Командировка в отпуске

Содержание

Как оформить и учесть «командировочно-отпускной» проезд

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 4 августа 2017 г.

Содержание журнала № 16 за 2017 г.М.А. Кокурина,
старший юрист Работник из командировки по графику отпусков поехал на отдых в другой город. А в свой первый рабочий день выехал из места проведения отпуска в место командирования. При этом, поскольку работник из командировки сразу поехал в отпуск, не возвратившись к месту работы, работодатель не обязан оплачивать ему такой проезд. Если же он оплатил проезд сотрудника из командировки в отпуск, то придется удержать НДФЛ.

Оформляем командировки и отпуск

Шаг 1. Издайте приказ об отпуске работника и о направлении его в командировки.

Если вы применяете унифицированные формы, то у вас будет три разных документа:

•один по форме Т-6 — приказ об отпускеутв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1;

•два по форме Т-9 — приказы о командировкахутв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Один из них будет на командировку до отпуска, второй — на командировку после.

Если подобные поездки работников из командировки в отпуск и (или) обратно у вас в компании не редкость, то можно утвердить свою форму приказап. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Тогда не придется заполнять три унифицированных приказа, достаточно оформить один документ, объединяющий всю информацию.

ООО «Ирис»

Приказ

09.06.2017

г. Санкт-Петербург

1. Направить инженера Тартышева П.О. в командировки в г. Казань с целью консультирования по вопросам установки оборудования на период:
— с 14.06.2017 по 20.06.2017;
— с 05.07.2017 по 13.07.2017.

2. Предоставить П.О. Тартышеву ежегодный оплачиваемый отпуск с 21.06.2017 на 14 календарных дней.

Генеральный директор ООО «Ирис» А.П. Копков

С приказом ознакомлен

П.О. Тартышев 09.06.2017

Шаг 2. Выдайте работнику авансп. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749:

•если вы выплачиваете аванс наличными, то придется выдать командировочные сразу на обе командировки;

•если вы перечисляете деньги работнику на карту, то суточные можно выплатить сначала на первую командировку, а позднее на вторую. Допустим, в последние дни отпуска. Если проезд и проживание работник оплачивает сам, выдайте деньги на это тогда, когда необходимо.

Шаг 3. Выплатите работнику отпускные не позднее чем за 3 календарных дня до начала даты отпуска, обозначенной в приказест. 136 ТК РФ; Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1. Если все выплаты у себя в компании вы делаете только наличными, то отпускные придется выдать до отъезда работника в первую командировку.

Учитываем «командировочно-отпускной» проезд в налоговых расходах

Если работник отправился в командировку или вернулся из нее на самолете, то для учета расходов в налоговых целях обязательны маршрут-квитанция и посадочный талон со штампом о досмотре

При ОСН вы сможете учесть в составе прочих расходов затраты на проезд работникаподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546 (п. 2):

•от места работы до места командировки;

•от места отпуска до места командировки;

•от места командировки до места работы.

А вот если вы оплатили сотруднику проезд из командировки в отпуск, то такие траты в целях налогообложения прибыли учесть не получится. Так как Минфин считает их экономически необоснованнымиПисьмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546 (п. 2).

При УСН расходы по командировкам, в том числе и при оплате проезда, принимаются в таком же порядке, как и при налогообложении прибыли. И они тоже должны быть экономически оправданнып. 2 ст. 346.16 НК РФ. Поэтому, скорее всего, учесть в расходах без споров с инспекцией оплату работнику проезда из командировки в отпуск тоже не получится.

Удерживаем НДФЛ

Минфин разъяснял, чтоПисьмо Минфина от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813:

•оплата проезда сотрудника к месту командировки не облагается НДФЛ независимо от того, откуда он выезжал по служебному заданиюабз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 16.10.2015 № 03-04-06/59443, от 08.12.2010 № 03-03-06/1/762;

•оплата проезда работника к месту проведения отпуска от обложения НДФЛ не освобождаетсяподп. 1 п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 41 НК РФ; Письмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546 (п. 1). Поэтому, если не хотите спорить с проверяющими, безопаснее удержать НДФЛ с суммы оплаты сотруднику дороги из места командировки к месту его отпуска.

Упомянутые в статье Письма Минфина можно найти:

раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс

Как налоговый агент ваша организация обязана с дохода работника в виде стоимости билета исчислить НДФЛпп. 1—3 ст. 226 НК РФ.

Ситуация 1. Работодатель заранее выдал работнику деньги на покупку билета или возместил стоимость ранее купленного им билета. Тогда возникает вопрос, какая дата является датой фактического получения дохода в виде оплаты дороги в отпуск из командировки: дата выплаты работнику денег за билетподп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ или последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работникаподп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ?

За разъяснениями мы обратились в ФНС России.

Дата получения дохода при выдаче работнику денег на проезд из командировки в отпуск

МОРОЗОВ Дмитрий Александрович
Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

— Определение даты получения доходов работником при выдаче ему денег на проезд зависит от порядка выплаты этих денег.

Если локальным нормативным актом работодателя закреплена его обязанность возмещать проезд работника из командировки в отпуск, то такое возмещение считается частью командировочных расходов, а значит, и частью подотчетных сумм. Полагаю, что в этом случае датой получения дохода сотрудника будет последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировкеподп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ.

Теперь предположим, что выдача денег на приобретение билета (компенсация ранее купленного сотрудником билета) не предусмотрена ЛНА и работодатель по собственной инициативе или по просьбе работника оплачивает ему проезд из командировки в отпуск, отдельно от командировочных. Тогда датой получения работником дохода будет день выдачи ему денег на приобретение билета либо день выплаты компенсации за уже купленный билетподп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ.

Ситуация 2. Работодатель со своего расчетного счета оплатил билет из командировки в отпуск. Тогда исчислить НДФЛ с его стоимости нужно на дату получения дохода в натуральной формеподп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ. Заметим: финансовое ведомство не давало официальных разъяснений по поводу того, что считать датой получения дохода в рассмотренной ситуации. Вот как нам ее прокомментировал специалист ФНС.

Дата получения дохода при безналичной оплате работнику проезда из командировки в отпуск

МОРОЗОВ Дмитрий Александрович
Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

— Действительно, официальной позиции Минфина России по этому вопросу нет.

Вместе с тем напомню, что к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаровст. 211 НК РФ.

Учитывая, что в НК РФ дата фактического получения дохода в натуральной форме определяется как день передачи доходов в натуральной формеподп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ, полагаю: когда работодатель самостоятельно покупает билет сотруднику из места командировки к месту отдыха, датой получения дохода является день перечисления организацией денежных средств за билет работника.

В обеих ситуациях удержите НДФЛ при ближайшей выплате работнику дохода в денежной формест. 211 НК РФ. Помните, что единовременное удержание не должно превышать 50% выплачиваемого дохода в денежной формеп. 4 ст. 226 НК РФ.

Начисляем взносы

Страховые взносы на сумму оплаты проезда из командировки к месту отдыха тоже безопаснее начислить. Потому что законодательством предусмотрено освобождение от уплаты взносов только с расходов на проезд до места назначения командировки и обратноп. 2 ст. 422 НК РФ.

Что будет считаться днем начисления выплат в пользу работникап. 1 ст. 424 НК РФ в целях уплаты страховых взносов, мы уточнили у специалиста Минфина.

День начисления выплаты в пользу работника для целей страховых взносов

КОТОВА Любовь Алексеевна
Действительный государственный советник РФ 3 класса

— На сумму оплаты работнику дороги из командировки в отпуск требуется начислить страховые взносы.

Если работодатель со своего расчетного счета оплатил для работника билет из командировки в отпуск, то работник получил доход в натуральной форме. Поэтому днем начисления выплаты в пользу работника будет дата оплаты билета работодателем.

Если же работнику заранее были выданы деньги на покупку билета либо возмещена деньгами стоимость ранее купленного им билета, то днем начисления выплаты в пользу работника будет дата возмещения его затрат на билет.

Уплатить взносы нужно в общем порядке — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором они были начисленыпп. 1, 3 ст. 431 НК РФ.

* * *

Если вы отозвали работника из отпуска и срочно отправили его в командировку, по окончании которой он снова поехал в отпуск, то НДФЛ удерживать не нужно. Ведь работник вынужден был покидать место отдыха по заданию руководителя. И поэтому работодатель обязан возместить проезд сотрудникаПисьмо Минфина от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545 (п. 1):

•из места проведения отпуска к месту командировки;

•из командировки обратно на отдых.

Минфин считает, что в такой ситуации сотрудник не получает экономической выгоды от оплаты работодателем его проезда.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Командировка»:

Из отпуска в командировку, а затем к месту работы: начислять ли НДФЛ на оплату проезда?

Чиновники напомнили, что перечень необлагаемых доходов приведен в статье 217 НК РФ. Среди них значатся компенсационные выплаты, связанные, в частности, с исполнением работником трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). В доход, не подлежащий налогообложению, включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд работника до места проведения командировки и обратно (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Учитывая изложенное, Минфин России пришел к следующему выводу. Если работник в связи со служебной необходимостью едет в командировку из места проведения отпуска, а по ее окончании возвращается к месту постоянной работы, то возмещение расходов на проезд не облагается НДФЛ.
Аналогичный вывод содержится в письме Минфина от 08.11.13 № 03-03-06/1/47813.
Отметим, что налогооблагаемого дохода не возникает и в том случае, когда работодатель оплачивает проезд сотрудника в командировку из места, где он проводил свой отпуск, а потом обратно к месту отдыха. Такое разъяснение Минфин давал в письме от 16.10.15 № 03-04-06/59443 (см. «Компенсация расходов работника на проезд от места проведения отпуска к месту командировки и обратно освобождается от НДФЛ»).
А вот если сотрудник едет из командировки к месту проведения отпуска, а потом возвращается к месту проживания, то организация обязана удержать НДФЛ с компенсации стоимости билетов. Об этом сообщается в письме Минфина от 17.01.17 № 03-04-06/1546 (см. «Оплата проезда работника из места проведения отпуска к месту командировки не облагается НДФЛ и учитывается в расходах при налогообложении прибыли»).

Сотрудник предприятия направлен в командировку. После окончания командировки сотрудник остается в месте командировки для проведения отпуска.

В силу ст. 168 ТК РФ, п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) – далее Положение, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

В п. 26 Положения сказано, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются в т.ч. документы о фактических расходах по проезду.

ООО «Консалтинговое бюро «Эврика!» 📌 РекламаВсе оттенки белого или как выжить бизнесу после черного Приглашаем Вас на семинар от практикующего адвоката Натальи Скобкиной Узнать больше

Из вышеизложенного следует, что работодатель обязан компенсировать работнику только расходы по проезду, связанному с командировкой.

В рассматриваемой ситуации сотрудник был направлен в командировку, по окончании которой остался в месте командировки для проведения отпуска. Таким образом, обратно к месту постоянной работы сотрудник возвращается уже не из командировки, а из отпуска. Данное обстоятельство подтверждается в т.ч. и тем, что дата окончания командировки, указанная в приказе о командировке, и дата обратного билета не совпадают. Кроме того, факт того, что сотрудник возвратился «обратно» из отпуска, а не из командировки, подтверждается и приказом об отпуске (за «отпускные» дни ему не начислялись суточные).

В связи с чем полагаем, что работодатель вообще не обязан компенсировать сотруднику стоимость обратного билета. Если же стоимость обратного билета будет компенсирована по решению работодателя, данные суммы нельзя рассматривать как компенсацию командировочных расходов.

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

Что касается вопроса об обложении стоимости обратного проезда НДФЛ.

Согласно ст. 41 НК РФ доход определяется как экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса.

В силу п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относятся:

1) оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.

Таким образом, по общему правилу, оплата организацией стоимости проезда работника (не связанного с командировкой) является доходом последнего в натуральной форме, подлежащим обложению НДФЛ.

Пунктом 3 ст. 217 НК РФ предусмотрено освобождение от обложения НДФЛ всех видов установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в, частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

В абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ сказано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, не подлежащий налогообложению, включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Поскольку ТК РФ, по общему правилу (исключение – организации, расположенные в районах Крайнего Севера), не устанавливает обязанность работодателя компенсировать стоимость проездного билета работнику от места проведения отпуска до места работы, указанную оплату нельзя признать установленной действующим законодательством. Т.е. под действие ст. 217 НК РФ она не подпадает.

Следовательно, суммы оплаты проезда сотрудника от места проведения отпуска (совпавшего с местом командировки) до места жительства являются экономической выгодой сотрудника и подлежат обложению НДФЛ. Аналогичный вывод сделан в письме Минфина РФ от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813.

Таким образом, по нашему мнению, оплата стоимости проезда от места проведения отпуска к месту постоянной работы подлежит обложению НДФЛ.

Если даты начала и окончания командировки не совпадают с датами в проездных документах

Никитин В. В., аудитор консалтинговой группы «Аюдар»

Источник: Информационно-справочная система «Аюдар Инфо»

Комментарий к Письму Минфина РФ от 25.06.2019 № 03-04-06/46418.

Пункт 3 ст. 217 НК РФ освобождает от обложения НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах законодательно установленных норм), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов (абз. 11). Не облагаются НДФЛ суммы возмещения целевых расходов работника, произведенных во время служебной командировки, в частности на проезд до места назначения и обратно (абз. 12).

Письмо Минфина РФ от 25.06.2019 № 03-04-06/46418 посвящено вопросам обложения НДФЛ сумм возмещения работодателем расходов работника на проезд до места командировки и обратно в случаях несовпадения дат начала и окончания командировки с датами, указанными в проездных документах. Отметим, что позиция финансистов на протяжении многих лет является неизменной, см. письма:

  • Письмо от 22.02.2019 № 03-04-06/11746;

  • Письмо от 09.11.2018 № 03-04-06/80946;

  • Письмо от 26.06.2017 № 03-04-06/40023;

  • Письмо от 21.03.2017 № 03-04-06/16282;

  • Письмо от 17.01.2017 № 03-04-06/1546;

  • Письмо от 07.12.2016 № 03-04-06/72892.

Итак, служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, при этом работодатель обязан возмещать работникурасходы по проезду (ст. 166, 168 ТК РФ). Пункты 3 и 4 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 определяют следующее:

1) работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок;

2) день выезда в командировку – это дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного, а день приезда из командировки – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

Следовательно, данный нормативный акт предполагает, что:

  • работник должен выезжать в место командировки из места постоянной работы и возвращаться в место постоянной работы;

  • даты выезда и возвращения должны соответствовать датам, указанным в распоряжении работодателя.

Но возможны ситуации, когда отпуск работника плавно или неожиданно перетекает в командировку или, наоборот, работник выезжает в отпуск из места командирования. Также работник может выехать в командировку на день-два раньше даты, оговоренной в приказе (в выходной или нерабочий праздничный день либо взять дополнительно пару дней очередного отпуска или отпуска за свой счет), и возвратиться из командировки на день-два позже.

В комментируемом письме финансисты указали: если даты начала (окончания) командировки не совпадают с датами, указанными в проездных документах, оплата работодателем проезда работника в зависимости от ситуации может (не может) рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой, и, соответственно, не должна (должна) облагаться НДФЛ. Приведем позицию Минфина по каждой из обозначенных ситуаций.

Работник выезжает в командировку до ее начала (в выходной или нерабочий праздничный день) либо задерживается в месте командирования на указанные дни.

В комментируемом письме сказано: компенсация расходов работника на проезд в обоих случаях освобождается от обложения НДФЛ, потому что у работника не возникает экономической выгоды для целей обложения НДФЛ.

Мы согласны с этим подходом, поскольку в таком случае сохраняется целевая направленность поездки работника: поездка в командировку из места постоянной работы, а также возвращение из командировки в место постоянной работы. При этом расхождение в днях выезда в командировку и возвращения из нее незначительное, приходящееся на нерабочие дни.

Работник из места нахождения в отпуске выезжает в командировку.

По мнению чиновников, если сотрудник в связи со служебной необходимостью направляется работодателем в место командирования из места нахождения в отпуске, то суммы возмещения стоимости проезда до места командирования не облагаются НДФЛ. Отметим, что выезд в командировку из места проведения отпуска возможен:

  • либо в случаях вызова из отпуска;

  • либо в ситуации, когда начало командировки приходится на день, следующий за днем окончания отпуска.

В комментируемом письме нет уточнения, что вывод финансистов распространяется и на второй случай.

При этом чиновники обратили внимание, что если место проведения отпуска и место командирования сотрудника совпадают, то и расходов на проезд в командировку не возникает. По нашему мнению, это может означать, что если работодатель возместил работнику расходы на проезд в отпуск, по завершении которого в месте проведения отпуска у работника начнется командировка, то такие расходы не приравниваются к расходам на поездку в командировку и, соответственно, к ним не применяется освобождение от обложения НДФЛ.

Работник по завершении командировки проводит отпуск в месте командирования, а затем возвращается в учреждение.

В письме сказано, что если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования (независимо от продолжительности отпуска), и работодатель оплачивает проезд работнику от места проведения отпуска до места работы, то работник получает экономическую выгоду, предусмотренную ст. 41 НК РФ, и она признается его доходом в натуральной форме, подлежащей обложению НДФЛ.

Мы согласны с данным подходом, поскольку работник возвращается уже не из командировки, а из отпуска. А статья 217 НК РФ не освобождает от налогообложения возмещение расходов работника на проезд из отпуска. При этом продолжительность отпуска не должна играть роли. То есть если работник по окончании командировки остался в месте командировки всего на один день, взяв день от ежегодного оплачиваемого отпуска или отпуск без сохранения заработной платы, то возвращаться в место постоянной работы он уже будет не из командировки, а из отпуска.

Проезд от места проведения командировки до места проведения отпуска.

Возможна ситуация, когда за командировкой сразу следует отпуск. И по окончании командировки работник едет не в место постоянной работы, а в место проведения отпуска, и работодатель возмещает ему расходы на проезд. По мнению чиновников, возмещение данных расходов работника на проезд является его экономической выгодой и облагается НДФЛ, поскольку в рассматриваемой ситуации работник возвращается из командировки, но едет он не в место постоянной работы, а к месту проведения отпуска. То есть цель поездки – попасть в место проведения отпуска. А статья 217 НК РФ не освобождает от налогообложения возмещение расходов на подобную поездку, а также на проездку из места проведения отпуска до места проживания работника.

Учет расходов при совмещении командировки и отпуска

Можно ли совместить командировку с отдыхом? Согласитесь, ситуация очень заманчивая, если учесть, что курсы повышения квалификации, на которые направили работника, проходят, например, в городе, расположенном на берегу Черного моря. Это может случиться в каждом учреждении и с каждым из нас. И тут возникает вопрос: вправе ли бюджетная организация в целях исчисления налога на прибыль учесть расходы на приобретение проездного документа для проезда работника от места командировки к месту постоянной работы в случае, если командированный работник остается отдыхать в месте командировки после ее окончания и дата отметки о дне выбытия в командировочном удостоверении не совпадает с датой возвращения из командировки, указанной в билете? О том, как разрешить данную ситуацию, читатель узнает из нашей статьи.

Что говорит законодательство о служебной командировке?

Отметим, что гарантии и компенсации работникам, направляемым работодателем для повышения квалификации, закреплены в ст. 187 ТК РФ. В ней, в частности, сказано, что если повышение квалификации осуществляется с отрывом от производства и направлением в другую местность, то работнику производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. С 26 октября 2008 г. организации и учреждения всех форм собственности руководствуются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749).

В соответствии с п. п. 6 и 7 Положения N 749 цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем. На основании решения последнего работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке — дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них). Исключение составляют случаи, указанные в п. 15 Положения N 749, когда работник направлен в командировку за пределы территории РФ, кроме случаев командирования в государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

Таким образом, при принятии решения о направлении работника в командировку по России или в страны СНГ оформляются следующие документы, унифицированные формы которых утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1:

  • служебное задание (форма N Т-10а), его подписывает руководитель структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждает руководитель организации или иное уполномоченное лицо, после чего служебное задание передается в кадровую службу для издания следующего документа;
  • приказ о направлении работника в командировку, издаваемый кадровой службой на основании служебного задания, причем при направлении в командировку одного сотрудника используется унифицированная форма N Т-9, а если в командировку направляют нескольких сотрудников, применяется форма N Т-9а;
  • командировочное удостоверение (унифицированная форма N Т-10), которое выписывается работником кадровой службы на основании приказа о направлении работника в командировку. Оно оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки (п. 7 Положения N 749).

В соответствии с п. 26 Положения N 749 по возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с обязательным приложением командировочного удостоверения;
  • отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Командировочные расходы и налог на прибыль

Главная цель любого главного бухгалтера учреждения — отнести произведенные затраты, связанные с командировкой (если они осуществлены за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности), в состав расходов по налогу на прибыль.

В данном случае необходимо обратить внимание на командировочное удостоверение. Ему отводится значительная роль, поскольку этот документ подтверждает срок пребывания в командировке — дату приезда в пункт назначения и дату выезда из него. Командировочное удостоверение является документом, подтверждающим сам факт командировки и, соответственно, расходы на нее при наличии всех необходимых документов в целях налогообложения. Следует отметить, что Минфин всегда настаивал на том, что командировочное удостоверение служит основанием для принятия расходов в целях налогообложения прибыли организации (Письмо от 24.04.2008 N 03-03-06/2/45). Аналогичного мнения придерживались и налоговики (Письмо УФНС по г. Москве от 16.08.2006 N 20-12/72393).

Как и любые другие затраты, командировочные расходы могут учитываться в целях налогообложения только в том случае, если они носят производственный характер (то есть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода), являются обоснованными (экономически оправданными), документально подтвержденными и, таким образом, соответствующими требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Отметим, что иные документы, не перечисленные выше, для признания производственного характера командировки не требуются. Например, необязательно, чтобы по ее итогам были подписаны договоры, которые планировалось заключить, и прочее (Постановление ФАС МО от 18.09.2007, 25.09.2007 N КА-А40/9510-07).

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, не только суточные, но и, в частности, расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, расходы по найму жилого помещения и другие, которые также должны быть подтверждены проездными документами (авиа- или железнодорожным билетом), квитанцией об оплате жилого помещения.

Что касается задержки командированного сотрудника в пути и признания дополнительных расходов при исчислении налога на прибыль, то Минфин ранее учитывал только объективные причины, подтвержденные соответствующими документами. Например, к ним финансовое ведомство относило справки из аэропорта о причинах задержки вылета самолета из-за плохих метеорологических условий или от железной дороги и т.д. Если работник снимал номер в гостинице, то необходимо приложить соответствующий счет (квитанцию), а также выплатить ему суточные за фактическое время нахождения в командировке (включая время вынужденной задержки) (п. 19 Положения N 749, Письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-04/2/244).

В Письме от 26.03.2009 N 03-03-06/1/191 финансисты рассмотрели вопрос задержки в командировке, связанной с отдыхом сотрудника, не являющейся объективной, но тем не менее довольно часто встречаемой.

В нем было высказано следующее мнение. При отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты (приобретение проездного документа) были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения. Это, по нашему мнению, является вполне логичным.

Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций. Однако обязательным условием должна являться дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы. Она должна совпадать с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов. Таким образом, в случае продления срока командировки приказом по организации суммы возмещения расходов работника на проезд учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли организаций в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в обычном порядке.

При этом, по нашему мнению, за дни, когда работник отдыхал, не должны выплачиваться суточные. В приказе, согласно которому продлевается срок командировки, об этом следует сделать соответствующие указания.

В табеле учета рабочего времени дни, когда работник задержался в командировке по личному желанию, должны быть оформлены как отпуск (либо ежегодный оплачиваемый, либо без сохранения среднего заработка по усмотрению администрации организации). Расходы по найму жилья тоже не должны быть возмещены, либо они должны быть произведены за счет средств, остающихся после уплаты налога на прибыль.

Как отразить произведенные расходы в бухгалтерском учете?

Гарантии и компенсации для работников, направляемых работодателем в командировку, закреплены в ст. 168 ТК РФ. В соответствии с нормами, изложенными в данной статье, сотруднику возмещаются:

  • расходы по найму жилого помещения;
  • расходы на проезд к месту командировки и обратно;
  • суточные;
  • другие расходы (например, оплата услуг связи или почты, произведенная с разрешения работодателя).

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации <1> вышеназванные расходы отражаются соответственно по подстатьям 226 «Прочие работы, услуги», 222 «Транспортные услуги», 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.

<1> Утверждены Приказом Минфина России от 25.12.2008 N 145н

Кроме того, при направлении работодателем работника в командировку за ним сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата по основному месту работы. Ее рассчитывают в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922. Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя, независимо от источников этих выплат. Расходы по выплате среднего заработка отражаются по подстатье 211 «Заработная плата» КОСГУ. За дни, на которые работник продлил командировку по личному желанию и которые оформлены как отпуск, начисляется средний заработок в соответствии с вышеназванным Постановлением.

Рассмотрим эту ситуацию на примере.

Пример. Детская спортивная школа районного центра субъекта РФ направила главного бухгалтера на курсы повышения квалификации с отрывом от производства в другой город на 12 дней. Он задержался в месте проведения семинара еще на неделю по разрешению руководителя организации без оплаты за эти дни суточных и проживания. Учреждение оплатило организаторам курсов за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, стоимость курсов на условиях предоплаты в размере 9000 руб. (НДС не облагается). Перед отъездом работнику выданы под отчет из кассы командировочные в сумме 5000 руб., в том числе:

  • суточные — 1200 руб. (за 12 дней из расчета 100 руб. за сутки);
  • на проезд до места обучения — 960 руб.;
  • на проживание в гостинице — 2840 руб.

По возвращении главный бухгалтер представил авансовый отчет с приложенными:

  • железнодорожными билетами, стоимость которых составила 960 руб.;
  • счетом из гостиницы на сумму 2360 руб. (без НДС).

В бухгалтерском учете спортивной школы необходимо сделать следующие проводки:

————————————-T————T————T———-¬
¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦ Сумма, ¦
¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Перечислены денежные средства ¦2 206 09 560¦2 201 01 610¦ 9000 ¦
¦организатору курсов повышения ¦ ¦ ¦ ¦
¦квалификации <*> ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Выданы работнику под отчет денежные ¦ ¦ ¦ ¦
¦средства на командировочные расходы:¦ ¦ ¦ ¦
¦- суточные ¦2 208 02 560¦2 201 04 610¦ 1200 ¦
¦- на проезд ¦2 208 05 560¦2 201 04 610¦ 960 ¦
¦- на проживание в гостинице ¦2 208 09 560¦2 201 04 610¦ 2840 ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Списана на затраты стоимость курсов ¦2 106 04 340¦2 302 09 730¦ 9000 ¦
¦повышения квалификации ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Произведен зачет перечисленного ¦2 302 09 830¦2 206 09 660¦ 9000 ¦
¦аванса ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Списаны командировочные расходы: ¦ ¦ ¦ ¦
¦- по проезду ¦2 106 04 340¦2 208 05 660¦ 960 ¦
¦ ¦ (222 КОСГУ)¦ ¦ ¦
¦- суточные (100 руб. x 12 дн.) ¦2 106 04 340¦2 208 02 660¦ 1200 ¦
¦ ¦ (212 КОСГУ)¦ ¦ ¦
¦- по проживанию в гостинице ¦2 106 04 340¦2 208 09 660¦ 2360 ¦
¦ ¦ (226 КОСГУ)¦ ¦ ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Работник внес в кассу ¦2 201 04 510¦2 208 09 660¦ 480 ¦
¦неизрасходованный аванс, выданный на¦ ¦ ¦ ¦
¦проживание ¦ ¦ ¦ ¦
L————————————+————+————+———— <*> Бюджетное учреждение при оплате договора по повышению квалификации может перечислить аванс в размере 100% от суммы договора (п. 6 Постановления Правительства РФ от 24.12.2008 N 987).

С.Валова

Редактор журнала

«Бюджетные учреждения:

ревизии и проверки

финансово-хозяйственной

деятельности»

>Сложные вопросы подтверждения расходов на командировки

Как оформить служебную поездку

Командировки оформляют в соответствии с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749). С 8 января учреждениям не надо выдавать работникам командировочные удостоверения при служебных поездках. Вместо них период командировки подтверждают билеты или служебная записка.

Командировку оформляют приказом руководителя. Этот документ остался обязательным. В то же время перечень первичных документов с 2013 года не унифицирован ( ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Исключение составляют формы, установленные для учреждений госсектора приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Приказ о командировке там не упоминается, поэтому его можно составить по типовой форме № Т-9 либо в свободной форме, заранее утвердив ее в учетной политике. В приказе надо указать, кого учреждение направляет в командировку (Ф. И. О. специалиста, его должность), даты начала и окончания служебной поездки, ее срок, место командирования (страна, город, организация) и т. п.

Цель поездки

Раньше цель поездки надо было указывать в служебном задании. То есть из задания и отчета было видно, для чего сотрудник направлен в служебную поездку и какую работу он проделал там по факту. Но с 8 января служебное задание и отчет о его выполнении исключили из перечня документов для оформления командировки. Поэтому стало не ясно, надо ли теперь подтверждать деловой характер поездки. И если да, то как.

Командировочные расходы можно учесть при расчете налога на прибыль, только если они экономически обоснованы ( п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Поэтому цель поездки важна для подтверждения делового характера командировки. А значит, безопаснее, чтобы у образовательной организации и сейчас имелось документальное подтверждение того, что сотрудник ездил по делам работодателя, а не по своим личным. Учреждение само решает, какими бумагами подтвердить деловой характер служебной поездки. Наиболее удобный способ – прописать задание, которое должен выполнить сотрудник, в приказе о командировке. Например, формулировка может быть такой: проведение переговоров с потенциальными покупателями, закупка товаров и т. д. В унифицированной форме приказа № Т-9 есть специальная строка, которая так и называется – «с целью». Если же учреждение использует свой бланк приказа, то в нем лучше сохранить этот реквизит.

Как подтвердить расходы на поездку

По возвращении из командировки работник должен представить авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы (на проезд, наем жилья, суточные, иные затраты, произведенные им с разрешения или ведома работодателя).

Работники учреждения составляют авансовый отчет по форме 0504049.

Авансовый отчет ( ф. 0504049) содержится в перечне регистров бухгалтерского учета, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями ( приложение № 3 к приказу № 173н).

Авансовый отчет сотрудник сдает в бухгалтерию. А вот отчет о проделанной работе по итогам поездки оформлять теперь не обязательно. Учреждение само решает, каким образом работник должен доказать, что поездка прошла не зря. Так, если целью поездки было заключение договора, то достаточно представить этот документ, подписанный двумя сторонами. Если специалиста отправляли в командировку для повышения квалификации, то расходы подтвердит сертификат, удостоверение или иной документ о прохождении обучения. Но в любом случае, даже если цели поездки не достигнуты (например, не заключен договор, не приобретены товары), расходы на проезд, проживание и суточные надо возместить ( письмо Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1024-6).

Совмещение командировки с отпуском

Работник может остаться в месте командирования на несколько дней или на время отпуска. В таком случае продолжительность поездки не получится определить только на основании приказа о командировке. Билеты тоже дадут неверную информацию, так как в одном из них будет указана дата, не совпадающая со сроками командировки. Поэтому, помимо приказа о командировке и билетов, для списания расходов необходимы еще и другие документы.

О том, как оформить командировку по новым правилам в той или иной ситуации, читайте в интервью с чиновником в № 2, 2015.

Во-первых, это приказ на отпуск. Он подтвердит, сколько времени сотрудник находился в том месте, в которое был командирован, по делам, а сколько – в связи с отпуском.

Во-вторых, задержка или более ранний приезд должны быть согласованы с руководством учреждения. Разрешение руководителя подтвердит целесообразность транспортных расходов. Оформить его можно в виде отдельного приказа. Либо руководитель может поставить разрешающую визу на заявлении работника о том, что он хочет провести отпуск в месте командирования. В данном случае расходы на поездку «с отсрочкой» разрешено списать.

Чиновники тоже не против таких расходов ( письмо Минфина России от 30 апреля 2015 г. № 03-03-06/1/25283).

Командировка в выходные

За все дни командировки сотруднику положен средний заработок ( п. 9 Положения № 749). Но если командировка совпала с выходным, этот день оплачивают исходя из оклада. Причем у работника есть право выбора: получить двойную зарплату или взять дополнительный выходной ( ст. 153 Трудового кодекса РФ, письмо Минтруда России от 25 декабря 2013 г. № 14-2-337). Расходы на командировки в выходные дни можно списать. С этим согласны и налоговики ( письмо ФНС России от 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564@). Оплату за выходные учитывают в расходах на основании пункта 3 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Но при одном условии: правилами внутреннего распорядка, утвержденными руководителем образовательной организации, должен быть предусмотрен режим работы в выходные и праздничные дни.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *