Инкассация выручки

Какие записи в учете предприятия нужно сделать при сдаче наличной выручки в банк? Ответ зависит от того, кто перевозит средства – собственный сотрудник или инкассатор. Рассмотрим, на примере, как оформляется сдача выручки в банк, и проводки, составляемые при этом.

Сдача налички работником

Зачастую компании не пользуются услугами специальных инкассаторских служб, и самостоятельно перевозят деньги для зачисления на банковский счет. Как в таком случае оформить документы и сделать проводки в учете? Подтверждающим факт перевоза средств документом при этом выступает РКО. В ордере среди прочих обязательных данных необходимо указать ФИО ответственного сотрудника; данные его паспорта. При получении налички работник должен расписаться в ордере.

После того, как деньги поступят на счет, организации выдается банковская квитанция. Этот бланк прилагается к РКО. Проводки бывают двух видов:

  1. При поступлении средств на р/счет в день перевозки – Д 51 К 50.
  2. При зачислении налички на следующую рабочую дату – Д 57 К 50 (в момент передачи средств работнику), Д 51 К 57 (в момент сдачи финансов на счет).

Сдача денег в банк через инкассатора

Если компания привлекает для перевозки средств инкассаторские службы, такая операция отражается в учете особенным образом. В соответствии с п.п. 2.4, 9.6, 9.7 Положения ЦБ РФ № 318-П от 24.04.2008 г. ответственный кассир организации передает инкассатору деньги в сумке с приложением обязательных документов. Комплект состоит из ведомости (вкладывается в сумку), накладной (вручается инкассатору) и квитанции (остается у кассира). Дополнительно составляется РКО в обычном порядке.

Сдача денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью:

  • Д 57 К 50 – согласно РКО и квитанции, заполненной к сумке с наличкой.

По факту зачисления средств на банковский счет составляется запись:

  • Д 51 К 57 – на сумму сданных наличных согласно банковской выписке.

Сдача денег инкассатору – пример

Предположим, торговая фирма 2 апреля реализовала продукцию на сумму 315 000 руб. Кассовый лимит установлен в 15 000 руб., сдать в банк нужно 300 000 руб. Для этого кассир подготовила сумку с наличностью, заполнила сопроводительные документы по общему регламенту. В РКО на 300 000 руб. по строке «Выдать» указывается ФИО передающего средства кассира, по строке «Приложение» – данные квитанции. Такие рекомендации ЦБ содержатся в Письме № 29-1-1-ОЭ/4065 от 16.10.15 г.

Сумка с наличкой и вложенной ведомостью запечатывается. Затем кассир передает сумку инкассатору совместно с накладной. Квитанция, подписанная инкассатором, и РКО остаются в организации.

Сдача выручки в банк через инкассатора – проводка:

  • Д 57 К 50 на 300 000 руб. – в день передачи налички инкассатору.
  • Д 51 К 57 на 300 000 руб. – в день зачисления средств на р/счет компании.

Соответственно, сдача денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью всегда через сч. 57, а при перевозке средств сотрудником компании может быть использована и проводка Д 51 К 50. Но только в том случае, если зачисление налички на счет выполнено банком в тот же день.

>Пошаговая инструкция по сдаче выручки в банк. Порядок бухгалтерских проводок

Общий порядок действий

Согласно п.2 ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, все наличные денежные средства сверх установленного лимита в обязательном порядке должны храниться на счете в банке.

Организация может сдать денежные средства в банк следующими способами:

  • Через ту организацию, которая входит в систему ЦБ РФ (к примеру, через инкассаторскую службу).
  • Самостоятельно передав денежные средства в операционную кассу банковского учреждения.

Перечень должностных лиц, которые имеют право сдавать денежные средства в банк законом не установлен. Однако для организации более целесообразным будет вариант, при котором сдавать наличные в банк будет кассир, который несет материальную ответственность за сохранность вверенных ему денег. Согласно Положения ЦБ РФ от 29.01.2018 г. № 630-П, услуги по инкассации денежных средств могут оказывать кредитные организации.

Типовые проводки

Для того чтобы отразить сдачу выручки в банк через кассира или же сотрудника, который его замещает, следует сделать следующую проводку:

  • Проводка о том, что денежные средства сданы в банк.

    Дебет 51 Кредит 50

  • При передаче денежных средств инкассаторам следует сделать следующую проводку.

    Дебет 57 Кредит 50

  • Когда денежные средства зачисляются на расчетный счет в банке делается следующая запись.

    Дебет 51 Кредит 57

Именно такой порядок проведения данной операции предусмотрен инструкцией к плану счетов (счета 57, 51, 50).

Оформление в бухгалтерии

Как оформить передачу денежных средств в банк документально? В независимости от того каким образом были сданы денежные средства в банк, нужно оформить расходный кассовый ордер, а также внести запись в кассовую книгу. В кассовом ордере, который оформляется при расходе денежных средств следует указать:

  1. В графе «Выдать» – ФИО того работника организации, который собственноручно собрал и передал сотрудникам службы инкассации банка наличность.
  2. В графе «Приложение» – следует указать номера и даты составления первичных документов.

Далее, на фото Вы можете увидеть образец записи в кассовой книге

Порядок заполнения кассовых документов отражен в пункте 4.6 абзаца 3 и пункте 6 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, а также разъяснен вписьме ЦБ РФ от 16.10.2015 г. № 29-1-1-ОЭ\4065.

В том случае, если денежные средства сдаются в кассу банковского учреждения, необходимо заполнить соответствующее объявление на взнос наличными.

Объявление на взнос наличными включает в себя 3 документа:

  1. Само объявление.
  2. Ордер.
  3. Квитанцию.

В том случае, если наличность сдается инкассаторам, то к их приезду уполномоченное лицо (кассир, старший кассир) должно подготовить денежные средства, которые необходимо положить в специальную сумку, выдаваемую банком и составить следующий перечень документов:

  • Накладную к банковской сумке.
  • Препроводительную ведомость.
  • Квитанцию к сумке.

Уполномоченное лицо должно вложить ведомость непосредственно в банковскую сумку с наличностью. Далее, сумку следует опломбировать, так чтобы в процессе транспортировки ее нельзя было незаметно открыть. Сумка с наличностью и накладная должны будут быть переданы инкассатору.

Также уполномоченное лицо при передаче денежных средств должно будет заполнить специальную явочную карточку. Инкассатор при приемке сумки с наличностью должен будет подписать квитанцию, которая прилагается к сумке и оставить на ней оттиск штампа.

Данная квитанция остается в организации. Порядок действий уполномоченного лица предусмотрен в Положении ЦБ РФ от 29.01.2018 г. № 630-П В банковском учреждении кассир банка должен будет сверить ту сумму денежных средств, которую ему фактически передали из организации с суммой, которая указана в объявлении. В том случае, если суммы идентичны, то он подписывает все документы и передает сотруднику данной организации квитанцию.

В том же случае, если суммы не совпадают, то объявление на взнос придется оформить повторно с указанием фактической суммы, сданной в банк. Кассир банковского учреждения при повторном заполнении объявления должен будет перечеркнуть ошибочно составленное объявление на взнос и на обратной стороне квитанции оставить свою подпись с указанием фактически принятой им суммы. Правила повторного заполнения объявления прописаны в Положении ЦБ РФ от 29.01.2018 г. № 630-П

Если сотрудник банка при осмотре наличности обнаружил сомнительные купюры, то их он должен будет отправить на соответствующую экспертизу, а также должен будет составить следующий перечень документов:

  • Ордер о передаче ценностей.
  • Акт о вскрытии банковской сумки с наличностью и пересчета денежных средств.
  • Справку о том, что сомнительные купюры были переданы на экспертизу (2 экземпляра).

Порядок действий при работе с сомнительными купюрами прописан в Положении ЦБ РФ от 29.01.2018 г. № 630-П. В том случае, если экспертиза подтвердит факт того, что купюра фальшивая, то в организацию должны будут передать акт о проведенной экспертизе.

Полезными для вас могут стать и другие публикации наших экспертов, прочтя которые, вы узнаете:

  • В чем заключаются отличия выручки от оборота, себестоимости, а также от дохода и прибыли?
  • Как отображается выручка ИП на УНС?
  • Где найти строку выручки в балансе и на каком бухгалтерском счете ее отображают?
  • Что значит и когда проводится факторный анализ?
  • Что такое валовая выручка?

Нюансы в вечернее время

Кассы, которые обслуживают своих клиентов после окончания операционного дня называются вечерними. Данные кассы осуществляют операции только по приему денежных средств. Время работы таких касс коммерческий банк устанавливает самостоятельно.

Приемка денежных средств осуществляется кассиром, его при этом контролирует бухгалтер-контролер или же деньги может принимать кассир самостоятельно, но при использовании специального контрольно-кассового аппарата. Денежные средства, принятые вечерней кассы обрабатываются в этот же день, для того чтобы уже на следующий день с утра их возможно было использовать для операций по кассе.

При передаче денег в вечернюю кассу банка, лицо вносящее данные денежные средства, должно будет заполнить соответствующее объявление и передать его контролеру. Далее, контролер должен будет осуществить сверку денежных средств отраженных в объявлении и фактически ему передаваемых и если все верно он подписывает документ.

После этого контролер должен произвести регистрацию суммы взноса в кассовом журнале по приходу, далее уже объявление будет передано непосредственно кассиру банка. Кассир банка после приема наличных должен будет подписать объявление, ордер и квитанцию и передать квитанцию с оттиском вечерней кассы своему клиенту.

Пошаговая инструкция как сдавать выручку:

  • Сдать. Сама сдача выручки должна производиться в соответствии с предписаниями финансовой службы. Кассир организации должен произвести отбор денежных средств выручки после получения приказа о сдаче выручки. При отборе вырученных средств кассир организации может оставить часть наличных с тем, чтобы далее производить денежные операции.
  • Не сдавать. Согласно действующему Указанию ЦБ РФ, а именно абзацу 7 пункту 2 от 11.03.2014 № 3210-У юридические лица обязаны хранить денежные средства на счете в банке сверх того лимита, который был установлен «по кассе».

Размер лимита остатка денежных средств определяется согласно предписанию финансовой службы. Каких-либо иных указаний относительно обязательной передачи наличности из кассы организации в банковское учреждение не предусмотрено.

Из этого следует, что в случае, если в кассе организации находиться сумма меньше установленного лимита, то соответственно и сдавать денежные средства в банк не требуется.

Должен ли ИП на патенте сдавать наличные в банковское учреждение?

ИП, которые находятся на патенте имеют право не использовать в своей деятельности контрольно кассовые аппараты. Соответственно и денежные средства, полученные в результате осуществления своей деятельности в данном конкретном случае ИП имеют право не сдавать в банк.

Как не сдавать эти средства?

В том случае, если у организации не установлен лимит денежных средств, которые могут находиться в кассе на конец рабочего дня то данный лимит считается равным нулю соответственно избежать сдачи выручки в банк у такой организации не получиться.

Если же лимит по кассе установлен и торговая выручка, находящаяся в кассе, не превышает этот лимит, то организация имеет право не производить сдачу денежных средств в конце рабочего дня.

Внимание. Все, что свыше установленного лимита должно в обязательном порядке быть сдано в банк в конце рабочего дня.

Хранить в кассе организации наличные денежные средства можно только в том случае, если сумма не превышает установленного лимита, в ином случае денежные средства организация должна сдать в банк в конце рабочего дня. Исключением из правил являются лишь субъекты малого бизнеса, которые имеют полное право не устанавливать лимит по кассе (Согласно пункту 2 Указания ЦБ РФ № 3210-У, и п.п. 1,4 Письма ФНС от 9 июля 2014 года № ЕД-4-2\13338).

Следует помнить, что только лишь субъекты малого бизнеса, которые не установили лимита по кассе имеют право хранить свою выручку в кассе в независимости от ее размера, остальные же субъекты предпринимательской деятельности обязаны сдавать денежные средства сверх установленного лимита в банк.

Инкассация выручки

Как правило, доставку наличных денег из кассы организации в банк выполняет служба инкассации. Доставлять в банк наличные могут как инкассаторы обслуживающего организацию банка, так и сотрудники Российского объединения инкассации (Росинкас).

Для того чтобы воспользоваться услугами службы инкассации, необходимо заключить специальный договор. В договоре указываются адреса магазинов, принадлежащих организации, время приезда инкассаторов и стоимость услуг, которая обычно определяется в процентах от суммы инкассированной наличности.

Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам предусмотрен Положением Банка России от 9 ноября 2002 г. № 199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации».

Заключив договор, организация должна заказать специальный пломбир и приобрести свинцовые пломбы. На пломбире должны быть выгравированы номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак.

Если организация сдает инкассаторам наличную выручку в нескольких магазинах, то для каждой такой точки требуется изготовить свой отдельный пломбир.

После этого организация представляет в подразделение инкассации два экземпляра образцов оттиска каждого пломбира, которым будут опломбировываться сумки с денежной наличностью в каждом магазине.

Руководитель подразделения инкассации банка заверяет все представленные экземпляры образцов оттисков. Для этого на шпагат ниже пломбы организации накладывается пломба банка.

Один экземпляр каждого заверенного образца пломбы передается организации. Этот экземпляр кассир организации будет предъявлять инкассаторам при передаче им сумок с наличностью.

От количества мест инкассации (магазинов) зависит количество сумок для денежной наличности, которые выдаются организации. Обычно на каждую точку инкассации первоначально выдаются две сумки. Далее происходит их «кругооборот». Забрав одну сумку с наличностью, при следующем заезде инкассаторы привозят пустую сумку и забирают заполненную.

На каждой сумке служба инкассации проставляет порядковый номер.

Подготовив денежную наличность, кассир организации должен заполнить в трех экземплярах препроводительную ведомость. Первый экземпляр ведомости вкладывается в сумку, второй ее экземпляр передается инкассатору вместе с сумкой, на третьем экземпляре ведомости, который остается у кассира организации, инкассатор ставит свою подпись и печать подразделения инкассации.

После того как в сумку сложена наличность и первый экземпляр препроводительной ведомости, ее необходимо опломбировать. Теперь кассир может ожидать приезда инкассаторов.

Приехавший за выручкой инкассатор предъявляет кассиру свое служебное удостоверение, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и пустую сумку.

Кассир записывает в явочную карточку сумму наличных денег (цифрами и прописью), уложенную в сумку и записанную в препроводительной ведомости, дату и номер сумки, показывает инкассатору заверенный образец оттиска пломбы и передает два экземпляра препроводительной ведомости.

Инкассатор проверяет правильность записей в явочной карточке, ставит дату, свою подпись и печать на третьем экземпляре ведомости и возвращает этот экземпляр кассиру.

Третий экземпляр препроводительной ведомости с подписью и печатью инкассатора служит основанием для составления бухгалтером расходного кассового ордера (форма № КО-2) и для отражения в кассовой книге расхода наличных денег по кассе организации.

Порядком ведения кассовых операций предусмотрено, что в организации ведется только одна кассовая книга. Поэтому если выручка инкассируется, например, из магазинов, а кассовая книга ведется в центральном офисе организации, то третьи экземпляры препроводительных ведомостей передаются в центральный офис, где и составляются расходные кассовые ордера.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета наличные денежные средства, переданные инкассатору для зачисления на счет организации, но еще не зачисленные по назначению отражаются на счете 57 «Переводы в пути».

За услуги по инкассации взимается плата, которая определяется в процентах от инкассированной суммы наличности. Эту сумму обычно списывают со счета организации в безакцептном порядке в начале месяца, следующего за расчетным.

По общему правилу банковские операции освобождены от обложения НДС, но инкассация в данном случае является исключением по подп. 3 п.3 ст. 149 НК РФ и облагается НДС в общеустановленном порядке.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Инкассация выручки

Наличные деньги, принятые в кассу организации, подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на счет организации. Сумма наличных денег, которую организация может оставить в кассе на конец рабочего дня, не должна превышать лимита остатка наличных денег в кассе. Как правило, доставку наличных денег из кассы организации в банк выполняет служба инкассации. О порядке передачи наличных денежных средств службе инкассации и об особенностях отражения расходов на инкассацию в бухгалтерском учете организации вам расскажет ведущий эксперт «АКДИ ЭЖ» И. Чвыков.

Порядок работы с наличными деньгами в настоящее время регулируется Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.1998 N 14-П (далее — Правила) и Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок).

Порядок ведения кассовых операций разрешает хранение в кассе организации наличных денег только в пределах лимита кассы, устанавливаемого ежегодно банком, в котором у организации открыт счет.

Сверх установленного лимита организация может хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты зарплаты и пособий работникам. Однако и в этом случае срок нахождения в кассе таких сумм не может превышать трех рабочих дней (включая день получения денег в банке), а для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера, — пяти дней. По истечении этих сроков не выданные работникам наличные деньги организация обязана сдать в банк для зачисления на счет.

Обратите внимание! Несоблюдение лимита остатка кассы является административным правонарушением, за которое на организацию и (или) ее должностных лиц может быть наложен штраф.

Доставлять в банк наличные могут как инкассаторы обслуживающего организацию банка, так и сотрудники Российского объединения инкассации (Росинкас).

В соответствии с Федеральным законом от 10.07.2002 N 86-ФЗ «О Центральном банке РФ (Банке России)» Росинкас включено в систему Банка России. В состав данного объединения входят республиканские, краевые, областные, Московское и Санкт-Петербургское управления инкассации.

Чтобы воспользоваться услугами службы инкассации, Росинкаса и в случае инкассации наличных денег обслуживающим организацию банком необходимо заключить специальный договор.

В договоре указываются адреса магазинов, принадлежащих организации, время приезда инкассаторов и стоимость услуг, которая обычно определяется в процентах от суммы инкассированной наличности.

Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам предусмотрен Положением ЦБ РФ от 09.10.2002 N 199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ».

Заключив договор, организации необходимо заказать изготовление специального пломбира и приобрести свинцовые пломбы. На пломбире должен быть выгравирован номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак.

Если организация сдает инкассаторам наличную выручку в нескольких магазинах, то для каждого из них требуется изготовить свой отдельный пломбир.

После этого организация представляет в подразделение инкассации два экземпляра образцов оттиска каждого пломбира, которым будут опломбировываться сумки с денежной наличностью в каждом магазине.

Руководитель подразделения инкассации банка заверяет все представленные экземпляры образцов оттисков. Для этого на шпагат ниже пломбы организации накладывается пломба банка.

Один экземпляр каждого заверенного образца пломбы передается организации. Этот экземпляр кассир организации будет предъявлять инкассаторам при передаче им сумок с наличностью.

От количества мест инкассации (магазинов) зависит количество сумок для денежной наличности, которые выдаются организации. Обычно на каждую точку инкассации первоначально выдаются две сумки. Далее происходит их «кругооборот». Забрав одну сумку с наличностью, при следующем заезде инкассаторы привозят пустую сумку и забирают заполненную.

На каждой сумке служба инкассации проставляет порядковый номер.

Подготовив денежную наличность, кассир организации должен заполнить в трех экземплярах препроводительную ведомость, первый экземпляр которой вкладывается в сумку, а второй — передается инкассатору вместе с сумкой.

При передаче сумки на третьем экземпляре ведомости инкассатор ставит свою подпись и печать подразделения инкассации. Этот экземпляр остается у кассира организации (магазина).

После того как в сумку сложена наличность и первый экземпляр препроводительной ведомости, ее необходимо опломбировать.

Приехавший за выручкой инкассатор должен предъявить кассиру свое служебное удостоверение, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и пустую сумку.

Кассир записывает в явочную карточку сумму наличных денег (цифрами и прописью), уложенную в сумку и записанную в препроводительной ведомости, дату и номер сумки, показывает инкассатору заверенный образец оттиска пломбы и передает два экземпляра препроводительной ведомости.

Инкассатор проверяет правильность записей в явочной карточке, ставит дату, свою подпись и печать на третьем экземпляре ведомости и возвращает этот экземпляр кассиру.

Обратите внимание! Записи в явочной карточке должен делать только кассир организации. Допустив ошибку, он должен зачеркнуть неправильную запись, сделать правильную и заверить своей подписью.

Третий экземпляр препроводительной ведомости с подписью и печатью инкассатора служит основанием для составления бухгалтером расходного кассового ордера (форма N КО-2) и для отражения в кассовой книге расхода наличных денег по кассе организации.

Порядком ведения кассовых операций предусмотрено, что в организации ведется только одна кассовая книга. Поэтому если выручка инкассируется, например, из магазинов, а кассовая книга ведется в центральном офисе организации, то третьи экземпляры препроводительных ведомостей передаются в центральный офис, где и составляются расходные кассовые ордера.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета наличные денежные средства, переданные инкассатору для зачисления на счет организации, но еще не зачисленные по назначению, отражаются на счете 57 «Переводы в пути».

Пример 1. ООО «Фолд» заключило договор с банком на инкассирование наличной выручки.

На начало дня 23 июня 2004 г. в кассе магазина N 1, принадлежащего ООО «Фолд», имелся остаток наличных денег в сумме 3200 руб. Лимит кассы для этого магазина на 2004 г. приказом директора от 28 декабря 2003 г. N 36 установлен 9000 руб.

В течение рабочего дня в магазине была принята наличная выручка на общую сумму 64 000 руб. В конце рабочего дня кассир-операционист передал инкассаторам сумму 65 000 руб., а копия препроводительной ведомости на следующий день была передана в центральную кассу ООО «Фолд».

24 июня 2004 г. эта сумма была зачислена на счет ООО «Фолд» в банке.

В бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие проводки:

23 июня 2004 г.

Д-т сч. 50 К-т сч. 90 — 64 000 руб. — оприходовано поступление наличной выручки в кассу организации

Д-т сч. 57 К-т сч. 50 — 65 000 руб. — отражена сумма выручки, переданная инкассаторам.

24 июня 2004 г.

Д-т сч. 51 К-т сч. 57 — 65 000 руб. — зачислены наличные деньги на расчетный счет организации.

Сумму платы за услуги по инкассации обычно списывают со счета организации в безакцептном порядке в начале месяца, следующего за расчетным.

Услуги по инкассации относятся к банковским операциям (п.5 ч.1 ст.5 Закона РФ от 02.12.1990 N 395-1 «О банках и банковской деятельности»).

По общему правилу банковские операции освобождены от обложения НДС, но инкассация в данном случае является исключением по пп.3 п.3 ст.149 НК РФ и облагается НДС в общеустановленном порядке

Все услуги банка, включая инкассаторские, в бухгалтерском учете относятся к операционным расходам (п.11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Согласно п.18 ПБУ 10/99 они отражаются в том периоде, к которому относятся, независимо от времени их оплаты.

Стоимость оказанных услуг по инкассации учитывается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетами учета расчетов, например со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Стоимость услуг, списанная со счета организации, отражается по дебету счета 76 в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетный счет».

Пример 2. Используем условия примера 1. По договору с банком на инкассирование наличной выручки стоимость услуг определена в размере 0,5% от суммы инкассированной наличности, включая НДС 18%.

Инкассаторам была передана сумма 65 000 руб., поэтому стоимость услуги по инкассации составит 325 руб. (65 000 руб. х 0,5%), в том числе НДС — 49,58 руб.

В бухгалтерском учете нужно сделать следующие проводки:

Д-т сч. 91 К-т сч. 76 — 275,42 руб. — отражены расходы по инкассации

Д-т сч. 19 К-т сч. 76 — 49,58 руб. — отражен НДС со стоимости расходов по инкассации.

На практике обычно стоимость оказанных услуг по инкассации выручки определяется ежемесячно (исходя из суммы инкассированной за этот месяц выручки). Соответственно и проводки по отражению затрат на оплату этих услуг делаются в учете ежемесячно (в том месяце, в котором услуги были фактически оказаны).

По мере оплаты услуг по инкассации и получения счетов-фактур организация в общеустановленном порядке может предъявлять уплаченные суммы НДС к вычету в соответствии со ст.ст.170 — 172 НК РФ.

При исчислении налога на прибыль затраты на оплату услуг по инкассации учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп.25 п.1 ст.264 НК РФ).

И.Чвыков

Ведущий эксперт «АКДИ ЭЖ»

Как проводится инкассация денежных средств

При ведении бизнеса, где расчеты проводятся наличными, важно решить вопрос о хранении денежных средств. Большие суммы перевозить самостоятельно в банк опасно. Выходом из ситуации станет инкассация.

Инкассация – зачем это нужно

Инкассация – это защищенная транспортировка любых ценностей в банк. Специалисты (инкассаторы) несут материальную ответственность за перевозку денег, ценных бумаг, платежных, финансовых и других документов на основании заключенного договора. Порядок проведения инкассации выполняют специальные службы, основываясь на Положении Банка России от 29 января 2018 г. N 630-П.

Данную услугу на платной основе оказывают охранные предприятия, у которых имеется лицензия, дающая право на инкассирование или банки, в которых у бизнесмена открыт счет.

Инкассация имеет следующие преимущества:

  • ответственность за сохранность денег и ценностей;
  • быстрая и регулярная доставка наличных или ценных бумаг вне зависимости от количества заявок;
  • обеспечение безопасной перевозки и хранения выручки, максимальная защита от злоумышленников.

Для коммерческих организаций законодательство устанавливает обязательный порядок инкассации наличных денежных средств при расчетах, платежах и проведении кассовых операций. Если деньги поступают в наличной форме сверх установленного показателя, их необходимо сдавать в банк с последующим зачислением на счет. Такая мера упрощает учет денег на предприятии, обеспечивает защиту ценностей от хищения. Чаще всего услугами инкассации пользуются магазины, рестораны и другие заведения, где поток клиентов стабилен, а при расчетах чаще используется наличный вариант.

Кто может заниматься инкассацией

Проведение инкассации возможно банком или силами внутренних служб. Банковские учреждения могут привлекать к данной деятельности специализированные организации с лицензией на инкассацию. Часто мелкие банковские структуры пользуются услугами инкассаторских служб, закрепленных за более крупными банками.

Транспортировка денег осуществляется на специальном транспорте с усиленной защитой корпуса, пуленепробиваемыми стеклами. Внутри установлены камеры, производящие запись ситуации на дорогах. Самим инкассаторам необходимо носить бронежилет и огнестрельное оружие, которое они могут применить при нападении. Также инкассаторы передвигаются в сопровождении охраны.

Процесс инкассации

Сначала банк заключает договор с предприятием, которому требуются данные услуги. В процессе сотрудничества сотрудник регистрирует заявку клиента. В зависимости от объемов выручки выделяются сумки, каждая из которых имеет порядковый номер. Обязательно согласовывается график, по которому будет производиться сдача наличности. Инкассатор при себе всегда должен иметь сумку с номером, ключи, карту-заявку, штамп предприятия и доверенность, на основании которой он может перевозить ценности.

Предприниматель устанавливает максимально допустимую сумму инкассации (лимит) так, чтобы оставшиеся наличные средства в кассе позволяли предприятию продолжать нормально функционировать. Лимит утверждается на основании приказа и согласовывается с банком.

После подписания договора бизнесмен обязан придерживаться условий относительно сдачи денег. Нарушения повлекут за собой административную ответственность. При необходимости можно только отменить лимит и перестать пользоваться инкассаторскими услугами.

Как организовывается транспортировка денег

Порядок инкассации денежных средств строится следующим образом:

  1. Работник кассы проверяет паспортные данные инкассатора, доверенность, карту-заявку, принимает сумку.
  2. Инкассатор показывает образец пломбы, заполняет сумку, прилагает документы и квитанции.
  3. Кассир заполняет документы, указав все проведенные действия в рамках инкассации.
  4. Деньги складывают в сумку. Инкассатору в присутствии кассира необходимо осмотреть ее и пломбу, чтобы убедиться в отсутствие повреждений, что доступа к содержимому нет.
  5. Кассир заполняет сопроводительные документы, ставит подпись.
  6. Ценности перевозят в банк. Если банковский день завершен, пакет могут направить в инкассаторский офис на временное хранение – данный вопрос решается на этапе заключения договора.
  7. В банке осуществляется пересчет денег, опись ценностей, проверка их подлинности и целостности. После этого сумма зачисляется на счет предприятия.

Инкассация наличности в бухгалтерском учете

Пример: розничный магазин передает дневную выручку инкассатору в размере 875 000 рублей. Стоимость услуги по договору составляет 0,12% от перевозимой суммы денег. Бухгалтер формирует проводки.

Таблица 1: записи в учете магазина при инкассации

Дебет Кредит Сумма Основание Операция
57 50.1 875 000 Расходный кассовый ордер, квитанция от инкассаторов Дневная выручка передана в банк через инкассаторов
51 57 875 000 Выписка банка, приходный ордер Выручка зачислена на счет магазина
91.02 51 1 050 Выписка банка Списана комиссия за услуги инкассаторов (прием и пересчет денег)

Таблица 2: записи в учете при выявлении недостачи

Дебет Кредит Сумма Основание Операция
57 50.1 875 000 Расходный кассовый ордер, квитанция от инкассаторов Дневная выручка передана в банк через инкассаторов
51 57 861 000 Выписка банка, акт пересчета денег инкассаторами Зачислена выручка магазина на счет за минусом недостачи (875 000-14 000)
91.02 51 1 033 Выписка банка Списана комиссия за услуги (прием и пересчет денег)
94 57 14 000 Акт пересчета Недостача отражена в учете

Особые случаи

Если деньги были переданы инкассаторам с соблюдением всех правил, но сумма не попала в банк – кто несет ответственность?

Безопасность

Несмотря на высокий уровень защиты, всегда существует риск нападения на инкассатора или аварии на дороге с последующим уничтожением денежных средств (например, если во время ДТП был пожар). Обычно такие случаи предварительно отражаются в договоре, где предусмотрены положения о форс-мажорных обстоятельствах. Как правило, уважающие себя банки страхуют подобные случаи, а потому, компенсация осуществляется за счет страховой компании.

Недостача

Если обнаружен излишек денежных средств или их недостача. Необходимо составить акт пересчета в трех экземплярах (форма для них произвольная). Подписи ставят лица, которые принимали участие в перерасчете. Один экземпляр документа находится у заведующего кассой, второй передается организации, а третий – инкассаторам.

В договоре по оказанию услуги инкассирования платежных терминалов и касс банки указывают, что они не несут ответственности за недостачу или излишек, которые обнаружены в сумке, если упаковка произведена по всем правилам, и нигде не зафиксированы повреждения.

Точно так же, как клиент требует от кредитной организации соблюдения обязательств по пересчету и хранению ценностей, происходит формирование требований со стороны банковского учреждения относительно обеспечения инкассации в соответствии с установленными правилами:

  1. Заранее оговоренные графики изъятия денежных средств и их перевозка должны выполняться неукоснительно и согласовываться на стадии заключения договора.
  2. Компания, которая пользуется услугами инкассации, должна гарантировать беспрепятственные доступ к месту передачи денег.
  3. Инкассатор должен предъявить удостоверение перед началом процедуры.
  4. Транспортировка ценностей осуществляется только на специальном транспорте и в специальных опломбированных сумках.

Справка! Если недостача наличности повторяется, банк может предложить клиенту лично присутствовать при проведении перерасчета.

Инкассация обеспечит безопасную перевозку и хранение денег на счете. Это особенно важно для компаний с большой выручкой, которые работают в регионах с высоким уровнем преступности, или при наличии конкурентов.

1. Какие требования безопасности предъявляются к объектам инкассации?

Основными требованиями являются:

  • наличие свободных и освещенных подъездных путей, входов, коридоров, изолируемого и запираемого изнутри помещения для приема/сдачи денежной наличности и ценностей инкассаторами Банка;
  • отсутствие нахождения в помещении по приему-выдаче денежной наличности и ценностей лиц, не участвующих в проведении операции инкассации, за исключением руководителей Банка, филиала Банка, клиента или лиц, назначенных ими для осуществления проверки работы инкассаторов или кассового работника (кассира);
  • возможность парковки спецавтомобиля Банка около объектов Клиента в дни и часы осуществления операций инкассации.

2. Выдаются ли одноразовые полиэтиленовые пакеты для упаковки и последующей сдачи в них денежной наличности или они приобретаются самостоятельно?

Одноразовые полиэтиленовые пакеты предоставляются большинством филиалов Банка. Также они могут приобретаться клиентами самостоятельно у сторонних организаций, при этом, одноразовые полиэтиленовые пакеты должны соответствовать требованиям Банка.

3. В какой срок проинкассированные денежные средства будут зачислены на счет?

Денежные средства зачисляются на счет не позднее следующего рабочего дня после приема денежной наличности в течение операционного дня, а в случае приема денежной наличности по окончании операционного времени вечерней кассой Банка — не позднее 2-го рабочего дня.

4. Почему время инкассации может отличаться от желаемого?

В редких случаях запрашиваемое время может совпадать с временем инкассации другого объекта. В таких случаях предлагается альтернативное время инкассации, максимально приближенное к запрашиваемому.

5. В каких случаях возникает оплата услуги «Повторный заезд»?

Если во время приезда инкассаторов на объект выясняется, что денежная наличность не может быть сдана по независимым от банка причинам, назначается повторный заезд, который тарифицируется согласно соответствующему пункту договора.

6. Могут ли инкассаторы производить инкассацию в присутствии неуполномоченных сотрудников или клиентов организации?

Операции инкассации не производятся в присутствии неуполномоченных сотрудников или клиентов организации.

7. Осуществляет ли служба инкассации ночные заезды?

По договоренности с обслуживающим филиалом Банка инкассация может быть организована и в ночное время.

8. Как можно снизить размер тарифа по действующему договору?

Рассмотрение вопроса о снижении размера тарифа по услугам инкассации/приема возможно при увеличении объема инкассируемой выручки, сокращения периодичности заездов инкассаторов, переходе на инкассирование через автоматический сейф, либо при пользовании другими видами банковских услуг.

9. Что такое инкассация через автоматический сейф и в чем ее преимущества?

Услуга «Автоматический сейф» доступна клиентам, осуществляющим свою деятельность на территории торговых центров, крупных магазинов, оборудованных одноименным устройством. Удобство данной услуги заключается в следующем:

  • инкассация без заранее утвержденного графика;
  • круглосуточная возможность использования;
  • быстрота процедуры сдачи денежных средств.

10. Возможно ли подать заявку на инкассацию и доставку денежной наличности через интернет?

Да, возможно, подробный процесс подачи заявки через интернет в Вашем регионе описан .

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *