Заявка на оказание услуг – документ, который необходим тогда, когда заказчик планирует воспользоваться услугами предприятия-исполнителя (как частного, так и государственного сектора) в какой-то определенный период.

Заявка может носить как единовременный, так и регулярный характер, она может исходить как от физического лица, так и от какой-либо компании. Иногда заявка является самостоятельным документом, но нередко служит и приложением к какому-либо договору, который регулирует условия и сроки ее подачи.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявки на оказание услуг .docСкачать образец заявки на оказание услуг .doc

На какие услуги можно формировать заявку

Заявка обычно составляется на те услуги и работы, которые требуют предварительной подготовки, каких-то специфических условий выполнения или крайне востребованы заказчиками, но при этом не относятся к срочным.

Довольно часто, например, заявки на оказание услуг применяются в различного рода обслуживающих или ремонтных организациях, на предприятиях, занимающихся изготовлением рекламной и полиграфической продукции, а также услугами по их размещению и т.д.

Порядок получения услуги по заявке

Получить услуги или работы через предоставление исполнителю заявки достаточно просто, учитывая, что сам формат документа подразумевает то, что клиент ознакомлен с методами работы, правилами предоставления услуг и прочими параметрами сделки.

1. Сначала заказчику надо связаться с представителем компании, чтобы обговорить детали процесса. В числе прочего следует уточнить дату и место оказания услуг или выполнения работ, количество времени, которое потребуется для их осуществления, способ их реализации, число занятых сотрудников и т.д.
2. Затем нужно выяснить, как именно лучше всего передать готовую заявку: приехав лично в организацию, по электронным средствам связи или по факсу и уже после этого можно приступать к оформлению документа.
3. После составления и передачи заявки, сотрудник компании-исполнителя ее обработает и в случае возникновения вопросов свяжется с заказчиком для их разъяснения. Если все нормально, заявку нужно будет подтвердить, после чего можно спокойно ждать, пока все необходимые услуги или работы будут исполнены.

Тонкости документа

Заявка является документом, фиксирующим желание заказчика получить конкретный вид услуг в определенный период. При этом, если заявка составляется без договора, то она не устанавливает никаких взаимоотношений между сторонами.

Исключения составляют лишь те случаи, когда исполнитель, не подписавший заранее договоры или соглашения с заказчиком, несет затраты на предварительную подготовку к осуществлению услуг (закупку необходимого инвентаря, оборудования, предоплату рабочим и т.п.) – здесь клиенту необходимо выставлять требование о возмещении понесенных расходов.

Отдельное место занимает договор-заявка на транспортировку каких-либо грузов. Он является самостоятельным документом и имеет соответствующие последствия.

Основные моменты при составлении заявки

Сейчас не существует унифицированного бланка заявки на оказание услуг, так что компании или физические лица имеют возможность писать ее в произвольной форме, исходя из собственного видения данного документа, или заполнять шаблон, разработанный и утвержденный внутри фирмы-исполнителя.

Несмотря на отсутствие единого образца, есть ряд сведений, которые в заявке нужно указывать обязательно:

• Название той организации, которой она адресована и данные о заказчике, а также дата, номер и место составления документа.
• Далее при необходимости нужно внести информацию о конкретном ответственном за составление заявки лице: его должность, фамилию-имя-отчество и номер телефона.
• Затем в документе указывается наименование услуги, которую требуется выполнить, с подробной ее характеристикой: условия, количество, тип, стоимость и т.п. Если позиций несколько, эту часть бланка рекомендуется оформить в виде таблицы.

При надобности бланк заявки можно дополнить и какой-то прочей дополнительной информацией.
Формируя заявку, следует следить за тем, чтобы по структуре она соответствовала основным правилам делопроизводства, а по тексту – нормам русского языка.

На что обратить внимание при оформлении

Оформление заявки, так же как и ее содержание, полностью отдается на усмотрение составителя: ее можно писать на фирменном бланке предприятия, или на обыкновенном листе А4, А5 формата, напечатав на компьютере или в рукописном виде. Важно лишь, чтобы заявка содержала «живую» подпись заказчика.

Заверять бланк печатью компании (если заказчиком является юридическое лицо) особой необходимости сейчас нет: с 2016 года организации и предприятия освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия (только если такая норма не прописана в локальных актах фирмы).

Заявку допустимо составлять как в одном, так и в двух экземплярах. Если их два, то один отправляется исполнителю, второй остается у заказчика.

Скачать описание решения

Решение «Управление закупочной документацией» на базе платформы Docsvision упрощает работу с документами на всех этапах закупочного процесса, делает его чётким и легко контролируемым. Подготовка и учёт документации становятся удобными и прозрачными для пользователей, начиная со сбора заявок от подразделений и до регистрации результатов торгов.

Использование решения особенно актуально для организаций, часто проводящих закупки на конкурсной основе, поскольку их подготовка и проведение должны проходить в соответствии с федеральными законами. К примеру, ФЗ-44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», ФЗ-223 «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», Федеральной контрактной системой (ФКС).

Решение «Управление закупочной документацией» на базе СЭД / ECM Docsvision позволяет упростить работу следующих категорий сотрудников:

• Специалисты отдела снабжения
• Специалисты отдела закупок
• Закупочная комиссия
• Специалисты юридического отдела
• Финансовые руководители
• Руководители организаций

Бизнес-эффект

Решение «Управление закупочной документацией» на платформе Docsvision повышает прозрачность обработки и учёта документов в ходе закупочных процедур, в целом улучшает контролируемость процесса. Порядок в документах обеспечивается на всех этапах: от сбора заявок от подразделений, согласования затрат по статьям – и до формирования закупочных документов, согласования договорных документов и регистрации результатов торгов.

После внедрения решения «Управление закупочной документацией» в компании:

• Ускорится подготовка и согласование конкурсной документации.
• Станет проще подготовка материалов, повесток, протоколов заседаний комиссий.
• Повысится эффективность работы закупочной комиссии.
• Будет организована единая база знаний по поставщикам и их предложениям.

Функциональные возможности решения

• Сбор заявок на проведение закупок от подразделений
• Согласование затрат по статьям
• Формирование и утверждение закупочной комиссии
• Формирование и согласование закупочной документации
• Приём, рассмотрение и оценка заявок от участников
• Регистрация результатов торгов, в т.ч. торгов, проведенных на электронной площадке
• Контроль сроков проведения закупочных процедур
• Согласование договоров по итогам закупочных процедур
• Ведение реестра заключенных контрактов
• Протоколирование всех действий в рамках закупочных процедур
• Публикация на официальном сайте заказчика документов: Положение о закупках, годовой объем закупки, извещений о закупке
• Интеграция с системой согласования договоров
• Возможность адаптации бизнес-процесса под требования заказчика
• Возможность интеграции со смежными системами, в т.ч. системой бухгалтерского учета, корпоративным порталом

Схема работы решения

Тендеры по конкретной закупке формируются из годового плана закупок (ГПЗ).

Руководитель отдела закупок (или его заместитель) выгружает шаблон годового плана закупок (ГПЗ) из Docsvision, где далее в Microsoft Excel заполняются строки ГПЗ (закупки) по отделам.

Далее начальник отдела закупок в Docsvision создает карточку «Годовой план закупок», прикладывает файл, содержащий ГПЗ, выбирает согласующих (начальники подразделений) и направляет ГПЗ на техническое согласование по настроенному маршруту согласования.

Окончательное согласование и утверждение очередной версии ГПЗ осуществляется на заседании Центральной Конкурсной Комиссии (ЦКК). Протокол ЦКК формируется секретарем по итогам заседания центральной конкурсной комиссии. Протокол обязательно проходит процедуру согласования, подписания и регистрации. После регистрации протокола ЦКК бизнес-процесс Docsvision автоматически отправляет автору протокола ЦКК задание на размещение годового плана закупок на сайте www.zakupki.gov.ru и переводит карточку ГПЗ в состояние «Действует».

Согласованный файл ГПЗ загружают в Docsvision по кнопке в Навигаторе «Загрузить ГПЗ», указывая путь к файлу и ссылку на согласованную карточку ГПЗ. По окончании загрузки файла ГПЗ, на основании строк ГПЗ, в Docsvision создаются карточки «Закупка», формируя календарь закупок, а также назначаются ответственные сотрудники.

Ответственные сотрудники по закупкам проставляют даты в своем календаре (в каждой карточке закупки) и на основании проставленных дат, ответственный сотрудник формирует закупочную документацию.

Ответственный сотрудник по закупке создает протоколы видов: Протокол ЗД, Протокол ЗК, Протокол ВП и Протокол ЦКК. При наличии карточки «Закупка» в системе Docsvision, протокол создается из нее: путем нажатия на кнопку «Создать протокол» выбирается необходимый вид протокола, либо они связываются после создания. Каждый протокол проходит процесс согласования и утверждения.

После утверждения протоколов по закупке ответственный сотрудник формирует проект договора в системе 1С (с приложением графика платежей), который автоматически отправляется в систему Docsvision для согласования. В системе Docsvision он проходит согласование и подписание, после чего возвращается в 1С.

Форма 2 и подготовка первой части заявки для аукционов.

Сегодня речь пойдет о подготовке формы 2 для аукционов, её оформлении и подготовке.

Благодаря этому гайду, вы с гарантированно сможете получить доступ к любому аукциону.

Если взглянуть на диаграммы распределения заказов и способам закупок, то станет видно, что за последние два года самым популярным способом является именно онлайн аукционы.

Процедуры участия – проста и понятна.

Но, как и во многих бюрократических делах, именно процесс подготовки первой части заявки вызывает сложности. Эта заявка является инструментом «лоббирования» поставщика.

Задание составляется таким образом, что бы максимально усложнить подготовку самой заявки.

Суть такого метода заключается в том, что бы 90% участников закупок допустили мелкую ошибку в оформлении или другой мелочи. Заказчик отказывается работать с такими заявками, а это значит, что к закупкам допускается всего несколько поставщиков. Данная проблема актуально и по сей день. Мы поможем вам максимально детально разобраться в этом моменте, что бы в дальнейшем, каждая ваша заявка была рассмотрена. Несмотря на то, что подготовка формы 2 дело не сложное, а скорее требующее внимательности и дотошности.

Что за Форма 2?

Форма 2 – профессиональный сленг. Если заглянуть в действующее законодательство, а именно «ч.2 ст.66 44-ФЗ», то форма для участия в аукционе состоит из двух частей. Именно первую часть этой заявки и называют «Форма 2», хотя это не совсем верно.

Первая часть заявки состоит из двух форм – «Форма 1» и «Формы 2».

• «Форма 1» — тут содержится согласие одного из участников процесса закупки на поставку товара, выполнение различных работ или оказания спектра услуг. «Форма 2» — в этом документе содержится подробная информация о всех товарах, материалах, которые будут использованы при выполнении государственного контракта.

Так как первая часть заявки – лишь формально согласие и никакой информативности оно не несет, то за заявкой устаканилось название «Форма 2».

Один важный момент – первая часть заявки должна быть полностью обезличена. Там не может быть ни малейшего намека на вашу персону. Это решение было принято на уровне закона для исключения незаконных махинаций и устранения коррупционной составляющей.

Подробное содержание первой части заявки.

Содержание у всех заявок будет отличаться между собой. Оно полностью зависит от предмета договоренности: товары, услуги, виды и типы работ. Полные требования к содержания первой части узаконены и приняты, а найти их можно ч.3, 4 ст.66 44-ФЗ.

Обязательное содержание первой части:

• Согласие.

• Конкретные показатели товара.

• Товарный знак.

• Название страны, где производится тот или иной продукт, товар.

Процесс выполнения работ или оказания определенного спектра услуг.

Если работа не требует закупки определённых материалов или сырья, то заказчику будет достаточно лишь получить согласие на выполнение работ или оказания услуг. Такое согласие дается в электронной форме и не требует дополнительных пакетов документов.

Выполнение работы или услуг с закупкой и использованием товаров и средств.

• Согласие на выполнение этих видов работ, согласно условия, которые предусмотрены рядом документов.
• Показатели товара. Они будут использованы участников в процессе выполнения работы. Характеристики товаров должны соответствовать техническому заданию.
• Товарный знак продукции.
• Наименование страны происхождения всех товаров и материалов.

Первая часть заявки, согласно ч.3 ст.66 44-ФЗ может содержать эскизы, рисунки, чертежи, фотографии и прочие изображения товара или продукта, на поставку которого заключается контракт.

Вид «Формы 2».

Эта форма представляет собой таблицу из нескольких колонок. Преимущественно, они всегда одинаковые:

• Наименование товарной единицы.

• Единицы измерения.

• Значения, которые устанавливает заказчик и участник (потенциальный исполнитель).

Каждый заказчик может указывать свои собственные РЕКОМЕНДУЕМЫЕ формы заполнения заявки. Это слово – ключевое.

Это одна из уловок заказчиков, ибо согласно закону, ни одна заявка на аукционе не может содержать требования к оформлению заявки на участие в аукционе.

Вы можете игнорировать его пожелание, а можете выполнить все по его шаблону.

Второй вариант будет выигрышнее, ибо такое заполнение заявок продемонстрирует, что вы цените и уважаете его труд и время.

Кто-то предоставляет заявку в виде текста, а кто-то таблиц.

Таблица будет всегда выглядеть куда выигрышнее и презентабельнее по нескольким факторам:

• Структурированность информации.

• Систематизация содержимого.

• Ускоряет процесс проверки и обработки заявки.

• Минимизирует ошибки.

• Повышенная вероятность допуска заявки.

Описание объекта закупки и хитрости со стороны заказчика.

Почти каждая аукционная заявка содержит раздел «техническое задание». Он предназначен для описания закупок (товары, услуги). Согласно законодательству, в описаниях объектов закупки должны содержаться функциональные, технические и качественные характеристики и данные объектов, которые будут закуплены.

Ни в ком случае, в разделе не должны быть указаны:

• Товарные знаки.

• Знаки обслуживания.

• Фирменные наименования продукта.

• Патенты.

• Промышленные образцы.

Если в заявке есть фраза «или эквивалент», тогда допустима возможность указания товарного знака продукции.

Перейдем к хитростям и уловкам, со стороны заказчиков.

Их винить нельзя, ибо все уловки полностью законны и никак не нарушают закон. Заказчик хочет доверить работу только профессионалам, ибо от этого зависит его репутация. Эти уловки и хитрости служат своеобразным тестом на внимательность и профессионализм. Все эти моменты могут находиться, как в ТЗ, так и аукционной документации. Они делятся на три типа:

• Уловки на внимательность (зрительные). Самые простые, рассчитанные на внимательность и человеческий фактор. Это могут быть опечатки, нечитабельность содержания или текст без пробелов и знаков препинания.

• Уловки понятийные. Второй уровень сложности, рассчитанный тоже на человеческий фактор: непонятная каверзная инструкция, неправильные знаки препинания или диапазонные значения.

• Технические. Это самые сложные хитрости и подвохи. Нужно очень хорошо разбираться в сфере, чтобы их вычислить: недействующие ГОСТы, неправильные подсчеты, странные требования к товарам и материалам. А иногда по несколько этих требования вставляют в одну колонку и так далее.

Отклонение заявки.

Этот момент не сложный и прописан в законодательстве:

• Предоставление недостоверной, недействительной или устаревшей информации.

• Непредставление информации.

• Предоставленная информация не соответствует требованиями ТЗ.

Правила заполнения форм для участия в аукционе.

1. Правило первое. Внимательно изучайте всю документацию, связанную с аукционом.
2. Правило второе. Следуйте инструкциям. Подготовка заявки на аукцион дело кропотливое.
3. Правило третье. Не стесняйтесь задавать вопросы, если какие-то пункты или данные вызывают их.
4. Правило четвертое. Не лгите и не приукрашивайте. Указывайте только достоверные данные и информацию о товарах, услугах и поставщиках.
5. Правило пятое. Мониторинг изменения документации на сайте.
6. Правило шестое. Тщательная проверка и перепроверка заявки перед отправкой.
7. Правило седьмое. Не бойтесь подать апелляцию, если произошло незаконное отклонение заявки.

Что такое заявка на Государственную закупку и как её подать. Электронные аукционы, электронные конкурсы, запросы котировок в электронной форме.

Подача заявки на тендер — это самый важный этап для участника тендера. Подавая заявку, он принимает решение сделать заказчику своё предложение. При этом нужно учитывать, что делать он это должен именно на тех условиях, которые указал заказчик.

Подача заявки со стороны участника — это чёткое, ясно выраженное согласие на принятие участия в торгах, а также, в случае победы, на выполнение контракта/договора на заранее опубликованных заказчиком условиях.

Заявка на тендер подаётся в письменной форме. С 2019 года все закупки по 44-ФЗ электронные. По 223-ФЗ обязательны электронные закупки для малого бизнеса. В остальных случаях заказчики сами принимают решение, в какой форме публиковать закупку.

Подача заявки на тендер — это:

1. Важнейший этап участия в закупках.

2. Необходимое действие участника.

3. Письменный ответ участника на требования заказчика.

4. Подтверждение намерения участника стать поставщиком.

5. Подтверждение соответствия участника требованиям заказчика и закона.

6. Демонстрация конкурентных преимуществ участника.

7. Возможность посоревноваться с другими участниками.

8. Юридически значимое действие.

Результат напрямую зависит от формы и содержания заявки. Для успешного участия в торгах участнику необходимо реально оценить свои возможности, знать законодательство, тщательно изучать и анализировать закупочную документацию, подготовить и проверить необходимые для участия документы, выделить деньги для внесения обеспечения заявки, проработать текст предложения товара, работы, услуги, а также соблюдать сроки и бороться за победу.

Сама заявка состоит из портрета участника и предложения по объекту закупки, формы 2.

Если участник закупки допустил ошибку при подготовке заявки, Заказчик обязан его заявку отклонить. Наибольшее количество отклонений заявок участников происходит из-за ошибок в заполнении формы 2, сведений о конкретных характеристиках товаров, материалов которые участник предлагает к поставке, наиболее сложные формы 2 бывают в строительстве, текущем и капитальном ремонте.