Электронные трудовые книжки законопроект

Трудовая книжка сегодня используется, как документ, подтверждающий стаж работы для определения пенсионных прав гражданина. Работники кадровых служб не всегда внимательно вносят в нее записи, часто допускают ошибки, которые приводят к необходимости уточнять или исключать эти сведения. Поэтому логичным становится переход на электронные трудовые книжки, которые будут храниться на защищаемых ресурсах и использоваться при обращении гражданином за установлением пенсии.

Когда начнут вводить электронные трудовые книжки?

Идея перевод в цифровой формат трудовых книжек, одобрена депутатами. Проекты изменений законодательства в этой сфере уже прошли первое чтение. Планируется, что у работодателей появится необходимость передавать ежемесячно сведения о трудовой деятельности своего работника в орган Пенсионного фонда РФ. И эти данные будут накапливаться по каждому конкретному человеку. Далее с 2021 года информацию об увольнении и приеме на работу должна будет передаваться в ПФР сразу после издания соответствующего приказа.

Начиная с 2020 года, будет происходить постепенный переход на цифровой формат. Первый этап пока не предполагает отказ от бумажного носителя. Процесс формирования в электронном виде будет запущен при одновременном ведении бумажных книжек.

Следует заметить, что отказ от бумажного документа для тех, кому он оформлен до наступления 2021 года, является добровольным. Если работник желает, чтобы все записи были продублированы в его книжке, то должен в письменной форме изложить свое желание в адрес работодателя. А он уже не вправе отказаться вести и хранить в бумажном варианте такую трудовую книжку.

Как будет выглядеть электронная трудовая книжка?

ЭТК (электронная трудовая книжка) будет храниться одновременно у работодателя и в системе персонифицированного учета ПФР. Информацию о своей трудовой деятельности может узнать любой гражданин, имеющий доступ в ЕСИА. В личном кабинете на официальном сайте ПФР такие сведения будут собираться и храниться наравне с накопленными пенсионными правами.

Перечень сведений, которые ЭТК будет содержать

Вся информация, которая в 2019 году содержится в трудовой книжке, будет перенесена в электронный файл. Исключение составят записи об образовании и поощрениях.

ЭТК будет содержать следующие сведения:

  • место работы — сведения о работодателе, у которого гражданин был официально трудоустроен;
  • период работы — даты начала и окончания трудовых отношений;
  • занимаемая должность — специальность, профессия;
  • сведения о квалификации работника;
  • даты приема, перевода на другую работу, увольнения в соответствии с приказами работодателя;
  • основания, по которым трудовой договор прекращен.

Преимущества трудовых книжек в электронном виде

Цифровой формат хранения сведений о трудовом пути гражданина имеет свои явные преимущества:

  • возможность гражданину быстро и удобно получить данные о своей трудовой жизни;
  • максимальное исключение ошибочных, недостоверных или не точных сведений, которые зачастую приводят к проблемам при назначении пенсии;
  • минимизация или полное исключение затрат работодателя на приобретение бумажных книжек, а также их ведение и хранение;
  • возможность со стороны гражданина контролировать полноту и правильность отражения информации о своей работе в ЭТК;
  • исключение бумажного документа при назначении пенсии, все сведения будут храниться на лицевом счете гражданина и это ускорит к ним доступ;
  • все полученные данные о деятельности граждан можно подвергнуть анализу со стороны работодателей и государственных органов;
  • открываются дополнительные возможности для трудоустройства дистанционно;
  • высокая степень защищенности данных и их сохранности.

Что станет с бумажными трудовыми книжками?

С 2020 года бумажный формат трудовых книжек останется в качестве варианта, дублирующего цифровые данные. В этот период на кадровые службы ложится большой объем работы, связанный с переносом сведений в электронный формат и одновременным ведением в старом формате БТК.

Трудовые книжки в привычном нам виде потеряют актуальность. Исключение составят лишь те, по которым граждане обратятся с заявлением к работодателю о продолжении ведения и хранения бумажной книжки. Остальным, кто до 2020 года не подадут заявление, выдадут на руки бумажные ТК, а информация будет храниться и накапливаться только в электронном виде.

С наступлением 2021 года трудовые книжки будут переведены на цифровой формат. Тем, кто будет трудоустраиваться впервые после 1 января 2021 года, бумажный вариант открываться больше не будет.

Где можно посмотреть данные, которые содержит электронная трудовая книжка?

Всю информацию, содержащуюся в ЭТК, гражданин сможет просмотреть:

  • в личном кабинете на официальном сайте Пенсионного фонда (pfrf.ru);
  • на портале Госуслуг (gosuslugi.ru).

Для входа потребуется иметь подтвержденную учетную запись ЕСИА.

Также гражданину доступны следующие способы получения информации из его ЭТК:

  • по запросу в территориальном органе ПФР;
  • в ходе обращения в ближайший МФЦ;
  • по письменному заявлению у работодателя по последнему месту работы (в период работы или при увольнении).

Планируется, что данные на лицевых счетах будут актуальными, поскольку работодателей обяжут представлять на своих сотрудников сведения по форме СЗИ-ТД ежемесячно. А информацию о приеме и увольнении — не позднее следующего дня за соответствующей датой.

Предполагается ввести меры административной ответственности в отношении должностных лиц, представивших недостоверную или искаженную информацию о трудовой деятельности работников, или не представивших ее в срок.

Закон об электронных трудовых книжках принят сегодня Госдумой. Вместе с ним принят и второй закон, об обязанности работодателей представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности работников.

Формирование электронных трудовых книжек россиян начнется с 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальные граждане в течение 2020 года смогут подать заявление работодателю в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

Сведения о трудовой деятельности будет собирать и хранить ПФР на индивидуальном лицевом счете гражданина. Там будет указываться:

1. место работы:

  • наименование страхователя, сведения об изменении наименования страхователя, основание изменения его наименования (реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя);
  • регистрационный номер страхователя.

2. сведения о выполняемой работе и периодах работы:

  • сведения о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя, в которое принят работник;
  • трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);
  • сведения о переводах на другую постоянную работу;
  • сведения об увольнении, основаниях и о причинах прекращения трудовых отношений;
  • реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

3. информация о подаче физлицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в бумажном или электронном виде

С 1 января 2020 года работодатели обязаны ежемесячно подавать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. Делать это надо будет только в случае, если есть о чем сообщать, т.е. если кто-то принимался на работу, переводился на другую должность или увольнялся. Срок предоставления сведений — 15 число.

С 2021 года работодателям станет еще хуже. Они обязаны будут сообщать о каждом событии не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

ПФР уже готовит две формы отчетности СЗВ-ТД (форма для предоставления сведений в ПФР о кадровых изменениях) и СЗВ-ТИ (форма для выдачи работнику). Никакого переходного периода для работодателей в законах не предусмотрено. Так что получается, что в начале 2020 года всем работодателям придется сдавать информацию о работниках в обязательном порядке.Редактор статьи:

Ирина Буданова

Консультант 1С Получить консультацию Актуальность статьи проверена:
02.12.2019

Не так давно появились будоражащие слухи о том, что с нового года произойдет переход на электронные трудовые книжки, а трудовые книжки на бумажном носителе будут отменены. Эти слухи базируются на том, что Госдумой, действительно, были приняты три законопроекта о трудовых книжках в электронном виде.

  1. № 748684-7 (об изменениях ТК РФ в части формирования данных о трудовой деятельности в электронном виде;
  2. № 748744-7 (об изменениях ФЗ «Об индивидуальном/персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
  3. № 748758-7 (об изменениях КоАП в части назначения административной ответственности за нарушение работодателем сроков предоставления данных о трудовой деятельности либо за неполные и/или недостоверные данные).

Также в ближайшее время будет принят закон о переводе сведений о трудовом стаже граждан в электронную форму.

Когда будут введены электронные трудовые книжки (ЭКТ)?

Уже с 1 января 2020 года планируется добровольный переход граждан с бумажной на цифровую форму книжки, а молодые люди, у которых еще нет трудовой книжки, и вовсе не получат бумажный вариант. Это относится к тем, кто впервые придет на работу в 2021.

К 2027 году Минтруд предполагает перенести соответствующие данные по гражданам в базу Пенсионного фонда.

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Работающие граждане, желающие оставить свою прежнюю книжку в актуальном состоянии, в течение 2020 года обязательно должны написать соответствующее заявление на работе. Книжка будет сохранена в отделе кадров предприятия-работодателя, что приведет к тому, что кадровику придется делать двойную работу: вносить информацию и базу, а также вписывать ее «вручную» в бумажную версию. Оставшиеся граждане получат свои «аналоговые» трудовые на руки. По мнению автора, их лучше все же не выкидывать и оставить, «на память».

Какие сведения будет содержать электронная трудовая книжка?

Цифровой формат предполагает сохранение тех же сведений, которые содержались в аналоговом варианте:

  • Место/Периоды работы;
  • Должность (специальность/профессия);
  • Квалификация (разряд/класс/категория/уровень квалификации);
  • Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • Причины остановки трудового договора.

Но есть и отличие от бумажного варианта: новый формат не предполагает внесения данных о наградах сотрудников, хотя это должно быть отражено в трудовой согласно пункту 4 инструкции по заполнению трудовых книжек (Приложение N 1 к постановлению Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69).

Плюсы и минусы ЭТК

Плюсы ввода трудовых книжек в электронном виде очевидны:

  1. Электронную ТК невозможно потерять или испортить;
  2. Невозможно подделать указанные в базе данные;
  3. Отменяются затраты на ее приобретение;
  4. Невозможно допустить грамматическую ошибку при вводе, например, информации о наименовании предприятия;
  5. Доступ к информации через интернет или мобильный телефон станет проще и доступнее, не придется копировать и заверять данные о трудовом стаже, например, при оформлении пенсии (и других госуслуг);
  6. Если отдел кадров находится в другом городе, не придется отправлять туда ТК на хранение, то есть устроиться на работу станет проще;
  7. Увеличивается сохранность информации, защищенность сотрудника от недобросовестного работодателя.

К минусам следует отнести:

  1. Возможность утечки персональных данных. Однако ПФР с 1997 года хранит данные физлиц в аттестованной, как система для учета и обработки персональных данных высокого уровня, базе, надежность которой проверена временем;
  2. Увеличение объема отчетности;
  3. Необходимость повышения квалификации сотрудников кадровых служб. Председатель правления ПФР Антон Дроздов в интервью «Комсомольской правде» сообщил о проведении пилотного проекта с крупнейшими работодателями, «чтобы оценить, как готовы их кадровые службы и информационные системы Пенсионного фонда»;
  4. Необходимость приобретения соответствующего программного продукта;
  5. Отсутствие данных о наградах в новой цифровой версии (возможно, они будут сохраняться в отдельной базе данных);
  6. Сложности могут быть и у сотрудников, особенно у тех, кто не очень дружит с компьютерами. Но практика автора показывает, что даже те пользователи, которые очень боялись компьютера, прекрасно его освоили, когда возникла такая необходимость. Поэтому «нет в мире таких крепостей, которые не могли бы взять трудящиеся».

Как будет выглядеть ЭТК?

Цифровая книжка в общем случае представляет собой отчет по данным трудового стажа всех граждан РФ, хранящимся в Пенсионном фонде РФ. Для трудящихся этот отчет будет доступен в личном кабинет на сайте Пенсионного фонда России (pfrf.ru) и на сайте Портала государственных услуг (gosuslugi.ru). Также планируется создать приложение для просмотра данных на смартфоне.

Если гражданин захочет иметь данный из ЭТК в аналоговом виде, он должен будет принести заявку в отдел кадров последнего места работы, территориальный орган ПФР или МФЦ.

Как организации перейти на электронные трудовые книжки?

В первую очередь работники отделов кадров должны составить уведомление о переходе ТК в электронный вид для своих сотрудников и об их праве сохранить аналоговый вариант. Также неплохо было бы снабдить сотрудников «памяткой по электронным трудовым книжкам», чтобы избежать шквала звонков в отдел кадров. Такую памятку можно разослать по электронной почте вместе с «Уведомлением».

При необходимости придется изменить корпоративные нормативные акты, регламентирующие внутренние процессы компании, внести правки в соглашения и коллективные договоры, приобрести программное обеспечение для внедрения новых возможностей учета или составить инструкции по работе с существующим ПО.

Как заполнять ЭТК?

Заполнение ЭКТ будет выглядеть точно так же, как формирование любого отчета в ПФР. Если кадровый учет ведут в электронном виде в какой-либо программе, вывести его данные в виде отчета не должно составить большого труда.

В ПРФ нужно будет заполнить форму СЗВ-ТД. Вот как она будет выглядеть:

Рис.1 Форма СЗВ-ТД для предоставления информации в ПФР

При увольнении сотрудник может получить сведения о стаже для подачи на новое место работы по форме СЗИ-ТД как в виде распечатки, так и в электронном формате. Бумажную СЗИ-ТД нужно заверять подписью руководителя и печатью организации, а электронную – усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.

Примерная форма СЗИ-ТД показана на Рисунке 2:

Рис.2 Форма СЗИ-ТД для выдачи сотруднику по запросу

В какой программе можно будет вести электронные трудовые книжки (ЭТК)?

Работа с электронными трудовыми книжками предполагает наличие автоматизированной системы для учета кадровых данных сотрудников. Поэтому тем предприятиям, которые до сих пор ведут учет «на коленке», не избежать внедрения такой системы. При этом нужно поторопиться: сведения в первый раз нужно будет подавать не позднее 15 февраля 2020 года. Наша компания оказывает услуги по внедрению 1С:ЗУП с 2003 года и наработала огромный опыт в решении любых задач, касающихся автоматизации кадровых служб.

Возникает вопрос: какую использовать программу?

Существует множество решений этой проблемы, все зависит от объема информации и финансовых возможностей.

Рассмотрим некоторые наиболее известные решения, в которых можно будет составлять отчетность по ЭТК.

  • Программа «1С:Зарплата и управление персоналом» предоставляет полный спектр возможностей для подбора персонала (версия «КОРП»), ведения кадрового учета и расчета зарплаты. Возможности этой системы подробно описаны тут: https://wiseadvice-it.ru/o-kompanii/blog/articles/1s-zup-8-3-zarplata-i-upravlenie-personalom-obzor-vozmozhnostei/. Эта программа всенародно признана, большинство пользователей предпочитают работать именно с ней.*
  • Программа «Оазис» создана специально для передачи данных в ПФР. Если внести в нее данные, можно вывести отчеты не только для ПФР, но и в налоговую инспекцию по НДФЛ, а также в ФСС. Можно использовать для формирования отчетности. Данные можно выгрузить из другой программы или внести вручную. Она подходит для небольших фирм, так как служит только для отчетов, учет в ней вести невозможно.
  • Из названия программы «Босс-кадровик» видно, что эта система прежде всего предназначена для ведения подбора персонала (модуль HRM) и ведения кадрового учета. Как уверяет сайт, программа позволяет также рассчитывать заработную плату, но полноценной программой для решения всех задач кадровой службы она не является.

Хотелось бы отметить, что 1С:ЗУП имеет разные версии (Базовую, ПРОФ и КОРП), чтобы максимально соответствовать нуждам заказчиков. Если вы затрудняетесь с выбором подходящей именно вам программы, обратитесь к нашим специалистам за консультацией по ЗУП, мы поможем вам сделать правильный выбор.

Ведение электронных трудовых книжек в 1С ЗУП

Разработчики 1С уже трудятся над созданием доработки по формированию отчетности по ЭТК. Пока в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» этих доработок нет, но нужно понимать, что даже при наличие этого функционала, для корректного формирования данных необходим их корректный ввод, а также грамотная настройка 1С:ЗУП.

Алгоритм формирования данных должен выводить те же поля, которые используются для других отчетов по зарплате и кадрам, поэтому если предприятие вводит вовремя кадровые документы (приемы, увольнения, кадровые перемещения), то у него не должно возникнуть проблем с формированием отчетов по ЭТК.

Возможно, мы получим приятный бонус от ПФР в виде автозаполнения сведений о местах работы физического лица в течение последних 22 лет (с 1997 года, когда их начали фиксировать в ПФР). Эти данные в программе 1С используются для расчета различных видов стажа.

Но невозможно реализовать то, чего пока нет. Закон пока еще не принят, а какой он будет, покажет время.

Госдума приняла закон об электронных трудовых книжках

Сегодня, 3 декабря, в окончательном чтении приняты поправки в законы, которыми в кадровый документооборот вводятся электронные трудовые книжки.

Уже с 1 января 2020 года работающие россияне смогут сделать выбор, в каком виде работодатели будут вести их трудовые книжки – на бумаге или в электронном формате. Напомнить им об этом праве работодатели также должны будут письменно.

Уведомления всем сотрудникам нужно будет разослать до 30 июня 2020 года. На подготовку ответов работникам дан срок до 31 декабря 2020 года. Трудовые книжки тех работников, которые не известят работодателей о том, в каком виде следует вести документ, работодатели продолжат вести на бумаге, одновременно отправляя отчетность в ПФР.

Тем россиянам, которые впервые придут устраиваться на работу после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки оформлять не будут.

Читайте на сайте

  • Трудовая книжка: образец и правила заполнения

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *