Как списать подотчетные суммы?

Содержание

Как правильно списать деньги с подотчета без документов?

Как списать деньги с подотчета без документов, причем сделать это, минуя негативные последствия, возможные при пристальном внимании налоговых инспекторов? Вопрос, часто возникающий у бухгалтеров самых разных организаций. Попробуем разобраться в подобной ситуации.

Списание задолженности по подотчету без оправдательных документов

Восстановление копий подтверждающих документов

Удержание подотчетной суммы из зарплаты

Выдача материальной помощи или денежного подарка

Оформление беспроцентного займа в счет погашения задолженности

Итоги

Списание задолженности по подотчету без оправдательных документов

Для любого бухгалтера тема списания понесенных затрат без подтверждающих документов — тяжелая и изматывающая, поскольку действующим законодательством (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) не предусмотрено проведение неподтвержденных первичкой операций.

Законодатель говорит однозначно: на произведенный расход должны быть представлены документы, подтверждающие его экономическую целесообразность. Если же подотчетным лицом утеряны документы, оправдывающие произведенные траты, последствия могут быть самыми неприятными, поскольку невозможно:

  • провести в учете оприходование приобретенных материалов или оплату различных хозяйственных нужд;
  • списать задолженность сотрудника по подотчетным суммам;
  • учесть эти расходы в составе налоговой базы при расчете налога на прибыль (письмо УФНС по Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).

Накопление задолженности по выданному подотчету — опасная тенденция. Рано или поздно она привлечет внимание налоговиков, и лучше начать действовать, пока этого не случилось.

Узнать о типичных ошибках при учете расчетов с подотчетными лицами и о том, как их избежать, можно в нашей статье «Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами».

Иными словами, списать на расходы суммы, совершенно неподтвержденные, нельзя, но существуют законные возможности исправления ситуации. Рассмотрим их.

Восстановление копий подтверждающих документов

Если документы были потеряны, нужно постараться восстановить все возможные бумаги, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ), а также составить авансовый отчет, приложив к нему:

  • объяснительную записку, в которой необходимо указать даты, наименование и суммы покупок, а также изложить ситуацию, послужившую причиной потери первичной документации;
  • копии документов, запрошенных повторно у контрагента: дубликаты квитанций ПКО, копии z-отчета кассира на дату покупки, собранные кассовые и товарные чеки на покупку и др.

Подробнее о подобных ситуациях читайте в нашей публикации «Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать?».

Удержание подотчетной суммы из зарплаты

Если все же ни прямых, ни косвенных подтверждений затрат не удалось собрать, работодатель вправе удержать сумму подотчета из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ). Для этого необходимо:

  • в месячный срок с момента истечения установленного для возврата подотчетных сумм издать приказ об удержании;
  • ознакомить с ним под расписку работника, который, в свою очередь, должен в письменной форме согласиться с основанием для удержания.

Если согласие работника не получено, взыскать деньги с него можно только через суд.

При этом следует помнить, что общая сумма удержаний не должна превышать 5-й части заработка, причитающегося к выдаче на руки (ст. 138 ТК РФ). При невозможности взыскать полную сумму сразу устанавливают несколько выплат.

Выдача материальной помощи или денежного подарка

Погасить задолженность по подотчету можно, оформив фиктивную выдачу сотруднику материальной помощи или денежного подарка. Причем предельная сумма материальной помощи, не подлежащей обложению НДФЛ и начислению взносов, составляет 4 000 руб. в год на 1 сотрудника (п. 28 ст. 217 НК РФ, ст. 9 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Те же лимиты действуют и при оформлении денежных подарков работодателем сотрудникам. Следует учесть, что на подарки стоимостью выше 3 000 руб. следует составлять договор дарения (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

Оформление беспроцентного займа в счет погашения задолженности

Чтобы списать задолженность с 71-го счета, можно переоформить ее как выданный компанией заем сотруднику, являющемуся подотчетником, составив договор займа (ст. 807 ГК РФ). Следует понимать, что данная мера решит проблему не сразу, поскольку растянет погашение долга во времени. К тому же пользование беспроцентным займом повлечет возникновение материальной выгоды сотрудника при экономии на процентах, которые бы пришлось выплачивать, если бы кредит оформлялся в любой кредитной организации (п. 2 ст. 212 НК РФ). На сумму материальной выгоды придется начислить НДФЛ в размере 35%.

Итоги

Списать подотчет без оправдательных документов (если они отсутствовали или были утеряны) возможно разными способами — некоторые из них были приведены в данном материале. При этом стоит понимать, что любой из применяемых способов всё равно потребует оформления соответствующей первичной документации, поскольку списать подотчетные суммы без документального подтверждения соответствующих операций законодательство не позволяет.

О списании подотчетных сумм, выданных руководителю компании, читайте в публикации «Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора».

Как правильно обнулить долг по подотчетным суммам сотрудника

Главная — Статьи Осторожно! Проверяющие могут приравнять подотчетный долг директора к его личным доходам и начислить на эту сумму НДФЛ и взносы.

Зависший на директоре подотчет — проблема многих компаний. Как правило, деньги, которые берет руководитель из кассы, оформляют на хозяйственные нужды. Но часто документов для подтверждения таких затрат нет. Со временем незакрытая сумма подотчетных становится настолько солидной, что может привлечь внимание проверяющих из налоговой службы и фондов.

Конечно, идеальный вариант обнулить подотчет — чтобы директор вернул все деньги в кассу или представил подтверждающие документы. Но добиться этого не всегда возможно. Тогда пригодятся другие способы. В статье вы найдете пять самых жизнеспособных и сможете выбрать оптимальный для вашей компании (см. также таблицу ниже). Все способы, кроме первого, подойдут и для случаев, когда деньги числятся за другим сотрудником компании, например заместителем директора и т. д.

Главные преимущества и недостатки каждого способа

Способ

Преимущества

Главный недостаток

Какие документы оформить

Погасить долг по подотчету дивидендами

Не нужно платить страховые взносы, а ставка НДФЛ ниже обычной на 4 процента (9 вместо 13)

Суммы дивидендов может не хватить для покрытия всего долга. Тогда надо будет ждать следующих дивидендов или же использовать другие способы

Протокол общего собрания участников (учредителей). Справка-расчет начисленных дивидендов

Переоформить долг по подотчету в заем

Не нужно платить ни страховые взносы, ни НДФЛ

Долг никуда не исчезнет, просто срок его погашения отодвинется во времени

Договор займа

Выдать материальную помощь или денежный подарок

Не нужно платить НДФЛ и взносы с матпомощи в пределах 4000 руб. в год. Подарок не облагается НДФЛ в пределах такой же суммы, а от взносов вообще освобожден

Нельзя списать на расходы подарки и денежную помощь

Заявление. Приказ (для материальной помощи), договор дарения (для денежного подарка)

Арендовать личное имущество директора или выплачивать компенсацию за его использование

Не нужно платить страховые взносы, а в случае с компенсацией — и НДФЛ

На проверке надо будет доказать, что имущество директора действительно используется в производственной деятельности компании

Договор аренды или соглашение о выплате компенсации и приказ

Провести в учете личные расходы директора как расходы компании

Не нужно начислять НДФЛ и взносы. А расходы можно будет учесть при расчете налога на прибыль, конечно, если их обосновать

На проверке будет сложно доказать обоснованность личных расходов директора

Авансовый отчет с подтверждающими документами (накладными, чеками и т. п.)

В любом случае предварительно получите одобрение руководителя. Ведь его подпись будет нужна на оформляемых документах. А чтобы убедить его в необходимости разобраться с зависшими подотчетами, расскажите о негативных последствиях как для него самого, так и для компании (см. ниже.).

Чем незакрытый подотчет рискован для директора и компании

1. Накопившийся подотчет проверяющие сочтут личным доходом директора. Тогда налоговая начислит с этой суммы НДФЛ, а фонды — взносы. Предположим, директор взял из кассы 10 000 руб. и не отчитался за них. С этой суммы ему лично надо заплатить 1300 руб. НДФЛ (10 000 руб. x 13%), а организации — 3000 руб. взносов (10 000 руб. x 30%). Таким образом, покупка подорожает на 4300 руб. (1300 3000). И это без учета пеней и штрафов. Конечно, доначисления можно оспорить. Ведь невозвращенные подотчетные деньги не становятся доходом работника автоматически (постановление ФАС Поволжского округа от1 апреля 2013г. поделу №А55-15647/2012). Но зачем компании лишние проблемы на ровном месте?

2. Выдача нового подотчета при незакрытом старом может обернуться для компании штрафом до 50 000 руб. по статье 15.1 КоАП РФ. Новый порядок ведения кассовых операций, как и его предшественник, разрешает выдавать очередную сумму подотчетных только после того, как работник отчитался по предыдущему авансу (п. 6.3 Указания Банка России от11марта 2014г. №3210-У). Санкций за это нарушение нет. Но инспекторы могут обвинить компанию в том, что она умышленно оформляет подотчет, чтобы избежать сверхлимитного остатка. А это нарушение кассовой дисциплины.

Погасить долг по подотчету дивидендами

Для кого подходит: Для прибыльной компании, директор которой одновременно является учредителем.

Способ хорош тем, что ничего не надо искусственно оформлять: директор-учредитель получает свои же деньги и вносит их в счет подотчетного долга. Главное, чтобы должник на это согласился. Возможно, аргументы, приведенные выше, его убедят.

Как правило, дивиденды выплачивают по итогам года. Но общее собрание акционеров (участников) может принять решение выплачивать дивиденды по итогам квартала, полугодия или девяти месяцев. Это так называемые промежуточные дивиденды. Тогда каждый раз, получая промежуточные дивиденды, часть их директор-учредитель может направлять на погашение подотчета. Вам надо будет удержать НДФЛ по ставке ниже обычной — 9, а не 13 процентов (п. 4 ст. 224 НКРФ). Взносы с дивидендов платить не требуется, ведь это выплаты не в рамках трудовых отношений (письмо ФСС РФот18 декабря 2012г. №15-03-11/08–16893).

В бухгалтерском учете начисленные дивиденды отражают так:

Дебет 84 Кредит 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов»

  • начислены дивиденды директору-учредителю.

Как видим, ничего сложного в этом способе нет. Единственное ограничение — дивиденды рискованно выдавать из наличной выручки. Ее можно тратить только на цели, перечисленные в новом Указании Банка России от7 октября 2013г. №3073-У. А дивиденды в этом документе не упоминаются. Прямой ответственности за нецелевые траты выручки из кассы в законодательстве нет. Но есть риск, что налоговики обвинят компанию в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств. А за это предусмотрен штраф до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Но как тогда выплачивать дивиденды? Все зависит от организационно-правовой формы вашей компании — ООО или АО.

Если у вас ООО. Можно оформить зачет дивидендов в счет долга по подотчету либо выдать их наличными, предварительно сняв их с расчетного счета.

Пример 1: Как зачесть дивиденды в счет долга по подотчету

По итогам I квартала 2014 года чистая прибыль ООО «Весна» после уплаты налогов составила 266 000 руб. В июне директор — единственный учредитель компании Спиридонов С. А. принял решение направить ее на выплату дивидендов. При этом его долг перед компанией по подотчетным средствам составляет 180 000 руб. Учредитель согласился оформить зачет дивидендов в счет погашения долга. Компания не получает дивиденды от других организаций.

Тогда проводки будут такими:

Дебет 84 Кредит 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов»

  • 266 000 руб. — начислены дивиденды Спиридонову;

Дебет 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

  • 23 940 руб. (266 000 руб. x 9%) — удержан НДФЛ;

Дебет 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов» Кредит 71

  • 180 000 руб. — зачтены дивиденды в счет долга по подотчетным средствам;

Дебет 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов» Кредит 51

  • 62 060 руб. (266 000 – 23 940 – 180 000) — перечислена Спиридонову оставшаяся сумма дивидендов.

Если у вас АО. С 1 января 2014 года акционерные общества выплачивают дивиденды строго по безналичному расчету (п. 8 ст. 42 Федерального закона от26 декабря 1995г. №208-ФЗ). А это означает, что сначала понадобится перечислить деньги на банковскую карточку или расчетный счет директора, а затем он должен будет вернуть эти деньги компании, то есть погасить подотчетный долг.

Оформлять зачет и выдавать наличные, как в случае с ООО, рискованно. Налоговики на проверке могут решить, что дивиденды, выданные с нарушением порядка, таковыми не являются, а представляют собой обычный доход. Тогда НДФЛ пересчитают по ставке 13, а не 9 процентов.

Переоформить долг по подотчету в заем

Для кого подходит: Для всех компаний.

Переоформление подотчета в беспроцентный заем не потребует больших финансовых и трудозатрат, но полностью не решит проблему с зависшим долгом. Получится лишь на некоторое время отложить ее решение. Ведь рано или поздно директор все же должен будет вернуть компании деньги, которые он получил по договору займа.

Еще один минус. При беспроцентном займе возникнет материальная выгода от экономии на процентах, которые директору пришлось бы заплатить, если бы он, к примеру, взял кредит в банке (подп. 1 п. 1 ст. 212 НКРФ). С суммы этой материальной выгоды придется исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ по ставке 35 процентов.

Осторожно! Зависший подотчет можно переоформить в заем. Но если он будет беспроцентным, то с материальной выгоды надо удерживать НДФЛ по ставке 35 процентов.

Конечно, можно оформить процентный заем, причем проценты установить такие, чтобы у работника не возникало материальной выгоды. Но это еще более трудоемкий вариант, ведь понадобится оформлять документально и проводить в учете не только сумму займа, но начисление и уплату процентов. Кроме того, у организации возникают доходы в виде процентов по займу, с которых надо заплатить налог на прибыль.

Что касается формы расчетов, безопасный вариант здесь — это перечислить заем директору по безналу, а он потом погасит этими деньгами свой подотчетный долг.

Пример 2: Как долг по подотчету заменить на договор займа

Долг директора перед компанией по подотчетным средствам составляет 92 000 руб. Этот долг решили переоформить в задолженность директора по беспроцентному займу. Бухгалтер сделал в учете такую запись:

Дебет 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» Кредит 51

  • 92 000 руб. — выдан заем директору;

Дебет 51 Кредит 71

  • 92 000 руб. — возвращен аванс подотчетником.

Можно поступить по-другому: сначала выдать директору заем из кассы, а потом он вернет компании деньги тоже наличными. Но здесь много ограничений. Выдать заем руководителю можно только из наличности, снятой с расчетного счета, а не из кассовой выручки (п. 4 Указания №3073-У). Кроме того, безопаснее, чтобы сумма подотчетного долга, возвращаемого наличными в кассу, не превышала 100 000 руб. В пункте 6 Указания № 3073-У прямо сказано, что 100-тысячный лимит не распространяется на суммы, выдаваемые работникам под отчет. Но для подотчетных, возвращаемых в кассу компании, такой оговорки нет.

Рано или поздно срок действия договора займа истечет. То есть у директора опять зависнет долг перед компанией. В такой ситуации есть два варианта действий, но они с налоговыми рисками.

Первый — можно продлевать срок займа до бесконечности. Это позволит не платить ни НДФЛ, ни взносы. Но компанию могут обвинить в том, что она скрывает облагаемый доход директора.

Второй — через три года списать не возвращенный в срок заем как безнадежный. Здесь проверяющие могут усомниться в том, что компания не смогла удержать долг у своего же директора. И решат, что фактически долг прощен. Значит, надо платить НДФЛ (письмо ФНС России от11 октября 2012г. №ЕД-4-3/17276) и взносы (письмо Минздравсоцразвития России от17мая 2010г. №1212–19).

Выдать директору матпомощь или денежный подарок

Для кого подходит: Для любой компании.

Способ не требует ни наличия прибыли, ни особых условий в трудовом договоре с директором. Конечно, можно выдать директору и премию. Но она в полном объеме облагается НДФЛ и взносами. А для материальной помощи и подарков есть льготы.

Материальная помощь. Материальная помощь, не превышающая на одного сотрудника 4000 руб. за год, освобождена от НДФЛ (п. 28 ст. 217 НКРФ). Взносами также облагается сумма матпомощи, превышающая 4000 руб. в год на одного человека. На этом давно настаивают чиновники (письмо Минздравсоцразвития России от17мая 2010г. №1212–19).

Осторожно! Чиновники требуют платить взносы с материальной помощи, превышающей 4000 руб. в год на одного человека.

С таким подходом можно спорить, ссылаясь на постановление Президиума ВАС РФот14мая 2013г. №17744/12 . Судьи пришли к такому выводу: выплаты социального характера, в том числе и материальная помощь, не относятся к оплате труда. Они не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества и условий их работы. Сам по себе факт трудовых отношений между компанией и ее работником не свидетельствует о том, что все выплаты в его адрес представляют собой оплату труда. А раз так, то взносы на сумму матпомощи начислять не надо. Даже если она и больше 4000 руб. Но эта точка зрения неизбежно приведет к спору с фондами.

Подарок. От НДФЛ освобождены подарки, стоимость которых составляет максимум 4000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НКРФ). Это правило распространяется и на подарки деньгами (п. 1 ст. 128, ст. 572 ГК РФ).

Взносы на подарок директору начислять не надо (письмо Минздравсоцразвития России от19мая 2010г. №1239–19). При этом передачу подарка, который стоит более 3000 руб., надо оформить письменным договором дарения. Кроме того, безопаснее, чтобы выдача подарков работникам не была одним из условий коллективного и трудового договора, а также положения об оплате труда. Ведь такие подарки, по мнению проверяющих и судей, облагаются взносами, как обычная зарплата.

Обратите внимание! Передача денег в рамках договора дарения не облагается страховыми взносами.

Ни матпомощь, ни подарки при расчете налога на прибыль учесть нельзя. Проводки в обоих случаях будут такими:

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 73

  • начислены материальная помощь или подарок;

Дебет 73 Кредит 50

  • выданы материальная помощь или подарок.

Пользоваться имуществом директора за плату

Для кого подходит: Для компаний, которым есть что взять в пользование у директора.

Еще один способ закрыть долг — взять у директора в аренду что-нибудь, что нужно компании, например автомобиль. И ежемесячно выплачивать арендную плату. А директор из этой суммы будет постепенно погашать долг по подотчету. С арендной платы нужно будет удерживать НДФЛ. Взносами она не облагается. При этом арендную плату в отличие от матпомощи и подарков можно списать в налоговые расходы.

Безопаснее, чтобы сумма, которую вы будете начислять директору, не превышала рыночные арендные ставки. Иначе инспекторы сочтут расходы на аренду завышенными и пересчитают налог на прибыль.

Осторожно! Можно закрывать подотчет компенсацией за использование машины. Но этот расход нормируют в налоговом учете.

Другая разновидность этого способа обнуления подотчета — выплачивать директору компенсацию за использование автомобиля. В таком случае удерживать НДФЛ вообще не понадобится, как и платить взносы. Основание — пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, подпункт «и» пункта 2 части 1 Закона № 212-ФЗ. Но при расчете налога на прибыль можно будет учесть только выплаты в пределах норм. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.

В бухучете записи будут следующими:

Дебет 26 (44) Кредит 73

  • начислена компенсация за использование личного имущества сотрудника (арендная плата);

Дебет 73 Кредит 71

  • зачтены выданные подотчетные средства в счет выплаты компенсации или арендной платы.

Провести в учете личные расходы директора

Для кого подходит: Для компаний, которые не боятся судебного разбирательства и риска проиграть спор.

Самый отважный способ. Вещи, которые директор приобрел лично для себя, можно отразить в учете как расходы компании. Например, мебель, электронику, автомобили. Конечно, если директор передаст вам все документы на покупку, а машину оформит на компанию. Но будьте готовы, что налоговики на выездной проверке потребуют предъявить им все купленное. А использование личного автомобиля в деятельности компании надо будет подтверждать путевыми листами. У организации возникает еще и обязанность платить транспортный налог.

Наконец, через компанию можно провести далеко не все расходы директора. Проблематично будет обосновать покупку новой резины, если в организации нет автомобиля. Или приобретение мотоцикла, если вы не развозите никаких товаров покупателям. Если доказать обоснованность таких покупок невозможно, то лучше их в учете не показывать, а выбрать другой способ закрыть подотчет.

Обратите внимание!

  • Подотчет директора-учредителя можно закрыть, периодически выплачивая ему дивиденды.
  • С директором можно оформить договор аренды машины. Из получаемых сумм он будет погашать подотчет.
  • Личные покупки директора можно учесть в расходах. Но на проверке надо будет доказывать их обоснованность.

Ох уж этот подотчет…

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 27 мая 2011 г.

Содержание журнала № 11 за 2011 г.На вопросы отвечала Е.А. Шаронова, экономист

Бухгалтеры постоянно объясняют подотчетникам, какие документы необходимо получить у продавца и что в них должно быть указано, чтобы потом приобретенные за наличный расчет товары (работы, услуги) можно было беспроблемно учесть в расходах. Но все равно находятся сотрудники, которые приносят «неправильные» документы. Как в этом случае поступить, если руководитель одобрил авансовый отчет: учесть расходы по таким документам или нет? Да и как вообще должны выглядеть подотчетные документы, чтобы налоговики к ним не придрались? Отвечаем на самые интересные вопросы наших читателей.

Вычет НДС только по типографскому БСО

Е.А. Максимкина, г. Москва

Наш работник вернулся из командировки и в качестве документа, подтверждающего проживание в гостинице, привез кассовый чек и счет по форме № 3-Г. В этом счете есть все обязательные реквизиты, которые должны быть в бланке строгой отчетностип. 3 Положения о порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 (далее — Положение). В обоих документах сумма НДС выделена отдельной строкой. Можно ли принять к вычету НДС, если нет счета-фактуры?

: В принципе, можноп. 7 ст. 168, п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ. Раз счет по форме № 3-Г содержит все обязательные реквизитып. 3 Положения о порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 (далее — Положение), то он является бланком строгой отчетности. В этом случае в книге покупок вы регистрируете именно егоп. 10 Правил ведения… книг покупок и книг продаж… утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. Вычет вы можете заявить в том квартале, в котором утвержден авансовый отчет работника по служебной командировке (то есть расходы приняты к учету)п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ; Письмо Минфина России от 20.05.2008 № 03-07-11/197.

Однако не исключено, что проблемы с вычетом НДС все же могут возникнуть. Дело в том, что, по мнению Минфина, БСО, утвержденные до 12.04.2005 (а счет по форме № 3-Г был утвержден как раз до этой датыутв. Приказом Минфина России от 13.12.93 № 121), можно было применять только до 01.12.2008. А после этой даты форма счета в качестве документа строгой отчетности использоваться уже не можетп. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359; Письма Минфина России от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400, от 09.06.2009 № 03-01-15/6-291, от 19.01.2009 № 03-01-15/1-11.

Кроме того, если гостиница распечатала счет 3-Г просто на компьютере, то в вычете НДС откажут однозначно. БСО должен быть изготовлен типографским способом или с использованием автоматизированной системып. 4 Положения. Компьютер же к автоматизированной системе не относится. А чек ККТ с выделенной суммой НДС в этом случае вам не поможетПисьма Минфина России от 23.12.2009 № 03-07-11/323, от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400, от 07.11.2008 № 03-01-15/11-353.

Таким образом, лучше запросите у гостиницы счет-фактуру. А если это сделать невозможно, безопаснее не принимать НДС к вычету.

Нет расшифровки канцтоваров в чеке — нет и расходов?

Л.М. Барышникова, г. Лыткарино, Московская обл.

Подотчетник принес товарный и кассовый чеки, в которых стоимость канцтоваров отражена в общей сумме без расшифровки их по видам, количеству и цене. Можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на эти канцтовары?

: Можно, если эти канцтовары вы сможете оприходовать. Для этого попросите подотчетника, чтобы он:

  • <или>вернулся в магазин и попросил указать в товарном чеке каждый приобретенный товар;
  • <или>сам составил отчет в произвольной форме, указал в нем наименование каждого приобретенного товара, его количество и цену (цены можно указать и приблизительные, главное, чтобы сошлось с общей суммой оплаты) и приложил этот отчет вместе с кассовым и товарным чеками к авансовому отчету.

После этого канцтовары можно оприходовать на основании приходного ордера по форме № М-4утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а, а их стоимость впоследствии учесть в налоговых расходахподп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Однако налоговики при проверке, из-за того что расшифровка канцтоваров сделана самим подотчетником, а не организацией-продавцом, могут и исключить стоимость канцтоваров из «прибыльных» расходов, как документально неподтвержденные затратыст. 252 НК РФ. И не исключено, что правомерность своих трат вам придется доказывать в суде.

Товарный чек вмененщика одновременно подтверждает и приобретение, и оплату ТМЦ

Л.Н. Гавришкина, г. Елец, Липецкая обл.

Наши сотрудники часто на приобретенные материалы предоставляют только товарный чек. Достаточно ли его одного, чтобы учесть расходы в налоговом и бухгалтерском учете?

: Достаточно, если этот товарный чек выдал плательщик ЕНВД и в нем естьп. 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон о ККТ):

  • номер и дата;
  • наименование и ИНН продавца;
  • наименование, количество, цена приобретенных товаров;
  • должность, фамилия и инициалы лица, выдавшего документ, и его личная подпись.

Ведь такой чек вместо кассового чека могут выдавать покупателям плательщики ЕНВДПисьма Минфина России от 19.01.2010 № 03-03-06/4/2, от 22.10.2009 № 03-01-15/9-470, от 01.09.2009 № 03-01-15/9-436.

И хотя нельзя быть стопроцентно уверенным в том, что его выдал именно плательщик ЕНВД, подтверждать статус продавца дополнительными документами (например, запрашивать копию выданного ИФНС уведомления о постановке на учет в качестве вмененщика) не нужно. Ведь НК РФ не обязывает покупателя проверять налоговый статус продавца.

Если же в товарном чеке нет вышеуказанных реквизитов, то необходим еще и чек ККТп. 1 ст. 2 Закона о ККТ. А без него расходы лучше не учитывать.

Авансовый отчет можно заполнить и на компьютере

Д.А. Чебрякова, г. Пушкино, Московская обл.

Можно ли заполнить бланк авансового отчета не от руки, а на компьютере? А подотчетник его лишь подпишет.

: Да, можно. Это прямо разрешено Указаниями по заполнению авансового отчетаУказания по… заполнению… утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

Подотчетные суммы можно перечислять и на зарплатные карты

М.В. Ашмарина, г. Жуковский, Московская обл.

Имеем ли мы право перечислять подотчетные суммы на зарплатные карты работников? Могут возникнуть претензии со стороны банка или налоговиков?

: Все зависит от того, что написано в вашем договоре с банком на открытие и обслуживание зарплатных карт.

Одни банки без проблем зачисляют на зарплатные карты работников любые подотчетные деньги, другие — только командировочные суммы, а третьи вообще отказываются это делать. Такая ситуация возникла из-за того, что есть два Письма Центробанка России, в которых высказаны разные точки зрения по этому вопросу.

В одном сказано, что выдача денег под отчет путем безналичного перечисления на счета сотрудников не предусмотренаПисьмо ЦБ РФ от 18.12.2006 № 36-3/2408.

В другом ЦБ ссылается на свое Положение об эмиссии банковских картПоложение ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П и делает вывод, что перечень операций, которые физические лица могут проводить по своим картам, открыт. И если коллективным договором или локальным нормативным актом (например, приказом, положением о командировках) предусмотрена возможность перевода на банковские карты сотрудников денег на командировочные расходыст. 168 ТК РФ, то банк такой платеж пропуститПисьмо ЦБ РФ от 24.12.2008 № 14-27/513.

Таким образом, смотрите свой договор с банком. Если в нем сказано, что, например, «на банковские карты сотрудников организация может перечислять любые денежные средства», то проблем с перечислением подотчетных сумм не будет. Штрафа за то, что вы так делаете, нет.

А чтобы налоговики и сотрудники ФСС и ПФР не расценили поступившие на карту суммы как зарплату и не доначислили НДФЛ и страховые взносы, при перечислении средств указывайте в назначении платежа «на командировочные расходы» или «на хозяйственные нужды». Подтверждением того, что работник не потратил деньги на себя, будет его авансовый отчет (форма № АО-1утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) с приложенными к нему подтверждающими документами.

«Доходная» упрощенка не отменяет обязанности отчитаться за выданные деньги

Г.С. Васильева, г. Пенза

Мы применяем упрощенку с объектом «доходы». Довольно часто я выдаю директору деньги из кассы на хозяйственные расходы (естественно, по его распоряжению). Учет расходов мы не ведем. А вот обязан ли директор отчитываться за выданные ему деньги авансовыми отчетами? Сам он утверждает, что отчитываться за свои же деньги (он единственный собственник нашей компании) он не должен.

: Действительно, вы не обязаны документально подтверждать расходы, так как они не влияют на исчисление налога при УСНОп. 2.5 Порядка заполнения книги учета доходов и расходов… утв. Приказом Минфина России от 31.12.2008 № 154н; Письма Минфина России от 16.06.2010 № 03-11-11/169, от 20.10.2009 № 03-11-09/353. Но если директор не отчитывается о выданных ему под отчет деньгах, а вы продолжаете выдавать ему деньги, то ваша компания, прежде всего, нарушает кассовую дисциплинуп. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Советом директоров ЦБ РФ 22.09.93 № 40 (далее — Порядок). И банк при проверке обязательно укажет вам на это и сообщит о нарушении в вашу налоговую инспекцию.

После этого возможны такие негативные последствия:

  • инспекция попытается оштрафовать вашу компанию за нарушение порядка ведения кассовых операций. Правда, суды считают, что за нарушение порядка выдачи денег под отчет ответственность КоАП РФ не предусматриваетПостановления ФАС СЗО от 25.11.2008 № А56-5137/2008; Третьего арбитражного апелляционного суда от 26.04.2010 № А69-2973/2009-12; Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.12.2009 № 09АП-24082/2009-АК. Но вряд ли вам хочется ходить по судам;
  • налоговики могут расценить подотчетные суммы как скрытую зарплату и доначислить НДФЛПисьма УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861, от 27.03.2006 № 28-11/23487. И суд может согласиться с нимиПостановления ФАС ПО от 22.09.2009 № А55-1433/2009; Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.02.2010 № А57-3405/2009.

А вот другие суды считают, что средства, выданные подотчетному лицу, в принципе не являются его доходом и не включаются в налоговую базу по НДФЛст. 41, ст. 208, ст. 209 НК РФ; Постановления ФАС СКО от 11.12.2006 № Ф08-5708/2006-2386А; ФАС УО от 20.02.2008 № Ф09-516/08-С2. Ведь это лишь задолженность сотрудника перед организацией и не более того.

Кстати, не исключено, что и сотрудники ФСС и ПФР расценят подотчетные суммы как скрытую зарплату и доначислят страховые взносы вашей компании.

Поэтому, чтобы вам не пришлось спорить с проверяющими, директору лучше отчитаться, на что он потратил деньги.

Билет «туда-обратно» делим пополам

А.В. Кольцова, г. Владимир

Работник поехал в командировку. Точный день возврата из командировки не был известен, и работник купил билет только туда. А возвращаясь из командировки, с целью экономии купил билет обратно и туда с открытой датой, поскольку точно знал, что придется ехать еще раз. Билет действительно стоит значительно дешевле, но только в нем указана общая стоимость двух перелетов. И мы не знаем, как разделить цену одного билета между двумя командировками и как правильно заполнить авансовый отчет.

: В авансовом отчете работник должен указать всю стоимость авиабилета, ведь он потратил на него деньгип. 11 Порядка; Указания по… заполнению… формы «Авансовый отчет», утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Этот билет еще понадобится работнику для поездки в следующую командировку. Поэтому к первому авансовому отчету можно приложить ксерокопию авиабилета, а оригинал — ко второму авансовому отчету.

Поскольку билет используется в двух поездках, в бухгалтерских и налоговых расходах на дату утверждения первого авансового отчета можно учесть только 1/2 его стоимостиподп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; пп. 6, 9 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н.

Вторую половину стоимости билета до следующей командировки можно учесть на счете 50-3 «Денежные документы»План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н (проводка: дебет счета 50-3 – кредит счета 71).

Когда вы вновь отправите работника в командировку, то под роспись по ведомости выдадите ему билет и сделаете проводку: дебет счета 71 – кредит счета 50-3.

Вторую половину стоимости авиабилета вы учтете в бухгалтерском и налоговом учете на дату утверждения второго авансового отчетаподп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; пп. 6, 9 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н.

Суммы, за которые подотчетник не отчитался, можно удержать из его зарплаты

Н.Г. Игнатьева, г. Санкт-Петербург

В какой срок сотрудник должен отчитаться по подотчетным суммам, выданным на хозяйственные нужды? Можем ли мы удержать деньги из его заработной платы, если он долго не отчитывается?

: Отчитаться перед бухгалтерией об израсходованных суммах нужно не позднее 3 рабочих дней после истечения срока, на который выданы деньгип. 11 Порядка. А вот срок, на который они выдаются, вы можете установить любой (чтобы он был удобен и вам, и подотчетникам). Его можно указать, например, в приказе, регламентирующем выдачу денег под отчет, и с этим приказом ознакомить подотчетников под роспись.

Если сотрудник в установленный срок не вернул подотчетные суммы и не отчитался за них, напомните ему, что он должен вернуть деньги. Работник может либо внести деньги в кассу, либо написать заявление с просьбой удерживать задолженность из его зарплаты.

Если же работник не возвращает деньги и подотчетная сумма не превышает его средний месячный заработок, вы можете удержать подотчетные деньги из его зарплатыст. 248, п. 2 ст. 243 ТК РФ. При этом приказ о взыскании с работника суммы задолженности руководителю нужно издать не позднее 1 месяца со дня, когда работник должен был отчитаться или вернуть неизрасходованную подотчетную суммуст. 248 ТК РФ. Если же месячный срок будет пропущен, то вернуть деньги можно будет только через суд.

Имейте в виду, что размер удерживаемой суммы не может превышать 20% заработной платыстатьи 137, 138 ТК РФ.

Если же невозвращенная подотчетная сумма превышает средний месячный заработок работника, для возврата денег вам придется обратиться в суд. Сделать это надо в течение 1 года со дня обнаружения причиненного ущерба. А отсчитывать его нужно через 3 рабочих дня после истечения срока, на который были выданы деньгистатьи 248, 392 ТК РФ.

Невозвращенный подотчет можно списать на убытки

Н.Г. Дмитриева, г. Санкт-Петербург

Один из наших сотрудников уволился, не вернув подотчетные суммы. Надо ли включать эти суммы в доход работника и облагать их НДФЛ? Может ли наша организация списать их на убытки?

: Не возвращенная работником подотчетная сумма является дебиторской задолженностью, и ее можно списать на убыткиподп. 2 п. 2 ст. 265, п. 2 ст. 266 НК РФ. Вопрос только когда.

На основании норм Трудового кодекса РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба в течение 1 года со дня обнаружения причиненного ущербаст. 392, ст. 381, ст. 382 ТК РФ. А если он этого не сделал, то получается, что уже через год работодатель не имеет возможности взыскать ущерб с работника. И логично именно через год:

  • списать эту задолженность на убытки как безнадежную;
  • включить эту задолженность в доходы работника и исчислить НДФЛст. 210 НК РФ.

Однако, по мнению Минфина России, отнести не возвращенную подотчетным лицом сумму к безнадежной задолженности и списать ее на убытки можно только после истечения общего срока исковой давности, то есть через 3 годаподп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ; ст. 196 ГК РФ; Письма Минфина России от 15.09.2010 № 03-03-06/1/589, от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610. И этот срок надо отсчитывать со дня, следующего за тем, когда работник должен был вернуть подотчетные суммыст. 200 ГК РФ.

Например, деньги выданы работнику из кассы 15.04.2011. Приказом руководителя установлено, что деньги выдаются под отчет на срок 1 месяц. Следовательно, отчитаться работник должен не позднее 18.05.2011 (месяц плюс 3 рабочих дня на составление авансового отчета)п. 11 Порядка. Трехлетний срок исковой давности отсчитываем с 19.05.2011ст. 200 ГК РФ. То есть списать эту задолженность на убытки можно будет 19.05.2014 (а не 19.05.2012, как по ТК РФ).

Кроме того, как указал Минфин России, НДФЛ с дохода работника надо исчислить также по истечении 3 лет, то есть 19.05.2014ст. 210 НК РФ; Письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610.

Как нам разъяснили в Минфине России, срок исковой давности, установленный трудовым законодательством, при исчислении налогов не применяется.

Из авторитетных источников

СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич Заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России

“Трехлетний срок исковой давности, установленный гражданским законодательством, является общим потому, что применяется ко всем нарушенным правам, не имеющим иного специально установленного срока судебной защиты. То есть это общий срок для защиты права по иску. Поэтому по истечении срока исковой давности дебиторская задолженность является безнадежной (нереальной ко взысканию) и подлежит списанию в налоговом учете.

Что же касается ст. 392 Трудового кодекса, то она регулирует материальную ответственность между работником и работодателем за ущерб, причиненный работником организации во время действия трудового договора.

В случае списания долга работника, например, с истечением общего срока исковой давности или при принятии решения о прощении долга датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм, выданных под отчет, будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения”.

Поскольку удержать НДФЛ с уволившегося работника вы не можете, необходимо исчислить налог и сообщить о сумме задолженности в свою налоговую инспекцию. То есть надо заполнить справку 2-НДФЛ за тот год, в котором истек трехлетний срок исковой давности, показать там доход, сумму исчисленного и неудержанного налога. При этом в справке в поле «признак» укажите цифру 2. Это будет означать, что налог вы удержать не можетеразд. II Рекомендаций по заполнению формы 2-НДФЛ… утв. Приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@. Представить эту справку в ИФНС надо в течение 1 месяца после окончания года, в котором истек срок исковой давностип. 5 ст. 226 НК РФ.

«Сверхлимитную» наличность можно выдать под отчет

И.К. Комолова, г. Раменское, Московская обл.

В кассе скопилась «сверхлимитная» наличность, а сдавать деньги в банк не хочется. Можно ли выдать эти деньги сотрудникам под отчет и на какие цели?

: Действительно, чтобы избежать штрафов за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операцийст. 15.1 КоАП РФ, «сверхлимитную» наличность лучше выдать под отчет.

Цель выдачи можете сформулировать любую, например для приобретения канцтоваров (обычно цели расходования наличности согласовываются с банком при установлении лимита остатка кассып. 2.7 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.98 № 14-П; приложение 1 к этому Положению ).

А когда понадобятся наличные деньги в кассе, работник вернет выданную ему сумму.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

Как списать подотчетные суммы директора без документов

Правила обращения с подотчетными средствами

Возможно ли списание подотчетных сумм без оправдательных документов?

Как закрыть долг директора, если нет отчета по выданным ему суммам

Правила обращения с подотчетными средствами

Каждый работодатель вправе прибегнуть к помощи персонала для обеспечения бесперебойного ведения деятельности. При необходимости такой помощи работнику выдается сумма денежных средств, которая на момент выдачи представляется достаточной для решения возникшей проблемы.

В каких ситуациях это возможно? Они появляются, например, при наличии необходимости:

  • присутствия представителя работодателя на территории нахождения контрагента или учредителя бизнеса для решения какого-либо вопроса, связанного:
    • с заключением договорных отношений;
    • выполнением работ;
    • представлением отчета;
  • направления работника в место, находящееся в другом городе или стране, с целью:
    • совершения закупок;
    • сопровождения груза;
    • сбора информации;
    • прохождения обучения;
  • срочного обеспечения деятельности какими-либо материалами или услугами в регионе функционирования работодателя.

Осуществленные в реальности траты могут оказаться как меньше, так и больше выданной суммы. Судить об их фактическом объеме можно только по результатам отчета, составленного работником по завершении выполнения поручения. Такой отчет называется авансовым, и для его представления установлены определенные сроки (п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

К авансовому отчету обязательно прилагаются документы, подтверждающие факт расходования денег на решение вопроса, соответствующего цели выдачи. Отчет проверяется бухгалтерией и утверждается руководителем работодателя. Сравнение его итога с величиной выданных под этот отчет средств дает тот объем денег, который должен быть либо доплачен работнику (при перерасходе), либо возвращен работодателю (при неполном использовании подотчетной суммы).

Возможно ли списание подотчетных сумм без оправдательных документов?

На фоне изложенных выше правил вопрос о том, как списать подотчетные суммы без документов, ответа не требует. Списание подотчетных сумм без оправдательных документов невозможно, поскольку такая операция не отвечает самой сути выдачи средств на действия работника, осуществляемые в интересах работодателя и за его счет.

Когда вопрос о непредставлении авансового отчета возникает в отношении подотчетных средств, выданных директору организации, стоит вспомнить о том, что руководитель, оформленный по трудовому договору и получающий заработную плату по месту трудовой деятельности, тоже относится к числу сотрудников, и на него так же, как и на любого другого члена трудового коллектива, распространяется обязанность представления отчета по расходованию средств, полученных им под отчет. Поэтому прежде чем задаваться вопросом о том, как списать подотчетные суммы директора, необходимо выяснить у него, может ли он представить в бухгалтерию документы об использовании выданных ему денег.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Как закрыть долг директора, если нет отчета по выданным ему суммам

Как же закрыть подотчетные суммы, если документов все-таки нет? По правилам обращения с подотчетными суммами подотчетное лицо должно вернуть неиспользованные средства работодателю. Соответственно, и директору нужно предложить сделать то же самое. Проводка по закрытию долга тут будет обычной: Дт 50 (51) Кт 71.

Однако в реальности работник может отказаться осуществлять возврат. На такой случай ст. 137 ТК РФ предусматривает возможность удержания невозвращенных сумм из зарплаты при условии, что решение об этом принимается не позднее 1 месяца с даты истечения срока на возврат подотчетных средств и работник не возражает против факта и размера такого удержания. Однако подобное решение не отчитавшийся по подотчетной сумме директор должен принять в отношении самого себя. Поэтому на практике его можно и не получать. Если директор согласится на удержание из зарплаты, то это отразится в бухучете записями: Дт 94 Кт 71 (на общую величину долга) и Дт 70 Кт 94 (по каждой из сумм, фактически удерживаемой из зарплаты).

При отказе от возврата средств возглавляемое директором юрлицо или учредители этого юрлица вправе потребовать возмещения причиненных убытков в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ, п. 1 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 62). Возникающие при этом судебные дела решаются не в пользу директора, не отчитавшегося по подотчетным средствам (постановление арбитражного суда Поволжского округа от 15.12.2015 № Ф06-3500/2015 по делу № А65-28368/2014). При обращении в суд числящаяся за директором сумма долга также сначала отразится на счете 94 (Дт 94 Кт 71), а затем будет отнесена на счет 73 (Дт 73 Кт 94), если директор еще остается работником предприятия, или счет 76 (Дт 76 Кт 94), если он уже там не работает.

Если же в отношении не возвращенной директором подотчетной суммы учредителями принято решение о прощении долга или задолженность будет списываться по истечении срока давности (обе эти ситуации отразит проводка Дт 91 Кт 71), то у директора возникнет доход, подлежащий обложению НДФЛ. Этот налог придется либо удержать из его зарплаты, либо сообщить в ИФНС о невозможности такого удержания.

***

Выдаваемая под отчет сумма предполагает обязательность представления отчета по расходам, осуществленным за счет подотчетных средств. Распространяется такая обязанность и на директора, входящего в число сотрудников предприятия. Как списать подотчетные суммы, выданные директору, если он не отчитался по ним? Это будет зависеть от конкретной ситуации, но в любом случае варианты этих ситуаций такие же, как и для обычных сотрудников (возврат неиспользованной суммы, удержание денег из зарплаты, возврат средств через суд, прощение долга, списание по сроку давности).

***

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Бухгалтерский учет».

О безопасном списании подотчётных денег, и почему это нужно делать не спеша!

Евгений Сивков

В школе учителя нам постоянно говорили: «Не смейте списывать!». Мы кивали в знак согласия, но всё равно списывали. То же самое – в институте. Нас предупреждают, увещевают, мы киваем и делаем своё дело. Почти все, кроме откровенных «ботаников», конечно. А теперь мы выросли. Но привычка к списыванию, видимо, осталась.

Приходят ко мне, взрослому налоговому консультанту с 20-летним стажем, такие же взрослые директора и главные бухгалтеры, заглядывают просительно в глаза и вопрошают: «Как списать? А что потом делать?». Возможно, кто-то ответил бы: «Сухари сушить». Но не всё так плохо. Ведь речь идёт не о списывании на ЕГЭ, а о безопасном списывании подотчётных денег. Безопасном с налоговой точки зрения. А вообще такое возможно? Что ж, давайте разбираться.

Разговор по понятиям

Вначале нужно определиться с понятиями. О чём мы, собственно, говорим. Подотчетные суммы – это наличные денежные средства, выданные на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику (далее – подотчётному лицу) под отчет. Сегодня допускается перечисление подотчетных сумм на зарплатную или корпоративную пластиковую карту, если это прописано в локальном нормативном акте.

Вся официальная информация о работе с подотчётными суммами – в Правилах выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм, которые установлены Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П, далее по тексту Положение).

Как выдают деньги

Для того чтобы получить деньги, подотчетное лицо пишет заявление о выдаче наличных под отчет. Такое заявление составляется в произвольной форме, но при этом оно должно содержать: собственноручную надпись (резолюцию) руководителя о сумме наличных денег и срок, на который они выдаются; подпись руководителя; дату (п.4.4. Положения). Первая проблема, с которой сталкивается бухгалтер — это запрет на выдачу денег, если подотчетное лицо имеет задолженности по ранее полученной под отчет сумме (п. 4.4 Положения).

Этот запрет мы обходим легко и изящно: сотрудник возвращает задолженность в кассу и тут же получает те же деньги плюс новую подотчётную сумму. А можно просто понадеяться на русский авось: а вдруг Налоговая не обнаружит нарушение в течение 2-х месяцев? Если вам не повезёт, и в течение этого срока проверкой будет выявлено нарушение, вам грозит штраф. Вернее два штрафа. В соответствии с ч. 1 ст. 15.1, ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ организацию накажут на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а руководителя организации от 4000 до 5000 руб.

Информацию о том, как оформляются расходные кассовые ордера, кем подписываются, я для краткости опускаю.

Часто задают вопрос о предельном размере расчетов наличными денежными средствами в рамках одного договора между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем. В соответствии с Указанием Банка России от 20.06.2007 N 1843-У он составляет 100 000 руб., но отмечу, что этот предел не относится к сумме, которая выдаётся под отчет.

Как деньги возвращают

Теперь начитается самое интересное. По израсходованным суммам подотчетное лицо обязано в течение трёх рабочих дней после истечения срока, на который выдавались деньги, или со дня выхода на работу, представить авансовый отчет (п. 4.4 Положения N 373-П). Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру, бухгалтеру или руководителю. При этом подотчетному лицу выдается расписка (отрезная часть авансового отчета), подтверждающая получение авансового отчета и оправдательных документов.

А что произойдёт, если сотрудник не отчитался в эти три дня?Если это – нарушение кассовой дисциплины, то организацию или должностное лицо могут оштрафовать за одно из нарушений ведения кассовых операций, которые перечислены в статье 15.1 КоАП РФ. Но в том-то и дело, что в этот перечень нарушение сроков предоставления авансового отчёта не включёно! Значит, наказать нас за это никто не имеет права.

Кстати, руководитель организации своим приказом может установить любой срок, на который выдаются деньги под отчет. Например, от 3 до 300 дней. Скажем, для топ-менеджеров 300 дней, а для всех остальных — 3 дня. Это ваше право. Но лучше этого не делать. Ведь если нет приказа, то не может быть и претензий по сроку и возврату.

Нас пугают, а мы боимся

Бояться, что Налоговая служба доначислит вам НДФЛ или страховые взносы, не стоит. Было время, Налоговая служба просила удерживать НДФЛ с подотчётных сумм. Об этом, например, говорилось в письмах УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861 и от 27.03.2006 № 28-11/23487. Но сейчас это все как-то заглохло.

Итак, что мы с вами имеем сегодня? До тех пор, пока организация не списала выданные под отчёт средства в свой убыток, обязательства уплаты каких-либо налогов, вроде бы, не возникают.

Обратите внимание: в этой ситуации нельзя говорить и о материальной выгоде. Условием её возникновения является заключение письменного договора между организацией и физическим лицом, но Положением такой способ выдачи денег под отчёт не предусмотрен. Поэтому нет никаких оснований начислять материальную выгоду в виде экономии на процентах. Невозврат подотчетных сумм приводит лишь к одному — у сотрудника возникает задолженность по возврату полученных от организации под отчет денежных средств. Все! И получение сотрудником денег в такой ситуации не может автоматически считаться его доходом. Таким образом, вы можете «подвесить» ситуацию при условии, что ни организация, ни физическое лицо никаких действий предпринимать не станут.

Как долго может сохраняться этот status quo? До тех пор, пока организация не спишет выданную под отчёт сумму в расходы (п.п.2 п.2 статьи 265 НК РФ) по истечении установленного срока исковой давности (3 года). Кое-кто старается этот срок продлевать путём бумажной переписки или возвратом части сумм до бесконечности, но сейчас законодатель ограничил общий срок исковой давности десятью годами (п. 2 ст. 196 ГК РФ). Так что через 10 лет вам всё равно придётся списывать эти средства. Ну да ничего. 10 лет – очень большой срок. Как в той сказке: что-то за это время наверняка случится. Или падишах скончается, или ходжа Насреддин помрёт, или ишак сдохнет… То есть: изменится законодательство, будет реорганизовано юридическое лицо или получатель подотчётных средств уедет за границу — сказочное количество вариантов.

Но если организация простит долг работнику и спишет его, то она будет обязана исчислить НДФЛ и страховые взносы (Минфин России в письме от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610). Если вы не желаете платить НДФЛ и страховые взносы, то этого делать не нужно, так как доход сотрудника возникает в момент списания.

Наш суд – самый гуманный

В спорных случаях стороны, разумеется, могут обратиться в суд. Поэтому судебная практика нам тоже небезразлична. Так вот, наши суды считают: раз физическому лицу уже выданы деньги под отчёт, это значит, что человек уже отчитался по ранее полученным суммам. Презумпция разумности субъекта предпринимательской деятельности. То есть: не дураки же в организации сидят, чтобы давать деньги тому, кто не имеет привычки отчитываться об их расходовании. Мы согласны с нашим самым гуманным судом. Мы – не дураки. Просто рассеянные немножко… Отчётность куда-то засунули, найти не можем. А усердного бухгалтера, который отчёт потеряла, мы давно «уволили». В общем, считайте документы утерянными. Несчастный случай на производстве, можно сказать. А сотрудник наш расписку (отрезную часть авансового отчёта) тоже потерял. Ну что с него взять! Физлицо всё-таки. Главное, в суде не рассмеяться.

Таким образом, создаётся интересный правовой казус. Факт выдачи денег не отрицаем; все авансовые отчеты получены, к сотруднику нет претензий. Но придать этим фактам юридическое значение можно только через суд. Соответственно одна сторона будет настаивать на таком разбирательстве, другая не будет ничего отрицать. И если суд пройдёт по такой схеме в тёплой дружеской обстановке — о начислениях НДФЛ и страховых взносов можно забыть. А потом руководитель организации вынесет суровый приказ о наказании главбуха и восстановлении документов. В качестве наказания можно применить ссылку на семинар за границу. Такие семинары иногда проводятся на круизных морских лайнерах. Не Мальдивы, конечно, но наказание должно быть строгим.

Каких-либо других действий со стороны Налоговых служб можно не бояться, законодательством им не предоставлено право принимать решение об изменении юридической квалификации сделки. Таким правом обладает только суд. Чтобы переквалифицировать сделку, они должны обратиться в суд. Что очень долго и практически нереально.

Есть, конечно, другая проблема. Это когда подотчётная сумма достигает астрономических размеров, что не будет красить баланс предприятия и станет всё время вызывать интерес Налоговой службы, начиная с писем о вашей ликвидации в связи с нехваткой чистых активов. Но это – тема для отдельного разговора.

Подотчетные выводы

Подводим итоги. Если вы хотите максимально долго не подвергать налогообложению суммы, выданные под отчет, то не списывайте их, просто держите как задолженность. За то, что вы будете продолжать выдавать деньги под отчёт тому же лицу и впредь наказать вас практически невозможно. Если все-таки настал момент всё списать, то пусть ваше подотчетное лицо вернёт все деньги, а вы выдайте их тому сотруднику, кто работает у вас «временно». По истечении срока исковой давности или сразу по истечении срока отчёта можете устроить с таким сотрудником дружеский судебный процесс.

Получайте удовольствие по полной программе. Закон на нашей стороне, судебная практика тоже. Нам не страшен налоговый инспектор. В этом конкретном случае, разумеется…

Евгений Сивков

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *