Юлия Жижерина, бизнес-консультант по управлению персоналом и трудовому праву, рассказывает, как оформлять документы о заработной плате, чтобы избежать штрафов.

Нередко работодатели допускают ошибки, когда описывают условия оплаты труда, что может привести к неприятным последствиям.

За неверное указание в трудовом договоре условий оплаты труда работодателю может грозить административная ответственность по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа на должностных лиц в размере от 5000 до 10000 рублей; на юридических лиц – от 50000 до 100000 рублей.

Если работодатель неправильно прописал нормы об оплате труда в локальных нормативных актах, он может быть привлечён к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц – от 30000 до 50000 рублей.

При неправильном отражении условий труда в трудовом договоре или локальных нормативных актах также существует риск возникновения спора с сотрудником, который для защиты своих прав может обратиться как в надзорные органы, так и в суд.

Если сотрудник обратится в надзорные органы, работодателя в любом случае ждет проверка. Если же сотрудник обратится в суд, то в случае вынесения решения в его пользу он может также взыскать с работодателя моральный ущерб.

Чтобы избежать этих рисков, прописывайте условия оплаты труда правильно во всех документах.

В локальных нормативных актах

Нормы трудового законодательства, регулирующие оплату труда, немногочисленны. Ст. 135 ТК РФ говорит о том, что заработная плата устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда, описанными в локальных нормативных актах. Таким образом, локальные нормативные акты являются основными документами, регулирующими оплату труда. На основании данных документов условия оплаты труда отражаются и в трудовом договоре.

Единственное требование к локальным нормативным актам, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с законодательством.

В правилах внутреннего трудового распорядка

Согласно действующей практике в правилах внутреннего трудового распорядка обязательно должны быть отражены сроки выплаты заработной платы (ст. 136 ТК РФ). При этом следует прописать конкретные даты.

Чтобы избежать ошибок в определении дат выплат, учитывайте, что заработная плата должна выплачиваться не реже, чем каждые полмесяца, а также не позднее 16 дней по истечении периода, за который она начислена (Рекомендации МОТ № 85):

«Должностной оклад выплачивается Работнику каждые полмесяца за фактически отработанное время на основании табеля учета использования рабочего времени: за первую половину месяца — 16 числа, за вторую половину — 1 числа следующего месяца».

Что касается размера заработной платы за первую часть месяца (так называемого аванса), то в правилах нужно прописать, что она выплачивается согласно фактически отработанному времени (Постановление Совета Министров СССР от 23 мая 1957 года № 566; Письмо Роструда от 08.09.2006 № 1557-6) в соответствии с табелем. Установление первой части заработной платы в конкретном размере, например 40%, незаконно.

В условиях об оплате труда незаконным будет установить, что работник обязан получать заработную плату в определенном банке, например, в рамках зарплатного проекта (ст. 136 ТК РФ). Обратите внимание, что для изменения банка работник должен сообщать в письменной форме об изменении реквизитов для перевода заработной платы не позднее, чем за пять рабочих дней до дня выплаты заработной платы. Это условие можно закрепить в локальном акте. Работодатель вправе установить специальную процедуру для подачи работником заявления о смене кредитной организации.

Согласно ст. 134 ТК РФ в компании обязательно должны быть установлены условия индексации заработной платы (см. также Определение Конституционного суда РФ от 17.06.2010 № 913-О-О). Положения действующего трудового законодательства прямо не указывают на периодичность индексации заработной платы, она определяется работодателем. Обычно это делают один раз в год:

«Работодатель индексирует заработную плату работников, как правило, на 3% ежегодно во втором квартале текущего года исходя из финансовых возможностей Работодателя и утвержденного бюджета».

Пропишите все гарантии и компенсации, положенные работникам по закону (надбавки, доплаты, компенсации), а также закрепите другие выплаты, установленные работодателем (например, возможность премирования).

В положении об оплате труда

Обязательно установите систему оплаты труда, систему доплат и надбавок, систему премий (ст. 135 ТК РФ). Если у разных категорий работников разные системы оплаты труда, в положении об оплате труда необходимо описать их все.

В разделе о системе или системах оплаты труда описываются ее элементы: повременная, повременно-премиальная, сдельная, сдельно-премиальная, комиссионная и т.д. Если система включает в себя оклады, можно прописать, как они устанавливаются. Если в компании действует система грейдов, ее можно включить в положение об оплате труда в качестве приложения.

В свете требований ст. 133 ТК РФ укажите, что оплата труда не может быть ниже минимального размера оплаты труда, установленного законодательством.

Чтобы дисциплинировать работников, пропишите, что «заработная плата начисляется исходя из отработанного работником рабочего времени согласно табелю учета рабочего времени. Отсутствие работника без уважительных причин на рабочем месте работнику не оплачивается».

Размеры доплат за совмещение, выполнение обязанностей отсутствующего работника, расширение объема работ можно прописать в виде конкретного процента от оклада или указать, что их размер предусматривается по соглашению сторон.

Укажите порядок и сроки выплаты заработной платы, выплачивается ли заработная плата наличными через кассу организации либо перечисляется на банковские счета, какими частями выплачивается заработная плата, в какие даты. Также в данном разделе указываются гарантии, предусмотренные ТК РФ (оплата отпуска не позднее, чем за 3 дня, выплаты заработной платы при совпадении дня выплаты и выходного или праздничного дня и др.).

Если в компании трудятся сотрудники, которые работают в районах Крайнего Севера, укажите, что компания выплачивает процентные надбавки и районные коэффициенты и их размер (ст. 135 ТК РФ):

«3.1.3. К фактически начисленной заработной плате, включая премии, связанные с выполнением трудовых обязанностей, применяется районный коэффициент в размере 30% к заработной плате за работу в местности, приравненной к районам Крайнего Севера.

3.1.4. К фактически начисленной заработной плате, включая премии, связанные с выполнением трудовых обязанностей, применяется процентная надбавка в размере 50% к заработной плате за работу в местности, приравненной к районам Крайнего Севера».

Также работодателю необходимо предусмотреть гарантии и компенсации сотрудникам, работающим во вредных и/или опасных условиях труда, компенсации или надбавки за разъездной характер работы, за работу вахтовым методом.

Опишите, какие надбавки и доплаты полагаются тем или иным категориям работников. Например, в положении об оплате труда прописываются гарантии повышенной оплаты работникам за сверхурочную работу и работу в выходной и нерабочий праздничный день.

Описанию условий премирования можно уделить целый раздел положения об оплате труда. При составлении данного раздела можно прописать условия премирования детально, вплоть до KPI, а можно ограничиться фразой: «Работникам за эффективную работу и добросовестный труд по решению руководителя может выплачиваться премия». По желанию работодателя условия премирования можно оформить отдельным локальным нормативным актом, например, утвердить положение о премировании.

В положении о премировании

Премирование работников является правом, а не обязанностью работодателя. Если работодатель решил утвердить положение о премировании, в данном документе можно отразить:

• показатели премирования;
• условия премирования;
• круг премируемых работников;
• размеры премиальных выплат;
• порядок расчета премий;
• периодичность премирования;
• источники премирования;
• перечень обстоятельств, при наличии которых премия выплачивается в меньшем по сравнению с базовым размером или не выплачивается вовсе;
• перечень выплат, на которые начисляется премия.

При составлении текста положения о премировании не допускайте ситуации, когда премия может быть признана обязательной.

В штатном расписании

По мнению Роструда, штатное расписание является локальным нормативным актом (Письмо от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1). Для штатного расписания не обязательно использовать унифицированную форму (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), ее можно разработать самостоятельно и утвердить приказом. Обратите внимание, что штатное расписание должно содержать обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

В трудовом договоре

Условия оплаты труда являются обязательным условием трудового договора (ст. 57 ТК РФ). При этом обратите внимание, что формулировка «согласно штатному расписанию» является незаконной, т.к. ст. 57 ТК РФ прямо указывает, что в трудовом договоре должны быть отражены конкретные суммы.

Даты выплаты заработной платы согласно ст. 136 ТК РФ могут устанавливаться правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором, поэтому если у вас нет профсоюза или в коллективном договоре не прописаны такие даты, то их необходимо указать в трудовом договоре.

Прямо указывать условия о премировании работника в трудовом договоре законодательство не обязывает. В данном случае можно сделать в трудовом договоре ссылку на локальный нормативный акт, регулирующий порядок и условия выплаты премий.

Чтобы избежать недопонимания со стороны работников, лучше указать, что из сумм заработной платы, указанных в трудовом договоре, будет удерживаться НДФЛ.

Обязательно укажите доплаты и надбавки сотрудникам, работающим в районах Крайнего Севера, а также гарантии и компенсации тем, кто работает во вредных и/или опасных условиях труда или вахтовым методом (ст. 57 ТК РФ).

Условия оплаты труда в трудовом договоре:

«6.1. Ежемесячный должностной оклад Работника составляет 20 000 (двадцать тысяч) рублей.

6.2. Заработная плата выплачивается Работнику в рублях путем перечисления на банковскую карту Работника.

6.3. Должностной оклад выплачивается Работнику каждые полмесяца за фактически отработанное время на основании табеля учета рабочего времени: за первую половину месяца — 16 числа, за вторую половину — 1 числа следующего месяца.

6.4. Работодателем Работнику могут устанавливаться премии, надбавки и другие выплаты компенсационного и стимулирующего характера, в размере, порядке и на условиях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами Работодателя.

6.5. С суммы заработной платы и прочих начислений Работника Работодатель удерживает налог на доходы физических лиц.

6.6. Выплата заработной платы производится в денежной форме в валюте Российской Федерации.

6.7. Удержания из заработной платы Работника производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами».

Если в компании действуют тарифные ставки, необходимо прописать их в трудовом договоре: «Работнику устанавливается дневная тарифная ставка 1500 рублей». Также пропишите суммы оплаты работы в выходные и нерабочие праздничные дни.

Учитывайте требования закона при составлении документов о заработной плате. Бизнес и так требует слишком много времени, чтобы тратить его на судебные разбирательства. А деньги, которые уйдут на штрафы, куда полезнее инвестировать в развитие.

Юлия Жижерина

Один из стандартных вопросов, задаваемых будущим работодателем на собеседовании при трудоустройстве: «Какую зарплату вы хотите получать?». И если потенциальный работник указал в резюме (или в ходе собеседования) сумму меньше той, которую собирается платить работодатель (или уже платит работнику на такой же должности), то руководитель с удовольствием примет такого кандидата на работу. Но возможна ситуация, когда новому работнику в силу разных причин (например, в случае острой заинтересованности работодателя именно в этом кандидате) вынуждены установить зарплату выше той, которую уже получают работники, выполняющие такую же работу. Как вписывается разная зарплата у работников, выполняющих одинаковую работу, в рамки правового поля? Попробуем разобраться…

Stop дискриминация

Согласно ст. 2 КЗоТ работники реализуют право на труд, то есть на получение работы, с оплатой труда не ниже установленного минимального размера, путем заключения трудового договора о работе на предприятии или с физлицом. Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, по которому работник обязуется выполнять работу, определенную этим соглашением, а работодатель, в частности, обязуется выплачивать работнику зарплату (ч. 1 ст. 21 КЗоТ). Таким образом, сумма зарплаты устанавливается в трудовом договоре между работником и работодателем, то есть имеет договорной характер.

Размер зарплаты зависит от сложности и условий выполняемой работы, профессионально-деловых качеств работника, результатов его труда и деятельности предприятия и максимальным размером не ограничивается (ч. 2 ст. 94 КЗоТ, ст. 1 Закона от 24.03.96 г. № 108/95-ВР «Об оплате труда», далее – Закон № 108). Вместе с тем в ст. 21 КЗоТ содержится запрет на любую дискриминацию в сфере труда, в частности нарушение принципа равенства прав и возможностей, прямое или косвенное ограничение прав работников по любым признакам, не связанным с характером работы или условиями ее выполнения.

Анализ указанных норм позволяет сделать вывод о том, что работодатель зажат в довольно узком правовом коридоре: вознаграждение каждого работника должно быть индивидуальным, по результатам труда, но справедливым, не нарушающим права других работников, выполняющих ту же работу. В некоторых случаях на практике довольно сложно оценить профессионально-деловые качества работника, качество выполняемой им работы. Проще обстоит дело только с количеством выполняемой работы, когда ее можно измерить в натуральных показателях: количестве изготовленных рабочим деталей, сделанных оператором звонков, обработанных документов. Там, где работа носит более творческий и менее стандартизированный характер, оценить ее количество, а тем более качество, куда сложнее. Характерные примеры – труд юрисконсульта, программиста, дизайнера, в котором большую составляющую имеют индивидуальные способности работника, то есть его профессионально-деловые качества.

К тому же, следует помнить, что законодательство о труде содержит разные понятия, относящиеся к оплате труда: тарифную ставку, должностной оклад (ст. 96 КЗоТ, ст. 6 Закона № 108) и зарплату. Последняя по нормам ст. 2 Закона № 108 включает в себя все выплаты: основную зарплату в виде тарифной ставки (оклада), дополнительную зарплату, прочие поощрительные и компенсационные выплаты (если они установлены). Это позволяет регулировать сумму начисленной зарплаты. Проблема возникает, если вся зарплата исчисляется исходя только из тарифной ставки (оклада) и различается у работников одноименных должностей.

Строго по штатному

Минсоцполитики в письме от 25.04.13 г. № 336/13/155-13 отмечает, что штатное расписание – это документ, устанавливающий для данного предприятия структуру, штаты и должностные оклады работников. Штатное расписание содержит названия должностей, численность персонала и оклады по каждой должности.

Четкого определения понятия «должность» законодательство о труде не дает. В свою очередь, конкретный перечень должностных обязанностей определяется должностными инструкциями руководителей, профессионалов, специалистов, технических служащих. Работодатели разрабатывают и утверждают такие инструкции на основе Справочника квалификационных характеристик профессий работников, учитывая конкретные задачи и обязанности, функции, права, ответственность работников этих групп и особенности штатного расписания предприятия (раздел 1 «Профессии руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих» Выпуска 1 «Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности» Справочника квалификационных характеристик профессий работников, утвержденного приказом Минтруда и соцполитики от 29.12.04 г. № 336).

Допустим, вы планируете установить разные оклады работникам, занимающим одинаковые должности. При этом прежде всего нужно обратить внимание на то, совпадает ли у них круг должностных обязанностей. Если совпадает, то установление разных окладов будет нарушением законодательства о труде, за которое работодателю грозит штраф в размере минимальной зарплаты (абзац шестой ч. 2 ст. 265 КЗоТ). Кроме того, за нарушение требований законодательства о труде предусмотрен админштраф в размере от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1700 грн.). Такие санкции прописаны в ч. 1 ст. 41 Кодекса об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.

То есть если работники, занимающие одинаковые должности, указаны в одной строчке штатного расписания (например, экономист – 2 единицы), то установление им разных окладов считается нарушением, влекущим финансовую и административную ответственность. Ситуацию не спасет даже установление в штатном расписании вилки окладов по должности (например, 5–10 тыс. грн.). Дело в том, что подобная запись уже сама по себе носит дискриминационный характер. Ведь, как мы уже заметили, одинаковые должности имеют одинаковые должностные обязанности. Следовательно, и оплата должна быть одинаковой. Поэтому в штатном расписании нельзя указывать вилки окладов, а если это сделано, то работники, занимающие ту или иную должность, все равно должны получать одинаковое вознаграждение за труд.

Напомним, что еще с 2017 года в новой редакции ст. 96 КЗоТ отсутствуют нормы о «максимуме-минимуме» окладов, которые можно использовать при тарифной системе оплаты труда. При этом схему должностных окладов формируют на основе тарифной ставки рабочего первого разряда и межквалификационных (междолжностных) соотношений размеров должностных окладов. Несмотря на это, Минсоцполитики в письме от 17.03.17 г. № 741/0/101-17/282 утверждает (очевидно, руководствуясь своим же письмом от 28.12.16 г. № 1812/0/101-16/284), что диапазон окладов по должностям возможен, но только при условии проведения аттестации (при этом, по мнению Минсоцполитики, в штатном расписании устанавливается фиксированный размер должностного оклада (тарифной ставки)). Однако не следует забывать, что аттестацию работников нужно проводить с соблюдением разд. ІІІ Закона от 12.01.12 г. № 4312-VI «О профессиональном развитии работников», который, в частности, разрешает проводить ее не чаще одного раза в три года.

Таким образом, если у работников одинаковые должностные обязанности, то у них должны быть равные тарифные ставки (оклады). И если в штатном расписании это правило не выполняется, ситуацию нужно исправлять как можно скорее.

Делается это либо путем утверждения нового расписания, либо путем издания приказа о внесении в него изменений. Заметим, что снижение зарплаты без согласия работника возможно лишь в строго регламентированных случаях, а на добровольное снижение работники вряд ли пойдут (см. также письмо Минсоцполитики от 02.10.15 г. № 413/06/186-15). Поэтому в большинстве случаев исправление будет сводиться к увеличению зарплаты.

А что делать, если при сравнении должностных обязанностей выяснится, что они разные? Например, если набор тех обязанностей, которые должен выполнять работник, зафиксирован не в должностной инструкции, а в трудовом договоре, заключенном в письменной форме с каждым отдельным работником. Или же работники с одинаковыми должностями работают в разных структурных подразделениях и их работа регламентирована разными должностными инструкциями.

По мнению автора, нарушения не будет, если в штатном расписании такие работники указаны в разных строчках (еще лучше, если в разных подразделениях). Тогда формально мы имеем дело с двумя разными должностями, а значит, и с двумя разными наборами обязанностей.

Хотя такое положение дел может вызвать нарекания со стороны Гоструда. Поэтому лучше сделать так, чтобы должности работников, имеющих разные обязанности, именовались также по-разному. Например, можно ввести уровни (экономист, ведущий экономист, старший экономист и т. п.), классы (водитель автотранспортных средств I класса, водитель автотранспортных средств II класса), разряды либо расширить названия должностей терминами и словами, уточняющими место работы, выполняемую работу, сферу деятельности (юрисконсульт по заключению договоров, юрисконсульт по представлению интересов в суде и т.п.). Конечно, в таком случае необходимо внести изменения в штатное расписание, а также делать соответствующие записи и в трудовой книжке, и в личной карточке работника (типовая форма № П-2, утвержденная приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.09 г. № 495/656).

Обосновываем разницу

Теперь перейдем к вопросу о том, как на законных основаниях установить работникам, выполняющим одинаковую работу, разную зарплату (см. таблицу).

Таблица. Способы обоснования разницы в зарплате

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/51303-0

№ п/п	Способ	Примеры
1	Закрепить в документах различное наименование должностей (фактически, мы уже осветили в предыдущем разделе статьи). То есть четко зафиксировать в документах (трудовом договоре, должностной инструкции, штатном расписании) тот факт, что у работников разные должностные обязанности	Бухгалтер по зарплате может на законных основаниях получать зарплату, отличную от зарплаты бухгалтера, занимающегося учетом материалов
2	Ввести дифференциацию по зарплате – установить различные надбавки к окладу, зависящие от квалификации работников, сложности работы, профессионально-деловых качеств и т.п.	Водителям автотранспортных средств можно установить надбавку за стаж, стаж безаварийной езды и пр.
3	Премирование. Порядок назначения премий (в т. ч. и случаи депремирования) работодатель вправе устанавливать самостоятельно. Обычно на предприятиях существует положение о премировании, утвержденное приказом руководителя, либо эти моменты закреплены в положении об оплате труда или колдоговоре, если таковой заключался	—

Но если работодатель желает обеспечить индивидуальный подход к вознаграждению за труд в виде фиксированной суммы, не издавая каждый раз приказы о премировании в отношении более продуктивных работников, то ему следует провести тщательный анализ и сравнение профессионально-деловых качеств работников. Ведь именно эти качества при прочих равных условиях способны выступить аргументом при установлении более эффективному работнику более высокой зарплаты.

На многих современных предприятиях применяется система грейдов. Суть ее в том, что в рамках одной должности работники классифицируются по определенным признакам – грейдам. С точки зрения законодательства о труде этот подход вполне допустим и является не чем иным, как системой оплаты труда, которая формируется на оценках сложности выполняемых работ и квалификации работников (ч. 1 ст. 96 КЗоТ, ч. 1 ст. 6 Закона № 108).

Однако некоторые специалисты при наличии системы грейдов рекомендуют в рамках конкретных грейдов устанавливать разные категории должностей (например, экономист 1-й категории, экономист 2-й категории и т.п.). Соответственно, это будут уже отдельные должности, и в случае изменения грейда работника необходимо оформлять перевод на другую работу, что создает дополнительную нагрузку на специалиста, занимающегося оформлением кадровой документации.

Наконец, разная зарплата у работников может быть из-за разных условий работы. Например, работник, которого привлекали к работе в ночное время, законно получит большее вознаграждение (ст. 108 КЗоТ). Аналогичным образом зарплата может увеличиваться, если работа носит разъездной характер (см. постановление КМУ от 31.03.99 г. № 490 «О надбавках (полевом обеспечении) к тарифным ставкам и должностным окладам работников, направленных для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, и работников, работа которых выполняется вахтовым методом, постоянно проводится в пути или имеет разъездной (передвижной) характер»), работник использует собственный инструмент (ст. 125 КЗоТ).

Таким образом, при одинаковых должностных обязанностях различия должны быть заложены не в оклад, а в различные дополнительные выплаты (доплаты, надбавки, гарантийные и компенсационные выплаты, прочие поощрительные и компенсационные выплаты). В противном случае зарплата должна быть одинакова.

Цитата:В настоящее время вопросы начисления районных коэффициентов и процентных надбавок регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами. Согласно статьям 316 и 37 Кодекса размер районного коэффициента к заработной плате и процентной надбавки за стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и порядок их применения устанавливаются Правительством Российской Федерации. Согласно разъяснению, утвержденному постановлением Минтруда России от 11 сентября 1995 года N 49, районные коэффициенты и процентные надбавки начисляются на фактический месячный заработок работника. В фактический месячный заработок работника, на который начисляются районные коэффициенты и процентные надбавки, включаются: заработная плата, начисленная работнику по тарифным ставкам (должностным окладам) за отработанное время, надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам), компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда, премии и вознаграждения, предусмотренные системами оплаты труда или положениями о премировании организации и другие выплаты, установленные системой оплаты труда организации. Таким образом, районные коэффициенты и процентные надбавки имеют особый порядок начисления к заработной плате в отличие от других видов выплат компенсационного характера, которые устанавливаются к окладам и ставкам заработной платы работников федеральных бюджетных учреждений (пункт 4 Положения об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 5 августа 2008 года N 583). Учитывая изложенное, районные коэффициенты к заработной плате и процентные надбавки за стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях начисляются на фактический заработок работника.