Форма км 4

Содержание

Унифицированная форма № КM-4 — бланк и образец

Унифицированная форма КМ-4 – один из кассовых документов, оформляемых кассиром. О том, когда требуется заполнять эту форму, как правильно это сделать и где можно найти бланк унифицированной формы КМ-4, мы расскажем в настоящей статье.

Получаем наличную выручку: что нужно знать кассиру

Заполняем форму КМ-4

Итоги

Получаем наличную выручку: что нужно знать кассиру

Работать с наличкой приходится и крупным, и мелким налогоплательщикам. В некоторых разрешенных законом случаях при приеме наличных денег кассир не пробивает кассовый чек, и у налогоплательщика может отсутствовать ККТ. Но значительная часть плательщиков налогов все же вынуждена работать с кассовой техникой.

ВАЖНО! Требование об обязательном применении ККТ при работе с наличными деньгами содержится в п. 1 ст. 2 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Работать с ККТ — это значит подчиняться всем установленным нормативными документами правилам и оформлять все необходимые кассовые документы и отчеты. Нарушение этих правил приводит к штрафным санкциям.

Подробнее о том, к чему готовиться налогоплательщику, если он не соблюдает правила работы с кассовой техникой и нарушает кассовую дисциплину, см. в материале «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Одной из форм, применяемых при работе на кассовых аппаратах, оснащенных ЭКЛЗ, является КМ-4 «Журнал кассира-операциониста», утвержденная постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132.

С середины 2016 года с внесением поправок в закон № 54-ФЗ эта форма перестала считаться обязательной и может быть заменена на аналогичный документ свободной формы. А с изъятием из употребления касс, оснащенных ЭКЛЗ, в связи их с заменой на онлайн-кассы (с 01.07.2017) форма КМ-4 становится ненужной, поскольку все необходимые сведения будут накапливаться и сохраняться в фискальном накопителе, позволяющем сформировать отчет аналогичного характера за каждую смену (см. письмо Минфина от 16.06.2017 № 03-01-15/37692). Хотя при желании такой документ дополнительно можно создавать и вручную, в т. ч. используя для этого унифицированную форму КМ-4, в которой в отношении онлайн-кассы не будут заполняться данные, не возникающие при работе с ней.

О технических требованиях к онлайн-кассам читайте в статье «Порядок перехода на онлайн-кассы с 2016 года».

Заполняем форму КМ-4

Журнал формы КМ-4 заполняется кассиром на момент завершения смены (что для кассы с ЭКЛЗ фиксируется снятием Z-отчета) и служит для отражения показаний счетчиков ККМ (для кассы с ЭКЛЗ) и данных о наличной выручке. Всего в нем содержится 18 граф, в которых отражается следующая информация:

  • о дате заполнения (графа 1);
  • о номере отдела (графа 2);
  • о фамилии кассира (графа 3);
  • о номерах контрольных счетчиков (графы 4–5);
  • о номерах суммирующих счетчиков на начало и конец рабочего дня (графы 6, 9);
  • о сумме полученной за смену наличной выручки (графа 10);
  • сколько сдано наличных (графа 11) и количество безналичных платежей — оплата картами, чеками и др. (графа 12);
  • общая сумма (графа 13);
  • сумма безналичных и наличных платежей без учета возвратов (графа 14);
  • сумма возвратов (графа 15);
  • подписи ответственных лиц — кассира, старшего кассира, директора (графы 16–18).

Скачать бланк формы КМ-4 можно на нашем сайте:

Скачать бланк формы КМ-4

Также на нашем сайте вы можете скачать заполненный образец формы КМ-4:

Скачать образец формы КМ-4

Итоги

При работе с ККТ возникает необходимость в заполнении особых кассовых документов, журналов и отчетов. Многие из них обязательны для касс, оснащенных ЭКЛЗ, и не нужны для онлайн-касс, которые подобные отчеты формируют по данным, сохраненным в фискальном накопителе. Один из обязательных для касс с ЭКЛЗ отчетов – журнал кассира-операциониста, которому соответствует унифицированная форма КМ-4, отражающая данные о выручке, поступившей в кассу за смену.

Журнал кассира-операциониста. Форма КМ-4. Правила заполнения

С началом использования онлайн-касс ведение журнала кассира-операциониста стало добровольным.
Перед началом работы журнал регистрируют в налоговой. Для этого все страницы журнала нумеруются, прошнуровываются, на последней делается запись: «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __ листов».

Запись заверяется подписями работника налоговой инспекции, главного бухгалтера и руководителя. Ставится печать организации.

Для каждой кассовой машины ведётся свой журнал учёта. Записи делаются от руки, шариковой ручкой.

Образец заполнения журнала кассира-операциониста

Посмотреть образец журнала по форме КМ-4: стр. 1 стр. 2 стр. 3

Бланк журнала кассира-операциониста. Форма КМ-4

Посмотреть бланк журнала по форме КМ-4: стр. 1 стр. 2 стр. 3

Правила заполнения журнала кассира-операциониста

На обложке указываются наименование, адрес, ОКПО, ИНН организации, наименование подразделения (торговой точки), данные о ККМ (модель, заводской и регистрационный — присвоенный при регистрации у налоговиков — номер).

В строке «Период» ставятся фактические даты начала и окончания его ведения. Когда журнал заканчивается, регистрируется новый.

Подписывает титульный лист ответственное за ведение журнала лицо — кассир (кассир-операционист).
Попробуйте программу для магазинов Бизнес.Ру, которая позволит вам заполнять бланки в пару кликов. Автоматизировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками, контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь вовремя напомнит о важных событиях.
Ознакомьтесь с полным функционалом программы Бизнес.Ру бесплатно>>>

Заполнение внутренних страниц бланка:

1 – дата снятия Z-отчета в конце смены или рабочего дня. Если в один вечер снято несколько Z-отчетов, то данные по каждому заносятся под одной датой в отдельную строку журнала;

2 – номер отдела (секции), если у торговой точки есть такое деление. Заполнять не обязательно;

3 – ФИО ответственного кассира;

4 — номер Z-отчета, снятого в конце рабочей смены;

5 – у современных ККМ эта функция отсутствует. Графу можно не заполнять;

6 – показания общей суммы — всех пробитых на этой ККМ денег за всё время её работы — на начало дня. Эта сумма увеличивается с каждым снятым Z-отчетом;

7, 8 – подписи кассира и администратора;

9 – показания общей суммы на конец рабочей смены: цифры из гр.6 + накопления (гросс-итог) за рабочую смену;

10 – выручка за рабочую смену; включает в себя наличку, безнал и возвраты по неиспользованным чекам;

11 – только наличная выручка, которая сдается в бухгалтерию по приходному кассовому ордеру;

12 – столбец заполняется, если у кассового аппарата есть функция подсчета безналичных платежей;

13 – размер безналичных платежей, если они были;

14 – общая сумма наличных и безналичных платежей минус возвраты;

15 – возвраты покупателям по неиспользованным кассовым чекам, если они были;

16 – после того, как кассир заполнит журнал, он оформляет справку-отчет (форма КМ-6), вместе с наличностью передает ее старшему кассиру и расписывается в этой графе;

17 – подпись администратора или старшего кассира, получившего деньги у кассира-операциониста и проверившего правильность расчётов;

18 – подпись руководителя (старшего кассира);

Графы 1,2,3,6 заполняются в начале рабочей смены.

Если в журнал необходимо внести исправления, они должны быть заверены подписью кассира-операциониста, главного бухгалтера и руководителя предприятия. Журнал кассира-операциониста хранят минимум 5 лет.

Полный список актуальных бланков документов на 2019 год>>>

Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4

По закону компании, принимающие расчеты за товары, услуги или работы в виде наличных денежных средств, должны использовать в своей деятельности кассовые аппараты. При этом каждую операцию, зафиксированную с участием кассы, подтверждает бумажный чек, который содержит следующие данные: номер, дату и суть сделки, а также сумму, которая по ней прошла.

Все действия, произведенные за определенный промежуток времени при помощи контрольно-кассовой машины включаются в журнал кассира-операциониста.

ФАЙЛЫ

Какие цели и задачи решает документ

Журнал является средством учета всех операций, производимых при помощи контрольно-кассового аппарата. В него вносятся сведения как о приходе, так и о расходе средств.

В тех случаях, когда в организации несколько касс, журнал ведется по каждый из них в отдельности.

Если говорить в целом, то наличие журнала позволяет решить сразу несколько разных задач. Например, при помощи журнала руководитель предприятия может в любой момент быстро определить, какое количество денег прошло через кассу за конкретный период, а работники налоговой службы, при проверках имеют возможность оперативно сверить со сведениями из журнала показания ККМ и цифры из отчетных документов.

Надо ли ставить на учет

Как и кассовый аппарат, журнал необходимо регистрировать в налоговых органах.

Даже первое заполнение журнала происходит единовременно с постановкой контрольно-кассовой машины на учет (инспектор пробивает чек с суммой в 1 руб. 11 коп. – это значение в дальнейшем не учитывается ни бухгалтерами, ни налоговиками).

Для того, чтобы инспектор не отказал в регистрации кассовой техники, одновременно с самим аппаратом и журналом необходимо предоставить еще ряд документов:

  • заявление с просьбой о регистрации кассы;
  • свидетельство юридического лица или индивидуального предпринимателя;
  • паспорт ККМ;
  • договор аренды торговой площади (если предприятие не имеет собственных квадратных метров);
  • договор об обслуживании кассы, заключенный со специализированным центром и т.д.

Полный перечень бумаг можно уточнить в территориальной налоговой службе.

Что грозит за отсутствие журнала кассира-операциониста

Ведение журнала является требованием со стороны закона, поэтому инспекторы при выездных налоговых проверках обязательно смотрят на его наличие и содержание. За отсутствие журнала может последовать штраф (хотя эта мера воздействия в законе не прописана).

Следует отметить, что по этому поводу между представителями бизнеса и налоговиками нередко случались конфликты, доходящие до суда. И, как показала практика, административное наказание за то, что предприятие не вело журнал кассира-операциониста, в большинстве случаев с него снималось.

На кого возложить обязанность по заполнению

Журнал заполняет работник предприятия, который назначен ответственным за его ведение. В качестве такового может выступать администратор, специалист отдела бухгалтерии или главный бухгалтер, сам руководитель организации и т.д.

Информация в журнал вносится обычно в начале и конце дня, при этом кассир, сидящий за кассой, в обязательном порядке должен в нем расписываться.

Своей подписью он подтверждает достоверность включенных в журнал сведений.

Особенности документа

С 2013 года единые шаблоны первичных документов отменены, так что на сегодняшний день работники организаций и предприятий имеют возможность выбрать, вести ли им журнал кассира-операциониста в свободном виде, разработать собственный бланк документа или воспользоваться унифицированной, ранее обязательной к применению, формой КМ-4. Большинство, надо сказать, идет по третьему пути, поскольку стандартный бланк содержит в себя все необходимые реквизиты и строки, а значит, не нужно тратить время на формирование структуры и содержания журнала.

Документ следует вести в бумажном (распечатанном) виде. При этом все его листы должны быть пронумерованы и скреплены между собой при помощи толстой нити (но только не степлером). Использовать для заполнения журнала можно шариковую ручку любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. недопустимы).

На последней странице документа необходимо указать количество листов, поставить печать (если, конечно применение штемпельных изделий закреплено в учетной политике фирмы), и подпись ответственного лица (специалиста отдела бухгалтерии или главного бухгалтера).

Внесение записей в журнал происходит строго по хронологии (без пропусков), при этом помарки и ошибки крайне нежелательны.

Если такая оплошность все же случилась, исправлять неверные данные следует, аккуратно зачеркнув неправильные сведения и вписав правильные, сделав рядом отметку «исправленному верить». Все корректировки обязательно следует датировать, а также удостоверять подписью кассира-операциониста и главного бухгалтера.

Книга может вестись как на регулярной основе (если торговая точка или предприятие работает каждый день), так и по мере необходимости.

Если операций при участии контрольно-кассового аппарате в учетный период времени не было, заполнять бланк не нужно.

Образец документа

В начале документа, на титуле, пишется:

  • наименование организации, ее адрес, а также (справа) коды: ОКУД, ОКПО, ОКПД, номер ИНН;
  • ККМ, по которой ведется журнал: ее название (модель, марка), номера (производителя и регистрационный);
  • период, в течение которого в журнал вписывались указанные в нем сведения;
  • обозначить ответственного за формирование журнала работника.

Во вторую часть документа, в таблицу, вносятся по порядку:

  • число-месяц-год заполнения, а также, если касса работает в две смены – номер смены;
  • отдел (здесь можно поставить прочерки, если касса обслуживает один отдел, или вписать все номера отделов, в которые «уходили» чеки в текущую смену);
  • ФИО сотрудника, сидящего за кассой;
  • порядковый номер контрольного счетчика на время сдачи смены (т.е. порядковый номер Z-отчета – его вид зависит от модели ККМ);
  • регистрируются значения: контрольного счетчика, суммы наличности, прошедшей через кассу с момента ее регистрации в госорганах, плюс — с приходом за текущую смену;
  • тут же ставится подпись администратора и кассира (если это одно и то же лицо, то расписываться нужно в обеих ячейках);
  • в последний столбец включается размер выручки за прошедший день.

Далее в бланк вписываются

  • сумма, сданная наличностью,
  • сумма, возвращенная покупателям в связи с тем, что кассовые чеки не были использованы,
  • подписи ответственных лиц.

После составления журнала

Поскольку журнал является учетным документом, порядок его содержания и хранения определяется либо законом, либо внутренними нормативными актами организации. В отношении хранения документа в период его действия можно сказать одно — он должен находиться либо в отделе бухгалтерии, либо рядом с кассой в месте, недоступном для посторонних людей.

После того, как актуальность журнала истечет, его необходимо передать в архив предприятия, где он должен лежать не менее трех лет, затем его можно утилизировать с соблюдением процедуры, прописанной в законодательстве РФ.

Стало известно, что Минфин не считает обязательным при оформлении операций с ККТ пользоваться формой КМ-4 «Журнал кассира-операциониста». Как в таком случае отражать операции, которые проводятся через ККТ?

Экономические субъекты привыкли, что при учете денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ они должны использовать формы, которые перечислены в разд. 1.1 Постановления Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»:

  • КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины»;
  • КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
  • КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
  • КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
  • КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста»;
  • КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
  • КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»;
  • КМ-8 «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»;
  • КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».

Последняя форма в данном списке применяется для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе торговой организации или предпринимателя и заполняется представителями контролирующей организации по результатам проверки. А вот остальные формы в ходе этой проверки должны быть предъявлены проверяемым лицом, предварительно правильно заполнены и оформлены. ООО «Консалтинговое бюро «Эврика!» 📌 Реклама Все оттенки белого или как выжить бизнесу после черного Приглашаем Вас на семинар от практикующего адвоката Натальи Скобкиной Узнать больше

Так вот, в Письме Минфина России от 16.09.2016 № 03‑01‑15/54413 указывается, что согласно п. 1 ст. 1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54‑ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» законодательство РФ о применении ККТ состоит из данного закона и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов.

С учетом того, что Постановление Госкомстата России № 132 не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Федеральным законом № 54‑ФЗ, оно, по мнению финансистов, не относится к законодательству РФ о применении ККТ и, следовательно, не подлежит обязательному применению.

Можно предположить, что это разъяснение вызвано именно появлением в Федеральном законе № 54‑ФЗ указания на то, из каких нормативных актов состоит законодательство о ККТ. Оно присутствует в новой редакции закона, которая на основании Федерального закона от 03.07.2016 № 290‑ФЗ действует с 15.07.2016. В предыдущей редакции не было подобной нормы.

Платформа ОФД 📌 Реклама ОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

Получается, чтобы нормативный акт относился к законодательству о применении ККТ, он должен содержать ссылку на Федеральный закон № 54‑ФЗ. А в Постановлении Госкомстата России № 132 такой ссылки нет.

Так что же, формы, указанные в ККТ, применять больше не обязательно? Необходимо разобраться.

В предыдущей редакции Федерального закона № 54‑ФЗ в ст. 5 перечислялись обязанности организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих ККТ. Одной из данных обязанностей назывались обеспечение, ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ. О какой конкретно документации идет речь, в законе не говорилось.

Еще более скупа на этот счет новая редакция закона. В той же ст. 5 пользователям вменяется в обязанность:

  • предоставлять в налоговые органы по их запросам информацию и (или) документы, связанные с применением ККТ, при осуществлении ими контроля и надзора за применением ККТ;
  • обеспечивать должностным лицам налоговых органов при осуществлении ими контроля и надзора за применением ККТ беспрепятственный доступ к ней и фискальному накопителю, в том числе с использованием технических средств, и предоставлять указанным должностным лицам документацию на них.

Опять же не расшифровывается, что относится к упомянутым документам и документации.

В Постановлении Правительства РФ от 23.07.2007 № 470 «Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями» (в нем указывается, что оно принято в соответствии с Федеральным законом № 54‑ФЗ) говорится лишь о таком документе, как паспорт ККТ.

Правда, не утратили силу Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (далее – Типовые правила). Пожалуй, это самый подробный и приближенный к практической деятельности налогоплательщиков документ, который поясняет, как им пользоваться ККТ с фискальной точки зрения. И он даже имеет ссылку на то, что принят в соответствии с законом, регулирующим применение ККТ, правда, имеется в виду закон, который действовал до принятия Федерального закона № 54‑ФЗ.

В Типовых правилах, в числе прочего, упомянуты ситуации, в которых надо заполнять определенные формы, и указано, какие. Эти формы приведены непосредственно в названном документе. Однако как раз вместо этих форм и применялись все последние годы те, которые поименованы в Постановлении Госкомстата России № 132 (см. письма МНС России от 27.08.1999 № ВГ-6-16/685, ФНС России от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941).

Но в п. 3.4 Типовых правил вполне определенно говорится, что на кассовую машину администрация заводит книгу кассира-операциониста, которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью. То есть (с учетом Постановления Госкомстата России № 132) речь шла, безусловно, о форме КМ-4 (см. Письмо Минфина России от 11.06.2009 № 03‑01‑15/6-311).

Кроме того, необходимо сказать еще о двух нормативных документах, в которых указано, что их исполнение регулируется, в частности, Федеральным законом № 54‑ФЗ:

  • Административный регламент исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей;
  • Административный регламент исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее регистрации и применения.

В обоих этих документах, как и в Федеральном законе № 54‑ФЗ, установлено, что специалисты территориальных ИФНС при исполнении соответствующих государственных функций имеют право запрашивать для проверки документацию от проверяемого объекта, связанную с применением ККТ и учетом денежных средств (регистрацией, перерегистрацией, проверкой исправности, ремонтом, техническим обслуживанием, заменой программно-аппаратных средств, вводом в эксплуатацию, применением, хранением и выводом из эксплуатации ККТ, ходом регистрации ею информации о платежах и ее хранением).

А далее в них прямо указывается, что в число проверяемых документов входят, в частности, журнал кассира-операциониста, акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, справка-отчет кассира-операциониста, сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации. Иными словами, это именно те формы, о которых говорится в Типовых правилах. Но сами эти формы в указанных административных регламентах не приводятся, в них также отсутствуют отсылки к Постановлению Госкомстата России № 132 или к другим документам.

Конечно, в связи с предстоящим повсеместным переходом налогоплательщиков на применение онлайн-касс эта документация, вероятно, утратит в значительной степени свое значение для налоговиков в части контроля за применением ККТ. Но о полной ее отмене говорить, во всяком случае, пока, не приходится, тем более что некоторые, хотя и немногочисленные, категории налогоплательщиков даже после 01.07.2017 будут вправе работать на ККТ «по старинке», то есть без передачи фискальных данных налоговикам через оператора. И им‑то использования журнала кассира-операциониста и других документов, связанных с применением ККТ, не избежать.

Но другое дело, в какой форме эти документы теперь должны оформляться. И здесь имеет значение не только разъяснение Минфина о том, что формы, приведенные в Постановлении Гос­комстата России № 132, можно не применять. Кстати, данное постановление, как и многие другие подобные документы, принятые названным ведомством, стало необязательным для применения в связи с принятием Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно п. 4 ст. 9 поименованного закона формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Нет обязанности применять унифицированные формы, утвержденные Росстатом.

Правда, Минфин в Информации № ПЗ-10/2012 указал на то, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

В связи с этим ФНС в Письме от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941 разъяснила, что Типовые указания и Постановление Госкомстата России № 132 разработаны в целях реализации положений законодательства о применении ККТ и на основании него. Но теперь Минфин опроверг данное утверждение, по крайней мере, в части того, что упомянутое постановление основано на федеральном законодательстве о ККТ.

* * *

Все изложенное подвело нас к следующему выводу. Применение документов, связанных с применением ККТ, необходимо, причем в том минимальном составе, который определен в Типовых правилах и упомянутых административных регламентах. Но формы этих документов, утвержденные каким‑либо уполномоченным органом, в настоящий момент, по нашему мнению, отсутствуют.

Поэтому любое лицо, применяющее ККТ, теперь вправе разработать свои собственные первичные документы, связанные с применением ККТ, лишь бы в них имелись обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона № 402‑ФЗ. В то же время каждый экономический субъект вправе сам решить, а не принять ли ему все‑таки эти первичные документы в такой форме, которая приведена в Постановлении Госкомстата России № 132 (нет запрета на использование в этом качестве унифицированных форм), тем более что данные документы должны соответствовать требованиям по указанию в них информации, установленным Типовыми правилами. Очевидно, что обозначенным требованиям именно унифицированные формы больше всего и соответствуют.

Утверждены Минфином России 30.08.1993 № 104.

Утвержден Приказом Минфина России от 17.10.2011 № 133н.

Утвержден Приказом Минфина России от 17.10.2011 № 132н.

Как заполнить журнал кассира операциониста

Компании и предприниматели, которые в своей деятельности используют ККМ, вместе с ними должны обязательно вести такой регистр, как журнал кассира операциониста км 4. Данный отчет постоянно просят предоставить компетентные органы при проверках правильности отражения полученных доходов в виде наличной выручки.

Применение журнала кассира

Этот регистр заводится на каждую ККМ. Его открывают в момент регистрации данной аппаратуры в ИФНС. Поэтому журнал кассира операциониста необходимо обязательно отмечать в налоговой. Для этого используется приобретенный регистр в типографии.

Госстатом для него предусмотрена специализированная форма КМ-4. Его нумеруют, прошивают и заверяют визой директора и печатью фирмы. После этого вместе с документацией на ККМ эту книгу отправляют в налоговую, которая рядом с печатью организации ставит свою печать и подпись соответствующего должностного лица.

Журнал заполняется вручную на основании документа отчет кассира операциониста. Он отражает поступление дохода в виде наличных денежных средств за день или смену. В нем регистрируется z-отчет, которым подводится общий итог за определенный период. На предприятии эту обязанность возлагают на кассиров или лиц их заменяющих. Если за текущий день снималось несколько отчетов, каждый следует внести в соответствующие поля журнала.

Записи в книгу производятся постоянно при работе ККМ. Как только заполняется последняя строка его нужно вместе с новым отправить в налоговый орган для регистрации его смены, которая отражается в заведенной ранее карточке ККМ на данную организацию.

В настоящее время необходимо использовать ККМ с ЭКЛЗ, которая рассчитана на один год. Если пропустить данный срок, аппарат блокируется и не позволяет ничего по нему пробивать. При ее замене журнал не закрывается, а работники ЦТО делают соответствующие отметки в нем. Также эти специалисты согласно заключенным договорам при ежемесячном обслуживании ККМ на полях регистра могут делать отметки о проведенных работах.

Журнал могут заполнять несколько кассиров, работающих на данном аппарате посменно и ведущие прием денег.

Важно! В случае осуществления возврата денег по ранее пробитому в этом же дне чеку, составляется акт на списание, который обязательно отражается в журнале и хранится вместе с ним.

Правильность оформления регистра проверяет старший администратор или главный бухгалтер, также он расписывается в нем при осуществлении приема выручки за день от кассиров. На основании кассовых лент, зарегистрированных в нем, может выписывать на общую сумму приходный кассовый ордер (ПКО). Журнал он передает обратно кассиру, так как этот бланк должен хранится вместе с кассовым аппаратом.

Образец заполнения журнала кассира операциониста

Рассмотрим, как заполнять журнал кассира операциониста.

Оформление документа начинается с обложки. В соответствующих графах нужно указать полное название фирмы, ее адрес нахождения и контактный телефон. Также здесь указывается код согласно классификатору ОКПО.

Если кассовый аппарат находится в определенном структурном подразделении, его название записывается в графе ниже.

Затем указывается название кассового аппарата. В столбце справа также нужно вписать номера производителя и регистрационный. Отличаются они тем, что номер производителя присваивается на заводе и его обычно можно найти в паспорте и на корпусе кассы. Регистрационный номер — это номер, который получил аппарат в налоговой службе.

Под названием документа проставляются даты начала и завершения заполнения журнала, а также должность и Ф.И.О. ответственного за это лица.

Журнал заполняется построчно, при этом каждому Z-отчету отводится одна строка. Не допускается пропускать их или суммировать несколько отчетов в одну запись.

В графу 1 заносится дата, за которую был с кассы снят отчет.

В графе 2 указывается номер отдела, по которому была пробита сумма. Данная графа не заполняется, если отделы в кассовом аппарате не заведены, или используется только один.

В графу 3 записывается Ф.И.О. кассира.

В графу 4 вносится порядковый номер напечатанного Z-отчета. Он записан на самом отчете.

Графа 5 в настоящее время при заполнении книг не используется, поскольку в современных кассовых аппаратах убрана функция обнуления памяти. Здесь можно поставить прочерк, или дублировать номер Z-отчета из графы 4.

Графа 6 показывает накопительный итог всех операций, совершенный на данном аппарате с начала его работы. Цифра берется на начало дня. Данную сумму можно посмотреть на предыдущем Z-отчете, или перенести из графы 9 предыдущего дня.

В графах 7 и 8 проставляют свои личные подписи кассир и администратор, заверяя денежный итог на начало дня.

В графу 9 заносится сумма нарастающим итогом при завершении рабочего дня. Он указывается на снятом Z-отчете. Кроме этого, ее можно проверить, сложив нарастающий итог на начало дня и выручку за день. Обычно, эту же сумму сразу вписывают в графу 6 последующего дня.

В графе 10 отражается вся выручка, пробитая на данном кассовом аппарате в течение рабочего дня. Сумма обязательно указывается на Z-отчете.

В графу 11 заносят сумму денежных средств, поступивших в кассу наличными. Т.е. сюда не входят возвраты, а также операции по картам.

В графах 12 и 13 указывается количество безналичных операций и их сумма. Если подобных операций не проводилось — здесь ставятся прочерки. Кроме этого, графы нужно оставить пустыми, если нельзя точно определить количество таких операций за день или кассовый аппарат не имеет счетчика совершенных безналичных операций.

В графу 14 вносится общая сумма поставивших за день денежных средств, включая наличные платежи и безналичный расчет, однако, исключая возвраты покупателям и ошибочные чеки.

В графу 15 записывается сумма возвратов за день, а также неправильно пробитых чеков.

Графы 16-18 подписываются в конце дня ответственными за кассовую дисциплину лицами — кассиром, администратором и руководителем.

Нюансы ведения журнала

Если за день было снято несколько Z-отчетов, то они все отражаются в журнал отдельными строками. Однако дата в графе 1 проставляется одна и та же.

Если для проведения безналичных операций на кассовом аппарате вводится отдельный раздел, то тогда в строке, соответствующей ему, не заполняется графа 11 (сдано наличными), но указывается информация в графах 12 и 13 (количество безналичных операций и их сумма).

Если в течение дня никакие операции на кассовом аппарате не проводились, то снимать Z-отчет в конце дня и производить запись в журнале не надо.

При утере Z-отчета его можно восстановить. Делается это двумя способами — получением отчета по фискальной памяти или по ЭКЛЗ. Фискальный отчет можно снять, пригласив специалиста, обслуживающего кассовые аппараты на предприятии. Кроме этого, он содержит только итоговые данные. Отчет из ЭКЛЗ содержит подробные данные за каждый рабочий день, однако, этот блок меняется каждый год.

Если во время заполнения допущена ошибка, то неверную строку необходимо вычеркнуть одной чертой (чтобы можно было прочитать зачеркнутое), и начать новую. Ошибочная строка заверяется подписями должностных лиц.

Пошаговая инструкция по заполнению журнала кассира-операциониста

Основное назначение непосредственного ведения журнала кассира-операциониста сводится к тому, чтоб сам владелец имел возможность беспрепятственно вычислить оборот наличной выручки за запрашиваемый период. Также журнал необходим для того, чтоб инспектор мог сверять показания ККТ и кассовые отчеты с показаниями в журнале.

Иногда инспектор сам выдаёт пожелания по заполнению журнала. Мы же разберём базовые аспекты заполнения журнала кассира-операциониста.​

Журнал кассира-операциониста: назначение, требования и правила ведения

Сам журнал представляет собой форму КМ-4. Форма состоит из двух листов. На двух листах формы содержится 18 граф, каждую из которых и необходимо заполнить.

Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – бланк для заполнения находится

Обязательность ведения журнала

Известно немало случаев, когда налоговые инспекторы пытались штрафовать организации за отсутствие данного журнала кассира-операциониста или же не заполнение журнала. На самом деле, ведение журнала хоть и является обязательным для предприятия, но не является грубым налоговым нарушением.

Поэтому в случае, когда предприниматели отказывались платить штраф и оспаривали решение, суд оставался на стороне предпринимателей. Лучше вести журнал, чем не вести его, дабы не сталкиваться с проблемами во взаимоотношениях с налоговиками. С другой стороны, и наличие журнала не может уберечь предприятие от особо придирчивых работников налоговой.

Для чего необходим на предприятии журнал учета трудовых книжек и как его правильно составить, вы можете узнать

Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – образец заполнения по предприятию

Графы для заполнения:

  • Смена (дата)

В этой графе проставляется дата, когда снимали Z-отчёт (отчета на кассовом аппарате, производимого кассиром в конце смены для инкассации кассы и передачи наличности администратору). В случае наличия нескольких Z-отчётов за день вносятся все отчеты с одной датой, но каждый отдельной строкой.

Графа стена нужна для того, чтоб обозначить свою смену, если за одно число на кассе отработало два кассира или же если у одного было несколько смен. Тогда в скобочках ставится номер смены, например, 1.

  • Номер секции (отдела)

Проставляются номера отделов, на которые были пробиты суммы за текущую смену. Эта графа необязательна к заполнению в том случае, если все пробивается на один отдел. Также эта графа часто необязательна к заполнению, если Z-отчёт кассового аппарата не предусматривает делание по отделам.

  • ФИО кассира

В данной графе необходимо указать полные ФИО. Если же функцию классов выполняет лико, задействованное ещё в какой-либо деятельности, то все равно указываются его данные.

  • Порядковый номер отчета фискальной памяти на момент окончания смены

Здесь указываем порядковый номер Z – отчета, который возможно взять на самом отчете.

Журнал кассира-операциониста в электронной форме – стр.1. Журнал кассира-операциониста в электронной форме – стр.2.

  • Порядковый номер контрольного счетчика

В данную графу копируется информация из графы 4.

Данная графа является устаревшей и рассчитанной на обнуление Z-счетчика. Современные кассовые аппараты этого не делают.

  • Показания суммирующих счетчиков на момент начала смены

Данная графа должна быть обязательно заполнена. В ней указывается общая сумма всех денег, пробитых кассовым аппаратом за все время работы аппарата (накопительный итог на начало рабочего дня). Значение суммы возрастает с каждым последующим Z-отчетом.

В случае, если Вы заполняете журнал по новому кассовому аппарату в первый день его работы, первое накопление будет равняться 1 рублю 11 копейкам. Данную сумму требуют пробивать в налоговой инспекции при регистрации аппарата.

Узнать, как правильно составить приказ о дисциплинарном взыскании в виде замечания и выговора, вы можете в этой статье.

Если же аппарат уже не новый, то необходимые данные предоставлены в:

  1. Графе 9 за предыдущий день (чаще всего берут оттуда);
  2. В утреннем X-отчете, но не для каждого кассового аппарата (некоторые аппараты не печатают это в X-отчетах)
  3. Можно также получить искомое значение, если вычесть из вечерних накоплений (в графе 9) сумму выручки за день (в графе 10).
  • Подпись кассира и администратора в графах 7 и 8

В этих двух графах необходимо расписаться кассиру (7) и администратору (8). В случае совпадения лиц подписи одинаковы.

Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – образец заполнения вы можете скачать

  • Показания суммирующих денежных счетчиков на момент окончания смены

Здесь будут вписаны накопления (гросс-итог) на момент окончания рабочей смены. Этот показатель представляет собой данные из 6-ой графы, суммируемые с выручкой за прошедший день. Для дальнейшего убожества эти данные можно сразу перенести в 6-ую графу начала следующей смены.

  • Сумма выручки за рабочую смену

В эту графу необходимо вписать сумму выручки за день. В неё войдут вся наличная выручка (11), безналичная (12) и возвраты (15). Также данные можно взять и в Z-отчётах.

Журнал кассира-операциониста – пример заполнения.

  • Сдано наличными

Вписываем наличную выручку (без возвратов и безнала).

  • Оплачено по документам (кол-во)

Теперь внесём количество безналовых платежей (к ним относятся оплата по банковской карте, дорожные, банковские чеки и проч.) Например, если картами за смену вам оплатили 10 раз, то вписываете “5”. Если же возможности посчитать нет, и в кассовом аппарате данная функция не предусмотрена, то графа не заполняется.

  • Оплачено по документам (сумма)

Указывается общая сумма всех платежей по безналу, ещё она выделяется в Z-отчете (но не со всеми кассовыми аппаратами).

На части аппаратов функция пробития по безналу отсутствует, поэтому зачастую под безналичную оплату выделяют отдельную секцию, туда и пробивается безнал. Если все безадресные средства пробиваются по на один отдел, то в 13-ой графе указывается сумма продаж по этому конкретному отделу.

Скачать бланк доверенности на получение товара и ознакомиться с основными правилами составления этого документа, вы можете

  • Сдано всего

Сюда вписывают сумму платежей (нал и безнал вместе) минут возвраты.

  • Сумма возвратов

Указывается сумма возвратов за рабочий день. Этот показатель берут из Z – отчета. Если возврат был произведён не из кассы (потому что допустимо производить возврат не из кассы), помните, что нужно в таком случае составить акт КМ-3, затем вписать сумму из формы в графу 15-ую.

Возвращение денег из денежного ящика ККТ возможно только по тем чекам, что были пробиты в тот день. К каждому чему должен быть приложен акт по форме КМ-3.

  • Подпись кассира.

Когда кассир заполнил журнал, ему необходимо оформить форму КМ-6 (справка-отчёт). Затем он передаёт эту форму вместе с наличными администратору, затем и расписывается в графе. Если кассиром, администратором и руководителем является одно лицо, то в графах 16, 17 и 18 необходимо проставлять одну и ту же подпись.

  • Подпись администратора

После принятия наличности и проверки расчетов администратор расписывается в графе.

  • Подпись руководителя

После завершения рабочего дня или смены в графе должен расписаться руководитель.

По окончании заполнения журнала важно не забыть занести данные в кассовую книгу.

Заменена журнала кассира-операциониста и внесение изменений

Если журнал заканчивается, то его необходимо “погасить” в налоговой в тот же момент, когда производится регистрация нового. Данная процедура выполняется любым уполномоченным сотрудником от лица руководителя при наличии подписанной руководителем доверенности, которая заверена у нотариуса.

Записи при ведении нового журнала начинают в порядке, который последовательно идет за порядком с старом журнале. Суммы остатков переносятся в новый журнал, сама перемена документов производится к концу года, но не является обязательной.

Узнать, как правильно составить приказ о проведении инвентаризации и скачать образец его заполнения, вы можете в нашей новой публикации.

Если необходимо внести изменения в журнал, то все исправления с изменениями необходимо согласовать со всеми заверяющими записи в журнале лицами. Лицам необходимо подписаться у записей, а также необходимо поставить печать-подтверждение. Главное условие изменений и исправлений – пометка “исправлено верно”.

Если же изменения несущественные, то можно просто сделать исправления при помощи канцелярского забеливателя.

При исправлении нескольких строк их можно зачеркнуть и написать между ними верное, при этом во всех исправлениях важно не нарушить хронологию записей и не препятствовать определению оборота наличности.

Заполнение журнала кассира операциониста – пример по предприятию:

Пример заполнения журнала кассира-операциониста.

Не стоит опасаться делать исправления. Налоговая инспекция не накажет санкциями за исправления, вовремя зафиксированные и подтвержденные печатью и подписями ответственных лиц.

В случае возникновения дополнительных вопросов всегда можно обратиться в налоговую службу или же к администратору, потому что руководители и налоговики иногда высказывают конкретные пожелания на тот или иной вопрос по заполнению. Помните, что работа с журналом – ответственное занятие, влияющее на продуктивность и чистоту отчетности.

Как правильно заполнить журнал кассира-операциониста без ошибок, вы можете узнать в этом видео:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *