Командировка 1 день

Что такое командировка на один день

Однодневная командировка – это вынужденная служебная поездка работника по определенным делам компании в отдаленную от его места работы и проживания область сроком менее суток.

Поездка оформляется на такой срок только в том случае, если человек объективно сможет вернуться домой, проделав необходимую работу (выполнив служебное поручение в течение рабочего дня).

Однодневная командировка имеет несколько особенностей:

  1. Момент отъезда работника по служебной надобности должен совпадать с моментом возвращения (не может быть превышения срока поездки, он равен 1 дню).
  2. Сотрудник не возмещается расходы на проживания, т.к он возвращается домой.
  3. Работник сохраняет за собой средний заработок на общих основаниях.

Управляющий определяет целесообразность возвращения в тот же день, учитывает следующие факторы:

  • Расстояние от места работы до пункта назначения.
  • Возможность выполнения служебного поручения за такой короткий срок качественно и в срок.
  • Работа транспортных средств между местами.
  • Организация сотруднику отдыха после выполнения задания и возвращения.

Как проводится оплата

Процедура расчета выплат командировочных средств закреплено в Постановлении No 749. Оплата суточных не будет производиться, если специалист имеет возможность вернуться в тот же день. Если сотрудник не сможет получить время на отдых, тогда руководитель принимает решение о выплате суточных. Руководство компании компенсируют затраты на транспорт, оплата происходит по билетам, чекам и другим подтверждающим документам.

Оформление однодневной командировки не имеет существенных отличий от более длительной поездки. Сотрудник после ознакомления с целью дает в письменной форме согласие или отказ.

При оформлении согласия необходимы такие документы: распоряжение работодателя о направлении в командировку, отчет о проделанной работе и авансовый отчет (дополнительно могут применяться командировочное удостоверение и служебное задания, эти два документа относятся к старой форме оформления).

Отчет о проделанной составляется не позднее чем через 3 дня после возвращения из служебной поездки. Авансовый отчет необходим для подтверждения выдачи денежных средств при возмещении командировочных затрат.

Если поездка запланирована в рабочие будни, то сотрудник гарантировано получает среднюю зарплату, а если на выходной, то выплачивается двойная сумма от средней заработной платы. Но следует учитывать, что двойной размер распространяется не на все сутки, в течение которой служащий находится за пределами своей местности.

Повышенный размер оплаты труда за работу в выходной и праздничный день рассчитывается как общая сумма часов, в течение которых специалист исполняет свои обязанности. Количество часов фиксируется заранее в приказе.

Главное отличие в том, что при командировке сроком — одни сутки по России, суточные не выплачиваются. Если поездка совершается заграницу компенсируется половина положенной суммы. Законодательством не обязывается, но и не запрещается выплата компенсации работникам за расходы на пребывание в чужой местности.

Обычно обязанность возвращения затрат на командировку прописывается в трудовом договоре или руководитель подписывает соответствующий приказ.

Чаще всего человеку выдается аванс на основные расходы, такие как:

  • проезд до места назначения и обратно;
  • затраты на проживание — все расходы по найму помещения для жилья возмещаются, когда с разрешения менеджера сотрудник остается после рабочего дня в месте командирования, после предоставления документов подтверждающих этот факт (чеки из гостиницы, договор на снятие жилья и т.д);
  • другие расходы, средства на которые выплачиваются с разрешения управляющего (питание, общественный транспорт);

Основные правила при отправлении персонала в однодневную командировку (на 2018 год):

  1. Администрация организации обязана издать приказ в унифицированной или свободной форме, соответствующей внутриорганизационному нормативному акту.
  2. Сотрудник кадрового подразделения делает пометки в табеле (буквенный или цифровой код).
  3. Происходит выдача денежных средств на оплату проезда и компенсацию суточных расходов.
  4. После приезда (в течение 3-х рабочих дней) работник предоставляет все чеки, квитанции и прочие документы.
  5. Если сотрудник для передвижения использует собственный транспорт, то необходимо составить маршрут и указать стоимость ГСМ.

Хотя и однодневная командировка мало чем отличается от обычной, знать все нюансы по ее оформлению и общему содержанию необходимо. В данной статье была рассмотрена основная информация, которая поможет разобраться в данном вопросе более тщательно.

Источник: https://ZnayBiz.ru/kadry/rezhim/rabochee-vremya/oplata-komandirovki-na-odin-den.html

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его трудовое место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

  • предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
  • утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании 2 внутренних документов:

  • приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
  • письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

  • стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
  • оплата за проживание в гостинице;
  • суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».

  • другие траты, разрешенные руководством.

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

ФНС РФ считает возможным учесть в налоговых расходах спецодежду, выдаваемую работникам, командированным в районы Крайнего Севера. Подробнее в публикации «Теплую одежду для северной командировки можно списать в расходы».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2018-2019 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

ВАЖНО! Для бухгалтерского учета командировочных расходов в 2018-2019 годах нет необходимости в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Утверждение отчета о потраченных деньгах нужно будет производить на основании тех документов, которые предоставит работник, и в соответствии с положением о командировках, принятом в организации.

Однако многие компании с целью минимизировать риски возникновения спорных с налоговиками ситуаций все еще продолжают использовать прежние правила оформления командировочных расходов. Поскольку, например, в случае использования работником собственного автотранспорта и невозможности подтверждения даты отправки и прибытия проездными документами, служебная записка, по мнению Минфина, не будет являться документом, подтверждающим сроки пребывания в командировке (письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). Следовательно, у проверяющих могут возникнуть вопросы, связанные с размером суточных. А если будет оформлено командировочное удостоверение с отметками о прибытии/выбытии, то споров удастся избежать.

Прочитать, для чего нужно положение о командировках, и скачать его, можно .

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

  • Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
  • Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
  • При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
  • Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

  • остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
  • перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 № Ф03-3248/2011).

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Принимаемые расходы при УСН в 2018 — 2019 годах».

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Об особенностях налогообложения при расчетах с подотчетными лицами, в том числе при направлении работников в командировку, читайте в статье «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами».

Как оплачивать суточные

Суточные при однодневных командировках в 2019 году оплачиваются в особом порядке. Недопустимо производить оплату в соответствии с порядком, который действует для длительных СК.

Так, чиновники установили, что размер выплат напрямую зависит от страны:

  1. Зарубежная командировка 1 день: суточные 50 %. То есть если работник направлен за рубеж на один день, то ему оплатят 50 % от действующей нормы оплаты суточных в день.
  2. Российская командировка одним днем: суточные не оплачивают! При однодневной СК по России работодатель не обязан оплачивать суточные.

ВАЖНО! Взамен суточных работнику могут быть возмещены иные расходы, произведенные в поездке. Например, траты на питание. Размер таких «замещающих» выплат не ограничены. Однако действуют исключения при налогообложении.

Чтобы не ошибиться, используйте памятку, как облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные при СК на один день:

Вид поездки

НДФЛ

Страховые взносы

По России

Сумма, превышающая 700 рублей, подлежит налогообложению в полном объеме.

В полном объеме (Письмо Минфина от 02.10.2017 № 03-15-06/63950).

За рубеж

Сумма, превышающая 2500 рублей, облагается в полном объеме.

Есть исключение! Взносы на травматизм не начисляются, если сумма выплат не превышает 50 % от утвержденного в учреждении лимита. Выплаты, превышающие 50 % лимит, подлежат обложению взносами на НС и ПЗ.

Источник: https://gosuchetnik.ru/kadry/kak-oplachivaetsya-odnodnevnaya-komandirovka

Поездки по поручению работодателя, для выполнения каких-либо заданий могут быть различной длительности.

Документальное оформление командировки на один день вызывает ряд вопросов, особенно с изменениями в нормативных актах. С января 2019 эта процедура значительно упростилась.

Что говорит закон?

Оформление командировки должно быть в соответствии со следующими законодательными нормативными актами:

  • все статьи 24 главы Трудового кодекса;
  • утвержденное Правительством, новое положение об особенностях направления работников в командировки;
  • локальный нормативный документ, определяющий особенности оформления поездок по поручению администрации.

Трудовой кодекс РФ

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Трудовое законодательство определяет, что командировка это – поездка за пределы населенного пункта для выполнения рабочего задания. Она подлежит обязательному оформлению и фиксации расходов.

Путешествие работника по собственной инициативе командировкой не считается и оплачена не будет.

Следует отличать разовые поездки от работы, которая осуществляется в пути.

Например, ряд профессий связанных с эксплуатацией и обслуживанием транспорта, перевозкой и сопровождением грузов и пассажиров, и некоторые другие.

К таким профессиям относят:

  • водителей дальнобойщиков;
  • проводников пассажирских поездов;
  • экспедиторов;
  • стюардесс;
  • моряков;
  • летчиков дальних рейсов и т. д.

Для тех работников, чья основная деятельность носит характер постоянных разъездов, командировочные документы не оформляются.

Среди работодателей иногда встречается мнение, что однодневная командировка не нуждается в специальном оформлении.

Законодательство же не ограничивает продолжительность рабочих поездок ни минимальным, ни максимальным сроком.

Если сотрудник выезжает за пределы населенного пункта по поручению начальства и это не является его трудовыми обязанностями, то такая поездка будет классифицироваться как командировка, даже если она длится меньше суток.

Кого можно отправить?

В командировку даже на 1 день, не может быть отправлен человек, не заключивший с организацией трудовой договор.

В законодательных актах совершенно четко указанно то, что работодатель вправе отправлять в поездку только «своего» сотрудника. При этом не важно, какой вид трудового договора заключен: срочный, бессрочный или по совместительству.

Отдельного внимания заслуживает вопрос – как оформить командировку сотруднику, работающему по совместительству.

Если возникла такая необходимость, то следует предпринять следующие шаги:

  • взять письменное согласие работника;
  • выдать работнику справку, написанную на бланке организации и заверенную подписью руководства, о том, что сотрудник направлен в командировку;
  • работнику необходимо самостоятельно договориться об отгулах или отпуске без содержания, на основном месте работы;
  • далее оформление командировки и отчета не будет отличаться от тех же действий со штатными сотрудниками.

Сотрудники организаций по-разному относятся к поездкам.

Для одних это повод повысить свой профессиональный уровень, для других лишние проблемы. Работодатели должны помнить, что есть определенные категории среди персонала, которые нельзя отправлять в командировки.

В крайнем случае, берется расписка о том, что они были проинформированы о праве отказаться от поездки по поручению администрации.

Категории сотрудников, которых отправляют в командировки с их согласия, и только в крайнем случае:

  • работники, не достигшие совершеннолетия;
  • беременные сотрудницы;
  • сотрудники, работающие по ученическому договору;
  • женщин, у которых младшему ребенку не исполнилось трех лет;
  • родители или опекуны воспитывающие ребенка без супруга;
  • работники, ухаживающие за недееспособными родственниками, при наличии медицинского заключения;
  • инвалидов, если им запрещены поездки по медицинским показаниям.

Как оформить отзыв из командировки? Информация — в нашей статье.

Порядок расчета среднего заработка при увольнении вы узнаете .

Оформление

Законодательно не определена минимальная продолжительность командировки. Она может быть как многодневной, так и меньше суток, без ночевки.

Оформление любой поездки по поручению работодателя должно быть в соответствии с действующими поправками к нормативным актам.

В 2019 количество обязательных документов сократилось. До этого обязательными были:

  • унифицированный приказ о направлении в командировку;
  • командировочное удостоверение;
  • служебное задание;
  • финансовый отчет о возмещаемых тратах.

Эти документы фактически дублировали свое содержание и сильно затрудняли документооборот в отделах персонала. Решение об упрощении оформления поездок по поручению администрации было логичным и закономерным.

В настоящее время обязательным документом для оформления командировки является приказ. Причем он не обязательно должен быть утвержденной, унифицированной формы.

Организация самостоятельно решает о том, какие виды кадровых приказов будет использовать в работе. Об этом обязательно должна быть сделана отметка в инструкции по ведению делопроизводства.

Независимо от того, какую форму приказа выбрала администрация предприятия, он должен отражать следующие пункты:

  • номер и дату издания приказа о командировке;
  • фамилию имя отчество командируемого работника;
  • должность или место работы сотрудника;
  • точное название места командировки (обязательно указание административного подчинения);
  • дни начала и конца поездки, если срок меньше суток, то дата будет одна;
  • цель поездки по поручению работодателя;
  • организацию, оплачивающую поездку;
  • отметку об ознакомлении с данным приказом от самого сотрудника, так и от заинтересованных лиц.

Унифицированные бланки приказов можно скачать тут:

Бланк формы Т-9

Бланк формы Т-9а

Оформление служебного задания и командировочного удостоверения больше не являются обязательными.

Если работодатель решил, что эти документы необходимы, то в них переносятся данные из приказа. Обязательность использования надо отметить в локальном нормативном документе.

Еще один документ, потерявший в настоящее время актуальность – журнал учета командированных сотрудников.

Ранее в организациях велись два журнала:

  • учет сотрудников, выбывающих в командировки;
  • учет работников сторонних организаций, прибывших в командировку.

После принятия соответствующего постановления Правительства, с 8 августа 2019 эти журналы закрываются и сдаются в архив, либо уничтожаются.

Для учета выбывших в командировки работников стало достаточно внести отметку в табель.

Напротив фамилии сотрудника под датой поездки ставится либо буква К, либо код 06. Без указания количества часов, даже если это командировка на один день.

Как оплачивается командировка на один день?

В оформлении командировки сроком меньше суток нет существенных отличий, от более длительных поездок.

И в бухгалтерских и в кадровых документах эти дни учитываются и оплачиваются одинаково:

  • если день командировки выпал на рабочий, то сотрудник получает среднюю заработную плату;
  • если командировка совпала с праздничным или выходным днем, то работнику выплачивается двойная сумма от средней заработной платы.

Основное отличие компенсаций в том, что суточные при однодневной командировке по России не выплачиваются.

Если работник едет на срок меньше одного дня заграницу, то ему выплачивают половину положенной суммы.

Для поездки на несколько дней, законодательно предусмотрена обязательная компенсация, не облагаемая НДС, это:

  • до 700 рублей по России;
  • до 2500 рублей в случае поездки за границу, выплачивается в валюте принимающей стороны.

Однако, работодателю не стоит оставлять своих сотрудников без суточных или какой либо компенсации.

Закон не обязывает, но и не запрещает возвращать работникам расходы на пребывание в другой местности. Обычно такая выплата оформляется как компенсация и может равняться обычной сумме.

Обязанность возвращать расходы на командировки меньше суток, должна быть прописана в коллективном трудовом договоре.

В противном случае, руководитель издает соответствующий приказ о дополнительных выплатах работнику.

Отличие командировки от простой поездки – оплата работодателем основных расходов.

Обычно сотруднику выдаются авансовые средства на следующие нужды:

  • расходы на проезд до места командировки и обратно;
  • траты на проживание;
  • дополнительные расходы, они связаны с проживанием вне дома, так называемые суточные, в 2019 году они сохранили актуальность для длительных командировок;
  • иные расходы, оплачиваемые по разрешению работодателя — например, питание или проезд в общественном внутригородском транспорте.

Работнику при однодневной поездке в обязательном порядке компенсируется стоимость проезда.

А в некоторых случаях и проживания, например, если время отбытия с места командировки достаточно позднее, и сотруднику необходимо отдохнуть перед дорогой. Это может быть платная комната отдых или гостиничный номер при вокзале или аэропорту.

Сотрудник может поехать на личном или служебном транспорте.

В этом случае составляется служебная записка. В ней обосновывают необходимость подобного вида передвижения, прописывают маршрут и указывают примерную стоимость.

Работодатель компенсирует стоимость ГСМ из расчета по километрам. В качестве подтверждения трат предъявляются чеки с заправок.

Если день поездки по поручению работодателя выпадает на выходной или праздничный день, то он оплачивается в двойном размере. Это будет оформлено так как если бы рабочая смена выпала на нерабочий день.

Как написать отчет о командировке? Пример вы найдете в нашей статье.

Как продлить командировку сотруднику? Узнайте .

Какие выплаты положены при увольнении? Информация — .

Общие правила при направлении работника в командировку на один день в 2019 году

  • Администрация издает приказ о командировке. Это может быть как уже привычная унифицированная форма, так и свободная, но обязательно утвержденная локальным нормативным актом;
  • Работнику выдаются авансовые средства на оплату проезда и компенсацию взамен суточных расходов;
  • Работником отдела кадров делается отметка в табеле. На день отсутствия сотрудника ставится буквенный либо цифровой код, даже если поездка выпала на выходной или праздник;
  • По возвращению работник в течение трех рабочих дней предоставляет авансовый отчет и документы о фактических расходах – чеки, проездные документы, квитанции;
  • Если сотрудник едет на личном транспорте, то по приезде составляется служебная записка, с указанием маршрута и стоимости ГСМ.

В 2019 году оформление однодневных командировок стало значительно проще и лаконичнее.

Для направления персонала в поездку на один день достаточно издать приказ. Средства на проезд, проживание и компенсацию расходов, выдает бухгалтерия.

Перед ними же сотрудник отчитывается после возвращения. Упрощение документооборота должно позитивно сказаться на качестве работы сотрудников.

Источник: http://kadriruem.ru/komandirovka-na-odin-den/

Для выполнения служебного поручения сотрудник может направляться в служебную командировку. Запретов относительно срока, на который можно отправлять работника в командировку, Трудовой кодекс не содержит. Равно как не дает и рекомендаций.

При этом имеются нормы законодательства, определяющие максимальный срок, на который сотрудник может быть командирован.

Так, срок командировки работников определяется руководителями предприятий, но он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. А срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года (инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее – Инструкция)).

Как правило, срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», далее – Положения).

Иными словами, временных ограничений командировки нет, во всяком случае, в части минимального срока. Следовательно, поездка сотрудника для выполнения служебного поручения сроком в один день признается служебной командировкой.

Общие положения

Поскольку даже однодневная поездка по рабочим делам может быть признана командировкой, к ней применяются все те же правила, что и к обычной командировке.

Так, если руководство компании определилось с необходимостью командировать сотрудника и определило срок поездки, необходимо учитывать, что не каждого работника можно туда отправить.

Трудовым законодательством установлено немало ограничений. Например, в статье 259 Трудового кодекса поименованы категории работников, которых запрещено отправлять в служебные командировки. К ним относят беременных женщин.

Женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допустимо направлять в командировки только с их письменного согласия. Да и то только при условии, что это не запрещено им по медицинским показаниям. Последнее правило применимо также к матерям и отцам, воспитывающим без «второй половинки» детей в возрасте до пяти лет, к работникам, имеющим детей-инвалидов, и к сотрудникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Например, сотрудник может отказаться от командировки, если он является отцом-одиночкой и воспитывает малолетнего ребенка. В данном случае сотруднику необходимо написать заявление об отказе от поездки. Такой документ создается в произвольной форме. Например, это заявление можно оформить так:

Генеральному директору

ООО «Астра»

О.Д. Романовой

от инженера И.О. Иванова

Я, И.О. Иванов, отказываюсь от служебной командировки, так как являюсь отцом-одиночкой и воспитываю ребенка в возрасте 3 лет.

С правом отказаться от поездки ознакомлен под роспись.

Иванов И.О. Иванов

(подпись) (расшифровка)

Нельзя отправлять в служебные командировки сотрудников в период действия ученического договора. Разумеется, если речь не идет о командировках, связанных с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

В служебную командировку нельзя направлять несовершеннолетних сотрудников. Исключения составляют случаи, когда не достигший 18-летного возраста работник занят на творческой работе.

Как оформить командировку

Однодневная командировка должна оформляться так же, как и любая другая командировка.

Рассмотрим, какие потребуются документы.

В первую очередь руководитель структурного подразделения докладывает руководителю о необходимости направить сотрудника в командировку. В случае согласия последнего составляется служебное задание. Данный документ имеет унифицированную форму № Т-10а (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В нем подробно расписывается цель командировки. Далее издается приказ руководителя по форме № Т-9 (если в командировку отправляется один сотрудник) и формы № Т-9а (если командируются несколько человек). Приказы утверждены тем же постановлением, что и форма служебного задания.

Тем не менее при оформлении однодневной командировки имеются спорные моменты. Таким является необходимость создания командировочного удостоверения. Напомним, что данный документ также имеет унифицированную форму № Т-10. Причем решить этот вопрос однозначно не выходит даже у законодателей.

Если обратиться к Инструкции, нетрудно прийти к выводу, что командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован. Что и логично. Ведь целью создания командировочного удостоверения является подтверждение времени пребывания работника в служебной командировке. Поэтому при командировке сотрудника на один день, считаем, необходимости в таком документе нет. При условии, что, конечно, имеется приказ о направлении в командировку.

В письмах Минфина России от 16 ноября 2006 г. № 03-03-04/2/244, от 24 октября 2006 г. № 03-03-04/2/226 указано, что приказ о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение. Поэтому в случае издания приказа оформление командировочного удостоверения необязательно.

Но есть и альтернативное решение вопроса. Так, в Положениях отмечается, что на основании решения руководителя сотруднику оформляется командировочное удостоверение (п. 7). Уточнений здесь не приводится. Но требования все-таки существуют, а потому должны быть исполнены, невзирая на логику и практическую необходимость.

Это важно

Поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Как правильнее поступить в таком случае – решать бухгалтеру компании.

В любом случае сотрудник должен представить авансовый отчет. Именно этот документ является одним из важнейших доказательств факта командировки. Отчет имеет унифицированную форму АО-1, шаблон которой утвержден постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Он должен быть составлен сотрудником в течение трех дней по возвращении из командировки. Если, разумеется, руководство не установило иной срок.

Запись о командировке сотрудника нужно сделать в Журнале учета работников, выбывающих в командировки (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

Во время отсутствия сотрудника в табеле учета рабочего времени форма № Т-13 (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) проставляется буквенное обозначение «К» или цифровое «06».

Количество отработанных часов не ставится, поскольку за работником на время командировки сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

Выплата суточных

При командировках в местность, откуда работник (исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы) имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Суточные выплачиваются для покрытия личных расходов работника на срок служебной командировки. Оплачивается также проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, возмещаются расходы по найму жилого помещения. Выплату же суточных законодатель обусловил проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов (постановление Верховного Суда РФ от 4 марта 2005 г. № ГКПИ05-147).

Однако если компания приняла решение выплачивать суточные, то возникает следующий вопрос: нужно ли облагать их НДФЛ? По этому вопросу сложилась двойственная позиция.

Есть решения судов, в которых арбитры отмечают, что «подоходный» налог нужно удерживать. Например, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 14 декабря 2011 г. № А27-2997/2011 служители Фемиды указали, что суточные, выплаченные обществом работникам при однодневных командировках, являлись для последних доходом и, следовательно, должны облагаться НДФЛ.

Имеются также решения, указывающие, что налог на доходы физлиц в данном случае удерживать не нужно. К примеру, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 8 февраля 2011 г. № А56-12834/2010 отмечено, что налоговая инспекция доначислила НДФЛ неправомерно. В обоснование своей позиции налоговики указали, что место командировки значительно удалено от постоянного места жительства работника. Ежедневное возвращение сотрудника из места командировки домой затруднительно и требует значительных временных затрат. Поэтому выплата суточных в таком случае обоснована и НДФЛ удерживать не нужно. Не облагаются НДФЛ все виды компенсационных выплат в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Кроме того, при подобном подходе суточные запросто можно «загнать» в базу по налогу на прибыль и не облагать страховыми взносами (п. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Оплата понесенных расходов

В случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему:

  • расходы по проезду;
  • затраты по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные траты, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (с т. 168 ТК РФ).

Налоговым законодательством помимо перечисленных расходов в базу по налогу на прибыль разрешено включать суммы, израсходованные на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов; консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для того чтобы такие расходы учесть в базе по налогу на прибыль, сотрудник должен представить билеты, чеки, квитанции произведенных затрат.

Ю.Л. Терновка, редактор-эксперт

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Источник: http://www.buhgalteria.ru/article/n56174

Обновление: 15 ноября 2016 г.

Закон (ст. 166 ТК РФ) не ограничивает продолжительность служебной командировки ни минимальным, ни максимальным сроками. Это означает, что срок командировки определяется исключительно работодателем с учетом характера служебного поручения работнику. Следовательно, однодневное командирование работника не противоречит закону.

Командировочные расходы за один день командировки

В отношении однодневной командировки действуют общие правила статей 167, 168 ТК РФ о гарантиях, но с некоторыми изъятиями.

Так, расходы по проезду командированному работнику возмещаются всегда при предоставлении проездных документов, равно как и иные расходы, понесенные с разрешения/ведома работодателя.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются лишь в случаях, когда по согласованию с руководителем организации работник по окончании рабочего дня остается в месте командирования, и при предоставлении соответствующих документов (чеков из гостиницы, договоров с собственником жилья и т.п.).

Суточные расходы при командировках на 1 день по России не выплачиваются в силу прямого указания об этом в абз. 4 п. 11 Положения об особенностях.

Если же работник командирован на один день за границу, то суточные выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных для загранкомандировок, определяемой локальным нормативным актом о командировках (п. 20 названного Положения, ст. 168 ТК РФ).

Суточные при однодневных командировках в 2016 году изменений не претерпели, хотя существовал законопроект об их отмене. Возможно, это произойдет в следующем году. Но, пока этого не произошло, прежние правила остаются в силе.

Оформление однодневной командировки

В коммерческой организации порядок направления в служебные командировки может быть установлен локальным нормативным актом (например положением о командировках) с конкретизацией этой процедуры (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Если такой локальный акт отсутствует или в нем не конкретизирован этот порядок, то действует общий, установленный Положением об особенностях.

Никаких отличий от многодневных командировок в плане процедуры оформления командировки на 1 день не имеется.

Первым этапом процедуры является издание приказа или распоряжения работодателя (в письменной форме) о направлении работника в служебную командировку. В нем, помимо обязательных для этого документа реквизитов, определяются место, срок и цель командировки, также можно указать источник финансирования командировки и другие важные моменты, предусмотренные локальным положением о командировках.

Второй этап оформления командировки на один день – выдача работнику аванса на оплату командировочных расходов (п. 10 Положения об особенностях). Она может осуществляться как путем выдачи работнику наличных сумм в кассе организации, так и путем перечисления подотчетных сумм на его банковскую карту, если соответствующее условие закреплено в локальном акте о командировках.

Если в этом локальном акте предусмотрено ведение журнала учета командировок (прибывших/выбывших командированных работников), то еще одним этапом будет внесение в них соответствующих записей.

Источник: https://glavkniga.ru/situations/s502399

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *