Электронная трудовая книжка

Содержание

>Электронная трудовая книжка и новая отчетность в ПФР

Зачем нужна электронная трудовая книжка?

Переход на электронный формат трудовых книжек обусловлен стремлением создать единую базу данных, которая будет содержать сведения обо всей трудовой деятельности любого работающего россиянина. Это убережет данные от потери, сделает систему понятной и прозрачной, упростит доступ к сведениям самим работникам и работодателям.

Сейчас в первом чтении Госдума РФ приняла законопроект, в котором сказано, что с 1 января 2021 года работодатели больше не смогут оформлять привычные трудовые книжки для новых сотрудников. В бумажном варианте они сохранятся только у тех работников, кто подаст соответствующее заявление до конца 2020 года. Остальные получат документ на руки. Для всех работников без исключения кадровая служба должна будет вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и подавать их в Пенсионный фонд в виде отчета СЗВ-ТД.

Работники смогут получить информацию о своем трудовом пути через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг.

Работодатель будет принимать эту информацию от нового сотрудника в распечатанном виде или в виде электронного документа, заверенного цифровой подписью. Кадровая служба должна будет вносить данные в систему кадрового учета и пополнять их по мере развития трудовых отношений. В случае увольнения работодатель обязан будет выдать сотруднику документ, содержащий сведения о трудовом стаже.

Когда появится новая отчетность в ПФP?

В ближайшее время в Госдуме РФ второе и третье чтения должен пройти еще один законопроект, который дополнит ТК РФ статьей 66.1. Статья дает определение самому понятию «сведения о трудовой деятельности» и регулирует порядок сбора, учета и обмена сведениями между работодателем, работником и ПФР. В отчет должны будут войти сведения о работодателе, даты трудоустройства и увольнения, должность или вид выполняемых работ, данные о переводах и повышениях и пр.

Новый отчет СЗВ-ТД работодатели должны будут сдавать уже с 1 января 2020 года. Порядок сдачи как у СЗВ-М — до 15-го числа каждого месяца. Это значит, что с учетом выходных дней первый раз отчет нужно будет сдать до 17 февраля 2020 года.

В печатной форме передать отчет СЗВ-ТД смогут только организации с численностью до 25 человек, остальные должны сдавать его в xml-формате.

Готовьте отчетность в программе Контур.Персонал. Всегда только актуальные формы

Попробовать бесплатно

Как подготовиться работодателю?

Чтобы организация могла безболезненно перейти на систему ЭТК, надо до конца 2019 года предпринять несколько несложных действий:

  1. Обновить программное обеспечение для передачи сведений.
  2. Завести адрес корпоративной почты для отдела кадров или ответственного сотрудника.
  3. Провести аудит локальных нормативных актов, которые касаются трудовых книжек.
  4. Разработать форму уведомления о переходе на систему ЭТК.
  5. Разработать форму заявления для тех работников, кто хочет сохранить трудовую книжку в бумажном формате.

Работодатели должны осознавать, что «электронная трудовая книжка» — это условное понятие. Все данные о трудовой деятельности россиян будут храниться в информационной системе Пенсионного фонда в лицевом счете застрахованного. Поэтому устанавливать какое-то специализированное ПО не нужно, достаточно учетной программы, в которой вы привыкли вести кадровый учет. Конечно, при условии, что разработчик в ближайшем пакете обновлений предоставит формы необходимых документов.

В программе Контур.Персонал сервис-пак с бланком уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде появится уже в декабре. Это будет печатная форма к карточке сотрудника.

Пример уведомления

С отчетом СЗВ-ТД пользователи Контур.Персонала также смогут ознакомиться заранее. В сервис-паке будет печатная форма и xml-формат отчета. Обратите внимание: загрузить сервис-пак можно будет только в версии 1.25 и 1.26. О выходе обновления до версии 1.26 мы сообщим дополнительно.

Предварительная форма отчета СЗВ-ТД

В поле 7 проставляется код кадрового события, которое произошло с сотрудником в отчетный период:

  • 1 — прием на работу;
  • 2 — перевод;
  • 3 — увольнение;
  • 4 — переименование работодателя;
  • 5 — служба в армии;
  • 6 — получение образования;
  • 7 — обучение во время работы (курсы повышения квалификации, переквалификации и подготовки кадров);
  • 8 — награждение;
  • 9 — установление второй и последующих профессий или разряда;
  • 10 — исключение из непрерывного стажа;
  • 11 — восстановление непрерывного стажа;
  • 12 — запрет занимать должность.

Возможно, в итоговом варианте форма отчета видоизменится, но уже сейчас понятно, какие данные и в каком порядке планирует собирать Пенсионный фонд. Наша задача — своевременно предоставить вам формы документов, а ваша — изучить требования законодательства и подготовиться к изменениям.

Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года

Электронные трудовые книжки 2019-2020: нормативная база

Переход на электронные трудовые книжки: что делать работодателю

Электронная трудовая книжка: как выглядит (образец заполнения)

Что нужно знать об электронных трудовых работникам

Итоги

Электронные трудовые книжки 2019-2020: нормативная база

Электронные трудовые книжки начнут вводить с 2020 года. Прежде всего, нормативным основанием для этого станут три федеральных закона, вносящих поправки:

  • В Трудовой кодекс РФ. Он пополнится новой ст. 66.1, которая, собственно, и введет электронные трудовые книжки в оборот: установит саму возможность ведения информации о трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде.
  • В закон «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В нем появится обязанность работодателей сдавать в ПФР новый отчет, который, по сути, и станет воплощением электронной трудовой книжки.

Об этом отчете мы .

  • В КоАП РФ. Здесь будет закреплена ответственность работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности и стаже сотрудников.

Все три законопроекта об электронных трудовых книжках уже находятся в Госдуме. В осеннюю сессию их должны принять.

Помимо федеральных НПА будут и ведомственные — приказы ПФР, которые утвердят все необходимые формы и форматы, порядки заполнения и представления новой отчетности.

Трудовая книжка в электронном виде — хорошо это или нет? Безусловно, их цифровизация добавит хлопот работодателям. Ведь периодичность сдачи отчетности будет уж очень жесткая. Работники, особенно те, кто в возрасте, скорее всего, отнесутся к безбумажным документам с недоверием. Но плюсов, на наш взгляд, все же больше, чем минусов.

Так, работодателям:

  • не нужно будет приобретать и хранить бланки;
  • отпадет обязанность учитывать и обеспечивать сохранность заполненных книжек (за некоторым исключением);
  • сойдет к минимуму вероятность ошибок при внесении сведений, исчезнет риск потерять документ;

Узнайте, как сейчас исправляют неверные записи в трудовых.

  • не придется тратить силы на изготовление и заверение многостраничных копий для работников, их заменят распечатки.

Работники смогут:

  • получать быстрый доступ к информации из своей трудовой в личном кабинете ПФР или через «госуслуги»;
  • избежать ситуаций с несвоевременной выдачей книжки работодателем при увольнении и соответствующих им сложностей с новым трудоустройством;
  • использовать электронные трудовые для получения госуслуг;
  • дистанционно и без дополнительного подтверждения оформлять пенсии.

Переход на электронные трудовые книжки: что делать работодателю

Итак, как перейти на электронные трудовые книжки работодателю.

Во-первых, надо подготовиться сдавать в ПФР новый отчет. В 2020 году это нужно будет делать ежемесячно, а с 2021 года — не позднее следующего рабочего дня после приема нового сотрудника на работу или увольнения. Запасаться бланками не обязательно. За вас все сделают разработчики ПО. Вам нужно будет всего лишь обновить свои программы, и вы сможете формировать отчет автоматически. Мы уверены, что уже к концу года появятся электронные трудовые книжки в 1С и у других производителей программ для бухгалтерии и кадров.

Во-вторых, нужно будет письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и их праве сохранить бумажную трудовую книжку (об этом праве мы расскажем чуть ниже). Полагаем, сделать это лучше до конца 2019 года.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки может быть персональным, но лучше сделать какой-то общий документ, в котором предусмотреть проставление всеми работниками подписи об ознакомлении. И самое главное, нужно будет зафиксировать факт согласия каждого работника на отказ от бумажной трудовой или наоборот его желание сохранить документ в привычном виде. Для этого с персонала нужно будет собрать соответствующие заявления. Форма — произвольная. Проще подготовить бланк и дать работникам его заполнить.

В-третьих, возможно, вам придется провести работу по изменению локальных нормативных актов, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, чтобы привести их в соответствие с обновленным законодательством. Вероятно, потребуется какой-то регламент про сам алгоритм перехода на электронные трудовые, ЛНА о том, как вы будете вести электронные трудовые книжки.

Электронная трудовая книжка: как выглядит (образец заполнения)

Как выглядит электронная трудовая книжка? По форме это будет информационный ресурс. По содержанию каких-то кардинальных перемен в данных о трудовой деятельности и стаже не предполагается. Перечень сведений для электронной трудовой аналогичен бумажной и включает:

  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (специальность, профессию);
  • квалификацию (разряд, класс, категорию, уровень квалификации);
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания прекращения трудового договора.

При этом нужно учитывать, что электронная трудовая книжка существует только в цифровом формате и не предусматривает физического носителя. Просмотреть сведения из нее человек сможет в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов. Можно будет получить и бумажную выписку. Ее предоставит работодатель по последнему месту работы. Также за выпиской можно будет обратиться в ПФР или МФЦ, причем экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы.

Что нужно знать об электронных трудовых работникам

  1. Для уже работающих граждан переход на электронные трудовые является добровольным. Если есть желание сохранить документ в традиционном виде, нужно подать работодателю соответствующее заявление (в произвольной форме или на бланке, который даст ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник). Тогда работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Успеть подать заявление нужно до конца 2020 года. Иначе работодатель отдаст вам бумажную трудовую на руки, а с 2021 года будет вести только цифровую.
  2. Те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, будут иметь сразу электронную трудовую, бумажную им заводить никто не будет даже при их желании.
  3. При устройстве на работу электронную трудовую новому работодателю можно представлять либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. В таком же виде он будет выдавать вам ее при увольнении.
  4. Не нужно волноваться за сохранность сведений электронных трудовых книжек. ПФР гарантирует высокий уровень защищенности своих информационных систем. Фонд говорит, что сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Итоги

Таковы свежие новости об электронных трудовых книжках. Как видим, главный вопрос уже не в том, введут их или нет. На данном этапе уже нужно начинать готовиться к процессу ведения электронных трудовых книжек, чтобы к началу работы с ними не возникало никаких проблем.

Электронные трудовые книжки с 2020 года: пошаговый переход, ведение и образец

Электронные трудовые книжки с 2020 года – новая реальность, которая уже закреплена в законе. Как правильно перейти на ведение электронных трудовых книжек? Как вообще сделать такой переход работодателю и работнику? Нужно ли готовить какое то уведомление о переходе на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года? Данная материал является обзором о применении и ведение цифровых трудовых книжек с 2020 года. Новости про цифровизацию стажа уже стали законом

Вводная информация про электронные трудовые книжки с 2020 года

С 2020 года все работодатели должны будут перейти с бумажных трудовых книжек на электронные трудовые книжки. Причем это касается всех работодателей – компаний и ИП. Также для них появился новый отчет в ПФР. Бланк называется СЗВ-ТД.

Но как выглядит образец электронной трудовой книжки? На этот вопрос отвечают представили ПФР на своем сайте:

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки.

Также см:

Этапы перехода на электронные трудовые книжки

Сразу скажем, что в 2020 году трудовые книжки в бумажном виде останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.

Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов.

  • у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);
  • тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.

Работодателям и работникам имеет смысл подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки — разработать шаблоны уведомлений и заявлений, а также привести в порядок записи в бумажных трудовых. Как перейти на электронные трудовые без проблем? Приведем пошаговый алгоритм действий (инструкцию для работодателя).

Переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция

Шаг 1: Уведомите работников о переходе на электронную форму

До 1 июля 2020 года все работодатели обязаны уведомить каждого работника о том, что:

  • сведения о трудовом стаже теперь будет хранить ПФР в электронном виде;
  • работники вправе выбрать, как работодатель будет вести трудовые книжки.

Важно не забыть и о тех, кто “де-факто” не находится в офисе – находящиеся в декрете, сотрудники в отпусках за свой счет. Извещать подрядчиков-физлиц о новых правилах не нужно. Они работают по гражданско-правовому договору и трудовые книжки на них не ведутся.

Унифицированной формы уведомления нет. Поэтому можно самим “придумать” форму. Или можно использовать наш шаблон:

В уведомлении попросите работников принять решение и подать заявление в конкретный месяц. Например, в январе 2020 года. Но вы не вправе требовать быстрее принять решение. Работник вправе определится до конца 2020 года.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с 2020 года

СОВЕТ Распечатайте уведомление в двух экземплярах. Один экземпляр отдайте работнику, а второй с его подписью оставьте себе. Это будет подтверждением того, что вы уведомили работника. Использовать для уведомления электронную почту или мессенджеры тоже можно. Но нужно позаботиться о том, чтобы зафиксировать факт уведомления.

Шаг 2: Выдайте работникам бланки заявлений

До конца 2020 года сотрудник должен сообщить вам о решении сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее. Хороший вариант – подготовить шаблоны уведомлений и разослать их работникам вместе с уведомлением из Шага 1. Всего возможно два варианта заявления:

  • заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
  • заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.

Вот как выглядят шаблоны:

Образец заявления работника о сохранении бумажной трудовой книжки ()

Образец заявления работника об отказе от бумажной трудовой книжки ()

Если человек не напишет никакого заявления, нужно продолжать вести бумажную трудовую книжку. Каждый человек вправе передумать в любой момент и подать работодателю письменное заявление о том, что он хочет перейти на электронку. При отказе от бумажной книжки документ надо будет отдать сотруднику на хранение.

Шаг 3: Проверьте бумажные трудовые книжки

Перед переходом на ведение трудовых книжек в электронном виде обратите внимание на бумажные трудовые – лучше проверить правильность их заполнения. Зачем? Дело в том, что с 2020 года любые кадровые изменения придется отражать в новом отчете СЗВ-ТД.

Что именно проверить в действующих бумажных трудовых книжках? Вот опорные точки для проверки:

  • Личные данные работников (ФИО, даты рождения, образование, специальность);
  • Даты о приемах, переводах и увольнениях;
  • Названия компаний и должностей;
  • Наличие печатей;
  • Реквизиты приказов о приемах и увольнениях;
  • Наличие ссылок на статьи ТК РФ в записях об увольнении;
  • Наличие записей о переводах;
  • Формулировки записей об увольнении.

Шаг 4: Подготовьтесь к сдаче новой отчетности

С 1 января 2020 года у работодателей появится новая обязанность — представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

Уже в 2020 году отчет нужно сдать, если были кадровые изменения или работник подал заявление о том, как в 2021 году вести трудовую книжку. Впервые подайте форму до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел одно из следующих событий:

  • компания приняла, уволила или перевела сотрудника на другую постоянную работу;
  • сотрудник подал заявление о сохранении трудовой книжки или об отказе от нее.

Пример:

Организация приняла нового работника в январе 2020 года. В такой ситуации нужно направить сведения о нем в ПФР не позднее 17 февраля 2020 года (15 февраля — выходной, суббота).

Стоит отметить, что работодатели с численностью больше 24 человек обязаны отправлять отчет в ПФР через интернет. Если в штате меньше человек, можно сдать СЗВ-ТД на бумаге. Но с 2020 году нужно сдавать электронные 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, если численность 10 человек и более. Поэтому если у вас от 10 до 24 человек, проще сразу оформить электронную подпись и отчитываться в ПФР электронно.

Также см. “Электронная 2-НДФЛ и 6-НДФЛ с 2020 года: сколько человек“.

Шаг 6: Заведите специальный ящик электронной почты

Заведите корпоративный адрес электронной почты (например, для отдела кадров). Дело в том, что сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям с 2020 года работодатели обязаны выдавать не только в бумажном, но и электронном виде. При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю заявление о выдаче на электронную почту. Такие правила закреплены в новой статье 66.1 ТК. Для этого и нужен адрес корпоративной электронной почты, на который работники смогут присылать заявления.

Шаг 7: Измените внутренние документы по кадрам

Проверьте внутренние документы компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего трудового распорядка обновите разделы “Прием на работу” и “Выдача сведений о трудовой деятельности”. В них нужно прописать новшества из новой редакции Трудового кодекса РФ.

Правила внутреннего трудового распорядка. Прием на работу

1. Прием на работу и увольнение

1.1. Прием на работу в организацию производится на основании заключенного трудового договора.

1.2. При заключении трудового договора работодатель обязан потребовать от поступающего:

  • трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства ;
  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • диплом или иной документ о полученном образовании (полном или неполном) и (или) документ, подтверждающий специальность или квалификацию; документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
  • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

Правила внутреннего трудового распорядка. Выдача сведений о трудовой деятельности

4. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ.

4.1. Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанном в заявлении работника:

  • на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
  • в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).

Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

  • в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
  • при увольнении — в день прекращения трудового договора.

4.4. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя kadry_alfa@mail.ru. При использовании электронной почты работодателя работник направляет отсканированное заявление, в котором содержится:

  • наименование работодателя;
  • должностное лицо, на имя которого направлено заявление (генеральный директор);
  • просьба о направлении в форме электронного документа сведений о трудовой деятельности у работодателя;
  • адрес электронной почты работника;
  • собственноручная подпись работника;
  • дата написания заявления.

Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса.

4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Электронные трудовые книжки

Скачайте документы по теме:

Уведомление о праве отказаться от ведения бумажной трудовой книжкиОбразец от экспертаЗаявление работника с просьбой продолжить вести бумажную трудовую книжкуОбразец от эксперта Правила внутреннего трудового распорядка. Прием на работу, фрагментОбразец от эксперта Сведения о трудовой деятельности работниковОбразец от эксперта

Электронная трудовая книжка: когда введут в действие

Электронные трудовые книжки начнут вводить с 1 января 2020 года. Такое нововведение предложил Минтруд (Проект Федерального закона от 29.10.2018 № б/н). Совсем отказываться от бумажных трудовых пока не придется — работодатели будут вести их наравне с электронными.

При этом, с 1 января 2021 года сотрудники смогут сами решить, хотят они продолжать пользоваться бумажными трудовыми книжками или нет. Если сотрудник хочет сохранить бумажную книжку, то он должен написать соответствующее заявление.

В таком случае работодателю всегда придется вести бумажную книжку одновременно с электронной. Если сотрудник заявление не напишет, с 2021 года работодатель должен отдать ему бумажную книжку на руки и продолжать вести только электронные сведения.

Заявление работника с просьбой продолжить вести бумажную трудовую книжку

Электронные трудовые книжки начнут вводить постепенно: с 2019 года. Крупные компании уже тестируют новый формат хранения документа. Законопроекты обязывают их проводить разъяснительные беседы с работниками и организовывать ряд мероприятий по внедрению новых книжек.

Как работать с электронными документами, расскажут эксперты Системы Кадры

  • Когда введут электронные трудовые книжки и электронный документооборот и что работодателям нужно сделать
  • Инструкция: как работать с электронными больничными
  • Как передать в архив электронные документы организации

Инструкция: 4 шага для перехода на новые правила

Шаг 1. Утвердите изменения в локальные акты

Пропишите в ПВТР новое условие о документах, которые сотрудник предоставляет при приеме на работу. Теперь при трудоустройстве работник может предоставить не только трудовую книжку, но и сведения о трудовой деятельности, которые он получил в ПФР или у предыдущего работодателя.

Правила внутреннего трудового распорядка

Шаг 2. Завести корпоративный адрес электронной почты отдела кадров

Сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям вы должны будете выдавать не только в бумажном, но и электронном виде. При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю подобное заявление на электронную почту. Чтобы выполнить эту обязанность, установите адрес корпоративной электронной почты, на который работники смогут присылать заявления.

Шаг 3. Письменно уведомите сотрудников о предстоящих изменениях

Уже сейчас разработайте образец уведомления, которым разъясните работникам новые правила по передаче государству сведений об их работе. В следующем году вам нужно будет предупредить каждого работника, что он может получить бумажную трудовую книжку на руки, если не хочет, чтобы компания продолжила ее вести.

Уведомление о праве отказаться от ведения бумажной трудовой книжки

Шаг 4. Обеспечьте техническую готовность организации, чтобы уже с 2020 года подавать новый отчет в ПФР

Новый отчет по форме СЗВ-ТД будут сдавать все работодатели. В ПФР необходимо передавать сведения о трудовой деятельности всех работников, которые работают по трудовому договору в компании. Новый отчет СЗВ-ТД работодатели должны представлять с 1 января 2020 года ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным.

Сведения о трудовой деятельности работников

Внимание! Для всех работников, которые трудоустроились с 1 января 2021 года трудовые книжки можно вести только в электронном виде. У таких сотрудников не будет право выбора между бумагой и электронной формой документа.

Подробнее о том, как подавать новый отчет и подготовиться к переходу на электронные трудовые, читайте в журнале Кадровое дело

Электронные трудовые книжки: как их будут внедрять в кадровую практику

3 этапа перехода на цифровой документооборот

Этап 1. Работодателям станет проще оформлять документы

Теперь вместо бумажных документов, работодатели смогут вести кадровую документацию в электронном виде. Минтруд решил провести эксперимент: ввести электронные трудовые книжки с 2019 года. Эксперимент введут, чтобы посмотреть, какие проблемы возникнут при переходе на новый формат и во сколько это обойдется бюджету государства.

Цель пилотного проекта — понять, как упростить документооборот в крупных компаниях и как работодателям проще взаимодействовать с госорганами при предоставлении сведений о трудовой деятельности работников.
В «цифру» планируют перевести некоторые кадровые документы и процедуры. Документы: трудовые договоры и приказы.

Кадровые процедуры:

  • предоставление отпуска сотруднику;
  • ознакомление с локальными актами;
  • ведение табеля учета рабочего времени.

Электронные уведомления и ЭЦП

Упростить процесс помогут электронные уведомления о дате начала отпуска, а также сбор подписей с приказами и актами работодателя с помощью ЭЦП (электронная цифровая подпись).

На данный момент квалифицированную цифровую подпись используют только с дистанционными работниками (ст. 312.2 ТК РФ). Неизвестно, как по новым правилам будут подписывать документы. Роструд планирует предоставить право использования такой подписи только работодателям.

Остальные сотрудники могут подписывать документы простой электронной подписью — с помощью комбинации логина и пароля (п. 2 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Внимание! Электронные дубликаты документов, которые будут равнозначны бумажным, работодатель может создавать уже в ближайшее время. Законопроект об этом уже внесли в Госдуму (Проект Федерального закона от 01.03.2019 № 657361-7).

Конвертация документов

В законопроекте установили возможность конвертировать электронные документы, то есть преобразовывать их в другой формат. Это может понадобиться, например, если исходный формат устарел или у стороны, которой нужно передать документ, нет технической возможности его открыть.

Этап 2. Роструд начнет проверять работодателей дистанционно

Сегодня любой работодатель уже может оценить проверку «цифрового инспектора». Для этого перейдите на сайт онлайнинспекция.рф и пройдите проверку в электронном виде. Сайт покажет результаты и даст заключение о том, нарушает ли ваша компания трудовое законодательство.

Однако внедрение новых технологий на этом не останавливается. Роструд запустил свою систему АСУ «КНД». В ней работодатель, введя логин и пароль, сможет получить всю информацию о проведенной проверке (http://legal.rostrud.ru:28080/).

Тем не менее, данный ресурс еще плохо автоматизирован и не позволяет проводить проверки дистанционным образом. Для этого необходимо перевести все документы в электронный формат и собрать единую статистику нарушений, что на данный момент невозможно.

Этап 3. Переход на электронные трудовые книжки

Цифровая трудовая — это некая электронная база данных о трудовой деятельности сотрудника. Новую схему создаст Пенсионный фонд — там будут находиться все сведения о стаже работника.

Карточки-шпаргалки от редакции журнала Кадровое дело

Отчитываться обо всех изменениях нужно будет в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Информацию о приеме или увольнении с 2021 года нужно будет сообщать не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Работодатели уже сейчас сдают пенсионную отчетность в электронном виде. К таким сведениям просто добавят дополнительные сроки: о приеме на работу, увольнении, поощрении и прочие данные, которые есть в обычной трудовой книжке.

Как вести и хранить трудовые книжки до 2020 года, рассказали эксперты Системы Кадры

  • Как учитывать и хранить трудовые книжки
  • Кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек
  • Как оформить дубликат, если сотрудник потерял трудовую книжку

Трудовая книжка в электронном виде: как подтвердить стаж в новом документе

При приеме на работу кандидат предоставляет работодателю трудовую книжку. Однако теперь узнать о стаже работника будет не так легко: все данные в реестре ПФР будут открыты только для госорганов. Если работодатель запросил такие сведения у работника, он их получит.

Для подтверждения опыта работы новый сотрудник предоставит выписку лицевого счета из реестра ПФР или справку от предыдущих работодателей.

Внимание! Теперь у работодателей появится новая обязанность при оформлении увольнения. Если сотрудник уходит из компании — выдайте ему справку о трудовой деятельности за весь период работы. Документ составляют на бумажном носителе и заверяют (ст. 66.1).

Если не выдать такую справку, работодателя привлекут к административной ответственности. Подготовьте уведомление и согласие сотрудника на отправку сведений о трудовой деятельности по аналогии с правилами выдачи трудовой книжки (нововведение к ТК РФ — ст. 66.1).

Электронная трудовая книжка: плюсы нового формата

О минусах «цифровой» книжки спорят многие. Противники нового порядка считают, что реестр ПФР легко взломать и внести искаженные данные в базу. К тому же, вести и бумажные, и электронные документы энергозатратно. Они увеличивают нагрузку на работодателя. Тем не менее, у новой трудовой есть множество плюсов.

4 плюса нового документа:

  1. Цифровую книжку нельзя потерять. Больше не придется собирать справки от работодателей и ПФР, чтобы подтвердить стаж работы. Все сведения будут в специальной базе.
  2. Не нужно платить компенсацию. Работодателю больше не придется судиться с сотрудниками за задержку или невыдачу трудовой книжки. К тому же, компания больше не сможет манипулировать угрозами не выдать книжку.
  3. За пенсию можно не беспокоиться. Теперь все отчисления в Пенсионный фонд будут формироваться автоматически, без помощи отдела бухгалтерии. Это позволит работодателю избежать лишних штрафов при проверке ГИТ.
  4. Ошибок в трудовой станет меньше. За каждую неверную или неточную запись штрафуют инспекторы ГИТ. Цифровая книжка позволит избежать ошибок и опечаток в документе и снизит штрафы при проверке.

Полезное в Системе Кадры

  • 100 готовых образцов записей в трудовых книжках

Введение электронных трудовых книжек: новые штрафы

С 1 января 2020 года установят ответственность за нарушение новых правил (ч. 8. ст. 5.27 КоАП РФ).

Если работодатель не предоставит сведения о трудовой деятельности работника в информационную систему ПФР, либо предоставит данные в искаженном виде, то должностных лиц ждет санкция в виде предупреждения. Данное правило будет действовать, только если компания неоднократно в течение календарного года совершала правонарушение.

Внимание! Скрыть факт искажения данных в трудовой не получится — ПФР автоматически будет передавать информацию о нарушениях в Роструд. Он же и будет составлять и рассматривать протоколы об административных правонарушениях.

Вывод

Начните готовиться к переходу на электронные трудовые книжки уже в 2019 году, чтобы успеть подготовить все документы и уведомить сотрудников о переходе на новый формат. Так сэкономите время в 2020-м, а заодно покажете руководству, что следите за нововведениями, к переходу на электронные трудовые книжки готовы и процесс у вас под контролем.

>Электронные трудовые книжки: правила перехода для ИП и ООО

Порядок перехода на электронные трудовые книжки

Трудовая книжка в электронном виде будет выполнять те же функции, что и ее бумажный собрат: в нее планируется заносить все данные, связанные с трудоустройством. Ключевое отличие – в способе передачи и хранения информации. Сведения о трудовой деятельности каждого работника будут передаваться по сети Интернет и храниться в информационной базе ПФР. Это предполагает:

  • удобную, интуитивно понятную систему навигации, что позволит быстро находить необходимые сведения о конкретном работнике;
  • возможность одновременного доступа к информации представителей других государственных структур – Центр занятости, Министерство труда и социального развития, ФСС;
  • усиленную защиту сведений от несанкционированного доступа, сведение к минимуму вероятности потери данных.

Электронные трудовые книжки начнут вводить с 1 января 2020 года – но работодателям придется еще долго действовать на два фронта – обеспечивать одновременно ведение и бумажных, и цифровых носителей. С 2021 г. на тех, кто впервые устраивается на работу, можно будет заводить только электронный вариант.

Трудящиеся со стажем смогут продолжать пользоваться бумажной версией, для этого нужно написать соответствующее заявление. Но данные о них работодателю все равно придется подавать и в электронном виде тоже. Сотрудники, которые не напишут заявление, получат бумажные трудовые книжки на руки. Полностью отказаться от них планируется к 2027 г.

Читайте также Трудовая книжка: ненужная рутина или важный документ?

Электронные трудовые книжки: аргументы «за» и «против»

Бумажная версия давно стала объектом многочисленных претензий: книжку легко испортить, потерять, а восстановить бумажный вариант сложно, займет много времени. Компании несут солидные затраты на хранение этой «макулатуры», а мошенники часто подделывают бланки.

Татьяна Козлова, директор по персоналу ООО «Байкал-Сервис ТК»

Использование электронного формата взамен бумажного исключит все эти минусы и для работника, и для организации. В организациях упростится кадровое делопроизводство: исчезнет необходимость в затратах на подготовку и заверение копий. Однако, на мой взгляд, существуют и минусы. Поскольку все сведения будут храниться в базе данных, то всегда есть опасность утечки информации. Более того, в небольших компаниях, которые находятся в удаленных регионах, может не оказаться элементарных условий для такого перехода — нет необходимого ПО или вовсе отсутствует доступ в интернет.

По сравнению с бумажным аналогом сторонники «оцифровки» данных говорят о явных плюсах электронных книжек.

Для работодателя

Для работника

Возможность удобной систематизации данных о всех сотрудниках в цифровом виде, наличие единой базы по всем работникам.

Оперативный доступ к данным электронной трудовой книжки, быстрое получение выписки о трудовой деятельности – даже если организация уже ликвидирована.

Сокращение расходов на ведение документооборота за счет автоматизации процесса.

Отсутствие вероятности обмана и манипуляций со стороны работодателя (затягивание с выдачей трудовой книжки, внесение недостоверных сведений). Сведения об отчислениях с заработной плату будут формироваться автоматически и ПФР сможет легко этот процесс отслеживать.

Оперативное подтверждение данных о квалификации и стаже работника, которые он указывает в резюме или, например, озвучивает на собеседовании.

Минимальный риск утраты информации из трудовой книжки: в отличие от бумажной цифровая не может сгореть или потеряться. Вероятность доступа к ней постороннего человека также минимальна.

Отсутствие возможности использования работником поддельных бланков, внесения «липовых» записей.

Возможность в любой момент проверить достоверность сведений, запросив справку в ПФР или на портале госуслуг.

Из минусов «электронки» называют:

  • потребность в больших расходах на перевод бумажного документооборота в цифровой вид;
  • сложности с реализацией программы в районах, где часто возникают проблемы с доступом в Интернет;
  • вероятность заражения базы вирусами, сбоя в программе.

Основные опасения многих работодателей касаются рисков потери данных – восстановить базу при глобальном сбое системы будет очень сложно.

Надежда Миллер, HR-директор otc.ru

Каким образом люди в этом случае будут подтверждать свой трудовой стаж и вредность? А если сбой случится не через 10 лет, например, когда еще будет возможность бумажных запросов для подтверждения, а когда дублирование бумажной трудовой и электронной прекратится? Поэтому я, сколько это возможно, буду помимо электронной трудовой книжки параллельно вести также учет в бумажном виде, со всеми записями, подписями и печатями.

Читайте по теме: Работа по договору без трудовой книжки: когда это возможно?

Как перейти на электронные трудовые книжки

В Минтруде пояснили, какую информацию придется передавать работодателям в ПФР с введением электронных трудовых книжек. По сути, это те же сведения о трудовой деятельности застрахованных граждан, что ранее вносились в бумажную книжку, единственное исключение — решения о вынесении поощрений:

  • место работы – следует указать название компании полностью, ее регистрационный номер, данные о переименовании;
  • периоды трудовой деятельности – информация о приеме на работу и увольнении, переводе на другую работу;
  • наименование должности, профессии с указанием квалификации;
  • информация о распоряжениях, на основании которых были зарегистрированы трудовые взаимоотношения.

Работодателям предстоит заранее подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки:

  • внести соответствующие изменения в локальные нормативные документы, а также в содержание коллективных договоров и соглашений;
  • обеспечить готовность технического оснащения для своевременной передачи электронных сведений в ПФР;
  • каждого работника письменно известить о грядущих нововведениях и его правах по использованию трудовой книжки старого формата.

Сведения нужно будет предоставлять ежемесячно: в 2020 году – не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным периодом; с 2021 года – не позднее рабочего дня, который следует за датой издания соответствующего распоряжения.

При увольнении работодатель обязан будет выдать сотруднику выписку с данными о его трудовом стаже – на бумажном носителе, со всеми необходимыми подписями и печатями. Этот документ с работника потребуют при новом трудоустройстве.

Татьяна Афонина, HR-директор платежного сервиса CloudPayments

Сейчас видится риск оперативного получения информации о работнике. База данных будет храниться в ПФР, где у каждого будет свой личный кабинет. До конца непонятен формат взаимодействия с ПФР — в каком виде будет осуществляться предоставление информации о сотруднике и с какой скоростью. Понятно, что мы как работодатели должны подавать сведения в госорган. Но как быстро они будут обновлять эти данные, насколько будут сведены к минимуму ошибки по внесению этих данных, будут ли базы работать корректно — вопросы, которые нас волнуют.

В отношении работодателей, которые будут задерживать передачу сведений, планируется ввести административную ответственность. Точные размеры штрафных санкций пока неизвестны.

Электронная трудовая книжка: как она выглядит?

Вопросе решен: с 2020 года начинается переход на электронные трудовые книжки. Новости про это уже облетели все СМИ. Но многих волнует вполне логичный вопрос – как выглядит электронная трудовая книжка? Придем пример и фото.

Внедрение электронных трудовых книжек: этапы

Электронные трудовые книжки начнут вводить с 2020 г. При этом те, у кого есть бумажная трудовая книжка, могут в течение 2020 года подать своему работодателю заявление о том, что они хотят сохранить бумажную трудовую книжку. Тогда работодатель должен будет одновременно вести электронную трудовую книжку и вносить записи в бумажную книжку.

Если работник не подаст такое заявление работодателю, то в конце 2020 года работодатель выдаст бумажную книжку на руки работнику. А с 2021 года будет вести только электронную трудовую книжку.

А вот те, кто впервые устраивается на работу с 2021 года, вообще не увидят бумажных трудовых книжек. На них сразу будут заводиться электронные книжки.

С 1 января 2020 года работодатели должны будут представлять в ПФР сведения для электронной трудовой книжки.

Также см.

Электронный формат трудовой книжки

Электронный формат трудовой книжки предусматривает, что при приеме на работу человек должен будет предъявлять бумажную трудовую книжку, только если она есть у него в наличии. Тот, кто ранее подал заявление о выборе электронных сведений о трудовой деятельности, обязан при приеме на работу представить выписку из своей электронной трудовой. Сведения в электронном формаате можно будет получить:

  • у работодателя по последнему месту работы на бумаге;
  • в МФЦ;
  • в отделении ПФР;
  • через портал госуслуг.

Как выглядит электронная трудовая книжка

Далее расскажем про образец электронной трудовой книжки.

Работодатели сейчас выдают копии трудовых книжек по запросам сотрудников. Например, чтобы работник мог получить кредит. При увольнении работник получает оригинал бумажного документа. Также выдать оригинал книжки надо, если сотрудник оформляет пенсию.

Если ведется электронная трудовая книжка, то порядок будет другим. Каждый сотрудник сможет в любой момент в течение трех дней получить у своего работодателя сведения о работе — выписку из электронной трудовой. Если работник увольняется, то выписку надо будет предоставить ему непосредственно в день увольнения. Планируют, что такую выписку со сведениями будут выдавать по форме СЗИ-ТД.

Таким образом:

  • выписка из электронной базы данных – это и есть электронная трудовая книжка.
  • как выглядит электронная трудовая книжка? Она выглядит в виде выписка по форме СЗИ-ТД.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *