Инвентаризация в магазине

Содержание

Правила проведения инвентаризации в магазине

Обновление: 10 февраля 2017 г.

Часто проведение инвентаризации в магазине оказывается делом хлопотным и неудобным. Магазин не может в это время работать в обычном режиме, количество и ассортимент товаров в магазине обширны и далеко не всегда находятся в нужном порядке, что значительно осложняет проверку и увеличивает время ее проведения. О том, что нужно сделать, чтобы соблюсти все правила проведения инвентаризации товара в магазине, провести ее наиболее оптимальным образом, поговорим в этой статье.

Как правильно провести инвентаризацию в магазине

Проведение инвентаризации регулируется приказом Минфина России № 49 от 13.06.95, которым утверждены методические указания по инвентаризации имущества, в том числе ТМЦ (п. п. 3.15 – 3.26). Есть общие для всех инвентаризаций правила, которые нужно учесть и при подготовке и проведении этого мероприятия в магазине:

  • издается приказ о проведении инвентаризации в магазине, в котором определяются сроки ее проведения, а также состав комиссии по инвентаризации;
  • до начала инвентаризации материально ответственные лица (МОЛ) сдают расписки о том, что все документы на товары переданы в бухгалтерию или комиссию по инвентаризации, поступившие товары оприходованы, а выбывшие списаны;
  • на время проведения инвентаризации движение ТМЦ (поступление/выбытие) приостанавливается (обычно магазин закрывается на этот период);
  • если проверка проводится в нескольких местах (помещениях), то в проверенные помещения ограничивается доступ (для этого они могут опломбировываться);
  • инвентаризация проводится в присутствии всех членов комиссии, а также материально ответственных лиц;
  • если во время инвентаризации делаются перерывы (на отдых, обед и т.д.), то доступ в проверяемые помещения ограничивается.

Все эти меры нужны для того, чтобы обеспечить точный учет ТМЦ, находящихся в магазине, исключить возможность их замены, подмены и т.д.

Если во время инвентаризации поступают ТМЦ, то их принимают только в присутствии членов комиссии. Приходуются они при этом только по окончании инвентаризации. Комиссия должна занести эти ТМЦ в отдельную опись «ТМЦ, поступившие во время инвентаризации».

Отпускать ТМЦ во время инвентаризации не допускается. В порядке исключении при длительной инвентаризации с согласия руководителя и главного бухгалтера компании разрешается отпуск ТМЦ в присутствии членов комиссии. Сведения о них отражают в отдельной описи «ТМЦ, отпущенные во время инвентаризации».

Результаты инвентаризации фиксируются в актах инвентаризации. Для этого могут использоваться утвержденные Госкомстатом формы ИНВ-2, ИНВ-3, ИНВ-19, ИНВ-26 и т.д. При этом компания может применять для этих целей и собственные формы, но часто используются именно унифицированные формы.

Первоначально комиссия составляет инвентаризационные описи (ИНВ-1, ИНВ-3). Если в ходе инвентаризации случаются перерывы, а комиссия покидает проверяемые помещения, для отражения промежуточных результатов применяются инвентаризационные ярлыки (ИНВ-2). Если между учетными данными и фактическим наличием ТМЦ выявляются расхождения, то составляются сличительные ведомости.

В конце составляют акт инвентаризации товара в магазине. Он подготовлен по унифицированной форм (ИНВ-26). Это итоговый акт (ведомость), который фиксирует результаты всех проведенных инвентаризаций, выявленные избытки и недостачи имущества в денежном выражении, их списание в пределах норм убыли и отнесение на ответственных лиц.

образец ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией

В случае установления расхождений между данными учета и фактическим количеством ТМЦ принимаются соответствующие меры к МОЛ. Если выявлены недостачи сверх нормы убыли, то с МОЛ удерживается или взыскивается ущерб. Если взыскание произвести не удается, то недостача относится на убыток. Выявленные излишки также должны быть учтены компанией как в бухгалтерском, так и в налоговом учете в составе внереализационных доходов.

Как проводится инвентаризация в магазин

Помимо учета общих правил, проведение инвентаризации в магазине нужно организовать таким образом, чтобы она прошла наиболее эффективно. Большое количество и разнообразие товара могут потребовать много времени на их количественную оценку. Ведь все их нужно взвесить, обмерить, посчитать. Здесь можно привести несколько рекомендаций, чтобы организовать всю работу оптимальным образом, обеспечивающим как достоверность оценки, так и экономию времени на это мероприятие:

  • товары нужно распределить по группам, чтобы подсчет товаров одного вида происходил единовременно, а разные виды товаров считались последовательно друг за другом;
  • если на товарах есть штрих-код, следует проверить его наличие на всех товарах и при его отсутствии на некоторых товарах считать их отдельно;
  • распределить обязанности между членами комиссии (например, один готовит товары, другой считывает штрих-коды);
  • при большом количестве товаров проводить не сплошные инвентаризации, а делать выборочные проверки по отдельным видам товаров.

Инвентаризация товара в магазине регламентирована нормами приказа Минфина от 13 июня 1995 г. № 49 в пп. 3.15-3.26. Процедура осложняется большим номенклатурным списком и высокой вероятностью обнаружения ошибок из-за недостаточного уровня контроля сохранности товарно-материальных ценностей в течение рабочего дня.

Товарные группы пересчитываются по правилам, применяемым ко всем видам активов предприятия. Одно из главных условий – наличие сформированной и утвержденной руководителем инвентаризационной комиссии. Одним из первых шагов должно быть издание приказа о предстоящей проверке ценностей с указанием в нем данных о:

  • составе комиссии;
  • периоде счетных мероприятий;
  • объектах, подлежащих проверке.

Установленные законодательством правила поясняют, как проводится инвентаризация в магазине:

  1. Обязательно должен быть зафиксирован факт подачи материально ответственными сотрудниками расписок.
  2. Приходование торговой точкой и отпуск товаров на период инвентаризационных действий строго ограничен, при необходимости разрешается принять ТМЦ в присутствии комиссии. При подведении итогов инвентаризации члены комиссии должны будут отметить этот факт в описи «ТМЦ, поступивших во время инвентаризации». Аналогичный механизм предусмотрен и для отпуска товара, в конце заполняется отдельная опись по отпущенным ТМЦ.
  3. Для обеспечения объективности получаемой информации в помещения, в которых проводятся подсчет ценностей, должен быть ограничен доступ для посторонних лиц.
  4. Обязательным считается присутствие каждого члена комиссии.
  5. На время перерывов в работе представителей комиссии проверяемые объекты закрываются.

Как правильно провести инвентаризацию в магазине?

Перед тем, как приступить к непосредственным инвентаризационным действиям членами комиссии выполняется:

  • проверка фактического наличия и текущего состояния документации по ТМЦ;
  • изучение регистров аналитического учета и имеющихся инвентарных документов.

Следование рекомендациям по оптимизации инвентаризационной процедуры поможет сократить временные затраты. Для этого надо разбить товары на группы, проверить на этикетках штрих-коды (при обнаружении материальной ценности без штрих-кода она считается отдельно). Целесообразно распределить обязанности между членами комиссии – кто будет сортировать товары, кто проверять штрих-коды и др.

Чтобы избежать ошибок при пересчете ТМЦ, проведение инвентаризации в магазине осуществляется последовательно одним из способов:

  • либо проверкой товаров в порядке, в котором они расположены в торговом или складском помещении;
  • либо по местам хранения с опечатыванием каждого проверенного корпуса или комнаты.

Пересчитываемые ценности указываются в описях отдельно по каждому из наименований с приведением всего спектра данных о товаре (сорта, артикула, количества в наличии, группы продукции). При проверке ТМЦ могут проводиться следующие мероприятия:

  • осмотр;
  • поштучный подсчет;
  • взвешивание;
  • обмер.

Порядок проведения инвентаризации в магазине запрещает вносить сведения в описи со слов материально ответственных лиц. При заполнении этих бланков следует разграничивать товары на те, которые находятся на дату инвентаризации в пути, которые были отгружены, отдельной категорией будут неоплаченные ценности. По каждой из групп необходимо составлять отдельные описи.

Акт инвентаризации товара в магазине: образец

Итоговые результаты инвентаризации заносятся в Акт по форме ИНВ-4. Документ оформляется в двух экземплярах, первый из которых подлежит передаче в бухгалтерию, второй же передается материально ответственному лицу. Бланк акта подразумевает заполнение его с обеих сторон. В нем содержатся такие сведения:

  • реквизиты предприятия с номером и датой акта;
  • товарные ценности с указанием номенклатурных групп и единиц измерения, точных дат отгрузки;
  • по отгрузочным документам вносится информация в графы с 9 по 13;
  • 14 и 15 графы нужны для отражения данных бухгалтерского учета;
  • в примечаниях указываются сведения о контрагенте по товарным группам, которые были отгружены, но не оплачены на дату инвентаризации.

Обязательным реквизитом акта является общая сумма товаров прописью. Каждый экземпляр документа визируется членами комиссии.

Как провести инвентаризацию в розничном магазине

Альтернативные способы учета товароматериальных ценностей

Вручную проводить пересчет всех товаров, находящихся в наличии розничного магазина – очень трудоемкий и длительный процесс. Его подготовка и проведение может занять несколько дней, что помешает торговле и вызовет недовольство клиентов. Помимо этого, необходимо задействовать практически весь персонал, чтобы сгруппировать товар и правильно его посчитать.

Одним из популярных вариантов решения такой проблемы является переведение бухгалтерии розничного магазина на аутсорсинг. Тогда все задачи, связанные с бухгалтерским учетом, в том числе проведение ежемесячной или ежеквартальной инвентаризации, будут делегированы компании-подрядчику. Недостатком данного решения может стать высокая стоимость услуг.

Более доступным с финансовой точки зрения вариантом станет заказ инвентаризации у профессиональной компании. Существует множество агентств, которые предлагают данный вид услуг. Как правило, такие специалисты имеют современное автоматизированное оборудование для учета товаров. Они оперативно, а главное, неожиданно для персонала проведут полную инвентаризацию магазина в нерабочее время.

Но гораздо полезнее и эффективнее для бизнеса самостоятельно контролировать движение собственных товаров и вести их учет. Для этого полезным будет автоматизировать все процессы в магазине. Существует множество онлайн-сервисов, с помощью которых можно вести учет товаров, контролировать продажи и видеть все финансовые операции в торговой точке. При этом необязательно покупать дорогостоящее оборудование: достаточно будет онлайн-кассы, сканера штрих-кодов, принтера ценников, ноутбука, ПО и доступа к интернету.

Инвентаризация магазина

Проведение инвентаризации можно условно разделить на четыре больших шага. Каждый из шагов характеризуется оформлением обязательных документов: актов и ведомостей.

Процесс выглядит следующим образом:

Сначала пересчитываются и оцениваются фактические остатки в магазине, по этим остаткам заполняется инвентаризационная опись.

Если по инвентаризационной описи фиксируются какие-либо отклонения (излишки или недостатки, а также несоответствие качеству товара), то требуется оформление актов для каждого из видов отклонений.

Все составленные документы передаются для фиксирования в бухгалтерию, где составляется общая сличительная ведомость.

По результатам этой ведомости подводятся окончательные итоги инвентаризации. К ним относятся непосредственные изменения в учете (оприходование излишков и списание недостачи), а ущерб, если таковой был зафиксирован, взыскивается с материально-ответственных лиц.

Рассмотрим эти шаги чуть подробнее, а также отметим, какая документация требуется на каждом шаге.

Шаг 1. Подготовка инвентаризации, приказ о начале, определение и сбор комиссии.

Самым первым в списке документов стоит Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22), который подписывается руководителем компании. В комиссию обязательно должны войти материально-ответственное лицо и бухгалтер, либо руководитель, который указывает себя в различных ролях. На данном этапе очень важно, чтобы работники магазина или склада, которые имеют дело с определенным в инвентаризации товаром, не знали о начале проверки, чтобы избежать случаев вмешательства или влияния на результаты. Если инвентаризация проводится в каком-то одном отделе магазина, то он временно закрывается, так как продавать или перемещать товар во время пересчета строго запрещается.

Шаг 2. Непосредственное проведение инвентаризации с фиксацией результатов.

Документ, который требуется на этом шаге, называется Инвентаризационная опись ТМЦ (ИНВ-3). Члены комиссии в этой описи в графе «Фактическое количество» должны отразить реальные остатки товаров, которые они пересчитывают. После завершения подсчетов опись подписывается всеми участниками комиссии. На этом этапе может потребоваться не только штучный пересчет товаров, но также взвешивание и дополнительные измерения, это зависит от специфики самого товара. Все пересчеты намного проще проводить, если в этой описи заранее будут распечатаны расчетные данные из учетной системы. Опись составляется в двух экземплярах (одна — для бухгалтера, другая — для материально-ответственного лица), заполняется вручную и не допускает исправлений.

Шаг 3. Сверка результатов инвентаризации с данными учета.

Данную сверку как правило проводит бухгалтер по данным описи, составленной на втором шаге. По результатам сверки оформляются несколько документов, в зависимости от того, какие отклонения были зафиксированы в момент инвентаризации. Само наличие отклонения обязывает бухгалтера сформировать Сличительную ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (ИНВ-19). В ней фиксируется все отклонения фактического количества от учетного. Дополнительные документы, которые могут понадобиться оформить по результатам инвентаризации: Акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути (ИНВ-6), Инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение (ИНВ-5), Акт о списании товаров (ТОРГ-16). Случаи, когда эти документы нужно оформить, следуют из их названия.

Шаг 4. Подведение итогов, внесение изменений в учетные данные.

На последнем шаге мы подходим к тому, для чего инвентаризация, собственно, и проводилась. Необходимо, чтобы учетные остатки стали совпадать с реальными. Для начала руководителем составляется приказ об утверждении результатов. Именно на основании этого приказа можно назначать виновных, а также вносить изменения в бухгалтерский учет. Бухгалтер составляет итоговую Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (ИНВ-26), где отражаются все излишки, недостатки, пересортица, испорченный товар и прочее. Подводятся суммовые итоги, по которым можно делать выводы о том, превышают ли убытки по товарам нормальные значения или нет. Ведомость подписывается всеми участниками.

Первые результаты проведения инвентаризации необходимо перепроверить

После расчета всего магазина формируется общая сличительная ведомость с ошибками расчетов – насколько информация в программе отличается от фактической. Эта контрольная проверка составляет около 5 % от инвентаризации магазина.

Вначале проверяются наибольшие расхождения от 5000 руб., далее – от 1000 руб. Например, в программе на остатках 24 бутылки коньяка, а по результатам инвентаризации было посчитано 36 бутылок: сумма расхождения составляет более 5000 руб. Пересчитываем коньяк еще раз.

Магазин не открывают до тех пор, пока не проверят расхождения по результатам инвентаризации до 1000 руб. Проверку результатов лучше осуществлять новой сменой сотрудников. Большие магазины считаются всю ночь, и к утру сотрудники уже очень уставшие и допускают много ошибок. Выход двух-трех новых сотрудников в утреннюю смену позволит с новыми силами завершить проведение инвентаризации.

Если в период инвентаризации был найден некачественный товар – с истекшим сроком годности, разбитый, испорченный товар, – он включается в инвентаризацию и списывается после ее закрытия.

Норма потерь по результатам инвентаризации

В каждой торговой точке существует свой процент потерь, допустимый по результатам проведения инвентаризации магазина. Процент варьируется, в зависимости от формата магазина, 1,7 – 2,3% от общего товарооборота. Процент потерь зависит от специфики торговой точки, но первый сигнал, что в магазине имеются проблемы – это резкий рост процента. Например, из года в год супермаркет отчитывался по результатам инвентаризации 2,4 % потерь, и резкий рост до 3 % свидетельствует, что в супермаркете существуют проблемы.

Зачастую основная причина резкого роста потерь по результатам инвентаризации магазина – это неправильная организация работы.

Излишки при инвентаризации магазина.

Излишками называют количество товара большее, чем в программе. Излишки по результатам инвентаризации могут позволить достигнуть нормативный показатель, но радоваться им не стоит. Текущие излишки сегодня – это возможная недостача завтра. В большинстве случаев излишки – это ошибки расчетов.

Если товара физически нет, а на остатках он будет числиться, автозаказ будет работать некорректно. В результате ошибочные излишки приводят к некорректным заказам.

Недостача инвентаризации магазина

Недостача – это когда товар присутствует в программе и должен быть на остатках, но по результатам инвентаризации его физически не нашли. Причинами недостачи могут быть естественная убыль (усушка, утряска) и воровство. Наибольший процент недостачи приходится на воровство персоналом. Подробнее про недостачу можно найти .

Если в результате инвентаризации товара была выявлена недостача, ее также важно перепроверить. Если недостача ошибочная – товар физически есть, но по результатам инвентаризации его не посчитали (забыли, потеряли). Нулевые остатки в программе приведут к формированию заказа на поставку. Но физически товар есть на остатках, а излишние объемы поставки могут привести к тому, что его не успеют реализовать до истечения срока годности.

Инвентаризации магазина: секреты успешной организации.

  • На регулярной основе проводить локальные инвентаризации магазина.
  • Проводить выборочные инвентаризаций по товарам.
  • Следить за порядком на складах и в торговом зале.
  • Подготавливать магазин к инвентаризации.
  • Соблюдать методические указания по инвентаризации.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *