Электронный билет РЖД для авансового отчета

Оплата через интернет товаров и слуг все больше входит в нашу повседневную жизнь. Никого сейчас не удивить онлайн-заказами пиццы или суши на дом, «заморских» дешевых товаров, оплатой по карте телефона и коммунальных услуг и т.д. Не остались в стороне и электронные билеты.

Теперь вовсе не обязательно ехать через весь город на вокзал и простаивать в духоте часовые очереди. Всего 5-10 минут времени, интернет, банковская карта – и билета на самолет или поезд у вас в кармане. Вернее – на электронной почте. Организации также с удовольствием пользуются новшествами, оплачивая билеты напрямую с расчетного счета.

Однако, несмотря на всю простоту подобных покупок, есть несколько правил, которые следует помнить бухгалтеру, занося электронный билет в авансовый отчет сотрудника, делая бухгалтерские проводки и принимая к вычету НДС. Что такое электронный билет, какие документы нужны для признания расходов и как грамотно составить авансовый отчет, мы обсудим в данной статье.

1. Что такое электронные билеты

2. В каком случае электронный билет подтверждает расходы

3. Что делать, если билет потерян

4. Можно ли учесть электронные билеты на иностранном языке

5. НДС в авиабилетах и в авансовом отчете

6. Электронный билет в авансовом отчете

7. Бухучет электронных билетов с примером

8. Учет билетов при покупке сотрудником

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему электронных билетов далее в статье.

1. Что такое электронные билеты

В первую очередь разберемся, что скрывается под понятием «электронный билет». Билет – это документ, удостоверяющий заключение договора перевозки (п.2 ст.786 ГК). Форму билета утверждается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами. Электронный билет существует в электронно-цифровой форме.

Формы электронных проездных документов утверждены:

  1. Для железнодорожного транспорта: приказ Минтранса России от 21.08.2012г. №322
  2. Для авиации: приказ Минтранса России от 08.11.2006г. №134

При покупке электронного билета, как железнодорожного, так и авиабилета, автоматизированная информационная система формирует выписку, которая выдается пассажиру или передается в электронном виде через интернет на электронную почту, если оплата совершена через интернет:

  • — для авиации эта выписка называется маршрут/квитанция;
  • — для железнодорожного транспорта — контрольный купон.

Маршрут-квитанция и контрольный купон содержат полную информацию о перевозке. В том числе информацию о маршруте, тарифе и итоговой стоимости перевозки, аналогично бумажному билету. Как выглядит маршрут/квитанция видно на рисунке ниже.

А вот так выглядит контрольный купон на железнодорожную перевозку.

Именно контрольный купон и маршрут/квитанцию в обиходе и называют «электронным билетом». По смыслу же контрольный купон и маршрут/квитанция представляет собой выписку из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте и в авиации. На самом деле – это только часть билета.
Маршрут/квитанция и контрольный купон являются документами строгой отчетности:

  • п. 2 Приказа Минтранса России №134 от 08 ноября 2006 г.
  • п. 2 Приказа Минтранса России N 322 от 21 августа 2012 г.

2. В каком случае электронный билет подтверждает расходы

Итак, электронный билет у вас есть. Теперь нужно определиться, можно ли на его основании признать расходы на поездку. Во-первых, расходы на поездку работника по служебным делам в целях расчета налога на прибыль учитываются в составе командировочных расходов – пп.12 п.1 ст.264 НК, и относятся они к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Во-вторых, не следует забывать, что требование п.1 ст.252 НК об экономической обоснованности и документальной подтвержденности никто не отменял.

Приобретение билета на железнодорожный или авиационный транспорт свидетельствует только о факте заключения договора между перевозчиком и пассажиром. Но договор – это только намерение, сам по себе он не подтверждает факт, что хозяйственная операция действительно произошла. Поэтому немудрено, что у бухгалтера появляется вопрос: какие документы должны быть в наличии, чтобы они подтверждали расходы на проезд?

Для бухгалтерского учета расходы подтверждают первичные документы, которые оформлены в соответствии с требованиями ст.9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В НК списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд, нет.

Руководствуясь последними разъяснениями чиновников, можно сделать вывод, что для признания расходов на проезд при покупке электронных билетов необходимо:

  1. Для авиаперевозки:
  • маршрут/квитанция (распечатка электронного документа на бумажном носителе) с указанием стоимости перелета – подтвердит расходы на приобретение билета;
  • посадочный талон, который выдается при регистрации на рейс – подтвердит перелет по маршруту, указанному в билете.

По данному вопросу разъяснения приведены в письмах Минфина:

Письма Минфина:

от 18.05.15г. №03-03-06/2/28296

от 06.04.2015г. №03-03-06/19229

от 29.01.2014г. №03-03-07/3271

от 14.01.2014г. №03-03-10/438 (направлено налоговым органам для руководства письмом ФНС от 5 февраля 2014 г. N ГД-4-3/1897)

2. Для железнодорожной перевозки:

  • контрольный купон.

Письмо Минфина от 25.08.2014г. №03-03-07/42273

3. Что делать если билет потерян

Бывает так, что по безалаберности или просто по случайности сотрудник потерял документы. С маршрут/квитанцией или контрольным купоном проще – их можно просто еще раз распечатать из файла, пришедшего после покупки на электронную почту. Что же делать с посадочным талоном?

В любом случае, не компенсировать сотруднику, если маршрут/квитанция или контрольный купон у него есть, расходы на проезд вы права не имеете. Но и обойтись без дополнительных документов не получится, если вы хотите учесть расходы при налогообложении.

В этом случае следует обратиться к перевозчику или его представителю и взять справку, в которой содержится информация, необходимая для подтверждения полета (письмо Минфина России от 18.05.2015г. №03-03-06/2/28296). Иначе учесть расходы не получится.

Если у вас нет ни посадочного талона, на справки, то в расходах стоимость перелета не учитывайте. Также при проверке ревизоры могут доначислить страховые взносы на стоимость билета. Однако доначисление взносов можно оспорить в суде: постановление ФАС Уральского округа от 17.06.2014г. №Ф09-3145/14.

Что касается НДФЛ, то чиновники считают, что при потере посадочного талона маршрут/квитанции достаточно, чтобы не удерживать НДФЛ (Письмо Минфина от 21.03.2011г. №03-04-06/6-49, от 06.03.2012г. №03-04-06/3-57). Почему для налога на прибыль данный вывод чиновников не работает, остается загадкой…

Для того чтобы сотрудники внимательнее относились к сохранности посадочного талона, во внутреннем локальном акте, посвященном командировкам, пропишите, что предоставление их для авансового отчета является обязательным.

Если сотрудник покупал железнодорожные билеты через терминал, потерял контрольный купон, но на руках имеет посадочный талон, в котором есть информация о поездке и ее стоимость, то такие расходы можно учесть (Письмо Минфина от 14.04.2014г. №03-03-07/16777)

Это все документы, которые потребуются для подтверждения расходов на проезд. Не обязательно требовать с работника кассовый чек или банковскую выписку. На их наличии Минфин перестал настаивать с конца 2013 года.

4. Можно ли учесть электронные билеты на иностранном языке

Электронные билеты могут быть оформлены и на иностранном языке. Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (приказ Минфина от 29.07.1998г. №34н) такие первичные документы должны иметь построчный перевод на русский язык. Значит ли это, что в этом случае можно учесть электронные билеты, только если переводить абсолютно все? Вовсе нет.

Посмотрим, что потребуется перевести:

  1. Реквизиты, которые необходимы для признания расходов по налогу на прибыль, т.е. обязательные реквизиты первичных учетных документов по ст.9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
  2. Реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС, согласно п.2 ст.169 НК (продавец, покупатель, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговая ставка и сумма налога).

Все остальное (например, правила перевозки багажа, условия применения тарифа) переводить не нужно: письма Минфина от 09.12.2015г. №03-07-14/71801, от 10.04.2013г. №03-07-11/11867, от 01.10.2013г. №03-07-15/40623, от 10.04.2013г. №03-07/11/11867, от 14.09.2009г. №03-03-05/170.

Кроме того, в письме от 09.12.2015г. №03-07-14/71801 Минфин указал, что сделать перевод могут не только профессиональные переводчики, но и сотрудники налогоплательщика, если это входит в их должностные обязанности. Это не помешает учесть электронные билеты и включить их стоимость в расходы.

5. НДС в авиабилетах и в авансовом отчете

Как уже было сказано выше, маршрут/квитанция и контрольный купон являются документами строгой отчетности. Поэтому они при распечатке на бумаге соответствуют всем условиям для принятия к вычету входящего в их стоимость НДС. Но есть одно очень важное условие — сумма налога должна быть выделена в этих документах отдельной строкой, т.е. должна быть обозначена конкретная сумма налога.

Последние разъяснения по этому вопросу приведены в письмах Минфина от 30.01.2015г. №03-07-11/3522, от 14.10.2015г. №03-07-14/58804, от 30.07.14г. №03-07-11/37594.

По мнению контролеров, если в оформленных электронных билетах сумма НДС отдельной строкой не выделена, то принять его к вычету не получится. И тогда вся стоимость билета вместе с НДС включается в состав прочих расходов согласно пп.12 п.1 ст.264 НК (письмо Минфина от 10.01.2013г. №03-07-11/01).

Принять к вычету данный НДС можно только в том налоговом периоде, когда утвержден авансовый отчет, на основании которого они включены в расходы (п.7 ст.171 НК). Несмотря на то, что поездка фактически могла быть совершена в предыдущем налоговом периоде. И переносить такой вычет на следующие периоды нельзя.

Однако и в том случае, когда НДС отдельной строкой не выделен, в суде есть шанс отстоять право на вычет, например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.12г. №А19-5831/2012.

Для получения вычета билет нужно зарегистрировать в книге покупок на дату утверждения авансового отчета. В графе дата и номер счета-фактуры записывается номер билета и дата его оформления. Эта дата может относиться и к прошлому налоговому периоду.

В графе 2 книги покупок ставят код для вычетов по этим операциям – 23 (письмо ФНС от 22.01.15г. №ГД-4-3/794).

Если в маршрут/квитанции и контрольном купоне не указан ИНН и КПП перевозчика, то при заполнении графы 10 книги покупок ставится прочерк (письмо Минфина от 28.05.2015г. г. №03-07-11/30876, письмо ФНС от 18.08.15г. №ГД-4-3/14544).

Сложности с вычетами входного налога также могут случиться, если ваша компания приобретает билеты через посредника. Дело в том, что агенты при этом нередко выписывают счет-фактуру на стоимость билетов и указывают в нем сумму НДС.

Это неправильно. Ведь посредник в данном случае не должен составлять счет-фактуру на услуги по транспортировке. Об этом читайте письма Минфина России от 12.10.2010г. №03-07-09/45, от 10.03.2009г. №03-07-09/06, от 16.05.2005г. №03-04-11/112, УФНС России по г. Москве от 31.08.2009 N 16-15/090448.1, от 10.01.2008 N 19-11/603. Поэтому вычет НДС возможен только на основании БСО, то есть проездного документа.

Так что если в проездном документе сумма НДС не выделена, принять налог к вычету не получится, даже если агент вам предоставил счет-фактуру. Если же в билете указана сумма НДС, зарегистрируйте в книге покупок именно этот документ, а не счет-фактуру посредника.

Теперь, после того как мы определились, в каком случае у организации есть право на вычет, мы посмотрим, как отразить НДС в авиабилетах в авансовом отчете.

6. Отражаем электронный билет в авансовом отчете

Итак, мы с вами определили, какие документы должны быть для признания расходов. Теперь пришло время составить авансовый отчет. Всю форму данного документа мы здесь разбирать не будем, посмотрим лишь особенности, которые нужно знать, отражая электронный билет в авансовом отчете.

Во-первых, если организация покупала билет за свой счет, а затем выдавала его сотруднику, то выданный билет будет отражен как аванс в блоке по авансам/перерасходам. Т.е. там будет и стоимость выданного билета вместе с НДС, и если еще выдавались денежные средства, то и они тоже.

Во-вторых, информация о билете, использованном для проезда, отражается на 2-ой странице авансового отчета. Там приводится дата и номер электронного билета, наименование расхода (в нашем случае это билет по конкретному маршруту) а также указывается суммы расходов.

7. Бухучет электронных билетов с примером

Отразив электронный билет в авансовом отчете, мы плавно переходим к составлению бухгалтерских проводок. Для этого рассмотрим отдельно ситуации, когда билеты для сотрудника покупает сама организация, и когда их покупает работник предприятия. От этого зависит бухучет электронных билетов, а именно проводки.

Если организация приобретает билеты за безналичный расчет, то приходует их до выдачи сотруднику на счете 50.3 «Денежные документы», несмотря на то, что они электронные. Данные об электронном билете заносятся в Журнал учета денежных документов.

На этом счете учитывается вся сумма, включая НДС, т.к. принимать НДС по авиабилетам к вычету до составления авансового отчета неправомерно. При получении билета от перевозчика и выдаче его сотруднику списать его стоимость в расходы сразу нельзя, т.к. работник еще не использовал билет и не ездил в командировку.

Пример

Сотрудник ООО «Чайка» Воробьев В.В. направлен из Москвы в командировку в г. Новосибирск. Для сотрудника за безналичный расчет приобретен через посредника электронный билет на самолет по маршруту Москва-Новосибирск, стоимость 8250 руб., в т.ч. НДС 750 руб. Также уплачен сервисный сбор в сумме 590 руб., в т.ч. НДС 90 руб.

Дебет 50-3 – Кредит 60 – на сумму 8250 руб. – оприходован билет

Дебет 26 – Кредит 60 – на сумму 500 руб. – отражен сервисный сбор

Дебет 19 – Кредит 60 – на сумму 90 руб. – учтен НДС по сервисному сбору

Дебет 68 – Кредит 19 — на сумму 90 руб. – НДС по сервисному сбору принят к вычету

Затем билет выдан сотруднику:

Дебет 71 – Кредит 50-3 — на сумму 8250 руб.

После возвращения из командировки работник составил авансовый отчет, приложив к нему маршрут/квитанцию и посадочный талон (предполагаем, что НДС в электронном билете выделен отдельной строкой):

Дебет 26 – Кредит 71 – на сумму 7500 руб. – списаны расходы на билет

Дебет 19 – Кредит 71 – на сумму 750 руб. – выделен НДС со стоимости билета

Дебет 68 – Кредит 19 — на сумму 750 руб. – НДС по билету принят к вычету

8. Учет билетов при покупке сотрудником

Если сотрудник приобретает электронные билеты самостоятельно, то бухучет электронных билетов будет похож, т.к. фактически остаются только проводки, связанные с авансовым отчетом. Да, и не забудьте выдать аванс сотруднику перед командировкой. Он не обязан отправляться в поездку за свой счет!

Пример (продолжение)

Предположим, что обратный билет по маршруту Новосибирск-Москва сотрудник ООО «Чайка» Воробьев В.В. приобретает самостоятельно. Для этих целей ему перед поездкой выдан аванс из кассы в сумме 11 000 руб.

Дебет 71 – Кредит 50 – на сумму 11 000 руб. – выдан аванс на командировочные расходы

К составленному авансовому отчету работник приложил маршрут/квитанцию и посадочный талон. Стоимость билета составила 7920 руб., в т.ч. НДС 720 руб.

Дебет 26 – Кредит 71 – на сумму 7200 руб. – списаны расходы на билет

Дебет 19 – Кредит 71 – на сумму 720 руб. – выделен НДС со стоимости билета

Дебет 68 – Кредит 19 — на сумму 720 руб. – НДС по билету принят к вычету

Суточные по командировке за 3 дня составили 2100 руб., а остаток аванса сотрудник возвращает в кассу организации:

Дебет 26 — Кредит 71 – на сумму 2100 руб. – начислены суточные

Дебет 50 – Кредит 71 — на сумму 980 руб. – внесен неизрасходованный остаток в кассу организации.

Как сформировать авансовый отчет с авиабилетом в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке:

>Командировка: как правильно учесть электронный билет

Командировка: как правильно учесть электронный билет

Одной из существенных статей затрат в командировке можно считать проезд работника. Очень часто билеты на самолет или поезд покупаются через интернет. Как учитывать электронные билеты, какими проводками оформить их приобретение, что делать при утере проездных документов — расскажет эксперт Норматива.

Билет по сути выполняет функцию договора перевозки между пассажиром и перевозчиком (п. 2 ст. 786 ГК РФ). Это относится как к бумажному, так и к электронному документу.

Система электронной продажи билетов есть у авиакомпаний и РЖД. Указанные перевозчики обязаны оформлять электронные билеты по формам, утвержденным Минтрансом РФ (приказы от 21.08.2012 № 322 и 08.11.2006 № 134).

Если командированный работник приобретет авиабилет через интернет, ему на e-mail придет маршрутная квитанция. Решив ехать на поезде, сотрудник получит электронный контрольный купон. Оба документа включают подробные детали поездки и относятся к бланкам строгой отчетности.

Бухгалтерский и налоговый учет электронных билетов

В бухгалтерском учете затраты на проезд можно списать, опираясь на первичные документы ( ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Электронные билеты можно считать первичкой, так как они содержат все нужные реквизиты.

Контрольный купон билета РЖД подтверждает затраты и дает законное основание списать их на соответствующие счета учета (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-03-07/42273).

Чтобы принять расходы по авиаперелету, помимо маршрутной квитанции, потребуется посадочный талон на самолет, который выдается командированному работнику при регистрации на рейс. Именно посадочный талон свидетельствует о том, что полет состоялся (письма Минфина от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, от 06.04.2015 № 03-03-06/19229, от 29.01.2014 № 03-03-07/3271).

В налоговом учете затраты на проезд также списываются на основании электронных билетов и приложений к ним (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Бухгалтерские проводки

Учет электронных билетов на бухгалтерских счетах зависит от способа их приобретения. Купить билеты может сама организация либо ее сотрудник на подотчетные деньги.

В небольших компаниях обязанность по приобретению билетов чаще всего ложится на плечи подотчетного лица. Тогда электронные билеты прилагаются к авансовому отчету. Стоимость билета сразу списывается на расходы.

Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 — списана стоимость билета.

Если в билете самостоятельной строчкой выделен НДС, дополнительно нужно сделать проводки:

Дебет 19 Кредит 71 — начислен НДС со стоимости билета;

Дебет 68 Кредит 19 — налог принят к вычету.

Если электронные билеты покупает организация, то их нужно учитывать как денежные документы на счете 50-3. Билеты приходуются в кассу предприятия общей суммой без выделения НДС. Если перевозчик берет дополнительную плату за оформление билетов, затраты можно списать на основании выданной квитанции.

Дебет 50-3 Кредит 60 (76) — поступил билет в кассу предприятия;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 60 (76) — отражен сбор за оформление билета;

Дебет 19 Кредит 60 (76) — отражен НДС по сбору;

Дебет 68 Кредит 19 — НДС принят к вычету;

Дебет 71 Кредит 50-3 — из кассы подотчетному лицу выдан билет;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 — списана стоимость билета в момент утверждения авансового отчета.

Когда можно принять НДС к вычету

Распечатанные электронные билеты — это документы строгой отчетности, которые позволяют взять НДС к зачету на законных основаниях. Важно отметить, что налог должен быть прописан в отдельной строке (п. 18 Правил ведения книги покупок, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). На этом неоднократно акцентировал свое внимание Минфин РФ в письмах от 26.02.2016 № 03-07-11/11033, от 30.01.2015 № 03-07-11/3522, от 14.10.2015 № 03-07-14/58804, от 30.07.2014 № 03-07-11/37594.

Если в билете НДС заложен в общую стоимость (о чем говорит соответствующая запись), налог к вычету брать опасно. В этом случае контролеры могут снять заявленный вычет, ссылаясь на то, что НДС нужно указывать отдельной строкой. Однако эту претензию можно оспорить в судебном порядке. Суды считают подобные требования необоснованными, так как в п. 6 ст. 168 НК РФ прописано, что при розничной торговле НДС отдельно не указывают (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.2012 № А19-5831/2012).

Электронные билеты следует занести в книгу покупок в момент утверждения авансового отчета руководителем. Дата билета и дата авансового отчета могут относиться к разным налоговым периодам. Если работник улетел в командировку в июне, а вернулся обратно в августе, авансовый отчет будет датирован августом. Соответственно НДС можно заявить к вычету начиная с III квартала.

Нюансы заполнения книги покупок

Билеты заносятся в книгу покупок по принципу регистрации в ней счетов-фактур. Но есть несколько особенностей:

  • в графе 2 ставится код 23;
  • в графе 3 фиксируется дата оформления и номер билета;
  • графа 10 прочеркивается (письмо Минфина РФот 28.05.2015 № 03-07-11/30876, письмо ФНС от 18.08.2015 № ГД-4-3/14544).

Нередко проездные билеты приобретаются через посредников (турфирмы, агентства и т. п.). Агенты не вправе выдавать счета-фактуры на транспортные услуги, но иногда они об этом забывают. Если компания получила вместе с билетом счет-фактуру от имени агента, в книге покупок нужно регистрировать электронный билет. Именно билет с выделенной суммой НДС дает налогоплательщику право на вычет (письма Минфина РФ от 10.01.2013 № 03-07-11/01, от 12.10.2010 № 03-07-09/45).

Как списать расходы на проезд при утере билета

Если сотрудник потеряет электронный билет, проблем не возникнет — ведь его можно заново распечатать. Сложнее дело обстоит с посадочным талоном — его продублировать не получится.

Чтобы принять расходы на перелет без посадочного талона, компания должна запросить у перевозчика справку, которая подтвердит поездку (письма Минфина РФ от 07.06.2013 № 03-03-07/21187,от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, письмо УФНС России по г. Москве от 07.08.2012 № 16-15/071659@).

Что делать, если билет на иностранном языке

При загранкомандировках электронные билеты могут быть оформлены на иностранном языке. Учесть стоимость такого билета можно, если сделать перевод его содержания на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ).

Перевод можно доверить штатному бухгалтеру либо специализированной компании (письмо Минфина РФ от 09.12.2015 № 03-07-14/71801). Важно перевести лишь обязательные реквизиты, которые подтвердят расходы: Ф.И.О. пассажира, направление и номер рейса, день вылета, стоимость билета (письмо Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168).

Чтобы взять к вычету НДС, нужно перевести реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС (п. 5 ст. 169 НК РФ). То есть достаточно перевести на русский язык наименование авиакомпании, Ф.И.О. пассажира, наименование услуги, стоимость, налоговую ставку и сумму НДС. Остальную информацию переводить не нужно (письма Минфина от 09.12.2015 № 03-07-14/71801, от 10.04.2013 № 03-07-11/11867).

ФНС в своем письме от 26.04.2010 № ШС-37-3/656@ представила расшифровку основных английских обозначений, используемых в билетах. Поэтому можно не искать перевод в словарях, а воспользоваться пояснениями Налоговой службы.

Вам также могут пригодиться подробные примеры с проводками по учету командировок

Эксперт сервиса Норматив

Е. А. Рогачева

Учитываем покупку билетов для сотрудников (Мисникович Л.)

Приобретение билетов для своих сотрудников — как самостоятельно, так с использованием специальных агентств-посредников, для многих компаний дело привычное. Посмотрим, на что бухгалтерам стоит обращать внимание при покупке и учете билетов.
Расходы на производственную деятельность компании
Начнем с того, что Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) прямо предусматривает обязанность работодателя компенсировать работнику расходы по проезду, связанные со служебной командировкой, разъездным характером работы, при переезде в другую местность (ст. ст. 168, 168.1, 169 ТК РФ).
Также лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года (или чаще, если это установлено коллективным договором или локальным актом организации) за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно (ст. 325 ТК РФ, Письмо Минфина России от 08.11.2010 N 03-03-06/1/697).
Причем данные расходы организация может учесть при исчислении налога на прибыль, но только если они документально подтверждены, экономически обоснованны и носили производственный характер (были связаны с деятельностью, направленной на получение компанией дохода). Эти условия прямо указаны в ст. 252 НК РФ.
Поэтому, чтобы при исчислении налога на прибыль можно было учесть затраты по приобретаемым билетам для сотрудников, необходимо выполнение одного из следующих условий:
— поездка носит служебный (производственный) характер
— либо обязанность работодателя компенсировать данные расходы работнику была предусмотрена трудовым (коллективным) договором.
К сведению. Иногда по просьбе руководства компания заказывает и приобретает билеты для личных поездок сотрудников (например, при направлении руководителя и членов его семьи в отпуск). Расходы на подобные билеты компания не может учесть при исчислении НДС или налога на прибыль (если только обязанность по оплате такого проезда не установлена ТК РФ или локальными нормативными актами компании), поскольку данные затраты не связаны с деятельностью компании, направленной на получение дохода.
Работник остался в отпуске в месте командировки/уехал туда ранее
Если работник остался в месте командировки для проведения ежегодного отпуска, стоимость обратного билета включать в расходы компании рискованно.
На практике такие ситуации встречаются нередко. В данном случае спорным является вопрос экономической обоснованности и возможности отражения в расходах стоимости обратного билета. В прошлом году Минфин России в Письме от 08.11.2013 N 03-03-06/1/47813 указал на невозможность учета данных расходов при исчислении налога на прибыль, поскольку в подобном случае дата окончания командировки и дата обратного билета не совпадают и организация фактически оплачивает возвращение работника из места отпуска, а не из служебной командировки.
При этом контролирующие органы настаивают, что если сотрудник остался в отпуске в месте командировки, то возникает объект налогообложения по НДФЛ в виде оплаты стоимости билета, включая сумму НДС. Дело в том, что в данном случае контролирующие органы прослеживают экономическую выгоду в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы (п. 1 и пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, Письма Минфина России от 12.09.2013 N 03-04-08/37693, от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456, от 10.08.2012 N 03-04-06/6-234, от 07.08.2012 N 03-04-06/6-221, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-329 и пр.).
При этом если сотрудник остался в месте командировки на непродолжительное время (на выходные или нерабочие праздничные дни), облагать НДФЛ оплату его проезда, по мнению налоговых органов, не требуется, поскольку у работника согласно п. 3 ст. 217 НК РФ натуральный доход не образуется.
Аналогичной позиции придерживается финансовое ведомство в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.
Вместе с тем ранее контролирующие органы придерживались иной позиции, согласно которой затраты на оплату проезда работника к месту работы после отпуска, проведенного в месте командировки, считаются оплатой проезда из места командировки. Так, Минфин России в Письмах от 26.08.2013 N 03-03-06/1/34815, от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456 (п. 1), от 20.09.2011 N 03-03-06/1/558 отмечал, что вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного документа для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций.
Однако в этом случае бухгалтеру необходимо проконтролировать соблюдение следующих условий:
— дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет;
— задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.
Соответственно, можно сделать вывод, что если задержка выезда работника из места командировки происходит с разрешения руководителя, то облагать НДФЛ стоимость обратного билета в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ нет необходимости, поскольку в данной ситуации контролирующие органы признают оплату обратного билета оплатой проезда из места командировки. Однако полностью исключить риск возникновения претензий со стороны налоговых органов в таком случае нельзя.
Отметим: суды, вставая на сторону компаний, указывают, что ТК РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749) предусмотрена только обязанность работодателя возместить командированному сотруднику затраты на проезд. При этом в НК РФ не содержится требования об обложении НДФЛ стоимости проезда работника в случае несовпадения дат в приказе о направлении в командировку (командировочном удостоверении) и билете (Постановление ФАС Уральского округа от 19.06.2007 N Ф09-3838/07-С2).
Электронные билеты
Большинство компаний для приобретения билетов использует Интернет. В связи с этим возникают вопросы: какими документами подтверждать покупку билета и что предъявлять в бухгалтерию? Финансовое ведомство пояснило, что распечатка электронного билета и посадочный талон в этом случае выступают оправдательными документами.
Документальным подтверждением осуществленных расходов при покупке электронных авиа- и железнодорожных билетов могут служить:
— распечатка электронного документа (билета) на бумажном носителе (маршрут-квитанция) и посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту;
— контрольный купон электронного железнодорожного билета (Приказ Минтранса России от 08.11.2006 N 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации», п. 2 Приказа Министерства транспорта Российской Федерации от 21.08.2012 N 322 «Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте»).
При этом дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется.
Данной позиции придерживаются контролирующие органы в своих многочисленных письмах (Письма Минфина России от 04.02.2014 N 03-03-06/1/4391, от 29.01.2014 N 03-03-07/3271, от 14.01.2014 N 03-03-10/438 (направлено для сведения и использования в работе Письмом ФНС России от 05.02.2014 N ГД-4-3/1897), от 29.08.2013 N 03-03-07/35554, от 07.06.2013 N 03-03-07/21188).
Вместе с тем при покупке билетов бухгалтеру следует обратить внимание на обязательные реквизиты электронных пассажирских билетов. Их перечень установлен пп. 2 п. 1 Приложения к Приказу Минтранса России от 08.11.2006 N 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации».
В частности, там должны содержаться:
— сведения о пассажире (для внутренних перевозок — фамилия, имя, отчество, наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность; для международных перевозок — фамилия, другие сведения в соответствии с международными нормами);
— наименование и (или) код перевозчика;
— номер рейса;
— дата отправления рейса;
— время отправления рейса;
— наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения для каждого рейса;
— тариф;
— эквивалент тарифа (если применяется);
— итоговая стоимость перевозки;
— форма оплаты;
— сборы (если применяются);
— наименование и (или) код класса бронирования;
— код статуса бронирования;
— дата оформления;
— наименование агентства/перевозчика, оформившего билет;
— норма бесплатного провоза багажа (по усмотрению);
— уникальный номер электронного билета.
Финансовое ведомство обращает внимание, что маршрут-квитанция, которая не содержит хотя бы одного необходимого реквизита (например, даты оформления), не может являться основанием для признания расходов (Письмо от 26.09.2012 N 03-07-11/398).
А как быть с повышенными расходами на дорогостоящие билеты для топ-менеджеров компаний? Стоит отметить, что контролирующие органы не против включения в состав командировочных расходов затрат на билеты бизнес-класса и в вагонах повышенной комфортности при наличии соответствующих проездных билетов. Однако следует проверить, установлен ли соответствующий размер возмещения стоимости проезда коллективным договором или приказом по организации (Письма Минфина России от 24.07.2008 N 03-03-06/2/93, от 21.04.2006 N 03-03-04/2/114).
К сведению. Финансисты и суды разрешают учесть в расходах организации стоимость фрахта воздушного судна (Письмо от 07.06.2007 N 03-03-06/1/365, Постановление ФАС Московского округа от 19.11.2009 N КА-А40/12077-09). Основанием служит тот факт, что НК РФ не ограничивает размер затрат на проезд работников к месту командировки и обратно.
Порядок учета расходов по приобретенным билетам
По общим правилам НДС по приобретаемым самостоятельно или через агентство билетам можно принять к вычету, если билеты приняты к учету, приобретены для использования в облагаемой НДС деятельности, а также при наличии БСО с выделенной суммой НДС (п. 1 ст. 172, п. 2 ст. 171 НК РФ, Письма Минфина России от 10.01.2013 N 03-07-11/01, от 21.09.2012 N 03-07-11/393).
При этом для возможности принятия сумм НДС, уплаченных по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, необходимо также, чтобы компания могла принять эти расходы на проезд при исчислении налога на прибыль (п. 7 ст. 171 НК РФ). То есть если сумма расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно не учитывается при исчислении налога на прибыль организаций, то сумма НДС вычету не подлежит (Письмо Минфина России от 26.09.2012 N 03-07-11/398).
Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно учитываются в составе прочих расходов на дату утверждения авансового отчета при наличии оправдательных документов (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Таким образом, вычет по НДС применяется в периоде утверждения авансового отчета работника, что является подтверждением того, что билет был использован работником, и основанием для учета расходов на проезд по налогу на прибыль (а соответственно, и для возможности принятия НДС к вычету) (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
При приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно для регистрации билета в книге покупок необходимо, чтобы сумма НДС в билете была выделена отдельной строкой и включена в отчет о служебной командировке, который утверждается после возвращения сотрудника из командировки (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (далее — Постановление N 1137), Письма Минфина России от 28.03.2013 N 03-07-11/9920, от 10.01.2013 N 03-07-11/01, от 21.09.2012 N 03-07-11/393).
К тому же, как указано в Письме Минфина России от 10.01.2013 N 03-07-11/01:
— регистрация в книге покупок счетов-фактур, выставленных агентством, реализующим авиабилеты от имени транспортных компаний, нормами Постановления N 1137 не предусмотрена;
— в случаях, когда в билете сумма НДС отдельной строкой не выделена, вся сумма, указанная в билете, по мнению контролирующих органов, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Порой возникает необходимость возврата билетов по разным причинам (перенос дат командировки или отмена, задержка рейса, болезнь сотрудника и т.п.). В данном случае необходимо учесть, что если работник не воспользовался билетом (и организация осуществила возврат ранее приобретенного билета), то компания не может принять к вычету НДС, уплаченный со стоимости данного билета, а также не может учесть расходы при исчислении налога на прибыль.
Счета-фактуры от имени агентства
Агентство, реализующее билеты от имени перевозчика, обязано выставлять счета-фактуры при продаже билетов от имени перевозчиков только на сумму своих услуг по оформлению билетов.
Напомним, что нормами налогового законодательства предусмотрена обязанность продавца (включая комиссионера и агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг) от своего имени) выставлять счет-фактуру, на основании которого компания-покупатель товаров (работ, услуг) сможет принять к вычету сумму НДС (п. 3 ст. 168, п. 1 ст. 169 НК РФ).
Следовательно, агентства (агенты), реализующие билеты от имени перевозчика (принципала), а не от своего имени, выставлять счета-фактуры на стоимость самого билета не обязаны. Финансовое ведомство также придерживается этой позиции и указывает, что выставление счетов-фактур агентом, оказывающим услуги от имени принципала, нормами НК РФ не предусмотрено (Письмо Минфина России от 12.10.2010 N 03-07-09/45). При этом если авиакомпания выдаст работникам агентства (посредника) доверенность для оформления счетов-фактур, то выставление агентством счетов-фактур на стоимость билетов правомерно (п. 6 ст. 169 НК РФ, Письмо Минфина России от 27.02.2012 N 03-07-09/11).
В остальных случаях при отсутствии такой доверенности агентству необходимо выставить счет-фактуру только на стоимость своих услуг по оформлению билетов.
Налоговиками сделан вывод о том, что агентство (посредник) не вправе выставлять счета-фактуры при реализации билетов. При этом проездной документ (билет), в котором сумма налога выделена отдельной строкой, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, уплаченных по услугам по проезду к месту служебной командировки и обратно (пункты отправления и назначения которых находятся на территории РФ), без наличия счета-фактуры (Письма УФНС России по г. Москве от 31.08.2009 N 16-15/090448.1 и от 10.01.2008 N 19-11/603).
Соответственно, если возникнет необходимость возврата ранее приобретенных через агентство неиспользованных билетов (в связи с тем, что работник заболел, изменились даты командировки и др.), агентство также не обязано выставлять корректировочный счет-фактуру на стоимость возвращенных билетов, поскольку:
1) выставление счетов-фактур транспортными агентствами (посредниками), которые не являются продавцами, а осуществляют деятельность от их имени, при реализации или возврате билетов налоговым законодательством не предусмотрено;
2) в этом случае не происходит фактического уточнения объема товаров (оказанных услуг) или их стоимости, поскольку услуга по перевозке работника еще не была оказана (п. 3 ст. 168 НК РФ). В рассматриваемой ситуации возврат билетов — это отказ от услуги по проезду.
Агентство может выставить корректировочный счет-фактуру, только если изменится стоимость услуг агентства по оформлению (переоформлению) билетов.
НДС с сервисного сбора агентства
НДС в части сервисного сбора агентства можно принять к вычету на основании счета-фактуры сразу, не дожидаясь завершения командировки.
При приобретении билетов через агентство оно правомерно выставляет счета-фактуры на сумму оказанных им услуг (сервисного сбора). Сервисный сбор не входит в тариф на перевозку, так как является вознаграждением посреднику за его услуги. Соответственно, НДС в части сервисного сбора можно принять к вычету, не дожидаясь завершения командировки, поскольку свои услуги агентство уже оказало. В данном случае не применяются ограничения норм п. 7 ст. 171 НК РФ, так как сумму сбора можно учитывать в качестве прочих расходов на оплату услуг сторонних организаций на основании пп. 3 п. 1 ст. 264 НК РФ, а не в качестве расходов на командировки (Письмо УФНС России по г. Москве от 01.07.2010 N 16-15/069225@).
Счет-фактура в обычном порядке регистрируется в книге покупок. В соответствующих графах указываются суммы, касающиеся только сервисного сбора, с учетом норм п. п. 2 и 13 Правил ведения книги покупок (Приложение N 4 к Постановлению N 1137).
В случае изменения или аннуляции заказа можно говорить об изменении объема оказанных посредником услуг. То есть в данной ситуации правомерно составление корректировочного счета-фактуры на основании подписанного сторонами акта об изменении или аннуляции заказа согласно п. 3 ст. 168 НК РФ.
НДС, принятый ранее покупателем к вычету, в случае уменьшения количества (объема) товаров (работ, услуг) подлежит восстановлению (пп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ).
В налоговом периоде получения корректировочного счета-фактуры или первичных документов на изменение стоимости товаров (работ, услуг) разница между НДС со стоимости товаров до и после уменьшения стоимости отражается в книге продаж в сумме, ранее принятой к вычету (то есть с учетом установленной в периоде первоначального принятия к вычету пропорции при ведении облагаемых и не облагаемых НДС операций) (п. 4 ст. 170 НК РФ, п. 14 Правил ведения книги продаж, утвержденных Постановлением N 1137).
Причем бухгалтеру стоит помнить, что книга покупок за период изменения стоимости сервисного сбора или за период приобретения услуги по оформлению билетов не корректируется.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *