Классификация бухгалтерских документов

Цель и задачи темы

Цель – изучение процедуры первичного наблюдения, критериев отбора фактов хозяйственной жизни, оформлений и измерений экономических событий.

Задачи:

  • изучить содержание, назначение бухгалтерских документов;
  • рассмотреть порядок заполнения первичных документов;
  • рассмотреть признаки группировки первичных документов.

7.1. Первичное наблюдение, бухгалтерские документы и их назначение

7.2. Классификация документов

7.3. Порядок составления и хранения документов

Выводы

Вопросы для самопроверки

Библиография

Версия для печати
Хрестоматия
Практикумы
Презентации

7.1. Первичное наблюдение, бухгалтерские документы и их назначение

Первичное наблюдение – основа функционирования хозяйственного учета. Оно охватывает:

  • оценку и критерии отбора фактов хозяйственной жизни;
  • однозначное объявление объектов и событий, отражаемых в учете;
  • совмещение во времени оформления наблюдения и измерения фактов хозяйственной жизни;

способы контроля наблюдения и передачи фактов хозяйственной жизни для дальнейшей обработки.

По результатам первичного наблюдения приступают к составлению документов. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые и служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета. Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Финансово-хозяйственная деятельность организаций сопровождается выполнением многочисленных и разнообразных операций, каждая хозяйственная операция обязательно оформляется учетными документами, содержащими первичные сведения о совершенных хозяйственных операциях или праве на их совершение. Объектами учетных документов являются процессы снабжения, производства и продажи, а также отдельные подразделения организации, различные финансовые, хозяйственные, расчетные отношения внутри и за пределами организации.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомитетом России в 1997-2000 гг. по согласованию с Минфином России, Министерством экономики и развития торговли РФ и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти по следующим разделам учета:

  • учет сельскохозяйственной продукции и сырья;
  • учет труда и его оплаты;
  • учет основных средств и нематериальных активов;
  • учет материалов;
  • учет работ в капитальном строительстве;
  • учет работ в автомобильном транспорте;
  • учет результатов инвентаризации;
  • учет кассовых и расчетных операций;
  • учет торговых операций и др.

Если организации совершает операции, которые не могут быть оформлены типовыми документами, она может разработать свою форму первичного документа, которая должны быть предусмотрена учетной политикой организации и содержать перечень обязательных реквизитов.

Кроме учетных документов, учетная информация может содержаться на машинных носителях информации. Они применяются в вычислительной технике для получения и обработки сведений об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях. Для механизированной обработки в бухгалтерских документах введены специальные реквизиты (коды организаций, его структурных подразделений и т. д.)

С документами тесно связаны такие понятия как документация (первичный учет), унификация, стандартизация и документооборот.

Документация – способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами – начальная стадия бухгалтерского учета. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.

Предварительный контроль осуществляется руководителями организации (руководитель, главный бухгалтер, главный инженер, мастер и т. п.) при подписании документов, так как, подписывая документ, они берут на себя персональную ответственность работника подписавшего документ, за совершенные им действия.

Текущий контроль производится в процессе учета и анализа (оперативного) финансово-хозяйственной деятельности; для углубления анализа привлекаются первичные документы.

Последующий контроль осуществляется в основном в форме документальных ревизий, а также путем проверки счетными работниками документов, служащих основанием для оформления хозяйственных операций.

Унификация документов – разработка типовых форм документов для использования их при оформлении однородных операций в различных организациях независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности. Унификация способствует упрощению и сокращению документов, а также приспосабливает их к обработке на ЭВМ: замене разовых документов накопительными, ликвидации лишних показателей имеющихся в документах, объединению нескольких отдельных документов в комбинированные и т. д.

Стандартизация документов – установление одинаковых (стандартных) размеров бланков однотипных документов, которые позволяют более эффективно использовать бумагу при печати документов, уменьшают ее расходы. Кроме того, стандартизация облегчает обработку документов, использование электронно-вычислительных машин и хранение документов в архиве.

Документооборот – путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. В каждой организации документооборот разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем организации. Документооборот предусматривает:

  • наименование отчетов или первичных документов;
  • время составления;
  • лицо, которое составляет, подписывает или ведет запись в документах;
  • сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию;
  • лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ, контролирует, как он используется в бухгалтерии и в каком деле хранится в текущем архиве.

7.2. Классификация документов

Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения (см. рис.).

Классификация бухгалтерских документов

Распорядительные документы содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д. Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указания на совершение отраженных в документах операций.

Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приема-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие произведенные расходы, отчеты материальнот ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера и т. д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, расчеты отклонений от нормативной себестоимости, разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией и т. п.

Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т. д.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов, счета, платежные требования, акты приема-передачи основных средств, акты на списание основных средств и т. п.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетным лицом: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

По содержанию хозяйственных операций документы подразделяют на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. Например, акты приема-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств; с их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К денежным документам относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты и др.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами: платежные поручения, расчетные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет и др.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются один раз для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Накопительные документы составляются за определяемый период (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы от сводных отличаются тем, что они составляются постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются в организации для отражения текущих операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, наряды, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Внешние документы заполняются за пределами данной организации и поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и т. д.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники.

Документы, составляемые вручную, заполняются от руки, либо на пишущей машинке.

Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

7.3. Порядок составления и хранения документов

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, поэтому к оформлению документов предъявляются особые требования.

Своевременность оформления документов. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в конце рабочего дня на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запущенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление, а затем передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

Точность, ясность и полнота содержания операции, оформляемой документом. В каждом документе текст, характеризующий операцию, должен быть конкретным, с тем чтобы после заполнения не возникали неясности. Все показатели по форме документы должны быть заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты.

Четкое заполнение документа. Заполнение бланка документа должно производиться на машинке, чернилами или химическим карандашом, аккуратно и разборчиво. В документах не допускается не оговоренные исправления. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы; они не могут служить доказательством совершения операций или правильности записей в бухгалтерском учете. Документы с дефектами возвращают лицам, ответственным за их составление; документы, содержащие подчистки, не возвращают, а лиц, виновных в их совершении, привлекают к ответственности.

Для проведения контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут быть на бумажных и машинных носителях информации.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • код формы;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственных операций;
  • измерители хозяйственных операций (количества, суммы);
  • должность лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровку, включая случай создания документов с применением вычислительной техники.

При необходимости могут быть включены дополнительные реквизиты.

Документы на машинных носителях информации в обязательном порядке содержат:

  • наименование организации;
  • дату записи документа;
  • местонахождение организации;
  • код оператора, записавшего документ на магнитную ленту.

Документы на машинограммах обязательно содержат:

  • наименование и местонахождение организации;
  • дату составления.

Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры или передачи на машиносчетную установку подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа. Во-первых, документы проверяются по существу, т. е. устанавливается целесообразность и законность указанной в документе операции; определяется, имела ли место данная операция вообще и в том объеме, который указан в документе. При этом используют метод встречной проверки документов, например сопоставление нарядов на изготовление изделий и накладных на оприходование этих изделий; накладных на отгрузку продукции и квитанций покупателей на прием этой продукции и т. п. Во-вторых, производится формальная проверка документа, т. е. устанавливается, выписан ли документ на бланке установленной формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвующих в совершении операции и оформлении документов. В-третьих, проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке и контировке.

Группировка – это подборка документов в однородные не только по названиям, но и по документам, связанным с ними. Она позволяет подводить общие итоги по однородным документам, что значительно облегчает учетную обработку сгруппированных данных и дает возможность производить записи одной бухгалтерской проводкой.

Арифметическая проверка документов позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

Таксировка документов – выражение натуральных показателей в денежном измерении и подсчет суммы.

Под контировкой документов понимают уточнение счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документах хозяйственные операции.

После записи документов по бухгалтерским регистрам происходит их погашение, которое оформляется приложением к каждому документу штампа «получено» или «погашено». Такое гашение документов следует проводить для предотвращения злоупотреблений путем вторичного использования уже проведенных документов.

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, чем обеспечивается их сохранность и удобство хранения; документы переплетаются в папки последовательно в порядке нумерации журнальных статей помесячно. На обложке папки указывают наименование организации, название и порядковый ее номер, год, месяц и количество листов в папке. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел, который имеет следующую форму:

Дата принятия на хранение

Номер полки хранения

Название и номер дела

Год и месяц

С какого по какой номер статьи

Количество листов в деле

Примечание

Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Перечень и сроки хранения документов в организации, а также порядок их передачи в государственные архивы утверждены Главным архивным управлением в 1989 г.

Выводы

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые и служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомитетом России в 1997-2000 гг. по согласованию с Минфином России, Министерством экономики и развития торговли РФ и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами – начальная стадия бухгалтерского учета.

Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения. Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции.

Вопросы для самопроверки

  1. Что представляют собой первичное наблюдение, первичный учет?
  2. Что такое документ?
  3. Какие документы называют первичными?
  4. Тождественны ли понятия «документ» и «первичный доку­мент»? Почему?
  5. В чем состоят сущность и значение документов?
  6. Какие показатели относятся к обязательным реквизитам и почему нельзя обойтись даже без некоторых из них?
  7. Для чего нужны дополнительные реквизиты? Приведите примеры.
  8. Чем отличаются бухгалтерские документы от других носителей первичных данных?
  9. Какие требования предъявляются к оформлению документов?
  10. Что такое унификация и стандартизация документов? Какова их роль в учете?
  11. Как классифицируются документы?
  12. Дайте характеристику и приведите примеры документов бухгалтерского оформления. Чем обусловлена их необходимость?
  13. В чем заключается проверка документов по существу?
  14. Дайте характеристику встречной проверки документов.
  15. Почему на денежных и банковских документах нельзя делать исправления?
  16. Что такое документооборот и каково его значение?
  17. Каковы назначение архива и его виды? Какова роль бухгалтера в его организации?
  18. Каким нормативным актом регламентируются вопросы создания, принятия и отражения в учете документов, их хранения?
  19. Каким органом утверждаются унифицированные формы первичных документов?

Библиография

  1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ (с последующими изменениями и дополнениями).
  2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Приказ Минфина России от 24.03.2000 г. №31н.
  3. Кутер М. И. Теория бухгалтерского учета: Учебник. 3-е изд., перераб. и доп. — М.: Финансы и статистика, 2004/
  4. Ковалев В. В. Финансовый учет и анализ: концептуальные основы. – М.: Финансы и статистика, 2004.

Версия для печати

Перейти к версии для печати

Любой бухгалтерский документ состоит из юридической и экономической информации.

Определение 1

Под экономической информацией бухгалтерского документа подразумевается осуществление первичного наблюдения и первичная регистрация фактов хозяйственной деятельности.

Определение 2

Под юридической составляющей бухгалтерского документа подразумевается отражение исчерпывающих представлений и совершенного факта деятельности хозяйствующего субъекта, а также обеспечение данной информации доказательной силой.

Классификацию бухгалтерских документов можно осуществить по двум показателям:

  • экономический показатель, что означает разделение бухгалтерских документов по роли и значению в учетном процессе;
  • правовой показатель, который обозначает разделение бухгалтерских документов по качественным характеристикам, позволяющим выявить необоснованные отклонения от документооборота и доказательства противоправной деятельности.

Этот вопрос требует более глубокого изучения, поэтому в следующих разделах данной статьи более подробно рассмотрим этот вопрос.

Любой бухгалтерский документ отражает данные движения денежных средств и товарно-материальных ценностей. Поэтому принято выделять бестоварные и безденежные бухгалтерские документы.

Определение 3

Безденежный бухгалтерский документ – это расходный кассовый ордер, согласно которому получатель не получал деньги.

Определение 4

Бестоварный бухгалтерский документ – это вид бухгалтерского документа, который содержит все реквизиты, по которым не было факта передачи товара. Это могут быть накладные и счет-фактуры.

Существует несколько целей оформления бестоварных документов:

  • хищение сырья и материалов по подложным данным о фактическом расходовании их на производство;
  • выдача иным компаниям и предприятиям фиктивной документации в целях сокрытия их противозаконных действий;
  • сокрытие недостачи материальных ценностей, которые появились вследствие хищений, путем оформления фиктивной или изменения подлинной документации.

Таким образом, можно сделать вывод, что сокрытие недостачи или излишков – основные цели подготовки безденежных документов.

Замечание 1

В случае проверки правоохранительными и контролирующими органами бухгалтерских документов на предмет подлинности, важно знать, что имеет место факт совершения случайных ошибок, которые были допущены по невнимательности, неопытности или незнании основ учетной работы.

Классификация бухгалтерских документов по экономическому признаку

Бухгалтерские документы и их классификация по экономическому признаку подразумевает дальнейшее выявление подгрупп. Так, можно обозначить следующие признаки классификации бухгалтерских документов по экономическому признаку:

  • назначение;
  • отражение и охват хозяйственных операций;
  • количество учитываемых позиций;
  • место составления;
  • способ исполнения.

Рассмотрим подробнее каждый признак.

При классификации бухгалтерских документов по назначению можно выделить четыре вида бухгалтерских документов:

  • распорядительные документы;
  • исполнительные или оправдательные документы;
  • документы бухгалтерского оформления;
  • комбинированные документы.

К распорядительным документам относятся бухгалтерские документы, содержащие указания руководства компании по хозяйственным операциям. Это приказы, доверенности и распоряжения.

Исполнительными документами являются бухгалтерские документы, подтверждающие факт осуществления хозяйственных операций. Это на акты на списание ценностей, накладные, платежные требования, а также отчеты кассиров. Материально-ответственные лица используют этот вид бухгалтерских документов для осуществления выдачи и получения материальных ценностей.

Определение 5

Документами бухгалтерского оформления являются документы, которые служат для обобщения и использования в учетном процессе распорядительных и исполнительных документов.

Это мемориальный ордер, группировочная ведомость, карточка, расчет, справка.

Комбинированные документы служат для осуществления нескольких последовательных операций. Это авансовый отчет или кассовый ордер. Так, к примеру, расходные авансовые ордеры включают в себя подпись, указания распорядителей кредитов о выдаче денежных средств, подтверждения о выдаче денежных средств из кассы, а также о получение этих денежных средств.

При классификации бухгалтерских документов по порядку отражения операций можно выделить два вида документов:

  • первичные бухгалтерские документы;
  • сводные бухгалтерские документы.

К первичным документам относятся бухгалтерские документы, отражающие конкретные хозяйственные операции и образующие основу настоящего учета. Это может быть накладная, кассовый ордер, чек или счет-фактура.

К сводным документам относятся бухгалтерские документы, составляющиеся на основе первичных документов, и суммирующие первичные документы. Это кассовые отчеты, отчеты о расходе материалов и т.д.

При классификации бухгалтерских документов по способу охвата можно выделить два вида документов:

  • разовые бухгалтерские документы;
  • накопительные бухгалтерские документы.

К разовым документам относятся бухгалтерские документы, в которых отражается выполнение хозяйственной операции за один прием. Это чек или платежное требование.

Накопительные бухгалтерские документы составляются не в один рабочий этап и отражают однородные операции за определенный период времени. Это накопительные ведомости, табель учета рабочего времени и лимитно-заработные карты.

При классификации бухгалтерских документов по количеству учитываемых позиций принято выделять два вида документов:

  • однострочные бухгалтерские документы;
  • многострочные бухгалтерские документы.

К однострочным относятся документы, в которых есть всего одна учетная позиция.

Определение 6

Многострочные бухгалтерские документы – это все расчетно-платежные ведомости.

При классификации бухгалтерских документов по месту составления принято выделять:

  • внутренние бухгалтерские документы;
  • внешние бухгалтерские документы.

К внутренним бухгалтерским документам относятся документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции внутри компании. Это накладная, кассовый ордер и т.д.

Внешними бухгалтерскими документами принято называть документы, отражающие взаимоотношения компании со своими партнерами по экономической деятельности. Эти документы приходят в компанию от партнеров. Это платежные поручения и счет-фактура.

И последний способ классификации бухгалтерских документов по экономическому признаку – способ исполнения. Здесь выделяют два способа:

  • ручной;
  • механизированный.

Под механизированным способом понимается подготовка документа на компьютере.

Классификация бухгалтерских документов по правовому признаку

Бухгалтерские документы, их назначение и классификация по правовому признаку бывают двух видов:

  • доброкачественными или как их еще называют полноценными;
  • недоброкачественными.

Определение 7

Доброкачественные бухгалтерские документы – это вид документов, которые отвечают требованиям ст. 9 Закона № 402.

Существует несколько критериев доброкачественности бухгалтерских документов:

  • формальный критерий;
  • критерий законности;
  • критерий действительности.

Рассмотрим каждый более подробно.

При формальном критерии предусматривается подготовка бухгалтерских документов в соответствии с определенной формой.

Пример 1

В Российской Федерации широкое применение имеют типовые межведомственные формы разного вида первичных документов. Компании пользуются ими в разных сферах финансово-экономической деятельности, указывая ту или иную операцию на специальных бланках. Важно помнить, что необходимо заполнить все реквизиты.

Определение 8

Инверсия – подготовка взаимосвязанной документации в обратном порядке. Это довольно частое нарушение, негативно влияющее на защитные функции бухучета.

При критерии законности подразумевается законность и санкционирование уполномоченными должностными лицами хозяйственной операции, указанной в документе. Категорически запрещено принимать к исполнению и оформлению бухгалтерские документы, в которых отражены операции, противоречащие действующему законодательству.

Определение 9

Главный бухгалтер – ответственное лицо за соответствие хозяйственных операций законодательству Российской Федерации.

Слишком сложно? Не парься, мы поможем разобраться и подарим скидку 10% на любую работу Опиши задание

При критерии действительности доброкачественных документов главным принципом является отражение в документах реальной хозяйственной операции, ее объемов, даты и данных осуществления, указание лиц, которые принимали в ней участие.

Замечание 2

Бухгалтерский документ, в котором не соблюден хотя бы один из вышеперечисленных критериев считается недоброкачественным.

При классификации недоброкачественных документов по нарушенным требования выделяются несколько групп бухгалтерских документов:

  • документы, которые неверно оформлены, то есть без указания необходимых реквизитов, либо наоборот с указанием лишних реквизитов, с указанием ненадлежащих реквизитов. Такие документы бухгалтерия не может принять к учету;
  • бухгалтерские документы, в которых отражены незаконные операции, оформленные на хозяйственные операции, не соответствующие правовым нормам. Это, к примеру, может быть акт на списание материалов на капитальный ремонт с завышенной стоимостью.
  • бухгалтерские документы, которые отражают вымышленные операции, по факту не существующие. При рассмотрении таких документов, необходимо познакомиться с таким понятием как «фиктивный документ».

Определение 10

Фиктивный документ – это первичный документ вымышленного характера, подлинный аналог такой документ не имеет.

Фиктивные документы могут быть подготовлены как несуществующей компанией, так и действительным предприятием. Зарегистрировать фиктивный документ могут в свободном документе, но по факту данного документа никогда не было. Таким образом, фиктивный документ не считается поддельным, так как его в принципе никогда не было.

Проверка бухгалтерских документов правоохранительными и контролирующими органами

Во время расследований экономических преступлений бухгалтерские документы могут открыть много информации, так как в них находится юридически значимые данные. Успешное использование бухгалтерской документации сотрудниками правоохранительный органов – ключ к предупреждению, обнаружению и раскрытию хищений, хозяйственных преступлений.

Для юристов же изучение бухгалтерской документации – основа для выявления множества возможных неточностей между хозяйственными операциями и документами, в которых они отражены, а также между самими документами. Помимо этого это изучение бухгалтерской документации дает возможность юристам провести активную поисковую деятельность на предмет выявлений нарушений, раскрытия преступлений или просто в целях профилактики.

Замечание 3

Важно отметить: умение юриста выявить признаки подлогов в бухгалтерской документации имеет особое значение.

Подлог можно обнаружить как несоответствие неких действий участников кредитно-денежных сделок во времени, месте, отклонении от порядка реализации учетных операций, несоответствии между разными копиями одного документа, несоответствии штампов и печатей названию компании и т.д.

Существует два вида подложных бухгалтерских документов:

  • фальсифицированные, то есть те, которые были изменены при помощи материального подлога;
  • подложные документы, которые заведомо содержали ложную информацию – это те, которые составлены при помощи интеллектуального подлога.

Определение 11

Материальный подлог – это непосредственное изменение в реквизитах документа. Материальный подлог еще называют подделкой или фальсификацией.

Есть несколько видов материального подлога, а именно:

  • дописки;
  • подчистки;
  • травления и смывания;
  • технические подделки подписи;
  • подделка штампов и печатей.

Рассмотрим более подробно каждый вид.

Подчистка является механическим уничтожением отдельных записей, штрихов или реквизитов в документации. Важно отметить, что при подчистке на исправленном месте появляется новая запись.

Есть несколько признаков, по которым можно определить факт подчистки:

  • взъерошенные волокна и утончение слоя бумаги (определяется на просвет);
  • наличие остатков штрихов начальных записей;
  • различия в цвете чернил;
  • несоответствие в разлиновке бухгалтерского документа.

Допиской и дорисовкой считаются изменения начального текста бухгалтерского документа, при помощи внесения в него отдельных слов и записей.

Дописку и дорисовку можно определить по нескольким признакам:

  • интервалы между строками и словами нарушены;
  • на полях документа есть записи;
  • различия в цвете чернил;
  • текст относительно линии строки расположен неестественно.

Пример 2

Например, дописку запятой можно осуществить в графе «количество товара». Так 506 кг можно изменить на 50,6 кг. Либо дорисовать можно отдельный элемент буквы или цифры. «5» заменить на «6», «3» заменить на «8» или букву «с» заменить на «о».

Почерковедческая экспертиза определяет наличие факта дописок и дорисовок цифр и букв, подделку почерка материально ответственного лица.

Травление и смывание используется для уничтожения начального текста.

Определить факт травления и смывания можно по нескольким признакам:

  • расплывы в штрихах текста;
  • наличие матового или желтого пятна на отдельных участках документа.

При помощи люминесценции рассматриваются документы, в которых есть подозрение на факт наличия травления и смывания. Если травление или смывание было осуществлено не в полном объеме, возможно установить фрагменты начального текста.

Технической подделкой подписи является перекопирование ее с другого документа.

Определить подделку можно по нескольким признакам:

  • извилистые штрихи;
  • темп исполнения замедленный;
  • наличие следов остановок ручки;
  • карандашные штрихи, которые служат подготовкой поддельной подписи.

Сегодня распространен факт подделки гарантийных писем. Как правило, подделывают подпись главного бухгалтера, который не соглашается выдавать гарантии, как следствие неустойчивой финансовой стороны компании.

При подделке оттисков печати и штампа используется нанесение оттиска печати кустарного производства. Главными признаками, позволяющими определить подделку, служат наличие нестандартных букв, расстояние между буквами и словами разнится.

Определение 12

Интеллектуальный подлог – это вид подлог, в основе которого лежит изготовление документа, верного по форме, но содержание которого полностью либо частично не соответствует действительности.

Пример 3

Примером может послужить указание в расходной документации другого товара вместо фактически отпущенного. Но сумма будет одинаковой. Либо несоответствие титульных листов устава компании содержанию.

В случае интеллектуального подлога в документации указывается неверные данные о некоторых сторонах фактической хозяйственной операции. Как правило, несоответствие кроется в суммах денежных средств, количестве и качестве материалов.

К примеру, сумма полученных денежных средств по платежной ведомости завышается или наоборот занижается депонированной заработной платой. Лица, которые осуществляют данные операции, заранее осведомлены в незаконности совершаемых ими действий.

Интеллектуальный подлог можно выявить при изучении черновых записей и рассмотрении копий и последующих экземпляров документов.

Рассмотрим признаки подложных документов:

  • несоответствие с данными поставщиков или отсутствие у получателя материальных ценностей;
  • у компании-поставщика нет платежного требования-поручения, в котором фиксируется оплата стоимости материалов;
  • данные, указанные в документах о движении материальных ценностей, не соответствуют данным товарно-транспортных накладных;
  • разные экземпляры одного и того же документа не соответствуют друг другу;
  • нет транспортных листов, в которых фиксируется информация о перевозке материалов;
  • поставщик имеет документы о расходе товара, который не был в приходе.

Приемы проверки бухгалтерских документов

Формальная, нормативная и арифметическая проверки – это основные приемы проверки отдельных документов бухгалтерской документации.

Определение 13

Формальная проверка – это вид проверки бухгалтерских документов, в основе которого лежит изучение бухгалтерского документа, осмотр и сравнение его реквизитов.

На начальной стадии осмотра проверяющий может выделять ряд отклонений от формальных требований, а именно:

  • отклонения от стандартов подготовки и оформления документации. Для того чтобы подготовить первичный документ необходимо знать форму, которая содержится в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации. Если форма составления документа разработана самостоятельно, то она подлежит обязательному утверждению;
  • документ не содержит реквизиты (нет печатей, подписей, части текста и т.д.) Часть 2 ст. 9 Закона № 402 отражает перечень обязательных реквизитов, указываемых в документах;
  • указанные реквизиты носят сомнительный характер, свидетельствуют о возможном факте материального подлога (это наличие подчисток, травлений, приписок и подклеек);
  • документ содержит излишние реквизиты, что говорит о том, что преступник пытается придать документации наибольшую достоверность. Это могут быть всевозможные записи на тексте документации, наличие пометок;
  • документ выглядит небрежно;
  • реквизиты документа противоречат друг другу. Например, печать не соответствует названию предприятия или дата первичного документа указывает на праздничный или выходной день, когда компания не должна была работать.

Юрист должен отлично разбираться в принципах заполнения бухгалтерской документации, знать слабые звенья в учетном процессе, уязвимые хозяйственные операции, уметь применять апробированные ревизионной практикой приемы распознавания доброкачественной документации. Только при учете всех этих знаний формальная проверка на наличие преступлений может завершиться успешно.

Определение 14

Нормативная проверка – это вид проверки бухгалтерской документации, который строится на распознавании документов со стороны действующих законов, нормативных актов, инструкций, правил, ГОСТов, ОСТов, норм расхода сырья, корректности использования расценок, размеров налогов, а также изучение хозяйственной операции на предмет ее целесообразности.

Данный вид проверки поможет разобраться в правомерности разных хозяйственных операций, а также выявить факты несоответствия инструкциям и правилам.

Работники правоохранительных органов используют объективные ограничения использования нормативной проверки. Причина этого кроется в наличии внушительного количества действующих стандартов оформления разного рода учетных документов.

Определение 15

Арифметическая проверка – это вид проверки бухгалтерской документации, в основе которой лежит установка верности подсчетов итоговых сумм.

При помощи арифметической проверки бухгалтерских документов можно установить арифметической несоответствие частных и итоговых показателей в числовом измерении.

Выявить несоответствия можно как по горизонтальной строке (это умножение и сложение), так и вертикальной строке (верность подсчетов в отдельных колонках и итоговой суммы – в натуральном, количественном, стоимостном выражении).

Замечание 4

Как правило, арифметический метод часто используется вместе с другими методами контроля. Это дает возможность произвести счетную проверку бухгалтерской документации, а также проанализировать вопрос расчетных взаимоотношений с налоговыми структурами по налоговым платежам, с банковскими организациями на предмет кредитования и другими компаниями по разным счетам.

Всё ещё сложно? Наши эксперты помогут разобраться

  • Поставить закладку
  • Посмотреть закладки

Л. Ким, профессиональный бухгалтер РК, CAP

ДЛЯ КАКИХ СЛУЧАЕВ В 1С ПРЕДНАЗНАЧЕН ДОКУМЕНТ «ОПЕРАЦИЯ» (БУХГАЛТЕРСКИЙ И НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ)?

В 1С есть такая функция Операция (бухгалтерский и налоговый учет) и функция Корректировка долга, в чем отличие? Когда надо делать операцию (Б и Н учет), а когда корректировку долга?

Документ «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)» предназначен для ручной корректировки данных бухгалтерского и налогового учета в соответствующих учетных регистрах. Корректировки производятся путем указания в документе корректирующих проводок по счетам бухгалтерского и налогового учета. Кроме корректировок, документ может быть использован для отражения некоторых хозяйственных операций, не автоматизированных другими документами конфигурации.

Бухгалтерские проводки отражаются на закладке «Бухгалтерский учет», а налоговые — на закладке «Налоговый учет». По кнопке «Заполнить» на закладке «Бухгалтерский учет» проводки налогового учета можно получить автоматически.

Документ «Корректировка долга» предназначен для корректировки взаиморасчетов с контрагентами.

В данном документе предусмотрены следующие виды операций:

· проведение взаимозачета;

· перенос задолженности;

· списание задолженности.

Вид операции определяется непосредственно в форме документа «Корректировка долга» с помощью кнопки «Операция».

Вид операции «проведение взаимозачета» используется для взаимного погашения дебиторской и кредиторской задолженности одного или двух контрагентов.

Взаимозачет может проводиться в тенге и в иностранной валюте. Если взаимозачет производится в тенге, то для зачета могут использоваться задолженности по договорам в тенге.

Под табличной частью документа показывается справочная информация об итоговых суммах дебиторской и кредиторской задолженности, отраженной в табличной части документа. Для проведения зачета взаимных требований необходимо, чтобы эти суммы были равны, в этом случае в правом нижнем углу документа появляется надпись «ВЗАИМОЗАЧЕТ».

В одном документе может быть введено несколько строк по различным договорам, оформленным с контрагентом. Суммы вводятся в той валюте, которая определена, как валюта взаиморасчетов по договору с контрагентом.

С помощью кнопки «Заполнить» можно заполнить табличную часть документа всеми договорами, по которым есть остатки взаиморасчетов с контрагентом. При этом суммы в документе заполняются таким образом, чтобы после проведения документа остаток долга контрагента по договору стал нулевым.

При выборе операции «перенос задолженности» можно выполнить перенос дебиторской и кредиторской задолженности на другие счета учета и/или объекты аналитического учета (контрагент, договор).

Если на счетах учета расчетов с контрагентами ведется аналитический учет по документам расчетов, то в качестве документа расчетов на новом счете учета задолженности указывается тот документ, задолженность по которому перенесена на новый счет (договор). Если контрагенты не совпадают, задолженность считается погашенной, а в качестве документа расчетов указывается сам документ «Корректировка долга».

Вид операции «списание задолженности» используется для списания безнадежного долга.

В режиме списания задолженности в документе отображается закладка «Счета учета» для указания счетов списания дебиторской и кредиторской задолженности для бухгалтерского и налогового учета.

Документом может быть списана одновременно как дебиторская, так и кредиторская задолженность. Для разделения вида задолженности в документе используются соответствующие закладки.

71. Виды документов, классифицируемые по назначению

Все документы, оформляемые организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения.

Документы, классифицируемые по назначению:

Распорядительные документы содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Их подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций.

Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. К ним относятся: акты приемки-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие производственные расходы, отчеты материально ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера и т. д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, расчеты отклонений от нормативной себестоимости, разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией, и т. п.

Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Так, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т. д.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читать книгу целиком
Поделитесь на страничке

Н.М. Шпак
Судебная бухгалтерия
Учебное пособие. – Краснодар: КубГАУ, 2016. – 140 с.

Предыдущая

Глава 2. Бухгалтерские документы, использование их данных в оперативно-разыскной и следственной практике

2.2. Классификация бухгалтерских документов

Предпосылкой успешного использования различных бухгалтерских документов в практической деятельности правоохранительных органов является знание юристами классификации бухгалтерских документов.

В зависимости от назначения бухгалтерские документы могут быть:

1) распорядительные, содержащие распоряжения о выполнении хозяйственных операций (наряд на работу, чек банку, платежное поручение);

2) исполнительные, отражающие совершенные хозяйственные операции (приходный кассовый ордер, накладные, акты, квитанции);

3) комбинированные, содержащие задание и данные об исполнении (расходный кассовый ордер);

4) документы учетного оформления – распределительные и группировочные ведомости, справки, ордера (составляются на основании первичных документов для подготовки и упрощения учетных записей в регистрах).

По порядку отражения операций:

1) первичные документы, предназначенные для оформления поступающей информации о фактах хозяйственной жизни (накладные, чеки, счета-фактуры, накладные, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, путевые листы, командировочные удостоверения и т. п.);

2) сводные документы – объединяющие несколько операций, отраженных в нескольких первичных документах (авансовый отчет, отчет кассира, кассовая книга).

По способу охвата операции:

1) разовые, в которых одним рабочим приемом оформляется один или несколько хозяйственных процессов (накладные, платежные требования, счет-фактура);

2) накопительные, в которых совершенные хозяйственные операции оформляются в несколько приемов, поэтапно (табель учета рабочего времени, ведомость учета выполненных работ, маршрутный лист).

По количеству учитываемых позиций:

1) однострочные, имеющие одну учетную позицию;

2) многострочные (расчетно-платежная ведомость).

По месту составления документы могут быть:

1) внутренние, составленные на данном предприятии (накладные на внутреннее перемещение материалов, на передачу на склад готовой продукции);

2) внешние, оформляющие хозяйственные операции между различными юридическими и физическими лицами (счет-фактура, платежное поручение, накладная на отпуск материалов на сторону).

По качественным признакам:

1) полноценные,

2) неполноценные (подложные, фиктивные).

Полноценные документы по форме и содержанию соответствуют правилам, которые отражены в законодательстве, и имеют доказательную силу.

Неполноценные — это документы, которые не отвечают требованиям закона и не имеют доказательной силы.

Они бывают следующих видов:

1) неправильно оформленные

– документы без необходимых реквизитов (без подписи, без даты);

– с лишними реквизитами (например, накладная с гербовой печатью и т. д.),

– с ненадлежащими реквизитами (например, чек на получение денег в банке, подписанный неправомочным лицом);

2) отражающие незаконные операции или ложные сведения (подложные)

Подлог в документах бывает двух видов:

а) материальный;

б) интеллектуальный.

Подложные документы могут отражать операции, которые в действительности не были совершены (бестоварные, безденежные документы);

2) фиктивные документы.

Предыдущая

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *