Электронный документ бумажный документ

Традиционные способы

Перед тем как перейдем к рассмотрению мобильных приложений, давайте кратко рассмотрим традиционные способы обмена контактами и почему сейчас более удобно использовать мобильные приложения. Традиционные способы обмена контактами – обмен под диктовку и обмен бумажными визитками имеют ряд существенных недостатков.

  • Чтобы передать ваши контакты собеседнику – вам необходимо их диктовать, а собеседнику записывать. Это занимает не только время, но и может вести к ошибкам – собеседник может неправильно вас расслышать или неправильно записать. Если вы часто передаете контакты таким способом, то ввиду длительности процесса передачи вы как правило указываете только один способ связаться с вами – например только номер телефона. Если требуется передать собеседнику несколько ваших контактов – это еще больше становится неудобно.
  • При использовании традиционных бумажных визиток для обмена контактами – вы обычно передаете визитку собеседнику. На визитке часто также ограниченный перечень ваших контактов, собеседнику визитку надо где-то хранить, и чтобы контакты использовать их все равно придется набирать, что также занимает время и может приводить к ошибкам. Кроме того, визитки надо еще печатать – тратить на это время и деньги, и носить их с собой. Если визитки закончатся, остается первый способ обмена – обмен под диктовку.

Мобильные приложения для обмена контактами

Большинство перечисленных выше недостатков устраняются с использованием современных мобильных приложений. Через приложения обмен контактами выполняется значительно быстрее. Данные визитки заносятся быстро и без ошибок напрямую в список контактов на смартфон собеседника и сразу становится доступны для использования. Через приложение вы можете передать собеседнику именно те сведения о себе, которые желаете.
Все мобильные приложения для обмена контактами можно разделить на две группы:

  1. Приложения, которые надо обязательно установить на оба устройства — и у вас, и у собеседника.
  2. Приложения, которые достаточно установить только на вашем смартфоне.

Первая группа приложений становится удобна для обмена контактами только тогда, когда конкретное приложение из этой группы становится очень популярно. Если приложение не популярно – обмен контактами будет затруднен – необходимо будет вначале убедить собеседника установить такое же приложение, как и у вас для выполнения обмена контактами.

Вторая группа приложений является наиболее удобной, т.к. для передачи вашей визитки собеседнику приложение может быть установлено только у вас. Собеседник может даже не знать о таком приложении. Мобильные приложения, относящиеся к этой группе, будут рассматриваться далее.
Контакты могут быть переданы различными способами:
1) через QR-код;
2) через ссылку на страницу контактов в интернете;
3) по email или СМС;
4) через Bluetooth;
5) через NFC.
Приложения передающие контакты способами 1 и 2 «через QR-код и через ссылку на страницу контактов в интернете» (Визитки DROP, QR Визитка, Cardless, ZenCard) работают следующим образом: в сети интернет формируется страница с вашими контактами, которую могут видеть все желающие, при передаче контактов собеседнику передается ссылка на эту страницу. В первом способе адрес страницы с контактами можно узнать, отсканировав с помощью специальной программы заранее подготовленный так называемый QR-код. Чтобы собеседник смог использовать эти контакты ему необходимо их у себя на смартфоне набрать или скопировать полностью и или частично. В способах 1 и 2 есть возможность занесения вашей визитки напрямую в список контактов на смартфон собеседника, но для этого необходимо, чтобы это приложение обязательно было уже установлено и у вас, и у собеседника одновременно, что не всегда бывает.
Способ 3 «по email или СМС» (приложения: Отправить контакты, СМС-Визитка) может быть использован, если вы уже обменивались ранее с собеседником номером телефона или email – остальные контакты можно отправить по одному из этих каналов в виде сообщения СМС или email. Получив такие контакты, собеседнику также придется их добавлять вручную в записную книжку смартфона.
Способ 4 «через Bluetooth» (приложения: Transfer Contacts, Контакты Xchange Bluetooth, Bluetooth contact transfer) достаточно удобен и технологичен – канал Bluetooth имеется почти в каждом современном смартфоне и контакты напрямую могут быть записаны в смартфон собеседника.
Главными недостатками этого способа являются необходимость предварительной авторизации в виде ввода пин-кода для установления связи (паринг устройств) и иногда отсутствие полной уверенности в передаче данных именно нужному собеседнику, так как выполнение передачи контактов может вестись на расстоянии до 100м. Применяя этот способ, чтобы передавать различные данные о себе разным людям, можно заранее подготовить несколько вариантов своих профилей.
Способ 5 «через NFC» (приложения: Визитка NFC, DigiCard, NFC Business Card) – удобен, технологичен и безопасен. Для выполнения обмена контактами по этому способу, приложение достаточно установить только на вашем смартфоне. Весь обмен контактами выполняется путем соприкосновения двух смартфонов с включенными модулями NFC, и в этом способе вы видите кому передаете контакты. Ваши контакты, которые вы укажете в приложении — имя, контактный номер телефона, email, адрес сайта и другие контакты, будут мгновенно занесены в список контактов на смартфон собеседника, и он сразу сможет ими воспользоваться. С использованием приложения отпадает необходимость долго диктовать контакты собеседнику и не требуется носить с собой бумажные визитки. Недостатком подхода является обязательное наличие у обоих смартфонов модуля NFC.

Из всех перечисленных способов наиболее простым, технологичным и безопасным является способ 5 – передача контактов собеседнику по NFC. Современные смартфоны все чаще включают модуль NFC. Сейчас смартфон с NFC – это удобный способ оплаты, идентификации, … и обмена контактами.

Обмен контактами по технологии NFC

Итак, рассмотрим мобильные приложения, которые предоставляют обмен контактами по технологии NFC. Сделаем обзор наиболее лучших из них.

Встроенное в смартфон приложение Контакты


Через встроенное приложение Контакты на многих современных смартфонах можно быстро передать конкретный выбранный контакт собеседнику по NFC. Для обмена контактами в этом приложении вам необходимо создать контакт, который бы включал данные о вас (данные вашей визитки), открыть этот контакт и соприкоснуть ваш смартфон со смартфоном собеседника. Данные вашего контакта будут занесены в список контактов на смартфон собеседника. Обмен произойдет если на обоих смартфонах будут включены модули NFC. Если разным собеседникам необходимо передавать разные свои контактные данные – можно создать несколько своих контактов (визиток) в приложении на своем смартфоне.
Рассмотренное здесь приложение Контакты установлено на смартфоне Samsung. Похожие приложения установлены и на смартфонах от других производителей.

Приложение Визитка NFC


Визитка NFC — приложение современное и простое в использовании, без регистрации и рекламы. Приложение позволяет задать разные виды контактов, которые можно передать собеседнику. Преимуществом приложения является возможность передачи конкретному собеседнику именно тех контактов, которые необходимы – перечень передаваемых контактов определяется быстро, через переключатели, расположенные справа от данных.
В настоящее время приложение доступно только для платформы android.

Приложение DigiCard


DigiCard – современное приложение, которое регулярно обновляется. Перечень передаваемых контактных данных в приложении самый большой из всех приложений обзора. Наряду с обменом контактами по NFC в приложении имеется возможность передавать контакты по Bluetooth и Wi-Fi.
Некоторые функции приложения по обмену данными доступны на платной основе. Приложение также доступно только для платформы android.

Приложение NFC Business card


Приложение NFC Business card во многом похоже на приложение Визитка NFC, однако обладает значительно меньшими возможностями. Так в приложении значительно ограничен перечень передаваемых контактных данных и отсутствует возможность их выбора при передаче. В целом приложение NFC Business card простое, быстро работает и не требует регистрации.

Обмен контактами на iPhone

Смартфоны компании Apple значительно ограничивают приложения по обмену данными с использованием NFC. Вместе с тем последние версии смартфонов Apple – iPhone XS начали предоставлять пользовательским приложениям возможность обмениваться некоторыми данными по NFC. Однако, пока обмен контактами в этот перечень данных не входит. Возможно в будущих версиях смартфонов от Apple будет добавлена возможность обмена контактами по NFC.

Сравнение приложений

В завершении обзора приложений сделаем сравнение рассмотренных приложений по ряду критериев и представим результаты в таблице:

Выводы

Контакты – это важные данные для взаимодействия людей. В современном мире у человека обычно много контактов – номера телефонов, email, профили в соцсетях и др., контакты могут меняться. Вместе с тем приложения по обмену контактами только начинают появляться и пока обладают небольшой функциональностью. Многие из приложений поддерживают традиционный способ обмена контактами – через визитки (сканеры визиток, учет сканированных визиток и др.). Среди новых инновационных приложений в области обмена контактами наиболее интересной и перспективной является группа приложений, основанных на технологии NFC, однако эти приложения пока обладают небольшим функционалом, вместе с тем они просты и удобны в использовании. Спасибо.

Источник: https://habr.com/post/435212/

Процедура импорта журнала позволяет:

  • восстановить данные из резервных копий (текущие и итоговые оценки, присутствие);
  • организовать «оффлайн» версию журнала.

Примечание: рекомендуется проводить резервное копирование всех журналов хотя бы один раз в одну — две недели. В случае пропажи оценок на сайте можно их легко восстановить из резервной копии (возможные причины пропажи оценок описаны в статье: «Что делать, если пропали оценки?»).

Как импортировать журнал по предмету?

Шаг 1. Для получения возможности заполнять журнал на компьютере и впоследствии загрузить на сайт, журналы сперва необходимо экспортировать. Для этого необходимо перейти в раздел «Образование» / «Журналы» / «Журнал по предмету» и нажать на ссылку «Экспорт».

Экспортированные журналы сохраняются на компьютере в формате документа Excel (.xlsx). В экспортированный файл можно вносить оценки на протяжении любого периода и импортировать данные из файла обратно в Систему.

Экспорт для ведения «оффлайн» журнала необходимо проводить только после корректной настройки отчетных периодов и расписания.

Примечание: после экспорта и в процессе работы с «оффлайн» журналом вносить изменения в расписание или отчетные периоды, а также добавлять в файл столбцы для работ и домашних заданий, нельзя, так как при импорте «оффлайн» журнала могут возникнуть ошибки.

Шаг 2. Для импортирования данных из «оффлайн» журнала на сайт необходимо перейти в раздел в раздел «Образование» / «Журналы» / «Журнал по предмету» и нажать на ссылку «Импорт журнала».

Шаг 3. Выбрать файл, данные из которого необходимо загрузить в журнал:

Примечание: файл обязательно должен соответствовать формату экспортированного заранее документа: удалять строки/столбцы, изменять их названия запрещено.

Шаг 4. Проверить загружаемый файл.

Все возможные ошибки в файле, будут отображены в колонке «Описание ошибок». Также на данном шаге есть возможность отметить галочками фамилии отдельных обучающихся, которым необходимо импортировать оценки.

Если в загружаемом файле нет ошибок, Система укажет сколько оценок будет добавлено, обновлено или удалено по данному предмету по каждому обучающемуся. Для подтверждения импорта необходимо ввести текущий пароль от аккаунта:

Шаг 5. Завершить импорт журнала.

Специфика процедуры импорта

Существует определенная логика распознавания данных в файле (распространяется и на итоговые оценки):

  • система не распознает служебные символы (ошибка);
  • оценки импортируются как через прямой слэш «/», так и через обратный «\»;
  • если в ячейке файла указана оценка, например, 5/4/5 — импортируется только «5/4», ошибка указываться не будет;
  • все правила импорта распространяются как на текущие, так и на итоговые оценки;
  • из файла экспортируются значения: «п» (пропуск), «б» (болел), «о» (опоздал), «н» (не был);
  • не импортируется присутствие, проставленное в графе «ДЗ»(домашнее задание).

Внимание:

  • Импортируемый файл должен совпадать с форматом экспортированного журнала, тип файла должен соответствовать XSLS (Microsoft Excel 97-2003). В противном случае система выдаст ошибку загружаемого файла.
  • При импорте информация об итоговых и текущих оценках в Системе будет полностью заменена оценками из файла. К примеру, если на сайте стоит оценка, а в соответствующей ячейке файла пусто, то оценка в журнале будет удалена.
  • Если в образовательной организации установлен период редактирования оценок — при импорте журнала не обновятся оценки,выставленные до этого на сайте. На втором шаге импорта система сообщит об ошибке, после импорта в журнале заполнятся только пустые ячейки.

Примечание: если после экспорта журнала на сайте были внесены изменения в расписание, то при попытке импортировать ранее сохраненный файл, Система выдаст ошибку «Импорт оценок не произведен, т.к. данные в файле не получилось сопоставить с журналом». В данной ситуации необходимо провести коррекцию исходного файла.

Коррекция файла

Шаг 1. Экспортировать журнал, в который были внесены изменения (расположение: «Образование» / «Журналы» / «Журнал по предмету» /»Экспорт»):

Шаг 2. Открыть файл «оффлайн» журнала, который не удается импортировать, выделить только поле с оценками и нажать «Копировать»:

Источник: https://help.dnevnik.ru/hc/ru/articles/203475128-%D0%98%D0%BC%D0%BF%D0%BE%D1%80%D1%82-%D0%B6%D1%83%D1%80%D0%BD%D0%B0%D0%BB%D0%B0

Особенности организации бумажного и электронного документооборота

Документационное обеспечение управленческого труда реализуется путем делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата управления. Осуществление документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации. Сокращение трудозатрат, связанных с этими процессами, и повышение качества работы с документной информацией достигаются различными путями. Наиболее эффективный путь – это внедрение в практику делопроизводственной деятельности офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники), к которой относятся достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

В настоящее время состав групп средств оргтехники претерпел существенные изменения, что связано с проникновением на российский рынок ведущих мировых фирм-производителей различного рода техники и программных продуктов для офисных технологий. Появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда, расширению возможности средств и систем электронной передачи документов на большие расстояния, но в то же время уделяется пристальное внимание разработке новых и совершенствованию традиционных механических средств оргтехники.

Как показывает практика, в настоящий момент существует большое количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих территориально-отдаленные филиалы, где документооборот совершенно не развит или используется лишь на отдельных этапах управленческой деятельности.

Между тем в основе всей управленческой деятельности лежит работа с документацией, и орга­низация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых ре­шений.

Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в данное время. В документационной деятельности различных организаций при ведении классического бумажного документооборота, как правило, через некоторое время начинают возникать практически одинаковые проблемы, которые были систематизированы в статье Андреевой В.И. .:

— неизбежная потеря документов, следовательно и информации;

— попадание документов и ин­формации, содержащейся в них, третьему лицу;

— накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;

— большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия;

— избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

— противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;

— бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

— невозможность установления истории работы с документами;

— непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;

— избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа Андреевой В.И. .

Как результат, документооборот включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов. Для разрешения проблем в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию компьютерных технологий, но применение простых организационных решений лишь минимально соответствуют уровню задач компании. Например, выделенный Андреевой В.И как часто используемый подход – создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения. Как показывает практика, данные меры работают только до определенного момента. Когда решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются ее размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому хаосу.

Единственным путем решения подобных проблем является автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечений управления (ИС ДОУ). В ходе нашего исследования, в результате внедрения новых технологий, проблемы на предприятии полностью не исчезают, вместо них появляются новые. Среди таких можно обозначить:

— несанкционированный доступ к конфиденциальной информации;

— вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действий пользователя;

— как одна из технических проблем: быстрая смена носителей, программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности делопроизводственных процессов в управлении и использования имеющихся документальных массивов.

Возникают также проблемы нормативного характера:

— не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами;

— отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы;

— отсутствуют методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с грифованными электронными документами и другие.

Кроме вышесказанного, как бумажные, так и электронные документы имеют свои преимущества и одновременно и ограничения, связанные с носителем информации.

Таким образом, бумажные и электронные до­кументы имеют свои преимущества. Традици­онные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения ин­формации с сохранением возможности воспри­ятия. С другой стороны, необходимо использо­вать преимущества электронного документооборота при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование — оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полно­та. Для оперативного информационного обес­печения (прежде всего — доведения информа­ции и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной орга­низации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электрон­ном, а при необходимости — и на других носите­лях информации применительно к конкретным задачам.

Документооборот по банковским операциям представляет собой последовательное движение денежно-расчетных документов от момента их составления до завершения операций за рабочий день. От правильности и четкости организации документооборота зависит своевременность отражения банковских операций по счетам банка в бухгалтерском учете предприятий. С этой целью в учреждениях банка составляются графики документооборота, предусматривающие движение во времени различных видов документов от одного структурного подразделения к другому.

Расчетные документы передаются клиентами банку, как правило, непосредственно ответственным исполнителям.

Для своевременного выполнения банковских операций предусмотрены следующие правила:

все документы, принятые от клиентов в течение операционного времени (3,5—4 ч), должны быть в тот же день отражены на счетах баланса банка. На оплату обращаются остатки средств на начало дня и новые поступления; поступающие документы передаются на ЭВМ в течение всего дня в соответствии с графиком сдачи документов. Передачи переводов на телетайпные установки и телеграф предусмотрены в графике по мере оформления расчетных документов к проведению по счетам клиентов и составления по ним телеграмм преимущественно в первой половине рабочего дня; все денежно-расчетные документы, подлежащие отправке другим учреждениям банков, в тот же день передаются представителю учреждения.

В каждом отделении банка составляется график документооборота, в котором предусматривается время, необходимое для обработки документов как в операционное, так и в послеоперационное время. В операционное время производится обработка документов, поступивших от местных клиентов, иногородних и одногородних учреждений банков до его завершения. Графиком документооборота предусматривается также время, необходимое для обработки документов в послеоперационное время, т.е. поступивших после операционного дня, с целью подготовки их к следующему дню.

По согласованию с клиентами учреждения банков устанавливают график для обслуживания, составленный с учетом времени поступления в банк документов от других учреждений, чтобы обеспечить равномерность их обработки.

Источник: http://elcomrevue.ru/osobennosti-organizatsii-bumazhnogo-i/

Проблема соотношения бумажного и электронного документооборота

С каждым днем электронные документы становятся все более привычными и массовым. Электронный документооборот получил распространение в банковской, страховой, аудиторской, проектной, консалтинговой, налоговой и других видах деятельности, а главное, в деятельности органов государственной власти.

Ключевые слова:электронные документы, документооборот, СЭД, ДОУ.

Сегодня переход к преимущественно электронному документообороту является одной из приоритетных государственных задач. Решение вопросов полномасштабного внедрения технологий работы с электронными документами и электронного документооборота в государственном масштабе идет очень быстрыми темпами. Трудности создает нереализованная в полном масштабе законодательно-нормативная регулирующая база. Перспективным представляется принятие ряда законов, например − «Об электронном правительстве», «Об электронном документе». Также необходимо распространение электронного документооборота в различных других сферах общества, что обеспечит создание единого информационного пространства в РФ, развития принципов информационного общества, совершенствования деятельности многочисленных структур общества.

Конечно, раскрыть все сферы применения электронного документа невозможно. Наибольшее распространение он нашел в государственной, банковской и налоговой деятельности. Но помимо этого, электронный документооборот становится важной составляющей и в образовании, медицине, науке и т. п., а главное составляющей ведения успешного бизнеса в организациях разных форм деятельности. Электронные документы постепенно становятся элементом хозяйственной деятельности многих организаций. Это обусловлено,прежде всего, спецификой носителя, а также характерными особенностями создания, передачи, хранения, размещения, обработки, использования, изменения электронной информации.

Внедрение электронного документооборота требует учитывать, где его использование запрещено, какие документы должны обязательно быть представленными в бумажном подлиннике, какие же эффективнее создавать в электронном виде.

Так, в кадровом делопроизводстве полный переход к системе электронного документооборота невозможен, так как если кадровый документ должен содержать личную подпись работника, необходимо его оформление в бумажном виде для должного обеспечения правовых взаимоотношений работника и работодателя. Кроме того, строго регламентировано ведение трудовых книжек. Этот и ряд других кадровых документов могут оформляться, заполняться и храниться исключительно в бумажной форме. При этом, ведение личных дел, к примеру, давно уже разделяется на оформление и хранение соответствующей информации в компьютерной базе данных и хранение личных дел работников в бумажном виде. Создание электронного архива связано с соблюдением ряда значимых условий: обеспечить целостность документов, аутентичность (подлинность) документов, доступность документов, т. е. должна сохраняться во времени возможность ознакомления с текстом документа. Тут необходимо помнить о развитии технологий и форматов файлов. Поэтому документы длительного хранения требуют наличия бумажного подлинника, у которого отсутствует вышеперечисленные проблемы (остается только трудность в обеспечении физической сохранности и наличия площадей хранения).

Электронные документы могут иметь различные носители информации, к которым они строго не привязаны (как с бумагой), существует возможность переноса информации с одного носителя на другой. Это создает следующий аспект их использования − они не могут быть восприняты в физическом виде, для восприятия таких документов требуется специальные средства (технические и программные).

Внедрение СЭД создает прямой эффект, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД. Прямой эффект достигается на разных стадиях. Это, прежде всего, регистрация документов в электронном виде, когда информация о документе заносится в регистрационно-контрольную форму в автоматизированной системе документационного обеспечения управления (ДОУ), либо иные учетные формы с использованием электронных текстовых и табличных редакторов (Word, Excel и т. д.). Ведение учетных и регистрационных форм в электронном виде удобно для работы, уменьшает время заполнения таких форм, в отличие от бумажных журналов или карточек; возможно автообновление, наличие унифицированных шаблонов.

Достоинствами электронных записей являются возможности автоматической самоактуализации, а также использования готовых шаблонов, что безусловно уменьшает временные затраты на внесение регистрационных сведений. Поиск информации тоже осуществляется быстрее и оперативнее (5–10 % экономии рабочего времени) засчет возможностей поиска по ключевым словам в базах данных компьютера. При создании проекта документа удобнее и практичнее пользоваться электронными технологиями (общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5 % от их полного рабочего времени) благодаря возможностям простоты внесения в них изменений благодаря функции интерактивности, которая дает возможность вмешиваться в текст и структуру, производить по своему усмотрению перекомпоновку материала и делать добавления аудиальной, медиальной и прочих видов информации.

Подготовка и оформление проектов документов в настоящее время в некоторых организациях работа проходит традиционным способом, но документ в электронной форме создается с меньшим количеством грамматических, орфографических, стилевых и прочих ошибок благодаря использованию компьютерных шаблонов. Также в проект документа могут вноситься своевременно изменения, исправления, информация о которых в конечном варианте не будет отражена. Электронный документ можно использовать для создания других документов.

Многие документы можно после их принятия можно не переносить в бумажную форму, сохраняя их в первоначальном состоянии, закрепляя их юридическую силу путем применения электронной подписи . Безусловно, это документы, не требующие удостоверения, наличия бумажного бланка с оттиском печати. Электронная подпись имеет преимущества по сравнению с собственноручной. Ее использование позволяет осуществлять контроль целостности документа, защищает его от изменения, подтверждает автора документа. Подпись может удостоверять как отдельный документ, так и сразу несколько. Кроме криптографической части, электронная подпись обязательно содержит минимальную информацию о подписавшем и некоторую техническую информацию. Для прикладного использования, электронная подпись может содержать дату и время подписания, сведения для дополнительных механизмов проверки подписи, расширенную информацию о подписавшем, его полномочия и отношение к подписываемым данным, комментарии, файлы, графическое изображение собственноручной подписи и другие, функционально востребованные, данные. С использованием электронной подписи связаны определенные сложности. Это обязательность наличия соответствующего программно-технического обеспечения, временная ограниченность использования, дороговизна. Также она независима от конкретного пользователя, поэтому, если ей завладеет посторонний, то отличить созданные им документы будет очень сложно, они будут идентичны.

Одним из этапов жизненного цикла документа является его согласование, когда документ уходит от автора, и до вступления его в законную силу с ним знакомятся, высказывают свое мнение и спорят другие заинтересованные стороны. Наибольшее количество людей работают с документами на стадии их согласования. Согласование документа в электронном виде значительно сокращает сроки согласования (10–30 % экономии рабочего времени), особенно если согласующие лица находятся в территориально удаленных офисах засчет возможности удаленного доступа работы над документом. Согласующие получают оперативный доступ к документу и к замечаниям, сформированным в процессе согласования. Использование электронного согласования позволяет:

 сократить сроки согласования;

 снизить затраты на распечатку и ксерокопирование документов и приложений;

 облегчить работу с версиями документов;

 обеспечить прозрачность процедуры согласования.

Получило распространение создание копий документов в электронном виде. Копии создаются путем имиджинга, т. е. процессу получения аутентичных изображений бумажных документов. Имиджинг является начальным этапом любой системы ввода документов и связан с процедурой сканирования. Сканеры позволяют оцифровывать изображения, а также предоставляют ряд дополнительных возможностей, таких как выравнивание страниц, конвертирование с улучшением качества, удаление шумовых и фоновых элементов, улучшение качества передачи текста и т. д.

СЭД предоставляют и такие возможности, как создание электронного архива. Электронный архив − это программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий структурированное хранение документов в электронном виде и являющийся частью системы электронного документооборота на предприятии .

Его преимущества, по сравнению с бумажным архивом:

 удобный и быстрый поиск документов;

 мгновенная выборка документов по заданным параметрам;

 высвобождение офисных площадей от накопившихся документов;

 защита документов от безвозвратной утраты или повреждения;

 четкое разграничение доступа к документам;

 быстрая отправка копий документов;

 возможность одновременного обращения к документу любого количества уполномоченных пользователей.

Важной тенденцией является создание (в рамках СЭД или независимо от них) специальных хранилищ электронных оригиналов, обеспечивающих надежное хранение этих документов с учетом требований архивного дела. В то же время Росархивом начата работа по созданию в нашей стране федерального государственного архива электронных документов, который должен будет обеспечить централизованное хранение наиболее ценных электронных документов государства .

При хранении электронных документов нужно учитывать ряд аспектов. С одной стороны, такой документ не изнашивается, занимает меньше места, возможно хранение целого пакета документов благодаря большой информационной емкости его носителей. Из-за такого свойства, как добавление различных видов информации − мультимедийной, текстовой и пр., создаются и хранятся уникальные документы, которые невозможно хранить в бумажном виде. С другой, проблемы связаны с процедурами по обеспечению сохранности электронных документов.

Первый аспект обеспечения сохранности электронных документов — это соблюдение определенного температурно-влажностного режима, выбор соответствующих носителей (зависит от вида хранимых электронных документов и их совокупного объема, предполагаемого срока хранения документов и обеспечения к ним доступа, характера производства самих носителей и предполагаемых режимов их хранения, требований по обеспечению аутентичности документов) и хранение информации в нескольких экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях.

Второй аспект связан с возникающими проблемами быстрой смены и устаревания аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают.Такие технологические изменения нужно учитыватьпри организации долговременного хранения электронных документов. Желательно каждые 10–15 лет копировать документы на новейшие типы электронных носителей.

В долговременной перспективе возникают проблемы и воспроизведением электронных документов в понятной для человека виде, что зависит от применяемого программного обеспечения.

Существует несколько решений проблем, возникающих при долговременном хранении:

  1. Миграция — своевременный перевод баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами;
  2. Конвертирование электронного документа в стандартный или открытый формат в целях обеспечения независимости документа от программного обеспечения;
  3. Создание «музеев». Для обеспечения сохранности и доступности электронных документов и их воспроизведения на оригинальном оборудовании это оборудование необходимо сохранять и поддерживать в работоспособном состоянии, то есть создавать «музеи»;
  4. Эмуляция. Эта стратегия предполагает воспроизведение документов устаревших форматов при помощи программ-эмуляторов в новой компьютерной среде;
  5. Копирование. Стратегия создания копий электронных документов на бумаге или микропленке .

Каждый способ имеет свои сложности. К миграции прибегают для обеспечения доступа к важной архивной информации, которая постоянно используется в организации. Но миграция это сложный и дорогостоящий процесс. При конвертировании наибольшее распространение получили форматы SGML, XML, RTF. Конвертирование позволяет перевести документы в широко используемый многими пользователями, доступный для различных программ формат. Эта стратегия подвергается критике, так как при конвертировании существует риск потери данных, а форматы устаревают. Стратегия, рекомендующая создание «музеев» устаревшей техники и программного обеспечения для воспроизведения документов на оригинальном оборудовании, слишком дорогостоящая, к тому же не гарантирует, что это обеспечение в нужный момент в случае необходимости будет работать. Эмуляция неэффективна, так как направлена на сохранение системы, иногда и в ущерб документам, их подлинности. Копирование возможно только при использовании информации, не зависящей от программного обеспечения и с простой структурой. Некоторые виды документов просто не смогут храниться в каком-то другом виде, кроме как в электронном (например, веб-страницы).

Таким образом, электронные документы засчет своих преимуществ использования нашли применение в различных областях и сферах деятельности человека. Электронный документооборот увеличивает возможности применения документов, повышает эффективность функционирования любой организации. Поэтому расширение электронного взаимодействия является неотъемлемой частью создания информационного общества и развития государства, что нашло отражение в проведении соответствующей политики по внедрению «электронного правительства». Необходимо учитывать особые свойства электронного документа при различных стадиях его жизненного цикла. Это требует решения технологических, нормативно-правовых, организационных проблем.

Литература:

  1. Фионова, Л. Р. Предоставление государственных услуг в электронном виде / Л. Р. Фионова, М. А. Катышева, А. Н. Медведев // Делопроизводство. — 2012. — № 1.
  2. Алексеев, А. Об ЭП для начинающих /А. Алексеев// Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2013. — № 2.
  3. Журихин, Е. Электронный документооборот: возможности использования и внедрения /Е. Журихин//Управляем предприятием — 2012 — № 12.
  4. Баласанян, В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству / В. Э. Баласян// Современные технологии делопроизводства и документооборота. — 2011. — № 9.
  5. Ларин, М. В. Обеспечение сохранности электронных документов / М. В. Ларин//Управляем предприятием. — 2012. — № 08.

Источник: https://moluch.ru/archive/105/24731/

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *