связи предполагает, что банк имеет:

— утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;

— соглашение об использовании имущества сотрудника в служебных целях или договор аренды имущества сотрудника;

— договор с оператором на оказание услуг связи;

— детализированные счета оператора связи;

— отчеты сотрудника о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на личные переговоры.

Налогообложение шестого варианта организации корпоративной мобильной связи состоит в следующем. Компенсация относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Компенсация не облагается НДФЛ и ЕСН в пределах размеров, утвержденных руководителем (Письмо Минфина России от 02.03.2006 № 03-05-01-04/43).

В случае заключения с сотрудником договора аренды телефона суммы арендной платы подлежат включению в совокупный доход сотрудника и облагаются НДФЛ. Согласно абз. 3 п. 1 ст. 236 НК РФ не облагаются ЕСН договоры, связанные с передачей в пользование имущества.

Выводы Проанализировав требования законодательства и обобщив сложившуюся практику, независимо от выбранного банком способа организации корпоративной связи, для устранения налоговых рисков в бухгалтерии банка целесообразно иметь следующие документы:

— договор с оператором связи;

— акты оказания услуг связи;

— приказы о закреплении телефонов и/или телефонных номеров (sim-карт) за конкретными сотрудниками для исполнения ими своих должностных обязанностей;

— детализированные счета оператора связи;

— отчеты сотрудников о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на личные переговоры (в случае если таковые имелись).

Если используются личные телефоны сотрудников, то для устранения налоговых рисков необходимы договор аренды или соглашение о выплате компенсации за использование имущества сотрудника в служебных целях. Для выплаты компенсации за использование личных телефонов в служебных целях необходим приказ о размере компенсационных выплат. В этом случае в пределах этого размера они не будут облагаться НДФЛ и ЕСН. В случае договора аренды личного имущества суммы арендной платы подлежат включению в совокупный доход сотрудника и облагаются НДФЛ. Для эффективного управления расходами банка на мобильную связь можно утвердить лимиты расходов для каждой категории сотрудников, но их задача — только оптимизация расходов банка.

Автор — ЗАО «Аудиторская компания “Арт-Аудит”», руководитель Департамента консалтинга.

В некоторых случаях компании договариваются с сотрудниками об использовании ими личного имущества в служебных целях. Таким имуществом может быть личный автомобиль сотрудника, его ноутбук или компьютер, мобильный телефон и т.п.

В ситуации, когда работник использует свое имущество в служебных целях, с согласия или ведома работодателя, то ему выплачивается компенсация в соответствии с положениями ст.188 ТК РФ.

Кроме того, на основании ст.235 ТК РФ, работодатель, причинивший ущерб имуществу работника, возмещает этот ущерб в полном объеме. Размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба.

При согласии работника ущерб может быть возмещен в натуральной форме (путем ремонта/замены испорченного имущества).

В таком случае работник пишет заявление о возмещении ущерба. Работодатель обязан рассмотреть поступившее заявление и принять соответствующее решение в десятидневный срок со дня его поступления. При несогласии работника с решением работодателя или неполучении ответа в установленный срок работник имеет право обратиться в суд.

ООО «Консалтинговое бюро «Эврика!» 📌 РекламаВсе оттенки белого или как выжить бизнесу после черного Приглашаем Вас на семинар от практикующего адвоката Натальи Скобкиной Узнать больше

Согласно ст.188 ТК РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию):

  • инструмента,
  • личного транспорта,
  • оборудования,
  • других технических средств и материалов, принадлежащих работнику,

а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Такое соглашение может быть оформлено как отдельным документом, так и приложением к трудовому договору с сотрудником. Кроме того, сам трудовой договор может содержать условие о компенсации расходов и суммах таких компенсаций.

При составлении соглашения необходимо зафиксировать в нем порядок выплаты компенсации. В нем необходимо указать, зависит ли сумма компенсации от количества календарных/рабочих дней в месяце, а так же – будет ли выплачиваться компенсация, если сотрудник отсутствовал на работе (был на больничном, в отпуске).

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

В статье мы поговорим об учете и налогообложении компенсаций за использование имущества сотрудника в служебных целях.

НДФЛ с сумм компенсаций

Согласно п.3 ст.217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ следующие виды доходов физических лиц:

  • все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных сисполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

Соответственно, НДФЛ не начисляется в случае, если компенсации выплачиваются за использование сотрудниками их имущества, которое необходимо для выполнения ими их трудовой функции.

Так, например, компенсация за использование личного транспорта не будет облагаться НДФЛ, если она выплачивается сотрудникам, чья работа имеет разъездной характер, что отражено в их должностной инструкции.

Компенсацию расходов на телефонные переговоры не нужно облагать НДФЛ, если телефонные звонки носят производственный характер и осуществлялись в интересах компании-работодателя.

При этом организации необходимо обосновать размер установленной компенсации. Для этого нужно сделать расчет и приложить к нему первичные документы, подтверждающие его обоснованность.

Так же необходимо располагать документами, подтверждающими:

  • стоимость имущества,
  • что право собственности или право владения/распоряжения имуществомпринадлежит сотруднику,
  • факт использования имущества сотрудником при выполнении им трудовых обязанностей.

Например, для обоснования суммы компенсации за использование мобильного телефона можно использовать данные о времени телефонных разговоров в служебных целях и документы, подтверждающие стоимость телефона и тот факт, что он принадлежит сотруднику.

Такую позицию изложил Минфин в своем Письме от 18.02.2013г.№03-04-06/4259:

«Таким образом, денежная компенсация за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего сотруднику, не облагается налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных организацией.

При этом размер данной компенсации должен иметь экономическое обоснование и исходить из документально подтвержденных стоимости мобильного телефона и времени телефонных разговоров по служебным и личным целям.

Также организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество.»

Если для выполнения своих служебных обязанностей работники используют личные автомобили для служебных поездок, то компенсационные выплаты в связи с таким использованием не облагаются НДФЛ при выполнении следующих условий:

  • условие об использовании личного транспорта и сумма компенсации зафиксированы в письменном виде (отдельным соглашением, либо содержится в трудовых договорах),
  • работниками предоставлены регистрационные документы на автомобили, подтверждающие право собственности (ПТС, свидетельство о регистрации)*,
  • организация оформляет маршрутные листы.

* Согласно Письму ФНС России от 25.10.2012г. №ЕД-4-3/18123@, право собственности на автомобиль является обязательным условием для использования льготы по НДФЛ в соответствии с п.3 ст.217 НК РФ:

«Учитывая положения статьи 188 Трудового кодекса, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательствам не предусмотрено.

Поскольку транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения пункта 3 статьи 217 Кодекса в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Указанная позиция согласована с Министерством финансов Российской Федерации письмом от 02.10.2012 N 03-04-08/9-327.»

Аналогичные разъяснения содержатся в Письме Минфина от 27.06.2013 №03-04-05/24421:

«Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом размер возмещения расходов должен подтверждаться документами, свидетельствующими о принадлежности налогоплательщику на праве личной собственности используемого в служебных целях имущества (паспорт транспортного средства и свидетельство о его регистрации), расчетами компенсаций и документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (путевые листы), а также документами, подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов.»

Кроме того, следует принять во внимание, что условие об использовании имущества в служебных целях является одним из основных.

Поэтому, если компенсация выплачивается сотруднику за то время, когда он фактически не работал (находился в отпуске, на больничном и т.п.), то вышеуказанное условие не выполняется, а значит и льготы, предусмотренные п.3 ст.217 НК РФ, на такие суммы не распространяются.

Что касается требования чиновников, касающегося документов, подтверждающих право собственности на движимое имущество, не подлежащее государственной регистрации (ноутбуки, телефоны, компьютеры и т.д.), то его можно оспорить в судебном порядке. Суды в большинстве случаев принимают сторону налогоплательщиков.

Так, например, ФАС Северо-Западного округа в своем Постановлении от 17.07.2007г. №А56-49256/2006 указал, что отсутствие у работника права собственности на движимое имущество должно быть доказано налоговым органом.

В Постановлении ФАС Поволжского округа от 19.08.2008г.№А06-6865/07 суд выразил мнение, что отсутствие документов, подтверждающих право собственности работников на используемое в работе имущество, не является должным основанием для доначисления НДФЛ на суммы выплачиваемой работникам компенсации.

Отдельно нужно осветить вопрос нормирования компенсационных выплат за использование личного транспорта для целей НДФЛ.

Еще в 2009 году Минфин в своих разъяснениях указывал, что суммы компенсаций за использование личного транспорта, превышающие нормы, установленные для целей налога на прибыль, облагаются НДФЛ.

Такое мнение изложено, в частности, в Письме Минфина РФ от 03.12.2009г.№03-04-06-02/87:

«Так как установление специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта для целей налогообложения налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом Кодексом не предусмотрено, полагаем, что использование в этих целях норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002г. №92 «Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией», не будет противоречить положениям п.3 ст.217 Кодекса и пп.2 п.1 ст.238 Кодекса.

При этом сами такие выплаты могут производиться в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме, как это предусмотрено ст. 188 Трудового кодекса.

Таким образом, на основании п.3 ст.217 и пп.2 п.1 ст.238 Кодекса не подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002г.№92.»

Однако, впоследствии ведомство изменило свое мнение. Так, в своем Письме от 31.12.2010г.№03-04-06/6-327 Минфин ссылается уже не на 25 главу НК, а на положения ТК РФ:

«Поскольку гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Российской Федерации (далее — Трудовой кодекс).

Согласно ст. 188 Трудового кодекса при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.»

Кроме того, Президиум ВАС РФ в своем Постановлении от 30.01.2007г.№10627/06 по делу №А32-35519/2005-58/731 указал, что нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002г.№92 в соответствии с пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ, предназначены исключительно для целей налогообложения прибыли и не должны применяться к НДФЛ.

Суд пришел к выводу, что компенсация за использование личного транспорта в служебных целях не облагается НДФЛ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.

Страховые взносы

На основании пп.»и» п.2 ч.1 ст.9 Федерального закона от 24.07.2009г.№212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» ипп.2 п.1 ст.20.2 Федерального закона от 24.07.1998г. №125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»:

  • не подлежат обложению страховыми взносамивсе виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанныхс выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

В соответствии с разъяснениями, данными в Письме ПФ РФ от 29.09.2010г.№30-21/10260, не облагаются взносами те суммы компенсационных выплат, которые зафиксированы в соглашении между работодателем и сотрудником:

«При этом при расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество.

Таким образом, сумма компенсации и возмещения расходов, выплачиваемая работнику за использование (износ) личного имущества в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее работником в соответствии со статьей 188 ТК РФ.»

Однако в случае с компенсаций за использование личного транспорта есть некоторые рискованные моменты:

  • Проверяющие почти всегда настаивают на том, что не облагаются страховыми взносами только те компенсации, которые выплачиваются собственнику ТС. Если же сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то не начисляя на суммы компенсаций страховые взносы, компания несет налоговые риски, т.к. свою позицию ей, вполне возможно, придется отстаивать в суде.
  • Некоторые проверяющие трактуют упоминание норм в законах №212-ФЗ и №125-ФЗ, как отсылку к нормам, применяемым для ограничения размера компенсаций для целей налога на прибыль. И, соответственно, на суммы компенсаций, превышающие указанные нормы доначисляют страховые взносы*.

*ВАС РФ в своем Определении от 05.12.2012г.№ВАС-15423/12 по делу №А59-392/2012 не поддерживает точку зрения проверяющих, ссылаясь на то, что законодательством по страховым взносам нормирования сумм компенсаций не установлено:

«Судами установлено, что общество привлечено к ответственности в виде взыскания недоимки, штрафа и пеней за занижение базы для начисления страховых взносов на суммы выплат компенсаций за использование личного автомобиля «сверх нормы»…

…У фонда отсутствуют основания для доначисления обществу страховых взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование с суммы компенсации расходов за использование личного транспорта в служебных целях «сверх нормы», в связи с недоказанностью экономической нецелесообразности таких расходов.

Кроме того, нормативными правовыми актами в области обязательного пенсионного и медицинского страхования нет разделения компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплаты по которым освобождаются от обложения страховыми взносами на выплаченные в пределах нормы и выплаченные сверх нормы.»

Налог на прибыль

Согласно пп.11 п.1 ст.264 НК РФ, для целей налогового учета по налогу на прибыль расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002г.№92.

В соответствии с п.1 Постановления №92, нормы расходов организаций на выплату компенсации* за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов установлены в следующих размерах (рублей в месяц):

  • легковые автомобили срабочим объемом двигателядо 2000 куб. см включительно — 1200 рублей,
  • свыше 2000 куб. см – 1500 рублей,
  • мотоциклы – 600 рублей.

*Данные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Суммы компенсаций за использование любого иного имущества, кроме транспортных средств, учитываются в расходах для целей налога на прибыль в том размере, который установлен соглашением сторон.

При этом не следует забывать об экономической обоснованности и документальном подтверждении данных расходов.

Об этом напоминает Минфин в своем Письме от 11.04.2013г.№03-04-06/11996:

«Таким образом, размер возмещения расходов работника за использование личного имущества (за исключением личного транспорта) в служебных целях определяется соглашением между организацией и таким сотрудником и должен соответствовать положениям ст. 252 Кодекса в части экономической обоснованности затрат, связанных с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.»

Компенсация мобильной связи сотрудникам: законодательная база

Для оперативного решения производственных вопрос предприятиям как никогда необходима сотовая связь. Как и любой вид расходов, эти должны четко регламентироваться для надлежащего контроля и учета.

При этом имеем в виду, что компенсация подразумевает возврат части денежных средств сотруднику за использование в рабочих целях собственного телефона. Кроме того, работник от своего имени заключает договор с оператором сотовой связи. Если же все эти действия берет на себя организация, то это уже корпоративная сотовая связь.

Тогда необходимость в компенсации за сотовую связь отсутствует. В данной статье мы рассмотрим какая предусмотрена компенсация мобильной связи сотрудникам.

Обоснованность данной статьи расходов прописано ст.164 ТК, которая прописывает компенсацию в денежном эквиваленте расходов, которые сотрудник понес в результате рабочего процесса. В ст 188 ТК прописаны следующие случаи дополнительных выплат сотрудникам:

  • за использование личного имущества (в данном случае мобильного телефона);
  • амортизацию данного имущества.

Важно! Если стоимость мобильного телефона менее 40 тыс руб., то амортизация на него не начисляется, а стоимость телефона единовременно списывается на материальные затраты предприятия.

Помимо прочего, предприятие отдельно должно оплачивать расходы за пользование сотовой связью. В ст.41, 45 ТК РФ говорится, что в коллективном договоре, а также нормативно-локальных актах подробно должны быть описаны вопросы касательно подобного рода выплат. Размер же их необходимо обговорить в двухстороннем порядке между работником и предприятием и внести отдельным пунктом в трудовой договор или дополнительное соглашение.

Законодательством четко прописаны требования к экономическому обоснованию включению в статьи расходов подобного рода компенсаций. В противном случае предприятие могут привлечь к административной ответственности.

Любая статья расходов должна быть документально подтверждена, тем более, такая «неосязаемая» как компенсация за сотовую связь. Для правомерного учета затрат, связанных с ее оплатой, Минфин РФ в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 сформировал следующий перечень необходимой документации.

Название документа Что должно быть прописано
Приказ руководителя организации Список должностей, работа по которым предполагает частые телефонные звонки. Здесь также может быть включен список сотрудников, которым полагается данная компенсация
Должная инструкция работника Обоснование необходимости пользования сотовой связью
Трудовой договор и доп. соглашение к нему Может быть прописаны условия и порядок выплаты компенсации, либо указана фиксированная сумма за пользование работником сотовой связи.
Договор с оператором сотовой связи и детализация счетов Договор на имя работника, а также полная детализация счетов, исключающая включение в расчет компенсационных выплат личных разговоров сотрудника.

Аренда личного мобильного устройства у работника – довольно частая практика. Документально можно оформить подобного рода отношения двумя способами:

  • заключить договор аренды мобильного устройства (ст. 606-625 ГК РФ), в котором необходимо прописать срок аренды, а также размер и сроки выплаты. Можно избежать дополнительной волокиты с оформлением договора и прописать все эти пункты в трудовом договоре или дополнительном соглашении;
  • заключить договор безвозмездного пользования имуществом (в данном случае мобильным телефоном) работника и/или назначить сумму компенсации за это пользование.

Детализация счета оператора связи

Детализация счета оператором связи – это реальный документ, на основании чего, можно судить, сколько по факту работник проговорил, и за что собственно ему должны быть компенсированы деньги. Тем не менее законодательно никто не сможет обязать вас предоставлять данный документ.

Вопрос остается спорным в виду различных мнений:

  • Минфин совместно с Налоговыми органами выступают за включение детализации в обязательный перечень документов;
  • некоторые арбитражные суды говорят об отсутствии необходимости этого документа при установлении целесообразности включения компенсации за пользование сотовой связью в себестоимость.

Облагается ли компенсация НДФЛ и взносами?

Компенсация за пользование сотовой связи в рабочих целях не облагается:

  • НДФЛ;
  • взносами на обязательное медицинское страхование;
  • взносами на страхование от несчастных случаев.

Здесь есть упущение, что личные звонки в учет расходов не принимались. Если же имело место использование сотового (сим-карты) помимо рабочего процесса в личных целях, сумма компенсации, которая приходится на время, когда работник совершал звонки личного характера, должны облагаться НДФЛ.

По-другому обстоят дела, когда заключен договор об аренде личного мобильного телефона. Сумма арендных платежей будет облагаться НДФЛ, поскольку является дополнительным доходом работника.

Пример! Предприятие заключило договор аренды мобильного устройства с работником. Сумма ежемесячных арендных платежей составляет 500руб. В договоре прописана фиксированная сумма компенсации за пользование сотовой связью 1500 руб. В этом случае, 500 рублей будет облагаться НДФ (13%) сумма налога составит 65 руб. С нее же осуществляются перечисления в страховые фонды.

Компенсация мобильной связи сотрудникам | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Все предприятия и компании в ходе осуществления своей деятельности применяют мобильную связь, так как она дает возможность быстро решать рабочие задачи, поддерживать связь со своими клиентами и поставщиками. Кроме того, без нее просто нельзя обойтись тогда, когда работа подразумевает разъездной характер трудовой деятельности или частые и длительные командировки. Рассмотрим, как должна быть оформлена компенсация мобильной связи сотрудникам, и какие важные нюансы стоит при этом учитывать.

Из этой статьи вы узнаете:

  • особенности компенсационных выплат на мобильную связь;
  • как оформлять предоставление компенсации на мобильную связь;
  • варианты установления компенсация расходов на мобильную связь.

Сегодня согласно нормам действующего законодательства обеспечить свою компанию и сотрудников связью можно одним из двух нижеприведенных вариантов или их комбинацией. Речь идет о таких способах как:

  • Корпоративная связь. Подразумевается заключение соглашения между мобильным оператором и работодателем. При этом работники используют сим-карты, которые являются собственностью владельца фирмы.
  • Компенсация расходов за связь. Этот вариант подразумевает, что сотрудники заключают договор с оператором сами и для рабочих целей применяют личную сим-карту.

Нас интересует именно последний способ, его особенности мы и рассмотрим.

Расходы в командировке: чем подтвердить и как оплатить

Особенности компенсационных выплат на мобильную связь

При компенсации выплат на связь нужно особенное внимание уделить налогообложению. Как известно, наниматель оплачивает налоги из тех сумм, которые были фактически потрачены.

https://www.youtube.com/watch?v=fuscH560T6k

В соответствии с двести пятьдесят второй статьей НК денежные затраты на мобильную связь должны подтверждаться такими документами как платежные квитанции, соглашения с контрагентами и деловая переписка с оператором, предоставляющим связь.

Какие расходы организация должна возместить сотруднику в связи с переводом на работу в другую местность

В шестьдесят третьей статье закона 126-ФЗ указано, что налоговики не могут требовать предоставления некоторых видов бумаг у работодателя. Речь идет о гарантиях, которые распространяются на тайну переписки при использовании мобильной связи. Под этим подразумевается детализированный счет и расшифровка переговоров.

По правилам двести шестьдесят четвертой статьи НК при исчислении налога на прибыль затраты на связь нужно включать в прочие расходы. При этом согласно двести семнадцатой статье НК компенсационные выплаты работникам за применение мобильного налогом не облагают.

Компенсация расходов сотрудников за связь в рабочих интересах, которая подтверждена всеми нужными документами, не подлежит обложению налогом НДФЛ. Все это разъясняется в двести семнадцатой статье НК, девятой статьей № 212-ФЗ, а также письмом Минфина
№ 03-04-06/22274 от двадцатого апреля 2015-го года. Налог должен отчисляться с издержек за связь согласно двести шестьдесят четвертой статье и статье 346.16 НК.

Компенсируем сотруднику использование личного имущества в работе

Оформляем предоставление компенсации на мобильную связь

Порядок оформления компенсации за мобильную связь такой же, как и во всех других случаях, когда речь идет о применении личного имущества сотрудников.

Нужно ли выплатить сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск, если его перевели в другую организацию в связи с реорганизацией

В соответствии с письмом Минфина от тринадцатого октября 2010-го года № 03-03-06/2/178 и третьим пунктом письма Минздравсоцразвития от шестого августа 2010-го года № 2538-19, для подтверждения обоснованности компенсации нужно использовать такие документы:

  • утвержденный главой компании список работников, применяющих мобильную связь с целью осуществления своей трудовой деятельности;
  • должностная инструкция сотрудников;
  • трудовой договор либо другое соглашение в письменной форме между нанимателем и работником, в данном соглашении обязательно должен быть указан размер, а также правила осуществления выплат;
  • копия соглашения сотрудника с оператором сотовой связи;
  • копия счета за услуги связи, при этом счет должен иметь перечень всех звонков, чтобы можно было подтвердить тот факт, что сотрудник звонил по рабочим целям.

Как выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск и сэкономить

Очень важным нюансом в данном случае является то, что список работников использующих мобильную связь, и правила использования мобильного должны в виде приложения быть внесены в коллективный договор.

Варианты установления компенсация расходов на мобильную связь

Компенсация расходов может быть установлена:

  • в твердой сумме за применение личного мобильного;
  • в сумме фактических расходов или в пределах лимита как возмещение денежных затрат на услуги мобильной связи.

Может ли работодатель в связи с производственной необходимостью вместо предоставления очередных отпусков сотрудникам заменить их денежными компенсациями

Подтвержденная сумма компенсации затрат:

  • не облагается НДФЛ и страховыми взносами;
  • принимается для уплаты налогов на прибыль и при УСН в форме расходов на оплату услуг связи (двадцать пятый подпункт первого пункта двести шестьдесят четвертой статьи и восемнадцатый подпункт первого пункта статьи 346.16 НК).

Компенсация сотовой связи сотруднику налогообложение

В работе предприятий широко используются мобильные телефоны сотрудников в служебных целях. Звонки оплачиваются при этом из их личных средств, но есть возможность компенсировать работнику стоимость услуг мобильного оператора.

Закон о компенсации мобильной связи сотруднику

Право возмещения личных затрат, понесенных гражданином при исполнении рабочих обязанностей, определяется содержанием статьи 188 Трудового кодекса: это использование собственности и имущества работника и амортизация имущества.

Вопросы возврата личных затрат гражданина на средства связи во время исполнения служебных обязанностей включают:

  • самостоятельное вычисление потраченных сумм;
  • определение порядка начисления и выплаты денежных средств;
  • перечисление условий для выплаты;
  • утверждение перечня документации учета расходов, подтверждающих факт траты личных денежных средств гражданина.

ВАЖНО! Возврату подлежит стоимость только тех переговоров, которые использовались при выполнении трудовых обязанностей: в рабочее время, в течение командировочной поездки и т.д.

Как определить размер компенсации

Существуют два способа определения размера компенсации:

  • введение положений о размере выплаты и условиях начисления в его трудовое соглашение или издание дополнения к нему – для конкретного сотрудника;
  • принятие локального нормативного акта – в таком случае размер начисления и условия получения одинаковы для всех сотрудников компании, в том числе и руководящих должностей.

ВАЖНО! Устанавливая правила возврата расходов на сотовую связь, работодатель может назначить лимит для этих затрат, который будет ограничивать максимальную сумму начисления.

Возможен и вариант с фиксированной суммой возмещения независимо от количества потраченных денежных средств.

Документы для подтверждения расходов на мобильную связь

Основной документ, отражающий сумму трат работника – детализация счетов. Она заказывается у оператора и подтверждает реальное количество потраченных средств.

Кроме того, детализация показывает время совершения звонков, т.е. работодатель может определить дату, время и длительность телефонного разговора, стоимость которого подлежит возмещению, исключая тем самым траты на личные переговоры.

При использовании безлимитных тарифов подтвердить расходы проще. В таком случае основанием для начисления выплаты будет чек, квитанция или выписка со счета, подтверждающая факт оплаты тарифа.

Порядок оплаты

Порядок возмещения расходов стандартен:

  1. Работник предоставляет чеки или руководитель запрашивает детализацию звонков у оператора.
  2. Ответственное должностное лицо издает распоряжение о возврате денег гражданину.
  3. Утвержденная сумма переводится работнику.

Сотрудник получает положенную сумму в ближайший день зарплаты или аванса.

Образец приказа о возмещении расходов на сотовую связь

Приказ составляется в свободной форме или на внутреннем бланке организации с указанием таких сведений:

  • наименование документа;
  • ссылка на ст. 188 ТК РФ;
  • размер выплаты (допускаются разные суммы для определенных должностей);
  • размеры поправочных коэффициентов (при необходимости);
  • дата издания документа и срок действия;
  • крайний срок начисления;
  • распоряжение об ознакомлении сотрудников с содержанием приказа;
  • назначение ответственного за контроль исполнения приказа;
  • Ф. И. О. лица, составившего приказ;
  • подписи составителя и лиц, ознакомившихся с распоряжением;
  • порядковый регистрационный номер приказа и дата его составления.

Типовой образец:

Облагается ли компенсация налогом и страховыми взносами

Из этих средств не высчитывается подоходный налог, не переводятся взносы на ОМС, в Пенсионный фонд и в ФСС.

Исключения составляют ситуации, когда в общее начисление включаются траты, понесенные работником в нерабочее время в личных целях.

В таком случае выплата приравнивается к доходу физического лица и подлежит обложению НДФЛ.

Другие условия действуют при заключении на предприятии соглашения об аренде личных мобильных телефонов.

Тогда часть компенсационной выплаты, равная размеру платы за временное использование устройства в качестве рабочего телефона, будет облагаться подоходным налогом.

То есть если с работником заключен договор об аренде с ежемесячным платежом в 1000 р., а всего начислено 3000 р., то НДФЛ будет удержан только с суммы в 1000 р.

(: 2, средняя оценка: 5,00

Лимитированная сотовая связь для работников | Журнал » книга» | № 5 за 2011 г

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 25 февраля 2011 г.

https://www.youtube.com/watch?v=IG9IJ4fV_pA

журнала № 5 за 2011 г.

Сейчас организации нередко обеспечивают своих сотрудников сотовой связью. А чтобы обезопасить компанию от того, что работники слишком много наговорят по рабочему мобильнику, руководство компании устанавливает денежный лимит расходов на мобильную связь.

Посмотрим, как этот лимит влияет на налогообложение и как бухгалтеру удержать с работника сверхлимитные расходы.

Выбираем тариф для сотовой связи: безлимитный или нет

Безлимитный тариф — наиболее удобный. Оплата по такому тарифу не зависит ни от количества разговоров, ни от их продолжительности. Поэтому у проверяющих обычно не возникает вопросов об обоснованности таких расходов на связь.

Однако безлимитный тариф может кому-то не подойти из-за его дороговизны (хотя сейчас есть и весьма недорогие предложения от сотовых операторов). Других же безлимитный тариф может не устроить тем, что фиксированная месячная плата распространяется, как правило, только на местные звонки. А если по долгу службы работники звонят по межгороду или за пределы страны, то такие звонки надо оплачивать отдельно.

Поэтому организации часто обеспечивают сотрудников связью с повременными тарифами. А раз так, то возникает необходимость контроля за деньгами фирмы (в виде оплаты счетов сотового оператора), чтобы они не разбазаривались сотрудниками на свои личные цели. Вот для этого руководство и устанавливает сотрудникам свой внутренний лимит.

Устанавливаем свой лимит на мобильную связь

Для сотрудников, пользующихся SIM-картами компании, лучше установить лимит расходов на сотовую связь. Не сделав этого, будет сложно удержать что-либо с работника, который подозрительно много разговаривает по рабочему мобильнику.

Разумеется, каждый работник должен знать, с какими ограничениями он может пользоваться сотовой связью за счет компании. Только так появятся основания для удержания из его зарплаты стоимости сверхлимитных разговоров. Иначе придется смотреть расшифровки звонков и делить их на личные и рабочие.

Для введения лимита лучше утвердить приказом руководителя порядок использования корпоративной связи с учетом специфики вашей организации. В нем желательно как можно подробнее прописать обязанности работников в части использования мобильной связи. C этим порядком нужно под роспись ознакомить всех работников, имеющих право на пользование сотовой связью за счет фирмы. Вот так, к примеру, может выглядеть такой порядок.

Утверждаю
Генеральный директор

Иванов И.И.

Порядок пользования корпоративной сотовой связью работниками ООО «Альтаир»

1. Право пользования номерами сотовой связи ООО «Альтаир» (далее — Общество) предоставляется работникам для оперативного решения вопросов, связанных с деятельностью Общества. Перечень работников, которым выделены SIM-карты в связи со служебной необходимостью (приложение № 1 к порядку), утверждает генеральный директор Общества.

2. SIM-карты являются собственностью Общества.

3. SIM-карта с номером выдается работнику, который имеет право на использование корпоративной сотовой связи, сотрудником склада, на которого возложены обязанности по учету и хранению SIM-карт, принадлежащих Обществу. SIM-карта выдается работнику под роспись в журнале выдачи корпоративных телефонных карт с указанием фамилии, имени и отчества работника, его должности, номера карты и даты ее выдачи.

4. Работник — пользователь корпоративной сотовой связи обязан держать мобильный телефон с SIM-картой Общества во включенном состоянии с 9.00 до 18.00 в рабочие дни. По служебной необходимости работник может пользоваться корпоративной сотовой связью в нерабочее время (в том числе в выходные дни и во время пребывания в отпуске).

5. Работникам устанавливаются лимиты пользования сотовой связью согласно Перечню работников, которым выделены SIM-карты (приложение № 1 к порядку). Лимит устанавливается на месяц. Не использованные в течение месяца суммы на следующий месяц не переносятся.

6. В случае превышения установленного лимита сумма перерасхода удерживается из заработной платы сотрудника.

7. Работникам организации запрещается обмениваться SIM-картами. Также запрещается передавать SIM-карты Общества третьим лицам.

8. В случае расторжения с работником трудового договора либо перевода его на должность, не включенную в Перечень работников, которым выделены SIM-карты в связи со служебной необходимостью (приложение № 1 к порядку), работник обязан вернуть выданную ему SIM-карту работнику склада не позднее дня увольнения или перевода.

Некоторые организации ограничиваются составлением перечня работников, которым необходима сотовая связь. А лимиты расходов на нее указывают в трудовом договоре. В таком случае в приказе, утверждающем перечень работников, которым разрешено пользоваться служебной связью, надо сделать отсылку к трудовым договорамПисьмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@.

Учитываем расходы на мобильную связь для целей налогообложения

Конечно, установленный лимит расходов на сотовую связь не говорит о том, что:

  • все звонки в пределах лимита носят рабочий характер;
  • звонки, выходящие за его пределы, носят характер личный.

Причем понимают это не только бухгалтерия и руководство организации. Понимают это и проверяющие. Поэтому нельзя просто списать на расходы для целей налогообложения сумму лимита, установленного руководством. Требуется документальное подтверждение этих расходов.

Документы, подтверждающие расходы на связь

Компенсация расходов на мобильную связь сотруднику

В работе предприятий широко используются мобильные телефоны сотрудников в служебных целях. Звонки оплачиваются при этом из их личных средств, но есть возможность компенсировать работнику стоимость услуг мобильного оператора.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *