Читатели MC Today пообщались в Telegram-чате с исполнительным директором финансовой компании для малого и среднего бизнеса fuelfinance Аленой Мысько.
Алена рассказала, как предпринимателю самостоятельно управлять финансами в компании, какие инструменты для ведения отчетности использовать и как выбраться из долговой ямы. Редакция публикует все самое интересное из интервью.
Есть ли алгоритм, с помощью которого собственник бизнеса может последовательно навести порядок в финансовой отчетности?
- Наведите порядок в бухгалтерии: наладьте своевременную сдачу налоговых отчетов и документооборот, начните вести учет всех транзакций, фиксируйте все поступления и расходы.
- Возьмите под контроль денежные потоки. Составьте список всех поступлений и расходов, создайте форму для ведения денежных потоков. Основная цель – знать, сколько пришло и ушло средств по всем источникам, счетам и сколько осталось в конце дня.
- Сделайте платежный календарь на неделю, то есть спланируйте движение средств на семь дней вперед с поступлениями и отчислениями, чтобы избежать кассового разрыва на будущее.
- Заполняйте форму для отчета по прибыли и убыткам. Рассчитайте прибыль компании по факту за месяц.
- Создайте документы учета производства, учета склада готовой продукции и материалов, учета дебиторской и кредиторской задолженности.
На эти первые важные шаги я бы советовала брать по месяцу на каждый, если вы предприниматель и собираетесь вести финансовую отчетность сами.
У меня есть небольшое сезонное дело по выпечке. Как подготовиться к сезону с финансовой точки зрения такому маленькому бизнесу?
Если сейчас готовитесь к сезону, нужно сделать хотя бы минимальный финансовый план на сезон. Рассчитать, сколько нужно закупить сырья на сезон и с какой периодичностью, какими будут продажи (можно ориентировочные цифры взять из данных за предыдущие периоды), какие будут дополнительные расходы (маркетинг, аренда, работники).
Распишите помесячно возможные поступления и расходы. Денежные потоки на первый месяц спланируйте по неделям, чтобы знать, сколько нужно средств и когда их может не хватить.
Во время сезона желательно зафиксировать все свои поступления и расходы, чтобы следующие можно было спланировать подробнее.
Какие есть инструменты для ведения основных финансовых отчетов и планирования?
Есть инструменты для ведения управленческой отчетности: Finmap, Zohobooks, Quickbooks, Xero. Все зависит от специфики бизнеса (производство, услуги и так далее). Первый вариант наиболее простой для пользования, его разрабатывает совместно с партнерами моя команда.
Можно, конечно, все настроить и вручную создать индивидуальную форму для себя в Google Docs, но это займет намного больше времени.
Какие расходы бизнеса «косить» в первую очередь, когда идет падение рынка?
Вообще, всегда стоит «косить» расходы. Можно для себя разделить их на две категории: стратегические расходы и нестратегические.
Нестратегические – это те, которые просто обслуживают бизнес (аренда офиса, «плюшки» в офис, зарплаты людей, которые работают не над проектами, услуги аутсорса – юридические, финансовые). Стратегические – те, в которые вы инвестируете чтобы расти.
Постепенно уменьшайте нестратегические расходы. Можно начать с анализа зарплатного фонда, это то, что обычно раздувается в первую очередь при росте. Определите, какие сотрудники могут выполнять несколько функций. Уменьшайте по максимуму все расходы и оставляйте только те, которые вам помогают продавать.
Чем отличается специфика планирования финансов в стартапах от устоявшихся компаний?
В стартапах все происходит по-другому. Поскольку у них нет данных за предыдущие периоды, нужно в первую очередь сделать качественный и количественный анализ рынка. Он может уже дать все ответы, будут ли деньги и бизнес в этой идее. Плюс у стартапов финансовое моделирование существенно зависит от данных по анализу рынка, маркетинговых показателей.
Нужно также закладывать минимум 30 % непредсказуемых дополнительных расходов сверху.
Для того чтобы сделать качественный анализ рынка, важно не брать готовую информацию, а собрать ее вручную. Например, выделить свою целевую аудиторию (возраст, пол, страна), понять ее общий возможный рынок.
Затем надо проанализировать игроков на этом рынке – сколько единиц продукции они продают в год, по какой цене. Оценить по последним данным, кто сколько процентов рынка занимает. Выбрать критерии, по которым вы будете сравнивать себя с конкурентами, за счет чего можно будет понять, сколько сможет ваша идея продавать единиц и умножить на вашу цену.
Если это компания, которая занимается электронной коммерцией или это SaaS-проект (занимается программным обеспечением – прим. ред.), то играют роль воронки продаж (путь клиента от момента знакомства с продуктом до покупки – прим. ред.) и маркетинг-показатели. Анализ рынка здесь делается больше по этим критериям.
Алена Мысько
Что выгоднее для малого и среднего бизнеса: отдать управление финансами на аутсорс или иметь в штате своего специалиста?
Хороший финансист в компании будет стоить $2500-3000 в месяц. Он наладит все процессы и при этом сможет планировать, разработать финансовые модели под нужды именно МСБ, потому что здесь все делается совсем не по шаблонам, как в книгах.
Финансы на аутсорсе удобны тем, что за меньшую стоимость предприниматель получает все опции ведения финансов. Он избавляется от риска связанности на одном человеке, который может заболеть или уйти. При этом на аутсорсе может работать команда, у которой намного быстрее получится поставить финансовую систему на ноги.
Если что-то произойдет не так, то все вопросы и претензии нужно направлять подрядчику. Фактор доверия в финансах очень важен.
Экономия еще выходит благодаря отлаженной системе: после определенного количества проектов все процессы уже автоматизированы и отработаны, поэтому команда со временем может вести все большее количество проектов.
Плюс для предпринимателя еще и в том, что команда на аутсорсе может привлекать к его проекту большее количество специалистов – операционную работы выполняют аналитики, в сложные задачи привлекаются более квалифицированные специалисты.
Есть также специалисты-фрилансеры, которые работают отдельно от компаний и ведут финансы на аутсорсе.
В Америке это вообще нормальная практика. Здесь даже есть экономия чисто с точки зрения налогов на зарплате человека в штате и стоимости его содержания человека в офисе (а это обычно сверху от 20 до 50 %).
Как вы принимали решение перейти от наемного финансиста к самостоятельному бизнесу? Какой была финансовая подушка, где принимали первых клиентов?
К моим услугам всегда были запросы от друзей и знакомых – сделать финансовую модель, помочь с настройкой финансов и так далее. После одного клиента, которого я вела на аутсорсе три месяца, я поняла, что таких услуг на рынке не хватает.
Финансовой подушки у меня почти не было, из сбережений было максимум $1000, но в сфере услуг стартовать легче. Просто делаешь все самостоятельно, пока не разгонишься, а потом уже привлекаешь людей.
С первым клиентом познакомилась в баре через общих друзей. На следующий день уже провели встречу и обсудили, как можем сотрудничать.
В моем бизнесе было пока два важных этапа: сначала мы с командой были в группе компаний Q28, где вместе с партнерами запустили направление финансы, там мы и стартовали. В мае этого года вышли с командой из этой компании, и у нас началась новая история.
Я запустила свою компанию fuelfinance. Сначала было страшно. План был иметь хотя бы трех клиентов, чтобы хватило на зарплаты команды и аренду офиса. Но когда много «пашешь» по всем фронтам, то рано или поздно получаешь результаты. Сейчас наша компания уже выполнила более 40 проектов.
Редакция хочет с вами познакомиться
Помогите нам узнать вас получше, чтобы делать больше интересных именно для вас историй:)
Привет мой друг. Сегодня мы с тобой поговорим не о чем-то вечном и серьезном, хотя… Кто знает? Может быть это более серьезно, чем кажется на первый взгляд. Я хочу поделиться своим опытом – как привести все документы в порядок и сложить их так, чтобы они были доступны, удобны и не путались между собой.
Вообще я заметила, что бардак начинается там, где выбран неверный и неудобный способ хранения вещей. Если у Вас в одном и том же месте постоянно накапливается хлам или вещи быстро «расползаются» не по своим местам – скорее всего Вы еще не нашли для себя удобной формы их хранения. Когда вещи складывать удобно, они доступны и из них легко извлечь нужный предмет и вернуть его обратно – возможность беспорядка сокращается. Мы не берем сейчас вариант, что Вы просто бросили что-то не на свое место. Скорее, я имею ввиду, что Вы попали в ситуацию, в которой для того, чтобы достать одну вещь, необходимо перерыть все остальные. Именно тут и начинается хаос.
Я хочу на своем опыте поделиться, как мне удалось сложить все документы так, чтобы их было просто найти, удобно взять нужный, добавить новый и, при этом, не листать кучу файлов (прозрачных кармашков) в хаотическом порядке.
Сразу скажу – «не пытайтесь съесть слона» за один раз, иначе Вы можете не справиться с накопленными бумагами, рассердиться и получить, скорее, отрицательный, нежели положительный опыт. Я делала так – каждый день раскладывала столько документов, сколько мне было не лень. В какой-то момент начинает казаться, что процесс не закончится никогда, но поверьте, результат наступит быстрее, чем Вы себе можете представить.
Вообще, держать документы в порядке – важная задача. Особенно в моменты, когда Вам может неожиданно понадобиться та или иная бумага, а Вы понятия не имеете в какой стопке, полке, ящике ее искать. И потом – чем меньше у Вас бардака в доме – тем приятнее в нем находиться и заниматься домашними делами.
Итак. Для начала, Вам нужно отправится в канцелярский магазин и купить следующие предметы:
- Прозрачные кармашки / файлы. Их много не бывает. Если долго не раскладывали бумаги – берите сразу две упаковки.
- Папочки/ файлики с «ушками»
- Две-три папки для кармашков / файлов
- Степлер для бумаги и металлические скрепки для него
- Несколько скобок среднего размера
- Стикеры / клеящуюся бумагу
Приступим. Берем папочки с «ущками» и клеящиеся стикеры. Отрываем один и на стороне, которая клеится, пишем, что именно будет лежать в этой папке. Прикрепляем ее на внутреннюю сторону прозрачной обложки. Тогда, когда Вы перелистываете все папочки, Вы легко найдёте нужную, при этом листочки не будут отклеиваться и теряться и Вам будет просто и удобно взять или добавить нужный документ. Вы же приблизительно знаете, что именно у Вас лежит среди документов.
Например, одна папка может быть с Вашими медицинскими документами, вторая – счета на квартиру, третья – договора на телефон, банковскую карту, услуги интернет провайдера.
Если у Вас есть чеки, которые относятся к тому или иному документу/ договору, их можно скрепить степлером, чтобы они не потерялись.
Когда у Вас подписано несколько папок – начинаем просто вкладывать в них бумаги, которые им соответствуют. Пока без «кармашков». По ходу разбора «завалов» может возникнуть еще 5-6 папочек. Какие-то будут переназваны, какие-то соединены в единую, а в какой-то теме окажется так много документов, что Вы заведете отдельную папочку. У меня на данный момент около 20 папочек с ушками, которые поместились в трех больших папках для документов.
После того, как Вы вложите документы в папочки с ушками – следующий этап. Убираем документы в кармашки / файлы.
Опять же не едим «слона» целиком. Старайтесь класть каждый отдельный документ в отдельный кармашек. Тогда Вам будет просто ориентироваться в бумагах, перелистывая их. После того, как Вы разложите документы по кармашкам – вкладываем их в папочку с ушками. Теперь все документы на заданную тему у Вас находятся в одном месте.
После того, как все документы и бумаги будут рассортированы – раскладываем их по большим папкам. Я те документы, которыми пользуюсь реже всего или уже не пользуюсь вовсе – сложила в одну папку. Те, которые мне нужны чаще – в другие. На торце папки есть вкладыш – на нем можно написать что именно находится в папке – какие документы она содержит. Теперь Вы точно знаете, где какой документ, как его найти и куда убрать следующий на заданную тему.
А что делать со скобками среднего размера? Все просто. Не всегда есть документы, которые можно разместить в кармашке. Тогда Вы их прикрепляете к папочке с ушками к задней обложке. Это могут быть конверты, листы бОльшего формата и т.д. Важно, что крепить их нужно как снизу, так и сверху, чтобы они не выпадали. Скобками можно закрепить кармашек с чеками, они продаются совершенно разных размеров и очень удобны в использовании.
Вы можете сказать – я не написала ничего нового и все и так у Вас в порядке. Вы можете сказать – мне это неудобно и у меня есть свой способ хранения документов. Но может быть, Вам придется по нраву то, чем я пользуюсь сама и мой пример пригодиться в быту.
Обнимаю, Ваш друг, Елена Тонова.