Как выставить счет

Выставление счета на оплату — правила и порядок

Счет на оплату – это не первичный документ, т.к. не отражает факта хозяйственной жизни. Он не входит в число обязательных бухгалтерских документов и в учете не отражается, но при этом играет существенную роль в расчетах между контрагентами.
Выставляет его продавец товаров или услуг, а оплачивает – покупатель или любое лицо по его поручению.
Основная цель этого документа – уведомить о необходимости платежа и зафиксировать его сумму.
Если нет заключенного договора, он может служить офертой, если будет содержать все существенные условия сделки. При этом оплата счета будет считаться акцептом оферты. Оплаченный документ будет служить подтверждением сделки между сторонами.
Утвержденной формы счета нет, как нет и законодательно закрепленных правил его оформления, но в практике его использования сложились определенные требования к содержанию.
Реквизиты:
• наличие номера и даты;
• реквизиты продавца;
• наименование покупателя;
• предмет расчетов (товар, услуга, их количество, цена, стоимость);
• ставка и размер налога на добавленную стоимость, которым облагается товар (услуга, работа);
• общая сумма;
• при необходимости указывается срок, в течение которого нужно перечислить деньги.
Образец формы счета пользователи сервиса «Моё дело» могут найти в разделе «Бланки».
НДС в счете
Если продавец товаров или услуг – плательщик НДС, он должен отдельной строкой выделить сумму НДС.
Если продавец освобожден от уплаты НДС, например, в связи с применением специального налогового режима (УСН, ЕНВД, ПСН), сумму НДС в счете выделать не надо, но нужно сделать пометку «Без НДС» и указать причину. Например, «На основании пункта 2 статьи 346.11 НК РФ» (если документ выставляет организация на УСН) или «На основании пункта 3 статьи 346.11 НК РФ» (если выставляет ИП на УСН).
Что, если наоборот, вы работаете на спецрежиме, а поставщик товаров или услуг выставил вам счет с НДС? Смело оплачивайте всю сумму, указанную в нем, и в назначении платежа указывайте «Включая НДС 18%» (или другую ставку налога, указанную в счете). Это налог не ваш, а поставщика, и то, что вы оплатите НДС и укажете это платежке, для вас никаких последствий иметь не будет.
Чем отличаются счета индивидуальных предпринимателей и организаций
Отличия есть, но их немного.
Индивидуальный предприниматель указывает Ф.И.О, организация – наименование по уставу.
ИП ставит одну свою подпись, а счет организации подписывают руководитель и главный бухгалтер.
Счет ИП содержит только ИНН, а организации – ИНН и КПП.
Документ ИП может быть без печати, если предприниматель работает без нее.

Можно ли оплачивать без счета
Можно, без проблем.
Есть договор? При перечислении денег можно сделать ссылку на него. Есть накладная или акт? Ссылайтесь в платежке на них.
Более того, можно вообще платить без документа-основания. В назначении платежа вы можете просто указать товар или услугу, и этого будет достаточно.
Но если по каким-то причинам дело дойдет до суда, эффективнее будет показывать там реальные документы на оплату – тот же самый счет, накладную или договор. К тому же вам и самим так будет удобнее отслеживать оплаты, и в учете будет больше порядка.
Как передать счет контрагенту
Любым удобным способом: передать лично в руки, отправить обычной почтой, факсом или по электронной почте.
Самый удобный способ – сформировать счет в сервисе «Моё дело» и не распечатывая отправить ссылку на него контрагенту, сразу с кнопкой оплаты. Так вы сократите время расчетов.
Перейдя по ссылке, ваш контрагент попадает на страницу, где отображается выставленный счет и предлагается несколько способов оплаты. Деньги поступят на ваш счет в банке.
Счет на оплату, счет-договор, счет-фактура – что в них общего
Счет-договор – это, по сути, тот же самый документ на оплату, но дополнительно включающий в себя реквизиты договора.
В нем прописываются условия доставки, сроки перечисления денег, порядок возврата, обмена, хранения и все то, что продавец считает нужным сообщить о товаре или услуге.
Этот документ обычно заменяет договор, если сумма сделки небольшая.
Факт оплаты счета-договора подтверждает согласие покупателя с указанными условиями.
У счета-фактуры совсем другая функция – подтвердить факт поставки товара (выполнения работ или услуг) и указать на наличие НДС в сделке.
Применяется индивидуальными предпринимателями и компаниями, работающими на ОСНО. Выдается вместе с накладной или актом выполненных работ.
Выставление счета на предоплату и постоплату: в чем разница?
Только в сроках платежа. Участники сделки могут зафиксировать в договоре внесение предоплаты сразу после его подписания.
Тогда продавец выставляет счет на аванс, а на остаток документ выставляется после подписания накладных покупателем.
Это уже постоплата, так как она производится после получения товара.
Можно вообще не заморачиваться и при желании выставить один общий документ на всю сумму договора, а контрагент будет его оплачивать частями.
Журнал счетов: нужная опция
Чтобы не запутаться во всех документах, выставленных контрагентам, полезно вести журнал их учета. Это делать не обязательно, но желательно, т.к. систематизация выставленных документов удобна прежде всего вам самим.
Имея под рукой информацию, когда, кому и на какую сумму были выписаны документы, продавец без труда отследит любой платеж, а еще вовремя напомнит о долге нерадивому покупателю.
Форма журнала определяется продавцом, главное, чтобы он содержал данные о платежах и плательщиках. Можно вести один реестр для всех счетов организации, а можно завести отдельный по каждому контрагенту.
Выставление счетов в сервисе «Моё дело»
В сервисе «Моё дело» вы сможете формировать документы в считанные секунды, причем реквизиты ваши и контрагента подтянутся автоматически. Вы можете загрузить в сервис сканы подписи, печати, логотипа – и они будут автоматически отображаться в выставляемых документах.
Ссылку на готовый документ можно сразу отправить контрагенту.
Система систематизирует информацию по выставленным и оплаченным счетам, свяжет поступившие средства со счетом, договором и накладной, и отразит сумму в учете. Вы всегда сможете отследить любую сумму и подтверждающие документы по ней.
Если вы из месяца в месяц выставляете одним и тем же клиентам счета и акты на одинаковую услугу, создать новый документ вы можете просто скопировав предыдущий. Также очень удобно выставлять акты сразу по группе счетов. Для этого в реестре документов вы просто ставите галочки напротив тех счетов, по которым нужно выставить закрывающие документы. Одним кликом по кнопке «Создать» сформируются акты или накладные. Любой документ, созданный в сервисе, можно скачать в формате Excel или PDF.
Бланк счета на оплату и любого другого документа вы можете найти в базе шаблонов нашего сервиса. Наши эксперты отслеживают все изменения в законодательстве, чтобы вы работали только с актуальными документами.
Подключитесь – и все узнаете сами.

Источник: https://www.moedelo.org/club/article-knowledge/vystavlaem-scet-na-oplatu

Не выставлен счет? Можно не платить! Так ли это?

Истец: ООО «ПитерСнаб»
Представитель истца: Ахлюстин В.Н. (генеральный директор юридической компании «ПРЕМИУМ-ПРАВО»)

Ответчик: ООО «Титан Демонтаж Строй»

о взыскании 200 000 руб. 00 коп. задолженности, 53 642 руб. 00 коп. убытков, 515 571 руб. 95 коп. неустойки и 75 135 руб. 05 коп. процентов, а также расходов по оплате государственной пошлины.

В юридическую компанию «ПРЕМИУМ-ПРАВО» обратилось ООО «ПитерСнаб» с просьбой помочь разобраться в следующей ситуации:

ООО «ПитерСнаб» (поставщик) и ООО «Титан Демонтаж Строй» (покупатель) заключили договор на поставку нефтепродуктов, по условиям которого поставщик обязуется передать в собственность покупателя нефтепродукты, а покупатель – принять и оплатить продукцию. Порядок расчетов определен сторонами в договоре. Согласно договора, в случае если порядок расчетов сторонами не оговорен в приложениях (спецификациях), то оплата продукции производится покупателем на условиях 100% предоплаты в течение 2 рабочих дней при с момента выставления Поставщиком счета.
В результате ООО «ПитерСнаб» осуществило поставку в определенные периоды (по спецификации), а ООО «Титан Демонтаж Строй» не оплатило продукцию.
Для решения вопроса в досудебном порядке ООО «ПитерСнаб» направило претензию ООО «Титан Демонтаж Строй», которая осталась без удовлетворения. Тогда было принято решение обратиться в суд с иском о взыскании долга, неустойки, процентов и убытков.

В суде ответчик не оспаривал надлежащее выполнение по договору обязательства по поставке нефтепродуктов. Но утверждал, что не произвел полную оплату принятого товара в связи с тем, что поставщиком не был выставлен счет к оплате. Уже в ходе судебных разбирательств Ответчик в спешном порядке произвёл оплату остатка основного долга.

Действительно, в материалах дела отсутствуют счета на оплату. Истцом представлены только счета-фактуры. Причем ответчик поясняет, что счета-фактуры являются первичными бухгалтерскими документами, обязательными к выставлению вне зависимости от условий договора и не являются основанием для совершения оплаты. При этом ответчик подтвердил, что перечислял денежные средства в счет оплаты нефтепродуктов и это является ее правом, но на спорные спецификации и сумму счет на оплату истцом не выставлен и обязанность по оплате у ответчика не наступила.

Неисполнение истцом обязанности по выставлению счета на оплату не освобождает ответчика от исполнения обязательств по оплате полученного товара и не является основанием для отказа в удовлетворении требований о взыскании задолженности. Сумму поставленного, но неоплаченного товара ответчик не оспаривал.

Для взыскания неустойки необходимо установить наличие задолженности и момент возникновения обязанности по внесению соответствующих платежей. С учетом условий договора момент возникновения обязанности ответчика по оплате поставки обусловлен фактом получения покупателем соответствующих счетов. А так как счета не были выставлены, то суд в удовлетворении требования о взыскании неустойки решил отказать.

Однако суд решил, что истец имеет право на законные проценты, т.е. на получение с должника процентов на сумму долга за период неоплаты товара по ставке рефинансирования Банка России. Но так как правоотношения возникли до принятия нормы, регулирующей этот вопрос, следовательно, суд посчитал не подлежащим удовлетворению требование о взыскании процентов.

В качестве убытков, причиненных вследствие неисполнения ответчиком обязанностей по своевременной и полной оплате полученной продукции, истцом были заявлены сумма задолженности, неустойки и судебных расходов по оплате государственной пошлины, взысканные с истца по судебному делу, по которому ООО «ПитерСнаб» проходило ответчиком в связи с невозможностью выполнения своих обязательств перед своим поставщиком (ООО «Рес-Ойл») в следствие отсутствия оплаты со стороны ООО «Титан Демонтаж Строй».

Однако ответчик возражал, ссылаясь на то, что истец не представил доказательств отсутствия денежных средств на расчетных счетах и невозможность своевременно оплатить задолженность перед контрагентами, не подтвердил вину ответчика и взаимосвязь того, что неисполнение обязательств ответчиком повлекло неисполнение обязательств истцом в отношении с другими лицами, а также, что истец не принял разумных мер для исключения возникновения убытков либо уменьшения их размера. В связи с этим суд посчитал невозможным взыскание убытков.

В результате СУД РЕШИЛ:

Взыскать с ООО «Титан Демонтаж Строй» в пользу ООО «ПитерСнаб» 200 000 руб. 00 коп. задолженности.
В удовлетворении остальной части исковых требований отказать.

В связи с удовлетворением иска частично, судебные расходы распределены на стороны пропорционально размеру удовлетворенных исковых требований.

Апелляционная инстанция оставила решение суда без изменения, апелляционную жалобу без удовлетворения.

На рассмотрении жалобы судом кассационной инстанции было установлено следующее:

не доказано наличие совокупности условий, необходимых для возложения на ответчика гражданско-правовой ответственности в форме возмещения убытков, в связи с чем обоснованно отказано в иске в данной части.

Однако отказ судов во взыскании неустойки за просрочку оплаты поставленного товара неправомерен, так как обязательства должны исполняться надлежащим образом. Односторонний отказ от исполнения обязательства не допускается. Исполнение обязательств может обеспечиваться неустойкой, залогом, удержанием имущества должника, поручительством, банковской гарантией, задатком и другими способами, предусмотренными законом или договором. К тому же договором предусмотрено, что в случае нарушения покупателем сроков осуществления платежа поставщик вправе требовать от покупателя уплаты пеней в размере 0,5% от суммы задолженности за каждый день просрочки.

Причиной отказов судов в удовлетворении требований о взыскании неустойки, послужил факт не выставления счетов к оплате. Однако из договора следует, что счет выставляется поставщиком в случае оплаты товара на условиях предварительной оплаты. А предварительная оплата ответчиком не производилась. Согласно разъяснениям Пленума Верховного Суда РФ, обязательство по оплате товара является встречным по отношению к обязанности по передаче товара, а не выставлению счета. Факт передачи истцом товара установлен судами, и не оспаривается ответчиком. Просрочка в исполнении обязанности по оплате товара влечет взыскание неустойки, согласованной сторонами в договоре.

В результате, постановлением суда кассационной инстанции решение суда в части отказа во взыскании неустойки и судебных расходов ОТМЕНИТЬ и направить на новое рассмотрение в суд 1 инстанции для уточнения размера неустойки, подлежащей взысканию за просрочку исполнения обязательства по оплате товара.

/Судебное дело А56-13353/2016, АРБИТРАЖНЫЙ СУД ГОРОДА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА И ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ/

(Обзор по состоянию на 10.08.2017 г.)

Источник: http://premium-pravo.ru/sudebnaya-practica/article_post/ne-vystavlen-schet-mozhno-ne-platit-tak-li-eto

Как выставить счет на оплату в организации? Правила выставления счета

Счет на оплату – это документ, на основании которого клиент компании оплачивает ее услуги или приобретенные товары. Он содержит реквизиты подрядчика или продавца, по которым плательщик производит перевод, а также перечень оказанных услуг или поставляемых товаров.

Также может служить офертой, если отсутствует договор между поставщиком и покупателем. В этом случае оплата по нему означает согласие с офертой со стороны покупателя.

Перечень форм для выставления счета на оплату

В российской бизнес-практике используется две разновидности документов: стандартный счет на оплату и счет-фактура.

Многие путают эти документы. На самом деле они имеют различные цели и отличаются между собой с точки зрения порядка заполнения. Счет-фактура служит налоговым документом, предназначенным для учета НДС и отображает движение товарно-материальных ценностей. Он выставляется уже после поставки товаров или по факту выполнения работ.

Важно: Счет на оплату – это необязательный документ, оплату в пользу продавца можно производить и без него. Он также не относится к первичным документам, которые служат подтверждением произведенных расходов (в отличие от накладных и актов выполненных работ), но широко применяется организациями

Для международных поставок также используется инвойс. Различают таможенный и коммерческий инвойс, каждый из которых обладает своим набором реквизитов. Он может одновременно являться сертификатом соответствия.

Как выписать счет на оплату?

ng>Унифицированная форма на оплату не разработана, поэтому компания вправе разработать собственный шаблон. Законодательно не предусмотрен перечень обязательных полей, но обычно организации включают в счет следующие разделы:

  • наименование продавца (подрядчика);
  • его реквизиты: ИНН и КПП (только для компаний), юридический и фактический адрес;
  • контактные данные поставщика: телефон, факт и электронная почта;
  • порядковый номер и дата выставления – это облегчит понимание, за что именно поступили деньги на р/с (обычно покупатель пишет в разделе назначение в платежном поручении примерно такую фразу «Оплата счета №… от …2016 года за стройматериалы»);банковские реквизиты поставщика:наименование банка и его БИК, адрес банка, корсчет и расчетный счет;
  • наименование оказываемых услуг или отгружаемых товаров, их количество, цена за единицу и общая стоимость.

Вместо указания на наименование продукции можно сослаться на Договор (например, «Аванс по договору подряда №245 от 28.09.2016») или просто указать основание его выставления («За услуги связи», «За электроэнергию» и пр.).

Чтобы создать счет на оплату как оферту, он должен содержать указания на важные условия сделки.

Например, товар будет отгружен в течение 3 рабочих дней после оплаты или поступления денег на р/с продавца. Указание срок оплаты счета позволяет в этом случае зафиксировать условия соглашения на определенный период. Таким образом, соблюдать правила оформления счетов на оплату, становиться очень важным элементом работы предприятия, так как несет определенную юридическую ответственность.

По желанию компании можно прописать и иные сведения в документе:

  • разместить логотип компании;
  • указать реквизиты плательщика;
  • валюту оплаты – он может быть выставлен в рублях или другой валюте;
  • другие важные условия — например, указать сколько действует документ (например, «Данный документ действителен в течение 30 дней») , что особенно актуально для товаров и услуг, на которые быстро меняются цены.

Отличия при выставлении с НДС и без НДС

Все компании или организации, которые работают на ОСНО, должны начислять НДС на стоимость оказываемых услуг или отгружаемых товаров. Поэтому они обязаны указывать отдельной строкой размер выделенного НДС «в том числе НДС».

Некоторые налогоплательщики освобождены от уплаты НДС. Это индивидуальные предприниматели и организации, которые перешли на упрощенку. Поэтому они должны указать в графе «в том числе НДС» прочерк или прописать «без НДС». Некоторые покупатели могут потребовать официальное письмо от ФНС, которое подтверждает правомерность работы без НДС. В данном письме содержится указание на применяемую систему налогообложения (УСН с объектом «доходы» или «доходы минус расходы»).

В некоторых случаях крупные компании требуют от поставщика выставить им счет-фактуру с нулевым НДС. Упрощенцы вправе выставлять нулевые счета-фактуры и это не служит основанием для подачи отчетности по НДС или перечисления налога в бюджет.

Регистрация выставленного счета

Организации не обязаны вести учет выставленных и оплаченных счетов на оплату. Расходы на оплату товаров и услуг они учитывают по накладным и актам, доходы – по факту поступления денег на р/с.

Более того организации на УСН не должны платить НДС и не могут рассчитывать на компенсацию этого налога из бюджета. Но они могут по собственному желанию учитывать выставленные и оплаченные документы в удобной форме. На основании этой информации компания может проводить дополнительную работу с покупателями: уточнять почему не было оплаты и предлагать различные стимулы для решения вопроса (скидки, сопутствующий сервис).

Организации должны регистрировать только счета-фактуры в «Книге продаж» (на основании выставленных счетов) или «Книге покупок» (на основании полученных счетов). Это обязанность возлагается только на организации на ОСНО. Здесь указывается такая информация как дата и номер выставления счета-фактуры, его номер, сумма с учетом налога, размер налога и пр.

Нужна ли печать?

Печать и подпись ответственного лица (главного бухгалтера, самого руководителя или ИП) не является обязательными реквизитами счета на оплату. Но многие компании отказываются оплачивать по документам без подписи и печати.

Счет-фактуру обязано подписать уполномоченное лицо (директор, главбух или ИП с указанием ОГРНИП).

Нужен ли оригинал счета плательщику?

В современных условиях большая часть счетов выставляется и оплачивается дистанционно. Таким образом, сделать счет на оплату, можно и в электронном виде. Отсканированные счета направляются по почте или с помощью факса. Но в некоторых случаях можно направить оригинал документа по почте или через курьера.

Плательщику НДС требуется оригинал счета-фактуры, чтобы он смог принять НДС к вычету. Поэтому он оформляется в двух экземплярах, один из них остается у продавца, другой – у покупателя.

Сегодня допускается электронный обмен документами, но они должны быть подписаны с помощью ЭЦП. Факсимильная подпись и печать недопустимы, такие счета-фактуры могут быть не приняты к учету.

Как выставить счет на оплату по безналу?

Приведем инструкцию по выставлению счета на оплату:

  1. В шапке документа укажите полное наименование организации, юридический адрес и контактные данные.
  2. Заполните таблицу со своими регистрационными данными (ИНН и КПП) и банковскими реквизитами. В графе получатель укажите наименование получателя и рядом номер расчетного счета. В нижней части таблицы прописываются сведения о банке: наименование, адрес, БИК (этот номер можно найти в документах на открытие расчетного счета или официальном сайте банка) и укажите его корсчет (это счет, с которого деньги распределяются между расчетными счетами получателей). Корсчет начинается с 3010, расчетный – с 4070 или 4080.
  3. Укажите номер счета (система нумерации может быть любой) и дату его выставления.
  4. Заполните данные о плательщике и грузополучателе (если они отличаются). Здесь можно ограничится только названием компании или ИП, либо прописать реквизиты более детально (включая ИНН, КПП, юр адрес, банковские реквизиты).
  5. Общую сумму к оплате без НДС и укажите в графе «Итого».
  6. Заполните наименование товаров или работ, на которые выставляется счет, их цену и стоимость без НДС.
  7. Рассчитайте НДС и укажите его ставку (стандартная – 18%, но на некоторые категории товаров действует ставка 10%). Например, для товаров, стоимостью 100000 руб. НДС составит 18000 руб.
  8. Укажите сумму к оплате с учетом НДС. Например, Без НДС – 200000 руб., НДС – 36000 руб. Общая сумма к оплате – 236000 руб. Пропишите количество наименований в счете и сумму прописью.

Распечатайте документ и скрепите его подписью и печатью. Остается отправить его поставщику и дождаться поступления денег на указанные реквизиты.

Таким образом, счет на оплату существенно упрощает расчеты между продавцом и покупателем. Поэтому он широко применяется в организациях и у индивидуальных предпринимателей , хотя и не является обязательным документом.

Бланки и образцы счетов на оплату

Введение

Зачем вообще необходим счет? Давайте разберем простой пример. Два контрагента собираются заключить какую-то сделку. Они подписывают договор, в котором четко указаны сроки выполнения сделки, сроки проведения оплаты, различные форс-мажорные условия и т.д.

Образец счета на оплату

Российское законодательство не предусматривает проведение сделок между двумя контрагентами без наличия договоров/контрактов, поэтому они должны быть заключены в любом случае. В договоре обычно не указывается необходимая сумма, поэтому продавец выставляет счет покупателю, а покупатель – оплачивает его. Если в условиях договора прописано, что счет может не выставляться, то его может и не быть (или он выписывается по требованию одной из сторон). Тогда клиент оплачивает необходимую сумму по устной договоренности, и она никак не контролируется. Подобная практика применяется при совершении сделок между двумя частными лицами либо между организацией и частным/юридическим лицом в случае, когда заранее сумма контракта неизвестна. К примеру, вы заключаете договор на междугороднюю/международную связь, но заранее не знаете, сколько минут наговорите и с какой страной, а оплата производится по факту.

Если контракт заключается по операциям, подлежащим налогообложению (попадающим под налог на добавочную стоимость), то выписывается бланк для выставления счета-фактуры. Этот документ обязательно выдают следующие организации:

  1. Освобожденные по той или иной причине от выплаты НДС согласно статье 145 НКР.
  2. Продающие услуги или товары по общей системе или агентскому договору.
  3. Оформившие получение аванса от заказчика в счет последующей поставки и реализации партии товара.

Зачем это нужно

Счет на оплату является своеобразным договором между продавцом и покупателем товаров/услуг. Продавец предлагает клиенту свои услуги по такой-то цене, и если покупатель их оплачивает, то он соглашается с условиями договора. Фактического договора между двумя сторонами нет, но счет как бы легализует взаимоотношения сторон. Все остальные документы оформляются уже после оплаты (обычно при получении товара/услуг).

Обратите внимание: счет – это ответственный документ, который доказывает процесс заключения сделки между двумя сторонами. Он может являться доказательством в суде и применяется для решения хозяйственных споров. Обычно счет выдается юрлицами и индивидуальными предпринимателями, которые оплачивают НДС.

Электронное заполнение счета экономит время

Фактически фактура подтверждает, что покупатель уплатил акцизные сборы и НДС в результате проведения сделки. Данный документ имеет строго регламентированную форму и заполняется по общепринятым правилам. Изменения или исправления в нем недопустимы.

Счета от ИП или ООО

Теперь давайте рассмотрим, как правильно выставить счет на оплату от ИП, и разберем, может ли выставлять фактуру обычное физлицо. Сначала ответим на второй вопрос. Поскольку физлицо не является плательщиком НДС, то выписывать документ оно не может. Ни одна фирма не примет счет-фактуру от обычного «физика», поскольку налоги в этом случае лягут именно на нее. Но если физлицо зарегистрировано, как ИП или ООО, то оно спокойно может выставлять компаниям и организациям счета на продажу/оказание услуг. То есть фактически физлицо не может оформлять подобные документы, но зарегистрированное, как плательщик – может.

Разберем, как же происходит выписка данного документа. Он может выписываться в бумажном/ручном виде или электронном. В документе должно быть указано следующее:

  1. Реквизиты ООО или ИП, в которые входит полное название организации, ее идентификационный код, юридический адрес и форма хозяйствования.
  2. Реквизиты банка, который обслуживает ООО или ИП. В них входит его название, адрес, номера счетов, БИК.
  3. Коды ОКОНХ и ОКПО.

Обычно все это указывается в шапке документа. Затем в «рабочей» области ставится порядковый номер (они идут по возрастающей), дата выписки и отношение ИП к НДС (платится или нет). В подвале документа указывается ФИО человека, выписавшего его, а также подпись. Если в ИП или ООО есть печать, то она также ставится. Соответственно, в теле документа также прописывается наименование товара/услуги, его количество и цена за единицу/общая сумма.

Отметим, что классические бумажные счета-фактуры вы легко можете найти на нашем портале. Скачайте их по этой ссылке, распечатайте на принтере и выписывайте по необходимости обычной ручкой. Заполнять его можно и в электронном виде. Вам нужно будет только вписывать в него необходимые данные и распечатывать, или же отсылать по почте контрагенту. Хотите знать, как выставить счет на оплату от ИП – образец заполнения можно найти по этой ссылке.

Классическое заполнение счета

Можно автоматизировать процесс выдачи подобных документов, используя в работе соответствующее бухгалтерское – складское ПО наподобие 1С. Это позволит вам автоматически проставлять номера фактур, вести их учет, подсчитывать общие суммы, выписывать товары с учетом их наличия на складе и новой цены, следить за проплатой, автоматически вносить реквизиты и пр. Это очень удобно, плюс экономит массу времени.

Выставление инвойса

Если вы работаете с заграничными поставщиками/клиентами, то также сможете выписывать фактуру. Но в английском языке она называется «Инвойс». В шапке этого документа должна быть запись «invoice» и «инвойс» (обычно пишется через тильду «Invoice/инвойс №158/195». После этого выражения указывается порядковый номер документа (в нашем случае это №158/195, исходящий и входящий номер), данные о продавце, данные о клиенте, дата выдачи, трек-номер доставки и общая сумма. Дополнительно в инвойсе могут прописываться прочие условия сделки. К примеру, данные об оплате налоговых обязательств, страховке, штрафе за задержку или повреждение товара.

Отметим, что выписанный счет на оплату, даже если он invoice, должен содержать в себе точное описание товаров и услуг. Все данные в инвойсе должны совпадать с данными в накладных, иначе у вас гарантировано возникнут проблемы на таможне и при дальнейшей уплате налогов. Поэтому требуйте от своих зарубежных контрагентов строгого соблюдения правил при выписке документов.

Источник: http://101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/blanki-i-dokumenty/kak-vypisat-schet-na-oplatu.html

Когда счёт безоговорочно необходим?

В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:

  • если в тексте договора сумма к оплате не была установлена (например, за услуги связи и т.п.);
  • по операциям, предусматривающим уплату НДС;
  • если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС;
  • фирма-продавец, находящаяся на ОСНО, от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента;
  • если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.

Итак, счёт на оплату не является обязательным документом, ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.

Кто выписывает счёта на оплату

Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.

Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах, один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.

Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.

Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.

Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.

Инструкция по оформлению счёта на оплату

С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.

В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать

  • полное наименование предприятия,
  • его ИНН,
  • КПП,
  • сведения об обслуживающем счёт банке,
  • реквизиты счёта.

Далее посередине строки пишется название документа, его номер по внутреннему документообороту, а также дата создания.

Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.

Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.

В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.

Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.

В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.

За товар или за услугу?

Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.

Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).

При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.

СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.

Не допускайте ошибок!

Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.

  1. Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
  2. Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
  3. Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
  4. Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
  5. «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.

Источник: https://assistentus.ru/forma/schet-na-oplatu/

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *