Факсимильной подписью

Содержание

Что такое ФАКСИМИЛЕ ?

Факсимиле – (лат. fac simile – «сделай подобное») печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица. Факсимиле приравнивается к собственноручной подписи; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой. Ударение в слове на последнем слоге.

Ниже рассмотрим следующие вопросы:

  • факсимильная печать и подпись условие в договоре с клиентом
  • что это такое факсимильная печать
  • действительна ли факсимильная печать на документах и в каких можно использовать
  • валютный контракт использование факсимильной подписи
  • возможно ли подписание договора факсимильной подписью
  • доверенность на использование факсимиле образец
  • если договор подписан факсимильной подписью
  • законное использование факсимиле
  • можно ли на договорах с самозанятыми ставить факсимильную подпись директора ооо
  • можно ли на дополнительных соглашениях ставить факсимиле
  • можно ли подписать договор факсимильной подписью
  • можно ли факсимиле подписывать договора, приказы, ставить на письма, на гос.контракты
  • положение об использовании факсимиле в организации образец
  • разрешено ли подписовать договора поставки по факсимиле по закону
  • факсимиле на договорах и на каких документах можно ставить
  • факсимиле образец подписи, факсимильная подпись можно ли применять и как прописать в договоре
  • факсимильные условия договора

Примечание: Если у вас остались вопросы — задайте их нашему юристу

Факсимиле директора на договорах. Правовые основы. Законность факсимильной подписи. Судебная практика.

Можно ли использовать факсимиле директора при подписании договора?

Чтобы без проблем проставить вместо подписи факсимиле, нужно письменное соглашение с контрагентом на это. Поэтому без такого соглашения не рекомендуется использовать оттиск.

Хотя арбитражная практика в подобных ситуациях исходит из конкретных обстоятельств. Например, у вас нет соглашения, но есть ранее заключенные таким способом договоры с определенным партнером, которые он не оспаривал. Тогда, если он к вам предъявит претензии, у вас есть шанс их «отбить». Аргументом при этом будет то, что другая сторона ранее была безоговорочно согласна на такие условия и, значит, по этому вопросу достигнута устная договоренность.

Правовая основа факсимиле

Понятие факсимиле законодательно не определено, однако Гражданским кодексом РФ установлено следующее:

Гражданский кодекс РФ, статья 160 «Письменная форма сделки»
2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. к меню

Когда можно использовать факсимиле?

Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена. Следовательно, применение аналога собственноручной подписи возможно лишь при наличии действенного механизма установления достоверности документов, подписанных с использованием факсимиле подписи соответствующего лица.

к меню

Использование факсимиле при заключении договоров

Из п. 2 ст. 160 ГК РФ следует, что если контрагент согласен принять факсимиле в качестве подписи, то документ будет иметь такую же юридическую силу, как и с обычной подписью. При этом контрагенты могут отразить в тексте договора условие об использовании факсимиле либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между компаниями данным способом. В противном случае при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным. Даже добросовестный контрагент может проиграть дело, поскольку в соответствии с п. 1 ст. 160 ГК РФ не будет соблюдена письменная форма сделки. При этом суды, руководствуясь п. 1 ст. 162 ГК РФ, применяют последствия несоблюдения простой письменной формы сделки:

Гражданский кодекс РФ, статья 162 «Последствия несоблюдения простой письменной формы сделки»
1. Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства. к меню

Судебная и арбитражная практика при использовании факсимиле

Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 26.05.2008 г. по делу № А55-16332/2007
Заявителем кассационной жалобы выступило ЗАО «Молочная ферма 3». Жалоба подавалась на решение Арбитражного суда Самарской области и постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда по иску ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» к ЗАО «Молочная ферма 3» о взыскании суммы долга по договору купли-продажи. При этом решением Арбитражного суда требования ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» были удовлетворены частично в части взыскания невыплаченной задолженности по вышеуказанному договору. Апелляционная инстанция оставила данное решение без изменений.
В кассационной жалобе ЗАО «Молочная ферма 3» просило состоявшиеся судебные акты отменить в связи с нарушением судом норм процессуального и материального права. Заявитель кассационной жалобы указал, что соглашение сторон о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи отсутствует, при этом судом в качестве надлежащего доказательства наличия спорной задолженности указан акт приема-передачи, подписанный факсимильным способом.
В результате суд кассационной инстанции удовлетворил требования ЗАО «Молочная ферма 3», сославшись на отсутствие надлежащих доказательств наличия возникших договорных правоотношений. к меню

Как избежать неблагоприятных последствий при использовании факсимиле

При использовании факсимильной подписи (факсимиле) на накладных, договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.

Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников, уполномоченных подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве, руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.

Что касается вопроса хранения факсимиле, то здесь нужно исходить из того, что это неотъемлемый атрибут лица, подпись которого оно содержит. Но поскольку факсимиле изготавливается по заказу предприятия для использования в своей деятельности, под таким лицом понимается не физическое лицо в широком смысле этого слова (как гражданин), а физическое лицо как работник предприятия и его представитель. В таком случае факсимиле хотя и является атрибутом соответствующего работника, однако не является его собственностью – оно принадлежит предприятию. Поэтому и решать, где и как хранить факсимиле, должно руководство компании.

Например, приказом по фирме может быть установлено, что факсимиле в рабочее время находится на рабочем месте сотрудника, где должна быть предусмотрена невозможность доступа к нему других лиц, а в нерабочее время хранится в сейфе.

Чтобы обезопасить себя от возможных проблем с признанием подписанных с использованием факсимиле документов, следует разработать инструкцию с указанием перечня документов, которые разрешено визировать с использованием факсимиле; перечень лиц, которые могут это делать и факсимиле подписи которых подлежит изготовлению; порядок хранения факсимиле; порядок его уничтожения (например, в случае увольнения работника) и другие существенные моменты. Инструкцию следует утвердить приказом по предприятию.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле возлагается на руководителей предприятий. Наряду с другими печатями и штампами прием и передача факсимиле ответственному лицу может учитываться в журнале учета и выдачи печатей и штампов. О каждой такой приемке-передаче делается запись в журнале учета. Ежегодно назначенной руководителем предприятия комиссией проводится проверка наличия факсимиле. Изношенные факсимиле, подлежащие ликвидации, следует уничтожить, создав на предприятии комиссию по их уничтожению. При этом состав данной комиссии и факт уничтожения факсимиле утверждается приказом по предприятию. В случае кражи или утери факсимиле руководители предприятий должны немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по их розыску.

На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски, так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы, а судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать факсимиле необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.

к меню

Наилучшей альтернативой использованию факсимиле подписи уполномоченного лица организации является выдача доверенности на совершение соответствующих действий (подписание необходимых документов) одному или нескольким сотрудникам организации.

Если руководство компании принимает решение о подписании документов при помощи факсимиле, то перечень документов, на которые возможно проставление факсимиле, должен быть утвержден. Всегда следует помнить, что в случае возникновения спорных вопросов свою точку зрения о возможности применения факсимиле на документе придется отстаивать в суде.

Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов федерации, другие государственные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.

Необходимость подписания приказов, распоряжений факсимильной подписью практически не возникает, т.к. на период отсутствия руководителя всегда назначается сотрудник, исполняющий его обязанности. Кроме того, факсимиле, как правило, изготавливается для подписания большого количества однотипных документов. Поэтому вопрос о подписании приказов и распоряжений факсимильной подписью возникать не должен.

Во многих организациях факсимильная подпись проставляется только на копиях отправляемых документов. В этом случае в Инструкции по делопроизводству или в Положении по организации работы с факсимиле может быть зафиксировано следующие положения:

  • «Факсимильная подпись генерального директора может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись генерального директора»;
  • «Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов Общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование ­указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается»;
  • «Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.».

Из приведенных примеров видно, что во избежание злоупотреблений на использование факсимильной подписи при переписке во многих организациях устанавливаются жесткие ограничения. Можно рекомендовать использовать такие ограничения и в своей организации, закрепляя их в локальных нормативных актах.

Но из общих правил могут быть сделаны исключения. Все зависит от специфики деятельности. Так, при ведении большой и постоянной переписки между организациями для оперативного решения вопросов можно рекомендовать использовать факсимильную подпись для определенного вида документов путем подписания:

  • специального соглашения (образец документа приведен ниже) или
  • двустороннего приказа (образец этого документа также см. ниже).

к меню

Факсимиле приказ

Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации, ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать ­существенным моментом.

Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации, но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.

Если этот порядок в вашей организации не определен, то при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило, согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя (например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ).

к меню

Образец пример приказа на использование факсимиле


к меню

Что НЕЛЬЗЯ подписывать с использованием факсимиле: счет-фактура, доверенность, налоговые декларации …

  • доверенности;
  • трудовые договоры и иную «трудовую» документацию;
  • счет-фактураж
  • векселя;
  • документы, необходимость оформления которых вытекает из публичных правоотношений, в частности налоговых.

Можно ли на бланках бухгалтерской отчетности проставлять факсимильную подпись руководителя организации

Нельзя. Использовать факсимиле можно только в случаях, предусмотренных законодательством (п. 2 ст. 160 ГК РФ). А закон о бухучете прямо не разрешает использовать факсимильную подпись. Зато там сказано, что бухгалтерскую отчетность руководитель должен подписать лично, на бумаге (ч. 8 ст. 13 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

к меню

Налоговые декларации и факсимиле

Однако не представляется возможным подписание такого соглашения между предпринимателем и государством. Поэтому использование факсимиле, к примеру, на налоговых декларациях недопустимо.

Так в Определении ВАС РФ от 02.06.2008г. № 6600/08 суд дает следующие разъяснения по факту подписания налоговой декларации при помощи факсимиле: воспроизведение подписи на налоговой декларации при помощи факсимиле не подтверждает сведения, указанные в ней. Налогоплательщик (его представитель), подписывая налоговую декларацию, подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации, вызывая этим действием соответствующие правовые последствия. Истолкование абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами. Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков.

Таким образом, сфера применения факсимиле ограничивается лишь гражданско-правовыми (хозяйственными) отношениями. В области иных правоотношений, в частности административно-налоговых, использования факсимиле не разрешено.

к меню

Счет-фактура и факсимиле

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ «счет — фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации». Факсимиле — это штамп, а не собственноручная подпись должностного лица, поэтому использование такого штампа может привести (и приводит) к проблемам с принятием к зачету НДС по оформленным с его использованием счетам-фактурам.

Заверение счетов-фактур с использованием факсимильной подписи не предусмотрено действующим законодательством. А значит, если вы получили от контрагента документ, на котором личная подпись уполномоченного лица заменена факсимиле, о принятии к вычету входного НДС можно забыть.

Примечание: Письмо Минфина от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951

Кроме того, необходимо отметить, что согласно позиции высшего судебного органа по хозяйственным и налоговым спорам – Высшего Арбитражного Суда (Определение ВАС РФ от 13 февраля 2009г. № ВАС-16068/08), проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении обществом требований, установленных налоговым законодательством.

Налоговой кодекс РФ прямо не предусматривает возможность использовать факсимильную подпись в счете-фактуре, но и прямого запрета на нее не содержит. При этом гражданское законодательство предусматривает возможность использования факсимильной подписи, в, том числе, если это предусмотрено соглашением сторон.

Проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи может быть легитимным только при наличии соглашения сторон об этом.

Помните, что на практике для обоснования применения штампа-факсимиле в качестве подписи первичных документов, в том числе и счетов-фактур, соответствующее соглашение должно быть зафиксировано сторонами сделки.

Позиция контролирующих органов по этому вопросу неоднократно изложена и заключается в том, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур. В качестве примеров можно привести письма ФНС России МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@, от 19.10.2005 № ММ-6-03/886@ и Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404.

к меню

Вексель и факсимиле

Законодательство не допускает проставление факсимиле подписи при составлении векселя. Данное правило подтверждается и судебной практикой. Пунктом 75 Положения о переводном и простом векселе, введенного в действие Постановлением ЦИК и СНК СССР от 07.08.1937 № 104/1341 в качестве обязательного реквизита векселя предусмотрена подпись векселедателя. Подпись векселедателя должна быть проставлена на векселе собственноручно и притом рукописным способом. Иными словами, наличие на векселе факсимиле вместо личной подписи лишает документ силы векселя.

Как правило, поставщики товаров вынуждены использовать факсимиле при оформлении первичных документов в случае наличия большого числа контрагентов. Однако для покупателей такая ситуация сопряжена с явными налоговыми рисками.

к меню

Трудовой договор и факсимиле

Нельзя использовать факсимиле при заключении трудового договора. Этот вывод следует из статьи 67 Трудового кодекса: Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Однако, подписание трудового договора при помощи факсимиле не влечет его недействительности.
Трудовой договор будет считаться заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Доверенность и факсимиле

Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. При этом ГК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при выдаче доверенности. К тому же в п. 5 той же статьи ГК РФ указано, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

к меню

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

    Факсимиле на договоре

    Вот судебная практика по аналогичной сиутации, обратите внимание на выделенное жирным шрифтом:

    АРБИТРАЖНЫЙ СУД ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

    ул.Учебная, 51, г.Омск, 644024, тел./факс (3812) 31-56-51 / 53-02-05, omsk.arbitr.ru my.arbitr.ru

    Именем Российской Федерации

    Р Е Ш Е Н И Е

    Город Омск

    05 сентября 2014 года

    № дела

    А46-8034/2014

    Резолютивная часть решения объявлена 01.09.2014.

    Полный текст решения изготовлен 05.09.2014.

    Арбитражный суд Омской области в составе судьи Гущина А.И.,

    при ведении протокола судебного заседания секретарем судебного заседания Корючиной И.А.,

    рассмотрев в судебном заседании дело по исковому заявлению общества с ограниченной ответственностью «Коммунальник» (ИНН 5515201395, ОГРН 1135543035462)

    к обществу с ограниченной ответственностью «Тепловая компания» (ИНН 5515200151, ОГРН 1105543029723)

    о взыскании 683 834 руб. 53 коп., о признании договора незаключённым,

    при участии в судебном заседании:

    от истца – Хоренко О.В. по доверенности от 10.06.2014;

    от ответчика – Черешневой Я.Д. по доверенности от 09.06.2014;

    У С Т А Н О В И Л :

    Общество с ограниченной ответственностью «Коммунальник» (далее — ООО «Коммунальник») обратилось в арбитражный суд с иском к обществу с ограниченной ответственностью «Тепловая компания» (далее — ООО «Тепловая компания») о взыскании 683 834 руб. 53 коп. вознаграждения по агентскому договора № 2 от 30.08.2013 заключённого между ООО «Коммунальник» и ООО Тепловая компания».

    Общество с ограниченной ответственностью «Тепловая компания» (далее — ООО «Тепловая компания») обратилось в арбитражный суд с иском к обществу с ограниченной ответственностью «Коммунальник» (далее — ООО «Коммунальник») о признании агентского договора № 2 от 30.08.2013 заключённого между ООО «Коммунальник» и ООО «Тепловая компания» незаключённым.

    Определением Арбитражного суда Омской области от 21.07.2013 дела № А46-8034/2014 и № А46-8676/2014 в порядке статьи 130 АПК РФ объединены в одно производство для их совместного рассмотрения с присвоением объединённому делу № А46-8034/2014.

    Истец – ООО «Коммунальник» исковые требования о взыскании 683 834 руб. 53 коп. поддержал по основаниям, изложенным в исковом заявлении.

    Заявленные исковые требования ООО «Тепловая компания» о признании агентского договора № 2 незаключённым, считает необоснованными. В отзыве на иск ООО «Коммунальник» пояснил, что агентский договор № 2 от 30.08.2013 со стороны ООО «Тепловая компания» подписан путём факсимильного воспроизведения подписи руководителя Зубарева Н.В., что по мнению ООО «Коммунальник», является обычаем.

    Услуги по агентскому договору № 2 от 30.08.2013 ООО «Коммунальник» были оказаны в виде подготовки приказов, заключения, расторжения договоров и иные услуги которые документально оформлялись за подписью руководителя ООО «Тепловая компания», поэтому представить письменные доказательства оказанных услуг истец не может.

    ООО «Тепловая компания» отзыв на иск ООО «Коммунальник» представило, требования истца не признало по основаниям, изложенным в отзыве и в тексте искового заявления.

    Пояснило, что агентский договор № 2 от 30.08.2013 между ООО «Коммунальник» и ООО «Тепловая компания» не заключался и не подписывался руководителем ООО «Тепловая компания», поскольку в месте, где должна быть его подпись стоит факсимиле. Соглашения о том, что указанный договор может быть подписан путём факсимильного воспроизведения подписи руководителя Зубарева Н.В., не заключалось и данные условия в агентском договоре № 2 от 30.08.2013 года отсутствуют. Кроме того, ранее между ОАО МУП ЖКХ «Коммунальник» и ООО «Тепловая компания» был заключен агентский договор № 2А/2012 от 01.09.2012, который на момент 30.08.2013 года не был расторгнут, что исключает заключение нового агентского договора.

    Рассмотрев материалы дела, выслушав представителей сторон, суд установил, что как следует из материалов дела 30.08.2013 между ООО «Коммунальник» (Агент) и ООО «Тепловая компания» (Принципал) подписан агентский договор № 2 между юридическими лицами по условиям которого, Принципал поручает, а агент обязуется за предусмотренное настоящим договором вознаграждение совершать от имени и за счёт Принципала юридические и иные действия, указанные в п. 2.1. настоящего договора.

    Пунктом 2.1. договора было определено, что для выполнения принятых на себя обязательств Агент обязан осуществить следующие действия:

    — представлять интересы Принципала в отношениях с другими организациями, учреждениями, физическими лицами;

    — совершать от имени Принципала гражданско-правовые сделки;

    — осуществлять статистический учёт и отчетность, юридическое консультирование, диспетчерское обслуживание, выставление бухгалтерских документов, осуществление начисления заработной платы и т.п.

    Пунктом 2.3. договора было определено, что Принципал обязан принять от Агента все исполненное им в соответствии с настоящим договором и Актом выполненных работ, оплатить Агенту вознаграждение в порядке, предусмотренном п. 3.1. договора.

    За выполнение своих функций Принципал уплачивает Агенту вознаграждение в размере фактически понесённых Агентом расходов без учёта НДС (п. 3.1. договора).

    Агентское вознаграждение выплачивается Принципалом Агенту в срок до 10-го числа месяца следующего за отчётным путём перечисления денежных средств на расчётный счёт Агента либо путём осуществления взаиморасчётов (п.п. 3.1, 3.2. договора).

    Настоящий договор вступает в силу в день его подписания и действует с 01.09.2013 по 31.08.2014.

    Как следует из искового заявления ООО «Коммунальник» в сентябре месяце 2013 года оказано услуг ООО «Тепловая компания» на общую сумму 683 834 руб. 53 коп.

    21.03.2013 ООО «Коммунальник» в адрес ООО «Тепловая компания» повторно были направлены отчёт об исполнении агентского поручения от 01.10.2013, Акт об исполнении агентского поручения, Акт по агентскому договору № 2 от 30.08.2013 за период с 01.09.2013 по 30.09.2013, Акт приёма-передачи № 00000008 от 30.09.2013.

    30.04.2013 ООО «Коммунальник» в адрес ООО «Тепловая компания» была направлена претензия с требованием оплаты задолженности в размере 683 834 руб. 53 коп.

    Поскольку ООО «Тепловая компания» ответа на претензию не представило, задолженность не погасило, ООО «Коммунальник» 10.06.2014 обратилось в арбитражный суд с настоящим иском.

    ООО «Тепловая компания» 25.06.2014 обратилось в арбитражный суд с иском о признании агентского договора № 2 между юридическими лицами от 30.08.2013 незаключённым обосновывая свои требования тем, что указанный выше агентский договор № 2 не заключался и не подписывался руководителем ООО «Тепловая компания», услуги по данному договору ООО «Коммунальник» не оказывались.

    Оценив материалы дела, суд полагает, что в удовлетворении исковых требований ООО «Коммунальник» необходимо отказать, исковые требования ООО «Тепловая компания» подлежат удовлетворению, исходя из следующего.

    В соответствии со статьёй 65 АПК РФ каждое лицо, участвующее в деле, должно доказать обстоятельства, на которые оно ссылается как на основание своих требований и возражений.

    Суд полагает, что ООО «Коммунальник» не представлено доказательств заключения агентского договора № 2 между юридическими лицами от 30.08.2013 года и оказание по нему каких-либо услуг.

    В силу статьи 1005 ГК РФ по агентскому договору одна сторона (агент) обязуется за вознаграждение совершать по поручению другой стороны (принципала) юридические и иные действия от своего имени, но за счет принципала либо от имени и за счет принципала.

    В соответствии с абзацем 1 статьи 1006 ГК РФ принципал обязан уплатить агенту вознаграждение в размере и в порядке, установленных в агентском договоре.

    Правовыми положениями абзаца 2 статьи 1006 ГК РФ определено, что если в агентском договоре размер агентского вознаграждения не предусмотрен и он не может быть определен исходя из условий договора, вознаграждение подлежит уплате в размере, определяемом в соответствии с пунктом 3 статьи 424 настоящего Кодекса.

    Если агентским договором не предусмотрено иное, к отчёту агента должны быть приложены необходимые доказательства расходов, произведённых агентом за счёт принципала п. 2 ст. 1008 ГК РФ)

    Полно, всесторонне и объективно исследовав материалы дела, суд установил, что агентским договором № 2 от 30.08.2013 года сторонами не был определён размер вознаграждения Агента за оказанные услуги, а размер агентского вознаграждения ставится в зависимость от размера фактически понесённых Агентом расходов без учёта НДС.

    В обосновании своих доводов ООО «Коммунальник» ссылается на то, что оказанные им услуги по агентскому договору подтверждаются отчётом агента об исполнении агентского поручения от 01.10.2013, Актом по агентскому договору № 2 от 30.08.2013 за период с 01.09.2013 по 30.09.2013 и Актом приема передачи № 00000008 от 30.09.2013 на сумму 683 834 руб. 53 коп.

    Анализируя указанные документы, судом установлено, что Акт приёмки-передачи № 00000008 от 30.09.2013 ООО «Тепловая компания не подписан, что свидетельствует об отказе приёма отчёта ООО «Коммунальник».

    ООО «Коммунальник» в материалы дела не представлены доказательства понесённых им расходов на сумму 683 834 руб. 53 коп.

    Доказательств согласования агентского вознаграждения, расчёт суммы заявленных требований, а также понесенные расходы при исполнении агентского договора № 2 от 30.08.2013 ООО «Коммунальник» в материалы дела не представил.

    На вопрос суда о предоставлении каких-либо доказательств выполнения работ по агентскому договору № 2 от 30.08.2013 года, представителем ООО «Коммунальник» было заявлено, что таких доказательств не имеется и представить их, не представляется возможным.

    Таким образом, судом установлено, что заявленная к взысканию сумма агентского вознаграждения является не подтверждённой материалами дела, является надуманной и не подлежащей взысканию с ООО «Тепловая компания».

    Кроме того, требования ООО «Коммунальник» не подлежат удовлетворению и по основаниям признания судом агентского договора № 2 между юридическим лицами от 30.08.2013 года незаключённым.

    Судом установлено, что исковые требования ООО «Коммунальник» основаны на Агентском договоре от 30.08.2013 № 2 между юридическими лицами и мотивированы ненадлежащим исполнением ООО «Тепловая компания» обязательств по оплате оказанных услуг по указанному договору.

    В силу пункта 1 статьи 160 ГК РФ сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.

    В соответствии с пунктом 2 статьи 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

    Из материалов дела следует, что Агентский договор № 2 от 30.08.2013 между юридическими лицами подписан со стороны ООО «Тепловая компания» путем проставления факсимильного воспроизведения подписи директора ООО «Тепловая компания» Н.В. Зубарева, также проставлена печать общества.

    Вместе с тем, данным договором между сторонами не предусмотрено совершение сделок с использованием факсимиле.

    В силу статьи 71 АПК РФ арбитражный суд оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению, основанному на внутреннем, полном, объективном и непосредственном исследовании имеющихся в деле доказательств. При этом судом оценивается относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства, а также достаточность и взаимная связь доказательств в их совокупности.

    Суд, оценив в соответствии с требованиями части 2 статьи 65, части 1 статьи 67, статей 68, 71, части 1 статьи 168 АПК РФ доказательства и доводы, приведенные лицами, участвующими в деле, в обоснование своих требований и возражений, пришел к выводу о том, что Агентский договор № 2 от 30.08.2013, на основании которого у ООО «Коммунальник» возникло право на обращение в суд с настоящим иском, не отвечает требованиям статьи 68 ГК АПК РФ и, соответственно, признается недопустимым доказательством.

    Суд также полагает, что поскольку в рассматриваемой ситуации ни законом, ни соглашением сторон договора, не предусмотрена возможность совершения сделки путем воспроизведения подписи с помощью аналога собственноручной подписи, то, в силу приведенной нормы, при наличии возражений ООО «Тепловая компания», оспаривающего данный факт, недопустимы ссылки ООО «Коммунальник» на указанный договор, содержащий факсимиле подписи директора ООО «Тепловая компания».

    Доводы и требования ООО «Тепловая компания» о признании Агентского договора № 2 от 30.08.2013 незаключенным признаются судом обоснованными.

    С учётом выше изложенного, суд полагает, что в удовлетворении исковых требований ООО «Коммунальник» необходимо отказать, исковые требования ООО «Тепловая компания» подлежат удовлетворению.

    При изготовлении резолютивной части решения была допущена опечатка, выразившаяся в том, что после слов: «Признать агентский договор № 2 от 30.08.2013, заключенный между и т.д»., ошибочно было вставлено слово заключённый.

    Суд считает возможным в порядке статьи 179 АПК РФ исправить указанную опечатку и изложить резолютивную часть решения без указания указанного слова «заключённый».

    Судебные расходы по уплате государственной пошлины в соответствии со статьёй 110 АПК РФ необходимо отнести на ООО «Коммунальник».

    Руководствуясь статьями 110, 167-171, 176 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, суд

    РЕШИЛ:

    В удовлетворении исковых требований общества с ограниченной ответственностью «Коммунальник» (ИНН 5515201395, ОГРН 1135543035462, 646930, Омская область, Калачинский район, село Воскресенка, ул. Куйбышева, д.13, офис 2) отказать.

    Признать агентский договор №2 от 30.08.2013 между юридическими лицами обществом с ограниченной ответственностью «Коммунальник» (ИНН 5515201395, ОГРН 1135543035462, 646930, Омская область, Калачинский район, село Воскресенка, ул. Куйбышева, д.13, офис 2) и обществом с ограниченной ответственностью «Тепловая компания» (ИНН 5515200151, ОГРН 1105543029723, 646902, Омская область, Калачинский район, ул. 30 лет Победы, д.106, корпус А) незаключенным.

    Взыскать с общества с ограниченной ответственностью «Коммунальник» (ИНН 5515201395, ОГРН 1135543035462, 646930, Омская область, Калачинский район, село Воскресенка, ул. Куйбышева, д.13, офис 2) в пользу общества с ограниченной ответственностью «Тепловая компания» (ИНН 5515200151, ОГРН 1105543029723, 646902, Омская область, Калачинский район, ул. 30 лет Победы, д.106, корпус А) 4 000 руб. 00 коп. расходов по уплате государственной пошлины.

    Решение вступает в законную силу по истечении месяца со дня его принятия и может быть обжаловано в этот же срок путем подачи апелляционной жалобы в Восьмой арбитражный апелляционный суд.

    Информация о движении дела может быть получена путём использования сервиса «Картотека арбитражных дел» kad.arbitr.ru в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

    Судья А.И. Гущин

    Как правильно называть подпись в печатном виде: клише или факсимиле?

    Слово «факсимиле» (< от лат. fac simile сделай подобное) имеет два значения:

    1) точное воспроизведение любого оригинала – почерка, подписи, документа, рукописи обычно фотографическим или печатным способом, но также и при помощи гравирования (клише), позволяющим воспроизводить подпись человека, имеющего дела со многими документами. Факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой.

    2) клише (от франц. cliché — clicher делать оттиск — слово, обязанного своим происхождением звуку падающей матрицы). Клише представляет собой печать, печатную форму, которая воспроизводит копию собственноручной подписи лица или рисунок, чертеж в обратном рельефном (выпуклом) виде, изготовленную различными способами на металлической, деревянной доске, камне или другом материале. Клише является обычно иллюстрационной печатной формой высокой печати.

    Таким образом, факсимиле и клише несколько отличаются друг от друга способом изготовления, предназначением и использованием. И хотя эти слова и являются в каком-то отношении синонимами, для обозначения подписи лица, учитывая предпочтительные способы, в том числе электронные возможности её предоставления, рекомендуется использовать слово «факсимиле».

    Факсимиле и оригинал подписи – в чем отличия?

    Факсимиле – это штемпельное изделие, достоверно воспроизводящее подпись. Его активно используют многие организации и предприятия, находя это изобретение человечества очень практичным и удобным.

    Однако именно данной печатью не стоит злоупотреблять. Нужно четко придерживаться норм, прописанных в законодательстве. В противном случае можно столкнуться с такими неприятностями, которые могут привести к крупным финансовым потерям. А именно: факсимильной подписи не место на бухгалтерской отчетности и платежных документах, на доверенности и векселях. Словом, ее не используют на документации, связанной с имущественными, финансовыми или административными отношениями.

    Факсимиле и «живая» подпись: как отличить?

    Стоит не только пользоваться штампом с личной подписью, имея на то законные основания, но и быть внимательными к подозрительным оттискам на документах. Хотя современная штемпельная продукция и отличается превосходным качеством, есть несколько подсказок, помогающих определить, где стоит «живая», а где факсимильная подпись.

    Во-первых, оригинальный росчерк не будет каждый раз совершенно одинаковым. Человек подписывается немного по-разному на разных документах. Существенного отличия нет, но детали и размеры неодинаковы. Когда же из документа в документ подпись идентична, то, скорее всего, использовано именно специальное клише.

    Второй важный момент – обратная сторона документа. Когда на нем ставится собственная подпись, то нет следов давления, а штамп оставляет свой рельефный след.

    Есть еще один способ удостовериться, держите вы в руках документ с факсимиле, изготовление которого займет считанные часы, или нет. Для этого нужно тщательно изучить бумаги, на которых стоит оригинальный автограф. Затем его сравнивают с сомнительной подписью. Как правило, факсимильный росчерк будет отличаться отсутствием мелких деталей и утолщениями по краям.

    Наконец, самый достоверный метод проверки подписи – поручить это дело специалистам. Они имеют свои подручные средства и соответствующий опыт, который позволит выявить факсимиле даже самого высокого качества.

    Факсимиле: изготовление в подробностях

    Для того чтобы получить на руки готовое изделие, заказчику достаточно предоставить качественную подпись изготовителю. Это можно сделать лично на бумажном носителе, привезя его в офис компании, или же переслать по электронной почте отсканированный вариант. Дополнительно нужно указать, каков реальный размер оригинальной подписи. Его рассчитывают от крайней верхней до крайней нижней точки, а также от крайнего правого до крайнего левого края.

    Этот эскиз передают специалистам, которые готовят по нему электронный макет. Затем его распечатывают на пленке и приступают собственно к изготовлению клише. Сегодня можно выбирать одну из нескольких современных технологий, с помощью которых изготавливают факсимиле. Стоит остановиться на методе производства печатей из фотополимеров. Он позволяет выполнять заказ в сжатые сроки, при этом отменное качество изделия отлично сочетается с очень доступной ценой.

    Теперь к готовому клише нужно подобрать оснастку, чтобы пользоваться печатью было легко и удобно. И факсимильная подпись поступит в полное распоряжение владельца. В случае срочного заказа от момента подачи заявки и до получения готового изделия пройдет буквально несколько часов.

    Самое главное – использовать факсимильную подпись разумно. И тогда она действительно послужит на пользу предприятия, не доставляя проблем или дополнительных хлопот.

    Теги: факсимиле
    Количество показов: 9781

    Изготовление факсимиле и юридическое обоснование его применения

    Главная / Статьи

    В то время как изготовление факсимиле ни как не регламентируется на законодательном уровне, его использование ограничивается рядом подзаконных актов и Гражданским кодексом РФ.

    Стоит также помнить, что гражданское законодательство не касается имущественных отношений, основанных на властном или административном подчинении, в том числе финансовом и налоговом. Это говорит о том, что изготовление печатей факсимиле бессмысленно для работы с налоговой отчётностью, финансовыми документами, заявлениями в государственные инстанции.

    Изготовление факсимиле печатей также не потребуется для заверения первичных документов и налоговой отчётности, чековых книжек, векселей, платёжных документов, карточек с образцами подписи руководителей и главного бухгалтера, доверенностей.

    Спорным в использовании факсимиле может оказаться оформление счетов-фактур. Как показывает арбитражная практика, неправомочной такая подпись будет признана в том случае, если предприятие, выписывающее счёт, окажется замешенным в каких-то противозаконных махинациях. В целом этот вопрос остается на усмотрение руководства.

    Также недопустимо использование факсимиле на унифицированных документах, касающихся учёта труда, поскольку они требуют оригинального графического росчерка. Стоит заметить, что Трудовой договор к таковым документам не относится.
    Госкомстат также рекомендует проставлять оригиналы подписей на организационно-правовых документах (приказах, постановлениях, решениях, распоряжениях, официальных письмах, актах выполненных работ, протоколах и т.п.).

    Нормативно-правовая база: п. 2 ст. 160 ГК РФ, ст. 550, 560 ГК, ст. 7 Закона о бухучете, п. 2 ст. 434 ГК и другие.

    Как отличить факсимиле от оригинала?

    Если на документах каждый раз подпись выглядит очень опрятно, а между собой документы, датированные разными днями, содержать идентичный росчерк, это говорит о том, что было использовано факсимиле.

    Различие клише и оригинальной подписи заключается в том, что оригинал может содержать различные мелкие завитки и элементы, которых в факсимиле зачастую нет. Кроме того, факсимильная подпись имеет некоторые утолщения по краям. Если возникают сомнения, стоит сравнить подписи с оригинальными образцами.

    Перевернуть лист и проверить на наличие штрихов, которые непременно останутся от давления штампа.

    >О печати и факсимиле на документах

    Вопрос

    На доверенности на получение товара стоит печать организации на которой указано только полное название орг-ции. Нет ИНН,ОГРН. На доверенности стоит факсимилье директора. Мы не приняли такую доверенность. Каким законодательным актом разъясняется обязательные реквизиты на печати организации. На каких документах разрешается факсимилье руководителя и гл.бухгалтера предприятия. Каким законодательным актом разъясняется какие печати должны стоять на подписанных договорах о поставке товара и услуг и доверенности. Доверенность может быть разовая или генеральная. И кто может подписывать договора и доверенности, ссылка на действующее законадательство

    Ответ

    В договорах на поставку и услуг можно не ставить печать (ст. 434 ГК РФ). Ставить печать в договоре с контрагентами нужно, только если это прямо предусмотрено договором (п. 1 ст. 160 ГК РФ). На доверенностях печать тоже не обязательна (ст. 185 ГК РФ).

    Доверенности и договора может подписать только генеральный директор (п. 1 ст. 53 ГК РФ, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Вместе с тем руководитель может передать другому сотруднику доверенность на право подписи договоров (ст. 182, 185–187 ГК РФ). Доверенность в этом случае может быть разовой на подписание конкретного договора или генеральной на более широкий круг полномочий.

    Право подписания доверенностей не может быть передано какому-либо лицу по приказу или иному локальному акту. Законодательство и судебная практика относят это полномочие к исключительной компетенции руководителя (с. 185.1 ГК РФ, Постановление ФАС Московского округа от 16.11.2010г. № КГ-А40/10694-10 по делу №А40-172646/09-137-1250, постановление ФАС Московского округа от 29.12.2008г. №КГ-А40/12534-08-п).

    Законодательством не допускается использование факсимильной подписи на доверенности. Если же доверенность подписана с использованием факсимиле, она может быть признана недействительной. Это подтверждается и арбитражной практикой (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.07.2006 № А19-40221/ 05-31-Ф02-3281/06-С2, ФАС Поволжского округа от 21.06.2007 № А57-4833/06-33 и ФАС Дальневосточного округа от 21.02.2007 № Ф03-А73/06-2/5431).

    К обязательным реквизитам печати относятся полное наименование и местонахождение организации. Требования к печати установлены ст. 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ и ст. 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-Ф). Многие помимо таких обязательных реквизитов предусматривают в оттиске еще ИНН и ОГРН.

    Использование факсимиле законом не регламентировано. Можно проставлять факсимиле на письмах, справках, выписках. Поскольку никаких финансовых последствий такие документы не несут, то и факсимиле в них не запрещено. Использовать факсимиле в первичке точно нельзя. Не используйте его на важных, особенно финансовых, документах. Ведь опереться на закон, когда вы захотите доказать свою правоту перед инспекторами или судом, в этом случае не получится.

    А вот в договорах с контрагентами факсимиле можно использовать. Ведь ваши сделки с партнерами относятся к гражданско-правовой плоскости права, а факсимиле предусмотрено специально для этих случаев. Однако для этого заключите с контрагентами соглашение (п. 2. ст. 160 ГК РФ). В нем обе стороны подтверждают, что согласны пользоваться факсимиле вместо собственноручных подписей ответственных лиц. Соглашение это обязательное условие использования факсимильной подписи. Без него документы по сделкам с факсимиле сочтут недействительными (постановление ФАС ВСО от 23 марта 2010 г. № А58-4290/08).

    Обоснование

    Из рекомендации

    Печать отменили. Как теперь работать?

    С 7 апреля 2015 года коммерческие организации могут отказаться от круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ. В редакцию Системы Главбух уже приходят вопросы, как теперь работать без печатей. Ответы читайте в этом спецобзоре.

    Поделиться информацией с колегой

    Обязательно ли отказываться от печати?

    Вовсе не обязательно. Руководство организации на свое усмотрение решает, использовать печать в работе дальше или же обойтись без нее. Законом предусмотрена лишь возможность отказаться от круглой печати в пользу современных способов идентификации. Но организации по-прежнему вправе изготавливать любое количество печатей и штампов любых форм, расцветок и степеней защиты.

    Чем можно заменить печать?

    Заменить печать можно, например, электронной подписью, специальными бланками компаний или голографическими печатями.

    Как отказаться от печати?

    Внесите изменения в устав своей организации. Сведения о наличии печати должны быть именно в этом документе.

    Если мы откажемся от печати, нужно ли ставить ее в типовых документах, где такой реквизит предусмотрен, например, в кассовой книге?

    Официальных разъяснений по этому вопросу пока не вышло. Но в ФНС России, ПФР и ФСС России поясняют, что сразу после вступления в силу закона компания вправе передавать им любые документы без печати. Единственное пожелание – если решили отказаться от печати, известите об этом инспекторов письмом. Как только появятся официальные разъяснения, Система Главбух вас об этом предупредит. Следите за новостями.

    Нужно ли ставить печать в первичке, формы которой компания разработала сама?

    Нет, не нужно. Печать не названа в числе обязательных реквизитов первичных документов, перечисленных в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

    Обязательно ли использовать печать в договорах, например, в договоре купли-продажи?

    Нет, не обязательно. Ставить печать в договоре с контрагентами нужно, только если это прямо предусмотрено договором (п. 1 ст. 160 ГК РФ). Поэтому, если одна из сторон отказалась от круглой печати, просто проследите, чтобы из договора убрали требование ее проставлять.

    Не будут ли банки требовать печати на документах?

    Нет, не будут. Представители банков сообщают, что подписи генерального директора на любых документах им достаточно, если компания откажется от печати.

    А можно ли теперь не ставить печати в трудовых книжках?

    Пока так делать рискованно. Ведь в правилах заполнения трудовых книжек по-прежнему написано, что запись на титульном листе и записи об увольнении нужно заверять печатью (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

    Из статьи журнала «Главбух» № 10, Май 2015

    Отмена печати

    Что вам делать с круглой печатью — оставлять или отказываться

    Договоры с контрагентами. Оформляя договор, компании могут не ставить печать (ст. 434 ГК РФ). Но иногда в договоре прописывают требование заверять печатью этот документ, а также изменения и дополнения к нему. Поэтому, если компания отказалась от печати, нужно проверять, чтобы в договоре не было таких формулировок.

    На договоре и доверенности печать не обязательна

    На доверенностях печать тоже не обязательна (ст. 185 ГК РФ). Однако есть риск, что контрагенты могут потребовать нотариально удостоверенную доверенность. Поскольку обычная доверенность заверена только подписью.

    Кроме того, если на товарной накладной не проставлена печать покупателя, поставщикам будет сложнее взыскать задолженность. Нередко покупатели не перечисляют поставщикам оплату за отгруженную продукцию, ссылаясь на то, что товарные накладные подписал неуполномоченный работник. Тогда наличие на накладной печати — это аргумент в пользу того, что покупатель получил товары. Поскольку доступ к печати подтверждает полномочия на приемку товаров (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 2 октября 2013 г. по делу № А43-22587/2012).

    Поэтому, если покупатель не будет использовать печать, есть вероятность, что поставщики станут чаще требовать доверенность на получение товаров. Даже в ситуациях, когда такой документ не является необходимым. Например, если поставщик доставляет товары покупателю и передает их работнику, ответственному за приемку продукции.

    Из статьи журнала «Главбух» № 16, Август 2012

    Шесть заблуждений насчет того, какой может быть печать на документах и где ее ставить

    Если ваша компания на упрощенке

    Выводы в статье актуальны для компаний на общем режиме и на упрощенной системе.

    Законодательство содержит совсем немного требований к печатям компаний. Однако у контрагентов и порой у контролеров штамп на документах может вызвать нарекания. Мы расскажем, какие доводы помогут бухгалтеру справиться с претензиями партнеров и чиновников. Тем более что зачастую аргументы у второй стороны не что иное, как заблуждения по поводу печатей.

    Заблуждение 1. У компании может быть только одна круглая печать

    На самом деле круглых печатей может быть несколько. Как минимум — две круглые печати. Скажем, одна у главного бухгалтера, а вторая у руководителя. Несколько печатей удобно изготовить на тот случай, если директор постоянно разъезжает по командировкам. Правда, сделать две абсолютно идентичные круглые печати вряд ли получается. В частности, размеры могут отличаться на миллиметр. И вот тут уже особо въедливые представители контрагентов или сотрудники банков, таможни и других ведомств могут придраться. Правомерно ли?

    Повторим, компаниям не запрещено делать несколько печатей. Из законов лишь следует, что все акционерные общества и ООО обязаны иметь круглую печать. На ней должны быть указаны полное наименование и местонахождение организации (ст. 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ и ст. 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Многие помимо таких обязательных реквизитов предусматривают в оттиске еще ИНН и ОГРН. Вообще в печать компании можно добавить любые другие данные.

    Кроме основной круглой печати компании разрешено иметь другие штампы с фирменным названием. Причем они могут быть любой формы, не только круглыми.

    Из статьи журнала «Кадровое дело» № 9, Сентябрь 2013

    Доверенности по-новому: проводим аудит работы с этими документами

    Кто имеет право подписывать доверенности в организации

    В большинстве случаев доверенность вправе издавать и подписывать руководитель организации. В то же время закон гласит, что учредительные документы (устав) могут содержать указания на других лиц, которые имеют право на издание доверенностей (ст. 185.1 ГК РФ).

    Если устав предусматривает создание единоличного исполнительного органа (директора, генерального директора), то право подписания доверенностей не может быть передано какому-либо лицу. Законодательство и судебная практика относят это полномочие к исключительной компетенции руководителя организации2. При этом генеральный директор имеет право делегировать часть своих полномочий своему заместителю. Тот в свою очередь может передать свои полномочия другим сотрудникам компании, если в его доверенности будет предусмотрено право передоверия. Однако делегировать само право издания доверенностей генеральный директор не может.

    Совет

    Не выдавайте доверенности на длительный срок. Сотрудник может быть уволен или переведен на другую работу

    Если устав не предусматривает наличие генерального директора в организации, то право на издание и подписание доверенностей имеет то лицо, которому такое полномочие предписано учредительными документами.

    Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» № 4, Февраль 2009

    Юридический практикум

    Выписываем доверенность

    Доверенность — документ, подтверждающий полномочия представителя на совершение сделки. Она адресуется третьим лицам и служит для удостоверения полномочий представителя. Доверенность может выдаваться только дееспособными гражданами. При этом доверенность от имени юридического лица подписывает руководитель или иное уполномоченное лицо, а их подпись заверяется печатью организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным бухгалтером организации. Об этом — пункт 5 статьи 185 Гражданского кодекса.

    Законодательством не допускается использование факсимильной подписи на доверенности, то есть подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи. Если же доверенность подписана с использованием факсимиле, она может быть признана недействительной. Это подтверждается и арбитражной практикой (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.07.2006 № А19-40221/ 05-31-Ф02-3281/06-С2, ФАС Поволжского округа от 21.06.2007 № А57-4833/06-33 и ФАС Дальневосточного округа от 21.02.2007 № Ф03-А73/06-2/5431).

    Общие правила оформления доверенности содержатся в статье 185 ГК РФ. Гражданский кодекс не требует регистрации выдаваемых доверенностей в специальном журнале или книге. Однако по правилам делопроизводства, для того чтобы иметь полную информацию обо всех исходящих документах данного вида, рекомендуется составлять хронологический список всех доверенностей, выданных организацией.

    Виды доверенностей

    В зависимости от хозяйственной операции и специфики ее осуществления на практике принято различать три вида доверенностей:

    • разовая — на совершение какого-то конкретного действия, например доверенность на подписание договора, для получения материально-производственных запасов от поставщика;
    • специальная — на совершение каких-либо однородных действий. К таковым относятся доверенности по операциям, связанным с получением грузов от транспортных организаций, на представительство в суде и получение полисов ОМС представителем страхователя;
    • общая или генеральная — на управление имуществом, заключение договоров и т. д. Частным случаем выдачи общей доверенности является оформление доверенности руководителю организуемого филиала или представительства, а также руководителю государственного или муниципального унитарного предприятия собственником предприятия при его создании или заключении трудового договора с руководителем.

    Обязательные реквизиты

    Доверенность — письменный документ, для действительности которого необходимо наличие нескольких обязательных реквизитов. Одним из них является дата, определяющая начало и окончание действия доверенности (если срок действия прямо не установлен). При этом, указывая в доверенности срок ее действия, нужно помнить, что он не может быть более трех лет. Основание — статья 186 Гражданского кодекса. Если в самой доверенности по поводу сроков ничего не сказано, она сохраняет силу в течение года с даты выдачи. Доверенность, в которой не отражена дата ее выдачи, ничтожна.

    Доверенность, выдаваемая юридическим лицом, должна содержать следующие обязательные реквизиты:

    • данные организации (наименование, юридический адрес, ИНН);
    • ФИО, паспортные данные, место жительства представителя;
    • подпись руководителя или иного лица, уполномоченного на то учредительными документами;
    • печать юридического лица;
    • дату совершения доверенности;
    • подпись главного бухгалтера, если доверенность выдана от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей.

    В доверенности, выдаваемой физическим лицом, должны быть указаны следующие обязательные сведения:

    • ФИО, паспортные данные, место жительства доверителя;
    • ФИО, паспортные данные, место жительства представителя;
    • подпись доверителя;
    • дата совершения доверенности.

    Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера» № 3, Март 2015

    Семинары

    На каких документах без опаски можно ставить факсимиле

    Раиса Цветкова, заместитель начальника отдела по ведению бухгалтерского и налогового учета аудиторско-консалтинговой группы «Уральский союз»

    План семинара:

    1. Первичка.
    2. Счета-фактуры.
    3. Налоговые декларации.
    4. Доверенности.
    5. Кадровые документы.
    6. Договоры с контрагентами.
    7. Письма, справки, выписки.

    Главная сложность с факсимиле в том, что законом это понятие никак не определено. В нормативных актах встречаются лишь разрозненные упоминания об оттиске и его использовании в документах. Соответственно, на данный момент четкого правового статуса у факсимильной подписи нет. Отсюда вытекает основное правило использования этого аналога собственноручной подписи: не нужно ставить факсимиле на важных, особенно финансовых, документах. Ведь опереться на закон, когда вы захотите доказать свою правоту перед инспекторами или судом, просто не получится.

    Если вы завели в организации факсимиле, обезопасьте себя и компанию, оформите отдельные локальные акты, в которых закрепите: где печать хранится, кому и в каком порядке выдается. Также нужно назначить сотрудника, который будет отвечать за сохранность и использование факсимиле. Оформить все это проще всего по аналогии с печатями организации. Иначе факсимиле, попав в руки случайного человека, может нанести компании ощутимый ущерб.

    Совсем нелишним будет акт с перечнем документов, на которых можно пользоваться факсимиле. Разумеется, в пределах вашей организации. В случае споров с проверяющими такая бумага может выручить.

    Первичка

    Требования к первичным документам прописаны в пунктах 6 и 7 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В частности, там говорится о подписи: она должна принадлежать ответственному за сделку лицу и дополняться расшифровкой. Но никаких специальных оговорок о характере исполнения подписи в законе нет. Поэтому вполне можно предположить, что в первичке допускается и собственноручная, и факсимильная, и электронная подпись.

    ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

    Бланки нужных документов вы можете посмотреть и скачать. Чтобы войти в раздел «Формы», выберите соответствующую кнопку вверху главной страницы сайта.

    Однако Минфин и ФНС всегда были против факсимиле на первичке (письмо Минфина России от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13, письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042). Суды в спорах на эту тему принимали разные стороны. Иногда судьи признавали, что факсимиле в первичке имеет юридическую силу (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2007 г. № А42-4217/2006). Однако в 2011 году Президиум ВАС РФ в постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 поставил точку в спорах: применять факсимиле в первичных документах нельзя. Сослались судьи на действующий в тот момент Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и статью 169 НК РФ. В них нет прямого разрешения на использование оттиска для первички.

    Поэтому, несмотря на законодательную непрозрачность этого момента, делаем вывод: использовать факсимиле в первичке точно нельзя.

    Счета-фактуры

    Счет-фактура не относится к первичным документам. Однако в нем применять факсимиле тоже не стоит. Во-первых, это документ, имеющий финансовые последствия. Во-вторых, в Налоговом кодексе никаких упоминаний о факсимиле нет. Получается, что оснований для использования оттиска нет.

    К тому же против такой практики выступают налоговики и Минфин. Представители ведомств уверены, что факсимиле в счетах-фактурах незаконно, поскольку в статье 169 НК РФ, раскрывающей понятие счета-фактуры, нет указания на факсимильные подписи и возможность их использования. Поэтому счета-фактуры, в которых вместо печати будет стоять факсимиле, инспекторы точно не зачтут как подтверждение вычетов. На эту тему у Минфина есть множество сообщений, к примеру письмо от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33.

    Президиум ВАС РФ в уже упомянутом постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 высказал такую же позицию – использовать факсимиле в счетах-фактурах, как и в первичке, неправомерно.

    ВОПРОС УЧАСТНИКА

    – Мы составили с контрагентом соглашение об использовании факсимильной подписи именно в счетах-фактурах. Это дает нам право ставить оттиск?
    – К сожалению, нет. Многие налогоплательщики, как и вы, договариваются с контрагентами о факсимиле в счетах-фактурах, опираясь на пункт 2 статьи 160 ГК РФ. Но такая практика незаконна. Ведь порядок оформления счетов-фактур и бухгалтерских документов прописан не в Гражданском кодексе, а в законе о бухучете и Налоговом кодексе. И положения Гражданского кодекса на эту сферу не распространяются, поскольку это иная отрасль права. Поэтому соглашение, которое вы заключили, никакой юридической силы не имеет и не спасет вас во время проверки.

    Конечно, можно попытаться оспорить такую позицию и настаивать на том, что неверная подпись не мешает налоговикам определить налогоплательщика и сумму налога. Соответственно, такая ошибка не может препятствовать вычету. Но шансы, что к вам прислушаются, крайне малы. Вывод: в счете-фактуре факсимиле использовать нельзя.

    Налоговые декларации

    Что касается налоговой отчетности, то и здесь факсимиле не очень-то приветствуется. В Налоговом кодексе сказано, что заверять декларации нужно либо собственноручной, либо электронной подписью. Какое-либо упоминание о факсимиле вообще отсутствует. Поэтому налоговики считают, что оттиск в данном случае неприменим.

    Доводы в пользу такой позиции приводит и ВАС РФ. Судьи считают, что оттиск, заверяющий декларацию, вовсе не свидетельствует о том, что налогоплательщик лично подтверждает достоверность сведений в декларации. А ведь это необходимое условие принятие декларации. В документе возможны только собственноручная и электронная подпись (определение Высшего арбитражного суда РФ от 2 июня 2008 г. № 6600/08).

    Еще одна веская причина отказа от факсимиле в декларациях – реальный финансовый риск. Ведь поставить оттиск может де-факто любой, в чьи руки попадет печать. Причем пострадают в таком случае и государство, и сам налогоплательщик.

    Справедливо опасаясь таких рисков, ФНС декларации с факсимиле просто не принимает. Если вы отправите налоговую отчетность с оттиском вместо живой подписи, то считайте декларацию несданной.

    Доверенности

    В этом случае действует строгий и непреклонный запрет на факсимиле. И его устанавливают не только ведомства, но и закон.

    Первый момент: факсимильная подпись предусмотрена для сделок – как для двусторонних, так и для многосторонних (ст. 160 ГК РФ). Но в ситуации с доверенностью у сделки только одна сторона, а значит, в данном случае это положение закона неприменимо. Второй момент: в статьях 185 и 185.1 ГК РФ нет никаких указаний на то, что компании могут использовать факсимиле в доверенности. Что касается доверенности от юридического лица, то в ней также необходима живая подпись руководителя (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Суд придерживается такой же позиции (постановление ФАС Уральского округа от 13 сентября 2010 г. № Ф09-6609/10-С3).

    Доверенность с факсимиле точно признают юридически ничтожной. А следовательно, недействительными будут все операции, которые совершены по документу доверенным лицом. Поэтому использовать факсимиле в доверенностях ни при каких обстоятельствах нельзя.

    Комментарий редакцииНалоговикам тоже запрещено использовать факсимиле

    Налоговое ведомство старается максимально ограничить применение факсимиле налогоплательщиками. Однако и сами инспекторы пользоваться оттисками вместо подписей не могут (письмо Минфина России от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13). Поэтому, если вам пришел штраф или любая другая бумага от налоговиков, заверенная факсимиле, можете смело оспаривать ее в суде.

    Кадровые документы

    Здесь двоякая ситуация. С одной стороны, понятие факсимиле в Трудовом кодексе не раскрыто, а нормы гражданского права на трудовые отношения не распространяются (ст. 5 ТК РФ). С другой стороны, запретов на его использование тоже нет. Получается, работодатель тут действует на свой страх и риск.

    Однако особое внимание хочу обратить на трудовые договоры. К факсимиле со стороны руководителя трудовики запросто могут придраться. Главным аргументом будут сомнения – вы ли поставили этот штамп и действительно ли вы хотели заключить конкретный договор.

    ВОПРОС УЧАСТНИКА

    – Но ведь договор автоматически считается заключенным, если сотрудник начал работу. Тогда получается, что факсимиле не важно?
    – Да, аргумент вполне разумный. Наличие факсимиле не может повлиять на сам факт заключения договора. И уж тем более из-за факсимильной подписи трудовой договор не признают ничтожным. Но трудовики вполне законно возразят: если подпись ставил не работодатель, то неизвестно, на этих ли условиях он предлагал работу сотруднику. Нарушение трудового законодательства налицо.

    Что касается других кадровых документов, заверенных факсимильной подписью, то и к ним при желании проверяющие могут придраться. Попробуйте подстраховать себя локальными актами. В них нужно прописать порядок использования факсимиле именно в кадровых документах. Однако сразу оговорюсь, что никто не даст гарантии, что эта мера поможет. Вывод: использовать факсимиле в кадровых документах не стоит, чтобы исключить лишние придирки проверяющих.

    Договоры с контрагентами

    О ЛЕКТОРЕ

    Раиса Константиновна Цветкова окончила Институт профессиональных бухгалтеров России. Имеет опыт работы в сфере бухгалтерского и налогового учета более восьми лет. Специализируется на расчете заработной платы, вопросах бухгалтерского и налогового учета.

    А вот в договорах с бизнес-партнерами факсимиле будет уместным. Ведь ваши сделки с партнерами относятся к гражданско-правовой плоскости права, а факсимиле предусмотрено специально для этих случаев.

    Однако прежде чем вооружиться штампом, заключите с контрагентами соглашение (п. 2. ст. 160 ГК РФ). В нем обе стороны подтверждают, что согласны пользоваться факсимиле вместо собственноручных подписей ответственных лиц. Действие документа распространится только на бумаги, которыми обмениваются между собой контрагенты. В соглашении можно указать, на какие именно.

    Но соглашение – обязательное условие использования факсимильной подписи. Без него документы по сделкам с факсимиле сочтут недействительными (постановление ФАС ВСО от 23 марта 2010 г. № А58-4290/08). Итог – факсимиле использовать в документообороте между контрагентами можно. Но необходимо заключить об этом соглашение.

    Письма, справки, выписки

    Вот здесь возможности использования факсимиле практически безграничны. Справки, выписки, поздравления, информационные бюллетени, копии документов – на всех этих бумагах можно смело ставить факсимильную подпись. Поскольку никаких финансовых последствий такие документы не несут, то и факсимиле в них никто не запрещает.

    Очень пригодится факсимиле в деловых письмах. Важно только следить, чтобы заверенный оттиском текст не оказался акцептом или офертой.

    Конспект подготовил Владимир Литвинов

    Законна ли факсимильная подпись на документах

    Не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи, поэтому в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а приводит к негативным последствиям. Давайте попробуем разобраться, какие документы допускается подписывать факсимильной подписью, а когда этого делать не стоит.

    Статья опубликована в журнале «Бухгалтерские вести» №32 за август 2012 года

    Редко в какой организации не используют факсимиле. С одной стороны, это облегчает и ускоряет работу – руководитель может быстрее справиться с горой накопившихся бумаг или вообще освободить себя от утомительного занятия ставить резолюции, вручив факсимиле своему заместителю. С другой стороны, не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи и поэтому в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а приводит к негативным последствиям. Давайте попробуем разобраться, какие документы допускается подписывать факсимильной подписью, а когда этого делать не стоит, и что по этому поводу думают в Министерстве финансов и арбитражных судах.

    Упоминание о факсимиле можно найти в п. 2 ст. 160 Гражданского Кодекса РФ, где сказано, что использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. То есть использование факсимильного воспроизведения личной подписи допускается при наличии между контрагентами соответствующей договоренности — письменного соглашения.

    Представительство в арбитражном суде

    Взыскание задолженности, оспаривание решений государственных органов, защита интересов бизнеса в судах всех инстанций

    Такого же мнения придерживаются и налоговые органы, но подчеркивают, что на платежных документах и документах, имеющих финансовые последствия, использовать факсимиле недопустимо:

    «В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.

    Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия» (Письмо ФНС от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи»).

    «Пунктом 6 статьи 169 Кодекса установлено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации. При этом данная статья Кодекса не представляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации.

    Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно вышеуказанной норме Кодекса не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения.

    В связи с изложенным налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации» (Письмо ФНС от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11)

    Минфин также против использования факсимиле на налоговых декларациях, первичных документах и счетах-фактурах (Письмо Минфина РФ от 1 июня 2010 г. N 03-07-09/33).

    Позиция Минфина и налоговых органов, по нашему мнению, вполне обоснована, так как к вопросам налогового учета не могут применяться положения гражданского законодательства, в частности ст. 160 ГК РФ, а Налоговый Кодекс РФ использование факсимиле подписи не предусматривает.

    Cудебная практика относительно факсимильной подписи

    Что же касается судебной практики, то следует отметить, что она далека от единообразия. До 27.09.2011 г. существовало две прямо противоположных позиции.

    Позиция первая: использование факсимиле не является нарушением, так как факсимильная подпись является аналогом собственноручной.

    Суд отклонил довод инспекции о неправомерном применении вычета в том числе на основании подписания первичных документов посредством факсимиле. При этом суд указал, что такая подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. При этом суд отметил, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа — факсимиле (Постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 по делу N А48-3632/2010)

    Суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не указывают на то, какая подпись считается личной. При этом личная подпись может быть собственноручной, факсимильной и цифровой. Так как Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документе бухгалтерского учета (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 по делу N А42-4217/2006)

    Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают. Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.

    Например, Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу N А56-69600/2010 (налоговая инспекция отказала в вычете, в частности, потому, что товарные накладные подписаны факсимиле) дело было направлено на новое рассмотрение со ссылкой на Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11.

    Существовали и другие судебные решения с аналогичной позицией. Например, суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур (Постановление ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 по делу N А65-3666/2006).

    Аналогичные выводы содержат Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 по делу N А13-6464/04-19, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.01.2007 N Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу N 23-1356/05 и другие.

    Итак, подведем итоги. Факсимиле можно без опасений применять в текущей деловой переписке; при заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров, но только при наличии между сторонами письменного соглашения.

    Не следует применять факсимиле при выдаче доверенностей и, во избежание осложнений с налоговыми органами, а также чтобы обезопасить себя в суде, не использовать при подписании бухгалтерских и иных документов, имеющих финансовые последствия.

    Обратите внимание, что должностным лицам территориальных налоговых органов также запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности. Требование об уплате налога, сбора, пени, штрафа должно быть подписано руководителем (заместителем руководителя) налогового органа собственноручно. Ненормативный акт налогового органа, подписанный путем проставления факсимиле, считается недействительным. (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.07.2010 по делу N А58-9855/09).

    Изготовление и использование факсимиле подписи в 2020 году

    Факсимиле произошло от латинского слова facsimile, означающее «сделай подобное». В гражданском законодательстве Российской Федерации данное понятие трактуется как воспроизведение собственной подписи физического лица, сделанное вручную. Факсимиле имеет юридическую силу, но не во всех случаях.

    Смысл печати, штампа и факсимиле: различия

    Печать представляет собой атрибут, подтверждающий подлинность документа. На ней размещается информация о компании, а именно наименование, ИНН/ОГРН, по желанию собственника – логотип.

    Штамп является носителем информации, необходимой для внутри организационной работы компании. Им штампуются документы, на которых ставятся однотипные записи (оплачено, получено и прочие).

    Заверенные печатью документы фирмы имеют юридическую силу, в отличие от штампа, который не присваивает такой силы бумагам. Согласно законодательным нормам может иметь только округлую форму, в отличие от штампа, который может быть изготовлен в треугольной или прямоугольной форме.

    Фасимиле по своему смыслу ближе к печати, так как имеет юридическую силу. Однако, использование такой подписи допускается в редких случаях, так при подписании документов, непосредственно связанных с финансовыми вопросами, использование факсимиле не допускается.

    Необходимость, преимущества и использование

    Существует несколько факторов необходимости использования факсимиле в организациях:

    • отсутствие руководства либо высокая загруженность;
    • большое количество ежедневных документов, которые нужно подписать.

    Основным преимуществом использования факсимиле является ускорение процесса документооборота на предприятии. Большие объемы или частое отсутствие руководителя, или его заместителей на месте значительно осложняет работу при подписании документов в компании.

    Изготавливается данный вид подписи в тех же компания, где печати и штампы. Специалисты рекомендуют заказывать факсимиле на автоматической оснастке, чтобы подпись не получилась размазанной.

    Гражданско-правовые сделки

    Согласно пункту 2 статьи 160 ГК РФ следует, что если другая сторона по гражданско-правовой сделке готова принять факсимиле, то сделка имеет такую же юридическую силу, как при подписании обычной подписью.

    Отражается согласие сторон на использование подписи факсимиле непосредственно в тексте договора, либо заключается дополнительное соглашение сторон.

    Если не отразить согласие сторон на подписание сделки таким образом, то суд может признать ее недействительной. В этом случае устное согласие сторон не будет иметь значения для суда, так как согласно пункту 1 статьи 161 ГК РФ не соблюдена письменная форма, и более того суды обращаются к пункту 1 статьи 162 ГК РФ, где применяются санкции за несоблюдение письменной формы.

    Бухгалтерский и налоговый учеты

    Вопрос относительно использования подписи факсимиле в документации бухгалтерского и налогового учета остается открытым на протяжении не одного года, что связано с тем, что в законе о бухгалтерском учете и налоговом кодексе не указана позиция относительно факсимиле.

    Невозможность использовать факсимиле в бухгалтерском учете вытекает из обратных норм, так как на первичных документах необходимо личная подпись директора (иных ответственных лиц). Факсимиле нельзя использовать при подписании документов, которые влекут за собой финансовые последствия (доверенности, платежные поручения и иные документы). Такая позиция поддерживается в судах.

    К примеру, суд ссылался на то, что акт приема-передачи выполненных работ не может быть подписан данным видом подписи, а, следовательно, такой документ не может рассматриваться в качестве доказательства при вынесении решения по исковому заявлению.

    Представители налоговых органов указывают, что законодательством не предусмотрено использование факсимиле. В целом данное законодательство основано на подчинении одной стороны другой, в отличии от гражданского кодекса, следовательно и использование факсимиле невозможно.

    В законодательных нормативах предусмотрено подписание налоговых деклараций электронной подписью, как альтернативой собственноручной. Однако, в законе об электронных подписях не указывается иной вид «живой» подписи.

    Спорные вопросы по поводу применения подписи факсимиле возникают непрерывно, так как российским законодательством не оговорены конкретные случаи запрета или разрешения на использования такого вида подписи.

    В налоговых органах зачастую отклоняют заявления налогоплательщиков на вычеты по НДС. Специалисты налоговых служб ссылаются на условия необходимости подписания первичных финансовых документов непосредственно руководителем.

    Отсутствие единообразия в применении факсимиле не позволяет выработать единую позицию случаев законности его использования. Как отмечалось выше, только гражданский кодекс предусматривает законность использования факсимиле. Таким образом, он может быть применен в гражданско-правовых сделках.

    В российском законодательстве не предусмотрено регулирование такого вида подписи, как факсимиле. В этом вопросе ссылаются исключительно на Гражданский кодекс, статью 160.

    В данной статье предусмотрено, что если другая сторона готова принять подпись факсимиле, то в гражданско-правовых сделках ее можно использовать. В этом случае она будет иметь юридическую силу только между сторонами, заключившими данную сделку.

    Для того чтобы подпись факсимиле была наделена юридической силой при обращении в суд, необходимо указать согласие компаний пунктом в договоре. Если между компаниями идет непрерывное и тесное взаимодействие, рекомендуется подписать соглашение о принятии такого вида подписи сторонами. В этом случае суд будет рассматривать документы, подписанные факсимиле, в качестве доказательств.

    На счетах-фактурах и первичной документации

    В отношении счетов-фактуры налоговые службы высказывают единое мнение о том, что применение здесь подписи факсимиле невозможно. Такой вид документа может быть подписан только оригинальной подписью руководителя. Следовательно, заверенные счета-фактуры подписью факсимиле не могут приниматься для вычета по НДС.

    До недавнего времени позиция судов в отношении использования факсимиле на счетах-фактуры была неоднозначна. Они указывали на все тоже отсутствие в законодательных документах требований о применении указанного вида подписи, что было положительным моментом для бизнеса. Суды вставали на сторону предпринимателей, если у них было предусмотрено дополнительным соглашением сторон использование факсимиле.

    Ситуация изменилась по причине того, что Президиум ВАС поддержал сторону налоговых органов. Указав на то, что в Налоговом кодексе не содержится положения о возможности применения факсимиле на счетах-фактуры. В Федеральном законе №129 указано требование о необходимости на первичных документах наличия собственноручной подписи руководства.

    Данное решение Президиум ВАС не является окончательной версией «чтения» закона, однако, может оказать существенное влияние на дальнейшие решения других инстанций судов.

    Решение Высшего суда

    Высший суд принял решение в отношении спора, касающегося факсимиле, согласно которому счета-фактуры не могут быть подписаны данным видам подписи. В этом случае заключенное дополнительное соглашение сторонами не будет основанием законности о возможности применения факсимиле.

    Решение о законности использования факсимильной подписи в налоговых декларациях также было четко обозначено Высшим судом.

    Суд определил, что использование факсимиле в налоговых органах полностью исключается, следовательно, даже изготовление таких подписей сотрудниками не имеет смысла.

    Количество возможно изготовленных подписей факсимиле неограниченно, руководитель самостоятельно решает целесообразность применение такого рода подписей и количество этих клише, так как это возлагает на него финансовую ответственность. Риски, связанные с использование факсимиле, приравниваются на практике к рискам с использованием гербовых и простых печатей.

    Основным риском является хранение подписи. Необходимо обеспечить доступ к подписи только тем лицам, которые имеют на это право, что может закрепляться инструкцией, распоряжением директора или иным документом.

    На практике директор может закрепить, что в течение рабочего дня факсимиле находится в пользовании ответственного лица, после окончания работы он передает его в сейф. В этом случае в течение дня сотрудник несет ответственность за использование подписи и при нарушениях может быть привлечен к ответственности.

    Может быть предусмотрен журнал учета выдачи и возврата факсимиле, как в случаях с печатями и штампами. Необходимо при физическом износе подписи отразить в приказе его ликвидацию. При краже либо утере подписи следует обратиться в соответствующие органы власти для объявления в розыск.

    Наличие факсимильной подписи в организации накладывает на него значительные правовые риски, так как законодательство в регулировании данного вопроса имеет значительные пробелы, а судебная практика имеет множество противоречий.

    Документы для скачивания (бесплатно)

    Перед тем как поставить такую подпись, следует учитывать перечень тех документов, которые могут быть заверены таким образом.

    Когда разрешается и когда запрещается

    Для определения перечня документов, которые могут быть подписаны факсимиле, необходимо проанализировать большой перечень нормативных актов. В их перечень включаются:

    • письма благодарности;
    • грамоты, приглашения;
    • подтверждение оплаты по аккредитиву;
    • патенты, свидетельства, сертификаты;
    • результаты ЕГЭ.

    При определении перечня документов, которые могут быть подписаны факсимильной подписью, следует обращать внимание на регион, так как этот фактор также оказывает влияние.

    На практике выделяют те документы, которые не могут быть заверены факсимильной подписью, среди них:

    • законодательные акты;
    • декларации для налоговой;
    • трудовые договоры;
    • доверенности;
    • первичные документы;
    • счета-фактуры;
    • заявления физ и юрлиц.

    Порядок применения

    При наличии в компании подписи факсимиле необходимо выработать стандарты ее применения в первую очередь для снижения рисков ответственности руководителя. В документе по использованию данным видом подписи следует отразить два основных условия:

    1. использование;
    2. хранение.

    Также в нем указывается перечень допустимых для подписи факсимиле бумаг и сотрудники, в чьи должностные обязанности будет входит использование, сохранность и ответственность за несоответствующее использование фасимиле.

    Наличие такого документа в компании является подтверждением правомерности использования данной подписи.

    Правомерность использования факсимиле представлена на данном видео.

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *