Инвентаризация ТМЦ

>Инвентаризация товарно-материальных ценностей

4.1. Особенности инвентаризации запасов

Прежде чем копаться в инвентаризационных особенностях, давайте вспомним, что такое запасы. Поможет нам в этом п. 4 П(С)БУ 9. В соответствии с ним запасами считают активы, которые:

— содержатся для дальнейшей продажи в условиях обычной хозяйственной деятельности;

— находятся в процессе производства с целью дальнейшей продажи продукта производства;

— содержатся для потребления при производстве продукции, выполнении работ и предоставлении услуг, а также при управлении предприятием.

При этом помните, что запасы признают активами только в том случае, если (п. 5 П(С)БУ 9):

1) существует вероятность получения в будущем экономических выгод, связанных с их использованием;

2) их стоимость может быть достоверно определена.

Те ТМЦ, которые не соответствуют этим критериям, не могут быть отражены в финансовой отчетности в составе активов

Если в ходе инвентаризации инвентаризационная комиссия (рабочая инвентаризационная комиссия) обнаруживает такие ТМЦ, она может предложить их списать.

Для целей бухгалтерского учета к запасам относят следующие виды оборотных активов предприятия (п. 6 П(С)БУ 9):

— сырье, основные и вспомогательные материалы, комплектующие изделия и другие материальные ценности, предназначенные для производства продукции, выполнения работ, предоставления услуг, обслуживания производства и административных нужд;

— незавершенное производство*;

* Подробно о нем см. в разделе 5 на с. 40.

— готовую продукцию, которая изготовлена на предприятии, предназначена для продажи и соответствует техническим и качественным характеристикам, предусмотренным договором или другим нормативно-правовым актом;

— товары в виде материальных ценностей, которые приобретены (получены) и содержатся предприятием в целях дальнейшей продажи;

— малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (далее — МБП), которые используются в течение не более одного года или нормального операционного цикла, если он больше одного года;

— текущие биологические активы, если они оцениваются согласно П(С)БУ 9, а также сельскохозяйственную продукцию и продукцию лесного хозяйства после ее первоначального признания.

Обязательную ежегодную инвентаризацию запасов проводят перед составлением годовой финансовой отчетности в период 3 месяцев до даты баланса (п. 10 разд. І Положения № 879).

Инвентаризацию ТМЦ проводят по местам их хранения и отдельно по материально ответственным лицам (п.п. 4.1 разд. IІІ Положения № 879).

Перед стартом инвентаризации материально ответственные лица дают расписки в том, что до начала инвентаризации все приходные и расходные документы на ТМЦ сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны (абзац второй п. 6 разд. ІІ Положения № 879). Эта расписка включена в заглавную часть практически всех утвержденных форм инвентаризационных документов.

Инвентаризационная комиссия в присутствии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие ТМЦ путем их пересчета, перевешивания или перемеривания. При этом учитывают следующие нюансы:

1. Перевешивание, обмер, подсчет ТМЦ проводят в порядке размещения ценностей в помещении, в котором они хранятся.

Учтите: не допускается беспорядочный переход комиссии от одного вида ценностей к другому.

Если ТМЦ хранятся в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица, инвентаризацию проводят последовательно по местам хранения. После проверки ценностей комиссия опечатывает вход в одно помещение пломбиратором и переходит в следующее.

Помните: абзац первый п.п. 4.2 разд. ІІІ Положения № 879 не разрешает вносить в инвентаризационные описи данные об остатках активов со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

2. Количество ТМЦ, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, можно определять на основании документов с обязательной проверкой наличия в натуре части указанных ценностей.

3. Спецодежду и предметы индивидуального пользования, отправленные в стирку и ремонт, проверяют на основании документов поставщика услуг.

4. При инвентаризации ценностей, находящихся в пути, отгруженной продукции (товаров), не оплаченной в срок покупателями, и запасов, находящихся на складах других предприятий (на ответственном хранении, на комиссии, в переработке), проверяют обоснованность сумм, учтенных на соответствующих счетах.

Указанные суммы признают, если они подтверждены надлежащим образом оформленными документами. Такими документами, в частности, могут быть счета поставщиков, копии платежных требований (счетов-фактур), предъявленных покупателям, охранные расписки, переоформленные на дату проведения инвентаризации или близкую к ней (п.п. 4.3 разд. III Положения № 879).

5. В приходных документах на ТМЦ, которые поступили на склад во время инвентаризации, материально ответственное лицо в присутствии членов инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) проставляет отметку «после инвентаризации».

6. В расходных документах на ТМЦ, которые с разрешения руководителя предприятия отпущены со склада во время инвентаризации, материально ответственное лицо в присутствии членов инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) проставляет отметку «после инвентаризации». При этом указывается дата инвентаризационной описи, в которой записаны эти ТМЦ (если на момент выбытия они были внесены в такую опись).

7. Выявленные в процессе инвентаризации излишки запасов приходуются:

— по чистой стоимости реализации — если предприятие планирует их продать;

— в оценке возможного использования — если предприятие будет само их использовать.

Такой порядок предусмотрен п. 2.14 Методрекомендаций № 2.

Примите к сведению: порядок проведения инвентаризации отдельных запасов регулирует не только Положение № 879, но и другие нормативные документы, устанавливающие свои специфические особенности. Например, при инвентаризации нефти и нефтепродуктов нужно руководствоваться еще и требованиями Инструкции № 281, а инвентаризацию спирта следует проводить с оглядкой на Инструкцию № 264.

4.2. Документальное оформление

Результаты инвентаризации ТМЦ вносят в инвентаризационные описи, а также в отдельных случаях — в акты инвентаризации. Вы можете разработать такие документы сами, учитывая правила, установленные ст. 9 Закона № 996 и п. 2.4 Положения № 88. Другой вариант — воспользоваться уже готовыми утвержденными формами, доработанными при необходимости.

В общем случае такими формами могут быть:

— Инвентаризационная опись запасов (форма утверждена приказом № 572);

— Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей по форме № инв-3, утвержденной постановлением № 241;

— Инвентаризационная опись по типовой форме № М-21, утвержденной приказом № 193. Заметим, что у этой формы есть существенные недостатки. Прежде всего она не содержит расписки материально ответственных лиц. А такая расписка обязательна. Поэтому взять ее у материально ответственного лица перед началом инвентаризации придется отдельно. Кроме того, указанная форма не содержит всех обязательных сведений о ТМЦ, которые согласно п.п. 4.1 разд. ІІІ Положения № 879 должны быть отражены в инвентаризационной описи (в частности, о наличии ТМЦ согласно данным бухучета). Поэтому форму № М-21 придется корректировать под современные требования законодательства.

Обратите внимание: если инвентаризационная комиссия не имеет возможности сразу произвести подсчет ТМЦ и записать их в инвентаризационную опись, стоит использовать Инвентаризационный ярлык по форме № инв-2, утвержденной постановлением № 241.

ТМЦ в инвентаризационных описях отражают по наименованию с указанием:

— номенклатурного номера (при его наличии);

— вида;

— группы;

— сорта;

— единицы измерения;

— цены;

— суммы;

— количества (счет, вес или мера).

В инвентаризационных описях отражают фактически установленное наличие ТМЦ и их наличие по данным бухучета на дату инвентаризации

Тару указывают по видам (стеклянная, тканная и т. п.), целевому назначению и качественному составу (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. п.).

На тару, пришедшую в негодность, составляют акт на списание с указанием причин порчи (п.п. 4.5 разд. ІІІ Положения № 879).

Обратите внимание на то, что отдельные инвентаризационные описи составляют на:

1) ТМЦ, находящиеся в пути (например, отгруженные поставщиком и не поступившие на предприятие на дату проведения инвентаризации). В этом случае можно составить Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути, по форме № инв-6, утвержденной постановлением № 241;

2) не оплаченную в срок покупателями отгруженную продукцию (товары). В такой ситуации целесообразно использовать форму № инв-4 «Акт инвентаризации товаров отгруженных», утвержденную постановлением № 241;

3) ТМЦ, находящиеся на складах других предприятий (на ответственном хранении, на комиссии, в переработке). При этом можно использовать форму № инв-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение», утвержденную постановлением № 241. В описи делают ссылку на соответствующие документы о передаче таких ТМЦ. Попутно заметим, что эту же форму описи можно использовать для фиксации результатов инвентаризации принятых на ответственное хранение ТМЦ*. Также не принадлежащие предприятию активы можно отражать в форме, утвержденной приказом № 572, которая называется «Инвентаризационная опись материальных ценностей, принятых на ответственное хранение»;

* В обязательном порядке составлять отдельные описи на активы, не принадлежащие учреждению (принятые на ответственное хранение, на комиссию, в переработку), п. 11 разд. ІІ Положения № 879 предписывает только бюджетникам. Однако такой подход целесообразно применять и хозрасчетным предприятиям.

4) выявленные во время инвентаризации непригодные или испорченные запасы. В этом случае в инвентаризационной описи указывают наименование соответствующих запасов, их количество, причины, степень и характер порчи, предложения по их уценке, списанию или возможности использования таких предметов в хозяйственных целях (п.п. 4.4 разд. ІІІ Положения № 879);

5) ТМЦ, отпущенные со склада во время инвентаризации с разрешения руководителя предприятия, если до момента выбытия они не были отражены в общей инвентаризационной описи (п. 9 разд. ІІ Положения № 879).

Обратите внимание:

на МБП, учитываемые в оперативном порядке, инвентаризационные описи не составляют

Фактическое наличие таких предметов у материально ответственных лиц проверяют путем сопоставления с ведомостью оперативного учета. Выявленную недостачу оформляют актом.

Примите к сведению: при большой номенклатуре инвентарных объектов имеет смысл, чтобы бухгалтерия предприятия еще до начала инвентаризации заполнила графы описи, касающиеся наименования, номенклатурного номера (при его наличии), вида, группы, сорта, единицы измерения и цены инвентаризируемых ТМЦ. Инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) останется указать только сведения о фактическом наличии ТМЦ (количество и сумму).

На с. 35 приведем образец заполнения Инвентаризационной описи запасов, утвержденной приказом № 572*.

* По сути ее форма мало чем отличается от формы № инв-3.

Как мы уже говорили ранее, предприятие в ходе обязательной инвентаризации (в частности, перед составлением годовой финансовой отчетности) инспектирует не только собственные ТМЦ, но и имущество и материальные ценности, которые ему не принадлежат (учитываются на забалансовых счетах). Среди такого имущества — ценности, полученные предприятием на ответственное хранение.

Отражать результаты инвентаризации указанных ценностей целесообразно в форме Инвентаризационной описи материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, утвержденной приказом № 572 (см. с. 37), или же в Инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение по форме № инв-5, утвержденной постановлением № 241 (ср. 025069200). Последнюю, напомним, имеет смысл использовать и при передаче ТМЦ на ответственное хранение другому предприятию. Но есть в форме № инв-5 один минус: в ней не предусмотрено отражение информации о ТМЦ по данным бухгалтерского учета. Поэтому ее придется дорабатывать.

При инвентаризации ТМЦ, принятых на ответственное хранение, записи в инвентаризационную опись инвентаризационная комиссия (рабочая инвентаризационная комиссия) вносит на основании проверки и пересчета ценностей в натуре. А вот основанием для занесения в инвентаризационную опись товаров и материалов, хранящихся на складах других предприятий, служат документы, которые подтверждают передачу этих ценностей на ответственное хранение (на комиссию, в переработку).

Для фиксации результатов инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути, удобно использовать Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути, по форме № инв-6 (см. с. 39). Его заполняют на основании соответствующих подтверждающих документов.

Оформленные и подписанные всеми членами инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) и материально ответственным лицом инвентаризационные описи передают в бухгалтерию.

В свою очередь, бухгалтерия сверяет данные инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета. При обнаружении расхождений (излишков или недостач) по ТМЦ составляют сличительную ведомость.

выводы

  • Обязательную ежегодную инвентаризацию запасов проводят перед составлением годовой финансовой отчетности в период 3 месяцев до даты баланса.
  • Инвентаризационная комиссия в присутствии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие ТМЦ путем их пересчета, перевешивания или перемеривания.
  • На МБП, учитываемые в оперативном порядке, инвентаризационные описи не составляют.

Инвентаризация — средство контроля сохранности материальных ценностей

Актуальной проблемой социального и экономического развития общества на сегодняшний день является обеспечение целостности и сохранности хозяйственных ресурсов, их экономического и рационального использования, предотвращение сырьевых, топливных расходов и других расходов материальных ценностей, не связанных с производством. Одним из наиболее важных средств контроля сохранности материальных ценностей является инвентаризация.

Инвентаризация представляет собой проверку наличия имущества компании и состояния ее финансовых обязательств путем сравнения фактических данных и данных бухгалтерского учета. Согласно Закону №402 «О бухгалтерском учете» каждое предприятие должно проводить ее не реже одного раза в год.

Инвентаризация обеспечивает контроль и сохранность материальных ценностей и нематериальных активов. Инвентаризации подлежат:

  • • основные средства;
  • • фонды;
  • • имущество;
  • • материальные и товарные запасы;
  • • складские остатки;
  • • наличные денежные средства;
  • • ценные бумаги;
  • • счета;
  • • обязательства.

Зачастую инвентаризация воспринимается как очень трудоемкая и бесполезная процедура. К сожалению, многие подходят к ней очень формально, не видя в ней экономической ценности. Иногда по инициативе аудиторов, иногда самостоятельно для соблюдения требований законодательства организации проводят инвентаризацию с большой неохотой, а порою только на бумаге. Однако грамотный и опытный специалист умело использует все возможности, которые дает инвентаризация, и может во многом облегчить себе полноту ведения учета и минимизировать налоговые риски.

Виды инвентаризации могут рассматриваться, исходя из оценки ряда признаков, по которым и происходит их разделение на подвиды. При рассмотрении видов стоит помнить, что основной задачей при проведении инвентаризации является получение точной информацию о реальном наличии имущества экономического субъекта и получение ориентировочной информации о текущем состоянии и оценочной стоимости этого имущества.

Любые виды инвентаризации делают возможным такие события, как:

  • • проверка правильности данных ведущегося учета всех материальных, а также денежных средств;
  • • выявление ошибок, допущенных в учете;
  • • приёмка на учет всех неучтенных хозяйственных объектов;
  • • контроль сохранности хозяйственных средств, числящихся за материально ответственными лицами.

По определённому ряду признаков различают следующие виды инвентаризации, проводимые на предприятии: полные и частичные (разделяются в зависимости от полноты охвата имеющегося имущества), плановые и внеплановые, и все они подразделяются на дополнительные подвиды.

Полная инвентаризация отличается тем, что охватывает полностью и все имущество, и все финансовые обязательства организации, данный вид является наиболее трудоемким и поэтому, по закону проводится лишь один раз в год, как правило, перед составлением такого документа, как годовой отчет, либо на 31 декабря, либо ближе к окончанию отчетного годового периода ( до 01 ноября).

Частичная инвентаризация отличается тем, что охватывает лишь какой-то один тип средств организации, например, лишь денежные средства, имеющихся в кассе или исключительно материалы на каком- то определенном складе. Этот вид инвентаризации должен проводиться в течение года систематически, так как является гарантом обеспечения сохранности имущества организации, дисциплинирует всех материально ответственных лиц, а также позволяет своевременно вскрывать злоупотребления, нарушения и факты хищения.

Сплошная инвентаризация подразумевает охват проверкой без исключения всего имеющегося наличного имущества, которое предъявляется конкретными материально ответственными лицами организации.

Выборочная инвентаризация — вид, при котором проверке подвергаются лишь некоторые ценности на выборку у какого-либо конкретного материально ответственного лица предприятия.

Различаются также виды инвентаризации и по основаниям их проведения, они могут быть плановыми и внеплановыми. Плановые инвентаризации продовольственных товаров на складах и базах в соответствии с требованиями проводятся два раза в год, что касается расчетов с финансовыми органами по уплатам взносов налогов, других платежей, то по ним проверка проводится ежеквартально, а что касается расчетов с дебиторами и кредиторами, такие проверки проводятся два раза в год. Внеплановая инвентаризация проводится всегда внезапно, о сроках ее проведения материально ответственным лицам не должно быть ничего известно. Такие инвентаризации могут иногда проводиться на основании требований органов народного контроля, ревизора, финансовых, а также следственных органов РФ.

Инвентаризация, как правило является необходимым условием при сменах материально ответственных лиц организации, после воздействия стихийного бедствия, а также при переоценках материальных ценностей и кражах.

Повторная инвентаризация чаще всего проводится в случаях, когда возникают какие-либо сомнения по качеству уже проведённой инвентаризации, а также в том случае, если материально ответственное лицо каким-либо образом заранее получило информацию о сроках её начала и смогло подготовиться к ней заблаговременно.

Контрольно — перепроверочная инвентаризация может проводиться в период основной инвентаризации, или же сразу по ее окончанию. Охватывать такая перепроверка должна не менее 10% от всех пересчитанных ценностей.

В зависимости от частоты и/или периодичности их проведения различают такие виды инвентаризации, как годовые, полугодовые, квартальные, ежемесячные и ежесменные.

Годовая инвентаризация по праву считается самой обширной и наиболее трудоемкой. При ней производится проверка как наличия имеющихся материальных ценностей, так и состояние текущих расчетов с дебиторами и кредиторами, а также обоснованность итоговых сумм различных фондов и резервов, а также других пассивов.

Ежеквартальные инвентаризации (не реже) производятся для пересчёта имеющихся в кассе предприятия наличных денежных средств и любых других ценностей.

Ежесменные инвентаризации осуществляются для пересчёта остатков неиспользованных материалов, фактического наличия полуфабрикатов и/или продукции при некоторых производственных процессах, при передачах материально ответственными лицами смен, при инвентарном контроле за используемыми материалами, а также при проводимых работах с опасными или дорогостоящими продуктами.

Также имеет смысл рассмотреть перманентные и текущие инвентаризации. Текущие инвентаризации (постоянные) проводятся, прежде всего, для выявления реального расходования материалов и сырья в производстве, для проверок комплектности поступающих на предприятие партий различных материальных ценностей, а также проверки соответствия норм расхода, используемых сырья и материалов при изготовлении различных видов продукции реальному расходу по факту.

Перманентная инвентаризация (непрерывная) подразумевает проверку в натуре отдельных видов материальных ценностей постоянно действующей инвентаризационной комиссии, при минимизировании их остатков. Этот вид инвентаризации серьёзным образом уменьшает трудоемкость ее проведения, а также делает возможным оперативное выявление естественной убыли и потерь определённых типов материальных ценностей.

Важно отметить и то, что в зависимости от того, кто их проводит, они могут подразделяться на внутренние и внешние. Внутренние проводятся самими компаниями собственными усилиями, для проведения внешней инвентаризации нанимается независимое аудиторское агентство.

Проверка наличия материальных ценностей, наличных и безналичных средств, называемая инвентаризацией, должна проводится в определенном порядке.

Для этого обязательно назначается комиссия из нескольких работников предприятия. Проверке подлежат:

  • — складские помещения;
  • — производственные участки;
  • — торговые площадки;
  • — касса предприятия.

В ходе инвентаризации выясняется фактическое наличие материалов и комплектующих изделий, готовой продукции, ГСМ и других товарных и материальных ценностей, а также денег в кассе и на счетах предприятия. В ходе проверки составляется официальный документ — инвентаризационная опись, в которой должны быть указаны все обнаруженные ценности, их количество и качество.

Как правило, инвентаризация проводится по графику, который устанавливает руководство, в соответствии с условиями деятельности предприятия. Кроме того, она необходима, если:

  • — имущество передается другому владельцу при продаже, сдаче в аренду;
  • — перед составлением годового отчета;
  • — в должность вступают другие материально ответственные сотрудники;
  • — были выявлены факты или появились подозрения на злоупотребления, хищения или другую противоправную деятельность;
  • — произошло стихийное бедствие, авария или другая экстремальная ситуация;
  • — предприятие ликвидируется или реорганизуется.

Поскольку инвентаризация является очень важным и с организационной, и с финансовой стороны процессом, проводить ее следует по всем правилам.

Перед тем как проводить инвентаризацию, необходимо руководству оформить приказ по организации на осуществление данной задачи. Приказ должен быть зарегистрирован в журнале. В документе должно быть отражено, какое именно имущество будет подвергаться инвентаризации.

Для проведения работы собирается специальная комиссия. Она может состоять из представителей администрации и бухгалтерии, материально ответственных лиц, а также тех специалистов, которые могут грамотно оценить состояние имущества. Например, для проведения инвентаризации рабочей аппаратуры, компьютерной техники в офисе можно привлечь штатного системного администратора. Если потребуется проведение замеров имущества, его перемещения и других манипуляций, то комиссии должны будут предоставить соответствующих помощников (грузчиков, техников и пр.).

Перед началом инвентаризации следует проверить:

  • — наличие инвентарных карточек, книг, описей и прочей сопутствующей документации, ее состояние;
  • — наличие и состояние технических паспортов или любой другой документации технического характера (если она есть) на имущество, которое будет подвергаться инвентаризации; наличие и состояние документации на основные средства, которые были сданы/взяты в аренду, отправлены/приняты на хранение.

Это необходимо для того, чтобы правильно провести инвентаризацию, не тратя время в ходе работы на решение организационных вопросов, поиск нужных документов.

До начала процедуры бухгалтер обязан предоставить комиссии документ бухгалтерского учета имущества, находящегося в ведении организации с указанием стоимости каждого наименования и остатков на момент проведения последней инвентаризации. Глава комиссии должен заверить своей подписью приходные и расходные документы, сделав пометку «До инвентаризации на… (дата)». Далее комиссия сверяется со старыми данными, отмечая, какое имущество, в каком количестве, состоянии отмечено в предыдущей документации и как дело обстоит по факту на момент проведения новой инвентаризации.

Важно отметить, что в зависимости от того, какое именно имущество описывается, используются те или иные форматы актов инвентаризации. Например, для описи товаров и материалов это форма №ИНВ-3. С материально ответственных за описываемое имущество лиц берут расписки, удостоверяющие, что поступившие материальные ценности оприходованы, а отпущенные списаны с последующим предоставлением в бухгалтерию всей необходимой документации.

В самом конце уже в готовую опись вносят свои подписи все члены инвентаризационной комиссии во главе с ее руководителем. Если в документации не будет подписи хотя бы одного участвующего в инвентаризации лица, результаты процедуры считаются недействительными. В этом случае начинается разбирательство на предмет того, почему именно отсутствует чья-то подпись и что необходимо сделать, чтобы провести инвентаризацию ценностей до конца, получив все нужные подписи.

Резюмируя все вышеописанное можно заключить, что при инвентаризации выявляются такие факты, которые не были подвержены документальному оформлению, выявляются ценности, утратившие свои первоначальные свойства, а также хищения, потери имущества и др. Ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации имущества и обязательств несет руководитель организации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами. В связи с этим инвентаризация имеет важное значение для обеспечения полноты бухгалтерского учета и достоверности формирования финансовой отчетности.

Список использованной литературы:

  • 1. Алиева Н.М. Особенности проведения инвентаризации материальных запасов и отражение результатов в учете казенных учреждений//Актуальные вопросы современной экономики. -2014. -№4. -С. 68-72.
  • 2. Петрухина Т. Статья. Годовая инвентаризация. 13.01.2016
  • 3. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский финансовый учет: учебник / Ю.А. Бабаев, Л.Г. Макарова, А.М. Петров. — М.: Инфра-М, 2015. — 463 с.
  • 4. Голубева, С. Г. Организация внутреннего контроля на предприятии/С. Г. Голубева//Леденцовские чтения. Бизнес. Наука. Образование: материалы 111 международной научно-практической конференции: в 2 частях. Вологодский институт бизнеса; под редакцией д.э.н., проф. Ю. А. Дмитриева. -2013. -С. 391-398.
  • 5. Касьянова Г.Ю. Инвентаризация. Бухгалтерская и налоговая / Г.Ю. Касьянова. — М.: АБАК, 2015. — 272 с.

>Инвентаризация и материально ответственное лицо: образец расписки

Что такое и зачем она нужна?

Под этим термином подразумевается проверка количественного и качественного состояния материальных (в том числе наличных и безналичных средств) ценностей организации. Инвентаризация есть одна из самых эффективных форм контроля в бизнесе, которая производится раз в указанный период.

Проводят ее для того, чтобы руководство предприятия имело полное представление о том, как идут дела на фирме. Во время этой процедуры производится сверка представленных в наличии запасов с тем, что отражено в документации.

То есть по сути это есть механизм учета, выявляющий моменты уменьшения и ухудшения активов.

Когда и в каких случаях проводится?

  • при обнаружении факта хищения или порчи;
  • если сменяется материально ответственный работник;
  • накануне годового бухгалтерского отчета;
  • при наступлении непредвиденных экстремальных событий;
  • сменился бригадир или как минимум половина членов покинула бригаду;
  • по заявлению одного из членов коллектива;
  • если фирма реорганизуется или наоборот закрывается;
  • в иных случаях, когда того требует закон.

Под технической инвентаризацией подразумевается инспектирование зданий и сооружений, формирование и предоставление отчета об их наличии и сохранности всем имеющим к этому отношение лицам.

Для чего она нужна?

  • планирование застройки;
  • обеспечение безопасности людей;
  • поддержание объектов в исправном состоянии.

По результатам этой процедуры на каждое сооружение оформляется техпаспорт, куда вносятся все данные.

Законодательные акты

Как проходит и кто за нее отвечает — расписано в Федеральном законе №402-ФЗ , посвященном бухгалтерскому учету. Также — в Методических указаниях по инвентаризации имущества (Приказ Минфина №49 от 13 июня 1995г).

Законодательство различает инвентаризацию и ревизию. Главное, чем отличаются эти виды проверок — кто заинтересован и имеет право проводить. Последнюю обычно проводят, если есть причины подозревать сотрудников фирмы в совершении правонарушения.

Однако представители налоговой инспекции, которые проводят выездные проверки, имеют право на проведение инвентаризации запасов налогоплательщика (ст. 89 Налогового кодекса). Процедура производится в соответствии с Положением о порядке проведения инвентаризации (Приказ Минфина и Министерства по налогам и сборам №20н ГБ-3-04/39 от 10.03.99).

В этом случае руководитель подразделения налоговой службы утверждает состав комиссии, порядок, сроки проведения процедуры.

Как провести инвентаризацию с мат. ответственным лицом?

Строго говоря, процесс делится на три основных этапа:

  • подготовка;
  • осуществление проверки и подсчетов;
  • подведение итогов, отображение их в бухучете.

Генеральный директор предприятия издает распоряжение, утверждает состав комиссии. Туда входят:

  • председатель — руководитель группы ;
  • главный бухгалтер;
  • члены руководящего состава предприятия;
  • лица с материальной ответственностью;
  • аудитор;
  • представитель независимой организации.

Расписка

Это документ, отображаемый в общей инвентаризационной описи ИНВ-3 (утверждена Постановлением Госкомстата №88 ). Он свидетельствует о том, что грядущая проверка не является для материально ответственных лиц сюрпризом — они в курсе того, что будет проводиться и подготовились должным образом — ценности сданы в бухгалтерию, оприходованы или списаны. Подписывается членами комиссии.

Ответственный работник должен ознакомиться с итогами инвентаризации. Далее все зависит от того, имеет ли место ущерб (недостача) или нет, а также насколько в этом виновен конкретный сотрудник.

Если недостача все-таки всплыла, то директорату нужно твердо знать, с кого спрашивать и в каком объеме. Для этого глава организации инициирует служебное расследование. Издается соответствующий приказ. Он оформляется генеральным директором от первого лица и обязательно содержит в себе:

  • полные данные фирмы;
  • номер документа;
  • по какой причине назначается расследование (обязательно указывается дата процесса и номер акта, выявившего недостачу);
  • кто входит в состав комиссии — должность, фамилия, инициалы;
  • временные рамки проведения;
  • на кого возложен контроль за итогами и куда предоставить отчетные материалы;
  • дата, подпись.

С этим документом нужно ознакомить предполагаемого виновника.

После результатов расследования в соответствии с нормами Трудового кодекса (ст. 247) сотруднику предлагается дать письменное объяснение случившемуся. Без него невозможно привлекать его к какой бы то ни было ответственности. Впрочем, он вправе отказаться что-либо писать и подписывать.

Если упорно не хочет — приказ зачитывается ему вслух в присутствии трех свидетелей и оформляется соответствующий акт. Он обязательно должен содержать четкие данные — в чем виноват сотрудник и как это связано с произошедшим у фирмы материальным ущербом.

После этого ставится вопрос о привлечении виновного человека к материальной ответственности. Насколько с него можно спрашивать — зависит от того, какую должность он занимает и что эта должность подразумевает.

Если таковая входит в список должностей и работ, утвержденных пресловутым 85-м Постановлением Минтруда РФ от 31.12.02. то можно вести речь о привлечении к ответу в полной мере.

Истребовать компенсацию за ущерб можно следующими путями:

  • добровольно;
  • по требованию руководителя;
  • по решению суда.

Расписка материально ответственного лица перед инвентаризацией — образец.

Как и кем отражаются выявленные расхождения?

Состояние имущественных ценностей будет отражено в инвентаризационной описи (ИНВ-3). На основе этой бумаги бухгалтерия потом подготавливают сличительную ведомость.

Форма описи представляет собой таблицу, в которой отображены:

  • счета и субсчета с присвоенными номерами для каждой категории;
  • единицы измерения ценностей;
  • количество;
  • цена.

Материально ответственный работник участвует в инвентаризации, может соглашаться с выводами комиссии или оспаривать их. Опись будет так или иначе представлена ему для ознакомления. После этого фигурант подписывается как о факте ознакомления, так и о том, что у него нет претензий к инвентаризационной комиссии.

Выявленные несоответствия документального с фактическим отображаются в документации по следующему принципу: излишек приходуется и зачисляется на финансовый счет организации. Если речь идет о бюджетном предприятии — то на увеличение финансирования.

Если проверяющие обнаружили негодные или порченые материалы, об этом составляются соответствующие акты.

Порча и недостача списываются:

  • на счет виновного лица;
  • на естественную убыль.

Если суд не признал ответственных лиц виновными и не истребовал с них компенсации, то убыток фиксируется в финансовых результатах фирмы.

У бюджетной организации это будет уменьшение финансирования.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба

Если факт того, что организация понесла урон, уже установлен и не подлежит сомнению, так же однозначно должна быть выяснена противоправность действий предполагаемого виновника и что именно с этим и ни с чем другим и связан означенный ущерб.

А также — что нет ни одного обстоятельства, которое могло бы исключать ответственность. Только в этом случае можно ставить вопрос об истребовании компенсации.

В полной мере можно спрашивать с тех, кто подписывал установленной формы соглашение о материальной ответственности, устраиваясь на работу. Более того, должность, которую человек занимает, должна быть отражена в перечне постановления Минтруда №85.

К таковым относятся кассиры, банковские работники и все те лица, через чьи руки так или иначе проходят материальные ценности и деньги. Сюда же включены руководители отделов, заведующие складами, директора, их заместители, также заведующие библиотек и главы фармацевтических организаций (а также лабораторий).

Перечень этот — исчерпывающий и никакая импровизация, в том числе даже если что-то кажется работодателю очевидным, недопустима.

Во всех остальных случаях речь может вестись только о материальных обязательствах ограниченного характера. Их размер эквивалентен среднемесячному доходу виновного.

Судебным порядком ущерб взыскивается:

  • при полной материальной ответственности;
  • сотрудник не согласен с предъявленными к нему требованиями;
  • согласен, но подписал соответствующий документ и уволился;
  • работодатель пропустил сроки для истребования компенсации за ущерб;
  • работодатель не успел произвести сверку в двухнедельный срок перед увольнением сотрудника.

Исковое заявление подается в количестве экземпляров по числу задействованных лиц в районный суд по месту пребывания отвечающей стороны. Бумага составляется в произвольной форме, но обязательно содержит:

  • название судебного участка, куда жалуетесь;
  • данные ответчика, какую должность занимал;
  • причина подачи заявления;
  • ссылки на действующее законодательство РФ;
  • досудебные меры урегулирования (номера документов, акты);
  • требование;
  • список прилагаемых документов;
  • дата, подпись.

В качестве доказательств используются:

  • акты проверок, инвентаризации;
  • досудебная служебная переписка (в том числе электронная);
  • трудовой договор;
  • прочие локальные бумаги, указывающие на ответственность;
  • показания свидетелей;
  • бухгалтерские проводки;
  • результаты частного детективного расследования

В разных сферах деятельности ответственность несут разные люди. Естественно, что они получают за это доплату. Риск увольнения у них больше.

Ознакомьтесь также с тем, как:

  • составляется договор коллективной ответственности;
  • взыскивается;
  • происходит привлечение к ответственности (даже за экологические нарушения);
  • составляется трудовой договор.

Обстоятельства, исключающие материальную ответственность работника

К ним относятся:

  • необходимая самооборона;
  • обстоятельства непреодолимой силы;
  • нормальный хозяйственный риск;
  • работодатель сам виноват, что не создал условий для должной сохранности своего добра.

Таким образом становится понятно, что инвентаризация — не самое сложное. Труднее будет взыскать с виновного компенсацию. В этом может помочь адвокат, специализирующийся на трудовом праве.

Расписка материально ответственного лица перед инвентаризацией (образец)

На балансе любой организации всегда находится то или иное количество товарно-материальных ценностей, которые нужно учитывать для контроля процессов в бизнесе. А если есть ценности, значит, должен быть и их учет на балансе. Учет при этом периодически нужно проверять и перепроверять, для чего и необходимо такое явление как инвентаризация. Так как проверка может выявить различия между балансовыми и реальными ценностями, необходим человек, берущий на себя часть ответственности или всю ее целиком.

Инвентаризация с точки зрения материально ответственного лица — это время, которое требует крайне внимательного подхода к процессу. Чтобы облегчить жизнь тем, кто по необходимости связан с материальной ответственностью, следует более подробно остановиться на всех аспектах темы.

Смотрите больше бланков и образцов в разделе Документы на нашем сайте.

Участие в инвентаризации материально ответственного лица

Материально ответственное лицо выбирается до проведения инвентаризации из сотрудников компании. Этому человеку вменяется в обязанность не только исполнять свою работу, но и следить за сохранностью ценностей на балансе компании. Естественно, эта ответственность всегда оплачивается и человек получает прибавку к заработной плате.

Доплата за мат ответственность — это специальная форма начислений, предоставляемых работодателем материально ответственному лицу на основании заключенных с ним договоров. Такая доплата может поступать как ежемесячно, так и раз в квартал или год. Эту доплату имеют право получать только те, кто официально материально ответственен, то есть, не только заключил с работодателем соответствующий договор, но и работает на должности, предполагающей это.

Важно! Сама доплата может иметь любую форму, от фиксированной суммы раз в некоторое время до процента от получаемой работником зарплаты. Во втором случае человек получает прибавку за мат ответственность в случае, если его повышают и увеличивают оплату его труда. Это наиболее распространенная практика среди компаний.

Лицо может нести на себе несколько разных видов обязательств:

  • индивидуальная материальная ответственность,
  • коллективная материальная ответственность.

Сотрудник считается возложившим на себя эти обязательства с момента подписания соответствующего договора (о коллективной или индивидуальной мат ответственности).

При каких условиях человек имеет право на назначение ему доплаты за материальную ответственность:

  • Сотрудник полностью официально работает в компании.
  • Сотрудник входит в перечень лиц, на которых может налагаться материальная ответственность.
  • Если он заключил с работодателем соответствующее соглашение.
  • При наличии условия доплаты за подобное соглашение в учредительных документах.
  • Наличие приказа в случае единовременности данной выплаты.

Соответственно, далеко не всегда человек может рассчитывать на то, что ему за подобное что-то заплатят. Кроме того, наложение чего-либо подобного на сотрудника, не достигшего совершеннолетия, невозможно. Следовательно, он не может быть ответственен за что-либо и не может получать доплату.

Следует понимать, что подобные доплаты — это право, а не обязанность работодателя. Поэтому есть вероятность, что договор о мат ответственности будет, но платить за это не будут. Нужно уточнять этот вопрос заранее. Несмотря на это, единовременная доплата может быть назначена в любой момент работы приказом руководителя.

Следует также более подробно остановиться на самом порядке проведения инвентаризации, ее документальном фиксировании и особенности выявления недостач.

Смотрите больше бланков и образцов в разделе Документы на нашем сайте.

Инвентаризация — это проверка фактического наличия каких-либо ценностей, зафиксированных на балансе компании. Данная проверка проводится с целью приведения балансового числа чего-либо к равным значениям с фактическим. Также в результате нее определяется количество остатков или излишков, если таковые есть.

Важно! Инвентаризация может быть нескольких видов, от этого будет зависеть длительность ее проведения и то, что именно считают. Инвентаризация делится на полную, частичную и выборочную. Как уже понятно из названий, полная предполагает полный пересчет всех ТМЦ, частичная проверяет только какой-либо один вид, тогда как выборочная проводится в рамках одного признака, согласно которому считаются остатки.

Сама подобная проверка может быть как плановой (ее частота определена законодательством и от них невозможно отказаться), так и внеплановой. Внеплановые инвентаризации проводятся только при необходимости и определяются приказами руководства. В большинстве случаев они связаны с какими-либо крупными изменениями в процессе работы: крупным слиянием или поглощением, смене руководства или подозрении в хищении. Также такой обсчет применяется и при появлении стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций.

Сроки проведения инвентаризации не определены четко. Они устанавливаются согласно нескольким особенностям в каждой конкретной фирме:

  • Особенность учетной политики конкретного предприятия. В случае необходимости, обсчет всего может проводиться даже раз в неделю или три дня. Однако чаще всего устанавливается срок в один год, после чего дополнительные могут назначаться при появлении в них необходимости.
  • Желание руководства. Как правило, это желание возникает под давлением каких-либо внешних факторов. В этом случае пересчет всех ценностей становится внеплановым. Сюда же можно внести и чрезвычайные ситуации: пожар, наводнение или землетрясение. При появлении подозрений на хищение или порчу — инвентаризация проводится в наиболее сжатые сроки.
  • Смена материально-ответственных лиц. Она происходит при выходе на пенсию, переводе или увольнении. Никто не будет ждать, пока придет время плановой инвентаризации, а потому проводят внеплановую. После этого сотрудник успешно переводится или уходит, а новые люди вступают на их место. Заключение нового договора следует обязательно сопровождать инвентаризацией, так как от этого напрямую будет зависеть будущее сотрудника.

Существуют также ситуации, когда таких лиц и вовсе нет. Такая ситуация обычно возникает по случайности (смерть сотрудника или его увольнение во время отпуска). В таких ситуациях все проводится как обычно, но работодателю следует учесть, что результаты можно оспорить в суде. Поэтому замену для заключения договора нужно искать заранее, а само перезаключение соответствующе оформить в локальных нормативных актах.

Обстоятельства для проведения

Когда появляются факторы, непосредственно влияющие на то, произойдет перепись вещей или нет:

  • При передаче имущества в аренду или продаже. При поступлении нового имущества его фиксируют на балансе, но пересчет не требуется.
  • При изменении организационно-правовых документов конкретной фирмы.
  • Периодический пересчет и сверка. Также называется плановой сверкой.
  • Выявление хищения или порчи имущества компании.
  • При стихийных бедствиях или чрезвычайных ситуациях.
  • При закрытии фирмы и полной ее ликвидации при этом.

Как результат можно считать выявление бухгалтерского остатка и фактического, а также сравнения их друг с другом. При этом балансовое и фактическое наличие может соответствовать, а может быть больше либо меньше в какую-либо из сторон. Если вещи есть в балансе, но их нет в наличии по факту — речь идет о недостаче. Если наоборот — об излишках.

Процесс проведения инвентаризации выглядит следующим образом:

  1. Составление приказа о начале проведения инвентаризации. В этот же момент формируется инвентаризационная комиссия из сотрудников. В ней присутствует глава комиссии и ее члены.
  2. Проверяются измерительные приборы, их исправность и работоспособность. С их помощью будут считаться остатки.
  3. Сбор и подготовка документации, в том числе форм ведомостей и прочих бумаг.
  4. Осуществление непосредственного процесса подсчета. При этом необходимо не допускать доступа сотрудников, проводящих подсчет, к бухгалтерским данным. Это нужно для того, чтобы избежать подгона результатов. Пересчет и сверка должны быть максимально достоверными.
  5. Заполнение всех бумаг, включая ведомости.
  6. Передача собранных данных в бухгалтерию и выявление имеющихся расхождений.
  7. Составление отдельных ведомостей по расхождениям и списание.
  8. Анализ итогов всего процесса сверки.
  9. Выявление виновных в расхождении лиц.
  10. Окончательное оформление результатов.

Помимо конкретной формы приказа о проведении подсчета, во время всего происходит заполнение множества различных бухгалтерских форм и отчетов. Начиная от бланка ИНВ-3, в котором фиксируется общее количество всего пересчитанного, описи имеющихся ТМЦ, до специальных форм бланков ТМЦ, находящихся только лишь в пути непосредственно в компанию. Все это требует фиксации и учета.

Нормативно-правовые акты

Основной нормативный акт, который используется для регламентации процесса — это Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Но в нем сказано, что большую часть вопросов сверки баланса и фактического наличия должна определять сама фирма. Поэтому в данном случае на передний план выходят локальные нормативные акты: уставная документация.

Кроме того, методические указания по проведению всего процесса содержатся в Приказе Минфина России № 49. Следует прочесть их как если вы являетесь руководителем нового предприятия, так и, если вы — материально-ответственное лицо. Кроме того, нормативной документацией можно считать и все бланки, заполняемые при проведении проверки. В случае каких-либо проблем данные, содержащиеся в них, могут быть использованы в качестве доказательств в суде.

Расписка материально ответственного лица

Расписка материально ответственного лица — это документ, которым оно подтверждает, что все данные переданы в бухгалтерию в полном объеме, они правильны и собраны верно. Данная расписка страхует работодателя при появлении сомнений в честности проведенной инвентаризации.

Образец данной расписки может варьироваться в зависимости от принятой на каждом рабочем месте формы и конкретную следует узнавать у своего работодателя. Помимо непосредственно расписки, сотрудник также оставляет свои подписи на всех актах, которые заполняются в процессе проведения инвентаризации.

Смотрите больше бланков и образцов в разделе Документы на нашем сайте.

Расписка о материальной ответственности образец и содержание

При устройстве на работу, человек заключает так называемый договор о материальной ответственности. Этот договор следует подписывать лишь в тех случаях, если должность действительно подпадает под список тех, кто эту ответственность несет, а это конкретные, определенный законодательством список. Однако в наше время многие работодатели страхуются и требуют заключения договора о коллективной МО от всех своих сотрудников. Подписывать его или нет — решать самому сотруднику. Но в случае, если он решит подписать, то это, возможно, может стать не очень приятным минусом в процессе работы.

Типовые договоры о коллективной МО содержат в себе:

  • шапку-обращение к руководству фирмы,
  • фамилию работника,
  • информированное согласие о присвоении ему данного вида МО,
  • дату и подпись.

Конкретная форма, в которой должно быть выражено согласие, не регламентируется.

Смотрите больше бланков и образцов в разделе Документы на нашем сайте.

Списание порчи и недостачи

В случае, если на любом из этапов обнаружились расхождения, в частности была выявлена порча или же обнаружена недостача, то с момента обнаружения недостачи материально-ответственное лицо несет на себе все бремя ответственности за произошедшее. Для того чтобы призвать его к возмещению, необходимо ознакомить человека с приказом о возмещении и взять с него объяснения. Без них к ответственности привлечь нельзя. Если он не хочет, то приказ следует зачитать в присутствии трех свидетелей и оформить это в акт.

После этого происходит привлечение сотрудника к возмещению или другой форме ответственности за недостачу. Возможно частичное или полное возмещение. Его размер зависит от того, какую должность занимал сотрудник. Даже несмотря на то, что человек подписал договор о МО, заставить его возместить все в полном объеме можно только в том случае, если его должность входит в соответствующий список должностей с МО. Во всех прочих случаях это только частичное возмещение. Перечень имеет статус обязательного и никакое желание руководителя в этом случае не имеет значения.

Компенсация может быть выплачена как добровольно, так и по решению суда. В отдельных случаях компенсация выплачивается по требованию руководителя. В этом случае необходимо издать соответствующий приказ. Работник, который несет непосредственно все риски, может оспаривать результаты проверки, в том числе и в судебном порядке. Но опись и сличительная ведомость в любом случае будет предоставляться ему для ознакомления. После ознакомления он должен расписаться о том, что он ознакомился с данными и не имеет претензий к инвентаризационной комиссии.

Внимание! В некоторых случаях порча и недостача может быть списана как естественная убыль. Это наиболее часто используется в производственных корпорациях, однако в некоторых случаях такой формат может быть и в непроизводственных.

Все имеющиеся документы могут быть представлены в суд в случае, если сотрудник не согласен с результатами инвентаризации или же с тем, что с него взыскивается недостача или порча. Существуют отдельные обстоятельства, исключающие МО:

  • необходимая самооборона,
  • обстоятельства непреодолимой силы,
  • не создание работодателем условий для сохранности ТМЦ,
  • нормальный хозяйственный риск.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *