Функции документов

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию не всегда программирует какую-либо функцию.

Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные.

Общие — это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные — управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа — необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

1. ретроспективную (относящуюся к прошлому);
2. оперативную (текущую);
3. перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться.

Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1. документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
2. документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.). Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.). Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая — документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая — документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета — статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника.

Л.Р. Фионова, Ю.Ю. Фионова, Пензенский государственный университет

Структура администрации сельсовета Обязанности секретаря (специалиста 1-й категории) Структура документооборота Способы доставки и отправки документов

Оперограммы движения документов Используемые регистрационные формы Основные виды документов Особенности работы с обращениями граждан

Администрация Махалинского сельсовета входит в систему органов местного самоуправления Российской Федерации.

Центром муниципального образования «Сельское поселение Махалинский сельсовет» является село Махалино Кузнецкого района Пензенской области.

На территории сельсовета находятся пять населенных пунктов. Численность постоянно проживающего населения на 01.01.2013 составляла 3250 человек.

Структуру администрации Махалинского сельсовета составляют:

• глава администрации;

• специалист 1-й категории (секретарь);

• специалист 1-й категории сектора учета и отчетности (главный бухгалтер);

• инспектор военно-учетного стола;

• счетовод-кассир.

Вся обязанность по ведению делопроизводства возложена на специалиста 1-й категории (секретаря). Основными функциями секретаря администрации Махалинского сельсовета являются:

• исполнение указаний главы администрации;

• формирование ежемесячного и ежегодного планов работы администрации;

• осуществление подготовки ежемесячных отчетов о выполнении мероприятий, вошедших в план администрации;

• ведение делопроизводства в администрации;

• ведение учета личного состава;

• организация работы совещаний, проводимых главой администрации Махалинского сельсовета;

• осуществление оперативного контроля над выполнением постановлений, распоряжений, поручений главы администрации;

• участие в организации и проведении референдумов, собраний и конференций граждан на территории сельсовета;

• организация приема граждан главой администрации;

• ведение приема граждан;

• ведение работы ЗАГСа;

• ведение работы паспортного стола;

• ведение похозяйственной книги;

• предоставление статистической отчетности;

• оказание содействия в проведении сельскохозяйственной переписи и переписи населения;

• обеспечение сохранности архивных документов и подготовка их для сдачи в архив.

Все документы в администрации Махалинского сельсовета, как и в любой организации, представлены тремя большими группами: входящие документы; внутренние документы; исходящие документы.

Количественное соотношение входящих, исходящих и внутренних документов за 2012 год представлено в виде диаграммы на рис. 1, где входящих – 25%, исходящих – 23%, внутренних – 18%.

Доставка документов в администрацию Махалинского сельсовета осуществляется следующими способами:

• по почте ( 9% в месяц);

• по электронной почте ( 4% в месяц);

• по факсу (6% в месяц).

Рис. 1. Диаграмма структуры документооборота

На рис. 2 представлена диаграмма, показывающая процентное соотношение способов доставки корреспонденции.

Рис.2. Соотношение способов доставки корреспонденции

По почте доставляются различные виды документов: письма, договоры, бандероли, а также печатные издания.

По электронной почте приходят рекламные письма, договоры, предложения. По факсу приходят письма, акты, договоры.

Рассмотрим оперограммы движения документов администрации Махалинского сельсовета. Оперограмма движения входящих документов представлена в табл.1.

Табл. 1. Оперограмма движения входящих документов

Технологическая операция	Секретарь	Глава администрации	Исполнители
Прием документов	■
Передача документа с пометкой «лично»	■
Предварительное рассмотрение	■
Передача нерегистрируемых документов	■
Регистрация	■
Передача на рассмотрение	■
Рассмотрение документов		■
Передача исполнителю	■
Исполнение			■
Контроль исполнения	■
Подшивка в дело	■

Оперограмма движения исходящих документов администрации Махалинского сельсовета представлена в табл. 2.

Табл. 2. Оперограмма движения исходящих документов

Технологическая операция	Секретарь	Глава администрации	Исполнители
Составление черновика и создание проекта	■		■
Согласование проекта документа	■
Проверка правильности оформления	■
Передача документа руководителю	■
Подпись или утверждение		■
Регистрация	■
Отправка	■
Подшивка в дело копии документа	■

Работу с внутренними документами можно отобразить в оперограмме движения внутренних документов, представленных в табл. 3.

Табл. 3. Оперограмма движения внутренних документов

Технологическая операция	Секретарь	Глава администрации	Исполнитель
Составление и оформление проекта	■		■
Передача руководителю	■
Подпись и утверждение проекта		■
Регистрация	■
Передача документов	■
Исполнение			■
Контроль исполнения	■
Подшивка в дело	■

Анализ оперограмм показывает, что процесс движения документов в администрации Махалинского сельсовета в основном соответствует норме.

Входящий документопоток в администрации складывается из нескольких частей:

• документы вышестоящих организаций (распоряжения, письма, указания, постановления);

• документы от не соподчиненных организаций (письма, акты, договоры, счета и др.).

Соотношение видов входящих документов показано на рис. 3.

Рис. 3. Диаграмма соотношений основных видов входящих документов

Из диаграммы видно, что большую долю входящих документов администрации Махалинского сельсовета составляют письма.

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в администрации осуществляется централизованно секретарем.

Задачей секретаря является учет поступления документов из всех источников, их первичная обработка, координация их дальнейшего движения.

При первичной обработке входящих документов секретарь проверяет правильность доставки, целостность конвертов. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту для пересылки адресату. Заказная корреспонденция принимается под расписку.

Конверты с документами, в том числе и заказные, секретарь вскрывает, при этом проверяет комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствие документов и приложений, секретарь ставит в известность отправителя корреспонденции.

Секретарь имеет право на предварительный просмотр всех поступивших документов, исключение составляют документы с пометкой «Лично». Такие документы передаются сразу адресату. Конверты после вскрытия уничтожаются, кроме писем, где отсутствует обратный адрес.

Далее секретарь определяет, какие документы направляются на рассмотрение главе администрации, а какие — должностным лицам.

Данные о поступивших документах заносятся в регистрационный журнал, который приведен на рис. 4.

Входящий № и дата регистрации	От кого поступил документ	Исходящий № и дата полученного документа

Рис. 4. Журнал регистрации входящих документов

Сразу можно заметить, что форма журнала не соответствует норме.

После регистрации в этот же день секретарь передает документы на рассмотрение главе администрации.

После рассмотрения документов глава администрации наносит резолюцию, которая определяет исполнителя, при необходимости — содержание поручения и срок исполнения. Затем документы возвращаются секретарю. В правом углу документа от руки ярким фломастером он проставляет слово «Контроль». После этого документ с резолюцией передается ответственному исполнителю. Опять же, исполнитель нигде не ставит роспись в получении документа.

Исходящие документы создаются в процессе деятельности администрации Махалинского сельсовета. Соотношение основных видов исходящих документов показано на рис. 5.

Рис. 5. Соотношение основных видов исходящих документов

Из диаграммы видно, что большую долю исходящих документов администрации Махалинского сельсовета составляют письма.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, с указанием почтового адреса или со списком на рассылку. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются секретарем в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

При регистрации исходящих документов используется порядковая нумерация. Секретарь регистрирует исходящую корреспонденцию в журнале регистрации исходящих документов, представленном на рис. 6.

Дата Документа	№ документа	Наименование документа	Кому адресован

Рис. 6. Журнал регистрации исходящих документов

Плохо, что в регистрационной форме нет сведений об исполнителе и о деле, в который подшивается второй экземпляр документа. После регистрации секретарь делает необходимое количество копий документа. Документы отправляются в день подписания, либо не позднее следующего рабочего дня. Второй экземпляр документа подшивается в дело. При отправке документа по почте он конвертуется. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

Передача документов по факсимильной связи, электронной почтой и телеграммой осуществляется в случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов срочного характера.

Внутренние документы администрации сельсовета по формам и назначению можно разделить на три группы:

• организационные документы, которые регламентируют деятельность организации (устав, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел и др.);

• распорядительные документы, издаваемые главой администрации (распоряжения, постановления, решения);

• информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (протоколы, записки, акты и т. д.).

Внутренние документы в администрации готовятся на бумаге формата А4 при помощи персонального компьютера.

Основные виды внутренних документов показаны на рис. 7.

44%

33%

23%

Протокол

Распоряжение

Решения

Рис. 7. Диаграмма соотношения основных видов внутренних документов

Из диаграммы видно, что большую долю внутренних документов в администрации Махалинского сельсовета составляют протоколы.

Работа с внутренними документами начинается с составления и оформления проекта. После того как проект документа составлен, оформлен, подписан или утвержден, он передается секретарю для последующей регистрации.

При работе с обращениями граждан в администрации Махалинского сельсовета основной задачей секретаря является организация личного приема населения главой администрации, ведение делопроизводства по регистрации письменных и устных обращений граждан, а также контроль сроков их рассмотрения.

Обращения в администрации Махалинского сельсовета бывают индивидуальными и коллективными. Все обращения принимаются в ходе личного приема (рис. 8).

Предложения граждан рассматриваются в срок до 30 дней за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения, о чем сообщается лицу, внесшему предложение.

Заявления и жалобы разрешаются в срок до 30 дней со дня поступления в администрацию, а не требующие дополнительного изучения и проверки — безотлагательно, но не позднее 15 дней.

Количество и характер обращений	2012 г.
	%	Кол-во
Всего в администрацию сельсовета
В ходе личного приема
Соцзащита	39,2
Землепользование	17,6
Связь	15,6
Транспорт	11,8
Сельское хозяйство
ЖКХ
Предоставление жилья

Рис. 8. Количество и тематика обращений в 2012 году.

Если для изучения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, сроки их разрешения в порядке исключения продлеваются, но не более чем на 30 дней с сообщением об этом заявителю.

В тех случаях, когда обращение не относится к полномочиям администрации Махалинского сельсовета, оно направляется в пятидневный срок по принадлежности с извещением об этом заявителя.

Первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающих письменных обращений граждан осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера поступившего обращения и индекса в соответствии с Тематическим классификатором обращений граждан, например И-186-08.13.

Все поступающие обращения граждан регистрируются в регистрационно-контрольной карточке в день их поступления.

В карточку вносятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, сведения о корреспонденте, краткое содержание, а также входящий номер и дата, резолюция руководства, сведения об исполнителе, которому направлен документ.

Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах: один экземпляр вместе с обращением передается исполнителю, второй – помещается в контрольную картотеку. По мере исполнения обращений граждан первые экземпляры регистрационно-контрольных карточек из контрольной картотеки перемещаются в справочную картотеку. Картотеки формируются по алфавитному принципу, по административно-территориальному принципу, а также по тематике вопросов, затронутых в обращениях.

Обращения граждан в администрацию Махалинского сельсовета считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны ответы в соответствии с законодательством. В регистрационно-контрольных карточках делается отметка о принятых решениях.

Обращения граждан после их разрешения возвращаются секретарю со всеми относящимися к ним материалами.

На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения ставится надпись «В дело», дата и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

Анализ постановки делопроизводства в администрации Махалинского сельсовета показал, что делопроизводство ведется секретарем (специалистом 1-1 категории) в соответствии с имеющейся Инструкцией по делопроизводству, которая соответствует Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти в части, касающейся общих вопросов делопроизводства. Есть небольшие замечания по формам, используемым для регистрации документов. Их нужно привести в соответствие с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Правильная постановка делопроизводства в органах местного самоуправления является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан.

На том же бланке НИИЧАВО оформите факс директору ЗАО «Глория» г-ну Полонскому Александру Григорьевичу. Номер телефакса ЗАО «Глория» (088)236-15-19.

В тексте факса речь должна идти о том, что в полученной в НИИЧАВО 06.10.2002 партии ТВ N8 были обнаружены при приемке 2 (два) бракованных ТВ с поврежденной упаковкой. Для подтверждения этого факта был составлен акт приемки товара от 06.10.2002 N 234, копию которого прилагают к факсу. Далее в тексе факса должно выражаться сожаление о случившемся и просьба заменить бракованные ТВ на качественные. Далее должна выражаться надежда на то, что дальнейшее сотрудничество НИИЧАВО с ЗАО «Глория» будет более успешным.

После текста оформите реквизит о наличии приложения на 1 листе в 1 экземпляре (это акт, о котором речь шла в тексте).

Подписывает факс директор НИИЧАВО И.И. Хлебонасущенский.

1. Составьте и оформите различные виды писем, используя образцы из «Некоторые виды писем».

Список литературы:

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 12.

Организация документооборота. Оперограмма документа.

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении или организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

Задание (приложение 7).

1. Изобразите оперограмму (маршрут движения) подготовки и прохождения приказа по вашему учебному заведению (другой организации по вашему усмотрению).

2. Подготовьте оперограмму подготовки письма руководителя вашего учебного заведения на имя министра среднего и профессионального образования соответствующего субъекта Российской Федерации.

Список литературы:

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 13.

Электронный документооборот. Рефераты.

Согласно различным исследованиям, сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов не меньше 60% своего рабочего времени. При этом одна пятая рабочего времени уходит на поиск и ожидание документов, а одна десятая – на передачу документов между подразделениями. Системы электронного документооборота созданы для повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников.

Системы электронного документооборота, или сокращенно СЭД позволяют вывести документационное обеспечение управления на предприятии на качественно иной уровень. Для руководителя это означает повышение конкурентоспособности предприятия за счет сокращения издержек, в том числе временных.

Задание.

Подготовить рефераты по следующим темам:

1. Федеральная целевая программе «Электронная Россия (2002-2010 гг.)»

2. Установление единых унифицированных правил и методов документационного обеспечения управления в государственных структурах независимо от их ведомственной подчиненности;

3. Осуществление мониторинга и контроля за соблюдением правил и норм межведомственного документооборота, за процессами документообразования и объемами документооборота;

4. Организация научно-методической работы в области документационного обеспечения и внедрение наиболее рациональных методов работы с документами в органах управления и государственных организациях;

5. Организация централизованной разработки типовых регламентов решения управленческих задач государственных организаций;

6. Осуществление контроля за обеспечением сохранности документов в органах государственного управления, формированием документальных фондов как информационных ресурсов организаций, установлением сроков хранения документов, а также за соблюдением законодательно установленных положений о доступе к документам органов управления и организаций;

7. Организация экспертизы программных и иных информационных средств, применяемых в органах государственной власти и государственных организациях для электронных документационных коммуникаций;

8. Осуществление профессиональной подготовки и повышение квалификации специалистов в области документационного обеспечения управления.

9. Плюсы и минусы электронного документооборота.

Обсудить на практическом занятии и сделать письменные выводы и обобщения в тетрадях.

Список литературы:

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 14.

Регистрация документов. Регистрационные формы.

Регистрация документов согласно ГОСТ Р 51141-98 определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы. Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.

Задание (приложение 8).

1. Начертить формы регистрационных журналов (журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов, журнал регистрации внутренних документов).

2. Проанализировать созданные в процессе обучения документы и зарегистрировать их в журналах).

3. Начертить форму регистрационной карточки (2 экз.).

4. Заполнить одну из них на входящее, а другую на исходящее письмо.

Список литературы:

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 15.

Формирование дел. Номенклатура дел. Оформление дела.

Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т.д.

Задание (приложение 9).

1. Оформить обложку дела.

2. Систематизировать, созданные в процессе обучения, документы по группам (организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные).

3. Сформировать дело в соответствии с требованиями нормативных документов.

Список литературы:

1. Рогожин М. Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия. Издательство: Питер, 2006, -160с.

2. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие. А. А. Белов, А. Н. Белов. Издательство: Эксмо. 2006.

3. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере: Формуляры-образцы документов; Организация работы с документами; Система делопроизводства на предприятии; Организация архивного дела; Компьютерное обеспечение делопроизводства Изд. 7-е, перераб., доп. Издательство: ИД Герда. 2002,- 288с.

4. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления. Учебник. 3-е издание. Издательство: Академия. 2005.

5. Стенюков М. В. Документоведение и делопроизводство. Пособие для подготовки к экзаменам. Издательство: А-Приор. 2007, -176с.

6. Басаков М.И. Документы по персоналу организации. Категория: Делопроизводство. Нормативные акты. Издательство: МарТ, 2003, -240 с.

7. Организация делопроизводства и персональный менеджмент. Применение компьютерного тренинга (+ CD-ROM). И. Н. Васильева, Л. А. Галкина, Д. Б. Григорович, И. Ю. Юртаев. Учебное пособие. Издательство: Вузовский учебник. 2009.

8. Андреева В. И. Практика делопроизводства: организация и ведение. Учебно-практическое пособие. Учебно-практическое пособие. Издательство: КноРус. 2006

9. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации. Учебное пособие. А. В. Некраха, Г. А. Шевцова. Издательство: Академический проект. 2007, -с.

10. Сологуб О. П. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. 2-е издание. Издательство: Омега-Л. 2008.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 16.

Управление документацией. Рефераты.

Управление документацией отличается и от делопроизводства, и от документационного обеспечения управления. Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход от традиционного делопроизводства.

Одним из важных компонентов этой работы является исследование относительно нового понятия в российском документоведении — управления документацией и введение его не только в научный оборот, но и в практику. Термин «управление документацией” широко распространен в мире. Например, в США организация, ведающая вопросами документации, носит название «Национальный архив и управление документацией” (National Archives and Records Administration (NARA). Буквальный перевод немецкого термина «Schriftgutverwaltung” означает «управление письменными документами” (обычно данный термин переводят как делопроизводство, хотя это и не совсем верно). Английский термин «Records Management” также переводится как управление документами.

Задание.

Подготовить рефераты по следующим темам:

1. Элементы управления документацией.

2. Применения электронных документов в управленческой деятельности.

3. Автоматизация ДОУ и архивного дела сегодня.

4. Место документационного обеспечения в государственном управлении.

5. От автоматизации отдельных задач документооборота к построению единой инфраструктуры управления бизнес-процессами и административными регламентами.

6. Проблемы взаимоотношений служб ИТ и ДОУ: Текущее состояние и перспективы.

7. Информационно-документационная модель современной информационной системы.

8. Делопроизводство как инструмент антикоррупционной политики государства.

9. Федеральный закон о коммерческой тайне с позиции ДОУ.

10. Программные документы как внешняя форма принятия управленческих решений.

11. Электронная копия документа — основа создания «электронного фонда пользования» архива.

12. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях.

13. Нужен ли предприятию электронный документооборот?

14. Создание политики фирмы и ролей для управления документацией.

15. Применение методологии информационного менеджмента в документационном обеспечении управления.

16. Управление знаниями — перспективное направление менеджмента.

17. Как управлять документами в современной организации.

18. Управление документацией — важный аспект системы менеджмента качества

Обсудить на практическом занятии и сделать письменные выводы и обобщения в тетрадях.

Список литературы:

Факсограмма (телефакс, факс) — получаемая на бумажном носите­ле копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимиль­ной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным пре­имуществом: она позволяет отправлять и получать графическую ин­формацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью,

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе — приказ, распоряжение, договор, протокол и др.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур облада­ет юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Не существует каких-либо специальных требований оформле­ния документов, передаваемых по факсу; они должны оформлять­ся в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответст­вующему виду документа: печататься четким, контрастным шриф­том.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинни­ка не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

2.4. Телефонограмма

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержа­нию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи тек­ста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, при­глашения, экстренные сообщения и т.п.).

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исхо­дящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; на­именование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму, вхо­дящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборо­тов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписыва­ется руководителем или ответственным исполнителем. Если телефо­нограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается спи­сок организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Для записи телефонограмм используются специальные бланки:

Если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма запи­сывается в журнал по следующей форме:

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

3.5. Электронное сообщение

Электронное сообщение — документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатан­ной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организация­ми, имеющими соответствующие аппаратные и программные сред­ства.

Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивиду­альный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присва­ивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осу­ществляется через эти почтовые ящики.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную инфор­мацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который опи­сывает место (компьютер или локальную систему), где этот элек­тронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, раз­деленных точками. Последний поддомен — это код страны из двух букв (например, ru — Россия, by — Беларусь, ua — Украина).